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EL DOCUMENTO Y SU IMPORTANCIA

AUTOR: ADIELA ALVAREZ RAMIREZ

PRESENTADO A: SANDRA ARANZAZU MUOZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)


TECNOLOGA EN GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN DOCUMENTAL
LA CEJA (ANT)
2015

Cuerpo del trabajo

Qu importancia tienen los documentos

Un documento recoge un acto o hecho realizado por una institucin o por una persona.
El valor que se encuentra en el documento est en que no solo se recoge un acto y una
vez realizado y archivado, con el paso del tiempo se convierte en una parte de la historia,
que puede ser grande o pequea.
Adems es un recurso bsico para la informacin y la consulta de los ciudadanos y
garanta de transparencia administrativa

Cules son las tres fases o edades por la que atraviesan los documentos

Edad administrativa (primera edad, documentos corrientes): En esta primera edad los
documentos se encuentran en fase de circulacin y tramitacin de los asuntos iniciados.
Aqu la documentacin forma parte de los archivos de gestin, es de uso frecuente y se
encuentra bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas.

Edad intermedia: Los documentos ya han perdido prcticamente la utilidad por la que
fueron creados. El documento o el expediente referente a un asunto debe conservarse,
siendo objeto de consulta o de uso como antecedente, de manera poco frecuente. Es la
fase de archivo intermedio, en el que el valor primario decrece en la misma proporcin en
que aumenta el valor secundario.

Edad histrica: El documento adquiere valor permanente, de manera que su uso ser

nicamente por su valor cultural o de investigacin. Su conservacin ser definitiva, en


condiciones que garanticen su integridad y transmisin a generaciones futuras.

Cules son los valores primarios y secundarios de los documentos

Los valores primarios se dan en la primera y segunda etapa del ciclo vital (archivo
central y archivo de gestin), y los valores secundarios pertenecen a la tercera etapa del
ciclo vital (archivos histricos).

Valores primarios
Valor Administrativo: el que contiene un documento o una serie de documentos, para la
entidad productora, relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin. Este
valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier
institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su
trmite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la
planeacin.

Valor Jurdico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el
derecho comn.

Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para Hacienda Pblica.

Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de

cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una


entidad pblica.

Valores Secundarios

Son aquellos que sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de


cualquier actividad de la administracin; como fuente primaria para la historia y como
testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que
los cre y los utiliza. Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las
razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado del proceso de
valoracin.

Segn el soporte los documentos, se clasifican en:

Documentos textuales: Son todos los manuscritos, impresos, escritos, contraseas,


etiquetas. Predominan en las actividades empresariales.

Documentos grficos.: Se presenta la informacin en formas y colores tales como


mapas, planos y dibujos.

Documentos en imgenes: Se presenta en fotografas, cuadros, pinturas, radiografas y


diapositivas.

Cinta: Son los audio vuales tales como videos, pelculas, cintas magnticas, microfilm y

microfichas.

Segn la tradicin documental los documentos, se clasifican en:

Original, copia y borrador o minuta

Original es el ejemplar de un documento autntico, cuyo texto presenta


todos los requisitos que lo habilitan para cumplir el objetivo al que
est destinado.

Copia es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original pero que
no ha sido producido para cumplir el objetivo, por el cual se cre el documento y
por lo tanto, omite requisitos del original o lleva la advertencia es copia.
Las copias se clasifican en: facsimilares o reproducciones y Copias simples u
oculares

Borrador: es un documento provisional, preparatorio, previo al ejemplar


original.
El borrador se encuentra en situacin marginal con respecto a la archivala. No
suele ser considerado parte de ella. Slo en caso de reclamacin o juicio ser
integrado a ella, si es que se haba conservado.

Minuta Es un boceto, esquema o enumeracin de asuntos que habrn de volcarse

al documento original. Hay dos tipos principales de minutas: las notas que se
toman de lo dicho en una reunin, para posteriormente el acta y el boceto o
esquema que la Directora entrega al secretario para que ste redacte la carta.

Segn la relacin temporal entre el hecho y los documentos, se clasifican en:

Documentos anteriores al hecho: Son los documentos dispositivos, porque tienden a


causar los hechos. Estos pueden no concretarse luego, como sucede cuando la ley no se
cumple.

La veracidad de la informacin de estos documentos ha de confirmarse. La existencia de


una ley no significa que haya sido aplicada.

Documentos simultneos al hecho: Son gran parte de los documentos


testimoniales. Dan validez a hechos concomitantes. Tal es la vinculacin entre hecho y
documento que el hecho no existe a nivel jurdico- si carece de papel.

Documentos posteriores al hecho: Son muchos de los


documentos informativos; informes, memorandos y memorias. Tambin
algunos testimoniales que tal autoridad acepta, a pesar de haber sido escritos con
posterioridad al hecho. Tal es el caso de las declaraciones juradas.

Que ley reglamenta el uso de los soportes electrnicos y medios de


almacenamiento de informacin magnticos en los documentos.

La legislacin para nuestro pas, Colombia, se ha reglamentado por la Ley 527 de


1999.Ley, que permite la seguridad electrnica de los usuarios, por medio del reglamento
para el acceso y uso del servicio, el comercio electrnico, y de las firmas digitales,
estableciendo las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones

Cul es el Decreto expedido en el 2015 que sustenta la prestacin de servicios


por parte de terceros para la organizacin de documentos, y cules son las
principales ideas.

Decreto 029 del 14 de enero de 2015 Artculo 33: Contratacin de terceros

Las entidades de servicios archivsticos, podrn prestar sus funciones de


organizacin, administracin y custodia con personas naturales, jurdicas de
derecho pblico y/o privado.

La contratacin se podr hacer a terceros si el responsable del proceso de


liquidacin de entidades pblicas que se supriman, fusionen o privaticen.

Los servicios archivsticos sern realizados por profesionales con formacin


acadmica que acredite su experiencia de acuerdo a lo preceptuado en la Ley
1409 de 2010.

Qu son? Y quien debe implementar las Tablas de Retencin Documental

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cules son
los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en trminos de tiempo de
conservacin y preservacin y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o
utilidad

Las entidades del estado del orden nacional, departamental, distrital, y municipal, y las
entidades privadas que cumplen funciones publicas, debern elaborar, evaluar, aprobar,
implementar y actualizar sus TRD de conformidad con lo establecido en el presente
Acuerdo y dems normas que expida el AGN

Que sanciones tienen las empresas que no implementen las TRD:

Multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o


municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales,
impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento.

Introduccin

La razn por la cual se llevo a cabo el siguiente trabajo es para tener mas conocimiento
del tema; partimos de esto para que los lectores se familiaricen con el, y as tener mas
conocimiento de ello.

Hablaremos sobre el documento y su importancia, teniendo en cuenta que estos son


vitales para recoger hechos o actos realizados por una persona u organizacin, que tienen
valores tanto primarios como secundarios para las organizaciones y todas las personas, y
que adems tienen una clasificacin especifica perteneciendo as a un grupo determinado.

La caracterstica principal del trabajo es conocer bien los documentos, y saber como
usarlos, teniendo en cuenta sus reglamentos y leyes, y saber que un documento es un
registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn
de sus actividades o funciones.

Conclusiones

Como resultado de la investigacin realizada en el anterior trabajo se puede deducir que


los documentos son muy importantes, y que todas las organizaciones sean grandes o
pequeas los tienen.

Fue muy interesante hacer este trabajo, aprend ms acerca de los documentos y lo
importantes que son para las personas y empresas.

No tenamos el suficiente conocimiento a cerca del tema, gracias a este trabajo se


pudieron comprender mas cosas.

Cibergrafa

http://www.importancia.org/documento.php

http://www.congresosweb.info/index.php?
option=com_mtree&task=att_download&link_id=70&cf_id=24

http://es.slideshare.net/27novie/archivo-2324302

http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/concepto-de-documentos.html

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO
_04%20DE%202013.pdf

http://cdim.esap.edu.co/BancoMedios/Documentos

%20PDF/decreto029del14deenerode2015.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_D
E_2000.pdf

http://www.bibliopos.es/?p=13712