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Gua de planeacin de sitios y soluciones para Microsoft SharePoint

Server 2010, Parte 1


Microsoft Corporation
Publicado: enero de 2011
Autor: Equipo de Microsoft Office System and Servers (itspdocs@microsoft.com)

Resumen
Este libro ofrece informacin acerca de la planeacin para la implementacin de Microsoft SharePoint Server 2010. Entre los temas se
incluyen la seguridad de sitios, el gobierno y administracin de contenido empresarial. Est dirigido a especialistas en aplicaciones
empresariales, especialistas en lneas de negocio, arquitectos de la informacin, profesionales generales de TI, administradores de
programa y especialistas en infraestructuras que planean una solucin basada en SharePoint Server 2010. Este libro forma parte de un
conjunto de cuatro guas de planeacin que ofrecen informacin completa sobre la planeacin de TI para SharePoint Server.
Para obtener ms informacin sobre la planeacin de sitios y soluciones creadas con SharePoint Server, vea el tema sobre la gua de
planeacin de sitios y soluciones para Microsoft SharePoint Server 2010, Parte 2
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=208024&clcid=0xC0A). Entre los temas de la Parte 2 se incluyen la administracin de contenido
web, la creacin de sitios, la inteligencia empresarial, los datos profesionales y la bsqueda empresarial.
Para obtener informacin acerca de la planeacin de la arquitectura de una implementacin de SharePoint Server 2010, vea el tema
sobre la gua de planeacin de entornos y granjas de servidores para Microsoft SharePoint Server 2010
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189513&clcid=0xC0A).
Para obtener informacin acerca de la planeacin de la capacidad y el rendimiento en SharePoint Server 2010, vea el tema sobre la
planeacin de la capacidad para Microsoft SharePoint Server 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=208221&clcid=0xC0A).
El contenido de este libro es una copia del contenido seleccionado en la biblioteca tcnica de SharePoint Server 2010
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Contenido
Gua de planeacin de sitios y soluciones para Microsoft SharePoint Server 2010, Parte 1 ....................................................................... 1
Cmo obtener ayuda ....................................................................................................................................................................................... 21
Diagramas tcnicos (SharePoint Server 2010) ............................................................................................................................................... 22
Modelos ........................................................................................................................................................................................................ 22
Consejos para imprimir los psteres ............................................................................................................................................................ 45
Planeacin de sitios y soluciones (SharePoint Server 2010) .......................................................................................................................... 47
Vea tambin ................................................................................................................................................................................................. 49
Planeacin fundamental del sitio (SharePoint Server 2010) ........................................................................................................................... 50
Introduccin a los sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010) .................................................................................................... 51
Introduccin a las colecciones de sitios ....................................................................................................................................................... 51
Introduccin a los sitios ................................................................................................................................................................................ 52
Plantillas de sitio incluidas en SharePoint Server 2010 ............................................................................................................................... 53
Vea tambin ................................................................................................................................................................................................. 61
Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010).......................................................................................................... 61
Acerca de la planeacin de sitios y colecciones de sitios ........................................................................................................................... 62
Determinacin de los tipos de sitios............................................................................................................................................................. 62

Determinacin de colecciones de sitios ....................................................................................................................................................... 65


Hoja de clculo de los datos para la planeacin del sitio ............................................................................................................................ 66
Vea tambin ................................................................................................................................................................................................. 66
Introduccin a la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010) ................................................................................................................... 67
Introduccin a los controles de navegacin ................................................................................................................................................. 67
Controles de navegacin en pginas maestras ........................................................................................................................................... 68
Controles de navegacin en diseos de pgina .......................................................................................................................................... 71
Elementos web de navegacin .................................................................................................................................................................... 72
Vea tambin ................................................................................................................................................................................................. 74
Planeacin de la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010) ................................................................................................................... 75
Acerca de la planeacin de la navegacin .................................................................................................................................................. 75
Planeacin de la experiencia del usuario .................................................................................................................................................... 76
Planeacin de la navegacin por las pginas.............................................................................................................................................. 76
Hoja de clculo de los datos de la planeacin del sitio................................................................................................................................ 77
Vea tambin ................................................................................................................................................................................................. 77
Introduccin a temas (SharePoint Server 2010) ............................................................................................................................................. 78
Uso de los temas.......................................................................................................................................................................................... 78
Modos de usar los temas ............................................................................................................................................................................. 79
Vea tambin ................................................................................................................................................................................................. 80
Planeacin para el uso de temas (SharePoint Server 2010) .......................................................................................................................... 81
Acerca de la planeacin para usar temas .................................................................................................................................................... 81

Decidir si usar temas .................................................................................................................................................................................... 82


Determinar cuntos temas se necesitan ...................................................................................................................................................... 82
Decidir quin crea los temas ........................................................................................................................................................................ 83
Hoja de clculo de los datos para la planeacin del sitio ............................................................................................................................ 83
Vea tambin ................................................................................................................................................................................................. 83
Planeacin de sitios multilinges (SharePoint Server 2010) .......................................................................................................................... 84
Planeacin de sitios multilinges ................................................................................................................................................................. 84
Determinacin de los requisitos de idioma y configuracin regional ........................................................................................................... 85
Determinacin de si se debe usar la caracterstica de variantes de sitio .................................................................................................... 86
Determinacin de los requisitos de los paquetes de idioma ........................................................................................................................ 87
Determinacin de los requisitos de los separadores de palabras y lematizadores ..................................................................................... 89
Vea tambin ................................................................................................................................................................................................. 89
Introduccin a la interfaz de usuario multilinge (SharePoint Server 2010) ................................................................................................... 91
Uso y beneficios de la interfaz de usuario multilinge ................................................................................................................................. 92
Funcionamiento de la interfaz de usuario multilinge .................................................................................................................................. 93
Compatibilidad con la interfaz de usuario multilinge .................................................................................................................................. 94
Adicin y modificacin de contenido de aplicaciones .................................................................................................................................. 94
Exportacin e importacin de contenido traducido ...................................................................................................................................... 95
Uso de la interfaz de usuario multilinge con metadatos administrados ..................................................................................................... 96
Limitaciones de la interfaz de usuario multilinge ....................................................................................................................................... 96
Vea tambin ................................................................................................................................................................................................. 97

Planeacin de la interfaz de usuario multilinge (SharePoint Server 2010) ................................................................................................... 98


Determinacin de los requisitos de idioma para los sitios ........................................................................................................................... 98
Planeacin de la traduccin de contenido ................................................................................................................................................... 99
Planeacin de la instalacin de los Service Pack ........................................................................................................................................ 99
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 100
Planeacin de la seguridad de sitios y contenido (SharePoint Server 2010) ............................................................................................... 101
Planeacin de los permisos del sitio (SharePoint 2010) ............................................................................................................................... 102
Introduccin ................................................................................................................................................................................................ 102
Permisos del sitio ....................................................................................................................................................................................... 103
Asignacin de permisos ............................................................................................................................................................................. 104
Herencia de permisos ................................................................................................................................................................................ 106
Permisos efectivos ..................................................................................................................................................................................... 107
Eleccin de niveles de permisos ................................................................................................................................................................ 108
Planeacin de la herencia de permisos ..................................................................................................................................................... 109
Determinacin de niveles de permiso y grupos (SharePoint Server 2010) .................................................................................................. 111
Revisin de los grupos predeterminados disponibles................................................................................................................................ 111
Revisin de los niveles de permisos disponibles ....................................................................................................................................... 113
Determinacin de la necesidad de grupos o niveles de permisos adicionales ......................................................................................... 114
Eleccin de los grupos de seguridad (SharePoint Server 2010) .................................................................................................................. 117
Introduccin ................................................................................................................................................................................................ 117
Determinacin de las cuentas y grupos de seguridad de Windows que se van a usar para conceder acceso a los sitios ...................... 118

Decisin sobre permitir el acceso de todos los usuarios autenticados ..................................................................................................... 118
Decisin sobre permitir el acceso a usuarios annimos ............................................................................................................................ 118
Seleccin de administradores y propietarios para la jerarqua de administracin (SharePoint Server 2010) .............................................. 120
Introduccin ................................................................................................................................................................................................ 120
Niveles de administracin .......................................................................................................................................................................... 120
Procedimientos recomendados para el uso de personalizacin avanzada de permisos (notas del producto) (SharePoint Server 2010) .. 123
Gobierno de sitios y soluciones (SharePoint Server 2010) ........................................................................................................................... 124
Introduccin al gobierno (SharePoint Server 2010) ...................................................................................................................................... 126
Acerca del gobierno ................................................................................................................................................................................... 126
Qu se debe gobernar? ........................................................................................................................................................................... 127
Quin debe determinar las directivas de gobierno? ................................................................................................................................ 129
Cmo se debe implementar el gobierno? ................................................................................................................................................ 131
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 132
Caractersticas de gobierno (SharePoint Server 2010)................................................................................................................................. 133
Administracin de la instalacin de SharePoint en una empresa.............................................................................................................. 133
Caractersticas del servicio de TI ............................................................................................................................................................... 134
Administracin de la informacin ............................................................................................................................................................... 138
Caractersticas de la arquitectura de informacin...................................................................................................................................... 141
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 144
Establecimiento y control de un servicio de SharePoint (SharePoint Server 2010) ..................................................................................... 145

Qu es un servicio de SharePoint? ......................................................................................................................................................... 145


Elementos de un servicio con xito............................................................................................................................................................ 146
Qu se debe controlar en un servicio de SharePoint ................................................................................................................................ 146
Creacin de varios servicios ...................................................................................................................................................................... 150
Contratos de nivel de servicio .................................................................................................................................................................... 152
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 153
Implementacin y control de la arquitectura de la informacin (SharePoint Server 2010) ........................................................................... 154
Qu es la arquitectura de informacin? ................................................................................................................................................... 154
Control de la arquitectura de informacin .................................................................................................................................................. 156
Recursos para planear la arquitectura de informacin .............................................................................................................................. 160
Caso prctico: Control de la arquitectura de informacin para eliminar el caos de contenido .................................................................. 162
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 167
Planificacin de soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010) .................................................................................................. 168
En esta seccin .......................................................................................................................................................................................... 168
Introduccin a las soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010) ............................................................................................... 169
Implementacin y ejecucin de una solucin de espacio aislado ............................................................................................................. 170
Aislamiento de soluciones de espacio aislado........................................................................................................................................... 171
Lo que una solucin de espacio aislado no puede contener ..................................................................................................................... 172
Comparacin de soluciones de espacio aislado con soluciones de granja de servidores ........................................................................ 173
Beneficios de usar soluciones de espacio aislado..................................................................................................................................... 174
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 174

Planeacin de soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010) ..................................................................................................... 176


Cundo se pueden usar soluciones de espacio aislado ............................................................................................................................ 177
Planeacin del equilibrio de carga de cdigos de soluciones de espacio aislado .................................................................................... 177
Dnde se pueden implementar soluciones de espacio aislado ................................................................................................................. 178
Quin puede implementar soluciones de espacio aislado ......................................................................................................................... 178
Determinacin de las colecciones de sitios que ejecutarn soluciones de espacio aislado mediante cuotas.......................................... 179
Planeacin de cuotas de uso de recursos para soluciones de espacio aislado ........................................................................................ 179
Planeacin de forma de gobierno para soluciones de espacio aislado ..................................................................................................... 181
Planeacin de gobierno de SharePoint 2010 (notas del producto)............................................................................................................... 182
Implementacin de gobernanza en SharePoint 2010 (notas del producto) .................................................................................................. 183
Planeacin de sistemas sociales y colaboracin (SharePoint Server 2010) ................................................................................................ 184
Introduccin al Servicio de perfiles de usuario .......................................................................................................................................... 185
Planeacin de perfiles de usuario .............................................................................................................................................................. 185
Planeacin de directivas para perfiles de usuario ..................................................................................................................................... 185
Planeacin de sincronizacin de perfiles ................................................................................................................................................... 186
Planeacin de audiencias .......................................................................................................................................................................... 186
Informacin general sobre planeacin de sitios web de Mi sitio ................................................................................................................ 186
Planeacin de sitios web Mi sitio ............................................................................................................................................................... 187
Informacin general sobre las etiquetas temticas.................................................................................................................................... 187
Implicaciones de seguridad y privacidad de las etiquetas temticas ........................................................................................................ 187
Introduccin a los sitios wiki empresariales ............................................................................................................................................... 188

Planeacin de sitios wiki empresariales .................................................................................................................................................... 188


Planeacin de sitios de colaboracin ......................................................................................................................................................... 188
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 189
Introduccin al servicio de perfiles de usuario (SharePoint Server 2010) .................................................................................................... 190
Usos y ventajas del servicio de perfiles de usuario ................................................................................................................................... 190
Arquitectura ................................................................................................................................................................................................ 191
Servicios relacionados ............................................................................................................................................................................... 192
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 192
Planeacin de los perfiles de usuarios (SharePoint Server 2010) ................................................................................................................ 193
Acerca de los perfiles de usuario ............................................................................................................................................................... 194
Propiedades de perfil de usuario ............................................................................................................................................................... 194
Directivas del perfil de usuario ................................................................................................................................................................... 200
Pertenencias y compaeros ....................................................................................................................................................................... 200
Bsqueda de personas y experiencia ........................................................................................................................................................ 201
Sincronizacin de las propiedades de perfil .............................................................................................................................................. 202
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 203
Planeacin de directivas para perfiles de usuario (SharePoint Server 2010) ............................................................................................... 204
Directivas predeterminadas ....................................................................................................................................................................... 205
Directivas para las propiedades de los perfiles de usuario ....................................................................................................................... 206
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 209
Planeacin de la sincronizacin de perfiles (SharePoint Server 2010) ........................................................................................................ 210

Acerca de la sincronizacin de perfiles ...................................................................................................................................................... 210


Identificacin de los servicios de directorio y los sistemas de negocio ..................................................................................................... 211
Planeacin de los permisos ....................................................................................................................................................................... 213
Determinacin de los contenedores que se sincronizarn ........................................................................................................................ 215
Definicin de los filtros de conexin de sincronizacin de perfiles ............................................................................................................ 215
Asignacin de las propiedades de perfil .................................................................................................................................................... 215
Planeacin de la programacin de la sincronizacin ................................................................................................................................. 218
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 219
Introduccin a sitios web de Mi sitio (SharePoint Server 2010) .................................................................................................................... 220
Usos y ventajas de los sitios web de Mi sitio ............................................................................................................................................. 220
Arquitectura de los sitios web de Mi sitio ................................................................................................................................................... 221
Caractersticas relacionadas ...................................................................................................................................................................... 222
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 222
Planeacin de sitios web de Mi sitio (SharePoint Server 2010).................................................................................................................... 223
Acerca de la planeacin de los sitios web de Mi sitio ................................................................................................................................ 223
Diseo de la arquitectura de los sitios web de Mi sitio .............................................................................................................................. 224
Determinacin de usuarios y permisos de usuario .................................................................................................................................... 225
Sincronizacin de informacin de perfiles de usuario................................................................................................................................ 226
Planeacin de la bsqueda de personas y experiencia ............................................................................................................................ 227
Planeacin de las caractersticas de Mi sitio ............................................................................................................................................. 228
Planeacin de las directivas y la privacidad .............................................................................................................................................. 229
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 230

Planeacin de audiencias e identificacin de contenido (SharePoint Server 2010) ..................................................................................... 231


Qu son las audiencias?.......................................................................................................................................................................... 231
Planeacin de audiencias e identificacin de contenido ........................................................................................................................... 233
Informacin general sobre las etiquetas temticas (SharePoint Server 2010) ............................................................................................. 238
Acerca del uso de las caractersticas de etiquetas temticas ................................................................................................................... 238
Caractersticas de etiquetas temticas ...................................................................................................................................................... 239
Usos y beneficios de las etiquetas temticas ............................................................................................................................................ 241
Impactos de las etiquetas temticas .......................................................................................................................................................... 242
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 243
Implicaciones de seguridad y privacidad de las etiquetas temticas (SharePoint Server 2010) .................................................................. 244
Cmo se oculta la informacin de las etiquetas temticas ........................................................................................................................ 244
Cmo se muestra la informacin de las etiquetas temticas .................................................................................................................... 245
Informacin que sigue expuesta ................................................................................................................................................................ 247
Recomendaciones...................................................................................................................................................................................... 247
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 248
Introduccin a los wikis empresariales (SharePoint Server 2010) ................................................................................................................ 249
Comparacin de sitios wiki empresariales con sitios de grupo ................................................................................................................. 249
Usos y ventajas de los wikis empresariales ............................................................................................................................................... 250
Limitaciones de los wikis empresariales .................................................................................................................................................... 250
Ejemplo: wiki empresarial de Fabrikam ..................................................................................................................................................... 251
Planeacin de sitios wiki empresariales (SharePoint Server 2010) .............................................................................................................. 252

Acerca de la planeacin de un sitio wiki empresarial ................................................................................................................................ 252


Decisin sobre el uso de un sitio wiki empresarial .................................................................................................................................... 253
Evaluacin de requisitos previos................................................................................................................................................................ 255
Eleccin de una ubicacin para hospedar un sitio wiki empresarial.......................................................................................................... 255
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 255
Planeacin de sitios de colaboracin (SharePoint Server 2010) .................................................................................................................. 257
Determinacin del nmero de sitios de colaboracin ................................................................................................................................ 257
Rutas de acceso especficas ..................................................................................................................................................................... 258
Rutas de acceso adicionales ..................................................................................................................................................................... 258
Integracin con Microsoft SharePoint Workspace 2010 ............................................................................................................................ 259
Planeacin de administracin de contenido empresarial (SharePoint Server 2010) .................................................................................... 260
Planeacin de la administracin de documentos (SharePoint Server 2010) ................................................................................................ 261
Introduccin a la administracin de documentos (SharePoint Server 2010) ................................................................................................ 263
Elementos de un sistema de administracin de documentos .................................................................................................................... 263
Proceso de planeacin ............................................................................................................................................................................... 264
Identificacin de usuarios y anlisis de uso de documentos ........................................................................................................................ 266
Identificacin de los usuarios ..................................................................................................................................................................... 266
Anlisis del uso de documentos................................................................................................................................................................. 268
Introduccin al almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos (SharePoint Server 2010) ........................................................... 272
Acerca del almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos ........................................................................................................ 272

Configuracin del organizador de contenido ............................................................................................................................................. 274


Reglas del organizador de contenido ........................................................................................................................................................ 274
Activacin de la caracterstica Organizador de contenido para un sitio .................................................................................................... 275
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 276
Planeacin del almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos (SharePoint Server 2010) ........................................................... 277
Planeacin de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos .................................................................................................. 277
Determinar la forma de envo del contenido .............................................................................................................................................. 278
Planeacin de bibliotecas temporales ....................................................................................................................................................... 279
Planeacin de la configuracin del organizador de contenido .................................................................................................................. 279
Planeacin de reglas del organizador de contenido .................................................................................................................................. 282
Planeacin de las propiedades de la ubicacin de destino ....................................................................................................................... 286
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 286
Introduccin a la navegacin por metadatos (SharePoint Server 2010)....................................................................................................... 288
Acerca de la navegacin por metadatos en SharePoint Server 2010 ....................................................................................................... 288
Controles de navegacin por metadatos para usuarios ............................................................................................................................ 289
Controles para propietarios de listas.......................................................................................................................................................... 290
Indizacin automtica ................................................................................................................................................................................ 290
Consultas indizadas ................................................................................................................................................................................... 291
Consultas de reserva ................................................................................................................................................................................. 291
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 292
Planeacin de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010) .................................................................................................... 293

Planeacin de las bibliotecas de documentos ........................................................................................................................................... 293


Hoja de trabajo ........................................................................................................................................................................................... 302
Planeacin del almacenamiento del contenido empresarial (SharePoint Server 2010) ............................................................................... 303
Informacin acerca del almacenamiento de contenido empresarial.......................................................................................................... 303
Escenarios habituales de administracin de contenido a gran escala ...................................................................................................... 304
Niveles de almacenamiento: ventajas y consideraciones del almacenamiento de contenido .................................................................. 306
Enrutamiento y almacenamiento de contenido empresarial mediante el uso de metadatos .................................................................... 309
Filtrado y navegacin del contenido empresarial mediante el uso de metadatos ..................................................................................... 309
Vistas de lista ............................................................................................................................................................................................. 310
Otros recursos ............................................................................................................................................................................................ 311
Planeacin de conjuntos de documentos (SharePoint Server 2010)............................................................................................................ 313
Conjuntos de documentos ......................................................................................................................................................................... 313
Administracin de conjuntos de documentos ............................................................................................................................................ 314
Planeacin de tipos de contenido de conjuntos de documentos ............................................................................................................... 315
Hojas de clculo ......................................................................................................................................................................................... 317
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 317
Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010) .......................................................................................... 318
Planeacin de tipos de contenido .............................................................................................................................................................. 318
Planeacin de flujos de trabajo .................................................................................................................................................................. 327
Hojas de trabajo ......................................................................................................................................................................................... 328
Planeacin de directivas de administracin de informacin (SharePoint Server 2010) ............................................................................... 329

Directivas de administracin de informacin y caractersticas de directiva ............................................................................................... 329


Informes de directivas de administracin de informacin .......................................................................................................................... 332
Integracin de directivas de administracin de informacin con aplicaciones del sistema Office ............................................................ 333
Caractersticas de directiva disponibles en SharePoint Server 2010 ........................................................................................................ 333
Planeacin de directivas de documentos .................................................................................................................................................. 334
Hoja de trabajo ........................................................................................................................................................................................... 335
Planeacin del control de versiones, la aprobacin de contenido y las desprotecciones (SharePoint Server 2010) .................................. 337
Control de versiones, aprobacin de contenido y desproteccin .............................................................................................................. 337
Planeacin del control de versiones .......................................................................................................................................................... 338
Planeacin de la aprobacin de contenido ................................................................................................................................................ 339
Planeacin de la proteccin y la desproteccin ......................................................................................................................................... 341
Hoja de clculo ........................................................................................................................................................................................... 341
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 342
Introduccin a la co-autora (SharePoint Server 2010) ................................................................................................................................. 343
Funcionalidad de co-autora en SharePoint Server 2010 .......................................................................................................................... 344
Descripcin de la experiencia del usuario final .......................................................................................................................................... 344
Consideraciones importantes..................................................................................................................................................................... 345
Blocs de notas de OneNote ....................................................................................................................................................................... 346
Requisitos de la versin de software ......................................................................................................................................................... 347
Co-autora en un entorno mixto de Office .................................................................................................................................................. 347
Rendimiento y escalabilidad ...................................................................................................................................................................... 348
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 348

Planeacin de administracin de registros (SharePoint Server 2010).......................................................................................................... 349


Introduccin a la administracin de registros (SharePoint Server 2010) ...................................................................................................... 351
Elementos de un sistema de administracin de registros.......................................................................................................................... 351
Informacin general acerca de la planeacin de la administracin de registros ....................................................................................... 354
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 356
Creacin de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010 ............................................................................ 357
Identificacin de tipos de registros ............................................................................................................................................................. 357
Consecucin del plan de archivo ............................................................................................................................................................... 359
Hoja de trabajo ........................................................................................................................................................................................... 362
Planeacin de la recopilacin de registros (SharePoint Server 2010) .......................................................................................................... 363
Tcnicas para convertir documentos activos en registros ......................................................................................................................... 363
Finalizacin del plan ................................................................................................................................................................................... 365
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 367
Planeacin de los registros fsicos (SharePoint Server 2010) ...................................................................................................................... 368
Identificacin de los tipos de registro ......................................................................................................................................................... 368
Identificacin de las propiedades de cada tipo de registro ........................................................................................................................ 369
Organizacin de los tipos de contenido ..................................................................................................................................................... 370
Organizacin de los archivos de registros ................................................................................................................................................. 370
Hoja de trabajo ........................................................................................................................................................................................... 371
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 371

Planeacin de la exhibicin de documentos electrnicos (SharePoint Server 2010) ................................................................................... 372


Cmo admite SharePoint Server 2010 la exhibicin de documentos electrnicos ................................................................................... 372
Auditora ..................................................................................................................................................................................................... 373
Caducidad .................................................................................................................................................................................................. 374
Bsqueda ................................................................................................................................................................................................... 374
Uso de un archivo de registro frente a administracin de registros locales (SharePoint Server 2010)........................................................ 375
Diseo de administracin de registros local .................................................................................................................................................. 379
Informacin general sobre la planeacin de administracin de registros locales ..................................................................................... 380
Carpetas o tipos de contenido? ............................................................................................................................................................... 380
Definicin de tipos de contenido ................................................................................................................................................................ 381
Organizacin de las carpetas para la administracin de registros locales ................................................................................................ 382
Tareas de planeacin de administracin de registros generales .............................................................................................................. 383
Hojas de clculo ......................................................................................................................................................................................... 385
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 385
Eleccin de una estrategia de administracin de registros de mensajera y correo electrnico (SharePoint Server 2010) ........................ 386
Descripcin de los mtodos para administrar registros en Exchange Server 2010 y SharePoint Server 2010........................................ 387
Consideraciones para elegir una solucin de administracin de registros de mensajes .......................................................................... 388
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 390
Planeacin de la biblioteca de activos digitales (SharePoint Server 2010) .................................................................................................. 391
Informacin general sobre la administracin de activos digitales (SharePoint Server 2010) ....................................................................... 392

Acerca de la administracin de activos digitales ....................................................................................................................................... 393


Usuarios de una biblioteca de activos ....................................................................................................................................................... 393
Administracin de activos digitales en SharePoint Server 2010 ............................................................................................................... 394
Escenarios de uso de la biblioteca de activos ........................................................................................................................................... 395
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 397
Planeacin de bibliotecas de activos digitales (SharePoint Server 2010) .................................................................................................... 398
Informacin general sobre bibliotecas de activos ...................................................................................................................................... 398
Planeacin de bibliotecas de activos ......................................................................................................................................................... 399
Planeacin de permisos y seguridad ......................................................................................................................................................... 405
Planeacin de almacenamiento y rendimiento .......................................................................................................................................... 405
Planeacin de metadatos y bsqueda ....................................................................................................................................................... 406
Planeacin de elementos web y pginas web ........................................................................................................................................... 406
Planeacin de la asistencia al cliente ........................................................................................................................................................ 406
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 407
Arquitectura y topologa de biblioteca de activos digitales (SharePoint Server 2010).................................................................................. 408
Arquitectura lgica para administrar activos digitales ................................................................................................................................ 409
Componentes de una topologa de biblioteca de activos digitales ............................................................................................................ 414
Topologa tpica de biblioteca de activos digitales ..................................................................................................................................... 415
Topologas con escala para bibliotecas de activos digitales ..................................................................................................................... 417
Vea tambin ............................................................................................................................................................................................... 418
Hojas de clculo de planeacin de SharePoint Server 2010 ........................................................................................................................ 419

Hojas de trabajo de planeacin por tarea .................................................................................................................................................. 419


Hojas de trabajo de planeacin por ttulo .................................................................................................................................................. 424

Cmo obtener ayuda


Se ha hecho todo lo posible para garantizar la mxima precisin en este libro. Este contenido tambin est disponible en lnea en la
biblioteca TechNet de Office System, por lo que, si tuviera algn problemas, puede comprobar si hay actualizaciones en:
http://technet.microsoft.com/es-es/office/bb267342
Si no encuentra la respuesta en nuestros contenidos en lnea, puede enviar un mensaje de correo electrnico al equipo de contenidos de
Microsoft Office System and Servers a la direccin de correo electrnico:
itspdocs@microsoft.com
Si tiene alguna pregunta acerca de los productos de Microsoft Office, y no acerca del contenido de este libro, realice una bsqueda en
Ayuda y soporte tcnico de Microsoft o en Microsoft Knowledge Base en:
http://support.microsoft.com/?ln=es-es

21

Diagramas tcnicos (SharePoint Server 2010)


Muchos de estos recursos son representaciones visuales de soluciones recomendadas. Entre ellos se incluyen documentos de tamao
pster disponibles en varios formatos, como archivos de Microsoft Office Visio 2007 o Microsoft Visio 2010 (.vsd), archivos PDF y
archivos XPS. Es posible que necesite otro software para ver los archivos. Vea la tabla siguiente para obtener informacin acerca de la
apertura de estos archivos.

Tipo de archivo

Software

.vsd

Office Visio 2007, Microsoft Visio 2010 o la versin gratuita de Visio Viewer
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=118761&clcid=0xC0A)
Si usa el visor de Visio, haga clic con el botn secundario en el vnculo VSD,
haga clic en Guardar destino como, guarde el archivo en su equipo y, a
continuacin, bralo desde el mismo.

.pdf

Cualquier visor de PDF, como Adobe Reader


(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=134751&clcid=0xC0A)

.xps

Windows 7, Windows Vista, Windows XP con .NET Framework 3.0 o XPS


Essentials Pack (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=134750&clcid=0xC0A)

Modelos
Los modelos son psteres de 85 por 110 centmetros que detallan un rea tcnica especfica. Estos modelos, creados mediante Office
Visio 2007 estn diseados para usarse con los artculos correspondientes de TechNet. Puede modificar los archivos de Visio para
ilustrar sus planes de incorporacin de Productos de Microsoft SharePoint 2010 a su propio entorno.
22

Ttulo

Descripcin

Ejemplo de diseo: portal corporativo con autenticacin clsica

Se ilustra una implementacin corporativa tpica, con


los tipos ms comunes de sitios representados. Los
dos ejemplos solo se diferencian en el modo de
autenticacin que se implementa.
Use estos ejemplos de diseo con el siguiente
artculo: Design sample: Corporate deployment
(SharePoint Server 2010)

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196969&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196970&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196971&clcid=0xC0A)
Ejemplo de diseo: portal corporativo con autenticacin basada en
notificaciones

23

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196972&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196973&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196974&clcid=0xC0A)
Presenta informacin relacionada con la
implementacin en funcin de los distintos entornos y
fases de la implementacin, adems de un diagrama
de flujo que ilustra los pasos que deben seguirse
para instalar y configurar Productos de SharePoint
2010.

Implementacin de productos de SharePoint 2010

24

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=183024&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=183025&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=183026&clcid=0xC0A)
Se describe e ilustra la arquitectura de servicios,
incluidas formas comunes de implementar servicios
en el diseo global de la solucin.
Use este diagrama con los siguientes artculos:
Services architecture planning (SharePoint
Foundation 2010)
Services architecture planning (SharePoint
Server 2010)

Servicios en productos de SharePoint 2010

25

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167090&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167092&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167091&clcid=0xC0A)
Servicios entre conjuntos o granjas de servidores de productos de
SharePoint 2010

26

Muestra cmo implementar servicios entre granjas


de servidores para proporcionar la administracin
centralizada de los servicios.
Use este diagrama con los siguientes artculos:
Services architecture planning (SharePoint
Foundation 2010)
Services architecture planning (SharePoint
Server 2010)

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167093&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167095&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167094&clcid=0xC0A)
Describe formas comunes de crear y escalar
topologas de granjas de servidores, incluida la
planeacin de los servidores en los que se iniciarn
los servicios.

Topologas para SharePoint Server 2010

27

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167087&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167089&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167088&clcid=0xC0A)
Muestra las topologas de extranet especficas que
se han probado con Productos de SharePoint 2010.
Proporciona una comparacin de servidor ISA,
Forefront TMG, Forefront UAG cuando se usa como
producto de puerta de enlace o firewall con
Productos de SharePoint 2010.

Topologas de extranet para Productos de SharePoint 2010

28

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187987&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187988&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187986&clcid=0xC0A)
Resume la compatibilidad de entornos de hospedaje
e ilustra las arquitecturas de hospedaje comunes.
Para obtener ms informacin sobre el diseo y la
implementacin de entornos de hospedaje, vea
White paper: SharePoint 2010 for hosters
(SharePoint Server 2010).

Entornos de hospedaje en productos de SharePoint 2010

29

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167084&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167086&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167085&clcid=0xC0A)
Compara y contrasta las tecnologas de bsqueda
que funcionan con los productos de SharePoint
2010:
SharePoint Foundation 2010
Search Server 2010 Express
Search Server 2010
SharePoint Server 2010
FAST Search Server 2010 for SharePoint

Tecnologas de bsqueda para productos de SharePoint 2010

30

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167731&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167733&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167732&clcid=0xC0A)
Planeacin de entorno de bsqueda para Microsoft SharePoint Server 2010

31

Describe las decisiones de diseo de arquitectura


principales para entornos de bsqueda.

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167734&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167736&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167735&clcid=0xC0A)
Arquitecturas de bsqueda para Microsoft SharePoint Server 2010

32

Detalla los componentes de la arquitectura fsicos y


lgicos que conforman un sistema de bsqueda e
ilustra las arquitecturas de bsqueda comunes.

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167737&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167739&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167738&clcid=0xC0A)
Diseo de arquitecturas de bsqueda para Microsoft SharePoint Server 2010 Describe los pasos de diseo iniciales para
determinar un diseo bsico para una arquitectura de
bsqueda de SharePoint Server 2010.

33

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167740&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167742&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167741&clcid=0xC0A)
Servicios de conectividad empresarial de Microsoft
son un conjunto de servicios y caractersticas de
Microsoft SharePoint Server 2010 y de Microsoft
SharePoint Foundation 2010 que admiten la
integracin de datos de sistemas externos en
soluciones basadas en Microsoft SharePoint Server y
en Microsoft SharePoint Foundation. Este pster de
modelo describe la arquitectura de Servicios de
conectividad empresarial de Microsoft en SharePoint
Server 2010 y proporciona informacin acerca de
cmo crear soluciones basadas en el servicio.
Use este modelo con el siguiente artculo: Business

Modelo de Servicios de conectividad empresarial

34

Ttulo

Descripcin

Connectivity Services overview

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165565&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165566&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165571&clcid=0xC0A)
Describe la caracterstica de distribucin de
contenido de SharePoint Server 2010. Incluye la
siguiente informacin:
Introduccin a la distribucin de contenido
Descripcin de rutas y trabajos de distribucin de
contenido
Cundo se debe usar la distribucin de contenido
Alternativas a la distribucin de contenido
Ilustra topologas de distribucin de contenido
habituales en granja de servidores

Distribucin de contenido en SharePoint Server 2010

35

Ttulo

Descripcin

Ilustra y explica el proceso de distribucin de


contenido general

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179391&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179523&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179524&clcid=0xC0A)
Planeacin de actualizacin de Microsoft SharePoint Server 2010

36

Presenta la planeacin de una actualizacin de


Microsoft Office SharePoint Server 2007 a
SharePoint Server 2010. Incluye la siguiente
informacin:
Requisitos de actualizacin: hardware, sistema
operativo y base de datos
Proceso de actualizacin: pasos especficos para
seguir antes, durante y despus de la
actualizacin
Use este modelo con el siguiente artculo: Upgrading
to SharePoint Server 2010

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167098&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167099&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167100&clcid=0xC0A)
Enfoques de actualizacin de Microsoft SharePoint Server 2010

37

Ayuda a entender los enfoques hbrido, de base de


datos adjunta y en contexto para la actualizacin de
Office SharePoint Server 2007 a SharePoint Server
2010.
Vea las topologas de granjas de servidores
antes, durante y despus de la actualizacin
Compare las ventajas de cada tipo de enfoque
de actualizacin
Use este modelo con los siguientes artculos:
Determine upgrade approach (SharePoint Server
2010)

Ttulo

Descripcin

Upgrade process overview (SharePoint Server


2010)

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167101&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167102&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167103&clcid=0xC0A)
Microsoft SharePoint Server 2010 Prueba del proceso de actualizacin

38

Se explica la metodologa para probar el proceso de


actualizacin antes de actualizar de Office
SharePoint Server 2007 a SharePoint Server 2010.
Entienda los objetivos de la prueba del proceso
de actualizacin: personalizaciones, hardware,
sincronizacin, planeacin
Vea los pasos especficos que se deben seguir

Ttulo

Descripcin

para probar el proceso de actualizacin


Use este modelo con el siguiente artculo: Use a trial
upgrade to find potential issues (SharePoint Server
2010)

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167104&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167105&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167106&clcid=0xC0A)
Microsoft SharePoint Server 2010 Actualizacin de servicios

Presenta los servicios de actualizacin de Office


SharePoint Server 2007 a SharePoint Server 2010.
Consideraciones para servicios especficos:
personalizacin, bsqueda, formularios de
InfoPath, Excel, Catlogo de datos
empresariales, inicio de sesin nico
Actualizacin en contexto con servicios
Actualizacin de base de datos adjunta con
servicios

39

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167107&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167108&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167109&clcid=0xC0A)
Microsoft SharePoint Server 2010: actualizacin de granjas de servidores
primarias y secundarias

40

Se describen las consideraciones que deben tenerse


en cuenta y el proceso para actualizar granjas de
servidores que comparten servicios (granjas de
servidores primarias y secundarias).

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190984&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190985&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190986&clcid=0xC0A)
Introduccin a la inteligencia empresarial de SharePoint Server 2010

41

Presenta una introduccin a la inteligencia


empresarial de SharePoint Server y proporciona la
siguiente informacin.
Una descripcin general de cada servicio de
inteligencia empresarial y de cundo se podra
usar el servicio.
La arquitectura para la aplicacin de los servicios

Ttulo

Descripcin

de inteligencia empresarial y cmo trabajan en


conjunto en una topologa.
Una lista de los posibles orgenes de datos para
cada servicio de inteligencia empresarial.

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167082&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167170&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167171&clcid=0xC0A)
Bases de datos compatibles con Productos de SharePoint 2010

42

Describe las bases de datos de Microsoft SQL


Server en las que se ejecuta SharePoint Server
2010.

Ttulo

Descripcin

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187970&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187969&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187971&clcid=0xC0A)
Se proporciona una orientacin sobre la
virtualizacin y las diversas fases de la
implementacin, as como los requisitos y ejemplos.
Use este diagrama con los artculos de los captulos
siguientes:
Virtualization planning (SharePoint Foundation
2010)

Productos de SharePoint 2010: proceso de virtualizacin

43

Ttulo

Descripcin

Virtualization planning (SharePoint Server 2010)

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195021&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195022&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195023&clcid=0xC0A)
Se ilustra cmo desarrollar un plan de gobierno que
incluya el gobierno de TI, el gobierno de la
administracin de la informacin y gobierno de la
administracin de aplicaciones.
Use este diagrama con los siguientes artculos:
Introduccin al gobierno (SharePoint Server
2010)

Gobierno de SharePoint Server 2010

44

Ttulo

Descripcin

Caractersticas de gobierno (SharePoint Server


2010)

Visio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200532&clcid=0xC0A)
PDF (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200533&clcid=0xC0A)
XPS (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200534&clcid=0xC0A)

Consejos para imprimir los psteres


Si tiene un trazador, puede imprimir estos psteres a tamao completo. Si no tiene un trazador, siga estos pasos para imprimir en un
papel de tamao ms reducido.

Impresin de psteres en papel de tamao reducido


1. Abra el pster en Visio.
2. En el men Archivo, haga clic en Configurar pgina.
3. En la ficha Configurar impresin, en la seccin Papel de la impresora, seleccione el tamao del papel en el que desee imprimir.
45

4. En la ficha Configurar impresin, en la seccin Zoom para imprimir, haga clic en Ajustar a y, a continuacin, escriba 1 hoja a lo
ancho por 1 hoja a lo largo.
5. En la ficha Tamao de pgina, haga clic en Ajustar al contenido del dibujo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
6. En el men Archivo, haga clic en Imprimir.

46

Planeacin de sitios y soluciones (SharePoint Server 2010)


En esta seccin se presentan los temas que proporcionan ayuda para planear los componentes del sitio y la solucin de Microsoft
SharePoint Server 2010.
Planeacin fundamental del sitio (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se incluyen instrucciones para la planeacin de sitios que usan caractersticas de SharePoint Server
2010.
Planeacin de la seguridad de sitios y contenido (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear permisos que controlan el acceso a sitios y contenido.
Gobierno de sitios y soluciones (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear cmo configurar el entorno para hospedar servicios de TI y
soluciones de espacio aislado y cmo definir la arquitectura de la informacin ms adecuada para sus necesidades empresariales.
Planificacin de soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear soluciones de espacio aislado que se ejecutan en entornos
de ejecucin restringidos en su empresa.
Introduccin al gobierno (SharePoint Server 2010)
En este artculo se presenta el gobierno como parte esencial de una implementacin correcta de Microsoft SharePoint Server
2010 y se explica por qu la arquitectura de la informacin y los servicio de TI son componentes clave de un plan de gobierno.
Plan managed metadata (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se explican los conceptos clave de los metadatos administrados y se ofrece orientacin sobre cmo
utilizar los metadatos administrados en la solucin de SharePoint.
Planeacin de sistemas sociales y colaboracin (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se incluyen instrucciones para planear soluciones que implementen sistemas sociales y las
capacidades de colaboracin en su empresa.
Planeacin de administracin de contenido empresarial (SharePoint Server 2010)
47

En los temas de esta seccin se trata informacin conceptual sobre administracin de documentos, administracin de registros y
administracin de activos digitales.
Planeacin de la administracin de documentos (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear soluciones de administracin de documentos para su
organizacin.
Planeacin de administracin de registros (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se describe la administracin de registros en SharePoint Server 2010 y se proporcionan
instrucciones para la planeacin de la solucin de administracin de registros.
Planeacin de bibliotecas de activos digitales (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se incluyen instrucciones para planear soluciones para sitios que incluyen activos digitales como
vdeos, audio e imgenes.
Plan Web content management (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se incluyen instrucciones para planear sitios web de administracin de contenido mediante el uso de
caractersticas de SharePoint Server 2010.
Business Intelligence Planning
En los temas de esta seccin se incluyen instrucciones para planear soluciones de inteligencia empresarial en los datos de la
empresa.
Business intelligence Basics
En los temas de esta seccin se le proporciona informacin bsica general acerca de las capacidades de inteligencia empresarial
de SharePoint Server 2010.
Plan for PerformancePoint Services (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear la implementacin de escritorios digitales de inteligencia
empresarial y servicios de PerformancePoint.
Excel Services overview (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear la implementacin de Servicios de Excel en su entorno
empresarial.
Plan for Visio Services (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear la implementacin de Servicios de Visio.
48

Business data and processes planning (SharePoint Server 2010)


En los temas de esta seccin se incluyen instrucciones para planear soluciones que implementan procesos de negocio en los datos
de la empresa.
Plan for Business Connectivity Services (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear soluciones que conecten datos externos de la empresa a
trabajadores de la informacin que utilizan sitios web de SharePoint y aplicaciones de Office 2010.
Plan InfoPath Forms Services (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear soluciones que utilicen formularios de InfoPath para recopilar,
personalizar y validar los datos de negocio utilizados por los trabajadores para mejorar procesos clave del negocio.
Plan workflows (SharePoint Server 2010)
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear e implementar procesos de negocio en las soluciones de
SharePoint.
Access Services Planning
En los temas de esta seccin se le proporciona ayuda para planear la implementacin de Servicios de Access.
Plan quota management (SharePoint Server 2010)
En este artculo se proporcionan directrices sobre cmo determinar la configuracin para plantillas de cuota y papeleras de reciclaje,
y sobre cmo decidir si debe eliminar sitios web sin uso y cundo debe hacerlo.

Vea tambin
Otros recursos
Server farm and environment planning (SharePoint Server 2010)

49

Planeacin fundamental del sitio (SharePoint Server 2010)


En esta seccin, se proporciona informacin para que los profesionales de TI puedan planear sitios que usan caractersticas de Microsoft
SharePoint Server 2010 .
La eficacia de un sitio o de un grupo de sitios depende de muchos factores, pero uno de los factores ms importantes es la capacidad de
ubicar de manera previsible el sitio y el contenido que necesita dentro del sitio. La estructura de un sitio o de un grupo de sitios y la
navegacin dentro de stos son importantes para ayudar a los usuarios a buscar y compartir informacin, y trabajar juntos.
En esta seccin:
Introduccin a los sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010) describe colecciones de sitios y sitios, y contiene
informacin sobre las plantillas de sitio que se usan para crear sitios en SharePoint Server 2010.
Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010) describe el proceso y consideraciones importantes para planear
las colecciones de sitios y los sitios de SharePoint Server 2010.
Introduccin a la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010) proporciona una introduccin a los tipos de navegacin disponibles
en un sitio.
Planeacin de la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010) ayuda a disear la navegacin para el sitio.
Introduccin a temas (SharePoint Server 2010) proporciona una introduccin a los temas y cmo funcionan.
Planeacin para el uso de temas (SharePoint Server 2010) analiza cmo planear el uso de temas en los sitios e incluye pasos
importantes para planear cmo usar los temas para los sitios.
En Planeacin de sitios multilinges (SharePoint Server 2010) se explica cmo planear sitios multilinges de SharePoint Server 2010.

50

Introduccin a los sitios y colecciones de sitios (SharePoint


Server 2010)
Una coleccin de sitios de Microsoft SharePoint Server 2010 es una estructura jerrquica de sitios que se compone de un sitio de primer
nivel y todos los sitios ubicados por debajo. En este artculo se describen las colecciones de sitios y los sitios, y se incluye informacin
acerca de las plantillas de sitio que se usan para crear sitios en SharePoint Server 2010.
En este artculo:
Introduccin a las colecciones de sitios
Introduccin a los sitios
Plantillas de sitio incluidas en SharePoint Server 2010

Introduccin a las colecciones de sitios


Los sitios de una coleccin de sitios tienen una configuracin de administracin compartida, una navegacin comn y otras
caractersticas y elementos comunes. Cada coleccin de sitios contiene un sitio de primer nivel y (generalmente) uno o varios sitios
ubicados por debajo en una estructura jerrquica.
Debe agrupar el contenido y las caractersticas del sitio en una coleccin de sitios. Esto proporciona las siguientes ventajas:
Para los diseadores de sitios, las galeras y las bibliotecas de una coleccin de sitios (como la galera de pginas maestras o la
biblioteca de imgenes de la coleccin de sitios) proporcionan un medio para crear una experiencia del usuario unificada y de marca
distintiva en todos los sitios de la coleccin de sitios.
Para los administradores de la coleccin de sitios, una coleccin de sitios proporciona un mecanismo y un mbito de administracin
unificados. Por ejemplo, la seguridad, las directivas y las caractersticas pueden administrarse para toda una coleccin de sitios.
Adems, los informes de Web Analytics sobre la coleccin de sitios, los informes de registro de auditora y otros datos pueden ayudar
a los administradores a realizar un seguimiento de la seguridad de la coleccin de sitios y de su rendimiento.

51

Para los administradores del conjunto o granja de servidores, las colecciones de sitios proporcionan escalabilidad para el crecimiento
en funcin de la cantidad de contenido que se almacena. Debido a que cada coleccin de sitios puede usar una nica base de datos
de contenido, los administradores pueden moverlas fcilmente a servidores independientes.
Para los autores de sitios, las columnas de sitio, tipos de contenido, elementos web, recursos de creacin, flujos de trabajo y otras
caractersticas compartidas de una coleccin de sitios proporcionan un entorno de creacin coherente.
Para los usuarios del sitio, la navegacin, la personalizacin de marca y las herramientas de bsqueda unificadas de una coleccin
de sitios proporcionan una experiencia unificada del sitio web.
En la siguiente lista se incluyen algunos ejemplos de soluciones que resultan beneficiadas por la implementacin como colecciones de
sitios:
Sitio de grupo Una coleccin de sitios que respalda las tareas de creacin y colaboracin de las personas de la organizacin que
trabajan juntas a fin de producir contenido til para los objetivos de la organizacin. Este tipo de sitios suele incluir contenido de
colaboracin que no se publica sino que slo se usa internamente y contenido destinado a la publicacin para una audiencia externa.
Sitio de publicacin Una coleccin de sitios configurada para permitir a los miembros del sitio ver y crear el contenido del sitio e
interactuar con l. Los sitios de publicacin a menudo se implementan como dos colecciones de sitios: una coleccin de sitios de
produccin y una coleccin de sitios de creacin. La coleccin de sitios de produccin es el sitio publicado que usa la audiencia de
contenido. La coleccin de sitios de creacin es un espejo del sitio de produccin, y el equipo de creacin la usa para crear y ver el
contenido del sitio, y probar las caractersticas de ste. SharePoint Server 2010 incluye una caracterstica de distribucin de
contenido que copia el contenido de una coleccin de sitios de creacin a una coleccin de sitios de produccin. Para obtener
informacin acerca de la distribucin de contenido, vea Content deployment overview

Introduccin a los sitios


Una coleccin de sitios consta de un sitio de primer nivel y de uno o varios sitios ubicados por debajo. Cada sitio de primer nivel y todos
los sitios ubicados por debajo en la estructura del sitio se basan en una plantilla de sitio y pueden tener configuracin y contenido
exclusivos. Puede dividir el contenido de la coleccin de sitios en sitios independientes para obtener mayor control de la apariencia, el
contenido y las caractersticas de las distintas pginas de la coleccin de sitios. En la siguiente lista se incluyen las caractersticas de sitio
que se pueden configurar de forma exclusiva:
Plantillas Puede dar a cada sitio una plantilla exclusiva. Para obtener ms informacin, vea Plantillas de sitio incluidas en
SharePoint Server 2010.

52

Idioma Si se han instalado paquetes de idioma en el servidor web, puede seleccionar una plantilla de sitio especfica de un idioma
al crear un nuevo sitio. El texto que aparece en el sitio se muestra en el idioma de la plantilla del sitio. Para obtener ms informacin,
vea Deploy language packs (SharePoint Server 2010).
Seguridad Puede definir grupos de usuarios y permisos exclusivos para cada sitio.
Navegacin Puede ajustar la experiencia de navegacin del sitio mediante la configuracin de vnculos de navegacin exclusivos
en cada rea de la jerarqua del sitio. La navegacin del sitio refleja las relaciones entre los sitios de una coleccin de sitios. Por lo
tanto, la planeacin de la navegacin y la planeacin de las estructuras de los sitios son actividades estrechamente relacionadas.
Para obtener ms informacin, vea Introduccin a la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010).
Pginas web Puede hacer que cada sitio tenga una pgina principal exclusiva y otras pginas. Para obtener ms informacin, vea
Plan Web pages.
Diseos del sitio Puede hacer que un sitio tenga pginas maestras o diseos exclusivos. Para obtener ms informacin, vea Plan
Web pages.
Temas Puede cambiar los colores y las fuentes de un sitio. Para obtener ms informacin, vea Planeacin para el uso de temas
(SharePoint Server 2010).
Configuracin regional Puede cambiar la configuracin regional, como la ubicacin, la zona horaria, el criterio de ordenacin, el
formato de hora y el tipo de calendario.
Bsqueda Puede dar a cada sitio una configuracin de bsqueda exclusiva. Por ejemplo, puede especificar que un determinado
sitio nunca aparezca en los resultados de bsqueda.
Tipos de contenido Puede hacer que cada sitio tenga tipos de contenido y columnas de sitio exclusivos. Para obtener ms
informacin, vea Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).
Flujos de trabajo Puede dar a cada sitio flujos de trabajo exclusivos. Para obtener ms informacin, vea el tema Plan workflows
(SharePoint Server 2010).

Plantillas de sitio incluidas en SharePoint Server 2010


En la siguiente seccin se incluye informacin acerca de las plantillas de sitio incluidas en SharePoint Server 2010. Si bien puede usar
una plantilla de sitio con su configuracin predeterminada, tambin puede cambiar la configuracin predeterminada del sitio; para ello
debe usar las pginas de administracin de sitios y, posteriormente, guardar el sitio como una nueva plantilla. Adems, puede modificar
el diseo y las caractersticas de una plantilla mediante Microsoft SharePoint Designer 2010 o Microsoft Visual Studio 2010.
53

En la tabla siguiente se enumeran todas las plantillas de sitio, se describe el propsito de cada una y se indica si la plantilla est
disponible en el nivel de la coleccin de sitios, en el nivel de sitio o en ambos. Es posible que la categora usada para agrupar las
plantillas sea diferente, segn el nivel en el cual se crea el sitio.

Plantilla

Propsito

Categora en la
coleccin de sitios

Categora en el
sitio

< Seleccionar plantilla ms adelante>

Un sitio vaco para el que puede seleccionar


una plantilla ms adelante.

Personalizado

No disponible

Base de datos web de activos

Una base de datos de activos para realizar un No disponible


seguimiento de los activos, incluidos los detalles
y propietarios de los activos.

Bases de datos
web

rea de reuniones bsica

Un sitio en el que se pueden planear, organizar Reuniones


y capturar los resultados de una reunin.
Proporciona listas para administrar la agenda,
los asistentes de la reunin y los documentos.

Reuniones

Centro de bsqueda bsica

Un sitio que proporciona la funcionalidad de


Empresa
bsqueda. Incluye pginas para resultados de la
bsqueda y bsquedas avanzadas.

Bsqueda

rea de reuniones en blanco

Un sitio de reuniones en blanco que se puede


personalizar en funcin de las necesidades.

Reuniones

Sitio en blanco

Un sitio en blanco que se puede personalizar en Colaboracin


funcin de las necesidades.

En blanco y
personalizado

Blog

Un sitio en el que una persona o equipo pueden Colaboracin


publicar ideas, observaciones y experiencias,
sobre las cuales los visitantes del sitio pueden
aportar comentarios.

Contenido

Centro de inteligencia empresarial

Un sitio para presentar datos de inteligencia

Datos

54

Reuniones

Empresa

Plantilla

Propsito

Categora en la
coleccin de sitios

Categora en el
sitio

empresarial. Proporciona bibliotecas de


documentos para almacenar documentos,
imgenes, conexiones de datos y elementos
web del panel. Tambin proporciona listas para
vinculacin de contenido desde
PerformancePoint Services in Microsoft
SharePoint Server 2010.
Base de datos web de contribuciones benficas Una base de datos para realizar un seguimiento No disponible
de la informacin acerca de las campaas de
recaudacin de fondos, incluidas las donaciones
realizadas por los colaboradores, los eventos
relacionados con la campaa y las tareas
pendientes.

Bases de datos
web

Base de datos web de contactos

Una base de datos de contactos para


No disponible
administrar informacin sobre las personas con
las que trabaja su equipo, por ejemplo clientes y
socios.

Bases de datos
web

rea de toma de decisiones

Un sitio para las reuniones en las que se realiza Reuniones


un seguimiento del estado o se toman
decisiones. Proporciona listas para crear tareas,
almacenar documentos y registrar decisiones.

Reuniones

Centro de documentacin

Un sitio en el que se pueden administrar los


documentos de la empresa de forma
centralizada.

Contenido

rea de documentos

Un sitio en el que los compaeros pueden


Colaboracin
trabajar conjuntamente en un documento.
Proporciona una biblioteca de documentos para
almacenar el documento principal y los archivos
55

Empresa

Colaboracin,
contenido

Plantilla

Propsito

Categora en la
coleccin de sitios

Categora en el
sitio

auxiliares, una lista de tareas para asignar las


tareas pendientes y una lista de vnculos para
los recursos relacionados con el documento.
Centro de bsqueda Enterprise

Un sitio que ofrece la funcionalidad de


Empresa
bsqueda. La pgina principal incluye un cuadro
de bsqueda que tiene dos pestaas: una para
bsquedas generales y otra para bsquedas de
informacin sobre personas. Puede agregar y
personalizar fichas para adaptarlas a otros
mbitos de bsqueda o tipos de resultados.

Bsqueda

Wiki empresarial

Un sitio en el que se pueden publicar los


Publicacin
conocimientos capturados que se desean
compartir en la empresa. Proporciona una
experiencia de edicin de contenido sencilla en
una sola ubicacin para contenido de coautora, discusiones y administracin de
proyectos.

Colaboracin,
contenido

Centro de bsqueda FAST

Un sitio para proporcionar la experiencia de


bsqueda FAST. La pgina principal incluye un
cuadro de bsqueda con dos fichas: una para
bsquedas generales y otra para bsquedas de
informacin sobre personas. Puede agregar y
personalizar fichas para adaptarlas a otros
mbitos de bsqueda o tipos de resultados.

Bsqueda

Sitio de grupo de trabajo

En esta plantilla se proporciona una solucin de Colaboracin


groupware que los equipos pueden usar para
crear, organizar y compartir informacin. Incluye
Calendario de grupo, Circular, Memo de

Colaboracin

56

Plantilla

Propsito

Categora en la
coleccin de sitios

Categora en el
sitio

No disponible

Bases de datos
web

llamadas de telfono, la biblioteca de


documentos y las otras listas bsicas.
Base de datos web de problemas

Una base de datos de problemas para


administrar un conjunto de problemas. Puede
asignar, establecer la prioridad y seguir el
progreso de los problemas desde el principio
hasta el final.

Sitio de Microsoft Project

Un sitio que admite colaboracin de equipos en Colaboracin


los proyectos. Este sitio incluye listas de
documentos, problemas, riesgos y entregas del
proyecto que pueden vincularse a tareas en
Microsoft Project Server 2010.

Seguimiento

rea de reuniones de varias pginas

Un sitio en el que se puede planear una reunin Reuniones


y capturar las decisiones de la reunin y otros
resultados. Proporciona listas para administrar
la agenda y los asistentes de la reunin.
Tambin proporciona dos pginas en blanco
que se pueden personalizar en funcin de las
necesidades.

Reuniones

Host de Mi sitio

Un sitio que hospeda sitios personales (Mis


Empresa
sitios) y la pgina pblica de perfiles personales.
Esta plantilla debe aprovisionarse una nica vez
por cada aplicacin de servicio de perfiles de
usuario.
Esta plantilla solo est disponible en el nivel de
la coleccin de sitios.

No disponible

Sitio de personalizacin

Un sitio para entregar datos, navegacin y

En blanco y

57

No disponible

Plantilla

Propsito

Categora en la
coleccin de sitios

Categora en el
sitio

vistas personalizadas desde la coleccin de


sitios a Mi sitio. Incluye elementos web
especficos para la personalizacin y
navegacin optimizada para los sitios de Mi
sitio.
Esta plantilla solo est disponible en el nivel de
sitio.

personalizado

Centro de difusin de PowerPoint

Un sitio para hospedar las difusiones de


Empresa
Microsoft PowerPoint 2010. Los moderadores
pueden conectarse al sitio y crear un vnculo
para que los usuarios remotos vean una
presentacin con diapositivas en un explorador
web.

No disponible

Base de datos web de proyectos

Una base de datos de seguimiento de proyectos No disponible


para realizar un seguimiento de varios proyectos
y asignar tareas a personas distintas.

Bases de datos
web

Portal de publicacin

Una jerarqua inicial de sitios que se pude usar Empresa


para un sitio de Internet o un portal de intranet
de gran tamao. Se puede usar una
personalizacin de marca distintiva para
personalizarlo. El sitio incluye una pgina
principal, un sitio de comunicados de prensa de
ejemplo, un centro de bsqueda y una pgina
de inicio de sesin. Normalmente, este sitio
tiene ms lectores que colaboradores y se usa
para publicar las pginas web mediante flujos
de trabajo de aprobacin.
De forma predeterminada, este sitio habilita

No disponible

58

Plantilla

Propsito

Categora en la
coleccin de sitios

Categora en el
sitio

flujos de trabajo de aprobacin de contenido


para lograr un proceso de publicacin ms
formal y controlado. Tambin limita los derechos
de los usuarios annimos para que puedan ver
solo las pginas de contenido, y no pginas de
aplicaciones deSharePoint Server 2010.
Esta plantilla solo est disponible en el nivel de
la coleccin de sitios.
Sitio de publicacin

Un sitio en blanco para expandir el sitio web y No disponible


publicar rpidamente pginas web. Los
colaboradores pueden trabajar en borradores de
pginas y publicarlas para hacerlas visibles a
los lectores. Este sitio incluye bibliotecas de
documentos e imgenes para almacenar los
activos de publicacin web.

Contenido

Sitio de publicacin con flujo de trabajo

Un sitio para publicar pginas web de acuerdo No disponible


con una programacin mediante flujos de
trabajo de aprobacin. Incluye bibliotecas de
documentos e imgenes para almacenar los
activos de publicacin web. De forma
predeterminada, solo se pueden crear en este
sitio los sitios que tienen esta plantilla.
Esta plantilla solo est disponible en el nivel de
sitio cuando se usa la plantilla Portal de
publicacin para crear el sitio de primer nivel.

Contenido

Centro de registros

Un sitio diseado para la administracin de


Empresa
registros. Los administradores de registros
pueden configurar la tabla de enrutamiento para

Datos

59

Plantilla

Propsito

Categora en la
coleccin de sitios

Categora en el
sitio

dirigir los archivos entrantes a ubicaciones


especficas. El sitio tambin permite administrar
si se desea que los registros se puedan eliminar
o modificar una vez que se agregan al
repositorio.
rea de reuniones sociales

Un sitio en el que se pueden planear reuniones Reuniones


sociales. Proporciona listas para efectuar el
seguimiento de asistentes, proporcionar
instrucciones y almacenar imgenes del
acontecimiento.

Reuniones

Sitio de grupo

Un sitio en el que un equipo puede organizar,


Colaboracin
crear y compartir informacin. Proporciona una
biblioteca de documentos y listas para
administrar anuncios, elementos del calendario,
tareas y discusiones.

Colaboracin

Repositorio de procesos de Visio

Un sitio en el que los equipos pueden ver,


compartir y almacenar los diagramas de
procesos de Visio. Proporciona una biblioteca
de documentos en diferentes versiones para
almacenar diagramas de procesos, as como
listas para administrar anuncios, tareas y
discusiones de revisin.

Contenido

Colaboracin

Algunas plantillas de sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007, como las plantillas Directorio de sitios, Noticias y Portal de
colaboracin, no estn disponibles como una opcin en SharePoint Server 2010. Los programadores todava pueden tener acceso a
estas plantillas y usarlas mediante programacin. Estas plantillas an estn disponibles como opciones en la UI si se actualiza el
conjunto o granja de servidores de SharePoint Server 2010 desde Office SharePoint Server 2007. En caso contrario, use las
60

caractersticas de etiquetas temticas de SharePoint Server 2010 para obtener gran parte de la funcionalidad que proporcionaban estas
plantillas.

Vea tambin
Conceptos
Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)
Introduccin a la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)
Planeacin de la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)

Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server


2010)
Los sitios de Microsoft SharePoint Server 2010 estn compuestos por una coleccin de sitios, que es una estructura jerrquica que
incluye un sitio de nivel superior y todos los sitios situados por debajo de l. En este artculo se describe el proceso e importantes
consideraciones para la planeacin de sitios y colecciones de sitios de SharePoint Server 2010; adems, se recomienda un mtodo para
el registro de las decisiones adoptadas sobre la estructura del sitio. Para obtener informacin acerca de los sitios y las colecciones de
sitios, as como de las plantillas de sitio que se usan para crear sitios en SharePoint Server 2010, vea Introduccin a los sitios y
colecciones de sitios (SharePoint Server 2010).
En este artculo:
Acerca de la planeacin de sitios y colecciones de sitios
Determinacin de los tipos de sitios
Planeacin de sitios en funcin de la jerarqua organizativa
Planeacin de sitios de aplicaciones
Planeacin de sitios de presencia en Internet
Planeacin de sitios de publicacin
Planeacin de otros sitios
61

Determinacin de colecciones de sitios


Hoja de clculo de los datos para la planeacin del sitio

Acerca de la planeacin de sitios y colecciones de sitios


En general, la planeacin de sitios y colecciones de sitios se realiza en el siguiente orden:
Determinacin del nmero y tipos de sitios de nivel superior y de todos los sitios situados debajo de ellos en la jerarqua que son
necesarios.
Determinacin del nmero y tipos de colecciones de sitios en los que se van a organizar los sitios.

Determinacin de los tipos de sitios


El primer paso en la planeacin de una solucin basada en SharePoint Server 2010 es determinar los tipos de sitios que necesitan la
organizacin y los clientes. La determinacin de los tipos de sitios afecta a las decisiones de planeacin posteriores, como la ubicacin
en que se van a implementar los sitios en la topologa de servidores, las caractersticas que se van a planear para cada sitio, la
implementacin de los procesos que abarcan varios sitios y la disponibilidad de la informacin en uno o ms sitios. En esta seccin se
incluye informacin acerca de cmo planear diferentes tipos de sitios.

Planeacin de sitios en funcin de la jerarqua organizativa


Planee los sitios bsicos que necesite en funcin del tamao y la estructura de la organizacin. Cada uno de estos sitios puede incluir
informacin necesaria para un proyecto o una divisin de la organizacin, y cada uno de estos sitios se vincula a sitios de colaboracin
relevantes para el proyecto o la divisin. Algunos sitios para divisiones o proyectos de mayor tamao tambin agregan la informacin que
se encuentra en todos los sitios dedicados a divisiones o proyectos de menor tamao.
Use las siguientes instrucciones para planear sitios basados en la estructura organizativa:
Sitios de divisin o grupo Planee la creacin de un sitio para una organizacin pequea o un sitio para cada divisin o proyecto en el
que participen de 50 a 100 usuarios en una organizacin de tamao mediano a grande. En las organizaciones de gran tamao, puede
haber varios niveles de sitios en los que cada sitio se orienta al contenido creado y administrado en su nivel correspondiente de la
organizacin.
Puede disear un sitio para que los miembros de la organizacin colaboren en el contenido relacionado con los objetivos de negocio o de
la organizacin. Estos sitios pueden ser independientes o funcionar con otros sitios como parte de un proceso de publicacin. Con
62

frecuencia, estos sitios se componen de una mezcla de contenido de colaboracin usado internamente y contenido cuyo objetivo es la
publicacin para una audiencia.
Sitios de resumen Un sitio de resumen incluye contenido general de toda la organizacin. Permite a los usuarios de las distintas
divisiones buscar informacin y expertos, y obtener acceso a los procesos de toda la organizacin. Suele contener sitios relacionados
con la arquitectura de informacin organizativa general y que se asignan normalmente a la estructura de los sitios de divisiones o
proyectos. Para cada organizacin, planee la creacin de un sitio de resumen centralizado que use una vista agregada de todos los sitios
relacionados.

Planeacin de sitios de aplicaciones


Un sitio de aplicaciones organiza los procesos de los equipos y proporciona los mecanismos necesarios para ejecutarlos. Los sitios de
aplicaciones suelen incluir paneles digitales y otras caractersticas para ver y manipular los datos relacionados con la finalidad del sitio.
La informacin presentada en un sitio de aplicaciones procede normalmente de varios orgenes, como bases de datos u otros sitios de
SharePoint.
Por ejemplo, la organizacin de recursos humanos de una organizacin puede disear un sitio de aplicaciones para proporcionar a los
empleados lo siguiente:
Acceso a informacin general, como manuales para los empleados y oportunidades de empleo.
Mtodos para realizar tareas comunes, como el envo de tarjetas de horas trabajadas e informes de gastos.
Paneles para ver la informacin personalizada, como el historial de salario y prestaciones de un empleado.
En otro ejemplo, el grupo de soporte tcnico interno de una organizacin puede disear un sitio de aplicaciones de soporte tcnico para
ofrecer soporte tcnico a los miembros de la organizacin. Las caractersticas del sitio de aplicaciones pueden ser las siguientes:
Acceso a una base de conocimientos de incidentes de soporte tcnico anteriores y documentacin relacionada con los
procedimientos recomendados.
Mtodos para realizar tareas comunes, como iniciar un incidente de soporte tcnico o revisar el estado de un incidente en curso.
Integracin con caractersticas de comunicacin compatibles con conferencias y discusiones en lnea.
Vistas de datos personalizadas. Por ejemplo, los administradores de soporte tcnico pueden ver paneles que proporcionan vistas de
la productividad de los miembros del equipo y los niveles de satisfaccin de los clientes. Los ingenieros de soporte tcnico pueden
ver los incidentes sin resolver actuales.

Planeacin de sitios de presencia en Internet


Los sitios de presencia en Internet son sitios orientados al cliente. Suelen ser sitios con personalizacin de marca y se caracterizan por la
inclusin de elementos estilsticamente coherentes, como colores, fuentes y logotipos, adems de una serie de elementos estructurales,
63

como las caractersticas de navegacin y la estructura de pginas del sitio. Aunque el aspecto de un sitio de presencia en Internet se
controla de forma estricta, el contenido del sitio puede ser dinmico y cambiar con frecuencia.
Por ejemplo, un sitio corporativo de presencia en Internet comunica informacin importante de la compaa a los clientes, los asociados,
los inversores y los posibles empleados. Esto incluye las descripciones de los productos y servicios, las noticias de la compaa, los
informes anuales, los archivos pblicos y las ofertas de empleo. En otro ejemplo, un sitio de Internet de noticias en lnea proporciona
informacin actualizada con frecuencia adems de caractersticas interactivas, como tableros de cotizaciones y blogs.
Dado que un sitio de presencia en Internet representa a la organizacin para una audiencia externa, puede almacenar provisionalmente,
probar y, a continuacin, publicar el sitio (conforme a una programacin o segn sea necesario) en su ubicacin de "produccin" pblica.
Un sitio provisional refleja el sitio de creacin usado para probar el contenido antes de publicarlo en el sitio de produccin. El uso de un
sitio provisional puede ayudar a garantizar que el contenido publicado cumpla los estndares ms estrictos. Adems, los sitios
provisionales permiten a los autores de contenido trabajar en los servidores ubicados en la intranet de la compaa mientras los usuarios
de Internet usan los servidores de produccin de la red perimetral. La caracterstica de implementacin de contenido integrada facilita la
transferencia de contenido entre el servidor de creacin y el servidor provisional, y entre ste y el servidor de produccin. Para obtener
ms informacin acerca de la implementacin de contenido, vea Content deployment overview.

Planeacin de sitios de publicacin


El uso de un sitio de publicacin permite a los autores crear y modificar contenido en forma de pginas y documentos web, y usar un
proceso de aprobacin para poner el contenido a disposicin de los usuarios que tengan los niveles adecuados de permisos de
visualizacin. El proceso de publicacin supone la creacin de contenido y el envo posterior de dicho contenido para su aprobacin. Una
vez que se aprueba el contenido, pasa a estar disponible o se publica en el sitio web para los lectores. Esta publicacin tiene lugar de
acuerdo con una programacin predeterminada o una programacin personalizada, basada en las necesidades del proyecto. Los sitios
de publicacin se pueden usar como sitios de intranet, extranet o Internet, en funcin de la audiencia.
Por ejemplo, podra usar un sitio de publicacin para un sitio orientado a Internet que publique comunicados de prensa. El equipo de
relaciones pblicas crea comunicados de prensa, usa el flujo de trabajo de publicacin para aprobar el contenido nuevo y especifica
cundo se debe poner a disposicin de los consumidores. Otro ejemplo, podra usar un sitio de publicacin para un sitio de intranet
corporativo, en el que se ponen las noticias de la compaa a disposicin de los empleados. Los autores de pginas pueden especificar
el pblico de destino del contenido, lo que hace que el contenido slo est visible para los miembros de los grupos designados.
Al igual que los sitios de presencia en Internet, tambin se puede usar la caracterstica de implementacin de contenido integrada para
trasladar contenido desde un sitio de almacenamiento provisional a un sitio de produccin. El sitio de produccin podra ser un sitio
orientado a Internet u otro sitio de intranet dentro de la organizacin, en funcin del tamao de la organizacin y de la complejidad de las
necesidades de publicacin.

64

Planeacin de otros sitios


Puede planear permitir que los usuarios del sitio creen sitios adicionales. Por ejemplo, puede planear ofrecer un Mi sitio a cada miembro
del equipo que use un sitio. Un Mi sitio es un sitio de grupo basado en Microsoft SharePoint Foundation 2010 que tiene vistas pblicas y
privadas. Adems, puede permitir a los miembros del equipo crear otros sitios, como sitios de rea de documentos, cuando colaboran en
documentos y otros proyectos. De forma similar, puede proporcionar a los usuarios de un sitio de Internet acceso a los sitios de
colaboracin como parte de un servicio web. Por ejemplo, puede proporcionar permisos para crear sitios de rea de reuniones y
participar en conferencias en lnea como parte de la experiencia de uso del sitio.
Para obtener informacin acerca de los tipos de sitios que se pueden crear, vea Introduccin a los sitios y colecciones de sitios
(SharePoint Server 2010).

Determinacin de colecciones de sitios


Una vez que determine los tipos de sitios necesarios para la solucin, el siguiente paso es planear la implementacin de estos sitios en
las colecciones de sitios. Una coleccin de sitios es un conjunto jerrquico de sitios que se pueden administrar de forma conjunta. Los
sitios de una coleccin de sitios tienen caractersticas comunes, como permisos compartidos, galeras de plantillas, tipos de contenido y
elementos web, y suelen compartir una navegacin comn. Un sitio se suele implementar como una coleccin de sitios con el sitio web
de nivel superior como pgina principal de la coleccin de sitios.
En general, al planear una solucin basada en SharePoint Server 2010, debe ubicar cada uno de los siguientes tipos de sitios en
colecciones de sitios independientes:
Sitios de Internet (almacenamiento provisional)
Sitios de Internet (produccin)
Todos los sitios de grupo relacionados con un sitio de divisin o un sitio de Internet
Sitios del Centro de documentacin
Sitios del centro de registros
Todos los sitios de una coleccin de sitios se almacenan conjuntamente en la misma base de datos de SQL. Esto puede afectar al
rendimiento del sitio y del servidor, en funcin de cmo estn estructurados los sitios y las colecciones de sitios, y en funcin del
propsito de los sitios. Tenga en cuenta los siguientes lmites al planear cmo asignar el contenido entre una o ms colecciones de sitios:
Mantenga en colecciones de sitios separadas los sitios extremadamente activos. Por ejemplo, un sitio de knowledge base en Internet
que permite la exploracin annima podra generar una gran cantidad de actividad en la base de datos. Si otros sitios usan la misma
base de datos, su rendimiento podra verse afectado. Al colocar el sitio de knowledge base en una coleccin de sitios separada con
65

su propia base de datos, puede poner los recursos a disposicin de otros sitios que ya no tienen que competir con l por los recursos
de base de datos.
Como todo el contenido de una coleccin de sitios est almacenado en la misma base de datos de contenido, el rendimiento de las
operaciones de base de datos, como la copia de seguridad y la restauracin de contenido, dependern de la cantidad de contenido
que haya en la coleccin de sitios, el tamao de la base de datos, la velocidad de los servidores donde se hospeda la base de datos
y otros factores. Dependiendo de la cantidad de contenido y de la configuracin de la base de datos, quizs tenga que dividir una
coleccin de sitios en varias colecciones de sitios para cumplir los acuerdos de nivel de servicio relativos a copias de seguridad y
restauracin, rendimiento y otros requisitos. Escapa al mbito de este artculo proporcionar orientacin normativa acerca de cmo
administrar el tamao y el rendimiento de las bases de datos.
Crear un nmero excesivo de sitios por debajo de un sitio de nivel superior en una coleccin de sitios podra afectar al rendimiento y
la facilidad de uso. Limite el nmero de sitios de cualquier sitio de nivel superior a 2.000 como mximo.
Si planea usar la implementacin del contenido para trasladar contenido entre una coleccin de sitios de creacin y una coleccin de
sitios de produccin, las colecciones de sitios deben estar en aplicaciones web separadas o deben usar bases de datos de contenido
separadas dentro de la misma aplicacin web. Para obtener informacin acerca de la implementacin de contenido, vea Content
deployment overview.

Hoja de clculo de los datos para la planeacin del sitio


Descargue una versin en Excel de la hoja de clculo de los datos para la planeacin del sitio
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&clcid=0xC0A). Use esta hoja de clculo para registrar la estructura del sitio.

Vea tambin
Conceptos
Introduccin a los sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)
Introduccin a la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)
Planeacin de la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)

66

Introduccin a la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)


La navegacin del sitio proporciona la interfaz principal para que los usuarios del sitio se desplacen por los sitios y las pginas de su sitio.
Microsoft SharePoint Server 2010 incluye un conjunto de caractersticas de exploracin personalizables y extensibles que ayudan a
orientar a los usuarios del sitio para que puedan desplazarse en los sitios y las pginas. En este artculo se describen los controles de
navegacin que estn disponibles en SharePoint Server 2010. No se explica cmo agregar controles de navegacin a pginas web,
cmo configurar controles de navegacin o cmo crear controles de navegacin personalizados.
En este artculo:
Introduccin a los controles de navegacin
Controles de navegacin en pginas maestras
Navegacin mediante barra de vnculos superior
Navegacin mediante Inicio rpido
rbol de navegacin
navegacin mediante vista de rbol
Navegacin de metadatos
Controles de navegacin en diseos de pgina
Vnculos de resumen
Tabla de contenido
Consulta de contenido
Elementos web de navegacin

Introduccin a los controles de navegacin


Los controles de navegacin se pueden mostrar en las pginas maestras, los diseos de pgina y, mediante el uso de zonas de
elementos web, directamente en el contenido de una pgina.
67

SharePoint Server 2010 basa su modelo de navegacin en la estructura jerrquica de la coleccin de sitios. Mediante las caractersticas
de navegacin, puede establecer vnculos con:
Sitios por debajo del sitio actual
Sitios del mismo nivel de un sitio
Sitios ms arriba en la estructura del sitio
Pginas web en un sitio
Adems, puede crear vnculos a ubicaciones arbitrarias, como un sitio web externo.
Los vnculos de navegacin en SharePoint Server 2010 varan en funcin de la seguridad. Si un usuario del sitio no tiene permisos para
un sitio o pgina de SharePoint Server 2010 con un vnculo en la navegacin del sitio, el usuario no ver el vnculo. Otro contenido al que
se ha agregado vnculos a la navegacin manualmente sigue siendo visible para los usuarios. Adems, las pginas, los sitios y los
vnculos que se agregan manualmente a la navegacin pueden configurarse para estar disponibles nicamente para los integrantes de
una audiencia. Los usuarios que no sean integrantes de esa audiencia no podrn ver vnculos a sitios y pginas dirigidos a dicha
audiencia.
La navegacin de SharePoint Server 2010 se basa en las Caractersticas de ASP.NET en .NET Framework versin 3.5, que puede usar
para personalizar:
El proveedor del mapa del sitio.
El origen de datos, que delimita y filtra la estructura proporcionada por el proveedor del mapa del sitio.
Los mens, que controlan el aspecto visual de los elementos de navegacin y el nivel de profundidad que se mostrar de la jerarqua.

Controles de navegacin en pginas maestras


Una pgina maestra define el marco externo de las pginas web de un sitio. Las pginas maestras contienen los elementos que desea
que compartan todas las pginas del sitio, como informacin de la marca, comandos comunes como el de bsqueda, y elementos de
navegacin que desee que estn disponibles en todo el sitio. Esto incluye la navegacin mediante barra de vnculos superior y la
navegacin mediante el Inicio rpido.
Las pginas maestras tambin proporcionan el estilo del men de controles de navegacin. Puede configurar el estilo del men de las
pginas maestras mediante Microsoft SharePoint Designer 2010 o Microsoft Visual Studio 2010.

68

Navegacin mediante barra de vnculos superior


La barra de vnculos superior es un men de navegacin que normalmente establece vnculos con los sitios que estn un nivel por
debajo del sitio actual en una jerarqua de sitios. Es frecuente que la barra de vnculos superior aparezca en la parte superior de cada
pgina del sitio. De forma predeterminada, todos los sitios que se encuentran un nivel por debajo del sitio actual se agregan a la barra de
vnculos superior y cada sitio tiene su propia barra de vnculos superior de navegacin. Los administradores del sitio pueden personalizar
la navegacin en un sitio especfico quitando un sitio de la barra de vnculos superior. Tambin pueden configurar la barra de vnculos
superior para que solo se muestre el vnculo de la pgina principal y no se muestren otros sitios de la jerarqua de sitios.
Los administradores del sitio pueden optar por heredar la barra de vnculos superior del sitio primario. Este enfoque permite a los
usuarios pasar de un sitio a otro desde cualquier parte de la coleccin de sitios manteniendo la misma barra de vnculos superior en
todos los sitios de la coleccin. Por ejemplo, un sitio de Internet que se use para vender los productos de una empresa podra tener un
sitio para cada una de sus lneas de productos. Al mostrar el sitio de cada producto en la barra de vnculos superior de cada sitio, los
diseadores del sitio pueden permitir a los usuarios pasar fcilmente de un sitio a otro sin tener que volver a la pgina principal del sitio.
Otras caractersticas de configuracin de la barra de vnculos superior son:
Vinculacin a las pginas web de todos los sitios de nivel superior.
Vinculacin a sitios externos especificados.
Vinculacin a sitios o pginas especificados que se encuentran en cualquier lugar del sitio.
Organizacin de vnculos bajo ttulos.
Ordenacin manual de los elementos en la barra de navegacin superior.
Restriccin del nmero mximo de elementos que se mostrar en el nivel de navegacin global.
Todas las caractersticas de la barra de vnculos superior, como vnculos a sitios externos, pueden definirse de forma exclusiva para cada
sitio.
Adems, mediante SharePoint Designer 2010 o Visual Studio 2010 puede personalizar la apariencia y funcionalidad de la barra de
vnculos superior. Por ejemplo, puede hacer lo siguiente:
Personalizar las hojas de estilo en cascada para cambiar la apariencia de la barra de vnculos superior.
Modificar el origen de datos, por ejemplo, para reducir el nmero de sitios que se muestran en la barra de vnculos superior.
Modificar el estilo del men de navegacin. Por ejemplo, puede seleccionar submens o especificar cuntos niveles de la jerarqua
del sitio se mostrarn en la navegacin.

69

Navegacin mediante Inicio rpido


Normalmente, la navegacin de Inicio rpido resalta el contenido importante del sitio actual, como listas y bibliotecas. Es comn que la
navegacin de Inicio rpido aparezca en la parte izquierda de cada pgina en un sitio.
Las caractersticas de configuracin de la navegacin de Inicio rpido son:
Vinculacin a sitios que estn en el mismo nivel de la jerarqua del sitio que el sitio actual.
Vinculacin a determinados sitios externos o a pginas en el sitio actual.
Organizacin de vnculos bajo encabezados.
Ordenacin manual de los elementos en la navegacin mediante Inicio rpido.
Restriccin del nmero mximo de elementos que se mostrar en el nivel de navegacin mediante Inicio rpido.
Igual que puede personalizar la barra de vnculos superior, tambin puede personalizar la apariencia y funcionalidad de la navegacin
mediante Inicio rpido mediante SharePoint Designer 2010 o Visual Studio 2010.

rbol de navegacin
La ruta de navegacin muestra un conjunto de vnculos generado dinmicamente en la parte superior de las pginas web y sirve para
mostrar a los usuarios su posicin actual en la jerarqua del sitio. Mediante SharePoint Designer 2010 o Visual Studio 2010, puede
configurar el control de la ruta de navegacin. Por ejemplo, puede especificar un proveedor personalizado de navegacin o quitar la ruta
de navegacin de un diseo de pgina.

navegacin mediante vista de rbol


La navegacin mediante vista de rbol muestra contenido de sitio, como listas, bibliotecas y sitios que estn por debajo del sitio actual,
en una estructura jerrquica. Es comn que la navegacin mediante vista de rbol aparezca en la parte izquierda de cada pgina en un
sitio.
De forma predeterminada, la navegacin mediante vista de rbol est desactivada. Los administradores del sitio pueden agregar la
navegacin mediante vista de rbol a un sitio mediante la pgina Vista de rbol.

Navegacin de metadatos
La navegacin de metadatos muestra metadatos sobre contenido de bibliotecas y de lista en la navegacin mediante la vista de rbol y
permite que los usuarios filtren este contenido basndose en campos especificados. Los administradores de sitios pueden configurar la
navegacin de metadatos de una lista o biblioteca mediante la pgina Configuracin de navegacin de metadatos para establecer las
jerarquas de navegacin y los filtros clave que estarn disponibles para los usuarios. La navegacin de metadatos solo se muestra
cuando un usuario ve la lista o biblioteca para la que se ha configurado la navegacin de metadatos.
70

Controles de navegacin en diseos de pgina


Un diseo de pgina define el diseo de una pgina web proporcionando controles de Microsoft ASP.NET en los que se muestra el
contenido de las pginas. Puede agregar controles de navegacin a un diseo de pgina para que admita vnculos de navegacin en
pginas web con SharePoint Designer 2010 o Visual Studio 2010.
Cuando un control de navegacin se inserta en un diseo de pgina, las pginas web que usen ese diseo de pgina mostrarn el
control junto con el contenido de la pgina. Por ejemplo, puede definir un diseo de pgina que incluya un control de navegacin con
vnculos de resumen para que aparezca siempre un conjunto de vnculos a pginas y sitios relevantes cuando se muestre una pgina.
Para obtener ms informacin, vea Vnculos de resumen.
SharePoint Server 2010 incluye los siguientes controles de navegacin que se pueden agregar a los diseos de pgina:
Vnculos de resumen
Tabla de contenido
Consulta de contenido

Vnculos de resumen
Puede utilizar el control Vnculos de resumen para agregar un conjunto de vnculos a una pgina. Puede controlar la apariencia,
organizacin y presentacin de los vnculos que agregue a un control Vnculos de resumen.
Puede agregar un control Vnculo de resumen a un diseo de pgina de tres maneras:
Puede agregar el control directamente al diseo de pgina y configurar los vnculos. En este caso, cualquier pgina que use el diseo
de pgina mostrar los vnculos.
Puede agregar el control como un control de campo en el diseo de pgina. En este caso, puede elegir configurar los vnculos y
tambin puede elegir permitir que los autores modifiquen los vnculos y agreguen otros nuevos.
Puede agregar el control como un elemento web a una zona de elementos web. En este caso, los autores pueden modificar los
vnculos, agregar otros nuevos y eliminar el control Vnculo de resumen.
Por ejemplo, en un sitio en el que publica temas desde una base de conocimientos de soporte tcnico, puede agregar un control Vnculo
de resumen a los diseos de pgina que se usan para los artculos, con el fin de proporcionar vnculos a sitios relacionados que
contienen informacin relevante, y puede dar a los autores la posibilidad de agregar vnculos a contenido que est relacionado con el
contenido de una pgina determinada.

71

Tabla de contenido
Puede usar el control Tabla de contenido para agregar una tabla de contenido de todo el sitio o parte de l a un diseo de pgina para
que la navegacin mediante barra de vnculos superior y de Inicio rpido se incluyan en las pginas maestras del sitio. Cuando se agrega
un control Tabla de contenido a un diseo de pgina, se especifica qu parte de la coleccin de sitios debe mostrar el control, cmo se
presentan los vnculos y cmo estn organizados.
Puede agregar un control Tabla de contenido a un diseo de pgina de dos maneras:
Puede agregar el control directamente al diseo de pgina y configurarlo. En este caso, cualquier pgina que use el diseo de pgina
mostrar la tabla de contenido.
Puede agregar el control como un elemento web a una zona de elementos web. En este caso, los autores pueden modificar el mbito
del control Tabla de contenido.
Por ejemplo, si va a presentar un conjunto de artculos en un sitio de noticias en lnea, puede agregar un control Tabla de contenido
directamente al diseo de las pginas del artculo para que los usuarios puedan cambiar de un artculo a otro desde cualquier pgina de
artculo.

Consulta de contenido
Puede usar un control Consulta de contenido para vincular a las pginas u otros elementos que se muestren en funcin de una consulta
que disee. Por ejemplo, si va a presentar artculos en un sitio de noticias en lnea, puede agregar un control Consulta de contenido al
diseo de la pgina de bienvenida del sitio de modo que los artculos nuevos se resaltan en esa pgina. Puede crear consultas complejas
mediante el control Consulta de contenido. Por ejemplo, puede especificar los sitios de la coleccin de sitios donde realizar una consulta,
enumerar las listas que se deben usar y la audiencia de destino. Tambin puede filtrar consultas basadas en elementos de listas o
bibliotecas.
Puede agregar un control Consulta de contenido a un diseo de pgina de dos maneras:
Puede agregar el control directamente al diseo de pgina y configurarlo. En este caso, cualquier pgina que use el diseo de pgina
mostrar los resultados de la consulta.
Puede agregar el control como un elemento web a una zona de elementos web. En este caso, los autores pueden modificar la
consulta o eliminar el control Consulta de contenido.

Elementos web de navegacin


Un elemento web es un control que los autores pueden insertar en una zona de elementos web en una pgina, as como configurarlo.
Los controles Vnculos de resumen, Tabla de contenido y Consulta de contenido tienen cada uno equivalentes que los autores de
72

pginas puede insertar en las zonas de elementos web de las pginas. Los elementos web tienen las mismas caractersticas de
configuracin y la misma funcionalidad que sus controles relacionados, pero se pueden configurar cuando el escritor los inserta en la
pgina en lugar de cuando el diseador del sitio los inserta en el diseo de la pgina. Para que los elementos web de navegacin est
disponibles para los autores de pginas de modo que puedan insertarlos en una pgina, se pueden incluir una o ms zonas de elementos
web en un diseo de pgina o se puede incluir un control Editor de texto enriquecido en una pgina, lo que permitir a los usuarios
agregar elementos web directamente en el elemento web Editor de texto enriquecido .
Los siguientes elementos web de navegacin solo estn disponibles para sitios que no sean de publicacin:
Categoras Muestra categoras del directorio de sitios.
Agregador de sitios Muestra sitios de su eleccin.
Sitios de la categora Muestra sitios del Directorio de sitios dentro de una categora especfica.
Nube de etiquetas Muestra los asuntos ms populares que se etiquetan dentro de su organizacin.
Los siguientes elementos web de navegacin solo estn disponibles para sitios que sean de publicacin:
Vnculos de resumen Permite a los autores crear vnculos que se pueden agrupar y cuyo estilo se puede modificar.
Tabla de contenido Muestra la jerarqua de navegacin del sitio.
Si se permite que los autores inserten elementos web de navegacin en las pginas, se reducir el control que tiene sobre la navegacin
del sitio ya que los autores podrn controlar parte de la experiencia de navegacin de los usuarios del sitio. Esto podra ser apropiado en
un entorno escasamente controlado, como un sitio de colaboracin dentro de una organizacin, donde los autores individuales necesitan
poder indicar a los usuarios contenido relacionado con el trabajo del autor. Resulta menos apropiado en un entorno ms estrechamente
controlado, como un sitio con presencia en Internet, en el que la experiencia de navegacin est planeada e implementada de una
manera coherente y controlada por los diseadores del sitio.

73

Nota:
Si desea incluir zonas de elementos web en diseos de pgina pero impedir que los autores inserten elementos web de navegacin en
estas zonas, puede cambiar los permisos necesarios para usar elementos web de navegacin en la galera de elementos web de su sitio,
de modo que esos elementos web no estn disponibles para los autores en funcin de su nivel de permiso.

Vea tambin
Conceptos
Planeacin de la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)
Introduccin a los sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)
Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)

74

Planeacin de la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)


inicio rMicrosoft SharePoint Server 2010SharePoint Server 2010SharePoint Server 2010Introduccin a la navegacin del sitio
(SharePoint Server 2010)
En este artculo:
Acerca de la planeacin de la navegacin
Planeacin de la experiencia del usuario
Planeacin de la navegacin por las pginas
Hoja de clculo de los datos de la planeacin del sitio

Acerca de la planeacin de la navegacin


La planeacin de la navegacin incluye planear la experiencia del usuario que desea crear en el sitio y decidir si los autores podrn
insertar elementos de navegacin directamente en sus pginas.
Las pginas de los sitios basados en SharePoint Server 2010 constan de tres elementos: pginas maestras, diseos de pgina y
contenido de las pginas. Al planear la navegacin por el sitio, debe tomar decisiones acerca de todos estos elementos:
Debe configurar elementos de navegacin globales (barra de vnculos superior) y en el nivel del sitio (inicio rpido) en las pginas
maestras.
Se pueden agregar elementos de navegacin que proporcionen tablas de contenido, acceso dinmico al contenido basado en una
consulta o vnculos creados para diseos de pgina.
Se pueden permitir tablas de contenido, el acceso dinmico al contenido basado en una consulta o vnculos creados en el contenido
de la pgina. Tenga en cuenta que permitir a los autores agregar elementos de navegacin al contenido de la pgina reduce el
control de los diseadores del sitio sobre la experiencia de navegacin del sitio.
Se pueden usar rutas de navegacin para mostrar un conjunto de vnculos que muestran la jerarqua del sitio desde la pgina actual
hasta el sitio de nivel superior.
75

Planeacin de la experiencia del usuario


Las decisiones de navegacin estn estrechamente relacionadas con las decisiones acerca de la estructura de los diferentes sitios en la
jerarqua de sitios. Para cada sitio de la jerarqua, puede elegir que herede la navegacin mediante barra de vnculos superior o de inicio
rpido de su sitio primario o puede planear una configuracin nica.
Las decisiones que tome sobre la navegacin en el sitio reflejarn su propsito y estructura exclusivos. Cuando planee la navegacin,
debe buscar el equilibrio y procurar no incluir demasiados vnculos de navegacin, ya que esto puede tener como resultado que el sitio
sea confuso. Tampoco debe incluir un nmero de vnculos insuficiente, pues esto puede dificultar a los usuarios la bsqueda de
informacin importante. Adems, recuerde lo siguiente:
Heredar la navegacin del sitio primario puede situar el sitio actual en un contexto mayor. En un sitio de intranet, esto puede ayudar a
los profesionales de la informacin a usar los otros sitios de la coleccin para realizar sus tareas. Si los usuarios de un sitio no
necesitan usar otros sitios para realizar sus tareas, considere la posibilidad de definir una barra de vnculos superior nica de modo
que los usuarios del sitio no se distraigan con vnculos de navegacin irrelevantes. Por ejemplo, es posible que los administradores
de registros que usan el sitio del centro de registros no necesiten salir del centro de registros para realizar sus tareas y, por lo tanto,
no se beneficiaran de la inclusin de un conjunto de vnculos de navegacin mediante barra de vnculos superior heredados.
Mostrar sitios del mismo nivel en la navegacin mediante inicio rpido puede implicar que dichos sitios tienen un propsito similar al
del sitio actual. Por ejemplo, en un sitio de Internet que comercializa un conjunto de productos, los sitios del mismo nivel de la
navegacin mediante inicio rpido pueden ayudar a los usuarios del sitio a encontrar las descripciones de servicios y productos
relacionados. En cambio, si es poco probable que los usuarios de un sitio deseen visitar sitios del mismo nivel, considere la
posibilidad de no mostrar esos sitios en la navegacin actual. Por ejemplo, el sitio de Internet de una universidad con subsitios para
cada facultad podra omitir vnculos a sitios del mismo nivel de la navegacin actual de cada sitio, ya que probablemente los
estudiantes interesados en una facultad determinada, por ejemplo Administracin de empresas, no desearn visitar sitios
relacionados con otras facultades, como Enfermera.

Planeacin de la navegacin por las pginas


Si usa la caracterstica de publicacin, puede agregar controles de navegacin a los diseos de pgina. Adems, puede agregar zonas
de elementos web a los diseos de pgina y permitir que los autores agreguen elementos web de navegacin a dichas zonas. Al igual
que con otras decisiones de planeacin de elementos de pgina, debe planear la navegacin en las pginas en funcin del grado de
control que desee tener sobre la experiencia de visualizacin de las pginas:
Para controlar estrictamente la navegacin por el sitio, puede incluir controles de navegacin directamente en los diseos de pgina y
eliminar zonas de elementos web de los diseos de pgina o bien restringir el uso de elementos web de navegacin en dichas zonas.
76

Por ejemplo, en un sitio corporativo con presencia en Internet con millones de usuarios, puede impedir que los autores incluyan
controles de navegacin.
Puede permitir una navegacin ms variada por el sitio si incluye zonas de elementos web en diseos de pgina y permite que los
autores incluyan elementos web de navegacin en sus pginas. Por ejemplo, en un sitio de portal de intranet en el que los autores y
usuarios del sitio forman parte del mismo grupo de trabajo, puede permitir que los autores controlen la experiencia de navegacin por
su contenido mediante la adicin de elementos web a sus pginas. Para obtener ms informacin, vea Plan Web pages.

Hoja de clculo de los datos de la planeacin del sitio


Descargue una versin de Excel del sitio de la hoja de clculo de datos de la planeacin del sitio
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&clcid=0xC0A). Use esta hoja de clculo para registrar sus decisiones acerca de la
navegacin del sitio.

Vea tambin
Conceptos
Introduccin a la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)
Introduccin a los sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)
Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)

77

Introduccin a temas (SharePoint Server 2010)


Los temas proporcionan un modo rpido y fcil de aplicar colores y fuentes a los sitios de Microsoft SharePoint Server 2010. Cuando se
aplica un tema a un sitio, cambia el color de la mayora de los elementos de la pgina, como las imgenes de fondo, el texto y los
hipervnculos. Adems, cambian las fuentes de algunos elementos de pgina, como los ttulos. Los temas se pueden usar con las
plantillas de sitio de SharePoint Server 2010 estndar o con pginas maestras personalizadas y se pueden crear temas que los
propietarios de sitios pueden aplicar a sus sitios. En este artculo se incluye una descripcin general de los temas y su funcionamiento.
No se describe cmo crear temas personalizados con aplicaciones de Microsoft Office 2010 ni cmo cargar y administrar temas en una
biblioteca de temas. Tampoco se describe cmo planear la personalizacin de marca general de los sitios mediante pginas maestras u
hojas de estilos en cascada. Para obtener ms informacin, vea el tema sobre cmo personalizar y administrar contenido web.
En este artculo:
Uso de los temas
Modos de usar los temas

Uso de los temas


Los temas permiten una personalizacin de marca ligera de un sitio de SharePoint Server 2010, ya que permiten al propietario del sitio o
a un usuario con permisos de diseador realizar cambios en los colores y las fuentes de la interfaz de usuario de un sitio. Los temas se
aplican y personalizan directamente en la interfaz de usuario y no requieren estar familiarizado con las hojas de estilos en cascada o las
pginas maestras.
Una ventaja de usar temas es que no se necesitan recursos para desarrolladores para que los propietarios del sitio y los usuarios con
permisos de diseador realicen cambios bsicos en un sitio. Los temas son un mtodo sencillo de personalizacin de marca de un sitio,
ya que no afectan al diseo.
De forma predeterminada, un tema solo se aplica al sitio para el cual se seleccion un tema especfico. Si se trata de un sitio de
publicacin o se habilit la caracterstica de publicacin para un sitio, al configurar el tema de un sitio, podr elegir entre heredar un tema
del sitio primario o especificar el tema que el sitio y todos los sitios heredados van a usar. Cuando se selecciona un tema alternativo y se
aplica a un sitio, se puede elegir aplicar el tema solo a ese sitio o a dicho sitio y a todos los sitios que se encuentren por debajo en la
jerarqua de sitios. Esto invalidar los temas nicos que esos sitios hayan aplicado.
78

Nota:
Se han vuelto a disear los temas de SharePoint Server 2010 para simplificar el proceso para generar temas. Los temas que se crean en
Microsoft Office SharePoint Server 2007 no son compatibles con SharePoint Server 2010. Si est actualizando de Office SharePoint
Server 2007 a SharePoint Server 2010, puede usar la actualizacin visual para seguir usando sitios en la interfaz de usuario anterior. Sin
embargo, le recomendamos usar la nueva interfaz de usuario en SharePoint Server 2010 para crear temas y aplicarlos a los sitios.

Modos de usar los temas


Existen tres modos de usar los temas en un sitio:
Usar un tema preinstalado.
Modificar un tema preinstalado.
Cargar un tema personalizado a la biblioteca de temas.

Uso de un tema preinstalado


SharePoint Server 2010 proporciona temas preinstalados, incluido el tema de SharePoint predeterminado. Cuando se crea un sitio
nuevo, este usa el tema de SharePoint predeterminado. Si desea que el sitio use el tema del sitio primario, configure el tema de modo
que se herede del sitio primario.

Modificacin de un tema preinstalado


Cuando se modifica un tema preinstalado y se aplican los cambios del tema, se crea automticamente un nuevo tema personalizado.
Solo puede haber un tema personalizado para cada sitio. SharePoint Server 2010 no proporciona ningn mtodo para guardar los temas
en la interfaz de usuario. Si modifica un tema preinstalado, se aplican los cambios (se crea un tema nuevo personalizado) y se modifica
otro tema preinstalado, el segundo tema preinstalado se convertir en el tema personalizado cuando se aplique la configuracin. Para
tener varios temas personalizados, debe crear y cargar sus propios temas personalizados en la galera de temas para la coleccin de
sitios.

Carga de sus propios temas personalizados a la galera de temas

79

Un modo de crear temas personalizados consiste en modificar los estilos en una aplicacin Office 2010, como Microsoft PowerPoint
2010, y guardar el tema. Esto crear un archivo .thmx que se puede cargar a la galera de temas para una coleccin de sitios. Los temas
personalizados de una galera de temas estn disponibles para todos los sitios de la coleccin de sitios.

Vea tambin
Conceptos
Planeacin para el uso de temas (SharePoint Server 2010)

80

Planeacin para el uso de temas (SharePoint Server 2010)


Los temas proporcionan un modo rpido y fcil de aplicar colores y fuentes a los sitios de Microsoft SharePoint Server 2010. Cuando se
aplica un tema a un sitio, cambia el color de la mayora de los elementos de la pgina, como las imgenes de fondo, el texto y los
hipervnculos. Tambin cambian las fuentes de algunos elementos de pgina, como los ttulos. Los temas pueden usarse con las
plantillas de sitio de SharePoint Server 2010 estndar o con pginas maestras personalizadas, y se pueden crear temas que los
propietarios de sitios podrn aplicar a sus sitios. Para obtener ms informacin, vea Introduccin a temas (SharePoint Server 2010).
En este artculo se describe cmo planear el uso de temas en los sitios de SharePoint Server 2010 y se incluyen pasos clave para la
planeacin del uso de temas en los sitios. En este artculo no se describe cmo crear temas personalizados mediante el uso de
aplicaciones de Microsoft Office 2010, cmo cargar y administrar temas en una biblioteca de temas ni cmo planear la personalizacin de
marca general de sitios mediante el uso de pginas maestras u hojas de estilos en cascada. Para obtener ms informacin, vea el tema
sobre la administracin de contenido web y personalizacin de marca.
Antes de leer este artculo, asegrese de leer el artculo Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010).
En este artculo:
Acerca de la planeacin para usar temas
Decidir si usar temas
Determinar cuntos temas se necesitan
Decidir quin crear los temas
Hoja de clculo de los datos para la planeacin del sitio

Acerca de la planeacin para usar temas


Hay tres decisiones principales que deben tomarse al planear el uso de temas:
Debe decidir si usar o no usar temas.
Si usar temas, debe determinar cuntos temas se necesitan.
Debe decidir quin crear los temas personalizados.
81

A continuacin en este artculo, se explicarn estas decisiones y se describirn otras consideraciones de planeacin.

Decidir si usar temas


El primer paso en la planeacin para el uso de temas consiste en decidir si los temas constituyen una opcin apropiada para su
escenario. Existen otras opciones para personalizar un sitio, entre las que se incluye el uso de un archivo CSS alternativo y la creacin
de pginas maestras personalizadas. Estas opciones requieren las aptitudes de implementacin que posee un diseador o un
desarrollador; por lo tanto, es posible que no sean apropiadas para su escenario.
Para decidir si usar o no usar temas, determine la magnitud del cambio que se necesita implementar en la apariencia actual de los sitios
y, a continuacin, elija la opcin que ms se adapte a lo que tiene en mente. Puede combinar una o ms opciones, segn la
personalizacin que desea para los sitios. La siguiente tabla describe distintos niveles de personalizacin y recomienda la opcin ms
apropiada para cada nivel.

Si desea

Entonces use

Permitir a los propietarios de sitios cambiar colores y fuentes

Temas

Hacer cambios en otros elementos de diseo, como tamao de


fuente y espaciado

Hojas de estilos en cascada

Cambiar completamente el diseo y la estructura de las pginas

Pginas maestras

Si decide usar temas, siga leyendo este artculo.

Determinar cuntos temas se necesitan


Despus de decidir que usar temas, debe determinar cuntos temas se necesitan para los sitios. Considere si los temas que se
instalaron con SharePoint Server 2010 son suficientes para sus propsitos o si ser necesario crear temas personalizados para usar en
los sitios. Si va a crear temas personalizados, tambin debe determinar cuntos temas sern necesarios y decidir qu sitios usarn cada
uno de los temas.

82

Use la hoja de clculo de los datos para la planeacin del sitio para determinar qu sitios deben usar un tema y para determinar cuntos
temas nicos se necesitan.

Decidir quin crea los temas


Si usar temas personalizados, debe determinar quin ser responsable de crear los archivos *.thmx. Dado que los temas
personalizados se crean en una aplicacin de Office 2010, como PowerPoint, no se necesita un diseador grfico para crear un tema; sin
embargo, es posible que desee incluir a un diseador grfico durante la fase de planeacin para que lo oriente en lo que respecta a los
valores de color y los estilos de fuente que se usarn en los temas.
Asimismo, debe decidir quin ser responsable de cargar los temas en la galera de temas. La persona que crea los temas tambin ser
responsable de cargar los archivos *.thmx en la galera de temas o guardar los archivos de temas en un directorio para que los cargue
un administrador de coleccin de sitios? Un usuario debe tener privilegios de administrador o de diseador para la coleccin de sitios que
contiene la galera de temas, a fin de cargar archivos *.thmx en la galera.

Hoja de clculo de los datos para la planeacin del sitio


Descargue una versin en Excel de la hoja de clculo de los datos para la planeacin del sitio
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&clcid=0xC0A). Use esta hoja de clculo para registrar las decisiones sobre temas.

Vea tambin
Conceptos
Introduccin a temas (SharePoint Server 2010)
Introduccin a los sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)
Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)

83

Planeacin de sitios multilinges (SharePoint Server 2010)


Microsoft SharePoint Server 2010 dispone de varias caractersticas que permiten la admisin de usuarios de varias regiones o usuarios
que hablan diferentes idiomas. Puede usar estas caractersticas para crear sitios web en varios idiomas y establecer valores de
configuracin de variante de sitio que faciliten el seguimiento de los cambios y actualizaciones de los sitios en varios sitios duplicados.
En este artculo se describe cmo planear sitios multilinges de SharePoint Server 2010. No se describe cmo crear sitios multilinges ni
cmo instalar paquetes de idioma. Para obtener informacin sobre la creacin de sitios multilinges, vea el tema sobre la creacin de
sitios en idiomas diferentes del idioma predeterminado. Para obtener informacin sobre los paquetes de idioma, vea Deploy language
packs (SharePoint Server 2010).
En este artculo:
Planeacin de sitios multilinges
Determinacin de los requisitos de idioma y configuracin regional
Determinacin de si se debe usar la caracterstica de variantes de sitio
Determinacin de los requisitos de los paquetes de idioma
Determinacin de los requisitos de los separadores de palabras y lematizadores

Planeacin de sitios multilinges


Si su organizacin debe admitir usuarios de diferentes regiones o usuarios que hablan diferentes idiomas, debe determinar cules son los
requisitos multilinges y planear la implementacin de sitios multilinges cuando disee la estructura y la navegacin del sitio en general.
Para determinar los requisitos multilinges, debe:
Determinar los idiomas y configuraciones regionales que debe admitir.
Determinar si desea usar la caracterstica de variantes de sitio.
Para planear la implementacin de sitios multilinges, debe determinar qu caractersticas y componentes de idioma deben instalarse o
configurarse en los servidores. stos pueden incluir:
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Paquetes de idioma
Compatibilidad con separadores de palabras
Nota:

Aunque Microsoft Office SharePoint Server 2007 admita nombres de dominio internacionalizados (IDN), SharePoint Server 2010 no lo
hace. Si actualmente usa IDN con Office SharePoint Server 2007 y tiene previsto actualizar o migrar a SharePoint Server 2010, debe
dejar de usar IDN, eliminar cualquier configuracin de IDN y configurar un entorno que no sea IDN para poder actualizar o migrar a
SharePoint Server 2010.

Determinacin de los requisitos de idioma y configuracin regional


Es posible que deba crear sitios en varios idiomas por cualquiera de las siguientes razones:
Desea proporcionar el contenido del sitio web a usuarios de diferentes regiones.
Las leyes del Gobierno o las directivas de la empresa le obligan a proporcionar el contenido del sitio web en ms de un idioma.
No olvide consultar a todos los posibles propietarios del sitio cuando determine los requisitos de idioma y asegrese de incluir todos los
idiomas para los que pueda necesitar compatibilidad en el futuro. Es ms fcil instalar la compatibilidad de idioma durante la
implementacin inicial que esperar a instalarla cuando los servidores se estn ejecutando en un entorno de produccin completo. Una
vez creado un sitio para un idioma especfico, no se podr cambiar el idioma predeterminado del sitio. Sin embargo, un usuario que ha
iniciado sesin en el sitio puede usar la interfaz de usuario multilinge para seleccionar un idioma alternativo en el que desee mostrar el
sitio. Esto cambia la forma en que se muestra la interfaz de usuario, pero no cambia el contenido del sitio. Por ejemplo, si el sitio se
aprovision en francs y el paquete de idioma en espaol tambin est instalado en el servidor, un usuario del sitio puede cambiar el
idioma a espaol para que, al ver el sitio, la interfaz de usuario est en dicho idioma. Esto cambia la interfaz de usuario nicamente para
dicho usuario y no afecta al modo en que el sitio se muestra a otros usuarios. Adems, todo el contenido que se haya creado en francs
seguir mostrndose en francs. Para obtener ms informacin sobre la interfaz de usuario multilinge, vea Introduccin a la interfaz de
usuario multilinge (SharePoint Server 2010).

85

Nota:
Si un usuario cambia la configuracin personal del sitio para mostrarlo en otro idioma, es posible que algunos elementos del sitio, como
los nombres de columna, sigan mostrndose en el idioma predeterminado del sitio.
No d por supuesto que tiene que crear un sitio web o una coleccin de sitios en varios idiomas slo porque una biblioteca de
documentos contenga documentos en varios idiomas. Una biblioteca de documentos puede contener documentos en varios idiomas sin
que sea necesario crear sitios web o colecciones de sitios en varios idiomas. Por ejemplo, la biblioteca de documentos de una coleccin
de sitios en ingls puede contener documentos escritos en francs y japons. Para sitios de publicacin, el contenido puede crearse en
cualquier lenguaje. No es necesario crear un sitio web en un idioma especfico para mostrar pginas que tienen contenido en otros
idiomas.
Al planear sitios multilinges, debe considerar tambin las configuraciones regionales que son necesarias para la compatibilidad de los
sitios. La configuracin regional especifica la forma en que se muestran los nmeros, fechas y horas en un sitio. Sin embargo, la
configuracin regional no cambia el idioma en que se muestra el sitio. Por ejemplo, al seleccionar la configuracin regional Tailands se
cambia el criterio de ordenacin predeterminado de los elementos de lista y se usa el calendario budista en lugar del calendario
predeterminado. La configuracin regional es un parmetro que se configura independientemente del idioma especificado cuando se crea
un sitio pero, a diferencia del idioma, la configuracin regional puede cambiarse en cualquier momento. Para obtener ms informacin
acerca de la traduccin de la interfaz de usuario, vea Determinacin de los requisitos de los paquetes de idioma.

Determinacin de si se debe usar la caracterstica de variantes de sitio


La caracterstica de variantes de SharePoint Server 2010 permite a los administradores de sitios poner a disposicin de audiencias
especficas la misma informacin en sitios diferentes al mantener copias personalizables del contenido de la variante de origen en cada
variante de destino. Una variante consta de un conjunto de etiquetas que se usa para crear un conjunto de sitios en una coleccin de
sitios. Por ejemplo, si desea cuatro variantes de idioma de un sitio, debe crear cuatro etiquetas, una para cada idioma. La caracterstica
de variantes crear cuatro sitios, uno para cada etiqueta. El administrador del sitio selecciona una etiqueta como etiqueta de origen. El
sitio de origen correspondiente es por donde entra la mayor parte del nuevo contenido al sistema. Las etiquetas restantes son las
etiquetas de destino, que la caracterstica de variantes crea como sitios de destino. En el caso de un sitio multilinge, es conveniente
usar el idioma principal de la organizacin como etiqueta de origen. Solo puede haber una etiqueta de origen y, una vez especificada, no
se puede modificar. Para obtener ms informacin sobre variantes, vea Variations overview.
86

Para garantizar una sincronizacin sin problemas, cuando se realiza un cambio en una pgina en el sitio de origen, puede configurar la
caracterstica de variantes de forma que la pgina actualizada se copie de forma manual o automtica en los sitios de destino. El cambio
puede ser tan insignificante como la correccin de un error de ortografa o tan exhaustivo como la reescritura del contenido. La copia
aparece como un nuevo elemento de borrador en el sitio de destino; no reemplaza el contenido existente. El propietario del contenido del
sitio de destino toma la decisin de aceptar el cambio tal cual, trasladar el cambio u omitirlo. Lo mismo ocurre si un usuario del sitio de
origen crea un nuevo sitio bajo el sitio de origen o publica una nueva pgina. Los administradores de sitios pueden decidir crear el sitio y
las pginas correspondientes de una variante de forma automtica o manual.
Cuando planee sitios multilinges, tenga en cuenta si debe crear contenido que se compartir entre sitios y si ste debe modificarse para
satisfacer los requisitos regionales o traducirse para cumplir los requisitos de idioma. Para obtener ms informacin, vea Plan variations.

Determinacin de los requisitos de los paquetes de idioma


En funcin de los requisitos de idioma del sitio web, determine los paquetes de idioma que deben instalarse en los servidores front-end
web. Los paquetes de idioma permiten crear sitios y colecciones de sitios en varios idiomas sin que sea necesario realizar instalaciones
de SharePoint Server 2010 independientes. Los paquetes de idioma se instalan en los servidores front-end web del conjunto o granja de
servidores y contienen plantillas de sitio especficas para cada idioma. Cuando se crea un sitio o una coleccin de sitios que se basa en
una plantilla de sitio especfica de un idioma, el texto de la interfaz de usuario que aparece en el sitio o en la coleccin de sitios se
muestra en el idioma de la plantilla del sitio. Por ejemplo, si decide crear un sitio en francs, las barras de herramientas, las barras de
navegacin, las listas y los encabezados de columna del sitio aparecen en francs. De la misma forma, si decide crear un sitio en rabe,
las barras de herramientas, las barras de navegacin, las listas y los encabezados de columna del sitio aparecen en rabe y la
orientacin de izquierda a derecha predeterminada del sitio cambia a una orientacin de derecha a izquierda para mostrar correctamente
el texto en rabe.
Si el sitio va a tener usuarios que no pueden trabajar en el idioma predeterminado que desea usar para el sitio, tambin debe instalar
paquetes de idioma que permitan a los usuarios trabajar en el idioma de su eleccin mediante la interfaz de usuario multilinge. Si no
proporciona compatibilidad para idiomas adicionales, es posible que los usuarios tengan dificultades para usar las caractersticas del sitio
que no estn en su idioma materno. Los paquetes de idioma proporcionan una traduccin especfica del idioma de los elementos de la
interfaz de usuario como los siguientes:
Elementos de la cinta de opciones
Encabezados de columna de sitio y lista
Interfaz de configuracin del sitio
Plantillas para nuevas listas, bibliotecas de documentos y sitios
87

Etiquetado de los metadatos administrados.


Indizacin de bsqueda relevante de contenido que no est en el idioma predeterminado del sitio.
Nota:

Los paquetes de idioma nicamente proporcionan la traduccin de la interfaz de usuario. No traducen contenido que se crea y se
muestra en las pginas de contenido o elementos web.
La lista de idiomas disponibles que se pueden usar para crear un sitio o una coleccin de sitios, y que los usuarios pueden seleccionar en
la interfaz de usuario multilinge, se genera mediante los paquetes de idioma instalados en los servidores front-end web de la granja de
servidores. De forma predeterminada, los sitios y las colecciones de sitios se crean en el idioma en que se instal SharePoint Server
2010. Por ejemplo, si se instala la versin en espaol de SharePoint Server 2010, el idioma predeterminado de los sitios, colecciones de
sitios y pginas web es el espaol. Si necesita crear sitios, colecciones de sitios o pginas web en un idioma que no sea el idioma
predeterminado de SharePoint Server 2010, debe instalar primero el paquete de idioma para ese otro idioma en los servidores front-end
web antes de seleccionar otro idioma para crear un sitio. Por ejemplo, si usa la versin en francs de SharePoint Server 2010 y desea
crear sitios en francs, ingls y espaol, debe instalar los paquetes de idioma ingls y espaol en los servidores front-end web antes de
crear los sitios en ingls y en espaol.
Los paquetes de idioma para SharePoint Server 2010 no se incluyen ni se agrupan en paquetes de instalacin multilinge: se deben
instalar paquetes de idioma especficos para cada idioma que se desea admitir. Adems, los paquetes de idioma se deben instalar en
cada uno de los servidores front-end web de la granja de servidores para garantizar que todos los servidores web puedan representar
contenido en el idioma especificado. Para obtener informacin acerca de los paquetes de idioma disponibles, vea Language packs
(SharePoint Server 2010). Para obtener informacin acerca de cmo implementar paquetes de idioma, vea Deploy language packs
(SharePoint Server 2010).
Aunque especifique un idioma para un sitio, es posible que algunos elementos de la interfaz de usuario, como los mensajes de error, las
notificaciones o los cuadros de dilogo, no se muestren en el idioma especificado. Esto se debe a que SharePoint Server 2010 se basa
en varias tecnologas auxiliares, como .NET Framework, Microsoft Windows Workflow Foundation, ASP.NET y Microsoft SQL Server, y
algunas de ellas solo estn traducidas a un nmero limitado de idiomas. Si un elemento de la interfaz de usuario se genera mediante una
de estas tecnologas que no est traducida al idioma que el administrador especific para el sitio, el elemento se muestra en ingls.
Adems, algn texto podra aparecer en el idioma de la instalacin original, lo que puede dar lugar a que se muestre texto donde se
mezclen idiomas. Esto suele suceder slo a los creadores de contenido o administradores de sitios, pero no lo suelen ver los usuarios del
sitio.
88

Nota:
Los registros de errores que SharePoint Server 2010 almacena en el servidor siempre estn en ingls.
Para obtener ms informacin acerca de la instalacin de paquetes de idioma, vea Deploy language packs (SharePoint Server 2010).

Determinacin de los requisitos de los separadores de palabras y


lematizadores
Los separadores de palabras y los lematizadores son componentes que forman parte de los procesos de indizacin y consulta. Un
separador de palabras es un componente que se usa para separar cadenas de texto en palabras individuales durante los procesos de
indizacin y consulta. Un lematizador es un componente que busca la palabra raz de un trmino y tambin puede generar variantes de
dicho trmino. Las reglas de separacin de palabras y lematizacin difieren entre los diversos idiomas. Pueden especificarse diferentes
reglas para distintos idiomas. Los separadores de palabras de cada idioma hacen que los trminos resultantes sean ms precisos para
dicho idioma. En el caso en el que haya un separador de palabras para una familia de idiomas, pero no para un subidioma especfico, se
usa el idioma principal. Por ejemplo, el separador de palabras del francs se usa para textos escritos en francs canadiense. Si no hay
ningn separador de palabras disponible para un idioma determinado, se usar el separador de palabras neutro. Con el separador de
palabras neutro, las palabras se dividen en caracteres neutros, tales como espacios y signos de puntuacin.
Si instala los paquetes de idioma o compatibilidad con idioma adicional, se recomienda instalar el separador de palabras y el lematizador
adecuados correspondientes a cada uno de los idiomas que debe admitir. Los separadores de palabras y los lematizadores deben
instalarse en todos los servidores que ejecutan el servicio de bsqueda. Para obtener una lista de los idiomas para los que SharePoint
Server 2010 proporciona separadores de palabras y lematizadores, vea Languages for word breakers and stemmers (SharePoint Server
2010).

Vea tambin
Conceptos
Introduccin a la interfaz de usuario multilinge (SharePoint Server 2010)
Planeacin de la interfaz de usuario multilinge (SharePoint Server 2010)
89

Otros recursos
Multilingual term sets (SharePoint Server 2010)

90

Introduccin a la interfaz de usuario multilinge (SharePoint


Server 2010)
Este artculo trata sobre la nueva caracterstica de interfaz de usuario multilinge de Microsoft SharePoint Server 2010. Antes, en
Microsoft Office SharePoint Server 2007, cuando se creaba una coleccin de sitios o un sitio, si los paquetes de idioma estaban
instalados en el servidor, se poda elegir el idioma en el cual ver la interfaz de usuario. Sin embargo, una vez que se haba configurado el
idioma para un sitio, ya no poda modificarse. La caracterstica de interfaz de usuario multilinge introduce el concepto de idiomas
secundarios que el usuario puede seleccionar. Esta caracterstica se usa para mostrar la interfaz de usuario del sitio en un idioma
secundario que el usuario elige, distinto del idioma principal elegido cuando se cre el sitio.
En este artculo se describe la interfaz de usuario multilinge de SharePoint Server 2010. No se describe la forma de implementar los
paquetes de idioma necesarios para usar la interfaz de usuario multilinge ni la forma de configurar las opciones del sitio con el fin de
permitir a los usuarios establecer su idioma preferido. Tampoco se explica cmo planear el uso de la interfaz de usuario multilinge en la
solucin de sitio. Para obtener informacin acera de cmo permitir a usuarios individuales cambiar el idioma usado en la interfaz de
usuario del sitio, vea el tema sobre cmo poner a disposicin varios idiomas para la interfaz de usuario del sitio. Para obtener ms
informacin acerca de la planeacin del uso de la interfaz de usuario multilinge, vea Planeacin de la interfaz de usuario multilinge
(SharePoint Server 2010).
En este artculo:
Uso y beneficios de la interfaz de usuario multilinge
Funcionamiento de la interfaz de usuario multilinge
Compatibilidad con la interfaz de usuario multilinge
Adicin y modificacin de contenido de aplicaciones
Exportacin e importacin de contenido traducido
Uso de la interfaz de usuario multilinge con metadatos administrados
Limitaciones de la interfaz de usuario multilinge

91

Uso y beneficios de la interfaz de usuario multilinge


La interfaz de usuario multilinge permite a los usuarios colaborar en un nico sitio mediante el uso del idioma secundario seleccionado,
independientemente del idioma que se seleccion cuando se cre el sitio. Cuando crea un sitio nuevo, si los paquetes de idioma estn
instalados en el servidor, puede especificar el idioma principal del sitio. El sitio usar ese idioma principal para mostrar la interfaz de
usuario, como las pginas administrativas y de navegacin del sitio. Si desea que los usuarios puedan ver la interfaz en un idioma
secundario, puede especificar los idiomas disponibles para los usuarios en la pgina Configuracin de idioma. Un usuario que inicie
sesin en el sitio podr usar la opcin Seleccionar idioma de presentacin del men de usuario para elegir un idioma secundario. Una
vez seleccionado el idioma, todos los sitios en ese nombre de dominio se mostrarn en el idioma preferido. No obstante, esto no cambia
el idioma principal predefinido del sitio. Otros usuarios seguirn viendo la interfaz en el idioma principal. La interfaz de usuario del sitio
cambia nicamente para aquellos usuarios que han seleccionado un idioma secundario distinto para ver el sitio.
Al usar la interfaz de usuario multilinge, los integrantes de un grupo pueden trabajar con documentos y proyectos compartiendo un
idioma comn, a la vez que pueden ver el sitio y realizar tareas en sus idiomas preferidos. Adems de la colaboracin en grupo, la
interfaz de usuario multilinge permite que los administradores del sitio y del conjunto o granja de servidores lleven a cabo tareas
administrativas en sus idiomas preferidos. Por ejemplo, los administradores de la granja de servidores pueden cambiar el idioma principal
del sitio web de Administracin central de modo tal que las instrucciones y los vnculos administrativos se muestren en sus idiomas
preferidos.
Nota:
La interfaz de usuario multilinge solo muestra elementos de la interfaz de usuario en otro idioma. No traduce ni muestra contenido, como
documentos o elementos de lista, en otro idioma.
Adems de la posibilidad de cambiar el idioma principal del sitio, la interfaz de usuario multilinge permite que los usuarios realicen
cambios en el contenido nuevo o existente de la aplicacin, como descripciones y ttulos de bibliotecas y listas; adems, permite que
esos cambios se reflejen en la interfaz de usuario para otros usuarios de otros idiomas. Por ejemplo, un integrante de un grupo que usa
espaol como idioma preferido crea una nueva biblioteca de documentos llamada "Informes de grupo". Otro integrante del grupo cuyo
idioma preferido es el alemn, inicia sesin en el sitio y cambia el ttulo de la biblioteca a "Mannschaftsberichte." La prxima vez que un
usuario, con idioma preferido alemn, inicie sesin en el sitio, ver el ttulo de la biblioteca "Mannschaftsberichte". No obstante, un
usuario cuyo idioma preferido sea espaol, seguir viendo el nombre de la biblioteca en espaol.

92

SharePoint Server 2010 proporciona tres mtodos que puede usar para traducir el contenido de determinadas aplicaciones, como los
ttulos y las descripciones de una lista o una biblioteca: mediante la interfaz del usuario, exportando e importando traducciones de un sitio
y mediante el modelo de objetos.

Funcionamiento de la interfaz de usuario multilinge


De forma predeterminada, cuando se crea un nuevo sitio, se usa el idioma predeterminado de la instalacin de SharePoint Server 2010
que existe en el servidor. El administrador de la granja de servidores debe instalar los paquetes de idiomas en el servidor para poder
crear los sitios en idiomas distintos del idioma predeterminado. Para obtener ms informacin, vea Deploy language packs (SharePoint
Server 2010).
Despus de la instalacin de los paquetes de idiomas en el servidor, se agrega el vnculo Configuracin de idioma a la pgina
Configuracin del sitio. Mediante la pgina Configuracin de idioma, los administradores de sitios pueden especificar los idiomas
secundarios que el sitio admitir. Despus de que el administrador de sitios habilit idiomas secundarios para un sitio, los usuarios
pueden iniciar sesin en el sitio y, mediante la opcin Seleccionar idioma de presentacin del men de usuario, pueden cambiar el
idioma de presentacin cuando exploran las pginas de la coleccin de sitios. Cuando un usuario cambia el idioma de presentacin de
una pgina, el nuevo idioma de presentacin se vuelve el preferido del usuario para toda la coleccin de sitios.
SharePoint Server 2010 selecciona el idioma de presentacin de las pginas de una coleccin de sitios mediante la primera de las
siguientes reglas que corresponda:
1. El usuario tiene un idioma preferido para esta coleccin de sitios de este equipo? Si es as, usar el idioma preferido del usuario.
2. La preferencia de idioma especificada en el explorador web es compatible con los idiomas admitidos por la pgina? Si es as, usar
el idioma preferido del explorador.
3. De lo contrario, usar el idioma predeterminado de la coleccin de sitios.
SharePoint Server 2010 proporciona tres mtodos que puede usar para modificar el contenido de determinadas aplicaciones, como los
ttulos y las descripciones de una lista o una biblioteca: mediante la interfaz del usuario, exportando e importando traducciones de un sitio
y mediante la clase SPUserResource del espacio de nombres Microsoft.SharePoint. No todos los elementos de la interfaz se pueden
cambiar directamente desde la interfaz de usuario. Por ejemplo, las acciones y los comandos de usuario solo se pueden cambiar
mediante la clase SPUserResource. Para obtener ms informacin, vea el tema sobre la clase SPUserResource.

93

Compatibilidad con la interfaz de usuario multilinge


Cuando un usuario visualiza un sitio en un idioma secundario, algunos elementos de la interfaz de usuario se muestran en el idioma
preferido. La siguiente lista incluye ejemplos de elementos admitidos por la interfaz de usuario multilinge:
Pginas de configuraciones, como las de los directorios virtuales _layouts y _admin.
Ayuda.
Contenido de la aplicacin, como mens, controles, acciones del sitio, ttulo y descripcin del sitio, ttulos y descripciones de listas o
bibliotecas, vnculos de barras de vnculos, vnculos de Inicio rpido, rutas de navegacin locales, tipos de contenido de sitios y listas,
y columnas de sitios y listas.
Contenido para programadores, como caractersticas y soluciones.
Sin embargo, no todos los elementos de la interfaz estn traducidos. La siguiente lista incluye ejemplos de elementos no admitidos por la
interfaz de usuario multilinge:
Elementos web (excepto los vinculados a listas o bibliotecas).
Rutas de navegacin globales.
Contenido creado por el usuario, como datos de elementos de lista, documentos y pginas web de bibliotecas, niveles de permiso,
grupos, vistas y elementos web.
Si bien la mayora de las plantillas de sitios son compatibles con la interfaz de usuario multilinge, las siguientes plantillas de sitio no lo
son:
La plantilla Blog.
Todas las plantillas del rea de reuniones.
Todas las plantillas de bases de datos web.

Adicin y modificacin de contenido de aplicaciones


Los usuarios pueden agregar o modificar contenido de aplicaciones, como ttulos de listas o nombres y descripciones de columnas,
mediante una de dos maneras: agregando o modificando contenido en el idioma principal, o agregando o modificando contenido en uno o
ms idiomas secundarios.
Cuando un usuario visualiza un sitio con el idioma principal, todo contenido de aplicacin creado recientemente se presenta en el idioma
principal, incluso si el sitio se visualiza en un idioma secundario. Por ejemplo, si el idioma principal de un sitio es el espaol, cuando un
94

usuario visualice el sitio en el idioma principal y cree una nueva biblioteca de documentos llamada "Documentos del equipo", el ttulo de
la biblioteca se mostrar como "Documentos del equipo" incluso cuando un usuario visualice el sitio en un idioma secundario. Para
traducir nuevas cadenas de la interfaz de usuario en un idioma secundario, el usuario debe cambiar las preferencias de usuario para que
muestren el sitio en un idioma secundario y, a continuacin, debe cambiar el elemento de la interfaz de usuario.
Cuando un usuario visualiza un sitio con uno de los idiomas secundarios, todo contenido de aplicacin creado recientemente se presenta
en ese idioma, incluso si el sitio se visualiza en el idioma principal o en cualquier otro idioma secundario. Por ejemplo, si el idioma
principal de un sitio es el espaol, y un usuario visualiza el sitio en alemn y agrega una biblioteca de documentos llamada
"Mannschaftsdokumente", el ttulo de la biblioteca se mostrar como "Mannschaftsdokumente" incluso cuando el sitio se visualiza en
espaol. Para traducir nuevas cadenas de la interfaz de usuario en el idioma principal o en otros idiomas secundarios, el usuario debe
cambiar las preferencias de usuario para que muestren el sitio en el idioma requerido y, a continuacin, debe hacer el cambio en la
interfaz de usuario. La pgina Configuracin de idioma contiene una opcin denominada Sobrescribir traducciones que afecta a la
manera en que los cambios realizados en el contenido de la aplicacin existente se propagan a otros idiomas del sitio. Si se habilita la
opcin Sobrescribir traducciones, los cambios realizados a la interfaz de usuario en el idioma principal sobrescriben los cambios
realizados a los elementos de la interfaz de usuario en idiomas secundarios.
De manera predeterminada, cuando un usuario visualiza un sitio con el idioma principal del sitio, cualquier cambio realizado en el
contenido de la aplicacin existente afecta nicamente a ese idioma. Las cadenas asociadas con ese elemento de la interfaz de usuario
en los idiomas secundarios no se modifican. Sin embargo, si la opcin Sobrescribir traducciones est habilitada, las cadenas asociadas
con ese elemento de la interfaz de usuario de cada idioma se reemplazan con la nueva cadena del idioma principal. Por ejemplo, si el
idioma principal de un sitio es el espaol, y un usuario cambia el ttulo de la biblioteca "Documentos compartidos" a "Documentos del
equipo", de manera predeterminada, el ttulo cambia nicamente para el idioma principal del sitio. Sin embargo, si la opcin Sobrescribir
traducciones est habilitada, el ttulo cambia a "Documentos del equipo" para cada idioma secundario, por lo que se debe volver a
traducir.
Cuando un usuario visualiza un sitio con un idioma secundario, cualquier cambio realizado en el contenido de la aplicacin existente
afecta nicamente a ese idioma. Las cadenas asociadas con ese elemento de la interfaz de usuario en el idioma principal y en otros
idiomas secundarios no se modifican. Para traducir cadenas de la interfaz de usuario en el idioma principal o en otros idiomas
secundarios, el usuario debe cambiar las preferencias de usuario para que muestren el sitio en el idioma requerido y, a continuacin,
debe hacer el cambio en la interfaz de usuario.

Exportacin e importacin de contenido traducido


La caracterstica de interfaz de usuario multilinge permite exportar e importar contenido de la aplicacin para traduccin masiva. En
lugar de traducir el contenido de la aplicacin elemento por elemento, puede exportar las cadenas de cualquier contenido de la aplicacin
95

nuevo o modificado en el idioma principal o en alguno de los idiomas secundarios. Puede exportar contenido mediante el vnculo
Exportar traducciones de la pgina Configuracin del sitio. Al exportar contenido de la aplicacin para un idioma secundario, puede
decidir exportar todo el contenido o solo el contenido que no se tradujo.
Cuando se exporta el contenido de la aplicacin, se guarda como un archivo .resx, que se puede abrir con un editor de texto o con
cualquier herramienta de terceros capaz de abrir archivos de recursos. Para obtener ms informacin, vea el tema sobre los recursos en
formato de archivo .Resx. Una vez traducidas las cadenas de recursos, puede importar el archivo.resx mediante el vnculo Importar
traducciones de la pgina Configuracin del sitio.

Uso de la interfaz de usuario multilinge con metadatos administrados


Se pueden crear metadatos administrados multilinges para usarlos con una solucin de SharePoint Server 2010. Mediante la
Herramienta de administracin de almacn de trminos, es posible crear un conjunto de trminos y asociar varias etiquetas, una para
cada idioma que se desee admitir, a cada trmino del conjunto. Cuando un usuario cambie el idioma preferido para un sitio, los trminos
se mostrarn mediante etiquetas correspondientes al idioma seleccionado. Para obtener ms informacin acerca de cmo usar
metadatos administrados multilinges en un sitio, vea Multilingual term sets (SharePoint Server 2010).

Limitaciones de la interfaz de usuario multilinge


Como se mencion anteriormente, la interfaz de usuario multilinge no admite todos los elementos de la interfaz de usuario. La siguiente
lista describe limitaciones adicionales que se aplican al usar la interfaz de usuario multilinge:
Bsqueda La bsqueda indiza contenido en el idioma predeterminado de la instalacin de SharePoint. Incluso si se proporciona
contenido en idiomas secundarios, solo se puede buscar en ese contenido mediante el idioma predeterminado del sitio. Por ejemplo,
si el idioma preferido es el alemn, pero el idioma principal del sitio es el espaol, una bsqueda de los trminos "Freigegebene
Dokumente" no devolver ningn resultado. Sin embargo, si se busca "Documentos compartidos", s se obtendrn resultados.
Elementos web Los ttulos y las descripciones de los elementos web no cambian en la interfaz de usuario, a menos que un
elemento web sea un elemento web basado en lista. Por ejemplo, el ttulo y la descripcin de los elementos web que muestran datos
de lista y biblioteca, como Anuncios y Documentos compartidos, se muestran en el idioma preferido de un usuario, mientras que el
ttulo y la descripcin de otros elementos web, como el Editor de contenido y la Consulta de contenido, se muestran solo en el idioma
principal del sitio.

96

Vea tambin
Conceptos
Planeacin de la interfaz de usuario multilinge (SharePoint Server 2010)
Planeacin de sitios multilinges (SharePoint Server 2010)

97

Planeacin de la interfaz de usuario multilinge (SharePoint


Server 2010)
La nueva caracterstica de interfaz de usuario multilinge de Microsoft SharePoint Server 2010 introduce el concepto de un idioma
secundario que el usuario puede seleccionar. Esta caracterstica muestra la interfaz de usuario de sitio en un idioma secundario que el
usuario selecciona y es diferente del idioma primario seleccionado en la creacin del sitio.
En este artculo se describe la forma de planear el uso de la interfaz de usuario multilinge en la solucin del sitio de SharePoint Server
2010. No se describe la forma de implementar los paquetes de idioma necesarios para usar la interfaz de usuario multilinge o la forma
de configurar las opciones del sitio con el fin de permitir a los usuarios establecer su idioma preferido. Para obtener informacin acera de
cmo permitir a usuarios individuales cambiar el idioma usado en la interfaz de usuario del sitio, vea el tema sobre cmo poner a
disposicin varios idiomas para la interfaz de usuario del sitio. Para obtener ms informacin sobre la interfaz de usuario multilinge, vea
Introduccin a la interfaz de usuario multilinge (SharePoint Server 2010).
En este artculo:
Determinacin de los requisitos de idioma para los sitios
Planeacin de la traduccin de contenido
Planeacin de la instalacin de los Service Pack

Determinacin de los requisitos de idioma para los sitios


Para poder usar la interfaz de usuario multilinge en los sitios de SharePoint, el administrador del conjunto o granja de servidores debe
implementar paquetes de idioma en el servidor con el fin de que se encuentren disponibles para usarlos en los sitios. Determine los
paquetes de idioma necesarios y el momento de implementarlos en el servidor. Los administradores de sitios deben establecer la
configuracin de idioma de los sitios individuales para que determinados idiomas queden a disposicin de los usuarios del sitio. Debe
decidir los idiomas necesarios para cada sitio y planear que los administradores de sitios habiliten idiomas especficos para los sitios que
administran. Para obtener informacin sobre la planeacin de sitios multilinges, vea Planeacin de sitios multilinges (SharePoint Server
2010). Para obtener informacin sobre la implementacin de paquetes de idioma, vea Deploy language packs (SharePoint Server 2010).
98

Planeacin de la traduccin de contenido


Si desea habilitar la interfaz de usuario multilinge en un sitio para proporcionar a los usuarios una forma de colaborar mientras usan su
idioma preferido, debe decidir si ser suficiente usar la interfaz de usuario multilinge predeterminada o si ser necesario traducir
contenido de la aplicacin. Si es necesario traducir contenido de la aplicacin, debe tener en cuenta las siguientes preguntas:
Cmo se traducir el contenido nuevo y el contenido existente de la aplicacin? Los integrantes individuales del grupo
traducirn el contenido de la aplicacin directamente en la interfaz de usuario a medida que sea necesario o se exportarn archivos
de recursos en los idiomas necesarios para el sitio y se traducirn a la vez? Si los usuarios crean contenido de la aplicacin nuevo en
un idioma secundario, debe planear quin traducir ese contenido al idioma primario del sitio o a los dems idiomas secundarios. Si
planea crear pginas complejas, como nuevas pginas de men, o desarrollar soluciones personalizadas, como caractersticas para
crear listas, debe planear usar el modelo de objetos para proporcionar traducciones en idiomas secundarios.
Quin traducir el contenido de la aplicacin? La traduccin de los archivos de recursos estar a cargo de un miembro de la
organizacin o de terceros?
Cmo se controlarn las actualizaciones en el contenido de la aplicacin? Los cambios en la interfaz de usuario se
traducirn a medida que se realicen o se aplicarn en intervalos peridicos? Esto suele depender del tamao y la escala de los sitios
y el contenido que se incluya.
Cmo debern controlarse las sobrescrituras de la traduccin? Desea que los cambios en el idioma primario sobrescriban
los valores de cadena de los idiomas secundarios? Si es as, debe habilitar la opcin Sobrescribir traducciones en la pgina
Configuracin de idioma.
Qu nombres de columna debern modificarse? Qu nombres de columna deben traducirse y a qu idiomas? Los nombres
de columna, se colocarn en el nivel de lista o en el nivel de sitio?

Planeacin de la instalacin de los Service Pack


Si los paquetes de idioma se actualizan como parte de una versin de Service Pack para SharePoint, debe actualizar los paquetes de
idioma en el servidor en el momento de instalar el Service Pack. Debe coordinar con el administrador de la granja de servidores la
supervisin de la versin de los Service Pack y todos los paquetes de idioma asociados con el fin de conocer los paquetes de idioma
actualizados que es necesario instalar para los usuarios.

99

Vea tambin
Conceptos
Introduccin a la interfaz de usuario multilinge (SharePoint Server 2010)
Planeacin de sitios multilinges (SharePoint Server 2010)

100

Planeacin de la seguridad de sitios y contenido (SharePoint


Server 2010)
Algunos de los sitios de su compaa probablemente incluyen contenido que no debera estar disponible para todos los usuarios. Por
ejemplo, se debera tener acceso a informacin tcnica propiedad de la compaa solo en la medida necesaria. Un portal de intranet para
ventajas para empleados debera estar disponible para empleados de tiempo completo nicamente, mientras que a la pgina principal de
in sitio web de Internet tienen acceso clientes annimos.
Los permisos controlan el acceso a sus sitios y al contenido de los sitios. Puede administrar los permisos usando grupos Microsoft
SharePoint Server 2010, que controlan la pertenencia al grupo, y permisos con personalizacin avanzada, que ayudan a asegurar el
contenido al nivel del elemento y del documento. En esta seccin se describen los permisos para sitios y contenido de los sitios y se
proporcionan consideraciones para elegir permisos.
En esta seccin:
Planeacin de los permisos del sitio (SharePoint 2010)
Ayuda a comprender la forma de asignar los permisos y a elegir los permisos adecuados que se usarn en la coleccin de sitios o en
el subsitio.
Determinacin de niveles de permiso y grupos (SharePoint Server 2010)
Revisa los grupos y niveles de permisos disponibles y ayuda a determinar si necesita grupos o niveles de permisos adicionales.
Eleccin de los grupos de seguridad (SharePoint Server 2010)
Ayuda a determinar los grupos de seguridad y las cuentas de usuario de Microsoft Windows que se usan para conceder acceso a
sitios, decidir si se usa el grupo Usuarios autenticados y si se permite el acceso annimo.
Seleccin de administradores y propietarios para la jerarqua de administracin (SharePoint Server 2010)
Define los niveles de administracin del nivel del servidor al nivel del subsitio y ayuda a seleccionar los administradores para cada
nivel.

En Procedimientos recomendados para el uso de personalizacin avanzada de permisos (notas del producto) (SharePoint Server
2010) se proporcionan instrucciones para usar personalizacin avanzada de permisos en los productos de SharePoint 2010.
101

Planeacin de los permisos del sitio (SharePoint 2010)


Este artculo le ayuda a planear el control de acceso en los niveles de coleccin de sitios, sitio y subsitio. En este artculo tambin se
describen la herencia de permisos y la personalizacin avanzada de permisos, y se explica cmo determinar los permisos efectivos para
los usuarios y grupos en los distintos mbitos de una jerarqua de coleccin de sitios.
En este artculo:
Permisos del sitio
Asignacin de permisos
Herencia de permisos
Permisos efectivos
Eleccin de niveles de permisos
Planeacin de la herencia de permisos

Introduccin
El acceso al sitio y al contenido se controla mediante la asignacin de un conjunto de permisos a usuarios y grupos para un sitio, lista o
biblioteca, carpeta, documento o elemento especfico. Al desarrollar el plan de acceso al sitio y al contenido, debe tener en cuenta lo
siguiente:
Hasta qu punto desea controlar los permisos para el sitio o el contenido del sitio. Por ejemplo, quizs desee controlar el acceso a
todo el sitio o es posible que necesite una configuracin de seguridad ms restrictiva para una lista, una carpeta o un elemento en
particular.
Cmo desea usar los grupos para categorizar y administrar los usuarios. Los grupos no tienen permisos hasta que se les asigna un
nivel de permisos para un sitio especfico o para un contenido del sitio en particular. Cuando asigna niveles de permisos a grupos de
SharePoint en la coleccin de sitios, de manera predeterminada todos los sitios y su contenido heredan dichos niveles de permisos.
Para obtener ms informacin acerca del uso de grupos para la administracin de permisos, vea Eleccin de los grupos de seguridad
(SharePoint Server 2010).
102

En este artculo se describen los permisos del sitio y se ayuda a determinar qu sitios o qu contenido de sitio requerir permisos nicos.
No se abordan cuestiones sobre la planeacin de la seguridad de la totalidad del servidor o la granja de servidores.

Permisos del sitio


Antes de configurar el acceso a sitios y a su contenido, es necesario comprender los conceptos siguientes:
Permisos de usuarios individuales Los permisos individuales conceden a un usuario la capacidad de realizar acciones
especficas. Por ejemplo, el permiso Ver elementos concede al usuario la capacidad de ver elementos de una lista o carpeta, pero no
de agregar o quitar elementos. Para obtener informacin acerca de los permisos disponibles, vea User permissions and permission
levels (SharePoint Server 2010).
Nivel de permisos Este conjunto predefinido de permisos permite que los usuarios realicen un conjunto de tareas relacionadas. Por
ejemplo, el nivel de permiso de lectura incluye los permisos Ver elementos, Abrir elementos, Ver pginas y Ver versiones (entre
otros), todos los cuales son necesarios para leer documentos, elementos y pginas de un sitio de SharePoint. Los permisos
individuales se pueden incluir en ms de un nivel de permisos. Los niveles de permisos puede personalizarlos cualquier usuario o
grupo cuyo nivel de permisos incluya el permiso Administrar permisos. Los niveles de permisos predeterminados son: Acceso
limitado, Lectura, Colaborar, Diseo y Control total. Para obtener informacin acerca de los niveles de permisos predeterminados y
qu permisos se incluyen en ellos, vea User permissions and permission levels (SharePoint Server 2010).
Grupo Un grupo puede ser un grupo de seguridad de Windows o un grupo de SharePoint (por ejemplo, Creadores del sitio,
Miembros del sitio o Visitantes del sitio). Los grupos se crean y administran en el nivel de coleccin de sitios. A cada uno de los
grupos de SharePoint se le asigna un nivel de permisos predeterminado, pero se puede personalizar el nivel de permisos de un
grupo cuando sea necesario. Todos los usuarios que tengan asignado un nivel de permisos que incluya el permiso Crear grupos
(incluido en el nivel de permisos Control total de forma predeterminada) pueden crear grupos personalizados de SharePoint. Para
obtener ms informacin acerca de la personalizacin de niveles de permisos, vea Configure custom permissions (SharePoint Server
2010).
Usuario Un usuario es una persona con una cuenta de usuario que se puede autenticar con el mismo mtodo de autenticacin
usado en el servidor. Se recomienda asignar permisos a grupos y no a usuarios, aunque es posible conceder directamente a
usuarios individuales permisos en un sitio o contenido especfico, o asignar directamente un nivel de permisos a un usuario. Dado
que no es eficaz mantener cuentas de usuario individuales, debe asignar permisos a usuarios individuales solamente en casos
excepcionales. Para obtener ms informacin acerca de los tipos de cuenta de usuario, vea User permissions and permission levels
(SharePoint Server 2010).
103

Objeto protegible Un objeto protegible es un sitio, biblioteca, carpeta, documento o elemento para el cual se puede asignar un nivel
de permisos a los usuarios o grupos. De forma predeterminada, todas las listas y bibliotecas de un sitio heredan los permisos del
sitio. Puede usar los permisos de nivel de lista, nivel de carpeta y nivel de elemento para tener ms control sobre qu usuarios
pueden ver o interactuar con el contenido del sitio. Por ejemplo, si un nivel de permisos para un objeto protegible especfico incluye el
permiso Administrar permisos, cualquiera que tenga asignado ese nivel de permisos puede cambiar los permisos para dicho objeto
protegible. En cualquier momento, puede volver a heredar los permisos de una lista primaria, el sitio completo o un sitio primario.

Asignacin de permisos
Puede asignar un nivel de permisos a un usuario o grupo para un objeto protegible especfico. Los usuarios individuales o grupos pueden
tener diferentes niveles de permisos para diferentes objetos protegibles. El siguiente diagrama ilustra cmo se asignan permisos
especficos a los usuarios y grupos para un objeto protegible.

104

105

Herencia de permisos
Los permisos a objetos protegibles dentro de un sitio se heredan del sitio mismo de manera predeterminada. Puede usar permisos
especficos (permisos en los niveles de lista o biblioteca, carpeta, elemento o documento) para controlar con mayor precisin las acciones
que pueden realizar los usuarios en el sitio. No obstante, el uso excesivo de permisos especficos puede dificultar la administracin de
permisos.

Herencia de permisos y permisos con personalizacin avanzada


Puede interrumpir la herencia de permisos para cualquier objeto protegible en un nivel inferior de la jerarqua del sitio si crea un permiso
especfico para ese objeto protegible en particular. Por ejemplo, puede modificar los permisos de una biblioteca de documentos, lo que
interrumpe la herencia del sitio. Sin embargo, la herencia solo se interrumpe para ese objeto protegible especfico para el que modific
los permisos; el resto de permisos del sitio no experimentan cambios. Puede volver a heredar permisos de la lista o el sitio primarios en
cualquier momento.
Sugerencia:
Si usa permisos especficos, debe usar grupos para evitar tener que realizar un seguimiento de las cuentas de usuario individuales. Por
ejemplo, dado que los usuarios entran a los equipos y salen de estos y cambian de responsabilidades con frecuencia, realizar un
seguimiento de todos esos cambios y actualizar los permisos para objetos protegibles de forma exclusiva requerira mucho tiempo y
provocara errores.
Los siguientes objetos protegibles aceptan la asignacin de permisos especficos:
Sitio: controla el acceso a todo el sitio.
Lista o biblioteca: controla el acceso a una lista o biblioteca especficas.
Carpeta: controla el acceso a las propiedades de una carpeta (como el nombre de la carpeta).
Elemento o documento: controla el acceso al elemento de lista o documento especfico.

Herencia de permisos y subsitios


La herencia de permisos es el comportamiento predeterminado y la forma ms sencilla de administrar un grupo de sitios web. Sin
embargo, si un subsitio hereda los permisos de su sitio primario, ese conjunto de permisos es compartido. Esto significa que si los
propietarios del subsitio modifican los permisos de ste, los permisos del sitio primario tambin cambiarn, lo que podra poner en peligro
la seguridad o evitar que los usuarios puedan tener acceso al contenido.
106

Si desea cambiar los permisos para un subsitio nicamente, primero debe dejar de heredar los permisos del sitio y despus crear
permisos especficos en el subsitio. Por ejemplo, si hay listas, bibliotecas, carpetas, elementos o documentos con informacin
confidencial que precisa un nivel de proteccin superior, puede crear permisos especficos para un grupo o usuario concreto que requiera
acceso.
La creacin de permisos exclusivos copia los grupos, usuarios y niveles de permisos del sitio primario en el subsitio y, a continuacin,
interrumpe la herencia. Si se restablecen los permisos heredados, el subsitio hereda los usuarios, los grupos y los niveles de permisos
del sitio primario, y se pierde todo usuario, grupo o nivel de permisos que eran exclusivos del subsitio.
Nota:
Como procedimiento recomendado, conviene organizar los sitios y subsitios de forma que compartan la mayora de los permisos y hacer
lo mismo con las listas y las bibliotecas. Coloque los datos confidenciales en listas, bibliotecas o subsitios separados.

Permisos efectivos
Para configurar la seguridad o efectuar operaciones masivas se requiere informacin precisa sobre los permisos de grupos y de usuarios
de los recursos del sitio. Por ejemplo, muchos sitios de SharePoint conceden a todos los usuarios autenticados (el grupo de dominio
NTAUTHORITY\AUTHENTICATED USERS) acceso a parte del contenido. Si desea un acceso ms restringido, debe determinar con
exactitud qu permisos tienen los usuarios autenticados y en qu contenido.
El seguimiento de los permisos heredados y las reas en las que se interrumpe la herencia complica el proceso de determinar los
permisos correctos. SharePoint Server 2010 usa permisos efectivos para determinar los permisos que tiene un grupo o un usuario a
todos los recursos de una coleccin de sitios. Ahora puede encontrar los permisos directamente asignados al usuario y los asignados a
los grupos de los que el usuario es miembro.

107

Importante:
Los permisos efectivos facilitan la bsqueda de permisos en una coleccin de sitios. Sin embargo, nunca deben usarse como sustitutos
de una estructura de permisos cuidadosamente planeada.

Eleccin de niveles de permisos


Cuando se crean permisos, hay que buscar un equilibrio entre la facilidad de administracin y el rendimiento, por un lado, y la necesidad
de controlar el acceso a elementos individuales, por otro. Si usa muchos permisos especficos, emplear ms tiempo administrndolos y
los usuarios podran sufrir un menor rendimiento cuando intenten tener acceso al contenido del sitio.
Siga estas orientaciones para configurar los permisos de un sitio:
Adopte el principio de privilegios mnimos: los usuarios solo deberan tener los niveles de permiso o los permisos individuales que
precisan para llevar a cabo las tareas asignadas.
Use grupos estndar (por ejemplo, Miembros, Visitantes y Propietarios) y controle los permisos en el nivel de sitio.
Incluya a la mayora de los usuarios en los grupos Visitantes o Miembros. De forma predeterminada, los usuarios del grupo Miembros
pueden colaborar en el sitio, agregando o quitando elementos o documentos, pero no pueden cambiar la estructura, la configuracin
del sitio o su apariencia. El grupo de visitantes tiene acceso de solo lectura al sitio, lo que significa que puede ver pginas y
elementos, y abrir elementos y documentos, pero no pueden eliminar pginas, elementos ni documentos.
Limite el nmero de personas del grupo Propietarios e incluya solo a aquellos usuarios a los que permitir cambiar la estructura, la
configuracin o la apariencia del sitio.
Puede crear grupos de SharePoint y niveles de permisos adicionales si necesita un mayor control sobre las acciones que pueden realizar
los usuarios. Por ejemplo, si no desea que el nivel de permiso de lectura en un subsitio especfico incluya Crear alertas, rompa la
herencia y personalice el nivel del permiso de lectura para ese subsitio.

108

Planeacin de la herencia de permisos


Resulta mucho ms sencillo administrar permisos cuando existe una jerarqua definida de permisos y permisos heredados. Se vuelve
ms complicado cuando algunas listas de un sitio tienen aplicados permisos especficos y cuando algunos sitios tienen subsitios con
permisos exclusivos y subsitios con permisos heredados.
Por ejemplo, resulta mucho ms sencillo administrar un sitio con permisos heredados, como se describe en la siguiente tabla.

Objeto protegible

Descripcin

Permisos exclusivos o
heredados

SitioA

Pgina principal del grupo

Exclusivo

SitioA/SubsitioA

Grupo confidencial

Exclusivo

SitioA/SubsitioA/ListaA

Informacin confidencial

Exclusivo

SitioA/SubsitioA/BibliotecaA

Documentos confidenciales

Exclusivo

SitioA/SubsitioB

Informacin de proyecto compartida en grupo

Heredado

SitioA/SubsitioB/ListaB

Informacin no confidencial

Heredado

SitioA/SubsitioB/BibliotecaB

Documentos no confidenciales

Heredado

Sin embargo, no resulta tan sencillo administrar un sitio con permisos heredados, como se muestra en la siguiente tabla.

Objeto protegible

Descripcin

Permisos exclusivos o
heredados

SitioA

Pgina principal del grupo

Exclusivo

SitioA/SubsitioA

Grupo confidencial

Exclusivo

SitioA/SubsitioA/ListaA

Informacin no confidencial

Exclusivo, pero con los

109

Objeto protegible

Descripcin

Permisos exclusivos o
heredados

mismos permisos que


SitioA
SitioA/SubsitioA/BibliotecaA

Documentos no confidenciales, pero con uno o dos


documentos confidenciales

Heredados, pero con


permisos exclusivos en el
nivel de documento

SitioA/SubsitioB

Informacin de proyecto compartida en grupo

Heredado

SitioA/SubsitioB/ListaB

Datos no confidenciales, pero con uno o dos


elementos confidenciales

Heredados, pero con


permisos exclusivos en el
nivel de elemento

SitioA/SubsitioB/BibliotecaB

Documentos no confidenciales, pero con una carpeta Heredados, pero con


especial que contiene documentos confidenciales
permisos exclusivos en el
nivel de carpeta y
documento

110

Determinacin de niveles de permiso y grupos (SharePoint


Server 2010)
Este artculo describe los grupos y los niveles de permisos predeterminados y le ayuda a decidir usarlos como estn, personalizarlos o
crear diferentes grupos y niveles de permisos.
En este artculo:
Revisin de los grupos predeterminados disponibles
Revisin de los niveles de permisos disponibles
Determinacin de la necesidad de grupos o niveles de permisos adicionales
La decisin ms importante sobre el sitio y la seguridad del contenido en Microsoft SharePoint Server 2010 es cmo clasificar los
usuarios y qu niveles de permisos asignarles.

Revisin de los grupos predeterminados disponibles


Los grupos de SharePoint permiten administrar conjuntos de usuarios en lugar de usuarios individuales. Estos grupos pueden contener
varios usuarios individuales o pueden incluir el contenido de cualquier sistema de identidad corporativa, incluidos los Servicios de dominio
de Active Directory (AD DS), directorios basados en LDAPv3, bases de datos especficas de las aplicaciones y nuevos modelos de
identidad centrada en el usuario, como LiveID. Los grupos de SharePoint no ofrecen derechos especficos para el sitio; son una forma de
designar un grupo de usuarios. Es posible organizar los usuarios en cualquier nmero de grupos, segn el tamao y la complejidad de su
organizacin o sitio web. Los grupos de SharePoint no pueden anidarse.
La tabla siguiente muestra los grupos que se crean de manera predeterminada para los sitios de equipos en SharePoint Server 2010.

Nombre del grupo

Nivel de permisos predeterminado

Lectores

Vista solamente
111

Nombre del grupo

Nivel de permisos predeterminado

Visitantes

Leer

Miembros

Colaborar

Diseadores

Diseo

Propietarios

Control total

Si usa una plantilla de sitio distinta a la plantilla del sitio del equipo, ver una lista distinta de grupos de SharePoint predeterminados. Por
ejemplo, la tabla siguiente muestra los grupos adicionales proporcionados por una plantilla de sitio de publicacin.

Nombre del grupo

Nivel de permisos predeterminado

Lectores restringidos

Lectura restringida en el sitio, adems de Acceso limitado a listas


especficas

Lectores de recursos de estilo

Lectura en la Galera de pginas maestras y Lectura restringida en


la Biblioteca de estilos

Usuarios de distribucin rpida

Colaborar en la biblioteca de elementos de distribucin rpida,


adems de Acceso limitado al resto del sitio

Aprobadores

Aprobar, adems de Acceso limitado

Administradores de jerarquas

Administrar la jerarqua, adems de Acceso limitado

Adems, estn disponibles los siguientes usuarios y grupos especiales para tareas administrativas de niveles superiores:
Administradores de colecciones de sitios Puede designar uno o varios usuarios como administradores de colecciones de sitios
principales o secundarios. Estos usuarios quedan registrados en la base de datos como contactos para la coleccin de sitios, tienen
control total sobre los sitios de la coleccin, pueden realizar auditoras de todo el contenido del sitio y reciben cualquier alerta
administrativa (como comporbaciones para saber si el sitio est en uso). Los administradores de colecciones de sitios se designan al
112

crear el sitio, pero es posible modificarlos cuando sea necesario desde las pginas de Administracin central o Configuracin del sitio
de la coleccin. Los grupos y roles de AD DS no pueden agregarse como administradores de colecciones de sitios.
Nota:
Los administradores de colecciones de sitios tienen derechos completos para todos los sitios dentro de la coleccin de sitios. Pueden
agregar o eliminar sitios o cambiar la configuracin de cualquier sitio de la coleccin de sitios. Adems, pueden ver, agregar, eliminar o
cambiar todo el contenido de esos sitios. Pueden agregar y quitar usuarios de los sitios y enviar invitaciones para esos sitios. Los
propietarios de las colecciones de sitios son los nicos usuarios que reciben notificaciones de correo electrnico para eventos, como la
eliminacin automtica pendiente de sitios inactivos. De forma predeterminada, los propietarios de las colecciones de sitios reciben
tambin solicitudes de acceso de usuarios a los que se ha denegado el acceso.

Administradores de granjas de servidores Este grupo controla qu usuarios pueden administrar la configuracin del servidor y de
la granja de servidores. Los administradores de granjas de servidores no tienen acceso al contenido del sitio de forma
predeterminada; deben ser propietarios del sitio si desean ver su contenido. El grupo de administradores de granjas de servidores se
usa solamente en la Administracin central, y no est disponible para ningn sitio.
Administradores Integrantes del grupo Administradores del servidor local que pueden realizar acciones de administrador de granja
de servidores y otras acciones, como las siguientes:
Instalar nuevos productos o aplicaciones.
Implementar elementos web y nuevas caractersticas en la memoria cach de ensamblados global.
Crear nuevas aplicaciones web y nuevos sitios web de IIS.
Iniciar servicios.
Al igual que el grupo de administradores de granjas de servidores, los integrantes del grupo Administradores del servidor local no
tienen, de forma predeterminada, acceso al contenido del sitio.
Una vez que haya identificado los grupos que necesita, determine los niveles de permisos para asignar a cada uno de los grupos del
sitio.

Revisin de los niveles de permisos disponibles


La posibilidad de ver, cambiar o administrar un sitio se determina en funcin del nivel de permisos asignados a un usuario o grupo. Este
nivel de permisos controla todos los permisos para el sitio y los subsitios, las listas, las bibliotecas de documentos, las carpetas y los
113

elementos o documentos que heredan los permisos del sitio. Sin los niveles de permisos apropiados, es posible que los usuarios no
puedan realizar sus tareas o que puedan realizar tareas que no se deseaba que realicen.
De forma predeterminada, los siguientes niveles de permisos estn disponibles:
Acceso limitado: incluye permisos que permiten a los usuarios ver listas especficas, bibliotecas de documentos, elementos de lista,
carpetas o documentos sin otorgar acceso a todos los elementos del sitio. No es posible modificar este nivel de permiso
directamente.
Nota:
Si se quita este nivel de permiso, los miembros del grupo posiblemente no puedan navegar en el sitio para obtener acceso a los
elementos aunque tengan los permisos correctos para un elemento dentro del sitio.

Leer : incluye permisos que permiten a los usuarios ver elementos en pginas del sitio.
Colaborar : incluye permisos que permiten a los usuarios agregar o cambiar elementos en pginas del sitio, listas o bibliotecas de
documentos.
Diseo: incluye permisos que permiten a los usuarios cambiar el diseo de las pginas del sitio mediante el uso del explorador o de
Microsoft SharePoint Designer 2010.
Control total: incluye todos los permisos.
Los siguientes niveles de permiso adicionales se proporcionan de manera predeterminada con la plantilla de publicacin:
Vista slo: incluye permisos que les permite a los usuarios ver pginas, elementos de lista y documentos.
Aprobar: incluye permisos para editar y aprobar pginas, elementos de lista y documentos.
Administrar la jerarqua: incluye permisos para sitios y pginas de edicin, elementos de lista y documentos.
Lectura restringida: incluye permisos para ver pginas y documentos, pero no las versiones histricas ni informacin de derechos
de usuario.

Determinacin de la necesidad de grupos o niveles de permisos


adicionales
Los grupos y niveles de permisos predeterminados proporcionan un marco general para los permisos, y abarcan numerosos tipos
distintos de organizaciones y los roles incluidos en ellas. Sin embargo, es posible que stos no se asocien exactamente con el modo en
que los usuarios estn organizados o con la variedad de tareas distintas que los usuarios realizan en los sitios. Si los grupos y niveles de
114

permisos predeterminados no se adaptan a su organizacin, puede crear grupos personalizados, cambiar los permisos incluidos en los
niveles de permisos especficos o crear niveles de permisos personalizados.

Necesita grupos personalizados?


La decisin de crear grupos personalizados es bastante sencilla y tiene un efecto mnimo en la seguridad del sitio. Deber crear grupos
personalizados en lugar de usar los grupos predeterminados si se aplica alguna de las siguientes situaciones:
Tiene ms (o menos) roles de usuario en la organizacin de los que aparecen en los grupos predeterminados. Por ejemplo, si
adems de Aprobadores, Diseadores y Administradores de jerarquas, tiene un grupo de usuarios cuya responsabilidad es publicar
contenido en el sitio, posiblemente necesite crear un grupo Editores.
Existen nombres conocidos para roles exclusivos en la organizacin que realizan tareas muy distintas en los sitios. Por ejemplo, si va
a crear un sitio pblico para vender los productos de su organizacin, puede ser conveniente crear un grupo Clientes que reemplace
los grupos Visitantes o Lectores.
Se desea conservar la relacin de uno a uno entre los grupos de seguridad de Windows y los grupos de SharePoint. Por ejemplo, si
su organizacin cuenta con un grupo de seguridad denominado Administradores del sitio web, es recomendable usar este nombre
como nombre de grupo de SharePoint para simplificar la identificacin al administrar el sitio.
Se prefiere usar otros nombres de grupo.

Necesita niveles de permisos personalizados?


La decisin de personalizar niveles de permisos es menos sencilla que la de personalizar grupos de SharePoint. Cuando personaliza los
permisos asignados a un nivel de permisos, debe realizar un seguimiento de este cambio, comprobar que funcione para todos los grupos
y sitios afectados por el cambio y asegurarse de que el cambio no afecte negativamente a la seguridad ni la capacidad y el rendimiento
del servidor.
Por ejemplo, si personaliza el nivel de permisos Colaborar para incluir el permiso Crear subsitios, que normalmente forma parte del nivel
de permisos Control total, los miembros del grupo Colaboradores podrn crear y poseer subsitios, as como invitar a usuarios
malintencionados a sus subsitios o publicar contenido no autorizado. Si personaliza el permiso Leer para incluir el permiso Ver datos de
uso, que suele ser parte del nivel de permisos Control total, todos los miembros del grupo de visitantes podrn ver los datos de uso, lo
que podra provocar problemas de rendimiento.
Deber personalizar los niveles de permisos predeterminados si se aplica alguna de las siguientes situaciones:
Un nivel de permisos predeterminado incluye todos los permisos excepto uno que los usuarios necesitan para realizar sus tareas, y
se desea agregar este permiso.
Un nivel de permisos predeterminado incluye un permiso que los usuarios no necesitan.
115

Importante:
No se deben personalizar los niveles de permisos predeterminados si existen dudas respecto de la seguridad de un permiso especfico o
de otro tipo que es parte del nivel del permiso. Si desea que dicho permiso no est habilitado para todos los usuarios asignados a los
niveles de permisos en los que se incluye, debe desactivar el permiso para todas las aplicaciones web de la granja de servidores en lugar
de cambiar todos los niveles de permisos.
Si desea realizar varios cambios en un nivel de permisos, cree un nivel de permisos personalizado que incluya todos los permisos
necesarios.
Es conveniente crear niveles de permisos adicionales si se aplica alguna de las siguientes situaciones:
Se desea excluir diversos permisos de un nivel de permisos determinado.
Se desea definir un conjunto exclusivo de permisos para un nuevo nivel de permisos.
Para crear un nivel de permisos, puede copiar un nivel de permisos existente y luego realizar cambios. Tambin puede crear un nivel de
permisos y luego seleccionar los permisos que desea incluir.
Nota:
Algunos permisos dependen de otros. Si se borra un permiso del cual depende otro permiso, ste tambin se borrar.

116

Eleccin de los grupos de seguridad (SharePoint Server 2010)


En este artculo se describen los grupos de seguridad y distribucin que se incluyen en los Servicios de dominio de Active Directory
(ADDS). Tambin se proporcionan recomendaciones para usar esos grupos en la organizacin de usuarios de los sitios de SharePoint.
En este artculo:
Determinacin de las cuentas y grupos de seguridad de Windows que se van a usar para conceder acceso a los sitios
Decisin sobre permitir el acceso de todos los usuarios autenticados
Decisin sobre permitir el acceso a usuarios annimos

Introduccin
La administracin de usuarios de sitios de SharePoint es ms sencilla si se asignan permisos de sitio a grupos en lugar de a usuarios
individuales. En AD DS, se usan los siguientes grupos para organizar los usuarios:
Grupo de distribucin Grupo que solo se usa para la distribucin de correo electrnico y no tiene habilitada la seguridad. Los
grupos de distribucin no se pueden incluir en las listas de control de acceso discrecional (DACL) que se usan para definir permisos
en recursos y objetos.
Grupo de seguridad Grupo que se puede incluir en las DACL. Un grupo de seguridad se puede usar tambin como una entidad de
correo electrnico.
Puede usar los grupos de seguridad para controlar los permisos del sitio agregando directamente el grupo de seguridad al sitio y
concediendo permisos a todo el grupo. Los grupos de distribucin no se pueden agregar directamente pero se puede expandir un grupo
de distribucin y agregar cada uno de los miembros a un grupo de SharePoint. Si usa este mtodo, debe mantener manualmente el
grupo de SharePoint sincronizado con el grupo de distribucin. Si usa grupos de seguridad, no tiene que administrar a cada uno de los
usuarios de la aplicacin de SharePoint. AD DS se ocupa de la administracin de los usuarios, porque ha incluido el grupo de seguridad y
no cada uno de los usuarios del grupo.
Los grupos de seguridad que contienen los siguientes elementos pueden ser ms difciles de administrar:
Grupos de seguridad anidados.
117

Contactos o listas de distribucin.

Determinacin de las cuentas y grupos de seguridad de Windows que


se van a usar para conceder acceso a los sitios
Cada organizacin configura sus grupos de seguridad de Windows de distinta manera. Para que la administracin de permisos sea ms
sencilla, los grupos de seguridad deben ser:
Lo suficientemente grandes y estables para que no haya que agregar grupos a los sitios de SharePoint constantemente.
Lo suficientemente pequeos para poder asignar los permisos adecuados.
Por ejemplo, es probable que un grupo de seguridad denominado "todos los usuarios del edificio 2" no sea lo suficientemente pequeo
para asignar permisos, a menos que todos los usuarios del edificio 2 tengan la misma funcin en su trabajo, por ejemplo administrativos
de cuentas por cobrar. Esto no suele ser as, por lo que debera buscar un grupo de usuarios ms pequeo y especfico, como "cuentas
por cobrar".

Decisin sobre permitir el acceso de todos los usuarios autenticados


Si desea que todos los usuarios del dominio puedan ver el contenido del sitio, considere la posibilidad de conceder acceso a todos los
usuarios autenticados (grupo de seguridad de Windows Usuarios de dominio). Este grupo especial permite a todos los usuarios del
dominio tener acceso a un sitio web, con el nivel de permiso que se elija, sin tener que habilitar el acceso annimo.

Decisin sobre permitir el acceso a usuarios annimos


Puede habilitar el acceso annimo para que los usuarios puedan ver las pginas de forma annima. La mayor parte de los sitios web de
Internet permiten que se vea el sitio de forma annima, pero podran solicitar la autenticacin si alguien desea modificar el sitio o adquirir
algn artculo en un sitio de compras. El acceso annimo se debe conceder en el nivel de la aplicacin web en el momento de crearla.
Si se habilita el acceso annimo a la aplicacin web, los administradores del sitio pueden decidir si:
Conceder acceso annimo a un sitio
Conceder acceso annimo slo a las listas y bibliotecas
Bloquear totalmente el acceso annimo a un sitio.
118

El acceso annimo se basa en la cuenta de usuario annimo del servidor web. Esta cuenta la crea y mantiene Internet Information
Services (IIS), no su sitio de SharePoint. De forma predeterminada, en IIS, la cuenta de usuario annimo es IUSR.
Al habilitar el acceso annimo, de hecho le proporciona acceso al sitio de SharePoint a esa cuenta. Permitir el acceso a un sitio o a listas
y bibliotecas le proporciona el permiso Ver elementos a la cuenta de usuario annimo. Sin embargo, an con el permiso Ver elementos,
hay restricciones para lo que pueden hacer los usuarios annimos. Los usuarios annimos no pueden:
Abrir sitios para modificarlos en Microsoft SharePoint Designer 2010. Es decir, no pueden usar la llamada a procedimientos remotos
(RPC).
Ver el sitio en Mis sitios de red; es decir, no pueden usar el Sistema distribuido de creacin y control de versiones web (WebDAV), el
protocolo de carpetas web de Windows.
Carga o edicin de documentos en bibliotecas de documentos, incluidas la bibliotecas Wiki.
Importante:
Para mejorar la seguridad de sitios, listas o bibliotecas, no habilite el acceso annimo. El acceso annimo permite que los usuarios
contribuyan a listas, discusiones y encuestas, lo que puede reducir el espacio de disco del servidor y afectar negativamente otros
recursos. Adems, el acceso annimo les permite a los usuarios annimos conocer la informacin del sitio, incluidas las direcciones de
correo electrnico y todo el contenido expuesto en listas, bibliotecas y discusiones.
Puede establecer directivas de permisos para el usuario annimo para diferentes zonas (Internet, extranet, intranet, otras), si una misma
aplicacin web suministra contenido a esas distintas zonas. La lista siguiente describe estas directivas:
Ninguna Sin directiva. sta es la opcin predeterminada. No se aplican otras adiciones o restricciones de permisos a los usuarios
annimos del sitio.
Leer Los usuarios annimos pueden leer el contenido, a menos que el administrador del sitio desactive el acceso annimo.
Denegar escritura Los usuarios annimos no pueden escribir contenido, incluso si el administrador del sitio intenta conceder este
permiso a la cuenta de usuario annimo.
Denegar a todos Los usuarios annimos no pueden tener ningn acceso, incluso si los administradores de sitios intentan conceder
a la cuenta de usuario annimo acceso a sus sitios.

119

Seleccin de administradores y propietarios para la jerarqua de


administracin (SharePoint Server 2010)
En este artculo se describen los roles del administrador que corresponden a la jerarqua de servidores y sitios de Microsoft SharePoint
Server 2010. Pueden estar involucradas muchas personas en la administracin de SharePoint Server 2010. La administracin de
SharePoint Server 2010 tiene lugar en los siguientes niveles:
Granja de servidores
Servicios compartidos
Sitios
Lista o biblioteca de documentos
Elementos individuales
En este artculo:
Niveles de administracin

Introduccin
A la mayora de niveles de la jerarqua de servidores y sitios les corresponde un grupo de administracin. El nivel de la aplicacin web no
tiene un grupo de administradores nico, pero los administradores de conjuntos o granjas de servidores tienen control sobre las
aplicaciones web dentro de su mbito. Los miembros del grupo de administradores de granjas de servidores y los miembros del grupo de
administradores del servidor local pueden definir una directiva para conceder permisos a usuarios individuales en el nivel de la aplicacin
web.

Niveles de administracin
Los siguientes grupos de usuarios tienen permisos administrativos en distintos niveles de la jerarqua de administracin:
120

Nivel de servidor o granja de servidores


Grupo Administradores de la granja de servidores Los miembros del grupo Administradores de la granja de servidores tienen
permisos y responsabilidades sobre todos los servidores de la granja. Los miembros pueden realizar todas las tareas
administrativas en Administracin central para el servidor o la granja de servidores. Los miembros de este grupo tambin pueden
usar Windows PowerShell para crear y administrar objetos de las bases de datos de configuracin. Pueden asignar
administradores para que administren las aplicaciones de servicio, que son sesiones de servicios compartidos. Este grupo no
tiene acceso a sitios individuales ni a su contenido.
Grupo Administradores Los miembros del grupo Administradores de Windows del servidor local pueden realizar todas las
acciones de los administradores de la granja de servidores. Los administradores del servidor local pueden realizar tareas
adicionales, como instalar nuevos productos y aplicaciones, implementar elementos web y nuevas caractersticas en la memoria
cach global de ensamblados, crear nuevas aplicaciones web y nuevos sitios web de Internet Information Services (IIS) e iniciar
servicios. Al igual que los administradores de la granja de servidores, de manera predeterminada, los miembros de este grupo del
servidor local no tienen acceso al contenido del sitio.
Nota:
Los administradores de la granja de servidores y los administradores locales pueden asumir la propiedad de colecciones de sitios
especficas si es necesario. Por ejemplo, si el administrador de un sitio deja la organizacin y debe agregarse un nuevo administrador, el
administrador de la granja de servidores o un miembro del grupo de administradores locales pueden asumir la propiedad de la coleccin
de sitios para efectuar el cambio.

Nivel de servicios compartidos


Administradores de servicios Estos administradores son delegados por el administrador de la granja de servidores y pueden
establecer la configuracin de una aplicacin de servicio especfica en una granja de servidores. No obstante, no pueden crear
aplicaciones de servicio, obtener acceso a otras aplicaciones de servicio de la granja de servidores ni realizar operaciones en el
nivel de la granja de servidores, incluido realizar cambios en la topologa. Por ejemplo, el administrador de aplicaciones de
servicio para una aplicacin de servicio de bsqueda de una granja de servidores puede establecer la configuracin nicamente
para esa aplicacin de servicio de bsqueda.
Administradores de caractersticas Un administrador de caractersticas est asociado a una o varias caractersticas
especficas de una aplicacin de servicio. Estos administradores pueden administrar un subconjunto de la configuracin de la
aplicacin de servicio, pero no la totalidad de la aplicacin. Por ejemplo, un administrador de caractersticas puede administrar la
caracterstica de audiencias de la aplicacin de servicio de perfiles de usuario.
121

Nivel del sitio


Administradores de la coleccin de sitios Estos administradores tienen el nivel de permiso Control total en todos los sitios
web de una coleccin de sitios. Tienen acceso al contenido de todos los sitios de esa coleccin de sitios, incluso si no tienen
permisos explcitos en ese sitio.
Propietarios de sitios De manera predeterminada, los miembros del grupo Propietarios de un sitio tienen el nivel de permiso
Control total en ese sitio. Pueden realizar las tareas de administrador en el sitio y en cualquier lista o biblioteca dentro de ese
sitio. Reciben notificaciones de correo electrnico para eventos, como la eliminacin automtica pendiente de sitios inactivos y
solicitudes de acceso a los sitios.

122

Procedimientos recomendados para el uso de personalizacin


avanzada de permisos (notas del producto) (SharePoint Server
2010)
Estas notas del producto describen los procedimientos recomendados para la personalizacin avanzada de permisos (FGP) y cmo
usarlos dentro de la organizacin al implementar Microsoft SharePoint Server 2010.
Descargue las notas del producto desde el siguiente vnculo: http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=201596&clcid=0xC0A

123

Gobierno de sitios y soluciones (SharePoint Server 2010)


En esta seccin se proporciona informacin acerca del gobierno de los sitios y las soluciones para entornos de produccin y de espacio
aislado de Microsoft SharePoint Server 2010.
El gobierno es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guan, dirigen y controlan la forma en que las divisiones
de negocio y equipos de TI de una organizacin cooperan para lograr objetivos empresariales.
Las soluciones de espacio aislado restringen el acceso a los recursos locales y de red para proporcionar mayor seguridad y estabilidad.
Puede usar soluciones de espacio aislado para soluciones de equilibrio de carga, para soluciones que no se han probado por completo y
para implementar soluciones de usuario en un entorno hospedado. Las soluciones de espacio aislado se ejecutan en un subproceso de
trabajo independiente de forma que no pueden tener acceso a los recursos que pertenecen a otras soluciones y tienen acceso limitado a
los recursos locales y de red.
En esta seccin:
Introduccin al gobierno (SharePoint Server 2010)
En este artculo se presenta el gobierno como una parte esencial de una implementacin correcta de SharePoint Server 2010 y se
explican los diversos componentes de un plan de gobierno de empresa.
Caractersticas de gobierno (SharePoint Server 2010)
En este artculo se examina un conjunto de caractersticas de SharePoint Server 2010 que una organizacin puede usar para ayudar
a controlar un servicio de TI, la administracin de informacin y la arquitectura de informacin.
Establecimiento y control de un servicio de SharePoint (SharePoint Server 2010)
Obtenga informacin acerca de los factores clave para controlar un servicio de SharePoint y sobre lo que se debe incluir en un
contrato de nivel de servicio.
Implementacin y control de la arquitectura de la informacin (SharePoint Server 2010)
Obtenga informacin acerca de cmo planear una arquitectura de informacin eficaz para asegurarse de que la solucin cumple sus
necesidades empresariales.
Planificacin de soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010)
En este artculo se explica cmo planear el uso de soluciones de espacio aislado en un entorno de SharePoint.
124

SharePoint Development and Governance Using COBIT 4.1: A Practical Approach


stos son extractos del libro "SharePoint Deployment and Governance Using COBIT 4.1: A Practical Approach".
Planeacin de gobierno de SharePoint 2010 (notas del producto)
Estas notas del producto se centran en el elemento "front-end" del entorno de SharePoint (el aspecto empresarial del gobierno), las
reas que efectan los usuarios profesionales. Se usa una compaa ficticia para proporcionar orientacin para la implementacin y
planeacin de gobierno necesarias de SharePoint Server 2010.
Implementacin de gobernanza en SharePoint 2010 (notas del producto)
Estas notas del producto se centran en el elemento back-end del gobierno de SharePoint (la implementacin tcnica). Proporciona
orientacin de alto nivel en las diversas opciones de configuracin que SharePoint Server 2010 ofrece para permitir la administracin
del entorno para beneficio de todos.

125

Introduccin al gobierno (SharePoint Server 2010)


En este artculo se introduce el gobierno como parte esencial de una implementacin correcta de Microsoft SharePoint Server 2010 y se
explica por qu la arquitectura de la informacin y los servicio de TI son componentes clave de un plan de gobierno.
Los artculos de esta seccin hacen hincapi en la necesidad de gobierno de implementaciones de SharePoint Server 2010. En estos
artculos tambin se proporcionan informacin general y ejemplos de las actividades y procesos de Microsoft SharePoint Server que su
organizacin debera considerar como gobierno.
En este artculo:
Acerca del gobierno
Qu se debe gobernar?
Quin debe determinar las directivas de gobierno?
Cmo se debe implementar el gobierno?

Acerca del gobierno


El gobierno es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guan, dirigen y controlan la forma en que las divisiones
de negocio y equipos de TI de una organizacin cooperan para lograr objetivos empresariales. Un plan integral de gobierno puede
resultar beneficioso para la organizacin, ya que proporciona lo siguiente:
Simplificacin de la implementacin de productos y tecnologas, como SharePoint Server 2010.
Proteccin de la empresa ante amenazas de seguridad o responsabilidades por incumplimiento.
Garanta del mejor rendimiento de la inversin en tecnologa, por ejemplo, al aplicar prcticas recomendadas en la administracin de
contenido o arquitectura de la informacin.

126

Qu se debe gobernar?
Cada organizacin tiene necesidades y objetivos nicos que influirn en su enfoque de gobierno. Por ejemplo, las organizaciones ms
grandes probablemente requerirn un gobierno ms detallado que otras organizaciones ms pequeas.
Una implementacin correcta de SharePoint Server 2010 requiere los siguientes elementos:
Arquitectura de informacin
La finalidad de la arquitectura de la informacin es la creacin de un sistema que ayuda a los usuarios a recopilar, almacenar,
recuperar y usar la informacin necesaria para lograr objetivos empresariales. La arquitectura de la informacin de un sitio web
determina cmo se organiza y se presenta a los usuarios del sitio la informacin de ese sitio, es decir, sus pginas web, documentos,
listas y datos.
Una evaluacin exhaustiva de la arquitectura de la informacin de su organizacin puede ser til para identificar posibles ineficacias,
como las siguientes:
El uso incoherente de los metadatos que puede dificultar la bsqueda y la comparacin de contenido o datos relacionados.
Un almacenamiento de contenido mal diseado y administrado que puede provocar la existencia de varias versiones de
documentos sin ninguna manera de identificar la versin relevante.
El almacenamiento de datos catalogado y administrado de manera incorrecta que puede hacer que las personas encargadas de
tomar decisiones encuentren y usen con confianza datos incorrectos.
El diseo incorrecto de la navegacin o la mala presentacin de la informacin que pueden dificultar la localizacin de
informacin y de sitios importantes.
Servicio de TI que hospeda SharePoint Server
SharePoint Server 2010 incluye muchas caractersticas nuevas que deben tratarse por medio de un plan integral de gobierno.
Algunas de estas caractersticas son:
Una nueva arquitectura de aplicacin de servicio, generada en Microsoft SharePoint Foundation 2010 que reemplaza al modelo
SSP.
Mejoras en copia de seguridad y restauracin.
Multiempresa que crea un entorno de hospedaje verdadero y permite compartir recursos de servicio entre los clientes mientras se
particionan los datos basados en suscripciones al sitio.
Cuentas administradas que automatizan cambios de contrasea.
127

Windows PowerShell, la nueva interfaz de lnea de comandos y lenguaje de scripting, diseada especficamente para
administradores de sistemas.
Si no cuenta con un plan de gobierno, el incontrolable y rpido crecimiento de los servidores web administrados individualmente
que ejecutan SharePoint Server puede provocar consecuencias inesperadas. Entre ellas se incluyen las siguientes:
Servidores aislados que hospedan a un grupo escasamente organizado de sitios que no tienen ndice de bsqueda comn,
navegacin o esquema de seguridad. Si desea admitir la creacin de sitios sin intervencin del administrador (SSC), debe tener
un plan que incluya la disposicin de contenido y el archivado de sitios.
Servidores que hospedan aplicaciones no seguras que pueden comprometer la integridad del contenido.
Solicitudes de soporte tcnico para servidores locales que ejecutan SharePoint Server sin el conocimiento del equipo de soporte.
Actividades crticas, como el cumplimiento de normativas, que pueden administrarse de forma incoherente entre los distintos
servidores.
Actividades de mantenimiento peridico, como la realizacin de copias de seguridad y restauracin de datos, o la instalacin de
actualizaciones de productos, que no pueden realizarse de manera correcta debido al aprendizaje inadecuado o a la
configuracin incoherente de los servidores.
Cambios en la propiedad del sitio que genera dudas acerca de la propiedad del contenido o provoca el bloqueo de los sitios.
A medida que aumenta el uso de SharePoint Server 2010 en la empresa, el departamento de TI debe implementar un conjunto
de servicios de hospedaje bien gobernados que permita contar con la disponibilidad de SharePoint Server 2010 y que controle su
uso y configuracin.
Para contar con soluciones efectivas y administrables de SharePoint Server 2010, la organizacin debe considerar el gobierno de una o
ms de las siguientes reas:
Directiva de personalizacin
SharePoint Server 2010 incluye caractersticas y funcionalidades personalizables que se extienden a varias reas del producto, como
inteligencia empresarial, formularios, flujo de trabajo y administracin de contenido. La personalizacin puede poner en peligro la
estabilidad, el mantenimiento y la seguridad del entorno de SharePoint Server 2010. Para permitir la personalizacin mientras se
controla su mbito, debe desarrollar una directiva de personalizacin donde establezca lo siguiente:
Herramientas de personalizacin aprobadas. Por ejemplo, debe decidir si se permite el uso de Microsoft SharePoint Designer
2010 y especificar qu elementos de sitios pueden personalizarse y por quin.
Modos de administrar cdigo de origen, como un sistema de control de origen y estndares para la documentacin del cdigo.
Los estndares de desarrollo, como los procedimientos recomendados para la codificacin.
128

Los estndares de pruebas y comprobacin.


Mtodos necesarios de empaquetado e instalacin. Debe controlar el uso de espacios aislados, lo que permite a los propietarios
de sitios hospedar soluciones personalizadas en un contexto parcialmente confiable de modo que no afecten el resto de la
implementacin de SharePoint.
Los tipos de personalizaciones que se admiten. Por ejemplo, es posible que desee permitir el uso de elementos web para integrar
aplicaciones de Microsoft Silverlight 3 junto con sitios de SharePoint.
Para obtener ms informacin acerca de los procesos para administrar personalizaciones, vea las notas del producto sobre la
directiva de personalizacin de Productos y Tecnologas de SharePoint
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0xC0A).
Personalizacin de marca
Si disea una arquitectura de la informacin y un conjunto de sitios para usar en toda la empresa, considere la posibilidad de incluir la
personalizacin de marca en el plan de gobierno. La implementacin de un conjunto formal de directivas de marca garantiza que los
sitios usen de forma coherente las imgenes, las fuentes, los temas y otros elementos de diseo de la empresa. Por ejemplo, en
SharePoint Server 2010, se puede importar un tema de Microsoft PowerPoint 2010 directamente a un sitio de SharePoint, que
automticamente aplica el tema a todos los subsitios.
Aprendizaje
A pesar de que SharePoint Server 2010 dispone de una interfaz intuitiva basada en web e incluye ayuda en lnea, el uso y, en
especial, la administracin de sitios basados en SharePoint Server 2010 pueden suponer un reto para algunos usuarios. Adems, el
conjunto de directivas de gobierno que implementan las divisiones de TI y negocio pueden requerir explicaciones. Si ofrece los
cursos de aprendizaje adecuados a su comunidad de usuarios, puede mejorar su satisfaccin respecto de la implementacin de
SharePoint Server 2010 y reducir el gasto que genera el soporte tcnico.

Quin debe determinar las directivas de gobierno?


Una implementacin correcta de SharePoint Server 2010 requiere un dilogo y una asociacin continuos entre los directores de
negocios, profesionales de TI y trabajadores de la informacin. Cuando se crea un comit de gobierno, se deben incluir, en lo posible,
representantes que pertenezcan a los siguientes grupos y que cumplan los siguientes roles:

129

Nota:
Es posible que en su organizacin no exista el mismo rol o se lo denomine de otra forma.

Participantes ejecutivos: los ejecutivos clave deben definir los objetivos globales del comit de gobierno, proporcionarle autoridad y
evaluar peridicamente el xito de las prcticas y directivas implementadas.
Participantes financieros: los agentes financieros deben asegurar que las reglas y los procesos de gobierno aumenten el rendimiento
de la inversin de la empresa en los productos y tecnologas de SharePoint.
Lderes de TI: los lderes de TI deben ayudar a programar sus ofertas de servicio y a determinar cmo lograr sus responsabilidades
de TI (por ejemplo, mejorar la seguridad y mantener la confiabilidad) a la vez que proporcionan las caractersticas que precisan los
equipos empresariales.
Lderes de la divisin empresarial: los lderes empresariales representan a los grupos de usuarios que realizan el trabajo principal de
la empresa y determinan los requisitos funcionales y de arquitectura de la implementacin de SharePoint Server 2010. Deben
trabajar con los arquitectos de la informacin para determinar la arquitectura de la informacin de la empresa y los estndares de
taxonoma de la organizacin. Los lderes empresariales tambin deben trabajar con los lderes de TI para crear los acuerdos de
nivel de servicio y otras directivas auxiliares.
Arquitectos de la informacin o taxonomistas: los miembros de estos grupos tienen gran experiencia en planificacin y diseo de
sistemas de informacin y taxonomas. De acuerdo con sus anlisis de las necesidades de informacin de la audiencia, desarrollan
planes que respaldan los objetivos organizacionales y definen la navegacin y arquitectura de los sitios.
Responsables de cumplimiento normativo: en el gobierno se incluye asegurar que la empresa cumple sus requisitos legales y
normativos, y administra su conocimiento corporativo. Si la empresa incluye roles responsables del cumplimiento o la supervisin
legal, incluya en el comit de gobierno representantes de estas disciplinas.
Lderes de desarrollo: los lderes de la organizacin de desarrollo de software deben ayudar a determinar las herramientas de
personalizacin que estn aprobadas, cmo comprobar la seguridad del cdigo y otras prcticas recomendadas relacionadas con el
cdigo.
Trabajadores de la informacin: los miembros de la organizacin que realizan su trabajo diario deben ayudar a garantizar que los
servicios de SharePoint Server 2010 y la arquitectura de la informacin satisfacen sus necesidades.

130

Instructores: los expertos de instrucciones deberan ser responsables del desarrollo de un plan de aprendizaje y la realizacin de todo
el aprendizaje y la educacin apropiados.

Cmo se debe implementar el gobierno?


Un plan de gobierno efectivo anticipa las necesidades y objetivos de las divisiones empresariales y los equipos de TI de su organizacin.
Dado que cada empresa es nica, debe determinar la mejor forma de implementar un plan de gobierno que se encuentre adaptado a su
entorno.
Considere las siguientes fases de una implementacin de gobierno para su organizacin:
1. Determinar los principios y objetivos iniciales
El comit de gobierno debe desarrollar inicialmente una visin de gobierno, directivas y normas que se puedan medir para controlar
el cumplimiento y para cuantificar el beneficio para la empresa. Por ejemplo, el plan debe identificar los requisitos de la entrega de
servicios para los aspectos tcnicos y empresariales de la implementacin de SharePoint Server 2010.
2. Clasificar la informacin o contenido empresarial
Organice su informacin de acuerdo con una taxonoma existente o cree una taxonoma personalizada que incluya todo el contenido
que se requiere para respaldar su solucin empresarial. Una vez organizada la informacin, disee una arquitectura de la informacin
para administrar el contenido empresarial. A continuacin, determine los servicios de TI ms apropiados para respaldar la
arquitectura de la informacin.
3. Desarrollar una estrategia de educacin
El elemento humano es, despus del plan de gobierno, el ingrediente ms importante que determinar el xito o el fracaso de una
implementacin de SharePoint Server 2010. Un plan de aprendizaje integral debe revelar cmo usar SharePoint Server 2010 de
acuerdo con los estndares y procedimientos que se estn implementando y explicar por qu esos estndares y procedimientos son
importantes. El plan debe abarcar los tipos de aprendizaje requeridos para grupos de usuarios especficos y describir herramientas
de aprendizaje adecuadas. Por ejemplo, el departamento de TI podra mantener una pgina de preguntas frecuentes (FAQ) sobre las
ofertas de servicios de SharePoint Server 2010, o la divisin empresarial podra proporcionar entrenamiento en lnea que muestre
cmo establecer y usar un proceso de administracin de documentos.
4. Desarrollar un plan continuo
Un gobierno con xito es un proceso iterativo. El comit de gobierno se debe reunir con regularidad para considerar la incorporacin
de nuevos requisitos en el plan de gobierno, la reevaluacin y el ajuste de los principios de gobierno o la resolucin de conflictos que
surjan en las divisiones empresariales a raz de necesidades de recursos de TI. El comit debe proporcionar regularmente informes a
131

sus patrocinadores ejecutivos para promover la responsabilidad y ayudar a exigir el cumplimiento en toda la empresa. Recuerde que,
aunque este proceso parezca complicado, el objetivo consiste en aumentar el rendimiento de la inversin en SharePoint Server 2010,
maximizar la utilidad de la solucin de SharePoint Server 2010 y mejorar la productividad de la empresa.

Vea tambin
Otros recursos
Centro de recursos de gobierno (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=133502&clcid=0xC0A)

132

Caractersticas de gobierno (SharePoint Server 2010)


Microsoft SharePoint Server 2010 incluye caractersticas que una organizacin puede usar como ayuda para controlar un servicio de TI
de SharePoint Server 2010, la administracin de informacin de una empresa o la arquitectura de informacin de una empresa. Los
vnculos a artculos relacionados pueden ayudarle a planear y usar cada caracterstica.
Nota:
El gobierno es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guan, dirigen y controlan la forma en que las divisiones
de negocio y equipos de TI de una organizacin cooperan para lograr objetivos empresariales. Para obtener informacin, vea
Introduccin al gobierno (SharePoint Server 2010).
En este artculo:
Administracin de la instalacin de SharePoint en una empresa
Caractersticas del servicio de TI
Administracin de la informacin
Caractersticas de la arquitectura de informacin

Administracin de la instalacin de SharePoint en una empresa


Debido a que las implementaciones de SharePoint se administran en el nivel del conjunto o granja de servidores, una nica
implementacin de SharePoint no tiene informacin sobre otras implementaciones de SharePoint que podran existir en la misma
empresa. Los administradores necesitan esta informacin para administrar y controlar todas las implementaciones de la empresa. Por
ejemplo, deben saber si una implementacin se configur de acuerdo con los requisitos de la organizacin o cuntas implementaciones
no autorizadas existen en la empresa. Los Productos de Microsoft SharePoint 2010 proporcionan las siguientes opciones para hacer un
seguimiento e incluso bloquear instalaciones aleatorias de SharePoint Server.
133

El siguiente objeto de directiva de grupo deshabilita la instalacin de SharePoint Server y sus productos relacionados:
HKLM\Software\Policies\Microsoft\Shared Tools\Web Server Extensions\14.0\ SharePoint\DWORD DisableInstall
Para bloquear instalaciones, establezca DWORD DisableInstall=00000001.
Cuando se establece esta clave del Registro, los usuarios que intentan instalar SharePoint Server reciben un mensaje de error en el
que se indica que la instalacin est bloqueada para la organizacin y que deben ponerse en contacto con el administrador de la red
para obtener ms detalles.
Un marcador de Servicios de dominio de Active Directory (AD DS) identifica los servidores de SharePoint de una organizacin. De
forma predeterminada, el marcador contiene la direccin URL de la aplicacin de servicio de topologa.
Para obtener ms informacin acerca de cmo establecer el objeto de directiva de grupo y el marcador de AD DS, vea Track or block
SharePoint Server 2010 installations.

Caractersticas del servicio de TI


Un servicio de SharePoint es un servicio de TI que ofrece sitios y portales hospedados basados en SharePoint Server. Un servicio de TI
puede incluir los siguientes componentes:
Sitios y portales en un mbito, como una coleccin de sitios, una aplicacin web o una granja de servidores
Copia de seguridad y restauracin
Almacenamiento de contenido
Compatibilidad con las personalizaciones
Seguridad
Niveles de servicio que se basan en la velocidad o la disponibilidad
En esta seccin se describen las caractersticas de SharePoint Server 2010 que son tiles para mantener y controlar un servicio de
SharePoint Server.

Plantillas de sitio
Las plantillas de sitio son un conjunto de personalizaciones que se aplican a una definicin de sitio. Mediante el uso de una plantilla de
sitio, un servicio de SharePoint Server puede promover la personalizacin de marca coherente, la estructura de sitio y el diseo en los
sitios que crean los usuarios. Puede crear plantillas de sitio personalizadas para el aprovisionamiento de sitios y usarlas en lugar de las
plantillas que se incluyen en SharePoint Server como parte de un servicio de SharePoint Server.
134

Para obtener informacin, vea el tema sobre el trabajo con plantillas y definiciones de sitio
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=184756&clcid=0xC0A).

Cuotas
Una cuota especifica los lmites de la cantidad de almacenamiento que puede usar una coleccin de sitios. Este proceso impide que los
usuarios agreguen contenido cuando se alcanza el lmite. Para obtener ms informacin, vea Plan quota management (SharePoint
Server 2010).

Bloqueos
Los bloqueos impiden que los usuarios agreguen contenido a una coleccin de sitios o que la usen. Por ejemplo, puede bloquear un sitio
que infringe una directiva de uso o que excede una cuota. Para obtener ms informacin, vea Lock or unlock sites.

Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo son programas que implementan los procesos de negocio para los usuarios de un sitio de SharePoint Server. Estn
asociados con los elementos del sitio, como documentos, formularios o elementos de lista. Los flujos de trabajo tienen numerosas
aplicaciones como parte de un servicio de TI. Por ejemplo, puede usar un flujo de trabajo para aprovisionar un nuevo sitio, realizar un
seguimiento de un problema de compatibilidad o actuar cuando se ha excedido la cuota de la coleccin de sitios. Para obtener ms
informacin, vea Plan workflows (SharePoint Server 2010).

Caractersticas
Una caracterstica, que es un contenedor para varias extensiones definidas en SharePoint Server 2010 y SharePoint Foundation 2010,
consta de un conjunto de archivos XML que se implementan en servidores web. Puede implementar una caracterstica como parte de
una definicin de sitio o un paquete de solucin, o bien activarla de forma individual.
Un administrador del sitio puede transformar la funcionalidad de un sitio de SharePoint mediante la activacin o la desactivacin de una
caracterstica en la interfaz de usuario. Las caractersticas hacen que sea ms fcil activar o desactivar la funcionalidad en el curso de
una implementacin y ayudan a los administradores a transformar fcilmente la plantilla o definicin de un sitio. Las caractersticas se
pueden ocultar, lo que impide que los usuarios del sitio las desactiven de forma manual.
Cuando implemente la nueva funcionalidad de sitio como caractersticas, har que sea ms fcil para los administradores controlar los
sitios y exigir un plan de gobierno. Una tcnica denominada asociacin de caracterstica permite adjuntar una caracterstica a todas las
nuevas versiones de los sitios que usan una definicin de sitio determinada sin tener que modificarla. Esto permite controlar las
caractersticas a las que pueden tener acceso los usuarios del servicio. Para obtener ms informacin, vea el tema sobre el uso de
caractersticas(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=183450&clcid=0xC0A

135

Creacin de sitios sin intervencin del administrador (SSC)


Puede permitir a los usuarios crear sus propias colecciones de sitios mediante la caracterstica de creacin de sitios sin intervencin del
administrador. Una decisin clave para controlar la creacin de sitios sin intervencin del administrador es determinar el nivel de servicio
que admite este tipo de creacin. De forma predeterminada, este permiso est habilitado en SharePoint Server 2010 para todos los
usuarios autenticados.
Para obtener ms informacin, vea Turn on or turn off Self-Service Site Creation.

Directivas y permisos de aplicaciones web


Los permisos para una aplicacin web son una configuracin global que se aplica a todos los usuarios y grupos de todas las colecciones
de sitios dentro de una aplicacin web. Para controlar las acciones del usuario, puede habilitar o deshabilitar el permiso asociado en la
aplicacin web. Por ejemplo, si no desea que los usuarios sean capaces de agregar pginas a un sitio web, puede deshabilitar el permiso
para agregar y personalizar pginas, que es uno de los permisos relacionados con el sitio. Despus de deshabilitar un permiso especfico
para una aplicacin web, el permiso no se puede otorgar a ningn usuario de un sitio de la aplicacin web. Puede controlar el acceso a
una direccin URL o zona especfica. Tambin puede especificar el nivel de acceso que desee para usuarios annimos. Para obtener
ms informacin, vea Manage permissions for a Web application (SharePoint Server 2010).
Las directivas de permisos permiten configurar y administrar, de forma centralizada, un conjunto de permisos que se aplica solo a un
subconjunto de usuarios o grupos en una aplicacin web. Por ejemplo, quizs desee crear un nivel de directiva de permisos para los
usuarios de una coleccin de sitios que les permitir agregar elementos a una lista, editar elementos de una lista, eliminar elementos de
una lista, abrir una lista, ver elementos, ver listas o ver pginas. Sin embargo, es posible que desee evitar que los mismos usuarios creen
o eliminen listas, para lo que sera necesario el permiso Administrar listas. Para obtener ms informacin, vea Manage permission
policies for a Web application (SharePoint Server 2010).

SharePoint Designer
Puede administrar el uso de Microsoft SharePoint Designer 2010 en una organizacin en el nivel de la aplicacin web o en el nivel de la
coleccin de sitios. Puede controlar los siguientes tipos de acceso a SharePoint Designer 2010:
Habilitar o deshabilitar el uso de SharePoint Designer 2010 para una aplicacin o coleccin de sitios completa.
Si desea asegurarse de que todos los diseadores y propietarios de una coleccin de sitios especfica pueden usar SharePoint
Designer 2010, habilite esta configuracin en el nivel de la coleccin de sitios.
Habilitar o deshabilitar la capacidad de desasociar pginas de la definicin de sitio.
Si desea conservar la personalizacin de marca de todos los sitios de una coleccin de sitios, no debe permitir a los usuarios que
realicen cambios que hagan que la pgina se desasocie de la definicin de sitio.
Habilitar o deshabilitar pginas maestras y diseos de pgina en SharePoint Designer 2010.
136

Si no desea que los usuarios vean las pginas maestras y diseos de pgina de un sitio, debe deshabilitar esta configuracin.
Habilitar o deshabilitar la estructura de la direccin URL del sitio y su contenido.
Si no desea que los usuarios puedan ver o editar cualquier archivo del sitio, debe deshabilitar esta configuracin.

Espacios aislados
Un espacio aislado es un entorno de ejecucin restringido que permite a los programas tener acceso nicamente a algunos recursos;
adems, evita que los problemas que se originan dentro del espacio aislado afecten al resto del entorno del servidor. Las soluciones que
se implementan en un espacio aislado se denominan soluciones de espacio aislado. La seguridad de acceso al cdigo (CAS) limita las
operaciones que estas soluciones pueden llevar a cabo.
Un miembro del grupo Administradores de la granja de servidores debe implementar el entorno de espacio aislado para que se puedan
cargar las soluciones de espacio aislado. Los administradores de una coleccin de sitios pueden cargar y activar soluciones de espacio
aislado. Si la solucin no contiene un ensamblado, un usuario que tenga control total en la raz de la coleccin de sitios tambin puede
activar la solucin.
Puede incrementar el aislamiento usando un equilibrio de carga remoto y ejecutando el servicio de espacio aislado nicamente en
servidores especficos. En un entorno de produccin, se recomienda usar un equilibrio de carga remoto y dedicar un servidor
independiente a las soluciones de espacio aislado que se estn ejecutando. Solo los miembros del grupo Administradores de la granja de
servidores pueden bloquear las soluciones de espacio aislado, configurar el equilibrio de carga y restablecer las cuotas que se
excedieron.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010).

Eliminacin automtica de coleccin de sitios


La eliminacin automtica ayuda a controlar el nmero de sitios web no usados en un servidor sin ninguna intervencin administrativa y
sin ningn mecanismo de copia de seguridad. De forma predeterminada, se habilita automticamente la confirmacin de sitios. La
eliminacin automtica del sitio se puede establecer en el nivel del servidor y de la granja de servidores o en el nivel de la aplicacin web.

Directivas de perfiles de usuario y sitios web de Mi sitio


Las directivas son conjuntos de reglas que los administradores del servicio de perfiles de usuario asignan a usuarios o a grupos de
usuarios. Estas reglas permiten a los administradores especificar las propiedades del perfil de usuario que controlan el contenido del sitio
que los usuarios pueden ver y la forma en que stos pueden interactuar con dicho contenido.
De forma predeterminada, la mayora de las propiedades de perfil de usuario son visibles para todos, pero la informacin confidencial
puede configurarse para que su visibilidad sea limitada. Las directivas menos restrictivas permiten a ms usuarios ver perfiles pblicos
con ms frecuencia, lo que afecta a la frecuencia con la que se deben actualizar los perfiles de usuario y realizar la compilacin de la
137

audiencia. En las organizaciones que tienen muchos usuarios, la actualizacin frecuente podra afectar al rendimiento y a la planeacin
de capacidad. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de directivas para perfiles de usuario (SharePoint Server 2010).
De forma predeterminada, todos los usuarios autenticados pueden crear un sitio web de Mi sitio. Se recomienda usar grupos de
seguridad para administrar los permisos para los sitios web de Mi sitio. Las caractersticas de Mi sitio almacenan o usan informacin de
identificacin personal. Antes de implementar sitios web de Mi sitio, asegrese de que ha planeado cmo controlar el comportamiento de
estas caractersticas, o desactive las caractersticas, para ayudar a proteger la seguridad de esta informacin.
De forma predeterminada, todos los usuarios autenticados pueden agregar clasificaciones y etiquetas temticas a documentos, a otros
elementos de SharePoint Server y a elementos adicionales, como pginas web externas y entradas de blog. Los usuarios tambin
pueden incluir notas de improviso en las pginas de perfil de un sitio web Mi sitio o en cualquier pgina de SharePoint Server. Como
alternativa, puede usar uno o varios grupos de seguridad para conceder el permiso Usar caractersticas sociales a un subconjunto de
usuarios de una organizacin.
De forma predeterminada, todos los usuarios autenticados pueden editar sus perfiles, agregar o editar compaeros y agregar o editar
pertenencias. Como alternativa, puede usar uno o varios grupos de seguridad para conceder el permiso Usar caractersticas personales
a un subconjunto de usuarios de una organizacin.
Si bien el anlisis de correo electrnico puede habilitarse para todos los usuarios de Outlook o solo para grupos especficos mediante la
directiva de grupo, los usuarios pueden no participar en esta caracterstica. Incluso si el anlisis de correo electrnico est deshabilitado
para todos los usuarios, pueden participar usuarios individuales.

Administracin de la informacin
La administracin de la informacin en SharePoint Server 2010 comprende las tareas de organizacin, recuperacin, adquisicin y
mantenimiento de la informacin.
En esta seccin se describen caractersticas de SharePoint Server 2010 que resultan tiles para la administracin de documentos,
registros y activos digitales, as como para la planeacin de la exhibicin de documentos electrnicos.

Administracin de documentos
La administracin de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de la organizacin, es decir, cmo se crean, se revisan y se
publican, adems de cmo se eliminan o conservan al final del ciclo. Incluye directivas que implementan la auditora, la retencin de
documentos, el etiquetado y los cdigos de barras (para garantizar que se pueda correlacionar el contenido impreso con las
correspondientes versiones electrnicas). Las directivas pueden implementarse para ayudar a una organizacin a cumplir los requisitos
de conformidad con la legislacin, como la necesidad de conservar registros. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de directivas
de administracin de informacin (SharePoint Server 2010).
138

Una organizacin que usa aplicaciones cliente de Microsoft Office System y SharePoint Server 2010 puede exigir directivas en el servidor
y en las aplicaciones cliente.

Aprobador de contenido
El proceso de aprobacin de contenido proporciona control de la publicacin de contenido a los miembros del sitio que tienen permisos
de aprobador. Un propietario de una biblioteca de documentos puede habilitar la aprobacin de contenido para una biblioteca de
documentos o una biblioteca de pginas web y, opcionalmente, puede asociar un flujo de trabajo con la biblioteca para ejecutar el
proceso de aprobacin.
Use la aprobacin de contenido para formalizar y controlar el proceso de poner contenido a disposicin de una audiencia. Por ejemplo,
una empresa que publica el contenido puede requerir una revisin legal y aprobacin antes de publicar el contenido.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin del control de versiones, la aprobacin de contenido y las desprotecciones (SharePoint
Server 2010).

Control de versiones
Control de versiones es el mtodo mediante el cual se numeran y se guardan iteraciones sucesivas de un documento en SharePoint
Server. Como una herramienta de gobierno, control de versiones impide que los usuarios con permisos de lectura vean borradores de los
documentos.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin del control de versiones, la aprobacin de contenido y las desprotecciones (SharePoint
Server 2010).

Administracin de registros
La administracin de registros es el proceso por el que una organizacin determina los tipos de informacin que deben considerarse
registros, cmo se deben administrar los registros mientras estn activos y cunto tiempo se debe conservar cada tipo de registro. La
administracin de registros incluye la realizacin de tareas relacionadas con los registros, tales como la eliminacin de registros
caducados o expirados, o el almacenamiento y la proteccin de registros relacionados con eventos externos tales como demandas
judiciales.
La administracin de registros permite hacer lo siguiente:
Usar un archivo de almacenamiento de registros para administrar los registros o administrar los registros en contexto.
Crear flujos de trabajo para mover los documentos a un archivo de almacenamiento de registros.
Determinar si va a administrar correo electrnico en SharePoint Server o en una aplicacin de correo electrnico.
Determinar cmo traducir el contenido social como, por ejemplo, blogs, sitios wikis o sitios web de Mi sitio en los registros.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de administracin de registros (SharePoint Server 2010).
139

Administracin de activos digitales


La caracterstica de administracin de activos digitales de SharePoint Server 2010 proporciona un repositorio especializado para el
almacenamiento y la administracin de activos digitales, por ejemplo, imgenes, archivos de audio o archivos de vdeo. Al usar un
repositorio centralizado para administrar los activos digitales, la organizacin tambin ejerce un mayor control sobre el contenido
confidencial relativo a la imagen corporativa, lo que permite asegurar que solo se ofrecern los activos autorizados de productos a los
usuarios adecuados. Para obtener ms informacin, vea Planeacin del control de versiones, la aprobacin de contenido y las
desprotecciones (SharePoint Server 2010).

Exhibicin de documentos electrnicos


La exhibicin de documentos electrnicos es el proceso de bsqueda y produccin de informacin electrnica para admitir eventos como
litigios, auditoras o investigaciones. Si usa Microsoft SharePoint Server 2010 para administrar la informacin electrnica, debe tener en
cuenta la exhibicin de documentos electrnicos al planear la solucin de SharePoint Server. La auditora, las directivas de expiracin y
la bsqueda son consideraciones que debe evaluar. Las decisiones de planeacin con respecto a estas reas deben completarse antes
de que exista la posibilidad de que surja la necesidad de usar la exhibicin de documentos electrnicos.
Se recomienda habilitar la directiva de auditora en todas las colecciones de sitios que contienen bibliotecas de documentos activos.
Considere tambin la posibilidad de implementar una directiva de expiracin para eliminar documentos automticamente cuando ya no
sean necesarios. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de la exhibicin de documentos electrnicos (SharePoint Server 2010).

Directivas de administracin de informacin


Una directiva de administracin de informacin es un conjunto de reglas para un tipo de contenido, o una ubicacin donde se almacena
contenido. Cada regla de una directiva es una caracterstica de directiva. Por ejemplo, una caracterstica de directiva de administracin
de informacin podra especificar el tiempo que debe conservarse un tipo de contenido o proporcionar la auditora de los documentos.
Las directivas de administracin de informacin permiten controlar quines pueden tener acceso a la informacin de la organizacin, qu
pueden hacer con ella y cunto tiempo debe conservarse. Puede asociar una directiva con una lista, una biblioteca de documentos o un
tipo de contenido.
Al configurar una directiva de administracin de informacin, si lo desea puede escribir una instruccin de directiva que se muestra en los
programas cliente de Microsoft Office 2010 para informar a los autores de documentos acerca de las directivas que se exigen en un
documento. ste es un procedimiento recomendado
SharePoint Server 2010 incluye las siguientes caractersticas de directiva de administracin de informacin:
La caracterstica de directiva de auditora registra los eventos y operaciones que se realizan en documentos y elementos de lista.
Puede configurar la auditora para registrar eventos, como la edicin de documentos, su visualizacin o el cambio de su nivel de
permisos.
140

La caracterstica de directiva de expiracin ayuda a eliminar contenido mediante un mtodo coherente que se puede controlar y
administrar. Por ejemplo, la directiva puede eliminar un documento o definir una tarea de flujo de trabajo para que SharePoint Server
redirija el documento para obtener permiso para destruirlo.
La caracterstica de directiva de etiquetado especifica una etiqueta que se asocia a un tipo de documento o un elemento de lista. Las
etiquetas son las zonas de bsqueda de texto que SharePoint Server genera en funcin de las propiedades de metadatos y el
formato que especifique el usuario.
La caracterstica de directiva de cdigo de barras permite realizar un seguimiento de las copias fsicas de un documento mediante la
creacin de un valor de identificador nico para un documento y la insercin de una imagen de cdigo de barras de dicho valor en el
documento. De forma predeterminada, los cdigos de barras cumplen con el estndar comn de cdigo 39 (ANSI/AIM BC1-1995,
cdigo 39). Adems, es posible conectar otros proveedores de cdigos de barras mediante el modelo de objetos de directivas.
Los informes de directiva de administracin de informacin ayudan a supervisar el grado de uso de las directivas por parte de la
organizacin. Puesto que las directivas suelen implementarse para ayudar a una organizacin a cumplir con normativas especficas, la
supervisin frecuente del uso de la directiva le ayudar a asegurarse de que su organizacin las cumpla. Para obtener ms informacin
general sobre las directivas de administracin de informacin, vea Planeacin de directivas de administracin de informacin (SharePoint
Server 2010).

Caractersticas de la arquitectura de informacin


La arquitectura de informacin en SharePoint Server 2010 es la organizacin de la informacin de la empresa, sus documentos, listas,
sitios web y pginas web, para facilitar al mximo el uso y la administracin de la informacin.
La arquitectura de informacin de un sitio web del portal determina cmo se organiza y se presenta la informacin de ese sitio, es decir,
sus subsitios, pginas web, documentos, listas y datos. Una empresa puede aumentar el rendimiento de su inversin en el portal
mediante la creacin de un cuerpo de gobierno que desarrolle y exija las normas y directivas de arquitectura de informacin. Una
arquitectura bien controlada hace que la informacin de la empresa sea fcil de buscar, compartir y usar.
En esta seccin se describen caractersticas de SharePoint Server 2010 que controlan el uso de la arquitectura de informacin de una
empresa.

Tipos de contenido
Los tipos de contenido permiten a las empresas organizar, administrar y controlar el contenido de una manera coherente. Definen los
atributos de un tipo de elemento de lista, documento o carpeta. Cada tipo de contenido puede especificar las propiedades de metadatos
para asociar a elementos de su tipo, los flujos de trabajo disponibles, plantillas y directivas de administracin de informacin. Use los
tipos de contenido para promover directivas de administracin de informacin coherentes, requisitos de metadatos y otras directivas. Para
141

controlar los tipos de contenido, considere la posibilidad de asociar receptores de eventos y flujos de trabajo con los formularios que se
usan para modificar los tipos de contenido.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).

Pgina Contenido y estructura del sitio


La pgina Contenido y estructura del sitio en el sitio de primer nivel de una coleccin de sitios administra el contenido y la estructura de
una coleccin de sitios de SharePoint. Debido a que la navegacin del sitio en SharePoint Server se basa en la jerarqua de sitios y
subsitios de forma predeterminada, esta caracterstica tambin se puede usar para configurar la navegacin del sitio. Al trasladar un sitio
web a SharePoint Server 2010, puede usar la pgina Contenido y estructura del sitio para reestructurar el sitio segn las necesidades de
la empresa.

Information Rights Management


Information Rights Management (IRM) permite a los creadores de contenido controlar y proteger sus documentos. El contenido de
documentos que usan IRM se cifra y se suministra con una licencia de publicacin que impone restricciones a los usuarios.
SharePoint Server 2010 admite IRM para los documentos que se almacenan en bibliotecas de documentos. Los formatos de archivo de
documentos que pueden usar IRM en SharePoint Server 2010 incluyen los siguientes:
Microsoft InfoPath
Microsoft Word
Microsoft Excel
Microsoft PowerPoint
Office Open XML de Word
Office Open XML de Excel
Office Open XML de PowerPoint
Para agregar otros tipos de archivo, el administrador debe instalar protectores, es decir, programas que controlan el cifrado y descifrado
de los documentos que usan administracin de derechos, para cada nuevo tipo de archivo.

Tipos de archivos bloqueados


Puede restringir los archivos que se cargan o descargan de un servidor basando la restriccin en la extensin del nombre de archivo. Por
ejemplo, puede bloquear archivos que tengan la extensin .exe, ya que dichos archivos se pueden ejecutar en un equipo cliente y
pueden contener cdigo malintencionado.
142

De forma predeterminada, una gran cantidad de tipos de archivo estn bloqueados, incluidos los tipos de archivo que el Explorador de
Windows trata como ejecutables. Para ver una lista completa de los tipos de archivo bloqueados, vea Manage blocked file types
(SharePoint Server 2010).

Administracin de contenido web (sitios de publicacin)


En la mayora de los escenarios de distribucin de contenido, la coleccin de sitios de origen, desde la que se distribuye el contenido, se
encuentra en una granja de servidores que es independiente de la coleccin de sitios de destino. Por lo general, la granja de servidores
de destino (la granja de "produccin") tiene una mayor seguridad para minimizar las acciones que puedan tener lugar en el entorno de
produccin. No se espera que el proceso de creacin se lleve a cabo en el servidor de produccin, dado que un trabajo de distribucin de
contenido puede sobrescribir los cambios que se producen en el contenido del servidor de produccin. En la mayora de los escenarios
de distribucin de contenido, la granja de servidores de origen y la granja de servidores de produccin se encuentran en dominios de AD
DS independientes. Para obtener ms informacin acerca de las topologas de distribucin de contenido, vea Design content deployment
topology.
La distribucin de contenido es un proceso en un nico sentido: el contenido se copia desde una coleccin de sitios de origen en una
coleccin de sitios de destino. La caracterstica de distribucin de contenido no admite sincronizacin desde el origen al destino y de
vuelta al origen. La creacin de contenido nuevo o la modificacin del contenido existente en la coleccin de sitios de destino pueden
hacer que se produzcan errores en los trabajos de distribucin de contenido. Por esta razn, se debe considerar restringir los permisos
en la coleccin de sitios de destino, de modo que los usuarios no puedan efectuar cambios directamente en el contenido que se
almacena dentro de esa coleccin de sitios.
Los permisos sobre el contenido en la granja de servidores de destino normalmente sern distintos de los permisos sobre el contenido en
la granja de servidores de origen. En muchas soluciones de publicacin, la granja de servidores de destino autentica a los usuarios
mediante un dominio AD DS diferente del que se usa en un entorno de creacin o de almacenamiento provisional, y es posible que no
haya una relacin de confianza entre los dos dominios. Para obtener ms informacin, vea Content deployment overview.

Taxonoma y metadatos administrados


Metadatos administrados es una coleccin jerrquica de trminos administrados centralmente que se pueden definir y usar despus
como atributos para elementos de Microsoft SharePoint Server 2010. Un rol de usuario determina cmo podr trabajar el usuario con
metadatos administrados.
Los usuarios pueden ver solo los conjuntos de trminos globales y los conjuntos de trminos locales de la coleccin de sitios del usuario.
Los conjuntos de trminos locales se crean en el contexto de una coleccin de sitios. Los conjuntos de trminos globales se crean fuera
del contexto de una coleccin de sitios. Si hay conjuntos de trminos que no deberan ver algunos usuarios, asigne estos conjuntos de
trminos a grupos separados. Para obtener ms informacin, vea Plan to share terminology and content types.
143

Las directivas de gobierno de una organizacin pueden afectar a la forma en que se disean las conexiones y los servicios de metadatos
administrados. Por ejemplo, la existencia de un proceso formal para administrar trminos y conjuntos de trminos afectar a la forma en
que se establecen los parmetros de conexin. Si cada documento que se crea debe tener un conjunto determinado de atributos, es
probable que desee tener un concentrador de tipo de contenido en al menos un servicio. Familiarcese con el plan de gobierno de su
organizacin antes de determinar las conexiones y los servicios de metadatos administrados. Para obtener ms informacin, vea
Managed metadata service application overview (SharePoint Server 2010).

Vea tambin
Conceptos
Introduccin al gobierno (SharePoint Server 2010)

144

Establecimiento y control de un servicio de SharePoint


(SharePoint Server 2010)
Una implementacin correcta de Microsoft SharePoint Server 2010 depende de la capacidad de la empresa para controlar el servicio y
asegurar que ste satisface las necesidades de los clientes de forma segura, manejable y rentable. Este artculo describe los elementos
tpicos de un servicio de TI que hospeda SharePoint Server 2010, sugiere los factores de xito clave para controlar un servicio de
SharePoint Server y proporciona un ejemplo de un servicio de SharePoint de tres niveles.
Qu es un servicio de SharePoint?
Elementos de un servicio con xito
Qu se debe controlar en un servicio de SharePoint
Creacin de varios servicios
Contratos de nivel de servicio

Qu es un servicio de SharePoint?
Un servicio de SharePoint es un servicio de TI que ofrece sitios hospedados basados en Productos de Microsoft SharePoint 2010. A
continuacin se presenta lo que ofrece un servicio:
Sitios en un mbito, como una coleccin de sitios, una aplicacin web o una granja de servidores
Copia de seguridad y recuperacin
Almacenamiento de contenido
Compatibilidad con las personalizaciones
Seguridad
Niveles de servicio que se basan en la velocidad y la disponibilidad

145

Elementos de un servicio con xito


Cuando visualice e implemente su servicio de SharePoint Server, tenga en cuenta los siguientes elementos que pueden contribuir a que
el esfuerzo se convierta en xito:
Crear y usar un grupo de control
El servicio de TI que admita SharePoint Server debe regirse por un grupo que incluya a los participantes ejecutivos, lderes de la
divisin de negocios, trabajadores de informacin influyentes, administradores de TI y especialistas tcnicos de TI, entre otros. El
objetivo del grupo de control debe ser supervisar el servicio. Con esta capacidad, el grupo de control define las ofertas iniciales del
servicio, establece las directivas constantes del servicio y cumple regularmente en evaluar el xito.
Comunicar acerca de los servicios
Las directivas de control que desarrolle se deben difundir en su empresa. Mantenga un sitio web que describa el conjunto de
servicios.
Promover el uso del servicio
Impida o evite que los usuarios implementen sus propios servidores. En su lugar, alintelos a usar el servicio. Es posible que los
servidores aislados no estn configurados de acuerdo con la directiva de seguridad de TI y los requisitos reglamentarios de la
empresa. Adems, es posible que los usuarios que implementen sus propios servidores no puedan hacer copias de seguridad
adecuadas de los servidores o no puedan mantener actualizados los servidores con las revisiones y modificaciones de software. Por
ltimo, es posible que el contenido de los servidores que no est regido por el servicio no se pueda rastrear mediante servicios de
indizacin de la empresa, lo que puede crear focos de contenido aislados.
Crear varios servicios
Debe proporcionar un conjunto de servicios compatibles con SharePoint Server. Por ejemplo, un servicio puede proporcionar miles
de sitios de colaboracin y otro podra admitir sitios muy grandes, con funciones cruciales, como sitios de intranet de la empresa. Un
conjunto de servicios de SharePoint Server permite que aplique reglas nicas de control y directivas en varios niveles de servicio de
modo que pueda cambiar el costo de evaluacin para las organizaciones segn su nivel de servicio. Por ltimo, un servicio con
niveles permite introducir fases de servicios de una manera fcil de administrar.

Qu se debe controlar en un servicio de SharePoint


Al disear servicios de TI que son compatibles con SharePoint Server, un grupo de control debe determinar los lmites y las directivas
para controlar los servicios. Si decide usar las caractersticas de arquitectura multiempresa en SharePoint Server para servicios de
hospedaje, puede habilitar un grupo de TI para delegar tareas administrativas comunes para un conjunto de sitios a los propietarios de la
146

unidad de negocio. Esto permite que un grupo de TI centre su atencin en el servicio mismo. Para obtener ms informacin acerca de la
arquitectura multiempresa, vea Hosted environments (SharePoint Server 2010).
Determine los lmites y las directivas para los siguientes elementos de servicios:
Plantillas de cuota
Una plantilla de cuota se compone de los valores que especifican la cantidad de datos que se puede almacenar en una coleccin de
sitios. El valor tambin indica el lmite que activa una alerta de correo electrnico para el administrador de la coleccin de sitios.
Puede asociar las cuotas con sitios que se ofrecen en varios niveles de servicio para controlar el crecimiento de SharePoint Server
en una empresa. Tenga en cuenta que puede establecer cuotas independientes para las soluciones de espacio aislado.
Tamao mximo de carga
En el nivel de aplicacin web, puede establecer lmites del tamao mximo de los archivos cargados. Todos los sitios dentro de la
aplicacin web host utilizan el mismo lmite.
Administracin del ciclo de vida del sitio
Puede controlar cmo se crean los sitios, su tamao y longevidad mediante el uso de la administracin de sitios de autoservicio, y la
confirmacin y eliminacin del uso del sitio. Tambin puede establecer la expiracin y las directivas de acceso para controlar el ciclo
de vida del contenido de sitios.
El aprovisionamiento de sitios de autoservicio permite a los usuarios crear sus propios sitios web de nivel superior al visitar una
pgina hospedada en TI y proporcionar informacin acerca del uso del sitio. El sitio, a continuacin, se puede aprovisionar en funcin
de un flujo de trabajo personalizado. Para diversos niveles de servicio, puede controlar el tamao de dichos sitios y su longevidad.
Directiva de personalizacin
Una de las ventajas principales del uso de sitios que se basan en SharePoint Server es la capacidad de los propietarios de sitios para
personalizarlos. Por ejemplo, los propietarios de sitios pueden cambiar la apariencia de un sitio o proporcionar una nueva
funcionalidad, como un flujo de trabajo o un elemento web personalizado. Considere detenidamente el tipo y la cantidad de
personalizacin que se permite y que es compatible en cada nivel de servicio dado que algunos tipos de personalizaciones son
globales para la granja de servidores.
Considere el uso de las soluciones de espacio aislado para limitar el impacto de las personalizaciones en una granja de servidores.
Por ejemplo, los servicios que permiten la creacin de sitios sin intervencin del administrador pueden incluir miles de sitios que
comparten una nica aplicacin web. En este caso, puede limitar las personalizaciones nicamente a los sitios que son compatibles
con la interfaz de usuario, como agregar elementos web a las pginas. Si utiliza soluciones de espacio aislado, las personalizaciones
se aplican slo a esa coleccin de sitios. En un servicio que proporciona aislamiento fsico o virtual de la granja de servidores, por
147

ejemplo, para un sitio de intranet de la empresa, puede permitir una amplia gama de personalizaciones, como, por ejemplo, los
controladores de eventos personalizados y los flujos de trabajo.
En el nivel de aplicacin web, tambin se ofrece la capacidad de controlar si se puede usar SharePoint Designer para modificar los
sitios de la aplicacin web. Para obtener ms informacin, vea Configure settings for a Web application (SharePoint Server 2010).
Para obtener una explicacin completa de la gama de personalizaciones que SharePoint Server 2010 admite y los riesgos y
beneficios de la compatibilidad con cada tipo de personalizacin en varios niveles de servicio, vea las notas del producto Directiva de
personalizacin de tecnologas y productos de SharePoint (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0xC0A). Aunque este
contenido se refiere especficamente a Microsoft Office SharePoint Server 2007, gran parte de la informacin se aplica a SharePoint
Server 2010. Para obtener ms informacin acerca de las soluciones en espacio aislado, vea Planificacin de soluciones de espacio
aislado (SharePoint Server 2010).
Clasificacin de activos
Puede desarrollar e implementar un sistema de clasificacin para los sitios y contenido compatibles con un servicio que identifica el
impacto y el valor de la informacin de una organizacin. Por ejemplo, los metadatos pueden clasificar el contenido como si tuviera
valor o impacto empresarial alto, moderado o bajo.
El impacto est relacionado con la exposicin y el contenido: si el contenido se distribuye externamente, afectara
negativamente a su negocio? O podra exponer informacin que identifique personalmente a los usuarios o clientes? Si es as,
sera contenido de alto impacto en la empresa.
El valor est relacionado con la disponibilidad: si el contenido no est disponible, podra impactar los negocios diarios de la
empresa? Si es as, sera contenido de alto valor.
Cada clasificacin podra provocar otros comportamientos: por ejemplo podra requerir que se transfiera el contenido de alto
impacto en la empresa slo en formato cifrado, o podra requerir que se ejecute un proceso de aprobacin en el contenido de
mediano impacto antes de que se pueda publicar en un sitio web pblico. Quizs el contenido de alto impacto en la empresa
debe estar hospedado en un servicio que proporcione la directiva ms restrictiva y los procesos de recuperacin ante desastres
ms exigentes.
Administracin del ciclo de vida
Un servicio debe proporcionar las herramientas o directrices del ciclo de vida para los sitios activos y los no utilizados. Para niveles
de servicio ms bajos, podra, por ejemplo, implementar un mecanismo que permita que slo los propietarios de sitios puedan crear
sitios para los que transcurran seis meses antes de que el usuario tenga que ampliar la solicitud del sitio. Adems, puede
implementar una herramienta que busque los sitios que no se hayan utilizado durante un perodo especfico de tiempo y los elimina.
La administracin del ciclo de vida tambin implica integrar un servicio con los procesos y herramientas de administracin de
148

registros de una organizacin. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de administracin de registros (SharePoint Server
2010).
Personalizacin de marca y navegacin
La personalizacin de marca coherente con una gua de estilo corporativa genera sitios de aspecto ms coherente y desarrollo ms
sencillo. Las pginas maestras y plantillas ayudan a crear la marca visual de un sitio. Almacene las pginas maestras aprobadas en
las galeras de sitios para que los diseadores de sitios las utilicen de forma coherente. Un diseo coherente ayuda a los usuarios a
confirmar que se encuentran en el lugar correcto cuando ven el sitio. Defina los elementos de la plantilla que los propietarios de sitios
pueden y no pueden modificar. Deje espacio para la subpersonalizacin de marcas de equipos individuales o marcas de proyecto.
La navegacin coherente tambin es fundamental para garantizar que los usuarios no se pierdan mientras navegan por los servicios
en bsqueda de contenido.
Proteccin de datos
Las caractersticas que ofrecen proteccin de datos incluyen la copia de seguridad y recuperacin. Puede variar el nivel de proteccin
de datos segn los niveles de servicio que ofrezca. Es posible que los niveles ms altos requieran que el propietario del sitio los
cargue. Para cada nivel de servicio, planee la frecuencia con la que realizar copias de seguridad y el tiempo de respuesta que
garantizar para la restauracin de los sitios. Para obtener ms informacin, vea Plan for backup and recovery (SharePoint Server
2010) y Centro de recursos de administracin de continuidad del negocio
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=199235&clcid=0xC0A).
Seguridad, infraestructura y directivas de aplicaciones web
Mantenga la infraestructura y supervise el acceso al contenido y a la infraestructura para asegurarse de que dispone de un entorno
estable y seguro. Utilice directivas de aplicaciones web para permitir o denegar el acceso al contenido de acuerdo con las reglas de
cumplimiento o las necesidades del negocio. Mantenga la infraestructura al da con las actualizaciones de software para asegurarse
de que dispone de las mejoras y correcciones ms recientes.
Entrenamiento
Una comunidad de usuarios bien entrenados proporciona ventajas de TI. Reduce las llamadas de soporte, fomenta la adopcin,
ayuda a garantizar el uso correcto de SharePoint Server y ayuda a los usuarios a comprender sus responsabilidades al usar el
servicio de SharePoint Server. Para cada nivel de servicio, considere la necesidad de un nivel de entrenamiento adecuado como
requisito. Incluso para un servicio bsico, los usuarios con permiso de administracin del sitio tendrn acceso a muchas
caractersticas que afectan a la funcionalidad del sitio. El entrenamiento en lnea, como por ejemplo, tutoriales, puede ayudar a los
usuarios a aprovechar al mximo su sitio.
El entrenamiento para una comunidad de usuarios est disponible en Recursos de SharePoint 2010 para usuarios finales
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=199542&clcid=0xC0A)
149

Creacin de varios servicios


Los usuarios del servicio de SharePoint Server de una empresa requieren que los sitios cumplan con una variedad de fines:
reas de trabajo de corta duracin y propsito nico para planeacin de eventos y administracin de reuniones y proyectos
Sitios de grupo para colaboracin general
Portales de divisiones de grandes grupos de trabajo para administrar sus procesos de negocios
Sitios de intranet de la empresa para difundir la informacin y proporcionar servicios a toda la organizacin
Considere la posibilidad de dividir un servicio de SharePoint Server en un conjunto de servicios que satisfaga las diferentes necesidades
de una empresa. Cada usuario de un determinado servicio obtendra el mismo nivel de compatibilidad y se le cobrara un costo similar.
Cuando se necesiten soluciones ms complejas o costosas, puede agregar nuevos servicios para ellos. Una ventaja de este enfoque es
que puede introducir un servicio a la vez, lo que facilita el trabajo en el personal de TI. Trabaje con participantes ejecutivos, lderes de la
divisin de negocios y administradores de TI para determinar los requisitos de cada nivel de servicio y el orden en que se introducen los
servicios.
En la tabla siguiente se muestra un enfoque de ejemplo para crear un conjunto de servicios en niveles. En este ejemplo, se ofrecen tres
niveles de servicio. Tenga en cuenta que los valores ofrecidos no son recomendaciones sino que se proporcionan como ejemplo:

Enfoque de ejemplo para un conjunto de servicios

Descripcin

Servicio bsico

Servicio avanzado

Servicio Premium

Una granja de servidores que se usa para


hospedar decenas de miles de colecciones
de sitios de clientes.
Est diseado para admitir sitios de corta
duracin junto con sitios de grupos
pequeos.

Granja de servidores
que se ha diseado
para hospedar un
nmero reducido de
sitios de portal.
Es aplicable a los
clientes que tienen
algunos requisitos para
las personalizaciones
del lado del servidor
que no interferirn con
otros sitios

Granja de servidores
dedicada a hospedar
un sitio grande,
altamente
personalizado o de
importancia crtica.
La topologa es
escalable, segn lo
acordado en los
requisitos de
hospedaje entre el
cliente y el equipo de

150

Servicio bsico

Servicio avanzado

Servicio Premium

hospedados en los
propios servidores.

hospedaje.

Ejemplo

Sitio de colaboracin para planear un evento Portal de divisin,


incluida la integracin
de datos de la lnea de
negocios y flujos de
trabajo personalizados

Sitio de intranet de la
empresa que incluye
integracin a gran
escala con varios
sistemas back-end

mbito

Coleccin de sitios

Aplicacin web

Granja de servidores
con varias aplicaciones
web

Personalizaciones

Se admiten slo personalizaciones


disponibles en la interfaz de usuario.

Se admiten algunas
Se permiten las
personalizaciones del personalizaciones
lado del servidor, como amplias. Todas las
las plantillas de sitio
personalizaciones se
personalizado. Todas prueban y revisan
las personalizaciones antes de ser aceptadas
se prueban y revisan para la
antes de ser aceptadas implementacin. Como
para la
alternativa, las
implementacin. Como personalizaciones se
alternativa, las
permiten slo como
personalizaciones se soluciones de espacio
permiten slo como
aislado.
soluciones de espacio
aislado.

Costo para el usuario

Ninguno para mnimo

Moderado

Alto

No

No

Aprovisionamiento sin intervencin del S


administrador?
151

Servicio bsico

Lmites de almacenamiento de contenido 500 MB

Servicio avanzado

Servicio Premium

2 GB

Ilimitado

Frecuencia de copia de seguridad

Dos veces por semana

Diaria

Diaria

Copias de seguridad mantenidas por

14 das

30 das

60 das

Contratos de nivel de servicio


Establezca contratos de nivel de servicio para cada nivel de servicio. Un contrato de nivel de servicio debera incluir como mnimo lo
siguiente:
Longitud de tiempo y aprobaciones necesarias para crear un sitio.
Cul es el proceso para crear un sitio? Quin est implicado?
Informacin acerca de los costos del servicio para los usuarios o departamentos.
A quin se le cobra y por qu?
Contratos de nivel de funcionamiento que especifican los equipos que realizan operaciones y la frecuencia.
Qu equipo aplica las actualizaciones? Qu equipo realiza las copias de seguridad? Con qu frecuencia ocurre esto?
Directivas acerca de la resolucin de problemas por medio de un departamento de servicio tcnico.
Cuando un usuario se bloquea, a quin llama? Cul es la ruta de remisin a una instancia superior?
Objetivos de rendimiento negociados para la primera carga de un sitio, las cargas posteriores y el rendimiento en ubicaciones
remotas.
Recuperacin, equilibrio de carga y estrategias de conmutacin por error.
Directivas de personalizacin para el servicio.
Lmites de almacenamiento de contenido y sitios.
Compatibilidad con mltiples idiomas.
Qu idiomas se instalarn y son compatibles?
152

Vea tambin
Otros recursos
Track or block SharePoint Server 2010 installations
Control en SharePoint Server 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200590&clcid=0xC0A)
SharePoint - Acuerdo de nivel de servicio (SLA) de ejemplo - blog "From the Field"
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=203973&clcid=0xC0A)
Plantilla de ejemplo: Plan de control de tecnologas y productos de SharePoint
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=162169&clcid=0xC0A)

153

Implementacin y control de la arquitectura de la informacin


(SharePoint Server 2010)
Al planear y controlar la arquitectura de informacin de la empresa, se garantiza que las soluciones basadas en Microsoft SharePoint
Server 2010 satisfagan las necesidades de la organizacin. Una arquitectura de informacin eficaz hace que sea ms fcil para los
usuarios de soluciones buscar y almacenar informacin, y mejora la calidad de la informacin y su facilidad de acceso. Este artculo
incluye las siguientes directrices:
Presenta el concepto de arquitectura de informacin
Recomienda cmo controlar una arquitectura de informacin de SharePoint Server
Indica los recursos disponibles para ayudar a que los arquitectos de informacin de una organizacin planeen e implementen una
arquitectura de informacin en SharePoint Server 2010
Presenta un caso prctico que muestra el beneficio de la arquitectura de informacin eficaz para promover la colaboracin en toda la
empresa
En este artculo:
Qu es la arquitectura de informacin?
Control de la arquitectura de informacin
Recursos para planear la arquitectura de informacin
Caso prctico: Control de la arquitectura de informacin para eliminar el caos de contenido

Qu es la arquitectura de informacin?
La arquitectura de informacin en SharePoint Server es la organizacin de la informacin en una empresa, sus documentos, listas, sitios
web y pginas web, para maximizar el uso y la capacidad de administracin de la informacin. Los siguientes factores contribuyen a la
implementacin correcta de la arquitectura de informacin:
Con qu facilidad se encuentra la informacin
154

Cmo se almacena y recupera la informacin


Cmo navegan los usuarios por la informacin
Cmo de redundante o superpuesta resulta la informacin
Qu metadatos estn disponibles para cada tipo de informacin
Qu plantillas se usan para crear informacin
Cmo de bien se controla la arquitectura de informacin
Cmo se ajusta Mi sitio web a la arquitectura de informacin
Los objetivos y la implementacin de la arquitectura de informacin variarn segn el tipo de solucin que est creando. Por ejemplo:
Si planea disear la arquitectura de informacin del sitio del portal de intranet de una empresa, debera centrarse en las siguientes
consideraciones:
Cmo se usarn los metadatos para caracterizar el contenido del sitio
La organizacin del contenido en sitios y bibliotecas de documentos
La disponibilidad de dicho contenido en sitios de portal
Las plantillas que se usarn para crear contenido
Tenga en cuenta que la bsqueda es una caracterstica importante para los usuarios de sitios de intranet.
Al disear la arquitectura de informacin de un sitio web de presencia en Internet, debera centrarse en las siguientes
consideraciones:
Cmo est organizado el sitio en una jerarqua de subsitios y pginas web
Cmo se expone la jerarqua de las caractersticas de navegacin del sitio
Con qu facilidad se encuentra contenido en el sitio
Las decisiones de la arquitectura de informacin pueden afectar tambin al flujo de informacin. Por ejemplo, en un sitio del portal de
intranet, la informacin se puede redactar inicialmente en sitios que no estn disponibles para la mayora de los miembros de una
organizacin. Para hacer que la informacin se pueda detectar, y sea til y prctica en toda la organizacin, el diseo de la arquitectura
de informacin debera incluir mtodos y directrices para exponer la informacin en ubicaciones que estn disponibles para todos los
usuarios.
En funcin del tamao de una organizacin, debe considerar incluir un arquitecto de informacin que sea responsable de disear e
implementar soluciones basadas en SharePoint Server en su equipo. Los arquitectos de la informacin tienen experiencia en estructurar
la informacin en grandes entornos web, como sitios del portal de intranet.
155

Control de la arquitectura de informacin


La arquitectura de informacin en una empresa debe controlarse a fin de asegurar las siguientes condiciones:
La informacin de una organizacin es fcil de administrar para el equipo de tecnologas de la informacin (TI) de una organizacin
mediante la especificacin de cmo se implementa y mantiene esa arquitectura de informacin.
La arquitectura de informacin cumple los requisitos reglamentarios, las necesidades de privacidad y los objetivos de seguridad de la
empresa.
La arquitectura de informacin cumple con los objetivos de negocio de una organizacin. Recuerde que una arquitectura de
informacin mal diseada y controlada puede restarle eficacia a una organizacin. La arquitectura de informacin bien diseada y
controlada puede multiplicar la eficacia de dicha organizacin.

Control del contenido


Cuando cree un plan que controle el contenido en un entorno, tenga en cuenta los siguientes procedimientos recomendados:
Use flujos de trabajo y aprobacin para los centros de documentos y pginas del sitio, donde sea que se almacene la documentacin
oficial.
Use el historial de versiones y el control de versiones para mantener un historial y un documento maestro.
Use tipos de contenido con auditora y expiracin de las bibliotecas de documentos para administrar el ciclo de vida del documento.
Use la confirmacin de uso del sitio y eliminacin para administrar los ciclos de vida de coleccin de sitios.
Identifique los activos importantes de la empresa y los sitios que contengan informacin de identificacin personal, asegrese de que
estn protegidos y auditados correctamente.
Integre la arquitectura de informacin con la estrategia de bsqueda del entorno. Aproveche las caractersticas de bsqueda de la
empresa como:
Resultados ms probables
Bsqueda de personas
Orgenes de contenido
Conectores para contenido externo
Pginas relevantes
Palabras clave
mbitos
156

Diccionarios de sinnimos
Taxonoma y clasificaciones

Importante:
El control no funciona sin la adopcin del usuario y el cumplimiento de normas. La educacin y el entrenamiento del usuario final, as
como un buen contenido y una buena bsqueda, son la clave para la adopcin del usuario.
Al crear un plan de control, determine las reglas o directivas que hay que tener para los siguientes tipos de elementos:
Pginas
Listas
Documentos
Registros
Medios enriquecidos
Wikis
Blogs
Comentarios annimos
Acceso annimo
Trminos y conjuntos de trminos
Datos externos
Cuando piensa acerca del contenido, tenga en cuenta el equilibrio entre los siguientes factores y determine cul de estos factores es la
prioridad ms alta para cada tipo de contenido:
Disponibilidad El contenido debe estar disponible cuando los usuarios lo necesiten, y los usuarios deben saber dnde y cmo
pueden obtenerlo.
Redundancia La exposicin de una nica copia del contenido en varios lugares, en lugar de duplicar el contenido, reduce la
redundancia y ofrece una versin de la verdad.
Acceso Tenga en cuenta quin tiene acceso al contenido. Se debe proteger?
157

Asigne el ciclo de vida del contenido preferido. Qu pasos se deben realizar cuando se crea, actualiza o elimina un elemento de lista,
documento o pgina? Para obtener los mejores resultados, comience con lo que desea usar a largo plazo, en lugar de una solucin
temporal.
Como parte de un plan de control, determine quin hace qu. Por ejemplo, quin crea sitios, quin controla las palabras clave de
bsqueda o quin administra los metadatos y garantiza que los metadatos se apliquen correctamente.
Gran parte de esto debera explicarse en los planes de administracin de documentos y registros, pero considere tambin los costos de
almacenamiento del contenido. Comprenda los lmites de planeacin de capacidad de documentos y elementos, y tenga en cuenta el
rendimiento y la escala.
Importante:
Un equipo de control debe identificar un proceso para revisar peridicamente el sitio a fin de asegurar que cumpla con un plan de control.

Control de acceso a la informacin


Otro aspecto de la administracin de la informacin es quin tiene acceso al contenido: cmo se hace el contenido disponible
internamente y externamente, y para quin est disponible? Asegrese de considerar el acceso al contenido cuando se disea una
solucin y sitios. Esto se superpone con el control de TI al considerar el entorno completo. Realice las siguientes preguntas:
Permisos y audiencias
Cmo estructuro los permisos en un sitio?
Cmo destino el contenido a audiencias especficas?
Acceso
Cmo hago que este contenido sea accesible para los usuarios internos?
Cmo hago que este contenido sea accesible para los usuarios externos?

Equipo de control
El control de la arquitectura de informacin requiere la participacin de todos los grupos que tienen inters en el xito. Un equipo de
control debe incluir a los siguientes miembros principales:
Arquitectos de informacin o taxonomistas

158

Si es posible, incluya un arquitecto de informacin profesional en el equipo de planeacin y haga que esa persona participe en el
equipo de control.
Agentes de cumplimiento
Tambin necesita incluir los agentes de cumplimiento u otros usuarios que sean responsables de garantizar que se cumplan los
requisitos legales o reglamentarios.
Trabajadores de informacin influyentes
Incluya a trabajadores de informacin influyentes para asegurarse de que se puedan usar los procesos y la estructura que el equipo
configure.
Especialistas tcnicos de TI y administradores de TI
Se deben incluir a representantes de la organizacin de TI.
Lderes de divisin de negocio
Dado que el objetivo final de la arquitectura de informacin es satisfacer las necesidades del negocio, es esencial que los
representantes de las unidades de negocio de la empresa tengan una funcin principal en este equipo de control.
Participantes ejecutivos
El participante ejecutivo es clave en el equipo de control. Aunque es posible que esta persona no asista a todas las sesiones del
equipo de control, la inclusin de esta funcin es esencial para que el equipo de control sea responsable de su cometido. Adems, el
patrocinador ejecutivo ayuda a asegurar que se utilicen los bancos de pruebas que ayudan a marcar el progreso del esfuerzo
continuo del control de la arquitectura de informacin.
Junto con estos participantes principales, en funcin del tipo de empresa, puede decidir incluir a otros participantes, como los siguientes:
Lderes de desarrollo
Formadores
Administradores de TI
Participantes financieros
La mejor manera de dirigir el equipo de control de la arquitectura de informacin se basar en la cultura y las metodologas de una
empresa. Sin embargo, stas son algunas directrices generales:
Renase regularmente y destine tiempo suficiente, especialmente en las primeras sesiones, para considerar cada problema.
D ejemplo con buenos procedimientos recomendados de arquitectura de informacin durante las deliberaciones. Por ejemplo,
puede usar un sitio de colaboracin bien diseado para registrar las deliberaciones y mantener artefactos.
159

Enve informes a la organizacin ms amplia (y recopile requisitos en toda la organizacin) mediante el uso de un sitio web y
encuestas en lnea.
Mantenga un conjunto de hitos y un calendario compartido.
Considere poner a prueba los procedimientos de la arquitectura de informacin de algunas de las divisiones de la organizacin y usar
esa experiencia para mejorar gradualmente los procedimientos de la arquitectura de informacin en la organizacin ms amplia.

Recursos para planear la arquitectura de informacin


La siguiente tabla presenta los recursos que estn disponibles para ayudar a los arquitectos de la informacin a planear la arquitectura de
informacin de su solucin SharePoint Server:

Recursos de la arquitectura de informacin


Para planear

Vea

La estructura de sitios y subsitios

Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010)

Bibliotecas de documentos

Identificacin de usuarios y anlisis de uso de documentos


Planeacin de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010)
Planeacin del almacenamiento del contenido empresarial (SharePoint
Server 2010)

Navegacin

Planeacin de la navegacin del sitio (SharePoint Server 2010)

Metadatos

Plan managed metadata (SharePoint Server 2010)


Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server
2010)
160

Para planear

Vea

Expiracin del contenido

Planeacin de directivas de administracin de informacin (SharePoint


Server 2010)

Administracin de registros

Planeacin de administracin de registros (SharePoint Server 2010)

Mover el contenido

Plan content deployment (SharePoint Server 2010)


Plan workflows (SharePoint Server 2010)

Plantillas

Trabajar con definiciones y plantillas de sitios


(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119099&clcid=0xC0A)

Aprobacin de contenido

Planeacin del control de versiones, la aprobacin de contenido y las


desprotecciones (SharePoint Server 2010)
Plan content approval and scheduling

Directivas de administracin de informacin

Planeacin de directivas de administracin de informacin (SharePoint


Server 2010)

Informtica social

Planeacin de sistemas sociales y colaboracin (SharePoint Server 2010)


Implicaciones de seguridad y privacidad de las etiquetas temticas
(SharePoint Server 2010)

161

Caso prctico: Control de la arquitectura de informacin para eliminar


el caos de contenido
Fabrikam, Inc. es un fabricante mundial y exportador de piezas de automviles como, por ejemplo, combustible y bombas de agua,
amortiguadores, almohadillas de freno y las distintas partes del motor. La empresa tiene 13.000 empleados en todo el mundo y ms de
cincuenta plantas de fabricacin en varias divisiones geogrficas. La organizacin de TI de Fabrikam posee tecnologas de
implementacin, operaciones y soporte de informacin como, por ejemplo, correo electrnico, administracin de archivos y tecnologa de
Internet, junto con el desarrollo de soluciones de tecnologa de informacin, como el sitio web de la empresa.
El contenido en Fabrikam se ha almacenado histricamente en directorios de archivos compartidos que se distribuan a travs de los
servidores de archivos locales en las distintas ubicaciones de la empresa. Esto ha contribuido a una situacin de contenido catica. La
duplicacin masiva del contenido clave dificultaba determinar la versin "oficial" de un archivo. La taxonoma de metadatos de contenido
era muy limitada, conforme a lo que el sistema de archivos poda admitir. Dado que las divisiones de la empresa crearon plantillas nicas
y personalizadas de documentos comunes como, por ejemplo, rdenes de trabajo, propuestas de ventas o documentos de recursos
humanos, era difcil comparar los documentos en paralelo en todas las divisiones.
Dado que las insuficiencias de la arquitectura de informacin basada en archivos compartidos se hicieron ms evidentes, los
administradores de Fabrikam exigieron la adopcin de nuevas tecnologas basadas en portales. Hicieron esto para lograr varios
objetivos:
Modernizar la arquitectura de informacin
Mover el contenido de los archivos compartidos a las bibliotecas en sitios del portal
Proporcionar acceso centralizado al contenido y las aplicaciones como, por ejemplo, los envos de informe de gastos
Proporcionar una pgina principal para comunicacin centralizada con los empleados de Fabrikam
El siguiente paso en la evolucin de la arquitectura de informacin de Fabrikam ha comenzado.
El siguiente diagrama ilustra la arquitectura inicial del portal de Fabrikam. Un portal de la empresa en la parte superior de la arquitectura
proporcionaba una ubicacin centralizada desde la que se difunda la informacin general de la empresa. En el siguiente nivel, unos
pocos sitios proporcionan los recursos compartidos para la organizacin, por ejemplo, recursos humanos, servicios jurdicos y servicios
financieros.
Por debajo del nivel de los recursos compartidos en la arquitectura de Fabrikam estaban los portales de divisiones de las distintas
oficinas regionales de Fabrikam. Inicialmente, se pusieron a prueba Amrica del Norte, Europa y Asia oriental. Gradualmente se
agregaron en otros portales de divisiones: Australia, frica y Amrica del Sur. Cada portal de divisin contena repositorios para sus
directivas, diseos de productos, investigacin y desarrollo, y los datos del cliente.
162

163

El resultado del cambio de la colaboracin basada en archivos compartidos a la colaboracin basada en portales fue decepcionante para
los patrocinadores del portal y para la fuerza laboral de Fabrikam. No se haba aliviado el caos de contenido. Simplemente se haba
desplazado de los archivos compartidos a los sitios del portal.
Dado que las funciones clave en Fabrikam, por ejemplo, materiales de compras, relaciones con clientes, diseo y especificacin de
elementos, e incluso algunos procesos de recursos humanos ocurren en el nivel de las divisiones, cada divisin haba desarrollado
contenido local para admitir estas funciones. Se crearon y administraron localmente declaraciones de directivas, especificaciones y
planos de partes, documentos del personal, documentos sobre las relaciones de cliente y contenido similar. Las plantillas y los metadatos
para estos documentos diferan en los portales de las divisiones. Como los metadatos se hicieron ms especficos para cada divisin, se
dificult la bsqueda de contenido de una divisin a otra. Cuando se encontraba un documento en las divisiones, a menudo se copiaba al
portal de otra divisin para que sea ms accesible. Esto proceso dificultaba cada vez ms encontrar la versin "oficial" de un documento
dado que los duplicados proliferaban. Adems, algunos documentos de portales de divisiones se protegan de manera que los
empleados de otras divisiones no pudieran verlos. Aunque esto era apropiado cuando se estaba redactando un documento, no exista
ninguna directriz sobre cmo y cundo un documento deba hacerse visible en toda la empresa.
Para atender el descontento creciente con el portal, la compaa form un equipo estratgico, que estaba compuesto por los
administradores de todas las distintas divisiones de Fabrikam, los miembros del equipo central de TI y arquitectos de portales. El equipo
tena las siguientes tareas:
Evaluar el estado actual de la implementacin del portal de SharePoint Server.
Recomendar cambios necesarios en el portal.
Determinar cmo medir la mejora a travs del tiempo.
El equipo que desarrollaba la estrategia del portal concluy que la organizacin de "divisiones" de la taxonoma actual del portal era la
raz del problema. Cada divisin estaba duplicando los procesos y acumulando contenido sin aprovechar los conocimientos ni los
procedimientos recomendados desarrollados en divisiones del mismo nivel. Esto contribuy a una colaboracin deficiente, recursos
malgastados y caos de contenido. Su enfoque fue avanzar hacia una organizacin ms "operativa" para el portal de la empresa. Los
recursos compartidos, como la tecnologa de la informacin y las finanzas, estaban actualmente expuestos en la taxonoma del portal por
encima de todas las divisiones, y visibles para ellas. El equipo que desarroll la estrategia del portal concluy que otras disciplinas
operativas, como las relaciones con clientes, relaciones con proveedores, configuracin de la planta, investigacin y diseo, se deban
mover de los silos de las divisiones al mismo nivel que los recursos compartidos en la jerarqua del sitio. En lugar de la ubicacin del
contenido, los metadatos podran asociar informacin con las distintas divisiones.
La siguiente ilustracin es la arquitectura revisada del portal de Fabrikam:

164

165

Reorganizar el portal de Fabrikam de este modo tuvo la ventaja adicional de forzar la colaboracin entre las partes de la empresa que
tenan responsabilidades similares pero no estaban acostumbradas a trabajar juntas en procesos y estndares. Por ejemplo, el
almacenamiento de archivos de diseo en un repositorio centralizado forz a las distintas divisiones a estandarizar una herramienta para
el diseo de partes de automviles. Este cambio ahorr dinero y redujo el tiempo de entrenamiento. Adems, los procedimientos
recomendados de diseo se pusieron a disposicin de los ingenieros para ver toda la empresa y usarlos como base para nuevos
proyectos de diseo.
A continuacin se presenta un resumen de las ventajas de la arquitectura del portal rediseado:
Proporciona acceso centralizado a la informacin.
Reduce la duplicacin de contenido.
Evidencia la versin oficial de cada elemento de contenido.
Estandariza los metadatos.
Estandariza las plantillas.
Fomenta la colaboracin y el uso compartido de los procedimientos recomendados.
El nuevo diseo e implementacin del portal fue slo el comienzo. El equipo que desarroll la estrategia del portal recibi el patrocinio
ejecutivo para convertirse en un equipo de control para el portal. Como resultado, el grupo represent las necesidades de los usuarios del
portal por medio del desarrollo de directivas y estndares. Esto ayud a asegurar la responsabilidad en toda la organizacin y ofreci un
foro de evaluacin y evolucin del portal, para mejorar las caractersticas del portal pero tambin para ayudar a maximizar la
recuperacin de la inversin que realiz la empresa en la tecnologa de SharePoint Server. El grupo de control supervis los siguientes
elementos:
Estndares de metadatos
Estndares de plantillas
Directrices sobre cundo debe estar disponible la informacin necesaria en toda la empresa
Cumplimiento de regulaciones gubernamentales y de la empresa
Estndares de entrenamiento
Estndares de personalizacin de marca para el contenido
Fabrikam comenz a ver una gran recuperacin de la inversin en el portal. Luego de un ao en el proyecto, el equipo estratgico realiz
un inventario del contenido y encontr que de 500.000 documentos slo 230 eran duplicados. La compaa detect un ahorro de millones
de dlares debido a la centralizacin de los esfuerzos. Adems, una encuesta a los empleados mostr un gran aumento de la
satisfaccin con el portal. La colaboracin fue saludable en Fabrikam.
166

Vea tambin
Conceptos
Gobierno de sitios y soluciones (SharePoint Server 2010)
Introduccin al gobierno (SharePoint Server 2010)

Otros recursos
Centro de recursos de control (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200590&clcid=0xC0A)
Plan information architecture for Web content management

167

Planificacin de soluciones de espacio aislado (SharePoint


Server 2010)
Las soluciones de espacio aislado restringen el acceso a los recursos locales y de red para proporcionar mayor seguridad y estabilidad.
Puede usar soluciones de espacio aislado para soluciones de equilibrio de carga, para soluciones que no se han probado por completo y
para implementar soluciones de usuario en un entorno hospedado. Las soluciones de espacio aislado se ejecutan en un subproceso de
trabajo independiente de forma que no pueden tener acceso a los recursos que pertenecen a otras soluciones y tienen acceso limitado a
los recursos locales y de red.

En esta seccin

Introduccin a las soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010)


Planeacin de soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010)

168

Introduccin a las soluciones de espacio aislado (SharePoint


Server 2010)
Puede implementar una solucin de Microsoft SharePoint Server 2010 directamente en la granja de servidores de SharePoint Server o
puede implementar una solucin en un espacio aislado. Un espacio aislado es un entorno de ejecucin restringido que permite a los
programas tener acceso nicamente a algunos recursos; adems, evita que los problemas que se originan dentro del espacio aislado
afecten al resto del entorno del servidor.
Las soluciones que se implementan en el espacio aislado, denominadas soluciones de espacio aislado, no pueden usar algunos recursos
de red y equipos ni tampoco pueden tener acceso a contenido que est fuera de la coleccin de sitios en la que estn implementadas.
Para obtener ms informacin acerca de las restricciones sobre soluciones de espacio aislado, vea Lo que una solucin de espacio
aislado no puede contener.
Dado que las soluciones de espacio aislado no pueden afectar a toda la granja de servidores, no deben implementarse por medio de un
administrador de la granja de servidores. Las soluciones de espacio aislado pueden implementarse por medio de un administrador de
coleccin de sitios o, en algunas ocasiones, por medio de un usuario que tenga control total en la raz de la coleccin de sitios.
nicamente un administrador de la granja de servidores puede promover la ejecucin de una solucin de espacio aislado directamente
en la granja de servidores, fuera del espacio aislado.
El uso de las soluciones de espacio aislado es especialmente apropiado en dos escenarios:
Cuando una organizacin desea ejecutar un cdigo para empleados en un sitio de produccin de SharePoint Server y ese cdigo no
ha sido probado ni revisado de manera rigurosa.
Cuando un proveedor de servicios de hospedaje desea permitir a los propietarios de sitios de SharePoint Server hospedados cargar
y ejecutar cdigos personalizados.
En este artculo, se presentan los conceptos que estn relacionados con soluciones de espacio aislado, se explican las diferencias entre
soluciones de espacio aislado y las soluciones que se implementan en la granja de servidores, y se ofrece un resumen sobre cmo se
implementan y se ejecutan las soluciones de espacio aislado. En este artculo no se incluyen procedimientos detallados para la
configuracin de espacios aislados o para la implementacin de soluciones de espacio aislado.

169

En este artculo:
Implementacin y ejecucin de una solucin de espacio aislado
Aislamiento de soluciones de espacio aislado
Lo que una solucin de espacio aislado no puede contener
Comparacin de soluciones de espacio aislado con soluciones de granja de servidores
Beneficios de usar soluciones de espacio aislado

Implementacin y ejecucin de una solucin de espacio aislado


Cualquier pgina de una aplicacin de SharePoint Server puede contener componentes que se ejecutan en un espacio aislado y
componentes que se ejecutan directamente en la granja de servidores. Estos ltimos se ejecutan en el proceso de trabajo de Internet
Information Services (IIS). Los componentes que se implementan en un espacio aislado se ejecutan en un proceso de espacio aislado.
En la siguiente lista, se identifican varios de los componentes que puede implementar en un espacio aislado:
Elementos web
Receptores de eventos
Receptores de caractersticas
Actividades de flujo de trabajo de Microsoft SharePoint Designer personalizadas
Lgica empresarial de Microsoft InfoPath
En los siguientes pasos se describe cmo implementar una solucin de espacio aislado:
1. Un administrador de la granja de servidores lleva a cabo las siguientes tareas. stas deben hacerse solo una vez.
Un administrador de la granja de servidores habilita el servicio de espacio aislado y lo inicia en cada servidor que ejecutar
soluciones de espacio aislado.
Un administrador de la granja de servidores determina qu esquema de equilibrio de carga usar. El esquema se aplica a todas
las soluciones de espacio aislado en todas las colecciones de sitios de la granja de servidores.
Un administrador de la granja de servidores establece cuotas de recursos que la combinacin de todas las soluciones de espacio
aislado en una coleccin de sitios no puede exceder.
2. Un administrador de la coleccin de sitios o un usuario que tiene control total en la raz de la coleccin de sitios carga una solucin en
la galera de la solucin de la coleccin.
170

3. Un administrador de coleccin de sitios activa la solucin. Si la solucin no contiene un ensamblado, un usuario que tenga control
total en la raz de la coleccin de sitios tambin puede activar la solucin. Las herramientas de validacin se ejecutan en la solucin.
Si la solucin no pasa la validacin, no se activa.
Cuando se procesa una solicitud para ejecutar una solucin de espacio aislado, se llevan a cabo las siguientes actividades:
1. Segn el esquema de equilibrio de carga, SharePoint Server determina en qu servidor se debe ejecutar la solucin. Si el equilibrio
de carga es local, la solucin se ejecuta en el mismo servidor que efecta la solicitud. Si el equilibrio de carga es remoto, se
selecciona el servidor en el que se ejecuta la solucin sobre la base de la afinidad de la solucin. En ambos casos, el servidor deber
ejecutar el servicio de espacio aislado.
2. SharePoint Server selecciona un proceso de trabajo en espacio aislado para ejecutar la solucin; carga una biblioteca de vnculos
dinmicos con correcciones de compatibilidad ("shim") en el proceso; a continuacin, carga el ensamblado de solucin en el proceso.
3. A medida que se ejecuta la solucin, el cdigo pasa por las correcciones de compatibilidad (shim) antes de que se ejecute por medio
de SharePoint Server. Si el cdigo de solucin intenta usar las API que las soluciones de espacio aislado no pueden usar, tales
correcciones de compatibilidad indicarn una excepcin en lugar de permitir que el cdigo pase y se ejecute.
4. SharePoint Server supervisa los recursos que usan las soluciones de espacio aislado. Si la solucin de espacio aislado excede un
lmite fsico (por ejemplo, si usa ms tiempo de CPU que la cantidad predefinida), SharePoint Server finaliza el proceso de trabajo en
espacio aislado. Si la combinacin de todas las soluciones de espacio aislado en la coleccin de sitios excede la cuota de recursos
de la coleccin, SharePoint Server desactiva todas las soluciones de espacio aislado en la coleccin de sitios para el resto del da.
5. Un administrador de la coleccin de sitios puede supervisar los recursos que usan las soluciones de espacio aislado; adems, puede
desactivar soluciones en la coleccin de sitios.
De ser necesario, un administrador de la granja de servidores puede bloquear una solucin para que no se ejecute en la granja. De
manera opcional, tambin puede quitar el requisito de que una solucin se ejecute en un espacio aislado. Si se quita este requisito,
cuando se ejecuta la solucin en cualquier coleccin de sitios de la granja de servidores, ya no se ejecutar en un espacio aislado.

Aislamiento de soluciones de espacio aislado


Puede aislar soluciones de espacio aislado en distintos niveles. Cada nivel adicional de aislamiento aumenta la capacidad de proteger la
parte principal del sitio de SharePoint Server de cdigos que puedan consumir demasiados recursos. En el primer nivel, el cdigo de
espacio aislado se ejecuta en un proceso aislado con restriccin de derechos. La seguridad de acceso al cdigo (CAS) limita las
operaciones que el cdigo puede llevar a cabo. Puede incrementar el aislamiento usando un equilibrio de carga remoto y ejecutando el
171

servicio de espacio aislado nicamente en servidores especficos. En un entorno de produccin, se recomienda usar un equilibrio de
carga remoto y dedicar un servidor independiente para las soluciones de espacio aislado que se estn ejecutando.

Lo que una solucin de espacio aislado no puede contener


Una solucin de SharePoint Server debe contener el archivo de configuracin manifest.xml.; adems, puede contener ensamblados y
archivos de configuracin adicionales. Si la solucin se ejecuta en un espacio aislado, tanto los archivos de configuracin como el
ensamblado presentan lmites en cuanto a lo que pueden contener.
En la siguiente lista, se identifican aquellas cosas que normalmente no puede hacer un ensamblado que se ejecuta en un espacio
aislado.
Conectarse a recursos que no estn ubicados en el servidor local.
Tener acceso a una base de datos.
Cambiar el modelo de subprocesos.
Usar cdigos no administrados.
Escribir en disco.
Tener acceso a recursos en una coleccin de sitios diferente.
El archivo manifest.xml hace referencia a los archivos de caractersticas; estos ltimos hacen referencia a archivos de elementos; los
archivos de elementos contienen elementos de feature. Los nicos elementos de feature que se permiten en una solucin de espacio
aislado son los siguientes:
ContentType
Field
CustomAction
Module
ListInstance
ListTemplate
Receivers
WebTemplate
WorkflowAssociation
172

PropertyBag
WorkflowActions

Comparacin de soluciones de espacio aislado con soluciones de


granja de servidores
En la siguiente tabla, se comparan aspectos de soluciones que se ejecutan en una granja de servidores con soluciones que se ejecutan
en un espacio aislado.

Aspecto

Granja de servidores

Espacio aislado

Proceso de implementacin Agregar la solucin y, a


Cargar la solucin en una coleccin de sitios y, a continuacin, activarla en la
continuacin, implementarla coleccin de sitios.
en la granja de servidores.
Quin puede implementar

Administrador de la granja
de servidores.

Si la solucin contiene un ensamblado, nicamente un administrador de


coleccin de sitios puede implementarlo. Si la solucin no contiene ningn
ensamblado, un usuario que tenga control total en la raz de la coleccin de
sitios podr implementarlo.

Acceso a datos

Sin restricciones.

La solucin solo puede tener acceso a contenido desde la coleccin de sitios


en la cual se implement.

Proceso en el que se
ejecuta la solucin

Proceso de trabajo de IIS


Proceso de trabajo independiente que tiene restricciones de derechos.
sin restricciones, o cualquier
proceso en el que se
implementa la solucin.

Seguridad de acceso a
cdigo

El desarrollador de la
Restringida. Para obtener ms informacin, vea el tema sobre la
solucin puede configurar la implementacin de una solucin de espacio aislado
directiva de seguridad de
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=177369&clcid=0xC0A).
acceso a cdigo cuando
crea el paquete de la
173

Aspecto

Granja de servidores

Espacio aislado

solucin.
Supervisin

Sin supervisin.

Supervisada y limitada por cuotas establecidas por el administrador de la granja


de servidores.

Equilibrio de carga

Vara segn el tipo de


solucin.

Configurable independientemente de soluciones que no son de espacio aislado.

Funcionalidad de la solucin Sin restricciones.

Restringida, tal como se describe en Lo que una solucin de espacio aislado no


puede contener.

Beneficios de usar soluciones de espacio aislado


Los principales beneficios de usar soluciones de espacio aislado son los siguientes:
Las soluciones pueden agregarse a un entorno de produccin de SharePoint Server sin correr el riesgo de afectar a los procesos
fuera del espacio aislado.
Los administradores de la coleccin de sitios pueden implementar soluciones de espacio aislado y liberar de esta tarea a los
administradores de la granja de servidores.
Aumentan la escalabilidad y la flexibilidad, ya que los espacios aislados se ejecutan en procesos independientes que pueden estar
restringidos por cuotas; adems, puede supervisarse el efecto que se produce en la granja de servidores.
Una solucin no debe modificarse ni debe volver a compilarse si se transfiere de un espacio aislado para que se ejecute directamente
en la granja de servidores.

Vea tambin
Conceptos
Planificacin de soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010)

174

Otros recursos
Configure a farm for sandboxed solutions (SharePoint Server 2010)
Arquitectura de soluciones de espacio aislado (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=177368&clcid=0xC0A)
Implementacin de una solucin de espacio aislado (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=177369&clcid=0xC0A)

175

Planeacin de soluciones de espacio aislado (SharePoint


Server 2010)
Las soluciones de espacio aislado restringen el acceso a los recursos locales y de red para proporcionar mayor seguridad y estabilidad.
Puede usar soluciones de espacio aislado para soluciones de equilibrio de carga, para soluciones que no se han probado por completo y
para implementar soluciones de usuario en un entorno hospedado. Las soluciones de espacio aislado se ejecutan en un subproceso de
trabajo independiente de forma que no pueden tener acceso a los recursos que pertenecen a otras soluciones y tienen acceso limitado a
los recursos locales y de red.
Cuando planea soluciones de espacio aislado, primero decida si va a usar este tipo de soluciones o no. Debe determinar si lo ms
importante es el rendimiento o la seguridad. Una granja de servidores que usa soluciones de espacio aislado genera ms procesos de
trabajo y proxy que una granja de servidores que no las usa. El uso de estas soluciones proporciona ms aislamiento de procesos, lo
cual mejora la seguridad de la granja de servidores.
Para obtener ms informacin acerca de las soluciones de espacio aislado, vea Introduccin a las soluciones de espacio aislado
(SharePoint Server 2010).
En este artculo:
Cundo se pueden usar soluciones de espacio aislado
Planeacin del equilibrio de carga de cdigos de soluciones de espacio aislado
Dnde se pueden implementar soluciones de espacio aislado
Quin puede implementar soluciones de espacio aislado
Determinacin de las colecciones de sitios que ejecutarn soluciones de espacio aislado mediante cuotas
Planeacin de cuotas de uso de recursos para soluciones de espacio aislado
Planeacin de forma de gobierno para soluciones de espacio aislado

176

Cundo se pueden usar soluciones de espacio aislado


El uso de soluciones de espacio aislado es adecuado en escenarios en los que desea equilibrar la carga de soluciones en varios
servidores, o donde desea proporcionar la capacidad para ejecutar cdigo que no ha sido probado completamente o que la organizacin
no admite. Las soluciones de espacio aislado pueden tener un papel importante en una ruta de acceso de implementacin escalada para
los programadores de la organizacin, desde su entorno de prueba a una solucin de espacio aislado del entorno de produccin. Un
administrador de granja de servidores puede cambiar las soluciones de espacio aislado ms adelante a un estado de plena confianza,
cuando la solucin se muestra como segura para una implementacin completa.
El uso de soluciones de espacio aislado es especialmente apropiado en los siguientes escenarios:
Cuando desea equilibrar la carga de soluciones entre varios servidores de SharePoint Server.
Cuando una organizacin desea ejecutar cdigo para empleados en un sitio de produccin de SharePoint Server y ese cdigo no ha
sido probado ni revisado de manera rigurosa.
Cuando un proveedor de servicios de hospedaje en Internet desea permitir que los propietarios de sitios de SharePoint Server
hospedados carguen y ejecuten cdigo personalizado.
Cuando usa soluciones de espacio aislado, debe activar el servicio de host de cdigo de usuario de SharePoint 2010 en cada servidor en
el que desea ejecutar las soluciones.

Planeacin del equilibrio de carga de cdigos de soluciones de


espacio aislado
Puede seleccionar uno de dos esquemas de equilibrio de carga para soluciones de espacio aislado. En funcin del esquema de equilibrio
de carga, Microsoft SharePoint Server 2010 determina el servidor en el que se va a ejecutar la solucin. En el equilibrio de carga local, la
solucin se ejecuta en el mismo servidor que recibi la solicitud. Si elige el equilibrio de carga remoto, el servidor en el que se ejecuta la
solucin se selecciona en base a la afinidad de la solucin y la solucin de espacio aislado se ejecuta en un servidor en el que ya est
cargada y ya se ha ejecutado. Esto ahorra tiempo en el servicio de la solicitud para la solucin. En ambos casos, cada servidor debe
ejecutar el servicio de cdigo de espacio aislado de SharePoint Foundation.
La eleccin del equilibrio de carga determina el modelo que va a usar toda la granja de servidores de SharePoint Server. No puede usar
una combinacin de equilibrio de carga local y remoto; debe elegir cul de ellos va a implementar. Para tomar esta decisin, tenga en
cuenta lo siguiente:
El modo local necesita menos administracin, pero su escalabilidad est limitada por los recursos del servidor local.
177

El modo remoto es ms escalable que el modo local, pero necesita que se realicen tareas administrativas en ms servidores.
Se obtiene un mejor rendimiento con el modelo de equilibrio de carga local en una granja de servidores de SharePoint Server en la que
hay varios servidores en los que puede ejecutar soluciones de espacio aislado. Si usa soluciones de espacio aislado como parte de un
proceso de desarrollo y desea mantenerlas restringidas al servidor desde el que se las llama, use el modo de equilibrio de carga local.
Para obtener ms informacin, vea Introduccin a las soluciones de espacio aislado (SharePoint Server 2010).

Dnde se pueden implementar soluciones de espacio aislado


Las soluciones de espacio aislado se implementan en la raz de una coleccin de sitios. Cualquiera que sea administrador de una
coleccin de sitios puede implementar una solucin de espacio aislado. Cuando se implementa en una coleccin de sitios, la solucin de
espacio aislado se puede usar en cualquier lugar dentro de la coleccin de sitios.
Puede decidir ejecutar soluciones de espacio aislado slo en algunos servidores dentro de la granja de servidores de SharePoint Server
o en todos los servidores. Para habilitar las soluciones de espacio aislado en un servidor, debe habilitar el servicio de cdigo de espacio
aislado de SharePoint Foundation. Este servicio se debe habilitar en todos los servidores en los que desee ejecutar soluciones de
espacio aislado.

Quin puede implementar soluciones de espacio aislado


Cuando planea los roles de usuario que estn implicados en la implementacin de soluciones de espacio aislado, debe decidir quin
tendr autorizacin para implementar las soluciones y quin podr administrarlas. Los miembros del grupo de administradores de
coleccin de sitios pueden implementar soluciones de espacio aislado.
Debe ser miembro de la granja de servidores para realizar tareas administrativas como habilitar o deshabilitar el servicio de cdigo de
espacio aislado de SharePoint Foundation, bloquear o desbloquear una solucin y ajustar o restablecer cuotas.

178

Nota:
Ser propietario de una coleccin de sitios no es suficiente; para implementar y activar una solucin de espacio aislado debe ser
administrador de la coleccin de sitios en la que va a implementar la solucin de espacio aislado.
Debido a que los administradores de granja de servidores pueden convertir soluciones de espacio aislado en soluciones de plena
confianza que se pueden implementar en cualquier lugar de la granja, debe ser cuidadoso y solo permitir que ciertos usuarios sean
miembros del grupo de administradores de granja de servidores. La misma consideracin se aplica cuando agrega usuarios al grupo de
administradores de coleccin de sitios si existe alguna preocupacin sobre la seguridad de las soluciones de espacio aislado que se van
a implementar.

Determinacin de las colecciones de sitios que ejecutarn soluciones


de espacio aislado mediante cuotas
Las soluciones de espacio aislado se pueden habilitar o deshabilitar en colecciones de sitios especficas mediante el ajuste de sus
cuotas. Si establece la cuota para soluciones de espacio aislado en 0 en una coleccin de sitios especfica, estas soluciones no se
ejecutarn en esa coleccin de sitios. De esta manera, puede ajustar el uso de soluciones de espacio aislado en la granja de servidores.
Para planear dnde implementar soluciones de espacio aislado debe considerar los servidores que van a ejecutar el servicio de cdigo
de espacio aislado de SharePoint Foundation y las colecciones de sitios que podrn ejecutar soluciones de espacio aislado. Si habilita las
soluciones de espacio aislado en algunas colecciones de sitios, debe deshabilitarlas en las colecciones de sitios restantes mediante el
establecimiento de las cuotas de esas colecciones de sitios en 0.

Planeacin de cuotas de uso de recursos para soluciones de espacio


aislado
El uso de recursos de las soluciones de espacio aislado se supervisa de acuerdo a cuotas predeterminadas de recursos. Si una solucin
de espacio aislado excede alguna de las cuotas de recursos, la solucin se deshabilita durante el resto del da o hasta que el
administrador de granja de servidores restablece la solucin de forma manual. Esto ayuda a que los administradores sepan si una
179

solucin de espacio aislado en particular realiza demandas excesivas de recursos compartidos o, en algunos casos, si una solucin de
espacio aislado con uso intensivo de recursos necesita una cuota superior.
Las cuotas predeterminadas son satisfactorias para la mayora de los escenarios; sin embargo, puede ajustar lmites de cuota
individuales para permitir lmites mayores cuando sea necesario.
Si determina que una solucin de espacio aislado hace un mal uso de recursos sistemticamente, puede bloquearla hasta que el
programador la corrija. Para obtener ms informacin acerca del bloqueo y desbloqueo de aplicaciones de espacio aislado, vea Block or
unblock a sandboxed solution (SharePoint Server 2010).
En la siguiente tabla se enumeran los valores predeterminados que se asignan a cuotas de soluciones de espacio aislado.

Recurso

Descripcin

Unidades

Recursos
por punto

Lmite
absoluto

AbnormalProcessTerminationCount

Proceso finalizado de manera anmala

repeticiones

CPUExecutionTime

Tiempo de ejecucin de CPU para el sitio

segundos

3.600

60

CriticalExceptionCount

Eventos de excepcin crtica

eventos

10

InvocationCount

Eventos de invocacin de la solucin

eventos

<TBD>

<TBD>

PercentProcessorTime

Porcentaje de uso de CPU por solucin

porcentaje

85

100

ProcessCPUCycles

Ciclos de CPU de la solucin

ciclos

1 x 10^11

1 x 10^11

ProcessHandleCount

Recuento de controladores de Windows

elementos

10.000

1.000

ProcessIOBytes

Recuento de controladores de Windows

elementos

1 x 10^8

ProcessThreadCount

Recuento de subprocesos del proceso


general

instancias

10.000

200

ProcessVirtualBytes

Memoria consumida

bytes

1,0 x 10^9

SharePointDatabaseQueryCount

Nmero de consultas de bases de datos de


SharePoint

instancias

20

100

180

SharePointDatabaseQueryTime

Tiempo transcurrido para ejecutar la consulta segundos

120

60

UnhandledExceptionCount

Nmero de excepciones no controladas

instancias

50

UnresponsiveProcessCount

Nmero de procesos sin respuesta

instancias

Planeacin de forma de gobierno para soluciones de espacio aislado


Mientras sigue planeando las soluciones de espacio aislado, debe tener en cuenta cuestiones sobre procesos para determinar la forma
de gobierno, entre las que se incluyen las siguientes:
En qu momento el administrador de granja de servidores va a bloquear o desbloquear una solucin de espacio aislado? La
identificacin de la directiva administrativa para el bloqueo y desbloqueo de soluciones de espacio aislado eliminar la confusin si
existieran dudas sobre la necesidad de bloquear una solucin.
En qu momento va a transferir una solucin de espacio aislado al catlogo global como una solucin de plena confianza? Esta
decisin se aplica a cdigo de solucin que desarrollan los programadores de la organizacin. Debera establecer una directiva para
determinar el nivel de prueba que se necesita para que una solucin de espacio aislado se considere lista para usar en produccin en
la organizacin.
Cuando planee quin podr implementar soluciones de espacio aislado, optar por agregar personas al grupo de administradores
de coleccin de sitios o por establecer un procedimiento para que un nmero limitado de administradores de coleccin de sitios
implemente soluciones de espacio aislado en nombre de sus usuarios? Segn las preocupaciones de seguridad de la organizacin,
puede decidir si agregar personas directamente al grupo de administradores de coleccin de sitios en lugar de requerir que pidan
permiso para implementar la solucin de espacio aislado.

181

Planeacin de gobierno de SharePoint 2010 (notas del


producto)
Microsoft SharePoint Server 2010 proporciona un gran nmero de funcionalidades para conceder autorizacin a usuarios profesionales.
Por ejemplo, SharePoint Server 2010 permite a los usuarios colaborar entre ellos, etiquetar y clasificar contenido, autopublicar e incluso
desarrollar sus propias soluciones. Con esta gran disponibilidad de autorizacin, los usuarios (y las organizaciones para las que trabajan)
pueden beneficiarse considerablemente de una orientacin clara. En resumen, pueden beneficiarse de un plan de gobierno.
Estas notas del producto se centran en lo que se denomina el front-end del entorno de SharePoint (el aspecto empresarial del gobierno,
es decir, las reas que afectan a los usuarios profesionales). En estas notas del producto se usa una compaa ficticia denominada
Contoso para proporcionar una orientacin sobre la planeacin de gobierno e implementacin necesarias de SharePoint Server 2010.
Descargar las notas del producto:
Planeacin de gobierno de SharePoint 2010 (versin en Microsoft Word)
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=197150&clcid=0xC0A).
Planeacin de gobierno de SharePoint 2010 (versin en PDF) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=197174&clcid=0xC0A).

182

Implementacin de gobernanza en SharePoint 2010 (notas del


producto)
Microsoft SharePoint Server 2010 proporciona un amplio conjunto de funcionalidades que conceden autorizacin a usuarios
profesionales. Estas nuevas funcionalidades requieren una orientacin clara para enfatizar sus ventajas y comprender su potencial al
mismo tiempo que se mantiene un nivel de coherencia y control dentro de una organizacin.
Este documento se centra en el back end del gobierno de SharePoint (la implementacin tcnica). Se proporciona una orientacin de
alto nivel sobre las diversas configuraciones que proporciona SharePoint Server 2010 para permitirle administrar el entorno para el
beneficio de todos. Para obtener ms informacin acerca del front end del gobierno de SharePoint (el aspecto empresarial), consulte las
siguientes notas del producto: Planeacin de gobierno de SharePoint 2010 (notas del producto).
Descargar las notas del producto:
Implementacin de gobierno en SharePoint 2010 (versin en Microsoft Word)
Implementacin de gobierno en SharePoint 2010 (versin en PDF)
Implementacin de gobierno en SharePoint 2010 (versin en XPS)

183

Planeacin de sistemas sociales y colaboracin (SharePoint


Server 2010)
Microsoft SharePoint Server 2010 implementa caractersticas que facilitan el uso de sistemas sociales y de colaboracin en la empresa.
Las herramientas de redes sociales como los sitios web Mi sitio y las tecnologas de contenido social como blogs, sitios wiki y Really
Simple Syndication (RSS) son ejemplos de caractersticas de sistemas sociales. Estas caractersticas permiten a los usuarios capturar y
compartir fcilmente los conocimientos y experiencia necesarios para hacer su trabajo. Este uso compartido de informacin fomenta la
colaboracin, mejora la innovacin y dirige el contenido relevante a las personas que necesitan verlo. Puede adaptar el contenido a cada
usuario y, al mismo tiempo, permitir a los administradores establecer directivas para proteger la privacidad.
Las caractersticas de sistemas sociales y colaboracin de SharePoint Server 2010 se crean a partir de una base de datos de
propiedades que integra datos sobre personas desde muchos tipos de aplicaciones empresariales y servicios de directorio.
Es sumamente importante entender y planear adecuadamente las caractersticas de sistemas sociales y colaboracin para crear
soluciones de Microsoft SharePoint Server eficaces.
En esta seccin:
Introduccin al Servicio de perfiles de usuario
Planeacin de perfiles de usuario
Planeacin de directivas para perfiles de usuario
Planeacin de sincronizacin de perfiles
Planeacin de sitios web de Mi sitio (SharePoint Server 2010)
Planeacin de sitios web Mi sitio
Informacin general sobre las etiquetas temticas
Implicaciones de seguridad y privacidad de las etiquetas temticas (SharePoint Server 2010)
Introduccin a los sitios wiki empresariales
Planeacin de sitios wiki empresariales
184

Planeacin de sitios de colaboracin

Introduccin al Servicio de perfiles de usuario


El Servicio de perfiles de usuario es una aplicacin de servicio de SharePoint Server que puede usarse en varios sitios y conjuntos o
granjas de servidores. El Servicio de perfiles de usuario proporciona una ubicacin central para configurar y administrar las siguientes
opciones de configuracin de personalizacin:
Propiedades de perfil de usuario
Audiencias
Configuracin de sincronizacin de perfiles
Configuracin de exploracin y administracin de la organizacin
Configuracin de Mi sitio
Para obtener ms informacin, vea Introduccin al servicio de perfiles de usuario (SharePoint Server 2010).

Planeacin de perfiles de usuario


El Servicio de perfiles de usuario integra informacin del usuario de varios orgenes en perfiles de usuario que forman la base de
caractersticas de personalizacin sumamente eficaces. Adems de planear conexiones al Servicio de perfiles de usuario, la planeacin
de perfiles de personas y usuarios incluye directivas de grupo de sincronizacin de perfiles y planeacin. Tambin se pueden usar los
perfiles para desactivar una caracterstica. Por ejemplo, los perfiles pueden ayudarle a impedir que la informacin de sus compaeros
aparezca automticamente en la seccin de compaeros de las pginas de perfil.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de los perfiles de usuarios (SharePoint Server 2010).

Planeacin de directivas para perfiles de usuario


Cuando planee la personalizacin de los sitios de un portal, debe tener en cuenta la disponibilidad de la informacin sobre los usuarios
de la organizacin. Hay cierta informacin que no es conveniente exponer a los dems. Algunos datos solo deberan estar disponibles
para usuarios y administradores con el objeto de preservar la privacidad, mientras que otros pueden y deben compartirse sin restricciones
con otras personas para fomentar la colaboracin. La decisin sobre qu informacin se ha de compartir es importante y depende de las
necesidades concretas de cada organizacin.
185

Para obtener ms informacin, vea Planeacin de directivas para perfiles de usuario (SharePoint Server 2010).

Planeacin de sincronizacin de perfiles


Si planea usar caractersticas de sistemas sociales, como sitios web Mi sitio o bsqueda de personas, en Microsoft SharePoint Server
2010, es probable que desee integrar informacin de perfiles almacenada en un servicio de directorio como Servicios de dominio de
Active Directory (AD DS) o un sistema de negocios, como SAP o Siebel, con SharePoint Server 2010. Para hacerlo, puede usar la
sincronizacin de perfiles de SharePoint Server 2010.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de la sincronizacin de perfiles (SharePoint Server 2010).

Planeacin de audiencias
Se usan audiencias para agrupar los usuarios de una organizacin de manera que se pueda dirigir la informacin a los usuarios
pertinentes. En la pgina Administrar audiencias del Servicio de perfiles de usuario de SharePoint Server, puede crear y administrar
audiencias y usarlas para dirigir el contenido de todas las colecciones de sitios que usan dicho servicio compartido.

Informacin general sobre planeacin de sitios web de Mi sitio


Los sitios web Mi sitio son sitios de SharePoint especiales que contienen informacin de perfil de un usuario, vnculos a contenido creado
por un usuario y almacenado en bases de datos de SharePoint e informacin acerca de las personas, intereses y actividades que est
siguiendo un usuario. Los sitios web Mi sitio tienen tres vistas bien diferenciadas entre s:
Una pgina Mis redes, que muestra las personas, intereses y actividades que est siguiendo un usuario.
Una pgina Mi contenido, que enumera los documentos compartidos y personales, fotos compartidas y bibliotecas, listas, paneles de
discusin y encuestas de un usuario.
Una pgina Mi perfil, que muestra informacin del perfil personal.
La informacin de la pgina Mi perfil puede dirigirse al usuario nicamente o al supervisor del usuario, equipo, compaeros o a todos. La
planeacin de sitios web Mi sitio incluye la preparacin para la configuracin de sitios web Mi sitio, la planeacin de etiquetas temticas y
notas, la planeacin de directivas y permisos de sitios web Mi sitio y la planeacin de sitios de personalizacin.
Para obtener ms informacin, vea Introduccin a sitios web de Mi sitio (SharePoint Server 2010).

186

Planeacin de sitios web Mi sitio


Para planear los sitios web de Mi sitio de forma eficaz, debe determinar lo siguiente:
Un diseo de la arquitectura lgica para implementar sitios web de Mi sitio de una granja de servidores
Usuarios que desea que tengan un sitio web de Mi sitio y los permisos adecuados para esos usuarios
La informacin de perfiles de usuario que desea sincronizar con servicios de directorio o sistemas de negocio
Las caractersticas de Mi sitio que desea habilitar
Las directivas que se aplicarn para la visualizacin de informacin de perfiles de usuario en el perfil pblico
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de sitios web de Mi sitio (SharePoint Server 2010).

Informacin general sobre las etiquetas temticas


Las etiquetas temticas ayudan a los usuarios a clasificar informacin de formas que sean significativas para ellos. Las etiquetas
temticas pueden mejorar la calidad de los resultados de bsqueda mediante el filtrado por etiquetas especficas y tambin pueden poner
en contacto a individuos que desean compartir informacin con otros usuarios que tienen intereses similares.
Para obtener ms informacin, vea Informacin general sobre las etiquetas temticas (SharePoint Server 2010).

Implicaciones de seguridad y privacidad de las etiquetas temticas


Las etiquetas temticas son un subconjunto de una estrategia de medios sociales ms completa que puede desarrollar una empresa.
Microsoft SharePoint Server 2010 incluye las siguientes caractersticas de etiquetas temticas:
Etiquetas temticas, que permiten a los usuarios guardar elementos de inters, organizar toda la informacin de un proyecto y
conectarse a otros usuarios que comparten sus intereses.
El panel de notas, que permite realizar un seguimiento de los comentarios en una ubicacin central.
Clasificaciones, que permiten a los usuarios evaluar el valor del contenido respecto de una escala, por ejemplo, de una a cinco
estrellas.
Bookmarklets, que permiten a los usuarios agregar etiquetas y notas a pginas que estn fuera del entorno de SharePoint, como
sitios web que son externos a una empresa, y verlas despus en la ficha Etiquetas y notas de Mi sitio.
187

Este artculo contiene informacin que le ayudar a planear el uso de las caractersticas de etiquetas temticas de SharePoint Server
2010 en su empresa e incluye los pasos fundamentales que se deben seguir en el proceso de planeacin.
Para obtener ms informacin, vea Implicaciones de seguridad y privacidad de las etiquetas temticas (SharePoint Server 2010).

Introduccin a los sitios wiki empresariales


Un sitio wiki empresarial es un sitio de publicacin para compartir y actualizar grandes volmenes de informacin en una empresa. Si una
organizacin necesita un repositorio de conocimientos centralizado y de gran tamao, y que est diseado tanto para almacenar como
para compartir informacin a una escala empresarial, se debe considerar la idea de usar un sitio wiki empresarial.
Para obtener ms informacin, vea Introduccin a los wikis empresariales (SharePoint Server 2010).

Planeacin de sitios wiki empresariales


Un sitio wiki empresarial es un repositorio de conocimientos en gran escala diseado para almacenar y compartir informacin en una
empresa. Se puede usar un sitio wiki empresarial para compartir y actualizar informacin en mayor escala que un sitio wiki, un sitio de
biblioteca o un sitio de grupo. La seccin Planeacin de un sitio wiki empresarial incluye los factores que se deben tener en cuenta para
determinar si un sitio wiki empresarial es la mejor solucin para la organizacin, los pasos previos para configurar un sitio wiki
empresarial y la planeacin del acceso al sitio wiki empresarial.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de sitios wiki empresariales (SharePoint Server 2010).

Planeacin de sitios de colaboracin


Los sitios de colaboracin son sitios de SharePoint que los equipos o grupos de usuarios pueden usar para compartir informacin o
colaborar en proyectos. Estos sitios se pueden asociar con una coleccin de sitios de portal particular o integrarlos en una coleccin de
sitios de publicacin. Los sitios de colaboracin tambin pueden ser sitios independientes. La seccin Planeacin de sitios de
colaboracin explica cmo definir rutas de acceso especficas y adicionales y cmo determinar el nmero de sitios de colaboracin
necesarios en una organizacin.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de sitios de colaboracin (SharePoint Server 2010).

188

Vea tambin
Otros recursos
Plan Managed Metadata
Security and permissions administration (Office SharePoint Server)
User Profile Service administration

189

Introduccin al servicio de perfiles de usuario (SharePoint


Server 2010)
El servicio de perfiles de usuario almacena informacin sobre los usuarios en una ubicacin central. Las caractersticas de los sistemas
sociales usan esta informacin para posibilitar interacciones productivas que permitan a los usuarios colaborar de forma eficaz. Para
aprovisionar los sitios web de Mi sitio, habilite las caractersticas de sistemas sociales, como el etiquetado y el suministro de noticias. A
continuacin, cree y distribuya perfiles en varios sitios y conjuntos o granjas de servidores. Para ello, debe habilitar el servicio de perfiles
de usuario.
En este artculo:
Usos y ventajas del servicio de perfiles de usuario
Arquitectura
Servicios relacionados

Usos y ventajas del servicio de perfiles de usuario


El servicio de perfiles de usuario es un servicio compartido de Microsoft SharePoint Server 2010 que proporciona una ubicacin central
en la que los administradores del servicio configuran y administran las siguientes caractersticas:
Perfiles de usuario: contienen informacin detallada acerca de las personas de una organizacin. Un perfil de usuario permite
organizar y mostrar todas las propiedades relacionadas con cada usuario, as como etiquetas sociales, documentos y cualquier otro
elemento relacionado con el usuario.
Perfiles de organizacin: contienen informacin detallada acerca de una organizacin, como sus equipos, divisiones, etc.
Sincronizacin de perfiles: proporciona un mtodo confiable para sincronizar la informacin de los perfiles de usuario, grupo y
organizacin almacenados en el almacn de perfiles de SharePoint Server 2010 con la informacin de perfiles almacenada en los
servicios de directorio de toda la empresa.

190

Audiencias: permiten a las organizaciones dirigir el contenido a los usuarios en funcin de su trabajo o tarea segn la definicin que
proporciona su pertenencia a una lista de distribucin o grupo de SharePoint Server, la estructura organizativa de los informes o las
propiedades pblicas de sus perfiles de usuario.
Host de Mi sitio: sitio dedicado al hospedaje de sitios web Mi sitio. Se necesita un host de Mi sitio para poder implementar las
caractersticas sociales de SharePoint Server.
Sitio web Mi sitio: sitio personal que proporciona a los usuarios de una organizacin una ubicacin central para administrar y
almacenar documentos, vnculos y compaeros de trabajo.
Etiquetas sociales y notas: permiten a los usuarios agregar etiquetas sociales a documentos, a otros elementos de SharePoint
Server y a otros elementos, como pginas web externas y entradas de blog. Los usuarios tambin pueden incluir notas de improviso
en las pginas de perfil de un sitio web Mi sitio o en cualquier pgina de SharePoint Server. Los administradores pueden eliminar
todas las etiquetas de los empleados cuando estos dejan la empresa o eliminar una etiqueta no deseada.
Estas caractersticas permiten a los usuarios de una organizacin compartir informacin y mantenerse informados acerca de lo que
sucede en la organizacin. Las etiquetas sociales, por ejemplo, permiten a los usuarios etiquetar y realizar un seguimiento de la
informacin que ms les interesa. Los usuarios pueden recibir alertas cuando sus compaeros de trabajo publican nuevas entradas de
blog o cuando se produce una modificacin en los metadatos de la organizacin. Adems, pueden ver la forma en que las personas se
relacionan con diversas organizaciones y la forma en que las organizaciones se relacionan con los sitios.
Al igual que otros servicios compartidos de SharePoint Server 2010, el servicio de perfiles de usuario es fcil de implementar y configurar.
Los administradores del conjunto o granja de servidores pueden delegar la administracin de todas o algunas de las caractersticas del
servicio de perfiles de usuario en uno o varios administradores de aplicaciones de servicio. Para obtener ms informacin, vea Assign
administrators to a service application (SharePoint Server).

Arquitectura
Cuando se crea una sesin del servicio de perfiles de usuario, SharePoint Server crea tres bases de datos para almacenar la informacin
de perfil de usuario y los datos asociados:
Una base de datos de perfiles: se usa para almacenar informacin sobre los perfiles de usuario.
Una base de datos de sincronizacin: se usa para almacenar informacin de configuracin y almacenamiento provisional
destinada a la sincronizacin de datos de los perfiles de orgenes externos, como el servicio de directorio de Active Directory
(AD DS).

191

Una base de datos de etiquetado social: se usa para almacenar las etiquetas sociales y notas que crean los usuarios. Cada
etiqueta social y cada nota se asocia con un identificador de perfil.
El servicio de perfiles de usuario permite obtener acceso a cada una de estas bases de datos mediante los sitios de SharePoint, los sitios
web Mi sitio y los sitios de grupo. Esto proporciona una experiencia dinmica y personalizada a los usuarios de una organizacin.
El grupo empresarial correspondiente puede administrar el servicio de perfiles de usuario y este ltimo se puede anunciar en el centro de
recursos corporativos. Un administrador puede controlar todas las reas del servicio de perfiles de usuario. Como alternativa, pueden
aislarse las reas y administrarse por distintos administradores que no necesiten saber que existen otras reas en el servicio. Por
ejemplo, un administrador puede controlar los sitios web de Mi sitio mientras que otro puede controlar las etiquetas temticas y las notas.
El servicio de perfiles de usuario se puede restringir y poner a disposicin de determinados departamentos o conjuntos de sitios en
funcin de las necesidades de negocio, las restricciones de seguridad y el presupuesto. Para obtener ms informacin acerca de la
arquitectura de servicios compartidos de SharePoint Server, vea Logical architecture components (SharePoint Server 2010).

Servicios relacionados
El servicio de perfiles de usuario se basa en otros servicios compartidos para la implementacin de la serie completa de caractersticas
de sistemas sociales de SharePoint Server. Estos servicios compartidos relacionados incluyen:
Servicio de metadatos administrados: permite usar metadatos administrados y compartir tipos de contenido entre colecciones de
sitios y aplicaciones web. Para obtener ms informacin, vea About the managed metadata service application.
Servicio de bsqueda: es necesario para habilitar la caracterstica de bsqueda de personas.

Vea tambin
Conceptos
Planeacin de sistemas sociales y colaboracin (SharePoint Server 2010)

Otros recursos
User Profile Service administration

192

Planeacin de los perfiles de usuarios (SharePoint Server 2010)


La informacin sobre los usuarios de una organizacin se almacena en los perfiles de usuario del servicio de perfiles de usuario. Los
administradores del conjunto o granja de servidores que crean instancias del servicio de perfiles de usuario pueden administrar los
perfiles de usuario o delegar su administracin a un administrador de un servicio compartido. Los administradores del servicio de perfiles
de usuario administran la informacin sobre los usuarios y las conexiones que se usan para sincronizar esa informacin entre el almacn
de perfiles, los servicios de directorio como los Servicios de dominio de Active Directory (AD DS) y el Protocolo ligero de acceso a
directorios (LDAP), y las aplicaciones de lnea de negocio como SAP.
Al planear una implementacin inicial de Microsoft SharePoint Server 2010, debe planear lo siguiente:
las conexiones entre los servicios de perfiles de usuario, los servicios de directorio y las aplicaciones de lnea de negocio
las propiedades de perfil de usuario y las propiedades de perfil de la organizacin necesarias
las directivas para mostrar y cambiar los perfiles de usuario
el modo en que otras caractersticas de personalizacin, como los sitios de personalizacin, usan los perfiles de usuario
En este artculo:
Acerca de los perfiles de usuario
Propiedades de perfil de usuario
Directivas del perfil de usuario
Pertenencias y compaeros
Bsqueda de personas y experiencia
Sincronizacin de las propiedades de perfil
Antes de leer este artculo, debe comprender los conceptos que se describen en Introduccin al servicio de perfiles de usuario
(SharePoint Server 2010).

193

Acerca de los perfiles de usuario


Antes de poder personalizar los sitios y el contenido de una organizacin, debe planear los perfiles de usuario.
La informacin sobre los usuarios puede provenir de servicios de directorio, como AD DS. Tambin puede proceder de aplicaciones de
lnea de negocio, como SAP. El servicio de perfiles de usuario permite reunir todas las propiedades de estos diversos orgenes de
contenido para crear perfiles de usuario unificados y coherentes en toda una organizacin. Las propiedades y el contenido de estos
orgenes se almacenan en perfiles de usuario administrados por el servicio de perfiles de usuario.
Los perfiles de usuario identifican las conexiones entre los usuarios, tales como administradores comunes, grupos de trabajo, pertenencia
a grupos y sitios. Los perfiles de usuario tambin contienen informacin sobre las reas que le interesan a un usuario y ayudan a estos
usuarios a buscar expertos en un tema en un rea determinada. Esta informacin permite a los usuarios encontrarse unos a otros
mediante la caracterstica de bsqueda de personas. De este modo, las relaciones entre los usuarios de la organizacin pueden usarse
para fomentar una colaboracin ms eficaz con los compaeros y entre los equipos.
Los perfiles de usuario son algo ms que simples agrupaciones de propiedades importadas y personalizadas correspondientes a los
usuarios de una organizacin. Las propiedades tambin se usan para mostrar informacin sobre las relaciones de cada usuario con otros
usuarios de la organizacin. Los subtipos de perfil pueden usarse para crear otro conjunto de propiedades para otro conjunto de
usuarios. Por ejemplo, se puede crear un subtipo que categorice a un usuario como interno o empleado a tiempo completo.
Todos los sitios que usan la misma aplicacin de servicio de perfiles de usuario reciben el mismo conjunto de propiedades del almacn
de perfiles de usuario y las muestran en la lista de informacin sobre los usuarios del sitio. Esto tambin incluye una lista de los
documentos que comparte cada usuario. Para obtener ms informacin sobre la creacin de una aplicacin de servicio de perfiles de
usuario, vea Create, edit, or delete a User Profile Service application (SharePoint Server 2010).

Propiedades de perfil de usuario


Al planear los perfiles de usuario, debe determinar qu informacin sobre los usuarios se necesita. Esta informacin se almacenar en
las propiedades de perfil de usuario y en los subtipos de propiedades de perfil. Todas las personas podrn ver la informacin acerca de
un usuario desde la pgina de perfil de la aplicacin web host de Mi sitio. La configuracin de directivas y privacidad de una organizacin
determina el tipo de informacin de perfil que podr ver un usuario. El propietario de la informacin establece la configuracin de
privacidad mientras que la organizacin establece la configuracin de directivas. Para obtener ms informacin sobre la configuracin de
directivas, vea Planeacin de directivas para perfiles de usuario (SharePoint Server 2010).
Cuando planee los perfiles de usuario, debe tener en cuenta varios factores:
Cules son los servicios de directorio planeados y existentes? Estos servicios formarn la base para los perfiles de usuario.
Determine las propiedades que se van a usar para los perfiles de usuario principales, en funcin de aqullas que son relevantes en
194

toda la organizacin (o en el servicio de perfiles de usuario de una organizacin que tiene varios conjuntos de aplicaciones de
servicio de perfiles de usuario). Son importantes las propiedades que se pueden usar al buscar usuarios, al crear las audiencias que
permitirn orientar el contenido y al establecer las relaciones entre compaeros y grupos de trabajo. En primer lugar, revise la lista de
propiedades de los servicios de directorio, contine con la lista de propiedades predeterminadas que SharePoint Server 2010
proporciona y modifique esa lista de acuerdo con estas consideraciones.
Qu reas de la organizacin requieren subtipos de perfil de usuario diferentes? Por ejemplo, crea subtipos de perfil de usuario
para empleados de tiempo completo, de media jornada e internos?
Qu aplicaciones de lnea de negocio que usa tienen informacin sobre los usuarios? Qu propiedades se pueden asignar a las
propiedades de los servicios de directorio?
En funcin del plan de inteligencia empresarial, qu otras propiedades de las aplicaciones empresariales que no estn relacionadas
con los usuarios pueden resultar tiles para los usuarios de la organizacin? Puede usar estas propiedades en elementos web
personalizados para orientar datos profesionales en funcin de las audiencias.
Cuntos registros de usuarios planea importar desde todos los orgenes y con qu frecuencia desea sincronizar estos registros
entre el almacn de perfiles de SharePoint y estos orgenes? La frecuencia de las sincronizaciones programadas depender de la
cantidad de registros, la intensidad con la que usan las caractersticas de personalizacin y cundo se pueden programar las
sincronizaciones para tener el menor efecto posible sobre el rendimiento y la disponibilidad. Ofrezca a los administradores de TI esta
informacin para que puedan incluirla en su planeacin de la implementacin.
Qu propiedades de perfil de usuario de nivel de sitio prev? En algunas organizaciones, es posible que esta decisin se tome de
forma centralizada; en otras, en cambio, se puede dejar al criterio de cada administrador de la coleccin de sitios.
Propiedades de perfil de usuario predeterminadas
SharePoint Server 2010 proporciona un conjunto de propiedades de perfil de usuario predeterminadas. Se recomienda revisar estas
propiedades y las directivas que se aplican a ellas antes de decidir qu cambios realizar, qu propiedades conservar o quitar y qu
propiedades adicionales crear. Algunas de estas propiedades de perfil de usuario pueden indizarse por bsqueda de personas y algunos
pueden usar el trabajo de temporizador Sincronizacin completa de SharePoint con el perfil de usuario o el trabajo de temporizador
Sincronizacin rpida de SharePoint con el perfil de usuario para replicar las propiedades a todas las colecciones de sitios.
En la tabla siguiente se enumeran las propiedades del perfil de usuario predeterminadas en SharePoint Server 2010:

195

Propiedad de perfil de usuario

Indizado

Replicada

AboutMe

AccountName

no

ADGuid

no

no

Asistente

no

no

CellPhone

Departamento

Fax

no

FirstName

HomePhone

no

Apellido

Administrador

no

no

Oficina

PersonalSpace

no

no

PictureURL

PreferredName

PublicSiteRedirect

no

no

QuickLinks

no

SID

no

no

SPS-AboutUs

no
196

SPS-Birthday

no

SPS-ClaimID

no

no

SPS-ClaimProviderID

no

no

SPS-ClaimProviderType

no

no

SPS-DataSource

no

SPS-DisplayOrder

no

no

SPS-DistinguishedName

no

no

SPS-DontSuggestList

no

no

SPS-Dotted-line

no

no

SPS-EmailOptin

no

no

SPS-FormerNames

no

SPS-HireDate

no

SPS-Interests

no

SPS-JobTitle

no

SPS-LastColleagueAdded

no

no

SPS-LastKeywordAdded

no

SPS-Location

no

SPS-LogoURL

no

SPS-MasterAccountName

no

no

SPS-MemberOf

no
197

SPS-MySiteUpgrade

no

no

SPS-ObjectExists

no

no

SPS-OWAUrl

no

no

SPS-Parent

no

SPS-ParentType

no

SPS-PastProjects

no

SPS-Peers

no

no

SPS-PhoneticDisplayName

no

SPS-PhoneticFirstName

no

SPS-PhoneticLastName

no

SPS-ProxyAddresses

no

no

SPS-ResourceAccountName

no

no

SPS-ResourceSID

no

no

SPS-Responsibility

SPS-SavedAccountName

no

no

SPS-SavedSID

no

no

SPS-School

no

SPS-Section-BasicInfo

no

SPS-Section-ContactInfo

no

SPS-Section-CustomProperties

no
198

SPS-Section-Delegation

no

SPS-Section-Details

no

SPS-Section-OrganizationMembers

no

SPS-Section-Preferences

no

SPS-SipAddress

no

SPS-Skills

no

SPS-SourceObjectDN

no

no

SPS-StatusNotes

no

no

SPS-Team-Site

no

no

SPS-TimeZone

no

no

Ttulo

UserName

UserProfile_GUID

no

WebSite

no

WorkEmail

WorkPhone

Propiedades de perfil adicionales


Las propiedades de perfil de usuario predeterminadas y las propiedades que se importan de conexiones a servicios de directorio y
aplicaciones empresariales pueden complementarse con propiedades adicionales que realizan un seguimiento de informacin clave que
no est disponible en los orgenes mencionados. Estas propiedades pueden ser, por ejemplo, enteros, cadenas, conjuntos de trminos,
etc. Por ejemplo, puede crear una propiedad de perfil denominada aficin favorita y asociarla con un conjunto de trminos denominado
199

aficiones del servicio de metadatos administrados. Los usuarios que actualizen sus perfiles pueden seleccionar uno de los trminos del
conjunto de trminos aficiones como valor para su aficin favorita. Para obtener ms informacin acerca de los conjuntos de trminos y
el servicio de metadatos administrados, vea Managed metadata overview.
Debera planear agregar propiedades en el nivel del servicio de perfiles de usuario o de la coleccin de sitios en funcin de las
necesidades de negocio que identific en la planeacin previa. Las necesidades de negocio principales a menudo pueden satisfacerse
mediante la creacin de nuevas propiedades que asocian a los usuarios con importantes procesos de negocio. La bsqueda puede usar
estas propiedades para encontrar a usuarios, o bien, las caractersticas de personalizacin pueden usarlas para orientar el contenido
hacia los usuarios. No es necesario que las propiedades estn visibles en los perfiles pblicos o en los sitios web de Mi sitio y pueden
resultar tiles para la bsqueda o la personalizacin sin que se muestren en los perfiles pblicos o en los sitios web de Mi sitio.
Para limitar el mbito de la planeacin, cntrese en agregar propiedades que habiliten escenarios o necesidades de negocio principales
para cada coleccin de sitios. Si una propiedad relevante no responde a escenarios especficos, espere a que se identifique una
necesidad especfica durante las operaciones habituales en lugar de planear agregar la propiedad durante la implementacin inicial. Es
posible que no tenga que agregar muchas propiedades nuevas en absoluto. Sin embargo, vale la pena tenerlas en cuenta en caso de
que haya necesidades obvias.

Directivas del perfil de usuario


Las directivas son conjuntos de reglas que los administradores asignan a los usuarios. Estas reglas permiten a los administradores
especificar la configuracin de privacidad asociada con una propiedad de perfil concreta. Tambin permiten a los administradores
establecer si un usuario puede invalidar esa configuracin. La planeacin de perfiles de usuario debera incluir la planeacin de las
directivas que los rigen. Para obtener ms informacin, vea el tema Planeacin de directivas para perfiles de usuario (SharePoint Server
2010).

Pertenencias y compaeros
Las relaciones entre distintos usuarios de una organizacin se muestran en la pgina de perfil pblica de cada usuario. Los
administradores del servicio de perfiles de usuario tambin pueden ver la informacin sobre estas relaciones desde los perfiles de usuario
almacenados en el almacn de perfiles. Esta informacin sobre relaciones incluye la siguiente informacin:
pertenencias a sitios (una vista global de todas las pertenencias de cada usuario)
pertenencias a listas de distribucin
compaeros
200

Pertenencias
En SharePoint Server 2010, el perfil de un usuario contiene una lista de todas las pertenencias y listas de distribucin a las que ste
pertenece. La informacin de una lista de distribucin se sincroniza con el servicio de directorio, el servicio LDAP o las aplicaciones de
lnea de negocio durante la sincronizacin de perfiles. La Sincronizacin completa de SharePoint con el perfil de usuario sincroniza
la informacin de pertenencia del trabajo del temporizador. De forma predeterminada, este trabajo del temporizador agrega pertenencias
a sitios a un perfil de usuario. Los perfiles de usuario solo contienen informacin sobre las pertenencias a sitios de los usuarios si stos
pertenecen al grupo de pertenencia predeterminado de un sitio.
Compaeros
Entre los compaeros se puede incluir a los asociados inmediatos del usuario, es decir el administrador, los pares y los subordinados
directos. Puede resultar til que las organizaciones que poseen relaciones clave que abarcan grupos de usuarios, administradores u
otros usuarios agreguen personas a las listas de compaeros para determinados grupos. Tambin puede configurar Outlook para que
exporte sugerencias sobre compaeros a los usuarios de SharePoint Server. Para obtener ms informacin, vea Enable SharePoint
Server 2010 Colleague in Outlook 2010.

Bsqueda de personas y experiencia


SharePoint Server 2010 permite que los usuarios busquen a otros usuarios segn su experiencia y rol en una organizacin. Los
administradores del conjunto o granja de servidores pueden habilitar los siguientes mtodos para encontrar personas:
Los resultados de la bsqueda de personas contienen vnculos a los perfiles pblicos de cada usuario y vnculos para ponerse en
contacto con ellos por medio de correo electrnico o programas de mensajera.
La bsqueda de experiencia se usa con la bsqueda de personas y las etiquetas de experiencia para ayudar a los usuarios a
buscar personas dentro de una organizacin que se hayan identificado como expertos en un tema concreto. Si se habilita el anlisis
de correo electrnico, las sugerencias sobre compaeros se importan desde Outlook si se usa el correo electrnico de Microsoft
Office Outlook 2007. Al usar Microsoft Outlook 2010, se analizan los compaeros y las palabras clave y se hacen sugerencias al
usuario en funcin de este anlisis. Si bien se puede habilitar el anlisis de correo electrnico en Outlook, los usuarios pueden excluir
esta caracterstica si lo desean. Para obtener ms informacin sobre anlisis de correo electrnico, vea Enable SharePoint Server
2010 Colleague in Outlook 2010.
Cuando planee los usuarios, recomendamos que considere la posibilidad de complementar el mbito de bsqueda de personas
predeterminado y la pestaa Centro de bsqueda con pestaas y mbitos de bsqueda personalizados para grupos de usuarios ms
especficos.
201

Es recomendable que los administradores del servicio de perfiles de usuario consulten la arquitectura de la informacin y la jerarqua del
sitio para identificar conceptos clave para la empresa que puedan estar relacionados con grupos de usuarios especficos que los usuarios
de los sitios deseen encontrar. Posteriormente, pueden trabajar con el administrador del servicio de bsqueda con el fin de desarrollar
mbitos de bsqueda y pestaas de bsqueda de personas para esos grupos especficos. Tambin pueden usar sus conocimientos
sobre los perfiles de usuario que administran para identificar otros grupos de usuarios tiles y crear mbitos adicionales especficos de la
bsqueda y pestaas de bsqueda para esos grupos.
Los administradores de colecciones de sitios pueden crear mbitos de bsqueda de nivel de sitio para los usuarios que sean miembros
de su coleccin de sitios.
La planeacin de la bsqueda de personas tambin suministra informacin para la planeacin de los perfiles de usuario. La planeacin
inicial puede revelar personas o grupos de usuarios a quienes desea poder encontrar con ms facilidad, pero quiz no existen las
propiedades correctas para poder encontrarlos fcilmente.

Sincronizacin de las propiedades de perfil


El proceso de planeacin de los perfiles de usuario incluye lo siguiente:
la identificacin de los servicios de directorio y de las aplicaciones de lnea de negocio con los que se desea sincronizar la
informacin de perfil
la planeacin de las conexiones a esas aplicaciones
la asignacin de las propiedades que se desean sincronizar
la determinacin de una programacin para la sincronizacin habitual
Un principio clave de la planeacin es la coherencia de todos los orgenes de contenido en relacin con todos los usuarios de una
organizacin.
El servicio de perfiles de usuario permite recopilar informacin sobre los usuarios de una organizacin a travs de los servicios de
directorio y las aplicaciones empresariales para que siempre se disponga de informacin coherente cuando se necesite. La informacin
sobre los usuarios se sincroniza en toda la implementacin con todas las colecciones de sitios que usan la misma aplicacin de servicio
de perfiles de usuario. Las caractersticas de personalizacin tambin pueden usar esta informacin para aumentar el valor de la
colaboracin y las relaciones en una organizacin.
Al planear la sincronizacin de perfiles de usuario, debera incluir las siguientes tareas:
Comience con las propiedades predeterminadas de los perfiles de usuario de SharePoint Server 2010.
202

Identifique las conexiones a los servicios de directorio que proporcionarn informacin complementaria acerca de las propiedades de
perfil de usuario.
Considere la posibilidad de usar datos profesionales adicionales que le permitan conectar usuarios a las aplicaciones de lnea de
negocio.
SharePoint Server 2010 ofrece la posibilidad de realizar una sincronizacin bidireccional de las propiedades de perfil de usuario entre
SharePoint Server 2010 y los servicios de directorio. El servicio de perfiles de usuario conserva las conexiones con las aplicaciones
empresariales relevantes y actualiza las propiedades de los perfiles de usuario durante las sincronizaciones programadas peridicamente
de todos los orgenes de contenido pertinentes.
Para obtener ms informacin sobre la sincronizacin de perfiles, vea Planeacin de la sincronizacin de perfiles (SharePoint Server
2010).

Vea tambin
Conceptos
Planeacin de sistemas sociales y colaboracin (SharePoint Server 2010)

Otros recursos
Descripcin de Forefront Identity Manager 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165841&clcid=0xC0A)

203

Planeacin de directivas para perfiles de usuario (SharePoint


Server 2010)
Las directivas son conjuntos de reglas que los administradores del Servicio de perfiles de usuario asignan a usuarios o a grupos de
usuarios. Estas reglas permiten a los administradores especificar el contenido del sitio que los usuarios pueden ver y la forma en que
stos pueden interactuar con dicho contenido. Para empezar a planear, evale la visibilidad actual de la informacin acerca de los
usuarios de la organizacin. Cierta informacin acerca de los usuarios individuales debe ser confidencial. Otra informacin puede y
debera compartirse libremente con otros usuarios para promover la colaboracin.
Microsoft SharePoint Server 2010 proporciona un conjunto de directivas configurables para ayudar a los administradores a poner a
disposicin la informacin adecuada para cubrir las necesidades de la organizacin. Las organizaciones tambin pueden crear e
implementar caractersticas de directivas personalizadas para satisfacer necesidades especficas. Es necesario evaluar las necesidades
de colaboracin en toda la organizacin antes de desarrollar un plan para implementar la mejor combinacin de directivas.
La arquitectura de la informacin y la jerarqua del sitio desempean un rol importante en las decisiones acerca de las directivas que hay
que usar. Tambin debe tenerse en cuenta quines usan los sitios. Por ejemplo, una organizacin grande que tiene un sitio de portal
central con un elevado nmero de visitantes pero muy pocos colaboradores quiz tenga una necesidad menor de compartir informacin
que un sitio de un departamento en el que muchas personas pueden colaborar con el contenido. Muchos de estos aspectos se tendrn
en cuenta como parte de la planeacin de la seguridad, pero las directivas de privacidad y las consideraciones sobre seguridad estn
suficientemente relacionadas entre s como para que resulte conveniente tenerlas presentes en conjunto.
Las directivas menos restrictivas permiten a ms usuarios ver perfiles pblicos con ms frecuencia, lo que afecta a la frecuencia con la
que se deben actualizar los perfiles de usuario y realizar la compilacin de la audiencia. En las organizaciones que tienen muchos
usuarios, la actualizacin frecuente podra afectar al rendimiento y a la planeacin de capacidad.
Los administradores del Servicio de perfiles de usuario deben compartir las decisiones relativas a las directivas con los profesionales de
TI de la organizacin. A continuacin se enumeran algunos de los aspectos relacionados con las directivas que pueden afectar a la
planeacin de TI:
el origen de la informacin del perfil del usuario
la frecuencia con la que se prev actualizar la informacin del perfil de usuario
204

la frecuencia con la que se prev realizar la compilacin de audiencia


el efecto en el rendimiento y la capacidad de los servidores en los que se ejecutan servicios de perfiles.
En este artculo:
Directivas predeterminadas
Directivas para las propiedades de los perfiles de usuario
Antes de leer este artculo, debe comprender los conceptos que se describen en Planeacin de los perfiles de usuarios (SharePoint
Server 2010).

Directivas predeterminadas
Cada propiedad y caracterstica de personalizacin expuesta en los perfiles de usuario y los sitios personales posee una directiva
predeterminada recomendada que puede personalizarse en funcin de las necesidades de la organizacin. Cada directiva consta de dos
partes: la configuracin de la directiva y la configuracin de visibilidad predeterminada.
Configuracin de la directiva Algunas caractersticas de personalizacin proporcionan informacin importante para procesos de
negocio clave de una organizacin, mientras que otra informacin podra ser inadecuada para compartir en toda la organizacin.
Entre estos extremos se encuentra la informacin que debe compartirse entre algunos usuarios pero que no debe ponerse a
disposicin de todos. En este ltimo caso, deben crearse directivas para tratar estas situaciones especficas. Debe trabajar con
representantes del lado empresarial de su organizacin para determinar las caractersticas o propiedades apropiadas. Los opciones
de configuracin de directivas son:
Habilitada La caracterstica es visible para el administrador del Servicio de perfiles de usuario y para otros usuarios,
dependiendo de la configuracin de visibilidad predeterminada.
Obligatoria Esta propiedad debe contener informacin, que se comparte en funcin del acceso predeterminado. Los formularios
que contienen estas caractersticas o propiedades no pueden enviarse hasta que se proporcione la informacin requerida. Por
ejemplo, la propiedad Administrador a menudo es obligatoria de manera que pueda usarse para proporcionar informacin para la
caracterstica Organizacin y las audiencias en funcin de la jerarqua de informes de la organizacin.
Opcional La propiedad se crea y sus valores podran no proporcionarse automticamente. Cada usuario decide si va a
proporcionar valores para la propiedad o si va a dejarla vaca. Por ejemplo, la caracterstica Mis compaeros es opcional. En
lugar de dejarse en blanco, la lista completa de compaeros, que incluye a todos los que se encuentran en la lista Mi equipo del
usuario, es visible de forma predeterminada para los usuarios que tienen acceso. Los usuarios pueden optar por quitar
compaeros de la lista o ampliar la lista agregando ms compaeros.
205

Deshabilitada La propiedad o caracterstica solo es visible para el administrador del Servicio de perfiles de usuario. No se
muestra en sitios personalizados ni elementos web y no se puede compartir.
Invalidacin por parte de usuario Las propiedades que tienen la opcin Invalidacin por parte de usuario habilitada permiten a
los usuarios cambiar la configuracin de visibilidad predeterminada para esas propiedades. Con esta opcin habilitada, cada
usuario puede decidir quin puede ver los valores que se especificaron para la propiedad. Si no se habilita esta opcin, solo los
administradores del Servicio de perfiles de usuario pueden cambiar la configuracin de acceso predeterminada.
Nota:
Las propiedades y caractersticas pueden replicarse a otros sitios de SharePoint si la directiva de acceso predeterminada se configura
como Todos y la opcin Invalidacin por parte de usuario no se activa.

Configuracin de privacidad predeterminada La configuracin de privacidad determina quin puede ver informacin de una
caracterstica de personalizacin concreta. Entre las opciones de configuracin disponibles se encuentran:
Todos Todos los usuarios que poseen permisos de Lector para el sitio pueden ver la informacin relevante.
Mis compaeros Todos los usuarios de la lista Mis compaeros de este usuario pueden ver la informacin de este usuario.
Mi equipo Todos los compaeros del equipo inmediato del usuario, un subconjunto de la lista Mis compaeros, pueden ver la
informacin.
Mi administrador Solo el usuario y el administrador inmediato del usuario pueden ver la informacin.
Slo yo Solo el usuario y el administrador del Servicio de perfiles de usuario pueden ver la informacin.

Directivas para las propiedades de los perfiles de usuario


Las siguientes preguntas pueden ayudarle a determinar qu directivas son adecuadas para su organizacin:
Qu propiedades deben ser obligatorias? Algunas propiedades, como el nombre de cuenta, el nombre preferido, el nmero de
telfono del trabajo, el departamento, el cargo y la direccin de correo electrnico del trabajo, son obligatorias de forma
predeterminada y los usuarios no pueden invalidarlas o cambiarlas. En la mayora de las organizaciones, estas propiedades son
formas clave de habilitar la colaboracin y desarrollar relaciones en toda la organizacin. SharePoint Server 2010 tambin usa
muchas de ellas para habilitar otras caractersticas, como compaeros y audiencias. Para obtener ms informacin, vea "Planeacin
de directivas para perfiles de usuario (SharePoint Server 2010)".

206

Qu propiedades deberan ser visibles para todos? De forma predeterminada, la mayora de las propiedades son visibles para
todos, pero la informacin confidencial puede configurarse para que su visibilidad sea limitada. Por ejemplo, una empresa con
muchos empleados de campo puede que considere importante que todos sus empleados puedan ver la informacin de los telfonos
mviles. Otras organizaciones pueden preferir mantener confidenciales los nmeros de telfono no relacionados con el trabajo.
Qu propiedades pueden cambiar los usuarios? Algunas propiedades pueden estar disponibles sin que los usuarios deban
proporcionar informacin o permitir que se realice una determinada accin. Por ejemplo, algunos usuarios podran no querer el
rellenado automtico de las listas de compaeros. Otros usuarios podran querer cambiar la configuracin de visibilidad
predeterminada de una propiedad.
Al planear la configuracin de directiva de una propiedad, tenga en cuenta los siguientes factores:

Condicin

Deshabilitar la propiedad

Hacer la propiedad
opcional

Hacer la
propiedad
obligatoria

Hay caractersticas de usuario clave que usan la


propiedad.

La propiedad est asociada a datos profesionales


clave para aplicaciones en los Servicios de
conectividad empresarial de Microsoft.

La propiedad se usa para la creacin de


audiencias.

Los administradores del Servicio de perfiles de


usuario esperan que la propiedad tenga valores
coherentes y significativos.

La propiedad va a usarse en pocas ocasiones.

La propiedad distraer la atencin de las


propiedades ms importantes.

207

Condicin

Deshabilitar la propiedad

Hacer la propiedad
opcional

Hacer la
propiedad
obligatoria

Nota:
Puede cambiar la configuracin de presentacin
de propiedades para que se oculten ante usuarios
que vean perfiles pblicos, la pgina Editar
detalles o el elemento web Mis compaeros.

Decide proporcionar valores predeterminados


para las propiedades pero desea que los usuarios
puedan quitar la informacin, o si desea permitir
que cada usuario proporcione el valor que sea
relevante para la propiedad.

Cuando planee la configuracin de visibilidad predeterminada de las directivas de una organizacin, tenga en cuenta los siguientes
factores :

Condicin

Accin

Desea usar la propiedad en bsquedas para que sea posible


encontrar a los usuarios mediante bsquedas de la propiedad.

Configure la directiva de acceso predeterminada como Todos.


Nota:
La bsqueda no usar las propiedades que tengan un acceso ms
restrictivo.

208

Condicin

Accin

La propiedad es til en todos los grupos de trabajo y otras divisiones Haga la propiedad visible para todos.
de la organizacin y no contiene informacin confidencial.
La propiedad es muy til para la colaboracin dentro de un grupo de Haga la propiedad visible solo para compaeros.
trabajo inmediato o con un grupo especfico de compaeros
seleccionados individualmente.
La propiedad es de carcter privado o confidencial.

Haga la propiedad visible solo para el administrador inmediato o, en


algunos casos, solo para el usuario individual.
Importante:
Cada organizacin puede tener un concepto distinto de lo que
considera informacin privada.

Vea tambin
Conceptos
Planeacin de sistemas sociales y colaboracin (SharePoint Server 2010)

Otros recursos
Managing privacy in SharePoint Server 2010

209

Planeacin de la sincronizacin de perfiles (SharePoint Server


2010)
Si planea usar caractersticas de sistemas sociales, como los sitios web de Mi sitio o la bsqueda de personas, en Microsoft SharePoint
Server 2010, probablemente desear integrar la informacin de perfil almacenada en un servicio de directorio como los Servicios de
dominio de Active Directory (AD DS) o en un sistema de negocio como SAP o Siebel, con SharePoint Server 2010. Esta integracin
puede llevarse a cabo mediante la sincronizacin de perfiles de SharePoint Server 2010.
En este artculo:
Acerca de la sincronizacin de perfiles
Identificacin de los servicios de directorio y los sistemas de negocio
Planeacin de los permisos
Determinacin de los contenedores que se sincronizarn
Definicin de los filtros de conexin de sincronizacin de perfiles
Asignacin de las propiedades de perfil
Planeacin de la programacin de la sincronizacin

Acerca de la sincronizacin de perfiles


La sincronizacin de perfiles de SharePoint Server 2010 permite a un administrador de una instancia del Servicio de perfiles de usuario
sincronizar informacin de perfil de usuario y de grupo almacenada en el almacn de perfiles de SharePoint Server 2010 con informacin
de perfil almacenada en los servicios de directorio y en los sistemas de negocio de toda la empresa. La sincronizacin de perfiles puede
llevarse a cabo cuando la informacin de perfil ha cambiado en el almacn de perfiles de SharePoint Server 2010, en el servicio de
directorio o en el sistema de negocio. Despus de configurar la sincronizacin de perfiles, se detectan los cambios efectuados en
cualquier almacn. La importacin o la exportacin se llevan a cabo en funcin de la configuracin de importacin y exportacin de una
propiedad de perfil de usuario concreta.
210

Nota:
De forma predeterminada, ninguna propiedad de perfil de usuario est establecida como Exportar. Se deben definir explcitamente las
propiedades de perfil de usuario que se desean volver a exportar al servicio de directorio desde el almacn de perfiles de usuario. La
exportacin de las propiedades de perfil a un sistema de negocio no se admite en SharePoint Server 2010.

Importante:
Al crear una instancia del servicio de perfiles de usuario, debe asegurarse de que se crea en el mismo servidor que el servicio de
sincronizacin de perfiles de usuario. Para obtener ms informacin acerca de cmo crear una instancia del servicio de perfiles de
usuario, vea Create, edit, or delete a User Profile Service application (SharePoint Server 2010).
A continuacin encontrar una lista de las acciones que se deben llevar a cabo antes de habilitar la sincronizacin de perfiles. Estos
pasos de planeacin se deben realizar en el orden siguiente.

Identificacin de los servicios de directorio y los sistemas de negocio


Al planear la sincronizacin de perfiles en SharePoint Server 2010, en primer lugar se deben determinar los servicios de directorio y los
sistemas de negocio con los que se desea sincronizar la informacin de perfil.
Servicios de directorio
Entre los servicios de directorio admitidos en SharePoint Server 2010 y las funcionalidades de la sincronizacin de stos se incluyen los
siguientes:

Service

Usuarios

Servicios de dominio de Active Directory (AD DS) s


2003 SP2, 2008
211

Grupos

Incremental

SunOne (LDAP) 5.2

no

Novell eDirectory (LDAP) 8.7.3

no

IBM Tivoli (LDAP) 6.2

no

Debe conocer la ruta de acceso completa del nombre del bosque y del nombre del controlador de dominio para crear una conexin entre
SharePoint Server 2010 y un servicio de dominio.
Si bien puede conectarse a ms de un servicio de directorio desde una sola aplicacin de servicio de perfiles de usuario, se recomienda
crear slo una conexin de sincronizacin de perfiles por cada bosque del servicio de directorio. Sin embargo, si cuenta con informacin
de inicio de sesin en un bosque del servicio de directorio e informacin de recursos en otro bosque, debera crear una conexin al
bosque de inicio de sesin y una al bosque de recursos.
Sistemas de negocio
La informacin de perfil almacenada en los sistemas de negocio se puede importar en SharePoint Server 2010 mediante el Servicio de
conectividad a datos empresariales. El proceso de exportacin de propiedades de perfil desde SharePoint Server 2010 a sistemas de
negocio y la sincronizacin incremental entre sistemas de negocio y SharePoint Server 2010 no se admiten.
Debe conocer el nombre del Servicio de conectividad a datos empresariales que usar para conectarse a los sistemas de negocio que
identific. Para obtener ms informacin acerca del Servicio de conectividad a datos empresariales, vea el tema Business Data
Connectivity service administration overview (SharePoint Server 2010).

212

Importante:
Si se va a conectar a Servicio de conectividad a datos empresariales, el modelo de conectividad a datos empresariales debe incluir
mtodos Finders y Specific Finders en SharePoint Server 2010. Para obtener ms informacin sobre los mtodos Finders y Specific
Finders, vea el tema sobre el diseo de un modelo de conectividad a datos empresariales
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179316&clcid=0xC0A).

Sugerencia:
En primer lugar, debera probar la sincronizacin de perfiles con un Servicio de conectividad a datos empresariales mediante listas
externas. Para obtener ms informacin acerca de las listas externas, vea el tema Business Connectivity Services security overview
(SharePoint Server 2010).

Planeacin de los permisos


Despus de identificar los servicios de directorio y los sistemas de negocio con los cuales desea sincronizar los perfiles, debe asegurarse
de que dispone de los permisos necesarios en SharePoint Server 2010 y en el servicio de directorio o sistema de negocio al que se va a
conectar. Por ejemplo, si planea llevar a cabo una sincronizacin incremental, debe conocer los permisos correctos necesarios para que
el servicio de directorio determine la informacin de perfil que ha cambiado.
En la siguiente tabla se enumeran los permisos necesarios:

Service
Servicios de dominio de Active Directory (AD DS)

Permisos
Replicate Directory Changes para conectarse a dominios AD DS
desde los que desea importar datos. Si el nombre NETBIOS es
distinto al nombre de dominio, se necesita tambin, por lo menos,
Replicar cambios de directorio en el contenedor cn=configuration.
Para exportar propiedades, como las imgenes de perfil, de
213

SharePoint Server 2010 a AD DS, se necesita, por lo menos, el


permiso Replicar cambios de directorio en el objeto y en todos los
objetos secundarios para los dominios AD DS a los que desea
exportar datos de SharePoint Server 2010. Tambin se necesita el
permiso de lectura y escritura en el contenedor que almacena el
atributo de imgenes de usuario, por ejemplo, el atributo
ThumbnailPhoto.
SunOne (LDAP)

Conectar: cualquier usuario habilitado


Sincronizacin completa: acceso annimo a RootDSE para
derechos de lectura, escritura, comparacin y bsqueda.
Sincronizacin incremental: igual a la sincronizacin completa, pero
tambin con permisos de lectura, comparacin y bsqueda para el
objeto cn=changelog.

Novell eDirectory (LDAP)

Conectar: cualquier usuario habilitado


Sincronizacin completa: derechos de bsqueda en la propiedad
Entry rights (Derechos de entrada) para el rbol especificado.
Derechos de lectura, escritura y comparacin en la propiedad All
attributes rights (Derechos de todos los atributos) para el rbol
especificado.
Sincronizacin incremental: igual a la sincronizacin completa

Servicio de conectividad a datos empresariales

No se requieren permisos

IBM Tivoli (LDAP)

Sincronizacin completa y sincronizacin incremental: debe ser


miembro de un grupo administrativo.

Se recomienda determinar los permisos necesarios para el entorno antes de configurar la sincronizacin de perfiles. Para obtener
informacin ms especfica acerca de los permisos de la sincronizacin de perfiles, vea el tema Configure Profile Synchronization
(SharePoint Server 2010).

214

Determinacin de los contenedores que se sincronizarn


Antes de poder realizar una importacin inicial de informacin de perfil desde un servicio de directorio o un sistema de negocio a
SharePoint Server, debe determinar los contenedores del servicio de directorio o del sistema de negocio que desea importar y
sincronizar. Por ejemplo, debe determinar qu contenedores del servicio de directorio tienen los perfiles de usuario que desea sincronizar
y cules tienen los perfiles de grupo que desea sincronizar. Esta informacin se usa al crear por primera vez la conexin de
sincronizacin de perfiles.

Definicin de los filtros de conexin de sincronizacin de perfiles


Es posible que en ciertas situaciones desee excluir determinada informacin de perfil de la sincronizacin. En SharePoint Server 2010,
puede establecer filtros en una conexin de sincronizacin de perfiles para evitar que ciertas propiedades de grupo o de usuario se
sincronicen. Puede resultar til hacer una lista de las propiedades de perfil que se desean excluir antes de configurar la sincronizacin de
perfiles.
Nota:
En SharePoint Server 2010 no se admite el establecimiento de filtros de inclusin.

Asignacin de las propiedades de perfil


Despus de determinar los contenedores que desea importar y sincronizar con SharePoint Server, debe enumerar las propiedades de
perfil del servicio de directorio o del sistema de negocio que se asignarn a las propiedades de perfil de SharePoint Server. Tambin
debe tener en cuenta las propiedades que se deben asignar en varios servicios de directorio o sistemas de negocio, ya que stas no se
asignan automticamente en SharePoint Server 2010.
Al asignar propiedades de perfil, debe usar tipos de datos coherentes cuando sea posible. Por ejemplo, si una propiedad de perfil de
usuario del servicio de directorio o del sistema de negocio usa un tipo de datos Integer, asigne la propiedad de perfil de usuario a una
propiedad de perfil de usuario de SharePoint Server 2010 que tambin use un tipo de datos Integer. No la asigne a una que use un tipo
de datos diferente. Por ejemplo, no asigne la propiedad de perfil de usuario a una que use el tipo de datos String.

215

Importante:
Para sincronizar imgenes de perfil de usuario entre Microsoft SharePoint Server, AD DS y Outlook 2010 mediante Microsoft Outlook
Social Connector, debe establecer la Conexin de origen de datos para la asignacin de propiedad Imagen como Exportar. Para
obtener ms informacin sobre la sincronizacin de imgenes de perfiles de usuario, vea el tema Enable SharePoint Server 2010
Colleague in Outlook 2010
Propiedades de perfil predeterminadas
SharePoint Server 2010 tiene varias propiedades de perfil predeterminadas para usuarios y grupos que pueden asignarse a las
propiedades correspondientes en un servicio de directorio o sistema de negocio. Tambin puede crear propiedades personalizadas en
SharePoint Server 2010 y asignarlas a las propiedades correspondientes en un servicio de directorio o sistema de negocio. Se
recomienda identificar las asignaciones de propiedad antes de configurar la sincronizacin de perfiles.
De forma predeterminada, algunas propiedades de perfil de usuario, como nombre, apellido, etc. se asignan automticamente a las
propiedades correspondientes en el sistema de negocio o servicio de directorio externo. Por ejemplo, las siguientes propiedades se
asignan automticamente al usar AD DS:
Usuarios:

Atributo AD DS

Propiedad de almacn de perfiles de usuario

<dn>

SPS-DistinguishedName

objectSid

SID

manager

Manager

displayName

PreferredName

givenName

FirstName

Sn

LastName

PhoneticDisplayName

PhoneticDisplayName
216

PhoneticFirstName

PhoneticFirstName

PhoneticLastName

PhoneticLastName

telephoneNumber

WorkPhone

mail

WorkEmail

physicalDeliveryOfficeName

Office

title

Title

department

Department

sAMAccontName

UserName

wWWHomePage

PublicSiteRedirect

SIP Address

proxyAddresses

Grupos:

Atributo AD DS

Propiedad de almacn de perfiles de usuario

<dn>

SourceReference

objectSid

SID

displayName

PreferredName

description

Description

url

Url

member

Member
217

groupType

GroupType

mail

MailNickName

Planeacin de la programacin de la sincronizacin


En SharePoint Server 2010, puede sincronizar perfiles en una programacin peridica o en una no peridica. La sincronizacin de
perfiles peridica es incremental, es decir que solo se sincroniza la informacin de perfil que experiment cambios. La sincronizacin de
perfiles no peridica se puede configurar de modo que realice tanto una sincronizacin completa como una sincronizacin incremental.
Debera planear llevar a cabo en primer lugar una sincronizacin completa no peridica de perfiles de usuario antes de implementar en el
entorno de produccin. Posteriormente, lleve a cabo una sincronizacin peridica (incremental) tanto de perfiles de usuario como de
grupo.
Una vez terminada la importacin de perfiles de usuario y de grupo, puede programar la sincronizacin de perfiles de modo que se lleve a
cabo de forma habitual. Como parte de la planeacin, debe determinar qu tipo de sincronizacin de perfiles, peridica o no peridica, es
ms apropiada para el modelo de negocio de la empresa. Determine la programacin mediante la cual desea ejecutar la sincronizacin
de acuerdo con el tiempo necesario para realizarla.
El tiempo necesario para sincronizar informacin de perfil depende de varios factores, como la cantidad de perfiles de grupo o de usuario
que se sincronizarn. Una sincronizacin completa puede tardar das e incluso semanas en completarse. El tiempo necesario para
completar una sincronizacin peridica (incremental) depende de la cantidad de cambios de perfil que se deben sincronizar.
Estado de la sincronizacin de perfiles
En la pgina Aplicacin de servicio de perfiles de usuario, puede ver el estado de un trabajo de sincronizacin de perfiles. Este estado
muestra informacin de perfiles de usuario, perfiles de organizacin y audiencias. El estado tambin muestra la configuracin de
sincronizacin de perfiles para esa instancia del servicio de perfiles de usuario. Dichos nmeros muestran el progreso para cada
contenedor individual y los nmeros se restablecen cada vez que se inicia la sincronizacin en un contenedor. Despus de que se hayan
sincronizado todos los contenedores, podr ver el nmero total de perfiles de organizacin y de usuario importados al almacn de perfiles
de SharePoint Server 2010. Adems, puede hacer clic en el vnculo de esta seccin para ver datos detallados de un trabajo de
sincronizacin de perfiles completado.

218

Vea tambin
Conceptos
Introduccin al servicio de perfiles de usuario (SharePoint Server 2010)
Planeacin de directivas para perfiles de usuario (SharePoint Server 2010)
Planeacin de los perfiles de usuarios (SharePoint Server 2010)

219

Introduccin a sitios web de Mi sitio (SharePoint Server 2010)


Los sitios web de Mi sitio son sitios personales en Microsoft SharePoint Server 2010 que proporcionan a los usuarios de una organizacin
un amplio conjunto de redes sociales y caractersticas de colaboracin. Estas caractersticas brindan a los usuarios un modo de descubrir
reas de conocimiento, proyectos y relaciones comerciales desde una sola ubicacin central. Cada usuario puede ver su sitio web de Mi
sitio al hacer clic en el nombre de usuario correspondiente, en el extremo superior derecho de cualquier pgina y, a continuacin, al hacer
clic en Mi sitio.
En este artculo:
Usos y ventajas de los sitios web de Mi sitio
Arquitectura de los sitios web de Mi sitio
Caractersticas relacionadas

Usos y ventajas de los sitios web de Mi sitio


En SharePoint Server 2010, los sitios web de Mi sitio permiten a los usuarios compartir fcilmente informacin acerca de s mismos y su
trabajo. Este uso compartido de informacin fomenta la colaboracin, genera y promueve la experiencia y dirige el contenido relevante a
las personas que necesitan verlo. Puede personalizar el contenido para cada usuario de una organizacin, mientras los administradores
pueden establecer directivas para proteger la privacidad.
Los sitios web de Mi sitio en SharePoint Server 2010 incluyen lo siguiente:
Un perfil para cada usuario en el que los usuarios pueden compartir sus experiencias e imgenes de perfil, entre otras cosas
Un suministro de noticias para realizar un seguimiento de actividades, como etiquetas temticas, actualizaciones de estado y
comentarios de un colega
Una herramienta de etiquetas y notas que ayuda a etiquetar y publicar notas en sitios de manera conveniente, directamente desde un
explorador web
Una biblioteca de imgenes compartidas, una biblioteca de documentos compartidos y una biblioteca de documentos personales
220

La capacidad de agregar elementos web personalizados, como un visualizador Really Simple Syndication (RSS) para ver fuentes
RSS de blogs, nuevas fuentes, etc.
Un explorador organizativo que usa Microsoft Silverlight 3 para proporcionar una experiencia de exploracin organizativa dinmica
La capacidad de administrar compaeros de trabajo y pertenencias a grupos desde una sola ubicacin

Arquitectura de los sitios web de Mi sitio


Servicio de perfiles de usuario
El servicio de perfiles de usuario almacena informacin sobre los usuarios en una ubicacin central. La informacin en un perfil de
usuario incluye una imagen de perfil, la organizacin a la que pertenece el usuario, compaeros de trabajo, propiedades como aptitudes y
punteros a etiquetas y notas creadas por el usuario. SharePoint Server usa esta informacin para personalizar los datos presentados en
el sitio web de Mi sitio de un usuario. Para aprovisionar los sitios web de Mi sitio y habilitar las caractersticas de sistemas sociales, como
el etiquetado y el suministro de noticias, debe habilitar el servicio de perfiles de usuario. Para obtener ms informacin sobre el servicio
de perfiles de usuario, vea Introduccin al servicio de perfiles de usuario (SharePoint Server 2010).
Host de Mi sitio
El host de Mi sitio es un tipo de coleccin de sitios que se usa para hospedar las partes de los perfiles y suministros de noticias de los
sitios web de Mi sitio. La parte de contenido de los sitios web de Mi sitio se hospeda en su propia coleccin de sitios. Las colecciones de
sitios del host de Mi sitio no se crean automticamente en SharePoint Server 2010. Un administrador de la aplicacin de servicio de
perfiles de usuario debe crear primero una coleccin de sitios del host de Mi sitio antes de aprovisionar sitios web de Mi sitio.
Ubicaciones de host de Mi sitio de confianza
En las organizaciones que implementan varias granjas de servidores o donde se configuran varias aplicaciones de servicio de perfiles de
usuario, los usuarios pueden crear varios sitios web de Mi sitio. Por ejemplo, en una implementacin geogrfica con una granja de
servidores central en Europa y otra regional en frica, un usuario puede hacer clic en el vnculo Mis sitios al explorar contenido que se
hospede en cualquiera de las granjas de servidores. Por consiguiente, el usuario puede crear un sitio web Mi sitio en la granja de
servidores en Europa y un sitio web Mi sitio en la granja de servidores en frica.
Si su organizacin incluye varias granjas de servidores o varias aplicaciones de servicio de perfiles de usuario que hospedan sitios web
de Mi sitio, puede evitar que los usuarios creen varios sitios web de Mi sitio mediante la caracterstica Ubicaciones de host de Mi sitio de
confianza. Esta caracterstica permite especificar ubicaciones de Mi sitio de confianza. Cuando se especifican ubicaciones Mi sitio de
confianza, se redirige a los usuarios al Mi sitio adecuado para sus cuentas de usuario, independientemente de dnde estn explorando
cuando hacen clic en el vnculo para crear un sitio web de Mi sitio. Esta caracterstica garantiza que cada usuario cree slo un sitio web
de Mi sitio en la organizacin.
221

Pginas
Los sitios web Mi sitio tienen tres vistas bien diferenciadas entre s:
Una pgina Mi suministro de noticias que muestra actividades de compaeros de trabajo
Una pgina Mi contenido que muestra documentos compartidos, documentos personales, imgenes, bibliotecas, listas, paneles de
discusin y encuestas que posee un usuario
Una pgina Mi perfil que muestra informacin personal del perfil
Los usuarios pueden desplazarse entre estas pginas al hacer clic en los vnculos sobre la barra de vnculos de Mi sitio, en la parte
superior de la pgina.

Caractersticas relacionadas
Los sitios web de Mi sitio se basan en las siguientes caractersticas relacionadas:
Sincronizacin de perfiles
Permite integrar informacin del perfil que se ha almacenado en un servicio de directorio como Servicios de dominio de Active
Directory (AD DS) o un sistema de negocio, como SAP o Siebel, con SharePoint Server 2010. Para obtener ms informacin sobre la
sincronizacin de perfiles, vea Planeacin de la sincronizacin de perfiles (SharePoint Server 2010).
Etiquetas de experiencia
Permite a los usuarios enumerar las reas en las que tienen experiencia como parte de su perfil. Otros usuarios de la organizacin
pueden usar esta informacin para encontrar expertos en un rea en particular.
Bsqueda de personas
Permite a los usuarios encontrar personas por departamento, puesto de trabajo, conocimiento, experiencia e intereses comunes.

Vea tambin
Conceptos
Planeacin de sistemas sociales y colaboracin (SharePoint Server 2010)

Otros recursos
Manage service applications and services (SharePoint Server 2010)
222

Planeacin de sitios web de Mi sitio (SharePoint Server 2010)


Los sitios web de Mi sitio son sitios personales de Microsoft SharePoint Server 2010 que proporcionan a los usuarios de una organizacin
un amplio conjunto de redes sociales y caractersticas de colaboracin. En este artculo se describen los pasos de planeacin principales
que le ayudarn a preparar la implementacin de los sitios web de Mi sitio en una empresa.
En este artculo:
Acerca de la planeacin de los sitios web de Mi sitio
Diseo de la arquitectura de los sitios web de Mi sitio
Determinacin de usuarios y permisos de usuario
Sincronizacin de informacin de perfiles de usuario
Planeacin de la bsqueda de personas y experiencia
Planeacin de las caractersticas de Mi sitio
Planeacin de las directivas y la privacidad
Antes de leer este artculo, debe comprender los conceptos que se describen en Introduccin a sitios web de Mi sitio (SharePoint Server
2010).

Acerca de la planeacin de los sitios web de Mi sitio


Para planear los sitios web de Mi sitio de forma eficaz, debe determinar lo siguiente:
Un diseo de la arquitectura lgica para implementar sitios web de Mi sitio de un conjunto o granja de servidores
Usuarios que desea que tengan un sitio web de Mi sitio y los permisos adecuados para esos usuarios
La informacin de perfiles de usuario que desea sincronizar con servicios de directorio o sistemas de negocio
Las caractersticas de Mi sitio que desea habilitar
Las directivas que se aplicarn para la visualizacin de informacin de perfiles de usuario en el perfil pblico
223

En las siguientes secciones se describen los pasos que le ayudarn a prepararse para una implementacin correcta de los sitios web de
Mi sitio en una empresa.

Diseo de la arquitectura de los sitios web de Mi sitio


Si planea ofrecer los sitios web de Mi sitio como parte de una implementacin de SharePoint Server 2010, debe incluir los sitios web de
Mi sitio en el diseo de la arquitectura inicial, independientemente del momento en que planea implementarlos. Esta arquitectura debe
incluir un host de Mi sitio. Si planea implementar los sitios web de Mi sitio en varias ubicaciones geogrficas y desea evitar que los
usuarios creen varios sitios web de Mi sitio, debe planear especificar ubicaciones de Mi sitio de confianza.
Host de Mi sitio
El host de Mi sitio es una coleccin de sitios especial que se usa para hospedar las partes de los perfiles y suministros de noticias de los
sitios web de Mi sitio. La parte de contenido de los sitios web de Mi sitio se hospeda en su propia coleccin de sitios. Las colecciones de
sitios del host de Mi sitio no se crean automticamente en SharePoint Server 2010. Sin embargo, se crea automticamente para cada
usuario una coleccin de sitios que contiene la parte de contenido de un sitio web de Mi sitio. Un administrador de una aplicacin de
servicio de perfiles de usuario debe crear primero una coleccin de sitios del host de Mi sitio para poder aprovisionar sitios web de Mi
sitio. Esta plantilla debe aprovisionarse una nica vez por cada aplicacin de servicio de perfiles de usuario.
Para obtener un rendimiento ptimo, se recomienda crear el host de Mi sitio en una aplicacin web dedicada.
Implementaciones distribuidas geogrficamente
Los administradores de las aplicaciones de servicio de perfiles de usuario pueden agregar vnculos a ubicaciones del host de Mi sitio de
confianza para proporcionar a los usuarios acceso a sitios web de Mi sitio en varias granjas de servidores o aplicaciones de servicio de
perfiles de usuario. En la mayora de los casos, los vnculos a ubicaciones del host de Mi sitio de confianza se destinarn a usuarios
individuales o grupos de usuarios en funcin de una necesidad de negocio identificada. Los vnculos se pueden mantener y cambiar con
el tiempo a medida que las necesidades de negocio y de los usuarios cambian. Al especificar ubicaciones del host de Mi sitio de
confianza, se redirige a los usuarios al sitio web de Mi sitio adecuado para sus cuentas de usuario, independientemente de dnde estn
examinando cuando hacen clic en el vnculo para crear un sitio web de Mi sitio. Esta caracterstica garantiza que cada usuario cree slo
un sitio web de Mi sitio en la organizacin.
Al planear sitios web de Mi sitio, debe tener en cuenta la ubicacin de los usuarios en la organizacin y la cantidad de granjas de
servidores o aplicaciones de servicio de perfiles de usuario que hospedarn los sitios web de Mi sitio.
Creacin de sitios sin intervencin del administrador (SSC)
Debe planear la SSC para permitir a los usuarios crear sus propios sitios web de Mi sitio. La SSC puede habilitarse para la aplicacin web
que hospeda los sitios web de Mi sitio. Los usuarios deben disponer de permisos Crear un sitio personal para crear su propio sitio web
224

de Mi sitio. De forma predeterminada, este permiso est habilitado en SharePoint Server 2010 para todos los usuarios autenticados. Para
obtener ms informacin acerca de los permisos Crear un sitio personal, vea la seccin sobre permisos de usuario ms adelante en
este artculo.

Determinacin de usuarios y permisos de usuario


Usuarios
Al planear sitios web de Mi sitio, debe determinar los usuarios de una organizacin a los que desea permitir el uso de la caracterstica Mis
sitios. Posteriormente, debe planear la implementacin del servicio de perfiles de usuario. Este servicio almacena informacin sobre los
usuarios en una ubicacin central. Los sitios web de Mi sitio usan esta informacin para permitir a los usuarios colaborar de forma eficaz.
Para aprovisionar los sitios web de Mi sitio, habilitar las caractersticas de sistemas sociales, como las etiquetas temticas y el suministro
de noticias, y crear y distribuir perfiles en varios sitios y granjas, debe habilitar el servicio de perfiles de usuario.
Para obtener ms informacin, vea el tema Introduccin al servicio de perfiles de usuario (SharePoint Server 2010).
Para obtener ms informacin acerca de cmo planear los perfiles de usuario, vea el tema Planeacin de los perfiles de usuarios
(SharePoint Server 2010).
Permisos de usuario
Adems de planear qu usuarios de una organizacin tendrn un sitio web de Mi sitio, debe planear qu caractersticas del sitio web de
Mi sitio estarn disponibles para cada usuario. Entre estas caractersticas se incluyen las siguientes:
Quin puede crear sitios personales?
Quin puede crear etiquetas temticas y notas?
Quin puede agregar compaeros?
Se recomienda usar grupos de seguridad para administrar los permisos. En la siguiente tabla se proporciona una orientacin para la
configuracin de permisos:

Permiso

Orientacin

Crear sitio personal

De forma predeterminada, todos los usuarios autenticados pueden


crear un sitio web de Mi sitio. Asegrese de que desea que la
configuracin predeterminada se aplique a la organizacin. Como
alternativa, puede usar uno o varios grupos de seguridad para
225

conceder el permiso Crear un sitio personal a un subconjunto de


usuarios de una organizacin.
Usar caractersticas sociales

De forma predeterminada, todos los usuarios autenticados pueden


agregar clasificaciones y etiquetas temticas a documentos, a otros
elementos de SharePoint Server y a elementos adicionales, como
pginas web externas y entradas de blog. Los usuarios tambin
pueden incluir notas de improviso en las pginas de perfil de un sitio
web Mi sitio o en cualquier pgina de SharePoint Server. Como
alternativa, puede usar uno o varios grupos de seguridad para
conceder el permiso Usar caractersticas sociales a un subconjunto
de usuarios de una organizacin.

Usar caractersticas personales

De forma predeterminada, todos los usuarios autenticados pueden


editar sus perfiles, agregar o editar compaeros y agregar o editar
pertenencias. Como alternativa, puede usar uno o varios grupos de
seguridad para conceder el permiso Usar caractersticas personales
a un subconjunto de usuarios de una organizacin.

Sincronizacin de informacin de perfiles de usuario


El servicio de perfiles de usuario permite a SharePoint Server recopilar informacin sobre los usuarios de una organizacin a travs de
los servicios de directorio y las aplicaciones empresariales. Como resultado, siempre se dispondr de informacin coherente cuando se
necesite en el sitio web de Mi sitio de un usuario. La informacin sobre los usuarios puede sincronizarse en toda la implementacin con
todas las colecciones de sitios que usan la misma aplicacin de servicio de perfiles de usuario. Las caractersticas de personalizacin
tambin pueden usar esta informacin para aumentar el valor de la colaboracin y las relaciones en una organizacin.
Si planea sincronizar perfiles de usuario, debe incluir las siguientes tareas:
Comience con las propiedades predeterminadas de los perfiles de usuario de SharePoint Server 2010.
Identifique las conexiones a los servicios de directorio que proporcionarn informacin complementaria acerca de las propiedades de
perfil de usuario.
226

Considere la posibilidad de usar datos profesionales adicionales que le permitan conectar usuarios a las aplicaciones de lnea de
negocio.
Para obtener ms informacin acerca de los pasos que lo ayudarn a planear la sincronizacin de perfiles, vea el tema Planeacin de la
sincronizacin de perfiles (SharePoint Server 2010).

Planeacin de la bsqueda de personas y experiencia


SharePoint Server 2010 permite a los usuarios de los sitios web de Mi sitio buscar a otros usuarios segn su experiencia y rol en una
organizacin. Los administradores de la granja de servidores pueden habilitar los siguientes mtodos para encontrar personas:
Bsqueda de personas
Los resultados de la bsqueda de personas contienen vnculos a los perfiles pblicos de los usuarios y vnculos para ponerse en contacto
con ellos por medio de correo electrnico o programas de mensajera. Al planear los sitios web de Mi sitio, se recomienda considerar la
posibilidad de complementar el mbito de bsqueda de personas predeterminado y la pestaa Centro de bsqueda con pestaas y
mbitos de bsqueda personalizados para grupos de usuarios ms especficos.
Es recomendable que los administradores de las aplicaciones de servicio de perfiles de usuario vean la arquitectura de la informacin y la
jerarqua del sitio para determinar conceptos clave para la empresa que puedan estar relacionados con grupos de usuarios especficos
que los usuarios de los sitios deseen encontrar. Posteriormente, pueden trabajar con los administradores de las aplicaciones de servicio
de bsqueda con el fin de desarrollar mbitos de bsqueda y pestaas de bsqueda de personas para esos grupos especficos. Los
administradores de las aplicaciones de servicio de perfiles de usuario tambin pueden usar sus conocimientos sobre los perfiles de
usuario que administran para determinar otros grupos de usuarios tiles y crear pestaas de bsqueda y mbitos de bsqueda
especficos adicionales para esos grupos.
Los administradores de colecciones de sitios pueden crear mbitos de bsqueda de nivel de sitio para los usuarios que sean miembros
de sus colecciones de sitios.
La planeacin de la bsqueda de personas tambin suministra informacin para la planeacin de perfiles de usuario. La planeacin inicial
puede revelar personas o grupos de usuarios a quienes desea poder encontrar con ms facilidad. Sin embargo, es posible que no existan
las propiedades correctas para poder encontrarlos fcilmente. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de perfiles de
usuario, vea el tema Planeacin de los perfiles de usuarios (SharePoint Server 2010).
Bsqueda de experiencia
Al planear sitios web de Mi sitio, debe determinar si desea o no que los usuarios tengan la capacidad de buscar compaeros dentro de la
organizacin. La bsqueda de personas y las etiquetas de experiencia ayudan a los usuarios a buscar personas dentro de una
organizacin que se hayan identificado como expertos en un tema concreto. Los usuarios de la organizacin pueden agregar etiquetas
227

en sus perfiles que describan reas en las que tienen experiencia. La bsqueda de personas usa estas etiquetas cuando un usuario
busca a alguien en la organizacin que tenga conocimientos sobre un rea particular.
Los usuarios tambin pueden buscar personas mediante el anlisis de correo electrnico de Outlook 2010. Si se habilita el anlisis de
correo electrnico, las sugerencias sobre compaeros se importan desde Outlook si se usa el correo electrnico de Microsoft Office
Outlook 2007. Si usa Microsoft Outlook 2010, SharePoint Server analiza los mensajes de correo electrnico enviados y realiza
sugerencias sobre compaeros y palabras clave en funcin de este anlisis. Posteriormente, los usuarios pueden agregar estos
compaeros y palabras clave a su perfil.
Si bien el anlisis de correo electrnico puede habilitarse para todos los usuarios de Outlook o slo para grupos especficos mediante la
directiva de grupo, los usuarios pueden excluir esta caracterstica. Incluso si el anlisis de correo electrnico est deshabilitado para
todos los usuarios, pueden incluirse usuarios individuales. Para obtener ms informacin sobre el anlisis de correo electrnico, vea el
tema Enable SharePoint Server 2010 Colleague in Outlook 2010.

Planeacin de las caractersticas de Mi sitio


Entre las caractersticas de Mi sitio se incluyen las siguientes:
Un suministro de noticias que se usa para realizar un seguimiento de actividades, como etiquetas temticas, actualizaciones de
estado y comentarios de un compaero.
De forma predeterminada, la caracterstica de suministro de noticias est deshabilitada. Para habilitarla, debe iniciar el trabajo del
temporizador de la fuente de actividades. Los eventos de suministro de noticias se conservan durante 14 das y pueden eliminarse
antes mediante la ejecucin del trabajo del temporizador de limpieza de la fuente de actividades. Una vez iniciado el trabajo del
temporizador de la fuente de actividades, los usuarios pueden realizar un seguimiento de las actividades de los compaeros en la
pgina de suministro de noticias de sus sitios web de Mi sitio. Los usuarios solo pueden ver las actividades del suministro de noticias
para las que tienen permiso. Sin embargo, los creadores de las actividades no pueden, de otro modo, configurar las actividades que
otros usuarios pueden ver. Al planear sitios web de Mi sitio, debe tener en cuenta las implicaciones de privacidad antes de habilitar
esta caracterstica y proporcionar mitigaciones en funcin de los requisitos.
Una herramienta de etiquetas y notas que ayuda a usar un explorador web para etiquetar y publicar notas en los sitios de manera
conveniente.
La herramienta de etiquetas y notas se puede activar o desactivar en Administracin central mediante el permiso Usar
caractersticas sociales. Esta configuracin se aplica a todos los usuarios que disponen del permiso Usar caractersticas
sociales. Los usuarios tambin pueden agregar etiquetas o notas a contenido fuera de SharePoint Server 2010 mediante la
herramienta bookmarklet.
228

Un explorador de la organizacin para ver la jerarqua de informes de un usuario.


El explorador de la organizacin est habilitado de forma predeterminada. La informacin de la organizacin puede crearse
manualmente o puede importarse de un servicio de directorio como Servicios de dominio de Active Directory (AD DS) o LDAP. Los
usuarios finales deben tener Microsoft Silverlight 3 instalado en sus estaciones de trabajo para visualizar el explorador de la
organizacin. No se puede deshabilitar el explorador de la organizacin, pero se puede evitar que los usuarios lo visualicen mediante
la eliminacin del nodo de la organizacin del Inicio rpido. Para obtener ms informacin acerca de la importacin de informacin de
perfil de la organizacin desde un servicio de directorio, vea el tema Planeacin de la sincronizacin de perfiles (SharePoint Server
2010).
Al planear sitios web de Mi sitio, debe tener en cuenta tanto las ventajas como los impactos de la habilitacin de estas caractersticas.

Planeacin de las directivas y la privacidad


Directivas
SharePoint Server 2010 proporciona un conjunto de directivas configurables para ayudar a los administradores a poner a disposicin la
informacin adecuada para cubrir las necesidades de una organizacin. Las organizaciones tambin pueden crear e implementar
caractersticas de directivas personalizadas para satisfacer necesidades especficas. Al planear sitios web de Mi sitio, debe definir la
informacin necesaria para los procesos de negocio clave de una organizacin y la informacin que podra no ser adecuada para
compartir en una organizacin. Entre estos extremos se encuentra la informacin que debe compartirse solo entre algunos usuarios. En
este ltimo caso de la informacin que podra no ser adecuada para compartir en una organizacin, se deben crear directivas que
respondan a estas situaciones especficas.
Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de directivas, vea el tema Planeacin de directivas para perfiles de usuario
(SharePoint Server 2010).
Privacidad
Las caractersticas de Mi sitio almacenan o usan informacin de identificacin personal. Al planear la implementacin de los sitios web de
Mi sitio, asegrese de planear cuidadosamente cmo controlar el comportamiento de estas caractersticas, o su desactivacin, para
ayudar a proteger la privacidad de esta informacin.
Para obtener ms informacin, vea el tema Managing privacy (SharePoint Server 2010).

229

Vea tambin
Otros recursos
Set up My Site Web sites (SharePoint Server 2010)

230

Planeacin de audiencias e identificacin de contenido


(SharePoint Server 2010)
Las audiencias forman parte de una aplicacin de servicio de perfiles de usuario que permite a las organizaciones dirigir contenido a los
usuarios en funcin de su trabajo o tarea. Las audiencias se pueden definir por uno de los siguientes elementos o por una combinacin
de ellos: la pertenencia a una lista de distribucin o un grupo de seguridad de Windows, la ubicacin en la estructura organizativa de los
informes o las propiedades pblicas de los perfiles de usuario. Tambin se puede dirigir contenido mediante el uso de grupos de
SharePoint para dirigir contenido de elementos web.
En este artculo se describe la arquitectura de las audiencias y la identificacin de contenido, y las decisiones clave que se deben tomar
al planear el uso de las audiencias para una organizacin. No se explica cmo planear perfiles de usuario ni la seguridad de sitios y
contenido. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de los perfiles de usuarios (SharePoint Server 2010) y Planeacin de la
seguridad de sitios y contenido (SharePoint Server 2010).

SeguridadNota:
No use audiencias como sustituto de la configuracin de permisos para usuarios y grupos de SharePoint. Para obtener ms informacin,
vea Planeacin de la seguridad de sitios y contenido (SharePoint Server 2010).
En este artculo:
Qu son las audiencias?
Planeacin de audiencias e identificacin de contenido

Qu son las audiencias?


Microsoft SharePoint Server 2010 admite dos tipos de audiencias:
231

Audiencias globales Las audiencias globales se definen mediante las propiedades de una aplicacin de servicio de perfiles de
usuario. Las audiencias globales se definen mediante relaciones (estructura de informes) y mediante otras propiedades.
Listas de distribucin y grupos de seguridad de Windows Los grupos de seguridad de Windows que estn disponibles al crear
audiencias son los que se importan al sincronizar los perfiles de usuario con la aplicacin de servicio de perfiles de usuario.
Las listas de distribucin que estn disponibles al crear audiencias son las que se importan al importar perfiles de usuario en la
aplicacin de servicio de perfiles de usuario.
Para obtener ms informacin acerca de cmo incluir grupos de seguridad y listas de distribucin en la aplicacin de servicio de
perfiles de usuario, vea Planeacin de los perfiles de usuarios (SharePoint Server 2010).
Nota:

Si bien los grupos de SharePoint se pueden usar con elementos web para dirigir contenido, no pueden usarse para definir audiencias.
Una audiencia se define mediante una coleccin de una o varias reglas de audiencia y en funcin de si todas las reglas de audiencia, o
solo una, deben cumplirse al evaluar la pertenencia. Una regla de audiencia puede basarse en la pertenencia a un grupo de seguridad de
Windows, la pertenencia a una lista de distribucin, la posicin en una jerarqua organizativa o una propiedad de perfil de usuario. Para
definir cada regla de audiencia, debe seleccionar un operando, un operador y un valor. A continuacin se muestra un ejemplo de una
regla de audiencia basada en la pertenencia a un grupo de seguridad de Windows:

Elemento

Valor

Operando

Usuario

Operador

Miembro de

Valor

Ventas

Una vez definida una audiencia, debe compilarse de forma peridica debido a que las propiedades de perfil de usuario subyacentes y la
pertenencia a grupos y servicios de directorio pueden cambiar frecuentemente. Un administrador debe programar el trabajo del
temporizador que controlar cundo se compilarn las audiencias.
232

Planeacin de audiencias e identificacin de contenido


Los administradores deben planear audiencias como parte del sistema de administracin de perfiles de usuario. Antes de planear las
audiencias, deben haberse completado las siguientes planeaciones:
Planeacin de la seguridad de Windows
Para obtener ms informacin, vea Eleccin de los grupos de seguridad (SharePoint Server 2010).
Planeacin de perfiles de usuario y listas de distribucin
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de los perfiles de usuarios (SharePoint Server 2010).
Planeacin de sitios y colecciones de sitios
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010).
Planeacin de grupos de SharePoint
Para obtener ms informacin, vea Determinacin de niveles de permiso y grupos (SharePoint Server 2010).
La planeacin de audiencias e identificacin de contenido generalmente se lleva a cabo en las siguientes etapas:
1. Planeacin de audiencias clave
2. Planeacin de identificacin de contenido a las audiencias

Planeacin de audiencias clave


Al planear audiencias durante la implementacin inicial, el objetivo debe ser buscar el conjunto ms pequeo posible de audiencias clave
en funcin de los siguientes criterios:
Una evaluacin de las necesidades de contenido de la organizacin
La arquitectura de la informacin de los sitios y las colecciones de sitios
Los usuarios que estn asociados a cada coleccin de sitios
Se recomienda seguir este proceso para planear audiencias en una implementacin inicial:
1. Registre el propsito central de cada sitio y coleccin de sitios.
En general, cada coleccin de sitios tiene un conjunto preciso de procesos de negocio asociados a determinados grupos de usuarios.
2. Determine el menor nmero de audiencias que puedan permitirle dirigir contenido segn sea necesario.

233

Puede resultar conveniente comenzar por la identificacin de los requisitos del entorno existente. Por ejemplo, en equipos de trabajo
existentes, en proyectos entre grupos, en procesos de negocio clave y en la estructura del sitio puede encontrar grupos de usuarios
que pueden convertirse en audiencias.
3. Registre todas las listas de distribucin y grupos de SharePoint existentes, y asgnelos segn las necesidades de su audiencia.
4. Identifique las audiencias adicionales que deben definirse.
Es posible que pueda crear las audiencias que desea a partir de listas de distribucin y grupos de seguridad de Windows. Sin
embargo, es habitual que se requieran audiencias adicionales definidas mediante propiedades de perfil de usuario.
La planeacin de audiencias tambin puede ayudarle a encontrar diferencias en planes de perfiles de usuario y grupos de
distribucin. Para admitir una audiencia especfica, es posible que deba agregar ms propiedades de perfil o grupos de distribucin.
5. Identifique los grupos de SharePoint adicionales que deben definirse.
Al determinar qu elementos web se dirigirn a audiencias o grupos de SharePoint, es posible que encuentre diferencias en planes
de grupos de SharePoint. Para admitir un destino especfico, es posible que deba agregar ms grupos de SharePoint.
Al finalizar el proceso de planeacin de la audiencia, debera contar con una lista de audiencias que satisfaga las necesidades de los
grupos de usuarios que usan cada coleccin de sitios.

Planeacin de cmo dirigir contenido a las audiencias


Con el fin de usar las audiencias para dirigir contenido, los administradores del servicio de perfiles de usuario y los administradores del
sitio deben decidir qu elementos de sitio se van a usar en cada sitio. Los administradores del servicio de perfiles de usuario y los
administradores del sitio deben trabajar en colaboracin para garantizar que se proporcione una experiencia coherente para las
audiencias de los sitios y colecciones de sitios.
Una vez definidos, se pueden usar las audiencias para dirigir el contenido de los siguientes modos:
Para aplicaciones cliente de Microsoft Office 2010, un administrador del servicio de perfiles de usuario puede definir los vnculos que
se mostrarn en las ubicaciones de SharePoint y establecer las audiencias que podrn ver cada vnculo.
En los sitios web de Mi sitio, un administrador del servicio de perfiles de usuario puede establecer las audiencias de los vnculos de
navegacin de Mi sitio que aparecern en la barra superior.
Para escenarios de Mi sitio donde los usuarios deben tener acceso a una o varias ubicaciones de host de Mi sitio adicionales, un
administrador del servicio de perfiles de usuario puede administrar una lista de ubicaciones de host de Mi sitio de confianza y, a
continuacin, dirigir cada ubicacin de confianza a las audiencias que necesitan verla.
En un entorno con varias ubicaciones de host de Mi sitio, las audiencias tambin determinan en qu ubicacin de host de Mi sitio de
confianza se crear un sitio web de Mi sitio.
234

En un entorno con una aplicacin de servicio de perfiles de usuario y audiencias configuradas, los administradores del sitio pueden
usar elementos web para dirigir contenido por audiencia.
Los administradores del sitio pueden usar grupos de SharePoint para dirigir contenido a elementos web tanto en entornos en los que
se ejecuta una aplicacin de servicio de perfiles de usuario como en entornos en los que esta aplicacin no se ejecuta.

Dirigir vnculos de la aplicacin cliente de Office


Los administradores del servicio de perfiles de usuario controlan los vnculos que se muestran en la lista de SharePoint de las
aplicaciones cliente de Office al abrir o guardar archivos y establecen las audiencias que podrn ver cada vnculo. De forma
predeterminada, los mismos vnculos a aplicaciones clientes de Office 2010 aparecen para todos los usuarios de la aplicacin de servicio
de perfiles de usuario. Los vnculos son mucho ms tiles cuando se dirigen a audiencias.
Entre los ejemplos de vnculos que pueden publicarse en aplicaciones cliente se incluyen los siguientes:
Sitios, incluidos sitios de grupo, sitios de portal y reas de trabajo del proyecto.
Bibliotecas de conexiones de datos.
Bibliotecas de documentos o repositorios de documentos.

Dirigir vnculos de sitios de personalizacin (vnculos de navegacin de Mi sitio)


Los vnculos que se muestran en las pginas de Mi sitio en la barra de navegacin superior (vnculos de sitios de personalizacin)
pueden dirigirse a audiencias especficas. Los administradores del servicio de perfiles de usuario controlan los vnculos que se muestran
en la barra de navegacin de Mi sitio y establecen las audiencias que pueden ver cada vnculo. En muchos casos, un vnculo puede ser
relevante solo para un grupo de una organizacin, pero no para todos.

Dirigir ubicaciones de host de Mi sitio de confianza


En algunos casos, como es el caso de una implementacin global con servicios compartidos distribuidos geogrficamente, algunos
usuarios pueden tener acceso a una o varias ubicaciones de host de Mi sitio. Los administradores del servicio de perfiles de usuario de
cada aplicacin de servicio administran una lista de ubicaciones de host de Mi sitio de confianza y, a continuacin, dirigen cada ubicacin
a las audiencias de usuarios que deben ver esas ubicaciones. En un entorno con varias ubicaciones de host de Mi sitio, las audiencias
tambin determinan en qu ubicacin de host de Mi sitio de confianza se crear un sitio web de Mi sitio para un usuario especfico.
Debido a que las ubicaciones de host de Mi sitio de confianza se procesan por orden de prioridad dentro de la lista, los usuarios ven la
informacin personalizada que es ms importante para el sitio web de Mi sitio que estn visualizando. Adems, la informacin de
personalizacin est disponible aunque las aplicaciones de servicio individuales no lo estn. Las implementaciones con una sola
aplicacin de servicio de perfiles de usuario no necesitan esta caracterstica.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de sitios web de Mi sitio (SharePoint Server 2010).
235

Dirigir elementos web


Es posible dirigir cualquier elemento web a un conjunto especfico de audiencias mediante la adicin de esas audiencias al cuadro
Audiencias de destino de la seccin Avanzadas del panel de herramientas de elementos web.
Nota:
Si bien no se pueden usar grupos de SharePoint para definir audiencias, s pueden seleccionarse como audiencias en el cuadro
Audiencias de destino.
Entre los elementos web que se suelen usan con audiencias para dirigir contenido se incluye el elemento web Contenido por consulta. El
elemento web Contenido por consulta puede dirigir contenido mediante las siguientes maneras:
Agrupacin de los resultados por audiencia.
Presentacin de los elementos de lista de varios niveles jerrquicos.
Presentacin de los elementos de lista a audiencias especficas.
Otro grupo de elementos web que suele usarse con audiencias son los filtros. Los filtros se pueden conectar a otros elementos web para
mostrar solo los resultados en funcin de ciertas propiedades, como la audiencia. Los filtros normalmente se conectan a elementos web
de datos profesionales para permitir que los usuarios dirijan datos profesionales en funcin de la audiencia.

Ejemplo: configuracin de audiencias para un sitio de personalizacin


Varios usuarios que informan al mismo administrador usan un sitio que proporciona una vista personalizada de datos profesionales clave.
Para que el sitio est disponible en mayor medida, un administrador del servicio de perfiles de usuario defini en primer lugar una
audiencia en funcin del operando Usuario y del operador Informa en. A continuacin, el administrador cre un vnculo de sitio de
personalizacin para el grupo que usa el sitio. A medida que se incremente el uso del sitio, el administrador del servicio de perfiles de
usuario realizar los siguientes cambios (despus de comprobar que la pertenencia a la audiencia est configurada para cumplir con las
reglas pertinentes):
Cuando otro grupo comienza a usar el sitio, se agrega una segunda regla de audiencia en funcin del operando Usuario y de un
valor Informa en distinto.
Los usuarios de una lista de distribucin tambin comienzan a usar el sitio de personalizacin. Para adaptarlos, se agrega una nueva
regla de audiencia en funcin del operando Usuario, el operador Miembro de y el valor de una lista de distribucin que contenga
estos usuarios adicionales.
236

Ms adelante, el administrador de una sucursal solicita que se otorgue a su personal acceso al sitio de personalizacin. El
administrador crea una nueva regla de audiencia con el operando Propiedad mediante la propiedad Oficina.
Por ltimo, se pide al administrador que otorgue acceso al sitio de personalizacin a todos los analistas financieros. El administrador
crea otra regla de audiencia, en funcin de la propiedad Ttulo.

237

Informacin general sobre las etiquetas temticas (SharePoint


Server 2010)
Una etiqueta es una palabra o frase que identifica informacin individual de acuerdo con un conjunto de atributos o criterios. Las
etiquetas facilitan la tarea de encontrar y compartir informacin sobre un asunto especfico o una tarea.
Las etiquetas temticas ayudan a los usuarios a clasificar informacin de formas que sean significativas para ellos. Las etiquetas
temticas pueden mejorar la calidad de los resultados de bsqueda mediante el filtrado por etiquetas especficas y tambin pueden poner
en contacto a individuos que desean compartir informacin con otros usuarios que tienen intereses similares.
En este artculo se describen las caractersticas de etiquetas temticas en Microsoft SharePoint Server 2010, pero no se describe cmo
configurarlas. Tampoco se describe detalladamente cmo implementar estas caractersticas como parte de una estrategia general de
medios sociales para una empresa. Para obtener ms informacin, vea Implicaciones de seguridad y privacidad de las etiquetas
temticas (SharePoint Server 2010).
En este artculo:
Acerca del uso de las caractersticas de etiquetas temticas
Caractersticas de etiquetas temticas
Usos y beneficios de las etiquetas temticas
Impactos de las etiquetas temticas

Acerca del uso de las caractersticas de etiquetas temticas


Las caractersticas de etiquetas temticas ayudan a los usuarios a compartir informacin y recuperar contenido relevante y de alta calidad
de forma ms eficaz. Esta forma de compartir fomenta la colaboracin y ofrece a los usuarios en contacto con expertos, quienes pueden
proporcionar informacin y ayuda. Las empresas tambin pueden utilizar las caractersticas de etiquetas temticas de SharePoint Server
2010 para garantizar el cumplimiento de reglamentaciones gubernamentales o de la industria o para preparar una auditora o exhibicin
de documentos electrnicos. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de la exhibicin de documentos electrnicos (SharePoint
Server 2010).
238

Caractersticas de etiquetas temticas


SharePoint Server 2010 contiene las siguientes caractersticas de etiquetas temticas:
Etiquetas temticas, que permiten a los usuarios guardar elementos de inters, organizar toda la informacin de un proyecto y
conectarse con otros usuarios que comparten sus intereses.
Panel de notas, que permite a los usuarios agregar comentarios sobre pginas web, documentos y elementos de biblioteca a los que
se les realizar un seguimiento en una ubicacin central.
Clasificaciones, que son etiquetas temticas que permiten a los usuarios evaluar el valor del contenido con una escala, por ejemplo,
una escala de una a cinco estrellas.
Bookmarklets, que permiten a los usuarios agregar etiquetas y notas a las pginas que estn fuera de un entorno de SharePoint. Por
ejemplo, si los usuarios agregan etiquetas a una pgina en un sitio web de Internet, dichas etiquetas y notas pueden aparecer en la
ficha Etiquetas y notas del sitio web de Mi sitio.
Las etiquetas temticas, el panel de notas y las clasificaciones se controlan mediante el permiso Usar caractersticas sociales del servicio
de perfiles de usuario.

Etiquetas temticas
Las etiquetas temticas son palabras o frases generadas por el usuario que describen la informacin. No forman parte de una taxonoma
formal, como las palabras clave de empresa en el almacn de trminos asociado con una aplicacin de servicio de metadatos
administrados en SharePoint Server o los cdigos de la Clasificacin estadstica internacional de enfermedades y problemas
relacionados con la salud (ICD) utilizados en medicina para representar diagnsticos especficos. Los usuarios crean etiquetas temticas
segn su experiencia subjetiva con una parte especfica de la informacin.
Las etiquetas temticas constan de una identidad de usuario, una direccin URL del elemento y la etiqueta en s. Las etiquetas temticas
se almacenan en la base de datos de etiquetas temticas que es parte del servicio de perfiles de usuario. De forma predeterminada,
todos los usuarios autenticados pueden agregar etiquetas temticas a documentos y otros elementos de SharePoint. Los usuarios que
tengan el permiso Usar caractersticas sociales pueden eliminar una etiqueta.
Las nubes de etiquetas proporcionan una vista agregada de las etiquetas aplicadas por un grupo de usuarios a determinada informacin.
SharePoint Server 2010 incluye un elemento web de nube de etiquetas que aparece de forma predeterminada en un sitio web de Mi sitio.
Los administradores y usuarios pueden filtrar la nube de etiquetas para mostrar las etiquetas utilizadas por el propietario del sitio web de
Mi sitio, grupos especficos o todos los usuarios que pueden ver el sitio web de Mi sitio. La presentacin tambin se puede filtrar por
fecha e idioma. Las etiquetas utilizadas con mayor frecuencia se muestran en texto de gran tamao y en negrita, mientras que las
etiquetas que se utilizan con menor frecuencia se muestran en texto ms pequeo. Cada etiqueta puede mostrar un nmero asociado
que indica cuntas veces se aplic la etiqueta.
239

Panel de notas
El panel de notas es un elemento web que permite a los usuarios hacer comentarios improvisados en cualquier sitio de SharePoint
Server 2010. Los usuarios tambin pueden realizar comentarios en el panel de notas de las pginas Mi perfil de terceros o en su propia
pgina. Los usuarios annimos no pueden agregar notas.
El panel de notas ayuda a los usuarios a expresar pensamientos en su contexto inmediato en lugar de tener que pasar al correo
electrnico, la mensajera instantnea o el telfono. Por ejemplo, los usuarios pueden realizar comentarios sobre una pgina web
mientras la estn viendo. A continuacin, otros usuarios pueden ver el comentario y un vnculo a la pgina web, que pueden visitar si
estn interesados en el tema. Esta inmediatez ayuda a que los sitios web de Mi sitio y las pginas Mi perfil se conviertan en lugares
centralizados para administrar conversaciones pblicas.

Clasificaciones
En SharePoint Server 2010, una clasificacin es una evaluacin de contenido segn una escala en funcin del nivel de cumplimiento de
determinados criterios. Las clasificaciones muestran un resultado promedio que puede variar entre 1 y 100 y una ventana emergente que
muestra informacin adicional acerca de la puntuacin. Los usuarios pueden clasificar los elementos de una lista de SharePoint,
biblioteca de documentos y pginas web individuales y no requieren permiso de escritura en un elemento para hacerlo.
Cada clasificacin consta de una identidad de usuario, una direccin URL del elemento y la clasificacin en s. Tambin contienen la
fecha y hora de cuando se realiz la clasificacin. Las clasificaciones se almacenan en una tabla en la misma base de datos que
almacena las etiquetas temticas.
De forma predeterminada, la compatibilidad con las clasificaciones est habilitada en una granja de servidores. Sin embargo, para
utilizarlas en una coleccin de sitios especfica, primero deben habilitarse para dicha coleccin de sitios. Las clasificaciones pueden
habilitarse en cualquier plantilla de sitio si estn habilitadas en la granja de servidores. De forma predeterminada, la caracterstica de
clasificacin est activada para la plantilla de sitio Portal de publicacin.

Bookmarklets
Un bookmarklet es un control de JavaScript que los usuarios pueden guardar como un marcador en sus exploradores. Los bookmarklets
permiten a los usuarios de un entorno de SharePoint etiquetar elementos, escribir notas sobre ellos y clasificarlos en sitios web fuera del
entorno de SharePoint (por ejemplo, sitios web de Internet) y despus compartir dichas etiquetas, notas y clasificaciones con su equipo y
compaeros.

240

Nota:
Aunque las etiquetas a s siempre son pblicas, puede optar por impedir que otras personas vean que etiquet un artculo especfico. Las
notas siempre son pblicas.
Cuando un usuario etiqueta un sitio web externo, se abre la pgina http://my/_layouts dentro de su perfil de usuario. Todas las etiquetas y
notas que se escriban en esa pgina aparecern en ficha Etiquetas y notas del sitio web de Mi sitio y en la pgina de perfil del usuario,
donde pueden verlas el equipo y los compaeros del usuario.
Un bookmarklet consta de una identidad de usuario, una palabra o frase y una direccin URL para el contenido que se etiqueta. Los
usuarios pueden colocar bookmarklets en la ficha Etiquetas y notas de su propia pgina de perfil privado; tambin pueden eliminarlos.

Usos y beneficios de las etiquetas temticas


Las etiquetas temticas tienen beneficios para negocios y organizaciones de TI en una empresa.

Beneficios de negocio
Las caractersticas de etiquetas temticas de SharePoint Server 2010 ayudan a las negocios a mejorar la colaboracin y detectabilidad
de informacin de negocio.
Mejorar la colaboracin para fomentar la innovacin
Los perfiles de usuario permiten que los usuarios se identifiquen y encuentren expertos. Los paneles de notas pueden identificar a un
grupo de usuarios interesado en un tema especfico. Estas conexiones sociales pueden originar sugerencias para la lista Mis
compaeros del usuario.
Mejorar la detectabilidad de informacin de negocio
Las caractersticas de etiquetas temticas pueden ayudar a aumentar la visibilidad de contenido de alta calidad e identificar la versin
ms reciente del contenido. Por ejemplo, una fuente de un sitio web de Mi sitio puede notificar a un usuario cuando una pgina web se
etiqueta con una etiqueta que el usuario incluy en su perfil de usuario. Estas caractersticas tambin pueden integrarse con aplicaciones
de inteligencia empresarial para conectar a los usuarios con los datos de la empresa que necesitan para realizar sus trabajos sin tener
que dejar los entornos de SharePoint.

241

Beneficios para las organizaciones de TI


Las caractersticas de las etiquetas temticas de SharePoint Server 2010 dan a las organizaciones de TI las siguientes capacidades:
1. Definir directivas que controlen las actividades del grupo a la vez que se permite a los usuarios administrar la configuracin de
algunos parmetros, lo que puede reducir la necesidad de que el equipo de TI participe en la administracin cotidiana de algunas
actividades de etiquetas temticas.
2. Conceder un conjunto limitado de permisos de slo lectura a usuarios annimos, para restringir su acceso a colecciones de sitios
seleccionados.
3. Planear de antemano la utilizacin de la arquitectura escalable de SharePoint Server 2010 para habilitar implementaciones graduales
y agregar capacidad cuando aumente el nmero de usuarios.
4. Administrar las caractersticas de etiquetas temticas en el nivel de Administracin central, de una coleccin de sitios o de un sitio.
Los administradores de TI pueden designar a un usuario para ser administrador de una coleccin de sitios o un sitio y otorgarle el
permiso Administrar datos sociales para esa funcin. Esta distribucin de responsabilidades administrativas ayuda al equipo de TI a
utilizar los recursos de forma ms eficaz.
5. Utilizar la caracterstica de sistemas sociales para relevar al personal de TI de algunas actividades de soporte. Por ejemplo, un wiki
empresarial hospedado puede animar a los usuarios a compartir sugerencias y consejos o una fuente RSS puede enviar
actualizaciones de compatibilidad.
6. Integrar herramientas nuevas con las aplicaciones existentes para mantener una experiencia del usuario coherente, lo que puede
fomentar la adopcin y minimizar los costos del entrenamiento.

Impactos de las etiquetas temticas


Aunque las etiquetas temticas ofrecen muchos beneficios, tambin hay riesgos. La seguridad del contenido y la privacidad de los
usuarios son algunas de las preocupaciones principales en cualquier implementacin de etiquetas temticas. Los problemas de
rendimiento y capacidad tambin son determinantes para el xito a largo plazo de la implementacin.

Seguridad y privacidad
A menos que haya medidas de seguridad adecuadas, es posible infringir la privacidad del usuario o exponer contenido que debe
mantenerse seguro. SharePoint Server 2010 permite a los administradores establecer directivas que ayudan a proteger la privacidad
mientras que permiten a los usuarios cierto nivel de decisin en el uso de las caractersticas sociales. Para obtener ms informacin, vea
Planeacin de directivas para perfiles de usuario (SharePoint Server 2010). SharePoint Server 2010 tambin permite a los
242

administradores proteger contenido confidencial. Por ejemplo, un administrador puede agregar una direccin URL del sitio a una lista de
sitios excluidos para evitar que el sitio y los subsitios se etiqueten.
Los usuarios deben entender las implicaciones de seguridad y privacidad de las caractersticas de etiquetas temticas. Por ejemplo,
deben comprender que cuando alguien etiqueta un sitio o un documento, el ttulo y la direccin URL de ese sitio o documento se difunden
a cualquier persona que tenga a ese usuario como compaero en su sitio web de Mi sitio y a cualquier persona que tenga esa etiqueta
como un inters en su perfil de usuario. Para obtener ms informacin, vea Implicaciones de seguridad y privacidad de las etiquetas
temticas (SharePoint Server 2010).

Rendimiento y capacidad
Los problemas de rendimiento y capacidad pueden desalentar la participacin de los usuarios en actividades etiquetado temtico.
Aunque las etiquetas, las clasificaciones, los bookmarklets y los comentarios individuales requieren muy poco espacio de
almacenamiento, en conjunto afectarn el tamao de la base de datos de perfil, el almacn de trminos y la base de datos de etiquetas
temticas. Dado el rpido incremento en la adopcin de las etiquetas temticas, las implementaciones deben poder ampliarse
horizontalmente para abarcar una gran cantidad de usuarios nuevos.

Vea tambin
Conceptos
Planeacin de sistemas sociales y colaboracin (SharePoint Server 2010)
Planeacin de sitios web de Mi sitio (SharePoint Server 2010)

243

Implicaciones de seguridad y privacidad de las etiquetas


temticas (SharePoint Server 2010)
Las etiquetas temticas ayudan a los usuarios a comunicarse y compartir informacin. Por definicin, comunicar y compartir informacin
puede afectar a la privacidad (si se comparte informacin personal) y a la seguridad (si se comparte informacin confidencial). Las
etiquetas temticas de Microsoft SharePoint Server 2010 proporcionan caractersticas que se pueden usar para administrar los efectos en
la privacidad y la seguridad.
En este artculo:
Cmo se oculta la informacin de las etiquetas temticas
Cmo se muestra la informacin de las etiquetas temticas
Informacin que sigue expuesta
Recomendaciones

Cmo se oculta la informacin de las etiquetas temticas


Tres caractersticas de SharePoint Server 2010 ayudan a proteger la privacidad y seguridad:
Etiquetas privadas
Control de clasificaciones
Recorte de seguridad

Etiquetas privadas
Un usuario que agrega una etiqueta a una pgina web puede indicar que la etiqueta es privada. Otros usuarios no podrn ver el hecho de
que la etiqueta se agreg a la pgina web. Otras personas no vern la etiqueta en la nube de etiquetas del usuario, a menos que el
usuario que la agreg tambin haya aplicado la misma etiqueta a otra pgina web sin establecerla como privada.

244

Control de clasificaciones
El control de clasificaciones solamente muestra la clasificacin agregada que ha recibido un elemento. No muestra los usuarios que
clasificaron el elemento ni las clasificaciones individuales que se proporcionaron.

Recorte de seguridad
Al agregar una etiqueta, una nota o una clasificacin a una pgina web se crea una actividad. Antes de que SharePoint Server muestre
una actividad, usa un componente denominado optimizador de seguridad para determinar si el usuario actual tiene permiso para ver la
pgina web a la que se aplica la actividad. Si al usuario no se le permite ver la pgina web, SharePoint Server no mostrar la actividad.
A medida que el servicio de bsqueda rastrea pginas web, registra los permisos necesarios para ver cada pgina web. El optimizador
de seguridad usa esta informacin para determinar si un usuario tiene permiso para ver una pgina web especfica. Si el optimizador de
seguridad no tiene informacin suficiente para determinar esto, indica por precaucin que el usuario no tiene permiso para ver la pgina
web. En consecuencia, si el servicio de bsqueda no ha rastreado una pgina web, no se mostrarn las actividades relacionadas con la
misma.
Nota:
Hay una excepcin: cuando un usuario ve su propia pgina Mi perfil, se muestran todas sus actividades. Para obtener una explicacin de
cmo sucede esto, vea el tema Cmo se muestra la informacin de las etiquetas temticas.

Cmo se muestra la informacin de las etiquetas temticas


Hay tres mtodos mediante los que un usuario puede ver informacin de las etiquetas temticas:
En la pgina Mi perfil de un usuario
Como resultado del seguimiento de una etiqueta o un compaero
En las pginas web del conjunto o granja de servidores de SharePoint Server
Cada uno de estos mtodos se describe en las secciones siguientes.

245

Pginas Mi perfil
Todos los usuarios conocidos en el servicio de perfiles de usuario tienen una pgina Mi perfil, que muestra informacin acerca del
usuario. Al ver la pgina Mi perfil de otro usuario, el contenido que se ve tiene restricciones de seguridad. El contenido que el usuario ve
en su propia pgina Mi perfil no tiene restricciones de seguridad.
La ficha Etiquetas y notas de la pgina Mi perfil de un usuario contiene una nube de las etiquetas que el usuario ha agregado a las
pginas web. Todos los usuarios pueden ver la nube de etiquetas. La nube que alguien ve en su propia pgina Mi perfil contiene
etiquetas pblicas y privadas. La nube que se ve en la pgina Mi perfil de otro usuario contiene nicamente etiquetas pblicas.
Al seleccionar una etiqueta en una nube de etiquetas, las actividades asociadas con la etiqueta se muestran en la seccin Actividades.
Si se est viendo la pgina Mi perfil de otro usuario, las actividades tienen restricciones de seguridad. Por lo tanto, es posible ver una
etiqueta que no parece tener actividades asociadas.
La ficha Informacin general de la pgina Mi perfil de un usuario contiene una seccin titulada Actividades recientes. Como su nombre
lo indica, esta seccin contiene una lista de las actividades relacionadas con las etiquetas temticas ms recientes de un usuario. Esta
lista tiene restricciones de seguridad, a menos que el usuario est viendo su propia pgina Mi perfil.
La ficha Informacin general de la pgina Mi perfil de un usuario tambin contiene un panel de notas. Ah se muestran las notas que
otros usuarios han agregado a la pgina Mi perfil del usuario. Todas las notas son pblicas.

Seguimiento
Puede expresar inters en saber cundo se usa una etiqueta especfica mediante el seguimiento de la etiqueta. Al hacer un seguimiento
de una etiqueta, se le notificar cada vez que alguien agregue la etiqueta a una pgina web. Estas notificaciones tienen restricciones de
seguridad de forma que, si alguien agrega la etiqueta a una pgina que no puede ver, no se le notifica dicha actividad. El seguimiento de
una etiqueta es pblico; los dems pueden ver una lista de todos los usuarios que hacen un seguimiento de una etiqueta desde la pgina
Perfil de etiqueta de la etiqueta.
Puede expresar su inters por conocer la actividad relacionada con las etiquetas temticas de otro usuario si agrega a la persona como
compaero. Cuando agregue a otro usuario como compaero, se le notificar cada vez que la persona agregue una etiqueta, una nota o
una clasificacin a una pgina web. La informacin tiene restricciones de seguridad de forma que solamente ver las actividades
relacionadas con las pginas web para las que tiene permiso.

246

Nota:
El optimizador de seguridad quita las clasificaciones que se aplican a elementos de lista. No quita las clasificaciones que se aplican a
otros elementos, como documentos y pginas web.

Pginas web
Al agregar una etiqueta o una nota a una pgina web en la granja de servidores de SharePoint Server, ver las etiquetas y notas que
otros usuarios han agregado a la pgina web. Puede ver todas las notas, pero solamente puede ver etiquetas pblicas.

Informacin que sigue expuesta


Las etiquetas en s (las palabras o frases que se han aplicado a las pginas web) se almacenan en un conjunto de trminos. (Para
obtener ms informacin acerca de los conjuntos de trminos, vea Managed metadata overview (SharePoint Server 2010)). Tanto las
etiquetas pblicas como las privadas se almacenan en el conjunto de trminos. Este conjunto no identifica a la persona que cre la
etiqueta ni la pgina web a la que se aplic la etiqueta.

Recomendaciones
Aunque SharePoint Server 2010 proporciona caractersticas que ayudan a proteger la privacidad y seguridad cuando se usan las
etiquetas temticas, debe realizar acciones adicionales para obtener las mximas ventajas.
Instruya a los usuarios sobre los aspectos de sus actividades relacionadas con etiquetas temticas que son pblicos y privados.
Enseles a marcar etiquetas como privadas cuando no desean que otros usuarios vean que han aplicado una etiqueta a una pgina
web.
Evale detenidamente todo el cdigo personalizado antes de implementarlo. Una aplicacin personalizada puede obtener acceso a
datos de las etiquetas temticas mediante el modelo de objetos de etiquetas temticas de SharePoint Server 2010 o bien
directamente desde la base de datos. Una aplicacin puede tener acceso a los mismos datos de las etiquetas temticas que estaran
disponibles para la cuenta con la que se ejecuta. Si la aplicacin se ejecuta con una cuenta que tiene permisos de administrador de
bases de datos o con una cuenta que es administrador del servicio de perfiles de usuario y tiene permisos de administracin de
metadatos sociales, la aplicacin tiene acceso a toda la informacin relacionada con las etiquetas temticas, como las etiquetas
247

privadas, sin restricciones de seguridad. Asegrese de que las aplicaciones personalizadas solo presenten informacin que se
adapte a los estndares de seguridad y privacidad de la organizacin
Considere la posibilidad de usar un optimizador de seguridad. Si el optimizador de seguridad de SharePoint Server no tiene
informacin suficiente para determinar si un usuario tiene permiso para ver una pgina web, indicar por precaucin que el usuario
no tiene permiso. Un resultado de este comportamiento es que las etiquetas, notas y clasificaciones que se agregan a sitios web
externos siempre tendrn restricciones de seguridad. Si este comportamiento no es apropiado para su situacin, considere la
posibilidad de implementar un optimizador de seguridad personalizado. Para ver un optimizador de seguridad personalizado de
ejemplo, vea el tema sobre la interfaz ISocialSecurityTrimmer (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=188524&clcid=0xC0A).
Cuando los permisos necesarios para obtener acceso a un sitio web cambian, haga que el servicio de bsqueda vuelva a rastrear el
sitio web. El optimizador de seguridad no reconocer los nuevos requisitos de permisos hasta que el sitio se vuelva a rastrear.

Vea tambin
Conceptos
Informacin general sobre las etiquetas temticas (SharePoint Server 2010)
Planeacin de los perfiles de usuarios (SharePoint Server 2010)

Otros recursos
Managing privacy
Etiquetado (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=188521&clcid=0xC0A)

248

Introduccin a los wikis empresariales (SharePoint Server 2010)


Un sitio wiki empresarial es un sitio de publicacin para compartir y actualizar grandes volmenes de informacin en una empresa. Si una
organizacin necesita un repositorio de conocimientos centralizado y de gran tamao, y que est diseado tanto para almacenar como
para compartir informacin a una escala empresarial, se debe considerar la idea de usar un sitio wiki empresarial.
En este artculo se comparan sitios wiki empresariales con sitios de grupo. En este artculo no se proporciona informacin acerca de
cmo planear o configurar un sitio wiki empresarial. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de sitios wiki empresariales
(SharePoint Server 2010) y Create an Enterprise Wiki.
En este artculo:
Comparacin de sitios wiki empresariales con sitios de grupo
Usos y ventajas de los wikis empresariales
Limitaciones de los wikis empresariales
Ejemplo: wiki empresarial de Fabrikam

Comparacin de sitios wiki empresariales con sitios de grupo


La plantilla Sitio de grupo permite crear contenido de forma flexible. Esta plantilla incluye un editor de texto enriquecido compatible entre
exploradores y la finalizacin automtica en lnea. La plantilla Sitio de grupo permite la colaboracin entre equipos de una organizacin o
entre organizaciones. Los sitios de grupo resuelven dos problemas clave para cualquier persona responsable de garantizar la integridad
del contenido de una organizacin.
Control editorial. Los administradores de un sitio de grupo, o cualquier usuario con permisos de control total en el sitio de grupo,
pueden permitir que un subconjunto de usuarios editen las entradas y que todos los usuarios puedan leerlas.
Control de versiones. Los usuarios pueden ver las versiones anteriores de una entrada y cundo y quin realiz cambios. Si los
cambios fueron incorrectos o inapropiados, la entrada se puede revertir a una versin anterior.
En SharePoint Server 2010, la pgina principal de la plantilla Sitio de grupo es una pgina wiki. La plantilla de wiki empresarial usa las
caractersticas de publicacin de SharePoint Server 2010 para agregar clasificaciones de pgina, metadatos administrados y
249

funcionalidades de personalizacin. La integracin con Microsoft SharePoint Designer 2010 permite modificar fcilmente la presentacin
de contenido mediante la modificacin de los diseos de pgina y personalizar la marca de forma coherente mediante la modificacin de
las pginas maestras. Para obtener ms informacin, vea Introduccin a los sitios y colecciones de sitios (SharePoint Server 2010).
En la siguiente tabla se sugieren varios criterios que tener en cuenta a la hora de elegir entre una plantilla de sitio de grupo y una plantilla
de wiki empresarial. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de sitios wiki empresariales (SharePoint Server 2010).

Si desea:

Usar esta plantilla de sitio:

Promover la comunicacin de uno a varios

Sitio de grupo

Promover la comunicacin de varios a varios

Wiki empresarial

Ofrecer un intercambio de informacin estructurado

Sitio de grupo

Habilitar un intercambio de informacin de colaboracin

Wiki empresarial

Insertar imgenes o archivos en una pgina

Sitio de grupo o wiki empresarial

Marcar pginas para una referencia ms sencilla mediante su


etiquetado con palabras clave empresariales

Wiki empresarial

Usos y ventajas de los wikis empresariales


Los sitios wiki empresariales ayudan a las organizaciones a recopilar, organizar y distribuir informacin. Los sitios wiki empresariales
suelen convertirse en repositorios de conocimiento no explcito de la organizacin, que en caso contrario podra no almacenarse en
ningn lugar. Los sitios wiki empresariales pueden promover el aprendizaje informal y permiten compartir sugerencias con otros usuarios,
lo que puede reducir la necesidad de aprendizaje formal o soporte de TI permanente.

Limitaciones de los wikis empresariales


Dado que los sitio wiki empresariales pueden generar un alto nivel de trfico de red, es posible que deba configurar una sola coleccin de
sitios y una sola base de datos de Microsoft SQL Server dedicada. Si la base de datos de Microsoft SQL Server es compartida, los
250

usuarios pueden experimentar un rendimiento ms lento. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de sitios wiki empresariales
(SharePoint Server 2010).
Las pginas de sitios wiki empresariales no se pueden convertir ni migrar a pginas de un sitio de grupo sin usar cdigo personalizado.
Dado que los sitios wiki empresariales se usan con la caracterstica de publicacin de SharePoint Server 2010, hay diferencias
significativas entre un sitio wiki empresarial y un sitio de grupo.

Ejemplo: wiki empresarial de Fabrikam


Fabrikam Corporation mantiene un sitio wiki empresarial en toda la compaa donde los empleados pueden buscar y aportar la
informacin ms reciente y completa acerca de las actividades, beneficios y servicios de la empresa. El sitio wiki empresarial permite a
los empleados usar etiquetas temticas y notas para facilitar a otros empleados la bsqueda de contenido. Por ejemplo, un empleado del
rea de recursos humanos publica una pgina sobre cambios de la legislacin fiscal que pueden afectar a algunos empleados que tienen
menores dependientes. El empleado etiqueta la pgina con varias palabras clave, como "impuesto", "dependientes", "menores" y
"deducciones". Cuando llega el momento de presentar la declaracin de impuestos, un empleado del rea de ventas busca las palabras
clave "dependientes"y "deducciones", y recupera la pgina que public el empleado del rea de recursos humanos.

251

Planeacin de sitios wiki empresariales (SharePoint Server


2010)
Un sitio wiki empresarial es un sitio de publicacin para compartir y actualizar grandes volmenes de informacin en una empresa. Si una
organizacin necesita un repositorio de conocimientos centralizado y de gran tamao, y que est diseado tanto para almacenar como
para compartir informacin a una escala empresarial, considere el uso de un sitio wiki empresarial. Para obtener ms informacin, vea
Introduccin a los wikis empresariales (SharePoint Server 2010).
Los sitios wiki empresariales usan la plantilla Sitio wiki empresarial, que se basa en la infraestructura de publicacin de Microsoft
SharePoint Server 2010. Esta infraestructura proporciona diferentes formas de controlar el contenido. Por ejemplo, se pueden asignar
permisos o usar un flujo de trabajo para establecer un proceso de aprobacin.
En este artculo se ofrece informacin que le ayudar a planear una solucin de sitio wiki empresarial para una organizacin.
En este artculo:
Acerca de la planeacin de un sitio wiki empresarial
Decisin sobre el uso de un sitio wiki empresarial
Evaluacin de requisitos previos
Eleccin de una ubicacin para hospedar un sitio wiki empresarial

Acerca de la planeacin de un sitio wiki empresarial


Antes de implementar un sitio wiki empresarial, se debe determinar si es la solucin ms adecuada para la organizacin. Un sitio wiki
empresarial es una buena solucin cuando una empresa necesita que varios usuarios aporten a un repositorio de conocimientos. Sin
embargo, si se necesita una forma de configurar una comunicacin de uno a varios sobre un proyecto o rea de inters, se recomienda
usar un sitio de grupo.

252

Advertencia:
Las pginas de un sitio wiki empresarial no se pueden convertir ni migrar a pginas de un sitio de grupo sin usar cdigo personalizado.
Dado que los sitios wiki empresariales se usan con la caracterstica de publicacin de SharePoint Server 2010, hay diferencias
significativas entre un sitio wiki empresarial y un sitio de grupo.
Este artculo no trata sobre cmo planear un sitio de grupo. Para obtener informacin sobre cmo planear un sitio de grupo, vea
Planeacin de sitios de colaboracin (SharePoint Server 2010)).
Siga esta secuencia de pasos para planear un sitio wiki empresarial.

Decisin sobre el uso de un sitio wiki empresarial


Para tomar la decisin de implementar un sitio wiki empresarial en una organizacin, es necesario implicar a representantes de distintos
grupos. Lo ideal sera disponer de participantes procedentes de TI, de arquitectura de informacin, de la unidad de negocio que solicita el
sitio wiki empresarial y del departamento de recursos humanos. (Es posible que el nombre de estos roles sea distinto de una
organizacin a otra o que una persona asuma ms de uno). El grupo debera considerar las siguientes preguntas durante el proceso de
toma de decisiones:
Cul es el propsito de un sitio wiki empresarial? Un sitio wiki empresarial debe tener un propsito claro. Por ejemplo, podra
resolver un objetivo empresarial especfico o podra ser un cuerpo centralizado de conocimientos acerca de un determinado tema,
proceso o problema empresarial. El objetivo consiste en proporcionar un espacio en el que miembros de una comunidad virtual
puedan crear, cambiar o quitar contenido, que podra incluir contenido creado por autores anteriores. Por ejemplo, un sitio wiki
empresarial podra usarse para permitir a los empleados que colaboren aportando contenido para pginas de trucos y sugerencias
sobre las aplicaciones comerciales usadas en una organizacin. Sin embargo, si determina que debe disponer de una forma ms
estructurada de intercambiar conocimientos y que la mayora de la comunicacin se establecer de uno a varios, en lugar de un
comportamiento wiki con un formato ms libre, debera considerar el uso de un sitio de grupo con Edicin web o un blog.
Cuntos usuarios deberan tener permiso para realizar colaboraciones? Son varios los factores que influirn en esta
decisin. Se admitir un crecimiento constante y una necesidad de una capacidad de servidor y de red cada vez mayores? Se
debera determinar una serie de colaboradores clave de cada rea de negocio que se convertiran en los colaboradores principales?
Existen consideraciones legales acerca de quin puede colaborar?
253

Cmo se puede controlar quines tienen acceso al sitio wiki empresarial? En teora, se puede conceder acceso a todos los
miembros de una organizacin para que colaboren, editen y actualicen contenido en un sitio wiki empresarial para la organizacin. Si
es necesario separar la informacin por grupos, considere la posibilidad de usar un sitio de grupo con Edicin web o un blog.
Qu nivel de control sobre el contenido se debera implementar? A diferencia de los blogs, que estn diseados para un
intercambio de conocimientos ms estructurado, un sitio wiki anima a realizar colaboraciones informales. No obstante, es posible que
una organizacin cuente con directrices o requisitos para el tratamiento de determinados tipos de contenido o el contenido sobre un
asunto especfico. Asimismo, se debera considerar cmo se resolvern las entradas inadecuadas o inexactas.
En la siguiente tabla se comparan las caractersticas de un sitio wiki empresarial con las de un sitio de grupo.

Si desea:

Use esta plantilla de sitio:

Promover la comunicacin de uno a varios

Sitio de grupo

Promover la comunicacin de varios a varios

Sitio wiki empresarial

Ofrecer un medio estructurado para intercambiar informacin

Sitio de grupo

Habilitar un intercambio de informacin de colaboracin

Sitio wiki empresarial

Permitir el uso de etiquetas temticas y notas

Sitio wiki empresarial

Controlar versiones de documentos

Sitio de grupo o sitio wiki empresarial

Conservar el control editorial

Sitio de grupo o sitio wiki empresarial

Permitir la clasificacin de pginas

Sitio wiki empresarial

Incluir contenido de sitio en los resultados de bsqueda

Sitio de grupo o sitio wiki empresarial

Marcar pginas para una referencia ms sencilla mediante su


etiquetado con palabras clave empresariales

Sitio wiki empresarial

Usar diseos de pgina para proporcionar tipos de pgina


estructurados

Sitio wiki empresarial

254

Si decide implementar un sitio wiki empresarial en una organizacin, contine con la seccin Evaluacin de requisitos previos.

Evaluacin de requisitos previos


Antes de crear un sitio wiki empresarial, se deben realizar las tareas enumeradas a continuacin.
Se debe crear una aplicacin de servicio de metadatos administrados para proporcionar almacenamiento para etiquetas temticas y
notas. Para obtener ms informacin, vea Managed metadata service application overview (SharePoint Server 2010).
Se debe crear una aplicacin de servicio de perfiles de usuario si se planea usar el sitio wiki empresarial con sitios web de Mi sitio.
Para obtener ms informacin, vea Introduccin al servicio de perfiles de usuario (SharePoint Server 2010).
Para administrar la coleccin de sitios en la que est ubicado el sitio wiki empresarial, debe tener, como mnimo, permisos de
administrador de la coleccin de sitios.

Eleccin de una ubicacin para hospedar un sitio wiki empresarial


Como los sitios wiki empresariales pueden crecer muy rpidamente, la ubicacin que seleccione para hospedarlos debe ser capaz de
controlar mayores requisitos de rendimiento y capacidad. Por ejemplo, si bien un sitio wiki empresarial normalmente consta de pginas
con requisitos de almacenamiento bajos, suele ser editado por un mayor porcentaje de usuarios que en el caso de los sitios de grupo.
Los sitios wiki empresariales creados en distintas colecciones de sitios no pueden comunicarse entre s. Tampoco pueden compartir
caractersticas como autocompletar en lnea, listas y bsquedas personalizadas, ya que dichas caractersticas no pueden abarcar varias
versiones de sitios wiki empresariales. Solo se deberan usar varias colecciones de sitios si se determina que varios sitios de grupo son
una solucin ms adecuada para una organizacin, teniendo en cuenta consideraciones de tamao, ubicacin y acceso. No obstante, se
puede crear un sitio wiki empresarial como un subsitio de otro sitio.
Con este paso finaliza el proceso de planeacin. La siguiente tarea consiste en configurar el sitio wiki empresarial. Para obtener ms
informacin, vea Create an Enterprise Wiki (SharePoint Server 2010).

Vea tambin
Conceptos
Introduccin al servicio de perfiles de usuario (SharePoint Server 2010)
255

Otros recursos
About the managed metadata service application (SharePoint Server 2010)

256

Planeacin de sitios de colaboracin (SharePoint Server 2010)


Microsoft SharePoint Server 2010 ofrece la posibilidad de incluir sitios de colaboracin en un entorno. Los sitios de colaboracin
almacenan informacin que los individuos y grupos pueden crear, compartir y revisar de forma colectiva. No es necesario que estos sitios
estn asociados a una coleccin de sitios de portal en particular o que formen parte de una coleccin de sitios de publicacin. Pueden ser
sitios independientes, disponibles para los equipos o grupos de usuarios que necesitan colaborar en proyectos o compartir informacin.
Por ejemplo, un equipo de usuarios de una empresa de ingeniera podra necesitar un sitio de colaboracin para describir el estado de un
proyecto actual, asignar tareas u organizar almuerzos en grupo, sin publicar esta informacin interna en la intranet corporativa.
Los sitios de colaboracin pueden ponerse a disposicin para bsquedas desde el sitio del portal o de publicacin, a fin de que la
informacin de estos sitios no se pierda en la organizacin. Sin embargo, para simplificar la recuperacin y el mantenimiento de los datos,
los sitios de colaboracin deben hospedarse en una aplicacin web independiente o en bases de datos de contenido independientes en
la misma aplicacin web que el sitio del portal o de publicacin.
Puede crear estos sitios de colaboracin para los usuarios o permitir que ellos mismos los creen.
Para obtener ms informacin acerca de los sitios de colaboracin y la planeacin de arquitectura, vea Diseo de ejemplo de arquitectura
lgica: sitios de colaboracin.
Para obtener ms informacin sobre wikis empresariales, vea Planeacin de sitios wiki empresariales (SharePoint Server 2010).
En este artculo:
Determinacin del nmero de sitios de colaboracin
Rutas de acceso especficas
Rutas de acceso adicionales

Determinacin del nmero de sitios de colaboracin


Calcule aproximadamente cuntos sitios de colaboracin prev para el entorno y cuntos de estos sitios est dispuesto a admitir. Si los
usuarios deben solicitar los sitios de colaboracin, podr controlar cuntos se crean, pero si permite que los propios usuarios los creen, el
nmero de sitios ser grande en el entorno.
257

Rutas de acceso especficas


Tiene la posibilidad de usar rutas de acceso especficas en Microsoft SharePoint Server 2010 para que contengan las colecciones de
sitios de SharePoint, del mismo modo en que las carpetas contienen archivos o documentos en el sistema de archivos. De manera
predeterminada, al crear una aplicacin web, se habilitan dos rutas de acceso:
Ruta de acceso raz (/) Se trata de una inclusin explcita que contiene una coleccin de sitios. Por ejemplo, si desea que una
direccin URL se muestre con la forma http://nombre_empresa/default.aspx, debe crear la coleccin de sitios en dicha ruta de acceso
raz.
Ruta de acceso a sitios (/sites) Se trata de una ruta de acceso general que puede contener muchas colecciones de sitios. Por
ejemplo, cuando se usa la ruta de acceso /sites, la direccin URL de un sitio denominado Sitio_A sera
http://nombre_servidor/sites/Sitio_A/default.aspx.
Nota:
El nombre de la ruta de acceso /sites puede variar en funcin del idioma especfico que se us durante la instalacin.

Rutas de acceso adicionales


Tambin puede crear rutas de acceso adicionales. Esto le permitir agrupar las colecciones de sitios. Posteriormente, una vez creada la
coleccin de sitios, puede elegir entre las siguientes alternativas:
Crear la coleccin de sitios en la raz de la aplicacin web (si no se ha creado ninguna coleccin de sitios en dicha ubicacin).
Crear la coleccin de sitios en la ruta de acceso /sites.
Crear la coleccin de sitios en cualquier otra ruta de acceso adicional que est a disposicin de dicha aplicacin web.
En general, la ruta de acceso /sites suele ser suficiente para la mayora de instalaciones. Sin embargo, puede ser conveniente usar otras
rutas de acceso en las siguientes situaciones:
La instalacin es compleja y prev que habr un nmero importante de colecciones de sitios y, adems, desea agrupar los sitios que
son similares.
Por ejemplo, podra usar /personal para los sitios personales de cada usuario, o /equipo para sitios de colaboracin en grupo, en
lugar de usar /sites para todos ellos.
Desea poder agregar un filtro al firewall o enrutador para limitar un determinado espacio de nombres de modo que el acceso a ste
nicamente sea interno.
258

Por ejemplo, podra exponer al exterior la ruta de acceso /equipo para los colaboradores externos pero ocultar la ruta /personal.

Integracin con Microsoft SharePoint Workspace 2010


Microsoft SharePoint Workspace 2010 ofrece un cliente enriquecido para Microsoft SharePoint Server 2010, que permite la sincronizacin
en tiempo real de contenido de escritorio con documentos y listas de SharePoint. Microsoft SharePoint Workspace 2010 tambin
proporciona opciones para crear reas de trabajo de colaboracin de Groove ad hoc y reas de trabajo de carpetas compartidas. La
informacin puede sincronizarse fcilmente en lnea o sin conexin con un sitio de SharePoint designado o con socios externos e
integrantes de grupo remotos a travs de reas de trabajo compartidas. Microsoft SharePoint Workspace 2010 se instala
automticamente con versiones Enterprise de Microsoft Office 2010 o puede instalarse por separado desde elCentro de descarga de
Microsoft (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=48516&clcid=0xC0A).
Para obtener ms informacin, vea Plan for SharePoint Workspace 2010.

259

Planeacin de administracin de contenido empresarial


(SharePoint Server 2010)
La administracin de contenido empresarial (ECM) en Microsoft SharePoint Server 2010 incluye la administracin de documentos,
registros y activos digitales.
En esta seccin:
Planeacin de la administracin de documentos (SharePoint Server 2010)
SharePoint Server 2010 incluye caractersticas de administracin de documentos que puede usar para controlar el ciclo de vida de
los documentos de la organizacin (cmo se crean, revisan y publican, y cmo se eliminan o conservan). En los artculos de esta
seccin se incluyen instrucciones para planear las caractersticas de administracin de documentos de la solucin.
Planeacin de administracin de registros (SharePoint Server 2010)
En los artculos incluidos en esta seccin, se describe la administracin de registros en SharePoint Server 2010 y se proporcionan
instrucciones para la planeacin de la solucin de administracin de registros.
Planeacin de la biblioteca de activos digitales (SharePoint Server 2010)
SharePoint Server 2010 proporciona tipos de contenido diseados especficamente para activos de audio y vdeo, y que admiten el
almacenamiento y la reproduccin de estos activos en elementos web y pginas de elementos web. Los artculos de esta seccin
proporcionan una gua para planear una biblioteca de activos digitales con base en SharePoint Server 2010.

260

Planeacin de la administracin de documentos (SharePoint


Server 2010)
En estos artculos se proporcionan instrucciones para planear las caractersticas de administracin de documentos de la solucin basada
en Microsoft SharePoint Server 2010.
SharePoint Server 2010 incluye caractersticas de administracin de documentos que puede usar para controlar el ciclo de vida de los
documentos de la organizacin (cmo se crean, revisan y publican, y cmo se eliminan o conservan). En los artculos de este captulo se
incluyen instrucciones para planear las caractersticas de administracin de documentos de la solucin.
En los artculos de este captulo se incluye el siguiente contenido:
En Introduccin a la administracin de documentos (SharePoint Server 2010) se incluyen una introduccin a la administracin de
documentos en la empresa y una descripcin del proceso de planeacin de administracin de documentos recomendado en esta
gua de planeacin.
En Identificacin de usuarios y anlisis de uso de documentos se describe la creacin de un equipo de planeacin de la
administracin de documentos y se proporcionan instrucciones para determinar los tipos de documentos que se usan en la empresa
y para analizar las etapas del ciclo de vida de los documentos.
Introduccin al almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos (SharePoint Server 2010) proporciona informacin til para
diseadores y planificadores de soluciones sobre la manera en que puede usarse la caracterstica Organizador de contenido para
que el almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos formen parte de una solucin global de administracin de documentos.
Introduccin a la navegacin por metadatos (SharePoint Server 2010) proporciona informacin til para diseadores y planificadores
de soluciones sobre el uso de la caracterstica Filtrado y navegacin por metadatos para buscar contenido en una biblioteca de
documentos basada en metadatos.
En Planeacin de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010) se describe el uso de las bibliotecas de documentos para
organizar los documentos de la empresa.
Planeacin de conjuntos de documentos (SharePoint Server 2010) describe el uso de conjuntos de documentos para organizar
colecciones de documentos como un solo proyecto o producto de trabajo.
261

En Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010) se describe la planeacin de tipos de contenido ,
que son el mecanismo de SharePoint Server para definir y compartir los atributos de documentos, elementos de lista y carpetas. En
este artculo tambin se describe el uso de la caracterstica de flujo de trabajo de SharePoint Server para disear los procesos
relacionados con los documentos.
En Planeacin de directivas de administracin de informacin (SharePoint Server 2010) se describe la planeacin de directivas en
toda la empresa que ayudarn a la organizacin a cumplir con las obligaciones normativas y legales, adems de los procedimientos
recomendados, como la auditora de documentos y su correcta conservacin.
Planeacin del control de versiones, la aprobacin de contenido y las desprotecciones (SharePoint Server 2010) describe la
planeacin del control de contenido mediante el control de versiones, la proteccin y desproteccin de archivos y proyectos, y la
aprobacin para publicar contenido.

262

Introduccin a la administracin de documentos (SharePoint


Server 2010)
Este artculo contiene una descripcin avanzada de los diferentes elementos de una solucin de administracin de documentos basada
en Microsoft SharePoint Server 2010.
En este artculo:
Elementos de un sistema de administracin de documentos
Proceso de planeacin
La administracin de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de la organizacin, es decir, cmo se crean, revisan y
publican, adems de cmo se eliminan o conservan al final del ciclo. Aunque el trmino "administracin" implica el control de la
informacin desde los niveles superiores de la organizacin, un sistema de administracin de documentos eficaz debe reflejar la
referencia cultural de la organizacin que vaya a usarlo. Las herramientas que se usen para la administracin de documentos deben ser
lo suficientemente flexibles para permitirle controlar estrechamente el ciclo de vida de un documento si ello se adapta a la referencia
cultural y los objetivos de su empresa, pero al mismo tiempo deben permitirle implementar un sistema menos estructurado si es lo ms
conveniente.

Elementos de un sistema de administracin de documentos


Una solucin de administracin de documentos eficaz especifica:
Qu tipos de documentos y otro contenido se pueden crear dentro de una organizacin.
Qu plantilla se va a usar para cada tipo de documento.
Qu metadatos se van a proporcionar para cada tipo de documento.
Dnde se va a almacenar un documento en cada fase de su ciclo de vida.
Cmo controlar el acceso a un documento en cada fase de su ciclo de vida.
263

Cmo mover documentos dentro de la organizacin al mismo tiempo que los integrantes del equipo contribuyen a crear, revisar,
aprobar, publicar y eliminar los documentos.
Qu directivas se han de aplicar a los documentos de modo que se auditen las acciones relacionadas con los documentos, se
conserven o eliminen correctamente los documentos y se proteja el contenido que es importante para la organizacin.
Si un documento debe convertirse de un formato a otro a medida que pasa por las diferentes fases de su ciclo de vida.
Cmo se tratan los documentos como registros corporativos, que se deben conservar de acuerdo con requisitos legales y las
directrices corporativas.
SharePoint Server 2010 incluye caractersticas que implementan todos estos aspectos de la administracin de documentos. Para
garantizar que los trabajadores de la informacin puedan beneficiarse fcilmente de esta funcionalidad sin tener que abandonar sus
operaciones diarias ni el uso de herramientas con las que estn familiarizados, las aplicaciones del Microsoft Office System, como
Microsoft Outlook y Microsoft Word, tambin incluyen caractersticas que admiten cada una de las fases del ciclo de vida de un
documento.

Proceso de planeacin
El proceso de planeacin de la administracin de documentos consta de los siguientes pasos principales:
1. Identificar los roles de administracin de documentos Compruebe que sus planes incorporan los comentarios de las personas
con un inters directo que son clave para la organizacin, que cuenta con el equipo correcto para implementar la solucin y que sabe
quin participar en los procesos de administracin de documentos. Vea Identificacin de usuarios y anlisis de uso de documentos
para obtener ms informacin acerca de la creacin de un equipo de planeacin para la administracin de documentos.
2. Analizar el uso de los documentos Despus de identificar quin trabaja en los documentos, determine en qu tipos de
documentos trabajan y cmo se usarn. Para obtener ms informacin, vea Identificacin de usuarios y anlisis de uso de
documentos.
3. Planear la organizacin de los documentos Puede organizar los documentos en colecciones de sitios, sitios y bibliotecas.
SharePoint Server 2010 ofrece una variedad de caractersticas destinadas a organizar y almacenar los documentos, desde sitios
especializados, como el Repositorio de registros, hasta bibliotecas de documentos de formato libre para colaboracin y creacin
rpida de documentos. Dentro de una biblioteca, asimismo, es posible organizar el contenido en carpetas y subcarpetas. Para
obtener ms informacin, vea Planeacin de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010) y Planeacin de
almacenamiento de contenido empresarial.
264

4. Planear cmo se desplaza el contenido entre las ubicaciones Puede que sea necesario mover o copiar un documento de una
biblioteca o un sitio a otros en diferentes fases de su ciclo de vida. Por ejemplo, el proceso de publicacin puede incluir el
desplazamiento de un documento de un sitio de almacenamiento provisional a un sitio de Internet pblico. Si el contenido necesita
convertirse de un formato a otro a medida que se desplaza de un sitio a otro, se recomienda planear tambin las conversiones de
contenido. Para obtener ms informacin, vea la seccin sobre la planeacin del flujo de contenido en Planeacin de las bibliotecas
de documentos (SharePoint Server 2010).
5. Planear tipos de contenido Use tipos de contenido para organizar informacin acerca de los tipos de documentos, tales como
metadatos, plantillas de documento, directivas y procesos de flujo de trabajo. ste es un paso esencial para ayudarle a organizar los
documentos y aplicar coherencia en la organizacin. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de tipos de contenido y flujos de
trabajo (SharePoint Server 2010).
6. Planear los flujos de trabajo La planeacin de los flujos de trabajo de su organizacin le permite controlar y realizar un
seguimiento de cmo los documentos se mueven de un miembro del equipo a otro a medida que cada participante colabora en el
ciclo de vida de un documento. SharePoint Server 2010 incluye flujos de trabajo para tareas del equipo comunes, tales como revisar
y aprobar documentos. SharePoint Server 2010 tambin admite la creacin e instalacin de flujos de trabajo personalizados. Para
obtener ms informacin, vea Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).
7. Planear el control del contenido Puede planear el grado apropiado de control de cada tipo de contenido y ubicacin de
almacenamiento. Por ejemplo, en el caso de una biblioteca de documentos, puede planear que se exija la proteccin y desproteccin
de los documentos e impedir su distribucin no autorizada mediante el uso de Information Rights Management. Para obtener ms
informacin, vea Planeacin de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010) y Planeacin de directivas de administracin
de informacin (SharePoint Server 2010).
8. Planear directivas Para cada tipo de contenido, planee directivas de administracin de informacin para garantizar que los
documentos se auditan, conservan, etiquetan y controlan correctamente conforme a los requisitos institucionales y legales de su
organizacin. SharePoint Server 2010 incluye directivas que implementan la auditora, la retencin de documentos, el etiquetado y
cdigos de barras (para garantizar que se pueda correlacionar el contenido impreso con las correspondientes versiones electrnicas).
Para obtener ms informacin, vea Planeacin de directivas de administracin de informacin (SharePoint Server 2010).

265

Identificacin de usuarios y anlisis de uso de documentos


El primer paso para planear una solucin de administracin de documentos es identificar a los usuarios y analizar cmo se usan los
documentos. Este artculo contiene algunas recomendaciones para identificar a los usuarios y analizar el uso de los documentos para
una solucin basada en Microsoft SharePoint Server 2010.
En este artculo:
Identificacin de los usuarios
Anlisis del uso de documentos
Hojas de trabajo

Identificacin de los usuarios


Para determinar cules son las partes interesadas y participantes de la solucin de administracin de documentos, se puede usar una
encuesta para recopilar dicha informacin. La encuesta podra incluir las siguientes preguntas:
Quin crea documentos en su organizacin?
Qu tipos de documentos crean?
Quin revisa los documentos?
Quin edita los documentos
Quin usa los documentos?
Quien aprueba la publicacin de documentos?
Quin disea los sitios web usados para hospedar documentos?
Quin establece las instrucciones y las directivas para administrar documentos?
Quin administra los registros de la organizacin?
Quin implementa y mantiene los servidores en los que estn almacenados los documentos?
266

Actividad de hoja de trabajo

Cada una de estas preguntas puede tener varias respuestas. Registre la informacin que recopile de la encuesta en la hoja de trabajo de
participantes en la administracin de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0xC0A), como en el siguiente
ejemplo.
Ejemplo de hoja de trabajo de participantes en el documento:

Posicin

Tipos de documentos

Rol

Analista financiero
Redactor tcnico

Nota de estudio de equidad


Modelo financiero
Pgina web

Autor

Analista financiero
Administrador

Nota de investigacin de capital


Modelo financiero

Revisor

Editor tcnico

Nota de estudio de equidad


Pgina web

Editor

Cliente

Nota de estudio de equidad


Modelo financiero
Pgina web

Lector

Abogado corporativo
Administrador

Nota de estudio de equidad


Modelo financiero
Pgina web

Aprobador de contenido

Administrador del servidor

Todo

Especialista en TI
267

Posicin

Tipos de documentos

Rol

Administrador de bases de datos

Todo

Especialista en bases de
datos

Agente de cumplimiento

Todo

Especialista legal

Administrador de registros

Todo

Administrador de registros

Administrador del sitio

Todo

Publicador de contenido

Administrador del sitio

Todo

Auditor de contenido

Identificar las partes interesadas en el contenido le ayudar a garantizar una solucin de administracin de documentos exhaustiva y a
disear sitios y bibliotecas de documentos que se adapten a las necesidades y los procesos de contenido de su empresa.

Anlisis del uso de documentos


Despus de identificar a las personas con un inters directo en el contenido, solicteles informacin que pueda ayudarle a analizar cmo
se usan los documentos en la organizacin. Esto es una parte importante del proceso de planeacin, porque el anlisis le ayuda a
determinar:
Cmo se deben estructurar las bibliotecas de documentos.
Qu plantillas de sitios se han de usar
Cuntos sitios necesitar
Qu directivas de administracin de informacin se aplicarn a los sitios
Qu topologa de servidor fsico necesitar para implementar la solucin
Entre la informacin que se ha de recopilar, se incluye:
Tipo de documento, como nota de investigacin de capital, revisin del rendimiento de los empleados, memorando interno o
especificacin del producto.
Objetivo de cada tipo de documento, como "proporciona a los clientes recomendaciones acerca del capital junto con datos
complementarios".
268

Autor de cada tipo de documento (es til indicar el rol del autor, por ejemplo "analista financiero" o "administrador de producto", en
lugar de nombres individuales).
Formato del documento. Si el documento debe convertirse de un formato a otro en cualquier punto de su ciclo de vida, registre dicha
informacin.
Usuarios de cada tipo de documento, como "Clientes" o "Integrantes del equipo".
Otros roles que se aplican al ciclo de vida del documento, como "Revisor tcnico" o "Editor de copia".
Ubicacin del documento; por ejemplo, "equipo cliente", "servidor web" o "servidor de archivos". Tenga en cuenta que esta pregunta
podra tener varias respuestas, por ejemplo cuando un documento se crea en un equipo cliente pero despus se publica en un
servidor web.
Cmo los lectores ven el documento; por ejemplo, desde una pgina web o un recurso compartido de archivos.

Accin de hoja de trabajo

La hoja de trabajo de anlisis de uso de los documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0xC0A) se proporciona


para registrar el anlisis del uso de los documentos. A continuacin se incluyen ejemplos de informacin que puede recopilarse y
registrarse en la hoja de trabajo de dos organizaciones diferentes en una empresa.
Ejemplo de hoja de trabajo de uso de los documentos:

Tipo

Propsito

Nota de
Proporciona a
estudio de los clientes
equidad
preferentes de
un servicio
financiero
instrucciones
para comprar o
vender una o

Autor

Usuario

Formato

Otros roles

Ubicaciones

Analista
financiero

Cliente

DOCX (para la
creacin); PDF
(para la
publicacin)

Revisor (tcnico);
revisor (legal);
aprobador; editor
de copia;
administrador de
registros;
administrador del
sitio

269

Creacin del sitio


Pruebas del sitio
Internet
Repositorio de registros

Tipo

Propsito

Autor

Usuario

Formato

Otros roles

Ubicaciones

ms acciones
Anlisis Los formatos de creacin y publicacin independientes requieren una conversin de formato. El gran nmero de revisores
requiere uno o ms flujos de trabajo (procesos de negocio implementados en el servidor). Los cuatro sitios (creacin, pruebas, Internet y
Repositorio de registros) requieren mecanismos para mover el contenido de un sitio a otro. La necesidad de archivar el contenido en un
Repositorio de registros corporativos y las implicaciones regulatorias de publicar el asesoramiento sobre valores requieren directivas
corporativas y procedimientos recomendados tales como la retencin y la auditora del contenido.

Tipo

Propsito

Autor

Revisin del
rendimiento
de los
empleados

Evala el
Trabajador de
rendimiento de
la informacin;
un empleado e
administrador
incluye la
autoevaluacin y
la evaluacin del
responsable

Usuario

Formato Otros roles

Ubicaciones

Gerentes;
especialistas
en recursos
humanos

.DOC

Revisor
(recursos
humanos);
revisor (legal);
aprobador
(responsable al
mando);
administrador
de registros

Equipo cliente
Servidor de correo electrnico (como
datos adjuntos)
Servidor web corporativo
Repositorio de registros corporativos

Anlisis Dos autores y varios revisores requieren uno o ms flujos de trabajo. Varias personas manipulan el documento, que despus
reside en un servidor web corporativo (supuestamente muy protegido) y se archiva en un Repositorio de registros. La naturaleza
confidencial de este contenido requiere Information Rights Management (IRM) en los equipos de escritorio y en los servidores, adems
de las directivas corporativas y los procedimientos recomendados (como la auditora) que protejan la privacidad del empleado y la
situacin legal de la empresa.

Hojas de trabajo
Use las siguientes hojas de trabajo para registrar la informacin tratada en este artculo:
Hoja de trabajo de participantes en la administracin de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0xC0A)
270

Hoja de trabajo de anlisis de uso de los documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0xC0A)

271

Introduccin al almacenamiento y enrutamiento basados en


metadatos (SharePoint Server 2010)
Este artculo contiene informacin til para diseadores y planificadores de soluciones sobre cmo puede usarse la caracterstica
Organizador de contenido en Microsoft SharePoint Server 2010 para almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos como parte
de una solucin global de administracin de documentos.
En este artculo:
Acerca del almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos
Configuracin del organizador de contenido
Reglas del organizador de contenido

Acerca del almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos


SharePoint Server 2010 presenta el almacenamiento y enrutamiento de metadatos mediante el uso del organizador de contenido. Este
organizador se basa en caractersticas de enrutamiento de documentos que se introdujeron en la plantilla de sitio del Centro de registros
en SharePoint 2007.
Con el organizador de contenido, las nuevas caractersticas de nivel de sitio hacen que las tareas de clasificar, enrutar y almacenar
contenido sean ms fciles para los administradores y usuarios mediante la aplicacin de reglas basadas en metadatos. Una vez que el
administrador del sitio activa la caracterstica Organizador de contenido y configura las opciones y reglas, en lugar de cargar directamente
un documento a una biblioteca o carpeta, los usuarios pueden guardar, enrutar y aplicar reglas a un documento mediante uno de los
siguientes mtodos:
Cargue un documento a una biblioteca temporal. Se crea una biblioteca temporal en todos los sitios que tienen la caracterstica
Organizador de contenido activada.
Use Guardar como de las aplicaciones cliente de Word, Excel y PowerPoint.
Use Enviar a de otros sitios de SharePoint.
272

Use el modelo de objetos del servicio web.


Use una zona temporal de correo electrnico. Al usar Exchange, los documentos pueden enviarse al sitio por correo electrnico.
Realice un envo a un sitio del Centro de registros como parte del ciclo de vida o expiracin de un documento. Por ejemplo, como
parte de un flujo de trabajo o directiva de retencin.
Una vez cargado un documento, basndose en los metadatos de ese documento, el organizador de contenido puede enrutar el
documento a una carpeta determinada o crear automticamente una carpeta nueva. Por ejemplo:
Se puede crear una carpeta nueva como un elemento secundario de la carpeta de destino, porque la carpeta de destino de la regla
de enrutamiento ya es demasiado grande.
Las carpetas se crean para cada nuevo valor en un campo. Por ejemplo, si dispone de taxonoma con 100 trminos, las carpetas
pueden crearse automticamente para cada uno de esos 100 trminos; cada una de las carpetas se crea la primera vez que el
organizador de contenido evala un documento que tiene una etiqueta determinada.
Las carpetas nuevas heredarn la configuracin de la carpeta principal. Las carpetas nuevas luego podrn tener otras reglas que definan
otros parmetros, como permisos, metadatos predeterminados, directivas de retencin y flujos de trabajo que los documentos que
contienen heredarn. Por ejemplo:
Al etiquetar un documento con "Asuntos corporativos", el documento se enruta a una carpeta que tiene permisos ms restringidos
que otros documentos en otras carpetas de la biblioteca. Esto permite que los metadatos apliquen permisos a un documento de
SharePoint de forma eficaz.
Al etiquetar un documento con "Contabilidad", el documento se enruta a una carpeta que lo somete a una directiva de retencin para
asegurar que el documento se guarde.
Al etiquetar un documento con "Recursos Humanos", el documento se enruta a una carpeta donde se aplican otras etiquetas de
metadatos. Esto puede reducir la necesidad que tienen los usuarios de aplicar gran cantidad de etiquetas y, a la vez, permite
disminuir el tiempo que lleva el etiquetado y los posibles errores que pueden surgir con l.
Al etiquetar contenido con metadatos y al usar la configuracin y las reglas del organizador de contenido, en combinacin, es posible
determinar, enrutar y almacenar de forma eficaz cualquier documento de la organizacin. Tambin es posible aplicar parmetros de
contenido adicionales a esos documentos.

273

Configuracin del organizador de contenido


Los administradores del sitio pueden configurar las opciones del organizador de contenido que determinarn de qu manera se enrutar
el contenido cargado al sitio. Esta configuracin se aplicar a todo el contenido enrutado mediante el organizador de contenido, el cual
incluye las siguientes opciones de configuracin:
Redirigir usuarios a la biblioteca temporal Si est habilitada, esta opcin especifica que los usuarios son redirigidos a la
biblioteca temporal cuando se carga contenido a un sitio que tiene aplicadas una o ms reglas del organizador de contenido. Si se
deshabilita esta opcin, los usuarios pueden evitar usar el organizador de contenido y cargar archivos directamente a la biblioteca o
carpeta. Esta configuracin se aplica nicamente cuando se carga un documento a travs de la pgina de la biblioteca de
documentos o una aplicacin cliente.
Envo a otro sitio Si est habilitada esta opcin, es posible crear reglas para redirigir las cargas del sitio actual, de modo que se
enven a otro sitio que tambin tiene activada la caracterstica Organizador de contenido.
Creacin de particiones de carpeta Si est habilitada esta opcin, se crearn subcarpetas cuando se supere un nmero
especificado de elementos en una carpeta.
Envos duplicados Esta opcin especifica si usar el control de versiones de SharePoint o anexar caracteres nicos al final de los
nombres de archivos duplicados, cuando se carga un documento con el mismo nombre de otro documento que ya est en la
biblioteca de destino.
Administradores de reglas Esta opcin especifica usuarios o grupos que pueden crear reglas, as como administrar y responder al
contenido cargado que no coincide con alguna regla.
Puntos de envo Esta opcin no configurable proporciona direccin URL y servicio web, as como una direccin de correo
electrnico que se puede usar para configurar otros sitios o mensajes de correo electrnico para enviar contenido al sitio. Al crear
una nueva ubicacin Enviar a en Administracin central, esta es la direccin URL del servicio que se especifica como el destino de
los archivos enviados a la ubicacin Enviar a.

Reglas del organizador de contenido


Los administradores de reglas pueden crear reglas. Una regla determina si debe aplicarse al documento entrante y, a continuacin,
ejecuta las acciones que tiene especificadas. Entre las opciones de regla se incluyen las siguientes:
Nombre de la regla El nombre de la regla.

274

Prioridad y estado de reglas Especifica la prioridad de esta regla en una escala del 1 al 9, si se aplica ms de una regla. Tambin
se puede especificar que esta regla est inactiva y no se aplique al contenido entrante.
Tipo de contenido de envo Especifica el grupo de tipo de contenido, como Tipos de contenido de documento o Tipos de
contenido de publicacin, entre otros. Segn el grupo de tipo de contenido, adems se puede seleccionar un tipo de contenido para
la regla. Si un tipo de contenido en la organizacin usa otro nombre, puede especificar un nombre alternativo.
Condiciones Aplica otros filtros basados en la propiedad para que la regla procese.
Ubicacin de destino Especifica dnde colocar el contenido que coincide con la regla.
Puntos de envo Lugar donde se guardar el elemento que cumple con todos los criterios anteriores. Si activ la opcin Envo a
otro sitio en la configuracin del organizador de contenido, ver un cuadro desplegable que contiene una lista de otras ubicaciones
que no pertenecen al servidor actual a las que un documento puede enrutarse.

Activacin de la caracterstica Organizador de contenido para un sitio


Para usar el organizador de contenido en un sitio, se debe activar la caracterstica Organizador de contenido. Una vez activada para un
sitio, en la pgina Configuracin del sitio, en Administracin del sitio, aparecern Configuracin del organizador de contenido y
Reglas del organizador de contenido.
Nota:
Cuando se crea un sitio mediante la plantilla de sitio del Centro de registros, el organizador de contenido se activa de manera
predeterminada.

Para activar la caracterstica Organizador de contenido para un sitio


1. En la pgina Configuracin del sitio, en Acciones del sitio, haga clic en Administrar las caractersticas del sitio.
2. En la pgina Caractersticas, para Organizador de contenido, haga clic en Activar.
Despus de activar la caracterstica Organizador de contenido, podr crear reglas basadas en metadatos para mover el contenido
enviado a un biblioteca o carpeta.

275

Vea tambin
Conceptos
Introduccin a la navegacin por metadatos (SharePoint Server 2010)

276

Planeacin del almacenamiento y enrutamiento basados en


metadatos (SharePoint Server 2010)
Este artculo contiene informacin para ayudar a los profesionales de TI a planear el enrutamiento y almacenamiento de contenido
basados en metadatos mediante la caracterstica Organizador de contenido de Microsoft SharePoint Server 2010. Para obtener
informacin general acerca del enrutamiento y almacenamiento de contenido basados en metadatos, vea Introduccin al almacenamiento
y enrutamiento basados en metadatos (SharePoint Server 2010).
En este artculo:
Planeacin de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos
Determinar la forma de envo del contenido
Planeacin de la configuracin del organizador de contenido
Planeacin de reglas del organizador de contenido
Planeacin de las propiedades de la ubicacin de destino

Planeacin de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos


Uno de los desafos a los que se enfrentan los usuarios en muchas organizaciones consiste en determinar dnde debe quedar un
documento creado por ellos cuando se guarda. An ms difcil es la aplicacin de propiedades o acciones adicionales que deben
realizarse en el documento, como ms etiquetas de metadatos, permisos, directivas y flujos de trabajo.
SharePoint Server 2010 presenta la caracterstica Organizador de contenido. Una vez que se activa esta caracterstica en un sitio, el
organizador de contenido puede usarse para ordenar y, a continuacin, enviar contenido a diferentes contenedores (sitios, bibliotecas y
carpetas) basados en metadatos. Estos contenedores o ubicaciones de destino pueden tener valores de configuracin por ubicacin para
definir otras propiedades que heredar el contenido almacenado en ellos, como metadatos, permisos, directivas y flujos de trabajo
adicionales.
Mediante un organizador de contenido, solamente se pueden cargar en el sitio uno o dos documentos o colecciones de documentos. La
configuracin y las reglas del organizador de contenido pueden especificar entonces que los elementos de contenido estn sujetos a las
277

reglas y se enven a una ubicacin de destino, segn corresponda. Cada sitio puede usar una instancia individual de un organizador de
contenido, lo que permite crear un enrutamiento y almacenamiento de red de contenido en varios sitios.
Aunque etiquetar contenido con metadatos y usar el organizador de contenido pueden simplificar el modo en que se enrutan y almacenan
los documentos en la organizacin, es sumamente importante que siga los pasos cuidadosamente para planear la estrategia que mejor
satisfaga las necesidades de la organizacin. Mediante una buena planeacin e implementacin, puede estar ms seguro de que la
solucin de administracin de contenido aprovecha plenamente la infraestructura de SharePoint, a la vez que maximiza el rendimiento
del sistema y del usuario.
En este artculo se proporcionan vnculos a las hojas de trabajo de configuracin y de reglas del organizador de contenido, disponibles en
el Centro de descarga de Microsoft. Al planear la configuracin de las opciones y reglas que se aplicarn al contenido organizado
mediante un organizador de contenido, use las hojas de trabajo en combinacin con este artculo.
Descargar hojas de trabajo
Hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189018&clcid=0xC0A)
Hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189019&clcid=0xC0A)

Determinar la forma de envo del contenido


El modo en que los usuarios envan contenido que se va a organizar mediante un organizador de contenido es un factor importante para
el desarrollo de la solucin de enrutamiento y almacenamiento de contenido. Una vez que un administrador del sitio activa la funcin
Organizador de contenido de un sitio y configura opciones y reglas, los usuarios pueden cargar documentos y hacer que se enruten y
enven automticamente a la ubicacin correcta mediante uno de los mtodos siguientes:
Cargue contenido a una biblioteca temporal. Se crea una biblioteca temporal en todos los sitios que tienen la caracterstica
Organizador de contenido activada.
Use Guardar como en las aplicaciones cliente de Word, Excel y PowerPoint.
Use Enviar a desde otros sitios de SharePoint de forma manual o como parte de un flujo de trabajo, o bien, como parte del ciclo de
vida o expiracin de un documento.
Use el modelo de objetos del servicio web.
Use una zona temporal de correo electrnico. Al usar Exchange, los elementos de contenido pueden enviarse al sitio por correo
electrnico.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido, anote cmo se va a cargar o enviar el
contenido al sitio.
278

Planeacin de bibliotecas temporales


Planeacin de la configuracin del organizador de contenido
Es importante que los administradores del sitio planeen cuidadosamente el modo en que la configuracin del organizador de contenido
para el sitio afectar a la solucin general de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos. Tambin es importante probar
varias configuraciones antes de implementar la solucin activa en un sitio. La informacin proporcionada en esta seccin est pensada
para ayudar a determinar y registrar el modo en que la configuracin del organizador de contenido del sitio puede ser una parte eficaz de
la solucin de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos.
La hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido se proporciona para ayudar a planear la configuracin de un sitio.
Rellene una hoja para cada sitio en el que se active la caracterstica Organizador de contenido.

Redireccin del contenido


Con la opcin Redirigir usuarios a la biblioteca temporal, puede especificar si se redirige a los usuarios a la biblioteca temporal o no.
Si esta opcin est activada (valor predeterminado), todas las cargas se envan automticamente a la ubicacin de destino que
especifican las reglas o se colocan en la biblioteca temporal si no se aplican reglas. Si no est activada, los usuarios pueden pasar por
alto las reglas y la biblioteca temporal, y cargar documentos en otra biblioteca o carpeta.
Se crea una biblioteca temporal en todos los sitios que tienen la caracterstica Organizador de contenido activada. De forma
predeterminada, cuando se enva contenido, las reglas se aplican al documento y, a continuacin, se enva a su ubicacin de destino. Si
no se aplican reglas, el elemento se coloca en la biblioteca temporal y se enva una notificacin de correo electrnico a los
administradores de reglas. Estos, a continuacin, pueden aplicar metadatos adicionales para que los elementos coincidan con una regla
y permitir que el documento se enve a la ubicacin de destino. La biblioteca temporal usa un trabajo del temporizador que especifica
cundo se deben procesar los elementos de la biblioteca. Si un administrador de reglas aplica metadatos adicionales a un elemento de la
biblioteca temporal, se aplicar la regla y el elemento se enviar a su ubicacin de destino la prxima vez que se ejecute el trabajo del
temporizador.
Cuando se carga un documento, se muestra la ventana de propiedades de documento de la biblioteca temporal. A continuacin, es
posible seleccionar propiedades de metadatos y completar el proceso de envo. Una vez enviado, se aplican las reglas del organizador
de contenido para enviar el documento a su ubicacin de destino. Luego, se muestra al usuario la direccin URL del elemento. Esta
direccin incluye un vnculo permanente que se crea a partir de la caracterstica de identificador de documento, para que la direccin
URL suministrada siempre vincule al elemento, incluso si se mueve nuevamente. Si no se aplican reglas, el documento se coloca en la
biblioteca temporal y se puede notificar a los administradores de reglas por correo electrnico.
279

Una solucin bien diseada de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos usa reglas del organizador de contenido para
enviar todos los documentos que se envan a una biblioteca temporal a la ubicacin de destino deseada. De este modo, la biblioteca
temporal debera incluir solo los elementos enviados que no coincidieron con ninguna regla. Los documentos que permanecen en la
biblioteca temporal permiten a los administradores de reglas identificar aquellos que no coinciden con ninguna regla y crear, a
continuacin, una regla o requerir etiquetas de metadatos adicionales para aplicar.
Al redirigir usuarios a una biblioteca temporal, es importante que tengan en cuenta el propsito especfico de la biblioteca temporal y que
sepan que lo que vern en la ventana de propiedades refleja los tipos de contenido que se definen en la galera del sitio y no
necesariamente los tipos de contenido de la biblioteca en la que pueden estar trabajando.
Accin de hoja de trabajo: e la hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido, anote si los usuarios se redirigen o no a
la biblioteca temporal.

Envo a otro sitio


Si se selecciona esta opcin, se pueden crear reglas para que las cargas al sitio actual se enven a otro sitio que tambin tenga activada
la funcin Organizador de contenido. Al crear una nueva regla, en la pgina de configuracin de regla, una lista desplegable muestra
todas las ubicaciones de destino a las que se pueden enviar elementos. Para agregar un nuevo destino que no est incluido en la lista,
debe agregar la informacin de configuracin del sitio mediante la pgina Configurar conexiones de Enviar a de Administracin central.
La lista de centros de documentos y registros se mantiene por aplicacin web. Por ejemplo, si dispone de un sitio web en el puerto 80 y
va a agregar una nueva biblioteca de documentos de destino a una aplicacin web que est en el puerto 81, debe agregar la direccin
URL para el servicio web de archivo oficial de la biblioteca a la lista de conexiones de Enviar a para la aplicacin web en el puerto 80. La
direccin URL del servicio web se escribe en el cuadro de edicin de enrutador a direccin URL y adopta el formato
http://miServidor/miSubsitio/_vti_bin/OfficialFile.asmx. No se puede agregar sitios que no tengan activada la caracterstica Organizador de
contenido.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido, anote si permitir reglas para especificar
otro sitio como una ubicacin de destino.

Creacin de particiones de carpeta


En SharePoint Server 2010, no hay ningn lmite para el nmero de elementos que puede contener una carpeta. Sin embargo, existe un
lmite prctico en la cantidad de elementos que puede mostrar una vista de lista cuando se visualiza el contenido de una carpeta,
conocido como Umbral de la vista de lista y que, de forma predeterminada, es de 5.000 elementos. Mediante el uso de un organizador de
contenido, puede especificar lo que sucede cuando una carpeta supera el nmero mximo especificado de elementos y la cantidad de
elementos se vuelve demasiado grande como para ser til en las vistas de lista estndar.
Mediante la opcin Creacin de particiones de carpeta de la Configuracin del organizador de contenido, puede determinar que se creen
subcarpetas cuando la ubicacin de destino sea demasiado grande. De forma predeterminada, esta configuracin especifica que se
280

creen nuevas carpetas cuando la ubicacin de destino exceda los 2.500 elementos. Cada subcarpeta heredar las propiedades de la
ubicacin de destino de la que deriva. Por lo tanto, si tiene, por ejemplo, una carpeta denominada "Currculum vtae" que tiene permisos
especiales que se necesitan para ver y editar los elementos que contiene, las subcarpetas creadas a partir de esa carpeta heredarn los
mismos requisitos de permisos.
Es importante que conozca la estructura de carpetas general del sitio o la biblioteca. El propsito principal de las carpetas es organizar el
contenido para que coincida con la funcionalidad esperada del sitio o la biblioteca. La opcin Creacin de particiones de carpeta se debe
considerar detenidamente como parte de una estructura de carpetas general o incluso despus de que se establezca una estructura de
carpetas.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido, anote si desea crear subcarpetas
cuando se supere el nmero de elementos en la ubicacin de destino y si el formato de subcarpetas de nombre de carpeta debe crearse
mediante la opcin de creacin de particiones de carpeta.

Envos duplicados
En una organizacin grande siempre es posible que se enven a un sitio varios documentos con el mismo nombre y metadatos. Si el
control de versiones de SharePoint est habilitado en la biblioteca de documentos, el organizador de contenido lo usa de forma
predeterminada para diferenciar elementos con el mismo nombre. En Configuracin del organizador de contenido, tiene dos opciones
para envos duplicados. En primer lugar y de forma predeterminada, puede usar el control de versiones de SharePoint. Para ello, el
control de versiones debe estar habilitado para la biblioteca de documentos. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin del
control de versiones, vea Planeacin del control de versiones, la aprobacin de contenido y las desprotecciones (SharePoint Server
2010). La segunda opcin es especificar que el organizador de contenido anexe caracteres nicos al final de los nombres de archivo
duplicados. Si no est habilitado el control de versiones para una biblioteca de destino, el organizador de contenido anexar caracteres
nicos a los envos duplicados, independientemente de la configuracin seleccionada. Es importante recordar que los caracteres nicos
anexados al nombre de archivo no identifican al elemento de una forma especial. Esto podra impedir que los usuarios encuentren
fcilmente el documento que desean si hay demasiados documentos que tienen el mismo nombre, ya que los caracteres nicos que se
anexan al nombre no proporcionan una forma de identificacin significativa.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido, anote si desea usar el control de
versiones de SharePoint (valor predeterminado) o anexar caracteres nicos al final de los nombres de archivo duplicados.

Conservar el contexto
Cuando se activa esta configuracin, los registros de auditora y propiedades originales incluidos en un documento se conservan y se
almacenan junto con l. Esto es importante cuando desea conservar toda la informacin histrica acerca del documento, como un
documento enviado a un sitio del Centro de registros. Cuando se conserva el contexto, los usuarios pueden hacer clic en Detalles de
cumplimiento en la pgina Ver propiedades de un elemento.
281

Nota:
La conservacin del contexto afecta al almacenamiento. Los datos de auditora pueden incrementarse rpidamente y ocupar gran
cantidad de espacio en una base de datos de contenido, especialmente si se activ la vista de auditora. Para obtener ms informacin
acerca del modo en que los datos de auditora pueden afectar a la capacidad de almacenamiento, vea la seccin sobre planeacin y
configuracin de la capacidad de almacenamiento y SQL.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido, anote si desea guardar o no los
registros de auditora y las propiedades originales de los documentos enviados a este sitio.

Administradores de reglas
Puede especificar los usuarios que pueden crear y editar reglas. Los administradores de reglas deben tener permisos de administracin
de sitios web a fin de crear y editar reglas. Adems, deben estar familiarizados con los conjuntos de trminos y trminos de metadatos
para poder crear reglas que implementen de la manera ms eficaz la solucin de enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos.
Tambin es importante que determinen las consecuencias ms amplias de las reglas que crean, por ejemplo, es importante que todos los
administradores de reglas de la organizacin determinen la medida correcta que se debe tomar cuando una carpeta se llena demasiado.
En la mayora de los casos, la persona que crea la regla va a ser el administrador de la regla. Sin embargo, en algunas circunstancias,
como cuando se crea una serie de nuevas reglas, se pueden especificar otros administradores de reglas que sern responsables de
asegurarse de que la regla est cumpliendo los objetivos originales. Si se especifica que se enve un correo electrnico a los
administradores de reglas cuando los envos no coincidan con una regla o cuando se deje contenido en la biblioteca temporal, es posible
que se desee especificar varios administradores de reglas en caso de que el administrador original no est disponible. Los
administradores de reglas tienen permisos para editar todos los elementos de la biblioteca temporal para poder introducir metadatos que
faltan o corregir metadatos incorrectos que son necesarios para que un documento coincida con una regla.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de configuracin del organizador de contenido, anote los usuarios o grupos que van a
actuar como administradores de reglas para el sitio.

Planeacin de reglas del organizador de contenido


Las reglas del organizador de contenido son la base del enrutamiento y almacenamiento de contenido basados en metadatos. Las
condiciones de las reglas son las que determinan si la regla debe aplicarse o no a un elemento. A continuacin, si todas las condiciones
de la regla son verdaderas, la ubicacin de destino especifica dnde enviar el elemento.
282

Al crear reglas, se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes. Por ejemplo, podra ser mejor crear reglas comunes, para crear
y enviar a una carpeta nica para cada valor nico de una columna de metadatos determinada. Cree reglas que traten todos los envos
posibles. Puede hacer esto mediante la creacin de tan solo una regla simple que se aplique a un determinado tipo de contenido o
mediante la creacin de muchas reglas que se enven de varias formas complejas. Si la biblioteca temporal contiene muchos elementos
que no coinciden con ninguna de las reglas, es importante comprobar esos elementos para determinar por qu no se aplican reglas. Esto
puede ocurrir si las reglas no reflejan las propiedades de metadatos disponibles para los usuarios al etiquetar un documento.
La informacin proporcionada en esta seccin est pensada para ayudar a planear reglas que sern una parte efectiva de la solucin de
enrutamiento y almacenamiento basados en metadatos. La hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido se proporciona para
ayudar a planear las reglas. Rellene una hoja para cada nueva regla que vaya a crear.

Determinacin del nombre de regla


El nombre de regla se usa en los informes de contenido y de plan de archivos del sitio. Establezca una convencin de nomenclatura de
regla para que las reglas especficas en los informes y la lista Reglas del organizador de contenido se identifiquen ms fcilmente. Si es
posible, el nombre de regla debe indicar el objetivo de la misma, los tipos de documentos que organiza o proporcionar alguna distincin
de las condiciones de la regla.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido, anote el nombre de la regla.

Determinacin del estado y la prioridad de la regla


Al crear una regla, puede especificar si la regla est activa o inactiva. Si una regla est activa, puede especificar una prioridad de 1, que
es la prioridad ms alta, a 9, que es la prioridad ms baja. Si hay ms de una regla que cumpla las condiciones, primero se aplicar la
regla de prioridad ms alta.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido, anote la prioridad de la regla.

Determinacin del tipo de contenido


Una regla debe definir al menos una propiedad de metadatos: el tipo de contenido. A partir del tipo de contenido puede seleccionar
propiedades adicionales que se van a usar en las condiciones para la regla. Si un tipo de contenido tiene un nombre alternativo o alias en
otro sitio, puede especificarlo aqu. Los grupos de tipo de contenido disponibles son los que estn actualmente en la coleccin de sitios o
en el sitio actual. Cuando un documento coincide con una regla por el alias de tipo de contenido, el documento se organizar por el tipo
de contenido de la regla y no por el alias de tipo de contenido. Los tipos disponibles son solo los del grupo de tipo de contenido
seleccionado.
Puede crear una regla que se aplicar a los documentos de un tipo de contenido desconocido si selecciona Este tipo de contenido
tiene nombres alternativos en otros sitios y escribe * en Agregar nombre alternativo.
Tipos y grupos de tipos de contenido disponibles (valor predeterminado)
283

Business
Intelligence

Organizador Activos
de contenido digitales

Documento

Conjunto de
documentos

Diseo de pgina

Publicacin Especial

Informe

Envo de
correo
electrnico

Audio

Pgina
bsica

Conjunto de
documentos

Pgina de artculo

Pgina

Imagen

Documento

Pgina de
redireccionamiento

Diseo de
pgina

Activo de
medios
enriquecidos

Columnas de
Dublin Core

Pgina de bienvenida Pgina


maestra de
publicacin

Vdeo

Formulario

Elemento de
pgina web
con lista de
estado

Vnculo a un
documento
Estilo de
vista de lista
Pgina
maestra
Imagen
Pgina de
elementos
web
Pgina Wiki
284

Tipo de
documento
desconocido

Personalizado

Tambin puede crear una regla que se aplicar a un tipo de contenido personalizado que se deriv de un tipo de contenido
predeterminado (de la tabla anterior) como el tipo de contenido primario.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido, anote el grupo de tipo y el tipo de contenido,
as como los nombres alternativos en otros sitios.

Planeacin de condiciones
Las reglas se aplican en condiciones basadas en propiedades. Puede definir hasta 6 condiciones en una sola regla. Todas las
condiciones deben cumplirse para que se aplique la regla y se enve el elemento a su ubicacin de destino. Las propiedades que estn
disponibles para su uso en una condicin son aquellas asociadas al tipo de contenido. Debido a que se debe especificar al menos un tipo
de contenido, habr al menos una condicin. Cuando especifica un tipo de contenido, pero no define ninguna condicin adicional basada
en propiedades, la regla organizar todos los elementos basndose nicamente en el tipo de contenido.
Cuando se define una condicin, para que se cumpla, el valor debe ser el producto de una propiedad y un operador. No puede
especificar caracteres comodn como valor de una condicin. Si un valor no coincide con la condicin, no se aplicar la regla y el
elemento permanecer en la biblioteca temporal.
Accin de hoja de trabajo: use la pgina de reglas del organizador de contenido para determinar las propiedades disponibles para el
tipo de contenido seleccionado y, a continuacin, anote las condiciones para la regla.

Planeacin de la ubicacin de destino


Cada regla debe especificar una ubicacin de destino a la que se enviarn los elementos que coincidan con la regla. La ubicacin de
destino puede ser otro sitio, biblioteca o carpeta. Una regla tambin puede especificar que se cree una nueva carpeta en la ubicacin de
destino para cada valor nico de una propiedad determinada. Cuando se especifica otra biblioteca, esta debe incluir el tipo de contenido
especificado en la regla.
Puede especificar un formato para los nuevos nombres de carpeta. De forma predeterminada, un nuevo formato de nomenclatura de
carpeta es "%1 - %2", donde %1 se reemplaza por el nombre de la propiedad y %2 se reemplaza por el valor de la propiedad. Por
ejemplo, si us la propiedad Report Status y recibi un nuevo elemento donde el valor de Report Status es "Complete", creara una
carpeta denominada "Report Status - Complete". Si hay muchas propiedades nicas y se van a crear muchas carpetas nuevas,
asegrese de especificar un formato para los nombres de carpeta que tenga sentido para los usuarios de la organizacin.
Cuando decida crear nuevas carpetas para cada propiedad nica, es importante que tenga en cuenta el nmero de elementos que puede
haber en cada nueva carpeta. Considere la posibilidad de crear carpetas segn una propiedad nica cuando esa agrupacin de
elementos tenga sentido. Si se crea una nueva carpeta para cada propiedad nica cuando es posible que haya cientos o incluso miles de
propiedades nicas, se podra crear una cantidad de carpetas confusa e innecesaria, con lo que resultara difcil navegar por las vistas de
lista estndar.
285

Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido, anote la ubicacin de destino, si se crea o no
automticamente una nueva carpeta para cada valor nico de una propiedad y el formato del nombre de la nueva carpeta.

Planeacin de las propiedades de la ubicacin de destino


Una vez que un elemento de contenido se enva a su ubicacin de destino, se pueden aplicar las nuevas propiedades y valores de
configuracin que se aplican a todos los elementos de esa ubicacin. Por ejemplo, todos los elementos de una biblioteca "Recursos
humanos" pueden tener permisos de visualizacin restringidos. Si se especifica que se creen nuevas subcarpetas desde la ubicacin de
destino, esas carpetas heredarn las propiedades de la ubicacin de destino primaria. Se pueden especificar propiedades y opciones de
configuracin adicionales en el nivel del sitio, en Configuracin del sitio y en el nivel de la biblioteca, en Configuracin de biblioteca.
Propiedades adicionales
Permisos Al enrutar contenido a una ubicacin de destino basada en metadatos, puede especificar una ubicacin de destino con
permisos nicos, mediante el uso de metadatos para aplicar permisos de manera efectiva.
Control de versiones Al enrutar contenido a una ubicacin de destino basada en metadatos, esta ubicacin puede especificar el
historial de versiones de un documento en particular (control de versiones).
Metadatos Al enrutar contenido a una ubicacin de destino basada en metadatos, esa ubicacin puede aplicar metadatos y palabras
clave de empresa adicionales.
Directivas de retencin y tipo de contenido Al enrutar contenido a una ubicacin de destino basada en metadatos, el contenido
de esa ubicacin puede estar sujeto a una directiva de retencin, lo que asegura que el contenido se guarde.
Flujos de trabajo Al enrutar contenido a una ubicacin de destino basada en metadatos, el contenido en esa ubicacin puede estar
sujeto a flujos de trabajo.
Accin de hoja de trabajo: en la hoja de trabajo de reglas del organizador de contenido, anote las propiedades adicionales que se
aplicarn en la ubicacin de destino.

Vea tambin
Conceptos
Introduccin al almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos (SharePoint Server 2010)
Introduccin a la navegacin por metadatos (SharePoint Server 2010)
286

Otros recursos
Plan managed metadata (SharePoint Server 2010)

287

Introduccin a la navegacin por metadatos (SharePoint Server


2010)
En este artculo se incluye informacin que ayuda a diseadores y planificadores de soluciones a comprender cmo puede usarse la
caracterstica Filtrado y navegacin por metadatos en Microsoft SharePoint Server 2010 como parte de una solucin global de
administracin de documentos.
En este artculo:
Acerca de la navegacin por metadatos en SharePoint Server 2010
Controles de navegacin por metadatos para usuarios
Controles para propietarios de listas
Indizacin automtica
Consultas indizadas
Consultas de reserva

Acerca de la navegacin por metadatos en SharePoint Server 2010


Filtrado y navegacin por metadatos es una nueva caracterstica de SharePoint Server 2010 que permite a los usuarios filtrar y buscar
contenido en bibliotecas de documentos utilizando metadatos. Esta nueva caracterstica incluye lo siguiente:
Interfaz de usuario sencilla La navegacin por metadatos se basa en el control de jerarqua de la vista de rbol de SharePoint y lo
combina con un nuevo control, Filtros clave, que proporciona a los usuarios una herramienta eficaz en la bsqueda de contenido
basado en metadatos.
Controles para propietarios de listas Mediante la configuracin de la navegacin por metadatos, los propietarios de listas pueden
promover campos de una lista como campos de navegacin clave. Los usuarios que ven esas listas podrn filtrar an ms la vista de
la lista actual, de modo que se muestren nicamente los elementos con los valores deseados en esos campos.
288

Indizacin automtica Este proceso opcional puede crear ndices de listas automticamente segn los campos promovidos como
campos de navegacin para una lista. La indizacin automtica puede mejorar los resultados de las consultas y mejorar el
rendimiento.

Controles de navegacin por metadatos para usuarios


La navegacin por metadatos se basa en caractersticas de navegacin para vistas de listas que ya existen en SharePoint. Las vistas de
listas que no tienen configurada la navegacin por metadatos proporcionan una vista jerrquica sencilla y funcionan bien cuando se
busca contenido por su estructura fsica; por ejemplo, sitios, bibliotecas y carpetas. No obstante, esas vistas de lista se bloquean al
intentar navegar por varios elementos, o bien por el umbral de vista de lista cuando se examinan carpetas que contienen ms de cinco
mil elementos.
Nota:
De manera predeterminada, el umbral de vista de lista es 5000 elementos. Los administradores pueden cambiar este umbral mediante
Windows PowerShell.
La navegacin por metadatos ampla las funcionalidades de vistas de listas y las combina con un control Filtros clave para que a los
usuarios les resulte ms fcil buscar contenido filtrando una vista de documentos a un subconjunto basado en uno o ms filtros de
navegacin.
La navegacin por metadatos incluye los siguientes controles para usuarios:
Jerarquas de navegacin Permiten el uso y la ampliacin de las funcionalidades de vistas de listas para navegar por jerarquas de
carpetas, tipos de contenido, campos de eleccin o conjuntos de trminos de metadatos administrados. Esto permite a los usuarios
utilizar vistas de listas para filtrar en una jerarqua de metadatos as como navegar por carpetas.
Al seleccionar un elemento en una jerarqua para una columna de metadatos administrados, se mostrarn todos los elementos que
estn etiquetados con el trmino especificado o cualquiera de sus trminos descendientes para el campo asociado a esa jerarqua.
Los usuarios luego pueden volver a seleccionar el elemento para filtrar solo segn ese trmino concreto y no incluir los trminos
descendientes secundarios.
Las jerarquas de navegacin trabajan en conjunto con filtros especificados en la definicin de vista de lista y con filtros especificados
en las columnas del elemento web de vista de lista. Estas jerarquas, en combinacin con filtros clave, proporcionan hasta cuatro
formas distintas de filtrar una lista.
289

Filtros clave Este control aparece debajo del control de jerarqua del sitio y puede constar de varios campos, como fecha, eleccin,
tipo de contenido, campos con valores mltiples o valor nico, moneda, s/no y campos de usuario. Se puede aplicar cualquier
nmero de filtros clave en combinacin con una jerarqua de navegacin seleccionada.
Los filtros clave se pueden especificar para una gama mucho ms amplia de tipos de columna y constan de un campo en blanco que
coincide con el tipo de columna que representa. Los usuarios podrn escribir texto en el campo para filtrar segn esa columna. Por
ejemplo, puede agregar la columna modificado por como un filtro clave y, a continuacin, escribir un nombre para mostrar de
usuario o un alias de nombre de usuario y determinar obtener resultados donde modificado por coincida con ese usuario. Puede
utilizarse cualquier nmero de filtros clave al mismo tiempo y tambin se pueden utilizar en combinacin con una jerarqua de
navegacin.
Los campos de filtros clave de metadatos administrados permiten especificar varios trminos escribiendo y seleccionando en las
sugerencias que se muestran. Tambin puede usarse un campo de metadatos administrados especialmente controlado que se
denomina Todas las etiquetas, que hace corresponder los trminos de entrada con los valores de campo de un elemento en
cualquiera de los campos de metadatos administrados del esquema de lista. Si el usuario est en la carpeta raz de la lista, luego
aplicar filtros clave para consultar sobre todos los elementos que pertenezcan a cualquiera de las carpetas de la lista.

Controles para propietarios de listas


Una vez habilitada la caracterstica Filtrado y navegacin por metadatos para un sitio, lista o biblioteca, los propietarios pueden configurar
las opciones en la pgina Configuracin de navegacin por metadatos que est disponible en la lista o en la pgina de configuracin de
la biblioteca de documentos. Los propietarios pueden especificar la jerarqua de navegacin y los filtros clave, y pueden especificar si las
columnas deben indizarse automticamente.

Indizacin automtica
En la pgina Configuracin de navegacin por metadatos de una lista o biblioteca, los propietarios de listas pueden usar la opcin de
configuracin Configurar indizacin automtica de columnas para esta lista para especificar si los ndices deben crearse
automticamente en la lista de modo que coincidan con la jerarqua de navegacin y los campos de filtros clave seleccionados. Si se
habilita esta opcin (manera predeterminada), cuando se guarda la pgina de configuracin de navegacin de metadatos, ocurre lo
siguiente:
Se crearn ndices de una sola columna en todos los campos admitidos de la jerarqua de navegacin.

290

Se crearn ndices de una sola columna en todos los campos de filtros clave admitidos, a excepcin de los campos de tipo de
contenido y de eleccin.
Se crearn ndices compuestos en todas las combinaciones admitidas de jerarquas de navegacin y filtros clave.
Cuando los ndices se crean automticamente, se permiten consultas para listas que tienen ms elementos que el umbral de vista de
lista. En algunos casos, quizs deba deshabilitar esta configuracin y configurar ndices personalizados. Por ejemplo, si una combinacin
de columna nica e ndices compuestos supera 20, la indizacin automtica debe deshabilitarse.

Consultas indizadas
Cuando est habilitada la caracterstica Filtrado y navegacin por metadatos para un sitio, la optimizacin integrada seleccionar el mejor
ndice para trabajar cada vez que se carga una vista de lista. Cada vez que un usuario carga una vista de lista o actualiza una vista de
lista mediante la aplicacin de un filtro nuevo, al borrar un filtro o mediante la aplicacin de un orden en un campo; la optimizacin de
consultas determina la mejor manera de consultar la base de datos sin umbral de vista.

Consultas de reserva
Si la navegacin por metadatos determina que la solicitud de un usuario actual no puede expresarse como una consulta indizada que es
selectiva, se construir y ejecutar una consulta de reserva. Una consulta de reserva es una versin modificada de la consulta original
que efectu el usuario, que est dirigida solo a una parte de la lista en lugar de la lista completa. Las consultas de reserva intentan
mostrar al usuario un conjunto de resultados parcial que puede ser til, aunque la consulta original no se haya podido ejecutar debido al
umbral de la vista de lista. Asimismo, las consultas de reserva pueden servir como advertencia para propietarios de listas cuando la
distribucin de datos de la lista est sesgada o cuando algunas consultas ejecutadas por usuarios no devuelven un conjunto de
resultados completo. Esto significa que los usuarios pueden tener bloqueado el acceso al contenido que necesitan. Las consultas de
reserva, en ocasiones, devuelven 0 resultados, si ningn elemento de la parte de la lista examinada por la consulta contiene resultados
que coincidan con la consulta original del usuario.
Puesto que los resultados de una consulta de reserva son slo un conjunto parcial de los elementos que el usuario ha solicitado, se
indica al usuario a travs de un mensaje en pantalla que solo se est mostrando un conjunto parcial de resultados y que, para ver un
conjunto completo, debe aplicar ms filtros. Cada vez que un usuario especifica un filtro adicional es otra oportunidad para el motor de
consulta de buscar una combinacin de ndice y filtro selectivo que no supere el umbral de vista de lista que resulta en una excepcin de
umbral.

291

Vea tambin
Conceptos
Introduccin al almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos (SharePoint Server 2010)

292

Planeacin de las bibliotecas de documentos (SharePoint


Server 2010)
Este artculo describe cmo planear bibliotecas de documentos e integrar las bibliotecas en una solucin de administracin de
documentos de Microsoft SharePoint Server 2010.
Las bibliotecas de documentos son colecciones de archivos de SharePoint Server que se comparten con otros usuarios del sitio. Casi
todas las caractersticas de administracin de documentos se proporcionan a travs de bibliotecas de documentos. Como parte de la
planeacin de la administracin de documentos, debe determinar qu tipo de bibliotecas de documentos se ajusta mejor a las
necesidades de la organizacin.

Planeacin de las bibliotecas de documentos


En este artculo:
Determinacin del tipo de biblioteca
Planeacin del flujo de contenido
Promocin de bibliotecas de documentos desde aplicaciones cliente de Office
Hoja de trabajo

Determinacin del tipo de biblioteca


Al identificar las bibliotecas de documentos que mejor responden a las necesidades de su organizacin, es posible que tambin
determine que necesita varios sitios o colecciones de sitios. Por ejemplo, si est creando contenido de publicacin para clientes externos,
podra necesitar un sitio (y una biblioteca) para crear y revisar el contenido, y otro sitio (probablemente en una instalacin de SharePoint
Server 2010 independiente) para publicar el contenido.
Al planear bibliotecas de documentos para varios sitios, es posible que tambin deba planear el modo de flujo de contenido de un sitio a
otro: por procesos manuales, flujos de trabajo o soluciones personalizadas.
En la siguiente tabla se enumeran los usos tpicos de las bibliotecas de documentos:
293

Biblioteca

Propsito

Biblioteca en un sitio de grupo

Colaboracin; fcil uso compartido de contenido entre compaeros;


control de contenido, como control de versiones; bsqueda de
SharePoint Server.

Biblioteca en un rea de portal

Contenido destinado a una audiencia ms amplia de la


organizacin. Es similar a una biblioteca en un sitio de grupo, pero
generalmente se implementa a travs de un proceso de revisin y
aprobacin ms exigente.

Biblioteca en un Sitio del Centro de documentacin

Biblioteca a gran escala que resulta til como base de


conocimientos o archivo histrico de la empresa. Incluye
caractersticas para ayudar a los usuarios a desplazarse, buscar y
administrar una gran cantidad de documentos en una jerarqua
profunda, mediante un conjunto de elementos web especializados.

Biblioteca en un repositorio de registros

Administracin de registros especializados; cada biblioteca


corresponde a un tipo de registro, como contratos, que la
organizacin debe conservar para fines de conformidad con las
leyes. Las bibliotecas conservan documentos, metadatos y
auditoras asociadas, y estn diseadas para ser de solo lectura.

Biblioteca en un sitio de Internet (HTML)

Contiene pginas web para incorporar en un sitio web de Internet o


intranet. SharePoint Server permite editar pginas web directamente
y administra automticamente las bibliotecas de documentos
subyacentes para cada pgina.

Biblioteca en un sitio de Internet (hbrido)

Contenido disponible para descarga desde un sitio web. Permite


presentar el contenido de bibliotecas de documentos en un sitio de
Internet.

Biblioteca de diapositivas

Admite el uso compartido, la administracin y la reutilizacin de


diapositivas de Microsoft PowerPoint.
294

El siguiente ejemplo muestra cmo usar el anlisis que realiz en Anlisis del uso de documentos como ayuda para planear la
organizacin de bibliotecas de documentos de la empresa. En este ejemplo, Contoso Ltd. ofrece contenido a los clientes en funcin de
estudios de mercado. La creacin del contenido est principalmente a cargo de consultores que trabajan de forma remota. Esto se realiza
en un ciclo en el que:
1. Un socio evala ideas de contratacin y solicitudes de propuestas.
2. Una vez que se ha establecido un contrato, un jefe de proyecto rene a un grupo de consultores y crea un sitio de trabajo especfico
para la contratacin, en el que se registran los resultados de la investigacin y se completa el proyecto.
3. Cuando el proyecto est listo, los documentos de entrega se publican en un sitio de Internet protegido, donde los clientes tienen
acceso a ellos.
4. El grupo escribe documentos de procedimientos recomendados y casos prcticos basados en el proyecto.
5. Los administradores de conocimiento recopilan, organizan y archivan los procedimientos recomendados y otros documentos.
6. Los documentos de entrega, los contratos y otros documentos se conservan como registros corporativos.
7. Los asociados usan el contenido que mantienen los administradores de conocimiento para evaluar las oportunidades y crear nuevas
propuestas.
La siguiente tabla muestra un anlisis de uso de documentos para este caso:

Documentos

Propsito

Autor

Ideas de contratacin y solicitudes

Desarrollar nuevas contrataciones de


clientes

Jefe del proyecto Director de ventas,


jefe del proyecto

Propuestas

Describir una propuesta de contratacin


del cliente

Jefe del proyecto Administradores de .doc


proyectos,
integrantes del grupo
del proyecto, clientes

Contratos

Confirmar una contratacin de consultora Abogado

295

Usuarios

Formato

.doc

Jefe del proyecto,


.doc
administrador del
proyecto, director de

Documentos

Propsito

Autor

Usuarios

Formato

ventas, clientes
Resultados de investigacin y borradores Generar los documentos relacionados con Jefe del proyecto, Editores, revisores
de documentos de entrega del proyecto
la contratacin del cliente
colaborador del tcnicos
proyecto,
consultor

.doc y
otros tipos

Documentos de entrega

Generar documentos de entrega finales,


probablemente convertidos a partir del
formato .doc

.pdf

Procedimientos recomendados y
documentos de casos prcticos

Capturar conocimientos de la organizacin Colaborador del Todos los


Distintos
proyecto,
integrantes del grupo tipos
consultor,
administrador de
conocimiento

Registros corporativos

Conservar determinado contenido; por


ejemplo, documentos de entrega, como
registros corporativos

Jefe del proyecto Clientes

Todos

Administradores de
registros
corporativos,
abogados
corporativos

Todos

Este anlisis de uso de documentos sugiere lo siguiente:


Los jefes de proyecto necesitan contar con bibliotecas en sitios de grupo para almacenar ideas de contratacin, solicitudes de
contratacin y borradores de propuestas.
Los abogados necesitan contar con bibliotecas en un portal o en un sitio de administracin de documentos centralizado para
almacenar plantillas de contratos y contratos activos.
Los jefes de proyecto y los colaboradores necesitan contar con bibliotecas en sitios de grupo para crear resultados de
investigaciones, documentos de entrega y casos prcticos.
Los clientes necesitan contar con bibliotecas en un sitio de Internet para ver los documentos de entrega finales.
296

Todos los integrantes de la empresa necesitan tener acceso a un sitio del Centro de documentacin para ver los documentos de
procedimientos recomendados y casos prcticos.
Los administradores de registros corporativos y los abogados necesitan tener acceso a un repositorio de registros de empresa para
mantener los registros corporativos.
La siguiente ilustracin muestra cmo se pueden distribuir estas bibliotecas. Los sitios se hospedan en tres colecciones de sitios: una
coleccin de sitios de Internet para acceso de clientes, una coleccin de sitios de extranet para la creacin remota por parte de los
integrantes del grupo y una coleccin de sitios de intranet para el mantenimiento seguro del sitio de administracin de registros.

297

298

Actividad de hoja de trabajo

La hoja de trabajo de bibliotecas de documentos (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0xC0A) se proporciona para


registrar las decisiones de planeacin de bibliotecas. Use esta hoja de trabajo para enumerar las bibliotecas necesarias para la solucin,
junto con los tipos de documentos que contienen. Tenga en cuenta que las bibliotecas pueden contener ms de un tipo de documento.

Planeacin del flujo de contenido


El contenido de una solucin de administracin de documentos suele ser dinmico, ya que se traslada de un sitio a otro segn sea
necesario para satisfacer las necesidades de los usuarios de los documentos. Por lo tanto, durante la planeacin de las bibliotecas de
documentos, tambin deber planear el flujo de contenido de una biblioteca o un sitio a otros. SharePoint Server ofrece las siguientes
opciones para mover contenido, ya sea de forma manual o dinmica:
Puede crear flujos de trabajo personalizados para copiar o mover contenido de una biblioteca o un sitio a otros. El flujo de trabajo
gua un documento a travs de un proceso de negocio, asignando tareas a los participantes cuando se activa su rol en el ciclo de
vida del documento. Los flujos de trabajo pueden disearse para mover un documento de una biblioteca o un sitio a otros. Para
obtener informacin sobre la planeacin de flujos de trabajo, vea Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint
Server 2010).
Los autores pueden copiar un documento en una biblioteca de cualquier sitio en el que tengan permisos de creacin. La relacin
entre el documento de origen y de destino se mantiene para que la copia pueda actualizarse segn sea necesario.
Las pginas web y los sitios web completos se pueden almacenar provisionalmente y publicar de un sitio a otro, ya sea de forma
manual o automtica segn una programacin.
El contenido puede enviarse al sitio de administracin de registros mediante la interfaz de usuario de SharePoint Server, un flujo de
trabajo o una solucin personalizada basada en el modelo de objetos de Microsoft SharePoint Foundation.
Mediante carpetas web o sitios de red, un autor puede copiar o mover manualmente contenido de una biblioteca de documentos de
una biblioteca o un sitio a otros.
Retomando el ejemplo anterior, en la siguiente ilustracin se muestra cmo aplicar algunas de estas tcnicas de flujo de contenido.
Tenga en cuenta que el sitio de Internet preconfigurado se ha agregado al sitio del portal de creacin.

299

Mediante el uso de caractersticas de publicacin, el autor puede publicar pginas web en el sitio de Internet.
Mediante el comando Copiar, el autor puede copiar documentos en el sitio del Centro de documentacin.
300

Mediante el uso de un flujo de trabajo personalizado, el autor puede copiar documentos en las bibliotecas de documentos del sitio de
Internet.
Mediante el uso del comando para enviar al Repositorio de registros, el autor puede enviar contratos al Repositorio de registros
empresariales.

Promocin de bibliotecas de documentos desde aplicaciones cliente de Office


Se pueden personalizar los cuadros de dilogo Abrir y Guardar de Microsoft Office Professional 2010 para animar a los miembros de la
organizacin a usar las bibliotecas de documentos como ubicaciones de almacenamiento. Al agregar sitios a la barra Mis direcciones
ubicada junto a los cuadros de dilogo Abrir y Guardar, se puede proporcionar acceso con un solo clic a las ubicaciones donde los
usuarios deben almacenar sus documentos. Esto permite a los miembros del equipo interactuar con las bibliotecas de documentos
durante la accin de guardar desde aplicaciones cliente de Office Professional 2010, en lugar de tener que ir directamente al servidor
para cargar sus documentos.
Para promover el uso de los sitios en los cuadros de dilogo Abrir y Guardar, es posible publicarlos mediante un servicio web. Este
servicio proporciona una lista de sitios destinados a usuarios especficos segn sus roles o los sitios de los que son miembros. Una
aplicacin cliente de Office Professional 2010 puede detectar automticamente este servicio web a travs de Mis sitios de SharePoint del
usuario. Otros productos de servidor tambin pueden implementar este servicio web y proporcionar la ubicacin del servicio a la
aplicacin cliente de Office. Una vez finalizada la configuracin, Office Professional 2010 agregar una entrada a la barra Mis direcciones
e incluir las ubicaciones definidas por el servicio web.
Como alternativa, los administradores pueden establecer claves del Registro para agregar sitios especficos a la barra Mis direcciones en
los cuadros de dilogo Abrir y Guardar de Office. Las claves del Registro se implementan mediante directivas de grupo y una plantilla
del servicio de directorio de Microsoft Active Directory proporcionada con el Kit de recursos de Office 2010.
Es posible limitar las ubicaciones en las que los miembros de la organizacin pueden guardar contenido mediante el cuadro de dilogo
Guardar de Office. Por ejemplo, puede restringir la capacidad de guardar archivos en equipos de escritorio y obligar a los usuarios a
guardar el contenido en una biblioteca de documentos. Office Professional 2010 permite controlar las ubicaciones que los usuarios
pueden explorar para guardar sus documentos y los gua para guardarlos en ubicaciones aprobadas. Tenga en cuenta que esto no
garantiza que los usuarios no guarden archivos en sus equipos locales u otras ubicaciones no aprobadas. Existen muchas maneras de
introducir archivos en un equipo y las personas que realmente tengan la intencin de hacerlo podran sobrepasar la mayora de las
restricciones. Sin embargo, al limitar el acceso a estas ubicaciones mediante el cuadro de dilogo Guardar de Office, puede reducir
considerablemente la cantidad de miembros del equipo que usarn las ubicaciones no aprobadas.
Para restringir las ubicaciones disponibles en el cuadro de dilogo Guardar de Office, use directivas de grupo para establecer las claves
del Registro apropiadas para habilitar esta configuracin y definir las ubicaciones locales, de red o de servidor aprobadas. Cuando esta
301

opcin est habilitada, cualquier ubicacin que no se haya definida de esta manera, incluidos los vnculos estndar a las carpetas del
escritorio y a Mis sitios de red, se quitar de la barra Mis direcciones.
La lista de ubicaciones aprobadas puede estar limitada a una o varias aplicaciones de Office. Por ejemplo, un administrador puede
restringir las ubicaciones para guardar en Microsoft Access y permitir que se guarde en cualquier ubicacin en otras aplicaciones de
Office.

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo para registrar la informacin tratada en este artculo:
Hoja de trabajo Document libraries (Bibliotecas de documentos) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0xC0A)

302

Planeacin del almacenamiento del contenido empresarial


(SharePoint Server 2010)
En este artculo se describe cmo planear una solucin de almacenamiento de contenido empresarial que utilice Microsoft SharePoint
Server 2010. Aunque los ejemplos de este artculo son relevantes principalmente para las soluciones basadas en SharePoint Server
2010, la informacin y las instrucciones prescriptivas que se proporcionan aqu se aplican a SharePoint Server 2010 y SharePoint
Foundation 2010, a menos que se indique lo contrario.
La informacin y las instrucciones de este tema estn pensadas para que sirvan como una introduccin a los conceptos de
almacenamiento de contenido empresarial. Determinada informacin deriva de otros documentos ms detallados sobre las pruebas de
rendimiento y capacidad realizadas en Microsoft y de otros artculos que proporcionan instrucciones detalladas sobre conceptos
particulares. Se recomienda que utilice todos estos recursos al planear la solucin de almacenamiento de contenido empresarial. Para
obtener ms informacin y ms vnculos, vea la seccin Otros recursosms adelante en este artculo.
En este artculo:
Informacin acerca del almacenamiento de contenido empresarial
Escenarios habituales de administracin de contenido a gran escala
Niveles de almacenamiento: ventajas y consideraciones del almacenamiento de contenido
Enrutamiento y almacenamiento de contenido empresarial mediante el uso de metadatos
Filtrado y navegacin del contenido empresarial mediante el uso de metadatos
Vistas de lista
Otros recursos

Informacin acerca del almacenamiento de contenido empresarial


Una solucin de administracin de documentos tiene otras funciones aparte de proporcionar una ubicacin para los documentos. Una
solucin de administracin de documentos de nivel empresarial completa trata el almacenamiento de documentos en varios niveles,
303

incluido el almacenamiento en colecciones de sitios, sitios, bibliotecas y carpetas. Tambin permite que las empresas administren de
forma eficiente y eficaz volmenes cada vez mayores de documentos empresariales y garantiza que se puedan conservar las versiones
de los documentos de cada etapa del ciclo de vida por razones legales o para referencia.
SharePoint Server 2010 admite el almacenamiento de documentos de gran capacidad. Una biblioteca de documentos puede contener
millones de documentos. Sin embargo, dependiendo del uso del contenido, el rendimiento de los sitios que contienen muchos
documentos puede disminuir. Las instrucciones prescriptivas que se proporcionan en este artculo pueden ayudarle a disear soluciones
de administracin de contenido a gran escala que incrementen su escalabilidad horizontal para adaptarse a las necesidades de su
empresa, proporcionando a los usuarios de la solucin un entorno de alto rendimiento para crear y utilizar documentos.
Al tomar decisiones sobre las capacidades de las colecciones de sitios, los sitios y las bibliotecas, debe considerar las restricciones de
almacenamiento fsico de su entorno, as como el uso del contenido y los patrones de visualizacin de los usuarios. Por ejemplo, si los
usuarios ven o consultan un conjunto de documentos de una biblioteca de documentos que contiene miles de documentos, el rendimiento
puede disminuir si el sitio no est configurado correctamente. O si un acuerdo de nivel de servicio requiere que se haga una copia de
seguridad del contenido dos veces al da, es posible que el servicio no tenga un buen rendimiento si el conjunto del contenido es
demasiado grande.

Escenarios habituales de administracin de contenido a gran escala


Normalmente, los escenarios de administracin de contenido a gran escala son variantes de uno de los siguientes escenarios:
Entorno de autora a gran escala
Archivo de contenido a gran escala
Archivo de contenido a escala extremadamente grande
Las descripciones de los escenarios que se proporcionan aqu estn diseadas para clarificar el concepto de las soluciones a gran escala
y para proporcionar ejemplos de alto nivel que se espera reflejen sus objetivos de administracin de contenido. Por supuesto, estas
descripciones no incluyen todos los aspectos de un escenario determinado. Hay docenas, incluso cientos, de aspectos exclusivos de un
determinado escenario que quedan fuera de este artculo.

Entorno de autora a gran escala


En un entorno de creacin a gran escala, por ejemplo, un sitio puede contener una biblioteca en la que los usuarios editan 50.000
documentos o ms en al menos 500 carpetas. El control de versiones est habilitado y, normalmente, existen varias versiones de cada
documento. Los documentos se protegen y desprotegen con frecuencia y los flujos de trabajo se utilizan para controlar los ciclos de vida.
Una base de datos tpica de este tipo de sitio contiene aproximadamente 150 gigabytes (GB) de datos. La configuracin de la biblioteca
se puede utilizar para limitar el nmero de versiones guardadas, lo que reduce el uso de la base de datos. (Tenga en cuenta que cada
304

versin de un documento se almacena por separado en la base de datos). Por lo general, en un entorno de creacin a gran escala, el
80% de los usuarios del sitio son autores que tienen acceso a las versiones principales y secundarias de los documentos, mientras que el
20% de los usuarios del sitio tiene permisos de solo lectura y nicamente pueden ver las versiones principales del contenido.
Un sitio de entorno de creacin a gran escala puede basarse en la plantilla de sitio del Centro de documentacin de SharePoint Server
2010, el cual incluye una nica biblioteca de documentos grande optimizada para la creacin a gran escala.

Archivo de contenido a gran escala


Un archivo de contenido a gran escala es un repositorio de documentos en el que los usuarios ven documentos o cargan nuevos
documentos. Se realiza poca o ninguna creacin en el sitio. Hay dos escenarios principales de archivado de contenido a gran escala:
base de conocimiento y administracin de registros.
En un sitio de base de conocimiento, hay solo una nica versin de la mayora de los documentos, para que el sitio pueda incrementar la
escalabilidad vertical con el objetivo de contener fcilmente millones de documentos (con un mximo recomendado de 30.000.000).
Normalmente, el contenido se almacena en una sola base de datos de hasta 1 terabyte. En un escenario tpico, por ejemplo, en el centro
de soporte tcnico de una empresa, 10.000 usuarios pueden tener acceso al contenido, principalmente para leerlo. Un subconjunto de
usuarios (tres o cuatro mil) podra cargar nuevo contenido en el sitio. Un sitio de base de conocimiento se puede basar en la plantilla de
sitio del Centro de documentacin.
Otro tipo de archivo de contenido a gran escala es un centro de registros, basado en la plantilla de sitio del Centro de registros. Se
recomienda el uso de esta plantilla para sitios con un milln de documentos o ms. La plantilla contiene caractersticas que se pueden
utilizar para administrar la retencin y disposicin de registros (documentos que sirven como prueba de las actividades o transacciones
realizadas por la organizacin y que deben conservarse durante un perodo de tiempo). Al igual que un sitio de base de conocimiento, un
centro de registros contiene una nica versin de cada documento y normalmente puede contener millones de documentos. Son ms los
usuarios que envan contenido a un centro de registros que los que lo ven o leen.

Archivo de contenido a escala extremadamente grande


Un archivo de almacenamiento de contenido a escala extremadamente grande puede utilizarse como una biblioteca de referencia o un
repositorio de contenido. Para proporcionar una escala mayor que la de un archivo de contenido a gran escala, un archivo de contenido a
escala extremadamente grande puede contener 50.000.000 de documentos o ms distribuidos en varias colecciones de sitios. El
contenido de cada coleccin de sitios puede almacenarse como datos BLOB (objeto binario grande) en varias bases de datos de
contenido o por medio del almacenamiento remoto de blobs (RBS). El almacenamiento remoto de blobs permite que los datos se
almacenen fuera de SQL Server, lo que habilita opciones de almacenamiento menos costosas y reduce el tamao de la base de datos de
contenido. Para buscar contenido en varias colecciones de sitios, se usa la bsqueda de SharePoint o FAST Search para SharePoint.

305

Niveles de almacenamiento: ventajas y consideraciones del


almacenamiento de contenido
Colecciones de sitios
Una coleccin de sitios es un conjunto de sitios web que tienen el mismo propietario y comparten la configuracin de administracin.
Cada coleccin de sitios contiene un sitio web de nivel superior y puede tener uno o ms subsitios. Normalmente, una coleccin de sitios
tiene una estructura de navegacin compartida.
Por lo general, los sitios de una coleccin de sitios estn relacionados entre s por su propsito. Para maximizar la capacidad de uso de
la solucin, almacene todo el contenido y los datos relacionados en una nica coleccin de sitios. A continuacin, se enumeran las
ventajas de hacerlo:
Los tipos de contenido y columnas que se administran en una coleccin de sitios pueden compartirse entre los sitios de la coleccin
de sitios. El servicio de metadatos administrados se puede utilizar para distribuir los tipos de contenido y las definiciones de columna
en varias colecciones de sitios.
Las directivas de administracin de informacin de la coleccin de sitios pueden estar disponibles para el contenido de todos los
sitios de la coleccin de sitios.
Puede realizar la bsqueda en el contenido de varias colecciones de sitios.
Algunas vistas muestran documentos de varios sitios de una coleccin de sitios (por ejemplo, una vista puede mostrar todas las
tareas asignadas a un usuario en una coleccin de sitios). Adems, los programadores pueden crear consultas de base de datos
entre los sitios de una coleccin de sitios, pero no se admiten consultas entre los sitios de mltiples colecciones de sitios.
Las cuotas de contenido y otras cuotas solo se pueden administrar en el nivel de la coleccin de sitios.
Al planear cmo asignar el contenido a una o varias colecciones de sitios, tenga en cuenta los siguientes lmites:
Todos los sitios de una coleccin de sitios comparten los mismos recursos de servicios back-end. En particular, todo el contenido de
una coleccin de sitios se debe almacenar en la misma base de datos de contenido. A causa de esto, el rendimiento de las
operaciones de la base de datos (por ejemplo, la realizacin de la copia de seguridad y restauracin del contenido), depende de la
cantidad de contenido de la coleccin de sitios, el tamao de la base de datos, la velocidad de los servidores que hospedan la base
de datos y otros factores. Segn la cantidad de contenido y la configuracin de la base de datos, quizs tenga que dividir una
coleccin de sitios en varias colecciones de sitios para cumplir los acuerdos de nivel de servicio relativos a copias de seguridad y
restauracin, rendimiento y otros requisitos. Este artculo no proporciona instrucciones prescriptivas acerca de cmo administrar el
tamao y el rendimiento de las bases de datos.
306

En especial, mantenga los sitios muy activos en colecciones de sitios separadas. Por ejemplo, un sitio de base de conocimiento en
Internet que permite la exploracin annima podra generar una gran cantidad de actividad en la base de datos. Si otros sitios usan la
misma base de datos, su rendimiento podra verse afectado. Al colocar el sitio de base de conocimiento en una coleccin de sitios
separada con su propia base de datos, puede poner los recursos a disposicin de otros sitios que ya no tienen que competir con el
sitio de la base de conocimiento por los recursos de la base de datos.
Nota:

SharePoint Foundation y SharePoint Server 2010 incluyen varias caractersticas que reducen la necesidad de que el departamento de TI
deba restaurar contenido. La papelera de reciclaje y la papelera de reciclaje de la coleccin de sitios proporcionan un mecanismo de
doble seguridad para restaurar los elementos eliminados accidentalmente. El control de versiones del documento tambin proporciona un
tipo red de seguridad: si se pierde un documento, por lo menos la versin anterior estar disponible. Para garantizar mejor la
disponibilidad de las versiones anteriores, un administrador puede quitar el permiso para eliminar versiones de un autor. De esta forma,
se puede garantizar que las versiones anteriores del contenido estn disponibles sin tener que restaurarlas desde la base de datos.

Sitios
Un sitio web es la principal forma de organizar contenido relacionado en SharePoint Server 2010 y SharePoint Foundation.
El almacenamiento de contenido en el mismo sitio ofrece las siguientes ventajas:
Es ms fcil crear pginas que muestren vistas de varias bibliotecas y listas cuando se encuentran en el mismo sitio.
Puede utilizar la plantilla de sitio del Centro de documentacin para crear un sitio que est optimizado para la creacin y el uso de
varios documentos.
La interfaz de usuario de navegacin del sitio est optimizada para que sea fcil buscar y encontrar bibliotecas dentro del mismo sitio.
Puede definir un conjunto de tipos de contenido y las columnas del sitio que se usarn en un sitio.

Bibliotecas
El almacenamiento de contenido en la misma biblioteca ofrece las siguientes ventajas:
Es ms fcil para los usuarios agregar documentos nuevos o encontrar documentos existentes en una nica biblioteca.
Muchas configuraciones de administracin de documentos (como los permisos, el contenido del control de versiones y la aprobacin)
se implementan en el nivel de la biblioteca.
307

Las vistas creadas mediante el uso de la interfaz de usuario estn enlazadas a una biblioteca concreta.
Las directivas de administracin de informacin, como la configuracin de auditora y retencin de contenido, se pueden implementar
en una biblioteca. En algunas bibliotecas, solo se pueden utilizar las directivas de retencin.
Piense en los siguientes lmites al planear cmo organizar el contenido en la misma biblioteca:
La configuracin, como las desprotecciones necesarias o el control de versiones, se especifica en el nivel de la biblioteca de
documentos. Si desea especificar una configuracin diferente para otros documentos, debe colocar estos documentos en una
biblioteca diferente con la configuracin especfica necesaria.
Es posible que las vistas que contienen las columnas que se usan solo en un tipo de contenido no sean tiles, ya que no se mostrar
ningn valor de metadatos para los elementos de otros tipos de contenido.
El rendimiento de las vistas es limitado cuando la cantidad de elementos que se ven supera el umbral de la vista de lista de 5.000
elementos (predeterminado). Adems, no se permiten las consultas cuando se supera el umbral de la vista de lista. Organice el
contenido de la biblioteca en carpetas con 5.000 elementos o menos o cree vistas que se beneficien de la navegacin por metadatos
y las columnas indizadas para devolver conjuntos de 5.000 elementos o menos.

Carpetas
Una carpeta es una subdivisin con nombre del contenido de una biblioteca similar a las carpetas en un sistema de archivos. El
propsito principal de las carpetas es organizar lgicamente el contenido para que coincida con la funcionalidad esperada de la
biblioteca. Por ejemplo, si una biblioteca tiene como objetivo proporcionar especificaciones de productos, el conjunto de carpetas de la
biblioteca podra denominarse de acuerdo con cada rea de las caractersticas del producto o segn cada integrante del grupo que
escribe especificaciones de los productos.
Al dividir el contenido en varias carpetas, cada una de las cuales con 5.000 (umbral de vista de lista predeterminado) elementos o menos,
las vistas de las carpetas se pueden llevar a cabo correctamente. Tenga en cuenta que para aprovechar las ventajas de esto, las vistas
disponibles en las carpetas se deben configurar para mostrar solo los elementos de las carpetas (esta caracterstica est disponible en la
interfaz de creacin de la vista predeterminada). Tambin considere que si las carpetas tienen 5.000 elementos o menos, las vistas en
las carpetas no tienen que filtrarse mediante el uso de las columnas indizadas. En las carpetas que contienen ms de 5.000 elementos,
puede mejorar el rendimiento mediante la navegacin por metadatos o columnas indizadas y, a continuacin, filtrar las vistas para que
devuelvan menos de 5.000 elementos.
Considere la posibilidad de crear las carpetas como parte de una solucin de enrutamiento y almacenamiento de contenido basada en
metadatos. Al utilizar el organizador de contenido, puede establecer opciones de configuracin para la creacin automtica de carpetas
cuando una carpeta de destino se vuelve demasiado grande o para la creacin automtica de carpetas para cada valor de una propiedad
308

de metadatos. Para obtener ms informacin, vea Enrutamiento y almacenamiento de contenido empresarial mediante el uso de
metadatos ms adelante en este artculo.

Enrutamiento y almacenamiento de contenido empresarial mediante el


uso de metadatos
SharePoint Server 2010 presenta el almacenamiento y enrutamiento de metadatos mediante el uso del organizador de contenido. Con el
organizador de contenido, las nuevas caractersticas de nivel del sitio hacen que las tareas de clasificar, enrutar y almacenar contenido
sean ms fciles para los administradores y usuarios mediante la aplicacin de reglas basadas en metadatos.
En funcin de los metadatos de un documento, el organizador de contenido puede redirigir un documento a una carpeta especificada o
crear automticamente una nueva carpeta. Las carpetas se pueden crear como elementos secundarios de la carpeta de destino, debido
a que la cantidad de elementos de la carpeta de destino excede un lmite especificado o se pueden crear para cada nuevo valor en un
campo. Las carpetas nuevas heredarn la configuracin de la carpeta primaria. Las carpetas nuevas luego podrn tener ms reglas que
definan otros parmetros, como permisos, metadatos adicionales, directivas de retencin y flujos de trabajo que los documentos que
contengan heredarn.
Para obtener ms informacin, vea Introduccin al almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos (SharePoint Server 2010).

Filtrado y navegacin del contenido empresarial mediante el uso de


metadatos
El filtrado y la navegacin por metadatos es una caracterstica nueva de SharePoint Server 2010 que permite a los usuarios filtrar y
buscar contenido mediante el uso de metadatos. La caracterstica Filtrado y navegacin por metadatos incluye una interfaz de usuario
simple que se basa en el control de jerarqua de vista de rbol de SharePoint y que combina con un nuevo control de filtros clave, lo que
proporciona a los usuarios una herramienta muy eficaz en la bsqueda de contenido basada en metadatos.
Los propietarios de la lista pueden configurar las opciones de navegacin por metadatos que promuevan los campos de una lista como
campos clave de navegacin. Luego, los usuarios que vean las listas, pueden filtrar la vista de lista actual para mostrar solo elementos
con los valores deseados en esos campos.
Las caractersticas de indizacin automtica pueden crear ndices de lista automticamente en funcin de los campos indicados como
campos de navegacin de la lista. La indizacin automtica puede mejorar los resultados de las consultas y el rendimiento.

309

Para obtener ms informacin acerca de cmo puede integrar la navegacin por metadatos en la solucin de almacenamiento de
contenido empresarial, vea Introduccin a la navegacin por metadatos (SharePoint Server 2010).

Vistas de lista
La posibilidad de que los usuarios puedan buscar y encontrar fcilmente el contenido deseado es parte central de cada solucin de
administracin de contenido empresarial. Cuando se mueve a travs de una carpeta o biblioteca, las vistas de rbol y de lista
proporcionan una interfaz sencilla para que los usuarios naveguen visualmente por la taxonoma de almacenamiento de contenido. Al
mismo tiempo, cuando una biblioteca o carpeta contiene demasiados elementos, la capacidad de la lista de realizar consultas y mostrar
rpidamente los resultados puede requerir una gran cantidad de recursos del sistema. SharePoint Server 2010 puede maximizar el
rendimiento de la vista de lista y reducir al mnimo el consumo de recursos del sistema mediante el uso de la limitacin de recursos. Las
propiedades de la limitacin de recursos se establecen para una aplicacin web en Configuracin general de Administracin central y
afecta los recursos asignados para consultar y mostrar listas dentro de esa aplicacin web.
Configurar el almacenamiento de modo que cuando se vea el contenido de una biblioteca o carpeta no se supere el umbral de la vista de
lista impide que limitacin de recursos y aumenta al mximo el rendimiento de la vista de lista.
La limitacin de recursos incluye las siguientes propiedades que estn relacionadas con el rendimiento de la vista de lista:

Propiedad

Descripcin

Valor predeterminado

Umbral de la vista de lista

La cantidad mxima de elementos de lista o biblioteca 5.000


que una operacin de base de datos, como una
consulta, puede procesar al mismo tiempo, fuera del
intervalo diario de horas definido por el administrador
durante el cual las consultas no tienen restricciones.
Se recomienda no cambiar este valor de la
configuracin de la propiedad.

Invalidacin de modelo de objeto

Especifica que los usuarios que tienen un permiso


especial pueden reemplazar el Umbral de la vista de
lista mediante programacin para consultas
determinadas.
310

Propiedad

Descripcin

Valor predeterminado

Umbral de la vista de lista para auditores y


administradores

La cantidad mxima de elementos de lista o biblioteca 20.000


que una operacin de base de datos, como una
consulta, puede procesar a la vez cuando un auditor o
administrador con los permisos apropiados realiza la
operacin. Esta configuracin funciona junto con
Permitir invalidacin de modelos de objetos.

Umbral de bsqueda en la vista de lista

La cantidad mxima de combinaciones permitidas por 8


consulta, como las basadas en las columnas de
bsqueda, persona o grupo o de estado de flujo de
trabajo. Si la consulta utiliza ms de ocho
combinaciones, la operacin se bloquea. Esto no se
aplica a las operaciones de un elemento. Cuando se
utiliza la vista mxima mediante el modelo de objetos
(por no especificar ningn campo de vista), SharePoint
volver a las ocho primeras bsquedas. Se
recomienda no cambiar este valor de la configuracin
de la propiedad.

Intervalo diario de horas para grandes consultas

Un perodo de tiempo en el que se pueden ejecutar


Deshabilitado
consultas de gran tamao. El perodo de tiempo se
debe establecer fuera del horario normal de trabajo
porque las consultas de gran tamao pueden provocar
demasiada carga del servidor.

Otros recursos
Adems de la informacin de este artculo, los siguientes recursos pueden ayudarle a comprender y planear una solucin de
almacenamiento de contenido empresarial.
311

SharePoint Server 2010 Capacity Management: Software Boundaries and Limits: en este artculo se proporciona informacin que le
ayudar a comprender el rendimiento y los lmites de capacidad probados de Microsoft SharePoint Server 2010.
Microsoft SharePoint Server 2010 departmental collaboration environment: Technical case study: en este artculo se describe un
entorno de SharePoint Server 2010 real en Microsoft. Use este documento para comparar las caractersticas de este entorno con las
caractersticas de uso y de carga de trabajo planeadas.
Disear listas grandes y maximizar el rendimiento de la lista: en estas notas del producto se proporciona una orientacin sobre el
rendimiento de listas y bibliotecas de documentos grandes en SharePoint Server 2010.
Introduccin al almacenamiento y enrutamiento basados en metadatos (SharePoint Server 2010): en este artculo se incluye
informacin que ayuda a diseadores y planificadores de soluciones a comprender cmo pueden usarse el almacenamiento y el
enrutamiento basados en metadatos mediante la caracterstica Organizador de contenido de Microsoft SharePoint Server 2010 como
parte de una solucin global de administracin de documentos.
Introduccin a la navegacin por metadatos (SharePoint Server 2010): en este artculo se incluye informacin que ayuda a
diseadores y planificadores de soluciones a comprender cmo puede usarse la caracterstica Filtrado y navegacin por metadatos
de Microsoft SharePoint Server 2010 como parte de una solucin global de administracin de documentos.
Planeacin de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010): en este artculo se describe cmo planear bibliotecas de
documentos e integrar las bibliotecas en una solucin de administracin de documentos de Microsoft SharePoint Server 2010.
Plan managed metadata (SharePoint Server 2010): en los artculos de esta seccin se explican los conceptos clave sobre los
metadatos administrados en SharePoint Server 2010. En los artculos adicionales se proporciona una orientacin acerca de cmo
identificar metadatos administrados para la solucin y cmo determinar los servicios y las conexiones que necesitar para
implementar la solucin.

312

Planeacin de conjuntos de documentos (SharePoint Server


2010)
En este artculo se describen los conjuntos de documentos y se explica cmo se pueden integrar con la solucin de administracin de
documentos de Microsoft SharePoint Server 2010.
En este artculo:
Conjuntos de documentos
Administracin de conjuntos de documentos
Planeacin de tipos de contenido de conjuntos de documentos
Hojas de clculo

Conjuntos de documentos
Conjuntos de documentos es una caracterstica nueva de SharePoint Server 2010 que permite a una organizacin administrar una sola
entrega, o producto de trabajo, que puede incluir varios documentos o archivos. Un conjunto de documentos es un tipo especial de
carpeta que combina atributos exclusivos de conjuntos de documentos con los atributos y el comportamiento de carpetas y documentos y
que proporciona una interfaz de usuario (UI), metadatos y elementos de modelo de objetos para ayudar a administrar todos los aspectos
del producto de trabajo.
Para los equipos y usuarios de muchas organizaciones, es necesario un conjunto de documentos o un producto de trabajo para
administrar mejor un proyecto o entrega. Por ejemplo, puede que un equipo legal deba recopilar, crear y administrar varios documentos,
fotos y archivos de audio relacionados con un caso concreto. O que un equipo de ventas necesite recopilar documentos de varios
orgenes para crear y administrar una solicitud de propuesta para un cliente potencial. Los conjuntos de documentos proporcionan a
estos equipos y usuarios la capacidad de administrar los conjuntos de documentos como una sola coleccin, entrega o producto de
trabajo. Los propietarios de los conjuntos de documentos pueden crear una pgina principal personalizada para mostrar los elementos
incluidos e informacin importante sobre el producto de trabajo.
313

En SharePoint Server 2010, las organizaciones que desean crear y administrar conjuntos de documentos de forma coherente pueden
configurar un tipo de contenido de conjunto de documentos para cada producto de trabajo que suelen crear. A continuacin, un tipo de
contenido de conjunto de documentos puede definir los tipos de contenido, atributos, elementos predeterminados, columnas, flujos de
trabajo y directivas aprobados. Tambin pueden crearse tipos de contenido de conjunto de documentos personalizados adicionales a
partir del tipo de contenido primario, que heredan propiedades y configuraciones del tipo de contenido de conjunto de documentos
primario. Despus de agregar un tipo de contenido a una biblioteca, los usuarios pueden crear un conjunto de documentos que heredar
los atributos del tipo de contenido de conjunto de documentos mediante el comando Nuevo. Un tipo de contenido de conjunto de
documentos proporciona opciones de configuracin adicionales que permiten especificar los tipos de contenido permitidos, el contenido
predeterminado, las columnas compartidas, las columnas de la pgina principal y la vista predeterminada de la pgina principal.
Para obtener ms informacin acerca de los tipos de contenido, vea Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint
Server 2010).
Para obtener ms informacin sobre cmo crear y administrar conjuntos de documentos en SharePoint Server 2010, vea el tema sobre
conjuntos de documentos en la Ayuda de SharePoint Server 2010 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=186368&clcid=0xC0A).

Administracin de conjuntos de documentos


Los conjuntos de documentos de SharePoint Server 2010 comparten la mayora de los atributos y propiedades de las carpetas. Sin
embargo, hay algunas consideraciones importantes que se deben tener en cuenta al planear una solucin de conjunto de documentos.
No hay ningn lmite en el nmero de documentos que puede tener un conjunto de documentos. Sin embargo, los tiempos de carga
de presentacin pueden estar limitados por el umbral de la vista de lista, que se establece en 5.000 elementos de forma
predeterminada. No se permiten carpetas en los conjuntos de documentos y no se puede usar navegacin de metadatos. Por lo
tanto, es importante tener presente la posibilidad de que se sobrepasen los umbrales de la vista de lista y el diseo de navegacin a
la hora de determinar cuntos elementos debe tener un conjunto de documentos. Adems, al usar la caracterstica Enviar a con un
conjunto de documentos, la suma de todos los documentos de un conjunto de documentos no puede superar los 50 MB. Para una
coleccin o producto de trabajo con un gran nmero de elementos, una estructura de carpetas en una biblioteca de documentos
puede ser una mejor solucin.
No hay ningn lmite en el nmero de conjuntos de documentos que puede haber en una biblioteca de documentos. Sin embargo, el
nmero de conjuntos de documentos que pueden aparecer en listas estar limitado por el umbral de la vista de lista.
Al usar metadatos compartidos, si hay ms de 10 elementos en un conjunto de documentos, un trabajo de temporizador ejecutar
actualizaciones de los metadatos cada 15 minutos.
314

Al usar el enrutamiento de conjunto de documentos, los conjuntos de documentos que se envan al organizador de contenido
permanecen en la biblioteca de entrega y el trabajo de temporizador de procesamiento del organizador de contenido, que se ejecuta
diariamente de forma predeterminada, los mueve a la ubicacin correspondiente.
Para usar conjuntos de documentos en una coleccin de sitios, debe habilitarse la caracterstica de conjuntos de documentos.

Para habilitar la caracterstica de conjuntos de documentos para una coleccin de sitios


1. En la pgina Configuracin del sitio, en Administracin de la coleccin de sitios, haga clic en Caractersticas de la coleccin de
sitios.
2. En la pgina Caractersticas de Conjuntos de documentos, haga clic en Activar.
Despus de habilitar la caracterstica Conjunto de documentos, puede crear tipos de contenido de conjuntos de documentos.

Planeacin de tipos de contenido de conjuntos de documentos


Puede planear tipos de contenido de conjuntos de documentos para una solucin usando la hoja de clculo Analyze document usage
(Anlisis de uso de documentos), que puede completar con ayuda del artculo Identificacin de usuarios y anlisis de uso de documentos.
A continuacin, puede usar la hoja de clculo Content type (Tipo de contenido)
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0xC0A) para registrar sus decisiones acerca de cada nuevo tipo de contenido de
conjunto de documentos que va a usar en la solucin.
Para planear tipos de contenido de conjunto de documentos mediante la hoja de clculo Content type (Tipo de contenido).
1. Escriba Document Set (Conjunto de documentos) en el campo Content type (Tipo de contenido) de la hoja de clculo Content type
(Tipo de contenido).
2. Escriba la direccin URL del sitio donde se definir el nuevo tipo de contenido de conjunto de documentos. Tenga en cuenta que los
tipos de contenido estn disponibles en el sitio donde se definen y en todos los sitios de nivel inferior.
3. Determine el tipo de contenido primario Especifique el tipo de contenido de conjunto de documentos primario en el campo
Parent Content Type (Tipo de contenido primario) de la hoja de clculo Content type (Tipo de contenido). Ser un tipo de contenido
de conjunto de documentos bsico o un tipo de contenido de conjunto de documentos personalizado que ya haya planeado.
4. Determine la configuracin del conjunto de documentos Determine y, a continuacin, especifique la siguiente configuracin de
conjunto de documentos en la hoja de clculo Content type (Tipo de contenido):
a) Determine los tipos de contenido permitido Especifique los tipos de contenido predeterminados que se permitirn en
este tipo de contenido de conjunto de documentos.
315

5.

6.
7.

8.

b) Determine el contenido predeterminado Si el tipo de contenido de conjunto de documentos que est creando se
configurar para crear automticamente contenido predeterminado cuando cree una nueva instancia de un conjunto de
documentos, puede agregar manualmente archivos al conjunto de documentos. Se pueden agregar solo archivos de los tipos
de contenido permitidos para el conjunto de documentos.
c) Determine las columnas compartidas Especifique si los valores de columna para el conjunto de documentos se deben
sincronizar automticamente con todos los documentos que contiene el conjunto.
d) Determine las columnas de la pgina principal Especifique qu columnas deben mostrarse en la pgina principal para
cada conjunto de documentos.
e) Determine la vista de la pgina principal Especifique la vista para mostrar el contenido del conjunto de documentos de la
pgina principal.
Determine las columnas y el orden de las columnas En la tabla Plan Columns (Planear columnas) de la hoja de clculo Content
type (Tipo de contenido):
a) Indique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna de procedimiento nuevo, en cada entrada,
escriba No.
b) En cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que desee crear. Junto con los
nombres de las columnas adicionales, especifique su tipo e indique si son nuevas o no.
En la seccin Plan Template (Plantilla de planeacin) de la hoja de clculo, escriba None (Ninguna).
Determine los flujos de trabajo Si hay un flujo de trabajo disponible que sea relevante para el tipo de contenido de conjunto de
documentos, tiene la opcin de asociarlo al tipo de contenido. Despus, el flujo de trabajo podra iniciarse en cualquier elemento de
lista de ese tipo de contenido. Para ver una descripcin detallada de la planeacin de los flujos de trabajo, vea el tema sobre
Planeacin de flujos de trabajo. Despus de revisar los flujos de trabajo y determinar cules estn disponibles, especifique cada flujo
de trabajo que se debe asociar al tipo de contenido en la tabla Plan workflows (Planeacin de flujos de trabajo) de la hoja de clculo
Content type. Si el flujo de trabajo no se hereda del tipo de contenido primario, especifique esa informacin en la columna New?
(Nuevo?).
Determine las directivas Una directiva es un conjunto de reglas para un tipo de contenido y se compone de caractersticas de
directiva que especifican los detalles de cada regla; por ejemplo, si se pueden imprimir o no los elementos del tipo de contenido o qu
acciones del elemento se deben auditar. Se puede aplicar una directiva a cualquier tipo de contenido personalizado. Tenga en cuenta
que no se puede aplicar una directiva a un tipo de contenido bsico. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de
directivas, vea Planeacin de directivas de administracin de informacin (SharePoint Server 2010). Despus de revisar las directivas
316

y de determinar qu caractersticas de directiva y plantillas de directiva estn disponibles, haga lo siguiente en la seccin Plan a
Policy (Planeacin de una directiva) de la hoja de clculo Content type (Tipo de contenido):
a) Si el tipo de contenido primario tiene configuracin de directiva, sta se aplicar tal cual en el nuevo tipo de contenido. Esto
garantiza que, una vez establecidas las directivas, se aplicarn en todos los tipos de contenido relevantes. Si el tipo de
contenido actual hereda la configuracin de directiva del tipo primario, en la seccin Plan a Policy de la hoja de clculo
Content type, responda que s a la pregunta de si est definida la directiva en el tipo de contenido primario.
b) Si el tipo de contenido actual hereda una directiva basada en el tipo de contenido primario, en el campo para registrar el
nombre de la directiva de la seccin de planeacin de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de directiva. De forma
similar, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea aplicar una plantilla de directiva, en el campo para
registrar el nombre de la directiva de la seccin de planeacin de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de
directiva.
c) Si el tipo de contenido actual hereda una o varias caractersticas de directiva individuales del tipo de contenido primario,
especifique cada una de esas caractersticas en la tabla Feature (Caracterstica) de la seccin Plan a Policy (Planeacin de
la directiva) de la hoja de clculo. Por el contrario, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea asociar
caractersticas de directiva al tipo de contenido actual, especifique esas caractersticas en la tabla Feature (Caracterstica).
Tenga en cuenta que no puede asociar caractersticas de directiva individuales y un nombre de directiva a un tipo de
contenido.

Hojas de clculo
Use las hojas de trabajo siguientes para registrar la informacin que se ha tratado en este artculo:
Hoja de clculo Content type (Tipo de contenido) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0xC0A)
Hoja de clculo Analyze document usage (Anlisis de uso de documentos)
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0xC0A)

Vea tambin
Conceptos
Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010)
317

Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo


(SharePoint Server 2010)
En este artculo se describen los tipos de contenido y flujos de trabajo y se proporcionan directrices para planear cmo integrarlos en una
solucin de administracin de documentos de Microsoft SharePoint Server 2010.
En este artculo:
Planeacin de tipos de contenido
Planeacin de flujos de trabajo
Hojas de trabajo

Planeacin de tipos de contenido


En esta seccin:
Qu son los tipos de contenido?
Integracin de propiedades con la versin 2010 de Office
Plantillas de columna
Tipos de contenido de carpeta
Planeacin de tipos de contenido de documentos
Planeacin de tipos de contenido de listas
Planeacin de conversiones de documentos

Qu son los tipos de contenido?


Un tipo de contenido define los atributos de un elemento de lista, documento o carpeta. Cada tipo de contenido puede especificar:
Las propiedades que se van a asociar a los elementos de su tipo
318

Los metadatos que se van a asociar a los elementos de su tipo.


Los flujos de trabajo que se pueden iniciar desde los elementos de su tipo
Las directivas de administracin de informacin que se van a asociar a los elementos de su tipo
Plantillas de documento (para tipos de contenido de documento)
Las conversiones de documentos que estarn disponibles (para tipos de contenido de documento).
Caractersticas personalizadas
Puede asociar un tipo de contenido a una lista o biblioteca. Si lo hace, especifica que la lista o biblioteca puede contener elementos de
ese tipo de contenido y que el comando Nuevo de esa lista o biblioteca permitir a los usuarios crear nuevos elementos de ese tipo.
Nota:
Las propiedades, flujos de trabajo, directivas y plantillas tambin se pueden asociar directamente a una lista o biblioteca. Sin embargo,
as se limitan las asociaciones a la lista o biblioteca y no se pueden reutilizar en la solucin. En SharePoint Server 2010 los flujos de
trabajo de nivel del sitio se pueden asociar a varias listas o bibliotecas.
Las bibliotecas de documentos y las listas pueden tener varios tipos de contenido. Por ejemplo, una biblioteca puede contener tanto los
documentos como los grficos relacionados con un proyecto. Cuando una lista o biblioteca tiene varios tipos de contenido, se aplica lo
siguiente:
De forma predeterminada, el comando Nuevo en dicha lista o biblioteca permite a los usuarios elegir entre todos los tipos de
contenido disponibles cuando se crea un nuevo elemento. Los propietarios del tipo de contenido pueden configurar el comando
Nuevo para mostrar solo ciertos tipos de contenido.
Se muestran las columnas relacionadas con todos los tipos de contenido disponibles.
Los tipos de contenido personalizados se pueden definir en la galera de tipos de contenido de un sitio. Un tipo de contenido
personalizado debe derivarse, directa o indirectamente, de un tipo de contenido bsico, como Documento o Elemento. Una vez definido
en un sitio, el tipo de contenido personalizado estar disponible en ese sitio y en todos los sitios de nivel inferior. Para que un tipo de
contenido est disponible de una forma ms general dentro de una coleccin de sitios, defnalo en la galera de tipos de contenido del
sitio de nivel superior. Tambin puede crear un tipo de contenido personalizado en un concentrador de tipos de contenido definido en una
instancia de servicio de metadatos administrada. Cuando se crea en un concentrador de tipos de contenido, el tipo de contenido estar
disponible para otras colecciones de sitios que sean parte de aplicaciones web asociadas con dicha instancia de servicio de metadatos
administrada.
319

Por ejemplo, si la organizacin usa una plantilla de contrato concreta, en la galera de tipos de contenido del sitio de nivel superior de una
coleccin de sitios se puede crear un tipo de contenido que defina los metadatos de ese contrato, la plantilla del contrato, los flujos de
trabajo necesarios para revisar y completar el contrato, las directivas que exigen la auditora de las acciones relacionadas con el contrato,
el perodo de conservacin del contrato y las etiquetas que se insertarn en las versiones impresas del contrato. Despus, cualquier
biblioteca de documentos de la coleccin de sitios a la que se asocie el tipo de contenido Contrato incluir todas estas caractersticas y
permitir a los autores crear contratos basados en la plantilla.
En los sitios basados en SharePoint Server 2010, cada elemento de lista o elemento de biblioteca predeterminado (por ejemplo,
Contacto, Tarea o Documento) tiene un tipo de contenido bsico correspondiente en la galera de tipos de contenido del sitio. Al planear
los tipos de contenido, puede usar estas definiciones de tipos de contenido bsicos como punto de partida, basando los nuevos tipos de
contenido en los existentes o modificando los tipos bsicos.
Los tipos de contenido se organizan en una jerarqua que permite que un tipo de contenido herede sus caractersticas de otro tipo de
contenido. Esto permite que las clases de los documentos compartan caractersticas en una organizacin y que los equipos personalicen
estas caractersticas para sitios o listas concretos.
Por ejemplo, todos los documentos para entregar a un cliente en una empresa podran requerir un conjunto de metadatos, como son el
nmero de cuenta, el nmero de proyecto y el jefe del proyecto. Al crear un tipo de contenido de nivel superior Documento de entrega al
cliente del que hereden todos los dems tipos de documentos para entregar al cliente, se garantiza que la informacin necesaria, como
los nmeros de cuenta y de proyecto, estarn asociados a todas las variantes de los documentos para entregar al cliente de la
organizacin. Tenga en cuenta que, si el propietario del tipo de contenido agrega otra columna obligatoria al tipo de contenido de nivel
superior Documento de entrega al cliente, el propietario del tipo de contenido puede propagar los cambios a todos los tipos de contenido
que hereden de l, lo que agregar la nueva columna a todos los documentos de entrega al cliente.

Integracin de propiedades con la versin 2010 de Office


En Microsoft Office System, cuando un usuario edita un documento desde un servidor de administracin de documentos de SharePoint
Server 2010, aparece un Panel de informacin del documento en la parte superior del documento. El Panel de informacin del
documento muestra un formulario editable que refleja las propiedades del documento en el servidor.
En SharePoint Server 2010 es fcil personalizar el formulario de propiedades de un tipo de contenido. Cuando se configura un tipo de
contenido, se puede iniciar Microsoft InfoPath 2010, que genera un formulario de propiedades predeterminado basado en las
propiedades del tipo de contenido. Este formulario predeterminado incluye los mismos controles, diseo y esquema que usara InfoPath
2010 si no se hubiese definido ningn formulario personalizado. Despus, puede personalizar e implementar el formulario como lo hara
con cualquier otro formulario de InfoPath 2010. Por ejemplo, puede agregar el logotipo de la compaa, fuentes y una combinacin de
colores a un formulario, conectarlo a un origen de datos personalizado, agregar lgica condicional y disear caractersticas de formulario
que estn disponibles para los usuarios segn sus roles.
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Adems de editar las propiedades del Panel de informacin del documento, los autores que usen Microsoft Word 2010 pueden insertar
las propiedades definidas en el servidor en sus documentos. Por ejemplo, si las propiedades del documento incluyen un nombre de jefe
de proyecto, este nombre se puede insertar en la pgina de ttulo, en el pie de pgina o en cualquier lugar del documento donde se use el
nombre. Si se asigna un nuevo jefe de proyecto a un proyecto concreto, la propiedad Jefe de proyecto se puede actualizar en el servidor
de administracin de documentos, tras lo cual el nombre de jefe de proyecto actualizado se reflejar en cada instancia de esta propiedad
que se haya insertado en un documento.

Uso de metadatos con tipos de contenido


Los metadatos, o columnas, representan informacin acerca de un documento que se usa para categorizar y clasificar el contenido. Los
metadatos se asocian a un tipo de contenido como una columna. Los metadatos pueden proporcionar informacin contextual acerca de
sus documentos asocindola con un autor, asunto, audiencia, idioma, etc. A diferencia de las propiedades, los metadatos se almacenan
como columnas y se pueden indizar y buscar con el motor de bsqueda de SharePoint.
Los metadatos agregados en el nivel de la coleccin de sitios pueden asociarse a tipos de contenido. El uso de metadatos con tipos de
contenido permite a todos los tipos de contenido subsiguientes heredar algunos o derivar todos sus metadatos del tipo de contenido
primario en el nivel de la coleccin de sitios. Pueden agregarse metadatos adicionales a un nivel inferior, como un documento.

Plantillas de columna
Cada elemento de metadatos asociado con un tipo de contenido es una columna, que es una ubicacin en una lista para almacenar
informacin. Las listas o las bibliotecas se muestran, por lo general, de forma grfica como columnas de informacin. Sin embargo, segn
la vista asociada con la lista, las columnas pueden aparecer de otra forma, como das de un calendario. En formularios asociados con
una lista o una biblioteca, las columnas se muestran como campos.
Se pueden definir columnas para usarlas en varios tipos de contenido. Para ello, deben crearse en una galera de plantillas de columnas.
Hay una galera de plantillas de columnas en cada sitio de una coleccin de sitios. Como sucede con los tipos de contenido, las columnas
definidas en la galera de plantillas de columnas de un sitio estarn disponibles en ese sitio y todos los sitios de niveles inferiores.

Tipos de contenido de carpeta


Los tipos de contenido de carpeta definen los metadatos asociados con una carpeta de una lista o una biblioteca. Cuando se aplica un
tipo de contenido de carpeta a una lista o a una biblioteca, el comando Nuevo de la lista o la biblioteca incluir el tipo de contenido de
carpeta, lo que permite al usuario crear carpetas de ese tipo.
Puede definir vistas en una lista o biblioteca para que estn disponibles solo en las carpetas de un tipo de contenido determinado. Esto
es til si desea que una carpeta contenga un tipo de documento determinado y que las vistas de esa carpeta solo muestren las columnas
que son relevantes para el tipo de documento incluido en ella.

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Mediante el modelo de objetos de SharePoint Server 2010 se puede personalizar el comando Nuevo para un tipo de contenido de
carpeta de manera que, cuando un usuario cree una carpeta de ese tipo, sta se rellene previamente con varios archivos y documentos
basados en plantillas almacenadas en el servidor. Esto es til, por ejemplo, para implementar un tipo de documento compuesto que
requiere varios archivos que contribuyen a un nico documento de entrega.
Conjuntos de documentos es una nueva caracterstica de SharePoint Server 2010 que le permite usar Microsoft Office 2010 para
administrar productos de trabajo que abarcan varios documentos. Los conjuntos de documentos son tipos especiales de carpetas que se
usan para administrar un solo documento de entrega, o producto de trabajo, que puede incluir varios documentos en varias ubicaciones.
Puede crear conjuntos de documentos usando plantillas extensibles que se suministran con SharePoint Server 2010. Tambin puede
personalizar plantillas de conjuntos de documentos para representar los productos de trabajo pertinentes para su organizacin. Los
conjuntos de documentos tambin incluyen control de versiones, que permite capturar el estado de todo un conjunto de documentos en
diferentes momentos de su ciclo de vida.

Planeacin de tipos de contenido de documentos


Para planear los tipos de contenido de documento de la solucin puede usar la hoja de clculo Analyze document usage que rellen
segn se explica en el artculo Identificacin de usuarios y anlisis de uso de documentos. Use la hoja de clculo Content type
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0xC0A) para registrar las decisiones tomadas con respecto a cada nuevo tipo de
contenido.
Cada tipo de contenido de documento debe heredar su configuracin directamente del tipo de contenido bsico Documento o de un tipo
de contenido que sea descendiente del mismo. De esta forma se garantizar que las columnas bsicas de los tipos de documento, como
Ttulo y Creado por, estarn presentes y que se podr asociar una plantilla al tipo de contenido.
El primer paso para planear los tipos de contenido de documento es revisar cada uno de los tipos de documento enumerados en la hoja
de trabajo de anlisis de uso de documentos para determinar si un tipo de contenido existente funcionar para documentos de ese tipo.
Si es suficiente un tipo de contenido bsico (como Documento), escriba el nombre del tipo de contenido en la columna Tipo de contenido
de la hoja de trabajo de anlisis de uso de los documentos.
Despus de revisar la lista de tipos de documento para determinar cules pueden usar tipos de contenido bsicos, realice los pasos
siguientes para planear los nuevos tipos de contenido de documento. Para cada tipo de contenido que planee, rellene una hoja de clculo
Content type por separado.
1. Especifique el tipo de documento a partir de la hoja de trabajo de anlisis de uso de documentos.
2. Escriba la direccin URL del sitio donde se definir el nuevo tipo de contenido. Tenga presente que los tipos de contenido estn
disponibles en el sitio en el que se definen y en todos los sitios de nivel inferior.

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3. Determine el tipo de contenido primario Especifique el tipo de contenido primario en el campo Parent Content Type (tipo de
contenido primario) de la hoja de clculo Content type. Ser un tipo de contenido bsico o un tipo de contenido personalizado que ya
haya planeado.
4. Determine las columnas En la tabla de planeacin de columnas de la hoja de clculo Content type, siga este procedimiento:
a) Indique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna de procedimiento nuevo, en cada entrada,
escriba No.
b) En cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que desee crear. El nombre de
una columna es importante, ya que puede comunicar su finalidad. Por lo tanto, aunque una columna de un tipo que necesita
ya se encuentre definida en la galera de columnas de la coleccin de sitios, puede definir una columna similar usando un
nombre ms significativo para su aplicacin. Junto con los nombres de las columnas adicionales, especifique su tipo e
indique si son nuevas o no.
5. Determine la plantilla En la seccin Plan Template (planeacin de la plantilla) de la hoja de trabajo, escriba el nombre de la plantilla
que va a asociar a este tipo de contenido, su tipo (por ejemplo, .Docx) y una breve descripcin de su finalidad. Si la plantilla no se
hereda del tipo de contenido primario, escriba No en el campo de procedimiento nuevo.
6. Determine los flujos de trabajo Los flujos de trabajo incorporan lgica empresarial a los documentos y elementos de lista. Puede
asociar cualquier flujo de trabajo disponible a un tipo de contenido; despus, el flujo de trabajo se puede iniciar en cualquier
documento de ese tipo de contenido. Despus de revisar los flujos de trabajo y determinar cules estn disponibles, especifique cada
flujo de trabajo que se debe asociar al tipo de contenido en la tabla Plan Workflows (planeacin de flujos de trabajo) de la hoja de
clculo Content type. Si el flujo de trabajo no se hereda del tipo de contenido primario, especifique esa informacin en la columna de
procedimiento New? (nuevo).
7. Determine la directiva Una directiva es un conjunto de reglas para un tipo de contenido y se compone de caractersticas de
directiva que especifican los detalles de cada regla; por ejemplo si se pueden imprimir o no los elementos del tipo de contenido o qu
acciones del elemento se deben auditar. Se puede aplicar una directiva a cualquier tipo de contenido personalizado. Tenga en cuenta
que no se puede aplicar una directiva a un tipo de contenido bsico. Para obtener ms informacin acerca de la planeacin de
directivas, vea Planeacin de directivas de administracin de informacin (SharePoint Server 2010). Despus de revisar las directivas
y de determinar qu caractersticas de directiva y plantillas de directiva estn disponibles, haga lo siguiente en la seccin Plan a
Policy (planeacin de una directiva) de la hoja de clculo Content type:
a) Si el tipo de contenido primario tiene configuracin de directiva, sta se aplicar tal cual en el nuevo tipo de contenido. Esto
garantiza que, una vez establecidas las directivas, se aplicarn en todos los tipos de contenido relevantes. Si el tipo de
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contenido actual hereda la configuracin de directiva del tipo primario, en la seccin Plan a Policy de la hoja de clculo
Content type, responda que s a la pregunta de si est definida la directiva en el tipo de contenido primario.
b) Si el tipo de contenido actual hereda una directiva basada en el tipo de contenido primario, en el campo para registrar el
nombre de la directiva de la seccin de planeacin de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de directiva. De forma
similar, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea aplicar una plantilla de directiva, en el campo para
registrar el nombre de la directiva de la seccin de planeacin de la directiva, escriba el nombre de la plantilla de
directiva.
c) Si el tipo de contenido actual hereda una o varias caractersticas de directiva individuales del tipo de contenido primario,
especifique cada una de esas caractersticas en la tabla de caracterstica de la seccin de planeacin de la directiva de la
hoja de trabajo. Por el contrario, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea asociar caractersticas de
directiva al tipo de contenido actual, especifique esas caractersticas en la tabla de caracterstica. Tenga en cuenta que no
puede asociar caractersticas de directiva individuales y un nombre de directiva a un tipo de contenido.
8. Determine las conversiones de documentos
SharePoint Server 2010 permite que se instalen en el servidor
componentes de conversin de documentos para transformar el formato. Para obtener una descripcin general de las conversiones
de documentos, vea Planeacin de conversiones de documentos ms adelante en este artculo.
Puede asociar uno o varios convertidores de documentos a un tipo de contenido. Por ejemplo, si un tipo de contenido est asociado a
una plantilla de tipo .docx, puede asociar al tipo de contenido el convertidor De documento de Word a pgina Web que se incluye
en SharePoint Server 2010. De esta forma, los autores pueden escribir documentos de ese tipo de contenido en Microsoft Office
Word 2007 y despus convertirlos a pginas web para publicarlos.
Nota:
En las pginas de Administracin central de SharePoint Server 2010, los administradores pueden habilitar un convertidor de documentos
para que est disponible en cualquier biblioteca de documentos de una aplicacin web. Cuando un convertidor se habilita de esta
manera, no es necesario asociarlo a tipos de contenido en ningn sitio de la aplicacin web.
En la seccin de planeacin de conversiones de documentos de la hoja de clculo Content type, registre cada uno de los
convertidores de documentos que desee asociar al tipo de contenido, especifique si el convertidor es nuevo (y debe instalarse) y agregue
notas opcionales.

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Planeacin de tipos de contenido de listas


Los elementos de un tipo de contenido de lista incluyen las columnas de metadatos asociados con el tipo de contenido junto con los flujos
de trabajo que se pueden ejecutar en elementos de ese tipo de contenido de lista. Use un tipo de contenido de lista para definir un tipo de
elemento de lista nico para su solucin. Por ejemplo, en una solucin para el centro de llamadas de un cliente, en el que trabajan
profesionales de soporte tcnico para investigar y resolver problemas tcnicos de clientes, se podra usar un tipo de contenido de lista
para normalizar los datos de cada incidente de soporte y para realizar un seguimiento del incidente mediante un flujo de trabajo.

Accin de hoja de trabajo

Para planear los nuevos tipos de contenido de lista, realice los pasos siguientes. Para cada tipo de contenido de lista que planee, rellene
una hoja de clculo Content type diferente. En el campo Document Type (tipo de documento) de la hoja de clculo, escriba Lista.
1. Escriba la direccin URL del sitio donde se definir el nuevo tipo de contenido. Tenga en cuenta que los tipos de contenido estn
disponibles en el sitio donde se definen y en todos los sitios de nivel inferior.
2. Determine el tipo de contenido primario Especifique el tipo de contenido primario en el campo Parent Content Type (tipo de
contenido primario) de la hoja de clculo Content type. Ser un tipo de contenido bsico o un tipo de contenido personalizado que ya
haya planeado.
3. Determine las columnas En la tabla Plan Columns (planeacin de columnas) de la hoja de clculo Content type, siga estos pasos:
a) Indique cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna de procedimiento nuevo, en cada entrada,
escriba No.
b) En cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que desee crear. Junto con los
nombres de las columnas adicionales, especifique su tipo e indique si son nuevas o no.
4. En la seccin Plan Template (plantilla de planeacin) de la hoja de clculo, escriba Ninguna.
5. Determine los flujos de trabajo Si hay un flujo de trabajo disponible que sea relevante para el tipo de contenido de lista, tiene la
opcin de asociarlo al tipo de contenido. Despus, el flujo de trabajo puede iniciarse en cualquier elemento de lista de ese tipo de
contenido. Para una explicacin detallada de la planeacin de flujos de trabajo, vea Planeacin de flujos de trabajo ms adelante en
este artculo. Despus de revisar los flujos de trabajo y determinar cules estn disponibles, especifique cada flujo de trabajo que se
debe asociar al tipo de contenido en la tabla Plan Workflows (planeacin de flujos de trabajo) de la hoja de clculo Content type. Si
el flujo de trabajo no se hereda del tipo de contenido primario, especifique esa informacin en la columna de procedimiento New?
(nuevo).
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Accin de hoja de trabajo

6. En la seccin Plan a Policy (planeacin de directiva) de la hoja de trabajo, escriba Ninguna.

Planeacin de conversiones de documentos


SharePoint Server 2010 permite que se instalen en el servidor componentes de conversin de documentos que transformen su formato.
Las conversiones se pueden ejecutar desde la interfaz de usuario o mediante programacin (por ejemplo, desde un flujo de trabajo
personalizado). La relacin entre los documentos de origen y los transformados se mantiene. SharePoint Server 2010 incluye
convertidores que crean pginas web a partir de documentos de Microsoft Office Word 2007 y formularios de Microsoft Office InfoPath
2007.
Adems de proporcionar la infraestructura de servidor necesaria para instalar y ejecutar convertidores de documentos, SharePoint Server
2010 incluye un servicio de equilibrio de la carga que se puede configurar para optimizar el uso de los recursos del servidor. Una parte de
la planeacin de las conversiones de documentos consiste en configurar el conjunto de servidores para que se equilibre la carga de
manera ptima a medida que se convierten los documentos.
Para que est disponible para los usuarios, un convertidor debe estar instalado en el conjunto o granja de servidores y un administrador
del servidor debe habilitarlo. Una vez que un convertidor est habilitado para un servidor, est disponible para ejecutarse en los
documentos de origen de ese servidor.
Para configurar convertidores de documentos, se realizan los pasos siguientes:
1. En el anlisis de uso de documentos que se realiza en Identificacin de usuarios y anlisis de uso de documentos, identifique los
documentos candidatos a conversin, es decir, los documentos que estn escritos en un formato pero que se deben publicar o
archivar en otro.
2. Para cada conversin que requieran sus documentos, busque los programas que puede usar para implementar la conversin en los
servidores.
3. Si es necesario, instale los programas de conversin en los servidores de aplicaciones (de nivel intermedio) de la granja de
servidores.
4. Configure los servicios del iniciador y del equilibrador de carga, bien en los servidores web o bien en los servidores de aplicaciones
(de nivel intermedio).
5. Identifique los puntos del ciclo de vida de los documentos en los que tendrn lugar las conversiones.
326

6. Identifique cmo se implementarn las conversiones, ya sea manualmente o mediante soluciones personalizadas que las inicien.

Planeacin de flujos de trabajo


Los flujos de trabajo implementan procesos de negocio en documentos, pginas web, formularios y elementos de lista en SharePoint
Server 2010. Se pueden asociar a bibliotecas, listas o tipos de contenido.
En la administracin de documentos, use flujos de trabajo para distribuir los documentos de una persona a otra, a fin de que cada una
pueda completar sus tareas de administracin de documentos, como revisar los documentos, aprobar su publicacin o administrar su
disposicin. Adems, puede usar flujos de trabajo personalizados para mover documentos de una biblioteca o un sitio a otros. Por
ejemplo, puede disear un flujo de trabajo para copiar un documento de un sitio a otro cuando el documento est programado para ser
archivado.
SharePoint Server 2010 incluye flujos de trabajo que responden a las siguientes necesidades de administracin de documentos:
Recopilar comentarios Enva un documento para su revisin.
Aprobacin Enva un documento para aprobacin, por lo general, como requisito previo para su publicacin.
Disposicin Administra la expiracin y disposicin de documentos.
Recopilar firmas Distribuye un documento para reunir las firmas necesarias.
Traduccin Administra la traduccin de un documento a uno o ms idiomas.
Aprobacin de documentos para Asia oriental Enva un documento para su aprobacin mediante el uso de marcas de firma digital
y un proceso de consenso orientado al grupo.
Puede asociar un flujo de trabajo con un tipo de contenido cuando desee que el flujo de trabajo est disponible siempre que dicho tipo de
contenido est en uso. Por ejemplo, un tipo de contenido de pedido de compra podra requerir la aprobacin de un administrador antes
de que se complete la transaccin. Para asegurarse de que el flujo de trabajo de aprobacin est siempre disponible cuando se inicia un
pedido de compra, cree un tipo de contenido de pedido de compra y ascielo con el flujo de trabajo de aprobacin. A continuacin,
agregue el tipo de contenido de pedido de compra a cualquier biblioteca de documentos en la que se vayan a almacenar los pedidos de
compra.
Para planear los flujos de trabajo para la solucin de administracin de documentos, analice cada tipo de contenido de documento que
desea implementar e identifique los procesos de negocio que deben estar disponibles para ejecutarse en el contenido de dicho tipo. A
continuacin, identifique los flujos de trabajo que debern estar disponibles para el contenido.

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Accin de hoja de trabajo

En la seccin relativa a la planeacin de flujos de trabajo (Plan Workflows) de la hoja de clculo Content type
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0xC0A), especifique el nombre de cada uno de los flujos de trabajo y sus propsitos,
e indique si se necesita un flujo de trabajo nuevo (personalizado) para implementar el proceso.
A continuacin se incluye una tabla de ejemplo en la que se analizan los flujos de trabajo para un tipo de contenido de contrato:

Proceso del contrato

Flujo de trabajo del contrato

Nuevo?

Revisar borradores.

Recopilar comentarios

No

Obtener aprobacin del supervisor y el asesor legal.

Aprobacin

No

Resolver asuntos pendientes.

Seguimiento de asuntos

No

Obtener firmas.

Recopilar firmas

No

Hojas de trabajo
Use las hojas de trabajo siguientes para registrar la informacin que se ha tratado en este artculo:
Hoja de clculo Content type (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0xC0A)
Hoja de clculo Analyze document usage (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0xC0A)

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Planeacin de directivas de administracin de informacin


(SharePoint Server 2010)
Este artculo describe cmo planear e integrar directivas de administracin de informacin en la solucin de administracin de
documentos de Microsoft SharePoint Server 2010.
En este artculo:
Directivas de administracin de informacin y caractersticas de directiva
Informes de directivas de administracin de informacin
Integracin de directivas de administracin de informacin con aplicaciones del sistema Office
Caractersticas de directiva disponibles en SharePoint Server 2010
Planeacin de directivas de documentos

Directivas de administracin de informacin y caractersticas de


directiva
Una directiva de administracin de informacin es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Cada regla de una directiva es una
caracterstica de directiva. Por ejemplo, una caracterstica de directiva de administracin de informacin podra especificar el tiempo que
debe conservarse un tipo de contenido o proporcionar la auditora de los documentos. Las directivas de administracin de informacin
permiten controlar quines puede tener acceso a la informacin de la organizacin, qu pueden hacer con ella y cunto tiempo debe
conservarse.

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Nota:
En este artculo, el trmino directiva hace referencia a la directiva de administracin de informacin, a menos que se especifique lo
contrario.
Las directivas pueden implementarse para ayudar a una organizacin a cumplir los requisitos de conformidad con las leyes, como la
necesidad de conservar registros. Por ejemplo, una directiva de recursos humanos, que una organizacin usa para garantizar que los
registros de empleados se administran conforme a directrices legales recomendadas, podra incluir las siguientes caractersticas de
directiva:
Auditora, para registrar el historial de modificacin y visualizacin de cada documento relacionado con los empleados.
Retencin, para asegurarse de que el contenido de trabajos en curso no se mantenga durante un perodo innecesariamente
prolongado.
Etiquetas, para asegurarse de que las copias fsicas de cada uno de los documentos sean correctamente identificables.
Restricciones de impresin, para garantizar que los documentos confidenciales relacionados con los empleados solo se impriman en
impresoras seguras. Tenga en cuenta que ste es un ejemplo de caracterstica de directiva personalizada que debe implementarse
mediante el modelo de objetos de Microsoft SharePoint Server 2010 o adquirirse a travs de un proveedor de software de terceros.
Las caractersticas de directiva se implementan como programas que se ejecutan en SharePoint Server 2010. Pueden ser habilitadas y
configuradas por un administrador del servidor y, una vez habilitadas, pueden ser usadas por los administradores del sitio para definir
directivas. SharePoint Server 2010 incluye caractersticas de directiva para ayudarle a administrar el contenido. Mediante el uso del
modelo de objetos de SharePoint Server 2010, se pueden disear e instalar caractersticas de directiva personalizadas que permitan
satisfacer necesidades particulares de una empresa.
Una caracterstica de directiva puede usar uno o varios recursos de directiva, que son programas que proporcionan alguna funcionalidad
a una caracterstica de directiva. Por ejemplo, un recurso de directiva para una caracterstica de directiva de generacin de cdigos de
barras podra proporcionar el valor nico del cdigo de barras. Se pueden desarrollar recursos de directiva personalizados e instalarlos
para admitir las caractersticas de directiva.
Cuando la organizacin usa aplicaciones cliente de Microsoft Office System junto con SharePoint Server 2010, las directivas se aplican
tanto en el servidor como en las aplicaciones cliente. Esto se realiza de forma transparente. Las caractersticas de directiva que se
aplican a un documento se describen en una declaracin de directiva asociada al mismo, y las aplicaciones que reconocen la directiva
impiden que los usuarios realicen tareas que infringen la directiva del documento.
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Para implementar una directiva, debe asociarla con los tipos de contenido, las bibliotecas o las listas de sitios.
Nota:
En la galera de tipos de contenido de sitio, se puede aplicar una directiva a cualquier tipo de contenido personalizado, pero no se la
puede aplicar directamente a un tipo de contenido principal.
Puede asociar una directiva con una biblioteca, una lista o un tipo de contenido de las siguientes maneras:
Asociar caractersticas de directiva con una directiva de coleccin de sitios y, a continuacin, asociar esa directiva con un
tipo de contenido, una lista o una biblioteca. El sitio de nivel superior de una coleccin de sitios incluye una galera de directivas
de coleccin de sitios en la que los administradores del sitio de nivel superior pueden crear nuevas directivas. Despus de crear una
directiva de coleccin de sitios, puede exportarla para que los administradores de otras colecciones de sitios la importen en sus
galeras de directivas de coleccin de sitios. Esto le permite estandarizar las directivas en toda la organizacin.
Cuando una directiva de coleccin de sitios se asocia con un tipo de contenido, y ese tipo de contenido est asociado con una lista o
biblioteca, el propietario de la lista o biblioteca no podr modificar la directiva de la coleccin de sitios en la lista o biblioteca. De esta
forma, se garantiza que las directivas que estn asignadas a un tipo de contenido se apliquen en cada nivel de la jerarqua del sitio.
Asociar un conjunto de caractersticas de directiva directamente con un tipo de contenido y, a continuacin, agregar el tipo
de contenido a una o varias listas o bibliotecas. Para asegurarse de que una directiva que se crea con este mtodo se use en
toda una coleccin de sitios, asciela con un tipo de contenido en la galera de tipos de contenido de sitio de la coleccin de sitios de
nivel superior. De este modo, cada elemento de la coleccin de sitios de ese tipo de contenido, y cada elemento de un tipo de
contenido que herede el tipo de contenido original, incluir la directiva. Cuando se usa este mtodo de asociacin de una directiva
con un tipo de contenido, resulta ms difcil volver a usar la directiva en otras colecciones de sitios, ya que las directivas creadas con
este mtodo no se pueden exportar.

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Nota:
Para controlar de manera ms estricta las directivas que estn en uso en una coleccin de sitios, los administradores de colecciones de
sitios pueden deshabilitar la capacidad para establecer caractersticas de directiva directamente en un tipo de contenido. Cuando se
restringe la posibilidad de establecer caractersticas de directiva en un tipo de contenido, los diseadores de tipo de contenido solo
pueden asociar las directivas de la galera de directivas de la coleccin de sitios con los tipos de contenido. Para obtener ms
informacin acerca de la configuracin de caractersticas de directivas para una coleccin de sitios, vea Creacin, eliminacin y
visualizacin de colecciones de sitios.

Asociar un conjunto de caractersticas de directiva directamente con una lista o biblioteca. Este mtodo slo puede usarse si
la lista o biblioteca no admite varios tipos de contenido. Este mtodo de creacin de una directiva slo es til para una directiva
estrictamente definida que se aplica a una nica lista o biblioteca.
Nota:
Para controlar de manera ms estricta las directivas que estn en uso en una coleccin de sitios, los administradores de colecciones de
sitios pueden deshabilitar la capacidad para establecer caractersticas de directiva directamente en una biblioteca. Cuando se restringe la
posibilidad de establecer caractersticas de directiva en una biblioteca, los diseadores de tipo de contenido slo pueden asociar las
directivas de la galera de directivas de la coleccin de sitios con las bibliotecas.

Informes de directivas de administracin de informacin


Para realizar un seguimiento del uso de las directivas en cada aplicacin web de una solucin, puede configurar los informes de uso de
directiva de administracin de informacin mediante Administracin central de SharePoint Server 2010. Los informes de directiva de
administracin de informacin ayudan a supervisar el grado de uso de las directivas por parte de la organizacin. Puesto que las
directivas suelen implementarse para ayudar a una organizacin a cumplir con normativas especficas, la supervisin frecuente del uso
de la directiva le ayudar a asegurarse de que su organizacin las cumpla.
SharePoint Server 2010 incluye una plantilla de informe de directiva predeterminada en formato de hoja de clculo XML y permite crear
una plantilla de informe personalizada basada en el mismo esquema. Se puede especificar una programacin de creacin de informes de
directiva o generar los informes de forma manual.
Se genera un informe de directiva para cada coleccin de sitios de una aplicacin web. Para cada lista y biblioteca, el informe registra lo
siguiente:
El nmero de elementos que usa cada directiva.
332

Para cada directiva en uso, ya sea que est basada en una directiva de la coleccin de sitios o configurada en un tipo de contenido,
un resumen de la directiva (su descripcin), junto con una descripcin de cada caracterstica de directiva.

Integracin de directivas de administracin de informacin con


aplicaciones del sistema Office
Las directivas de administracin de informacin de SharePoint Server 2010 se exponen en las aplicaciones cliente de Office System. Al
configurar una directiva de administracin de informacin en el servidor, puede escribir una declaracin de directiva que informe a los
trabajadores de la informacin acerca de las directivas que se aplican en los documentos. Por ejemplo, la declaracin de directiva podra
indicar que un documento expirar tras un determinado perodo, o que ste incluye informacin confidencial que no se debe revelar a
personas ajenas a la compaa. La declaracin incluso podra proporcionar un nombre de contacto en caso de que el trabajador de la
informacin necesitase obtener ms informacin acerca de la directiva.
Las directivas incluidas en SharePoint Server 2010 se exponen a los trabajadores de la informacin a travs de caractersticas de las
aplicaciones cliente de Office System. Por ejemplo, cuando se define una etiqueta como parte de una directiva, los usuarios pueden
insertar etiquetas en documentos mediante el men Insertar de la mayora de las aplicaciones cliente de Office System. Si un documento
requiere una etiqueta, la aplicacin solicitar al usuario la etiqueta cuando ste guarde un documento en el que no se ha insertado una
etiqueta. De forma similar, los usuarios podrn insertar cdigos de barras desde aplicaciones cliente si esa caracterstica de directiva
forma parte de la directiva del documento.
En Office System, tambin se pueden integrar caractersticas de directiva personalizadas. Sin embargo, se deben implementar los
comportamientos especficos de la directiva que se desea que estn disponibles desde aplicaciones cliente de Office System, y se debe
proporcionar a los usuarios un medio para instalar estos comportamientos en sus equipos cliente a travs de determinados mecanismos,
como complementos, que permitan que los comportamientos estn disponibles desde aplicaciones cliente de Office System. Por ejemplo,
si implementa una caracterstica de directiva personalizada que restringe las impresoras que se pueden usar para imprimir un tipo de
contenido, debe proporcionar un complemento personalizado para que las aplicaciones cliente de Microsoft Office apliquen la restriccin
desde dichas aplicaciones.

Caractersticas de directiva disponibles en SharePoint Server 2010


En esta seccin se describen las caractersticas de directiva incluidas en SharePoint Server 2010.
Expiracin La caracterstica de directiva de expiracin ayuda a descartar o procesar contenido mediante un mtodo coherente que
se puede controlar y administrar. Cuando un elemento de contenido expira, se puede especificar que se descarte o que se ejecute un
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flujo de trabajo personalizado. Se puede establecer que el contenido de un tipo especfico expire en una fecha determinada, basado
en una columna de fecha u hora asociada con el tipo de contenido, lista o biblioteca, o tras un perodo calculado a partir de alguna
actividad relacionada con el documento (como su creacin).
Auditora La caracterstica de directiva de auditora registra los eventos y las operaciones que se realizan en los documentos y
elementos de lista. Puede configurar la auditora para registrar eventos como los siguientes:
Modificacin de un documento o elemento
Visualizacin de un documento o elemento
Proteccin o desproteccin de un documento
Modificacin de los permisos de un documento o elemento
Eliminacin de un documento o elemento
Etiquetado La caracterstica de directiva de etiquetado especifica una etiqueta para asociar con un tipo de documento o elemento de
lista. Las etiquetas son reas de texto que permiten realizar bsquedas y que SharePoint Server 2010 genera en funcin de las
propiedades y el formato que se especifican. Por ejemplo, en un bufete de abogados, un documento relacionado con una causa legal
podra incluir una etiqueta con los nombres de los clientes, el nmero de caso, el abogado asignado a la causa, etc. Las etiquetas
resultan especialmente tiles en las versiones impresas de documentos como una forma de mostrar las propiedades del documento
en una copia impresa. Adems de usar etiquetas para los documentos, es posible asociar una etiqueta con un elemento de lista e
incluir dicha etiqueta en las vistas de la lista.
Cdigo de barras La caracterstica de directiva de cdigo de barras permite realizar un seguimiento de las copias fsicas de un
documento mediante la creacin de un valor de identificador nico para un documento y la insercin de una imagen de cdigo de
barras de dicho valor en el documento. De forma predeterminada, los cdigos de barras cumplen con el estndar comn de cdigo
39 (ANSI/AIM BC1-1995, cdigo 39). Adems, es posible conectar otros proveedores de cdigos de barras mediante el modelo de
objetos de directivas.

Planeacin de directivas de documentos


Al planear las directivas de una solucin, primero debe determinar las necesidades de directivas en toda la organizacin y, a
continuacin, disear directivas de coleccin de sitios para satisfacer estas necesidades y distribuir las directivas para su inclusin en las
galeras de directivas de coleccin de sitios de todos los sitios relevantes. Esto podra requerir la planeacin de caractersticas de
directiva personalizadas. Tenga en cuenta que, si la directiva requiere caractersticas y recursos de directiva personalizados, stos deben
estar instalados y habilitados en todos los conjuntos de servidores en los que se usa la solucin.
334

Un ejemplo tpico de una directiva aplicable a toda la organizacin es una directiva diseada para promover procedimientos
recomendados sobre auditora y conservacin de especificaciones de productos entre las divisiones de una organizacin. Se disea una
sola directiva de coleccin de sitios para aplicarse a todas las especificaciones de productos, a fin de que su auditora y conservacin se
realicen de forma coherente. Despus de definir la directiva de la coleccin de sitios y probarla, se exporta y, a continuacin, se importa a
las galeras de directivas de otras colecciones de sitios en las que se almacenan especificaciones de productos. Despus, se la asocia
con todos los tipos de contenido de especificaciones de productos de las distintas colecciones de sitios, a fin de aplicar la directiva en
todas las especificaciones de productos.

Actividad de hoja de trabajo

Como ayuda para planear las directivas de documentos, use la hoja de trabajo de directiva
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0xC0A). Cree una hoja de trabajo distinta para cada directiva que planee. En cada
hoja de trabajo, registre lo siguiente:
El propsito de la directiva, como "directiva para aplicar a todas las especificaciones de productos".
La coleccin de sitios en la que se va a disear la directiva.
El mbito en el que se define la directiva. Si la directiva se va a usar en varias colecciones de sitios, debe definirla en la galera de
plantillas de directiva. Defina una directiva para un tipo de contenido si la directiva est orientada de forma ms restringida a un nico
tipo de contenido de una coleccin de sitios.
Cada caracterstica de directiva, como "expiracin" o "auditora". Opcionalmente, puede escribir notas de configuracin de una
caracterstica de directiva. Por ejemplo, para la auditora, puede especificar las acciones que se auditarn, como "elementos de
edicin". Si se trata de una caracterstica de directiva personalizada, enumere todos los recursos que deben estar instalados para
que la caracterstica funcione.
Todos los tipos de contenido a los que se aplicar la directiva, y enumere todas las colecciones de sitios en las que se usan los tipos
de contenido.

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo con este artculo como ayuda para planear la implementacin:
335

Hoja de trabajo de directiva (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0xC0A)

336

Planeacin del control de versiones, la aprobacin de


contenido y las desprotecciones (SharePoint Server 2010)
En este artculo se describe cmo planear el uso de control de versiones, aprobacin de contenido y desproteccin en Microsoft
SharePoint Server 2010 para controlar las versiones de documentos durante todo su ciclo de vida.
En este artculo:
Control de versiones, aprobacin de contenido y desproteccin
Planeacin del control de versiones
Planeacin de la aprobacin de contenido
Planeacin de la proteccin y la desproteccin
Hoja de clculo

Control de versiones, aprobacin de contenido y desproteccin


Microsoft SharePoint Server 2010 incluye las siguientes caractersticas que pueden ayudar a controlar documentos de una biblioteca de
documentos:
Control de versiones es el mtodo mediante el cual se numeran y se guardan iteraciones sucesivas de un documento.
La aprobacin de contenido es el mtodo mediante el cual los integrantes del sitio con permisos de aprobador controlan la
publicacin de contenido.
Desproteccin y Proteccin son los mtodos que permiten a los usuarios controlar mejor la creacin de nuevas versiones de un
documento y tambin hacer comentarios sobre los cambios realizados cuando un documento est protegido.
La configuracin de las caractersticas de control de contenido tratadas en este artculo se realiza en las bibliotecas de documentos. Para
compartir esta configuracin entre las bibliotecas de una solucin, se pueden crear plantillas de biblioteca de documentos que incluyan la
configuracin de control de contenido. Esto garantiza que las nuevas bibliotecas reflejen las decisiones de control de contenido que tom
el usuario.
337

Planeacin del control de versiones


El control de versiones predeterminado para una biblioteca de documentos depende de la plantilla de coleccin de sitios. Sin embargo,
puede configurar el control de versiones para un documento segn sus requisitos particulares. Cada biblioteca de documentos puede
tener un control de versiones distinto que se adapte mejor al tipo de documentos de la biblioteca. SharePoint Server 2010 tiene tres
opciones de control de versiones:
Sin control de versiones Especifica que no se guarden las versiones anteriores de los documentos. Cuando no se usa el control
de versiones, las versiones anteriores de los documentos no se pueden recuperar y tampoco se conserva el historial de los
documentos ya que los comentarios que acompaan cada iteracin de un documento no se guardan. Use esta opcin en bibliotecas
de documentos que tengan contenido irrelevante o contenido que nunca vaya a cambiar.
Crear versiones principales Especifica que se conserven versiones numeradas de los documentos mediante un esquema simple
de control de versiones (como 1, 2, 3). Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar cuntas
versiones anteriores se conservarn, contando hacia atrs desde la versin actual.
En el control de versiones principales, cada vez que se guarde una nueva versin de un documento, todos los usuarios con permisos
para la biblioteca de documentos podrn ver el contenido. Use esta opcin cuando no desee diferenciar entre borradores de
documentos y versiones publicadas. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos que usa un grupo de trabajo de una organizacin,
el control de versiones principales es una buena eleccin si todos los integrantes del equipo necesitan ver todas las iteraciones de
cada documento.
Crear versiones principales y secundarias (borrador) Especifica que se conserven versiones numeradas de los documentos
mediante un esquema de versiones principales y secundarias (como 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Las versiones que terminan con .0 son
versiones principales y las que terminan con un valor distinto de cero son versiones secundarias. Las versiones anteriores principales
y secundarias de los documentos se guardan junto con las versiones actuales. Para controlar el efecto en el espacio de
almacenamiento, puede especificar cuntas versiones anteriores principales se conservarn, contando hacia atrs desde la versin
actual. Tambin puede especificar cuntas de las versiones principales que se conservan deben incluir sus versiones secundarias
respectivas. Por ejemplo, si se especifica que deben conservarse las versiones secundarias para dos versiones principales, y la
versin principal actual es 4.0, se conservarn todas las versiones secundarias comenzando desde 3.1.
En el control de versiones principales y secundarias, cualquier usuario con permisos de lectura puede ver las versiones principales de
los documentos. Es posible especificar los usuarios que pueden ver las versiones secundarias. Normalmente, a los usuarios que
pueden modificar elementos se conceden permisos para ver las versiones secundarias y trabajar con ellas, y a los usuarios con
permisos de lectura se les permite ver solo las versiones principales.

338

Use el control de versiones principales y secundarias cuando desee diferenciar entre el contenido publicado que puede ser visto por
una audiencia y el contenido de borrador que an no est listo para la publicacin. Por ejemplo, en un sitio web de Recursos
Humanos que describe las ventajas de la organizacin, use el control de versiones principales y secundarias para restringir el acceso
de los empleados a las descripciones de ventajas mientras se revisan las descripciones.
Nota:
Independientemente del control de versiones que elija, es importante tener en cuenta el efecto que puede tener conservar varias
versiones del mismo documento en el espacio de almacenamiento.

Actividad de hoja de clculo

En la hoja de clculo Document libraries (Bibliotecas de documentos) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0xC0A),


especifique el esquema de control de versiones que se usar (ninguna, principales o principales y secundarias) para cada biblioteca de
documentos de la lista.

Planeacin de la aprobacin de contenido


Use la aprobacin de contenido para formalizar y controlar el proceso de poner contenido a disposicin de una audiencia. Por ejemplo,
una empresa que publica contenido como uno de sus productos o servicios puede requerir una revisin y aprobacin legal antes de
publicar el contenido. Tambin se puede programar la publicacin de contenido en funcin del estado del documento. Para obtener ms
informacin, vea Plan content approval and scheduling.
Un borrador de documento que espera la aprobacin de contenido est en estado pendiente. Cuando un aprobador revisa el documento
y aprueba su contenido, ste pasa a estar disponible para que los usuarios del sitio con permisos de lectura puedan verlo. El propietario
de una biblioteca de documentos puede habilitar la aprobacin de contenido para una biblioteca de documentos y, opcionalmente, puede
asociar un flujo de trabajo con la biblioteca que ejecutar el proceso de aprobacin.
El modo en que los documentos se envan para su aprobacin vara segn la configuracin de versiones de la biblioteca de documentos:
339

Sin control de versiones Si se usa el control de versiones y se guardan los cambios realizados en un documento, el documento
pasa al estado Pendiente. SharePoint Server 2010 conserva la versin anterior del documento de modo que los usuarios con
permisos de lectura puedan verlo. Una vez que se aprueban los cambios pendientes, la nueva versin del documento pasa a estar
disponible para que los usuarios con permisos de lectura puedan verla, y se descarta la versin anterior.
Si el control de versiones no est en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, ste se agrega a la
biblioteca en estado pendiente, y los usuarios con permisos de lectura no pueden verlo hasta que se aprueba.
Crear versiones principales Si se usa el control de versiones principales y se guardan los cambios realizados en un documento, el
documento pasa al estado Pendiente y la versin principal anterior del documento queda disponible para que los usuarios con
permisos de lectura puedan verla. Una vez que se aprueban los cambios realizados en el documento, se crea una nueva versin
principal del documento y sta pasa a estar disponible para que los usuarios del sitio con permisos de lectura puedan verla. La
versin principal anterior se guarda en la lista de historial del documento.
Si el control de versiones principales est en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, ste se agrega a la
biblioteca en estado pendiente, y los usuarios con permisos de lectura no pueden verlo hasta que se aprueba como versin 1.
Crear versiones principales y secundarias (borrador) Si se usa el control de versiones principales y secundarias y se guardan
los cambios realizados en un documento, el autor tiene la opcin de guardar una nueva versin secundaria del documento como
borrador o de crear una nueva versin principal, lo que cambia el estado del documento a Pendiente. Una vez que se aprueban los
cambios realizados en el documento, se crea una nueva versin principal del documento y sta pasa a estar disponible para los
usuarios del sitio con permisos de lectura. En el control de versiones principales y secundarias, ambas versiones de los documentos
se guardan en una lista de historial del documento.
Si el control de versiones principales y secundarias est en uso y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, ste
se puede agregar a la biblioteca con el estado de borrador como versin 0.1, o bien el autor puede solicitar la aprobacin inmediata,
en cuyo caso el estado del documento pasa a pendiente.

Actividad de hoja de clculo

En la hoja de clculo Document libraries (Bibliotecas de documentos) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0xC0A),


especifique si se deber requerir la aprobacin de contenido para cada biblioteca de documentos de la lista.

340

Planeacin de la proteccin y la desproteccin


Puede requerir que los usuarios desprotejan los documentos de una biblioteca de documentos antes de editarlos. Se recomienda hacerlo
en todos los casos. Los beneficios de requerir desproteccin y proteccin incluyen, entre otros:
Mejor control sobre el momento en que se crean las versiones de un documento. Cuando un documento se desprotege, el autor
puede guardarlo sin protegerlo. Los otros usuarios de la biblioteca de documentos no podrn ver estos cambios y no se crear una
nueva versin. Slo se crea una nueva versin (visible para los otros usuarios) cuando un autor protege un documento. Esto da al
autor ms flexibilidad y control.
Mejor captura de metadatos. Cuando se protege un documento, el autor puede escribir comentarios que describan los cambios
realizados en el documento. As se va creando un registro histrico con los cambios realizados en el documento.
Si una solucin requiere que los usuarios protejan y desprotejan documentos para editarlos, las aplicaciones cliente de Microsoft Office
2010 incluyen caractersticas que admiten estas acciones. Los usuarios pueden desproteger documentos, deshacer desprotecciones y
proteger documentos desde aplicaciones cliente de Office 2010.
Cuando se desprotege un documento, ste se guarda en la carpeta Mis documentos del usuario, en una subcarpeta de borradores de
SharePoint. Esta carpeta se muestra en las aplicaciones cliente de Office 2010. Mientras el documento est desprotegido, el usuario solo
puede guardar modificaciones en esta carpeta local. Cuando el usuario est listo para proteger el documento, el documento se vuelve a
guardar en la ubicacin original del servidor.
En las aplicaciones cliente de Office 2010, los usuarios pueden optar por dejar los documentos desprotegidos en el servidor cambiando
las opciones de edicin de contenido.

Actividad de hoja de clculo

En la hoja de clculo Document libraries (Bibliotecas de documentos) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0xC0A),


especifique si se deber requerir la proteccin y desproteccin para cada biblioteca de documentos de la lista.

Hoja de clculo
Use la siguiente hoja de clculo como ayuda para planear el control de versiones, la aprobacin de contenido y la desproteccin:
Hoja de clculo Document libraries (Bibliotecas de documentos) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0xC0A)
341

Vea tambin
Conceptos
Planeacin de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010)

342

Introduccin a la co-autora (SharePoint Server 2010)


En el entorno de trabajo altamente conectado de hoy en da, son cada vez ms usuales los documentos creados por varios autores,
editores y partes interesadas. Las organizaciones buscan las funcionalidades de comunicacin y colaboracin de Microsoft SharePoint
Server 2010 porque ayudan a facilitar las comunicaciones y la colaboracin entre los usuarios finales, al mismo tiempo que reducen la
administracin que se necesita para ello. Microsoft Office 2010 sigue esta tendencia con la funcionalidad de co-autora para los
documentos de Microsoft PowerPoint 2010, Microsoft Word 2010 y Microsoft OneNote 2010 en SharePoint Server 2010.
La co-autora quita las barreras de colaboracin en documentos basados en el servidor y ayuda a las organizaciones a reducir la
sobrecarga asociada con el uso compartido de documentos de manera tradicional mediante datos adjuntos. La co-autora simplifica la
colaboracin al permitir que varios usuarios trabajen de forma productiva en el mismo documento sin que unos se entrometan en el
trabajo de otros o sin bloquearse unos a otros. Esta funcionalidad no requiere configuracin adicional del servidor y es el estado
predeterminado para los documentos almacenados en SharePoint Server 2010. La funcionalidad de co-autora se administra mediante
las mismas herramientas y tecnologas que ya se usan para administrar SharePoint, lo que contribuye a minimizar el impacto para los
administradores.
En este artculo:
Funcionalidad de co-autora en SharePoint Server 2010
Descripcin de la experiencia del usuario final
Consideraciones importantes
Blocs de notas de OneNote
Requisitos de la versin de software
Co-autora en un entorno mixto de Office
Rendimiento y escalabilidad

343

Funcionalidad de co-autora en SharePoint Server 2010


En una colaboracin tradicional, los documentos se comparten a travs de datos adjuntos de correo electrnico. Con este mtodo, a los
usuarios les resulta difcil y lento realizar un seguimiento de versiones y ediciones de varios autores. Adems, los sistemas de correo
electrnico deben lidiar con el almacenamiento de varias copias del mismo documento, sin mencionar el creciente trfico de red debido a
que los documentos se envan varias veces.
El uso de SharePoint para almacenar documentos de colaboracin ha reducido estos problemas, ya que proporciona acceso coherente a
las versiones actualizadas de los documentos, permite realizar un seguimiento de versiones anteriores y brinda administracin
centralizada. El almacenamiento de un nico documento, en lugar de muchos datos adjuntos, tambin reduce la sobrecarga de red y
almacenamiento.
Sin embargo, esta solucin no es perfecta. Cuando un autor tiene un documento abierto, ningn otro autor pueden trabajar en l. Por lo
tanto, si alguien se olvida de cerrar o proteger el documento, es posible que ste quede bloqueado para otros usuarios indefinidamente.
En esta situacin, generalmente, se debe llamar al departamento de TI para resolver el problema.
La co-autora de SharePoint Server 2010 soluciona estos problemas, ya que permite que varios usuarios trabajen en un documento, en
cualquier momento, sin interferir con los cambios del otro. Este enfoque simplifica muchas situaciones comunes de colaboracin de
documentos. Por ejemplo:
Dos o ms autores trabajan en distintas partes de un documento compuesto. Mientras un autor trabaja en su seccin del documento,
otro puede trabajar en la suya, sin que uno interrumpa el trabajo del otro.
Varios autores trabajan en una presentacin compuesta. Todos los autores pueden agregar diapositivas a la presentacin y editarlas,
en lugar de trabajar de forma aislada y tratar de combinar varios documentos, a la vez que intentan que la presentacin sea
coherente.
Se enva un documento a varios expertos y partes interesadas, cada uno de los cuales desea realizar ediciones o adiciones. No se
pierden ediciones del usuario, debido a que estn trabajando en un documento central almacenado en el servidor.

Descripcin de la experiencia del usuario final


La co-autora es fcil de usar desde el punto de vista del usuario final. Cuando un usuario desea trabajar en un documento de Word
2010, PowerPoint 2010 u OneNote 2010, simplemente lo abre desde SharePoint Server, como de costumbre. Si otro usuario ya tiene el
documento abierto, ambos usuarios pueden editar el documento al mismo tiempo, ya que no se bloquear el acceso al documento ni se
generar ningn error.
344

En Word 2010 y PowerPoint 2010, al guardar en un documento se notifica a los otros usuarios que estn viendo el documento que
existen nuevas ediciones. Los usuarios pueden actualizar la vista inmediatamente para ver los cambios o continuar su trabajo y actualizar
ms tarde para ver las ediciones ms recientes. Los autores tambin pueden ver el trabajo del otro y todos saben quines estn
trabajando en el documento. Las herramientas de control de versiones y de seguimiento de SharePoint Server 2010 protegen el
documento para que los autores puedan deshacer los cambios no deseados. Cuando Office Communication Server est disponible, los
usuarios pueden ver el estado de conexin de los coautores e iniciar conversaciones de mensajera instantnea sin salir del documento.
Con OneNote 2010, los blocs de notas compartidos permiten a los usuarios compartir notas sin ningn problema. Cuando un usuario
edita una pgina del bloc de notas, esos cambios se sincronizan automticamente con los otros usuarios de ese bloc de notas para
asegurarse de que todos tengan un conjunto completo de notas. Los cambios realizados por varios usuarios en la misma pgina
aparecen de forma automtica, lo que permite la colaboracin casi en tiempo real. El control de versiones y otras caractersticas
compartidas de OneNote permiten a los usuarios deshacer las ediciones, mostrar qu ediciones son nuevas y determinar quin realiz
una determinada edicin.
La aplicacin cliente de Excel 2010 no es compatible con libros de co-autora en SharePoint Server 2010. Sin embargo, s es compatible
con libros de co-autora que no son en tiempo real almacenados localmente o en las rutas de acceso de red (UNC) mediante la
caracterstica de libro compartido. La co-autora de libros en SharePoint es compatible mediante Microsoft Excel Web App, incluido con
Office Web Apps. Office Web Apps est disponible para los usuarios a travs de Windows Live y para clientes de empresa con licencias
por volumen de Microsoft Office 2010 y soluciones de administracin de documentos basadas en los Productos de Microsoft SharePoint
2010. Para obtener ms informacin, vea Office Web Apps (Installed on SharePoint 2010 Products).

Consideraciones importantes
Los administradores debern tener en cuenta varios factores al planear el uso de co-autora en sus entornos.
La funcionalidad de co-autora de SharePoint est diseada para que sea fcil de configurar y necesita un mnimo de administracin. Sin
embargo, existen varios aspectos que se deben tener en cuenta al configurar y administrar la co-autora:
Permisos: para que varios usuarios puedan editar el mismo documento, deben tener permisos de edicin para la biblioteca de
documentos donde est almacenado el documento. Lo ms sencillo es conceder a todos los usuarios acceso al sitio de SharePoint
donde se almacenan los documentos. En los casos en que solo un subconjunto de usuarios deba tener permiso de co-autora de
documentos en una biblioteca en particular, se pueden usar los permisos de SharePoint para administrar el acceso.
Control de versiones: el control de versiones de SharePoint Server realiza un seguimiento de los cambios que se hacen en los
documentos mientras se estn editando e incluso almacena versiones anteriores para tenerlas como referencia. En SharePoint
Server 2010, esta caracterstica est desactivada de forma predeterminada. SharePoint Server 2010 admite dos tipos de control de
345

versiones, principales y secundarias. Es mejor que el control de versiones secundarias no est activado para las bibliotecas de
documentos que se usan para co-autora en OneNote, debido a que esto puede interferir con las funcionalidades de sincronizacin y
control de versiones que forman parte del producto. Esta limitacin solo se aplica al control de versiones secundarias; el control de
versiones principales se puede usar con OneNote.
Nmero de versiones: el nmero de versiones de documento que se conserva afecta a los requisitos de almacenamiento en el
servidor. Se puede ajustar este nmero en la configuracin de la biblioteca de documentos para limitar el nmero de versiones
conservadas. Los blocs de notas de OneNote que se actualizan con frecuencia pueden ocasionar que se almacenen muchas
versiones en el servidor. Para evitar el uso de espacio en disco innecesario, se recomienda que un administrador establezca un
nmero mximo de versiones conservadas razonable en las bibliotecas de documentos que se usan para almacenar blocs de notas
de OneNote.
Perodo de control de versiones: el perodo de control de versiones determina la frecuencia con la que SharePoint Server crear
una nueva versin de un documento de Word o PowerPoint con co-autora. Si configura este perodo en un valor bajo, se capturarn
las versiones ms a menudo para realizar un seguimiento de versiones ms detallado, pero esto puede requerir ms espacio de
almacenamiento en el servidor. El perodo de control de versiones no afecta a los blocs de notas de OneNote. Este valor se puede
modificar mediante el ajuste de la propiedad coAuthoringVersionPeriod en el servidor. Para obtener ms informacin acerca de cmo
ajustar este valor, vea Configure the co-authoring versioning period (SharePoint Server 2010).
Desproteger: cuando un usuario desprotege un documento para editarlo, se bloquea el documento para que lo pueda editar solo ese
usuario, lo que impide la co-autora. La opcin Requerir desproteccin no debe habilitarse en las bibliotecas de documentos donde se
va a usar co-autora. De forma predeterminada, Requerir desproteccin no est habilitada en SharePoint Server 2010. Los usuarios
no deben desproteger manualmente los documentos cuando se usa co-autora.

Blocs de notas de OneNote


A diferencia de Microsoft Word y Microsoft PowerPoint, Microsoft OneNote almacena informacin de versin dentro del propio archivo.
Por este motivo, los administradores deberan seguir estos procedimientos recomendados al almacenar blocs de notas de OneNote en
una biblioteca de documentos de SharePoint Server:
No habilite el control de versiones secundarias. De forma predeterminada, el control de versiones secundarias no est habilitado en
SharePoint Server 2010.
Si est habilitado el control de versiones principales, establezca un nmero mximo razonable de versiones que se pueden
almacenar. De forma predeterminada, el control de versiones principales no est habilitado en SharePoint Server 2010.
346

Requisitos de la versin de software


Para que los usuarios puedan usar la co-autora de documentos mediante Office 2010, dichos documentos deben almacenarse en
SharePoint Server 2010 o SharePoint Foundation 2010. Para aprovechar la funcionalidad de co-autora, los usuarios deben tener Word
2010, PowerPoint 2010 u OneNote 2010.
Nota:
La funcionalidad de co-autora en Office 2010 tambin se puede usar sin SharePoint Server 2010 o SharePoint Foundation 2010 si los
usuarios tienen cuentas de Windows Live SkyDrive. El uso de co-autora sin SharePoint Server 2010 o SharePoint Foundation 2010 no
se trata en este artculo.

Co-autora en un entorno mixto de Office


Algunas organizaciones desean usar co-autora en un entorno donde los usuarios tienen diferentes versiones de Office.

Entorno mixto con Microsoft Office PowerPoint y Word 2007


Los usuarios de versiones anteriores de PowerPoint y Word pueden compartir y editar documentos almacenados en SharePoint Server
2010 de la misma manera que con versiones anteriores de SharePoint. Sin embargo, no pueden usar co-autora para trabajar con ellos al
mismo tiempo. Para colaborar de una mejor manera en PowerPoint y Word, se recomienda que todos los usuarios trabajen con
Office 2010. Los usuarios de Office PowerPoint y Word 2007 no notarn diferencias importantes entre su experiencia actual y la
experiencia del usuario en Office 2010. Por ejemplo, si los usuarios de Office 2007 abren un documento almacenado en Office 2010 que
est siendo editado por otro usuario, vern un mensaje que dice que el documento est en uso y no podrn editarlo. Si ningn otro
usuario est editando el documento, los usuarios de Office 2007 podrn abrirlo como de costumbre. Cuando un usuario de Office 2007
abre un documento, se crea un bloqueo y se impide que los usuarios de Office 2010 usen co-autora para editar el documento. Este
comportamiento coincide con las versiones anteriores de SharePoint.

Entorno mixto con Microsoft Office OneNote 2007


OneNote 2010 es compatible con la versin anterior de formato de archivo de Office OneNote 2007 y admite la co-autora con los
usuarios de OneNote 2007. En entornos mixtos, los blocs de notas deben guardarse en el formato de archivo de OneNote 2007 para que
los usuarios de OneNote 2007 y de OneNote 2010 puedan trabajar juntos en ellos. Al actualizar al formato de archivo de OneNote 2010,
347

sin embargo, los usuarios obtienen varias caractersticas clave, incluida la compatibilidad con Microsoft OneNote Web App, que permite a
los usuarios sin ninguna versin de OneNote instalada editar los blocs de notas con co-autora.
OneNote 2010 incluye la capacidad para actualizar archivos de OneNote 2007 a OneNote 2010 en cualquier momento, brindando una
ruta de actualizacin sencilla para las organizaciones que van a cambiar de un entorno mixto a uno unificado en Office 2010.

Rendimiento y escalabilidad
Las aplicaciones de SharePoint Server 2010 y Office 2010 estn diseadas para minimizar el impacto de rendimiento y escalabilidad
asociado con la co-autora en el entorno. Los clientes de Office no envan ni descargan informacin de co-autora del servidor hasta que
no haya ms de un autor realizando ediciones. Cuando un solo usuario est editando un documento, el impacto de rendimiento se parece
al de versiones anteriores de SharePoint Server.
Los clientes de Office estn configurados para minimizar el impacto del servidor al reducir la frecuencia de las acciones de sincronizacin
relacionadas con la co-autora cuando el servidor tiene una carga elevada o cuando un usuario no est editando el documento
activamente, lo que ayuda an ms a reducir el impacto global de rendimiento.

Vea tambin
Otros recursos
Co-authoring administration (SharePoint Server 2010)

348

Planeacin de administracin de registros (SharePoint Server


2010)
Un registro es un documento u otra entidad electrnica o fsica de una organizacin que sirve como prueba de una actividad o
transaccin realizada por la organizacin y se debe conservar durante un determinado perodo de tiempo. La administracin de registros
es el proceso por el que una organizacin:
Determina qu tipos de informacin deben considerarse registros.
Determina cmo los documentos activos que se convertirn en registros deben administrarse mientras estn en uso y cmo deben
recolectarse una vez declarados como registros.
Determina de qu manera y durante cunto tiempo cada tipo de registro debe conservarse para cumplir los requisitos de las
disposiciones normativas, empresariales o legales.
Investiga e implementa soluciones tecnolgicas y procesos de negocio para ayudar a garantizar que la organizacin cumple con sus
obligaciones de administracin de registros de una forma rentable y no intrusiva.
Realiza tareas relacionadas con registros tales como la eliminacin de registros expirados, o el almacenamiento y la proteccin de los
registros relacionados con eventos externos tales como demandas judiciales.
En los artculos incluidos en esta seccin, se describe la administracin de registros en Microsoft SharePoint Server 2010 y se
proporcionan instrucciones para la planeacin de la solucin de administracin de registros. En esta seccin:
Introduccin a la administracin de registros (SharePoint Server 2010)
En este artculo se describe la administracin de registros y se resume la planeacin de la administracin de registros.
Uso de un archivo de registro frente a administracin de registros locales (SharePoint Server 2010)
En este artculo, se describen las diferencias entre la administracin de registros en un archivo de registros y la administracin de
registros de forma local.
Creacin de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010
En este artculo se describe el contenido de un plan de archivos y se resume cmo crear un plan de archivos para la organizacin.
349

Diseo de administracin de registros local


En este artculo, se describe cmo administrar registros en la misma biblioteca de SharePoint Server como documentos activos y se
describe un proceso para determinar cmo administrar registros de forma local.
Planeacin de la recopilacin de registros (SharePoint Server 2010)
En este artculo se revisan las tcnicas que pueden usarse para declarar documentos activos como registros.
Planeacin de los registros fsicos (SharePoint Server 2010)
En este artculo se describe cmo planear el uso de SharePoint Server para administrar registros fsicos.
Planeacin de la exhibicin de documentos electrnicos (SharePoint Server 2010)
En este artculo se describe cmo SharePoint Server admite eDiscovery.

350

Introduccin a la administracin de registros (SharePoint


Server 2010)
En este artculo:
Elementos de un sistema de administracin de registros
Informacin general acerca de la planeacin de la administracin de registros

Elementos de un sistema de administracin de registros


Un registro es un documento u otra entidad electrnica o fsica de una organizacin que sirve como prueba de una actividad o
transaccin realizada por la organizacin y que necesita ser conservado o retenido durante un perodo de tiempo. La administracin de
registros es el proceso por el que una organizacin:
Determina qu tipos de informacin deben considerarse registros.
Determina cmo los documentos activos que se convertirn en registros deben administrarse mientras estn en uso y cmo deben
recolectarse una vez declarados como registros.
Determina de qu manera y durante cunto tiempo cada tipo de registro debe conservarse para cumplir los requisitos de las
disposiciones regulatorias, de empresa o legales.
Investiga e implementa soluciones tecnolgicas y procesos de negocio para ayudar a garantizar que la organizacin cumple con sus
obligaciones de administracin de registros de una forma rentable y no intrusiva.
Realiza tareas relacionadas con los registros, tales como la eliminacin de registros expirados o caducados, o el almacenamiento y la
proteccin de registros relacionados con eventos externos tales como demandas.
Es responsabilidad de los agentes que se encargan del cumplimiento de las regulaciones corporativas, de los administradores de
registros y de los abogados determinar qu documentos y otros elementos fsicos o electrnicos de la organizacin son registros. Al
clasificar cuidadosamente todo el contenido de la empresa en la organizacin, ellos pueden ayudarle a garantizar que los documentos se
retengan durante el perodo de tiempo correcto. Un sistema de administracin de registros diseado adecuadamente ayuda a proteger
351

una organizacin de manera legal, ayuda a la organizacin a demostrar el cumplimiento de las obligaciones normativas y aumenta la
eficacia de la organizacin al favorecer la eliminacin de elementos obsoletos que no son registros.

352

353

Un sistema de administracin de registros incluye los siguientes elementos:


Un anlisis de contenido que describe y clasifica el contenido de la empresa que puede convertirse en registros, proporciona
ubicaciones de origen y describe cmo se desplazar el contenido a la aplicacin de administracin de registros.
Un plan de archivos que indica, para cada clase de registro de la empresa, dnde deben conservarse como registros, las directivas
que se aplican a estos, cunto tiempo deben conservarse, cmo deben eliminarse y quin es responsable de su administracin.
Un documento de requisitos de conformidad que define las reglas que deben seguir los sistemas de TI de la organizacin para
garantizar el cumplimiento de la normativa y los mtodos que se usan para garantizar la participacin de los integrantes del grupo de
la empresa.
Un mtodo para recopilar los registros que ya no estn activos de todos los orgenes de registros, tales como servidores de
colaboracin, servidores de archivos y sistemas de correo electrnico.
Un mtodo para auditar registros mientras estn activos.
Un mtodo para capturar metadatos de registros e historiales de auditoras y mantenerlos.
Un proceso para suspender registros (suspender su disposicin) cuando se producen eventos tales como litigios.
Un sistema para supervisar y crear informes sobre el control de registros con el fin de asegurarse de que los empleados los
estn archivando, estn teniendo acceso a los mismos y los estn administrando de acuerdo con las directivas y los procesos
definidos.
Microsoft SharePoint Server 2010 incluye caractersticas que pueden ayudar a las organizaciones a implementar sistemas y procesos de
administracin de registros integrados.

Informacin general acerca de la planeacin de la administracin de


registros
En este tema se describen los pasos de planeacin que deben seguirse para ayudar a garantizar que el sistema de administracin de
registros que se implemente basado en SharePoint Server 2010 logre los objetivos de la administracin de registros de la organizacin. A
continuacin se ofrece una vista previa del proceso de planeacin de la administracin de registros:
1. Identificar roles de administracin de registros Una administracin de registros satisfactoria requiere roles especializados tales
como:
Administradores de registros y agentes que se encargan de garantizar el cumplimiento de directivas para clasificar los registros
de la organizacin y ejecutar el proceso de administracin de registros.
354

2.

3.

4.
5.

6.

7.

8.
9.

Personal de TI para implementar los sistemas que admiten de una manera eficaz la administracin de registros.
Administradores de contenido para identificar dnde se guarda la informacin de la organizacin y para garantizar que los
equipos sigan los procedimientos de administracin de registros.
Analizar el contenido de la organizacin Antes de crear un plan de archivos, los administradores de registros y los
administradores de contenido realizan una encuesta sobre el uso de documentos en la organizacin para determinar qu
documentos y otros elementos pueden convertirse en registros.
Desarrollar un plan de archivos Una vez analizado el contenido de la organizacin y determinadas las programaciones de
retencin de contenido, rellene el resto del plan de archivos. Los planes de archivos difieren en funcin de la organizacin, pero en
general describen los tipos de elementos que la empresa reconoce como registros, indican dnde se almacenan, describen sus
perodos de retencin y proporcionan informacin adicional, como quin es responsable de su administracin y a qu categora ms
amplia pertenecen los registros.
Desarrollar programaciones de retencin Para cada tipo de registro, determine cundo va a dejar de estar activo (en uso), cunto
tiempo debera conservarse despus y cmo debera eliminarse al final.
Evaluar y mejorar los procedimientos de administracin de documentos Asegrese de que se apliquen las directivas
obligatorias en los repositorios de documentos. Por ejemplo, asegrese de que el contenido se audite correctamente para que
puedan conservarse las auditoras adecuadas junto con los registros.
Disear la solucin de administracin de registros Determine si se va a crear un archivo de registros, para administrar los
archivos en contexto, o si se usar una combinacin de los dos mtodos. En funcin del plan de archivos, disee el archivo de
registros o determine cmo usar los sitios existentes para que contengan registros. Defina los tipos de contenido, bibliotecas,
directivas y, cuando sea necesario, los metadatos que determinan la ubicacin a la que se debe redirigir un documento.
Planear cmo se convierte el contenido en registro Si usa SharePoint Server 2010 para la administracin de documentos
activos y para la administracin de registros, puede crear flujos de trabajo personalizados para mover los documentos a un archivo
de registros. Si usa SharePoint Server 2010 o un sistema de administracin de documentos externo, puede planear y desarrollar
interfaces que muevan contenido de esos sistemas al archivo de registros o que declaren un documento como registro, pero no lo
muevan. Tambin debe crear un plan de aprendizaje para ensear a los usuarios a crear registros y trabajar con stos.
Planear la integracin de correo electrnico Determine si va a administrar registros de correo electrnico dentro de SharePoint
Server 2010 o dentro de la propia aplicacin de correo electrnico.
Planear el cumplimiento del contenido social Si la organizacin usa medios sociales, como blogs, wikis o sitios web de Mi sitio,
determine cmo se convertir en registro este contenido.
355

10. Planear la documentacin y los informes de conformidad Para comprobar si la organizacin realiza los procedimientos de
administracin de registros obligatorios y para comunicar estos procedimientos, debe documentar los planes y procesos de
administracin de registros. Si la empresa participa en procesos judiciales relacionados con registros, es posible que necesite crear
estas instrucciones de administracin de registros, planes de implementacin y mtricas de eficacia.

Vea tambin
Conceptos
Creacin de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010
Planeacin de la recopilacin de registros (SharePoint Server 2010)

356

Creacin de un plan de archivos para administrar registros en


SharePoint Server 2010
El plan de archivos es el documento principal de la planeacin de la administracin de registros en SharePoint Server 2010. Aunque los
planes de archivos pueden variar entre las organizaciones, normalmente:
Describen los tipos de elementos que la organizacin reconoce como registros.
Describen la categora ms amplia de registros a la que pertenecen los elementos.
Indican dnde se almacenan los registros.
Describen los perodos de retencin de registros.
Definen quin es responsable de administrar los distintos tipos de registros.
En este artculo se describe el contenido de un plan de archivos y se resume cmo crear un plan de archivos para la organizacin. El
artculo tambin le llevar a una hoja de trabajo en la que podr registrar el plan de archivos.
En este artculo:
Identificacin de tipos de registros
Consecucin del plan de archivo
Hoja de trabajo

Identificacin de tipos de registros


Para determinar qu documentos activos de la organizacin pueden declararse como registros es necesaria la colaboracin de
administradores de registros, abogados, responsables de cumplimiento normativo y administradores de contenido. Tenga en cuenta que,
incluso si la empresa no se encuentra en un sector estrictamente regulado, podra estar obligada a conservar los registros con arreglo a
varias leyes generales. Adems del derecho empresarial, debe evaluar los requisitos legales especficos de la empresa.

357

El objetivo de este artculo slo es el de proporcionar informacin general acerca de cmo determinar los registros de una organizacin.
Lo ms probable es que su empresa ya est llevando a cabo algn tipo de administracin de registros, que haya completado la mayora
de los roles de administracin de registros que necesite y que ya disponga de una taxonoma de registros.
Generalmente, para determinar qu son registros en su organizacin:
1. Debe conocer cules son las obligaciones legales de su empresa y sus necesidades profesionales.
2. En un esfuerzo de colaboracin entre las divisiones de la organizacin, debe analizar cmo se usan los documentos activos.
3. Debe desarrollar una lista de tipos de documentos activos que deben convertirse en registros. Por ejemplo, puede determinar que los
siguientes elementos deben conservarse como registros:
Contratos para alquilar espacios corporativos.
Documentos relacionados con los beneficios de los empleados.
Documentos relacionados con la investigacin y el desarrollo de productos.
4. Debe clasificar los registros. Los registros de la misma categora a menudo tienen los mismos perodos de retencin y pueden
requerir un tratamiento similar de otras maneras.
Debe registrar la informacin que recopil. Puede usar la hoja de trabajo mencionada en la seccin Hoja de trabajo para este propsito.
Registre el tipo de registro, la categora a la que pertenecen los registros de este tipo y una breve descripcin del tipo de registro.
A continuacin se muestra una hoja de trabajo de ejemplo:

Tipo de registro

Categora de registro

Descripcin

Planes de beneficios, planes de seguros, planes de


pensiones

Descripciones de beneficios de los empleados

Descripciones del plan de


beneficios para todos los
empleados

Partes de horas de nminas, informacin adicional de Registros de nminas


nminas

Resmenes de horas
trabajadas, horas extra y
sueldos pagados

Facturas de proveedor

Registros de mercancas o
servicios adquiridos de
proveedores

Facturas

358

Tipo de registro

Categora de registro

Descripcin

Encuestas sobre productos, cuestionarios, manuales


de aprendizaje, vdeos de aprendizaje

Material de aprendizaje

Proporciona educacin
interna o externa

Formularios de envos, informes de envos

Registros de envos

Documenta el envo de
materiales

Comunicados de prensa, artculos de peridicos

Comunicados de prensa

Informacin de relaciones
pblicas acerca de
productos y servicios

Hojas de contacto de emergencia, formularios de


inscripcin de planes mdicos, currculum vtae,
informes sobre el estado de los beneficios

Registros de personal

Registros de historiales de
empleo y acciones
relacionadas con el
personal.

Consecucin del plan de archivo


Despus de determinar qu documentos deben conservarse como registros y crear un conjunto de categoras de registro, complete el
plan de archivos; para ello, debe proporcionar informacin adicional acerca de cada tipo de registro. Indique lo siguiente:
Cunto tiempo debe conservarse cada tipo de registro.
Cmo deben eliminarse los registros cuando caduque o expire el perodo de retencin.
Quin es el administrador de registros principal para los registros de este tipo.
En qu tipo de medios se almacenan los registros de este tipo.
A continuacin se incluye un plan de archivos de ejemplo completado:

359

Registros

Descripcin

Archivo
multimedia

Planes 401k

Descripcin del plan de


Pginas Web
beneficios para los empleados

Planes de seguros

Descripcin del plan de


seguros para los empleados

Planes de pensiones

Disposicin

Contacto

Planes de
X aos
beneficios para
los empleados

Ninguno

Amaya
Hernndez

Imprimir

Planes de
X aos
beneficios para
los empleados

Ninguno

Ana Trujillo

Descripcin del plan de


pensiones del empleado

Imprimir

Planes de
X aos
beneficios para
los empleados

Ninguno

Ana Trujillo

Partes de horas de nminas

Resmenes de horas
trabajadas, horas extra y
salarios pagados

Documentos
electrnicos

Registros de
nminas

X aos

Destruir

Ana Trujillo

Informacin adicional de la
nmina

Resmenes de perodos en
los que se ha sufrido alguna
enfermedad, vacaciones y
otros elementos de nminas
ajenos al salario

Documentos
electrnicos

Registros de
nminas

X aos

Destruir

Ana Trujillo

Facturas de proveedor

Registros de mercancas o
servicios adquiridos de
proveedores

Imprimir

Facturas

X aos

Destruir

Juan
Saavedra

Encuestas sobre el producto

Encuesta de satisfaccin del


cliente

Pginas web

Materiales de X aos
encuesta

Archivar

Almudena
Benito

Cuestionarios

Cuestionario para determinar Imprimir


datos demogrficos del cliente

Materiales de X aos
encuesta

Archivar

Almudena
Benito

Manuales de aprendizaje

Contenido de aprendizaje

Material de

Destruir

Almudena

Imprimir
360

Categora de
registro

Retencin

X aos

Registros

Descripcin

Archivo
multimedia

impreso

Categora de
registro

Retencin

Disposicin

aprendizaje

Contacto

Benito

Vdeos de aprendizaje

Contenido de aprendizaje en
vdeo

Vdeo

Material de
aprendizaje

X aos

Destruir

Almudena
Benito

Formularios de envo

Configuracin de envos de
materiales

Imprimir

Materiales de X aos
envo

Destruir

Juan
Saavedra

Informes de envo

Documentacin del envo de


materiales

Hojas de clculo Materiales de X aos


electrnicas
envo

Destruir

Juan
Saavedra

Comunicados de prensa

Comunicados sobre productos Documentos


y servicios
electrnicos

Informacin
sobre
relaciones
pblicas

X aos

Archivar

Almudena
Benito

Artculos de peridico

Noticias sobre productos y


servicios

Informacin
sobre
relaciones
pblicas

X aos

Archivar

Almudena
Benito

Hojas de contacto de
emergencia

Informacin de los empleados Documentos


electrnicos

Registros de
personal

X aos

Destruir

Ana Trujillo

Formularios de inscripcin en Formularios de inscripcin de Documentos


planes mdicos
los empleados en planes de electrnicos
salud

Registros de
personal

X aos

Destruir

Ana Trujillo

Currculum vtae

Registros de
personal

X aos

Destruir

Ana Trujillo

Currculum vtae recibidos

Imprimir

Mixtos

361

Nota:
El ejemplo que aparece anteriormente en esta seccin es una muestra, y no una recomendacin, de una configuracin de un plan de
archivos concreto. Para insistir en el hecho de que se trata de un ejemplo y no una recomendacin de una directiva de administracin de
registros, no se suministran perodos de retencin.

Hoja de trabajo
Use la siguiente hoja de trabajo con este artculo como ayuda para planear la implementacin:
Hoja de trabajo de categoras de registros http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179987&clcid=0xC0A

362

Planeacin de la recopilacin de registros (SharePoint Server


2010)
Una vez desarrollado un plan de archivos y diseada la solucin de administracin de registros en SharePoint Server 2010, planee cmo
se convertirn en registros los documentos activos de la organizacin, tanto impresos como electrnicos. En este artculo se explican las
tcnicas que puede usar para declarar documentos activos como registros y se sugiere un modo de planear cmo se convertirn en
registros los elementos del plan de archivos.
En este artculo:
Tcnicas para convertir documentos activos en registros
Finalizacin del plan

Tcnicas para convertir documentos activos en registros


Puede usar las siguientes tcnicas para convertir documentos activos en registros:
Declarar un documento como registro de forma manual mediante un sitio web basado en Microsoft SharePoint Server.
Definir una directiva que declare un documento como registro o lo enve a un sitio del centro de registros en un momento
especificado.
Crear un flujo de trabajo que enve un documento a un sitio del centro de registros.
Usar una solucin personalizada basada en el modelo de objetos de SharePoint Server.

Creacin de registros de forma manual


Si la administracin de registros locales est habilitada para una biblioteca de documentos, los usuarios pueden declarar explcitamente
un documento de la biblioteca como registro mediante la edicin de los detalles de cumplimiento del documento. Cuando el administrador
de la coleccin de sitios permite la administracin de registros locales, especifica quin podr declarar o revocar la declaracin de
registros y si los usuarios podrn editar o eliminar documentos una vez convertidos en registros.
363

Si se cre una conexin a un sitio del centro de registros, los usuarios pueden enviar manualmente documentos al sitio del centro de
registros mediante el comando Enviar a. Cuando un administrador de la granja de servidores configura una conexin al sitio del centro
de registros, este comando se pone a disposicin en todos los documentos activos. En funcin de cmo est configurada la conexin, los
documentos podrn copiarse al sitio del centro de registros, moverse al sitio del centro de registros o moverse al sitio del centro de
registros con un vnculo al documento que permanece en su sitio.
Aunque el envo manual de registros al sitio del centro de registros no es una solucin a gran escala prctica, puede usarla para
complementar otros mtodos de creacin de registros.

Definicin de una directiva


Una directiva de retencin especifica las acciones que deben realizarse en los documentos en momentos determinados. Las acciones de
directiva se llevan a cabo automticamente; no es necesario que los usuarios inicien la accin.
Dos acciones de directiva se relacionan especficamente con la administracin de registros: la transferencia de un documento a otra
ubicacin y la declaracin de un documento como registro. Si existe una conexin con un sitio del centro de registros, puede crear una
directiva que enve documentos a un sitio del centro de registros. La directiva tambin especifica si se debe copiar el documento al sitio
del centro de registros, moverlo, o bien moverlo y dejar un vnculo en la biblioteca de documentos. Si la administracin de registros
locales est habilitada para el sitio, puede crear una directiva que declare un documento como registro. Tambin puede usar el modelo
de objetos de SharePoint Server para crear una accin personalizada.
Una directiva de retencin puede tener varias fases. Por ejemplo, puede crear una directiva de retencin que elimine todas las versiones
anteriores de un documento un ao despus de la ltima modificacin del documento y que transfiera el documento a un sitio del centro
de registros cinco aos despus de su ltima modificacin.
Si la administracin de registros locales est habilitada para un sitio, el sitio puede contener documentos activos y registros. En este
caso, puede especificar diferentes directivas de retencin para documentos activos y registros. Por ejemplo, puede crear una directiva
que declare un documento activo como registro dos aos despus de su creacin y crear una segunda directiva que elimine un registro
siete aos despus de su declaracin como registro.

Creacin de un flujo de trabajo


Al usar Microsoft Office SharePoint Designer para crear un flujo de trabajo, puede agregar una accin que enve un elemento a un
repositorio. Mediante esta accin, puede crear flujos de trabajo que enven documentos a un sitio del centro de registros. Tambin puede
incluir otras acciones en el flujo de trabajo. Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo que enve un mensaje de correo electrnico al
autor de un documento para solicitar la aprobacin y, posteriormente, enve el documento a un sitio del centro de registros. Puede
combinar las directivas y los flujos de trabajo mediante la creacin de una directiva de retencin que ejecute el nuevo flujo de trabajo un
ao despus de la creacin de un documento.
364

Tambin puede usar el modelo de objetos de SharePoint Server para crear un flujo de trabajo personalizado que copie archivos al sitio
del centro de registros. Un flujo de trabajo que enva archivos al sitio del centro de registros se puede integrar en el sistema de
administracin de documentos como parte de un flujo de trabajo que gue un documento durante su ciclo de vida. Para los tipos de
documento que tienen un ciclo de vida previsible, como informes de gastos, puede implementar un flujo de trabajo que gue el documento
por sus diversas fases y, como paso final, enve una copia del documento al sitio del centro de registros. El flujo de trabajo podra
desencadenarse al crear un nuevo documento.

Uso de una solucin personalizada


Puede desarrollar soluciones personalizadas que usen objetos del espacio de nombres
Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy para enviar contenido de otros orgenes de datos al sitio del centro de
registros. Para obtener ms informacin acerca de la implementacin de soluciones personalizadas mediante el modelo de objetos de
SharePoint Server 2010, vea el tema sobre el kit de desarrollo de software (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=166117&clcid=0xC0A).

Finalizacin del plan


Una vez desarrollado el plan de archivos y revisados los mtodos para mover contenido al sitio del centro de registros, complete el plan
de archivos; para ello, determine cmo enviar cada tipo de registro al sitio del centro de registros. Entre los factores que se deben tener
en cuenta se incluyen los siguientes:
Es el cumplimiento obligatorio o voluntario?
Puede contar con la colaboracin de los usuarios de la organizacin para que cumplan con los procesos de administracin de
registros? En general, evite los procesos manuales. Sin embargo, si son necesarios, prepare un curso y una supervisin adecuados
para garantizar el cumplimiento por parte del equipo.
Se almacenar el contenido en servidores de administracin de documentos de SharePoint Server 2010?
Va a conservar el contenido fsico? La administracin de contenido fsico activo, como copias impresas o CD-ROM, y el envo de
este contenido a un almacn de registros para su conservacin (junto con el seguimiento del registro en un sitio del centro de
registros) requieren una planeacin exclusiva que no se describe en este tema. Por ejemplo, si no existe una versin electrnica de
un documento impreso, es posible que tenga que realizar un seguimiento del elemento mediante una lista, y sus directivas y flujos de
trabajo asociados. Para ver una explicacin completa de las estrategias y tcnicas de seguimiento de un registro fsico, tanto cuando
est activo como despus de enviarlo al sitio del centro de registros, vea Planeacin de los registros fsicos (SharePoint Server
2010).
En la siguiente tabla se muestra cmo algunos registros de un plan de archivos de ejemplo se movern a un sitio del centro de registros:
365

Documentos

Descripcin

Plan de prestaciones

Medios

Ubicacin de
origen

Se convierte en un
registro...

Descripcin del plan de prestaciones para Pginas web


los empleados.

Biblioteca de
documentos de
SharePoint
Server 2010

Mediante un flujo
de trabajo
personalizado
asociado con una
directiva de
expiracin

Plan de seguros

Descripcin del plan de seguros para los Impreso


empleados.

Documento
fsico asociado
con un
elemento de
lista de
SharePoint
Server 2010

Mediante el envo
a una cmara
fsica y la
creacin de un
elemento de lista
en el sitio del
centro de
registros para
realizar un
seguimiento (con
un cdigo de
barras)

Partes de horas de nminas

Resmenes de horas trabajadas, horas


extra y sueldos pagados.

Documentos
electrnicos

Servidor de
registros de
nminas no
basado en
SharePoint
Server 2010

Mediante un
programa
personalizado

Archivos de desarrollo de productos

Especificaciones de productos y
documentos asociados.

Documentos
electrnicos

Biblioteca de
Mediante un flujo
documentos de de trabajo
SharePoint
personalizado

366

Documentos

Descripcin

Medios

Ubicacin de
origen

Se convierte en un
registro...

Server 2010

asociado con la
directiva de
caducidad y
mediante el uso
manual del
comando Enviar
a

Vea tambin
Conceptos
Creacin de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010
Planeacin de los registros fsicos (SharePoint Server 2010)

Otros recursos
Add, modify, or delete a connection to a document repository or a records center (SharePoint Server 2010)

367

Planeacin de los registros fsicos (SharePoint Server 2010)


En SharePoint Server 2010, puede administrar registros fsicos y electrnicos en el mismo archivo de registros, pero se deben administrar
de modos diferentes. Los registros electrnicos se pueden almacenar directamente en Microsoft SharePoint Server. Los registros fsicos
se deben almacenar fuera de SharePoint Server, por ejemplo en cajas en un almacn. Para administrar registros fsicos en SharePoint
Server, se debe crear un elemento de lista, relacionarlo con el elemento fsico y administrarlo.
En este artculo se describe cmo planear el uso de SharePoint Server para administrar registros fsicos, pero no se incluyen los
procedimientos especficos para implementar el plan. Para poder realizar las actividades descritas en este tema, debe haber creado un
plan de archivos. Para obtener ms informacin acerca de los planes de archivos, vea Creacin de un plan de archivos para administrar
registros en SharePoint Server 2010.
En este artculo:
Identificacin de los tipos de registro
Identificacin de las propiedades de cada tipo de registro
Organizacin de los tipos de contenido
Organizacin de los archivos de registros
Hoja de trabajo

Identificacin de los tipos de registro


El plan de archivos debe identificar los tipos de elementos fsicos que la organizacin considera registros. Si no es as, actualice el plan
de archivos para que incluya registros fsicos. Para cada tipo de registro fsico del plan de archivos, indique el tipo de medios que sern
los registros. Por ejemplo, los acuerdos legales firmados pueden ser copias impresas de registros y los modelos de ingeniera pueden ser
planos tcnicos de formato grande.
Para obtener ms informacin acerca de los planes de archivos, vea Creacin de un plan de archivos para administrar registros en
SharePoint Server 2010.

368

Identificacin de las propiedades de cada tipo de registro


Todos los registros del mismo tipo deben tener las mismas propiedades. Entre las propiedades de registros fsicos que se deben tener en
cuenta en este paso de planeacin se incluyen las siguientes:
Atributos (que se convertirn en columnas en SharePoint Server)
Procesos (que se convertirn en flujos de trabajo en SharePoint Server)
Directivas de administracin de informacin
Formularios
Para cada tipo de registro, identifique los atributos que desea capturar para los registros de este tipo. Estos atributos sern columnas del
tipo de contenido de SharePoint Server que representa este tipo de registro. La informacin que usar para clasificar registros puede ser
un atributo. Los datos que las personas buscan tambin pueden ser un atributo. Otros atributos de registros fsicos enlazan el registro de
SharePoint Server, representado por un elemento de una lista, con el objeto fsico almacenado en una ubicacin fsica. La ubicacin y
algn modo de identificar al objeto fsico son probablemente atributos que puede resultar conveniente capturar.
Como en el caso de los registros electrnicos, probablemente desee aplicar determinadas directivas a los registros fsicos. Todos los
registros suelen tener una directiva de caducidad y una directiva de auditora. Es posible que los registros fsicos en particular tengan una
directiva que requiera un cdigo de barras. Puede asociarse una imagen del cdigo de barras adjunta al objeto fsico con el elemento de
lista que representaba el registro fsico. Una directiva de etiquetas puede requerir que cada objeto fsico se etiquete con los mismos
atributos asociados con el elemento de lista que representa el objeto fsico. Para cada tipo de registro fsico, indique si las directivas de
caducidad, auditora, cdigo de barras y de etiquetas son necesarias. Tenga en cuenta tambin las directivas adicionales que sean
necesarias.
Un registro fsico de SharePoint Server (un elemento de una lista) es slo un marcador de posicin del registro real; no es el propio objeto
fsico. Por lo tanto, es probable que deba agregar procesos para mantener los elementos fsicos sincronizados con las acciones que se
llevan a cabo en los elementos de lista. Estos procesos se corresponden con los flujos de trabajo de SharePoint Server. Identifique los
procesos que deben asociarse con cada tipo de registro. Entre los procesos comunes para los registros fsicos se incluyen los siguientes:
Eliminacin del registro fsico cuando el elemento de lista que representa el registro ha expirado o caducado.
Traslado del objeto fsico a una ubicacin de almacenamiento cuando se agrega un nuevo elemento a la lista.
Recuperacin del objeto fsico.
Existe algn formulario que deba asociarse con registros de este tipo? Es posible que necesite un formulario para cada proceso
identificado. O bien, puede usar un formulario para proporcionar acceso al inventario de registros fsicos.
369

Use la ficha Registros fsicos de la hoja de trabajo de la seccin Hoja de trabajo para registrar la informacin identificada sobre cada
tipo de registro fsico. An no rellene el tipo de contenido del tipo de registro.

Organizacin de los tipos de contenido


La forma ms sencilla de asociar tipos de contenido con registros fsicos consiste en tener un tipo de contenido para cada tipo de registro
fsico. Sin embargo, si varios tipos de registros fsicos comparten las mismas columnas, flujos de trabajo, directivas de administracin de
informacin y formularios, puede usar un tipo de contenido para representar todos los tipos de registros fsicos similares.
Organice los tipos de contenido. Considere la posibilidad de crear un tipo de contenido a partir del cual descendern todos los otros tipos
de contenido de los registros fsicos. Este tipo de contenido primario derivar del tipo de contenido Elemento. Agregue al tipo de
contenido primario las propiedades (columnas, directivas de administracin de informacin, flujos de trabajo y formularios) que sean
comunes para los tipos de contenido de todos los registros fsicos.
Existen dos formas de organizar los tipos de contenido una vez creado el tipo de contenido primario.
1. La creacin de una estructura plana en la que cada tipo de contenido que representa un tipo de registros fsicos sea un elemento
secundario del tipo de contenido primario creado anteriormente.
2. La creacin de una jerarqua que descienda del tipo de contenido primario en funcin de las similitudes entre las propiedades de los
tipos de contenido.
En la ficha Tipos de contenido de la hoja de trabajo, identifique cada tipo de contenido que represente un tipo de registro fsico. Para
cada tipo de contenido, tenga en cuenta su tipo de contenido primario. En la columna Columnas, escriba el nombre de cada columna
definida en el nivel del tipo de contenido. No escriba los nombres de las columnas heredadas de otros tipos de contenido. En la columna
Flujos de trabajo, escriba el nombre de cada flujo de trabajo definido en el nivel del tipo de contenido. En la columna Directivas de
administracin de informacin, escriba el nombre de cada directiva de administracin de informacin definida en el nivel del tipo de
contenido. En la columna Formularios, escriba el nombre de cada formulario definido en el nivel del tipo de contenido.

Organizacin de los archivos de registros


Es habitual usar archivos independientes para registros fsicos y registros electrnicos. Sin embargo, puede decidir tener una o varias
listas de elementos que representen registros fsicos intercaladas con las bibliotecas de documentos que contienen registros electrnicos.
Despus de decidir en qu archivo de registros almacenar los registros fsicos, determine cmo va a organizar las listas dentro del
archivo de registros. Puede crear carpetas en las listas y usarlas para crear una estructura de la organizacin ms profunda para los
370

registros fsicos. Al determinar qu listas crear, tenga en cuenta que tanto los flujos de trabajo como la navegacin de metadatos
pueden aplicarse a las listas.
Entre algunas de las ideas para la organizacin de listas y carpetas se incluyen las siguientes:
Por tipo de registro
De la misma manera en que se organizan los objetos fsicos. (Por ejemplo, una carpeta puede representar una caja y los elementos
de la carpeta pueden representan los objetos de la caja.)
Mediante un esquema organizativo profesional, como por proyecto o por divisin
Por ao
Debido a que los registros fsicos no se movern al archivo de registros mediante la opcin Enviar a, no se puede usar el organizador de
contenido con los registros fsicos. En su lugar, el administrador de registros que cree el registro fsico debe colocar el registro en la
carpeta correcta de la lista correcta.
En la ficha Listas y carpetas de la hoja de trabajo, escriba la direccin URL de cada lista identificada. Para cada lista, en la columna
Tipos de contenido, determine los tipos de contenido que se permitirn en la lista. Use las columnas Nivel de carpeta 1, Nivel de
carpeta 2, Nivel de carpeta 3 y Nivel de carpeta 4 para registrar la jerarqua de carpetas y subcarpetas de la lista. Agregue ms
columnas si anidar las carpetas en ms de cuatro niveles.

Hoja de trabajo
Puede usar la siguiente hoja de trabajo para planear el modo de administrar los registros fsicos:
Hoja de trabajo de planeacin de registros fsicoshttp://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179986&clcid=0xC0A

Vea tambin
Referencia
Planeacin de tipos de contenido

Conceptos
Creacin de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010

371

Planeacin de la exhibicin de documentos electrnicos


(SharePoint Server 2010)
La exhibicin de documentos electrnicos, es el proceso de bsqueda y produccin de informacin electrnica para admitir eventos como
litigios, auditoras o investigaciones. Si usa Microsoft SharePoint Server 2010 para administrar la informacin electrnica, debe tener en
cuenta la exhibicin de documentos electrnicos al planear la solucin de SharePoint Server. La auditora, las directivas de caducidad y
la bsqueda son consideraciones que debe evaluar. Las decisiones de planeacin con respecto a estas reas deben completarse antes
de que exista la posibilidad de que surja la necesidad de usar la exhibicin de documentos electrnicos.
En esta seccin:
Cmo admite SharePoint Server 2010 la exhibicin de documentos electrnicos
Auditora
Caducidad
Bsqueda

Cmo admite SharePoint Server 2010 la exhibicin de documentos


electrnicos
Existen dos partes de la exhibicin de documentos electrnicos en SharePoint Server: la bsqueda de los documentos relevantes y la
restriccin de las acciones que pueden llevar a cabo los usuarios con los documentos una vez identificados.
Una suspensin es un conjunto de documentos que puede producirse como parte de una solicitud de exhibicin de documentos
electrnicos. En SharePoint Server, se habilita o deshabilita la caracterstica Suspensin y exhibicin de documentos electrnicos en el
nivel de un sitio individual. Esta caracterstica est habilitada de forma predeterminada en un sitio del centro de registros y deshabilitada
de forma predeterminada en todos los dems tipos de sitios. La caracterstica Suspensin y exhibicin de documentos electrnicos
permite crear y administrar suspensiones, agregar elementos a una suspensin y usar la bsqueda para detectar contenido y copiarlo a
otra ubicacin, o bloquear el contenido para que no pueda modificarse o eliminarse.
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Al realizar una bsqueda de exhibicin de documentos electrnicos, puede elegir entre dos acciones. Puede copiar todos los documentos
recuperados al organizador de contenido, que redirige los documentos a la ubicacin correcta en funcin de los metadatos de los
documentos. O bien, puede dejar los documentos en su sitio, pero bloqueados. Al bloquear un documento, se evita que los usuarios los
modifiquen o eliminen.
Para admitir la exhibicin de documentos electrnicos en SharePoint Server, debe habilitar la caracterstica Suspensin y exhibicin de
documentos electrnicos en cada coleccin de sitios en la que pueda existir informacin relevante. A continuacin, debe configurar el
servicio de bsqueda para que rastree los sitios que tienen habilitada la exhibicin de documentos electrnicos.
Cuando surgen circunstancias que requieren que la organizacin produzca documentos relevantes, se puede iniciar un proceso de
exhibicin de documentos electrnicos. Un administrador de registros, un abogado u otro individuo pueden llevar a cabo las siguientes
acciones para producir los documentos requeridos.
1. Crear una suspensin que contenga los documentos relevantes.
2. Iniciar una bsqueda de exhibicin de documentos electrnicos para documentos relevantes.
La bsqueda de exhibicin de documentos electrnicos se ejecuta en un momento controlado por el trabajo del temporizador Buscar
y Procesar. De forma predeterminada, esto se lleva a cabo a las 10:30 p. m. todos los das. Los resultados de la bsqueda se
agregan automticamente a la suspensin.
3. Revisar los elementos de la suspensin y crear bsquedas de exhibicin de documentos electrnicos adicionales.
4. Buscar documentos manualmente y agregarlos a la suspensin.
5. Ejecutar informes en la suspensin.
Los informes de suspensin se ejecutan en un momento controlado por el trabajo del procesador Suspender procesamiento e
informes. De forma predeterminada, esto se lleva a cabo a las 11:30 p. m. todos los das.
6. Revisar los documentos de la suspensin y quitar los documentos irrelevantes.
7. Identificar documentos especficos de la suspensin para los que se necesite ms informacin y revisar el registro de auditora de
estos documentos.
8. Entregar todos los documentos asociados con la suspensin.

Auditora
Al enviar un documento a un organizador de contenido, se borrar el historial de versiones del documento. Para conservar un historial de
quin cambi un documento y cundo se realiz cada cambio, necesitar un registro de auditora. Se recomienda habilitar la directiva de
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auditora en todas las colecciones de sitios que contienen bibliotecas de documentos activos. Para obtener ms informacin acerca de la
directiva de auditora, vea Introduccin al gobierno (SharePoint Server 2010).

Caducidad
Toda la informacin que se almacena en una organizacin puede exhibirse. Adems, los documentos electrnicos consumen espacio en
disco. Considere la posibilidad de implementar una directiva de caducidad para eliminar documentos automticamente cuando ya no
sean necesarios. Para obtener ms informacin acerca de la directiva de caducidad, vea Introduccin al gobierno (SharePoint Server
2010).

Bsqueda
Cuando una organizacin debe crear documentos en una situacin de litigio, a menudo debe hacerlo pronto o pagar una multa.
Asegrese de que la bsqueda est configurada correctamente antes de que sea preciso usar la exhibicin de documentos electrnicos
por primera vez. En particular, asegrese de que la bsqueda est configurada para rastrear todos los sitios en los que posiblemente se
deba detectar contenido.
Los motores de bsqueda normalmente estn optimizados para devolver solo algunos resultados muy relevantes. En la exhibicin de
documentos electrnicos, el objetivo de la bsqueda consiste en devolver todos los resultados que coincidan con una consulta, no solo
los pocos resultados ms relevantes. La bsqueda de SharePoint Server 2010 se ha mejorado para satisfacer mejor las necesidades de
la exhibicin de documentos electrnicos.
Para ofrecer proteccin contra ataques malintencionados comunes, se detienen las bsquedas de SharePoint Server 2010 cuya
ejecucin excede un lapso de tiempo especfico. Si cabe la posibilidad de que la bsqueda de exhibicin de documentos electrnicos se
ejecute durante un tiempo prolongado, considere las siguientes opciones:
Creacin de una bsqueda con un mbito ms delimitado. Si busca documentos relacionados con una posible asociacin con
Contoso, Ltd., por ejemplo, considere la posibilidad de buscar documentos que contengan la palabra Contoso y que se hayan
creado en un intervalo de fechas especfico, en lugar de buscar slo la palabra Contoso.
Ejecucin de varias bsquedas ms limitadas. Por ejemplo, suponga que busca documentos relacionados con la contratacin de un
nuevo consejero delegado de Fabrikam, Inc. En lugar de hacer una bsqueda de Fabrikam (consejero delegado, Enrique Gil,
contratacin), realice tres bsquedas independientes: consejero delegado de Fabrikam, Enrique Gil de Fabrikam y contratacin
de Fabrikam.
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Uso de un archivo de registro frente a administracin de


registros locales (SharePoint Server 2010)
Antes de Microsoft SharePoint Server 2010, se creaba un sitio del centro de registros que sirviera como archivo para administrar los
registros y luego se copiaban los documentos al archivo cuando se convertan en registros. Se determinaba si un documento era registro
o no segn su ubicacin: dentro del archivo de registros o en otro lugar.
En Microsoft SharePoint Server 2010 se pueden administrar los registros en un archivo o en el mismo repositorio para documentos como
documentos activos. Con el enfoque local de Microsoft SharePoint Server 2010, cuando se declara que un documento se convirti en
archivo, el registro permanece en su ubicacin pero Microsoft SharePoint Server 2010 lo administrar como registro. Por ejemplo, es
posible que un documento obtenga una directiva de retencin distinta cuando se lo declara registro o que los usuarios no puedan editarlo.
Tambin es posible usar un enfoque hbrido. Por ejemplo, se pueden mantener los registros en su ubicacin con documentos activos por
dos aos y mover los registros a un archivo de registros cuando finaliza el proyecto.
Al pensar si desea administrar los registros en un centro de registros independiente o en el mismo sitio de colaboracin, tenga en cuenta
las siguientes preguntas:
El gobierno del sitio de colaboracin es apropiado para administrar registros? Su sector est sujeto a requisitos legales que
requieren que los registros estn separados de los documentos activos? Se debera confiar en el administrador de un sitio de
colaboracin para que administre un sitio que contiene registros? Es preferible almacenar los registros en un sitio que use acceso
ms restringido que el sitio de colaboracin o en un sitio del que haya una copia de seguridad en una programacin distinta.
Por cunto tiempo va a estar en uso el sitio de colaboracin? En caso de que se deban mantener los registros por ms tiempo que
la duracin del proyecto, si elige una estrategia de administracin de registros locales deber mantener el sitio de colaboracin
incluso despus de que ste ya no se use.
Los miembros del proyecto necesitarn tener acceso frecuentemente a los documentos despus de que stos se hayan convertido
en registros? Si usa un enfoque local, los miembros del proyecto pueden tener acceso a los documentos del mismo modo,
independientemente de si los documentos estn activos o son registros.

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Los administradores de registros de su organizacin son solo responsables de los registros o de toda la informacin,
independientemente de si est activa o es registro? Si los administradores de registros solo son responsables de los registros
oficiales, es posible que sea ms fcil para ellos tener un centro de registros independiente.
En la siguiente tabla se describen las diferencias entre lo que se puede hacer con los registros en un centro de registros y con los
registros que se administran localmente en un sitio de colaboracin. Se presentan las diferencias desde el punto de vista de
administradores de registros y de trabajadores que colaboran en un equipo de proyecto.

Diferencias entre un archivo de registros y registros locales


Factor

Archivo de registros

Administracin de la retencin de registros

El organizador de contenido coloca automticamente Es posible que haya


los registros nuevos en la carpeta correcta del plan de distintas directivas para los
archivos, en funcin de los metadatos.
registros y para los
documentos activos segn
el tipo de contenido actual
o la ubicacin.

Restringir qu usuarios pueden ver los registros

S. El archivo especifica los permisos del registro.

No. Los permisos no


cambian cuando un
documento se convierte en
archivo. Sin embargo, se
puede restringir qu
usuarios podrn editar y
eliminar los registros.

Facilidad de encontrar los registros (para los


administradores de registros)

Ms fcil. Todos los registros se encuentran en la


misma ubicacin.

Ms difcil. Los registros


estn dispersos en varios
sitios de colaboracin.

Mantener todas las versiones de los documentos


como registros

El usuario debe enviar explcitamente cada versin de Automtico, suponiendo


un documento al archivo.
que la configuracin de
versiones est activada.
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Registros locales

Factor

Archivo de registros

Registros locales

Facilidad de encontrar informacin (para los


colaboradores del equipo)

Ms difcil, aunque se puede agregar un vnculo con el Ms fcil.


sitio de colaboracin al documento cuando ste se
convierte en archivo.

Desorden del sitio de colaboracin

El sitio de colaboracin contiene slo documentos


activos.

El sitio de colaboracin
contiene documentos
activos e inactivos
(registros), aunque se
pueden crear vistas que
muestren solo los
registros.

Posibilidad de auditar los registros

S.

Depende de la directiva de
auditora del sitio de
colaboracin.

mbito de exhibicin de documentos electrnicos

Los documentos activos y los registros se buscan


independientemente.

La misma bsqueda de
exhibicin de documentos
electrnicos incluye
registros y documentos
activos.

Seguridad administrativa

Un administrador de registros puede administrar el


archivo de registros.

Los administradores del


sitio de colaboracin
tienen permiso para
administrar registros y
documentos activos.

En la siguiente tabla, se describen las diferencias entre los dos enfoques de administracin de registros que podran afectar al modo de
administrar los recursos de TI.

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Diferencias de recursos entre un archivo de registros y registros locales


Factor

Archivo de registros

Cantidad de sitios para administrar

Ms sitios; es decir, hay un archivo individual adems Menos sitios.


de sitios de colaboracin.

Escalabilidad

Reduce la presin del tamao de bases de datos en


los sitios de colaboracin.

Facilidad de administracin.

Conjunto o granja de servidores o sitio individual para Ningn trabajo de


los registros.
aprovisionamiento de sitios
adicional al necesario para
los sitios que tienen
documentos activos.

Almacenamiento

Puede almacenar registros en distintos medios de


almacenamiento.

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Registros locales

El tamao mximo de la
coleccin de sitios se
alcanz antes.

Documentos activos y
registros almacenados
juntos.

Diseo de administracin de registros local


En Microsoft SharePoint Server 2010 se pueden administrar los registros en un archivo, o bien usar administracin de registros locales y
administrar los registros en el mismo repositorio para documentos que los documentos activos. Cuando se usa la administracin de
registros locales, al declarar que un documento es un registro, permanece en la misma ubicacin, pero SharePoint Server 2010 ahora lo
administra como un registro.
Mediante la administracin de registros locales en SharePoint Server 2010, se puede:
1. Decidir qu acciones harn que un documento activo se convierta en un registro. Por ejemplo, un usuario puede seleccionar una
opcin para declarar que un documento es un registro; un flujo de trabajo puede ejecutarse despus de un evento especfico y
convertir un documento activo en un registro; o bien, se puede definir una directiva de retencin que convierta un documento activo
en un registro despus de una determinada cantidad de tiempo.
2. Restringir quines pueden realizar operaciones relacionadas con los registros. Por ejemplo, se puede especificar que cualquier
usuario puede declarar que un documento es un registro, pero que solo los administradores de registros pueden editar o eliminar un
registro.
3. Restringir qu acciones pueden realizar los usuarios en los registros. Por ejemplo, se puede impedir que los usuarios eliminen
registros, o bien que los editen y eliminen.
4. Especificar una directiva de retencin para los documentos activos y una directiva de retencin diferente para los registros.
Para obtener ms informacin acerca de cmo decidir si conviene usar administracin de registros locales o un archivo de registros, vea
Uso de un archivo de registro frente a administracin de registros locales (SharePoint Server 2010).
En este artculo se describe cmo tomar las decisiones de planeacin necesarias para implementar la administracin de registros locales.
No se explica cmo implementar las decisiones que se tomen. Antes de aplicar el procedimiento que se describe en este artculo, debe
haber creado un plan de archivos.
Si est usando administracin de registros locales, se supone que tambin est usando SharePoint Server para otro propsito, como
sitios de colaboracin en equipo. (Si no es as, considere la posibilidad de usar un archivo de registros.) Por lo tanto, ya debera conocer
los tipos de contenido y jerarqua de carpetas que usa la solucin existente, o bien definirlos a medida que disee la solucin de
administracin de registros si est desarrollando su otra solucin SharePoint Server al mismo tiempo.
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En este artculo:
1. Informacin general sobre la planeacin de administracin de registros locales
2. Carpetas o tipos de contenido?
3. Definicin de tipos de contenido
4. Organizacin de las carpetas para la administracin de registros locales
5. Tareas de planeacin de administracin de registros generales
6. Hojas de clculo

Informacin general sobre la planeacin de administracin de


registros locales
Puede configurar directivas de retencin de registros basadas en tipos de contenido o en la carpeta en la que est almacenado un
documento. La organizacin de los registros por tipo de contenido o por ubicacin es la principal decisin que deber tomar cuando
planee la administracin de registros locales. Despus de decidir cmo organizar los registros, debe disear los tipos de contenido o la
jerarqua de carpetas. A continuacin, debe definir otros aspectos de la administracin de registros, como las directivas de auditora. Por
ltimo, debe decidir qu se puede hacer con un documento despus de declarar que es un registro.
Si su solucin usar tanto administracin de registros locales como un archivo de registros, no es necesario planear ambos aspectos al
mismo tiempo. Por ejemplo, si basa el plan de administracin de registros locales en los tipos de contenido, no es necesario que organice
los registros del archivo segn los tipos de contenido.

Carpetas o tipos de contenido?


Puede definir directivas de retencin en funcin del tipo de contenido de un elemento o segn la carpeta en la que se encuentra ubicado
el elemento. Para cualquier biblioteca especfica, debe seleccionar una de estas opciones; no es posible basar las directivas de retencin
en una combinacin de tipos de contenido y carpetas dentro de la misma biblioteca. Su eleccin afectar considerablemente a la forma
en que se configura el sitio y a la forma en que los usuarios lo usarn. Por lo general, es ms fcil basar las directivas de retencin en
tipos de contenido, si esto funciona en su situacin.
Considere los tipos de registros que identific en el plan de archivos. Use la siguiente heurstica para determinar si le conviene
organizarlos en funcin de los tipos de contenido o por su ubicacin. Siga la primera heurstica que se aplique a su situacin.
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1. Todos los registros del mismo tipo tienen la misma directiva de retencin? Si es as, organcelos en funcin de los tipos de
contenido.
2. La mayora de los tipos de registro consta de registros con la misma directiva de retencin? Es poco frecuente que un tipo de
registro tenga registros de diferentes directivas de retencin? Si es as, puede crear de forma sencilla y lgica subtipos para aplicar
la misma directiva de retencin a todos los registros del subtipo? Si es as, organcelos en funcin de los tipos de contenido.
Por ejemplo, si los acuerdos de confidencialidad (NDA) se conservan durante cinco aos, las concesiones durante 10 aos y los
acuerdos de asociacin durante 15 aos, pero los clasific todos como acuerdos legales, no todos los acuerdos legales tienen el
mismo perodo de retencin. Pero si subdividiera los acuerdos legales en tres tipos de registros de acuerdos legales (NDA,
concesiones y acuerdos de asociacin), todos los registros del mismo tipo tendran el mismo perodo de retencin.
3. Todos los registros tendrn atributos, o metadatos, en comn que determinen la directiva de retencin? Si es as, organcelos
basndose en la ubicacin.
Por ejemplo, si todos los registros tendrn un atributo "cliente" y los registros de clientes gubernamentales tienen una directiva de
retencin diferente a la de los registros de clientes corporativos, organcelos segn su ubicacin.
4. Su organizacin ya tiene una estructura de carpetas con la que los usuarios estn familiarizados? La misma directiva de retencin
se aplica a todos los registros de una carpeta? Puede confiar en que los usuarios almacenarn los documentos en el lugar correcto
en la estructura de carpetas? Si la respuesta a todas estas preguntas es afirmativa, organcelos basndose en la ubicacin.
Si no se aplica ninguna de las heursticas anteriores, es probable que la implementacin de administracin de registros locales no sea
una solucin natural en su caso. Reconsidere si el uso de un archivo de registros puede funcionar. Si usa un enfoque local, tiene dos
opciones. La primera opcin consiste en crear tipos de contenido adicionales cuyo nico propsito es diferenciar los elementos con
perodos de retencin diferentes. La segunda opcin es organizar los elementos dentro de carpetas hasta donde sea posible y, a
continuacin, usar subcarpetas para guardar elementos con perodos de retencin diferentes. Es probable que cualquiera de estas
opciones sea confusa para los usuarios.
Si su organizacin ya usa SharePoint para administrar documentos y est comenzando a usar la funcionalidad de administracin de
registros, ya existe una estructura de carpetas y tipos de contenido. Si ninguno de stos es adecuado para las directivas de retencin,
tendr que convertir algunos elementos a nuevos tipos de contenido o mover algunos elementos a carpetas nuevas.

Definicin de tipos de contenido


Para cada tipo de registro del plan de archivos, determine qu tipo o tipos de contenido podran ser los registros de este tipo. Puede
especificar esta informacin en la ficha Records and content types (Registros y tipos de contenido) de la hoja de clculo In-place
records planning (Planeacin de registros locales).
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A continuacin, considere cada tipo de contenido. Si los documentos del tipo de contenido pueden convertirse en registros, tenga en
cuenta la directiva de retencin que se aplica a los registros del tipo de contenido. Puede usar la ficha de tipos de contenido y
retencin de la hoja de clculo para este propsito. Si su solucin usar un archivo de registros adems de la administracin de registros
locales, tenga en cuenta solo la parte de la directiva de retencin que se aplica al registro antes de moverlo al archivo de registros.
Cuando se enva un elemento a un archivo de registros, se borran las directivas del elemento y el elemento recibe las directivas que se
especifican dentro del archivo de registros.
Si como resultado de la tarea anterior un tipo de contenido tiene ms de una directiva de retencin, deber dividir el tipo de contenido.
Busque una forma lgica de dividir el tipo de contenido en varios subtipos, de forma tal que cada subtipo pueda tener una sola directiva
de retencin. Actualice su asignacin de registros a tipos de contenido para reflejar los nuevos tipos de contenido.

Organizacin de las carpetas para la administracin de registros


locales
Es probable que organice las carpetas de forma diferente dependiendo de si los usuarios decidirn dnde almacenar los documentos o si
se usa el organizador de contenido para redirigir los documentos a la ubicacin correcta. Estas opciones se describen en las secciones
siguientes.

Opcin 1: Los usuarios deciden dnde almacenar los documentos


Si los usuarios deciden en qu carpeta desean almacenar sus documentos, la jerarqua de carpetas debe facilitarles el almacenamiento
de los documentos en la ubicacin correcta. Comience con la estructura de carpetas que usa su solucin SharePoint Server actual o con
la estructura de carpetas que est diseando para las dems partes de su solucin SharePoint Server. Para cada carpeta que puede
contener registros, determine los tipos de registros que podra haber en la carpeta. Use los tipos de registro y el plan de archivos para
determinar las directivas de retencin que pueden aplicarse a los elementos de la carpeta. Puede especificar esta informacin en la ficha
de carpetas y retencin de la hoja de clculo.
Si como resultado de la tarea anterior una carpeta tiene ms de una directiva de retencin, deber crear subcarpetas. Para cada carpeta
que puede contener elementos con diferentes directivas de retencin, cree una subcarpeta para cada directiva de retencin. Puesto que
los usuarios decidirn dnde almacenar los documentos, debe haber una forma sencilla de explicarles qu se debe colocar en cada
subcarpeta. Si no la hay, considere la posibilidad de prohibir que los usuarios elijan dnde almacenar los documentos y use el
organizador de contenido en su lugar. Actualice la asignacin de tipos de registro a carpetas para reflejar las nuevas subcarpetas.
Si tiene una solucin SharePoint Server, es probable que deba mover algunos documentos existentes para colocarlos en las carpetas
que tienen las directivas de retencin correspondientes.
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Determine cmo ensear a los usuarios a colocar los documentos en la ubicacin correcta y si auditar la ubicacin de los documentos.
La aplicacin correcta de las directivas de retencin depende de que los registros se almacenen en la carpeta correcta.

Opcin 2: Use el organizador de contenido para determinar dnde almacenar los documentos
Si va a usar el organizador de contenido para redirigir los documentos a la carpeta correcta, no es tan importante que resulte fcil a los
usuarios navegar por la jerarqua de carpetas. Puede ocultar la estructura de carpetas a los usuarios y crear vistas que puedan usar para
navegar. Dado que el organizador de contenido redirige los documentos basndose en sus metadatos, debe aplicar una combinacin de
metadatos nica a cada carpeta que contendr documentos.
Examine el plan de archivos y determine qu combinacin de atributos corresponde a cada directiva de retencin. No hay problema si las
diferentes combinaciones de metadatos tienen la misma directiva de retencin. No obstante, cada combinacin de metadatos nica solo
puede corresponder a una directiva de retencin. Si no es as, determine metadatos adicionales para diferenciar las directivas de
retencin. Puede especificar esta informacin en las dos primeras columnas de la ficha de Metadata and folders (Metadatos y carpetas)
de la hoja de clculo In-place records planning (Planeacin de administracin de registros locales).
A continuacin, identifique una carpeta para cada conjunto de metadatos. Escriba el nombre de la carpeta en la tercera columna de la
ficha de Metadata and folders (Metadatos y carpetas) de la hoja de clculo. Necesitar esta informacin cuando cree las reglas que usa
el organizador de contenido para redirigir los documentos a la ubicacin correcta. Tambin deber habilitar el organizador de contenido
para obligar que todos los documentos cargados y nuevos pasen por la biblioteca temporal.
Si tiene una solucin SharePoint Server, es probable que deba mover algunos documentos existentes para colocarlos en las carpetas
que tienen las directivas de retencin correspondientes.
Determine cmo ensear a los usuarios a aplicar los metadatos adecuados a los documentos. La aplicacin correcta de las directivas
de retencin depende de que todos los documentos tengan los metadatos correctos.

Tareas de planeacin de administracin de registros generales


Una vez que planee cmo estructurar el contenido para la administracin de registros locales, la mayora de las tareas de planeacin
restantes son similares a las que debera realizar para un archivo de registros. Considere las siguientes decisiones relacionadas con la
administracin de registros.
Cmo se convertir un documento en un registro Hay varias formas de convertir un documento en un registro:
1. Puede definir una directiva de retencin para los documentos activos que convierta automticamente un documento activo en un
registro despus de una determinada cantidad de tiempo.

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2. Puede crear un flujo de trabajo que convierta un documento activo en un registro y hacer que el flujo de trabajo se desencadene
mediante eventos especficos.
3. Un usuario puede declarar manualmente que un documento es un registro.
4. Puede configurar una biblioteca para que todos los documentos que se colocan en ella se conviertan en registros.
Cmo se convertirn los documentos activos en registros en su solucin? Si un documento debe convertirse en un registro despus de
que haya pasado un determinado perodo de tiempo desde su creacin o modificacin, el uso de una directiva de retencin es una buena
solucin. Por ejemplo, puede especificar que un documento se convierta en un registro seis meses despus de la ltima vez que se
modific. Los usuarios no debern realizar ninguna accin para que los documentos se conviertan en registros. La conversin se
realizar automticamente.
Si su organizacin no ha establecido una cantidad de tiempo estndar despus de la cual los documentos deben convertirse en registros,
hay dos posibilidades. Si se pueden especificar las reglas por las que un documento se convierte en un registro, puede crear un flujo de
trabajo que evale un determinado documento en funcin de las reglas y que declare que el documento es un registro cuando
corresponda. A continuacin, puede crear una directiva de retencin que inicie el flujo de trabajo peridicamente. No obstante, si los
usuarios de un documento son los nicos que saben cundo un documento debe convertirse en un registro, debe proporcionar una
opcin para que los usuarios puedan declarar que un documento es un registro de forma manual.
Quin puede declarar y anular la declaracin de registros Puede especificar que cualquier persona pueda declarar que un
documento es un registro, que solo los administradores puedan hacerlo, o bien que solo se puedan declarar documentos como registros
mediante acciones de directiva. Si selecciona "solo acciones de directiva", los usuarios no podrn declarar que un documento es un
registro de forma manual. Los documentos solo se podrn convertir en registros mediante una regla de una directiva de retencin.
Para establecer quin puede anular la declaracin de registros, existen las mismas opciones que para establecer quin puede declarar
que un documento es un registro.
Qu acciones pueden realizar los usuarios con los registros Puede restringir las acciones que los usuarios pueden realizar con los
registros sin restringir qu pueden hacer con los documentos activos de la misma biblioteca. Los tres niveles de restriccin que se
pueden establecer son:
Sin restricciones. Los usuarios pueden realizar las mismas acciones con los registros que con los documentos activos.
Bloquear la eliminacin. Los registros se pueden editar, pero no se pueden eliminar.
Bloquear la edicin y la eliminacin. Los registros no se pueden editar ni eliminar.
Directivas de retencin Sus directivas de retencin ya deberan haberse definido en el plan de archivos.
Auditora Se aplican las mismas directivas de auditora a registros y documentos activos. Determine cules de las acciones que los
usuarios pueden realizar en un documento desea seguir. Puede definir la directiva de auditora en el nivel de carpeta o por tipos de
384

contenido. La definicin de directivas de auditora segn los tipos de contenido normalmente reduce la cantidad de eventos innecesarios
registrados.
Nota:
Cuando un registro se enva al archivo de registros, se quitan todas las directivas. Por lo tanto, si est usando una directiva de retencin
en varias fases que incluye el envo de un registro a un archivo despus de una determinada cantidad de tiempo, se aplicarn las
directivas de retencin del archivo una vez que el registro est en el archivo.
Flujos de trabajo Usar flujos de trabajo para realizar un seguimiento de todas las acciones que son especficas a la administracin de
registros? Si es as, determine cules sern los flujos de trabajo y a qu tipo de elementos se aplicarn. Por ejemplo, puede requerir la
aprobacin de las solicitudes de flujo de trabajo de un administrador de registros cuando un usuario intenta declarar un elemento como
registro.

Hojas de clculo
Use la siguiente hoja de clculo con este artculo para planear la administracin de registros locales:
Hoja de clculo In-place records planning (Planeacin de administracin de registros locales)
http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185011&clcid=0xC0A

Vea tambin
Conceptos
Uso de un archivo de registro frente a administracin de registros locales (SharePoint Server 2010)

385

Eleccin de una estrategia de administracin de registros de


mensajera y correo electrnico (SharePoint Server 2010)
Use la informacin de este artculo para planear una solucin con el fin de administrar los mensajes como registros en la organizacin,
especficamente cuando la organizacin usa tanto Microsoft SharePoint Server 2010 como Microsoft Exchange Server 2010.
Los mensajes son contenido que los usuarios envan desde aplicaciones de mensajera como Outlook. Entre los tipos de mensaje se
incluyen mensajes de correo electrnico, reuniones, tareas, notas, diarios, contactos, mensajes instantneos, correos de voz, faxes,
elementos para exponer y elementos de fuente RSS. Al igual que otros tipos de contenido, los mensajes suelen contener informacin
importante y son un aspecto clave que debe tenerse en cuenta en una implementacin de administracin de registros global.
En este artculo se incluye una introduccin y una comparacin de la funcionalidad de la administracin de registros disponible en
Exchange Server 2010 y SharePoint Server 2010 que le ayudar a elegir una solucin de administracin de mensajes si en la
organizacin se usan ambos productos. Aunque no use Exchange Server 2010, an puede usar este artculo para comprender las
ventajas de usar SharePoint Server 2010 para administrar los mensajes como registros, y para comparar estas funcionalidades con su
producto para realizar una eleccin. No se incluye informacin general acerca de la administracin de registros ni informacin detallada
sobre los mtodos de administracin de registros para cada producto. Tampoco se proporcionan los procedimientos especficos para
implementar una solucin.
Antes de elegir una solucin de administracin de registros de mensajes, complete el plan de archivos y determine el tipo de mensajes
que conservar como registros. Para obtener ms informacin, vea Introduccin a la administracin de registros (SharePoint Server
2010) y Creacin de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010.
En este artculo:
Descripcin de los mtodos para administrar registros en Exchange Server 2010 y SharePoint Server 2010
Consideraciones para elegir una solucin de administracin de registros de mensajes

386

Descripcin de los mtodos para administrar registros en Exchange


Server 2010 y SharePoint Server 2010
Tanto Exchange Server 2010 como SharePoint Server 2010 proporcionan funcionalidades de administracin de registros que son
especficas de los tipos de contenido para los que se ha optimizado cada producto. Use la informacin de esta seccin como una
introduccin a la funcionalidad de cada producto y siga los vnculos para obtener informacin ms detallada.

Administracin de registros de mensajes de Exchange Server 2010


La administracin de registros de mensajes (MRM) es la tecnologa de administracin de registros de Exchange Server 2010. En MRM,
existen los dos mtodos siguientes para administrar los mensajes como registros:
Etiquetas de retencin: un administrador crea etiquetas de retencin y las vincula a una directiva de retencin. El administrador
tambin configura una directiva de retencin predeterminada que se aplica a los mensajes sin etiquetar. Los usuarios pueden
etiquetar sus mensajes y carpetas y usar reglas para aplicar las directivas de retencin que definen el modo en que se administran
los mensajes como registros. Se trata de un mtodo centrado en el usuario que permite a los usuarios finales etiquetar y almacenar
el contenido segn sus necesidades individuales. Para obtener ms informacin, vea el tema de descripcin de las etiquetas y
directivas de retencin (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195435&clcid=0xC0A).
Carpetas administradas: un administrador crea carpetas administradas y las vincula a una directiva de buzones de correo de carpetas
administradas. A continuacin, los usuarios pueden organizar sus mensajes en dichas carpetas administradas para aplicar la
directiva que desee. Se trata de un mtodo centrado en el administrador que permite a la organizacin definir las reglas especficas
para clasificar el contenido que deben seguir los usuarios finales. Para obtener ms informacin, vea el tema de descripcin de
carpetas administradas (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=205098&clcid=0xC0A).
Para obtener ms informacin acerca de MRM en Exchange Server 2010, vea el tema de descripcin de la administracin de registros de
mensajes (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=205099&clcid=0xC0A).

Administracin de registros de SharePoint Server 2010


Puede usar SharePoint Server 2010 para administrar una amplia gama de tipos de contenido, incluidos los mensajes, como registros. En
SharePoint Server 2010, existen dos mtodos para administrar registros: en un archivo de registros o en contexto con otro contenido. El
uso de un archivo de registros, un mtodo en contexto o un mtodo hbrido para los mensajes depender de la implementacin y
estrategia globales de administracin de registros. Para obtener ms informacin acerca de cmo determinar qu mtodo usar, vea Uso
de un archivo de registro frente a administracin de registros locales (SharePoint Server 2010).

387

Para administrar registros de mensajes en SharePoint Server, debe mover o copiar los mensajes de Exchange Server a SharePoint
Server. Se encuentran disponibles soluciones de terceros que proporcionan esta funcionalidad. En el Centro de recursos de
administracin de registros en SharePoint Server 2010 encontrar vnculos disponibles a estas soluciones de socios.
Nota:
Al crear un centro de registros en SharePoint Server 2010, la caracterstica Integracin de correo electrnico con el organizador de
contenido se incluye solo para implementaciones de Exchange Server 2007 heredadas que admiten el registro en diario de correo
electrnico a SharePoint Server. Exchange Server 2010 ya no admite esta funcionalidad. No se admite el envo directo de correo
electrnico al organizador de contenido.

Consideraciones para elegir una solucin de administracin de


registros de mensajes
La ventaja principal de la administracin de registros de SharePoint Server 2010 sobre la administracin de registros de mensajes de
Exchange Server 2010 es que SharePoint Server permite una amplia administracin de registros de contenido, mientras que Exchange
Server es especfico de la administracin de registros de mensajes. Adems, mediante SharePoint Server, puede usar otra funcionalidad
de SharePoint Server enriquecida como la colaboracin y la administracin de documentos para mensajes.
Si necesita tener una solucin de archivo de mensajes que proporcione administracin de retencin para los mensajes de la
organizacin, es posible que lo nico que necesite sea funcionalidad de Exchange. No obstante, si debe cumplir con necesidades
adicionales para los mensajes, SharePoint Server puede proporcionar funcionalidad til para mensajes y para otro contenido. Considere
contar con SharePoint Server en las situaciones siguientes:
Si prefiere administrar los mensajes en contexto junto con otro contenido para ms precisin o usar la colaboracin, los metadatos,
los flujos de trabajo y las funcionalidades de bsqueda.
Si debe administrar los registros de mensajes junto con otros registros de contenido como parte de un plan de archivos administrado
centralmente que define metadatos, flujos de trabajo y requisitos de retencin sofisticados.
Revise las consideraciones de la tabla siguiente para determinar si MRM en Exchange Server 2010 o la administracin de registros de
SharePoint Server 2010 satisface las necesidades de la organizacin. Aunque no use Exchange Server 2010, an puede usar la
informacin acerca de SharePoint Server 2010 para comparar las consideraciones con el producto.
388

Consideracin

Exchange Server 2010

SharePoint Server 2010

Necesidades de administracin de contenido

Los registros de mensajes no requieren funcionalidad Es importante que los


de SharePoint Server 2010 en la organizacin.
usuarios de la
organizacin puedan usar
las caractersticas de
SharePoint Server 2010
como tipos de contenido,
directivas de retencin en
varias fases y flujos de
trabajo con el contenido
que se origina como
mensajes.

Razones para administrar los mensajes como registros Si desea o tiene que administrar los registros de
Si desea o tiene que
mensajes independientemente de otro contenido de la administrar los registros de
organizacin.
mensajes junto con otros
tipos de contenido de la
organizacin,
especialmente cuando el
contexto de mensaje se
relaciona con otro
contenido que se conserva
como registro.
mbito de la directiva de retencin

Las directivas de retencin de la organizacin se


aplican ampliamente entre los tipos de mensaje.

389

Tiene directivas de
retencin sofisticadas
controladas por modelos
de metadatos avanzados
definidos en SharePoint
Server y no pueden
replicarse en Exchange

Consideracin

Exchange Server 2010

SharePoint Server 2010

Server 2010.
Aislamiento

Los trabajadores de la informacin no deben


administrar los mensajes junto con otro contenido.

mbito de las suspensiones

Las suspensiones legales de los mensajes pueden


Las suspensiones legales
administrarse independientemente de otras clases de se aplican a todos los tipos
contenido.
de contenido de la misma
manera.

Vea tambin
Conceptos
Introduccin a la administracin de registros (SharePoint Server 2010)
Creacin de un plan de archivos para administrar registros en SharePoint Server 2010

Otros recursos
Directiva de mensajera y conformidad (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=196071&clcid=0xC0A)

390

Los trabajadores de la
informacin pueden
administrar los mensajes
junto con otro contenido en
SharePoint Server.

Planeacin de la biblioteca de activos digitales (SharePoint


Server 2010)
Microsoft SharePoint Server 2010 proporciona una biblioteca de activos, que permite almacenar y administrar activos digitales como
imgenes, audio, vdeo y otros fragmentos de contenido reutilizable desde muchas aplicaciones. Los tipos de contenido que estn
diseados especficamente para activos de audio y vdeo admiten el almacenamiento y la reproduccin de esos activos en elementos
web y pginas de elementos web y el reproductor Microsoft Silverlight 3 est integrado con la interfaz del usuario para mejorar la
experiencia de reproduccin de multimedia para los usuarios finales. Los artculos de este captulo proporcionan una gua para planear la
administracin de activos digitales de una solucin basada en SharePoint Server 2010.
Los artculos de este captulo incluyen el siguiente contenido:
Informacin general sobre la administracin de activos digitales (SharePoint Server 2010) describe la administracin de activos
digitales, detalla los usuarios de una biblioteca de activos digitales, describe funciones clave para la administracin de activos
digitales en SharePoint Server 2010 y resume los escenarios posibles para la administracin de activos digitales.
El artculo acerca de Planeacin de bibliotecas de activos trata sobre el proceso de planeacin de la administracin de activos
digitales. Este proceso incluye pasos para planear bibliotecas de activos y describe las tareas asociadas con la planeacin de
distintos aspectos de una solucin de activos digitales, como el almacenamiento y el rendimiento, los permisos y la seguridad, los
metadatos y las bsquedas, los elementos web, las vistas y los filtros, y el soporte al cliente.
En Arquitectura y topologa de biblioteca de activos digitales (SharePoint Server 2010) se analizan la arquitectura lgica y las
decisiones con respecto a la topologa relacionadas con la implementacin de bibliotecas de activos digitales.

391

Informacin general sobre la administracin de activos digitales


(SharePoint Server 2010)
En este artculo se describen activos digitales (tambin denominados medios enriquecidos) y se definen los principales trminos
relacionados con la administracin de activos digitales de Microsoft SharePoint Server 2010. Tambin se explican los distintos aspectos
de la administracin de activos digitales mediante la biblioteca de activos de SharePoint Server 2010, se describen los usuarios
principales de una biblioteca de activos y se definen los escenarios ms comunes donde se usa la biblioteca de activos de SharePoint
Server 2010.
Para obtener ms informacin acerca del modo de planear una solucin para administrar activos digitales, vea Planeacin de bibliotecas
de activos digitales (SharePoint Server 2010).
Un nmero cada vez mayor de empleados de oficina realizan a diario tareas que consisten en crear o reutilizar imgenes y otros recursos
multimedia digitales enriquecidos. Sin embargo, a menudo no existe un repositorio comn en el nivel de departamento o de empresa que
est optimizado para almacenar dichos recursos. Un repositorio comn permite a los usuarios encontrar fcilmente los recursos
multimedia digitales enriquecidos que otros han creado, para poder reutilizarlos. La biblioteca de activos de SharePoint Server 2010
permite ahorrar tiempo y otros recursos de una organizacin, ya que ofrece un repositorio especializado para almacenar y administrar
activos digitales. Los usuarios ya no tienen que buscar activos en varias ubicaciones de la red ni volver a crear los activos de nuevo. Al
usar un repositorio centralizado para administrar los activos digitales, la organizacin tambin ejerce un mayor control sobre el contenido
confidencial relativo a la imagen corporativa, lo que permite asegurar que solo se ofrecern los activos autorizados de productos a los
usuarios adecuados.
En este artculo:
Acerca de la administracin de activos digitales
Usuarios de una biblioteca de activos
Administracin de activos digitales en SharePoint Server 2010
Escenarios de uso de la biblioteca de activos

392

Acerca de la administracin de activos digitales


Un activo digital es un archivo de imagen, audio o vdeo, u otro fragmento de contenido enriquecido reutilizable que una organizacin usa
en aplicaciones de toda la empresa. La biblioteca de activos de SharePoint Server 2010 permite a los usuarios crear, buscar y reutilizar
fcilmente los activos digitales existentes en la organizacin.
En SharePoint Server 2010, se usa una biblioteca de activos para almacenar y compartir activos digitales con los usuarios. La biblioteca
de activos es una plantilla de biblioteca de SharePoint Server 2010 que se personaliza para usar tipos de contenido diseados
especficamente para almacenar y catalogar recursos multimedia digitales enriquecidos.
Una solucin eficaz para administrar activos digitales especifica:
Los metadatos que se proporcionan para cada tipo de activo.
La cantidad de espacio de almacenamiento necesario para los activos y los problemas de rendimiento que hay que tener en cuenta
para ofrecer los activos a los usuarios.
Dnde se almacenan los activos en cada etapa del ciclo de vida de un activo.
Cmo controlar el acceso a un activo en cada etapa de su ciclo de vida.
Cmo mover activos dentro de la organizacin al mismo tiempo que los integrantes del equipo contribuyen a crear, revisar, aprobar,
publicar y eliminar los documentos.
Qu directivas se han de aplicar a los activos de modo que se auditen las acciones relacionadas con los activos, se conserven o
eliminen correctamente los activos y se proteja el contenido importante para la organizacin.
Cmo se tratan los activos como registros corporativos, que se deben conservar de acuerdo con requisitos legales y las directrices
corporativas.
Para obtener informacin acerca de la planeacin de una solucin de activos digitales mediante SharePoint Server 2010, vea Planeacin
de bibliotecas de activos digitales (SharePoint Server 2010).

Usuarios de una biblioteca de activos


Los usuarios de una biblioteca de activos de SharePoint Server 2010 normalmente se clasifican en tres categoras:
Creadores de activos En este grupo se incluyen aquellas personas que crean activos individuales, como artistas grficos,
productores de vdeo o redactores publicitarios, y que envan dichos activos a la biblioteca de activos. Por ejemplo, un artista grfico
puede crear un logotipo de un producto en varias resoluciones y tamaos, as como en color y blanco y negro, y a continuacin
393

cargar todas las versiones del logotipo a la biblioteca de activos para que los usen otros miembros de un equipo de marketing de
producto.
Administradores de activos En este grupo se incluyen aquellas personas que administran los activos de la biblioteca. Son los
encargados del flujo de trabajo completo, desde el momento en que se enva un activo por primera vez, pasando por la publicacin,
hasta el momento en que expira un activo. Tambin se encargan de administrar y organizar los activos de la biblioteca. Por ejemplo,
un administrador de activos puede tomar varias versiones de un logotipo de producto y clasificarlas segn corresponda en la
biblioteca, y despus agregar metadatos importantes, como palabras clave, y configurar una fecha tras la cual el activo no se podr
usar.
Consumidores de activos En este grupo se incluyen aquellas personas que tienen que buscar los activos en la biblioteca y usarlos
para crear otros productos de trabajo. Por ejemplo, los diseadores web pueden usar un logotipo de producto de la biblioteca de
activos cuando crean pginas publicitarias para los sitios web del producto.
En funcin del escenario, puede que estos grupos de usuarios se combinen. Por ejemplo, los usuarios con permiso para cargar activos a
la biblioteca tambin pueden tener permiso para clasificar y administrar los activos que envan al archivo. Los creadores de activos
tambin pueden ser consumidores de activos si buscan y usan los activos que se han agregado a otros productos de trabajo que, a su
vez, se cargan como activos independientes. Por ejemplo, un productor de vdeo puede usar un logotipo de producto en la creacin de un
vdeo publicitario de un producto y, despus, cargar el vdeo a la biblioteca como un activo independiente.

Administracin de activos digitales en SharePoint Server 2010


SharePoint Server 2010 proporciona una plantilla de biblioteca denominada Biblioteca de activos, que se personaliza para usar nuevos
tipos de contenido de imagen, audio y vdeo diseados especficamente para almacenar y catalogar recursos multimedia digitales
enriquecidos. Estos nuevos tipos de contenido usan nuevos tipos de columnas, como Vista previa, Tamao de imagen, Fecha en que fue
tomada la imagen y Duracin (segundos), que contribuyen a los metadatos de un determinado activo. La biblioteca de activos tambin
dispone de un modo de vista previa que muestra una miniatura y algunos de sus metadatos cuando se mantiene el puntero del mouse
sobre un activo. Se pueden asignar palabras clave de empresa a los activos para que sea ms fcil encontrarlos mediante consultas de
bsqueda. Estas palabras clave puede asignarlas un creador de activos cuando se carga un nuevo activo, o puede agregarlas ms
adelante un administrador de activos. Los usuarios pueden clasificar los activos, lo que proporciona ms metadatos a los activos. Los
metadatos se pueden usar cuando se muestran los activos en un elemento web. Por ejemplo, si dispone de una biblioteca de vdeos de
aprendizaje que los usuarios han visto y clasificado, puede usar un elemento web que muestre los vdeos con mejor clasificacin en una
pgina web.
Los creadores y los administradores de activos trabajan directamente en la biblioteca de activos para cargar, categorizar y administrar los
activos. Los consumidores de activos pueden examinar la biblioteca en bsqueda de activos para insertarlos en otras aplicaciones. Los
394

consumidores pueden examinar una biblioteca de activos de las aplicaciones de Microsoft Office e insertar un activo en la aplicacin
abierta, como Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.
Los activos digitales se pueden mostrar a los usuarios en SharePoint Server 2010 de cuatro maneras:
Permitir a los usuarios examinar la biblioteca de activos.
Insertar un elemento web en una pgina web de un sitio de grupo.
Usar el control de campo de vdeo en una pgina de publicacin de un sitio de publicacin.
Usar el elemento web Consulta de contenido.
Los mtodos concretos que use para mostrar los activos a los usuarios de la biblioteca de activos dependern del tipo de usuarios, del
modo en que necesiten usar los activos de la biblioteca y de los mtodos para mostrar los activos que resulten ms adecuados para un
escenario de biblioteca de activos.
Adems de las caractersticas que forman parte de la biblioteca de activos, pueden aprovecharse las caractersticas de SharePoint
Server, como los flujos de trabajo, el enrutamiento, las reglas y las directivas. Estas caractersticas ayudan a administrar los activos
cuando entran en la biblioteca de activos, as como a realizar su seguimiento, automatizar su publicacin tras su aprobacin y establecer
su plazo de expiracin.

Escenarios de uso de la biblioteca de activos


La biblioteca de activos se puede agregar a cualquier sitio o coleccin de sitios de SharePoint Server 2010 y puede servir para
proporcionar activos digitales a los usuarios en muchos escenarios distintos. En la siguiente tabla se describen los posibles escenarios en
los que podra usarse una biblioteca de activos digitales.

Escenario

Descripcin

Biblioteca de marca corporativa

Usa la biblioteca de activos para almacenar activos corporativos,


como logotipos, ilustraciones y otros activos digitales, y usa
directivas y flujos de trabajo de intensidad media a alta para
administrar el contenido. Los grupos creativos pueden enviar activos
digitales a la biblioteca de activos, donde se revisan y se publican.
Los responsables de contenido administran y editan los activos
digitales para asegurarse de que se han etiquetado y organizado
395

Escenario

Descripcin

correctamente. Los consumidores trabajadores de la informacin y


los socios de la extranet que tienen acceso a activos de marca o
logotipos corporativos oficiales y autorizados pueden usar la
biblioteca para buscar el contenido que necesitan.
Portal del departamento

Usa la biblioteca de activos como un repositorio de imgenes y


archivos multimedia enriquecidos para un nico sitio de portal. En
este escenario, cualquier colaborador o diseador puede cargar
logotipos e imgenes en la biblioteca para que otras personas
puedan verlos y usarlos. El contenido los administran generalmente
los colaboradores segn sea necesario, y se usa el mnimo de
directivas o flujos de trabajo para agregar el contenido a la biblioteca
y administrarlo en ella. Por ejemplo, la biblioteca del portal del
departamento puede tener varios colaboradores, pero solo unos
pocos aprobadores. Los autores y los diseadores web del sitio
pueden visualizar, descargar e insertar el contenido de la biblioteca
en sus productos de trabajo, como documentos o presentaciones.

Sitio de grupo

Similar a un portal de departamento, pero a menor escala. Usa la


biblioteca de activos como un repositorio de imgenes y archivos
multimedia enriquecidos para un nico sitio de grupo. En este
escenario, cualquier integrante del grupo puede cargar activos a la
biblioteca para que otros integrantes del grupo puedan visualizarlos
y usarlos. El contenido lo administran los colaboradores segn sea
necesario, y se usan muy pocos flujos de trabajo o directivas para
agregar el contenido a la biblioteca y administrarlo en ella. Los
integrantes del grupo pueden visualizar, descargar e insertar el
contenido de la biblioteca en sus productos de trabajo, como
documentos y presentaciones.

Archivo corporativo

Usa la biblioteca de activos exclusivamente como un archivo que


cataloga imgenes, vdeos, documentos y otros activos con valor
histrico para una organizacin. Los usuarios pueden enviar
396

Escenario

Descripcin

elementos actuales y antiguos, para su recopilacin, digitalizacin,


organizacin y etiquetado por parte de los responsables de
conservacin, que administran la biblioteca para que los dems
usuarios puedan examinar, buscar y visualizar el contenido
archivado.
Sitio de uso compartido de contenido multimedia del departamento

Usa la biblioteca de activos para almacenar archivos de audio y


vdeo. En este escenario, cualquiera puede ser colaborador de la
biblioteca y la administracin de los elementos de la biblioteca es
mnima o inexistente. En la biblioteca se permite realizar
clasificaciones de los activos, que se combinan con etiquetado
social, para dirigir la estructura y la presentacin de los activos
dentro de la biblioteca.

Vea tambin
Conceptos
Planeacin de bibliotecas de activos digitales (SharePoint Server 2010)

397

Planeacin de bibliotecas de activos digitales (SharePoint


Server 2010)
En este artculo se describen las tareas que intervienen en la planeacin de una solucin de biblioteca de activos digitales en Microsoft
SharePoint Server 2010.
La biblioteca de activos de SharePoint Server 2010, que es un tipo de biblioteca de documentos, es una coleccin de archivos
multimedia, como archivos de imagen, audio y vdeo, que se comparten con otros usuarios del sitio. En este artculo, en primer lugar, se
resume qu es una biblioteca de activos y cmo planear para crear una; en segundo lugar, se describen otras tareas asociadas a la
planeacin de varios aspectos de la administracin de activos digitales en una empresa.
Para obtener informacin acerca de la administracin de activos digitales, vea Informacin general sobre la administracin de activos
digitales (SharePoint Server 2010).
En este artculo:
Informacin general sobre bibliotecas de activos
Planeacin de bibliotecas de activos
Planeacin de permisos y seguridad
Planeacin de almacenamiento y rendimiento
Planeacin de metadatos y bsqueda
Planeacin de elementos web y pginas web
Planeacin de la asistencia al cliente

Informacin general sobre bibliotecas de activos


Las bibliotecas de activos son colecciones de archivos multimedia, como archivos de imagen, audio y vdeo, en SharePoint Server 2010
que se comparten con otros usuarios del sitio. Como parte de la planeacin de la administracin de activos digitales, debe determinar
cul es la biblioteca de activos que mejor se adapta a las necesidades de su organizacin. Dado que la biblioteca de activos no es ms
398

que una biblioteca de SharePoint Server con tipos de contenidos especializados para activos digitales, varios de los mtodos que se
usan para planear una solucin de activos digitales son los mismos que se usan para planear una solucin de administracin de
documentos.
Una biblioteca de activos puede usarse de dos maneras:
Como una biblioteca general de documentos para activos digitales en el nivel de grupo Esto puede ser tan simple como un
lugar para almacenar archivos de imagen, audio y vdeo para que el grupo los use. Puede otorgar permisos a todos los integrantes
del grupo para que realicen las tareas de carga, organizacin y administracin de activos, o puede restringir la tarea de organizar y
administrar activos a un subconjunto reducido de personas del grupo.
Nota:
SharePoint Server 2010 no admite transmisiones por secuencias en vivo de contenido de audio o vdeo.

Como un repositorio centralizado para activos digitales de la organizacin En esta situacin se usa la aprobacin de contenido
y el flujo de trabajo para todos los activos que se agregan a la biblioteca. Es posible asignar distintos roles a personas para que sean
responsables de distintas etapas del proceso de aprobacin. Por ejemplo, los diseadores grficos y los productores de audio y vdeo
pueden cargar activos a la biblioteca. Sin embargo, un administrador de contenidos puede ser responsable de evaluar los activos
entrantes y aprobarlos para su publicacin, adems de asignar otros metadatos a los activos.

Planeacin de bibliotecas de activos


El proceso de planeacin de bibliotecas de activos para una solucin de activos digitales consiste en los siguientes pasos principales:
1. Identificacin de roles para administrar activos digitales
2. Anlisis del uso de activos
3. Planeacin de la organizacin de bibliotecas de activos
4. Planeacin de tipos de contenido
5. Planeacin del gobierno de contenido para activos digitales
6. Planeacin de flujos de trabajo
7. Planeacin de directivas
8. Otros usos de una biblioteca de activos
399

Identificacin de roles para administrar activos digitales


Al igual que en la planeacin de una biblioteca de documentos, el primer paso en la planeacin de una biblioteca de activos digitales es
determinar los participantes y las partes interesadas de la solucin. Esto le permitir responder a preguntas sobre quin crea los activos
digitales en la organizacin, qu clases de activos se crean, quin administra los activos y quin mantiene los servidores en los que se
almacenan estos activos. Para obtener ms informacin y una hoja de clculo para registrar los datos recopilados, vea Identificacin de
usuarios y anlisis de uso de documentos.

Anlisis del uso de activos


Despus de identificar quin trabaja en los activos, determine en qu clases de activos se trabajar y cmo se usarn estos activos. Este
anlisis le ayudar a determinar alguna informacin importante (por ejemplo, cmo estructurar las bibliotecas de activos, cuntas
bibliotecas se necesitarn, qu tipos de contenido se usarn para los activos y qu directivas de administracin de informacin se
aplicarn a las bibliotecas de activos). Dado que el tamao de la mayora de los activos digitales ser mayor que el tamao de los
documentos estndar, tambin debe planear la capacidad de almacenamiento. Para obtener ms informacin y una hoja de clculo para
registrar los datos recopilados, vea Identificacin de usuarios y anlisis de uso de documentos.

Planeacin de la organizacin de bibliotecas de activos


Mientras planea las bibliotecas de activos, debe tomar decisiones que ataen especficamente a las bibliotecas; por ejemplo, dnde las
crea, cuntas se necesitan y cmo organizarlas. Para planear bibliotecas de activos se usan los mismos mtodos que para planear
bibliotecas de documentos. Esta seccin describe consideraciones especiales para planear bibliotecas de activos:
Determinar cuntas bibliotecas de activos se necesitan
Decidir dnde se desea crear la biblioteca de activos
Elegir entre una biblioteca fija o de colaboracin
Decidir cmo organizar la biblioteca de activos
Determinar cuntas bibliotecas de activos se necesitan. Esta determinacin, al igual que en los pasos anteriores de anlisis y
planeacin, tambin depende de la manera en la que se usar la biblioteca de activos. Por ejemplo, si tiene grupos individuales que
deben usar las bibliotecas de activos para colaboraciones y que deben usar el gobierno de contenido (por ejemplo, el control de
versiones) mientras trabajan en los activos, puede crear una biblioteca de activos para cada sitio de grupo que la necesite. De este modo,
puede permitir que los grupos administren sus propios activos. Si desea que la biblioteca de activos funcione como un repositorio
centralizado a gran escala que pueda ser usado por varios grupos, puede crear una sola biblioteca de activos y realizar ajustes de
permisos para restringir los usuarios que usarn y administrarn la biblioteca, as como los usuarios que realizarn bsquedas en la
biblioteca. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de las bibliotecas de documentos (SharePoint Server 2010).
400

Nota:
Si habilita la memoria cach basada en disco para una aplicacin web, todas las colecciones de sitios de esa aplicacin web podrn usar
la memoria cach. Si no necesita tener la memoria cach basada en disco para la mayora de los sitios, considere incluir en una
aplicacin web independiente solo aquellas colecciones de sitios que tengan una biblioteca de activos que requiere la memoria cach
basada en disco.
Decidir dnde crear la biblioteca de activos El lugar donde se crear la biblioteca de activos depender de cmo planea usarla. Para
una biblioteca general de activos que se usar en el nivel de grupo, puede crear la biblioteca de activos en el nivel de grupo. Para un
repositorio centralizado, debe crear una biblioteca de activos en el nivel de coleccin de sitios. Si la biblioteca de activos se usar con un
sitio de publicacin web, cree la biblioteca en la misma coleccin de sitios que el sitio de publicacin. De este modo, los archivos de
activos que usarn las pginas de publicacin estarn disponibles para el sitio de publicacin. Mediante el anlisis de activos, determine
quin crear y usar activos, y cmo se usarn esos activos. Esto ayudar a decidir dnde se necesitan bibliotecas de activos en la
empresa.
Elegir entre una biblioteca fija o de colaboracin De acuerdo con el escenario, la biblioteca de activos ser principalmente una
biblioteca fija de solo lectura donde se protegen activos completos o ser un entorno de colaboracin donde el control de versiones
estar habilitado para la biblioteca y los usuarios con permisos apropiados podrn leer y escribir en activos existentes.
Decidir cmo organizar la biblioteca de activos Puede planear almacenar todos los activos en la raz de la biblioteca de activos y
usar vistas personalizadas para mostrar los activos a los usuarios de la biblioteca conforme a ciertos criterios. Adems, puede usar
carpetas para guardar los activos de acuerdo con los criterios que usted especifique. Por ejemplo, es posible colocar todos los archivos
de vdeo en una carpeta y los archivos de audio en otra, o crear carpetas por producto y colocar todos los activos relacionados con un
producto particular en la carpeta correspondiente a ese producto. Use el anlisis de activos para determinar los escenarios ms comunes
sobre el uso de los activos en su organizacin.

Planeacin de tipos de contenido


Los tipos de contenido incluidos en una biblioteca de activos son imagen, audio y vdeo. Puede usar estos tipos de contenido o crear sus
propios tipos de contenido personalizados y derivados de ellos en funcin de las necesidades de clasificacin de su organizacin. Por
ejemplo, es posible crear dos tipos de contenido independientes para psteres y logotipos de productos, y derivar las caractersticas base
del tipo de contenido de imagen a los tipos de contenido nuevo. Esta disposicin le permite asociar propiedades independientes a los dos
nuevos tipos de contenido, especificar distintos flujos de trabajo o establecer distintas directivas de administracin de informacin
401

basadas en tipos de contenido. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint
Server 2010).

Planeacin del gobierno de contenido para activos digitales


Planee el grado apropiado de control para cada tipo de contenido y ubicacin de almacenamiento de activos digitales. Por ejemplo, si la
biblioteca de activos es una solucin de colaboracin, puede usar el control de versiones para almacenar iteraciones sucesivas de
activos en la biblioteca y puede requerir que los usuarios protejan y desprotejan activos antes de trabajar con ellos. Adems, puede
especificar un proceso de aprobacin por el cual los activos deben aprobarse con anterioridad para estar disponibles para un pblico.
Para obtener ms informacin, vea Planeacin del control de versiones, la aprobacin de contenido y las desprotecciones (SharePoint
Server 2010).

Planeacin de flujos de trabajo


Use flujos de trabajo para realizar tareas de administracin de activos en una biblioteca de activos del mismo modo que con los
documentos de una biblioteca de administracin de documentos. Algunas de las preguntas importantes que debe plantearse son si se
deben revisar y aprobar los activos para que los consumidores de activos puedan usarlos, quin es el responsable de administrar la
caducidad de los activos o si los activos se conservan o eliminan despus de su caducidad. Para obtener ms informacin, vea
Planeacin de tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).

Planeacin de directivas
Para cada tipo de contenido que se usar en la biblioteca de activos, debe planear directivas de administracin de informacin para
determinar cmo se deben auditar, conservar y etiquetar los activos. Para obtener ms informacin, vea Planeacin de directivas de
administracin de informacin (SharePoint Server 2010).

402

Importante:
SharePoint Server 2010 no aplica automticamente la proteccin de Information Rights Management (IRM) a los contenidos de audio y
vdeo almacenados en una biblioteca de activos de SharePoint Server 2010. Adems, si un usuario ve los activos de audio y vdeo
almacenados en SharePoint Server 2010, se pueden almacenar copias de esos activos en la memoria cach local del explorador del
usuario. El reproductor multimedia de SharePoint Server 2010 puede reproducir formatos de audio y vdeo protegidos con IRM en los que
la proteccin DRM fue aplicada por un proveedor externo de IRM compatible con Microsoft Silverlight 3 o versiones posteriores. Para
obtener ms informacin, vea el tema sobre la administracin de derechos digitales (DRM)
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154933&clcid=0xC0A).

Otros usos de una biblioteca de activos


En la siguiente tabla, se explican otros usos de una biblioteca de activos en SharePoint Server 2010.

Caracterstica

Descripcin

Podcasts

Con los nuevos tipos de contenido de audio y vdeo que se incluyen


en las bibliotecas de activos, la fuente RSS de la biblioteca puede
usarse para realizar transmisiones de podcasts. Los usuarios
pueden tomar la direccin URL de la fuente RSS de la biblioteca e
introducirla en la aplicacin de podcast, para recibir actualizaciones
cuando nuevos archivos de audio y vdeo se agreguen a la
biblioteca de activos.

Ubicaciones de explorador de contenido sugeridas

Cuando se usa un sitio de publicacin, la direccin URL para una


biblioteca de activos en un sitio independiente puede agregarse a la
lista de ubicaciones de explorador de contenido sugeridas del sitio
de publicacin. Esto permitir que creadores de contenido tengan
acceso a la biblioteca de activos cuando inserten activos en las
pginas web, en SharePoint Server 2010 o en aplicaciones del
conjunto de aplicaciones de Microsoft Office 2010, como Microsoft
Word.
403

Caracterstica

Descripcin

Organizador de contenido

Cuando se usa una biblioteca de activos como un repositorio


centralizado, considere usar la caracterstica Organizador de
contenido para automatizar el enrutamiento de los activos que los
usuarios cargan a la biblioteca. Cuando se inicia la caracterstica
Organizador de contenido en Configuracin del sitio, se crea
automticamente una nueva biblioteca denominada Biblioteca
temporal. Esto permite la creacin de reglas sobre la forma en que
los agregados a esta biblioteca se enrutan a otras bibliotecas, como
la biblioteca de activos. Por ejemplo, puede dirigir todos los activos
de audio a una carpeta de la biblioteca de activos, mientras que
almacena los activos de vdeo en otra carpeta.
Una ventaja del uso del organizador de contenido es que pueden
requerirse algunos campos de metadatos para recibir datos del
usuario cuando se agregan activos nuevos. Esto ayuda a controlar
dnde se colocan distintos tipos de activos y disminuye el trabajo
que de otra manera deberan realizar los administradores de
contenido responsables de administrar la biblioteca de activos y los
activos que en ella se incluyen.

Vnculos publicados

Los administradores pueden agregar vnculos a sitios y listas de


SharePoint desde las aplicaciones cliente de los conjuntos de
aplicaciones de Microsoft Office 2010, como Word, Microsoft Excel y
Microsoft PowerPoint. Estos vnculos se muestran en la ficha Mis
sitios de SharePoint de los cuadros de dilogo Abrir, Guardar y
Guardar como, al abrir y guardar documentos desde estas
aplicaciones. Los usuarios pueden agregar vnculos manualmente a
sus listas de vnculos publicados, para ello, deben desplazarse
hasta una biblioteca y hacer clic en Conectar a Office. Para obtener
ms informacin, vea Publish links to Office client applications.

404

Planeacin de permisos y seguridad


Planear los permisos y la seguridad en una biblioteca de activos es lo mismo que planear los permisos y la seguridad en una biblioteca
de documentos. Para obtener ms informacin acerca de los grupos predeterminados disponibles, los niveles de permisos y cundo usar
niveles o grupos personalizados, vea Determinacin de niveles de permiso y grupos (SharePoint Server 2010).

Planeacin de almacenamiento y rendimiento


Dado que una biblioteca de activos es una clase especializada de biblioteca de documentos, la determinacin de los requisitos de
almacenamiento de activos digitales ser similar a la determinacin de los requisitos de almacenamiento de documentos. La diferencia
principal radica en que las bibliotecas de activos contienen menos activos en comparacin con las bibliotecas de documentos. Sin
embargo, los activos en una biblioteca de activos son de mayor tamao que los de una biblioteca de documentos. Cuando planea el
almacenamiento, analice el contenido para determinar la cantidad de activos que almacenar en la biblioteca de activos y el tamao
promedio que esos activos tendrn. Por ejemplo, si tiene 50.000 activos y el tamao promedio de un archivo es 10 megabytes (MB),
debe tener un mnimo de 500 gigabytes (GB) de almacenamiento en el servidor de base de datos. Si usar una memoria cach de
objetos binarios grandes (BLOB), tambin deber asegurarse de que el servidor web front-end tenga suficiente espacio disponible en
disco para guardar los archivos almacenados en cach.
Segn el tipo de archivos de activos digitales que se almacenarn en la biblioteca de activos, debe habilitar la memoria cach BLOB
basada en disco y la limitacin de velocidad de bits para proporcionar un mejor rendimiento a los usuarios. Por lo general, es una buena
idea habilitar la memoria cach BLOB basada en disco. Cuando esta memoria est habilitada, almacena tipos de archivos especficos en
el servidor web front-end para reducir la carga del servidor de base de datos cuando esos archivos se solicitan y brindan a los usuarios.
Si va a usar una biblioteca de activos para proporcionar archivos de audio y vdeo a los usuarios, se recomienda habilitar siempre la
memoria cach BLOB y habilitar la limitacin de velocidad de bits en el servidor. La limitacin de velocidad de bits controla la velocidad
de descarga de los archivos de audio y vdeo en el cliente para que esto no afecte al rendimiento general del sitio. La limitacin de
velocidad de bits tambin permite a los usuarios realizar descargas progresivas y ver estos activos. Para obtener ms informacin acerca
de cmo habilitar la memoria cach basada en disco, vea Plan for caching and performance. Para obtener informacin acerca de cmo
habilitar y configurar la limitacin de velocidad de bits, vea la seccin lame de la limitacin de velocidad de bits
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154962&clcid=0xC0A).

405

Planeacin de metadatos y bsqueda


La adicin de metadatos que ayuden a describir el tipo y el contenido de un activo digital mejora enormemente la detectabilidad de
contenido en una biblioteca de activos. Cuando planee una biblioteca de activos, recuerde que no pueden realizarse bsquedas en los
archivos multimedia enriquecidos de forma automtica porque estos archivos no contienen texto que un motor de bsqueda pueda
indizar. Los metadatos que se usan para describir activos digitales pueden incluir informacin, tal como ttulo, descripcin, autor,
copyright y palabras clave de empresa que proporcionen ms detalles sobre el activo. Algunos metadatos, como el tamao y las
dimensiones de una imagen, se agregan automticamente cuando se carga el activo a la biblioteca. Otros metadatos, como la
descripcin textual de una imagen, se agregan manualmente, ya sea por la intervencin del creador del activo cuando se carga este
activo, o por la accin del administrador de la biblioteca cuando evale activos entrantes o realice tareas administrativas, como por
ejemplo, cuando agregue palabras clave o el estado de aprobacin a los activos de la biblioteca.

Planeacin de elementos web y pginas web


SharePoint Server 2010 tiene muchos elementos web y controles de campo que se han agregado o se han actualizado para aprovechar
los nuevos tipos de contenido incluidos como parte de una biblioteca de activos. Los elementos web se agregan a zonas web en pginas
de elementos web por accin de los propietarios de contenido, mientras que los controles de campo se agregan a pginas de publicacin
por accin de diseadores y programadores de sitios. Algunos ejemplos de elementos web y controles de campo que se usan para
mostrar activos digitales son:
Elemento web multimedia y control de campo Se usan para mostrar vdeos insertados en una pgina web.
Elemento web de imagen y control de campo Se usan para mostrar imgenes en una pgina web.
Elemento web Consulta de contenido Se usa para mostrar elementos de todos los sitios en una coleccin de sitios, en un sitio o
subsitio seleccionados o en una lista o biblioteca especficas. La consulta puede configurarse de modo que arroje una lista de
elementos basada en tipos de contenido y listas, y puede filtrarse y dirigirse a una audiencia especfica.
Cuando disea pginas web para sitios, considere los campos que se mostrarn a los usuarios en pginas web y en elementos web para
ayudarlos a encontrar los activos que necesitan. Puede personalizar la informacin que se muestra cuando un usuario coloca el puntero
sobre un activo en la biblioteca de activos, al editar la vista en miniatura en la pgina Configuracin de biblioteca.

Planeacin de la asistencia al cliente


Si desea que los usuarios empresariales puedan beneficiarse de la experiencia multimedia enriquecida que se ofrece en SharePoint
Server 2010, instale Silverlight 3 o versiones posteriores en todos los equipos cliente que tendrn acceso a sus sitios web. Debe planear
406

cmo y cundo instalar Silverlight 3. Por ejemplo, todos los usuarios tendrn acceso a la biblioteca de activos y debern tener el
reproductor de Silverlight 3 instalado? Requerir la organizacin una implementacin administrada de cliente de Silverlight 3 en todos
los escritorios o se permitir que los usuarios instalen el cliente segn sea necesario? Para obtener ms informacin acerca de Silverlight
3, vea el tema de informacin general sobre Silverlight (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=154002&clcid=0xC0A).
Nota:
Cuando un usuario que no tiene instalado Silverlight 3 en un equipo intenta reproducir un activo de audio o vdeo, el activo se abre con
cualquier aplicacin multimedia que est establecida como reproductor predeterminado en ese equipo.

Vea tambin
Conceptos
Informacin general sobre la administracin de activos digitales (SharePoint Server 2010)

407

Arquitectura y topologa de biblioteca de activos digitales


(SharePoint Server 2010)
En este artculo, se describe la arquitectura lgica y las decisiones de topologa que se relacionan con la implementacin de bibliotecas
de activos digitales. Para obtener informacin acerca de la administracin de activos digitales, vea Informacin general sobre la
administracin de activos digitales (SharePoint Server 2010).
La biblioteca de activos de Microsoft SharePoint Server 2010, que es un tipo de biblioteca de documentos, es una coleccin de archivos
multimedia, como archivos de imagen, audio y vdeo, que se comparten con otros usuarios del sitio. Dado que la biblioteca de activos no
es ms que una biblioteca de SharePoint Server con tipos de contenido especializados para activos digitales, la arquitectura y topologa
generales se ven mnimamente afectadas. Entre los factores que pueden influir en la arquitectura lgica y las decisiones sobre la
topologa, se encuentran los siguientes:
La ubicacin de las bibliotecas de activos digitales en la estructura general del sitio.
La relacin entre las bibliotecas de activos digitales y las bases de datos de contenido en la arquitectura lgica.
La optimizacin de un conjunto o granja de servidores con una cach de objeto binario grande (BLOB) o con limitacin de velocidad
de bits.
La escala de una granja de servidores con bases de datos dedicadas o hardware de servidores para activos digitales, si es
necesario, para dar cabida a un gran volumen de activos digitales.
En este artculo:
Arquitectura lgica para administrar activos digitales
Componentes de una topologa de biblioteca de activos digitales
Topologa tpica de biblioteca de activos digitales
Topologas con escala para bibliotecas de activos digitales

408

Arquitectura lgica para administrar activos digitales


El elemento principal para administrar activos digitales de SharePoint Server 2010 es la biblioteca de activos. Se puede agregar una
biblioteca de activos en cualquier sitio, en cualquier nivel dentro de la solucin. No obstante, si se va a agregar un volumen total grande
de datos, como miles o decenas de miles de archivos en una biblioteca de activos, o archivos de audio o de vdeo que en total requieren
cientos de gigabytes de espacio de almacenamiento, se debe planear detenidamente la ubicacin en la que se crear la biblioteca de
activos y en la cual se almacenarn tales activos.
Por ejemplo, si cuenta con un sitio de colaboracin en el que varios equipos individuales tienen sus propios sitios, pero deben usar un
conjunto compartido de medios, puede crear una biblioteca de activos en el sitio de primer nivel para almacenar los activos que usarn
los equipos individuales. En este escenario, todos los sitios de la coleccin de sitios comparten la base de datos de contenido, de modo
que la cantidad y el tamao de los archivos que estn almacenados en la biblioteca de activos pueden ser significativamente ms
pequeos que en el ejemplo anterior.
En la siguiente figura, se muestra un ejemplo de la arquitectura lgica para cuando una biblioteca de activos se coloca en la raz de una
coleccin de sitios y comparte una base de datos de contenido que posee otros sitios en la coleccin de sitios.

409

Como otro ejemplo, para un sitio de aprendizaje corporativo de gran tamao que incluir vdeos de aprendizaje que usarn los
empleados internos, puede colocar la biblioteca de activos en el sitio de primer nivel de una coleccin de sitios que usa su propia base de
410

datos de contenido y que no tiene otros sitios en niveles inferiores de la jerarqua del sitio. Al hacer esto, puede asegurarse de que habr
suficiente espacio de almacenamiento para los archivos que se cargarn en la biblioteca de activos. Adems, esto permite planear la
expansin futura, porque la base de datos de contenido ya se encuentra aislada y no comparte contenido con ningn otro sitio de la
solucin.
En la siguiente figura, se muestra un ejemplo de la arquitectura lgica para cuando una biblioteca de activos se coloca en una coleccin
de sitios independiente con una base de datos de contenido aparte del resto de los sitios:

411

412

En la siguiente tabla, se resumen estos dos enfoques. Tenga en cuenta que puede implementar una combinacin de ambos.

rea

Una sola coleccin de sitios

Coleccin de sitios independiente

Descripcin

Una biblioteca de activos digitales se


Se implementa una coleccin de sitios
encuentra dentro de la misma coleccin de independiente para hospedar una biblioteca de
sitios que el resto del contenido. Se
activos digitales.
pueden crear varias bibliotecas de activos
digitales dentro de la estructura del sitio.

Uso

Los equipos pueden agregar bibliotecas de Los equipos agregan y usan archivos multimedia
activos digitales en sus sitios de grupo o desde la biblioteca de activos digitales
usar la biblioteca contenida en el sitio de administrada centralmente.
nivel superior.
Nota:
Cuando se usa un sitio de publicacin, la direccin
URL para una biblioteca de activos en un sitio
independiente puede agregarse a la lista
Ubicaciones de explorador de contenido sugeridas
del sitio de publicacin. Esto permitir que los
creadores de contenido tengan acceso a la
biblioteca de activos cuando inserten activos en
las pginas web dentro de SharePoint Server
2010 o dentro de conjuntos de aplicaciones de
Microsoft Office 2010, como Microsoft Word.

Administracin

Los equipos administran sus propias


bibliotecas. Los archivos multimedia se
administran del mismo modo que todo el
413

Dado que los archivos multimedia residen en una


base de datos independiente, este contenido
puede administrarse aparte y de conformidad con

rea

Rendimiento y capacidad

Una sola coleccin de sitios

Coleccin de sitios independiente

resto del contenido de la coleccin de


sitios.

un acuerdo de nivel de servicio distinto.

Un volumen total grande de archivos


multimedia puede afectar al rendimiento
general de los sitios. Si las colecciones de
sitios se acercan a los lmites de tamao
de la base de datos o los exceden, es ms
difcil escalar la granja de servidores
general.

Dado que los archivos multimedia residen en una


base de datos independiente, la base de datos
puede escalarse en el hardware dedicado, en
caso de ser necesario, para reducir el efecto del
rendimiento de este contacto en el resto de la
granja de servidores.

Cuando planee incorporar la administracin de activos digitales a la solucin, deber tener en cuenta la cantidad y el tamao de los
archivos que se almacenarn y, adems, la manera en la que se usarn. Esto lo ayudar a disear la arquitectura del sitio cuando
determine dnde se ubicar la biblioteca de activos.

Componentes de una topologa de biblioteca de activos digitales


Las topologas de biblioteca de activos digitales usan los mismos elementos que cualquier otra topologa de SharePoint estndar, como
servidores web, servidores de aplicaciones y servidores de base de datos. Los componentes que son especficos para administrar activos
digitales se colocan en algunas ubicaciones de la topologa, pero no cambian la estructura general de sta. A continuacin, se observan
componentes respecto de los cuales debe tomar decisiones de configuracin para la topologa de biblioteca de activos digitales:
Memoria cach BLOB La memoria cach BLOB basada en disco controla el almacenamiento en cach de objetos binarios grandes
(BLOB), como archivos de vdeo, audio e imagen usados frecuentemente, y otros archivos que se usan para mostrar pginas web,
como archivos .css y .js. La memoria cach BLOB siempre debe estar habilitada si la solucin va a incluir bibliotecas de activos.
Asimismo, esta memoria est habilitada en todos los servidores front-end web de una granja de servidores.
Limitacin de velocidad de bits La limitacin de velocidad de bits es una extensin de Internet Information Services (IIS) 7.0 que
mide las velocidades de descarga de los tipos de archivos multimedia y datos entre un equipo servidor y un equipo cliente. La
limitacin de velocidad de bits puede habilitarse en cada servidor front-end web de cada granja de servidores, y siempre debe estar
habilitada si la solucin va a incluir archivos de audio o de vdeo en bibliotecas de activos. Para obtener ms informacin, vea el tema
sobre la limitacin de velocidad de bits (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=155151&clcid=0xC0A).
414

Tamao mximo de archivo de carga El tamao mximo de archivo de carga es una configuracin que usa la aplicacin web
SharePoint Server 2010 que especifica el tamao mximo de un archivo que un usuario puede cargar en el servidor. Este tamao se
configura para cada aplicacin web en el servidor que hospeda Administracin central y debe ajustarse para dar cabida al tamao de
los archivos que se van a cargar en las bibliotecas de activos.
Para obtener ms informacin, vea Plan for caching and performance.
Si la solucin de biblioteca de activos digitales se usar para almacenar una gran cantidad de contenido, debe considerar la posibilidad
de usar el almacenamiento remoto de blobs (RBS) para mover el almacenamiento de datos binarios grandes (BLOB) desde Microsoft
SQL Server 2008 a una solucin de almacenamiento externo. RBS no es una caracterstica de SharePoint Server 2010 ni Internet
Information Services (IIS) 7.0. Para obtener ms informacin, vea Overview of Remote BLOB Storage (SharePoint Server 2010).

Topologa tpica de biblioteca de activos digitales


En esta seccin, se muestran los componentes que pueden afectar a la topologa de la granja de servidores general.
Las bibliotecas de activos digitales funcionan correctamente con cualquier topologa de granja de servidores compatible con SharePoint
Server 2010. La granja de servidores puede ser un nico servidor, una granja de servidores pequea o una granja de servidores grande.
Cuando decide implementar la memoria cach BLOB o la limitacin de velocidad de bits, debe implementarlas en servidores web:
La memoria cach BLOB est habilitada en IIS 7.0 y se almacena en cada servidor front-end web.
Si se usa la limitacin de velocidad de bits, debe instalarse y configurarse en cada servidor front-end web de IIS 7.0.
Adems, el servidor que hospeda el sitio web de Administracin central se usa para configurar el tamao mximo de archivo de carga
para cada aplicacin web que contiene.
Nota:
Segn el tamao de la granja de servidores y el tipo de solucin que desee implementar, puede contar con servidores adicionales que
estn designados para cumplir roles especficos, como bases de datos de bsqueda, o servidores de consultas e ndice.
En la siguiente ilustracin, se muestra una topologa de la granja de servidores de tres niveles tpica con componentes agregados para
una topologa de biblioteca de activos digitales:

415

Leyenda

Elemento

Servidores front-end web, cada uno con su propia memoria cach


BLOB y limitacin de velocidad de bits habilitadas (si corresponde).
416

Leyenda

Elemento

Servidor de aplicaciones que ejecuta Administracin central. El


tamao mximo de archivo de carga se especifica para cada
aplicacin web de Administracin central.

Servidores de base de datos que contienen una base de datos de


contenido o ms.

Topologas con escala para bibliotecas de activos digitales


Al planear y escalar una solucin que incluya bibliotecas de activos digitales, los dos factores principales que se deben tener en cuenta
son la planeacin de capacidad y el rendimiento. Dado que los archivos de audio y de vdeo pueden ser mucho ms grandes que los
archivos de imgenes u otros tipos de archivos, es probable que alcance la capacidad de almacenamiento ms rpido si los usa.
Adems, segn el nmero de usuarios que deban tener acceso a estos archivos en cualquier momento, la velocidad a la que se efecten
solicitudes de estos archivos al servidor y a la que posteriormente se enven al explorador cliente afectar al rendimiento de la red.
Por ejemplo, si planea usar una biblioteca de activos para almacenar vdeos de aprendizaje, debe tener en cuenta el tamao promedio de
cada vdeo y el nmero estimado total de vdeos que necesitar la organizacin. Tambin debe tener en cuenta el nmero de usuarios
que vern los vdeos y qu vdeos es probable que sean solicitados con mayor frecuencia.
Para cada componente principal de una topologa de administracin de activos digitales, tenga en cuenta los siguientes puntos:
Almacenamiento en base de datos Los servidores de base de datos tienen capacidad de almacenamiento suficiente para todos
los archivos que los usuarios van a cargar? Es importante saber el tamao promedio de los archivos y el nmero de archivos que se
espera que los usuarios carguen en el servidor.
Almacenamiento en memoria cach BLOB Los servidores front-end web tienen capacidad de almacenamiento suficiente para
los archivos que se almacenarn en cach?
Almacenamiento remoto de blobs (RBS) Si tiene grandes volmenes de contenido, debe considerar la posibilidad de usar RBS
para mover el almacenamiento de blobs de la base de datos de contenido a una solucin de almacenamiento externo. Para obtener
ms informacin, vea Overview of Remote BLOB Storage (SharePoint Server 2010).

417

La arquitectura lgica del plan de biblioteca de activos digitales va a influir en las opciones para escalar la granja de servidores. Si hay
una biblioteca de activos digitales en una coleccin de sitios dedicada, puede mover fcilmente la base de datos a un servidor dedicado,
en caso de ser necesario, a fin de mejorar la capacidad y el rendimiento.

Vea tambin
Conceptos
Planeacin de bibliotecas de activos digitales (SharePoint Server 2010)
Informacin general sobre la administracin de activos digitales (SharePoint Server 2010)

Otros recursos
Plan for caching and performance

418

Hojas de clculo de planeacin de SharePoint Server 2010


En este artculo:
Hojas de trabajo de planeacin por tarea
Hojas de trabajo de planeacin por ttulo
Este artculo proporciona vnculos a hojas de clculo que sirven para registrar la informacin que haya recopilado y las decisiones que
haya tomado durante la planeacin de la implementacin de Microsoft SharePoint Server 2010. Use estas hojas de clculo como
complemento de Planning and architecture for Office SharePoint Server 2007, pero no en su lugar.

Hojas de trabajo de planeacin por tarea


Para esta tarea

Use esta hoja de clculo

Para

Planeacin de sitios Hoja de clculo Site planning data (Datos de planeacin del sitio)
y colecciones de
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&clcid=0xC0A)
sitios (SharePoint
Server 2010)

Planee sitios y
colecciones de sitios
de nivel superior, y
registre las
decisiones sobre la
navegacin y los
temas del sitio.

Planeacin de la
Hoja de clculo Site planning data (Datos de planeacin del sitio)
navegacin del sitio (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&clcid=0xC0A)
(SharePoint Server
2010)

Planee sitios y
colecciones de sitios
de nivel superior, y
registre las
decisiones sobre la
navegacin y los

419

Para esta tarea

Use esta hoja de clculo

Para

temas del sitio.


Planeacin para el Hoja de clculo Site planning data (Datos de planeacin del sitio)
uso de temas
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&clcid=0xC0A)
(SharePoint Server
2010)

Planee sitios y
colecciones de sitios
de nivel superior, y
registre las
decisiones sobre la
navegacin y los
temas del sitio.

Plan incoming e-mail Hoja de clculo Plan incoming e-mail (Planeacin de correo electrnico entrante)
(SharePoint Server (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200542&clcid=0xC0A)
2010)

Planee el correo
electrnico entrante
para permitir que los
sitios de SharePoint
reciban y almacenen
mensajes y datos
adjuntos de correo
electrnico en listas
y bibliotecas.

Plan content
Hoja de clculo Content deployment data (Datos de distribucin de contenido)
deployment
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167835&clcid=0xC0A)
(SharePoint Server
2010)

Planee los
servidores de
importacin y
exportacin en las
granjas de
servidores de la
topologa de
distribucin de
contenido, y planee
los trabajos y rutas
de distribucin de
contenido.

420

Para esta tarea

Use esta hoja de clculo

Para

Managed metadata Hoja de clculo Term sets planning (Planeacin de conjuntos de


planning
trminos)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163486&clcid=0xC0A)

Determine la
taxonoma bsica,
incluidos trmino,
uso, propietario y
grupo.

Plan managed
Hoja de clculo Detailed term set planning (Planeacin de conjuntos de trminos
metadata
detallada)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163487&clcid=0xC0A)
(SharePoint Server
2010)

Determine la
taxonoma, incluidas
las caractersticas
de identificacin
detalladas, como las
medidas.

Plan managed
Hoja de clculo Managed metadata services planning (Planeacin de servicios de metadatos
metadata
administrados)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=164578&clcid=0xC0A)
(SharePoint Server
2010)

Planee el uso
compartido de
metadatos mediante
conexiones y
servicios de
metadatos
administrados.

Planeacin de la
Hoja de clculo Document management participants (Participantes en la administracin de
administracin de
documentos) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0xC0A)
documentos
(SharePoint Server
2010)

Identificar las
personas con un
inters directo en la
planeacin de la
administracin de
documentos y
registrar las
prcticas de
administracin de
documentos

Planeacin de la

Registrar la

Hoja de clculo Analyze document usage (Anlisis de uso de documentos)


421

Para esta tarea

Use esta hoja de clculo

Para

administracin de
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0xC0A)
documentos
(SharePoint Server
2010)

informacin
recopilada al
analizar el uso de
los documentos

Planeacin de la
Hoja de clculo Policy (Directivas) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0xC0A) Planear las
administracin de
directivas de
documentos
administracin de
(SharePoint Server
informacin para los
2010)
tipos de contenido
Planeacin de
Hoja de clculo In-place records planning (Planeacin de registros
administracin de
locales)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185011&clcid=0xC0A)
registros
(SharePoint Server
2010)

Identifique los tipos


de registro y tipos de
contenido que se
van a almacenar en
bibliotecas de
documentos
normales.

Plan for backup and Libro Backup and recovery planning (Planeacin de recuperacin y copia de seguridad)
recovery
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=184385&clcid=0xC0A)
(SharePoint Server
2010)

Ayuda a planear las


estrategias de copia
de seguridad y
recuperacin del
entorno de
SharePoint Server
2010.

Planeacin de la
Planeacin de la administracin de documentos (SharePoint Server 2010)
administracin de
documentos
(SharePoint Server
2010)

Planear un tipo de
contenido

422

Para esta tarea

Use esta hoja de clculo

Para

Plan and prepare for Hoja de clculo Upgrade (Actualizacin)


upgrade (SharePoint (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179928&clcid=0xC0A)
Server 2010)

Registre la
informacin acerca
del entorno mientras
prepara la
actualizacin.

Planeacin del
Hoja de trabajo Content Organizer Settings (Configuracin del organizador de
almacenamiento y contenido)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189018&clcid=0xC0A)
enrutamiento
basados en
metadatos
(SharePoint Server
2010)

Determine y registre
la forma en que la
configuracin del
organizador de
contenido en el sitio
puede ser una parte
efectiva de la
solucin de
almacenamiento y
enrutamiento de
contenido basada en
metadatos.

Planeacin del
Hoja de trabajo Content Organizer Rule (Reglas del organizador de
almacenamiento y contenido)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189019&clcid=0xC0A)
enrutamiento
basados en
metadatos
(SharePoint Server
2010)

Planee reglas que


sean una parte
efectiva de la
solucin de
almacenamiento y
enrutamiento
basada en
metadatos.

423

Hojas de trabajo de planeacin por ttulo


Use esta hoja de clculo

Para esta tarea

Para

Hoja de clculo Analyze document usage (Anlisis de uso de documentos)


(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0xC0A)

Planeacin de la
administracin de
documentos
(SharePoint Server
2010)

Registrar la
informacin
recopilada al
analizar el uso de
los documentos

Libro Backup and recovery planning (Planeacin de recuperacin y copia de seguridad)


(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=184385&clcid=0xC0A)

Plan for backup and


recovery
(SharePoint Server
2010)

Ayuda a planear las


estrategias de copia
de seguridad y
recuperacin del
entorno de
SharePoint Server
2010.

Hoja de clculo Content deployment data (Datos de distribucin de contenido)


(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167835&clcid=0xC0A)

Plan content
deployment
(SharePoint Server
2010)

Planee los
servidores de
importacin y
exportacin en las
granjas de
servidores de la
topologa de
distribucin de
contenido, y planee
los trabajos y rutas
de distribucin de
contenido.

Hoja de trabajo Content Organizer Rule (Reglas del organizador de


contenido)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189019&clcid=0xC0A)

Planeacin del
almacenamiento y

Planee reglas que


sean una parte

424

Use esta hoja de clculo

Para esta tarea

Para

enrutamiento
basados en
metadatos
(SharePoint Server
2010)

efectiva de la
solucin de
almacenamiento y
enrutamiento
basada en
metadatos.

Hoja de trabajo Content Organizer Settings (Configuracin del organizador de


contenido)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167835&clcid=0xC0A)

Planeacin del
almacenamiento y
enrutamiento
basados en
metadatos
(SharePoint Server
2010)

Determine y registre
la forma en que la
configuracin del
organizador de
contenido en el sitio
puede ser una parte
efectiva de la
solucin de
almacenamiento y
enrutamiento de
contenido basada en
metadatos.

Hoja de clculo Content type (Tipo de contenido)


(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0xC0A)

Planeacin de la
Planear un tipo de
administracin de
contenido
documentos
(SharePoint Server
2010)

Hoja de clculo Detailed term set planning (Planeacin de conjuntos de trminos


detallada)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163487&clcid=0xC0A)

Managed metadata Determine la


planning
taxonoma, incluidas
las caractersticas
de identificacin
detalladas, como las
medidas.

425

Use esta hoja de clculo

Para esta tarea

Hoja de clculo Document libraries (Bibliotecas de documentos)


(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0xC0A)

Planeacin de la
Planear bibliotecas
administracin de
segn sitios y tipos
documentos
de documentos
(SharePoint Server
2010)

Hoja de clculo Document management participants (Participantes en la administracin de


documentos) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0xC0A)

Planeacin de la
administracin de
documentos
(SharePoint Server
2010)

Identificar las
personas con un
inters directo en la
planeacin de la
administracin de
documentos y
registrar las
prcticas de
administracin de
documentos

Hoja de clculo In-place records planning (Planeacin de registros


locales)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185011&clcid=0xC0A)

Planeacin de
administracin de
registros
(SharePoint Server
2010)

Identifique los tipos


de registro y tipos de
contenido que se
van a almacenar en
bibliotecas de
documentos
normales.

Hoja de clculo Managed metadata services planning (Planeacin de servicios de metadatos


administrados)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=164578&clcid=0xC0A)

Managed metadata Planee el uso


planning
compartido de
metadatos mediante
conexiones y
servicios de
metadatos
administrados.

426

Para

Use esta hoja de clculo

Para esta tarea

Para

Hoja de clculo Plan incoming e-mail (Planeacin de correo electrnico entrante)


(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=200542&clcid=0xC0A)

Plan incoming e-mail Planee el correo


(SharePoint Server electrnico entrante
2010)
para permitir que los
sitios de SharePoint
reciban y almacenen
mensajes y datos
adjuntos de correo
electrnico en listas
y bibliotecas.

Hoja de clculo Policy (Directivas) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0xC0A) Planeacin de la


administracin de
documentos
(SharePoint Server
2010)

Planear las
directivas de
administracin de
informacin para los
tipos de contenido

Hoja de clculo Site planning data (Datos de planeacin del sitio)


(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=167837&clcid=0xC0A)

Planeacin de sitios
y colecciones de
sitios (SharePoint
Server 2010)
Planeacin de la
navegacin del sitio
(SharePoint Server
2010)
Planeacin para el
uso de temas
(SharePoint Server
2010)

Planee sitios y
colecciones de sitios
de nivel superior, y
registre las
decisiones sobre la
navegacin y los
temas del sitio.

Hoja de clculo Term sets planning (Planeacin de conjuntos de


trminos)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163486&clcid=0xC0A)

Managed metadata Determine la


planning
taxonoma bsica,
incluidos trmino,

427

Use esta hoja de clculo

Para esta tarea

Para

uso, propietario y
grupo.
Hoja de clculo Upgrade (Actualizacin)
(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179928&clcid=0xC0A)

Plan and prepare for Registre la


upgrade (SharePoint informacin acerca
Server 2010)
del entorno mientras
prepara la
actualizacin

428

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