12 Consejos para

organizar un evento de
empresa
Te explicamos todo lo que debes tener en cuenta
para que tu evento de empresa sea un éxito.

12 Consejos para organizar un evento de empresa

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Tabla de contenidos

1. Para qué sirve un evento corporativo y cómo organizarlo satisfactoriamente
2. Las ventajas de los eventos de empresa
3. Cómo definir adecuadamente los objetivos
4. Beneficios y ventajas de un planteamiento óptimo de los objetivos
5. El continente del evento. Las nuevas posibilidades
6. El contenido del evento. Configuración y recursos (I)
7. El contenido del evento. Configuración y recursos (II)
8. Los nuevos formatos de eventos
9. La comunicación previa al evento
10. La comunicación post­evento
11. Cinco consejos para administrar los gastos
12. Perspectivas, oportunidades y aspectos de mejora en los eventos corporativos

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12 Consejos para organizar un evento de empresa

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1.  Para  qué  sirve  un  evento  de  empresa  y  cómo
organizarlo satisfactoriamente
Con  una  facturación  anual  superior  a  los  5.000  millones   de  euros  y  un  porcentaje
de  penetración  en  el  total  del  sector  turístico  de   más  cercano  al  12%,  la
organización  de  eventos  en  España  se  ha  convertido  en   un  sector  económico
potentísimo,  con  unas  perspectivas  de  crecimiento, a pesar de  las crisis, realmente
envidiables.  Prácticamente  todas  las  empresas  y  compañías  aspiran  a   organizar
uno  o varios eventos anuales de calidad  e impactantes, invirtiendo para ello mucho
esfuerzo  y  dinero.  Pero  ¿por  qué  son   tan  importantes   los  eventos?,  ¿cuáles  son
sus  ventajas?  ¿cómo  hay  que  organizarlos?  A   continuación,  ofrecemos   las
respuestas a estas y otras preguntas.
¿Para qué sirve principalmente un evento?
Independientemente  de  la  forma  que  adopten:  congreso,  jornada,  meeting,  etc.,  los
eventos  o  reuniones  de  empresas  son  instrumentos  de  comunicación  muy
potentes  y  eficaces.  Su  principal  utilidad  es   establecer,  potenciar   e  intensificar  los
contactos  personales,  tanto  externo  como  internos.  Es   lo  que  se  conoce  como
networking.
El  networking  es   un  elemento  clave  en cualquier estrategia de crecimiento  o desarrollo  de
una  empresa,  puesto  que  permite,  entre  otras   cosas,  obtener   reconocimiento  y
protagonismo en el sector, aumentar ventas y explorar nuevas líneas de negocio.
Otras ventajas adicionales
Además   de  para  posibilitar  y   potenciar  las   relaciones  cara  a  cara  (face  to  face),  los
eventos de empresa tienen otra serie de ventajas como:
● Mejorar el ambiente laboral y fomentar las relaciones entre los empleados de una
misma empresa.
● Generar y difundir contenido corporativo.
● Potenciar los negocios y las ventas.
● Premiar logros y reconocer éxitos

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Otra  cuestión  básica  es  controlar  los  gastos   y  adecuar   el  presupuesto  correctamente con el objetivo de lograr una retorno positivo de la inversión. Estas   técnicas  abre  un  gran  espectro  de  propuestas  originales   e  imaginativas  y  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin   Imágenes: FreeDigitalPhotos.12 Consejos para organizar un evento de empresa 4 Cómo organizar adecuadamente un evento Aunque  a  priori  pueda  parecer  sencillo.net . Utilizar la tecnología Hoy   en  día  la  tecnología  aplicada  a  eventos  está  muy   desarrollada  y   se  pueden conseguir  uno  resultados.  son  las   estrategias  y   trucos  más adecuados para lograr el éxito en la organización de cualquier tipo de evento. 3.  de manera  que  se  puedan  medir cualitativa  y/o cuantitativamente es  fundamental para que.  posteriormente.  este  debe servir  para  generar  contactos  de  valor  y   lograr  otros   objetivos   como:  aumentar  ventas. Definir los objetivos adecuadamente Detallar  los  objetivos  del  evento  de  la  forma  más  pormenorizada  posible.  lo  cierto  es   que  organizar  eficazmente  un evento  no  es  una  tarea  sencilla.  fluido  y   adecuado  al mensaje que se quiere ofrecer.  videoconferencias  en  alta  calidad. Priorizar el contenido sobre el continente Por  encima  del  lugar  y   el  escenario  donde  se  realice  (lo  que  se  conoce  como continente). 1.  el  desarrollo  del  acto  sea  sencillo. 2.  etc.  mapping. Principales trucos y estrategias A  continuación.  tanto  de  creación  y   difusión  de  contenidos   como estéticos realmente espectaculares.  lo  verdaderamente  importante  de  un  evento  son  los   temas   que  se traten y la forma de exponerlos. Las   posibilidades  son  ilimitadas  y  en  constante  evolución:  videos tridimensionales. el contenido. generar  contenidos  con  valor  añadido  y  ofrecer  una  imagen  positiva  de  la  empresa organizadora.  Para  considerar  un  evento  como  exitoso.  citamos   los  que. Un  buen  contenido  nos   servirá  para  lograr  y   mantener  contactos  de  calidad  y alcanzar una verdadera rentabilidad y eficacia.  clases  on  line. es decir.  a  nuestro  parecer.

recurrir a asesoramiento externo. hay que aportar un plus de originalidad y decantarse por opciones que se salgan un poco de los planteamientos estandarizados o demasiado vistos. sino una auténtica necesidad. Mantener un flujo de comunicación No solo es importante el evento en sí. Añadir un plus de originalidad Con el objeto de llamar la atención. y mucho más en tiempos de crisis y recortes. control del presupuesto final y optimización de recursos. mejorar la experiencia de los asistentes y dejar huella en la memoria de los asistentes. 6. en ciertos casos. Recurrir a empresas especializadas. 5. originalidad. sino que hay que generar  un  flujo  de comunicación  constantes. no solamente una cuestión deseable. para alargar al máximo la experiencia y mantener un nexo de unión con clientes y colegas.net . que hoy en día es muy fácil gracias a las redes sociales. La complejidad de determinados eventos hace muy conveniente y recomendable recurrir a empresas  especializadas  en  su  organización. De esta forma. 4.12 Consejos para organizar un evento de empresa 5 nuevos formatos. Administrar adecuadamente los gastos Ceñirse  al  presupuesto es.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. utilizar algún software específicos y. 7. se gana en calidad. Para administrar bien los gastos es clave tener en cuenta todas las cuestiones y factores.

este tipo de actos ocupan un lugar muy importante en las estrategias de comunicación de las empresas por las ventajas  que  enumeramos  a continuación: 1) Los eventos. presentadores.000  millones   de  euros.  fidelizar  y.  cerrar ventas y hacer negocios. reuniones y otros actos son instrumentos de comunicación  muy eficaces tanto a nivel interno como externo.12 Consejos para organizar un evento de empresa 6 Una forma muy efectiva de conectar con la audiencia y llamar su atención es la contratación de recursos humanos externos: ponentes de prestigio. Esto significa que son muy positivos tanto para dar a conocer los productos o servicios de la empresa a clientes reales y potenciales y a otras compañías del sector.net .  en  definitiva. plantear estrategias. elegir las técnicas adecuadas y lograr rentabilidad. Sea cual sea su forma o tipología.  únicamente  en  España.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. conferencias. simposiums y hasta actividades lúdicas para los empleados. Las ventajas de los eventos de empresa Se  calcula  que. congresos.  Esta considerable  cifra  se  justifica  por  la  gran   importancia  de   estas  actividades  para fomentar  y  fortalecer  relaciones  interpersonales. 2. speakers y hasta humoristas o actores A lo largo de los diversos capítulos de este eBook se desarrollan estos y otros aspectos relacionados con la organización de eventos. como para poner en marcha campañas de información internas y estrechar lazos entre los propios empleados.  la  organización  de   eventos  de  empresas genera  un  volumen  de  negocio  de  aproximadamente  5. pasando por meetings. Ventajas de los eventos corporativos El concepto de evento corporativo engloba desde reuniones a cenas de empresa. con un enfoque eminentemente práctico y poniendo el acento en las claves y trucos para definir y conseguir objetivos.

limar asperezas y conocerse en la esfera personal y no solo en la laboral. colegas y otros profesionales.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos.12 Consejos para organizar un evento de empresa 7 2) Posibilitan y fomentan las relaciones interpersonales Los eventos de empresa son una gran oportunidad para ampliar nuestra red de contactos o networking. conociendo en persona a clientes.net . un congreso o meeting donde se combine ocio y trabajo en un destino atractivo. Las posibilidades son infinitas. como un campeonato de paintball o una jornada gastronómica. 4) Sirven para premiar logros o reconocer éxitos La organización de una cena especial o una fiesta puede ser el contexto ideal para reconocer. un equipo de trabajo o el conjunto de la empresa. Otra variante puede ser la organización de una actividad lúdica. donde los empleados de una empresa tienen la oportunidad de estrechar lazos. 3)  Mejoran la motivación y el clima laboral Pocas actividades pueden ser más efectivas para motivar a los empleados y ayudarles a recuperar fuerzas o a combatir el estrés provocado por la rutina laboral diaria que. agradecer y festejar en grupo determinados logros y objetivos alcanzados por un profesional. por ejemplo.

aumentar ventas y hacer negocios. 3. el beneficio principal de los eventos es que permiten. tras realizar una presentación del mismo»  o «vamos a organizar un congreso de tres  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. eminentementes prácticos. Por ejemplo.12 Consejos para organizar un evento de empresa 8 5) Potencian los negocios y la venta Desde un punto de vista cuantitativo. En los próximos capítulos. conviene  tener  muy  presente  los  siguientes puntos: 1) Pensar en unos objetivos lo más concretos y detallados posibles Hay que huir de las generalidades del tipo «con este congreso quiero aumentar ventas y mejorar mi red de contactos». «nuestra meta es aumentar un 10-15% las ventas anuales de un producto específico.net . cena de empresa. adecuación al presupuesto. Cómo definir adecuadamente los objetivos Como  ocurre  con  cualquier  proyecto. Los objetivos deben ser mucho más claros y concretos. Pese al auge de las nuevas tecnologías y el entorno virtual. actividad lúdica o cualquier otro acto de este tipo. por la intensidad de los contactos que se consiguen y por su efecto promocional. Consejos que pueden ayudar a definir objetivos A la hora de planificar  los  objetivos de un evento.  los  objetivos  son  la   parte  más  importante  de un  evento. por ejemplo un software financiero. etc. reunión.  Definirlos  clara  y  detalladamente  es  fundamental  para   poder  desarrollar adecuadamente  el  resto  de  etapas  del  evento   y  tomar  las  decisiones  correctas. tanto a nivel estratégico como organizativo. vamos a exponer una serie de consejos. definición de objetivos. puesto que hay que considerar e interrelacionar factores muy diversos: cuestiones técnicas y de recursos humanos. a  tener muy en cuenta en la organización de este tipo de actos corporativos. el face to face continúa siendo uno de los métodos más eficaces para conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales Organizar  un  evento  rentable  y  eficaz  no  es  una  tarea  fácil.

siempre se pueden valorar de manera cualitativa con encuestas. número de servicios contratados. los objetivos deben poder medirse de una forma cuantitativa: porcentaje de ventas conseguido. sirven para lograr que un determinado colectivo pase a la acción. mejorar la cohesión de un equipo de trabajo. fortalecer relaciones de fidelidad. activar contactos. adquirir conocimientos. 3) Buscar objetivos que sirvan para influir en un colectivo Los eventos son actos de comunicación en vivo que. se trata de definir objetivos que concreten el tipo de acción: comprar un producto. como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o la intensificación del compañerismo tras una actividad de recreo o lúdica. No obstante. Teniendo en cuenta esta máxima. profesionales concretos añadidos a nuestra red corporativa.net . que son muy difíciles de computar con cifras y datos numéricos concretos. cambiar actitudes. observación de la actitud de los empleados. potenciar competencias. etc. fundamentalmente. etc. 4) Priorizar los contenidos sobre los aspectos formales  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. 2) Plantear su definición bajo un prisma cualitativo y/o cuantitativo En la medida de lo posible.12 Consejos para organizar un evento de empresa 9 días en un hotel de lujo para aumentar nuestra red de proveedores y clientes entre 300 y 400 personas». Existen determinados objetivos. etc.

medible cuantitativa y cualitativamente y con un enfoque hacia los contenidos de los objetivos de un evento conlleva unas serie de beneficios y ventajas que vamos a explicar en el próximo capítulo. estos tienen que estar más enfocados y centrados en los contenidos del evento que en las cuestiones puramente formales. el catering. Este planteamiento supone un cambio muy notable respecto a lo que se hacía hasta hace poco. la decoración o la animación.12 Consejos para organizar un evento de empresa 10 Para que los objetivos deseados sean realmente realizables.  para  cuya consecución  es  muy  recomendable el  seguimiento  de  los  consejos explicados  en  el  capítulo  anterior. Ventajas de un buen planteamiento de los objetivos Los ventajas y beneficios de una definición óptima de los contenidos se pueden  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. por encima de los aspectos meramente formales o continente La definición concreta. 4. que a los temas a tratar en el evento y la manera de exponerlos.  Beneficios y  ventajas  de un  planteamiento  óptimo  de los objetivos La  definición  adecuada  de  los objetivos  de  un  evento. En los últimos años se ha puesto de moda el concepto de “Meeting Architecture”.net .  en  como  la  esfera en  la consecución  de  las  metas  marcadas y el ahorro de costes. que era otorgarle mayor importancia al lugar o espacio. el cual potencia y prioriza los contenidos de los eventos para lograr los objetivos. detallada. supone  una  serie  de  ventajas  y beneficios  tanto  organizativa.

hoy en día las empresas suelen calcular y medir con mucho rigor y tendencia a la austeridad qué tipos de eventos se hacen. todas las empresas y compañìas quieren recuperar esa inversión. en cualquier caso. en este caso corporativa o empresarial. Cuando se tiene muy claro para qué se quiere organizar un determinado evento y qué se pretende conseguir es sencillo elegir el tipo de actividad corporativa más adecuada. sobre todo. Como consecuencia de la crisis económica y los ajustes presupuestarios. a quién invitar. lo que se conoce como ROI. etc. siempre supone un esfuerzo económico para las empresas. el contenido a tratar y cómo presentarlo. formas de interactuación con los asistentes. realistas y con un buen planteamiento formarán un base muy sólida sobre la que desarrollar y organizar fácilmente todo el evento. qué retorno o rentabilidad se espera conseguir  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. lograr dichas metas se multiplican. formatos de exposición. ponentes. el lugar adecuado. Si además estos objetivos se rigen por el concepto y el marco teórico del Meeting Architecture. y esto solo es posible si se alcanzan esos objetivos previamente definidos y luego se cuantifican a través de una serie de indicadores.12 Consejos para organizar un evento de empresa 11 dividir en estos cuatro grupos: 1) Desarrollo mucho más sencillo del propio evento Si los objetivos son coherentes. 2) Consecución efectiva de las metas La única forma de conseguir una meta. es tener muy claro los objetivos a alcanzar. las opciones de.net . flujo de comunicación. que puede ser muy variable pero que. por qué se hacen. El Meeting Architecture viene a potenciar por encima de todo los objetivos y el contenido de cualquier evento: concepto creativo. cuánto cuestan y. 3) Lograr un Retorno de la Inversión (ROI) adecuado La organización de cualquier evento lleva aparejado un gasto. Obviamente. finalmente.

  a  través de  la  elección  de  un  espacio  o  continente  diferente.  la  inmensa  mayoría  de  eventos   se  celebraban  en  hoteles. a veces tienen un efecto totalmente contrario y acaban proyectando una imagen negativa de la empresa. 5. una actividad mal planteada puede dar la sensación de derroche de recursos o de mala gestión (algo totalmente desaconsejable en tiempos de ajustes de presupuesto o plantilla) u ofrecer una imagen de caos y descontrol si la organización es deficiente. ya sea en los propios empleados. proveedores u otros profesionales. Las nuevas posibilidades Hasta  hace  muy  poco. El continente del evento. clientes.) como externos (presentaciones de productos. congresos.12 Consejos para organizar un evento de empresa 12 4) Evitar consecuencias no deseadas Los eventos se organizan con la esperanza de obtener beneficios pero. la concreción de unos buenos objetivos es una etapa previa totalmente fundamental para la posterior organización de un evento o reunión corporativa de manera fluida. eficaz y rentable. demostraciones. etc). Por ejemplo. recursos tecnológicos. El hotel o “viejo continente” Desde siempre. ● Se cuenta con todos los servicios  y  comodidades: salas espaciosas y habilitadas.net . posibilidad de preparar y servir almuerzos. etc. Como hemos visto. cenas y fiestas de empresa.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. De ahí la importancia mayúscula de definir al máximo los objetivos para evitar los desajustes y errores de planteamiento y ejecución. aunque parezca paradójico. hoy en día sigue siendo profusamente utilizado por sus muchas ventajas: ● Es una apuesta clásica y segura. De hecho. el hotel ha sido el espacio clásico para la organización de eventos tanto internos (reuniones.  se  ha  abierto  una  puerta  más de  creatividad  que  ayude  a  crear  una  experiencia  distinta  y  más  gratificante  del acto.  Esto  significa  que. pero  hoy  en  día  existen  multitud  de  espacios  alternativos   que  pueden  aportar  un plus  añadido  de  originalidad  y  capacidad  de  impactar.

masías. antiguas fábricas. porque ya la llevan incluida o bien la espectacularidad del lugar lo hace innecesario  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. ● Etcétera. museos… ● Fincas. puesto que a los propietarios de estos lugares les interesa acondicionarlos y alquilarlos para pernoctaciones y/o eventos con el fin de sacarles un rendimiento económico que ayuden a su mantenimiento. Las alternativas En los últimos tiempos han surgido un sinfín de nuevas posibilidades. servicio de comidas. Aunque estos nuevos espacios suelen resultar más caros que el clásico hotel. proyectores audiovisuales y otros recursos tecnológicos. tanto de hostelería como en organización de eventos. ● Pisos particulares tipo lofts. Nos referimos a: ● Espacios singulares: castillos. ● Precio  cerrado. que han conseguido romper el “monopolio” de los hoteles.12 Consejos para organizar un evento de empresa 13 aperitivos y pernoctaciones. Las posibilidades son múltiples y la lista crece sin cesar. a veces suponen un ahorro en decoración adicional. ya que se suele ofertar un pack de reunión por personas asistentes que incluye todo lo necesario: alquiler de la sala. etc. del tipo flores y otros ornamentos.net . conventos. etc.

por lo que se consigue mucho más impacto que en los espacios tradicionales. logrando una repercusión adicional del acto. en el caso de elegir espacios alternativos. estos tenderán a comentarlo con otros colegas de profesión y amigos. El contenido del evento: configuración y recursos (I) Como  hemos  comentado.  el  interés  y  la  importancia  otorgada. 6. audiovisuales. ● La experiencia  del evento es mucho  más gratificante y se mantiene  por más  en la  memoria  de  los  asistentes. ● Se pueden conseguir  efectos  decorativos  diferentes  y  muy  interesantes  sin necesidad de un gran desembolso económico. sino también la decoración: iluminación. etc. El concepto de continente abarca no solo el espacio. ornamentación adicional. Es importante usar elementos decorativos personalizados y adaptados al medio. el contenido de un evento. como por ejemplo una tenue iluminación con velas. sofisticación y variedad de formatos y recursos utilizados. trata de aprovechar las características arquitectónicas de cada lugar y la singularidad de espacio. un museo o hasta un faro tiene las siguientes ventajas: ● Supone un plus  de  originalidad  y  creatividad.  tanto  las  empresas  que  encargan  eventos   como  las  que los  organizan  han  ido  desplazando  del  continente  al  contenido   los  recursos utilizados. este ha ido creciendo en calidad. como hoteles o restaurantes. A medida que el contenido ha ido ascendiendo en la escala de importancia y consideración por parte de las empresas. Los cuatro vectores de los contenidos En la actualidad.12 Consejos para organizar un evento de empresa 14 Ventajas de los lugares singulares Celebrar un evento en una finca rústica. Para lograr los mejores efectos conviene buscar  la  originalidad  de  la  mano  de  profesionales  especializados y. reunión o cualquier otra actividad corporativa puede representarse como una figura geométrica con cuatro vectores. cuya correcto tratamiento y potenciación adecuada y equilibrada dará como resultado un cuadrado  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. Además.net .  entendiendo  que  lo  que  se trate  en un acto es prioritario para la consecución de las metas y objetivos.

  fácil  de  recordar para lo asistentes y que esté  presente en todo el proyecto. que constituye un versión aún más realista y  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. por su impacto en los asistentes. así como un logo atractivo. las actividades  colectivas y los recursos  humanos externos. Estas cuatro  líneas  maestras  de  configuración  de  los  contenidos de un evento son: la idea. potente.12 Consejos para organizar un evento de empresa 15 perfecto. 1) La idea El contenido de cualquier evento debe basarse  en  una  idea que sea clara. un evento bien planteado y organizado y alienado con los objetivos y pretensiones. los impresionantes avances tecnológicos permiten la creación de contenidos altamente impactantes y eficaces muy valorados por la audiencia y de una espectacularidad y belleza estética extraordinaria. Realidad  aumentada. Por último. sino también antes y después del mismo. Proyección  de  videos  más o menos sofisticados en 2D y. también en 3D. Es decir. la clave principal y la filosofía del evento. también es importante crear un slogan o claim fácil de recordar que sirva para sintetizar. 2) Recursos multimedia Actualmente. en una sola frase. pero la experiencia nos demuestra que la mente humana es bastante limitada y no suele retener demasiadas ideas ni prestar atención durante mucho tiempo Otras características de esta idea central dels evento es que se trate de un concepto creativo y que se mantenga durante la totalidad del flujo comunicativo. De entre las muchas posibilidades destacaríamos. últimamente. 2. Dicho flujo no tiene lugar solamente durante el tiempo que dure el acto. Las empresas quieren comunicar muchas cosas.net . los recursos  multimedia. las siguientes : 1.

3. 7. Mapping.12 Consejos para organizar un evento de empresa 16 espectacular de la imagen tridimensional. que son las dos líneas o vectores que cierran el proceso. Es el último grito y consiste en la proyección de imágenes en 3D sobre cualquier tipo de superficie. 4. El contenido del evento: configuración y recursos (II) En  el  capítulo  anterior  hablamos  de  dos  aspectos relativos  a los contenidos de los eventos  corporativos:  la  idea  y  los  recursos  multimedia.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. En el próximo capítulo desarrollamos los otros dos puntos básicos del contenido: las actividades colectivas y los recursos humanos externos. obviamente. Para lograr el máximo impacto e intensificar el interés de los asistentes de un evento es recomendable combinar el uso del mayor número de recursos tecnológicos posibles.  vamos  a tratar  las  actividades  colectivas  y  los  recursos  humanos externos. aunque.  A   continuación. Imágenes de gran impacto que dan la falsa sensación de que las personas se encuentran levitando. todo depende de las posibilidades económicas de la empresa organizadora. Hologramas.net .

fomentar relaciones y ayudar a completar el conjunto de contenidos de la acción comunicativa. Tienen que implicarse y  participar  de manera protagonista para romper el hielo. pueden configurar por sí mismas el acto en su totalidad. La formación experiencial se utiliza en actos internos dirigidos a los empleados de la empresa. por lo que cada vez son más utilizados en los eventos externos dirigidos al cliente final. por ejemplo de comunicación o de ausencia de un líder destacado. Estos recursos humanos adicionales ayudan enormemente a transmitir eficazmente el mensaje deseado por la compañía. el acto habrá resultado fallido e incompleto y no se habrán conseguido las metas y objetivos en todo su nivel y potencial. Para este tipo de esfuerzos se pueden contratar personas expertas. entretener.12 Consejos para organizar un evento de empresa 17 3) Las actividades colectivas Los  asistentes  a un evento. Consiste en poner en marcha algún tipo de taller o construcción de un proyecto conjunto y observar el comportamiento de las personas. una votación o el envío de comentarios a través de algún medio digital. como una ginkama o un taller de cocina o de botánica o ser solo una parte del evento. discutirlas en grupo y detectar carencias o posibilidades de mejora para luego implantarlas realmente en la empresa. 4) Los recursos humanos externos Se trata de contratar  a profesionales  para dinamizar el acto. Este tipo de actividades dinámicas y grupales. conocidas también como team building. La formación experiencial En ocasiones.  aportar valor añadido.net . en el conjunto de los empleados de una empresa o en un equipo o departamento concreto. Si no es así. Esto permite sacar conclusiones a posteriori. Normalmente se organizan cuando se ha detectado un problema. por ejemplo una interactuación inducida con los ponentes. en determinados actos la frontera entre lo lúdico y lo formativo se diluye. teniendo lugar lo que se conoce como actividades de formación  experiencial. no pueden convertirse en meros espectadores pasivos. conocidas o con gran experiencia en una determinado sector o conocimiento con el objetivo de que  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos.  capta  la  atención  y  sorprender. especialmente cuando se trata de un acto de carácter interno. que son herramientas muy eficaces para mejorar competencias y habilidades.

 Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. profesionales o exprofesionales de prestigio en una actividad laboral o deportiva. por lo que lo más habitual sigue siendo el contenido estándar y los eventos tradicionales Un contenido de un evento acorde a los objetivos y filosofía de la empresa y que sepa utilizar.12 Consejos para organizar un evento de empresa 18 realicen intervenciones de carácter «formal». Los organizadores más atrevidos se atreven a ir un paso más allá y llegan incluso a organizar gags con actores especializados en comunicación corporativa para explicar ideas y conceptos de manera teatralizada y humorística. muchas veces se recurre a speakers. todavía hay mucho temor a organizar actividades diferentes y tomar decisiones arriesgadas. Si además se le añade. presentadores o conductores. alguna idea innovadora e incluso transgresora. siempre en su justa y equilibrada medida. humoristas o artistas que sirven para dar una visión del evento mucho más desenfadada y cercana al show. en su justa medida. los recursos y herramientas existentes (profesionales de la animación. alta tecnología y actividades colectivas) es una garantía de éxito para los organizadores de cualquier evento. conseguiremos aumentar el impacto y elevar la satisfacción de los asistentes.net . En una línea de actuación totalmente distinta. y con distintos objetivos. Aunque algunas empresas comienzan a estar más abiertas a las propuestas originales y la innovación. Dentro de este grupo se encontrarían: gurús o teóricos de una determinada materia y también.

  donde  una  serie  de  ponentes  daban   largos discursos.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. así como por el uso de elementos visuales simples y eficaces. el dinamismo.net . al mundo de los negocios. aunque en los últimos tiempos se ha trasladado. Los nuevos formatos de eventos Las  conferencias  tradicionales. con gran éxito y aceptación.  de  forma  unidireccional  y  prácticamente  sin   apoyos  visuales   (o  como mucho  con  algunas  diapositivas)  han  pasado  la  historia. la mayoría de eventos o reuniones corporativas se caracterizan por el uso de los nuevas tecnologías: aplicaciones para tablets y smartphones. Los nuevos formatos de evento Hoy en día. el ritmo cada vez más rápido y la combinación de técnicas.. Conferencias TED Se trata de exposiciones muy cortas y visuales caracterizadas por ser directas.12 Consejos para organizar un evento de empresa 19 8. videoconferencias en tiempo real.  actualmente  priman  nuevos  formatos basados en  la interactividad  y  el  feedback con la audiencia. puesto que se limita el número de diapositivas a 20 y la duración a 10 minutos. espontáneas y bidireccionales. Se trata de un término de origen japonés que imita el sonido de una conversación y en un principio se utilizaba para presentaciones artísticas y creativas.  De   las  manos  de  los nuevos  avances  tecnológicos. la brevedad y el uso  de contenidos audiovisuales. entre los que destacan: Presentaciones Pecha Kucha Formato de presentación en el cual se expone un contenido de manera sencilla e informal y de una forma muy rápida y dinámica. contenidos audiovisuales. etc. En esta línea de protagonismo de las nuevas tecnologías y del uso de la imagen por encima de los textos y los discursos tradicionales se están imponiendo una serie de nuevos formatos.

los usuarios pueden implicarse al máximo e interactuar en el evento con comentarios. son muy cómodos y permiten ahorrar costes al evitar desplazamientos y pernoctaciones. etc. con la posibilidad de compartir todo tipo de archivos e interactuar en directo con los asistentes mediante voz. es posible combinar el uso de video y audio en alta definición. audio o chats. Existen incluso aplicaciones que permiten que los asistentes a una determinada actividad participen en ginkamas y otros juegos interactivos con opciones. Aplicaciones para smartphones y tablets (Apps) Desde sus propios dispositivos móviles. debido al desarrollo de softwares específicos para conferencias web. puesto que siguen siendo la  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. votaciones.net . incluso. Actualmente. de geolocalización.12 Consejos para organizar un evento de empresa 20 Videoconferencias En un principio se utilizaban simplemente para poder seguir el discurso de ponentes que no podían acudir presencialmente evento. Formatos híbridos La tendencia actual de muchos eventos es ser híbridos. Aunque las videoconferencias y otros formatos no presenciales tienen gran aceptación. en ningún caso van a sustituir las reuniones presenciales. Webinars Actividades formativas on line donde se utiliza el escritorio del ordenador a modo de pantalla interactiva. descargarse información. mezclando actividades y exposiciones presenciales con videoconferencias y otros formatos virtuales. como Webex o Gotomeeting.

existen una serie de herramientas al alcance de todos. formatos o temas suscitan más interés para.  captar  ponentes  y  asistentes  y  facilitar  la  consecución   de  contactos  y  el intercambio de información. pero no por ello menos efectivo. ● Saber qué tipos de eventos. ● Facilitar la creación de contactos y el intercambio de información. Mediante un adecuado  trabajo  y  tratamiento  de  la  fase  de  comunicación  previa  es posible conseguir los siguientes objetivos: ● Un conocimiento adecuado del evento entre las personas potencialmente interesadas.  es   muy  importante  llevar  a cabo  un  trabajo  de  comunicación  previo  con   el  objeto   de  generar  interés  sobre  el mismo. Todo el proceso previo de comunicación. promoción y publicidad es absolutamente básico para lograr el éxito. A través de la web o blog del evento se pueden hacer muchas cosas: colgar información. posteriormente. La comunicación previa al evento Con  anterioridad  a  la  organización  del  propio   evento. ● La captación de los asistentes y ponentes que nos interese. conseguir contactos y hacer negocios face to face. organizar el acto de acuerdo a estas líneas. Herramientas de comunicación Actualmente. 9. profusamente utilizado desde el mismo nacimiento de Internet.net . ● Webs o blogs Se trata de un formato ya veterano. interactuar con los  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. fáciles de usar y la mayoría de ellas gratuitas con las que poder llevar a cabo eficaces y potentes estrategias de comunicación. Esto significa que que los formatos virtuales tienen un función complementaria. La importancia de la etapa previa Un evento no se circunscribe únicamente a las tres o cuatro horas que dura un meeting o reunión o a los pocos días en que tiene lugar un congreso. y estas etapas de trabajo están al mismo nivel de importancia que el evento en sí mismo.12 Consejos para organizar un evento de empresa 21 mejor forma de: fidelizar clientes.

Hoy en día. Los sistemas de gestión de citas previas están todavía en una fase muy incipiente. ● Sistemas de gestión de citas previas Uno de los objetivos y motivaciones más importantes de muchos de los profesionales que acuden a un evento es ampliar  su  red  de  contactos  o networking. es muy sencillo y útil crear un perfil específico en Facebook y Twitter para informar sobre un evento y captar asistentes. ● Redes sociales El Social Media o utilización de las redes sociales con fines promocionales o publicitarios ha cambiado radicalmente las formas de organizar un evento. por lo que sería muy interesante su desarrollo para que los asistentes a un determinado evento o reunión se pudiesen asegurar las entrevistas o contactos con los profesionales por los que están verdaderamente interesados  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. A través de webs. ● Teasers Otra estrategia publicitaria es la creación de un teaser (normalmente un video) donde se ofrece información parcial del evento. en un tono de intriga.12 Consejos para organizar un evento de empresa 22 usuarios interesados en el evento. para lo que también se puede abrir un canal de video. que pueden ser reales o virtuales.net . misterio o humor. para crear expectativas y curiosidad entre los potenciales asistentes. A partir de este punto. con el fin de que llegue al máximo de gente posible. en YouTube por ejemplo.  lo  ideal  es tratar  de  viralizar  la  información. preguntarles cuestiones y recoger comentarios o sugerencias para luego incorporarlos al acto. aproximación de intereses e intercambio de mensajes e información. redes sociales y aplicaciones específicas para dispositivos móviles se puede potenciar y facilitar la consecución de contactos mediante sistemas de gestión de citas previas.

el  rey  de los eventos también es  el contenido. 10. expectativas y también sugerencias y comentarios de utilidad. en primer lugar. un seminario o unas jornadas se crea contenido de mayor o menor calidad. La comunicación post­evento La  organización  de  un  evento  supone  un   esfuerzo. un congreso.  que  puede  llegar  a  ser  muy  elevado. ponentes. para que actúe como recordatorio a través de los siguientes canales.12 Consejos para organizar un evento de empresa 23 Un adecuado trabajo de comunicación  pre­evento actúa  como  un  potente  imán con el que captar o atraer: asistentes. el tratamiento y formato o formatos adecuados y luego difundirlo. ● Redes sociales Una excelente estrategia post-evento es mantener viva las redes sociales que se han creado en el proceso de comunicación previa. o bien poner en marcha  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos.  se  debe  intentar alargar al máximo la experiencia del mismo mediante la comunicación post­evento. El contenido es el rey Como ocurre con Internet. tanto  de horas de trabajo como económico. ya sea un meeting.net .  Por  este  motivo. es fundamental darle. contactos de interés profesional (networking) interés. durante cualquier acto de empresa. en la medida y cadencia justa. Para que este contenido sea útil. Obviamente.

todo tipo de información relacionada con este evento y. de ahorrar costes. etc. que consiste en detectar las necesidades de información de los clientes u otros profesionales y entregársela de manera relevante y en el formato adecuado para así generar contactos. y más en épocas de crisis. A través de esta red se puede ir enviando. fotos. También se pueden utilizar otros formatos de contenido.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. Crear un making off en forma de video o montaje fotográfico que resuma el acto y utilizarlo como excusa para seguir manteniendo contacto con el cliente es fundamental. periódicamente y con carácter recordatorio si lo consideramos apropiado. Aunque  el coste de  un  evento  es  relativo. Cinco consejos para administrar los gastos El  coste  de  un  evento  puede  oscilar  desde  una   cantidad  mínima  para  una  simple cena  de  empresa. como newsletters.  a  una  partida  muy  importante  si. ventas. eBooks. 11. vídeos. siempre hay que tratar. si procede. Cinco consejos para controlar el presupuesto A continuación desvelamos una serie de consejos o trucos o claves para ahorrar y optimizar gastos en la organización de un evento.  por  ejemplo. Utilización del evento como marketing de contenidos El contenido  generado  en  un  evento  puede utilizarse  dentro  de  una  estrategia  de marketing  de  contenidos. Lo importante es darle pequeños estímulos al clientes que actúen como nexo de unión entre empresa y usuario clientes y aporten algún valor añadido. presentaciones en streaming. negocios o mejorar las relaciones internas. ● Utilización de contenidos como recordatorio: making of. donde mantener en contacto a los asistentes sin límites temporales.net . etc.  se  trata  de  un congreso  de una semana en un hotel de lujo  en un paraje exótico.12 Consejos para organizar un evento de empresa 24 nuevas. con nuevas ediciones: documentos en pdf.  ya  que  todo  depende   de  los  beneficios  que  se consigan. etc.

Una dificultad añadida para calcular el ROI. Este cuestión tienen la gran ventaja añadida de no ser necesario disponer de un gran presupuesto. por lo que es muy complicado determinar qué porcentaje de logros corresponde realmente al propio acto 2) Invertir más en el contenido y no tanto en el continente Aunque últimamente esta mentalidad está cambiando. aunque sea de forma aproximada. qué porcentaje de los objetivos se han conseguido realmente.25 12 Consejos para organizar un evento de empresa 1) Incluir el Retorno de la Inversión (ROI) como un objetivo básico Cuando deciden organizar un evento. es posible saber. es importante potenciarlas mediante un buen servicio de relaciones públicas y con las nuevas tecnologías: redes sociales. De cualquier modo. como hemo visto a lo largo del eBook. webs. la verdadera importancia está  en los  contenidos y es ahí donde conviene enfocar los esfuerzos humanos y económicos. siempre es primordial plantear  el ROI como un  objetivo básico  del evento y tratar de medirlo de una manera cuantitativa o cualitativa utilizando diversas herramientas. Esto es un error. como la decoración. aún hoy existe una tendencia en centrar la atención y lo recursos en el espacio o lugar donde tiene lugar el evento y en los aspectos puramente formales. es que el evento normalmente forma parte de una estrategia de marketing global que incluye otras canales y medios. apps. como tests o encuestas. De esta manera. ya que a veces se trata de beneficios intangibles. lo que servirá para hacer ajustes o mejoras de cada a otros actos. es decir. 3)  Tratar  de  potenciar  las  relaciones  personales  tanto  en  el  propio  evento como  en las etapas pre y post Por encima incluso de los contenidos generados.net . Dicho retorno no siempre es fácil de calcular. como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o una mejora en la percepción de la marca.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. puesto que. lograr un ROI positivo. lo  más  importante  de los eventos lo constituyen las relaciones  personales  o  networking. Por ello. todas las empresas intentan conseguir un beneficio con el mismo.

12 Consejos para organizar un evento de empresa 26 4) Potenciar los recursos humanos externos para conectar con la audiencia La contratación de un  buen presentador  o moderador o un speaker que tenga empatía y sepa conectar y crear impacto en los asistentes es la mejor inversión que podemos hacer. Mediante  la  utilización  de algún  software  específico (programa o aplicación) se consigue simplificar  y optimizar este tipo de cálculos. exacta y realista es indispensable valorar todos y cada uno de los aspectos.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. logística etc. alquiler del espacio. entran  en  juego  muchos  factores. decorados.. animadores o humoristas. Es más.net . audiovisuales. si contamos con suficiente presupuesto se puede traer a un grupo de actores. 5)  Valorar la totalidad de gastos del proyecto En la organización de un evento. decoración. estrategias de comunicación de antes y después del evento. sobre todo cuando se trata de un acto de una cierta complejidad. etc. Es más conveniente realizar una esfuerzo económico en la contratación de los servicios de estos profesionales que en la puesta en escena: iluminación.  todos  ellos  generadores  de  gastos: organización. Para calcular costes y administrar el presupuesto de forma completa. ya que con estos efectos es mucho más difícil conseguir impactar en la audiencia y dejar huella en su memoria. buscando siempre la originalidad y llamar la atención dentro de unos cánones de calidad y buen gusto.

solo puede ser visto de forma positiva y halagüeña. los empleados solo tienen que fotografiar los tiques con su propio smartphone y el sistema se encarga de extraer automáticamente la información. Según datos de la IBTA  (Asociación Ibérica de Gestores de  Viajes  de  Negocio)  las  empresas  españolas  invierten  en   reuniones  y convenciones  más  de  5. esta información digital está homologada y es totalmente válida a efectos legales y de la Agencia Tributaria.  en  este  caso  de  fuera  de  nuestras  fronteras. etc.captio. en definitiva lo que se  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. 12.12 Consejos para organizar un evento de empresa 27 Uno  de  estos  softwares  es  Captio www. Perspectivas de futuro La magnitud de estos datos hacen que.  Perspectivas.000  millones  al  año   sin  contar  PYMES  y  multinacionales. Con Captio.  oportunidades  y  aspectos  de  mejora en los eventos corporativos Los  datos  hablan  por  sí  solos  de  la  extraordinaria   importancia  empresarial  y económica  de  los  eventos. especialmente en España por su potencial turístico y magníficas infraestructuras. pese a la crisis. almacenarla en la nube. restaurantes aparcamiento..net . La captación de clientes potenciales y la necesidad de aumentar los contactos personales cara a cara (face to face) con otros profesionales.  Otro dato. una aplicación para dispositivos móviles que permite  gestionar  de  forma  automatizada  los  pequeños  gastos relacionados  con  los  eventos: taxis. Por otra parte. El seguimiento de estas recomendaciones es la mejor estrategia para controlar los gastos y aumentar las posibilidades de conseguir un beneficio o retorno que se ajuste lo más posible los objetivos previamente definidos.net. de una forma totalmente automatizada y sin necesidad de guardar los justificantes o tiques.  es  que  el  sector  de  los  eventos ocupa el tercer puesto de generación de PIB en los EEUU. generar la nota de gasto con un solo click y validarla. el futuro  de  los  eventos. por  lo  que  la  cifra  final es mucho mayor. se calcula que un  12% de la recaudación  turística  en  España  está  relacionada  con   los  actos   corporativos. Además.

escenarios.12 Consejos para organizar un evento de empresa 28 conoce como networking. técnicas y estrategias y tecnología a utilizar son hoy en día innumerables y en constante crecimiento y evolución. pese al desarrollo de los canales virtuales.net . impartir clases on line con la máxima calidad y un largo etcétera. sin necesidad de disponer de un gran presupuesto. Interactuar con los asistentes. Pero por otra parte. su crecimiento está plenamente garantizado. Y todo ello. celebrar videoconferencias. impactarles. intercambiar información de toda clase en las redes sociales. lo más recomendables es contratar  los  servicios  de  empresas  especializadas  en  la organización  de  eventos. sobre todo por los grandes avances tecnológicos en distintas esferas y niveles. pero a la vez complicadas. la adecuación a los objetivos y el control del presupuesto. No existen otros límites que la propia imaginación y el deseo de romper moldes y salirse un poco de lo estándar y seguro. además. Esta variedad es. sigue siendo. Es la mejor vía para asegurarse el éxito. Oportunidades El contexto para desarrollar  el  negocio  del  sector  de  los  eventos  presenta retos pero también grandes  oportunidades. las incontables opciones a escoger y estrategias a implantar. así como los innumerables aspectos a considerar han aumentado mucho la complejidad  del  proceso  de  organización  de cualquier evento. Hoy en día es posible conseguir espectaculares decorados con impactantes efectos audiovisuales. sin duda.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. el objeto de deseo de las empresas. Y como está demostrado que la mejor forma de hacer networking son los eventos y reuniones. positiva porque abre un amplio abanico a la creatividad y a la consecución de actos originales y de calidad. llamar su atención. dejar huella en su memoria y generar contenido de calidad y valor añadido se encuentra más al alcance que nunca. Las posibilidades en cuanto a ubicaciones. Ante esta nuevas situaciones y formas mucho más estimulantes. de enfrentarse a la puesta en marcha de un acto corporativo.

net . aún hay mucha labor pendiente en lo que respecta al desarrollo de aplicaciones informáticas que potencien los contactos. hay que ser mucho más innovador y tomar decisiones un poco más arriesgadas. No se están aprovechando en todo su potencial las posibilidades actuales de generación. ● Contenidos.29 12 Consejos para organizar un evento de empresa Aspectos de mejora Aunque se trate de un sector en constante desarrollo. existen una serie de aspectos que todavía necesitan de un buen empuje y mucho trabajo para alcanzar el nivel deseable: ● Actividades  lúdicas. Aunque ya se están dando algunos pasos en este sentido.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. una persona que haga malabares o un grupo de mariachis. Se recurre demasiado a las opciones estándar como: un mago. En este aspecto. la concertación de reuniones y el intercambio de información antes del evento. para que cuando se celebre sea mucho más fácil y efectivo tener los encuentros y entrevistas personales que de verdad nos interesa. ● Networking  previo. difusión y creación de nuevos formatos.

Eventoprix es una plataforma integral de organización y gestión on line de eventos.net .  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos.12 Consejos para organizar un evento de empresa 30 Agradecimientos: Fernando Le Monnier Business Development Manager en Eventoprix.es.

 Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos.net .12 Consejos para organizar un evento de empresa 31 Valora este ebook Nos encantaría conocer tu opinión. ¿Tienes 2 segundos? Haz clic aquí para valorar el ebook.