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ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN CALIXTO

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GESTION DE COMPRAS Y CONTRATACION


Estudios previos

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JUNIO- 2010

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26 MAYO DE 2015
INFORME DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS PARA EL SUMINISTRO DE MESAS Y SILLAS PARA LA
DOTACION DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DEL MUNICIPIO DE SAN CALIXTO NORTE DE SANTANDER.

Cdigo Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal:


1

Adelantadas las diligencias correspondientes y necesarias para verificar la existencia y la necesidad del SUMINISTRO DE
MESAS Y SILLAS PARA LA DOTACION DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DEL MUNICIPIO DE SAN CALIXTO
NORTE DE SANTANDER y teniendo en cuenta que dicha actividad hace parte del Plan de Desarrollo TODO POR MI
PUEBLO y contemplado en el presupuesto para la vigencia de 2014, Esta dependencia se permite presentar a usted el
estudio de conveniencia y oportunidad requerido conforme al artculo 20 del decreto 1510 de 2013, para adelantar el
proceso de contratacin y la consecuente celebracin del contrato requerido para desarrollar el objetivo anterior.
1. DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD
Se procede a realizar el presente estudio previo en acatamiento a lo sealado en el artculo 20 del Decreto 1510 de
2013 que desarrolla lo previsto en los numerales 7 y 12 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993, como justificacin de
la necesidad de realizar la siguiente contratacin: la cual se realizara bajo la modalidad de seleccin abreviada de
menor cuanta por subasta inversa presencial
Desde el plan de desarrollo municipal Todo por mi Pueblo se plante la necesidad de adquirir equipos de computacin
y comunicaciones a travs del programa La educacin que mi pueblo necesita, el cual busca plantear la necesidad de
suministrar a los centros educativos del municipio, 576 mesas y sillas que permitan la comodidad y permanencia de los
nios y nias en las reas de clase.
El fortalecimiento del sector educativo, ha sido uno de los principales objetivos de la Administracin, con el fin de garantizar
a la comunidad acadmica un programa de formacin integral que les proporcione a los nios y nias del Municipio un alto
perfil acadmico que les permita en el futuro contribuir con el desarrollo y progreso del Municipio. Para garantizar el
mejoramiento de la calidad educativa, las Instituciones Educativas del Municipio necesitan el cambio de la dotacin de
pupitres unipersonales existente actualmente, de esta manera se superara la falencia existente actualmente en nuestro
Municipio debido presentada entre otras por las siguientes razones: deterioro del mobiliario existente en las Instituciones

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Educativas, por el uso continuado y el transcurso del tiempo y la ampliacin de cobertura acadmica que genera un
incremento lgico de cupos.
En la anterior vigencia, la administracin municipal realiz la dotacin y cambio de pupitres y sillas unipersonales en 20 de
los establecimientos educativos, sin embargo, se requiere continuar el proceso para cumplir la meta programada de
realizar el cambio mobiliario en la totalidad de las instituciones del municipio buscando mejorar los rendimientos
acadmicos de los estudiantes, fortalecer las condiciones fsicas y facilitar los procesos de aprendizaje.
Por lo anterior, la Alcalda Municipal de San Calixto reconoce la necesidad de contratar el suministro de mesas y sillas
para la dotacin de establecimientos educativos del municipio y adelanta el proceso de contractual para tal finalidad.
Para el suministro de mesas y sillas para la dotacin de establecimientos educativos del municipio de San Calixto Norte de
Santander, se estima necesaria la asignacin de la suma de NOVENTA MILLONES DE PESOS M/CTE. ($ 90.000.000) ,
segn certificado de disponibilidad CD- 0185 de 19 de Mayo de 2015 rubro 2303020104 Dotaciones establecimientos
educativos -expedida por la Secretaria de Hacienda de San Calixto Norte de Santander.
2. OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIFICACIN DEL CONTRATO A CELEBRAR
2.1 SUMINISTRO DE MESAS Y SILLAS PARA LA DOTACION DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DEL
MUNICIPIO DE SAN CALIXTO NORTE DE SANTANDER.

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Los elementos de dotacin como mesas y sillas necesarios para lograr la comodidad y permanencia de los nios y nias
en las reas de clase, se relacionan a continuacin.
As, para el Municipio de San Calixto- Secretaria de Gobierno, es necesario contratar bajo la modalidad de Seleccin
Abreviada por Subasta inversa con personas naturales, jurdicas, idneas y con experiencia para suministrar 576 mesas y
sillas en prolipropileno de acuerdo a la siguiente ficha tcnica:
FICHA TCNICA

MESA UNIPERSONAL

Fabricada en tubo 7/8 cal. 16. bandeja portalibros en Lamina


Cold Rolled cal. 0,90, cierres en tuberia de 5/8 cal. 18.
Soldadura Mig, pintura en polvo con recubrimiento
electroestatico. Tapon antideslizante. Superficie en
Polipropileno de alto Impacto.

576

SILLA ESTANDAR PARA MESA UNIPERSONAL

Fabricada en tubo 7/8 Cal. 16. cierres en tuberia de 5/8 cal.


18. Soldadura Mig, pintura en polvo con recubrimiento
electroestatico, tapon antideslizante. Asiento y espaldar en
polipropileno de alto impacto.
VALOR TOTAL

576
$ 90,000,000

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2.2. IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR


2.2.1. Tipo de Contrato: Seleccin abreviada de menor cuanta por subasta inversa presencial.
2.2.2. Plazo de Ejecucin: 10 Das
2.2.3. Lugar de Ejecucin y/o de Entrega: Alcalda del Municipio de San Calixto
2.2.4. Valor estimado del contrato: NOVENTA MILLONES DE PESOS M/CTE. ( $ 90.000.000)
2.2.5. Forma de pago: La entidad cancelara al contratista la suma pactada, producto del presente contrato de la siguiente
manera; a la terminacin del suministro y las actividades de reparacin y mantenimiento, para lo cual se expedir un
informe de recibo a satisfaccin; se deber presentar tambin los documentos idneos que acrediten el cumplimiento del
pago al sistema de seguridad social en salud y pensin y dems documentos correspondientes.
En todo caso el desembolso de los recursos para el pago de las actas parciales depender de la tesorera del Municipio de
San Calixto para el giro de los recursos, de tal manera que el contratista debe iniciar las obras una vez legalizado el
contrato.
Los pagos parciales no implican recibo o aprobacin definitiva por parte del Municipio de las actividades ejecutadas o
productos entregados, y por consiguiente, no eximen al Contratista de su responsabilidad en cuanto a la calidad de los
mismos o de cualquier otra obligacin contractual o de responsabilidad civil que se genere.
2.2.6. Supervisin: La Supervisin ser realizada por el Secretario de Gobierno
2.2.7. Obligaciones del contratista: El Contratista favorecido con el contrato deber cumplir como mnimo con las siguientes
obligaciones:

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OBLIGACIONES ESPECIFICAS: Se obliga para con el municipio adems de los deberes previstos en el art. 5 de la ley 80
de 1993 decreto 1510 de 2013 A:
las mesas y sillas, dentro del tiempo establecido en el lugar indicado por el contratante.(en las
escuelas designadas)
e los elementos de dotacin entregados.

de los elementos de dotacin, para ser entregados inmediatamente sean requeridos por la
administracin municipal.

idad y custodia de las mesas y sillas cuando estos se encuentren en sus instalaciones y as mismo
responder por cualquier prdida o dao de los mismos.
de las mesas y sillas, salvo disposicin legal que lo autorice.
ificacin de los mismos
durante la vigencia del contrato.
oficios del objeto.

OBLIGACIONES GENERALES:
Poltica y las leyes de la Repblica.
presentada.
soliciten en desarrollo del contrato.
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imparta por parte del Supervisor del contrato.

tir algn hecho.

por sus actuaciones y omisiones derivadas de la celebracin del presente contrato y de la ejecucin del
mismo, de conformidad con lo establecido en las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.
, salud y riesgos profesionales, si a ello hubiere lugar.
Municipal en el momento en que sea requerido.
contrato.

3. FUNDAMENTOS JURDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIN


De conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007 y el decreto reglamentario 1510 de 2013 y teniendo en cuenta
que el objeto a contratar es de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin deber hacerse uso de
procedimientos de subasta inversa, por lo que se agotara el procedimiento para subasta inversa presencial.

4. ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO


4.1. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

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El valor estimado del presente proceso, se fundamenta en estudios de mercado soportados en cotizaciones realizadas con
distribuidores de los bienes que se van a adquirir y en atencin al valor ejecutado para la operacin y mantenimiento de
maquinaria para el ao 2014
El presupuesto oficial estimado para el asciende a la suma de: NOVENTA MILLONES DE PESOS M/CTE. ( $ 90.000.000)

5. JUSTIFICACIN DE FACTORES DE SELECCIN

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5.1

5.2

Documento de identificacin del


representante legal o autorizado para
firmar la propuesta o el contrato
*Documento que acredita capacidad
jurdica

5.3

Personas Jurdicas: Certificado de


Existencia y Representacin Legal
expedido por la Cmara de
Comercio. (Fecha de expedicin no
mayor a tres (03) meses calendario
a la fecha de cierre y entrega de
propuestas).

Poder cuando se firma la Propuesta mediante


apoderado. El otorgamiento del poder no podr
ser superior a treinta (30) das calendario a la
fecha de cierre y entrega de propuestas
Segn modelo en todo su contenido
Presentacin del documento
Presentacin del documento

Objeto Social: Debe ser concordante con el


objeto de la contratacin.
Vigencia no inferior a un ao
Autorizacin al Representante Legal para
suscribir Contrato (si se requiere segn cuanta
en Certificado de Existencia y Representacin
Legal.

*Documento que acredita capacidad


jurdica

5.4

5.5

Persona natural:
Actividad: Debe ser concordante con el objeto de
Certificado de Existencia y
la contratacin.
Representacin Legal expedido por Vigencia de la actividad no inferior a un ao
la Cmara de Comercio. (Fecha de
expedicin no mayor a cuatro (04)
meses calendario a la fecha de cierre
y
entrega
de
propuestas)
*Documento que acredita capacidad
jurdica
Certificado de Existencia y Representacin Legal
de cada integrante (si es persona jurdica)
Fotocopia de la Cdula de ciudadana del
Documento de Constitucin del representante legal de cada integrante
Consorcio o Unin Temporal. Indicacin de trminos, extensin de la
*Documento que acredita capacidad participacin, objeto o contrato consorcial o de
jurdica
unin temporal
Designacin del Representante Legal del

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5.6

Pliza de Seriedad de la Oferta

5.7

Paz y salvo de aportes al sistema de


seguridad social (Salud, Pensin y
ARP) y parafiscales (Cajas de
compensacin familiar, ICBF y
SENA).

Consorcio o Unin Temporal


Poder cuando se firma la Propuesta mediante
apoderado
Autorizacin a los Representantes Legales de
cada integrante para presentar oferta en
Consorcio o Unin Temporal
Objeto
Firma tomador
Pliza otorgada a favor de entidades estatales
Cuanta y vigencia
Recibo de pago expedido por la Compaa
Aseguradora
Encontrarse al da con el pago de aportes al
Sistema de Seguridad Social y Parafiscales
Persona jurdica: Certificado expedido por el
Revisor Fiscal o por el Representante legal
vigente al momento del cierre y entrega de
ofertas. Se hace necesario que acrediten el
cumplimiento oportuno de sus obligaciones con
los sistemas de salud, riesgos profesionales,
pensiones y aportes parafiscales, en los ltimos
seis (6) meses previos al cierre del presente
proceso de seleccin. Si la certificacin es
expedida por el Revisor Fiscal, debe anexar
Fotocopia de la Tarjeta Profesional y el
Certificado de antecedentes disciplinarios
expedidos por la Junta Central de Contadores
con fecha de expedicin no superior a tres
meses, contados a partir de la fecha lmite del
cierre de la contratacin.
Persona Natural: Las personas naturales debern
acreditar el pago de los aportes a la Seguridad
Social Integral conforme a la Ley 100 de 1993,
Artculo 4, Ley 797 de 2003 y el Decreto Ley
2150 de 1995; esto es, aportes para la seguridad
social en salud y pensiones. Si tienen
trabajadores a su servicio debern acreditar,
adems, el pago de dichos aportes y los
parafiscales en los casos que se requiera de
conformidad con la normatividad vigente.
Presentacin de los comprobantes de pago y
planillas vigentes al momento del cierre y entrega

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de ofertas.

Certificado
de
Antecedentes
Fiscales, de la empresa y del
5.8
Representante Legal, expedido por la Estar vigente a la fecha de presentacin de la
Contralora General de la Repblica propuesta.
*Documento que acredita capacidad
jurdica
Certificado
de
Antecedentes
Disciplinarios del Representante
5.9
Legal o autorizado para firmar el Estar vigente a la fecha de presentacin de la
contrato. *Documento que acredita propuesta
capacidad jurdica
5.10
Registro nico Tributario (RUT) Presentacin del documento (Debe estar inscrito
*Documento que acredita capacidad en una actividad concordante con el objeto de la
jurdica
contratacin)
DOCUMENTOS FINANCIEROS, TECNICOS Y DE EXPERIENCIA
5.11
Registro nico de Proponentes TERCER NIVEL (CLASE)
(RUP) (Fecha de expedicin no
mayor a seis (06) das a la fecha de
cierre y entrega de propuestas)

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Frente a factores exgenos a las partes contratantes y no atribuibles a alguna de ellas y que afecten sustancialmente el
desarrollo del contrato, las partes podrn acudir a los mecanismos alternos de solucin de conflictos que permita la ley,
para mantener el equilibrio econmico y evitar una grave afectacin a los intereses de ellas.
El Municipio de San Calixto, previos los estudios correspondientes y el anlisis comparativo de las propuestas, adjudicar
al proponente cuya propuesta se ajuste al pliego de condiciones y se estime ms conveniente para el Municipio.
Teniendo en cuenta que el oferente haya cumplido con todos los requisitos y factores habilitantes tales como:
Capacidad jurdica, condiciones de experiencia, capacidad financiera, capacidad de organizacin y los dems establecidos
en los pliegos de condiciones.
Entre los criterios de verificacin, habilitacin y evaluacin de las propuestas se tiene:

Capacidad jurdica: habilitado / no habilitado.


Condiciones de experiencia: habilitado / no habilitado.
Capacidad financiera: habilitado / no habilitado.
Organizacin de los proponentes: habilitado / no habilitado.

Los factores de escogencia, para determinar la oferta ms favorable para el Municipio de San Calixto, que sern objeto de
calificacin por parte de la entidad, consistirn en la oferta con menor precio.
6. SOPORTE QUE PERMITE LA TIPIFICACION, ESTIMACION Y ASIGNACION DE RIESGOS PREVISIBLES QUE
PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO
DEFINICION DE RIESGOS.
Se entiende por riesgo cualquier posibilidad de afectacin con la realizacin del suministro que limite, retrase o suspenda la
ejecucin del contrato, que atente contra el equilibrio econmico del contrato para las dos partes, o perjudique en cualquier
forma la ecuacin contractual.
El suceso que prev el riesgo deber tener relacin directa con la ejecucin y valor del contrato para que sea asumido.
Los riesgos que puede tener la ejecucin del contrato objeto de la presente seleccin pueden ser:
FINANCIEROS: Riesgos por modificacin del Rgimen de Impuestos
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a. Modificacin del rgimen de impuestos aplicables al contrato:


Tipificacin: Cuando en el desarrollo del contrato, se modifican las tarifas de los impuestos o se crean nuevos impuestos o
eliminan los ya existentes, siempre y cuando sean aplicables al contrato.
Asignacin: Cuando, en el desarrollo del contrato, se modifican las tarifas de los impuestos o se crean nuevos impuestos o
eliminan los ya existentes, generando desequilibrio econmico por un valor superior al establecido, se modificar el
contrato, adicionando el valor faltante para que el equilibrio econmico se mantenga.
b. Modificacin del rgimen de impuestos aplicables a terceros.
Tipificacin: Cuando, en el desarrollo del contrato, se modifican las tarifas de los impuestos o se crean nuevos impuestos o
eliminan los ya existentes, no aplicables al contrato, pero si aplicables a las relaciones con terceros, como proveedores.
RIESGOS DE CARCTER TECNICO: Se consideran riesgos de carcter tcnico, aquellos contemplados por la aplicacin
de conocimientos en la ejecucin del contrato.
a. Riesgo Humano por Accidente Laboral sin perjuicio a terceros.
Tipificacin: Cuando se produzca un accidente dentro de la ejecucin del contrato que afecte nicamente al personal del
contratista por ocasin de la realizacin del suministro.
Asignacin: Ser responsabilidad y competencia total y absoluta del contratista asegurar a su personal por accidentes
laborales en la ejecucin del contrato.
OTROS RIESGOS QUE ASUMIR EL CONTRATISTA.
Hurto
Daos ocasionados por delincuencia comn.
Atrasos y sobrecostos en la ejecucin por temporales invernales y en general por circunstancias climticas.
El Municipio de San Calixto optar por la suscripcin de plizas por parte del contratista a favor del Municipio en las
cuales se contemple el cumplimiento, salarios y prestaciones legales, calidad de los bienes y responsabilidad civil
extracontractual.
El contratista mantendr indemne al Municipio de San Calixto contra todo reclamo, demanda, accin legal y costos
que puedan causarse o surgir por daos o lesiones a personas o bienes, ocasionados por el contratista o su personal,
durante la ejecucin del objeto y obligaciones del contrato.
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Como parte de sus obligaciones para mantener la indemnidad del Municipio de San Calixto el contratista constituir y
mantendr vigente la garanta estipulada en el contrato y cumplir con todos los requisitos que en ella se establezcan para
hacerla efectiva llegado el caso.
En caso que se formule reclamo, demanda o accin legal contra el Municipio de San Calixto por asuntos, que segn el
contrato sean de responsabilidad del contratista, se le comunicar lo ms pronto posible de ello para que por su cuenta
adopte oportunamente las medidas previstas por la ley para mantener indemne al Municipio de San Calixto, y adelante los
trmites para llegar a un arreglo del conflicto. El Municipio de San Calixto, a solicitud del contratista, podr prestar su
colaboracin para atender los reclamos legales y el contratista a su vez reconocer los costos que estos le ocasionen al
Municipio de San Calixto, sin que la responsabilidad del contratista se atene por este reconocimiento, ni por el hecho que
el Municipio de San Calixto en un momento haya prestado su colaboracin para atender a la defensa de sus intereses
contra tales reclamos, demandas o acciones legales.
Si en cualquiera de los eventos previstos en este numeral el contratista no asume debida y oportunamente la defensa del
Municipio de San Calixto, ste podr hacerlo directamente, previa comunicacin escrita al contratista, quien pagar todos
los gastos en que la entidad incurra por tal motivo. En caso de que as no lo hiciera el contratista, el Municipio de San
Calixto tendr derecho a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que adeude al contratista, por razn
de los servicios motivo del contrato, o a recurrir a la garanta otorgada o a utilizar cualquier otro medio legal.
Ante la presencia de cualquier evento de fuerza mayor, el Municipio de San Calixto a travs de un comit de conciliacin
evaluar los estragos causados y determinar si son imputables al contratista o no
7. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE
NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL. DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL
OFRECIMIENTO O DEL CONTRATO SEGN EL CASO.
Artculo 110. Riesgos que deben cubrir las garantas en la contratacin. El cumplimiento de las obligaciones surgidas en
favor de las Entidades Estatales con ocasin de: (i) la presentacin de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidacin; y ( iii)
los Riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades Estatales, derivados .de la responsabilidad extracontractual
que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas
en los trminos de la ley y del decreto 1510.
7.1. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS De conformidad con lo establecido en el artculo 4.2 del
Decreto 4828 de 2009, se debern incluir dentro de la garanta nica de cumplimiento nicamente como riesgos
amparados aqullos que correspondan a las obligaciones y prestaciones del respectivo contrato, as:
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EL CONTRATISTA se obliga a constituir la garanta nica, en la cual se debe incluir como asegurado al Municipio y como
beneficiario el Municipio, que cobijar los siguientes amparos:
1) DE CUMPLIMIENTO de todas las obligaciones emanadas del contrato. Por un valor asegurado, equivalente al veinte por
diez (10%) del valor del presente contrato, por el trmino de vigencia del contrato y cuatro meses ms (4 meses). Este
amparo debe garantizar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones a cargo del contratista, el pago de multas
y de la clusula penal, y dems sanciones. El monto de esta garanta se repondr por el contratista cada vez que en razn
de la imposicin de multas, el valor asegurado, resulte disminuido o agotado.
PARAGRAFO 1. El contratista deber mantener vigentes los amparos a que se ha hecho referencia, durante las
ampliaciones o prorrogas del contrato.
PARAGRAFO 2: Ni las actas de terminacin, ni el acta final de Aceptacin, ni el pago final, ni cualquier otra estipulacin de
este contrato o sus anexos, eximir al CONTRATISTA de estas responsabilidades.
PARTES
TOMADOR: CONTARTISTA
AFIANZADO: CONTARTISTA
ASEGURADO: ALCALDIA SAN CALIXTO
BENEFICIARIO: ALCALDIA SAN CALIXTO
TOMADOR: CONTARTISTA
AFIANZADO: CONTARTISTA
ASEGURADO: ALCALDIA SAN CALIXTO
BENEFICIARIO: ALCALDIA SAN CALIXTO
TOMADOR: CONTARTISTA
AFIANZADO: CONTARTISTA
ASEGURADO: ALCALDIA SAN CALIXTO
BENEFICIARIO: ALCALDIA SAN CALIXTO

8. INDICACIN DE SI LA CONTRATACIN RESPECTIVA EST COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O


UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO.
El presente proceso no se encuentra cobijado por un acuerdo internacional o tratado de libre comercio vigente.

COORDICACION DE EDUCACION

SECRETARIO DE GOBIERNO

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