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Seguridad

Sesin 3

Seguridad
Objetivo
Aprender a asignar contrasea al documento.
Tener conocimiento de las diferentes formas de seguridad en
Word.

Contenido
Introduccin
Aadir contrasea al documento
Restricciones de formato y edicin
La firma digital
Otras opciones de seguridad
Gestin de derechos de informacin (IRM)

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Microsoft Word 2010

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1. Introduccin
En Word existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros
documentos. En esta unidad veremos la importancia de aplicar sistemas
de seguridad sobre nuestros documentos.
Podemos definir los siguientes niveles de seguridad:
. Aadir contrasea a un documento.
. Controlar quin puede abrir, modificar o imprimir un documento.
. Identificar al autor del documento por medio de la firma electrnica.
. Proteger el documento contra virus de macros.
. Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.
Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero no es perfecto,
por lo que conviene completar con otras medidas de seguridad los docuentos muy importantes.

2. Aadir contrasea al documento


Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es asignndole una contrasea para que nicamente la
persona que conozca esa contrasea pueda abrir y modificar el documento.
Una contrasea (o password) es una combinacin de caracteres que
pueden contener tanto letras como nmeros y que utilizan un sistema de
cifrado para convertir el texto introducido en una cadena de caracteres
indescifrables.

Pasos:
1. Ir a la opcin Archivo,
Accediendo por la pestaa Archivo > Informacin pulsaremos el botn
Proteger documento y elegimos la opcin Cifrar con contrasea.

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Se abrir el siguiente cuadro de dilogo desde el que introduciremos la


contrasea.

Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de dilogo para que
volvamos a repetir la4 contrasea. As el sistema se asegura de que se
ha introducido correctamente y sin errores tipogrficos.

3. Restricciones de formato y edicin


Restricciones de formato.
Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que
puedan modificar el formato de nuestro documento.

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Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del


documento, pero no pueden realizar ningn cambio de formato.
Para habilitar esta caracterstica debemos acceder a la pestaa Revisar
y seleccionar Restringir edicin.

Se abrir el panel de la imagen.

La primera opcin es la que nos permite aplicar Restricciones de formato


en el documento.
Pulsando sobre el enlace Configuracin... accedemos a un cuadro de dilogo donde podemos seleccionar qu tipo de formatos restringimos.

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Los estilos que vemos marcados son los que estn permitidos. Desmarcar una casilla implicara dejar de permitir la modificacin del estilo en
s, es decir, bloquearlo.
Disponemos de tres botones.
Todo. Marca todos los estilos.
Mnimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos segn el criterio de Word.
Ninguno. No deja marcado ningn estilo.
Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar.
En el panel Restringir formato y edicin el tercer paso es Comenzar a
aplicar. Se activa el botn Si, aplicar la proteccin. Al pulsar sobre este
botn nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contrasea,
para que posteriormente podamos desactivar esta restriccin.
Para desactivar esta restriccin en este mismo panel debemos pulsar
sobre el botn Suspender la proteccin que aparecer. Nos aparece un
dilogo donde debemos introducir la contrasea y pulsar Aceptar.

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Restricciones de edicin.
Con esta restriccin podemos determinar que tipo de edicin permitimos
sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edicin que vamos a ver a continuacin.

Al activar la casilla Permitir slo este tipo de edicin en el documento se


despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edicin.
Podemos seleccionar qu tipo de ediciones queremos habilitar sobre el
documento, de entre la lista de opciones que vemos en la imagen. Y en
ocasiones podremos seleccionar qu usuarios pueden realizar las modificaciones.
Cambios realizados. Esta opcin permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados sern resaltados.
Comentarios. Con esta opcin los usuarios nicamente pueden introducir comentarios sobre el documento.

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Rellenando formularios. Con esta opcin los usuarios solo podrn escribir en las reas de los formularios.
Sin cambios. Esta opcin es la ms restrictiva, no permite realizar ningn cambio, equivale a slo lectura.

4. La firma digital
En la pestaa Archivo > Informacin > Proteger documento encontramos la opcin Agregar una firma digital.

Al hacer clic en ella un cuadro de dilogo nos explica en qu consiste


firmar documentos y nos permite abrir el catlogo de servicios de firmas
recomendados por Word, siempre y cuando dispongamos de internet
para conectar con la pgina web correspondiente.

Para tener una firma digital, debemos solicitarla con anterioridad a una
autoridad certificadora como la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre.
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Esta y alguna otra compaa ofrecen certificados de firmas digitales,


para ms informacin visita su web e infrmate de cmo solicitar una
firma digital.
Una firma digital sirve para asegurar la autora de un documento. Permite certificar que el documento que ha sido realizado (o cuanto menos
que ha sido firmado) por el firmante.
En una firma digital existen 2 tipos de clave para un mismo usuario, la
clave pblica que todo el mundo conoce y sirve para cotejar que un documento es de quien dice ser, y una clave privada que es la que utiliza el
usuario que firma el documento y que nicamente debe conocer l.
Word te da la posibilidad de crear tu propia certificacin, que nicamente
ser valida para identificarte para trabajar con Office. Si ese va a ser el
nico uso que le vas a dar a tu firma digital puedes utilizar esta alternativa.
Una vez creada la firma vers la ventana de la imagen.

Si queremos cambiar la firma digital haremos clic en Cambiar y seleccionaremos otra que se encuentre en el equipo. En caso contrario, hacer
clic en Firmar.
A partir del momento en que se firme un documento, este no podr ser
modificado. En caso de que sufriese algn tipo de edicin la firma se
rompera, pues no sera posible afirmar que el sujeto que ha realizado
los cambios es el mismo que firm el documento.

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Puedes firmar y romper la firma tantas veces como quieras. Lo importante es que cuando el documento este finalizado, al aadirle la firma,
cada persona que lo abra ver que lo hiciste t y no podr modificarlo
sin romper la firma digital.

5. Otras opciones de seguridad


En la pestaa Archivo, Opciones podemos escoger la categora Centro de confianza. All encontraremos varios enlaces de informacin y un
botn que nos llevar a su configuracin: Configuracin del centro de
confianza, en el que podemos especificar el nivel de seguridad sobre los
documentos.

Existen formas de programar acciones en documentos de Word, mediante las macros. En ocasiones, una macro puede haber sido programada
de forma maliciosa, comprometiendo la seguridad de Word y del sistema
al ser ejecutada. De modo que puede ser, y de hecho es, un agujero de
seguridad que en cierto modo podemos controlar dependiendo del nivel
de seguridad que apliquemos.
Deshabilitar todas las macros sin notificacin. Es el ms restrictivo
puesto que no permite la ejecucin de macros en tu equipo.
Deshabilitar todas las macros con notificacin. Permite la ejecucin
de macros a peticin del usuario. cuando abras el archivo saltar un aviso que debers aceptar si quieres que las macros se ejecuten.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente.
Permite la ejecucin de las macros con firma digital.

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Habilitar todas las macros. Es el nivel ms bajo de seguridad y por


tanto el ms peligroso puesto que no ofrece proteccin alguna sobre las
macros.
En la categora Editores de confianza podemos seleccionar aquellas
firmas digitales de usuarios o compaas de las cuales permitimos ejecutar las macros adjuntas en sus documentos.
En la categora Opciones de privacidad disponemos de una serie de opciones de confidencialidad, como vemos en esta imagen:

Podemos seleccionar:
Quitar informacin personal... Si seleccionamos esta opcin al guardar el documento en Word, eliminar la informacin relativa a la autora
del documento, es decir los campos relativos al autor del documento
como nuestro nombre y dems se dejarn en blanco.
Avisar antes de imprimir... Esta opcin permite que seamos avisados
antes de imprimir, guardar o enviar un archivo con modificaciones.
Almacenar nmeros aleatorios... Word al guardar un documento le
asigna un nmero para posteriormente identificarlo, esta opcin genera
un nmero aleatorio para el identificador del documento.
Hacer visible el marcado oculto... Esta opcin muestra las marcas

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ocultas al abrir o guardar un documento.

6. Gestin de derechos de informacin (IRM)


El IRM (Information Rights Management) permite gestionar los permisos
de acceso, impresin, copia y reenvo de los documentos Microsoft Office
de una forma bastante completa. Con l conseguimos un mayor control
sobre la seguridad de nuestro documento restringiendo el acceso y modificacin completa o parcial del documento a los usuarios que nosotros
especifiquemos.
Es una herramienta independiente que viene, en el caso de Windows
Vista, con la instalacin del sistema operativo. En cambio en Windows
XP hay que instalarla de forma expresa.
La principal ventaja es que aplica la seguridad al propio documento, de
forma que aunque el archivo cambie de manos, sea enviado o se abra
desde otro ordenador la seguridad seguir vigente. Pero ojo, tampoco
es perfecto, nada impide que por ejemplo la persona que visualiza el
archivo haga una captura o una fotografa de su contenido, o bien copie
a mano el texto.

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Resumen
Contrasea al documento
Podemos colocar contrasea al documento pulsando en la ficha Archivo, informacin, pulsaremos el botn Proteger documento y elegimos la opcin Cifrar
con contrasea.

Restricciones de formato
Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedan modificar el formato de nuestro documento.
Para habilitar esta caracterstica debemos acceder a la pestaa Revisar y seleccionar Restringir edicin.

La firma digital
Una firma digital sirve para asegurar la autora de un documento. Permite certificar que el documento que ha sido realizado (o cuanto menos que ha sido
firmado) por el firmante. La opcin de firma digital se encuentra en la pestaa
Archivo, Informacin, Proteger documento.
Gestin de derechos de informacin (IRM)
El IRM (Information Rights Management) permite gestionar los permisos de
acceso, impresin, copia y reenvo de los documentos Microsoft Office de una
forma bastante completa. La principal ventaja es que aplica la seguridad al
propio documento, de forma que aunque el archivo cambie de manos, sea enviado o se abra desde otro ordenador la seguridad seguir vigente.

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