Está en la página 1de 32

MANUAL DE USUARIOS

SISTEMA DE HALLAZGOS DE AUDITORIA


Int en den cia d e R iesgo s d e la EPS y de la SF P S
Direcci n d e R iesgo s d e la E PS y de la SF P S
Diciemb re, 2014

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

V er si n 2

NDICE Y C ONT ENIDO

1. Introduccin ....................................................................................................... 1
2. Objetivo............................................................................................................... 1
3. Definiciones........................................................................................................ 1
4. Requisitos tecnolgicos de la herramienta ..................................................... 2
5. Desarrollo de aplicacin.................................................................................... 2
5.1. Ingreso a la aplicacin....................................................................................... 2
5.2. Seleccin de Organizaciones ........................................................................... 4
5.3. Componentes del sistema................................................................................. 5
5.4. Consultas............................................................................................................ 5
5.4.1.

Consulta de informes .................................................................................. 6

5.4.2.

Consulta de hallazgos ................................................................................. 7

5.4.3.

Consulta de estrategias .............................................................................. 9

5.5. Identificacin de Hallazgos ............................................................................. 10


5.5.1

Panel de Informes...................................................................................... 10

5.5.2

Nuevo informe ........................................................................................... 11

5.5.3

Aadir hallazgos ........................................................................................ 12

5.5.4

Aadir recomendaciones .......................................................................... 18

5.5.5

Aadir estrategia ....................................................................................... 19

5.5.6

Enviar informe ........................................................................................... 22

5.6. Gestin de Estrategias .................................................................................... 23


5.6.1.

Aadir Estrategias ..................................................................................... 23

5.6.2.

Ejecucin de estrategias........................................................................... 24

5.7. Reestructuracin de estrategias..................................................................... 25


5.7.1.

Cambio de fecha ........................................................................................ 26

5.7.2.

Reemplazo por nueva estrategias............................................................ 27

5.7.3.

Excepciones............................................................................................... 28

5.8. Manual............................................................................................................... 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

V er si n 2

1. Introduccin
En el proceso de supervisin continuo basado en riesgos, es importante que el trabajo del
auditor vaya de la mano con la gestin integral de riesgos con el propsito de identificar, medir,
priorizar, controlar o mitigar, monitorear y comunicar los diferentes riesgos a los que estn
expuestas las organizaciones; para fortalecer la gestin en beneficio de sus integrantes y la
comunidad.
Por lo que, las organizaciones del sector financiero popular y solidario, deben contar con
procesos continuos de control, que permitan identificar los hallazgos, y dar seguimiento a las
estrategias generadas para subsanarlos.
Por lo indicado, la Superintendencia ha diseado un sistema, para el registro de los hallazgos
identificados en los procesos de auditora y el monitoreo a la ejecucin de las estrategias
propuestas.
2. Objetivo
Desarrollar una gua para el ingreso de los hallazgos, recomendaciones y estrategias en el
Sistema de Hallazgos de Auditoria.
3. Definiciones
Hallazgos: Son todos aquellos eventos de riesgos detectados en la aplicacin de pruebas de
cumplimiento y sustantivas en un proceso de auditora. Tienen un efecto importante sobre los
objetivos de la organizacin, as como en la calidad de la informacin y las operaciones, por
lo que deben comunicarse como situaciones que merecen atencin. Su redaccin contendr
los cuatro atributos: condicin, criterio, causa y efecto.
Recomendacin: Aquellas acciones correctivas que se deben poner en prctica para mejorar
las deficiencias encontradas.
Subcomponente: Es un conjunto de conceptos para evaluar la calidad de la gestin de la
entidad en funcin de una temtica especfica. Establece el elemento de control al que se
encuentra asociado el hallazgo.
Identificacin de hallazgos: Contempla los hallazgos identificados por los auditores internos,
externos y por el organismo de control, como resultado de la aplicacin de sus procesos y
procedimientos de auditoria.

Pgina 1 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

V er si n 2

Ejecucin de estrategias: Contempla el monitoreo de las estrategias definidas por la


organizacin a travs de la gerencia para la mitigacin de los hallazgos identificados.
Impacto: Busca captar el grado de afectacin (o importancia) del hallazgo en el
funcionamiento normal de la organizacin, respecto al subcomponente evaluado.
Probabilidad: Concibe la probabilidad de ocurrencia determinando la frecuencia de un
determinado hallazgo.
4. Requisitos tecnolgicos de la herramienta
Para el uso de la herramienta, se debe tener en cuenta las siguientes especificaciones
tcnicas:
Navegador Web::
Google Chrome 32 y posterior (*)
Mozillla Firefox 26 y posterior
Internet Explorer 9 y posterior
(*) Se recomienda el uso del explorador Google Chrome
5. Desarrollo de aplicacin
5.1.

Ingreso a la aplicacin

a) Ingreso al portal de la Superintendencia de Economa Popular y Solidaria


(www.seps.gob.ec)

Pgina 2 de 30

Ma nua l de U s ua r io S ist e m a d e H a l la zg os d e
Auditoria
I nt e nde nc ia de R ie sgo s de la EPS y de la
SFPS

Versin 2

b) Ingresar al Portal de Servicios Electrnicos pulsando el enlace,


se mostrar la siguiente pantalla.

c) Para ingresar al Sistema matriz de hallazgos se pulsar el siguiente enlace.

d) Luego de pulsar el anterior enlace se mostrar la pantalla de ingreso a la aplicacin


del Sistema de hallazgos, donde se debe colocar el usuario y contrasea asignado por
la Superintendencia de Economa Popular y Solidaria.

Pgina 3 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

5.2.

V er si n 2

Seleccin de Organizaciones
Una vez dentro del Sistema de Hallazgos, los usuarios tendrn la posibilidad de
seleccionar la organizacin donde van a registrar los hallazgos cuando ellos hayan
sido asignados a ms de una organizacin.
Para la seleccin de organizacin se desplegar la siguiente pantalla

La pantalla de seleccin de organizaciones permite filtrar sea por RUC o por razn
social las organizacin. Con el botn
seleccionamos la organizacin donde se

Pgina 4 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

V er si n 2

registrar los hallazgos que deseamos consultar o sobre la cual deseamos realizar un
registro de hallazgo o estrategia.
5.3.

Componentes del sistema


Los mdulos que integran el sistema de hallazgos se encuentran en la parte superior
de la ventana y son los siguientes

Permite consultar el manual de usuario.

Permite solicitar reestructuraciones de


estrategias, frente a eventos que se puedan
presentar.

Permite ingresar, dar seguimiento a las


estrategias de los procesos de auditoria.

Permite ingresar los informes, hallazgos y


recomendaciones, y estrategias

Permite consultar los informes, hallazgos y


estrategias.

Al hacer clic en cada botn del mdulo, se despliega un submen, cuyas


funcionalidades se describen a continuacin:
5.4.

Consultas
Los auditores antes de realizar un nuevo examen de auditoria debern revisar los
hallazgos, recomendaciones y estrategias reportadas en el sistema, con el fin de
obtener un diagnstico previo de la organizacin y no duplicar los hallazgos y
recomendaciones que fueron identificadas en procesos anteriores de auditoria
internas, externas y del organismo de control. Para lo cual, deber ir al men
Consultas.
Pgina 5 de 30

Ma nua l de U s ua r io S ist e m a d e H a l la zg os d e
Auditoria
I nt e nde nc ia de R ie sgo s de la EPS y de la
SFPS

Versin 2

5.4.1. Consulta de informes


Ingresar al Submen Informes para consultar el historial de los informes realizados
anteriormente por los Auditores.

En la herramienta se pueden realizar bsquedas parciales o totales de los informes

Bsquedas parciales: Para esta consulta se podr filtrar uno o varios campos,
tales como: responsable de emisin, tipo informe, periodicidad de informe, fecha
de emisin y nmero de informe

Bsquedas totales: Para esta consulta no se realiza ningn filtro y se pulsa el


botn Buscar.

Pgina 6 de 30

Ma nua l de U s ua r io S ist e m a d e H a l la zg os d e
Auditoria
I nt e nde nc ia de R ie sgo s de la EPS y de la
SFPS

Versin 2

Dnde:

Permite descargar una copia del informe adjuntado.


Permite descargar el informe en formato excel.

5.4.2. Consulta de hallazgos


Ingresar al Submen Hallazgo para consultar el historial de los hallazgos levantados
por las auditorias anteriores.

Dnde:
Permite consultar los hallazgos levantados en los informes de
auditora interna, externa y del organismo de control.

Pgina 7 de 30

Ma nua l de U s ua r io S ist e m a d e H a l la zg os d e
Auditoria
I nt e nde nc ia de R ie sgo s de la EPS y de la
SFPS

Versin 2

Permite borrar o limpiar las bsquedas realizadas anteriormente.


En la herramienta se pueden realizar bsquedas parciales, especficas o totales o de
los hallazgos.

Bsquedas parciales: Para esta consulta se podr filtrar uno o varios campos,
tales como: responsable de emisin, tipo de informe, periodicidad de informe,
fecha de emisin, nmero de informe, nmero de hallazgo, proceso, rea,
componente y subcomponente.

Bsquedas totales: Para esta consulta no se realiza ningn filtro y se pulsa el


botn Buscar.

Bsqueda especfica: Para buscar un hallazgo determinado, se puede ingresar


palabras claves que estn definidas dentro de un hallazgo, en el recuadro
ubicado en Descripcin.

Despus de consultar el hallazgo, con el botn


se muestran informacin
general del informe, las recomendaciones y estrategias asociadas al hallazgo.

Pgina 8 de 30

Ma nua l de U s ua r io S ist e m a d e H a l la zg os d e
Auditoria
I nt e nde nc ia de R ie sgo s de la EPS y de la
SFPS

Versin 2

5.4.3. Consulta de estrategias


Ingresar al Submen Estrategia para consultar el historial de las estrategias definidas
por la administracin de la organizacin.

En la herramienta se pueden realizar bsquedas parciales, especficas o totales de las


estrategias.

Bsquedas parciales: Para esta consulta se podr filtrar uno o varios campos,
tales como: responsable de emisin, nmero hallazgo, nmero estrategia,
componente, subcomponente, estado cumplimiento y estado aprobado.

Bsquedas totales: Para esta consulta no se realiza ningn filtro y se pulsa el


botn Buscar.

Bsqueda especfica: Para buscar una estrategia determinada, se puede


ingresar palabras claves que estn definidas dentro de la estrategia, en el
recuadro ubicado en Estrategia.

Pgina 9 de 30

Ma nua l de U s ua r io S ist e m a d e H a l la zg os d e
Auditoria
I nt e nde nc ia de R ie sgo s de la EPS y de la
SFPS

Versin 2

Con el botn
podr bajarse el archivo excel del reporte de
seguimiento de las estrategias definidas y el reporte de las reestructuraciones de las
estrategias efectuadas, en el cual se podr visualizar los resultados de las solicitudes
realizadas a la Superintendencia de aprobacin y reestructuracin de estrategias.
Despus de consultar la estrategia, con el botn
se muestra informacin
general del informe, los hallazgos y recomendaciones asociadas a la estrategia.

5.5.

Identificacin de Hallazgos
Los auditores internos, externos y del organismo de control para ingresar un hallazgo
identificado deber ir al men Hallazgos y submen Aadir hallazgo

5.5.1

Panel de Informes
Una vez en la pantalla de Aadir Hallazgos se mostrar el panel de informes de
las siguientes maneras:

a) Cuando no hay informes pendientes de editar y enviar a la SEPS.

b) Cuando hay informes pendientes de editar o enviar a la SEPS

Dnde:

Pgina 10 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

Permite ingresar un nuevo informe,


recomendaciones y estrategias.
Permite pasar a modificar el informe.

V er si n 2

junto

hallazgos,

Permite borrar los informes de auditoria


Permite confirmar el envo del informe final a la Superintendencia.
Permite descargar la matriz de hallazgos en formato Excel
Permite cargar el informe de respaldo de los hallazgos, el cual deber
ser cargado en formato Word y dicho documento deber tener clave
de escritura.
Cuando se ha cargado un informe de respaldo se desplegar este
cono que permite descargar una copia del informe adjuntado.
5.5.2

Nuevo informe
Dnde:
Permite anular el ingreso de nuevo hallazgo y
volver al listado anterior
Permite regresar al panel de informes
Permite aadir hallazgos al informe
Permite aadir recomendaciones al hallazgo
seleccionado
Permite aadir estrategias a la recomendacin
seleccionada
Permite buscar y seleccionar estrategias ya
ingresadas a la recomendacin definida

Al pulsa el botn

se muestra la informacin de datos de informe.

Pgina 11 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

V er si n 2

Dnde:

Fecha de emisin
del informe
preliminar

Representa la fecha que consta en la comunicacin de entrega de


los informes emitidos por los auditores, en el que se detallan los
hallazgos fruto de la aplicacin de pruebas de cumplimiento y
sustantivas en un proceso de auditora. (*)
(*) Al inicio se colocar una fecha referencial que indica la fecha en la cual se inicia los
procesos de auditoria, pero antes de enviar el informe se actualizar con la fecha que consta
en la comunicacin de entrega del informe final de auditoria.

Nmero informe
preliminar

Representa la codificacin generada automticamente por el


sistema para identificar la numeracin de cada uno de los informes.

Responsable de
Emisin

Es la persona natural o jurdica que fue responsable de emitir el


examen de auditoria: Auditor Interno, Auditor Externo, SBS (*) y
SEPS.
(*) En caso de las Cooperativas del Segmento 4, se utilizar SBS para los hallazgos vigentes
de la Superintendencia de Bancos y Seguros.

Tipo de Informe
Informe Anual
Informe Preliminar
Informe Supervisin
Informe de Gestin S3-S4

Responsable de Emisin
Auditoria Externa
Auditoria Externa
SEPS/SBS
Auditoria Interna
Tipo de Informe

La denominacin del informe emitido ser:

Informe
Informe
Informe
Informe

Periodicidad

Tipo de Informe
Anual
Preliminar
Supervisin
de Gestin S3-S4

Anual
Anual
Ocasional
Trimestral

Pulsando el botn
se almacenara los datos del informe y permitir
ingresar hallazgos recomendaciones y estrategias.
5.5.3

Aadir hallazgos
Para

ingresar

los

hallazgos

definidos

en

el

informe

deber

pulsar

Pgina 12 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

V er si n 2

Dnde:

Descripcin del Corresponde al detalle de los hallazgos establecidos en los


Hallazgo
informes de auditora.
Los hallazgos deben redactarse de forma clara y precisa.
Adems los hallazgos deben cumplir con los cuatro atributos, como
caractersticas del mismo, considerando:

Tipo de
Proceso

Condicin: describe la deficiencia, irregularidad,


desviacin o incumplimiento detectado.
Criterio: cmo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo
que debe ser)
Causa: qu origin la diferencia encontrada.
Efecto: qu efectos puede
ocasionar la diferencia
encontrada

Es el principal tipo de proceso de la Institucin controlada que se


afect con el hallazgo identificado.
Tipo de
proceso
Gobernante
Operativos

Soporte

Descripcin
Son procesos orientados al cumplimiento de los
objetivos, estrategias y polticas institucionales.
Son procesos esenciales para el giro central del
negocio,
relacionados
con
actividades
generadoras de productos y servicios ofertados
por las organizaciones.
Son aquellos que proporcionan los recursos
financieros, humanos y tecnolgicos; dan apoyo
necesario a los procesos gobernante y operativos.

Pgina 13 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

rea

V er si n 2

Se refiere al tipo de rea, departamento o unidad en la cual ocurri


el hallazgo identificado, los cuales sern llenados de acuerdo a lo
detallado
Nota: Cuando no conste un rea en la lista definida por la
Superintendencia de Economa Popular y Solidaria, se solicitar la
personalizacin del rea de la entidad al correo:
soporte.hallazgos@seps.gob.ec
reas
Asamblea General
Consejo de administracin
Consejo de vigilancia
Comisin de calificacin de activos de riesgos
Comit de administracin integral de riesgos
Comit de cumplimiento
Comit de seguridad de Informacin
Comit de adquisiciones
Comit de tecnologa
Comit de activos y pasivo (ALCO)
Comit de Crdito
Comit Electoral
Gerencia General
rea Administrativa
rea de Planificacin
rea de Procesos
rea de Marketing
rea de Riesgos
rea de Seguridad de Informacin
rea de Seguridad Fsica
rea de Crdito
rea de Cajas
rea de Operaciones
rea de Negocios
rea de Tesorera Inversiones
rea de Servicio al Cliente
rea de Servicios Generales
rea de Cobranzas
rea de Talento Humano
rea Financiera
rea de Contabilidad
rea de Auditoria Interna
rea de Cumplimiento
rea de Tecnologa de Informacin
rea de Transparencia de Informacin
rea Legal
rea de Adquisiciones y Logstica
rea de Captaciones
Agencia
Pgina 14 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

Subcomponen
te de Control

V er si n 2

Establece el elemento de control al que se encuentra asociado el


hallazgo, es importante tener en cuenta que a cada hallazgo se
debe asociar un solo subcomponente, de acuerdo al criterio
experto de cada auditor
Subcomponente
Calidad de
Gobierno

Administracin
Integral de Riesgos

Alcance

Temas relacionados

Evaluacin de la calidad de la
gestin de la Asamblea General
de Socios o Representantes,
Consejo de Administracin,
Consejo de Vigilancia y gerencia
general, en el buen
funcionamiento de una
organizacin.
Evaluacin de la capacidad de la
organizacin para la
administracin integral de riesgos.

- Perfil e idoneidad de miembros


- Estructura organizacional
- Gestin de Asamblea de
Representantes o socios,
Consejo de Administracin y
Gerencia
- Plan estratgico, operativo y
presupuesto.
- Conformacin y gestin del
Comit de Administracin
Integral de Riesgos,
- Perfil del responsable o de la
unidad de riesgos,
- Calidad de los informes del
Comit de administracin
integral de riesgos.
- Sistema de Informacin
Gerencial
- Cdigo de tica
- Existencia de polticas,
procesos y procedimientos.
- Efectividad de gestin de
Auditoria Interna, Externa y
Consejo de Vigilancia
- Mecanismos de difusin de
productos y servicios.
- Publicaciones de tasas de
inters, tarifas y costos.
- Parmetros de transparencia
de informacin pblica.
- Procesos/procedimientos para
gestionar las quejas y
reclamos.

Ambiente de
Control

Evaluacin de la calidad de
control interno aplicado a las
operaciones de la organizacin;
as como la asignacin de
responsabilidades para la
implementacin de dicho control.

Transparencia de
Informacin

Evaluacin de los procesos de


comunicacin y publicacin de
informacin relevante, tales como:
productos y servicios, tasas y
tarifas, que requieran divulgarse
de forma completa y oportuna a
todas las partes interesadas; as
como la capacidad de la entidad
para atender y resolver las quejas
y reclamos de los socios.
Cumplimiento de requerimientos,
lmites, plazos normativos y
dems disposiciones emitidas por
todos los organismos que ejercen
control en la organizacin.

Cumplimiento
Normativo

- Voluntad del Consejo de


Administracin para cumplir la
normativa.
- Sanciones y multas.
- Requerimientos de informacin.

Riesgo de Crdito

Eventos de riesgos originados por


deficiencia en la aplicacin de
polticas, procesos y
procedimientos; y ausencia o
deficiencias de metodologas de
otorgamiento, seguimiento y
recuperacin de cartera.

Calidad de cartera de crdito.


Cobertura de provisiones
Calidad de gestin de crdito
Implementacin de polticas,
procesos, metodologas y
procedimientos de
administracin de riesgos de
crdito.
- Cumplimiento de relaciones
normativas.

Riesgo de Liquidez

Eventos de riesgos originados por


deficiencia en la aplicacin de
polticas, procesos y
procedimientos; y ausencia o
deficiencia de metodologas para
la gestin de la liquidez.

- Activos lquidos suficientes.


- Implementacin de polticas,
procesos, metodologas y
procedimientos de
administracin de riesgos de
liquidez
- Cumplimiento de relaciones
normativas

Pgina 15 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

Subcomponente

V er si n 2

Alcance

Temas relacionados

Riesgo Mercado

Eventos de riesgos originados por


deficiencia en la aplicacin
polticas, procesos y
procedimientos; y ausencia o
deficiencia de metodologas para
minimizar prdidas por cambios
en los precios de activos
financieros, tasas y tipos de
cambio que afecten el valor de las
posiciones activas y pasivas

Riesgo Operativo

Eventos de riesgos originados por


deficiencia en la aplicacin
polticas, procesos y
procedimientos de la
organizacin; y debido a fallas o
insuficiencias originadas por
procesos, personas, tecnologa de
informacin y eventos externos.
Eventos de riesgo originados por
la inadecuada instrumentacin de
documentacin legal asociada a
actos societarios, administrativos
y financieros, que podran generar
prdidas en la organizacin.

- Prdidas por variaciones de


tasas de inters.
- Afectacin por variaciones de
los precios de mercado del
valor de activos y pasivos
- Implementacin de polticas,
procesos, metodologas y
procedimientos de
administracin de riesgos de
mercado.
- Cumplimiento de relaciones
normativas.
- Nivel de exposicin de factores
de riesgos.
- Gestin de riesgo operativo en
procesos, personas, tecnologa
de informacin y eventos
externos

Riesgo Legal

- Instrumentacin de contratos y
garantas para la concesin de
crditos.
- Instrumentacin de contratos
laborales.
- Instrumentacin de otros
contratos.
- Negligencia en la aplicacin de
disposiciones legales,
sentencias o resoluciones.
- Seales de alerta de lavado de
activos o financiamiento de
delitos
- Procesos, procedimiento y
manuales para la prevencin
de lavado de activos.
- Metodologas y matrices de
riesgo para la Prevencin de
Lavado de activos.
- Seguimiento y monitoreo de
casos de sospecha de lavado
de activos.
- Estructura de activos
- Evolucin de activos
- Calidad de activos
- Veracidad, integridad y correcta
valuacin de los saldos.
- Estructura de pasivos
- Evolucin de pasivos
- Veracidad, integridad y correcta
valuacin de los saldos.

Riesgo de lavado
de activos

Eventos de riesgo originados por


deficiencia o ausencia de polticas
y metodologas que permitan
evitar que la organizacin sea
utilizada para ingresar, transferir o
invertir recursos que provienen de
fuentes ilcitas o pueden utilizarse
en forma ilcita.

Evaluacin de
Activos

Observaciones asociadas a la
administracin, estructura del
activo y su correcta valoracin.

Evaluacin de
Pasivo

Observaciones asociadas a la
administracin, estructura del
pasivo y su correcta valoracin.

Evaluacin de
Patrimonio

Observaciones asociadas a la
adecuada gestin del patrimonio y
su correcta valoracin, y la
capacidad patrimonial de las
instituciones para afrontar
prdidas inesperadas y atender
sus obligaciones a mediano y
largo plazo.

Anlisis de
resultados

Observaciones asociadas a la
gestin de los ingresos y gastos,
as como los resultados obtenidos
y su correcta valoracin

Balance Social

Eventos de riesgo originados por


deficiencia o ausencia de polticas
y metodologas de balance social.

- Estructura de ingresos y gastos


- Evolucin de ingresos y gastos
- Capacidad para generar
excedentes y utilidades
- Veracidad, integridad y correcta
valuacin de los saldos.
- Contribucin social de la
entidad respecto a socios.
- Contribucin social respecto a
los empleados.
- Contribucin de la entidad
respecto a la sociedad y el
medio ambiente.

Estructura de patrimonio
Evolucin de patrimonio
Calidad del patrimonio tcnico.
Nivel de solvencia.
Cumplimiento de relaciones
normativas.
- Veracidad, integridad y correcta
valuacin de los saldos.

Pgina 16 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

V er si n 2

Impacto

Representa el nivel de afectacin que podra tener la organizacin


de acuerdo al hallazgo identificado. El auditor deber escoger un
valor entre 1 y 10 donde 1 representa el menor impacto y 10 el
impacto mximo que podra causar grave dao a la institucin

Probabilidad

Representa la posibilidad de que ocurra un evento , para lo cual el


auditor deber escoger entre 1 y 10 donde 1 representa la menor
probabilidad y 10 la mayor probabilidad de ocurrencia del evento
Nivel de probabilidad
Muy alta
Alta
Media
Baja
Muy Baja

Riesgo

+
+
+
+
+
-

Descripcin

10 Todos los das o varias veces al mes


9
8 Cuando menos una vez al mes.
7
6 Cuando menos una vez al ao.
5
4 Cuando menos una vez cada dos aos.
3
2 Cuando menos una vez cada cinco aos.
1

Representa el nivel de exposicin de riesgo al que la entidad se


enfrenta tras un hallazgo identificado
Nivel de Riesgo
Riesgo Crtico

Riesgo Alto
Riesgo Medio
Riesgo Bajo

Estrategia
Requiere acciones inmediatas por
parte del Consejo de Administracin y
la Gerencia General
Requiere atencin del Consejo de
Administracin y la Gerencia General
Requiere atencin de mandos medios
Se administran con procedimientos
rutinarios

Calificacin
46-100

24-45
10-23
1-9

Pgina 17 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

V er si n 2

Despus de ingresar de los hallazgos se muestra la siguiente pantalla:

Dnde:
Permite editar el hallazgos levantado por el Auditor
Permite eliminar el hallazgos identificado
Permite ingresar la recomendacin del hallazgo asociado.

5.5.4

Aadir recomendaciones
Despus de pulsar el botn

, para ingresar las recomendaciones se debe

pulsar a

..

Dnde:
Descripcin

Describe de manera precisa las sugerencias realizadas por el


auditor para mitigar las causas que originaron el hallazgo. Un
hallazgo puede tener ms de una recomendacin.

Despus de ingresar las recomendaciones se muestra la siguiente pantalla:

Pgina 18 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

V er si n 2

Dnde:
Permite editar la recomendacin levantado por el Auditor.
Permite eliminar la recomendacin identificada.
Permite ingresar a la pantalla de las estrategias. (*)
(*) El Auditor ingresar la estrategia, en esta fase, si el Auditado ha definido la
estrategia.

5.5.5

Aadir estrategia

Luego de pulsar el botn

, se muestra la siguiente pantalla

Dnde:
Permite ingresar una nueva estrategia
Permite adherir a una recomendacin una estrategia ya
existente.
a) Pulsar el botn
para ingresar la estrategia definida por la
administracin de la Cooperativa.

Pgina 19 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

V er si n 2

Dnde:
Descripcin:

Son las acciones que la organizacin debe definir a travs de la


Gerencia General, como medida de correccin o mitigacin del
riesgo asociado al hallazgo. En la definicin de las estrategias se
tomarn en cuenta las recomendaciones realizadas por los
auditores y las que la cooperativa considere necesarias.
La estrategia debe ser clara, concisa y realizable en el plazo
establecido.
Para la definicin se utilizar la siguiente sintaxis:
(1)Verbo en infinitivo + (2) Enfoque
Ejemplo:
(1) Automatizar (2) los procesos de colocacin de cartera
(1) Elaborar (2) el plan estratgico

Responsable:

Se refiere al directivo o empleado, responsable del rea


(departamento, unidad), que coordinar o ejecutar la estrategia.

Pgina 20 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

V er si n 2

Responsable de estrategia
Presidente del Consejo de administracin
Presidente del Consejo de vigilancia
Presidente de la Comisin de calificacin de activos de riesgos
Presidente del Comit de administracin integral de riesgos
Presidente del Comit de cumplimiento
Presidente del Comit de seguridad de Informacin
Presidente del Comit de adquisiciones
Presidente del Comit de tecnologa
Presidente del Comit de activos y pasivo (ALCO)
Presidente del Comit de Crdito
Presidente del Comit Electoral
Gerencia General
Subgerencia General
Responsable de Planificacin
Responsable de Procesos
Responsable de Marketing
Responsable de Riesgos
Responsable de Seguridad de Informacin
Responsable de Seguridad Fsica
Responsable de Crdito
Responsable de Cajas
Responsable de Operaciones
Responsable de Negocios
Responsable Administrativo
Responsable de Tesorera Inversiones
Responsable de Servicio al Cliente
Responsable de Cobranzas
Responsable de Talento Humano
Responsable Financiero
Responsable de Contabilidad
Responsable de Auditoria Interna
Responsable de Cumplimiento
Responsable de Tecnologa de Informacin
Responsable de Servicios Generales
Responsable de Transparencia de Informacin
Responsable Legal
Responsable de Adquisiciones y Logstica
Responsable de Captaciones
Responsable de Agencia

Entregable:

Corresponde a la evidencia documentada o fsica considerada


como fuente de verificacin de la ejecucin de la estrategia con sus
respectivas firmas de aprobacin. Ejemplo:
Plan Estratgico aprobado
Manual de Crdito aprobado

Pgina 21 de 30

Ma nua l de U s ua r io S ist e m a d e H a l la zg os d e
Auditoria
I nt e nde nc ia de R ie sgo s de la EPS y de la
SFPS

Versin 2

Sistema de Informacin gerencial en produccin

Fecha de
inicio:

Es la fecha en la que empezar la ejecucin de la estrategia


definida, la cual tendr el siguiente formato dd/mm/aaaa.

Fecha de fin:

Es la fecha en la que se finaliza la ejecucin de la estrategia, la


cual tendr el siguiente formato dd/mm/aaaa.

El Auditor podr editar la estrategia con el botn


el botn

y eliminar la estrategia con

b) Pulsar el botn
para aadir a la recomendacin una o
varias estrategias que han sido definidas con anteriordad.

Dnde:
Permite buscar las palabras claves dentro de la descripcin y
responsable de la estrategia.
Permite seleccionar una estrategia existente a una
recomendacin.
Permite seleccionar todas la estrategias existentes a una
recomendacin
Para ingresar un nuevo hallazgos, recomendacin o informe se debe pulsar botn

5.5.6

Enviar informe
Para enviar el informe se debe pulsar el botn
siguiente pantalla.

y luego se despliega la

Pgina 22 de 30

Ma nua l de U s ua r io S ist e m a d e H a l la zg os d e
Auditoria
I nt e nde nc ia de R ie sgo s de la EPS y de la
SFPS

Versin 2

Dnde:
Permite confirmar el envo del informe final a la Superintendencia.
Al pulsar Enviar confirma que la fecha de emisin y nmero de
informes dejarn de ser preliminares y se convertirn en
definitivos, despus de aceptar el envo.
Permite volver a revisar el contenido del informe antes de enviar.

5.6.

Gestin de Estrategias
Los auditores internos para gestionar las estrategias definidas por la organizacin
debern pulsar el men Estrategias

5.6.1. Aadir Estrategias


Los auditores internos debern ingresar las estrategias definidas para subsanar los
hallazgos identificados por el Auditor Interno, Auditor Externo y del organismo de control,
para lo cual deber seguir los siguientes pasos:
a) Luego de ingresar al men Estrategia, pulsar el submen Aadir Estrategias y se
muestra la siguiente pantalla:

Pgina 23 de 30

Ma nua l de U s ua r io S ist e m a d e H a l la zg os d e
Auditoria
I nt e nde nc ia de R ie sgo s de la EPS y de la
SFPS

Versin 2

Dnde:
Permite buscar los hallazgos que tienen
asociadas o no estrategias
Permite limpiar la bsqueda anterior de los
hallazgos
Permite identificar los hallazgos sin estrategia
asociada.
b) Seleccionar el hallazgo sin estrategia asociada e ingresar en el botn
para ingresar una o varias estrategias.
c) Seguir las pasos definidos en el punto 5.5.5 Aadir estrategia.
d) Revisar los datos ingresados y pulsar en el botn
Superintendencia.

para enviar la estrategia a la

e) Confirmar el envo de la estrategia, con el botn

5.6.2. Ejecucin de estrategias


Los auditores internos debern realizar seguimiento a las estrategias levantadas por la
administracin de la Cooperativa para subsanar los hallazgos de las auditorias: internas,
externas y del organismo de control, para lo cual se deber seguir los siguientes pasos:

Pgina 24 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

V er si n 2

a) Luego de ingresar al men Estrategia, pulsar el submen Ejecucin de


estrategias y se muestra la siguiente pantalla:

Dnde:
Permite buscar todas o algunas estrategias de acuerdo al
criterio de bsqueda utilizado.
Permite limpiar las bsquedas realizadas anteriormente,
Permite buscar palabras claves dentro de las estrategias

b) Pulsar en el botn
para revisar el hallazgo y recomendacin asociada a la
estrategia.
c) Luego pulsar el botn
para ingresar el porcentaje de avance en
el que se encuentra el
cumplimiento
de
la
estrategia
considerando que la metas es el 100%. Porcentaje que deber ser comunicado por
el responsable de la estrategia y verificado por el Auditor.
d) Despus pulsar el botn

5.7.

Reestructuracin de estrategias
La administracin de la organizacin controlada a travs del Auditor Interno podr
solicitar reestructurar las estrategias definidas para subsanar los hallazgos, con base en
los siguientes criterios:

Pgina 25 de 30

Ma nua l de U s ua r io S ist e m a d e H a l la zg os d e
Auditoria
I nt e nde nc ia de R ie sgo s de la EPS y de la
SFPS

Versin 2

5.7.1. Cambio de fecha


Para solicitar el cambio de la fecha fin planificada, pulsar en el submen Cambio de
fecha, para lo cual se deber seguir los siguientes pasos:

a) Pulsar el botn
requieran reestructurar.

para consultar una o varias estrategias que se

b) Actualizar el porcentaje de avance de la estrategia a reestructurar con el botn

Pgina 26 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

V er si n 2

c) Ingresar la nueva fecha fin de la estrategia en la opcin Fecha propuesta


d) Luego ingresar el motivo o razones por las cuales se requiere cambiar la fecha fin
de la estrategia, en la opcin Justificacin.
e) Con el botn
verificar los hallazgos y recomendaciones que estn
asociadas a la estrategia.
f)

Despus pulsar el botn


Superintendencia.

para enviar el

requerimiento a la

5.7.2. Reemplazo por nueva estrategias


Para solicitar el cambio de la estrategia por una nueva, pulsar en el submen
Reemplazar por una nueva, para lo cual se deber seguir los siguientes pasos:

a) Pulsar el botn
para consultar una o varias estrategias que se
requieran
reemplazar por otra estrategia.
b) Actualizar el porcentaje de avance de la estrategia que se va a solicitar el cambio con
el botn
c) Luego ingresar el motivo o razones por las cuales se requiere remplazar la estrategia
anterior por una nueva estrategia, en la opcin Justificacin.
d) Con el botn
verificar los hallazgos y recomendaciones que estn
asociadas a la estrategia.

Pgina 27 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

V er si n 2

e) Despus pulsar el botn


para ingresar la nueva estrategia que reemplazar a la
estrategia anterior definida por la organizacin.

Dnde:
Nmero estrategia

Representa el nmero de la estrategia anterior.


Permite guardar la nueva estrategia, y enviar la solicitud
de Remplazar por una nueva a la Superintendencia.
Permite anular el ingreso de la nueva estrategia.

Los dems campos llenar de acuerdo a la informacin descrita en el punto 5.5.5 Aadir
estrategia.

5.7.3. Excepciones
Para solicitar la eliminacin de la estrategia, pulsar en el submen Excepciones, para
lo cual se deber seguir los siguientes pasos:

Pgina 28 de 30

Ma nua l de U s ua r io S ist e m a d e H a l la zg os d e
Auditoria
I nt e nde nc ia de R ie sgo s de la EPS y de la
SFPS

a) Pulsar el botn
requieran reestructurar.

Versin 2

para consultar una o varias estrategias que se

b) Actualizar el porcentaje de avance de la estrategia a reestructurar con el botn

c) Luego ingresar el motivo o razones por las cuales no aplica la implementacin del
hallazgo, recomendacin y estrategia, en la opcin Justificacin.
d) Con el botn
verificar los hallazgos y recomendaciones que estn
asociadas a la estrategia.
e) Despus pulsar el botn
para enviar el requerimiento de excepcin de
estrategia a la Superintendencia.
El Auditor podr verificar las autorizaciones o negaciones de las reestructuraciones
solicitadas a las estrategias a travs del men Consultas, explicadas en el punto
5.4.2 de este manual.

Pgina 29 de 30

Ma n ua l de U sua r io S ist em a de Ha lla z gos de


Auditor ia
I nt e nde nc ia de R iesgo s d e la EP S y de la
SFPS

5.8.

V er si n 2

Manual
En este men, el Auditor podr acceder al respectivo Manual de Usuario, como gua
o fuente de consulta en el manejo del Sistema de Hallazgos.

Pgina 30 de 30