12 Consejos para

organizar un evento de
empresa
Te explicamos todo lo que debes tener en cuenta
para que tu evento de empresa sea un éxito.

12 Consejos para organizar un evento de empresa

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Tabla de contenidos

1. Para qué sirve un evento corporativo y cómo organizarlo satisfactoriamente
2. Las ventajas de los eventos de empresa
3. Cómo definir adecuadamente los objetivos
4. Beneficios y ventajas de un planteamiento óptimo de los objetivos
5. El continente del evento. Las nuevas posibilidades
6. El contenido del evento. Configuración y recursos (I)
7. El contenido del evento. Configuración y recursos (II)
8. Los nuevos formatos de eventos
9. La comunicación previa al evento
10. La comunicación post­evento
11. Cinco consejos para administrar los gastos
12. Perspectivas, oportunidades y aspectos de mejora en los eventos corporativos

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12 Consejos para organizar un evento de empresa

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1.  Para  qué  sirve  un  evento  de  empresa  y  cómo
organizarlo satisfactoriamente
Con  una  facturación  anual  superior  a  los  5.000  millones   de  euros  y  un  porcentaje
de  penetración  en  el  total  del  sector  turístico  de   más  cercano  al  12%,  la
organización  de  eventos  en  España  se  ha  convertido  en   un  sector  económico
potentísimo,  con  unas  perspectivas  de  crecimiento, a pesar de  las crisis, realmente
envidiables.  Prácticamente  todas  las  empresas  y  compañías  aspiran  a   organizar
uno  o varios eventos anuales de calidad  e impactantes, invirtiendo para ello mucho
esfuerzo  y  dinero.  Pero  ¿por  qué  son   tan  importantes   los  eventos?,  ¿cuáles  son
sus  ventajas?  ¿cómo  hay  que  organizarlos?  A   continuación,  ofrecemos   las
respuestas a estas y otras preguntas.
¿Para qué sirve principalmente un evento?
Independientemente  de  la  forma  que  adopten:  congreso,  jornada,  meeting,  etc.,  los
eventos  o  reuniones  de  empresas  son  instrumentos  de  comunicación  muy
potentes  y  eficaces.  Su  principal  utilidad  es   establecer,  potenciar   e  intensificar  los
contactos  personales,  tanto  externo  como  internos.  Es   lo  que  se  conoce  como
networking.
El  networking  es   un  elemento  clave  en cualquier estrategia de crecimiento  o desarrollo  de
una  empresa,  puesto  que  permite,  entre  otras   cosas,  obtener   reconocimiento  y
protagonismo en el sector, aumentar ventas y explorar nuevas líneas de negocio.
Otras ventajas adicionales
Además   de  para  posibilitar  y   potenciar  las   relaciones  cara  a  cara  (face  to  face),  los
eventos de empresa tienen otra serie de ventajas como:
● Mejorar el ambiente laboral y fomentar las relaciones entre los empleados de una
misma empresa.
● Generar y difundir contenido corporativo.
● Potenciar los negocios y las ventas.
● Premiar logros y reconocer éxitos

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2. 3. Definir los objetivos adecuadamente Detallar  los  objetivos  del  evento  de  la  forma  más  pormenorizada  posible.  de manera  que  se  puedan  medir cualitativa  y/o cuantitativamente es  fundamental para que.  clases  on  line. Las   posibilidades  son  ilimitadas  y  en  constante  evolución:  videos tridimensionales.  este  debe servir  para  generar  contactos  de  valor  y   lograr  otros   objetivos   como:  aumentar  ventas.  el  desarrollo  del  acto  sea  sencillo.  tanto  de  creación  y   difusión  de  contenidos   como estéticos realmente espectaculares.12 Consejos para organizar un evento de empresa 4 Cómo organizar adecuadamente un evento Aunque  a  priori  pueda  parecer  sencillo.  lo  verdaderamente  importante  de  un  evento  son  los   temas   que  se traten y la forma de exponerlos. 1.  a  nuestro  parecer.  lo  cierto  es   que  organizar  eficazmente  un evento  no  es  una  tarea  sencilla.  citamos   los  que.  fluido  y   adecuado  al mensaje que se quiere ofrecer. Utilizar la tecnología Hoy   en  día  la  tecnología  aplicada  a  eventos  está  muy   desarrollada  y   se  pueden conseguir  uno  resultados.  son  las   estrategias  y   trucos  más adecuados para lograr el éxito en la organización de cualquier tipo de evento. Principales trucos y estrategias A  continuación.  etc. Otra  cuestión  básica  es  controlar  los  gastos   y  adecuar   el  presupuesto  correctamente con el objetivo de lograr una retorno positivo de la inversión. Estas   técnicas  abre  un  gran  espectro  de  propuestas  originales   e  imaginativas  y  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin   Imágenes: FreeDigitalPhotos. el contenido.  Para  considerar  un  evento  como  exitoso.  posteriormente.net . Un  buen  contenido  nos   servirá  para  lograr  y   mantener  contactos  de  calidad  y alcanzar una verdadera rentabilidad y eficacia. Priorizar el contenido sobre el continente Por  encima  del  lugar  y   el  escenario  donde  se  realice  (lo  que  se  conoce  como continente). es decir. generar  contenidos  con  valor  añadido  y  ofrecer  una  imagen  positiva  de  la  empresa organizadora.  videoconferencias  en  alta  calidad.  mapping.

en ciertos casos. control del presupuesto final y optimización de recursos. Administrar adecuadamente los gastos Ceñirse  al  presupuesto es. sino una auténtica necesidad. 4. que hoy en día es muy fácil gracias a las redes sociales. Para administrar bien los gastos es clave tener en cuenta todas las cuestiones y factores. 7. 5. se gana en calidad. Mantener un flujo de comunicación No solo es importante el evento en sí.net . De esta forma.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. no solamente una cuestión deseable. mejorar la experiencia de los asistentes y dejar huella en la memoria de los asistentes. Añadir un plus de originalidad Con el objeto de llamar la atención.12 Consejos para organizar un evento de empresa 5 nuevos formatos. para alargar al máximo la experiencia y mantener un nexo de unión con clientes y colegas. utilizar algún software específicos y. y mucho más en tiempos de crisis y recortes. sino que hay que generar  un  flujo  de comunicación  constantes. Recurrir a empresas especializadas. 6. recurrir a asesoramiento externo. hay que aportar un plus de originalidad y decantarse por opciones que se salgan un poco de los planteamientos estandarizados o demasiado vistos. originalidad. La complejidad de determinados eventos hace muy conveniente y recomendable recurrir a empresas  especializadas  en  su  organización.

elegir las técnicas adecuadas y lograr rentabilidad. plantear estrategias. Sea cual sea su forma o tipología. con un enfoque eminentemente práctico y poniendo el acento en las claves y trucos para definir y conseguir objetivos.  en  definitiva. speakers y hasta humoristas o actores A lo largo de los diversos capítulos de este eBook se desarrollan estos y otros aspectos relacionados con la organización de eventos.  fidelizar  y. simposiums y hasta actividades lúdicas para los empleados.  únicamente  en  España. Esto significa que son muy positivos tanto para dar a conocer los productos o servicios de la empresa a clientes reales y potenciales y a otras compañías del sector. congresos.12 Consejos para organizar un evento de empresa 6 Una forma muy efectiva de conectar con la audiencia y llamar su atención es la contratación de recursos humanos externos: ponentes de prestigio. conferencias. presentadores.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. Ventajas de los eventos corporativos El concepto de evento corporativo engloba desde reuniones a cenas de empresa.net .  Esta considerable  cifra  se  justifica  por  la  gran   importancia  de   estas  actividades  para fomentar  y  fortalecer  relaciones  interpersonales.000  millones   de  euros. pasando por meetings. reuniones y otros actos son instrumentos de comunicación  muy eficaces tanto a nivel interno como externo. 2. este tipo de actos ocupan un lugar muy importante en las estrategias de comunicación de las empresas por las ventajas  que  enumeramos  a continuación: 1) Los eventos. Las ventajas de los eventos de empresa Se  calcula  que. como para poner en marcha campañas de información internas y estrechar lazos entre los propios empleados.  cerrar ventas y hacer negocios.  la  organización  de   eventos  de  empresas genera  un  volumen  de  negocio  de  aproximadamente  5.

agradecer y festejar en grupo determinados logros y objetivos alcanzados por un profesional.net . colegas y otros profesionales. un congreso o meeting donde se combine ocio y trabajo en un destino atractivo. como un campeonato de paintball o una jornada gastronómica. conociendo en persona a clientes. por ejemplo.12 Consejos para organizar un evento de empresa 7 2) Posibilitan y fomentan las relaciones interpersonales Los eventos de empresa son una gran oportunidad para ampliar nuestra red de contactos o networking. donde los empleados de una empresa tienen la oportunidad de estrechar lazos. Las posibilidades son infinitas. 4) Sirven para premiar logros o reconocer éxitos La organización de una cena especial o una fiesta puede ser el contexto ideal para reconocer. 3)  Mejoran la motivación y el clima laboral Pocas actividades pueden ser más efectivas para motivar a los empleados y ayudarles a recuperar fuerzas o a combatir el estrés provocado por la rutina laboral diaria que. un equipo de trabajo o el conjunto de la empresa.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. Otra variante puede ser la organización de una actividad lúdica. limar asperezas y conocerse en la esfera personal y no solo en la laboral.

En los próximos capítulos.  Definirlos  clara  y  detalladamente  es  fundamental  para   poder  desarrollar adecuadamente  el  resto  de  etapas  del  evento   y  tomar  las  decisiones  correctas. aumentar ventas y hacer negocios. definición de objetivos.12 Consejos para organizar un evento de empresa 8 5) Potencian los negocios y la venta Desde un punto de vista cuantitativo.  los  objetivos  son  la   parte  más  importante  de un  evento. Los objetivos deben ser mucho más claros y concretos.net . el beneficio principal de los eventos es que permiten. cena de empresa. «nuestra meta es aumentar un 10-15% las ventas anuales de un producto específico. Pese al auge de las nuevas tecnologías y el entorno virtual. Consejos que pueden ayudar a definir objetivos A la hora de planificar  los  objetivos de un evento. vamos a exponer una serie de consejos. tras realizar una presentación del mismo»  o «vamos a organizar un congreso de tres  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. actividad lúdica o cualquier otro acto de este tipo. 3. etc. adecuación al presupuesto. Por ejemplo. Cómo definir adecuadamente los objetivos Como  ocurre  con  cualquier  proyecto. por ejemplo un software financiero. puesto que hay que considerar e interrelacionar factores muy diversos: cuestiones técnicas y de recursos humanos. conviene  tener  muy  presente  los  siguientes puntos: 1) Pensar en unos objetivos lo más concretos y detallados posibles Hay que huir de las generalidades del tipo «con este congreso quiero aumentar ventas y mejorar mi red de contactos». por la intensidad de los contactos que se consiguen y por su efecto promocional. a  tener muy en cuenta en la organización de este tipo de actos corporativos. reunión. eminentementes prácticos. el face to face continúa siendo uno de los métodos más eficaces para conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales Organizar  un  evento  rentable  y  eficaz  no  es  una  tarea  fácil. tanto a nivel estratégico como organizativo.

Teniendo en cuenta esta máxima. adquirir conocimientos. fundamentalmente. sirven para lograr que un determinado colectivo pase a la acción. No obstante. etc. 4) Priorizar los contenidos sobre los aspectos formales  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. etc. número de servicios contratados. como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o la intensificación del compañerismo tras una actividad de recreo o lúdica. Existen determinados objetivos. los objetivos deben poder medirse de una forma cuantitativa: porcentaje de ventas conseguido. mejorar la cohesión de un equipo de trabajo. siempre se pueden valorar de manera cualitativa con encuestas. 2) Plantear su definición bajo un prisma cualitativo y/o cuantitativo En la medida de lo posible. cambiar actitudes. activar contactos. etc.net . observación de la actitud de los empleados. potenciar competencias. se trata de definir objetivos que concreten el tipo de acción: comprar un producto. 3) Buscar objetivos que sirvan para influir en un colectivo Los eventos son actos de comunicación en vivo que. que son muy difíciles de computar con cifras y datos numéricos concretos.12 Consejos para organizar un evento de empresa 9 días en un hotel de lujo para aumentar nuestra red de proveedores y clientes entre 300 y 400 personas». profesionales concretos añadidos a nuestra red corporativa. fortalecer relaciones de fidelidad.

net .  en  como  la  esfera en  la consecución  de  las  metas  marcadas y el ahorro de costes.  Beneficios y  ventajas  de un  planteamiento  óptimo  de los objetivos La  definición  adecuada  de  los objetivos  de  un  evento. detallada.12 Consejos para organizar un evento de empresa 10 Para que los objetivos deseados sean realmente realizables. medible cuantitativa y cualitativamente y con un enfoque hacia los contenidos de los objetivos de un evento conlleva unas serie de beneficios y ventajas que vamos a explicar en el próximo capítulo. supone  una  serie  de  ventajas  y beneficios  tanto  organizativa. que a los temas a tratar en el evento y la manera de exponerlos. el catering. que era otorgarle mayor importancia al lugar o espacio. 4.  para  cuya consecución  es  muy  recomendable el  seguimiento  de  los  consejos explicados  en  el  capítulo  anterior. por encima de los aspectos meramente formales o continente La definición concreta. En los últimos años se ha puesto de moda el concepto de “Meeting Architecture”. el cual potencia y prioriza los contenidos de los eventos para lograr los objetivos. Ventajas de un buen planteamiento de los objetivos Los ventajas y beneficios de una definición óptima de los contenidos se pueden  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. la decoración o la animación. Este planteamiento supone un cambio muy notable respecto a lo que se hacía hasta hace poco. estos tienen que estar más enfocados y centrados en los contenidos del evento que en las cuestiones puramente formales.

todas las empresas y compañìas quieren recuperar esa inversión. 2) Consecución efectiva de las metas La única forma de conseguir una meta. sobre todo. por qué se hacen. Cuando se tiene muy claro para qué se quiere organizar un determinado evento y qué se pretende conseguir es sencillo elegir el tipo de actividad corporativa más adecuada. hoy en día las empresas suelen calcular y medir con mucho rigor y tendencia a la austeridad qué tipos de eventos se hacen. realistas y con un buen planteamiento formarán un base muy sólida sobre la que desarrollar y organizar fácilmente todo el evento. y esto solo es posible si se alcanzan esos objetivos previamente definidos y luego se cuantifican a través de una serie de indicadores. siempre supone un esfuerzo económico para las empresas. las opciones de. a quién invitar. cuánto cuestan y. qué retorno o rentabilidad se espera conseguir  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos.12 Consejos para organizar un evento de empresa 11 dividir en estos cuatro grupos: 1) Desarrollo mucho más sencillo del propio evento Si los objetivos son coherentes. es tener muy claro los objetivos a alcanzar. formas de interactuación con los asistentes. Obviamente. que puede ser muy variable pero que. 3) Lograr un Retorno de la Inversión (ROI) adecuado La organización de cualquier evento lleva aparejado un gasto. El Meeting Architecture viene a potenciar por encima de todo los objetivos y el contenido de cualquier evento: concepto creativo. finalmente. flujo de comunicación. etc. ponentes. Como consecuencia de la crisis económica y los ajustes presupuestarios. el contenido a tratar y cómo presentarlo. el lugar adecuado. lograr dichas metas se multiplican. en este caso corporativa o empresarial. en cualquier caso. Si además estos objetivos se rigen por el concepto y el marco teórico del Meeting Architecture.net . lo que se conoce como ROI. formatos de exposición.

 Las nuevas posibilidades Hasta  hace  muy  poco. a veces tienen un efecto totalmente contrario y acaban proyectando una imagen negativa de la empresa. cenas y fiestas de empresa. ya sea en los propios empleados. eficaz y rentable. aunque parezca paradójico. hoy en día sigue siendo profusamente utilizado por sus muchas ventajas: ● Es una apuesta clásica y segura. El hotel o “viejo continente” Desde siempre. recursos tecnológicos. clientes. De hecho. Por ejemplo. El continente del evento. etc.  a  través de  la  elección  de  un  espacio  o  continente  diferente. posibilidad de preparar y servir almuerzos.12 Consejos para organizar un evento de empresa 12 4) Evitar consecuencias no deseadas Los eventos se organizan con la esperanza de obtener beneficios pero. demostraciones. Como hemos visto.  la  inmensa  mayoría  de  eventos   se  celebraban  en  hoteles. congresos.) como externos (presentaciones de productos. etc). ● Se cuenta con todos los servicios  y  comodidades: salas espaciosas y habilitadas. De ahí la importancia mayúscula de definir al máximo los objetivos para evitar los desajustes y errores de planteamiento y ejecución. proveedores u otros profesionales. una actividad mal planteada puede dar la sensación de derroche de recursos o de mala gestión (algo totalmente desaconsejable en tiempos de ajustes de presupuesto o plantilla) u ofrecer una imagen de caos y descontrol si la organización es deficiente.net . la concreción de unos buenos objetivos es una etapa previa totalmente fundamental para la posterior organización de un evento o reunión corporativa de manera fluida.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos.  Esto  significa  que.  se  ha  abierto  una  puerta  más de  creatividad  que  ayude  a  crear  una  experiencia  distinta  y  más  gratificante  del acto. el hotel ha sido el espacio clásico para la organización de eventos tanto internos (reuniones. 5. pero  hoy  en  día  existen  multitud  de  espacios  alternativos   que  pueden  aportar  un plus  añadido  de  originalidad  y  capacidad  de  impactar.

a veces suponen un ahorro en decoración adicional. Nos referimos a: ● Espacios singulares: castillos.12 Consejos para organizar un evento de empresa 13 aperitivos y pernoctaciones. Las alternativas En los últimos tiempos han surgido un sinfín de nuevas posibilidades. etc. del tipo flores y otros ornamentos. Las posibilidades son múltiples y la lista crece sin cesar. ● Precio  cerrado. ● Etcétera. masías. puesto que a los propietarios de estos lugares les interesa acondicionarlos y alquilarlos para pernoctaciones y/o eventos con el fin de sacarles un rendimiento económico que ayuden a su mantenimiento. Aunque estos nuevos espacios suelen resultar más caros que el clásico hotel. ya que se suele ofertar un pack de reunión por personas asistentes que incluye todo lo necesario: alquiler de la sala. conventos. porque ya la llevan incluida o bien la espectacularidad del lugar lo hace innecesario  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos.net . proyectores audiovisuales y otros recursos tecnológicos. tanto de hostelería como en organización de eventos. ● Pisos particulares tipo lofts. museos… ● Fincas. que han conseguido romper el “monopolio” de los hoteles. antiguas fábricas. etc. servicio de comidas.

sino también la decoración: iluminación. cuya correcto tratamiento y potenciación adecuada y equilibrada dará como resultado un cuadrado  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos.net . logrando una repercusión adicional del acto. como hoteles o restaurantes. Para lograr los mejores efectos conviene buscar  la  originalidad  de  la  mano  de  profesionales  especializados y. sofisticación y variedad de formatos y recursos utilizados. por lo que se consigue mucho más impacto que en los espacios tradicionales. 6. etc. trata de aprovechar las características arquitectónicas de cada lugar y la singularidad de espacio. El concepto de continente abarca no solo el espacio. Es importante usar elementos decorativos personalizados y adaptados al medio. Además. El contenido del evento: configuración y recursos (I) Como  hemos  comentado.  entendiendo  que  lo  que  se trate  en un acto es prioritario para la consecución de las metas y objetivos. audiovisuales. en el caso de elegir espacios alternativos. A medida que el contenido ha ido ascendiendo en la escala de importancia y consideración por parte de las empresas. el contenido de un evento. Los cuatro vectores de los contenidos En la actualidad. estos tenderán a comentarlo con otros colegas de profesión y amigos.  tanto  las  empresas  que  encargan  eventos   como  las  que los  organizan  han  ido  desplazando  del  continente  al  contenido   los  recursos utilizados. un museo o hasta un faro tiene las siguientes ventajas: ● Supone un plus  de  originalidad  y  creatividad.12 Consejos para organizar un evento de empresa 14 Ventajas de los lugares singulares Celebrar un evento en una finca rústica. ● La experiencia  del evento es mucho  más gratificante y se mantiene  por más  en la  memoria  de  los  asistentes. ornamentación adicional. reunión o cualquier otra actividad corporativa puede representarse como una figura geométrica con cuatro vectores.  el  interés  y  la  importancia  otorgada. como por ejemplo una tenue iluminación con velas. este ha ido creciendo en calidad. ● Se pueden conseguir  efectos  decorativos  diferentes  y  muy  interesantes  sin necesidad de un gran desembolso económico.

por su impacto en los asistentes. los recursos  multimedia. 2.  fácil  de  recordar para lo asistentes y que esté  presente en todo el proyecto. las actividades  colectivas y los recursos  humanos externos. los impresionantes avances tecnológicos permiten la creación de contenidos altamente impactantes y eficaces muy valorados por la audiencia y de una espectacularidad y belleza estética extraordinaria. también es importante crear un slogan o claim fácil de recordar que sirva para sintetizar. 1) La idea El contenido de cualquier evento debe basarse  en  una  idea que sea clara. Estas cuatro  líneas  maestras  de  configuración  de  los  contenidos de un evento son: la idea. la clave principal y la filosofía del evento. así como un logo atractivo.12 Consejos para organizar un evento de empresa 15 perfecto. que constituye un versión aún más realista y  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. en una sola frase. pero la experiencia nos demuestra que la mente humana es bastante limitada y no suele retener demasiadas ideas ni prestar atención durante mucho tiempo Otras características de esta idea central dels evento es que se trate de un concepto creativo y que se mantenga durante la totalidad del flujo comunicativo. Realidad  aumentada. Las empresas quieren comunicar muchas cosas. un evento bien planteado y organizado y alienado con los objetivos y pretensiones. potente. últimamente. Proyección  de  videos  más o menos sofisticados en 2D y. también en 3D. las siguientes : 1. Por último.net . De entre las muchas posibilidades destacaríamos. Es decir. 2) Recursos multimedia Actualmente. sino también antes y después del mismo. Dicho flujo no tiene lugar solamente durante el tiempo que dure el acto.

12 Consejos para organizar un evento de empresa 16 espectacular de la imagen tridimensional. 7. Para lograr el máximo impacto e intensificar el interés de los asistentes de un evento es recomendable combinar el uso del mayor número de recursos tecnológicos posibles. que son las dos líneas o vectores que cierran el proceso.  vamos  a tratar  las  actividades  colectivas  y  los  recursos  humanos externos. obviamente. Mapping. todo depende de las posibilidades económicas de la empresa organizadora. Hologramas.  A   continuación. 4. 3. Imágenes de gran impacto que dan la falsa sensación de que las personas se encuentran levitando. En el próximo capítulo desarrollamos los otros dos puntos básicos del contenido: las actividades colectivas y los recursos humanos externos. Es el último grito y consiste en la proyección de imágenes en 3D sobre cualquier tipo de superficie.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. El contenido del evento: configuración y recursos (II) En  el  capítulo  anterior  hablamos  de  dos  aspectos relativos  a los contenidos de los eventos  corporativos:  la  idea  y  los  recursos  multimedia.net . aunque.

conocidas o con gran experiencia en una determinado sector o conocimiento con el objetivo de que  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. Este tipo de actividades dinámicas y grupales. Para este tipo de esfuerzos se pueden contratar personas expertas. el acto habrá resultado fallido e incompleto y no se habrán conseguido las metas y objetivos en todo su nivel y potencial. conocidas también como team building. Normalmente se organizan cuando se ha detectado un problema. teniendo lugar lo que se conoce como actividades de formación  experiencial. Estos recursos humanos adicionales ayudan enormemente a transmitir eficazmente el mensaje deseado por la compañía.  capta  la  atención  y  sorprender. Tienen que implicarse y  participar  de manera protagonista para romper el hielo. una votación o el envío de comentarios a través de algún medio digital. que son herramientas muy eficaces para mejorar competencias y habilidades. fomentar relaciones y ayudar a completar el conjunto de contenidos de la acción comunicativa.  aportar valor añadido. no pueden convertirse en meros espectadores pasivos. en el conjunto de los empleados de una empresa o en un equipo o departamento concreto. 4) Los recursos humanos externos Se trata de contratar  a profesionales  para dinamizar el acto. entretener. Esto permite sacar conclusiones a posteriori. discutirlas en grupo y detectar carencias o posibilidades de mejora para luego implantarlas realmente en la empresa. La formación experiencial se utiliza en actos internos dirigidos a los empleados de la empresa. pueden configurar por sí mismas el acto en su totalidad. por ejemplo una interactuación inducida con los ponentes.net . como una ginkama o un taller de cocina o de botánica o ser solo una parte del evento. La formación experiencial En ocasiones. especialmente cuando se trata de un acto de carácter interno. Consiste en poner en marcha algún tipo de taller o construcción de un proyecto conjunto y observar el comportamiento de las personas. en determinados actos la frontera entre lo lúdico y lo formativo se diluye. Si no es así. por ejemplo de comunicación o de ausencia de un líder destacado.12 Consejos para organizar un evento de empresa 17 3) Las actividades colectivas Los  asistentes  a un evento. por lo que cada vez son más utilizados en los eventos externos dirigidos al cliente final.

todavía hay mucho temor a organizar actividades diferentes y tomar decisiones arriesgadas. En una línea de actuación totalmente distinta. profesionales o exprofesionales de prestigio en una actividad laboral o deportiva. siempre en su justa y equilibrada medida. presentadores o conductores. alta tecnología y actividades colectivas) es una garantía de éxito para los organizadores de cualquier evento.net . alguna idea innovadora e incluso transgresora.12 Consejos para organizar un evento de empresa 18 realicen intervenciones de carácter «formal».  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. humoristas o artistas que sirven para dar una visión del evento mucho más desenfadada y cercana al show. Dentro de este grupo se encontrarían: gurús o teóricos de una determinada materia y también. por lo que lo más habitual sigue siendo el contenido estándar y los eventos tradicionales Un contenido de un evento acorde a los objetivos y filosofía de la empresa y que sepa utilizar. y con distintos objetivos. Aunque algunas empresas comienzan a estar más abiertas a las propuestas originales y la innovación. Los organizadores más atrevidos se atreven a ir un paso más allá y llegan incluso a organizar gags con actores especializados en comunicación corporativa para explicar ideas y conceptos de manera teatralizada y humorística. Si además se le añade. los recursos y herramientas existentes (profesionales de la animación. muchas veces se recurre a speakers. conseguiremos aumentar el impacto y elevar la satisfacción de los asistentes. en su justa medida.

  De   las  manos  de  los nuevos  avances  tecnológicos. el ritmo cada vez más rápido y la combinación de técnicas. al mundo de los negocios. con gran éxito y aceptación. puesto que se limita el número de diapositivas a 20 y la duración a 10 minutos. así como por el uso de elementos visuales simples y eficaces.  donde  una  serie  de  ponentes  daban   largos discursos. etc. la brevedad y el uso  de contenidos audiovisuales. la mayoría de eventos o reuniones corporativas se caracterizan por el uso de los nuevas tecnologías: aplicaciones para tablets y smartphones.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. aunque en los últimos tiempos se ha trasladado.  actualmente  priman  nuevos  formatos basados en  la interactividad  y  el  feedback con la audiencia. Los nuevos formatos de evento Hoy en día.  de  forma  unidireccional  y  prácticamente  sin   apoyos  visuales   (o  como mucho  con  algunas  diapositivas)  han  pasado  la  historia. Se trata de un término de origen japonés que imita el sonido de una conversación y en un principio se utilizaba para presentaciones artísticas y creativas. En esta línea de protagonismo de las nuevas tecnologías y del uso de la imagen por encima de los textos y los discursos tradicionales se están imponiendo una serie de nuevos formatos. videoconferencias en tiempo real.. Conferencias TED Se trata de exposiciones muy cortas y visuales caracterizadas por ser directas.net . contenidos audiovisuales. el dinamismo. Los nuevos formatos de eventos Las  conferencias  tradicionales. entre los que destacan: Presentaciones Pecha Kucha Formato de presentación en el cual se expone un contenido de manera sencilla e informal y de una forma muy rápida y dinámica. espontáneas y bidireccionales.12 Consejos para organizar un evento de empresa 19 8.

los usuarios pueden implicarse al máximo e interactuar en el evento con comentarios. puesto que siguen siendo la  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. descargarse información. Webinars Actividades formativas on line donde se utiliza el escritorio del ordenador a modo de pantalla interactiva. etc. debido al desarrollo de softwares específicos para conferencias web. en ningún caso van a sustituir las reuniones presenciales.net . como Webex o Gotomeeting. Aplicaciones para smartphones y tablets (Apps) Desde sus propios dispositivos móviles.12 Consejos para organizar un evento de empresa 20 Videoconferencias En un principio se utilizaban simplemente para poder seguir el discurso de ponentes que no podían acudir presencialmente evento. son muy cómodos y permiten ahorrar costes al evitar desplazamientos y pernoctaciones. Formatos híbridos La tendencia actual de muchos eventos es ser híbridos. Actualmente. Existen incluso aplicaciones que permiten que los asistentes a una determinada actividad participen en ginkamas y otros juegos interactivos con opciones. audio o chats. mezclando actividades y exposiciones presenciales con videoconferencias y otros formatos virtuales. de geolocalización. con la posibilidad de compartir todo tipo de archivos e interactuar en directo con los asistentes mediante voz. incluso. es posible combinar el uso de video y audio en alta definición. Aunque las videoconferencias y otros formatos no presenciales tienen gran aceptación. votaciones.

  captar  ponentes  y  asistentes  y  facilitar  la  consecución   de  contactos  y  el intercambio de información. organizar el acto de acuerdo a estas líneas. existen una serie de herramientas al alcance de todos. conseguir contactos y hacer negocios face to face. ● Facilitar la creación de contactos y el intercambio de información. promoción y publicidad es absolutamente básico para lograr el éxito. La comunicación previa al evento Con  anterioridad  a  la  organización  del  propio   evento. A través de la web o blog del evento se pueden hacer muchas cosas: colgar información. formatos o temas suscitan más interés para.  es   muy  importante  llevar  a cabo  un  trabajo  de  comunicación  previo  con   el  objeto   de  generar  interés  sobre  el mismo. profusamente utilizado desde el mismo nacimiento de Internet. Todo el proceso previo de comunicación. posteriormente. Herramientas de comunicación Actualmente. Esto significa que que los formatos virtuales tienen un función complementaria. ● Webs o blogs Se trata de un formato ya veterano. La importancia de la etapa previa Un evento no se circunscribe únicamente a las tres o cuatro horas que dura un meeting o reunión o a los pocos días en que tiene lugar un congreso.net . interactuar con los  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. 9. ● La captación de los asistentes y ponentes que nos interese. pero no por ello menos efectivo. ● Saber qué tipos de eventos. fáciles de usar y la mayoría de ellas gratuitas con las que poder llevar a cabo eficaces y potentes estrategias de comunicación. y estas etapas de trabajo están al mismo nivel de importancia que el evento en sí mismo.12 Consejos para organizar un evento de empresa 21 mejor forma de: fidelizar clientes. Mediante un adecuado  trabajo  y  tratamiento  de  la  fase  de  comunicación  previa  es posible conseguir los siguientes objetivos: ● Un conocimiento adecuado del evento entre las personas potencialmente interesadas.

en YouTube por ejemplo. ● Redes sociales El Social Media o utilización de las redes sociales con fines promocionales o publicitarios ha cambiado radicalmente las formas de organizar un evento. en un tono de intriga. ● Sistemas de gestión de citas previas Uno de los objetivos y motivaciones más importantes de muchos de los profesionales que acuden a un evento es ampliar  su  red  de  contactos  o networking.net . con el fin de que llegue al máximo de gente posible.12 Consejos para organizar un evento de empresa 22 usuarios interesados en el evento. misterio o humor. para lo que también se puede abrir un canal de video. por lo que sería muy interesante su desarrollo para que los asistentes a un determinado evento o reunión se pudiesen asegurar las entrevistas o contactos con los profesionales por los que están verdaderamente interesados  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. ● Teasers Otra estrategia publicitaria es la creación de un teaser (normalmente un video) donde se ofrece información parcial del evento. Hoy en día. para crear expectativas y curiosidad entre los potenciales asistentes.  lo  ideal  es tratar  de  viralizar  la  información. que pueden ser reales o virtuales. Los sistemas de gestión de citas previas están todavía en una fase muy incipiente. A partir de este punto. redes sociales y aplicaciones específicas para dispositivos móviles se puede potenciar y facilitar la consecución de contactos mediante sistemas de gestión de citas previas. preguntarles cuestiones y recoger comentarios o sugerencias para luego incorporarlos al acto. aproximación de intereses e intercambio de mensajes e información. es muy sencillo y útil crear un perfil específico en Facebook y Twitter para informar sobre un evento y captar asistentes. A través de webs.

es fundamental darle. el tratamiento y formato o formatos adecuados y luego difundirlo. ponentes.12 Consejos para organizar un evento de empresa 23 Un adecuado trabajo de comunicación  pre­evento actúa  como  un  potente  imán con el que captar o atraer: asistentes. 10. para que actúe como recordatorio a través de los siguientes canales. tanto  de horas de trabajo como económico. un congreso.net . en la medida y cadencia justa.  que  puede  llegar  a  ser  muy  elevado. el  rey  de los eventos también es  el contenido. ● Redes sociales Una excelente estrategia post-evento es mantener viva las redes sociales que se han creado en el proceso de comunicación previa. Para que este contenido sea útil. expectativas y también sugerencias y comentarios de utilidad. El contenido es el rey Como ocurre con Internet. ya sea un meeting. un seminario o unas jornadas se crea contenido de mayor o menor calidad.  Por  este  motivo. durante cualquier acto de empresa. contactos de interés profesional (networking) interés.  se  debe  intentar alargar al máximo la experiencia del mismo mediante la comunicación post­evento. Obviamente. en primer lugar. o bien poner en marcha  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. La comunicación post­evento La  organización  de  un  evento  supone  un   esfuerzo.

como newsletters. etc. Cinco consejos para administrar los gastos El  coste  de  un  evento  puede  oscilar  desde  una   cantidad  mínima  para  una  simple cena  de  empresa. siempre hay que tratar. etc. que consiste en detectar las necesidades de información de los clientes u otros profesionales y entregársela de manera relevante y en el formato adecuado para así generar contactos. Cinco consejos para controlar el presupuesto A continuación desvelamos una serie de consejos o trucos o claves para ahorrar y optimizar gastos en la organización de un evento. También se pueden utilizar otros formatos de contenido. todo tipo de información relacionada con este evento y. con nuevas ediciones: documentos en pdf. eBooks. Aunque  el coste de  un  evento  es  relativo.12 Consejos para organizar un evento de empresa 24 nuevas. ventas. 11. vídeos.  ya  que  todo  depende   de  los  beneficios  que  se consigan. Lo importante es darle pequeños estímulos al clientes que actúen como nexo de unión entre empresa y usuario clientes y aporten algún valor añadido.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. ● Utilización de contenidos como recordatorio: making of. negocios o mejorar las relaciones internas. fotos. y más en épocas de crisis.  se  trata  de  un congreso  de una semana en un hotel de lujo  en un paraje exótico.  a  una  partida  muy  importante  si.net . Utilización del evento como marketing de contenidos El contenido  generado  en  un  evento  puede utilizarse  dentro  de  una  estrategia  de marketing  de  contenidos. presentaciones en streaming. si procede. de ahorrar costes. Crear un making off en forma de video o montaje fotográfico que resuma el acto y utilizarlo como excusa para seguir manteniendo contacto con el cliente es fundamental. A través de esta red se puede ir enviando. etc. periódicamente y con carácter recordatorio si lo consideramos apropiado.  por  ejemplo. donde mantener en contacto a los asistentes sin límites temporales.

es decir. aunque sea de forma aproximada.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. De cualquier modo.25 12 Consejos para organizar un evento de empresa 1) Incluir el Retorno de la Inversión (ROI) como un objetivo básico Cuando deciden organizar un evento. qué porcentaje de los objetivos se han conseguido realmente. lo que servirá para hacer ajustes o mejoras de cada a otros actos. es importante potenciarlas mediante un buen servicio de relaciones públicas y con las nuevas tecnologías: redes sociales. es posible saber. ya que a veces se trata de beneficios intangibles. Dicho retorno no siempre es fácil de calcular. Esto es un error. Por ello. puesto que. lograr un ROI positivo. como la decoración. lo  más  importante  de los eventos lo constituyen las relaciones  personales  o  networking. como hemo visto a lo largo del eBook. apps. Una dificultad añadida para calcular el ROI. Este cuestión tienen la gran ventaja añadida de no ser necesario disponer de un gran presupuesto. como tests o encuestas. 3)  Tratar  de  potenciar  las  relaciones  personales  tanto  en  el  propio  evento como  en las etapas pre y post Por encima incluso de los contenidos generados. la verdadera importancia está  en los  contenidos y es ahí donde conviene enfocar los esfuerzos humanos y económicos. De esta manera. webs. por lo que es muy complicado determinar qué porcentaje de logros corresponde realmente al propio acto 2) Invertir más en el contenido y no tanto en el continente Aunque últimamente esta mentalidad está cambiando.net . como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o una mejora en la percepción de la marca. siempre es primordial plantear  el ROI como un  objetivo básico  del evento y tratar de medirlo de una manera cuantitativa o cualitativa utilizando diversas herramientas. es que el evento normalmente forma parte de una estrategia de marketing global que incluye otras canales y medios. todas las empresas intentan conseguir un beneficio con el mismo. aún hoy existe una tendencia en centrar la atención y lo recursos en el espacio o lugar donde tiene lugar el evento y en los aspectos puramente formales.

entran  en  juego  muchos  factores.12 Consejos para organizar un evento de empresa 26 4) Potenciar los recursos humanos externos para conectar con la audiencia La contratación de un  buen presentador  o moderador o un speaker que tenga empatía y sepa conectar y crear impacto en los asistentes es la mejor inversión que podemos hacer. buscando siempre la originalidad y llamar la atención dentro de unos cánones de calidad y buen gusto. exacta y realista es indispensable valorar todos y cada uno de los aspectos. estrategias de comunicación de antes y después del evento. decorados. etc. Es más conveniente realizar una esfuerzo económico en la contratación de los servicios de estos profesionales que en la puesta en escena: iluminación. Para calcular costes y administrar el presupuesto de forma completa.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. 5)  Valorar la totalidad de gastos del proyecto En la organización de un evento. Es más. decoración. ya que con estos efectos es mucho más difícil conseguir impactar en la audiencia y dejar huella en su memoria.  todos  ellos  generadores  de  gastos: organización. sobre todo cuando se trata de un acto de una cierta complejidad. audiovisuales. animadores o humoristas. Mediante  la  utilización  de algún  software  específico (programa o aplicación) se consigue simplificar  y optimizar este tipo de cálculos.net . si contamos con suficiente presupuesto se puede traer a un grupo de actores.. logística etc. alquiler del espacio.

captio. por  lo  que  la  cifra  final es mucho mayor. generar la nota de gasto con un solo click y validarla.12 Consejos para organizar un evento de empresa 27 Uno  de  estos  softwares  es  Captio www. etc.  Perspectivas. La captación de clientes potenciales y la necesidad de aumentar los contactos personales cara a cara (face to face) con otros profesionales.net.  en  este  caso  de  fuera  de  nuestras  fronteras.  es  que  el  sector  de  los  eventos ocupa el tercer puesto de generación de PIB en los EEUU. se calcula que un  12% de la recaudación  turística  en  España  está  relacionada  con   los  actos   corporativos. pese a la crisis. almacenarla en la nube. solo puede ser visto de forma positiva y halagüeña. en definitiva lo que se  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. 12. Además.  oportunidades  y  aspectos  de  mejora en los eventos corporativos Los  datos  hablan  por  sí  solos  de  la  extraordinaria   importancia  empresarial  y económica  de  los  eventos. el futuro  de  los  eventos. El seguimiento de estas recomendaciones es la mejor estrategia para controlar los gastos y aumentar las posibilidades de conseguir un beneficio o retorno que se ajuste lo más posible los objetivos previamente definidos. una aplicación para dispositivos móviles que permite  gestionar  de  forma  automatizada  los  pequeños  gastos relacionados  con  los  eventos: taxis. los empleados solo tienen que fotografiar los tiques con su propio smartphone y el sistema se encarga de extraer automáticamente la información. especialmente en España por su potencial turístico y magníficas infraestructuras. Perspectivas de futuro La magnitud de estos datos hacen que.net .000  millones  al  año   sin  contar  PYMES  y  multinacionales. Según datos de la IBTA  (Asociación Ibérica de Gestores de  Viajes  de  Negocio)  las  empresas  españolas  invierten  en   reuniones  y convenciones  más  de  5. Con Captio. esta información digital está homologada y es totalmente válida a efectos legales y de la Agencia Tributaria. de una forma totalmente automatizada y sin necesidad de guardar los justificantes o tiques. Por otra parte. restaurantes aparcamiento..  Otro dato.

así como los innumerables aspectos a considerar han aumentado mucho la complejidad  del  proceso  de  organización  de cualquier evento. el objeto de deseo de las empresas. su crecimiento está plenamente garantizado. impartir clases on line con la máxima calidad y un largo etcétera. Y todo ello. impactarles. sin necesidad de disponer de un gran presupuesto. llamar su atención.net .  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. la adecuación a los objetivos y el control del presupuesto. Y como está demostrado que la mejor forma de hacer networking son los eventos y reuniones. técnicas y estrategias y tecnología a utilizar son hoy en día innumerables y en constante crecimiento y evolución. pero a la vez complicadas. de enfrentarse a la puesta en marcha de un acto corporativo. sobre todo por los grandes avances tecnológicos en distintas esferas y niveles. Pero por otra parte. Hoy en día es posible conseguir espectaculares decorados con impactantes efectos audiovisuales. Esta variedad es. Es la mejor vía para asegurarse el éxito. pese al desarrollo de los canales virtuales. celebrar videoconferencias. Oportunidades El contexto para desarrollar  el  negocio  del  sector  de  los  eventos  presenta retos pero también grandes  oportunidades. intercambiar información de toda clase en las redes sociales. sin duda. No existen otros límites que la propia imaginación y el deseo de romper moldes y salirse un poco de lo estándar y seguro. Ante esta nuevas situaciones y formas mucho más estimulantes. sigue siendo. lo más recomendables es contratar  los  servicios  de  empresas  especializadas  en  la organización  de  eventos. las incontables opciones a escoger y estrategias a implantar. escenarios. Interactuar con los asistentes. además.12 Consejos para organizar un evento de empresa 28 conoce como networking. Las posibilidades en cuanto a ubicaciones. dejar huella en su memoria y generar contenido de calidad y valor añadido se encuentra más al alcance que nunca. positiva porque abre un amplio abanico a la creatividad y a la consecución de actos originales y de calidad.

● Contenidos. la concertación de reuniones y el intercambio de información antes del evento. Aunque ya se están dando algunos pasos en este sentido. una persona que haga malabares o un grupo de mariachis. ● Networking  previo. No se están aprovechando en todo su potencial las posibilidades actuales de generación. En este aspecto. hay que ser mucho más innovador y tomar decisiones un poco más arriesgadas. existen una serie de aspectos que todavía necesitan de un buen empuje y mucho trabajo para alcanzar el nivel deseable: ● Actividades  lúdicas. difusión y creación de nuevos formatos.net .  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos. aún hay mucha labor pendiente en lo que respecta al desarrollo de aplicaciones informáticas que potencien los contactos.29 12 Consejos para organizar un evento de empresa Aspectos de mejora Aunque se trate de un sector en constante desarrollo. Se recurre demasiado a las opciones estándar como: un mago. para que cuando se celebre sea mucho más fácil y efectivo tener los encuentros y entrevistas personales que de verdad nos interesa.

 Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos.net .es.12 Consejos para organizar un evento de empresa 30 Agradecimientos: Fernando Le Monnier Business Development Manager en Eventoprix. Eventoprix es una plataforma integral de organización y gestión on line de eventos.

¿Tienes 2 segundos? Haz clic aquí para valorar el ebook.  Síguenos en: Twitter • Facebook • Linkedin Imágenes: FreeDigitalPhotos.net .12 Consejos para organizar un evento de empresa 31 Valora este ebook Nos encantaría conocer tu opinión.

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