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Documentos maestros

Sesin 2

Documentos Maestros
Objetivo
Administrar documentos maestros.

Contenido
Introduccin
Botones del documento maestro
Crear un documento maestro
Manipulando documentos maestros

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Documentos maestros

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1. Introduccin
Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un
documento normal (grficos, tablas, formato de texto, etc) y adems
contiene enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos)
que pueden tratarse independientemente como documentos normales.
Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se vern reflejadas automticament23330l. e en el documento maestro, puesto
que este lo que contiene son enlaces a estos subdocumentos.
Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento
que por sus caractersticas est previsto que sea muy extenso (un libro
compuesto de varios captulos). Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividindolos en subdocumentos ms pequeos y fciles de manejar.
En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una
red de trabajo para compartir un documento dividindolo en subdocumentos individuales por ejemplo para trabajar bajo un mismo proyecto, para la realizacin de un manual extenso, donde cada miembro del
grupo realiza diferentes captulos, siguiendo la misma estructura en los
subdocumentos se pueden fusionar en un documento maestro.
Sabiendo esto puedes pensar, muy bien pero y qu ocurre con los nmeros de pgina, los ndices y dems caractersticas de los subdocumentos? El documento final no estar organizado. En este sentido no
hay problema ya que el documento maestro se trata como un nico
documento, teniendo su propio ndice general, nmeros de pginas, encabezados, etc.
El mtodo de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores que no tienen gran potencia de clculo, pues para estos ordenadores trabajar con documentos muy extensos causa un rendimiento
muy inferior al normal, y con la ayuda de los documentos maestros trabajar con estos subdocumentos agiliza la tarea.

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2. Botones del documento maestro


Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema.
Para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaa
Vista - Esquema. O pulsando sobre el 4 icono de la lista de vistas que
est en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Debers hacer clic en el botn Mostrar documento de la pestaa Esquema:

Aparecern nuevas opciones destinadas a trabajar con documentos


maestros:

Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

Contraer subdocumentos Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro.


Crear Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a raz de un ttulo. Lo veremos con detalle ms adelante.

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Desvincular Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos como subdocumento lo que hacemos
es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir
como subdocumento.

Insertar. Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro.

Combinar Si tenemos varios subdocumentos, podemos


seleccionarlos y combinarlos en uno solo.

Dividir Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en varios subdocumentos.

Bloquear documento. Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.

3. Crear un documento maestro


Para crear un documento maestro, comience con un esquema y despus
cree subdocumentos nuevos o agregue documentos existentes.
Determinar la ubicacin de los documentos
1. En el Explorador de Microsoft Windows, designe una carpeta para almacenar el documento maestro y los subdocumentos.
2. Si desea utilizar documentos existentes de Microsoft Word como subdocumentos, muvalos hacia la carpeta.
Crear un nuevo documento maestro
1. Haga clic en Archivo, Nuevo, documento en blanco y hacemos clic en
Crear.
2. En la ficha Vista, haga clic en Esquema.
3. Escriba los ttulos del documento y de cada uno de los subdocumentos. Presione la tecla ENTRAR despus de escribir cada ttulo.
Word aplica a los ttulos el estilo de ttulo integrado Ttulo 1.

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4. Asigne un estilo de ttulo a cada ttulo (por ejemplo, utilice Ttulo 1


para el ttulo del documento maestro y Ttulo 2 para los subdocumentos).
Para ello, utilice los botones en la barra de herramientas Esquema:

5. Haga clic en Aumentar nivel imagen del botn para aumentar el nivel
de ttulo.
6. Haga clic en Disminuir nivel imagen del botn para disminuir el nivel
de ttulo.
Agregar subdocumentos al documento maestro
1. Abra el documento maestro y, a continuacin, haga clic en Esquema
del men Ver.
2. Si los subdocumentos estn contrados, haga clic en Expandir subdocumentos

en la barra de herramientas Esquema.

3. Haga clic en el lugar donde desee agregar el documento existente.


Compruebe que hace clic en una lnea en blanco entre los subdocumentos.

4. En la barra de herramientas Esquema, haga clic en Insertar subdocumento; si no se muestra el botn haga clic en Mostrar documento.

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5. En el cuadro Nombre de archivo escriba el nombre del documento que


desee agregar y haga clic en Abrir.

6. El documento quedara mas o menos como muestra la figura.

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Crear un subdocumento a partir de un ttulo del esquema
Para poder crear un subdocumento a partir de un ttulo de un esquema,
debe tener un esquema del documento maestro.
1. En el men Ver, haga clic en Esquema.
2. En el documento maestro, seleccione los ttulos y el texto que desee
separar en subdocumentos.

Asegrese de que el primer ttulo de la seleccin tenga el estilo de ttulo


o el nivel de esquema que desee utilizar para el principio de cada subdocumento. Por ejemplo, si la seleccin empieza con Ttulo 2, Word crear
un nuevo subdocumento cada vez que aparezca el estilo Ttulo 2 en el
texto seleccionado.
3. En la barra de herramientas Esquema, haga clic en Crear subdocumento Imagen del botn.

4. Manipulando documentos maestros


Contraer / expandir documentos.

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Con el botn Contraer subdocumentos


conseguimos
contraer o expandir los subdocumentos que tenemos en el documento
maestro. En la imagen podemos ver el efecto que provoca contraer el
documento maestro que estamos viendo de ejemplo. Podemos ver que
no muestra el contenido de los subdocumentos sino que muestra la ruta
de nuestro disco duro donde se encuentra ubicado dicho documento.

Quitar subdocumento.
Situndonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botn
Desvincular
para quitar el documento como subdocumento del documento maestro. En ese momento el subdocumento pasa
a ser parte del documento maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque el subdocumento no se borra fsicamente de nuestro
disco duro.

Combinar / dividir subdocumentos.


Combinar
Si llegamos a una situacin en la que tenemos muchos subdocumentos
pequeos en nuestro documento maestro puede ser conveniente ir combinando algunos subdocumentos de poca extensin para tener menos
subdocumentos, pero un poco ms extensos.
Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos que seleccionarlos presionando primero sobre el icono que aparece a la izquierda superior del primer subdocumento y manteniendo pulsada la tecla MAYS
(Shift) de nuestro teclado haremos clic sobre el siguiente subdocumento. Podemos combinar tantos subdocumentos como queramos.
Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono Combinar. Se fusionarn todos en el mismo subdocumento. Este botn slo
estar habilitado si tenemos varios subdocumentos seleccionados.
Dividir
El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y
queremos dividirlos en varios subdocumentos.
Para realizar la divisin debemos situarnos una lnea encima o al principio del ttulo del subdocumento a partir de donde vayamos a crear otro
subdocumento.

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Bloquear documentos.
Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que
contiene varios subdocumentos, los subdocumentos pueden ser bloqueados automticamente por Word cuando un usuario est utilizando
un subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo slo tendr
acceso en modo lectura.
Tambin podemos modificar la opcin de bloquear/desbloquear nosotros
mismos utilizando el icono que tenemos en la barra esquema Bloquear
documento

Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la izquierda del subdocumento aparece un dibujo en forma de candado
. A partir de este
momento no podremos modificar el subdocumento, slo tendremos acceso en modo lectura, nosotros y el resto de usuarios.
Una vez estemos ah situados pulsamos sobre el botn Dividir, este botn slo estar habilitado si estamos en la posicin correcta.

Abrir Subdocumentos
En el lado izquierdo de cada subdocumento tenemos un icono; el cual
nos servir para abrir y poder editar su contenido. Accedemos a el haciendo doble clic.

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Resumen
Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que
por sus caractersticas est previsto que sea muy extenso.
Botones del documento maestro
Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema.
Para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaa Vista,
Esquema; luego haremos clic en Mostrar documento para poder acceder a las
distintas opciones de edicin de un documento maestro.

Crear un documento maestro


Para crear un documento maestro, comience con un esquema y despus cree
subdocumentos nuevos o agregue documentos existentes.
Para insertar subdocumentos al documento maestro utilizamos la opcin Crear
.
Manipulando documentos maestros
Contraer subdocumentos

Con el botn Contraer subdocumentos


conseguimos contraer o expandir los subdocumentos que tenemos en el documento maestro.
Quitar subdocumento
Situndonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botn Desvincular
mento maestro.

para quitar el documento como subdocumento del docu-

Combinar / dividir subdocumentos.


Combinar

y dividir

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