Está en la página 1de 29

CAPTULO 2

SITUACIN DE LA EMPRESA

Todo hombre de negocios conoce bien, o por lo menos debe conocer, el


potencial de su empresa con relacin al entorno y darse cuenta
perfectamente de los medios para alcanzar ese potencial, antes de poder
guiar a su organizacin hasta el xito final. Por otro lado, ningn
administrador podr considerarse totalmente informado sobre la posicin
de la firma y el resultado de sus operaciones a menos que pueda entender
la informacin financiera que genera la misma. Esta informacin deviene
en lo que se conoce como los Estados Financieros de la empresa.
2.1.- CONCEPTOS BSICOS EN CONTABILIDAD
De acuerdo con los principios bsicos de tenedura de libros, todo
sistema de contabilidad descansa en los libros Diario y Mayor. El libro
Diario recoge en orden cronolgico, en forma de asientos contables,
toda la informacin que ofrecen los medios auxiliares del sistema de
contabilidad, permitiendo la recopilacin de los hechos de carcter
econmico que se producen valuados en unidades monetarias.
El libro Mayor resume y ordena la informacin recogida en el libro
Diario, ofreciendo en forma de cuentas los importes totales que sirven
de base a la formulacin de los Estados Financieros.
Las cuentas agrupan en forma homognea los hechos econmicos que
se producen en la empresa. Esta agrupacin se basa en un proceso
racional previamente establecido, y codificado en lo que se denomina el
Plan de Cuentas de la firma (ver apndice A). Los estados financieros
-1-

Situacin de la empresa

condensan la informacin que ofrecen las cuentas en el libro Mayor y la


clasifican de acuerdo con principios generales de tcnica contable a fin
de mostrar:
1.2.-

El valor real y situacin del negocio a una determinada fecha.


El resultado de las operaciones de la empresa durante un perodo
determinado.

La primera informacin constituye el Estado de Situacin o Balance


General. La segunda es el Estado de Resultados o Estado de
Ganancias y Prdidas.
Como se expres anteriormente, los hechos ocurridos y registrados en
relacin con las transacciones del negocio, se asientan cronolgicamente
en el libro Diario. Para cada cuenta utilizada los ingresos se registran
como dbitos en el lado izquierdo del asiento. Los egresos se registran
como crditos a la derecha del asiento.
Las rectificaciones de asientos contables realizados con anterioridad se
efectan por medio de anotaciones en el libro Diario que se denominan
asientos de ajuste. Al final del perodo, para determinar el resultado de
las operaciones e incorporarlo a las cuentas de capital del balance, se
realizan tambin otros asientos en el Diario, llamados los asientos de
cierre.
Ejemplo 1:
Segn la actividad de su empresa, preparar o seleccionar un plan de
cuentas aplicable.
El plan de cuentas presentado en el apndice A es un ejemplo de un plan
o catlogo de cuentas que puede utilizarse para la empresa planeada. Es
necesario eliminar cuentas no aplicables o aadir cuentas no
contempladas para la empresa dependiendo de la actividad y de la
complejidad de la misma. El lector debe preparar el plan de cuentas
adecuado a su necesidad.

Situacin de la empresa

Ejemplo 2:
Los seores A, B, y C registran en septiembre 1 de 20X9 sus acciones de
la empresa grfica Sene Folder S.A. de valor nominal $100 c/u
adquiridas de contado segn el siguiente detalle: A: 100 acciones; B: 80
acciones; C: 50 acciones.
En septiembre 10 la empresa compra varios equipos de imprenta a la
compaa X por $4,000 en efectivo y al contado.
Asimismo, en septiembre 16 adquiere a crdito un edificio a la compaa
ABC en $7,000 de los cuales $2000 es por el terreno y $5000 por la
construccin.
El 25 de dicho mes compra a crdito un computador Xtratech por $300.
El da 30, finalmente, Sene Folder vende a la compaa Y un equipo de
imprenta marca Z recibiendo de contado $200 y el saldo en 4 letras de
$200 a 30, 60, 90 y 120 das.
Realizar los asientos de todas las transacciones del mes utilizando las
cuentas apropiadas.
Solucin:
Como se han realizado cinco transacciones en el mes, se tendrn 5
asientos como sigue:
IMPRENTA Sene Folder S.A.
LIBRO DIARIO
DEBITO

CREDITO

-11/sept/20X9

CAJA
ACCIONES PAGADAS

23,000
23,000

Para registrar 230 acciones de valor nominal $100 c/u,


vendidas de contado as:
Sr. A , 100 acc
Sr. B, 80 acc.
Sr. C, 50 acc.
10/sept/20X9

-2EQUIPO DE IMPRENTA
CAJA
Para registrar compra de equipos de imprenta,
al contado, en efectivo a la compaa X.

4,000
4,000

Administracin Financiera y Control de Costos

16/sept/20X9

25/sept/20X9

30/sept/20X9

Ing. Gustavo Guerrero Macas

-3TERRENO
EDIFICIO
DOCUMENTOS POR PAGAR
Para registrar la compra de un edificio a la
compaa ABC, a crdito.
-4EQUIPO DE OFICINA
CUENTAS POR PAGAR
Para registrar la compra a crdito de
un computador Xtratech
-5CAJA
DOCUMENTOS POR COBRAR
EQUIPO DE IMPRENTA
Para registrar venta de un equipo marca Z
a la compaa Y pagado $200 al contado
y el saldo en 4 letras de $200 c/u
a 30, 60, 90 y 120 das.

2,000
5,000
7,000

300
300

200
800
1,000

En la prctica las empresas realizan muchas transacciones diariamente


debiendo seguir procedimientos de registro similares al sealado arriba.
2.2.- VALIDEZ DE LAS CIFRAS MOSTRADAS EN LOS ESTADOS
FINANCIEROS
En la formulacin de los asientos, es necesario considerar las
convenciones o principios de contabilidad generalmente aceptados
(PCGA) para facilitar la tcnica contable. Por ejemplo,
-

Mtodos de valuacin de inventarios


Mtodos de depreciacin de activos fijos
Amortizaciones de cargos diferidos
Revalorizaciones

Es necesario tambin observar los postulados que constituyen la base de


todos los procedimientos convencionales. Por ejemplo, la aceptacin
4

Situacin de la empresa

tcita de que el valor de la moneda es constante o la suposicin de que


los negocios continuarn operando por tiempo indefinido.
Adicionalmente, debe considerarse que las cifras consideradas en los
asientos, son el resultado del juicio personal usado en la aplicacin de
las PCGA y de los postulados antes referidos.
En el Ecuador las empresas deben regirse por las Normas Ecuatorianas
de Contabilidad, NEC, que han sido adaptadas de las normas
internacionales de contabilidad con el objetivo de modernizar los PCGA.
A partir de 2009, las empresas sujetas al control de la Superintendencia
de Compaas estn obligadas a seguir de forma obligatoria las Normas
Internacionales de Informacin Financiera, NIIF, en las cuales se
contemplan los PCGA y las NEC.
Todo lo anterior es necesario realizar a fin de mostrar en la forma ms
fidedigna posible la posicin y operacin de la empresa ante sus
accionistas, siendo ste el trabajo fundamental del Contador.
Ejemplo 3:
Resumir en el mayor las transacciones del mes de septiembre para la
compaa Sene Folder S.A. del ejemplo anterior agrupando las cuentas
utilizadas.
Solucin:
Para mayor claridad se utilizar las tradicionales T que sirven para
separar los dbitos de los crditos en cada cuenta utilizada segn el
asiento correspondiente. A la izquierda de cada valor se ha puesto entre
parntesis el nmero correspondiente al asiento de diario original. El
valor con doble subrayado es el saldo de la cuenta en su ubicacin final
(dbito o crdito).

Administracin Financiera y Control de Costos

CAJA

(1)
23,000 (2) 4,000
(5)
200

Ing. Gustavo Guerrero Macas

EQ. DE IMPRENTA

(2) 4,000 (5) 1,000

EQ. DE OFICINA

(4) 300

3,000

19,200
EDIFICIO

(3) 5,000

TERRENO

(3) 2,000

DOCUM. POR PAGAR

(3) 7,000

DOCUM. POR COBRAR

(5) 800

CUENTAS POR PAGAR

(4) 300

ACCIONES

(1) 23,000

Ahora bien, una vez que se tienen los asientos respectivos debidamente
mayorizados, es necesario verificar que los valores ingresados se
encuentran debidamente ajustados, es decir, que los valores
correspondientes a los dbitos sean iguales a los crditos. Esto se logra
mediante el Balance de Comprobacin en el que se colocan en la
columna de los dbitos los saldos del Mayor correspondientes a las
cuentas con saldo deudor y en la columna de los crditos los saldos que
corresponden a las cuentas con saldo acreedor.
Obsrvese que los saldos dbito-crdito deben coincidir, con lo que se
verificara que no existe error, al menos aritmtico, en el asiento de las
cifras.
Para el ejemplo que nos ocupa los saldos son:

Situacin de la empresa

IMPRENTA Sene Folder S.A.


Balance de Comprobacin
(Septiembre 30/20X9)

Caja
Documentos por
Cobrar
Terreno
Edificio
Equipo de imprenta
Equipo de oficina
Cuentas por Pagar
Documentos por pagar
Acciones

Dbitos Crditos
19,200
800
2,000
5,000
3,000
300

30,300

300
7,000
23,000
30,300

Es importante anotar que todo el proceso contable iniciado en los


asientos, mayorizacin, balance de comprobacin, hasta llegar a los
estados definitivos se realiza mediante programas especializados de
cmputo que alivian enormemente la carga del contador de la empresa,
quien solamente debe tener cuidado de utilizar las cuentas correctas del
plan de cuentas adecuado para la actividad de la empresa.
En base al balance de comprobacin, y luego de realizar los asientos de
ajuste que sean necesarios, se procede a la elaboracin del Balance
General realizando los asientos de cierre correspondientes. No
entraremos en el detalle de este proceso por no ser la contabilidad el tema
principal de este libro. Sin embargo, las caractersticas y componentes
principales del balance se exponen a continuacin.
2.3.- BALANCE GENERAL
En una empresa las inversiones se expresan a travs del Balance General
que es uno de los Estados Financieros fundamentales de la firma. El
Balance General muestra la situacin financiera de la empresa a una
fecha determinada, que por lo general es a fin de ao calendario; es decir,
muestra, por un lado, el valor de todas las propiedades o pertenencias de
7

Administracin Financiera y Control de Costos

Ing. Gustavo Guerrero Macas

la misma (tambin llamados Activos), y por otro, el valor de las


obligaciones que financian dichas propiedades. Dicho financiamiento
puede ser a travs de terceros (Pasivos) o con recursos propios de los
accionistas (Patrimonio). Obviamente el valor del activo debe ser igual a
la suma del pasivo ms el patrimonio honrando as el nombre del
Balance:
Activo = Pasivo + Patrimonio

(1)

El Balance General para la empresa Sene Folder S.A. vista antes,


utilizando las cuentas correspondientes ser:
IMPRENTA Sene Folder S.A.
Balance General
cortado a septiembre 30/20X9
ACTIVO
Caja
Doc. por cobrar

$
19.200
800

Terreno

2.000

Edificio
Equipo de
Imprenta

5.000

Equipo de Oficina

3.000
300
30.300

PASIVO
Cuentas por Pagar
Doc. por pagar

$
300
7.000
7.300

PATRIMONIO
Acciones

23.000
30.300

En el cuadro 1 a continuacin se muestra el balance general, mas


detallado, de la empresa ACME S.A., cortado al 31 de diciembre de un
ao cualquiera 20XZ, expresado en US$. Los porcentajes se muestran
para indicar el peso relativo de las diferentes partidas del balance sin que
necesariamente deban constar en el mismo.
Puede verse en el mencionado cuadro que para ACME, como empresa en
marcha, los diversos componentes del activo estn distribuidos en varios
grupos: el activo corriente (AC), tambin llamado activo circulante,
que constituye el capital de trabajo de la firma; y, los activos fijos (AF),
los activos diferidos (AD) y otros activos (OA), que constituyen las
inversiones permanentes de la misma.
8

Situacin de la empresa

Los pasivos, por otro lado, se subdividen en pasivo corriente (PC) o


circulante y en pasivo de largo plazo (PL). El patrimonio (P) tiene
varios componentes que se muestran en el cuadro. La ecuacin del
balance (1) puede entonces expresarse en forma ms completa como:
AC + AF + AD + OA = PC + PL + P

(2)

ACME S.A.
BALANCE GENERAL
Expresado en US Dlares
31-Dic-20XZ
ACTIVO CORRIENTE
Caja y bancos
Inversiones temporales
Cuentas y documentos x cobrar:
Comerciales (neto)
Otras
Inventarios
Gastos pagados por adelantado
ACTIVO FIJO NETO
Terreno
Edificios
Maquinaria y Equipos
Muebles y Enseres
Vehculos
Otros
ACTIVO DIFERIDO NETO
Gastos de constitucin
Intereses durante la Const.y
otros
OTROS ACTIVOS
TOTAL ACTIVO

20,000
30,200
26,570
26,030
14,600
1,850
119,250

32.8%

20,000
85,000
119,900
3,000
10,500
1,760
240,160

66.0%

480
0
480
0.1%
3,800
1.0%
363,690 100.0%

31-Dic-20XZ %
PASIVO CORRIENTE
Obligaciones bancarias
50,000
porcin corriente deuda L.P.
18,000
Cuentas y documentos x pagar
Proveedores
18,400
Otras
10,700
Gastos acumulados por pagar
11,800
108,900 29.9%
PASIVO DE LARGO PLAZO
Bancos y Financieras
0
Prstamos de Accionistas
88,160
88,160 24.2%
197,060 54.2%
PATRIMONIO
Capital social pagado
110,000
Futuras capitalizaciones
9,450
Reserva legal
9,650
Otras reservas
7,020
Supervit por revalorizacin
12,410
Utilidades (prdidas)
4,563
retenidas
Utilidad (prdida) del ejercicio
13,537
166,630 45.8%
TOTAL PASIVO y PATRIM.
363,690 100.0%

Cuadro 1.- Balance General de ACME S.A.

Es muy importante dejar establecido que los valores que muestra el


Estado de Situacin se refieren siempre a una fecha determinada, la cual
9

Administracin Financiera y Control de Costos

Ing. Gustavo Guerrero Macas

se selecciona de acuerdo con las actividades que desenvuelve cada


empresa en particular. Generalmente se usa como fecha de cierre la del
ltimo da del ao. Otras empresas cierran en diversas pocas, segn su
actividad. La fecha recomendable para cerrar los libros y precisar la
situacin financiera es la del primer mes posterior al ciclo de mayor
actividad. Las diferentes cuentas que aparecen en cada grupo dependen
del plan o catlogo general de cuentas que utilice la empresa segn su
actividad y tamao. En el anexo A se presenta un plan de cuentas tpico
para una empresa industrial.
A continuacin se detallan los principales rubros que componen el
Balance General.
2.3.1.- ACTIVO
El activo se refiere a todas aquellas cosas, fsicas o intangibles, que
tienen valor y que, como se dijo antes, son de propiedad de la empresa.
Los edificios, las mquinas, los materiales, el dinero en caja y en el
banco, las patentes, etc. son considerados activos de la empresa si son de
su propiedad y representan adems algn valor para la firma. Para el
estudio del activo es conveniente dividirlo en cuatro grandes grupos:
2.3.1.1.- ACTIVO CORRIENTE
El activo corriente o circulante comprende aquellas partidas que
representan valores que se utilizan en las operaciones cotidianas de la
empresa durante el ciclo normal de operacin, generalmente un ao. Por
esta razn nos referimos al activo corriente como el Capital de Trabajo
o Capital de Operacin de la empresa.
El Capital de Trabajo o de Operacin es la inversin que se requiere para
atender a los rubros que intervienen en la produccin, distribucin y
venta de los bienes o servicios generados por una empresa.
El Capital de Trabajo (CT) representa uno de los aspectos ms
importantes de una empresa, pero lamentablemente la mayor parte de las
10

Situacin de la empresa

veces se lo descuida y se destina un valor muy pequeo a este rubro.


De acuerdo al tipo de industria las necesidades de CT son diferentes pero
siempre existe un perodo, mayor o menor, entre la compra de materia
prima y la venta del producto terminado. Es decir que para comprar la
materia prima, almacenarla, procesarla, obtener el producto terminado,
almacenarlo, distribuirlo, venderlo y cobrar los valores de la venta,
existe un perodo durante el cual es necesario realizar gastos. Los fondos
que cubren estos gastos es lo que se conoce como capital de trabajo.
Las necesidades de CT son muy diferentes dependiendo del tipo de
industria de que se trate.
Por ejemplo, en el caso de la leche
pasteurizada no hay almacenamiento de materia prima ni de producto
terminado pues el procesamiento y venta se realizan en el mismo da y
generalmente no es necesario otorgar crdito. En cambio en el caso de
la cerveza se requiere un "aejamiento" del producto durante varios das,
adems se requiere de un inventario de productos terminados y con
frecuencia se debe otorgar importantes crditos a los distribuidores.
En otros casos como la pesca y enlatado de atn, las actividades estn
circunscritas a la temporada en que aparece el pescado y por lo mismo se
debe procesar el atn y guardar el producto terminado para todo el ao.
En el caso de alimentos balanceados para animales (aves, animales
domsticos) se debe adquirir todo el maz necesario en poca de cosecha
y almacenarlo para su procesamiento a lo largo de todo el ao.
En los dos ltimos casos mencionados aparece lo que se denomina
"capital de trabajo variable", es decir que los requerimientos para la
operacin normal de la empresa no permanecen constantes a lo largo del
ao, sino que en ciertas pocas existen requerimientos adicionales para
almacenar materias primas y/o productos terminados (como en el caso
del maz, del atn o del azcar). Estos recursos adicionales de capital de
trabajo pueden financiarse,
generalmente,
a travs de crditos
especiales que deben ser considerados por la empresa.
Los activos corrientes, como componentes del capital de trabajo, se
caracterizan por la capacidad que tienen sus valores de convertirse
11

Administracin Financiera y Control de Costos

Ing. Gustavo Guerrero Macas

finalmente en efectivo. Esta caracterstica se conoce como liquidez y es


lo que diferencia al activo corriente de las dems cuentas del activo.
En orden de liquidez, partidas clsicas del activo corriente son:
Efectivo en caja y Bancos
Inversiones temporales
Cuentas y documentos por cobrar
Inventarios
Gastos pagados por adelantado
Anticipos
2.3.1.1.1.- EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS
Es el monto de dinero necesario para hacer frente a los desembolsos de la
empresa mientras se reciben los ingresos de las ventas realizadas. Este
rubro viene a representar el margen de imprevistos en el capital de
trabajo, pues permite hacer frente a los gastos corrientes de la empresa
en los perodos de bajas ventas. Puede decirse que es el monto de
efectivo utilizado en la actividad normal del negocio.
2.3.1.1.2.- INVERSIONES TEMPORALES
Se refiere a documentos que representan valores o inversiones a plazos
menores a un ao, por ejemplo, plizas de acumulacin.
2.3.1.1.3.- CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
Las empresas que venden aunque solo sea una parte de su produccin a
crdito tienen necesariamente, como parte de su capital de trabajo, los
recursos adicionales que le permitan otorgar dicho crdito a sus clientes.
Estos valores por ventas a crdito se reflejan en el rubro cuentas y
documentos por cobrar.
2.3.1.1.4.- INVENTARIOS
Las empresas industriales requieren mantener inventarios o existencias
12

Situacin de la empresa

de diferentes productos, especialmente de los siguientes:


Materias Primas en Existencia y en Trnsito
El valor de este rubro depende bsicamente del abastecimiento que pueda
esperarse y de la poltica de compras de la empresa o, si se trata de
materias primas importadas, del tiempo que demora entre el pedido y la
recepcin de las materias primas por parte de la empresa (generalmente
existe un lapso entre la recepcin del pedido por parte del exportador y su
despacho; luego est el transporte externo, los trmites de aduana y el
transporte hasta la fbrica). Para materias primas importadas se requiere
disponer de un mayor volumen de inventario debido al tiempo que
demoran los pedidos y a las eventualidades que son mayores; por otro
lado se debe considerar que ciertas materias primas no se pueden
comprar sino en lotes mnimos ya sea porque no se despachan cantidades
menores o porque bajo cierto volumen los precios son antieconmicos.
Por ltimo no slo se incluye aqu las existencias en bodega, sino
tambin los pedidos en trnsito y los anticipos que, en algunos casos,
pueden ser muy importantes.
Productos en Proceso o Semielaborados
Los valores que se presentan en este rubro variarn de acuerdo al tipo de
industria de que se trate, pero en general el inventario de productos en
proceso consta solamente de aquellos bienes que en un momento
cualquiera se encuentran en el proceso de produccin. As por ejemplo
en el caso de la leche pasteurizada el procesamiento y venta se lo realiza
prcticamente de inmediato por lo que el rubro productos en proceso es
inferior a un da. En otros casos, como por ejemplo la produccin de
cerveza es necesario mantener el producto en "incubacin" por espacio
de algunas semanas y por lo mismo el rubro productos en proceso es alto.
Productos Terminados
En general todas las empresas deben almacenar sus productos terminados
durante cierto tiempo, dependiendo del tipo de producto y de la poltica
13

Administracin Financiera y Control de Costos

Ing. Gustavo Guerrero Macas

de venta de la empresa. En el caso de productos perecederos (leche y


pan, por ejemplo) prcticamente no se puede mantener inventarios pues
se los debe vender el mismo da. En otros casos, como el azcar, por
ejemplo, es necesario almacenar la produccin del tiempo de zafra, para
la venta de todo el ao; en otros como el de especialidades farmacuticas
es necesario un amplio inventario por tipos de producto, tamao y forma
de presentacin. Algunas empresas trabajan bajo contrato y entregan
toda su produccin, mientras otras deben inclusive mantener
su
propio almacn de ventas.
En el caso de los productos terminados es posible que tambin se
presenten necesidades de capital de trabajo variable (azcar,
por
ejemplo) y cuando esto sucede se deben tener las disponibilidades
apropiadas.
Materiales, Suministros y Repuestos
En la mayor parte de los casos es necesario mantener inventarios de
materiales de limpieza, combustible, lubricantes y repuestos de uso ms
comn, por tanto, las empresas tienen como inventario en materiales,
suministros y repuestos un valor que permita a la firma operar sin
problemas en este rubro.
En el captulo 10 se ver un estudio ms detallado de los inventarios
desde el punto de vista de su optimizacin para efectos de control de
costos.
2.3.1.1.5.- GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO. ANTICIPOS
Este rubro comprende, en algunos casos, anticipos que hay que realizar a
los proveedores para asegurar el abastecimiento de materias primas y que
por lo mismo se incluyen en el capital de trabajo. Puede ser necesario
incluir aqu ciertos gastos, como seguros, arriendos y otros servicios
contratados que tambin se pagan por adelantado.

14

Situacin de la empresa

2.3.1.2.- ACTIVOS FIJOS


Los Activos Fijos de la empresa se pueden definir como las pertenencias
que se adquieren con la intencin de explotarlas, y no para revenderlas,
en el curso de sus operaciones normales.
Estas inversiones fijas se
realizan durante la etapa de instalacin del negocio y se utilizan a travs
de su vida til.
Comprenden bienes tangibles que estn sujetos a
depreciacin, tales como edificios, construcciones e instalaciones en
proceso, maquinaria y equipos, vehculos y muebles entre otros; as
como tambin construcciones e instalaciones en proceso y bienes, como
terrenos, generalmente no sujetos a depreciacin. Por depreciacin se
entiende la prdida de valor, ya sea por el uso o por obsolescencia, que
sufre un activo fijo durante su vida til, concepto que veremos como
parte del costo en el captulo 4.
Como activo fijo se incluyen tambin las revalorizaciones, debidamente
autorizadas, que puede tener el activo, las cuales tambin estn sujetas a
depreciacin.
Terrenos y Recursos Naturales
Comprende el costo de adquisicin de los terrenos donde funciona el
negocio y de las tierras que contienen minerales o plantaciones en el caso
de explotaciones mineras o agrcolas.
El costo del terreno incluye todos los valores pagados por gastos de
escrituras, impuestos, tasas, registros y otros gastos originados en la
compra. Deben tomarse en cuenta, tambin, los gastos de "mejora" del
terreno o sea limpieza, relleno y nivelacin, conexiones de agua, luz y
otros servicios y, en general, todos los gastos adicionales que
representan un cambio de valor del terreno y por lo mismo una "mejora"
permanente.
En el caso de actividades agrcolas o agro-industriales debe diferenciarse
entre las mejoras; que, como ya mencionamos, entraan un cambio
15

Administracin Financiera y Control de Costos

Ing. Gustavo Guerrero Macas

permanente en el valor de la tierra; y, la preparacin del terreno para un


cultivo, que es parte del costo de explotacin y no del Activo Fijo.
No deben incluirse en el rubro terreno de la empresa aquellos que no se
requieren para cubrir sus necesidades actuales y futuras, es decir aquellos
terrenos que han sido adquiridos como inversin con fines especulativos.
Estos valores deben ser clasificados como Otros Activos y no como
Activos Fijos.
Edificios y Construcciones
Este rubro comprende el costo del edificio de la planta industrial, oficinas
de administracin y ventas, y otras construcciones directamente
relacionadas con la empresa.
En algunos casos ser necesario
considerar salas de exposicin y ventas de los productos fabricados por la
firma, as como bodegas que estn fuera de la planta e inclusive fuera de
la ciudad en que est situada.
En el caso de edificios que no son utilizados en su totalidad para la
actividad de la empresa, se debe tomar en cuenta solamente la parte
necesaria, igual que en el caso de los terrenos.
Dentro de este rubro se incluyen tambin obras complementarias como
vas internas, parqueaderos y otras similares.
Maquinaria y Equipos
El valor de la inversin que debe utilizarse para maquinaria y equipo es
el valor instalado de la misma. En algunos casos, los Gastos de
Instalacin y Montaje se expresan por separado, especialmente cuando
son significativos.
En el caso de la maquinaria y equipo importados el valor final incluye
desde el valor FOB al que se aaden los fletes y seguros hasta obtener el
valor CIF y en base a ste, los impuestos, tasas, muellaje, despacho de
16

Situacin de la empresa

aduana y otros gastos adicionales hasta obtener el Valor Ex-Aduana; a


este ltimo se le aade los gastos de transporte interno hasta llegar al
Valor en planta. El Valor instalado se obtiene si se suman los gastos de
Instalacin y montaje al valor en planta obtenido. Al calcular los
impuestos a la importacin es necesario tomar en cuenta las liberaciones
o rebajas que se obtienen como beneficios de las leyes de proteccin
industrial en caso de haberlas.
En el caso de la maquinaria y equipo local habr que tomar en cuenta su
costo de adquisicin o construccin, ms los gastos de transporte y otros
gastos adicionales hasta ponerlos en la planta de la empresa listos para
operar.
Los Gastos de Instalacin y montaje deben incluir todo lo relacionado
con la colocacin de maquinaria y equipo en condiciones de trabajo, es
decir, las bases y estructuras de la maquinaria, las conexiones directas de
agua, electricidad y vapor, as como la mano de obra y otros gastos de
montaje.
Dentro del rubro "Maquinaria y Equipo" es importante incluir los
accesorios y equipos complementarios que por su naturaleza forman
parte integrante de los equipos principales y por lo mismo estn sujetos
a depreciacin. En cambio, los repuestos y accesorios de reposicin
muy frecuentemente no se incluyen en este rubro pues se los considera
parte del capital de trabajo.
Otros Equipos
Incluye los equipos no utilizados directamente en el proceso de
produccin, tales como equipos auxiliares de fuerza, bombas de agua,
transformadores, herramientas, laboratorios y otros similares.
Se
incluye generalmente el detalle completo con sus valores individuales y
el clculo del costo, en la misma forma que para la maquinaria y equipo.

17

Administracin Financiera y Control de Costos

Ing. Gustavo Guerrero Macas

Muebles y Equipos de Oficina


En la planta misma y en las oficinas de administracin y ventas se
requiere de muebles (escritorios, mesas, sillas, butacas, armarios,
archivadores, etc.) y mquinas de oficina (calculadoras, computadoras,
impresoras, copiadoras, telfonos, etc.). Su valor depende de la dotacin
de muebles y equipos de oficina, por persona.
Vehculos
Este rubro contempla el valor en planta tanto de los vehculos de
transporte interno de la fbrica como de los de transporte fuera de ella.
En el primer caso y de acuerdo a las necesidades se incluyen gras,
montacargas, remolques, vagones, etc. En el segundo caso, camiones,
camionetas, automviles y otros vehculos que se requieran para el
normal funcionamiento de la empresa.
Slo deben constar en esta cuenta vehculos de propiedad de la empresa,
ya que sta puede tambin disponer de vehculos de terceros arrendados a
firmas independientes especializadas en este campo.
Envases
Se deben incluir los envases dentro de las inversiones fijas cuando se
trata de pertenencias que se utilizan en la explotacin del negocio, sin
nimo de revenderlos. Adems, deben ser recuperables automticamente
e identificables por la marca (ej. botellas de bebidas gaseosas). Estos
envases por ser parte del Activo Fijo estn sujetos a depreciacin.
No se debe incluir dentro del Activo Fijo los envases no recuperables y
aquellos que se recuperan mediante concursos (ej. botellas de salsa de
tomate) pues la empresa al venderlos los da por perdidos incluyendo su
valor en el costo.

18

Situacin de la empresa

2.3.1.3.- ACTIVOS INTANGIBLES y CARGOS DIFERIDOS


Adems de los Activos Fijos, que son bienes tangibles, se encuentran
muchas veces en los balances de una empresa en operacin, ciertos
activos que aparecen clasificados fuera del activo fijo y del activo
circulante, tales como patentes, marcas registradas y otros, de naturaleza
intangible, pero que representan valor para la empresa. Estos activos se
registran como Intangibles por su naturaleza inmaterial.
Los egresos incurridos en la adquisicin de los Intangibles as como los
gastos de constitucin y organizacin de la empresa, estudios, puesta en
marcha y otros similares, deben ser amortizados durante un tiempo, que
depende de la naturaleza del activo. A estos rubros se los conoce como
gastos o cargos diferidos. La amortizacin es un concepto similar al de
depreciacin aplicable a este tipo de activos.
Los principales se mencionan a continuacin:
Estudios, Proyectos y Gastos de Organizacin
En este rubro se incluyen el costo de todos los gastos derivados de la
constitucin de la sociedad, de la obtencin de los beneficios de las
leyes de fomento industrial que puedan existir y de otros similares.
Tambin se incluye aqu el costo de estudios que la empresa haya
realizado o contratado para acometer algn proyecto y el de otros
estudios que hayan sido necesarios para su ejecucin. En el caso de
proyectos agrcolas se incluyen, tambin, las siembras experimentales
y en el caso de proyectos mineros, el anlisis de suelos.
Patentes
En algunos casos es necesaria la compra o el desarrollo de patentes para
un producto o proceso. Este gasto debe incluirse entre las inversiones
intangibles y est sujeto a amortizacin.
19

Administracin Financiera y Control de Costos

Ing. Gustavo Guerrero Macas

Entrenamiento de Personal
Para algunos proyectos es indispensable contratar personal y enviarlo a
prepararse en fbricas o instituciones especializadas del pas o del
exterior. Este gasto es, tambin, una inversin intangible, sujeta a
amortizacin.
Gastos de Construccin y Puesta en Marcha
Este rubro puede estar presente si la empresa ha ejecutado o est
ejecutando algn proyecto de inversin. En el proceso de
implementacin de proyectos existe un perodo (que va desde la
construccin de los edificios necesarios y compra de la maquinaria hasta
la produccin efectiva normal) en que la empresa incurre en gastos
adicionales pues es necesario realizar instalaciones, pruebas y ajustes en
la produccin, la cual es mientras tanto, irregular o defectuosa. Estos
egresos no se los llevan directamente a costos sino que se los difiere y
amortiza en un perodo razonable, generalmente cinco aos.
Intereses durante la Construccin
Muchas veces ocurre que la empresa tiene que pagar intereses por
crditos recibidos cuando todava el proyecto para el que se contrat el
crdito est en la fase de construccin o instalacin. En esos casos los
gastos por concepto de intereses se consideran como un Cargo Diferido,
es decir, un gasto que no se lo carga sino desde el momento en que la
empresa entre en operacin normal, momento en que pasan a constituir
gastos financieros, que afectan al estado de resultados.
Algunos incluyen en este rubro no slo los intereses de los prstamos
sino, tambin, el posible rendimiento del capital propio pues argumentan
que durante este tiempo el inversionista no puede dejar de percibir un
rendimiento; sin embargo, esto no se acepta para efectos fiscales.

20

Situacin de la empresa

2.3.1.4.- OTROS ACTIVOS


Se incluyen en este rubro aquellos tems que, siendo parte del activo, no
se utilizan en la operacin normal del negocio. Estos bienes no encajan
como activos fijos ni como activos diferidos ni tampoco corresponden al
capital de operacin, clasificndoselos en la contabilidad como Otros
Activos. Ejemplo de esto son, terrenos que no se requieren para cubrir
sus necesidades actuales y futuras, o equipos que no son ms de
produccin sino para otra actividad fuera de la lnea de negocio de la
empresa, inversiones permanentes en valores, efectivo que se utilizar en
otras actividades ajenas al negocio, cuentas por cobrar despus de un ao
de la fecha del balance, entre otros.
2.3.2.- PASIVO
Los pasivos constituyen las fuentes de financiamiento de los activos de la
empresa, que fueron adquiridos con prstamos de terceros y con fondos
propios de los accionistas de la firma. Los prstamos de terceros pueden
a su vez ser de corto plazo y/o de mediano o largo plazo. Los fondos
propios de los accionistas, conformados por el capital social ms los
beneficios no distribuidos que arroja la operacin del negocio,
constituyen el patrimonio de la firma.
2.3.2.1.- PASIVOS CORRIENTES
Por otro lado, la empresa puede recibir crdito de sus proveedores o
adquirir otro tipo de obligaciones corrientes con las que financia
parcialmente su CT. El pasivo corriente comprende las deudas vencidas y
por vencer de la empresa dentro del siguiente perodo normal de
operacin del negocio, que se cancelarn con el efectivo proveniente de
la realizacin del activo corriente y/o los ingresos ordinarios de la
empresa.
Entre los pasivos corrientes, adems de los anteriores, pueden tambin
21

Administracin Financiera y Control de Costos

Ing. Gustavo Guerrero Macas

darse, dividendos declarados por pagar, gastos acumulados por pagar


(sueldos, intereses por pagar), prstamos de bancos de corto plazo,
vencimientos corrientes de prstamos de largo plazo y otros (impuestos,
servicios, etc. por pagar).
2.3.2.2.- PASIVOS DE MEDIANO Y LARGO PLAZO
Se refieren a obligaciones con vencimientos a partir de un ao de la fecha
del balance general, como pueden ser prstamos de bancos de mediano o
de largo plazo, reservas para indemnizaciones, jubilaciones, etc. Si el
vencimiento es hasta 4 aos, el pasivo es de mediano plazo. Si es de ms
de 4 aos, se considera un pasivo de largo plazo.
2.3.2.3.- OTROS PASIVOS
Se consideran aqu todas aquellas cuentas no incluidas en los dos
numerales anteriores. Ejemplo, adelantos recibidos por productos a
entregar.
2.3.3.- PATRIMONIO
Corresponde a la porcin del activo financiada por los accionistas
(dueos) de la empresa. Comprende las cuentas del capital social,
reservas, aportes para futuras capitalizaciones, utilidades o prdidas
acumuladas de ejercicios anteriores, as como los resultados del ejercicio
corriente hasta la fecha de corte del balance. Todos los valores
registrados en el patrimonio pertenecen a los accionistas.

2.4.- VALUACIN DE PARTIDAS DEL BALANCE GENERAL


Es necesario indicar que las cifras que se muestran en el balance
presentan en cada caso el valor del rubro correspondiente a la fecha de
22

Situacin de la empresa

cierre del dicho estado.


La cuenta Efectivo en Caja y Bancos, por ejemplo, mostrar los saldos
respectivos luego de los arqueos de caja correspondientes y de las
conciliaciones bancarias hechas para cada institucin a esa fecha.
La cuenta de Inversiones debe mostrar su valor al costo o al precio de
mercado, el que sea ms bajo, siguiendo el principio de conservacin.
Igual criterio se tendr al valorar los Inventarios.
Las cuentas y documentos por cobrar deben considerar en su valor
final aquella porcin que se considera incobrable. Si la empresa ha
realizado ventas a crdito de las cuales un 2 % considera de muy difcil
recuperacin, el valor neto que aparecer por cobrar en el balance ser
del 98% de dichas ventas.
Los gastos pagados por adelantado mostrarn el valor del servicio
pendiente por recibir. As por ejemplo, si la empresa tiene un seguro por
tres aos del cual ya transcurri uno a la fecha de corte, el balance deber
mostrar el valor del seguro por los dos aos restantes.
Igual criterio conservador se sigue en el caso de los activos fijos. Para el
caso de terrenos se considera el costo de adquisicin ms las posibles
mejoras. Para los edificios, maquinaria y otros activos tangibles, se
considera el costo de adquisicin o de construccin, al cual deben
igualmente aadirse las mejoras realizadas al activo y del cual debe
restarse la depreciacin acumulada respectiva por el uso u obsolescencia.
As por ejemplo, un equipo cuyo valor instalado hace tres aos era de
$100,000 y cuya vida til estimada es de unos diez aos reflejar un
valor en el balance de $70,000 a la fecha de cierre. Se considera aqu que
la depreciacin del equipo es lineal. La depreciacin no se aplica
usualmente a los terrenos.
Un criterio similar se sigue para valorar los activos intangibles. El valor
a utilizarse corresponde al costo del activo menos la amortizacin
acumulada que se refiere a la prdida de valor del mismo con el tiempo.
23

Administracin Financiera y Control de Costos

Ing. Gustavo Guerrero Macas

Se aplicar el saldo pendiente de amortizacin.


Para una mayor explicacin sobre depreciaciones y amortizaciones, se
recomienda revisar el captulo 4.
Las convenciones utilizadas al determinar los diferentes valores en el
balance general se expresan usualmente por medio de notas explicativas
que se anexan a los estados financieros y que sirven para aclarar los
valores mostrados en los mismos.
2.5.- EJERCICIOS
2.5.1.- Al terminar Carlos Medina sus estudios en la ESPOL
decidi iniciar un negocio de ensamblaje, venta y mantenimiento de
computadoras, para lo cual realiz las siguientes actividades:
1.- El 2 de noviembre de 20X9, deposit $50,000 en una cuenta para
su nuevo negocio Tecnospol e inicia su actividad en el mismo.
2.- El 5 de noviembre, compr un conjunto de equipos de oficina en
$15,000, pagando en efectivo.
3.- El 8 de noviembre, compr un local para su oficina por $20,000,
pagando el 30% en efectivo y por saldo firm documentos como
compromiso de pago.
4.- El 15 de noviembre realiz un prstamo al Banco de Guayaquil por
$65,000, firmando algunos pagars.
5.- El 22 de noviembre, compr mobiliario de oficina por $25,000,
pagando el 70% en efectivo y el saldo a cuenta.
6.- El 25 de noviembre, devuelve unos muebles por estar defectuosos
y pide que se disminuya de la cuenta pendiente, el costo de la misma
$4,500.
7.- El 30 de noviembre, vende parte de su equipo de oficina a su costo
de $5,000, a crdito.
Elabore el registro de las transacciones.
Prepare el Balance General.
24

Situacin de la empresa

2.5.2.- Se pide reclasificar las cuentas del balance de la compaa


ACME S.A. a continuacin que muestra fallas en su presentacin. Las
notas explicativas se detallan como sigue:
(1) Efectivo en Banco de Guayaquil.- Cuenta corriente utilizada en
las operaciones ordinarias del negocio.
(2) Efectivo en Banco Pichincha.- Fondo en efectivo destinado a la
adquisicin futura de una planta elctrica auxiliar para la fbrica.
(3) Cuentas por cobrar a clientes.- Se espera cobrar todas estas
cuentas durante los tres meses siguientes a la fecha del balance
general.
(4) Efectos por cobrar a funcionarios.- Prstamo al Vicepresidente de
la compaa que deber ser liquidado por l en tres pagos, como sigue:
uno de US$40,000 el 25 de mayo de 20X9 y dos de $30,000 cada uno
con vencimientos al 30 de Junio y 31 de Julio respectivamente.
(5) Inventarios.- Existencias de Productos terminados, materias
primas y materiales y suministros para tres meses de operacin
aproximadamente.
(6) Aportes para futura capitalizacin.- Valores que los accionistas de
la compaa han entregado para un futuro aumento de capital.
(7) Inversiones en Bonos.- Valor de mercado, en la fecha del balance
general, de bonos adquiridos con carcter temporal para ganar algn
inters a un sobrante de efectivo que se experimentar durante dos
meses. Los bonos se vendern a finales del mes de febrero de 20X8.
(8) Seguros pagados por adelantado.- Prima del seguro de incendio
pagada por adelantado hasta junio 30/20X8
(9) Cuentas por pagar a proveedores y Gastos acumulados por pagar.A liquidar durante los dos meses siguientes a la fecha del balance
general.
(10) Gastos de puesta en marcha.- Gastos incurridos en la instalacin
y puesta a punto de la maquinaria adquirida al inicio del negocio.
(11) Prstamo al Banco de Fomento.- A pagarse en 119 cuotas
iguales, mensuales y consecutivas de $3333 cada una , ms una cuota
final de $3373 la primera de las cuales vence en enero 31 de 20X8.
(12) Acciones emitidas y en circulacin.- Valor pagado por los
25

Administracin Financiera y Control de Costos

Ing. Gustavo Guerrero Macas

accionistas, equivalente al valor nominal de las acciones emitidas y en


circulacin al cierre del balance general.
(13) Supervit libre.- Utilidades netas pendientes de distribucin,
entre los accionistas sobre las que no se ha declarado an dividendo
alguno.
ACME S.A.
BALANCE GENERAL
Diciembre 31 de 20X7

ACTIVO
Activo corriente
Efectivo en Banco de Guayaquil
Efectivo en Banco Pichincha
Cuentas por cobrar a clientes
Efectos por cobrar a funcionarios
Inventarios
Aportes para futura capitalizacin
Inversiones en Bonos
Seguros pagados por adelantado
Activo Fijo
Terrenos
Edificios
Maquinaria y Equipo

US$
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)

525,000
700,000
300,000
100,000
250,000
155,000
2,030,000
100,000
20,000

(7)
(8)
500,000
400,000
700,000
1,100,00
0
-180,000

(-)Depreciacin Acumulada

920,000

1,420,000
3,570,000

PASIVO Y CAPITAL
Pasivo Corriente
Cuentas por pagar a proveedores
Gastos Acumulados por pagar
Gastos de puesta en marcha

(9)
(9)
(10)

250,000
50,000
100,000
400,000

Pasivo a largo plazo


Prstamo al Banco de Fomento

(11)

400,000

Patrimonio
Acciones emitidas y en circulacin (12)

26

2,000,000

Situacin de la empresa
Superavit libre

(13)

770,000

2,770,000
3,570,000

2.5.3.- Se pide reclasificar y valorar correctamente las cuentas del


balance de la empresa OMEGA S.A. mostrado, en atencin a las notas
adjuntas. Preparar balance corregido. Mostrar valores grupales. Mostrar
resultado real del ejercicio.
(1) Corresponde a valores utilizados en el giro ordinario del negocio,
excepto por $12,000 que se tienen separados en una cuenta de
Produbanco para la adquisicin de un terreno.
(2) A la fecha de cierre la cotizacin de los bonos en poder de la
empresa representaba el 90% del valor par de $ 1'000 a que dichos
valores fueron adquiridos.
(3) Se refiere a valores invertidos en acciones de la compaa filial
Alfa C.A.
(4) El inventario de productos terminados inclua un lote de
productos registrados en libros a su costo de produccin de $ 500 cuyo
valor contabilizable de mercado al cierre era de $ 450.
(5) Arriendos pagados hasta Junio 30 de 20X2.
(6) Un tercio de las cuentas por cobrar vence luego de 18 meses. El
resto vence antes del ao. Se supone que el 2 % de las cuentas por
cobrar a clientes a la fecha de cierre corresponde a saldos
completamente incobrables.
(7) La empresa nunca ha cargado en libros la depreciacin de activos
fijos, aunque la administracin dispuso utilizar para ello el mtodo de
lnea recta. Los activos fijos fueron adquiridos hace cuatro aos,
estimndoseles una vida til de 20 aos a los edificios y de 10 aos a
la maquinaria con un 10% de valor residual.
(8) Nunca se ha contabilizado amortizacin sobre los gastos de
organizacin, incurridos hace cuatro aos en la fecha de constitucin
de la compaa. Se considera que dicha amortizacin debe ser
27

Administracin Financiera y Control de Costos

Ing. Gustavo Guerrero Macas

efectuada durante un perodo de 10 aos a partir de la mencionada


fecha de constitucin.
(9) Crdito a cinco aos con dividendos semestrales iguales de capital
cuyo primer vencimiento ser en Junio 30 de 20X2.
(10) Valor de mercado de Marca Registrada propiedad de la compaa.
(11) Prstamo pagadero a 90 das.

OMEGA S.A.
BALANCE GENERAL
Diciembre 31 de 20X1
ACTIVO
Activo Corriente
Efectivo en Caja y Bancos
Inversiones temporales
Otras cuentas por cobrar
Inventarios:
Productos terminados
Materias primas
Materiales y Suministros
Gastos pagados por adelantado
Cuentas por Pagar a proveedores
Cuentas por cobrar a clientes
Activo Fijo
Terrenos
Edificios
Maquinaria y Equipo

US$
(1)
(2)
(3)
(4)

18,000.0
1,000.0
10,000.0
2,500.0
2,000.0
1,750.0

(5)

6,250.0
280.0
35,530.0
15,000.0
27,600.0

(6)
(7)
10,000.0
60,000.0
20,000.0

90,000.0
168,130.0

PASIVO Y PATRIMONIO
Pasivo Corriente
Anticipos a empleados

Pasivo de Largo Plazo

(9)

1,200.0
10,000.0
499.3
11,699.3
50,000.0

Otros Pasivos
Patrimonio
Capital social pagado

(10)

16,000.0

Gastos de Constitucin y Puesta en marcha

(8)

Gastos Acumulados por pagar

28

72,000.0

Situacin de la empresa
Supervit libre
Prstamo Banco Pichincha

(11)

16,930.0
1,500.7

90,430.7
168,130.0

-o-

29