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CODIFICACION DE MATERIALES

La codificacin es el mtodo que permite convertir un carcter de un lenguaje natural


(alfabeto) en un smbolo de otro sistema de representacin, como un nmero, aplicando
normas o reglas de codificacin las cuales definen la forma en la que se codifica dado el
sistema de representacin.
La codificacin ayuda a que se alcance ms eficiencia, debido a que los datos que son
codificados requieren menos tiempo para su organizacin o bsqueda.
Se unen para distinguir un grupo de datos que tienen caractersticas diferentes de otro.
stos se listan en manuales y se distribuyen para que el personal de trabajo pueda
localizarlos fcilmente.
Muchas veces el personal de trabajo llega a familiarizarse tanto con los cdigos
frecuentemente usados que los memoriza.
Cuando es posible describir un producto por medio de su pertenencia a muchos
subgrupos podemos usar un cdigo de subconjunto de dgitos significativos que nos
ayude a describirlo.
Para el observador casual o cliente, la descripcin del concepto parece ser un nmero
largo. Sin Embargo, para los vendedores el nmero esta compuesto de unos cuantos
nmeros mas pequeos, teniendo cada uno su significado propio. Por ejemplo, los
primeros tres dgitos representan el departamento, los siguientes tres el producto, los
siguientes tres el color, y los ltimos tres la talla. En este caso la ventaja, del uso de un
cdigo de subconjunto de dgitos significativos es la habilidad para localizar los conceptos
que pertenecen a determinado grupo o clase.
Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas
utilizan sistemas de codificacin de materiales.
Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por
sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc.
Para facilitar la administracin, de los materiales se deben clasificar los artculos con base
en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenajes adecuados,
operativos de la bodega y control eficiente de las existencias.
CATALOGACIN: Significa inventario de todos los artculos los existentes sin omitir
ninguna. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos
proporcionando una idea general de la coleccin.
SIMPLIFICACIN: Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con
una misma finalidad, cuando existen dos o ms piezas para un mismo fin, se recomienda
la simplificacin favorece la normalizacin.

ESPECIFICACIN: Significa la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas,


formato, tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con ms
informaciones sobre los artculos y menos dudas con respecto de su composicin y
caractersticas. La especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al
proveedor una idea precisa del material que se comprara.

NORMALIZACIN: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los
materiales.
ESTANDARIZACIN: Significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y
formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La
estandarizacin hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con
lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.
De esta forma la catalogacin, simplificacin, normalizacin y estandarizacin constituyen
los diferentes pasos rumbo a la clasificacin. A partir de la clasificacin se puede codificar
los materiales.
Catalogacin
Simplificacin
Clasificacin

Especificacin

Codificacin

Normalizacin
Estandarizacin

Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma, peso, tipo,


caractersticas, utilizacin, etc. La clasificacin debe hacerse de tal modo que cada
gnero de material ocupe un lugar especfico, que facilite su identificacin y localizacin
de la bodega.
La codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. Codificar significa
representar cada artculo por medio de un cdigo que contiene las informaciones
necesarias y suficientes, por medio de nmeros y letras. Los sistemas de codificacin mas
usadas son: cdigo alfabtico, numrico y alfanumrico.
EL SISTEMA ALFABTICO: Codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una
de las cuales identifica determinadas caractersticas y especificacin. ste limita el
nmero de artculos y es de difcil memorizacin, razn por la cual es un sistema poco
utilizado.

EL SISTEMA ALFANUMRICO: Es una combinacin de letras y nmeros y abarca un


mayor nmero de artculos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta
clase, mientras que los nmeros representan el cdigo indicador del artculo.
EL SISTEMA NUMRICO: Es el ms utilizado en las empresas por su simplicidad,
facilidad de informacin e ilimitado numero de artculos que abarca. Comnmente se
denomina sistema decimal, porque las informaciones bsicas son proporcionadas por
medio de varios conjuntos de dos nmeros. La primera decena, es decir, el primer par de
nmeros, clasifica las principales clases de materiales:

Dnos un ejemplo

01.- Materias Primas

06.- Materiales de Oficina

02.- Materiales en Procesamiento

07.- Materiales de Limpieza

03.- Materiales Semiacabados

08.- Materiales Inflamables

04.- Materiales Acabados

09.- Combustibles, aceites y lubricantes

05.- Productos Acabados

10.- Materiales diversos

La segunda decena clasifica los principales grupos de materiales en cada clase


representada por la primera decena. Mientras la primera decena indica la clasificacin
general, la segunda decena indica los diversos grupos de materiales en cada clase. Por
ejemplo considerando la clase 06, con los siguientes grupos de materiales:

06.- Materiales de oficina

01.- papel de apuntes

05.- gomas

02.- block de carta

06.- clips

03.- papel tamao carta

07.- sobres

04.- lpices

08.- otros materiales

Entonces la segunda decena representa la codificacin individualizadota. Muchas veces


es necesario contar con una tercera decena apara definir mejor los diversos tipos de
materiales. Por ejemplo si consideramos la codificacin Por ejemplo si consideramos la
codificacin individualizadora 04.- lpices, quedara definida mejor

06-04
01.- marca bic, color azul, punta fina
02.- marca bic, color rojo, punta fina
03.- marca bic, color negro, punta fina
04.- marca faber, color azul, punta fina etc.

El sistema decimal permite una enorme amplitud de variaciones, pues puede ser dividido
en clases, grupos, subclases y subgrupos, conforme a la necesidad de cada empresa.

La codificacin debe sustituir el nombre del material en todos los documentos de la


empresa, principalmente en las requisiciones de materiales.

Clasificacin Abc por Vilfredo Pareto

Vilfredo Pareto fue un socilogo y economista italiano quien en 1897, afirm que el 20%
de las personas ostentaban el 80% del poder poltico y la abundancia econmica,
mientras que el 80% restante de la poblacin (denominada "masas") se reparta el 20%
restante de la riqueza y de la influencia poltica. Este principio es susceptible de aplicarse
a muchos entornos, dentro de los cuales cabe destacar el control de calidad,
lalogstica (de distribucin), y la administracin de inventarios. En el control interno de
stock, este principio significa que unas pocas unidades de inventario representan la mayor
parte del valor de uso de los mismos.
En toda organizacin se hace necesaria una discriminacin de artculos con el objetivo de
determinar aquellos que por sus caractersticas precisan un control ms riguroso.
La Clasificacin ABC es una metodologa de segmentacin de productos de acuerdo a
criterios preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el "costo unitario" y el
"volumen anual demandado"). El criterio en el cual se basan la mayora de expertos en la
materia es el valor de los inventarios y los porcentajes de clasificacin son relativamente
arbitrarios.
Muchos textos suelen considerar que la zona "A" de la clasificacin corresponde
estrictamente al 80% de la valorizacin del inventario, y que el 20% restante debe
dividirse entre las zonas "B" y "C", tomando porcentajes muy cercanos al 15% y el 5% del
valor del stock para cada zona respectivamente. Otros textos suelen asociar las zonas
"A", "B" y "C" con porcentajes respectivos del valor de los inventarios del 60%, 30% y el
10%, sin embargo el primer caso es mucho ms comn, por el hecho de la conservacin
del principio "80-20". Vale la pena recordar que si bien los valores anteriores son una gua
aplicada en muchas organizaciones, cada organizacin y sistema de inventarios tiene sus
particularidades, y que quin aplique cada principio de ponderacin debe estar
sumamente consciente de la realidad de su empresa.

Controles para las zonas de la clasificacin

Control para ZONAS "A"


Las unidades pertenecientes a la zona "A" requieren del grado de rigor ms alto posible
en cuanto a control. Esta zona corresponde a aquellas unidades que presentan una parte
importante del valor total del inventario. El mximo control puede reservarse a las
materias primas que se utilicen en forma continua y en volmenes elevados. Para esta
clase de materia prima los agentes de compras pueden celebrar contratos con los
proveedores que aseguren un suministro constante y en cantidades que equiparen la
proporcin de utilizacin, tomando en cuenta medidas preventivas de gestin del riesgo
como los llamados "proveedores B". La zona "A" en cuanto a Gestin del Almacenes debe
de contar con ventajas de ubicacin y espacio respecto a las otras unidades de inventario,
estas ventajas son determinadas por el tipo de almacenamiento que utilice la
organizacin.

Control para ZONAS "B"


Las partidas B debern ser seguidas y controladas mediante sistemas computarizados
con revisiones peridicas por parte de la administracin.
Los lineamientos del modelo de inventario son debatidos con menor frecuencia que en el
caso de las unidades correspondientes a la Zona "A". Los costos de faltantes de
existencias para este tipo de unidades debern ser moderados a bajos y las existencias
de seguridad debern brindar un control adecuado con el quiebre de stock, an cuando la
frecuencia de rdenes es menor.

Control para ZONAS "C"


Esta es la zona con mayor nmero de unidades de inventario, por ende un sistema de
control diseado pero de rutina es adecuado para su seguimiento. Un sistema de punto
de rerden que no requiera de evaluacin fsica de las existencias suele ser suficiente.

CMO REALIZAR LA CLASIFICACIN ABC?


La clasificacin ABC se realiza con base en el producto, el cual expresa su valor por
unidad de tiempo (regularmente anual) de las ventas de cada tem i, donde:
Di = Demanda "anual" del tem i (unidades/ao)
vi = Valor (costo) unitario del tem i (unidades monetarias/unidad)
Valor Total i = Di * vi (unidades monetarias/ao)
Antes de aplicar el anterior ejercicio matemtico a los tems es fundamental establecer los
porcentajes que harn que determinadas unidades se clasifiquen en sus respectivas
zonas (A, B o C).
Luego de aplicarse las operaciones para determinar la Valorizacin de los artculos, se
procede a calcular el porcentaje de participacin de los artculos, segn la valorizacin
(suele usarse tambin en cantidad, "particiapcin en cantidad"). Este ejercicio se efecta
dividiendo la Valorizacin de ada tem entre la suma total de la valorizacin de todos los
tems.
luego se precede a organizar los artculos de mayor a menor segn sus porcentajes,
ahora estos porcentajes se acumulan. por ltimo, se agrupan teniendo en cuenta el
criterio porcentual determinado en la primera parte del mtodo. De esta manera quedan
establecidas las unidades que pertenecen a cada zona.

Qu es y cmo funciona dientes de sierra?


Es un modelo de inventario que en forma grfica, muestra la manera de cmo mantener
un inventario idneo en una organizacin, basndose en una similitud de un serrucho o
los dientes de una sierra, indicando el rango de control sobre la variable del inventario, de
igual manera indica la cantidad de inventario que hay y la cantidad de pedido ptimo que
debe hacerse a los proveedores.
Conceptos fundamentales utilizados en la gestin de inventarios. Stock de seguridad:
Tambin llamado stock de proteccin, lo podemos definir como el volumen de existencias
que se tiene en el almacn, por encima de lo que normalmente se espera necesitar, para
hacer frente a las fluctuaciones en exceso de demanda o a retrasos imprevistos en la
entrega de los pedidos. Si los aprovisionamientos no son instantneos, y existe un cierto
tiempo entre el momento en que se hace el pedido al proveedor, y el momento en que
ste llega al almacn, ser necesario disponer de cierto nmero de existencias para hacer
frente a la demanda o salidas de almacn, durante dicho plazo de reposicin. Y si la
demanda en dicha unidad de tiempo es conocida exactamente, no habr problema al
calcular las existencias necesarias destinadas a este fin. Pero si la demanda es aleatoria,
aparece un factor de incertidumbre sobre la necesidad futura de existencias para hacer
frente a esta demanda. Por lo que ser necesario tener en almacn un nmero de
existencias, a la hora de hacer un pedido, igual al consumo normal que tiene lugar
durante el plazo de reposicin, ms una cierta cantidad que, aunque no esperamos salga
del almacn antes de que llague el nuevo aprovisionamiento, es de hecho necesaria para
prevenir las posibles fluctuaciones imprevistas dela demanda. Tambin se hace necesaria
la presencia del stock de seguridad en el almacn cuando la demanda es totalmente
conocida en cada unidad de tiempo sin ningn tipo de incertidumbre, pero el plazo de
reposicin s adolece de este factor de incertidumbre. Cuando el plazo de reposicin es
aleatorio y puede fluctuar, es imprescindible abastecerse de un cierto nmero de
existencias, suficientes para atender la demanda durante los das en que el nuevo pedido
puede tardar en llegar al almacn, por encima del tiempo que se considera como plazo
normal; de lo contrario, corremos el riesgo de que haya "ruptura en el almacn, es decir,
de que nos falten existencias para atender a las salidas ciertos das, si el nuevo pedido
tarda en llegar un tiempo imprevisto.

Diagrama de GANTT
2. Diagrama de GANTT Es una herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de
dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado. Permite al usuario modelar la planificacin de las tareas necesarias para la
realizacin de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917.
3. Diagrama de GANTT Es un diagrama o grfica de barras que se usa cuando es
necesario representar la ejecucin o la produccin total, sta muestra la ocurrencia de
actividades en paralelo o en serie en un determinado periodo de tiempo. Por esta razn,
se requiere el uso de tcnicas basadas en redes de precedencia como CPM o los grafos
PERT. Estas relacionan las actividades de manera que se puede ver el camino crtico del
proyecto y permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la asignacin de recursos
y determinacin del presupuesto.
4. Diagrama de GANTT En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una
lnea, mientras que las columnas representan los das, semanas o meses del programa,
dependiendo de la duracin del proyecto. El estimado para cada tarea se muestra a
travs de una barra horizontal. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o
se pueden realizar simultneamente.
5. Diagrama de GANTT A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente
la barra que la representa hasta llegar al grado de finalizacin. Las tareas ya finalizadas
se colocan a la izquierda de esta lnea; las tareas que an no se han iniciado se colocan a
la derecha, mientras que las tareas que se estn llevando a cabo atraviesan la lnea.

PERT (Tcnica de evaluacin y revisin de Programas)


11. PERT (Tcnica de evaluacin y revisin de programas) Es un modelo para la
administracin y gestin de proyectos. Es bsicamente un mtodo para analizar las tareas
involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar
cada tarea, e identificar el tiempo mnimo necesario para completar el proyecto total.
12. Redes PERT y principios Principio de designacin sucesiva: Se nombra a los vrtices
segn los nmeros naturales, de manera que no se les asigna nmero hasta que han sido
nombrados todos aquellos de los que parten aristas que van a parar a ellos. Principio de
unicidad del estado inicial y el final: Se prohbe la existencia de ms de un vrtice inicial o
final. Slo existe una situacin de inicio y otra de terminacin del proyecto. Principio de
designacin unvoca: No pueden existir dos aristas que tengan los mismos nodos de
origen y de destino. Normalmente, se nombran las actividades mediante el par de vrtices
que unen. Si no se respetara este principio, puede que dos aristas recibieran la misma
denominacin. Son la parte ms famosa de PERT, son diagramas de lneas de tiempo
que se interconectan. PERT est diseado para proyectos de gran escala, que se
ejecutan de una vez, complejos y no rutinarios.

13. Pasos de la Tcnica de PERT. Paso 1 FORMACIN DE UNA LISTA DE LAS

ACTIVIDADES QUE INTEGRAN EL PROYECTO. Paso 2 DETERMINACIN DE LA


SECUENCIA U ORDEN DE LAS ACTIVIDADES Paso 3 TRAZO DE LA RED ActividadEvento Numeracin de eventos Nombramiento de las Actividades De un evento
pueden salir y llegar varias actividades Las flecas pueden ser ascendentes o
descendentes, lneas continuas o quebradas

Costos de posesin
Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos, los
costos de posesin o costos de existencias. Dependen de dos variables: la cantidad en
existencias y el tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el
tiempo de permanencia, tanto mayores sern los costos de posesin. El costo de
posesin (CE) es la suma de dos costos: el costo de almacenamiento (CA) y el costo de
periodo (CP). Veamos:
1. Costo de almacenamiento (CA)
Se calcula mediante la siguiente ecuacin:
CA = Q/2 T P I
Donde:
Q= cantidad de material en existencia en el periodo considerado.
T= Tiempo de almacenamiento.
P= Precio Unitario de material y,
I= Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.

Sin embargo, el coste de almacenamiento esta compuesto por una parte variable (la
cantidad de material y el tiempo) y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios del
personal de la bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados,
entre otros). La parte fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. Por
ello, es prudente utilizar una formula ms amplia: la tasa de almacenamiento (TA), que
constituye la suma de las siguientes tasas (todas expresadas en porcentaje):

Ta = Tasa de almacenamiento Fsico:


Ta = (100 A Ca) / (C P)

Donde:
A= rea ocupada por las existencias.
Ca= Costo anual del metro cuadrado de almacenamiento.
C= Consumo anual del material.
P= Precio Unitario material.
Tb= Tasa de retorno del capital detenido en existencias:
Tb= (100 Ganancia) / (Q P)

Donde:
Q P= Valor de los productos almacenados.
Tc= Tasa de seguros del material almacenado:
Tc= (100 Costo anual del equipo) / (Q P)

Td= Tasa de transporte ,manipulacin y distribucin del material:


Td= (100 devaluacin anual del equipo) / (Q P)

Te= Tasa de obsolescencia del material:


Te= (100 Perdidas anuales por antigedad) / (Q P)

En resumen, la tasa de almacenamiento (Ta) es la suma de todas las tasas explicadas:

TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te + Tf
2. Costo de pedido:
El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos incurridos en el procesamiento
de cada pedido de compra. Para calcular el CP, se parte del costo anual de todos los
costos involucrados en el procesamiento de los pedidos de compra, divididos por el
nmero de pedidos procesados en el pedido.
CP= Costo anual de los pedidos (CAP) / Numero de pedidos en el ao (N)

El CAP se calcula a travs de los siguientes gastos efectuados en el ao:


- Mano de obra utilizada para emisiones y procesamiento de los pedidos.
- Materiales utilizado en la confederacin del pedido (formularios, papel, sobres, entre
otros).
- Costos indirectos: gastos efectuados indirectamente, como luz, telfono, fax, gastos de
oficina, entre otras).

Calculados el CA y el CP, se obtiene el CE:


CE = CA + CP
Todos los esfuerzos para calcular y controlar las existencias se hacen para reducir al
mnimo el CE.