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Resumen
Este libro ofrece informacin acerca de la planeacin para la implementacin de Microsoft SharePoint Server 2010. Entre los temas se
incluyen la seguridad de sitios, el gobierno y administracin de contenido empresarial. Est dirigido a especialistas en aplicaciones
empresariales, especialistas en lneas de negocio, arquitectos de la informacin, profesionales generales de TI, administradores de
programa y especialistas en infraestructuras que planean una solucin basada en SharePoint Server 2010. Este libro forma parte de un
conjunto de cuatro guas de planeacin que ofrecen informacin completa sobre la planeacin de TI para SharePoint Server.
Para obtener ms informacin sobre la planeacin de sitios y soluciones creadas con SharePoint Server, vea el tema sobre la gua de
planeacin de sitios y soluciones para Microsoft SharePoint Server 2010, Parte 2
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=208024&clcid=0xC0A). Entre los temas de la Parte 2 se incluyen la administracin de contenido
web, la creacin de sitios, la inteligencia empresarial, los datos profesionales y la bsqueda empresarial.
Para obtener informacin acerca de la planeacin de la arquitectura de una implementacin de SharePoint Server 2010, vea el tema
sobre la gua de planeacin de entornos y granjas de servidores para Microsoft SharePoint Server 2010
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189513&clcid=0xC0A).
Para obtener informacin acerca de la planeacin de la capacidad y el rendimiento en SharePoint Server 2010, vea el tema sobre la
planeacin de la capacidad para Microsoft SharePoint Server 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=208221&clcid=0xC0A).
El contenido de este libro es una copia del contenido seleccionado en la biblioteca tcnica de SharePoint Server 2010
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=181463&clcid=0xC0A) en la fecha de publicacin. Para obtener la informacin ms actual, vea la
biblioteca tcnica en Internet.
Este documento se proporciona tal cual. Es posible que la informacin y los puntos de vista reflejados en este documento, incluidas la
direccin URL y otras referencias a sitios web de Internet, cambien sin previo aviso. El usuario asume el riesgo de su uso.
Algunos ejemplos que se detallan en este documento se proporcionan solo con fines ilustrativos y son ficticios. No se pretende
establecer, ni debe deducirse, una asociacin o conexin real.
Este documento no proporciona ningn derecho legal sobre la propiedad intelectual e industrial de ningn producto de Microsoft. Este
documento puede copiarse y usarse para fines internos y de referencia.
2011 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.
Microsoft, Access, Active Directory, Backstage, Excel, Groove, Hotmail, InfoPath, Internet Explorer, Outlook, PerformancePoint,
PowerPoint, SharePoint, Silverlight, Windows, Windows Live, Windows Mobile, Windows PowerShell, Windows Server y Windows Vista
son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en Estados Unidos y otros pases.
Contenido
Gua de planeacin de sitios y soluciones para Microsoft SharePoint Server 2010, Parte 1 ....................................................................... 1
Cmo obtener ayuda ....................................................................................................................................................................................... 21
Diagramas tcnicos (SharePoint Server 2010) ............................................................................................................................................... 22
Modelos ........................................................................................................................................................................................................ 22
Consejos para imprimir los psteres ............................................................................................................................................................ 45
Planeacin de sitios y soluciones (SharePoint Server 2010) .......................................................................................................................... 47
Vea tambin ................................................................................................................................................................................................. 49
Planeacin fundamental del sitio (SharePoint Server 2010) ........................................................................................................................... 50
Introduccin a los sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010) .................................................................................................... 51
Introduccin a las colecciones de sitios ....................................................................................................................................................... 51
Introduccin a los sitios ................................................................................................................................................................................ 52
Plantillas de sitio incluidas en SharePoint Server 2010 ............................................................................................................................... 53
Vea tambin ................................................................................................................................................................................................. 61
Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010).......................................................................................................... 61
Acerca de la planeacin de sitios y colecciones de sitios ........................................................................................................................... 62
Determinacin de los tipos de sitios............................................................................................................................................................. 62
Decisin sobre permitir el acceso de todos los usuarios autenticados ..................................................................................................... 118
Decisin sobre permitir el acceso a usuarios annimos ............................................................................................................................ 118
Seleccin de administradores y propietarios para la jerarqua de administracin (SharePoint Server 2010) .............................................. 120
Introduccin ................................................................................................................................................................................................ 120
Niveles de administracin .......................................................................................................................................................................... 120
Procedimientos recomendados para el uso de personalizacin avanzada de permisos (notas del producto) (SharePoint Server 2010) .. 123
Gobierno de sitios y soluciones (SharePoint Server 2010) ........................................................................................................................... 124
Introduccin al gobierno (SharePoint Server 2010) ...................................................................................................................................... 126
Acerca del gobierno ................................................................................................................................................................................... 126
Qu se debe gobernar? ........................................................................................................................................................................... 127
Quin debe determinar las directivas de gobierno? ................................................................................................................................ 129
Cmo se debe implementar el gobierno? ................................................................................................................................................ 131
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 132
Caractersticas de gobierno (SharePoint Server 2010)................................................................................................................................. 133
Administracin de la instalacin de SharePoint en una empresa.............................................................................................................. 133
Caractersticas del servicio de TI ............................................................................................................................................................... 134
Administracin de la informacin ............................................................................................................................................................... 138
Caractersticas de la arquitectura de informacin...................................................................................................................................... 141
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 144
Establecimiento y control de un servicio de SharePoint (SharePoint Server 2010) ..................................................................................... 145
21
Tipo de archivo
Software
.vsd
Office Visio 2007, Microsoft Visio 2010 o la versin gratuita de Visio Viewer
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=118761&clcid=0xC0A)
Si usa el visor de Visio, haga clic con el botn secundario en el vnculo VSD,
haga clic en Guardar destino como, guarde el archivo en su equipo y, a
continuacin, bralo desde el mismo.
.xps
Modelos
Los modelos son psteres de 85 por 110 centmetros que detallan un rea tcnica especfica. Estos modelos, creados mediante Office
Visio 2007 estn diseados para usarse con los artculos correspondientes de TechNet. Puede modificar los archivos de Visio para
ilustrar sus planes de incorporacin de Productos de Microsoft SharePoint 2010 a su propio entorno.
22
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196969&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196970&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196971&clcid=0xC0A)
Ejemplo de diseo: portal corporativo con autenticacin basada en
notificaciones
23
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196972&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196973&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196974&clcid=0xC0A)
Presenta informacin relacionada con la
implementacin en funcin de los distintos entornos y
fases de la implementacin, adems de un diagrama
de flujo que ilustra los pasos que deben seguirse
para instalar y configurar Productos de SharePoint
2010.
24
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=183024&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=183025&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=183026&clcid=0xC0A)
Se describe e ilustra la arquitectura de servicios,
incluidas formas comunes de implementar servicios
en el diseo global de la solucin.
Use este diagrama con los siguientes artculos:
Services architecture planning (SharePoint
Foundation 2010)
Services architecture planning (SharePoint
Server 2010)
25
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167090&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167092&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167091&clcid=0xC0A)
Servicios entre conjuntos o granjas de servidores de productos de
SharePoint 2010
26
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167093&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167095&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167094&clcid=0xC0A)
Describe formas comunes de crear y escalar
topologas de granjas de servidores, incluida la
planeacin de los servidores en los que se iniciarn
los servicios.
27
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167087&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167089&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167088&clcid=0xC0A)
Muestra las topologas de extranet especficas que
se han probado con Productos de SharePoint 2010.
Proporciona una comparacin de servidor ISA,
Forefront TMG, Forefront UAG cuando se usa como
producto de puerta de enlace o firewall con
Productos de SharePoint 2010.
28
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187987&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187988&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187986&clcid=0xC0A)
Resume la compatibilidad de entornos de hospedaje
e ilustra las arquitecturas de hospedaje comunes.
Para obtener ms informacin sobre el diseo y la
implementacin de entornos de hospedaje, vea
White paper: SharePoint 2010 for hosters
(SharePoint Server 2010).
29
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167084&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167086&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167085&clcid=0xC0A)
Compara y contrasta las tecnologas de bsqueda
que funcionan con los productos de SharePoint
2010:
SharePoint Foundation 2010
Search Server 2010 Express
Search Server 2010
SharePoint Server 2010
FAST Search Server 2010 for SharePoint
30
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167731&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167733&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167732&clcid=0xC0A)
Planeacin de entorno de bsqueda para Microsoft SharePoint Server 2010
31
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167734&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167736&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167735&clcid=0xC0A)
Arquitecturas de bsqueda para Microsoft SharePoint Server 2010
32
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167737&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167739&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167738&clcid=0xC0A)
Diseo de arquitecturas de bsqueda para Microsoft SharePoint Server 2010 Describe los pasos de diseo iniciales para
determinar un diseo bsico para una arquitectura de
bsqueda de SharePoint Server 2010.
33
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167740&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167742&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167741&clcid=0xC0A)
Servicios de conectividad empresarial de Microsoft
son un conjunto de servicios y caractersticas de
Microsoft SharePoint Server 2010 y de Microsoft
SharePoint Foundation 2010 que admiten la
integracin de datos de sistemas externos en
soluciones basadas en Microsoft SharePoint Server y
en Microsoft SharePoint Foundation. Este pster de
modelo describe la arquitectura de Servicios de
conectividad empresarial de Microsoft en SharePoint
Server 2010 y proporciona informacin acerca de
cmo crear soluciones basadas en el servicio.
Use este modelo con el siguiente artculo: Business
34
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165565&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165566&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165571&clcid=0xC0A)
Describe la caracterstica de distribucin de
contenido de SharePoint Server 2010. Incluye la
siguiente informacin:
Introduccin a la distribucin de contenido
Descripcin de rutas y trabajos de distribucin de
contenido
Cundo se debe usar la distribucin de contenido
Alternativas a la distribucin de contenido
Ilustra topologas de distribucin de contenido
habituales en granja de servidores
35
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179391&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179523&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179524&clcid=0xC0A)
Planeacin de actualizacin de Microsoft SharePoint Server 2010
36
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167098&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167099&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167100&clcid=0xC0A)
Enfoques de actualizacin de Microsoft SharePoint Server 2010
37
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167101&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167102&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167103&clcid=0xC0A)
Microsoft SharePoint Server 2010 Prueba del proceso de actualizacin
38
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167104&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167105&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167106&clcid=0xC0A)
Microsoft SharePoint Server 2010 Actualizacin de servicios
39
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167107&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167108&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167109&clcid=0xC0A)
Microsoft SharePoint Server 2010: actualizacin de granjas de servidores
primarias y secundarias
40
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190984&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190985&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190986&clcid=0xC0A)
Introduccin a la inteligencia empresarial de SharePoint Server 2010
41
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167082&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167170&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167171&clcid=0xC0A)
Bases de datos compatibles con Productos de SharePoint 2010
42
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187970&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187969&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187971&clcid=0xC0A)
Se proporciona una orientacin sobre la
virtualizacin y las diversas fases de la
implementacin, as como los requisitos y ejemplos.
Use este diagrama con los artculos de los captulos
siguientes:
Virtualization planning (SharePoint Foundation
2010)
43
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195021&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195022&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195023&clcid=0xC0A)
Se ilustra cmo desarrollar un plan de gobierno que
incluya el gobierno de TI, el gobierno de la
administracin de la informacin y gobierno de la
administracin de aplicaciones.
Use este diagrama con los siguientes artculos:
Introduccin al gobierno (SharePoint Server
2010)
44
Ttulo
Descripcin
Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200532&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200533&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200534&clcid=0xC0A)
4. En la ficha Configurar impresin, en la seccin Zoom para imprimir, haga clic en Ajustar a y, a continuacin, escriba 1 hoja a lo
ancho por 1 hoja a lo largo.
5. En la ficha Tamao de pgina, haga clic en Ajustar al contenido del dibujo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
6. En el men Archivo, haga clic en Imprimir.
46
En los temas de esta seccin se trata informacin conceptual sobre administracin de documentos, administracin de registros y
administracin de activos digitales.
Planeacin de la administracin de documentos (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear soluciones de administracin de documentos para su
organizacin.
Planeacin de administracin de registros (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se describe la administracin de registros en SharePoint Server 2010 y se proporcionan
instrucciones para la planeacin de la solucin de administracin de registros.
Planeacin de bibliotecas de activos digitales (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se incluyen instrucciones para planear soluciones para sitios que incluyen activos digitales como
vdeos, audio e imgenes.
Plan Web content management (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se incluyen instrucciones para planear sitios web de administracin de contenido mediante el uso de
caractersticas de SharePoint Server 2010.
Business Intelligence Planning
En los temas de esta seccin se incluyen instrucciones para planear soluciones de inteligencia empresarial en los datos de la
empresa.
Business intelligence Basics
En los temas de esta seccin se le proporciona informacin bsica general acerca de las capacidades de inteligencia empresarial
de SharePoint Server 2010.
Plan for PerformancePoint Services (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear la implementacin de escritorios digitales de inteligencia
empresarial y servicios de PerformancePoint.
Excel Services overview (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear la implementacin de Servicios de Excel en su entorno
empresarial.
Plan for Visio Services (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear la implementacin de Servicios de Visio.
48
Vea tambin
Otros recursos
Server farm and environment planning (SharePoint Server 2010)
49
50
51
Para los administradores del conjunto o granja de servidores, las colecciones de sitios proporcionan escalabilidad para el crecimiento
en funcin de la cantidad de contenido que se almacena. Debido a que cada coleccin de sitios puede usar una nica base de datos
de contenido, los administradores pueden moverlas fcilmente a servidores independientes.
Para los autores de sitios, las columnas de sitio, tipos de contenido, elementos web, recursos de creacin, flujos de trabajo y otras
caractersticas compartidas de una coleccin de sitios proporcionan un entorno de creacin coherente.
Para los usuarios del sitio, la navegacin, la personalizacin de marca y las herramientas de bsqueda unificadas de una coleccin
de sitios proporcionan una experiencia unificada del sitio web.
En la siguiente lista se incluyen algunos ejemplos de soluciones que resultan beneficiadas por la implementacin como colecciones de
sitios:
Sitio de grupo Una coleccin de sitios que respalda las tareas de creacin y colaboracin de las personas de la organizacin que
trabajan juntas a fin de producir contenido til para los objetivos de la organizacin. Este tipo de sitios suele incluir contenido de
colaboracin que no se publica sino que slo se usa internamente y contenido destinado a la publicacin para una audiencia externa.
Sitio de publicacin Una coleccin de sitios configurada para permitir a los miembros del sitio ver y crear el contenido del sitio e
interactuar con l. Los sitios de publicacin a menudo se implementan como dos colecciones de sitios: una coleccin de sitios de
produccin y una coleccin de sitios de creacin. La coleccin de sitios de produccin es el sitio publicado que usa la audiencia de
contenido. La coleccin de sitios de creacin es un espejo del sitio de produccin, y el equipo de creacin la usa para crear y ver el
contenido del sitio, y probar las caractersticas de ste. SharePoint Server 2010 incluye una caracterstica de distribucin de
contenido que copia el contenido de una coleccin de sitios de creacin a una coleccin de sitios de produccin. Para obtener
informacin acerca de la distribucin de contenido, vea Content deployment overview
52
Idioma Si se han instalado paquetes de idioma en el servidor web, puede seleccionar una plantilla de sitio especfica de un idioma
al crear un nuevo sitio. El texto que aparece en el sitio se muestra en el idioma de la plantilla del sitio. Para obtener ms informacin,
vea Deploy language packs (SharePoint Server 2010).
Seguridad Puede definir grupos de usuarios y permisos exclusivos para cada sitio.
Navegacin Puede ajustar la experiencia de navegacin del sitio mediante la configuracin de vnculos de navegacin exclusivos
en cada rea de la jerarqua del sitio. La navegacin del sitio refleja las relaciones entre los sitios de una coleccin de sitios. Por lo
tanto, la planeacin de la navegacin y la planeacin de las estructuras de los sitios son actividades estrechamente relacionadas.
Para obtener ms informacin, vea Introduccin a la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010).
Pginas web Puede hacer que cada sitio tenga una pgina principal exclusiva y otras pginas. Para obtener ms informacin, vea
Plan Web pages.
Diseos del sitio Puede hacer que un sitio tenga pginas maestras o diseos exclusivos. Para obtener ms informacin, vea Plan
Web pages.
Temas Puede cambiar los colores y las fuentes de un sitio. Para obtener ms informacin, vea Planeacin para el uso de temas
(SharePoint Server 2010).
Configuracin regional Puede cambiar la configuracin regional, como la ubicacin, la zona horaria, el criterio de ordenacin, el
formato de hora y el tipo de calendario.
Bsqueda Puede dar a cada sitio una configuracin de bsqueda exclusiva. Por ejemplo, puede especificar que un determinado
sitio nunca aparezca en los resultados de bsqueda.
Tipos de contenido Puede hacer que cada sitio tenga tipos de contenido y columnas de sitio exclusivos. Para obtener ms
informacin, vea Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).
Flujos de trabajo Puede dar a cada sitio flujos de trabajo exclusivos. Para obtener ms informacin, vea el tema Plan workflows
(SharePoint Server 2010).
En la tabla siguiente se enumeran todas las plantillas de sitio, se describe el propsito de cada una y se indica si la plantilla est
disponible en el nivel de la coleccin de sitios, en el nivel de sitio o en ambos. Es posible que la categora usada para agrupar las
plantillas sea diferente, segn el nivel en el cual se crea el sitio.
Plantilla
Propsito
Categora en la
coleccin de sitios
Categora en el
sitio
Personalizado
No disponible
Bases de datos
web
Reuniones
Bsqueda
Reuniones
Sitio en blanco
En blanco y
personalizado
Blog
Contenido
Datos
54
Reuniones
Empresa
Plantilla
Propsito
Categora en la
coleccin de sitios
Categora en el
sitio
Bases de datos
web
Bases de datos
web
Reuniones
Centro de documentacin
Contenido
rea de documentos
Empresa
Colaboracin,
contenido
Plantilla
Propsito
Categora en la
coleccin de sitios
Categora en el
sitio
Bsqueda
Wiki empresarial
Colaboracin,
contenido
Bsqueda
Colaboracin
56
Plantilla
Propsito
Categora en la
coleccin de sitios
Categora en el
sitio
No disponible
Bases de datos
web
Seguimiento
Reuniones
Host de Mi sitio
No disponible
Sitio de personalizacin
En blanco y
57
No disponible
Plantilla
Propsito
Categora en la
coleccin de sitios
Categora en el
sitio
personalizado
No disponible
Bases de datos
web
Portal de publicacin
No disponible
58
Plantilla
Propsito
Categora en la
coleccin de sitios
Categora en el
sitio
Contenido
Contenido
Centro de registros
Datos
59
Plantilla
Propsito
Categora en la
coleccin de sitios
Categora en el
sitio
Reuniones
Sitio de grupo
Colaboracin
Contenido
Colaboracin
Algunas plantillas de sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007, como las plantillas Directorio de sitios, Noticias y Portal de
colaboracin, no estn disponibles como una opcin en SharePoint Server 2010. Los programadores todava pueden tener acceso a
estas plantillas y usarlas mediante programacin. Estas plantillas an estn disponibles como opciones en la UI si se actualiza el
conjunto o granja de servidores de SharePoint Server 2010 desde Office SharePoint Server 2007. En caso contrario, use las
60
caractersticas de etiquetas temticas de SharePoint Server 2010 para obtener gran parte de la funcionalidad que proporcionaban estas
plantillas.
Vea tambin
Conceptos
Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)
Introduccin a la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)
Planeacin de la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)
frecuencia, estos sitios se componen de una mezcla de contenido de colaboracin usado internamente y contenido cuyo objetivo es la
publicacin para una audiencia.
Sitios de resumen Un sitio de resumen incluye contenido general de toda la organizacin. Permite a los usuarios de las distintas
divisiones buscar informacin y expertos, y obtener acceso a los procesos de toda la organizacin. Suele contener sitios relacionados
con la arquitectura de informacin organizativa general y que se asignan normalmente a la estructura de los sitios de divisiones o
proyectos. Para cada organizacin, planee la creacin de un sitio de resumen centralizado que use una vista agregada de todos los sitios
relacionados.
como las caractersticas de navegacin y la estructura de pginas del sitio. Aunque el aspecto de un sitio de presencia en Internet se
controla de forma estricta, el contenido del sitio puede ser dinmico y cambiar con frecuencia.
Por ejemplo, un sitio corporativo de presencia en Internet comunica informacin importante de la compaa a los clientes, los asociados,
los inversores y los posibles empleados. Esto incluye las descripciones de los productos y servicios, las noticias de la compaa, los
informes anuales, los archivos pblicos y las ofertas de empleo. En otro ejemplo, un sitio de Internet de noticias en lnea proporciona
informacin actualizada con frecuencia adems de caractersticas interactivas, como tableros de cotizaciones y blogs.
Dado que un sitio de presencia en Internet representa a la organizacin para una audiencia externa, puede almacenar provisionalmente,
probar y, a continuacin, publicar el sitio (conforme a una programacin o segn sea necesario) en su ubicacin de "produccin" pblica.
Un sitio provisional refleja el sitio de creacin usado para probar el contenido antes de publicarlo en el sitio de produccin. El uso de un
sitio provisional puede ayudar a garantizar que el contenido publicado cumpla los estndares ms estrictos. Adems, los sitios
provisionales permiten a los autores de contenido trabajar en los servidores ubicados en la intranet de la compaa mientras los usuarios
de Internet usan los servidores de produccin de la red perimetral. La caracterstica de implementacin de contenido integrada facilita la
transferencia de contenido entre el servidor de creacin y el servidor provisional, y entre ste y el servidor de produccin. Para obtener
ms informacin acerca de la implementacin de contenido, vea Content deployment overview.
64
su propia base de datos, puede poner los recursos a disposicin de otros sitios que ya no tienen que competir con l por los recursos
de base de datos.
Como todo el contenido de una coleccin de sitios est almacenado en la misma base de datos de contenido, el rendimiento de las
operaciones de base de datos, como la copia de seguridad y la restauracin de contenido, dependern de la cantidad de contenido
que haya en la coleccin de sitios, el tamao de la base de datos, la velocidad de los servidores donde se hospeda la base de datos
y otros factores. Dependiendo de la cantidad de contenido y de la configuracin de la base de datos, quizs tenga que dividir una
coleccin de sitios en varias colecciones de sitios para cumplir los acuerdos de nivel de servicio relativos a copias de seguridad y
restauracin, rendimiento y otros requisitos. Escapa al mbito de este artculo proporcionar orientacin normativa acerca de cmo
administrar el tamao y el rendimiento de las bases de datos.
Crear un nmero excesivo de sitios por debajo de un sitio de nivel superior en una coleccin de sitios podra afectar al rendimiento y
la facilidad de uso. Limite el nmero de sitios de cualquier sitio de nivel superior a 2.000 como mximo.
Si planea usar la implementacin del contenido para trasladar contenido entre una coleccin de sitios de creacin y una coleccin de
sitios de produccin, las colecciones de sitios deben estar en aplicaciones web separadas o deben usar bases de datos de contenido
separadas dentro de la misma aplicacin web. Para obtener informacin acerca de la implementacin de contenido, vea Content
deployment overview.
Vea tambin
Conceptos
Introduccin a los sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)
Introduccin a la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)
Planeacin de la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)
66
SharePoint Server 2010 basa su modelo de navegacin en la estructura jerrquica de la coleccin de sitios. Mediante las caractersticas
de navegacin, puede establecer vnculos con:
Sitios por debajo del sitio actual
Sitios del mismo nivel de un sitio
Sitios ms arriba en la estructura del sitio
Pginas web en un sitio
Adems, puede crear vnculos a ubicaciones arbitrarias, como un sitio web externo.
Los vnculos de navegacin en SharePoint Server 2010 varan en funcin de la seguridad. Si un usuario del sitio no tiene permisos para
un sitio o pgina de SharePoint Server 2010 con un vnculo en la navegacin del sitio, el usuario no ver el vnculo. Otro contenido al que
se ha agregado vnculos a la navegacin manualmente sigue siendo visible para los usuarios. Adems, las pginas, los sitios y los
vnculos que se agregan manualmente a la navegacin pueden configurarse para estar disponibles nicamente para los integrantes de
una audiencia. Los usuarios que no sean integrantes de esa audiencia no podrn ver vnculos a sitios y pginas dirigidos a dicha
audiencia.
La navegacin de SharePoint Server 2010 se basa en las Caractersticas de ASP.NET en .NET Framework versin 3.5, que puede usar
para personalizar:
El proveedor del mapa del sitio.
El origen de datos, que delimita y filtra la estructura proporcionada por el proveedor del mapa del sitio.
Los mens, que controlan el aspecto visual de los elementos de navegacin y el nivel de profundidad que se mostrar de la jerarqua.
68
69
rbol de navegacin
La ruta de navegacin muestra un conjunto de vnculos generado dinmicamente en la parte superior de las pginas web y sirve para
mostrar a los usuarios su posicin actual en la jerarqua del sitio. Mediante SharePoint Designer 2010 o Visual Studio 2010, puede
configurar el control de la ruta de navegacin. Por ejemplo, puede especificar un proveedor personalizado de navegacin o quitar la ruta
de navegacin de un diseo de pgina.
Navegacin de metadatos
La navegacin de metadatos muestra metadatos sobre contenido de bibliotecas y de lista en la navegacin mediante la vista de rbol y
permite que los usuarios filtren este contenido basndose en campos especificados. Los administradores de sitios pueden configurar la
navegacin de metadatos de una lista o biblioteca mediante la pgina Configuracin de navegacin de metadatos para establecer las
jerarquas de navegacin y los filtros clave que estarn disponibles para los usuarios. La navegacin de metadatos solo se muestra
cuando un usuario ve la lista o biblioteca para la que se ha configurado la navegacin de metadatos.
70
Vnculos de resumen
Puede utilizar el control Vnculos de resumen para agregar un conjunto de vnculos a una pgina. Puede controlar la apariencia,
organizacin y presentacin de los vnculos que agregue a un control Vnculos de resumen.
Puede agregar un control Vnculo de resumen a un diseo de pgina de tres maneras:
Puede agregar el control directamente al diseo de pgina y configurar los vnculos. En este caso, cualquier pgina que use el diseo
de pgina mostrar los vnculos.
Puede agregar el control como un control de campo en el diseo de pgina. En este caso, puede elegir configurar los vnculos y
tambin puede elegir permitir que los autores modifiquen los vnculos y agreguen otros nuevos.
Puede agregar el control como un elemento web a una zona de elementos web. En este caso, los autores pueden modificar los
vnculos, agregar otros nuevos y eliminar el control Vnculo de resumen.
Por ejemplo, en un sitio en el que publica temas desde una base de conocimientos de soporte tcnico, puede agregar un control Vnculo
de resumen a los diseos de pgina que se usan para los artculos, con el fin de proporcionar vnculos a sitios relacionados que
contienen informacin relevante, y puede dar a los autores la posibilidad de agregar vnculos a contenido que est relacionado con el
contenido de una pgina determinada.
71
Tabla de contenido
Puede usar el control Tabla de contenido para agregar una tabla de contenido de todo el sitio o parte de l a un diseo de pgina para
que la navegacin mediante barra de vnculos superior y de Inicio rpido se incluyan en las pginas maestras del sitio. Cuando se agrega
un control Tabla de contenido a un diseo de pgina, se especifica qu parte de la coleccin de sitios debe mostrar el control, cmo se
presentan los vnculos y cmo estn organizados.
Puede agregar un control Tabla de contenido a un diseo de pgina de dos maneras:
Puede agregar el control directamente al diseo de pgina y configurarlo. En este caso, cualquier pgina que use el diseo de pgina
mostrar la tabla de contenido.
Puede agregar el control como un elemento web a una zona de elementos web. En este caso, los autores pueden modificar el mbito
del control Tabla de contenido.
Por ejemplo, si va a presentar un conjunto de artculos en un sitio de noticias en lnea, puede agregar un control Tabla de contenido
directamente al diseo de las pginas del artculo para que los usuarios puedan cambiar de un artculo a otro desde cualquier pgina de
artculo.
Consulta de contenido
Puede usar un control Consulta de contenido para vincular a las pginas u otros elementos que se muestren en funcin de una consulta
que disee. Por ejemplo, si va a presentar artculos en un sitio de noticias en lnea, puede agregar un control Consulta de contenido al
diseo de la pgina de bienvenida del sitio de modo que los artculos nuevos se resaltan en esa pgina. Puede crear consultas complejas
mediante el control Consulta de contenido. Por ejemplo, puede especificar los sitios de la coleccin de sitios donde realizar una consulta,
enumerar las listas que se deben usar y la audiencia de destino. Tambin puede filtrar consultas basadas en elementos de listas o
bibliotecas.
Puede agregar un control Consulta de contenido a un diseo de pgina de dos maneras:
Puede agregar el control directamente al diseo de pgina y configurarlo. En este caso, cualquier pgina que use el diseo de pgina
mostrar los resultados de la consulta.
Puede agregar el control como un elemento web a una zona de elementos web. En este caso, los autores pueden modificar la
consulta o eliminar el control Consulta de contenido.
pginas puede insertar en las zonas de elementos web de las pginas. Los elementos web tienen las mismas caractersticas de
configuracin y la misma funcionalidad que sus controles relacionados, pero se pueden configurar cuando el escritor los inserta en la
pgina en lugar de cuando el diseador del sitio los inserta en el diseo de la pgina. Para que los elementos web de navegacin est
disponibles para los autores de pginas de modo que puedan insertarlos en una pgina, se pueden incluir una o ms zonas de elementos
web en un diseo de pgina o se puede incluir un control Editor de texto enriquecido en una pgina, lo que permitir a los usuarios
agregar elementos web directamente en el elemento web Editor de texto enriquecido .
Los siguientes elementos web de navegacin solo estn disponibles para sitios que no sean de publicacin:
Categoras Muestra categoras del directorio de sitios.
Agregador de sitios Muestra sitios de su eleccin.
Sitios de la categora Muestra sitios del Directorio de sitios dentro de una categora especfica.
Nube de etiquetas Muestra los asuntos ms populares que se etiquetan dentro de su organizacin.
Los siguientes elementos web de navegacin solo estn disponibles para sitios que sean de publicacin:
Vnculos de resumen Permite a los autores crear vnculos que se pueden agrupar y cuyo estilo se puede modificar.
Tabla de contenido Muestra la jerarqua de navegacin del sitio.
Si se permite que los autores inserten elementos web de navegacin en las pginas, se reducir el control que tiene sobre la navegacin
del sitio ya que los autores podrn controlar parte de la experiencia de navegacin de los usuarios del sitio. Esto podra ser apropiado en
un entorno escasamente controlado, como un sitio de colaboracin dentro de una organizacin, donde los autores individuales necesitan
poder indicar a los usuarios contenido relacionado con el trabajo del autor. Resulta menos apropiado en un entorno ms estrechamente
controlado, como un sitio con presencia en Internet, en el que la experiencia de navegacin est planeada e implementada de una
manera coherente y controlada por los diseadores del sitio.
73
Nota:
Si desea incluir zonas de elementos web en diseos de pgina pero impedir que los autores inserten elementos web de navegacin en
estas zonas, puede cambiar los permisos necesarios para usar elementos web de navegacin en la galera de elementos web de su sitio,
de modo que esos elementos web no estn disponibles para los autores en funcin de su nivel de permiso.
Vea tambin
Conceptos
Planeacin de la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)
Introduccin a los sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)
Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)
74
Por ejemplo, en un sitio corporativo con presencia en Internet con millones de usuarios, puede impedir que los autores incluyan
controles de navegacin.
Puede permitir una navegacin ms variada por el sitio si incluye zonas de elementos web en diseos de pgina y permite que los
autores incluyan elementos web de navegacin en sus pginas. Por ejemplo, en un sitio de portal de intranet en el que los autores y
usuarios del sitio forman parte del mismo grupo de trabajo, puede permitir que los autores controlen la experiencia de navegacin por
su contenido mediante la adicin de elementos web a sus pginas. Para obtener ms informacin, vea Plan Web pages.
Vea tambin
Conceptos
Introduccin a la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)
Introduccin a los sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)
Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)
77
Nota:
Se han vuelto a disear los temas de SharePoint Server 2010 para simplificar el proceso para generar temas. Los temas que se crean en
Microsoft Office SharePoint Server 2007 no son compatibles con SharePoint Server 2010. Si est actualizando de Office SharePoint
Server 2007 a SharePoint Server 2010, puede usar la actualizacin visual para seguir usando sitios en la interfaz de usuario anterior. Sin
embargo, le recomendamos usar la nueva interfaz de usuario en SharePoint Server 2010 para crear temas y aplicarlos a los sitios.
79
Un modo de crear temas personalizados consiste en modificar los estilos en una aplicacin Office 2010, como Microsoft PowerPoint
2010, y guardar el tema. Esto crear un archivo .thmx que se puede cargar a la galera de temas para una coleccin de sitios. Los temas
personalizados de una galera de temas estn disponibles para todos los sitios de la coleccin de sitios.
Vea tambin
Conceptos
Planeacin para el uso de temas (SharePoint Server 2010)
80
A continuacin en este artculo, se explicarn estas decisiones y se describirn otras consideraciones de planeacin.
Si desea
Entonces use
Temas
Pginas maestras
82
Use la hoja de clculo de los datos para la planeacin del sitio para determinar qu sitios deben usar un tema y para determinar cuntos
temas nicos se necesitan.
Vea tambin
Conceptos
Introduccin a temas (SharePoint Server 2010)
Introduccin a los sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)
Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)
83
Paquetes de idioma
Compatibilidad con separadores de palabras
Nota:
Aunque Microsoft Office SharePoint Server 2007 admita nombres de dominio internacionalizados (IDN), SharePoint Server 2010 no lo
hace. Si actualmente usa IDN con Office SharePoint Server 2007 y tiene previsto actualizar o migrar a SharePoint Server 2010, debe
dejar de usar IDN, eliminar cualquier configuracin de IDN y configurar un entorno que no sea IDN para poder actualizar o migrar a
SharePoint Server 2010.
85
Nota:
Si un usuario cambia la configuracin personal del sitio para mostrarlo en otro idioma, es posible que algunos elementos del sitio, como
los nombres de columna, sigan mostrndose en el idioma predeterminado del sitio.
No d por supuesto que tiene que crear un sitio web o una coleccin de sitios en varios idiomas slo porque una biblioteca de
documentos contenga documentos en varios idiomas. Una biblioteca de documentos puede contener documentos en varios idiomas sin
que sea necesario crear sitios web o colecciones de sitios en varios idiomas. Por ejemplo, la biblioteca de documentos de una coleccin
de sitios en ingls puede contener documentos escritos en francs y japons. Para sitios de publicacin, el contenido puede crearse en
cualquier lenguaje. No es necesario crear un sitio web en un idioma especfico para mostrar pginas que tienen contenido en otros
idiomas.
Al planear sitios multilinges, debe considerar tambin las configuraciones regionales que son necesarias para la compatibilidad de los
sitios. La configuracin regional especifica la forma en que se muestran los nmeros, fechas y horas en un sitio. Sin embargo, la
configuracin regional no cambia el idioma en que se muestra el sitio. Por ejemplo, al seleccionar la configuracin regional Tailands se
cambia el criterio de ordenacin predeterminado de los elementos de lista y se usa el calendario budista en lugar del calendario
predeterminado. La configuracin regional es un parmetro que se configura independientemente del idioma especificado cuando se crea
un sitio pero, a diferencia del idioma, la configuracin regional puede cambiarse en cualquier momento. Para obtener ms informacin
acerca de la traduccin de la interfaz de usuario, vea Determinacin de los requisitos de los paquetes de idioma.
Para garantizar una sincronizacin sin problemas, cuando se realiza un cambio en una pgina en el sitio de origen, puede configurar la
caracterstica de variantes de forma que la pgina actualizada se copie de forma manual o automtica en los sitios de destino. El cambio
puede ser tan insignificante como la correccin de un error de ortografa o tan exhaustivo como la reescritura del contenido. La copia
aparece como un nuevo elemento de borrador en el sitio de destino; no reemplaza el contenido existente. El propietario del contenido del
sitio de destino toma la decisin de aceptar el cambio tal cual, trasladar el cambio u omitirlo. Lo mismo ocurre si un usuario del sitio de
origen crea un nuevo sitio bajo el sitio de origen o publica una nueva pgina. Los administradores de sitios pueden decidir crear el sitio y
las pginas correspondientes de una variante de forma automtica o manual.
Cuando planee sitios multilinges, tenga en cuenta si debe crear contenido que se compartir entre sitios y si ste debe modificarse para
satisfacer los requisitos regionales o traducirse para cumplir los requisitos de idioma. Para obtener ms informacin, vea Plan variations.
Los paquetes de idioma nicamente proporcionan la traduccin de la interfaz de usuario. No traducen contenido que se crea y se
muestra en las pginas de contenido o elementos web.
La lista de idiomas disponibles que se pueden usar para crear un sitio o una coleccin de sitios, y que los usuarios pueden seleccionar en
la interfaz de usuario multilinge, se genera mediante los paquetes de idioma instalados en los servidores front-end web de la granja de
servidores. De forma predeterminada, los sitios y las colecciones de sitios se crean en el idioma en que se instal SharePoint Server
2010. Por ejemplo, si se instala la versin en espaol de SharePoint Server 2010, el idioma predeterminado de los sitios, colecciones de
sitios y pginas web es el espaol. Si necesita crear sitios, colecciones de sitios o pginas web en un idioma que no sea el idioma
predeterminado de SharePoint Server 2010, debe instalar primero el paquete de idioma para ese otro idioma en los servidores front-end
web antes de seleccionar otro idioma para crear un sitio. Por ejemplo, si usa la versin en francs de SharePoint Server 2010 y desea
crear sitios en francs, ingls y espaol, debe instalar los paquetes de idioma ingls y espaol en los servidores front-end web antes de
crear los sitios en ingls y en espaol.
Los paquetes de idioma para SharePoint Server 2010 no se incluyen ni se agrupan en paquetes de instalacin multilinge: se deben
instalar paquetes de idioma especficos para cada idioma que se desea admitir. Adems, los paquetes de idioma se deben instalar en
cada uno de los servidores front-end web de la granja de servidores para garantizar que todos los servidores web puedan representar
contenido en el idioma especificado. Para obtener informacin acerca de los paquetes de idioma disponibles, vea Language packs
(SharePoint Server 2010). Para obtener informacin acerca de cmo implementar paquetes de idioma, vea Deploy language packs
(SharePoint Server 2010).
Aunque especifique un idioma para un sitio, es posible que algunos elementos de la interfaz de usuario, como los mensajes de error, las
notificaciones o los cuadros de dilogo, no se muestren en el idioma especificado. Esto se debe a que SharePoint Server 2010 se basa
en varias tecnologas auxiliares, como .NET Framework, Microsoft Windows Workflow Foundation, ASP.NET y Microsoft SQL Server, y
algunas de ellas solo estn traducidas a un nmero limitado de idiomas. Si un elemento de la interfaz de usuario se genera mediante una
de estas tecnologas que no est traducida al idioma que el administrador especific para el sitio, el elemento se muestra en ingls.
Adems, algn texto podra aparecer en el idioma de la instalacin original, lo que puede dar lugar a que se muestre texto donde se
mezclen idiomas. Esto suele suceder slo a los creadores de contenido o administradores de sitios, pero no lo suelen ver los usuarios del
sitio.
88
Nota:
Los registros de errores que SharePoint Server 2010 almacena en el servidor siempre estn en ingls.
Para obtener ms informacin acerca de la instalacin de paquetes de idioma, vea Deploy language packs (SharePoint Server 2010).
Vea tambin
Conceptos
Introduccin a la interfaz de usuario multilinge (SharePoint Server 2010)
Planeacin de la interfaz de usuario multilinge (SharePoint Server 2010)
89
Otros recursos
Multilingual term sets (SharePoint Server 2010)
90
91
92
SharePoint Server 2010 proporciona tres mtodos que puede usar para traducir el contenido de determinadas aplicaciones, como los
ttulos y las descripciones de una lista o una biblioteca: mediante la interfaz del usuario, exportando e importando traducciones de un sitio
y mediante el modelo de objetos.
93
usuario visualice el sitio en el idioma principal y cree una nueva biblioteca de documentos llamada "Documentos del equipo", el ttulo de
la biblioteca se mostrar como "Documentos del equipo" incluso cuando un usuario visualice el sitio en un idioma secundario. Para
traducir nuevas cadenas de la interfaz de usuario en un idioma secundario, el usuario debe cambiar las preferencias de usuario para que
muestren el sitio en un idioma secundario y, a continuacin, debe cambiar el elemento de la interfaz de usuario.
Cuando un usuario visualiza un sitio con uno de los idiomas secundarios, todo contenido de aplicacin creado recientemente se presenta
en ese idioma, incluso si el sitio se visualiza en el idioma principal o en cualquier otro idioma secundario. Por ejemplo, si el idioma
principal de un sitio es el espaol, y un usuario visualiza el sitio en alemn y agrega una biblioteca de documentos llamada
"Mannschaftsdokumente", el ttulo de la biblioteca se mostrar como "Mannschaftsdokumente" incluso cuando el sitio se visualiza en
espaol. Para traducir nuevas cadenas de la interfaz de usuario en el idioma principal o en otros idiomas secundarios, el usuario debe
cambiar las preferencias de usuario para que muestren el sitio en el idioma requerido y, a continuacin, debe hacer el cambio en la
interfaz de usuario. La pgina Configuracin de idioma contiene una opcin denominada Sobrescribir traducciones que afecta a la
manera en que los cambios realizados en el contenido de la aplicacin existente se propagan a otros idiomas del sitio. Si se habilita la
opcin Sobrescribir traducciones, los cambios realizados a la interfaz de usuario en el idioma principal sobrescriben los cambios
realizados a los elementos de la interfaz de usuario en idiomas secundarios.
De manera predeterminada, cuando un usuario visualiza un sitio con el idioma principal del sitio, cualquier cambio realizado en el
contenido de la aplicacin existente afecta nicamente a ese idioma. Las cadenas asociadas con ese elemento de la interfaz de usuario
en los idiomas secundarios no se modifican. Sin embargo, si la opcin Sobrescribir traducciones est habilitada, las cadenas asociadas
con ese elemento de la interfaz de usuario de cada idioma se reemplazan con la nueva cadena del idioma principal. Por ejemplo, si el
idioma principal de un sitio es el espaol, y un usuario cambia el ttulo de la biblioteca "Documentos compartidos" a "Documentos del
equipo", de manera predeterminada, el ttulo cambia nicamente para el idioma principal del sitio. Sin embargo, si la opcin Sobrescribir
traducciones est habilitada, el ttulo cambia a "Documentos del equipo" para cada idioma secundario, por lo que se debe volver a
traducir.
Cuando un usuario visualiza un sitio con un idioma secundario, cualquier cambio realizado en el contenido de la aplicacin existente
afecta nicamente a ese idioma. Las cadenas asociadas con ese elemento de la interfaz de usuario en el idioma principal y en otros
idiomas secundarios no se modifican. Para traducir cadenas de la interfaz de usuario en el idioma principal o en otros idiomas
secundarios, el usuario debe cambiar las preferencias de usuario para que muestren el sitio en el idioma requerido y, a continuacin,
debe hacer el cambio en la interfaz de usuario.
nuevo o modificado en el idioma principal o en alguno de los idiomas secundarios. Puede exportar contenido mediante el vnculo
Exportar traducciones de la pgina Configuracin del sitio. Al exportar contenido de la aplicacin para un idioma secundario, puede
decidir exportar todo el contenido o solo el contenido que no se tradujo.
Cuando se exporta el contenido de la aplicacin, se guarda como un archivo .resx, que se puede abrir con un editor de texto o con
cualquier herramienta de terceros capaz de abrir archivos de recursos. Para obtener ms informacin, vea el tema sobre los recursos en
formato de archivo .Resx. Una vez traducidas las cadenas de recursos, puede importar el archivo.resx mediante el vnculo Importar
traducciones de la pgina Configuracin del sitio.
96
Vea tambin
Conceptos
Planeacin de la interfaz de usuario multilinge (SharePoint Server 2010)
Planeacin de sitios multilinges (SharePoint Server 2010)
97
99
Vea tambin
Conceptos
Introduccin a la interfaz de usuario multilinge (SharePoint Server 2010)
Planeacin de sitios multilinges (SharePoint Server 2010)
100
En Procedimientos recomendados para el uso de personalizacin avanzada de permisos (notas del producto) (SharePoint Server
2010) se proporcionan instrucciones para usar personalizacin avanzada de permisos en los productos de SharePoint 2010.
101
Introduccin
El acceso al sitio y al contenido se controla mediante la asignacin de un conjunto de permisos a usuarios y grupos para un sitio, lista o
biblioteca, carpeta, documento o elemento especfico. Al desarrollar el plan de acceso al sitio y al contenido, debe tener en cuenta lo
siguiente:
Hasta qu punto desea controlar los permisos para el sitio o el contenido del sitio. Por ejemplo, quizs desee controlar el acceso a
todo el sitio o es posible que necesite una configuracin de seguridad ms restrictiva para una lista, una carpeta o un elemento en
particular.
Cmo desea usar los grupos para categorizar y administrar los usuarios. Los grupos no tienen permisos hasta que se les asigna un
nivel de permisos para un sitio especfico o para un contenido del sitio en particular. Cuando asigna niveles de permisos a grupos de
SharePoint en la coleccin de sitios, de manera predeterminada todos los sitios y su contenido heredan dichos niveles de permisos.
Para obtener ms informacin acerca del uso de grupos para la administracin de permisos, vea Eleccin de los grupos de seguridad
(SharePoint Server 2010).
102
En este artculo se describen los permisos del sitio y se ayuda a determinar qu sitios o qu contenido de sitio requerir permisos nicos.
No se abordan cuestiones sobre la planeacin de la seguridad de la totalidad del servidor o la granja de servidores.
Objeto protegible Un objeto protegible es un sitio, biblioteca, carpeta, documento o elemento para el cual se puede asignar un nivel
de permisos a los usuarios o grupos. De forma predeterminada, todas las listas y bibliotecas de un sitio heredan los permisos del
sitio. Puede usar los permisos de nivel de lista, nivel de carpeta y nivel de elemento para tener ms control sobre qu usuarios
pueden ver o interactuar con el contenido del sitio. Por ejemplo, si un nivel de permisos para un objeto protegible especfico incluye el
permiso Administrar permisos, cualquiera que tenga asignado ese nivel de permisos puede cambiar los permisos para dicho objeto
protegible. En cualquier momento, puede volver a heredar los permisos de una lista primaria, el sitio completo o un sitio primario.
Asignacin de permisos
Puede asignar un nivel de permisos a un usuario o grupo para un objeto protegible especfico. Los usuarios individuales o grupos pueden
tener diferentes niveles de permisos para diferentes objetos protegibles. El siguiente diagrama ilustra cmo se asignan permisos
especficos a los usuarios y grupos para un objeto protegible.
104
105
Herencia de permisos
Los permisos a objetos protegibles dentro de un sitio se heredan del sitio mismo de manera predeterminada. Puede usar permisos
especficos (permisos en los niveles de lista o biblioteca, carpeta, elemento o documento) para controlar con mayor precisin las acciones
que pueden realizar los usuarios en el sitio. No obstante, el uso excesivo de permisos especficos puede dificultar la administracin de
permisos.
Si desea cambiar los permisos para un subsitio nicamente, primero debe dejar de heredar los permisos del sitio y despus crear
permisos especficos en el subsitio. Por ejemplo, si hay listas, bibliotecas, carpetas, elementos o documentos con informacin
confidencial que precisa un nivel de proteccin superior, puede crear permisos especficos para un grupo o usuario concreto que requiera
acceso.
La creacin de permisos exclusivos copia los grupos, usuarios y niveles de permisos del sitio primario en el subsitio y, a continuacin,
interrumpe la herencia. Si se restablecen los permisos heredados, el subsitio hereda los usuarios, los grupos y los niveles de permisos
del sitio primario, y se pierde todo usuario, grupo o nivel de permisos que eran exclusivos del subsitio.
Nota:
Como procedimiento recomendado, conviene organizar los sitios y subsitios de forma que compartan la mayora de los permisos y hacer
lo mismo con las listas y las bibliotecas. Coloque los datos confidenciales en listas, bibliotecas o subsitios separados.
Permisos efectivos
Para configurar la seguridad o efectuar operaciones masivas se requiere informacin precisa sobre los permisos de grupos y de usuarios
de los recursos del sitio. Por ejemplo, muchos sitios de SharePoint conceden a todos los usuarios autenticados (el grupo de dominio
NTAUTHORITY\AUTHENTICATED USERS) acceso a parte del contenido. Si desea un acceso ms restringido, debe determinar con
exactitud qu permisos tienen los usuarios autenticados y en qu contenido.
El seguimiento de los permisos heredados y las reas en las que se interrumpe la herencia complica el proceso de determinar los
permisos correctos. SharePoint Server 2010 usa permisos efectivos para determinar los permisos que tiene un grupo o un usuario a
todos los recursos de una coleccin de sitios. Ahora puede encontrar los permisos directamente asignados al usuario y los asignados a
los grupos de los que el usuario es miembro.
107
Importante:
Los permisos efectivos facilitan la bsqueda de permisos en una coleccin de sitios. Sin embargo, nunca deben usarse como sustitutos
de una estructura de permisos cuidadosamente planeada.
108
Objeto protegible
Descripcin
Permisos exclusivos o
heredados
SitioA
Exclusivo
SitioA/SubsitioA
Grupo confidencial
Exclusivo
SitioA/SubsitioA/ListaA
Informacin confidencial
Exclusivo
SitioA/SubsitioA/BibliotecaA
Documentos confidenciales
Exclusivo
SitioA/SubsitioB
Heredado
SitioA/SubsitioB/ListaB
Informacin no confidencial
Heredado
SitioA/SubsitioB/BibliotecaB
Documentos no confidenciales
Heredado
Sin embargo, no resulta tan sencillo administrar un sitio con permisos heredados, como se muestra en la siguiente tabla.
Objeto protegible
Descripcin
Permisos exclusivos o
heredados
SitioA
Exclusivo
SitioA/SubsitioA
Grupo confidencial
Exclusivo
SitioA/SubsitioA/ListaA
Informacin no confidencial
109
Objeto protegible
Descripcin
Permisos exclusivos o
heredados
SitioA/SubsitioB
Heredado
SitioA/SubsitioB/ListaB
SitioA/SubsitioB/BibliotecaB
110
Lectores
Vista solamente
111
Visitantes
Leer
Miembros
Colaborar
Diseadores
Diseo
Propietarios
Control total
Si usa una plantilla de sitio distinta a la plantilla del sitio del equipo, ver una lista distinta de grupos de SharePoint predeterminados. Por
ejemplo, la tabla siguiente muestra los grupos adicionales proporcionados por una plantilla de sitio de publicacin.
Lectores restringidos
Aprobadores
Administradores de jerarquas
Adems, estn disponibles los siguientes usuarios y grupos especiales para tareas administrativas de niveles superiores:
Administradores de colecciones de sitios Puede designar uno o varios usuarios como administradores de colecciones de sitios
principales o secundarios. Estos usuarios quedan registrados en la base de datos como contactos para la coleccin de sitios, tienen
control total sobre los sitios de la coleccin, pueden realizar auditoras de todo el contenido del sitio y reciben cualquier alerta
administrativa (como comporbaciones para saber si el sitio est en uso). Los administradores de colecciones de sitios se designan al
112
crear el sitio, pero es posible modificarlos cuando sea necesario desde las pginas de Administracin central o Configuracin del sitio
de la coleccin. Los grupos y roles de AD DS no pueden agregarse como administradores de colecciones de sitios.
Nota:
Los administradores de colecciones de sitios tienen derechos completos para todos los sitios dentro de la coleccin de sitios. Pueden
agregar o eliminar sitios o cambiar la configuracin de cualquier sitio de la coleccin de sitios. Adems, pueden ver, agregar, eliminar o
cambiar todo el contenido de esos sitios. Pueden agregar y quitar usuarios de los sitios y enviar invitaciones para esos sitios. Los
propietarios de las colecciones de sitios son los nicos usuarios que reciben notificaciones de correo electrnico para eventos, como la
eliminacin automtica pendiente de sitios inactivos. De forma predeterminada, los propietarios de las colecciones de sitios reciben
tambin solicitudes de acceso de usuarios a los que se ha denegado el acceso.
Administradores de granjas de servidores Este grupo controla qu usuarios pueden administrar la configuracin del servidor y de
la granja de servidores. Los administradores de granjas de servidores no tienen acceso al contenido del sitio de forma
predeterminada; deben ser propietarios del sitio si desean ver su contenido. El grupo de administradores de granjas de servidores se
usa solamente en la Administracin central, y no est disponible para ningn sitio.
Administradores Integrantes del grupo Administradores del servidor local que pueden realizar acciones de administrador de granja
de servidores y otras acciones, como las siguientes:
Instalar nuevos productos o aplicaciones.
Implementar elementos web y nuevas caractersticas en la memoria cach de ensamblados global.
Crear nuevas aplicaciones web y nuevos sitios web de IIS.
Iniciar servicios.
Al igual que el grupo de administradores de granjas de servidores, los integrantes del grupo Administradores del servidor local no
tienen, de forma predeterminada, acceso al contenido del sitio.
Una vez que haya identificado los grupos que necesita, determine los niveles de permisos para asignar a cada uno de los grupos del
sitio.
elementos o documentos que heredan los permisos del sitio. Sin los niveles de permisos apropiados, es posible que los usuarios no
puedan realizar sus tareas o que puedan realizar tareas que no se deseaba que realicen.
De forma predeterminada, los siguientes niveles de permisos estn disponibles:
Acceso limitado: incluye permisos que permiten a los usuarios ver listas especficas, bibliotecas de documentos, elementos de lista,
carpetas o documentos sin otorgar acceso a todos los elementos del sitio. No es posible modificar este nivel de permiso
directamente.
Nota:
Si se quita este nivel de permiso, los miembros del grupo posiblemente no puedan navegar en el sitio para obtener acceso a los
elementos aunque tengan los permisos correctos para un elemento dentro del sitio.
Leer : incluye permisos que permiten a los usuarios ver elementos en pginas del sitio.
Colaborar : incluye permisos que permiten a los usuarios agregar o cambiar elementos en pginas del sitio, listas o bibliotecas de
documentos.
Diseo: incluye permisos que permiten a los usuarios cambiar el diseo de las pginas del sitio mediante el uso del explorador o de
Microsoft SharePoint Designer 2010.
Control total: incluye todos los permisos.
Los siguientes niveles de permiso adicionales se proporcionan de manera predeterminada con la plantilla de publicacin:
Vista slo: incluye permisos que les permite a los usuarios ver pginas, elementos de lista y documentos.
Aprobar: incluye permisos para editar y aprobar pginas, elementos de lista y documentos.
Administrar la jerarqua: incluye permisos para sitios y pginas de edicin, elementos de lista y documentos.
Lectura restringida: incluye permisos para ver pginas y documentos, pero no las versiones histricas ni informacin de derechos
de usuario.
permisos predeterminados no se adaptan a su organizacin, puede crear grupos personalizados, cambiar los permisos incluidos en los
niveles de permisos especficos o crear niveles de permisos personalizados.
Importante:
No se deben personalizar los niveles de permisos predeterminados si existen dudas respecto de la seguridad de un permiso especfico o
de otro tipo que es parte del nivel del permiso. Si desea que dicho permiso no est habilitado para todos los usuarios asignados a los
niveles de permisos en los que se incluye, debe desactivar el permiso para todas las aplicaciones web de la granja de servidores en lugar
de cambiar todos los niveles de permisos.
Si desea realizar varios cambios en un nivel de permisos, cree un nivel de permisos personalizado que incluya todos los permisos
necesarios.
Es conveniente crear niveles de permisos adicionales si se aplica alguna de las siguientes situaciones:
Se desea excluir diversos permisos de un nivel de permisos determinado.
Se desea definir un conjunto exclusivo de permisos para un nuevo nivel de permisos.
Para crear un nivel de permisos, puede copiar un nivel de permisos existente y luego realizar cambios. Tambin puede crear un nivel de
permisos y luego seleccionar los permisos que desea incluir.
Nota:
Algunos permisos dependen de otros. Si se borra un permiso del cual depende otro permiso, ste tambin se borrar.
116
Introduccin
La administracin de usuarios de sitios de SharePoint es ms sencilla si se asignan permisos de sitio a grupos en lugar de a usuarios
individuales. En AD DS, se usan los siguientes grupos para organizar los usuarios:
Grupo de distribucin Grupo que solo se usa para la distribucin de correo electrnico y no tiene habilitada la seguridad. Los
grupos de distribucin no se pueden incluir en las listas de control de acceso discrecional (DACL) que se usan para definir permisos
en recursos y objetos.
Grupo de seguridad Grupo que se puede incluir en las DACL. Un grupo de seguridad se puede usar tambin como una entidad de
correo electrnico.
Puede usar los grupos de seguridad para controlar los permisos del sitio agregando directamente el grupo de seguridad al sitio y
concediendo permisos a todo el grupo. Los grupos de distribucin no se pueden agregar directamente pero se puede expandir un grupo
de distribucin y agregar cada uno de los miembros a un grupo de SharePoint. Si usa este mtodo, debe mantener manualmente el
grupo de SharePoint sincronizado con el grupo de distribucin. Si usa grupos de seguridad, no tiene que administrar a cada uno de los
usuarios de la aplicacin de SharePoint. AD DS se ocupa de la administracin de los usuarios, porque ha incluido el grupo de seguridad y
no cada uno de los usuarios del grupo.
Los grupos de seguridad que contienen los siguientes elementos pueden ser ms difciles de administrar:
Grupos de seguridad anidados.
117
El acceso annimo se basa en la cuenta de usuario annimo del servidor web. Esta cuenta la crea y mantiene Internet Information
Services (IIS), no su sitio de SharePoint. De forma predeterminada, en IIS, la cuenta de usuario annimo es IUSR.
Al habilitar el acceso annimo, de hecho le proporciona acceso al sitio de SharePoint a esa cuenta. Permitir el acceso a un sitio o a listas
y bibliotecas le proporciona el permiso Ver elementos a la cuenta de usuario annimo. Sin embargo, an con el permiso Ver elementos,
hay restricciones para lo que pueden hacer los usuarios annimos. Los usuarios annimos no pueden:
Abrir sitios para modificarlos en Microsoft SharePoint Designer 2010. Es decir, no pueden usar la llamada a procedimientos remotos
(RPC).
Ver el sitio en Mis sitios de red; es decir, no pueden usar el Sistema distribuido de creacin y control de versiones web (WebDAV), el
protocolo de carpetas web de Windows.
Carga o edicin de documentos en bibliotecas de documentos, incluidas la bibliotecas Wiki.
Importante:
Para mejorar la seguridad de sitios, listas o bibliotecas, no habilite el acceso annimo. El acceso annimo permite que los usuarios
contribuyan a listas, discusiones y encuestas, lo que puede reducir el espacio de disco del servidor y afectar negativamente otros
recursos. Adems, el acceso annimo les permite a los usuarios annimos conocer la informacin del sitio, incluidas las direcciones de
correo electrnico y todo el contenido expuesto en listas, bibliotecas y discusiones.
Puede establecer directivas de permisos para el usuario annimo para diferentes zonas (Internet, extranet, intranet, otras), si una misma
aplicacin web suministra contenido a esas distintas zonas. La lista siguiente describe estas directivas:
Ninguna Sin directiva. sta es la opcin predeterminada. No se aplican otras adiciones o restricciones de permisos a los usuarios
annimos del sitio.
Leer Los usuarios annimos pueden leer el contenido, a menos que el administrador del sitio desactive el acceso annimo.
Denegar escritura Los usuarios annimos no pueden escribir contenido, incluso si el administrador del sitio intenta conceder este
permiso a la cuenta de usuario annimo.
Denegar a todos Los usuarios annimos no pueden tener ningn acceso, incluso si los administradores de sitios intentan conceder
a la cuenta de usuario annimo acceso a sus sitios.
119
Introduccin
A la mayora de niveles de la jerarqua de servidores y sitios les corresponde un grupo de administracin. El nivel de la aplicacin web no
tiene un grupo de administradores nico, pero los administradores de conjuntos o granjas de servidores tienen control sobre las
aplicaciones web dentro de su mbito. Los miembros del grupo de administradores de granjas de servidores y los miembros del grupo de
administradores del servidor local pueden definir una directiva para conceder permisos a usuarios individuales en el nivel de la aplicacin
web.
Niveles de administracin
Los siguientes grupos de usuarios tienen permisos administrativos en distintos niveles de la jerarqua de administracin:
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Qu se debe gobernar?
Cada organizacin tiene necesidades y objetivos nicos que influirn en su enfoque de gobierno. Por ejemplo, las organizaciones ms
grandes probablemente requerirn un gobierno ms detallado que otras organizaciones ms pequeas.
Una implementacin correcta de SharePoint Server 2010 requiere los siguientes elementos:
Arquitectura de informacin
La finalidad de la arquitectura de la informacin es la creacin de un sistema que ayuda a los usuarios a recopilar, almacenar,
recuperar y usar la informacin necesaria para lograr objetivos empresariales. La arquitectura de la informacin de un sitio web
determina cmo se organiza y se presenta a los usuarios del sitio la informacin de ese sitio, es decir, sus pginas web, documentos,
listas y datos.
Una evaluacin exhaustiva de la arquitectura de la informacin de su organizacin puede ser til para identificar posibles ineficacias,
como las siguientes:
El uso incoherente de los metadatos que puede dificultar la bsqueda y la comparacin de contenido o datos relacionados.
Un almacenamiento de contenido mal diseado y administrado que puede provocar la existencia de varias versiones de
documentos sin ninguna manera de identificar la versin relevante.
El almacenamiento de datos catalogado y administrado de manera incorrecta que puede hacer que las personas encargadas de
tomar decisiones encuentren y usen con confianza datos incorrectos.
El diseo incorrecto de la navegacin o la mala presentacin de la informacin que pueden dificultar la localizacin de
informacin y de sitios importantes.
Servicio de TI que hospeda SharePoint Server
SharePoint Server 2010 incluye muchas caractersticas nuevas que deben tratarse por medio de un plan integral de gobierno.
Algunas de estas caractersticas son:
Una nueva arquitectura de aplicacin de servicio, generada en Microsoft SharePoint Foundation 2010 que reemplaza al modelo
SSP.
Mejoras en copia de seguridad y restauracin.
Multiempresa que crea un entorno de hospedaje verdadero y permite compartir recursos de servicio entre los clientes mientras se
particionan los datos basados en suscripciones al sitio.
Cuentas administradas que automatizan cambios de contrasea.
127
Windows PowerShell, la nueva interfaz de lnea de comandos y lenguaje de scripting, diseada especficamente para
administradores de sistemas.
Si no cuenta con un plan de gobierno, el incontrolable y rpido crecimiento de los servidores web administrados individualmente
que ejecutan SharePoint Server puede provocar consecuencias inesperadas. Entre ellas se incluyen las siguientes:
Servidores aislados que hospedan a un grupo escasamente organizado de sitios que no tienen ndice de bsqueda comn,
navegacin o esquema de seguridad. Si desea admitir la creacin de sitios sin intervencin del administrador (SSC), debe tener
un plan que incluya la disposicin de contenido y el archivado de sitios.
Servidores que hospedan aplicaciones no seguras que pueden comprometer la integridad del contenido.
Solicitudes de soporte tcnico para servidores locales que ejecutan SharePoint Server sin el conocimiento del equipo de soporte.
Actividades crticas, como el cumplimiento de normativas, que pueden administrarse de forma incoherente entre los distintos
servidores.
Actividades de mantenimiento peridico, como la realizacin de copias de seguridad y restauracin de datos, o la instalacin de
actualizaciones de productos, que no pueden realizarse de manera correcta debido al aprendizaje inadecuado o a la
configuracin incoherente de los servidores.
Cambios en la propiedad del sitio que genera dudas acerca de la propiedad del contenido o provoca el bloqueo de los sitios.
A medida que aumenta el uso de SharePoint Server 2010 en la empresa, el departamento de TI debe implementar un conjunto
de servicios de hospedaje bien gobernados que permita contar con la disponibilidad de SharePoint Server 2010 y que controle su
uso y configuracin.
Para contar con soluciones efectivas y administrables de SharePoint Server 2010, la organizacin debe considerar el gobierno de una o
ms de las siguientes reas:
Directiva de personalizacin
SharePoint Server 2010 incluye caractersticas y funcionalidades personalizables que se extienden a varias reas del producto, como
inteligencia empresarial, formularios, flujo de trabajo y administracin de contenido. La personalizacin puede poner en peligro la
estabilidad, el mantenimiento y la seguridad del entorno de SharePoint Server 2010. Para permitir la personalizacin mientras se
controla su mbito, debe desarrollar una directiva de personalizacin donde establezca lo siguiente:
Herramientas de personalizacin aprobadas. Por ejemplo, debe decidir si se permite el uso de Microsoft SharePoint Designer
2010 y especificar qu elementos de sitios pueden personalizarse y por quin.
Modos de administrar cdigo de origen, como un sistema de control de origen y estndares para la documentacin del cdigo.
Los estndares de desarrollo, como los procedimientos recomendados para la codificacin.
128
129
Nota:
Es posible que en su organizacin no exista el mismo rol o se lo denomine de otra forma.
Participantes ejecutivos: los ejecutivos clave deben definir los objetivos globales del comit de gobierno, proporcionarle autoridad y
evaluar peridicamente el xito de las prcticas y directivas implementadas.
Participantes financieros: los agentes financieros deben asegurar que las reglas y los procesos de gobierno aumenten el rendimiento
de la inversin de la empresa en los productos y tecnologas de SharePoint.
Lderes de TI: los lderes de TI deben ayudar a programar sus ofertas de servicio y a determinar cmo lograr sus responsabilidades
de TI (por ejemplo, mejorar la seguridad y mantener la confiabilidad) a la vez que proporcionan las caractersticas que precisan los
equipos empresariales.
Lderes de la divisin empresarial: los lderes empresariales representan a los grupos de usuarios que realizan el trabajo principal de
la empresa y determinan los requisitos funcionales y de arquitectura de la implementacin de SharePoint Server 2010. Deben
trabajar con los arquitectos de la informacin para determinar la arquitectura de la informacin de la empresa y los estndares de
taxonoma de la organizacin. Los lderes empresariales tambin deben trabajar con los lderes de TI para crear los acuerdos de
nivel de servicio y otras directivas auxiliares.
Arquitectos de la informacin o taxonomistas: los miembros de estos grupos tienen gran experiencia en planificacin y diseo de
sistemas de informacin y taxonomas. De acuerdo con sus anlisis de las necesidades de informacin de la audiencia, desarrollan
planes que respaldan los objetivos organizacionales y definen la navegacin y arquitectura de los sitios.
Responsables de cumplimiento normativo: en el gobierno se incluye asegurar que la empresa cumple sus requisitos legales y
normativos, y administra su conocimiento corporativo. Si la empresa incluye roles responsables del cumplimiento o la supervisin
legal, incluya en el comit de gobierno representantes de estas disciplinas.
Lderes de desarrollo: los lderes de la organizacin de desarrollo de software deben ayudar a determinar las herramientas de
personalizacin que estn aprobadas, cmo comprobar la seguridad del cdigo y otras prcticas recomendadas relacionadas con el
cdigo.
Trabajadores de la informacin: los miembros de la organizacin que realizan su trabajo diario deben ayudar a garantizar que los
servicios de SharePoint Server 2010 y la arquitectura de la informacin satisfacen sus necesidades.
130
Instructores: los expertos de instrucciones deberan ser responsables del desarrollo de un plan de aprendizaje y la realizacin de todo
el aprendizaje y la educacin apropiados.
sus patrocinadores ejecutivos para promover la responsabilidad y ayudar a exigir el cumplimiento en toda la empresa. Recuerde que,
aunque este proceso parezca complicado, el objetivo consiste en aumentar el rendimiento de la inversin en SharePoint Server 2010,
maximizar la utilidad de la solucin de SharePoint Server 2010 y mejorar la productividad de la empresa.
Vea tambin
Otros recursos
Centro de recursos de gobierno (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=133502&clcid=0xC0A)
132
El siguiente objeto de directiva de grupo deshabilita la instalacin de SharePoint Server y sus productos relacionados:
HKLM\Software\Policies\Microsoft\Shared Tools\Web Server Extensions\14.0\ SharePoint\DWORD DisableInstall
Para bloquear instalaciones, establezca DWORD DisableInstall=00000001.
Cuando se establece esta clave del Registro, los usuarios que intentan instalar SharePoint Server reciben un mensaje de error en el
que se indica que la instalacin est bloqueada para la organizacin y que deben ponerse en contacto con el administrador de la red
para obtener ms detalles.
Un marcador de Servicios de dominio de Active Directory (AD DS) identifica los servidores de SharePoint de una organizacin. De
forma predeterminada, el marcador contiene la direccin URL de la aplicacin de servicio de topologa.
Para obtener ms informacin acerca de cmo establecer el objeto de directiva de grupo y el marcador de AD DS, vea Track or block
SharePoint Server 2010 installations.
Plantillas de sitio
Las plantillas de sitio son un conjunto de personalizaciones que se aplican a una definicin de sitio. Mediante el uso de una plantilla de
sitio, un servicio de SharePoint Server puede promover la personalizacin de marca coherente, la estructura de sitio y el diseo en los
sitios que crean los usuarios. Puede crear plantillas de sitio personalizadas para el aprovisionamiento de sitios y usarlas en lugar de las
plantillas que se incluyen en SharePoint Server como parte de un servicio de SharePoint Server.
134
Para obtener informacin, vea el tema sobre el trabajo con plantillas y definiciones de sitio
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=184756&clcid=0xC0A).
Cuotas
Una cuota especifica los lmites de la cantidad de almacenamiento que puede usar una coleccin de sitios. Este proceso impide que los
usuarios agreguen contenido cuando se alcanza el lmite. Para obtener ms informacin, vea Plan quota management (SharePoint
Server 2010).
Bloqueos
Los bloqueos impiden que los usuarios agreguen contenido a una coleccin de sitios o que la usen. Por ejemplo, puede bloquear un sitio
que infringe una directiva de uso o que excede una cuota. Para obtener ms informacin, vea Lock or unlock sites.
Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo son programas que implementan los procesos de negocio para los usuarios de un sitio de SharePoint Server. Estn
asociados con los elementos del sitio, como documentos, formularios o elementos de lista. Los flujos de trabajo tienen numerosas
aplicaciones como parte de un servicio de TI. Por ejemplo, puede usar un flujo de trabajo para aprovisionar un nuevo sitio, realizar un
seguimiento de un problema de compatibilidad o actuar cuando se ha excedido la cuota de la coleccin de sitios. Para obtener ms
informacin, vea Plan workflows (SharePoint Server 2010).
Caractersticas
Una caracterstica, que es un contenedor para varias extensiones definidas en SharePoint Server 2010 y SharePoint Foundation 2010,
consta de un conjunto de archivos XML que se implementan en servidores web. Puede implementar una caracterstica como parte de
una definicin de sitio o un paquete de solucin, o bien activarla de forma individual.
Un administrador del sitio puede transformar la funcionalidad de un sitio de SharePoint mediante la activacin o la desactivacin de una
caracterstica en la interfaz de usuario. Las caractersticas hacen que sea ms fcil activar o desactivar la funcionalidad en el curso de
una implementacin y ayudan a los administradores a transformar fcilmente la plantilla o definicin de un sitio. Las caractersticas se
pueden ocultar, lo que impide que los usuarios del sitio las desactiven de forma manual.
Cuando implemente la nueva funcionalidad de sitio como caractersticas, har que sea ms fcil para los administradores controlar los
sitios y exigir un plan de gobierno. Una tcnica denominada asociacin de caracterstica permite adjuntar una caracterstica a todas las
nuevas versiones de los sitios que usan una definicin de sitio determinada sin tener que modificarla. Esto permite controlar las
caractersticas a las que pueden tener acceso los usuarios del servicio. Para obtener ms informacin, vea el tema sobre el uso de
caractersticas(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=183450&clcid=0xC0A
135
SharePoint Designer
Puede administrar el uso de Microsoft SharePoint Designer 2010 en una organizacin en el nivel de la aplicacin web o en el nivel de la
coleccin de sitios. Puede controlar los siguientes tipos de acceso a SharePoint Designer 2010:
Habilitar o deshabilitar el uso de SharePoint Designer 2010 para una aplicacin o coleccin de sitios completa.
Si desea asegurarse de que todos los diseadores y propietarios de una coleccin de sitios especfica pueden usar SharePoint
Designer 2010, habilite esta configuracin en el nivel de la coleccin de sitios.
Habilitar o deshabilitar la capacidad de desasociar pginas de la definicin de sitio.
Si desea conservar la personalizacin de marca de todos los sitios de una coleccin de sitios, no debe permitir a los usuarios que
realicen cambios que hagan que la pgina se desasocie de la definicin de sitio.
Habilitar o deshabilitar pginas maestras y diseos de pgina en SharePoint Designer 2010.
136
Si no desea que los usuarios vean las pginas maestras y diseos de pgina de un sitio, debe deshabilitar esta configuracin.
Habilitar o deshabilitar la estructura de la direccin URL del sitio y su contenido.
Si no desea que los usuarios puedan ver o editar cualquier archivo del sitio, debe deshabilitar esta configuracin.
Espacios aislados
Un espacio aislado es un entorno de ejecucin restringido que permite a los programas tener acceso nicamente a algunos recursos;
adems, evita que los problemas que se originan dentro del espacio aislado afecten al resto del entorno del servidor. Las soluciones que
se implementan en un espacio aislado se denominan soluciones de espacio aislado. La seguridad de acceso al cdigo (CAS) limita las
operaciones que estas soluciones pueden llevar a cabo.
Un miembro del grupo Administradores de la granja de servidores debe implementar el entorno de espacio aislado para que se puedan
cargar las soluciones de espacio aislado. Los administradores de una coleccin de sitios pueden cargar y activar soluciones de espacio
aislado. Si la solucin no contiene un ensamblado, un usuario que tenga control total en la raz de la coleccin de sitios tambin puede
activar la solucin.
Puede incrementar el aislamiento usando un equilibrio de carga remoto y ejecutando el servicio de espacio aislado nicamente en
servidores especficos. En un entorno de produccin, se recomienda usar un equilibrio de carga remoto y dedicar un servidor
independiente a las soluciones de espacio aislado que se estn ejecutando. Solo los miembros del grupo Administradores de la granja de
servidores pueden bloquear las soluciones de espacio aislado, configurar el equilibrio de carga y restablecer las cuotas que se
excedieron.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010).
audiencia. En las organizaciones que tienen muchos usuarios, la actualizacin frecuente podra afectar al rendimiento y a la planeacin
de capacidad. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de directivas para perfiles de usuario (SharePoint Server 2010).
De forma predeterminada, todos los usuarios autenticados pueden crear un sitio web de Mi sitio. Se recomienda usar grupos de
seguridad para administrar los permisos para los sitios web de Mi sitio. Las caractersticas de Mi sitio almacenan o usan informacin de
identificacin personal. Antes de implementar sitios web de Mi sitio, asegrese de que ha planeado cmo controlar el comportamiento de
estas caractersticas, o desactive las caractersticas, para ayudar a proteger la seguridad de esta informacin.
De forma predeterminada, todos los usuarios autenticados pueden agregar clasificaciones y etiquetas temticas a documentos, a otros
elementos de SharePoint Server y a elementos adicionales, como pginas web externas y entradas de blog. Los usuarios tambin
pueden incluir notas de improviso en las pginas de perfil de un sitio web Mi sitio o en cualquier pgina de SharePoint Server. Como
alternativa, puede usar uno o varios grupos de seguridad para conceder el permiso Usar caractersticas sociales a un subconjunto de
usuarios de una organizacin.
De forma predeterminada, todos los usuarios autenticados pueden editar sus perfiles, agregar o editar compaeros y agregar o editar
pertenencias. Como alternativa, puede usar uno o varios grupos de seguridad para conceder el permiso Usar caractersticas personales
a un subconjunto de usuarios de una organizacin.
Si bien el anlisis de correo electrnico puede habilitarse para todos los usuarios de Outlook o solo para grupos especficos mediante la
directiva de grupo, los usuarios pueden no participar en esta caracterstica. Incluso si el anlisis de correo electrnico est deshabilitado
para todos los usuarios, pueden participar usuarios individuales.
Administracin de la informacin
La administracin de la informacin en SharePoint Server 2010 comprende las tareas de organizacin, recuperacin, adquisicin y
mantenimiento de la informacin.
En esta seccin se describen caractersticas de SharePoint Server 2010 que resultan tiles para la administracin de documentos,
registros y activos digitales, as como para la planeacin de la exhibicin de documentos electrnicos.
Administracin de documentos
La administracin de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de la organizacin, es decir, cmo se crean, se revisan y se
publican, adems de cmo se eliminan o conservan al final del ciclo. Incluye directivas que implementan la auditora, la retencin de
documentos, el etiquetado y los cdigos de barras (para garantizar que se pueda correlacionar el contenido impreso con las
correspondientes versiones electrnicas). Las directivas pueden implementarse para ayudar a una organizacin a cumplir los requisitos
de conformidad con la legislacin, como la necesidad de conservar registros. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de directivas
de administracin de informacin (SharePoint Server 2010).
138
Una organizacin que usa aplicaciones cliente de Microsoft Office System y SharePoint Server 2010 puede exigir directivas en el servidor
y en las aplicaciones cliente.
Aprobador de contenido
El proceso de aprobacin de contenido proporciona control de la publicacin de contenido a los miembros del sitio que tienen permisos
de aprobador. Un propietario de una biblioteca de documentos puede habilitar la aprobacin de contenido para una biblioteca de
documentos o una biblioteca de pginas web y, opcionalmente, puede asociar un flujo de trabajo con la biblioteca para ejecutar el
proceso de aprobacin.
Use la aprobacin de contenido para formalizar y controlar el proceso de poner contenido a disposicin de una audiencia. Por ejemplo,
una empresa que publica el contenido puede requerir una revisin legal y aprobacin antes de publicar el contenido.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin del control de versiones, la aprobacin de contenido y las desprotecciones (SharePoint
Server 2010).
Control de versiones
Control de versiones es el mtodo mediante el cual se numeran y se guardan iteraciones sucesivas de un documento en SharePoint
Server. Como una herramienta de gobierno, control de versiones impide que los usuarios con permisos de lectura vean borradores de los
documentos.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin del control de versiones, la aprobacin de contenido y las desprotecciones (SharePoint
Server 2010).
Administracin de registros
La administracin de registros es el proceso por el que una organizacin determina los tipos de informacin que deben considerarse
registros, cmo se deben administrar los registros mientras estn activos y cunto tiempo se debe conservar cada tipo de registro. La
administracin de registros incluye la realizacin de tareas relacionadas con los registros, tales como la eliminacin de registros
caducados o expirados, o el almacenamiento y la proteccin de registros relacionados con eventos externos tales como demandas
judiciales.
La administracin de registros permite hacer lo siguiente:
Usar un archivo de almacenamiento de registros para administrar los registros o administrar los registros en contexto.
Crear flujos de trabajo para mover los documentos a un archivo de almacenamiento de registros.
Determinar si va a administrar correo electrnico en SharePoint Server o en una aplicacin de correo electrnico.
Determinar cmo traducir el contenido social como, por ejemplo, blogs, sitios wikis o sitios web de Mi sitio en los registros.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de administracin de registros (SharePoint Server 2010).
139
La caracterstica de directiva de expiracin ayuda a eliminar contenido mediante un mtodo coherente que se puede controlar y
administrar. Por ejemplo, la directiva puede eliminar un documento o definir una tarea de flujo de trabajo para que SharePoint Server
redirija el documento para obtener permiso para destruirlo.
La caracterstica de directiva de etiquetado especifica una etiqueta que se asocia a un tipo de documento o un elemento de lista. Las
etiquetas son las zonas de bsqueda de texto que SharePoint Server genera en funcin de las propiedades de metadatos y el
formato que especifique el usuario.
La caracterstica de directiva de cdigo de barras permite realizar un seguimiento de las copias fsicas de un documento mediante la
creacin de un valor de identificador nico para un documento y la insercin de una imagen de cdigo de barras de dicho valor en el
documento. De forma predeterminada, los cdigos de barras cumplen con el estndar comn de cdigo 39 (ANSI/AIM BC1-1995,
cdigo 39). Adems, es posible conectar otros proveedores de cdigos de barras mediante el modelo de objetos de directivas.
Los informes de directiva de administracin de informacin ayudan a supervisar el grado de uso de las directivas por parte de la
organizacin. Puesto que las directivas suelen implementarse para ayudar a una organizacin a cumplir con normativas especficas, la
supervisin frecuente del uso de la directiva le ayudar a asegurarse de que su organizacin las cumpla. Para obtener ms informacin
general sobre las directivas de administracin de informacin, vea Planeacin de directivas de administracin de informacin (SharePoint
Server 2010).
Tipos de contenido
Los tipos de contenido permiten a las empresas organizar, administrar y controlar el contenido de una manera coherente. Definen los
atributos de un tipo de elemento de lista, documento o carpeta. Cada tipo de contenido puede especificar las propiedades de metadatos
para asociar a elementos de su tipo, los flujos de trabajo disponibles, plantillas y directivas de administracin de informacin. Use los
tipos de contenido para promover directivas de administracin de informacin coherentes, requisitos de metadatos y otras directivas. Para
141
controlar los tipos de contenido, considere la posibilidad de asociar receptores de eventos y flujos de trabajo con los formularios que se
usan para modificar los tipos de contenido.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).
De forma predeterminada, una gran cantidad de tipos de archivo estn bloqueados, incluidos los tipos de archivo que el Explorador de
Windows trata como ejecutables. Para ver una lista completa de los tipos de archivo bloqueados, vea Manage blocked file types
(SharePoint Server 2010).
Las directivas de gobierno de una organizacin pueden afectar a la forma en que se disean las conexiones y los servicios de metadatos
administrados. Por ejemplo, la existencia de un proceso formal para administrar trminos y conjuntos de trminos afectar a la forma en
que se establecen los parmetros de conexin. Si cada documento que se crea debe tener un conjunto determinado de atributos, es
probable que desee tener un concentrador de tipo de contenido en al menos un servicio. Familiarcese con el plan de gobierno de su
organizacin antes de determinar las conexiones y los servicios de metadatos administrados. Para obtener ms informacin, vea
Managed metadata service application overview (SharePoint Server 2010).
Vea tambin
Conceptos
Introduccin al gobierno (SharePoint Server 2010)
144
Qu es un servicio de SharePoint?
Un servicio de SharePoint es un servicio de TI que ofrece sitios hospedados basados en Productos de Microsoft SharePoint 2010. A
continuacin se presenta lo que ofrece un servicio:
Sitios en un mbito, como una coleccin de sitios, una aplicacin web o una granja de servidores
Copia de seguridad y recuperacin
Almacenamiento de contenido
Compatibilidad con las personalizaciones
Seguridad
Niveles de servicio que se basan en la velocidad y la disponibilidad
145
unidad de negocio. Esto permite que un grupo de TI centre su atencin en el servicio mismo. Para obtener ms informacin acerca de la
arquitectura multiempresa, vea Hosted environments (SharePoint Server 2010).
Determine los lmites y las directivas para los siguientes elementos de servicios:
Plantillas de cuota
Una plantilla de cuota se compone de los valores que especifican la cantidad de datos que se puede almacenar en una coleccin de
sitios. El valor tambin indica el lmite que activa una alerta de correo electrnico para el administrador de la coleccin de sitios.
Puede asociar las cuotas con sitios que se ofrecen en varios niveles de servicio para controlar el crecimiento de SharePoint Server
en una empresa. Tenga en cuenta que puede establecer cuotas independientes para las soluciones de espacio aislado.
Tamao mximo de carga
En el nivel de aplicacin web, puede establecer lmites del tamao mximo de los archivos cargados. Todos los sitios dentro de la
aplicacin web host utilizan el mismo lmite.
Administracin del ciclo de vida del sitio
Puede controlar cmo se crean los sitios, su tamao y longevidad mediante el uso de la administracin de sitios de autoservicio, y la
confirmacin y eliminacin del uso del sitio. Tambin puede establecer la expiracin y las directivas de acceso para controlar el ciclo
de vida del contenido de sitios.
El aprovisionamiento de sitios de autoservicio permite a los usuarios crear sus propios sitios web de nivel superior al visitar una
pgina hospedada en TI y proporcionar informacin acerca del uso del sitio. El sitio, a continuacin, se puede aprovisionar en funcin
de un flujo de trabajo personalizado. Para diversos niveles de servicio, puede controlar el tamao de dichos sitios y su longevidad.
Directiva de personalizacin
Una de las ventajas principales del uso de sitios que se basan en SharePoint Server es la capacidad de los propietarios de sitios para
personalizarlos. Por ejemplo, los propietarios de sitios pueden cambiar la apariencia de un sitio o proporcionar una nueva
funcionalidad, como un flujo de trabajo o un elemento web personalizado. Considere detenidamente el tipo y la cantidad de
personalizacin que se permite y que es compatible en cada nivel de servicio dado que algunos tipos de personalizaciones son
globales para la granja de servidores.
Considere el uso de las soluciones de espacio aislado para limitar el impacto de las personalizaciones en una granja de servidores.
Por ejemplo, los servicios que permiten la creacin de sitios sin intervencin del administrador pueden incluir miles de sitios que
comparten una nica aplicacin web. En este caso, puede limitar las personalizaciones nicamente a los sitios que son compatibles
con la interfaz de usuario, como agregar elementos web a las pginas. Si utiliza soluciones de espacio aislado, las personalizaciones
se aplican slo a esa coleccin de sitios. En un servicio que proporciona aislamiento fsico o virtual de la granja de servidores, por
147
ejemplo, para un sitio de intranet de la empresa, puede permitir una amplia gama de personalizaciones, como, por ejemplo, los
controladores de eventos personalizados y los flujos de trabajo.
En el nivel de aplicacin web, tambin se ofrece la capacidad de controlar si se puede usar SharePoint Designer para modificar los
sitios de la aplicacin web. Para obtener ms informacin, vea Configure settings for a Web application (SharePoint Server 2010).
Para obtener una explicacin completa de la gama de personalizaciones que SharePoint Server 2010 admite y los riesgos y
beneficios de la compatibilidad con cada tipo de personalizacin en varios niveles de servicio, vea las notas del producto Directiva de
personalizacin de tecnologas y productos de SharePoint (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0xC0A). Aunque este
contenido se refiere especficamente a Microsoft Office SharePoint Server 2007, gran parte de la informacin se aplica a SharePoint
Server 2010. Para obtener ms informacin acerca de las soluciones en espacio aislado, vea Planificacin de soluciones de espacio
aislado (SharePoint Server 2010).
Clasificacin de activos
Puede desarrollar e implementar un sistema de clasificacin para los sitios y contenido compatibles con un servicio que identifica el
impacto y el valor de la informacin de una organizacin. Por ejemplo, los metadatos pueden clasificar el contenido como si tuviera
valor o impacto empresarial alto, moderado o bajo.
El impacto est relacionado con la exposicin y el contenido: si el contenido se distribuye externamente, afectara
negativamente a su negocio? O podra exponer informacin que identifique personalmente a los usuarios o clientes? Si es as,
sera contenido de alto impacto en la empresa.
El valor est relacionado con la disponibilidad: si el contenido no est disponible, podra impactar los negocios diarios de la
empresa? Si es as, sera contenido de alto valor.
Cada clasificacin podra provocar otros comportamientos: por ejemplo podra requerir que se transfiera el contenido de alto
impacto en la empresa slo en formato cifrado, o podra requerir que se ejecute un proceso de aprobacin en el contenido de
mediano impacto antes de que se pueda publicar en un sitio web pblico. Quizs el contenido de alto impacto en la empresa
debe estar hospedado en un servicio que proporcione la directiva ms restrictiva y los procesos de recuperacin ante desastres
ms exigentes.
Administracin del ciclo de vida
Un servicio debe proporcionar las herramientas o directrices del ciclo de vida para los sitios activos y los no utilizados. Para niveles
de servicio ms bajos, podra, por ejemplo, implementar un mecanismo que permita que slo los propietarios de sitios puedan crear
sitios para los que transcurran seis meses antes de que el usuario tenga que ampliar la solicitud del sitio. Adems, puede
implementar una herramienta que busque los sitios que no se hayan utilizado durante un perodo especfico de tiempo y los elimina.
La administracin del ciclo de vida tambin implica integrar un servicio con los procesos y herramientas de administracin de
148
registros de una organizacin. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de administracin de registros (SharePoint Server
2010).
Personalizacin de marca y navegacin
La personalizacin de marca coherente con una gua de estilo corporativa genera sitios de aspecto ms coherente y desarrollo ms
sencillo. Las pginas maestras y plantillas ayudan a crear la marca visual de un sitio. Almacene las pginas maestras aprobadas en
las galeras de sitios para que los diseadores de sitios las utilicen de forma coherente. Un diseo coherente ayuda a los usuarios a
confirmar que se encuentran en el lugar correcto cuando ven el sitio. Defina los elementos de la plantilla que los propietarios de sitios
pueden y no pueden modificar. Deje espacio para la subpersonalizacin de marcas de equipos individuales o marcas de proyecto.
La navegacin coherente tambin es fundamental para garantizar que los usuarios no se pierdan mientras navegan por los servicios
en bsqueda de contenido.
Proteccin de datos
Las caractersticas que ofrecen proteccin de datos incluyen la copia de seguridad y recuperacin. Puede variar el nivel de proteccin
de datos segn los niveles de servicio que ofrezca. Es posible que los niveles ms altos requieran que el propietario del sitio los
cargue. Para cada nivel de servicio, planee la frecuencia con la que realizar copias de seguridad y el tiempo de respuesta que
garantizar para la restauracin de los sitios. Para obtener ms informacin, vea Plan for backup and recovery (SharePoint Server
2010) y Centro de recursos de administracin de continuidad del negocio
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=199235&clcid=0xC0A).
Seguridad, infraestructura y directivas de aplicaciones web
Mantenga la infraestructura y supervise el acceso al contenido y a la infraestructura para asegurarse de que dispone de un entorno
estable y seguro. Utilice directivas de aplicaciones web para permitir o denegar el acceso al contenido de acuerdo con las reglas de
cumplimiento o las necesidades del negocio. Mantenga la infraestructura al da con las actualizaciones de software para asegurarse
de que dispone de las mejoras y correcciones ms recientes.
Entrenamiento
Una comunidad de usuarios bien entrenados proporciona ventajas de TI. Reduce las llamadas de soporte, fomenta la adopcin,
ayuda a garantizar el uso correcto de SharePoint Server y ayuda a los usuarios a comprender sus responsabilidades al usar el
servicio de SharePoint Server. Para cada nivel de servicio, considere la necesidad de un nivel de entrenamiento adecuado como
requisito. Incluso para un servicio bsico, los usuarios con permiso de administracin del sitio tendrn acceso a muchas
caractersticas que afectan a la funcionalidad del sitio. El entrenamiento en lnea, como por ejemplo, tutoriales, puede ayudar a los
usuarios a aprovechar al mximo su sitio.
El entrenamiento para una comunidad de usuarios est disponible en Recursos de SharePoint 2010 para usuarios finales
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=199542&clcid=0xC0A)
149
Descripcin
Servicio bsico
Servicio avanzado
Servicio Premium
Granja de servidores
que se ha diseado
para hospedar un
nmero reducido de
sitios de portal.
Es aplicable a los
clientes que tienen
algunos requisitos para
las personalizaciones
del lado del servidor
que no interferirn con
otros sitios
Granja de servidores
dedicada a hospedar
un sitio grande,
altamente
personalizado o de
importancia crtica.
La topologa es
escalable, segn lo
acordado en los
requisitos de
hospedaje entre el
cliente y el equipo de
150
Servicio bsico
Servicio avanzado
Servicio Premium
hospedados en los
propios servidores.
hospedaje.
Ejemplo
Sitio de intranet de la
empresa que incluye
integracin a gran
escala con varios
sistemas back-end
mbito
Coleccin de sitios
Aplicacin web
Granja de servidores
con varias aplicaciones
web
Personalizaciones
Se admiten algunas
Se permiten las
personalizaciones del personalizaciones
lado del servidor, como amplias. Todas las
las plantillas de sitio
personalizaciones se
personalizado. Todas prueban y revisan
las personalizaciones antes de ser aceptadas
se prueban y revisan para la
antes de ser aceptadas implementacin. Como
para la
alternativa, las
implementacin. Como personalizaciones se
alternativa, las
permiten slo como
personalizaciones se soluciones de espacio
permiten slo como
aislado.
soluciones de espacio
aislado.
Moderado
Alto
No
No
Servicio bsico
Servicio avanzado
Servicio Premium
2 GB
Ilimitado
Diaria
Diaria
14 das
30 das
60 das
Vea tambin
Otros recursos
Track or block SharePoint Server 2010 installations
Control en SharePoint Server 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200590&clcid=0xC0A)
SharePoint - Acuerdo de nivel de servicio (SLA) de ejemplo - blog "From the Field"
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=203973&clcid=0xC0A)
Plantilla de ejemplo: Plan de control de tecnologas y productos de SharePoint
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=162169&clcid=0xC0A)
153
Qu es la arquitectura de informacin?
La arquitectura de informacin en SharePoint Server es la organizacin de la informacin en una empresa, sus documentos, listas, sitios
web y pginas web, para maximizar el uso y la capacidad de administracin de la informacin. Los siguientes factores contribuyen a la
implementacin correcta de la arquitectura de informacin:
Con qu facilidad se encuentra la informacin
154
Diccionarios de sinnimos
Taxonoma y clasificaciones
Importante:
El control no funciona sin la adopcin del usuario y el cumplimiento de normas. La educacin y el entrenamiento del usuario final, as
como un buen contenido y una buena bsqueda, son la clave para la adopcin del usuario.
Al crear un plan de control, determine las reglas o directivas que hay que tener para los siguientes tipos de elementos:
Pginas
Listas
Documentos
Registros
Medios enriquecidos
Wikis
Blogs
Comentarios annimos
Acceso annimo
Trminos y conjuntos de trminos
Datos externos
Cuando piensa acerca del contenido, tenga en cuenta el equilibrio entre los siguientes factores y determine cul de estos factores es la
prioridad ms alta para cada tipo de contenido:
Disponibilidad El contenido debe estar disponible cuando los usuarios lo necesiten, y los usuarios deben saber dnde y cmo
pueden obtenerlo.
Redundancia La exposicin de una nica copia del contenido en varios lugares, en lugar de duplicar el contenido, reduce la
redundancia y ofrece una versin de la verdad.
Acceso Tenga en cuenta quin tiene acceso al contenido. Se debe proteger?
157
Asigne el ciclo de vida del contenido preferido. Qu pasos se deben realizar cuando se crea, actualiza o elimina un elemento de lista,
documento o pgina? Para obtener los mejores resultados, comience con lo que desea usar a largo plazo, en lugar de una solucin
temporal.
Como parte de un plan de control, determine quin hace qu. Por ejemplo, quin crea sitios, quin controla las palabras clave de
bsqueda o quin administra los metadatos y garantiza que los metadatos se apliquen correctamente.
Gran parte de esto debera explicarse en los planes de administracin de documentos y registros, pero considere tambin los costos de
almacenamiento del contenido. Comprenda los lmites de planeacin de capacidad de documentos y elementos, y tenga en cuenta el
rendimiento y la escala.
Importante:
Un equipo de control debe identificar un proceso para revisar peridicamente el sitio a fin de asegurar que cumpla con un plan de control.
Equipo de control
El control de la arquitectura de informacin requiere la participacin de todos los grupos que tienen inters en el xito. Un equipo de
control debe incluir a los siguientes miembros principales:
Arquitectos de informacin o taxonomistas
158
Si es posible, incluya un arquitecto de informacin profesional en el equipo de planeacin y haga que esa persona participe en el
equipo de control.
Agentes de cumplimiento
Tambin necesita incluir los agentes de cumplimiento u otros usuarios que sean responsables de garantizar que se cumplan los
requisitos legales o reglamentarios.
Trabajadores de informacin influyentes
Incluya a trabajadores de informacin influyentes para asegurarse de que se puedan usar los procesos y la estructura que el equipo
configure.
Especialistas tcnicos de TI y administradores de TI
Se deben incluir a representantes de la organizacin de TI.
Lderes de divisin de negocio
Dado que el objetivo final de la arquitectura de informacin es satisfacer las necesidades del negocio, es esencial que los
representantes de las unidades de negocio de la empresa tengan una funcin principal en este equipo de control.
Participantes ejecutivos
El participante ejecutivo es clave en el equipo de control. Aunque es posible que esta persona no asista a todas las sesiones del
equipo de control, la inclusin de esta funcin es esencial para que el equipo de control sea responsable de su cometido. Adems, el
patrocinador ejecutivo ayuda a asegurar que se utilicen los bancos de pruebas que ayudan a marcar el progreso del esfuerzo
continuo del control de la arquitectura de informacin.
Junto con estos participantes principales, en funcin del tipo de empresa, puede decidir incluir a otros participantes, como los siguientes:
Lderes de desarrollo
Formadores
Administradores de TI
Participantes financieros
La mejor manera de dirigir el equipo de control de la arquitectura de informacin se basar en la cultura y las metodologas de una
empresa. Sin embargo, stas son algunas directrices generales:
Renase regularmente y destine tiempo suficiente, especialmente en las primeras sesiones, para considerar cada problema.
D ejemplo con buenos procedimientos recomendados de arquitectura de informacin durante las deliberaciones. Por ejemplo,
puede usar un sitio de colaboracin bien diseado para registrar las deliberaciones y mantener artefactos.
159
Enve informes a la organizacin ms amplia (y recopile requisitos en toda la organizacin) mediante el uso de un sitio web y
encuestas en lnea.
Mantenga un conjunto de hitos y un calendario compartido.
Considere poner a prueba los procedimientos de la arquitectura de informacin de algunas de las divisiones de la organizacin y usar
esa experiencia para mejorar gradualmente los procedimientos de la arquitectura de informacin en la organizacin ms amplia.
Vea
Bibliotecas de documentos
Navegacin
Metadatos
Para planear
Vea
Administracin de registros
Mover el contenido
Plantillas
Aprobacin de contenido
Informtica social
161
163
El resultado del cambio de la colaboracin basada en archivos compartidos a la colaboracin basada en portales fue decepcionante para
los patrocinadores del portal y para la fuerza laboral de Fabrikam. No se haba aliviado el caos de contenido. Simplemente se haba
desplazado de los archivos compartidos a los sitios del portal.
Dado que las funciones clave en Fabrikam, por ejemplo, materiales de compras, relaciones con clientes, diseo y especificacin de
elementos, e incluso algunos procesos de recursos humanos ocurren en el nivel de las divisiones, cada divisin haba desarrollado
contenido local para admitir estas funciones. Se crearon y administraron localmente declaraciones de directivas, especificaciones y
planos de partes, documentos del personal, documentos sobre las relaciones de cliente y contenido similar. Las plantillas y los metadatos
para estos documentos diferan en los portales de las divisiones. Como los metadatos se hicieron ms especficos para cada divisin, se
dificult la bsqueda de contenido de una divisin a otra. Cuando se encontraba un documento en las divisiones, a menudo se copiaba al
portal de otra divisin para que sea ms accesible. Esto proceso dificultaba cada vez ms encontrar la versin "oficial" de un documento
dado que los duplicados proliferaban. Adems, algunos documentos de portales de divisiones se protegan de manera que los
empleados de otras divisiones no pudieran verlos. Aunque esto era apropiado cuando se estaba redactando un documento, no exista
ninguna directriz sobre cmo y cundo un documento deba hacerse visible en toda la empresa.
Para atender el descontento creciente con el portal, la compaa form un equipo estratgico, que estaba compuesto por los
administradores de todas las distintas divisiones de Fabrikam, los miembros del equipo central de TI y arquitectos de portales. El equipo
tena las siguientes tareas:
Evaluar el estado actual de la implementacin del portal de SharePoint Server.
Recomendar cambios necesarios en el portal.
Determinar cmo medir la mejora a travs del tiempo.
El equipo que desarrollaba la estrategia del portal concluy que la organizacin de "divisiones" de la taxonoma actual del portal era la
raz del problema. Cada divisin estaba duplicando los procesos y acumulando contenido sin aprovechar los conocimientos ni los
procedimientos recomendados desarrollados en divisiones del mismo nivel. Esto contribuy a una colaboracin deficiente, recursos
malgastados y caos de contenido. Su enfoque fue avanzar hacia una organizacin ms "operativa" para el portal de la empresa. Los
recursos compartidos, como la tecnologa de la informacin y las finanzas, estaban actualmente expuestos en la taxonoma del portal por
encima de todas las divisiones, y visibles para ellas. El equipo que desarroll la estrategia del portal concluy que otras disciplinas
operativas, como las relaciones con clientes, relaciones con proveedores, configuracin de la planta, investigacin y diseo, se deban
mover de los silos de las divisiones al mismo nivel que los recursos compartidos en la jerarqua del sitio. En lugar de la ubicacin del
contenido, los metadatos podran asociar informacin con las distintas divisiones.
La siguiente ilustracin es la arquitectura revisada del portal de Fabrikam:
164
165
Reorganizar el portal de Fabrikam de este modo tuvo la ventaja adicional de forzar la colaboracin entre las partes de la empresa que
tenan responsabilidades similares pero no estaban acostumbradas a trabajar juntas en procesos y estndares. Por ejemplo, el
almacenamiento de archivos de diseo en un repositorio centralizado forz a las distintas divisiones a estandarizar una herramienta para
el diseo de partes de automviles. Este cambio ahorr dinero y redujo el tiempo de entrenamiento. Adems, los procedimientos
recomendados de diseo se pusieron a disposicin de los ingenieros para ver toda la empresa y usarlos como base para nuevos
proyectos de diseo.
A continuacin se presenta un resumen de las ventajas de la arquitectura del portal rediseado:
Proporciona acceso centralizado a la informacin.
Reduce la duplicacin de contenido.
Evidencia la versin oficial de cada elemento de contenido.
Estandariza los metadatos.
Estandariza las plantillas.
Fomenta la colaboracin y el uso compartido de los procedimientos recomendados.
El nuevo diseo e implementacin del portal fue slo el comienzo. El equipo que desarroll la estrategia del portal recibi el patrocinio
ejecutivo para convertirse en un equipo de control para el portal. Como resultado, el grupo represent las necesidades de los usuarios del
portal por medio del desarrollo de directivas y estndares. Esto ayud a asegurar la responsabilidad en toda la organizacin y ofreci un
foro de evaluacin y evolucin del portal, para mejorar las caractersticas del portal pero tambin para ayudar a maximizar la
recuperacin de la inversin que realiz la empresa en la tecnologa de SharePoint Server. El grupo de control supervis los siguientes
elementos:
Estndares de metadatos
Estndares de plantillas
Directrices sobre cundo debe estar disponible la informacin necesaria en toda la empresa
Cumplimiento de regulaciones gubernamentales y de la empresa
Estndares de entrenamiento
Estndares de personalizacin de marca para el contenido
Fabrikam comenz a ver una gran recuperacin de la inversin en el portal. Luego de un ao en el proyecto, el equipo estratgico realiz
un inventario del contenido y encontr que de 500.000 documentos slo 230 eran duplicados. La compaa detect un ahorro de millones
de dlares debido a la centralizacin de los esfuerzos. Adems, una encuesta a los empleados mostr un gran aumento de la
satisfaccin con el portal. La colaboracin fue saludable en Fabrikam.
166
Vea tambin
Conceptos
Gobierno de sitios y soluciones (SharePoint Server 2010)
Introduccin al gobierno (SharePoint Server 2010)
Otros recursos
Centro de recursos de control (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200590&clcid=0xC0A)
Plan information architecture for Web content management
167
En esta seccin
168
169
En este artculo:
Implementacin y ejecucin de una solucin de espacio aislado
Aislamiento de soluciones de espacio aislado
Lo que una solucin de espacio aislado no puede contener
Comparacin de soluciones de espacio aislado con soluciones de granja de servidores
Beneficios de usar soluciones de espacio aislado
3. Un administrador de coleccin de sitios activa la solucin. Si la solucin no contiene un ensamblado, un usuario que tenga control
total en la raz de la coleccin de sitios tambin puede activar la solucin. Las herramientas de validacin se ejecutan en la solucin.
Si la solucin no pasa la validacin, no se activa.
Cuando se procesa una solicitud para ejecutar una solucin de espacio aislado, se llevan a cabo las siguientes actividades:
1. Segn el esquema de equilibrio de carga, SharePoint Server determina en qu servidor se debe ejecutar la solucin. Si el equilibrio
de carga es local, la solucin se ejecuta en el mismo servidor que efecta la solicitud. Si el equilibrio de carga es remoto, se
selecciona el servidor en el que se ejecuta la solucin sobre la base de la afinidad de la solucin. En ambos casos, el servidor deber
ejecutar el servicio de espacio aislado.
2. SharePoint Server selecciona un proceso de trabajo en espacio aislado para ejecutar la solucin; carga una biblioteca de vnculos
dinmicos con correcciones de compatibilidad ("shim") en el proceso; a continuacin, carga el ensamblado de solucin en el proceso.
3. A medida que se ejecuta la solucin, el cdigo pasa por las correcciones de compatibilidad (shim) antes de que se ejecute por medio
de SharePoint Server. Si el cdigo de solucin intenta usar las API que las soluciones de espacio aislado no pueden usar, tales
correcciones de compatibilidad indicarn una excepcin en lugar de permitir que el cdigo pase y se ejecute.
4. SharePoint Server supervisa los recursos que usan las soluciones de espacio aislado. Si la solucin de espacio aislado excede un
lmite fsico (por ejemplo, si usa ms tiempo de CPU que la cantidad predefinida), SharePoint Server finaliza el proceso de trabajo en
espacio aislado. Si la combinacin de todas las soluciones de espacio aislado en la coleccin de sitios excede la cuota de recursos
de la coleccin, SharePoint Server desactiva todas las soluciones de espacio aislado en la coleccin de sitios para el resto del da.
5. Un administrador de la coleccin de sitios puede supervisar los recursos que usan las soluciones de espacio aislado; adems, puede
desactivar soluciones en la coleccin de sitios.
De ser necesario, un administrador de la granja de servidores puede bloquear una solucin para que no se ejecute en la granja. De
manera opcional, tambin puede quitar el requisito de que una solucin se ejecute en un espacio aislado. Si se quita este requisito,
cuando se ejecuta la solucin en cualquier coleccin de sitios de la granja de servidores, ya no se ejecutar en un espacio aislado.
servicio de espacio aislado nicamente en servidores especficos. En un entorno de produccin, se recomienda usar un equilibrio de
carga remoto y dedicar un servidor independiente para las soluciones de espacio aislado que se estn ejecutando.
PropertyBag
WorkflowActions
Aspecto
Granja de servidores
Espacio aislado
Administrador de la granja
de servidores.
Acceso a datos
Sin restricciones.
Proceso en el que se
ejecuta la solucin
Seguridad de acceso a
cdigo
El desarrollador de la
Restringida. Para obtener ms informacin, vea el tema sobre la
solucin puede configurar la implementacin de una solucin de espacio aislado
directiva de seguridad de
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=177369&clcid=0xC0A).
acceso a cdigo cuando
crea el paquete de la
173
Aspecto
Granja de servidores
Espacio aislado
solucin.
Supervisin
Sin supervisin.
Equilibrio de carga
Vea tambin
Conceptos
Planificacin de soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010)
174
Otros recursos
Configure a farm for sandboxed solutions (SharePoint Server 2010)
Arquitectura de soluciones de espacio aislado (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=177368&clcid=0xC0A)
Implementacin de una solucin de espacio aislado (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=177369&clcid=0xC0A)
175
176
El modo remoto es ms escalable que el modo local, pero necesita que se realicen tareas administrativas en ms servidores.
Se obtiene un mejor rendimiento con el modelo de equilibrio de carga local en una granja de servidores de SharePoint Server en la que
hay varios servidores en los que puede ejecutar soluciones de espacio aislado. Si usa soluciones de espacio aislado como parte de un
proceso de desarrollo y desea mantenerlas restringidas al servidor desde el que se las llama, use el modo de equilibrio de carga local.
Para obtener ms informacin, vea Introduccin a las soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010).
178
Nota:
Ser propietario de una coleccin de sitios no es suficiente; para implementar y activar una solucin de espacio aislado debe ser
administrador de la coleccin de sitios en la que va a implementar la solucin de espacio aislado.
Debido a que los administradores de granja de servidores pueden convertir soluciones de espacio aislado en soluciones de plena
confianza que se pueden implementar en cualquier lugar de la granja, debe ser cuidadoso y solo permitir que ciertos usuarios sean
miembros del grupo de administradores de granja de servidores. La misma consideracin se aplica cuando agrega usuarios al grupo de
administradores de coleccin de sitios si existe alguna preocupacin sobre la seguridad de las soluciones de espacio aislado que se van
a implementar.
solucin de espacio aislado en particular realiza demandas excesivas de recursos compartidos o, en algunos casos, si una solucin de
espacio aislado con uso intensivo de recursos necesita una cuota superior.
Las cuotas predeterminadas son satisfactorias para la mayora de los escenarios; sin embargo, puede ajustar lmites de cuota
individuales para permitir lmites mayores cuando sea necesario.
Si determina que una solucin de espacio aislado hace un mal uso de recursos sistemticamente, puede bloquearla hasta que el
programador la corrija. Para obtener ms informacin acerca del bloqueo y desbloqueo de aplicaciones de espacio aislado, vea Block or
unblock a sandboxed solution (SharePoint Server 2010).
En la siguiente tabla se enumeran los valores predeterminados que se asignan a cuotas de soluciones de espacio aislado.
Recurso
Descripcin
Unidades
Recursos
por punto
Lmite
absoluto
AbnormalProcessTerminationCount
repeticiones
CPUExecutionTime
segundos
3.600
60
CriticalExceptionCount
eventos
10
InvocationCount
eventos
<TBD>
<TBD>
PercentProcessorTime
porcentaje
85
100
ProcessCPUCycles
ciclos
1 x 10^11
1 x 10^11
ProcessHandleCount
elementos
10.000
1.000
ProcessIOBytes
elementos
1 x 10^8
ProcessThreadCount
instancias
10.000
200
ProcessVirtualBytes
Memoria consumida
bytes
1,0 x 10^9
SharePointDatabaseQueryCount
instancias
20
100
180
SharePointDatabaseQueryTime
120
60
UnhandledExceptionCount
instancias
50
UnresponsiveProcessCount
instancias
181
182
183
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de directivas para perfiles de usuario (SharePoint Server 2010).
Planeacin de audiencias
Se usan audiencias para agrupar los usuarios de una organizacin de manera que se pueda dirigir la informacin a los usuarios
pertinentes. En la pgina Administrar audiencias del Servicio de perfiles de usuario de SharePoint Server, puede crear y administrar
audiencias y usarlas para dirigir el contenido de todas las colecciones de sitios que usan dicho servicio compartido.
186
Este artculo contiene informacin que le ayudar a planear el uso de las caractersticas de etiquetas temticas de SharePoint Server
2010 en su empresa e incluye los pasos fundamentales que se deben seguir en el proceso de planeacin.
Para obtener ms informacin, vea Implicaciones de seguridad y privacidad de las etiquetas temticas (SharePoint Server 2010).
188
Vea tambin
Otros recursos
Plan Managed Metadata
Security and permissions administration (Office SharePoint Server)
User Profile Service administration
189
190
Audiencias: permiten a las organizaciones dirigir el contenido a los usuarios en funcin de su trabajo o tarea segn la definicin que
proporciona su pertenencia a una lista de distribucin o grupo de SharePoint Server, la estructura organizativa de los informes o las
propiedades pblicas de sus perfiles de usuario.
Host de Mi sitio: sitio dedicado al hospedaje de sitios web Mi sitio. Se necesita un host de Mi sitio para poder implementar las
caractersticas sociales de SharePoint Server.
Sitio web Mi sitio: sitio personal que proporciona a los usuarios de una organizacin una ubicacin central para administrar y
almacenar documentos, vnculos y compaeros de trabajo.
Etiquetas sociales y notas: permiten a los usuarios agregar etiquetas sociales a documentos, a otros elementos de SharePoint
Server y a otros elementos, como pginas web externas y entradas de blog. Los usuarios tambin pueden incluir notas de improviso
en las pginas de perfil de un sitio web Mi sitio o en cualquier pgina de SharePoint Server. Los administradores pueden eliminar
todas las etiquetas de los empleados cuando estos dejan la empresa o eliminar una etiqueta no deseada.
Estas caractersticas permiten a los usuarios de una organizacin compartir informacin y mantenerse informados acerca de lo que
sucede en la organizacin. Las etiquetas sociales, por ejemplo, permiten a los usuarios etiquetar y realizar un seguimiento de la
informacin que ms les interesa. Los usuarios pueden recibir alertas cuando sus compaeros de trabajo publican nuevas entradas de
blog o cuando se produce una modificacin en los metadatos de la organizacin. Adems, pueden ver la forma en que las personas se
relacionan con diversas organizaciones y la forma en que las organizaciones se relacionan con los sitios.
Al igual que otros servicios compartidos de SharePoint Server 2010, el servicio de perfiles de usuario es fcil de implementar y configurar.
Los administradores del conjunto o granja de servidores pueden delegar la administracin de todas o algunas de las caractersticas del
servicio de perfiles de usuario en uno o varios administradores de aplicaciones de servicio. Para obtener ms informacin, vea Assign
administrators to a service application (SharePoint Server).
Arquitectura
Cuando se crea una sesin del servicio de perfiles de usuario, SharePoint Server crea tres bases de datos para almacenar la informacin
de perfil de usuario y los datos asociados:
Una base de datos de perfiles: se usa para almacenar informacin sobre los perfiles de usuario.
Una base de datos de sincronizacin: se usa para almacenar informacin de configuracin y almacenamiento provisional
destinada a la sincronizacin de datos de los perfiles de orgenes externos, como el servicio de directorio de Active Directory
(AD DS).
191
Una base de datos de etiquetado social: se usa para almacenar las etiquetas sociales y notas que crean los usuarios. Cada
etiqueta social y cada nota se asocia con un identificador de perfil.
El servicio de perfiles de usuario permite obtener acceso a cada una de estas bases de datos mediante los sitios de SharePoint, los sitios
web Mi sitio y los sitios de grupo. Esto proporciona una experiencia dinmica y personalizada a los usuarios de una organizacin.
El grupo empresarial correspondiente puede administrar el servicio de perfiles de usuario y este ltimo se puede anunciar en el centro de
recursos corporativos. Un administrador puede controlar todas las reas del servicio de perfiles de usuario. Como alternativa, pueden
aislarse las reas y administrarse por distintos administradores que no necesiten saber que existen otras reas en el servicio. Por
ejemplo, un administrador puede controlar los sitios web de Mi sitio mientras que otro puede controlar las etiquetas temticas y las notas.
El servicio de perfiles de usuario se puede restringir y poner a disposicin de determinados departamentos o conjuntos de sitios en
funcin de las necesidades de negocio, las restricciones de seguridad y el presupuesto. Para obtener ms informacin acerca de la
arquitectura de servicios compartidos de SharePoint Server, vea Logical architecture components (SharePoint Server 2010).
Servicios relacionados
El servicio de perfiles de usuario se basa en otros servicios compartidos para la implementacin de la serie completa de caractersticas
de sistemas sociales de SharePoint Server. Estos servicios compartidos relacionados incluyen:
Servicio de metadatos administrados: permite usar metadatos administrados y compartir tipos de contenido entre colecciones de
sitios y aplicaciones web. Para obtener ms informacin, vea About the managed metadata service application.
Servicio de bsqueda: es necesario para habilitar la caracterstica de bsqueda de personas.
Vea tambin
Conceptos
Planeacin de sistemas sociales y colaboracin (SharePoint Server 2010)
Otros recursos
User Profile Service administration
192
193
toda la organizacin (o en el servicio de perfiles de usuario de una organizacin que tiene varios conjuntos de aplicaciones de
servicio de perfiles de usuario). Son importantes las propiedades que se pueden usar al buscar usuarios, al crear las audiencias que
permitirn orientar el contenido y al establecer las relaciones entre compaeros y grupos de trabajo. En primer lugar, revise la lista de
propiedades de los servicios de directorio, contine con la lista de propiedades predeterminadas que SharePoint Server 2010
proporciona y modifique esa lista de acuerdo con estas consideraciones.
Qu reas de la organizacin requieren subtipos de perfil de usuario diferentes? Por ejemplo, crea subtipos de perfil de usuario
para empleados de tiempo completo, de media jornada e internos?
Qu aplicaciones de lnea de negocio que usa tienen informacin sobre los usuarios? Qu propiedades se pueden asignar a las
propiedades de los servicios de directorio?
En funcin del plan de inteligencia empresarial, qu otras propiedades de las aplicaciones empresariales que no estn relacionadas
con los usuarios pueden resultar tiles para los usuarios de la organizacin? Puede usar estas propiedades en elementos web
personalizados para orientar datos profesionales en funcin de las audiencias.
Cuntos registros de usuarios planea importar desde todos los orgenes y con qu frecuencia desea sincronizar estos registros
entre el almacn de perfiles de SharePoint y estos orgenes? La frecuencia de las sincronizaciones programadas depender de la
cantidad de registros, la intensidad con la que usan las caractersticas de personalizacin y cundo se pueden programar las
sincronizaciones para tener el menor efecto posible sobre el rendimiento y la disponibilidad. Ofrezca a los administradores de TI esta
informacin para que puedan incluirla en su planeacin de la implementacin.
Qu propiedades de perfil de usuario de nivel de sitio prev? En algunas organizaciones, es posible que esta decisin se tome de
forma centralizada; en otras, en cambio, se puede dejar al criterio de cada administrador de la coleccin de sitios.
Propiedades de perfil de usuario predeterminadas
SharePoint Server 2010 proporciona un conjunto de propiedades de perfil de usuario predeterminadas. Se recomienda revisar estas
propiedades y las directivas que se aplican a ellas antes de decidir qu cambios realizar, qu propiedades conservar o quitar y qu
propiedades adicionales crear. Algunas de estas propiedades de perfil de usuario pueden indizarse por bsqueda de personas y algunos
pueden usar el trabajo de temporizador Sincronizacin completa de SharePoint con el perfil de usuario o el trabajo de temporizador
Sincronizacin rpida de SharePoint con el perfil de usuario para replicar las propiedades a todas las colecciones de sitios.
En la tabla siguiente se enumeran las propiedades del perfil de usuario predeterminadas en SharePoint Server 2010:
195
Indizado
Replicada
AboutMe
AccountName
no
ADGuid
no
no
Asistente
no
no
CellPhone
Departamento
Fax
no
FirstName
HomePhone
no
Apellido
Administrador
no
no
Oficina
PersonalSpace
no
no
PictureURL
PreferredName
PublicSiteRedirect
no
no
QuickLinks
no
SID
no
no
SPS-AboutUs
no
196
SPS-Birthday
no
SPS-ClaimID
no
no
SPS-ClaimProviderID
no
no
SPS-ClaimProviderType
no
no
SPS-DataSource
no
SPS-DisplayOrder
no
no
SPS-DistinguishedName
no
no
SPS-DontSuggestList
no
no
SPS-Dotted-line
no
no
SPS-EmailOptin
no
no
SPS-FormerNames
no
SPS-HireDate
no
SPS-Interests
no
SPS-JobTitle
no
SPS-LastColleagueAdded
no
no
SPS-LastKeywordAdded
no
SPS-Location
no
SPS-LogoURL
no
SPS-MasterAccountName
no
no
SPS-MemberOf
no
197
SPS-MySiteUpgrade
no
no
SPS-ObjectExists
no
no
SPS-OWAUrl
no
no
SPS-Parent
no
SPS-ParentType
no
SPS-PastProjects
no
SPS-Peers
no
no
SPS-PhoneticDisplayName
no
SPS-PhoneticFirstName
no
SPS-PhoneticLastName
no
SPS-ProxyAddresses
no
no
SPS-ResourceAccountName
no
no
SPS-ResourceSID
no
no
SPS-Responsibility
SPS-SavedAccountName
no
no
SPS-SavedSID
no
no
SPS-School
no
SPS-Section-BasicInfo
no
SPS-Section-ContactInfo
no
SPS-Section-CustomProperties
no
198
SPS-Section-Delegation
no
SPS-Section-Details
no
SPS-Section-OrganizationMembers
no
SPS-Section-Preferences
no
SPS-SipAddress
no
SPS-Skills
no
SPS-SourceObjectDN
no
no
SPS-StatusNotes
no
no
SPS-Team-Site
no
no
SPS-TimeZone
no
no
Ttulo
UserName
UserProfile_GUID
no
WebSite
no
WorkEmail
WorkPhone
aficiones del servicio de metadatos administrados. Los usuarios que actualizen sus perfiles pueden seleccionar uno de los trminos del
conjunto de trminos aficiones como valor para su aficin favorita. Para obtener ms informacin acerca de los conjuntos de trminos y
el servicio de metadatos administrados, vea Managed metadata overview.
Debera planear agregar propiedades en el nivel del servicio de perfiles de usuario o de la coleccin de sitios en funcin de las
necesidades de negocio que identific en la planeacin previa. Las necesidades de negocio principales a menudo pueden satisfacerse
mediante la creacin de nuevas propiedades que asocian a los usuarios con importantes procesos de negocio. La bsqueda puede usar
estas propiedades para encontrar a usuarios, o bien, las caractersticas de personalizacin pueden usarlas para orientar el contenido
hacia los usuarios. No es necesario que las propiedades estn visibles en los perfiles pblicos o en los sitios web de Mi sitio y pueden
resultar tiles para la bsqueda o la personalizacin sin que se muestren en los perfiles pblicos o en los sitios web de Mi sitio.
Para limitar el mbito de la planeacin, cntrese en agregar propiedades que habiliten escenarios o necesidades de negocio principales
para cada coleccin de sitios. Si una propiedad relevante no responde a escenarios especficos, espere a que se identifique una
necesidad especfica durante las operaciones habituales en lugar de planear agregar la propiedad durante la implementacin inicial. Es
posible que no tenga que agregar muchas propiedades nuevas en absoluto. Sin embargo, vale la pena tenerlas en cuenta en caso de
que haya necesidades obvias.
Pertenencias y compaeros
Las relaciones entre distintos usuarios de una organizacin se muestran en la pgina de perfil pblica de cada usuario. Los
administradores del servicio de perfiles de usuario tambin pueden ver la informacin sobre estas relaciones desde los perfiles de usuario
almacenados en el almacn de perfiles. Esta informacin sobre relaciones incluye la siguiente informacin:
pertenencias a sitios (una vista global de todas las pertenencias de cada usuario)
pertenencias a listas de distribucin
compaeros
200
Pertenencias
En SharePoint Server 2010, el perfil de un usuario contiene una lista de todas las pertenencias y listas de distribucin a las que ste
pertenece. La informacin de una lista de distribucin se sincroniza con el servicio de directorio, el servicio LDAP o las aplicaciones de
lnea de negocio durante la sincronizacin de perfiles. La Sincronizacin completa de SharePoint con el perfil de usuario sincroniza
la informacin de pertenencia del trabajo del temporizador. De forma predeterminada, este trabajo del temporizador agrega pertenencias
a sitios a un perfil de usuario. Los perfiles de usuario solo contienen informacin sobre las pertenencias a sitios de los usuarios si stos
pertenecen al grupo de pertenencia predeterminado de un sitio.
Compaeros
Entre los compaeros se puede incluir a los asociados inmediatos del usuario, es decir el administrador, los pares y los subordinados
directos. Puede resultar til que las organizaciones que poseen relaciones clave que abarcan grupos de usuarios, administradores u
otros usuarios agreguen personas a las listas de compaeros para determinados grupos. Tambin puede configurar Outlook para que
exporte sugerencias sobre compaeros a los usuarios de SharePoint Server. Para obtener ms informacin, vea Enable SharePoint
Server 2010 Colleague in Outlook 2010.
Es recomendable que los administradores del servicio de perfiles de usuario consulten la arquitectura de la informacin y la jerarqua del
sitio para identificar conceptos clave para la empresa que puedan estar relacionados con grupos de usuarios especficos que los usuarios
de los sitios deseen encontrar. Posteriormente, pueden trabajar con el administrador del servicio de bsqueda con el fin de desarrollar
mbitos de bsqueda y pestaas de bsqueda de personas para esos grupos especficos. Tambin pueden usar sus conocimientos
sobre los perfiles de usuario que administran para identificar otros grupos de usuarios tiles y crear mbitos adicionales especficos de la
bsqueda y pestaas de bsqueda para esos grupos.
Los administradores de colecciones de sitios pueden crear mbitos de bsqueda de nivel de sitio para los usuarios que sean miembros
de su coleccin de sitios.
La planeacin de la bsqueda de personas tambin suministra informacin para la planeacin de los perfiles de usuario. La planeacin
inicial puede revelar personas o grupos de usuarios a quienes desea poder encontrar con ms facilidad, pero quiz no existen las
propiedades correctas para poder encontrarlos fcilmente.
Identifique las conexiones a los servicios de directorio que proporcionarn informacin complementaria acerca de las propiedades de
perfil de usuario.
Considere la posibilidad de usar datos profesionales adicionales que le permitan conectar usuarios a las aplicaciones de lnea de
negocio.
SharePoint Server 2010 ofrece la posibilidad de realizar una sincronizacin bidireccional de las propiedades de perfil de usuario entre
SharePoint Server 2010 y los servicios de directorio. El servicio de perfiles de usuario conserva las conexiones con las aplicaciones
empresariales relevantes y actualiza las propiedades de los perfiles de usuario durante las sincronizaciones programadas peridicamente
de todos los orgenes de contenido pertinentes.
Para obtener ms informacin sobre la sincronizacin de perfiles, vea Planeacin de la sincronizacin de perfiles (SharePoint Server
2010).
Vea tambin
Conceptos
Planeacin de sistemas sociales y colaboracin (SharePoint Server 2010)
Otros recursos
Descripcin de Forefront Identity Manager 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165841&clcid=0xC0A)
203
Directivas predeterminadas
Cada propiedad y caracterstica de personalizacin expuesta en los perfiles de usuario y los sitios personales posee una directiva
predeterminada recomendada que puede personalizarse en funcin de las necesidades de la organizacin. Cada directiva consta de dos
partes: la configuracin de la directiva y la configuracin de visibilidad predeterminada.
Configuracin de la directiva Algunas caractersticas de personalizacin proporcionan informacin importante para procesos de
negocio clave de una organizacin, mientras que otra informacin podra ser inadecuada para compartir en toda la organizacin.
Entre estos extremos se encuentra la informacin que debe compartirse entre algunos usuarios pero que no debe ponerse a
disposicin de todos. En este ltimo caso, deben crearse directivas para tratar estas situaciones especficas. Debe trabajar con
representantes del lado empresarial de su organizacin para determinar las caractersticas o propiedades apropiadas. Los opciones
de configuracin de directivas son:
Habilitada La caracterstica es visible para el administrador del Servicio de perfiles de usuario y para otros usuarios,
dependiendo de la configuracin de visibilidad predeterminada.
Obligatoria Esta propiedad debe contener informacin, que se comparte en funcin del acceso predeterminado. Los formularios
que contienen estas caractersticas o propiedades no pueden enviarse hasta que se proporcione la informacin requerida. Por
ejemplo, la propiedad Administrador a menudo es obligatoria de manera que pueda usarse para proporcionar informacin para la
caracterstica Organizacin y las audiencias en funcin de la jerarqua de informes de la organizacin.
Opcional La propiedad se crea y sus valores podran no proporcionarse automticamente. Cada usuario decide si va a
proporcionar valores para la propiedad o si va a dejarla vaca. Por ejemplo, la caracterstica Mis compaeros es opcional. En
lugar de dejarse en blanco, la lista completa de compaeros, que incluye a todos los que se encuentran en la lista Mi equipo del
usuario, es visible de forma predeterminada para los usuarios que tienen acceso. Los usuarios pueden optar por quitar
compaeros de la lista o ampliar la lista agregando ms compaeros.
205
Deshabilitada La propiedad o caracterstica solo es visible para el administrador del Servicio de perfiles de usuario. No se
muestra en sitios personalizados ni elementos web y no se puede compartir.
Invalidacin por parte de usuario Las propiedades que tienen la opcin Invalidacin por parte de usuario habilitada permiten a
los usuarios cambiar la configuracin de visibilidad predeterminada para esas propiedades. Con esta opcin habilitada, cada
usuario puede decidir quin puede ver los valores que se especificaron para la propiedad. Si no se habilita esta opcin, solo los
administradores del Servicio de perfiles de usuario pueden cambiar la configuracin de acceso predeterminada.
Nota:
Las propiedades y caractersticas pueden replicarse a otros sitios de SharePoint si la directiva de acceso predeterminada se configura
como Todos y la opcin Invalidacin por parte de usuario no se activa.
Configuracin de privacidad predeterminada La configuracin de privacidad determina quin puede ver informacin de una
caracterstica de personalizacin concreta. Entre las opciones de configuracin disponibles se encuentran:
Todos Todos los usuarios que poseen permisos de Lector para el sitio pueden ver la informacin relevante.
Mis compaeros Todos los usuarios de la lista Mis compaeros de este usuario pueden ver la informacin de este usuario.
Mi equipo Todos los compaeros del equipo inmediato del usuario, un subconjunto de la lista Mis compaeros, pueden ver la
informacin.
Mi administrador Solo el usuario y el administrador inmediato del usuario pueden ver la informacin.
Slo yo Solo el usuario y el administrador del Servicio de perfiles de usuario pueden ver la informacin.
206
Qu propiedades deberan ser visibles para todos? De forma predeterminada, la mayora de las propiedades son visibles para
todos, pero la informacin confidencial puede configurarse para que su visibilidad sea limitada. Por ejemplo, una empresa con
muchos empleados de campo puede que considere importante que todos sus empleados puedan ver la informacin de los telfonos
mviles. Otras organizaciones pueden preferir mantener confidenciales los nmeros de telfono no relacionados con el trabajo.
Qu propiedades pueden cambiar los usuarios? Algunas propiedades pueden estar disponibles sin que los usuarios deban
proporcionar informacin o permitir que se realice una determinada accin. Por ejemplo, algunos usuarios podran no querer el
rellenado automtico de las listas de compaeros. Otros usuarios podran querer cambiar la configuracin de visibilidad
predeterminada de una propiedad.
Al planear la configuracin de directiva de una propiedad, tenga en cuenta los siguientes factores:
Condicin
Deshabilitar la propiedad
Hacer la propiedad
opcional
Hacer la
propiedad
obligatoria
207
Condicin
Deshabilitar la propiedad
Hacer la propiedad
opcional
Hacer la
propiedad
obligatoria
Nota:
Puede cambiar la configuracin de presentacin
de propiedades para que se oculten ante usuarios
que vean perfiles pblicos, la pgina Editar
detalles o el elemento web Mis compaeros.
Cuando planee la configuracin de visibilidad predeterminada de las directivas de una organizacin, tenga en cuenta los siguientes
factores :
Condicin
Accin
208
Condicin
Accin
La propiedad es til en todos los grupos de trabajo y otras divisiones Haga la propiedad visible para todos.
de la organizacin y no contiene informacin confidencial.
La propiedad es muy til para la colaboracin dentro de un grupo de Haga la propiedad visible solo para compaeros.
trabajo inmediato o con un grupo especfico de compaeros
seleccionados individualmente.
La propiedad es de carcter privado o confidencial.
Vea tambin
Conceptos
Planeacin de sistemas sociales y colaboracin (SharePoint Server 2010)
Otros recursos
Managing privacy in SharePoint Server 2010
209
Nota:
De forma predeterminada, ninguna propiedad de perfil de usuario est establecida como Exportar. Se deben definir explcitamente las
propiedades de perfil de usuario que se desean volver a exportar al servicio de directorio desde el almacn de perfiles de usuario. La
exportacin de las propiedades de perfil a un sistema de negocio no se admite en SharePoint Server 2010.
Importante:
Al crear una instancia del servicio de perfiles de usuario, debe asegurarse de que se crea en el mismo servidor que el servicio de
sincronizacin de perfiles de usuario. Para obtener ms informacin acerca de cmo crear una instancia del servicio de perfiles de
usuario, vea Create, edit, or delete a User Profile Service application (SharePoint Server 2010).
A continuacin encontrar una lista de las acciones que se deben llevar a cabo antes de habilitar la sincronizacin de perfiles. Estos
pasos de planeacin se deben realizar en el orden siguiente.
Service
Usuarios
Grupos
Incremental
no
no
no
Debe conocer la ruta de acceso completa del nombre del bosque y del nombre del controlador de dominio para crear una conexin entre
SharePoint Server 2010 y un servicio de dominio.
Si bien puede conectarse a ms de un servicio de directorio desde una sola aplicacin de servicio de perfiles de usuario, se recomienda
crear slo una conexin de sincronizacin de perfiles por cada bosque del servicio de directorio. Sin embargo, si cuenta con informacin
de inicio de sesin en un bosque del servicio de directorio e informacin de recursos en otro bosque, debera crear una conexin al
bosque de inicio de sesin y una al bosque de recursos.
Sistemas de negocio
La informacin de perfil almacenada en los sistemas de negocio se puede importar en SharePoint Server 2010 mediante el Servicio de
conectividad a datos empresariales. El proceso de exportacin de propiedades de perfil desde SharePoint Server 2010 a sistemas de
negocio y la sincronizacin incremental entre sistemas de negocio y SharePoint Server 2010 no se admiten.
Debe conocer el nombre del Servicio de conectividad a datos empresariales que usar para conectarse a los sistemas de negocio que
identific. Para obtener ms informacin acerca del Servicio de conectividad a datos empresariales, vea el tema Business Data
Connectivity service administration overview (SharePoint Server 2010).
212
Importante:
Si se va a conectar a Servicio de conectividad a datos empresariales, el modelo de conectividad a datos empresariales debe incluir
mtodos Finders y Specific Finders en SharePoint Server 2010. Para obtener ms informacin sobre los mtodos Finders y Specific
Finders, vea el tema sobre el diseo de un modelo de conectividad a datos empresariales
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179316&clcid=0xC0A).
Sugerencia:
En primer lugar, debera probar la sincronizacin de perfiles con un Servicio de conectividad a datos empresariales mediante listas
externas. Para obtener ms informacin acerca de las listas externas, vea el tema Business Connectivity Services security overview
(SharePoint Server 2010).
Service
Servicios de dominio de Active Directory (AD DS)
Permisos
Replicate Directory Changes para conectarse a dominios AD DS
desde los que desea importar datos. Si el nombre NETBIOS es
distinto al nombre de dominio, se necesita tambin, por lo menos,
Replicar cambios de directorio en el contenedor cn=configuration.
Para exportar propiedades, como las imgenes de perfil, de
213
No se requieren permisos
Se recomienda determinar los permisos necesarios para el entorno antes de configurar la sincronizacin de perfiles. Para obtener
informacin ms especfica acerca de los permisos de la sincronizacin de perfiles, vea el tema Configure Profile Synchronization
(SharePoint Server 2010).
214
215
Importante:
Para sincronizar imgenes de perfil de usuario entre Microsoft SharePoint Server, AD DS y Outlook 2010 mediante Microsoft Outlook
Social Connector, debe establecer la Conexin de origen de datos para la asignacin de propiedad Imagen como Exportar. Para
obtener ms informacin sobre la sincronizacin de imgenes de perfiles de usuario, vea el tema Enable SharePoint Server 2010
Colleague in Outlook 2010
Propiedades de perfil predeterminadas
SharePoint Server 2010 tiene varias propiedades de perfil predeterminadas para usuarios y grupos que pueden asignarse a las
propiedades correspondientes en un servicio de directorio o sistema de negocio. Tambin puede crear propiedades personalizadas en
SharePoint Server 2010 y asignarlas a las propiedades correspondientes en un servicio de directorio o sistema de negocio. Se
recomienda identificar las asignaciones de propiedad antes de configurar la sincronizacin de perfiles.
De forma predeterminada, algunas propiedades de perfil de usuario, como nombre, apellido, etc. se asignan automticamente a las
propiedades correspondientes en el sistema de negocio o servicio de directorio externo. Por ejemplo, las siguientes propiedades se
asignan automticamente al usar AD DS:
Usuarios:
Atributo AD DS
<dn>
SPS-DistinguishedName
objectSid
SID
manager
Manager
displayName
PreferredName
givenName
FirstName
Sn
LastName
PhoneticDisplayName
PhoneticDisplayName
216
PhoneticFirstName
PhoneticFirstName
PhoneticLastName
PhoneticLastName
telephoneNumber
WorkPhone
WorkEmail
physicalDeliveryOfficeName
Office
title
Title
department
Department
sAMAccontName
UserName
wWWHomePage
PublicSiteRedirect
SIP Address
proxyAddresses
Grupos:
Atributo AD DS
<dn>
SourceReference
objectSid
SID
displayName
PreferredName
description
Description
url
Url
member
Member
217
groupType
GroupType
MailNickName
218
Vea tambin
Conceptos
Introduccin al servicio de perfiles de usuario (SharePoint Server 2010)
Planeacin de directivas para perfiles de usuario (SharePoint Server 2010)
Planeacin de los perfiles de usuarios (SharePoint Server 2010)
219
La capacidad de agregar elementos web personalizados, como un visualizador Really Simple Syndication (RSS) para ver fuentes
RSS de blogs, nuevas fuentes, etc.
Un explorador organizativo que usa Microsoft Silverlight 3 para proporcionar una experiencia de exploracin organizativa dinmica
La capacidad de administrar compaeros de trabajo y pertenencias a grupos desde una sola ubicacin
Pginas
Los sitios web Mi sitio tienen tres vistas bien diferenciadas entre s:
Una pgina Mi suministro de noticias que muestra actividades de compaeros de trabajo
Una pgina Mi contenido que muestra documentos compartidos, documentos personales, imgenes, bibliotecas, listas, paneles de
discusin y encuestas que posee un usuario
Una pgina Mi perfil que muestra informacin personal del perfil
Los usuarios pueden desplazarse entre estas pginas al hacer clic en los vnculos sobre la barra de vnculos de Mi sitio, en la parte
superior de la pgina.
Caractersticas relacionadas
Los sitios web de Mi sitio se basan en las siguientes caractersticas relacionadas:
Sincronizacin de perfiles
Permite integrar informacin del perfil que se ha almacenado en un servicio de directorio como Servicios de dominio de Active
Directory (AD DS) o un sistema de negocio, como SAP o Siebel, con SharePoint Server 2010. Para obtener ms informacin sobre la
sincronizacin de perfiles, vea Planeacin de la sincronizacin de perfiles (SharePoint Server 2010).
Etiquetas de experiencia
Permite a los usuarios enumerar las reas en las que tienen experiencia como parte de su perfil. Otros usuarios de la organizacin
pueden usar esta informacin para encontrar expertos en un rea en particular.
Bsqueda de personas
Permite a los usuarios encontrar personas por departamento, puesto de trabajo, conocimiento, experiencia e intereses comunes.
Vea tambin
Conceptos
Planeacin de sistemas sociales y colaboracin (SharePoint Server 2010)
Otros recursos
Manage service applications and services (SharePoint Server 2010)
222
En las siguientes secciones se describen los pasos que le ayudarn a prepararse para una implementacin correcta de los sitios web de
Mi sitio en una empresa.
de Mi sitio. De forma predeterminada, este permiso est habilitado en SharePoint Server 2010 para todos los usuarios autenticados. Para
obtener ms informacin acerca de los permisos Crear un sitio personal, vea la seccin sobre permisos de usuario ms adelante en
este artculo.
Permiso
Orientacin
Considere la posibilidad de usar datos profesionales adicionales que le permitan conectar usuarios a las aplicaciones de lnea de
negocio.
Para obtener ms informacin acerca de los pasos que lo ayudarn a planear la sincronizacin de perfiles, vea el tema Planeacin de la
sincronizacin de perfiles (SharePoint Server 2010).
en sus perfiles que describan reas en las que tienen experiencia. La bsqueda de personas usa estas etiquetas cuando un usuario
busca a alguien en la organizacin que tenga conocimientos sobre un rea particular.
Los usuarios tambin pueden buscar personas mediante el anlisis de correo electrnico de Outlook 2010. Si se habilita el anlisis de
correo electrnico, las sugerencias sobre compaeros se importan desde Outlook si se usa el correo electrnico de Microsoft Office
Outlook 2007. Si usa Microsoft Outlook 2010, SharePoint Server analiza los mensajes de correo electrnico enviados y realiza
sugerencias sobre compaeros y palabras clave en funcin de este anlisis. Posteriormente, los usuarios pueden agregar estos
compaeros y palabras clave a su perfil.
Si bien el anlisis de correo electrnico puede habilitarse para todos los usuarios de Outlook o slo para grupos especficos mediante la
directiva de grupo, los usuarios pueden excluir esta caracterstica. Incluso si el anlisis de correo electrnico est deshabilitado para
todos los usuarios, pueden incluirse usuarios individuales. Para obtener ms informacin sobre el anlisis de correo electrnico, vea el
tema Enable SharePoint Server 2010 Colleague in Outlook 2010.
229
Vea tambin
Otros recursos
Set up My Site Web sites (SharePoint Server 2010)
230
SeguridadNota:
No use audiencias como sustituto de la configuracin de permisos para usuarios y grupos de SharePoint. Para obtener ms informacin,
vea Planeacin de la seguridad de sitios y contenido (SharePoint Server 2010).
En este artculo:
Qu son las audiencias?
Planeacin de audiencias e identificacin de contenido
Audiencias globales Las audiencias globales se definen mediante las propiedades de una aplicacin de servicio de perfiles de
usuario. Las audiencias globales se definen mediante relaciones (estructura de informes) y mediante otras propiedades.
Listas de distribucin y grupos de seguridad de Windows Los grupos de seguridad de Windows que estn disponibles al crear
audiencias son los que se importan al sincronizar los perfiles de usuario con la aplicacin de servicio de perfiles de usuario.
Las listas de distribucin que estn disponibles al crear audiencias son las que se importan al importar perfiles de usuario en la
aplicacin de servicio de perfiles de usuario.
Para obtener ms informacin acerca de cmo incluir grupos de seguridad y listas de distribucin en la aplicacin de servicio de
perfiles de usuario, vea Planeacin de los perfiles de usuarios (SharePoint Server 2010).
Nota:
Si bien los grupos de SharePoint se pueden usar con elementos web para dirigir contenido, no pueden usarse para definir audiencias.
Una audiencia se define mediante una coleccin de una o varias reglas de audiencia y en funcin de si todas las reglas de audiencia, o
solo una, deben cumplirse al evaluar la pertenencia. Una regla de audiencia puede basarse en la pertenencia a un grupo de seguridad de
Windows, la pertenencia a una lista de distribucin, la posicin en una jerarqua organizativa o una propiedad de perfil de usuario. Para
definir cada regla de audiencia, debe seleccionar un operando, un operador y un valor. A continuacin se muestra un ejemplo de una
regla de audiencia basada en la pertenencia a un grupo de seguridad de Windows:
Elemento
Valor
Operando
Usuario
Operador
Miembro de
Valor
Ventas
Una vez definida una audiencia, debe compilarse de forma peridica debido a que las propiedades de perfil de usuario subyacentes y la
pertenencia a grupos y servicios de directorio pueden cambiar frecuentemente. Un administrador debe programar el trabajo del
temporizador que controlar cundo se compilarn las audiencias.
232
233
Puede resultar conveniente comenzar por la identificacin de los requisitos del entorno existente. Por ejemplo, en equipos de trabajo
existentes, en proyectos entre grupos, en procesos de negocio clave y en la estructura del sitio puede encontrar grupos de usuarios
que pueden convertirse en audiencias.
3. Registre todas las listas de distribucin y grupos de SharePoint existentes, y asgnelos segn las necesidades de su audiencia.
4. Identifique las audiencias adicionales que deben definirse.
Es posible que pueda crear las audiencias que desea a partir de listas de distribucin y grupos de seguridad de Windows. Sin
embargo, es habitual que se requieran audiencias adicionales definidas mediante propiedades de perfil de usuario.
La planeacin de audiencias tambin puede ayudarle a encontrar diferencias en planes de perfiles de usuario y grupos de
distribucin. Para admitir una audiencia especfica, es posible que deba agregar ms propiedades de perfil o grupos de distribucin.
5. Identifique los grupos de SharePoint adicionales que deben definirse.
Al determinar qu elementos web se dirigirn a audiencias o grupos de SharePoint, es posible que encuentre diferencias en planes
de grupos de SharePoint. Para admitir un destino especfico, es posible que deba agregar ms grupos de SharePoint.
Al finalizar el proceso de planeacin de la audiencia, debera contar con una lista de audiencias que satisfaga las necesidades de los
grupos de usuarios que usan cada coleccin de sitios.
En un entorno con una aplicacin de servicio de perfiles de usuario y audiencias configuradas, los administradores del sitio pueden
usar elementos web para dirigir contenido por audiencia.
Los administradores del sitio pueden usar grupos de SharePoint para dirigir contenido a elementos web tanto en entornos en los que
se ejecuta una aplicacin de servicio de perfiles de usuario como en entornos en los que esta aplicacin no se ejecuta.
Ms adelante, el administrador de una sucursal solicita que se otorgue a su personal acceso al sitio de personalizacin. El
administrador crea una nueva regla de audiencia con el operando Propiedad mediante la propiedad Oficina.
Por ltimo, se pide al administrador que otorgue acceso al sitio de personalizacin a todos los analistas financieros. El administrador
crea otra regla de audiencia, en funcin de la propiedad Ttulo.
237
Etiquetas temticas
Las etiquetas temticas son palabras o frases generadas por el usuario que describen la informacin. No forman parte de una taxonoma
formal, como las palabras clave de empresa en el almacn de trminos asociado con una aplicacin de servicio de metadatos
administrados en SharePoint Server o los cdigos de la Clasificacin estadstica internacional de enfermedades y problemas
relacionados con la salud (ICD) utilizados en medicina para representar diagnsticos especficos. Los usuarios crean etiquetas temticas
segn su experiencia subjetiva con una parte especfica de la informacin.
Las etiquetas temticas constan de una identidad de usuario, una direccin URL del elemento y la etiqueta en s. Las etiquetas temticas
se almacenan en la base de datos de etiquetas temticas que es parte del servicio de perfiles de usuario. De forma predeterminada,
todos los usuarios autenticados pueden agregar etiquetas temticas a documentos y otros elementos de SharePoint. Los usuarios que
tengan el permiso Usar caractersticas sociales pueden eliminar una etiqueta.
Las nubes de etiquetas proporcionan una vista agregada de las etiquetas aplicadas por un grupo de usuarios a determinada informacin.
SharePoint Server 2010 incluye un elemento web de nube de etiquetas que aparece de forma predeterminada en un sitio web de Mi sitio.
Los administradores y usuarios pueden filtrar la nube de etiquetas para mostrar las etiquetas utilizadas por el propietario del sitio web de
Mi sitio, grupos especficos o todos los usuarios que pueden ver el sitio web de Mi sitio. La presentacin tambin se puede filtrar por
fecha e idioma. Las etiquetas utilizadas con mayor frecuencia se muestran en texto de gran tamao y en negrita, mientras que las
etiquetas que se utilizan con menor frecuencia se muestran en texto ms pequeo. Cada etiqueta puede mostrar un nmero asociado
que indica cuntas veces se aplic la etiqueta.
239
Panel de notas
El panel de notas es un elemento web que permite a los usuarios hacer comentarios improvisados en cualquier sitio de SharePoint
Server 2010. Los usuarios tambin pueden realizar comentarios en el panel de notas de las pginas Mi perfil de terceros o en su propia
pgina. Los usuarios annimos no pueden agregar notas.
El panel de notas ayuda a los usuarios a expresar pensamientos en su contexto inmediato en lugar de tener que pasar al correo
electrnico, la mensajera instantnea o el telfono. Por ejemplo, los usuarios pueden realizar comentarios sobre una pgina web
mientras la estn viendo. A continuacin, otros usuarios pueden ver el comentario y un vnculo a la pgina web, que pueden visitar si
estn interesados en el tema. Esta inmediatez ayuda a que los sitios web de Mi sitio y las pginas Mi perfil se conviertan en lugares
centralizados para administrar conversaciones pblicas.
Clasificaciones
En SharePoint Server 2010, una clasificacin es una evaluacin de contenido segn una escala en funcin del nivel de cumplimiento de
determinados criterios. Las clasificaciones muestran un resultado promedio que puede variar entre 1 y 100 y una ventana emergente que
muestra informacin adicional acerca de la puntuacin. Los usuarios pueden clasificar los elementos de una lista de SharePoint,
biblioteca de documentos y pginas web individuales y no requieren permiso de escritura en un elemento para hacerlo.
Cada clasificacin consta de una identidad de usuario, una direccin URL del elemento y la clasificacin en s. Tambin contienen la
fecha y hora de cuando se realiz la clasificacin. Las clasificaciones se almacenan en una tabla en la misma base de datos que
almacena las etiquetas temticas.
De forma predeterminada, la compatibilidad con las clasificaciones est habilitada en una granja de servidores. Sin embargo, para
utilizarlas en una coleccin de sitios especfica, primero deben habilitarse para dicha coleccin de sitios. Las clasificaciones pueden
habilitarse en cualquier plantilla de sitio si estn habilitadas en la granja de servidores. De forma predeterminada, la caracterstica de
clasificacin est activada para la plantilla de sitio Portal de publicacin.
Bookmarklets
Un bookmarklet es un control de JavaScript que los usuarios pueden guardar como un marcador en sus exploradores. Los bookmarklets
permiten a los usuarios de un entorno de SharePoint etiquetar elementos, escribir notas sobre ellos y clasificarlos en sitios web fuera del
entorno de SharePoint (por ejemplo, sitios web de Internet) y despus compartir dichas etiquetas, notas y clasificaciones con su equipo y
compaeros.
240
Nota:
Aunque las etiquetas a s siempre son pblicas, puede optar por impedir que otras personas vean que etiquet un artculo especfico. Las
notas siempre son pblicas.
Cuando un usuario etiqueta un sitio web externo, se abre la pgina http://my/_layouts dentro de su perfil de usuario. Todas las etiquetas y
notas que se escriban en esa pgina aparecern en ficha Etiquetas y notas del sitio web de Mi sitio y en la pgina de perfil del usuario,
donde pueden verlas el equipo y los compaeros del usuario.
Un bookmarklet consta de una identidad de usuario, una palabra o frase y una direccin URL para el contenido que se etiqueta. Los
usuarios pueden colocar bookmarklets en la ficha Etiquetas y notas de su propia pgina de perfil privado; tambin pueden eliminarlos.
Beneficios de negocio
Las caractersticas de etiquetas temticas de SharePoint Server 2010 ayudan a las negocios a mejorar la colaboracin y detectabilidad
de informacin de negocio.
Mejorar la colaboracin para fomentar la innovacin
Los perfiles de usuario permiten que los usuarios se identifiquen y encuentren expertos. Los paneles de notas pueden identificar a un
grupo de usuarios interesado en un tema especfico. Estas conexiones sociales pueden originar sugerencias para la lista Mis
compaeros del usuario.
Mejorar la detectabilidad de informacin de negocio
Las caractersticas de etiquetas temticas pueden ayudar a aumentar la visibilidad de contenido de alta calidad e identificar la versin
ms reciente del contenido. Por ejemplo, una fuente de un sitio web de Mi sitio puede notificar a un usuario cuando una pgina web se
etiqueta con una etiqueta que el usuario incluy en su perfil de usuario. Estas caractersticas tambin pueden integrarse con aplicaciones
de inteligencia empresarial para conectar a los usuarios con los datos de la empresa que necesitan para realizar sus trabajos sin tener
que dejar los entornos de SharePoint.
241
Seguridad y privacidad
A menos que haya medidas de seguridad adecuadas, es posible infringir la privacidad del usuario o exponer contenido que debe
mantenerse seguro. SharePoint Server 2010 permite a los administradores establecer directivas que ayudan a proteger la privacidad
mientras que permiten a los usuarios cierto nivel de decisin en el uso de las caractersticas sociales. Para obtener ms informacin, vea
Planeacin de directivas para perfiles de usuario (SharePoint Server 2010). SharePoint Server 2010 tambin permite a los
242
administradores proteger contenido confidencial. Por ejemplo, un administrador puede agregar una direccin URL del sitio a una lista de
sitios excluidos para evitar que el sitio y los subsitios se etiqueten.
Los usuarios deben entender las implicaciones de seguridad y privacidad de las caractersticas de etiquetas temticas. Por ejemplo,
deben comprender que cuando alguien etiqueta un sitio o un documento, el ttulo y la direccin URL de ese sitio o documento se difunden
a cualquier persona que tenga a ese usuario como compaero en su sitio web de Mi sitio y a cualquier persona que tenga esa etiqueta
como un inters en su perfil de usuario. Para obtener ms informacin, vea Implicaciones de seguridad y privacidad de las etiquetas
temticas (SharePoint Server 2010).
Rendimiento y capacidad
Los problemas de rendimiento y capacidad pueden desalentar la participacin de los usuarios en actividades etiquetado temtico.
Aunque las etiquetas, las clasificaciones, los bookmarklets y los comentarios individuales requieren muy poco espacio de
almacenamiento, en conjunto afectarn el tamao de la base de datos de perfil, el almacn de trminos y la base de datos de etiquetas
temticas. Dado el rpido incremento en la adopcin de las etiquetas temticas, las implementaciones deben poder ampliarse
horizontalmente para abarcar una gran cantidad de usuarios nuevos.
Vea tambin
Conceptos
Planeacin de sistemas sociales y colaboracin (SharePoint Server 2010)
Planeacin de sitios web de Mi sitio (SharePoint Server 2010)
243
Etiquetas privadas
Un usuario que agrega una etiqueta a una pgina web puede indicar que la etiqueta es privada. Otros usuarios no podrn ver el hecho de
que la etiqueta se agreg a la pgina web. Otras personas no vern la etiqueta en la nube de etiquetas del usuario, a menos que el
usuario que la agreg tambin haya aplicado la misma etiqueta a otra pgina web sin establecerla como privada.
244
Control de clasificaciones
El control de clasificaciones solamente muestra la clasificacin agregada que ha recibido un elemento. No muestra los usuarios que
clasificaron el elemento ni las clasificaciones individuales que se proporcionaron.
Recorte de seguridad
Al agregar una etiqueta, una nota o una clasificacin a una pgina web se crea una actividad. Antes de que SharePoint Server muestre
una actividad, usa un componente denominado optimizador de seguridad para determinar si el usuario actual tiene permiso para ver la
pgina web a la que se aplica la actividad. Si al usuario no se le permite ver la pgina web, SharePoint Server no mostrar la actividad.
A medida que el servicio de bsqueda rastrea pginas web, registra los permisos necesarios para ver cada pgina web. El optimizador
de seguridad usa esta informacin para determinar si un usuario tiene permiso para ver una pgina web especfica. Si el optimizador de
seguridad no tiene informacin suficiente para determinar esto, indica por precaucin que el usuario no tiene permiso para ver la pgina
web. En consecuencia, si el servicio de bsqueda no ha rastreado una pgina web, no se mostrarn las actividades relacionadas con la
misma.
Nota:
Hay una excepcin: cuando un usuario ve su propia pgina Mi perfil, se muestran todas sus actividades. Para obtener una explicacin de
cmo sucede esto, vea el tema Cmo se muestra la informacin de las etiquetas temticas.
245
Pginas Mi perfil
Todos los usuarios conocidos en el servicio de perfiles de usuario tienen una pgina Mi perfil, que muestra informacin acerca del
usuario. Al ver la pgina Mi perfil de otro usuario, el contenido que se ve tiene restricciones de seguridad. El contenido que el usuario ve
en su propia pgina Mi perfil no tiene restricciones de seguridad.
La ficha Etiquetas y notas de la pgina Mi perfil de un usuario contiene una nube de las etiquetas que el usuario ha agregado a las
pginas web. Todos los usuarios pueden ver la nube de etiquetas. La nube que alguien ve en su propia pgina Mi perfil contiene
etiquetas pblicas y privadas. La nube que se ve en la pgina Mi perfil de otro usuario contiene nicamente etiquetas pblicas.
Al seleccionar una etiqueta en una nube de etiquetas, las actividades asociadas con la etiqueta se muestran en la seccin Actividades.
Si se est viendo la pgina Mi perfil de otro usuario, las actividades tienen restricciones de seguridad. Por lo tanto, es posible ver una
etiqueta que no parece tener actividades asociadas.
La ficha Informacin general de la pgina Mi perfil de un usuario contiene una seccin titulada Actividades recientes. Como su nombre
lo indica, esta seccin contiene una lista de las actividades relacionadas con las etiquetas temticas ms recientes de un usuario. Esta
lista tiene restricciones de seguridad, a menos que el usuario est viendo su propia pgina Mi perfil.
La ficha Informacin general de la pgina Mi perfil de un usuario tambin contiene un panel de notas. Ah se muestran las notas que
otros usuarios han agregado a la pgina Mi perfil del usuario. Todas las notas son pblicas.
Seguimiento
Puede expresar inters en saber cundo se usa una etiqueta especfica mediante el seguimiento de la etiqueta. Al hacer un seguimiento
de una etiqueta, se le notificar cada vez que alguien agregue la etiqueta a una pgina web. Estas notificaciones tienen restricciones de
seguridad de forma que, si alguien agrega la etiqueta a una pgina que no puede ver, no se le notifica dicha actividad. El seguimiento de
una etiqueta es pblico; los dems pueden ver una lista de todos los usuarios que hacen un seguimiento de una etiqueta desde la pgina
Perfil de etiqueta de la etiqueta.
Puede expresar su inters por conocer la actividad relacionada con las etiquetas temticas de otro usuario si agrega a la persona como
compaero. Cuando agregue a otro usuario como compaero, se le notificar cada vez que la persona agregue una etiqueta, una nota o
una clasificacin a una pgina web. La informacin tiene restricciones de seguridad de forma que solamente ver las actividades
relacionadas con las pginas web para las que tiene permiso.
246
Nota:
El optimizador de seguridad quita las clasificaciones que se aplican a elementos de lista. No quita las clasificaciones que se aplican a
otros elementos, como documentos y pginas web.
Pginas web
Al agregar una etiqueta o una nota a una pgina web en la granja de servidores de SharePoint Server, ver las etiquetas y notas que
otros usuarios han agregado a la pgina web. Puede ver todas las notas, pero solamente puede ver etiquetas pblicas.
Recomendaciones
Aunque SharePoint Server 2010 proporciona caractersticas que ayudan a proteger la privacidad y seguridad cuando se usan las
etiquetas temticas, debe realizar acciones adicionales para obtener las mximas ventajas.
Instruya a los usuarios sobre los aspectos de sus actividades relacionadas con etiquetas temticas que son pblicos y privados.
Enseles a marcar etiquetas como privadas cuando no desean que otros usuarios vean que han aplicado una etiqueta a una pgina
web.
Evale detenidamente todo el cdigo personalizado antes de implementarlo. Una aplicacin personalizada puede obtener acceso a
datos de las etiquetas temticas mediante el modelo de objetos de etiquetas temticas de SharePoint Server 2010 o bien
directamente desde la base de datos. Una aplicacin puede tener acceso a los mismos datos de las etiquetas temticas que estaran
disponibles para la cuenta con la que se ejecuta. Si la aplicacin se ejecuta con una cuenta que tiene permisos de administrador de
bases de datos o con una cuenta que es administrador del servicio de perfiles de usuario y tiene permisos de administracin de
metadatos sociales, la aplicacin tiene acceso a toda la informacin relacionada con las etiquetas temticas, como las etiquetas
247
privadas, sin restricciones de seguridad. Asegrese de que las aplicaciones personalizadas solo presenten informacin que se
adapte a los estndares de seguridad y privacidad de la organizacin
Considere la posibilidad de usar un optimizador de seguridad. Si el optimizador de seguridad de SharePoint Server no tiene
informacin suficiente para determinar si un usuario tiene permiso para ver una pgina web, indicar por precaucin que el usuario
no tiene permiso. Un resultado de este comportamiento es que las etiquetas, notas y clasificaciones que se agregan a sitios web
externos siempre tendrn restricciones de seguridad. Si este comportamiento no es apropiado para su situacin, considere la
posibilidad de implementar un optimizador de seguridad personalizado. Para ver un optimizador de seguridad personalizado de
ejemplo, vea el tema sobre la interfaz ISocialSecurityTrimmer (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=188524&clcid=0xC0A).
Cuando los permisos necesarios para obtener acceso a un sitio web cambian, haga que el servicio de bsqueda vuelva a rastrear el
sitio web. El optimizador de seguridad no reconocer los nuevos requisitos de permisos hasta que el sitio se vuelva a rastrear.
Vea tambin
Conceptos
Informacin general sobre las etiquetas temticas (SharePoint Server 2010)
Planeacin de los perfiles de usuarios (SharePoint Server 2010)
Otros recursos
Managing privacy
Etiquetado (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=188521&clcid=0xC0A)
248
funcionalidades de personalizacin. La integracin con Microsoft SharePoint Designer 2010 permite modificar fcilmente la presentacin
de contenido mediante la modificacin de los diseos de pgina y personalizar la marca de forma coherente mediante la modificacin de
las pginas maestras. Para obtener ms informacin, vea Introduccin a los sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010).
En la siguiente tabla se sugieren varios criterios que tener en cuenta a la hora de elegir entre una plantilla de sitio de grupo y una plantilla
de wiki empresarial. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de sitios wiki empresariales (SharePoint Server 2010).
Si desea:
Sitio de grupo
Wiki empresarial
Sitio de grupo
Wiki empresarial
Wiki empresarial
usuarios pueden experimentar un rendimiento ms lento. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de sitios wiki empresariales
(SharePoint Server 2010).
Las pginas de sitios wiki empresariales no se pueden convertir ni migrar a pginas de un sitio de grupo sin usar cdigo personalizado.
Dado que los sitios wiki empresariales se usan con la caracterstica de publicacin de SharePoint Server 2010, hay diferencias
significativas entre un sitio wiki empresarial y un sitio de grupo.
251
252
Advertencia:
Las pginas de un sitio wiki empresarial no se pueden convertir ni migrar a pginas de un sitio de grupo sin usar cdigo personalizado.
Dado que los sitios wiki empresariales se usan con la caracterstica de publicacin de SharePoint Server 2010, hay diferencias
significativas entre un sitio wiki empresarial y un sitio de grupo.
Este artculo no trata sobre cmo planear un sitio de grupo. Para obtener informacin sobre cmo planear un sitio de grupo, vea
Planeacin de sitios de colaboracin (SharePoint Server 2010)).
Siga esta secuencia de pasos para planear un sitio wiki empresarial.
Cmo se puede controlar quines tienen acceso al sitio wiki empresarial? En teora, se puede conceder acceso a todos los
miembros de una organizacin para que colaboren, editen y actualicen contenido en un sitio wiki empresarial para la organizacin. Si
es necesario separar la informacin por grupos, considere la posibilidad de usar un sitio de grupo con Edicin web o un blog.
Qu nivel de control sobre el contenido se debera implementar? A diferencia de los blogs, que estn diseados para un
intercambio de conocimientos ms estructurado, un sitio wiki anima a realizar colaboraciones informales. No obstante, es posible que
una organizacin cuente con directrices o requisitos para el tratamiento de determinados tipos de contenido o el contenido sobre un
asunto especfico. Asimismo, se debera considerar cmo se resolvern las entradas inadecuadas o inexactas.
En la siguiente tabla se comparan las caractersticas de un sitio wiki empresarial con las de un sitio de grupo.
Si desea:
Sitio de grupo
Sitio de grupo
254
Si decide implementar un sitio wiki empresarial en una organizacin, contine con la seccin Evaluacin de requisitos previos.
Vea tambin
Conceptos
Introduccin al servicio de perfiles de usuario (SharePoint Server 2010)
255
Otros recursos
About the managed metadata service application (SharePoint Server 2010)
256
Por ejemplo, podra exponer al exterior la ruta de acceso /equipo para los colaboradores externos pero ocultar la ruta /personal.
259
260
En Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010) se describe la planeacin de tipos de contenido ,
que son el mecanismo de SharePoint Server para definir y compartir los atributos de documentos, elementos de lista y carpetas. En
este artculo tambin se describe el uso de la caracterstica de flujo de trabajo de SharePoint Server para disear los procesos
relacionados con los documentos.
En Planeacin de directivas de administracin de informacin (SharePoint Server 2010) se describe la planeacin de directivas en
toda la empresa que ayudarn a la organizacin a cumplir con las obligaciones normativas y legales, adems de los procedimientos
recomendados, como la auditora de documentos y su correcta conservacin.
Planeacin del control de versiones, la aprobacin de contenido y las desprotecciones (SharePoint Server 2010) describe la
planeacin del control de contenido mediante el control de versiones, la proteccin y desproteccin de archivos y proyectos, y la
aprobacin para publicar contenido.
262
Cmo mover documentos dentro de la organizacin al mismo tiempo que los integrantes del equipo contribuyen a crear, revisar,
aprobar, publicar y eliminar los documentos.
Qu directivas se han de aplicar a los documentos de modo que se auditen las acciones relacionadas con los documentos, se
conserven o eliminen correctamente los documentos y se proteja el contenido que es importante para la organizacin.
Si un documento debe convertirse de un formato a otro a medida que pasa por las diferentes fases de su ciclo de vida.
Cmo se tratan los documentos como registros corporativos, que se deben conservar de acuerdo con requisitos legales y las
directrices corporativas.
SharePoint Server 2010 incluye caractersticas que implementan todos estos aspectos de la administracin de documentos. Para
garantizar que los trabajadores de la informacin puedan beneficiarse fcilmente de esta funcionalidad sin tener que abandonar sus
operaciones diarias ni el uso de herramientas con las que estn familiarizados, las aplicaciones del Microsoft Office System, como
Microsoft Outlook y Microsoft Word, tambin incluyen caractersticas que admiten cada una de las fases del ciclo de vida de un
documento.
Proceso de planeacin
El proceso de planeacin de la administracin de documentos consta de los siguientes pasos principales:
1. Identificar los roles de administracin de documentos Compruebe que sus planes incorporan los comentarios de las personas
con un inters directo que son clave para la organizacin, que cuenta con el equipo correcto para implementar la solucin y que sabe
quin participar en los procesos de administracin de documentos. Vea Identificacin de usuarios y anlisis de uso de documentos
para obtener ms informacin acerca de la creacin de un equipo de planeacin para la administracin de documentos.
2. Analizar el uso de los documentos Despus de identificar quin trabaja en los documentos, determine en qu tipos de
documentos trabajan y cmo se usarn. Para obtener ms informacin, vea Identificacin de usuarios y anlisis de uso de
documentos.
3. Planear la organizacin de los documentos Puede organizar los documentos en colecciones de sitios, sitios y bibliotecas.
SharePoint Server 2010 ofrece una variedad de caractersticas destinadas a organizar y almacenar los documentos, desde sitios
especializados, como el Repositorio de registros, hasta bibliotecas de documentos de formato libre para colaboracin y creacin
rpida de documentos. Dentro de una biblioteca, asimismo, es posible organizar el contenido en carpetas y subcarpetas. Para
obtener ms informacin, vea Planeacin de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010) y Planeacin de
almacenamiento de contenido empresarial.
264
4. Planear cmo se desplaza el contenido entre las ubicaciones Puede que sea necesario mover o copiar un documento de una
biblioteca o un sitio a otros en diferentes fases de su ciclo de vida. Por ejemplo, el proceso de publicacin puede incluir el
desplazamiento de un documento de un sitio de almacenamiento provisional a un sitio de Internet pblico. Si el contenido necesita
convertirse de un formato a otro a medida que se desplaza de un sitio a otro, se recomienda planear tambin las conversiones de
contenido. Para obtener ms informacin, vea la seccin sobre la planeacin del flujo de contenido en Planeacin de las bibliotecas
de documentos (SharePoint Server 2010).
5. Planear tipos de contenido Use tipos de contenido para organizar informacin acerca de los tipos de documentos, tales como
metadatos, plantillas de documento, directivas y procesos de flujo de trabajo. ste es un paso esencial para ayudarle a organizar los
documentos y aplicar coherencia en la organizacin. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de tipos de contenido y flujos de
trabajo (SharePoint Server 2010).
6. Planear los flujos de trabajo La planeacin de los flujos de trabajo de su organizacin le permite controlar y realizar un
seguimiento de cmo los documentos se mueven de un miembro del equipo a otro a medida que cada participante colabora en el
ciclo de vida de un documento. SharePoint Server 2010 incluye flujos de trabajo para tareas del equipo comunes, tales como revisar
y aprobar documentos. SharePoint Server 2010 tambin admite la creacin e instalacin de flujos de trabajo personalizados. Para
obtener ms informacin, vea Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).
7. Planear el control del contenido Puede planear el grado apropiado de control de cada tipo de contenido y ubicacin de
almacenamiento. Por ejemplo, en el caso de una biblioteca de documentos, puede planear que se exija la proteccin y desproteccin
de los documentos e impedir su distribucin no autorizada mediante el uso de Information Rights Management. Para obtener ms
informacin, vea Planeacin de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010) y Planeacin de directivas de administracin
de informacin (SharePoint Server 2010).
8. Planear directivas Para cada tipo de contenido, planee directivas de administracin de informacin para garantizar que los
documentos se auditan, conservan, etiquetan y controlan correctamente conforme a los requisitos institucionales y legales de su
organizacin. SharePoint Server 2010 incluye directivas que implementan la auditora, la retencin de documentos, el etiquetado y
cdigos de barras (para garantizar que se pueda correlacionar el contenido impreso con las correspondientes versiones electrnicas).
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de directivas de administracin de informacin (SharePoint Server 2010).
265
Cada una de estas preguntas puede tener varias respuestas. Registre la informacin que recopile de la encuesta en la hoja de trabajo de
participantes en la administracin de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0xC0A), como en el siguiente
ejemplo.
Ejemplo de hoja de trabajo de participantes en el documento:
Posicin
Tipos de documentos
Rol
Analista financiero
Redactor tcnico
Autor
Analista financiero
Administrador
Revisor
Editor tcnico
Editor
Cliente
Lector
Abogado corporativo
Administrador
Aprobador de contenido
Todo
Especialista en TI
267
Posicin
Tipos de documentos
Rol
Todo
Especialista en bases de
datos
Agente de cumplimiento
Todo
Especialista legal
Administrador de registros
Todo
Administrador de registros
Todo
Publicador de contenido
Todo
Auditor de contenido
Identificar las partes interesadas en el contenido le ayudar a garantizar una solucin de administracin de documentos exhaustiva y a
disear sitios y bibliotecas de documentos que se adapten a las necesidades y los procesos de contenido de su empresa.
Autor de cada tipo de documento (es til indicar el rol del autor, por ejemplo "analista financiero" o "administrador de producto", en
lugar de nombres individuales).
Formato del documento. Si el documento debe convertirse de un formato a otro en cualquier punto de su ciclo de vida, registre dicha
informacin.
Usuarios de cada tipo de documento, como "Clientes" o "Integrantes del equipo".
Otros roles que se aplican al ciclo de vida del documento, como "Revisor tcnico" o "Editor de copia".
Ubicacin del documento; por ejemplo, "equipo cliente", "servidor web" o "servidor de archivos". Tenga en cuenta que esta pregunta
podra tener varias respuestas, por ejemplo cuando un documento se crea en un equipo cliente pero despus se publica en un
servidor web.
Cmo los lectores ven el documento; por ejemplo, desde una pgina web o un recurso compartido de archivos.
Tipo
Propsito
Nota de
Proporciona a
estudio de los clientes
equidad
preferentes de
un servicio
financiero
instrucciones
para comprar o
vender una o
Autor
Usuario
Formato
Otros roles
Ubicaciones
Analista
financiero
Cliente
DOCX (para la
creacin); PDF
(para la
publicacin)
Revisor (tcnico);
revisor (legal);
aprobador; editor
de copia;
administrador de
registros;
administrador del
sitio
269
Tipo
Propsito
Autor
Usuario
Formato
Otros roles
Ubicaciones
ms acciones
Anlisis Los formatos de creacin y publicacin independientes requieren una conversin de formato. El gran nmero de revisores
requiere uno o ms flujos de trabajo (procesos de negocio implementados en el servidor). Los cuatro sitios (creacin, pruebas, Internet y
Repositorio de registros) requieren mecanismos para mover el contenido de un sitio a otro. La necesidad de archivar el contenido en un
Repositorio de registros corporativos y las implicaciones regulatorias de publicar el asesoramiento sobre valores requieren directivas
corporativas y procedimientos recomendados tales como la retencin y la auditora del contenido.
Tipo
Propsito
Autor
Revisin del
rendimiento
de los
empleados
Evala el
Trabajador de
rendimiento de
la informacin;
un empleado e
administrador
incluye la
autoevaluacin y
la evaluacin del
responsable
Usuario
Ubicaciones
Gerentes;
especialistas
en recursos
humanos
.DOC
Revisor
(recursos
humanos);
revisor (legal);
aprobador
(responsable al
mando);
administrador
de registros
Equipo cliente
Servidor de correo electrnico (como
datos adjuntos)
Servidor web corporativo
Repositorio de registros corporativos
Anlisis Dos autores y varios revisores requieren uno o ms flujos de trabajo. Varias personas manipulan el documento, que despus
reside en un servidor web corporativo (supuestamente muy protegido) y se archiva en un Repositorio de registros. La naturaleza
confidencial de este contenido requiere Information Rights Management (IRM) en los equipos de escritorio y en los servidores, adems
de las directivas corporativas y los procedimientos recomendados (como la auditora) que protejan la privacidad del empleado y la
situacin legal de la empresa.
Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para registrar la informacin tratada en este artculo:
Hoja de trabajo de participantes en la administracin de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0xC0A)
270
271
273
274
Prioridad y estado de reglas Especifica la prioridad de esta regla en una escala del 1 al 9, si se aplica ms de una regla. Tambin
se puede especificar que esta regla est inactiva y no se aplique al contenido entrante.
Tipo de contenido de envo Especifica el grupo de tipo de contenido, como Tipos de contenido de documento o Tipos de
contenido de publicacin, entre otros. Segn el grupo de tipo de contenido, adems se puede seleccionar un tipo de contenido para
la regla. Si un tipo de contenido en la organizacin usa otro nombre, puede especificar un nombre alternativo.
Condiciones Aplica otros filtros basados en la propiedad para que la regla procese.
Ubicacin de destino Especifica dnde colocar el contenido que coincide con la regla.
Puntos de envo Lugar donde se guardar el elemento que cumple con todos los criterios anteriores. Si activ la opcin Envo a
otro sitio en la configuracin del organizador de contenido, ver un cuadro desplegable que contiene una lista de otras ubicaciones
que no pertenecen al servidor actual a las que un documento puede enrutarse.
275
Vea tambin
Conceptos
Introduccin a la navegacin por metadatos (SharePoint Server 2010)
276
reglas y se enven a una ubicacin de destino, segn corresponda. Cada sitio puede usar una instancia individual de un organizador de
contenido, lo que permite crear un enrutamiento y almacenamiento de red de contenido en varios sitios.
Aunque etiquetar contenido con metadatos y usar el organizador de contenido pueden simplificar el modo en que se enrutan y almacenan
los documentos en la organizacin, es sumamente importante que siga los pasos cuidadosamente para planear la estrategia que mejor
satisfaga las necesidades de la organizacin. Mediante una buena planeacin e implementacin, puede estar ms seguro de que la
solucin de administracin de contenido aprovecha plenamente la infraestructura de SharePoint, a la vez que maximiza el rendimiento
del sistema y del usuario.
En este artculo se proporcionan vnculos a las hojas de trabajo de configuracin y de reglas del organizador de contenido, disponibles en
el Centro de descarga de Microsoft. Al planear la configuracin de las opciones y reglas que se aplicarn al contenido organizado
mediante un organizador de contenido, use las hojas de trabajo en combinacin con este artculo.
Descargar hojas de trabajo
Hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189018&clcid=0xC0A)
Hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189019&clcid=0xC0A)
Una solucin bien diseada de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos usa reglas del organizador de contenido para
enviar todos los documentos que se envan a una biblioteca temporal a la ubicacin de destino deseada. De este modo, la biblioteca
temporal debera incluir solo los elementos enviados que no coincidieron con ninguna regla. Los documentos que permanecen en la
biblioteca temporal permiten a los administradores de reglas identificar aquellos que no coinciden con ninguna regla y crear, a
continuacin, una regla o requerir etiquetas de metadatos adicionales para aplicar.
Al redirigir usuarios a una biblioteca temporal, es importante que tengan en cuenta el propsito especfico de la biblioteca temporal y que
sepan que lo que vern en la ventana de propiedades refleja los tipos de contenido que se definen en la galera del sitio y no
necesariamente los tipos de contenido de la biblioteca en la que pueden estar trabajando.
Accin de hoja de trabajo: e la hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido, anote si los usuarios se redirigen o no a
la biblioteca temporal.
creen nuevas carpetas cuando la ubicacin de destino exceda los 2.500 elementos. Cada subcarpeta heredar las propiedades de la
ubicacin de destino de la que deriva. Por lo tanto, si tiene, por ejemplo, una carpeta denominada "Currculum vtae" que tiene permisos
especiales que se necesitan para ver y editar los elementos que contiene, las subcarpetas creadas a partir de esa carpeta heredarn los
mismos requisitos de permisos.
Es importante que conozca la estructura de carpetas general del sitio o la biblioteca. El propsito principal de las carpetas es organizar el
contenido para que coincida con la funcionalidad esperada del sitio o la biblioteca. La opcin Creacin de particiones de carpeta se debe
considerar detenidamente como parte de una estructura de carpetas general o incluso despus de que se establezca una estructura de
carpetas.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido, anote si desea crear subcarpetas
cuando se supere el nmero de elementos en la ubicacin de destino y si el formato de subcarpetas de nombre de carpeta debe crearse
mediante la opcin de creacin de particiones de carpeta.
Envos duplicados
En una organizacin grande siempre es posible que se enven a un sitio varios documentos con el mismo nombre y metadatos. Si el
control de versiones de SharePoint est habilitado en la biblioteca de documentos, el organizador de contenido lo usa de forma
predeterminada para diferenciar elementos con el mismo nombre. En Configuracin del organizador de contenido, tiene dos opciones
para envos duplicados. En primer lugar y de forma predeterminada, puede usar el control de versiones de SharePoint. Para ello, el
control de versiones debe estar habilitado para la biblioteca de documentos. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin del
control de versiones, vea Planeacin del control de versiones, la aprobacin de contenido y las desprotecciones (SharePoint Server
2010). La segunda opcin es especificar que el organizador de contenido anexe caracteres nicos al final de los nombres de archivo
duplicados. Si no est habilitado el control de versiones para una biblioteca de destino, el organizador de contenido anexar caracteres
nicos a los envos duplicados, independientemente de la configuracin seleccionada. Es importante recordar que los caracteres nicos
anexados al nombre de archivo no identifican al elemento de una forma especial. Esto podra impedir que los usuarios encuentren
fcilmente el documento que desean si hay demasiados documentos que tienen el mismo nombre, ya que los caracteres nicos que se
anexan al nombre no proporcionan una forma de identificacin significativa.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido, anote si desea usar el control de
versiones de SharePoint (valor predeterminado) o anexar caracteres nicos al final de los nombres de archivo duplicados.
Conservar el contexto
Cuando se activa esta configuracin, los registros de auditora y propiedades originales incluidos en un documento se conservan y se
almacenan junto con l. Esto es importante cuando desea conservar toda la informacin histrica acerca del documento, como un
documento enviado a un sitio del Centro de registros. Cuando se conserva el contexto, los usuarios pueden hacer clic en Detalles de
cumplimiento en la pgina Ver propiedades de un elemento.
281
Nota:
La conservacin del contexto afecta al almacenamiento. Los datos de auditora pueden incrementarse rpidamente y ocupar gran
cantidad de espacio en una base de datos de contenido, especialmente si se activ la vista de auditora. Para obtener ms informacin
acerca del modo en que los datos de auditora pueden afectar a la capacidad de almacenamiento, vea la seccin sobre planeacin y
configuracin de la capacidad de almacenamiento y SQL.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido, anote si desea guardar o no los
registros de auditora y las propiedades originales de los documentos enviados a este sitio.
Administradores de reglas
Puede especificar los usuarios que pueden crear y editar reglas. Los administradores de reglas deben tener permisos de administracin
de sitios web a fin de crear y editar reglas. Adems, deben estar familiarizados con los conjuntos de trminos y trminos de metadatos
para poder crear reglas que implementen de la manera ms eficaz la solucin de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos.
Tambin es importante que determinen las consecuencias ms amplias de las reglas que crean, por ejemplo, es importante que todos los
administradores de reglas de la organizacin determinen la medida correcta que se debe tomar cuando una carpeta se llena demasiado.
En la mayora de los casos, la persona que crea la regla va a ser el administrador de la regla. Sin embargo, en algunas circunstancias,
como cuando se crea una serie de nuevas reglas, se pueden especificar otros administradores de reglas que sern responsables de
asegurarse de que la regla est cumpliendo los objetivos originales. Si se especifica que se enve un correo electrnico a los
administradores de reglas cuando los envos no coincidan con una regla o cuando se deje contenido en la biblioteca temporal, es posible
que se desee especificar varios administradores de reglas en caso de que el administrador original no est disponible. Los
administradores de reglas tienen permisos para editar todos los elementos de la biblioteca temporal para poder introducir metadatos que
faltan o corregir metadatos incorrectos que son necesarios para que un documento coincida con una regla.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido, anote los usuarios o grupos que van a
actuar como administradores de reglas para el sitio.
Al crear reglas, se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes. Por ejemplo, podra ser mejor crear reglas comunes, para crear
y enviar a una carpeta nica para cada valor nico de una columna de metadatos determinada. Cree reglas que traten todos los envos
posibles. Puede hacer esto mediante la creacin de tan solo una regla simple que se aplique a un determinado tipo de contenido o
mediante la creacin de muchas reglas que se enven de varias formas complejas. Si la biblioteca temporal contiene muchos elementos
que no coinciden con ninguna de las reglas, es importante comprobar esos elementos para determinar por qu no se aplican reglas. Esto
puede ocurrir si las reglas no reflejan las propiedades de metadatos disponibles para los usuarios al etiquetar un documento.
La informacin proporcionada en esta seccin est pensada para ayudar a planear reglas que sern una parte efectiva de la solucin de
enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos. La hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido se proporciona para
ayudar a planear las reglas. Rellene una hoja para cada nueva regla que vaya a crear.
Business
Intelligence
Organizador Activos
de contenido digitales
Documento
Conjunto de
documentos
Diseo de pgina
Publicacin Especial
Informe
Envo de
correo
electrnico
Audio
Pgina
bsica
Conjunto de
documentos
Pgina de artculo
Pgina
Imagen
Documento
Pgina de
redireccionamiento
Diseo de
pgina
Activo de
medios
enriquecidos
Columnas de
Dublin Core
Vdeo
Formulario
Elemento de
pgina web
con lista de
estado
Vnculo a un
documento
Estilo de
vista de lista
Pgina
maestra
Imagen
Pgina de
elementos
web
Pgina Wiki
284
Tipo de
documento
desconocido
Personalizado
Tambin puede crear una regla que se aplicar a un tipo de contenido personalizado que se deriv de un tipo de contenido
predeterminado (de la tabla anterior) como el tipo de contenido primario.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido, anote el grupo de tipo y el tipo de contenido,
as como los nombres alternativos en otros sitios.
Planeacin de condiciones
Las reglas se aplican en condiciones basadas en propiedades. Puede definir hasta 6 condiciones en una sola regla. Todas las
condiciones deben cumplirse para que se aplique la regla y se enve el elemento a su ubicacin de destino. Las propiedades que estn
disponibles para su uso en una condicin son aquellas asociadas al tipo de contenido. Debido a que se debe especificar al menos un tipo
de contenido, habr al menos una condicin. Cuando especifica un tipo de contenido, pero no define ninguna condicin adicional basada
en propiedades, la regla organizar todos los elementos basndose nicamente en el tipo de contenido.
Cuando se define una condicin, para que se cumpla, el valor debe ser el producto de una propiedad y un operador. No puede
especificar caracteres comodn como valor de una condicin. Si un valor no coincide con la condicin, no se aplicar la regla y el
elemento permanecer en la biblioteca temporal.
Accin de hoja de trabajo: use la pgina de reglas del organizador de contenido para determinar las propiedades disponibles para el
tipo de contenido seleccionado y, a continuacin, anote las condiciones para la regla.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido, anote la ubicacin de destino, si se crea o no
automticamente una nueva carpeta para cada valor nico de una propiedad y el formato del nombre de la nueva carpeta.
Vea tambin
Conceptos
Introduccin al almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos (SharePoint Server 2010)
Introduccin a la navegacin por metadatos (SharePoint Server 2010)
286
Otros recursos
Plan managed metadata (SharePoint Server 2010)
287
Indizacin automtica Este proceso opcional puede crear ndices de listas automticamente segn los campos promovidos como
campos de navegacin para una lista. La indizacin automtica puede mejorar los resultados de las consultas y mejorar el
rendimiento.
Filtros clave Este control aparece debajo del control de jerarqua del sitio y puede constar de varios campos, como fecha, eleccin,
tipo de contenido, campos con valores mltiples o valor nico, moneda, s/no y campos de usuario. Se puede aplicar cualquier
nmero de filtros clave en combinacin con una jerarqua de navegacin seleccionada.
Los filtros clave se pueden especificar para una gama mucho ms amplia de tipos de columna y constan de un campo en blanco que
coincide con el tipo de columna que representa. Los usuarios podrn escribir texto en el campo para filtrar segn esa columna. Por
ejemplo, puede agregar la columna modificado por como un filtro clave y, a continuacin, escribir un nombre para mostrar de
usuario o un alias de nombre de usuario y determinar obtener resultados donde modificado por coincida con ese usuario. Puede
utilizarse cualquier nmero de filtros clave al mismo tiempo y tambin se pueden utilizar en combinacin con una jerarqua de
navegacin.
Los campos de filtros clave de metadatos administrados permiten especificar varios trminos escribiendo y seleccionando en las
sugerencias que se muestran. Tambin puede usarse un campo de metadatos administrados especialmente controlado que se
denomina Todas las etiquetas, que hace corresponder los trminos de entrada con los valores de campo de un elemento en
cualquiera de los campos de metadatos administrados del esquema de lista. Si el usuario est en la carpeta raz de la lista, luego
aplicar filtros clave para consultar sobre todos los elementos que pertenezcan a cualquiera de las carpetas de la lista.
Indizacin automtica
En la pgina Configuracin de navegacin por metadatos de una lista o biblioteca, los propietarios de listas pueden usar la opcin de
configuracin Configurar indizacin automtica de columnas para esta lista para especificar si los ndices deben crearse
automticamente en la lista de modo que coincidan con la jerarqua de navegacin y los campos de filtros clave seleccionados. Si se
habilita esta opcin (manera predeterminada), cuando se guarda la pgina de configuracin de navegacin de metadatos, ocurre lo
siguiente:
Se crearn ndices de una sola columna en todos los campos admitidos de la jerarqua de navegacin.
290
Se crearn ndices de una sola columna en todos los campos de filtros clave admitidos, a excepcin de los campos de tipo de
contenido y de eleccin.
Se crearn ndices compuestos en todas las combinaciones admitidas de jerarquas de navegacin y filtros clave.
Cuando los ndices se crean automticamente, se permiten consultas para listas que tienen ms elementos que el umbral de vista de
lista. En algunos casos, quizs deba deshabilitar esta configuracin y configurar ndices personalizados. Por ejemplo, si una combinacin
de columna nica e ndices compuestos supera 20, la indizacin automtica debe deshabilitarse.
Consultas indizadas
Cuando est habilitada la caracterstica Filtrado y navegacin por metadatos para un sitio, la optimizacin integrada seleccionar el mejor
ndice para trabajar cada vez que se carga una vista de lista. Cada vez que un usuario carga una vista de lista o actualiza una vista de
lista mediante la aplicacin de un filtro nuevo, al borrar un filtro o mediante la aplicacin de un orden en un campo; la optimizacin de
consultas determina la mejor manera de consultar la base de datos sin umbral de vista.
Consultas de reserva
Si la navegacin por metadatos determina que la solicitud de un usuario actual no puede expresarse como una consulta indizada que es
selectiva, se construir y ejecutar una consulta de reserva. Una consulta de reserva es una versin modificada de la consulta original
que efectu el usuario, que est dirigida solo a una parte de la lista en lugar de la lista completa. Las consultas de reserva intentan
mostrar al usuario un conjunto de resultados parcial que puede ser til, aunque la consulta original no se haya podido ejecutar debido al
umbral de la vista de lista. Asimismo, las consultas de reserva pueden servir como advertencia para propietarios de listas cuando la
distribucin de datos de la lista est sesgada o cuando algunas consultas ejecutadas por usuarios no devuelven un conjunto de
resultados completo. Esto significa que los usuarios pueden tener bloqueado el acceso al contenido que necesitan. Las consultas de
reserva, en ocasiones, devuelven 0 resultados, si ningn elemento de la parte de la lista examinada por la consulta contiene resultados
que coincidan con la consulta original del usuario.
Puesto que los resultados de una consulta de reserva son slo un conjunto parcial de los elementos que el usuario ha solicitado, se
indica al usuario a travs de un mensaje en pantalla que solo se est mostrando un conjunto parcial de resultados y que, para ver un
conjunto completo, debe aplicar ms filtros. Cada vez que un usuario especifica un filtro adicional es otra oportunidad para el motor de
consulta de buscar una combinacin de ndice y filtro selectivo que no supere el umbral de vista de lista que resulta en una excepcin de
umbral.
291
Vea tambin
Conceptos
Introduccin al almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos (SharePoint Server 2010)
292
Biblioteca
Propsito
Biblioteca de diapositivas
El siguiente ejemplo muestra cmo usar el anlisis que realiz en Anlisis del uso de documentos como ayuda para planear la
organizacin de bibliotecas de documentos de la empresa. En este ejemplo, Contoso Ltd. ofrece contenido a los clientes en funcin de
estudios de mercado. La creacin del contenido est principalmente a cargo de consultores que trabajan de forma remota. Esto se realiza
en un ciclo en el que:
1. Un socio evala ideas de contratacin y solicitudes de propuestas.
2. Una vez que se ha establecido un contrato, un jefe de proyecto rene a un grupo de consultores y crea un sitio de trabajo especfico
para la contratacin, en el que se registran los resultados de la investigacin y se completa el proyecto.
3. Cuando el proyecto est listo, los documentos de entrega se publican en un sitio de Internet protegido, donde los clientes tienen
acceso a ellos.
4. El grupo escribe documentos de procedimientos recomendados y casos prcticos basados en el proyecto.
5. Los administradores de conocimiento recopilan, organizan y archivan los procedimientos recomendados y otros documentos.
6. Los documentos de entrega, los contratos y otros documentos se conservan como registros corporativos.
7. Los asociados usan el contenido que mantienen los administradores de conocimiento para evaluar las oportunidades y crear nuevas
propuestas.
La siguiente tabla muestra un anlisis de uso de documentos para este caso:
Documentos
Propsito
Autor
Propuestas
Contratos
295
Usuarios
Formato
.doc
Documentos
Propsito
Autor
Usuarios
Formato
ventas, clientes
Resultados de investigacin y borradores Generar los documentos relacionados con Jefe del proyecto, Editores, revisores
de documentos de entrega del proyecto
la contratacin del cliente
colaborador del tcnicos
proyecto,
consultor
.doc y
otros tipos
Documentos de entrega
Procedimientos recomendados y
documentos de casos prcticos
Registros corporativos
Todos
Administradores de
registros
corporativos,
abogados
corporativos
Todos
Todos los integrantes de la empresa necesitan tener acceso a un sitio del Centro de documentacin para ver los documentos de
procedimientos recomendados y casos prcticos.
Los administradores de registros corporativos y los abogados necesitan tener acceso a un repositorio de registros de empresa para
mantener los registros corporativos.
La siguiente ilustracin muestra cmo se pueden distribuir estas bibliotecas. Los sitios se hospedan en tres colecciones de sitios: una
coleccin de sitios de Internet para acceso de clientes, una coleccin de sitios de extranet para la creacin remota por parte de los
integrantes del grupo y una coleccin de sitios de intranet para el mantenimiento seguro del sitio de administracin de registros.
297
298
299
Mediante el uso de caractersticas de publicacin, el autor puede publicar pginas web en el sitio de Internet.
Mediante el comando Copiar, el autor puede copiar documentos en el sitio del Centro de documentacin.
300
Mediante el uso de un flujo de trabajo personalizado, el autor puede copiar documentos en las bibliotecas de documentos del sitio de
Internet.
Mediante el uso del comando para enviar al Repositorio de registros, el autor puede enviar contratos al Repositorio de registros
empresariales.
opcin est habilitada, cualquier ubicacin que no se haya definida de esta manera, incluidos los vnculos estndar a las carpetas del
escritorio y a Mis sitios de red, se quitar de la barra Mis direcciones.
La lista de ubicaciones aprobadas puede estar limitada a una o varias aplicaciones de Office. Por ejemplo, un administrador puede
restringir las ubicaciones para guardar en Microsoft Access y permitir que se guarde en cualquier ubicacin en otras aplicaciones de
Office.
Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para registrar la informacin tratada en este artculo:
Hoja de trabajo Document libraries (Bibliotecas de documentos) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0xC0A)
302
incluido el almacenamiento en colecciones de sitios, sitios, bibliotecas y carpetas. Tambin permite que las empresas administren de
forma eficiente y eficaz volmenes cada vez mayores de documentos empresariales y garantiza que se puedan conservar las versiones
de los documentos de cada etapa del ciclo de vida por razones legales o para referencia.
SharePoint Server 2010 admite el almacenamiento de documentos de gran capacidad. Una biblioteca de documentos puede contener
millones de documentos. Sin embargo, dependiendo del uso del contenido, el rendimiento de los sitios que contienen muchos
documentos puede disminuir. Las instrucciones prescriptivas que se proporcionan en este artculo pueden ayudarle a disear soluciones
de administracin de contenido a gran escala que incrementen su escalabilidad horizontal para adaptarse a las necesidades de su
empresa, proporcionando a los usuarios de la solucin un entorno de alto rendimiento para crear y utilizar documentos.
Al tomar decisiones sobre las capacidades de las colecciones de sitios, los sitios y las bibliotecas, debe considerar las restricciones de
almacenamiento fsico de su entorno, as como el uso del contenido y los patrones de visualizacin de los usuarios. Por ejemplo, si los
usuarios ven o consultan un conjunto de documentos de una biblioteca de documentos que contiene miles de documentos, el rendimiento
puede disminuir si el sitio no est configurado correctamente. O si un acuerdo de nivel de servicio requiere que se haga una copia de
seguridad del contenido dos veces al da, es posible que el servicio no tenga un buen rendimiento si el conjunto del contenido es
demasiado grande.
versin de un documento se almacena por separado en la base de datos). Por lo general, en un entorno de creacin a gran escala, el
80% de los usuarios del sitio son autores que tienen acceso a las versiones principales y secundarias de los documentos, mientras que el
20% de los usuarios del sitio tiene permisos de solo lectura y nicamente pueden ver las versiones principales del contenido.
Un sitio de entorno de creacin a gran escala puede basarse en la plantilla de sitio del Centro de documentacin de SharePoint Server
2010, el cual incluye una nica biblioteca de documentos grande optimizada para la creacin a gran escala.
305
En especial, mantenga los sitios muy activos en colecciones de sitios separadas. Por ejemplo, un sitio de base de conocimiento en
Internet que permite la exploracin annima podra generar una gran cantidad de actividad en la base de datos. Si otros sitios usan la
misma base de datos, su rendimiento podra verse afectado. Al colocar el sitio de base de conocimiento en una coleccin de sitios
separada con su propia base de datos, puede poner los recursos a disposicin de otros sitios que ya no tienen que competir con el
sitio de la base de conocimiento por los recursos de la base de datos.
Nota:
SharePoint Foundation y SharePoint Server 2010 incluyen varias caractersticas que reducen la necesidad de que el departamento de TI
deba restaurar contenido. La papelera de reciclaje y la papelera de reciclaje de la coleccin de sitios proporcionan un mecanismo de
doble seguridad para restaurar los elementos eliminados accidentalmente. El control de versiones del documento tambin proporciona un
tipo red de seguridad: si se pierde un documento, por lo menos la versin anterior estar disponible. Para garantizar mejor la
disponibilidad de las versiones anteriores, un administrador puede quitar el permiso para eliminar versiones de un autor. De esta forma,
se puede garantizar que las versiones anteriores del contenido estn disponibles sin tener que restaurarlas desde la base de datos.
Sitios
Un sitio web es la principal forma de organizar contenido relacionado en SharePoint Server 2010 y SharePoint Foundation.
El almacenamiento de contenido en el mismo sitio ofrece las siguientes ventajas:
Es ms fcil crear pginas que muestren vistas de varias bibliotecas y listas cuando se encuentran en el mismo sitio.
Puede utilizar la plantilla de sitio del Centro de documentacin para crear un sitio que est optimizado para la creacin y el uso de
varios documentos.
La interfaz de usuario de navegacin del sitio est optimizada para que sea fcil buscar y encontrar bibliotecas dentro del mismo sitio.
Puede definir un conjunto de tipos de contenido y las columnas del sitio que se usarn en un sitio.
Bibliotecas
El almacenamiento de contenido en la misma biblioteca ofrece las siguientes ventajas:
Es ms fcil para los usuarios agregar documentos nuevos o encontrar documentos existentes en una nica biblioteca.
Muchas configuraciones de administracin de documentos (como los permisos, el contenido del control de versiones y la aprobacin)
se implementan en el nivel de la biblioteca.
307
Las vistas creadas mediante el uso de la interfaz de usuario estn enlazadas a una biblioteca concreta.
Las directivas de administracin de informacin, como la configuracin de auditora y retencin de contenido, se pueden implementar
en una biblioteca. En algunas bibliotecas, solo se pueden utilizar las directivas de retencin.
Piense en los siguientes lmites al planear cmo organizar el contenido en la misma biblioteca:
La configuracin, como las desprotecciones necesarias o el control de versiones, se especifica en el nivel de la biblioteca de
documentos. Si desea especificar una configuracin diferente para otros documentos, debe colocar estos documentos en una
biblioteca diferente con la configuracin especfica necesaria.
Es posible que las vistas que contienen las columnas que se usan solo en un tipo de contenido no sean tiles, ya que no se mostrar
ningn valor de metadatos para los elementos de otros tipos de contenido.
El rendimiento de las vistas es limitado cuando la cantidad de elementos que se ven supera el umbral de la vista de lista de 5.000
elementos (predeterminado). Adems, no se permiten las consultas cuando se supera el umbral de la vista de lista. Organice el
contenido de la biblioteca en carpetas con 5.000 elementos o menos o cree vistas que se beneficien de la navegacin por metadatos
y las columnas indizadas para devolver conjuntos de 5.000 elementos o menos.
Carpetas
Una carpeta es una subdivisin con nombre del contenido de una biblioteca similar a las carpetas en un sistema de archivos. El
propsito principal de las carpetas es organizar lgicamente el contenido para que coincida con la funcionalidad esperada de la
biblioteca. Por ejemplo, si una biblioteca tiene como objetivo proporcionar especificaciones de productos, el conjunto de carpetas de la
biblioteca podra denominarse de acuerdo con cada rea de las caractersticas del producto o segn cada integrante del grupo que
escribe especificaciones de los productos.
Al dividir el contenido en varias carpetas, cada una de las cuales con 5.000 (umbral de vista de lista predeterminado) elementos o menos,
las vistas de las carpetas se pueden llevar a cabo correctamente. Tenga en cuenta que para aprovechar las ventajas de esto, las vistas
disponibles en las carpetas se deben configurar para mostrar solo los elementos de las carpetas (esta caracterstica est disponible en la
interfaz de creacin de la vista predeterminada). Tambin considere que si las carpetas tienen 5.000 elementos o menos, las vistas en
las carpetas no tienen que filtrarse mediante el uso de las columnas indizadas. En las carpetas que contienen ms de 5.000 elementos,
puede mejorar el rendimiento mediante la navegacin por metadatos o columnas indizadas y, a continuacin, filtrar las vistas para que
devuelvan menos de 5.000 elementos.
Considere la posibilidad de crear las carpetas como parte de una solucin de enrutamiento y almacenamiento de contenido basada en
metadatos. Al utilizar el organizador de contenido, puede establecer opciones de configuracin para la creacin automtica de carpetas
cuando una carpeta de destino se vuelve demasiado grande o para la creacin automtica de carpetas para cada valor de una propiedad
308
de metadatos. Para obtener ms informacin, vea Enrutamiento y almacenamiento de contenido empresarial mediante el uso de
metadatos ms adelante en este artculo.
309
Para obtener ms informacin acerca de cmo puede integrar la navegacin por metadatos en la solucin de almacenamiento de
contenido empresarial, vea Introduccin a la navegacin por metadatos (SharePoint Server 2010).
Vistas de lista
La posibilidad de que los usuarios puedan buscar y encontrar fcilmente el contenido deseado es parte central de cada solucin de
administracin de contenido empresarial. Cuando se mueve a travs de una carpeta o biblioteca, las vistas de rbol y de lista
proporcionan una interfaz sencilla para que los usuarios naveguen visualmente por la taxonoma de almacenamiento de contenido. Al
mismo tiempo, cuando una biblioteca o carpeta contiene demasiados elementos, la capacidad de la lista de realizar consultas y mostrar
rpidamente los resultados puede requerir una gran cantidad de recursos del sistema. SharePoint Server 2010 puede maximizar el
rendimiento de la vista de lista y reducir al mnimo el consumo de recursos del sistema mediante el uso de la limitacin de recursos. Las
propiedades de la limitacin de recursos se establecen para una aplicacin web en Configuracin general de Administracin central y
afecta los recursos asignados para consultar y mostrar listas dentro de esa aplicacin web.
Configurar el almacenamiento de modo que cuando se vea el contenido de una biblioteca o carpeta no se supere el umbral de la vista de
lista impide que limitacin de recursos y aumenta al mximo el rendimiento de la vista de lista.
La limitacin de recursos incluye las siguientes propiedades que estn relacionadas con el rendimiento de la vista de lista:
Propiedad
Descripcin
Valor predeterminado
Propiedad
Descripcin
Valor predeterminado
Otros recursos
Adems de la informacin de este artculo, los siguientes recursos pueden ayudarle a comprender y planear una solucin de
almacenamiento de contenido empresarial.
311
SharePoint Server 2010 Capacity Management: Software Boundaries and Limits: en este artculo se proporciona informacin que le
ayudar a comprender el rendimiento y los lmites de capacidad probados de Microsoft SharePoint Server 2010.
Microsoft SharePoint Server 2010 departmental collaboration environment: Technical case study: en este artculo se describe un
entorno de SharePoint Server 2010 real en Microsoft. Use este documento para comparar las caractersticas de este entorno con las
caractersticas de uso y de carga de trabajo planeadas.
Disear listas grandes y maximizar el rendimiento de la lista: en estas notas del producto se proporciona una orientacin sobre el
rendimiento de listas y bibliotecas de documentos grandes en SharePoint Server 2010.
Introduccin al almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos (SharePoint Server 2010): en este artculo se incluye
informacin que ayuda a diseadores y planificadores de soluciones a comprender cmo pueden usarse el almacenamiento y el
enrutamiento basados en metadatos mediante la caracterstica Organizador de contenido de Microsoft SharePoint Server 2010 como
parte de una solucin global de administracin de documentos.
Introduccin a la navegacin por metadatos (SharePoint Server 2010): en este artculo se incluye informacin que ayuda a
diseadores y planificadores de soluciones a comprender cmo puede usarse la caracterstica Filtrado y navegacin por metadatos
de Microsoft SharePoint Server 2010 como parte de una solucin global de administracin de documentos.
Planeacin de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010): en este artculo se describe cmo planear bibliotecas de
documentos e integrar las bibliotecas en una solucin de administracin de documentos de Microsoft SharePoint Server 2010.
Plan managed metadata (SharePoint Server 2010): en los artculos de esta seccin se explican los conceptos clave sobre los
metadatos administrados en SharePoint Server 2010. En los artculos adicionales se proporciona una orientacin acerca de cmo
identificar metadatos administrados para la solucin y cmo determinar los servicios y las conexiones que necesitar para
implementar la solucin.
312
Conjuntos de documentos
Conjuntos de documentos es una caracterstica nueva de SharePoint Server 2010 que permite a una organizacin administrar una sola
entrega, o producto de trabajo, que puede incluir varios documentos o archivos. Un conjunto de documentos es un tipo especial de
carpeta que combina atributos exclusivos de conjuntos de documentos con los atributos y el comportamiento de carpetas y documentos y
que proporciona una interfaz de usuario (UI), metadatos y elementos de modelo de objetos para ayudar a administrar todos los aspectos
del producto de trabajo.
Para los equipos y usuarios de muchas organizaciones, es necesario un conjunto de documentos o un producto de trabajo para
administrar mejor un proyecto o entrega. Por ejemplo, puede que un equipo legal deba recopilar, crear y administrar varios documentos,
fotos y archivos de audio relacionados con un caso concreto. O que un equipo de ventas necesite recopilar documentos de varios
orgenes para crear y administrar una solicitud de propuesta para un cliente potencial. Los conjuntos de documentos proporcionan a
estos equipos y usuarios la capacidad de administrar los conjuntos de documentos como una sola coleccin, entrega o producto de
trabajo. Los propietarios de los conjuntos de documentos pueden crear una pgina principal personalizada para mostrar los elementos
incluidos e informacin importante sobre el producto de trabajo.
313
En SharePoint Server 2010, las organizaciones que desean crear y administrar conjuntos de documentos de forma coherente pueden
configurar un tipo de contenido de conjunto de documentos para cada producto de trabajo que suelen crear. A continuacin, un tipo de
contenido de conjunto de documentos puede definir los tipos de contenido, atributos, elementos predeterminados, columnas, flujos de
trabajo y directivas aprobados. Tambin pueden crearse tipos de contenido de conjunto de documentos personalizados adicionales a
partir del tipo de contenido primario, que heredan propiedades y configuraciones del tipo de contenido de conjunto de documentos
primario. Despus de agregar un tipo de contenido a una biblioteca, los usuarios pueden crear un conjunto de documentos que heredar
los atributos del tipo de contenido de conjunto de documentos mediante el comando Nuevo. Un tipo de contenido de conjunto de
documentos proporciona opciones de configuracin adicionales que permiten especificar los tipos de contenido permitidos, el contenido
predeterminado, las columnas compartidas, las columnas de la pgina principal y la vista predeterminada de la pgina principal.
Para obtener ms informacin acerca de los tipos de contenido, vea Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint
Server 2010).
Para obtener ms informacin sobre cmo crear y administrar conjuntos de documentos en SharePoint Server 2010, vea el tema sobre
conjuntos de documentos en la Ayuda de SharePoint Server 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=186368&clcid=0xC0A).
Al usar el enrutamiento de conjunto de documentos, los conjuntos de documentos que se envan al organizador de contenido
permanecen en la biblioteca de entrega y el trabajo de temporizador de procesamiento del organizador de contenido, que se ejecuta
diariamente de forma predeterminada, los mueve a la ubicacin correspondiente.
Para usar conjuntos de documentos en una coleccin de sitios, debe habilitarse la caracterstica de conjuntos de documentos.
5.
6.
7.
8.
b) Determine el contenido predeterminado Si el tipo de contenido de conjunto de documentos que est creando se
configurar para crear automticamente contenido predeterminado cuando cree una nueva instancia de un conjunto de
documentos, puede agregar manualmente archivos al conjunto de documentos. Se pueden agregar solo archivos de los tipos
de contenido permitidos para el conjunto de documentos.
c) Determine las columnas compartidas Especifique si los valores de columna para el conjunto de documentos se deben
sincronizar automticamente con todos los documentos que contiene el conjunto.
d) Determine las columnas de la pgina principal Especifique qu columnas deben mostrarse en la pgina principal para
cada conjunto de documentos.
e) Determine la vista de la pgina principal Especifique la vista para mostrar el contenido del conjunto de documentos de la
pgina principal.
Determine las columnas y el orden de las columnas En la tabla Plan Columns (Planear columnas) de la hoja de clculo Content
type (Tipo de contenido):
a) Indique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna de procedimiento nuevo, en cada entrada,
escriba No.
b) En cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que desee crear. Junto con los
nombres de las columnas adicionales, especifique su tipo e indique si son nuevas o no.
En la seccin Plan Template (Plantilla de planeacin) de la hoja de clculo, escriba None (Ninguna).
Determine los flujos de trabajo Si hay un flujo de trabajo disponible que sea relevante para el tipo de contenido de conjunto de
documentos, tiene la opcin de asociarlo al tipo de contenido. Despus, el flujo de trabajo podra iniciarse en cualquier elemento de
lista de ese tipo de contenido. Para ver una descripcin detallada de la planeacin de los flujos de trabajo, vea el tema sobre
Planeacin de flujos de trabajo. Despus de revisar los flujos de trabajo y determinar cules estn disponibles, especifique cada flujo
de trabajo que se debe asociar al tipo de contenido en la tabla Plan workflows (Planeacin de flujos de trabajo) de la hoja de clculo
Content type. Si el flujo de trabajo no se hereda del tipo de contenido primario, especifique esa informacin en la columna New?
(Nuevo?).
Determine las directivas Una directiva es un conjunto de reglas para un tipo de contenido y se compone de caractersticas de
directiva que especifican los detalles de cada regla; por ejemplo, si se pueden imprimir o no los elementos del tipo de contenido o qu
acciones del elemento se deben auditar. Se puede aplicar una directiva a cualquier tipo de contenido personalizado. Tenga en cuenta
que no se puede aplicar una directiva a un tipo de contenido bsico. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de
directivas, vea Planeacin de directivas de administracin de informacin (SharePoint Server 2010). Despus de revisar las directivas
316
y de determinar qu caractersticas de directiva y plantillas de directiva estn disponibles, haga lo siguiente en la seccin Plan a
Policy (Planeacin de una directiva) de la hoja de clculo Content type (Tipo de contenido):
a) Si el tipo de contenido primario tiene configuracin de directiva, sta se aplicar tal cual en el nuevo tipo de contenido. Esto
garantiza que, una vez establecidas las directivas, se aplicarn en todos los tipos de contenido relevantes. Si el tipo de
contenido actual hereda la configuracin de directiva del tipo primario, en la seccin Plan a Policy de la hoja de clculo
Content type, responda que s a la pregunta de si est definida la directiva en el tipo de contenido primario.
b) Si el tipo de contenido actual hereda una directiva basada en el tipo de contenido primario, en el campo para registrar el
nombre de la directiva de la seccin de planeacin de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de directiva. De forma
similar, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea aplicar una plantilla de directiva, en el campo para
registrar el nombre de la directiva de la seccin de planeacin de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de
directiva.
c) Si el tipo de contenido actual hereda una o varias caractersticas de directiva individuales del tipo de contenido primario,
especifique cada una de esas caractersticas en la tabla Feature (Caracterstica) de la seccin Plan a Policy (Planeacin de
la directiva) de la hoja de clculo. Por el contrario, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea asociar
caractersticas de directiva al tipo de contenido actual, especifique esas caractersticas en la tabla Feature (Caracterstica).
Tenga en cuenta que no puede asociar caractersticas de directiva individuales y un nombre de directiva a un tipo de
contenido.
Hojas de clculo
Use las hojas de trabajo siguientes para registrar la informacin que se ha tratado en este artculo:
Hoja de clculo Content type (Tipo de contenido) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0xC0A)
Hoja de clculo Analyze document usage (Anlisis de uso de documentos)
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0xC0A)
Vea tambin
Conceptos
Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010)
317
Por ejemplo, si la organizacin usa una plantilla de contrato concreta, en la galera de tipos de contenido del sitio de nivel superior de una
coleccin de sitios se puede crear un tipo de contenido que defina los metadatos de ese contrato, la plantilla del contrato, los flujos de
trabajo necesarios para revisar y completar el contrato, las directivas que exigen la auditora de las acciones relacionadas con el contrato,
el perodo de conservacin del contrato y las etiquetas que se insertarn en las versiones impresas del contrato. Despus, cualquier
biblioteca de documentos de la coleccin de sitios a la que se asocie el tipo de contenido Contrato incluir todas estas caractersticas y
permitir a los autores crear contratos basados en la plantilla.
En los sitios basados en SharePoint Server 2010, cada elemento de lista o elemento de biblioteca predeterminado (por ejemplo,
Contacto, Tarea o Documento) tiene un tipo de contenido bsico correspondiente en la galera de tipos de contenido del sitio. Al planear
los tipos de contenido, puede usar estas definiciones de tipos de contenido bsicos como punto de partida, basando los nuevos tipos de
contenido en los existentes o modificando los tipos bsicos.
Los tipos de contenido se organizan en una jerarqua que permite que un tipo de contenido herede sus caractersticas de otro tipo de
contenido. Esto permite que las clases de los documentos compartan caractersticas en una organizacin y que los equipos personalicen
estas caractersticas para sitios o listas concretos.
Por ejemplo, todos los documentos para entregar a un cliente en una empresa podran requerir un conjunto de metadatos, como son el
nmero de cuenta, el nmero de proyecto y el jefe del proyecto. Al crear un tipo de contenido de nivel superior Documento de entrega al
cliente del que hereden todos los dems tipos de documentos para entregar al cliente, se garantiza que la informacin necesaria, como
los nmeros de cuenta y de proyecto, estarn asociados a todas las variantes de los documentos para entregar al cliente de la
organizacin. Tenga en cuenta que, si el propietario del tipo de contenido agrega otra columna obligatoria al tipo de contenido de nivel
superior Documento de entrega al cliente, el propietario del tipo de contenido puede propagar los cambios a todos los tipos de contenido
que hereden de l, lo que agregar la nueva columna a todos los documentos de entrega al cliente.
Adems de editar las propiedades del Panel de informacin del documento, los autores que usen Microsoft Word 2010 pueden insertar
las propiedades definidas en el servidor en sus documentos. Por ejemplo, si las propiedades del documento incluyen un nombre de jefe
de proyecto, este nombre se puede insertar en la pgina de ttulo, en el pie de pgina o en cualquier lugar del documento donde se use el
nombre. Si se asigna un nuevo jefe de proyecto a un proyecto concreto, la propiedad Jefe de proyecto se puede actualizar en el servidor
de administracin de documentos, tras lo cual el nombre de jefe de proyecto actualizado se reflejar en cada instancia de esta propiedad
que se haya insertado en un documento.
Plantillas de columna
Cada elemento de metadatos asociado con un tipo de contenido es una columna, que es una ubicacin en una lista para almacenar
informacin. Las listas o las bibliotecas se muestran, por lo general, de forma grfica como columnas de informacin. Sin embargo, segn
la vista asociada con la lista, las columnas pueden aparecer de otra forma, como das de un calendario. En formularios asociados con
una lista o una biblioteca, las columnas se muestran como campos.
Se pueden definir columnas para usarlas en varios tipos de contenido. Para ello, deben crearse en una galera de plantillas de columnas.
Hay una galera de plantillas de columnas en cada sitio de una coleccin de sitios. Como sucede con los tipos de contenido, las columnas
definidas en la galera de plantillas de columnas de un sitio estarn disponibles en ese sitio y todos los sitios de niveles inferiores.
321
Mediante el modelo de objetos de SharePoint Server 2010 se puede personalizar el comando Nuevo para un tipo de contenido de
carpeta de manera que, cuando un usuario cree una carpeta de ese tipo, sta se rellene previamente con varios archivos y documentos
basados en plantillas almacenadas en el servidor. Esto es til, por ejemplo, para implementar un tipo de documento compuesto que
requiere varios archivos que contribuyen a un nico documento de entrega.
Conjuntos de documentos es una nueva caracterstica de SharePoint Server 2010 que le permite usar Microsoft Office 2010 para
administrar productos de trabajo que abarcan varios documentos. Los conjuntos de documentos son tipos especiales de carpetas que se
usan para administrar un solo documento de entrega, o producto de trabajo, que puede incluir varios documentos en varias ubicaciones.
Puede crear conjuntos de documentos usando plantillas extensibles que se suministran con SharePoint Server 2010. Tambin puede
personalizar plantillas de conjuntos de documentos para representar los productos de trabajo pertinentes para su organizacin. Los
conjuntos de documentos tambin incluyen control de versiones, que permite capturar el estado de todo un conjunto de documentos en
diferentes momentos de su ciclo de vida.
322
3. Determine el tipo de contenido primario Especifique el tipo de contenido primario en el campo Parent Content Type (tipo de
contenido primario) de la hoja de clculo Content type. Ser un tipo de contenido bsico o un tipo de contenido personalizado que ya
haya planeado.
4. Determine las columnas En la tabla de planeacin de columnas de la hoja de clculo Content type, siga este procedimiento:
a) Indique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna de procedimiento nuevo, en cada entrada,
escriba No.
b) En cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que desee crear. El nombre de
una columna es importante, ya que puede comunicar su finalidad. Por lo tanto, aunque una columna de un tipo que necesita
ya se encuentre definida en la galera de columnas de la coleccin de sitios, puede definir una columna similar usando un
nombre ms significativo para su aplicacin. Junto con los nombres de las columnas adicionales, especifique su tipo e
indique si son nuevas o no.
5. Determine la plantilla En la seccin Plan Template (planeacin de la plantilla) de la hoja de trabajo, escriba el nombre de la plantilla
que va a asociar a este tipo de contenido, su tipo (por ejemplo, .Docx) y una breve descripcin de su finalidad. Si la plantilla no se
hereda del tipo de contenido primario, escriba No en el campo de procedimiento nuevo.
6. Determine los flujos de trabajo Los flujos de trabajo incorporan lgica empresarial a los documentos y elementos de lista. Puede
asociar cualquier flujo de trabajo disponible a un tipo de contenido; despus, el flujo de trabajo se puede iniciar en cualquier
documento de ese tipo de contenido. Despus de revisar los flujos de trabajo y determinar cules estn disponibles, especifique cada
flujo de trabajo que se debe asociar al tipo de contenido en la tabla Plan Workflows (planeacin de flujos de trabajo) de la hoja de
clculo Content type. Si el flujo de trabajo no se hereda del tipo de contenido primario, especifique esa informacin en la columna de
procedimiento New? (nuevo).
7. Determine la directiva Una directiva es un conjunto de reglas para un tipo de contenido y se compone de caractersticas de
directiva que especifican los detalles de cada regla; por ejemplo si se pueden imprimir o no los elementos del tipo de contenido o qu
acciones del elemento se deben auditar. Se puede aplicar una directiva a cualquier tipo de contenido personalizado. Tenga en cuenta
que no se puede aplicar una directiva a un tipo de contenido bsico. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de
directivas, vea Planeacin de directivas de administracin de informacin (SharePoint Server 2010). Despus de revisar las directivas
y de determinar qu caractersticas de directiva y plantillas de directiva estn disponibles, haga lo siguiente en la seccin Plan a
Policy (planeacin de una directiva) de la hoja de clculo Content type:
a) Si el tipo de contenido primario tiene configuracin de directiva, sta se aplicar tal cual en el nuevo tipo de contenido. Esto
garantiza que, una vez establecidas las directivas, se aplicarn en todos los tipos de contenido relevantes. Si el tipo de
323
contenido actual hereda la configuracin de directiva del tipo primario, en la seccin Plan a Policy de la hoja de clculo
Content type, responda que s a la pregunta de si est definida la directiva en el tipo de contenido primario.
b) Si el tipo de contenido actual hereda una directiva basada en el tipo de contenido primario, en el campo para registrar el
nombre de la directiva de la seccin de planeacin de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de directiva. De forma
similar, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea aplicar una plantilla de directiva, en el campo para
registrar el nombre de la directiva de la seccin de planeacin de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de
directiva.
c) Si el tipo de contenido actual hereda una o varias caractersticas de directiva individuales del tipo de contenido primario,
especifique cada una de esas caractersticas en la tabla de caracterstica de la seccin de planeacin de la directiva de la
hoja de trabajo. Por el contrario, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea asociar caractersticas de
directiva al tipo de contenido actual, especifique esas caractersticas en la tabla de caracterstica. Tenga en cuenta que no
puede asociar caractersticas de directiva individuales y un nombre de directiva a un tipo de contenido.
8. Determine las conversiones de documentos
SharePoint Server 2010 permite que se instalen en el servidor
componentes de conversin de documentos para transformar el formato. Para obtener una descripcin general de las conversiones
de documentos, vea Planeacin de conversiones de documentos ms adelante en este artculo.
Puede asociar uno o varios convertidores de documentos a un tipo de contenido. Por ejemplo, si un tipo de contenido est asociado a
una plantilla de tipo .docx, puede asociar al tipo de contenido el convertidor De documento de Word a pgina Web que se incluye
en SharePoint Server 2010. De esta forma, los autores pueden escribir documentos de ese tipo de contenido en Microsoft Office
Word 2007 y despus convertirlos a pginas web para publicarlos.
Nota:
En las pginas de Administracin central de SharePoint Server 2010, los administradores pueden habilitar un convertidor de documentos
para que est disponible en cualquier biblioteca de documentos de una aplicacin web. Cuando un convertidor se habilita de esta
manera, no es necesario asociarlo a tipos de contenido en ningn sitio de la aplicacin web.
En la seccin de planeacin de conversiones de documentos de la hoja de clculo Content type, registre cada uno de los
convertidores de documentos que desee asociar al tipo de contenido, especifique si el convertidor es nuevo (y debe instalarse) y agregue
notas opcionales.
324
Para planear los nuevos tipos de contenido de lista, realice los pasos siguientes. Para cada tipo de contenido de lista que planee, rellene
una hoja de clculo Content type diferente. En el campo Document Type (tipo de documento) de la hoja de clculo, escriba Lista.
1. Escriba la direccin URL del sitio donde se definir el nuevo tipo de contenido. Tenga en cuenta que los tipos de contenido estn
disponibles en el sitio donde se definen y en todos los sitios de nivel inferior.
2. Determine el tipo de contenido primario Especifique el tipo de contenido primario en el campo Parent Content Type (tipo de
contenido primario) de la hoja de clculo Content type. Ser un tipo de contenido bsico o un tipo de contenido personalizado que ya
haya planeado.
3. Determine las columnas En la tabla Plan Columns (planeacin de columnas) de la hoja de clculo Content type, siga estos pasos:
a) Indique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna de procedimiento nuevo, en cada entrada,
escriba No.
b) En cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que desee crear. Junto con los
nombres de las columnas adicionales, especifique su tipo e indique si son nuevas o no.
4. En la seccin Plan Template (plantilla de planeacin) de la hoja de clculo, escriba Ninguna.
5. Determine los flujos de trabajo Si hay un flujo de trabajo disponible que sea relevante para el tipo de contenido de lista, tiene la
opcin de asociarlo al tipo de contenido. Despus, el flujo de trabajo puede iniciarse en cualquier elemento de lista de ese tipo de
contenido. Para una explicacin detallada de la planeacin de flujos de trabajo, vea Planeacin de flujos de trabajo ms adelante en
este artculo. Despus de revisar los flujos de trabajo y determinar cules estn disponibles, especifique cada flujo de trabajo que se
debe asociar al tipo de contenido en la tabla Plan Workflows (planeacin de flujos de trabajo) de la hoja de clculo Content type. Si
el flujo de trabajo no se hereda del tipo de contenido primario, especifique esa informacin en la columna de procedimiento New?
(nuevo).
325
6. Identifique cmo se implementarn las conversiones, ya sea manualmente o mediante soluciones personalizadas que las inicien.
327
En la seccin relativa a la planeacin de flujos de trabajo (Plan Workflows) de la hoja de clculo Content type
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0xC0A), especifique el nombre de cada uno de los flujos de trabajo y sus propsitos,
e indique si se necesita un flujo de trabajo nuevo (personalizado) para implementar el proceso.
A continuacin se incluye una tabla de ejemplo en la que se analizan los flujos de trabajo para un tipo de contenido de contrato:
Nuevo?
Revisar borradores.
Recopilar comentarios
No
Aprobacin
No
Seguimiento de asuntos
No
Obtener firmas.
Recopilar firmas
No
Hojas de trabajo
Use las hojas de trabajo siguientes para registrar la informacin que se ha tratado en este artculo:
Hoja de clculo Content type (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0xC0A)
Hoja de clculo Analyze document usage (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0xC0A)
328
329
Nota:
En este artculo, el trmino directiva hace referencia a la directiva de administracin de informacin, a menos que se especifique lo
contrario.
Las directivas pueden implementarse para ayudar a una organizacin a cumplir los requisitos de conformidad con las leyes, como la
necesidad de conservar registros. Por ejemplo, una directiva de recursos humanos, que una organizacin usa para garantizar que los
registros de empleados se administran conforme a directrices legales recomendadas, podra incluir las siguientes caractersticas de
directiva:
Auditora, para registrar el historial de modificacin y visualizacin de cada documento relacionado con los empleados.
Retencin, para asegurarse de que el contenido de trabajos en curso no se mantenga durante un perodo innecesariamente
prolongado.
Etiquetas, para asegurarse de que las copias fsicas de cada uno de los documentos sean correctamente identificables.
Restricciones de impresin, para garantizar que los documentos confidenciales relacionados con los empleados solo se impriman en
impresoras seguras. Tenga en cuenta que ste es un ejemplo de caracterstica de directiva personalizada que debe implementarse
mediante el modelo de objetos de Microsoft SharePoint Server 2010 o adquirirse a travs de un proveedor de software de terceros.
Las caractersticas de directiva se implementan como programas que se ejecutan en SharePoint Server 2010. Pueden ser habilitadas y
configuradas por un administrador del servidor y, una vez habilitadas, pueden ser usadas por los administradores del sitio para definir
directivas. SharePoint Server 2010 incluye caractersticas de directiva para ayudarle a administrar el contenido. Mediante el uso del
modelo de objetos de SharePoint Server 2010, se pueden disear e instalar caractersticas de directiva personalizadas que permitan
satisfacer necesidades particulares de una empresa.
Una caracterstica de directiva puede usar uno o varios recursos de directiva, que son programas que proporcionan alguna funcionalidad
a una caracterstica de directiva. Por ejemplo, un recurso de directiva para una caracterstica de directiva de generacin de cdigos de
barras podra proporcionar el valor nico del cdigo de barras. Se pueden desarrollar recursos de directiva personalizados e instalarlos
para admitir las caractersticas de directiva.
Cuando la organizacin usa aplicaciones cliente de Microsoft Office System junto con SharePoint Server 2010, las directivas se aplican
tanto en el servidor como en las aplicaciones cliente. Esto se realiza de forma transparente. Las caractersticas de directiva que se
aplican a un documento se describen en una declaracin de directiva asociada al mismo, y las aplicaciones que reconocen la directiva
impiden que los usuarios realicen tareas que infringen la directiva del documento.
330
Para implementar una directiva, debe asociarla con los tipos de contenido, las bibliotecas o las listas de sitios.
Nota:
En la galera de tipos de contenido de sitio, se puede aplicar una directiva a cualquier tipo de contenido personalizado, pero no se la
puede aplicar directamente a un tipo de contenido principal.
Puede asociar una directiva con una biblioteca, una lista o un tipo de contenido de las siguientes maneras:
Asociar caractersticas de directiva con una directiva de coleccin de sitios y, a continuacin, asociar esa directiva con un
tipo de contenido, una lista o una biblioteca. El sitio de nivel superior de una coleccin de sitios incluye una galera de directivas
de coleccin de sitios en la que los administradores del sitio de nivel superior pueden crear nuevas directivas. Despus de crear una
directiva de coleccin de sitios, puede exportarla para que los administradores de otras colecciones de sitios la importen en sus
galeras de directivas de coleccin de sitios. Esto le permite estandarizar las directivas en toda la organizacin.
Cuando una directiva de coleccin de sitios se asocia con un tipo de contenido, y ese tipo de contenido est asociado con una lista o
biblioteca, el propietario de la lista o biblioteca no podr modificar la directiva de la coleccin de sitios en la lista o biblioteca. De esta
forma, se garantiza que las directivas que estn asignadas a un tipo de contenido se apliquen en cada nivel de la jerarqua del sitio.
Asociar un conjunto de caractersticas de directiva directamente con un tipo de contenido y, a continuacin, agregar el tipo
de contenido a una o varias listas o bibliotecas. Para asegurarse de que una directiva que se crea con este mtodo se use en
toda una coleccin de sitios, asciela con un tipo de contenido en la galera de tipos de contenido de sitio de la coleccin de sitios de
nivel superior. De este modo, cada elemento de la coleccin de sitios de ese tipo de contenido, y cada elemento de un tipo de
contenido que herede el tipo de contenido original, incluir la directiva. Cuando se usa este mtodo de asociacin de una directiva
con un tipo de contenido, resulta ms difcil volver a usar la directiva en otras colecciones de sitios, ya que las directivas creadas con
este mtodo no se pueden exportar.
331
Nota:
Para controlar de manera ms estricta las directivas que estn en uso en una coleccin de sitios, los administradores de colecciones de
sitios pueden deshabilitar la capacidad para establecer caractersticas de directiva directamente en un tipo de contenido. Cuando se
restringe la posibilidad de establecer caractersticas de directiva en un tipo de contenido, los diseadores de tipo de contenido solo
pueden asociar las directivas de la galera de directivas de la coleccin de sitios con los tipos de contenido. Para obtener ms
informacin acerca de la configuracin de caractersticas de directivas para una coleccin de sitios, vea Creacin, eliminacin y
visualizacin de colecciones de sitios.
Asociar un conjunto de caractersticas de directiva directamente con una lista o biblioteca. Este mtodo slo puede usarse si
la lista o biblioteca no admite varios tipos de contenido. Este mtodo de creacin de una directiva slo es til para una directiva
estrictamente definida que se aplica a una nica lista o biblioteca.
Nota:
Para controlar de manera ms estricta las directivas que estn en uso en una coleccin de sitios, los administradores de colecciones de
sitios pueden deshabilitar la capacidad para establecer caractersticas de directiva directamente en una biblioteca. Cuando se restringe la
posibilidad de establecer caractersticas de directiva en una biblioteca, los diseadores de tipo de contenido slo pueden asociar las
directivas de la galera de directivas de la coleccin de sitios con las bibliotecas.
Para cada directiva en uso, ya sea que est basada en una directiva de la coleccin de sitios o configurada en un tipo de contenido,
un resumen de la directiva (su descripcin), junto con una descripcin de cada caracterstica de directiva.
flujo de trabajo personalizado. Se puede establecer que el contenido de un tipo especfico expire en una fecha determinada, basado
en una columna de fecha u hora asociada con el tipo de contenido, lista o biblioteca, o tras un perodo calculado a partir de alguna
actividad relacionada con el documento (como su creacin).
Auditora La caracterstica de directiva de auditora registra los eventos y las operaciones que se realizan en los documentos y
elementos de lista. Puede configurar la auditora para registrar eventos como los siguientes:
Modificacin de un documento o elemento
Visualizacin de un documento o elemento
Proteccin o desproteccin de un documento
Modificacin de los permisos de un documento o elemento
Eliminacin de un documento o elemento
Etiquetado La caracterstica de directiva de etiquetado especifica una etiqueta para asociar con un tipo de documento o elemento de
lista. Las etiquetas son reas de texto que permiten realizar bsquedas y que SharePoint Server 2010 genera en funcin de las
propiedades y el formato que se especifican. Por ejemplo, en un bufete de abogados, un documento relacionado con una causa legal
podra incluir una etiqueta con los nombres de los clientes, el nmero de caso, el abogado asignado a la causa, etc. Las etiquetas
resultan especialmente tiles en las versiones impresas de documentos como una forma de mostrar las propiedades del documento
en una copia impresa. Adems de usar etiquetas para los documentos, es posible asociar una etiqueta con un elemento de lista e
incluir dicha etiqueta en las vistas de la lista.
Cdigo de barras La caracterstica de directiva de cdigo de barras permite realizar un seguimiento de las copias fsicas de un
documento mediante la creacin de un valor de identificador nico para un documento y la insercin de una imagen de cdigo de
barras de dicho valor en el documento. De forma predeterminada, los cdigos de barras cumplen con el estndar comn de cdigo
39 (ANSI/AIM BC1-1995, cdigo 39). Adems, es posible conectar otros proveedores de cdigos de barras mediante el modelo de
objetos de directivas.
Un ejemplo tpico de una directiva aplicable a toda la organizacin es una directiva diseada para promover procedimientos
recomendados sobre auditora y conservacin de especificaciones de productos entre las divisiones de una organizacin. Se disea una
sola directiva de coleccin de sitios para aplicarse a todas las especificaciones de productos, a fin de que su auditora y conservacin se
realicen de forma coherente. Despus de definir la directiva de la coleccin de sitios y probarla, se exporta y, a continuacin, se importa a
las galeras de directivas de otras colecciones de sitios en las que se almacenan especificaciones de productos. Despus, se la asocia
con todos los tipos de contenido de especificaciones de productos de las distintas colecciones de sitios, a fin de aplicar la directiva en
todas las especificaciones de productos.
Como ayuda para planear las directivas de documentos, use la hoja de trabajo de directiva
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0xC0A). Cree una hoja de trabajo distinta para cada directiva que planee. En cada
hoja de trabajo, registre lo siguiente:
El propsito de la directiva, como "directiva para aplicar a todas las especificaciones de productos".
La coleccin de sitios en la que se va a disear la directiva.
El mbito en el que se define la directiva. Si la directiva se va a usar en varias colecciones de sitios, debe definirla en la galera de
plantillas de directiva. Defina una directiva para un tipo de contenido si la directiva est orientada de forma ms restringida a un nico
tipo de contenido de una coleccin de sitios.
Cada caracterstica de directiva, como "expiracin" o "auditora". Opcionalmente, puede escribir notas de configuracin de una
caracterstica de directiva. Por ejemplo, para la auditora, puede especificar las acciones que se auditarn, como "elementos de
edicin". Si se trata de una caracterstica de directiva personalizada, enumere todos los recursos que deben estar instalados para
que la caracterstica funcione.
Todos los tipos de contenido a los que se aplicar la directiva, y enumere todas las colecciones de sitios en las que se usan los tipos
de contenido.
Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo con este artculo como ayuda para planear la implementacin:
335
336
338
Use el control de versiones principales y secundarias cuando desee diferenciar entre el contenido publicado que puede ser visto por
una audiencia y el contenido de borrador que an no est listo para la publicacin. Por ejemplo, en un sitio web de Recursos
Humanos que describe las ventajas de la organizacin, use el control de versiones principales y secundarias para restringir el acceso
de los empleados a las descripciones de ventajas mientras se revisan las descripciones.
Nota:
Independientemente del control de versiones que elija, es importante tener en cuenta el efecto que puede tener conservar varias
versiones del mismo documento en el espacio de almacenamiento.
Sin control de versiones Si se usa el control de versiones y se guardan los cambios realizados en un documento, el documento
pasa al estado Pendiente. SharePoint Server 2010 conserva la versin anterior del documento de modo que los usuarios con
permisos de lectura puedan verlo. Una vez que se aprueban los cambios pendientes, la nueva versin del documento pasa a estar
disponible para que los usuarios con permisos de lectura puedan verla, y se descarta la versin anterior.
Si el control de versiones no est en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, ste se agrega a la
biblioteca en estado pendiente, y los usuarios con permisos de lectura no pueden verlo hasta que se aprueba.
Crear versiones principales Si se usa el control de versiones principales y se guardan los cambios realizados en un documento, el
documento pasa al estado Pendiente y la versin principal anterior del documento queda disponible para que los usuarios con
permisos de lectura puedan verla. Una vez que se aprueban los cambios realizados en el documento, se crea una nueva versin
principal del documento y sta pasa a estar disponible para que los usuarios del sitio con permisos de lectura puedan verla. La
versin principal anterior se guarda en la lista de historial del documento.
Si el control de versiones principales est en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, ste se agrega a la
biblioteca en estado pendiente, y los usuarios con permisos de lectura no pueden verlo hasta que se aprueba como versin 1.
Crear versiones principales y secundarias (borrador) Si se usa el control de versiones principales y secundarias y se guardan
los cambios realizados en un documento, el autor tiene la opcin de guardar una nueva versin secundaria del documento como
borrador o de crear una nueva versin principal, lo que cambia el estado del documento a Pendiente. Una vez que se aprueban los
cambios realizados en el documento, se crea una nueva versin principal del documento y sta pasa a estar disponible para los
usuarios del sitio con permisos de lectura. En el control de versiones principales y secundarias, ambas versiones de los documentos
se guardan en una lista de historial del documento.
Si el control de versiones principales y secundarias est en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, ste
se puede agregar a la biblioteca con el estado de borrador como versin 0.1, o bien el autor puede solicitar la aprobacin inmediata,
en cuyo caso el estado del documento pasa a pendiente.
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Hoja de clculo
Use la siguiente hoja de clculo como ayuda para planear el control de versiones, la aprobacin de contenido y la desproteccin:
Hoja de clculo Document libraries (Bibliotecas de documentos) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0xC0A)
341
Vea tambin
Conceptos
Planeacin de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010)
342
343
En Word 2010 y PowerPoint 2010, al guardar en un documento se notifica a los otros usuarios que estn viendo el documento que
existen nuevas ediciones. Los usuarios pueden actualizar la vista inmediatamente para ver los cambios o continuar su trabajo y actualizar
ms tarde para ver las ediciones ms recientes. Los autores tambin pueden ver el trabajo del otro y todos saben quines estn
trabajando en el documento. Las herramientas de control de versiones y de seguimiento de SharePoint Server 2010 protegen el
documento para que los autores puedan deshacer los cambios no deseados. Cuando Office Communication Server est disponible, los
usuarios pueden ver el estado de conexin de los coautores e iniciar conversaciones de mensajera instantnea sin salir del documento.
Con OneNote 2010, los blocs de notas compartidos permiten a los usuarios compartir notas sin ningn problema. Cuando un usuario
edita una pgina del bloc de notas, esos cambios se sincronizan automticamente con los otros usuarios de ese bloc de notas para
asegurarse de que todos tengan un conjunto completo de notas. Los cambios realizados por varios usuarios en la misma pgina
aparecen de forma automtica, lo que permite la colaboracin casi en tiempo real. El control de versiones y otras caractersticas
compartidas de OneNote permiten a los usuarios deshacer las ediciones, mostrar qu ediciones son nuevas y determinar quin realiz
una determinada edicin.
La aplicacin cliente de Excel 2010 no es compatible con libros de co-autora en SharePoint Server 2010. Sin embargo, s es compatible
con libros de co-autora que no son en tiempo real almacenados localmente o en las rutas de acceso de red (UNC) mediante la
caracterstica de libro compartido. La co-autora de libros en SharePoint es compatible mediante Microsoft Excel Web App, incluido con
Office Web Apps. Office Web Apps est disponible para los usuarios a travs de Windows Live y para clientes de empresa con licencias
por volumen de Microsoft Office 2010 y soluciones de administracin de documentos basadas en los Productos de Microsoft SharePoint
2010. Para obtener ms informacin, vea Office Web Apps (Installed on SharePoint 2010 Products).
Consideraciones importantes
Los administradores debern tener en cuenta varios factores al planear el uso de co-autora en sus entornos.
La funcionalidad de co-autora de SharePoint est diseada para que sea fcil de configurar y necesita un mnimo de administracin. Sin
embargo, existen varios aspectos que se deben tener en cuenta al configurar y administrar la co-autora:
Permisos: para que varios usuarios puedan editar el mismo documento, deben tener permisos de edicin para la biblioteca de
documentos donde est almacenado el documento. Lo ms sencillo es conceder a todos los usuarios acceso al sitio de SharePoint
donde se almacenan los documentos. En los casos en que solo un subconjunto de usuarios deba tener permiso de co-autora de
documentos en una biblioteca en particular, se pueden usar los permisos de SharePoint para administrar el acceso.
Control de versiones: el control de versiones de SharePoint Server realiza un seguimiento de los cambios que se hacen en los
documentos mientras se estn editando e incluso almacena versiones anteriores para tenerlas como referencia. En SharePoint
Server 2010, esta caracterstica est desactivada de forma predeterminada. SharePoint Server 2010 admite dos tipos de control de
345
versiones, principales y secundarias. Es mejor que el control de versiones secundarias no est activado para las bibliotecas de
documentos que se usan para co-autora en OneNote, debido a que esto puede interferir con las funcionalidades de sincronizacin y
control de versiones que forman parte del producto. Esta limitacin solo se aplica al control de versiones secundarias; el control de
versiones principales se puede usar con OneNote.
Nmero de versiones: el nmero de versiones de documento que se conserva afecta a los requisitos de almacenamiento en el
servidor. Se puede ajustar este nmero en la configuracin de la biblioteca de documentos para limitar el nmero de versiones
conservadas. Los blocs de notas de OneNote que se actualizan con frecuencia pueden ocasionar que se almacenen muchas
versiones en el servidor. Para evitar el uso de espacio en disco innecesario, se recomienda que un administrador establezca un
nmero mximo de versiones conservadas razonable en las bibliotecas de documentos que se usan para almacenar blocs de notas
de OneNote.
Perodo de control de versiones: el perodo de control de versiones determina la frecuencia con la que SharePoint Server crear
una nueva versin de un documento de Word o PowerPoint con co-autora. Si configura este perodo en un valor bajo, se capturarn
las versiones ms a menudo para realizar un seguimiento de versiones ms detallado, pero esto puede requerir ms espacio de
almacenamiento en el servidor. El perodo de control de versiones no afecta a los blocs de notas de OneNote. Este valor se puede
modificar mediante el ajuste de la propiedad coAuthoringVersionPeriod en el servidor. Para obtener ms informacin acerca de cmo
ajustar este valor, vea Configure the co-authoring versioning period (SharePoint Server 2010).
Desproteger: cuando un usuario desprotege un documento para editarlo, se bloquea el documento para que lo pueda editar solo ese
usuario, lo que impide la co-autora. La opcin Requerir desproteccin no debe habilitarse en las bibliotecas de documentos donde se
va a usar co-autora. De forma predeterminada, Requerir desproteccin no est habilitada en SharePoint Server 2010. Los usuarios
no deben desproteger manualmente los documentos cuando se usa co-autora.
sin embargo, los usuarios obtienen varias caractersticas clave, incluida la compatibilidad con Microsoft OneNote Web App, que permite a
los usuarios sin ninguna versin de OneNote instalada editar los blocs de notas con co-autora.
OneNote 2010 incluye la capacidad para actualizar archivos de OneNote 2007 a OneNote 2010 en cualquier momento, brindando una
ruta de actualizacin sencilla para las organizaciones que van a cambiar de un entorno mixto a uno unificado en Office 2010.
Rendimiento y escalabilidad
Las aplicaciones de SharePoint Server 2010 y Office 2010 estn diseadas para minimizar el impacto de rendimiento y escalabilidad
asociado con la co-autora en el entorno. Los clientes de Office no envan ni descargan informacin de co-autora del servidor hasta que
no haya ms de un autor realizando ediciones. Cuando un solo usuario est editando un documento, el impacto de rendimiento se parece
al de versiones anteriores de SharePoint Server.
Los clientes de Office estn configurados para minimizar el impacto del servidor al reducir la frecuencia de las acciones de sincronizacin
relacionadas con la co-autora cuando el servidor tiene una carga elevada o cuando un usuario no est editando el documento
activamente, lo que ayuda an ms a reducir el impacto global de rendimiento.
Vea tambin
Otros recursos
Co-authoring administration (SharePoint Server 2010)
348
350
una organizacin de manera legal, ayuda a la organizacin a demostrar el cumplimiento de las obligaciones normativas y aumenta la
eficacia de la organizacin al favorecer la eliminacin de elementos obsoletos que no son registros.
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353
2.
3.
4.
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6.
7.
8.
9.
Personal de TI para implementar los sistemas que admiten de una manera eficaz la administracin de registros.
Administradores de contenido para identificar dnde se guarda la informacin de la organizacin y para garantizar que los
equipos sigan los procedimientos de administracin de registros.
Analizar el contenido de la organizacin Antes de crear un plan de archivos, los administradores de registros y los
administradores de contenido realizan una encuesta sobre el uso de documentos en la organizacin para determinar qu
documentos y otros elementos pueden convertirse en registros.
Desarrollar un plan de archivos Una vez analizado el contenido de la organizacin y determinadas las programaciones de
retencin de contenido, rellene el resto del plan de archivos. Los planes de archivos difieren en funcin de la organizacin, pero en
general describen los tipos de elementos que la empresa reconoce como registros, indican dnde se almacenan, describen sus
perodos de retencin y proporcionan informacin adicional, como quin es responsable de su administracin y a qu categora ms
amplia pertenecen los registros.
Desarrollar programaciones de retencin Para cada tipo de registro, determine cundo va a dejar de estar activo (en uso), cunto
tiempo debera conservarse despus y cmo debera eliminarse al final.
Evaluar y mejorar los procedimientos de administracin de documentos Asegrese de que se apliquen las directivas
obligatorias en los repositorios de documentos. Por ejemplo, asegrese de que el contenido se audite correctamente para que
puedan conservarse las auditoras adecuadas junto con los registros.
Disear la solucin de administracin de registros Determine si se va a crear un archivo de registros, para administrar los
archivos en contexto, o si se usar una combinacin de los dos mtodos. En funcin del plan de archivos, disee el archivo de
registros o determine cmo usar los sitios existentes para que contengan registros. Defina los tipos de contenido, bibliotecas,
directivas y, cuando sea necesario, los metadatos que determinan la ubicacin a la que se debe redirigir un documento.
Planear cmo se convierte el contenido en registro Si usa SharePoint Server 2010 para la administracin de documentos
activos y para la administracin de registros, puede crear flujos de trabajo personalizados para mover los documentos a un archivo
de registros. Si usa SharePoint Server 2010 o un sistema de administracin de documentos externo, puede planear y desarrollar
interfaces que muevan contenido de esos sistemas al archivo de registros o que declaren un documento como registro, pero no lo
muevan. Tambin debe crear un plan de aprendizaje para ensear a los usuarios a crear registros y trabajar con stos.
Planear la integracin de correo electrnico Determine si va a administrar registros de correo electrnico dentro de SharePoint
Server 2010 o dentro de la propia aplicacin de correo electrnico.
Planear el cumplimiento del contenido social Si la organizacin usa medios sociales, como blogs, wikis o sitios web de Mi sitio,
determine cmo se convertir en registro este contenido.
355
10. Planear la documentacin y los informes de conformidad Para comprobar si la organizacin realiza los procedimientos de
administracin de registros obligatorios y para comunicar estos procedimientos, debe documentar los planes y procesos de
administracin de registros. Si la empresa participa en procesos judiciales relacionados con registros, es posible que necesite crear
estas instrucciones de administracin de registros, planes de implementacin y mtricas de eficacia.
Vea tambin
Conceptos
Creacin de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010
Planeacin de la recopilacin de registros (SharePoint Server 2010)
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357
El objetivo de este artculo slo es el de proporcionar informacin general acerca de cmo determinar los registros de una organizacin.
Lo ms probable es que su empresa ya est llevando a cabo algn tipo de administracin de registros, que haya completado la mayora
de los roles de administracin de registros que necesite y que ya disponga de una taxonoma de registros.
Generalmente, para determinar qu son registros en su organizacin:
1. Debe conocer cules son las obligaciones legales de su empresa y sus necesidades profesionales.
2. En un esfuerzo de colaboracin entre las divisiones de la organizacin, debe analizar cmo se usan los documentos activos.
3. Debe desarrollar una lista de tipos de documentos activos que deben convertirse en registros. Por ejemplo, puede determinar que los
siguientes elementos deben conservarse como registros:
Contratos para alquilar espacios corporativos.
Documentos relacionados con los beneficios de los empleados.
Documentos relacionados con la investigacin y el desarrollo de productos.
4. Debe clasificar los registros. Los registros de la misma categora a menudo tienen los mismos perodos de retencin y pueden
requerir un tratamiento similar de otras maneras.
Debe registrar la informacin que recopil. Puede usar la hoja de trabajo mencionada en la seccin Hoja de trabajo para este propsito.
Registre el tipo de registro, la categora a la que pertenecen los registros de este tipo y una breve descripcin del tipo de registro.
A continuacin se muestra una hoja de trabajo de ejemplo:
Tipo de registro
Categora de registro
Descripcin
Resmenes de horas
trabajadas, horas extra y
sueldos pagados
Facturas de proveedor
Registros de mercancas o
servicios adquiridos de
proveedores
Facturas
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Tipo de registro
Categora de registro
Descripcin
Material de aprendizaje
Proporciona educacin
interna o externa
Registros de envos
Documenta el envo de
materiales
Comunicados de prensa
Informacin de relaciones
pblicas acerca de
productos y servicios
Registros de personal
Registros de historiales de
empleo y acciones
relacionadas con el
personal.
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Registros
Descripcin
Archivo
multimedia
Planes 401k
Planes de seguros
Planes de pensiones
Disposicin
Contacto
Planes de
X aos
beneficios para
los empleados
Ninguno
Amaya
Hernndez
Imprimir
Planes de
X aos
beneficios para
los empleados
Ninguno
Ana Trujillo
Imprimir
Planes de
X aos
beneficios para
los empleados
Ninguno
Ana Trujillo
Resmenes de horas
trabajadas, horas extra y
salarios pagados
Documentos
electrnicos
Registros de
nminas
X aos
Destruir
Ana Trujillo
Informacin adicional de la
nmina
Resmenes de perodos en
los que se ha sufrido alguna
enfermedad, vacaciones y
otros elementos de nminas
ajenos al salario
Documentos
electrnicos
Registros de
nminas
X aos
Destruir
Ana Trujillo
Facturas de proveedor
Registros de mercancas o
servicios adquiridos de
proveedores
Imprimir
Facturas
X aos
Destruir
Juan
Saavedra
Pginas web
Materiales de X aos
encuesta
Archivar
Almudena
Benito
Cuestionarios
Materiales de X aos
encuesta
Archivar
Almudena
Benito
Manuales de aprendizaje
Contenido de aprendizaje
Material de
Destruir
Almudena
Imprimir
360
Categora de
registro
Retencin
X aos
Registros
Descripcin
Archivo
multimedia
impreso
Categora de
registro
Retencin
Disposicin
aprendizaje
Contacto
Benito
Vdeos de aprendizaje
Contenido de aprendizaje en
vdeo
Vdeo
Material de
aprendizaje
X aos
Destruir
Almudena
Benito
Formularios de envo
Configuracin de envos de
materiales
Imprimir
Materiales de X aos
envo
Destruir
Juan
Saavedra
Informes de envo
Destruir
Juan
Saavedra
Comunicados de prensa
Informacin
sobre
relaciones
pblicas
X aos
Archivar
Almudena
Benito
Artculos de peridico
Informacin
sobre
relaciones
pblicas
X aos
Archivar
Almudena
Benito
Hojas de contacto de
emergencia
Registros de
personal
X aos
Destruir
Ana Trujillo
Registros de
personal
X aos
Destruir
Ana Trujillo
Currculum vtae
Registros de
personal
X aos
Destruir
Ana Trujillo
Imprimir
Mixtos
361
Nota:
El ejemplo que aparece anteriormente en esta seccin es una muestra, y no una recomendacin, de una configuracin de un plan de
archivos concreto. Para insistir en el hecho de que se trata de un ejemplo y no una recomendacin de una directiva de administracin de
registros, no se suministran perodos de retencin.
Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo con este artculo como ayuda para planear la implementacin:
Hoja de trabajo de categoras de registros http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179987&clcid=0xC0A
362
Si se cre una conexin a un sitio del centro de registros, los usuarios pueden enviar manualmente documentos al sitio del centro de
registros mediante el comando Enviar a. Cuando un administrador de la granja de servidores configura una conexin al sitio del centro
de registros, este comando se pone a disposicin en todos los documentos activos. En funcin de cmo est configurada la conexin, los
documentos podrn copiarse al sitio del centro de registros, moverse al sitio del centro de registros o moverse al sitio del centro de
registros con un vnculo al documento que permanece en su sitio.
Aunque el envo manual de registros al sitio del centro de registros no es una solucin a gran escala prctica, puede usarla para
complementar otros mtodos de creacin de registros.
Tambin puede usar el modelo de objetos de SharePoint Server para crear un flujo de trabajo personalizado que copie archivos al sitio
del centro de registros. Un flujo de trabajo que enva archivos al sitio del centro de registros se puede integrar en el sistema de
administracin de documentos como parte de un flujo de trabajo que gue un documento durante su ciclo de vida. Para los tipos de
documento que tienen un ciclo de vida previsible, como informes de gastos, puede implementar un flujo de trabajo que gue el documento
por sus diversas fases y, como paso final, enve una copia del documento al sitio del centro de registros. El flujo de trabajo podra
desencadenarse al crear un nuevo documento.
Documentos
Descripcin
Plan de prestaciones
Medios
Ubicacin de
origen
Se convierte en un
registro...
Biblioteca de
documentos de
SharePoint
Server 2010
Mediante un flujo
de trabajo
personalizado
asociado con una
directiva de
expiracin
Plan de seguros
Documento
fsico asociado
con un
elemento de
lista de
SharePoint
Server 2010
Mediante el envo
a una cmara
fsica y la
creacin de un
elemento de lista
en el sitio del
centro de
registros para
realizar un
seguimiento (con
un cdigo de
barras)
Documentos
electrnicos
Servidor de
registros de
nminas no
basado en
SharePoint
Server 2010
Mediante un
programa
personalizado
Especificaciones de productos y
documentos asociados.
Documentos
electrnicos
Biblioteca de
Mediante un flujo
documentos de de trabajo
SharePoint
personalizado
366
Documentos
Descripcin
Medios
Ubicacin de
origen
Se convierte en un
registro...
Server 2010
asociado con la
directiva de
caducidad y
mediante el uso
manual del
comando Enviar
a
Vea tambin
Conceptos
Creacin de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010
Planeacin de los registros fsicos (SharePoint Server 2010)
Otros recursos
Add, modify, or delete a connection to a document repository or a records center (SharePoint Server 2010)
367
368
Use la ficha Registros fsicos de la hoja de trabajo de la seccin Hoja de trabajo para registrar la informacin identificada sobre cada
tipo de registro fsico. An no rellene el tipo de contenido del tipo de registro.
registros fsicos. Al determinar qu listas crear, tenga en cuenta que tanto los flujos de trabajo como la navegacin de metadatos
pueden aplicarse a las listas.
Entre algunas de las ideas para la organizacin de listas y carpetas se incluyen las siguientes:
Por tipo de registro
De la misma manera en que se organizan los objetos fsicos. (Por ejemplo, una carpeta puede representar una caja y los elementos
de la carpeta pueden representan los objetos de la caja.)
Mediante un esquema organizativo profesional, como por proyecto o por divisin
Por ao
Debido a que los registros fsicos no se movern al archivo de registros mediante la opcin Enviar a, no se puede usar el organizador de
contenido con los registros fsicos. En su lugar, el administrador de registros que cree el registro fsico debe colocar el registro en la
carpeta correcta de la lista correcta.
En la ficha Listas y carpetas de la hoja de trabajo, escriba la direccin URL de cada lista identificada. Para cada lista, en la columna
Tipos de contenido, determine los tipos de contenido que se permitirn en la lista. Use las columnas Nivel de carpeta 1, Nivel de
carpeta 2, Nivel de carpeta 3 y Nivel de carpeta 4 para registrar la jerarqua de carpetas y subcarpetas de la lista. Agregue ms
columnas si anidar las carpetas en ms de cuatro niveles.
Hoja de trabajo
Puede usar la siguiente hoja de trabajo para planear el modo de administrar los registros fsicos:
Hoja de trabajo de planeacin de registros fsicoshttp://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179986&clcid=0xC0A
Vea tambin
Referencia
Planeacin de tipos de contenido
Conceptos
Creacin de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010
371
Al realizar una bsqueda de exhibicin de documentos electrnicos, puede elegir entre dos acciones. Puede copiar todos los documentos
recuperados al organizador de contenido, que redirige los documentos a la ubicacin correcta en funcin de los metadatos de los
documentos. O bien, puede dejar los documentos en su sitio, pero bloqueados. Al bloquear un documento, se evita que los usuarios los
modifiquen o eliminen.
Para admitir la exhibicin de documentos electrnicos en SharePoint Server, debe habilitar la caracterstica Suspensin y exhibicin de
documentos electrnicos en cada coleccin de sitios en la que pueda existir informacin relevante. A continuacin, debe configurar el
servicio de bsqueda para que rastree los sitios que tienen habilitada la exhibicin de documentos electrnicos.
Cuando surgen circunstancias que requieren que la organizacin produzca documentos relevantes, se puede iniciar un proceso de
exhibicin de documentos electrnicos. Un administrador de registros, un abogado u otro individuo pueden llevar a cabo las siguientes
acciones para producir los documentos requeridos.
1. Crear una suspensin que contenga los documentos relevantes.
2. Iniciar una bsqueda de exhibicin de documentos electrnicos para documentos relevantes.
La bsqueda de exhibicin de documentos electrnicos se ejecuta en un momento controlado por el trabajo del temporizador Buscar
y Procesar. De forma predeterminada, esto se lleva a cabo a las 10:30 p. m. todos los das. Los resultados de la bsqueda se
agregan automticamente a la suspensin.
3. Revisar los elementos de la suspensin y crear bsquedas de exhibicin de documentos electrnicos adicionales.
4. Buscar documentos manualmente y agregarlos a la suspensin.
5. Ejecutar informes en la suspensin.
Los informes de suspensin se ejecutan en un momento controlado por el trabajo del procesador Suspender procesamiento e
informes. De forma predeterminada, esto se lleva a cabo a las 11:30 p. m. todos los das.
6. Revisar los documentos de la suspensin y quitar los documentos irrelevantes.
7. Identificar documentos especficos de la suspensin para los que se necesite ms informacin y revisar el registro de auditora de
estos documentos.
8. Entregar todos los documentos asociados con la suspensin.
Auditora
Al enviar un documento a un organizador de contenido, se borrar el historial de versiones del documento. Para conservar un historial de
quin cambi un documento y cundo se realiz cada cambio, necesitar un registro de auditora. Se recomienda habilitar la directiva de
373
auditora en todas las colecciones de sitios que contienen bibliotecas de documentos activos. Para obtener ms informacin acerca de la
directiva de auditora, vea Introduccin al gobierno (SharePoint Server 2010).
Caducidad
Toda la informacin que se almacena en una organizacin puede exhibirse. Adems, los documentos electrnicos consumen espacio en
disco. Considere la posibilidad de implementar una directiva de caducidad para eliminar documentos automticamente cuando ya no
sean necesarios. Para obtener ms informacin acerca de la directiva de caducidad, vea Introduccin al gobierno (SharePoint Server
2010).
Bsqueda
Cuando una organizacin debe crear documentos en una situacin de litigio, a menudo debe hacerlo pronto o pagar una multa.
Asegrese de que la bsqueda est configurada correctamente antes de que sea preciso usar la exhibicin de documentos electrnicos
por primera vez. En particular, asegrese de que la bsqueda est configurada para rastrear todos los sitios en los que posiblemente se
deba detectar contenido.
Los motores de bsqueda normalmente estn optimizados para devolver solo algunos resultados muy relevantes. En la exhibicin de
documentos electrnicos, el objetivo de la bsqueda consiste en devolver todos los resultados que coincidan con una consulta, no solo
los pocos resultados ms relevantes. La bsqueda de SharePoint Server 2010 se ha mejorado para satisfacer mejor las necesidades de
la exhibicin de documentos electrnicos.
Para ofrecer proteccin contra ataques malintencionados comunes, se detienen las bsquedas de SharePoint Server 2010 cuya
ejecucin excede un lapso de tiempo especfico. Si cabe la posibilidad de que la bsqueda de exhibicin de documentos electrnicos se
ejecute durante un tiempo prolongado, considere las siguientes opciones:
Creacin de una bsqueda con un mbito ms delimitado. Si busca documentos relacionados con una posible asociacin con
Contoso, Ltd., por ejemplo, considere la posibilidad de buscar documentos que contengan la palabra Contoso y que se hayan
creado en un intervalo de fechas especfico, en lugar de buscar slo la palabra Contoso.
Ejecucin de varias bsquedas ms limitadas. Por ejemplo, suponga que busca documentos relacionados con la contratacin de un
nuevo consejero delegado de Fabrikam, Inc. En lugar de hacer una bsqueda de Fabrikam (consejero delegado, Enrique Gil,
contratacin), realice tres bsquedas independientes: consejero delegado de Fabrikam, Enrique Gil de Fabrikam y contratacin
de Fabrikam.
374
375
Los administradores de registros de su organizacin son solo responsables de los registros o de toda la informacin,
independientemente de si est activa o es registro? Si los administradores de registros solo son responsables de los registros
oficiales, es posible que sea ms fcil para ellos tener un centro de registros independiente.
En la siguiente tabla se describen las diferencias entre lo que se puede hacer con los registros en un centro de registros y con los
registros que se administran localmente en un sitio de colaboracin. Se presentan las diferencias desde el punto de vista de
administradores de registros y de trabajadores que colaboran en un equipo de proyecto.
Archivo de registros
Registros locales
Factor
Archivo de registros
Registros locales
El sitio de colaboracin
contiene documentos
activos e inactivos
(registros), aunque se
pueden crear vistas que
muestren solo los
registros.
S.
Depende de la directiva de
auditora del sitio de
colaboracin.
La misma bsqueda de
exhibicin de documentos
electrnicos incluye
registros y documentos
activos.
Seguridad administrativa
En la siguiente tabla, se describen las diferencias entre los dos enfoques de administracin de registros que podran afectar al modo de
administrar los recursos de TI.
377
Archivo de registros
Escalabilidad
Facilidad de administracin.
Almacenamiento
378
Registros locales
El tamao mximo de la
coleccin de sitios se
alcanz antes.
Documentos activos y
registros almacenados
juntos.
En este artculo:
1. Informacin general sobre la planeacin de administracin de registros locales
2. Carpetas o tipos de contenido?
3. Definicin de tipos de contenido
4. Organizacin de las carpetas para la administracin de registros locales
5. Tareas de planeacin de administracin de registros generales
6. Hojas de clculo
1. Todos los registros del mismo tipo tienen la misma directiva de retencin? Si es as, organcelos en funcin de los tipos de
contenido.
2. La mayora de los tipos de registro consta de registros con la misma directiva de retencin? Es poco frecuente que un tipo de
registro tenga registros de diferentes directivas de retencin? Si es as, puede crear de forma sencilla y lgica subtipos para aplicar
la misma directiva de retencin a todos los registros del subtipo? Si es as, organcelos en funcin de los tipos de contenido.
Por ejemplo, si los acuerdos de confidencialidad (NDA) se conservan durante cinco aos, las concesiones durante 10 aos y los
acuerdos de asociacin durante 15 aos, pero los clasific todos como acuerdos legales, no todos los acuerdos legales tienen el
mismo perodo de retencin. Pero si subdividiera los acuerdos legales en tres tipos de registros de acuerdos legales (NDA,
concesiones y acuerdos de asociacin), todos los registros del mismo tipo tendran el mismo perodo de retencin.
3. Todos los registros tendrn atributos, o metadatos, en comn que determinen la directiva de retencin? Si es as, organcelos
basndose en la ubicacin.
Por ejemplo, si todos los registros tendrn un atributo "cliente" y los registros de clientes gubernamentales tienen una directiva de
retencin diferente a la de los registros de clientes corporativos, organcelos segn su ubicacin.
4. Su organizacin ya tiene una estructura de carpetas con la que los usuarios estn familiarizados? La misma directiva de retencin
se aplica a todos los registros de una carpeta? Puede confiar en que los usuarios almacenarn los documentos en el lugar correcto
en la estructura de carpetas? Si la respuesta a todas estas preguntas es afirmativa, organcelos basndose en la ubicacin.
Si no se aplica ninguna de las heursticas anteriores, es probable que la implementacin de administracin de registros locales no sea
una solucin natural en su caso. Reconsidere si el uso de un archivo de registros puede funcionar. Si usa un enfoque local, tiene dos
opciones. La primera opcin consiste en crear tipos de contenido adicionales cuyo nico propsito es diferenciar los elementos con
perodos de retencin diferentes. La segunda opcin es organizar los elementos dentro de carpetas hasta donde sea posible y, a
continuacin, usar subcarpetas para guardar elementos con perodos de retencin diferentes. Es probable que cualquiera de estas
opciones sea confusa para los usuarios.
Si su organizacin ya usa SharePoint para administrar documentos y est comenzando a usar la funcionalidad de administracin de
registros, ya existe una estructura de carpetas y tipos de contenido. Si ninguno de stos es adecuado para las directivas de retencin,
tendr que convertir algunos elementos a nuevos tipos de contenido o mover algunos elementos a carpetas nuevas.
A continuacin, considere cada tipo de contenido. Si los documentos del tipo de contenido pueden convertirse en registros, tenga en
cuenta la directiva de retencin que se aplica a los registros del tipo de contenido. Puede usar la ficha de tipos de contenido y
retencin de la hoja de clculo para este propsito. Si su solucin usar un archivo de registros adems de la administracin de registros
locales, tenga en cuenta solo la parte de la directiva de retencin que se aplica al registro antes de moverlo al archivo de registros.
Cuando se enva un elemento a un archivo de registros, se borran las directivas del elemento y el elemento recibe las directivas que se
especifican dentro del archivo de registros.
Si como resultado de la tarea anterior un tipo de contenido tiene ms de una directiva de retencin, deber dividir el tipo de contenido.
Busque una forma lgica de dividir el tipo de contenido en varios subtipos, de forma tal que cada subtipo pueda tener una sola directiva
de retencin. Actualice su asignacin de registros a tipos de contenido para reflejar los nuevos tipos de contenido.
Determine cmo ensear a los usuarios a colocar los documentos en la ubicacin correcta y si auditar la ubicacin de los documentos.
La aplicacin correcta de las directivas de retencin depende de que los registros se almacenen en la carpeta correcta.
Opcin 2: Use el organizador de contenido para determinar dnde almacenar los documentos
Si va a usar el organizador de contenido para redirigir los documentos a la carpeta correcta, no es tan importante que resulte fcil a los
usuarios navegar por la jerarqua de carpetas. Puede ocultar la estructura de carpetas a los usuarios y crear vistas que puedan usar para
navegar. Dado que el organizador de contenido redirige los documentos basndose en sus metadatos, debe aplicar una combinacin de
metadatos nica a cada carpeta que contendr documentos.
Examine el plan de archivos y determine qu combinacin de atributos corresponde a cada directiva de retencin. No hay problema si las
diferentes combinaciones de metadatos tienen la misma directiva de retencin. No obstante, cada combinacin de metadatos nica solo
puede corresponder a una directiva de retencin. Si no es as, determine metadatos adicionales para diferenciar las directivas de
retencin. Puede especificar esta informacin en las dos primeras columnas de la ficha de Metadata and folders (Metadatos y carpetas)
de la hoja de clculo In-place records planning (Planeacin de administracin de registros locales).
A continuacin, identifique una carpeta para cada conjunto de metadatos. Escriba el nombre de la carpeta en la tercera columna de la
ficha de Metadata and folders (Metadatos y carpetas) de la hoja de clculo. Necesitar esta informacin cuando cree las reglas que usa
el organizador de contenido para redirigir los documentos a la ubicacin correcta. Tambin deber habilitar el organizador de contenido
para obligar que todos los documentos cargados y nuevos pasen por la biblioteca temporal.
Si tiene una solucin SharePoint Server, es probable que deba mover algunos documentos existentes para colocarlos en las carpetas
que tienen las directivas de retencin correspondientes.
Determine cmo ensear a los usuarios a aplicar los metadatos adecuados a los documentos. La aplicacin correcta de las directivas
de retencin depende de que todos los documentos tengan los metadatos correctos.
383
2. Puede crear un flujo de trabajo que convierta un documento activo en un registro y hacer que el flujo de trabajo se desencadene
mediante eventos especficos.
3. Un usuario puede declarar manualmente que un documento es un registro.
4. Puede configurar una biblioteca para que todos los documentos que se colocan en ella se conviertan en registros.
Cmo se convertirn los documentos activos en registros en su solucin? Si un documento debe convertirse en un registro despus de
que haya pasado un determinado perodo de tiempo desde su creacin o modificacin, el uso de una directiva de retencin es una buena
solucin. Por ejemplo, puede especificar que un documento se convierta en un registro seis meses despus de la ltima vez que se
modific. Los usuarios no debern realizar ninguna accin para que los documentos se conviertan en registros. La conversin se
realizar automticamente.
Si su organizacin no ha establecido una cantidad de tiempo estndar despus de la cual los documentos deben convertirse en registros,
hay dos posibilidades. Si se pueden especificar las reglas por las que un documento se convierte en un registro, puede crear un flujo de
trabajo que evale un determinado documento en funcin de las reglas y que declare que el documento es un registro cuando
corresponda. A continuacin, puede crear una directiva de retencin que inicie el flujo de trabajo peridicamente. No obstante, si los
usuarios de un documento son los nicos que saben cundo un documento debe convertirse en un registro, debe proporcionar una
opcin para que los usuarios puedan declarar que un documento es un registro de forma manual.
Quin puede declarar y anular la declaracin de registros Puede especificar que cualquier persona pueda declarar que un
documento es un registro, que solo los administradores puedan hacerlo, o bien que solo se puedan declarar documentos como registros
mediante acciones de directiva. Si selecciona "solo acciones de directiva", los usuarios no podrn declarar que un documento es un
registro de forma manual. Los documentos solo se podrn convertir en registros mediante una regla de una directiva de retencin.
Para establecer quin puede anular la declaracin de registros, existen las mismas opciones que para establecer quin puede declarar
que un documento es un registro.
Qu acciones pueden realizar los usuarios con los registros Puede restringir las acciones que los usuarios pueden realizar con los
registros sin restringir qu pueden hacer con los documentos activos de la misma biblioteca. Los tres niveles de restriccin que se
pueden establecer son:
Sin restricciones. Los usuarios pueden realizar las mismas acciones con los registros que con los documentos activos.
Bloquear la eliminacin. Los registros se pueden editar, pero no se pueden eliminar.
Bloquear la edicin y la eliminacin. Los registros no se pueden editar ni eliminar.
Directivas de retencin Sus directivas de retencin ya deberan haberse definido en el plan de archivos.
Auditora Se aplican las mismas directivas de auditora a registros y documentos activos. Determine cules de las acciones que los
usuarios pueden realizar en un documento desea seguir. Puede definir la directiva de auditora en el nivel de carpeta o por tipos de
384
contenido. La definicin de directivas de auditora segn los tipos de contenido normalmente reduce la cantidad de eventos innecesarios
registrados.
Nota:
Cuando un registro se enva al archivo de registros, se quitan todas las directivas. Por lo tanto, si est usando una directiva de retencin
en varias fases que incluye el envo de un registro a un archivo despus de una determinada cantidad de tiempo, se aplicarn las
directivas de retencin del archivo una vez que el registro est en el archivo.
Flujos de trabajo Usar flujos de trabajo para realizar un seguimiento de todas las acciones que son especficas a la administracin de
registros? Si es as, determine cules sern los flujos de trabajo y a qu tipo de elementos se aplicarn. Por ejemplo, puede requerir la
aprobacin de las solicitudes de flujo de trabajo de un administrador de registros cuando un usuario intenta declarar un elemento como
registro.
Hojas de clculo
Use la siguiente hoja de clculo con este artculo para planear la administracin de registros locales:
Hoja de clculo In-place records planning (Planeacin de administracin de registros locales)
http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185011&clcid=0xC0A
Vea tambin
Conceptos
Uso de un archivo de registro frente a administracin de registros locales (SharePoint Server 2010)
385
386
387
Para administrar registros de mensajes en SharePoint Server, debe mover o copiar los mensajes de Exchange Server a SharePoint
Server. Se encuentran disponibles soluciones de terceros que proporcionan esta funcionalidad. En el Centro de recursos de
administracin de registros en SharePoint Server 2010 encontrar vnculos disponibles a estas soluciones de socios.
Nota:
Al crear un centro de registros en SharePoint Server 2010, la caracterstica Integracin de correo electrnico con el organizador de
contenido se incluye solo para implementaciones de Exchange Server 2007 heredadas que admiten el registro en diario de correo
electrnico a SharePoint Server. Exchange Server 2010 ya no admite esta funcionalidad. No se admite el envo directo de correo
electrnico al organizador de contenido.
Consideracin
Razones para administrar los mensajes como registros Si desea o tiene que administrar los registros de
Si desea o tiene que
mensajes independientemente de otro contenido de la administrar los registros de
organizacin.
mensajes junto con otros
tipos de contenido de la
organizacin,
especialmente cuando el
contexto de mensaje se
relaciona con otro
contenido que se conserva
como registro.
mbito de la directiva de retencin
389
Tiene directivas de
retencin sofisticadas
controladas por modelos
de metadatos avanzados
definidos en SharePoint
Server y no pueden
replicarse en Exchange
Consideracin
Server 2010.
Aislamiento
Vea tambin
Conceptos
Introduccin a la administracin de registros (SharePoint Server 2010)
Creacin de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010
Otros recursos
Directiva de mensajera y conformidad (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196071&clcid=0xC0A)
390
Los trabajadores de la
informacin pueden
administrar los mensajes
junto con otro contenido en
SharePoint Server.
391
392
cargar todas las versiones del logotipo a la biblioteca de activos para que los usen otros miembros de un equipo de marketing de
producto.
Administradores de activos En este grupo se incluyen aquellas personas que administran los activos de la biblioteca. Son los
encargados del flujo de trabajo completo, desde el momento en que se enva un activo por primera vez, pasando por la publicacin,
hasta el momento en que expira un activo. Tambin se encargan de administrar y organizar los activos de la biblioteca. Por ejemplo,
un administrador de activos puede tomar varias versiones de un logotipo de producto y clasificarlas segn corresponda en la
biblioteca, y despus agregar metadatos importantes, como palabras clave, y configurar una fecha tras la cual el activo no se podr
usar.
Consumidores de activos En este grupo se incluyen aquellas personas que tienen que buscar los activos en la biblioteca y usarlos
para crear otros productos de trabajo. Por ejemplo, los diseadores web pueden usar un logotipo de producto de la biblioteca de
activos cuando crean pginas publicitarias para los sitios web del producto.
En funcin del escenario, puede que estos grupos de usuarios se combinen. Por ejemplo, los usuarios con permiso para cargar activos a
la biblioteca tambin pueden tener permiso para clasificar y administrar los activos que envan al archivo. Los creadores de activos
tambin pueden ser consumidores de activos si buscan y usan los activos que se han agregado a otros productos de trabajo que, a su
vez, se cargan como activos independientes. Por ejemplo, un productor de vdeo puede usar un logotipo de producto en la creacin de un
vdeo publicitario de un producto y, despus, cargar el vdeo a la biblioteca como un activo independiente.
consumidores pueden examinar una biblioteca de activos de las aplicaciones de Microsoft Office e insertar un activo en la aplicacin
abierta, como Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.
Los activos digitales se pueden mostrar a los usuarios en SharePoint Server 2010 de cuatro maneras:
Permitir a los usuarios examinar la biblioteca de activos.
Insertar un elemento web en una pgina web de un sitio de grupo.
Usar el control de campo de vdeo en una pgina de publicacin de un sitio de publicacin.
Usar el elemento web Consulta de contenido.
Los mtodos concretos que use para mostrar los activos a los usuarios de la biblioteca de activos dependern del tipo de usuarios, del
modo en que necesiten usar los activos de la biblioteca y de los mtodos para mostrar los activos que resulten ms adecuados para un
escenario de biblioteca de activos.
Adems de las caractersticas que forman parte de la biblioteca de activos, pueden aprovecharse las caractersticas de SharePoint
Server, como los flujos de trabajo, el enrutamiento, las reglas y las directivas. Estas caractersticas ayudan a administrar los activos
cuando entran en la biblioteca de activos, as como a realizar su seguimiento, automatizar su publicacin tras su aprobacin y establecer
su plazo de expiracin.
Escenario
Descripcin
Escenario
Descripcin
Sitio de grupo
Archivo corporativo
Escenario
Descripcin
Vea tambin
Conceptos
Planeacin de bibliotecas de activos digitales (SharePoint Server 2010)
397
que una biblioteca de SharePoint Server con tipos de contenidos especializados para activos digitales, varios de los mtodos que se
usan para planear una solucin de activos digitales son los mismos que se usan para planear una solucin de administracin de
documentos.
Una biblioteca de activos puede usarse de dos maneras:
Como una biblioteca general de documentos para activos digitales en el nivel de grupo Esto puede ser tan simple como un
lugar para almacenar archivos de imagen, audio y vdeo para que el grupo los use. Puede otorgar permisos a todos los integrantes
del grupo para que realicen las tareas de carga, organizacin y administracin de activos, o puede restringir la tarea de organizar y
administrar activos a un subconjunto reducido de personas del grupo.
Nota:
SharePoint Server 2010 no admite transmisiones por secuencias en vivo de contenido de audio o vdeo.
Como un repositorio centralizado para activos digitales de la organizacin En esta situacin se usa la aprobacin de contenido
y el flujo de trabajo para todos los activos que se agregan a la biblioteca. Es posible asignar distintos roles a personas para que sean
responsables de distintas etapas del proceso de aprobacin. Por ejemplo, los diseadores grficos y los productores de audio y vdeo
pueden cargar activos a la biblioteca. Sin embargo, un administrador de contenidos puede ser responsable de evaluar los activos
entrantes y aprobarlos para su publicacin, adems de asignar otros metadatos a los activos.
Nota:
Si habilita la memoria cach basada en disco para una aplicacin web, todas las colecciones de sitios de esa aplicacin web podrn usar
la memoria cach. Si no necesita tener la memoria cach basada en disco para la mayora de los sitios, considere incluir en una
aplicacin web independiente solo aquellas colecciones de sitios que tengan una biblioteca de activos que requiere la memoria cach
basada en disco.
Decidir dnde crear la biblioteca de activos El lugar donde se crear la biblioteca de activos depender de cmo planea usarla. Para
una biblioteca general de activos que se usar en el nivel de grupo, puede crear la biblioteca de activos en el nivel de grupo. Para un
repositorio centralizado, debe crear una biblioteca de activos en el nivel de coleccin de sitios. Si la biblioteca de activos se usar con un
sitio de publicacin web, cree la biblioteca en la misma coleccin de sitios que el sitio de publicacin. De este modo, los archivos de
activos que usarn las pginas de publicacin estarn disponibles para el sitio de publicacin. Mediante el anlisis de activos, determine
quin crear y usar activos, y cmo se usarn esos activos. Esto ayudar a decidir dnde se necesitan bibliotecas de activos en la
empresa.
Elegir entre una biblioteca fija o de colaboracin De acuerdo con el escenario, la biblioteca de activos ser principalmente una
biblioteca fija de solo lectura donde se protegen activos completos o ser un entorno de colaboracin donde el control de versiones
estar habilitado para la biblioteca y los usuarios con permisos apropiados podrn leer y escribir en activos existentes.
Decidir cmo organizar la biblioteca de activos Puede planear almacenar todos los activos en la raz de la biblioteca de activos y
usar vistas personalizadas para mostrar los activos a los usuarios de la biblioteca conforme a ciertos criterios. Adems, puede usar
carpetas para guardar los activos de acuerdo con los criterios que usted especifique. Por ejemplo, es posible colocar todos los archivos
de vdeo en una carpeta y los archivos de audio en otra, o crear carpetas por producto y colocar todos los activos relacionados con un
producto particular en la carpeta correspondiente a ese producto. Use el anlisis de activos para determinar los escenarios ms comunes
sobre el uso de los activos en su organizacin.
basadas en tipos de contenido. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint
Server 2010).
Planeacin de directivas
Para cada tipo de contenido que se usar en la biblioteca de activos, debe planear directivas de administracin de informacin para
determinar cmo se deben auditar, conservar y etiquetar los activos. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de directivas de
administracin de informacin (SharePoint Server 2010).
402
Importante:
SharePoint Server 2010 no aplica automticamente la proteccin de Information Rights Management (IRM) a los contenidos de audio y
vdeo almacenados en una biblioteca de activos de SharePoint Server 2010. Adems, si un usuario ve los activos de audio y vdeo
almacenados en SharePoint Server 2010, se pueden almacenar copias de esos activos en la memoria cach local del explorador del
usuario. El reproductor multimedia de SharePoint Server 2010 puede reproducir formatos de audio y vdeo protegidos con IRM en los que
la proteccin DRM fue aplicada por un proveedor externo de IRM compatible con Microsoft Silverlight 3 o versiones posteriores. Para
obtener ms informacin, vea el tema sobre la administracin de derechos digitales (DRM)
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154933&clcid=0xC0A).
Caracterstica
Descripcin
Podcasts
Caracterstica
Descripcin
Organizador de contenido
Vnculos publicados
404
405
cmo y cundo instalar Silverlight 3. Por ejemplo, todos los usuarios tendrn acceso a la biblioteca de activos y debern tener el
reproductor de Silverlight 3 instalado? Requerir la organizacin una implementacin administrada de cliente de Silverlight 3 en todos
los escritorios o se permitir que los usuarios instalen el cliente segn sea necesario? Para obtener ms informacin acerca de Silverlight
3, vea el tema de informacin general sobre Silverlight (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154002&clcid=0xC0A).
Nota:
Cuando un usuario que no tiene instalado Silverlight 3 en un equipo intenta reproducir un activo de audio o vdeo, el activo se abre con
cualquier aplicacin multimedia que est establecida como reproductor predeterminado en ese equipo.
Vea tambin
Conceptos
Informacin general sobre la administracin de activos digitales (SharePoint Server 2010)
407
408
409
Como otro ejemplo, para un sitio de aprendizaje corporativo de gran tamao que incluir vdeos de aprendizaje que usarn los
empleados internos, puede colocar la biblioteca de activos en el sitio de primer nivel de una coleccin de sitios que usa su propia base de
410
datos de contenido y que no tiene otros sitios en niveles inferiores de la jerarqua del sitio. Al hacer esto, puede asegurarse de que habr
suficiente espacio de almacenamiento para los archivos que se cargarn en la biblioteca de activos. Adems, esto permite planear la
expansin futura, porque la base de datos de contenido ya se encuentra aislada y no comparte contenido con ningn otro sitio de la
solucin.
En la siguiente figura, se muestra un ejemplo de la arquitectura lgica para cuando una biblioteca de activos se coloca en una coleccin
de sitios independiente con una base de datos de contenido aparte del resto de los sitios:
411
412
En la siguiente tabla, se resumen estos dos enfoques. Tenga en cuenta que puede implementar una combinacin de ambos.
rea
Descripcin
Uso
Los equipos pueden agregar bibliotecas de Los equipos agregan y usan archivos multimedia
activos digitales en sus sitios de grupo o desde la biblioteca de activos digitales
usar la biblioteca contenida en el sitio de administrada centralmente.
nivel superior.
Nota:
Cuando se usa un sitio de publicacin, la direccin
URL para una biblioteca de activos en un sitio
independiente puede agregarse a la lista
Ubicaciones de explorador de contenido sugeridas
del sitio de publicacin. Esto permitir que los
creadores de contenido tengan acceso a la
biblioteca de activos cuando inserten activos en
las pginas web dentro de SharePoint Server
2010 o dentro de conjuntos de aplicaciones de
Microsoft Office 2010, como Microsoft Word.
Administracin
rea
Rendimiento y capacidad
Cuando planee incorporar la administracin de activos digitales a la solucin, deber tener en cuenta la cantidad y el tamao de los
archivos que se almacenarn y, adems, la manera en la que se usarn. Esto lo ayudar a disear la arquitectura del sitio cuando
determine dnde se ubicar la biblioteca de activos.
Tamao mximo de archivo de carga El tamao mximo de archivo de carga es una configuracin que usa la aplicacin web
SharePoint Server 2010 que especifica el tamao mximo de un archivo que un usuario puede cargar en el servidor. Este tamao se
configura para cada aplicacin web en el servidor que hospeda Administracin central y debe ajustarse para dar cabida al tamao de
los archivos que se van a cargar en las bibliotecas de activos.
Para obtener ms informacin, vea Plan for caching and performance.
Si la solucin de biblioteca de activos digitales se usar para almacenar una gran cantidad de contenido, debe considerar la posibilidad
de usar el almacenamiento remoto de blobs (RBS) para mover el almacenamiento de datos binarios grandes (BLOB) desde Microsoft
SQL Server 2008 a una solucin de almacenamiento externo. RBS no es una caracterstica de SharePoint Server 2010 ni Internet
Information Services (IIS) 7.0. Para obtener ms informacin, vea Overview of Remote BLOB Storage (SharePoint Server 2010).
415
Leyenda
Elemento
Leyenda
Elemento
417
La arquitectura lgica del plan de biblioteca de activos digitales va a influir en las opciones para escalar la granja de servidores. Si hay
una biblioteca de activos digitales en una coleccin de sitios dedicada, puede mover fcilmente la base de datos a un servidor dedicado,
en caso de ser necesario, a fin de mejorar la capacidad y el rendimiento.
Vea tambin
Conceptos
Planeacin de bibliotecas de activos digitales (SharePoint Server 2010)
Informacin general sobre la administracin de activos digitales (SharePoint Server 2010)
Otros recursos
Plan for caching and performance
418
Para
Planeacin de sitios Hoja de clculo Site planning data (Datos de planeacin del sitio)
y colecciones de
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&clcid=0xC0A)
sitios (SharePoint
Server 2010)
Planee sitios y
colecciones de sitios
de nivel superior, y
registre las
decisiones sobre la
navegacin y los
temas del sitio.
Planeacin de la
Hoja de clculo Site planning data (Datos de planeacin del sitio)
navegacin del sitio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&clcid=0xC0A)
(SharePoint Server
2010)
Planee sitios y
colecciones de sitios
de nivel superior, y
registre las
decisiones sobre la
navegacin y los
419
Para
Planee sitios y
colecciones de sitios
de nivel superior, y
registre las
decisiones sobre la
navegacin y los
temas del sitio.
Plan incoming e-mail Hoja de clculo Plan incoming e-mail (Planeacin de correo electrnico entrante)
(SharePoint Server (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200542&clcid=0xC0A)
2010)
Planee el correo
electrnico entrante
para permitir que los
sitios de SharePoint
reciban y almacenen
mensajes y datos
adjuntos de correo
electrnico en listas
y bibliotecas.
Plan content
Hoja de clculo Content deployment data (Datos de distribucin de contenido)
deployment
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167835&clcid=0xC0A)
(SharePoint Server
2010)
Planee los
servidores de
importacin y
exportacin en las
granjas de
servidores de la
topologa de
distribucin de
contenido, y planee
los trabajos y rutas
de distribucin de
contenido.
420
Para
Determine la
taxonoma bsica,
incluidos trmino,
uso, propietario y
grupo.
Plan managed
Hoja de clculo Detailed term set planning (Planeacin de conjuntos de trminos
metadata
detallada)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163487&clcid=0xC0A)
(SharePoint Server
2010)
Determine la
taxonoma, incluidas
las caractersticas
de identificacin
detalladas, como las
medidas.
Plan managed
Hoja de clculo Managed metadata services planning (Planeacin de servicios de metadatos
metadata
administrados)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=164578&clcid=0xC0A)
(SharePoint Server
2010)
Planee el uso
compartido de
metadatos mediante
conexiones y
servicios de
metadatos
administrados.
Planeacin de la
Hoja de clculo Document management participants (Participantes en la administracin de
administracin de
documentos) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0xC0A)
documentos
(SharePoint Server
2010)
Identificar las
personas con un
inters directo en la
planeacin de la
administracin de
documentos y
registrar las
prcticas de
administracin de
documentos
Planeacin de la
Registrar la
Para
administracin de
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0xC0A)
documentos
(SharePoint Server
2010)
informacin
recopilada al
analizar el uso de
los documentos
Planeacin de la
Hoja de clculo Policy (Directivas) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0xC0A) Planear las
administracin de
directivas de
documentos
administracin de
(SharePoint Server
informacin para los
2010)
tipos de contenido
Planeacin de
Hoja de clculo In-place records planning (Planeacin de registros
administracin de
locales)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185011&clcid=0xC0A)
registros
(SharePoint Server
2010)
Plan for backup and Libro Backup and recovery planning (Planeacin de recuperacin y copia de seguridad)
recovery
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=184385&clcid=0xC0A)
(SharePoint Server
2010)
Planeacin de la
Planeacin de la administracin de documentos (SharePoint Server 2010)
administracin de
documentos
(SharePoint Server
2010)
Planear un tipo de
contenido
422
Para
Registre la
informacin acerca
del entorno mientras
prepara la
actualizacin.
Planeacin del
Hoja de trabajo Content Organizer Settings (Configuracin del organizador de
almacenamiento y contenido)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189018&clcid=0xC0A)
enrutamiento
basados en
metadatos
(SharePoint Server
2010)
Determine y registre
la forma en que la
configuracin del
organizador de
contenido en el sitio
puede ser una parte
efectiva de la
solucin de
almacenamiento y
enrutamiento de
contenido basada en
metadatos.
Planeacin del
Hoja de trabajo Content Organizer Rule (Reglas del organizador de
almacenamiento y contenido)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189019&clcid=0xC0A)
enrutamiento
basados en
metadatos
(SharePoint Server
2010)
423
Para
Planeacin de la
administracin de
documentos
(SharePoint Server
2010)
Registrar la
informacin
recopilada al
analizar el uso de
los documentos
Plan content
deployment
(SharePoint Server
2010)
Planee los
servidores de
importacin y
exportacin en las
granjas de
servidores de la
topologa de
distribucin de
contenido, y planee
los trabajos y rutas
de distribucin de
contenido.
Planeacin del
almacenamiento y
424
Para
enrutamiento
basados en
metadatos
(SharePoint Server
2010)
efectiva de la
solucin de
almacenamiento y
enrutamiento
basada en
metadatos.
Planeacin del
almacenamiento y
enrutamiento
basados en
metadatos
(SharePoint Server
2010)
Determine y registre
la forma en que la
configuracin del
organizador de
contenido en el sitio
puede ser una parte
efectiva de la
solucin de
almacenamiento y
enrutamiento de
contenido basada en
metadatos.
Planeacin de la
Planear un tipo de
administracin de
contenido
documentos
(SharePoint Server
2010)
425
Planeacin de la
Planear bibliotecas
administracin de
segn sitios y tipos
documentos
de documentos
(SharePoint Server
2010)
Planeacin de la
administracin de
documentos
(SharePoint Server
2010)
Identificar las
personas con un
inters directo en la
planeacin de la
administracin de
documentos y
registrar las
prcticas de
administracin de
documentos
Planeacin de
administracin de
registros
(SharePoint Server
2010)
426
Para
Para
Planear las
directivas de
administracin de
informacin para los
tipos de contenido
Planeacin de sitios
y colecciones de
sitios (SharePoint
Server 2010)
Planeacin de la
navegacin del sitio
(SharePoint Server
2010)
Planeacin para el
uso de temas
(SharePoint Server
2010)
Planee sitios y
colecciones de sitios
de nivel superior, y
registre las
decisiones sobre la
navegacin y los
temas del sitio.
427
Para
uso, propietario y
grupo.
Hoja de clculo Upgrade (Actualizacin)
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179928&clcid=0xC0A)
428