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Rif: J-30573029-6

MICROSOFT EXCEL

2010

Rif: J-30573029-6

ndice

4.7. Pegado Especial.................................27


4.8. Mover celdas utilizando el
Portapapeles ...............................................28
4.9. Mover celdas utilizando el mouse .29
4.10. Borrar celdas ....................................30

Leccin I: Introduccin a Excel 2010 .................... 5

Leccin 5. Los Datos ...........................................31

1.2. La pantalla inicial ................................. 7

5.1. Eliminar filas duplicadas..................32

1.3. La ficha Archivo ................................... 8

5.2. La validacin de datos......................32

1.4. Las barras ............................................... 8

5.3. Ordenar datos .....................................33

Leccin 2. Empezando a trabajar con Excel ....... 11

5.4. Buscar y reemplazar datos .............35

2.1. Movimiento rpido en la hoja ......... 11

Leccin 6. Las funciones ................................37

2.2. Movimiento rpido en el libro ......... 12

6.1. Introducir funciones ..........................37

2.3. Introducir datos .................................. 13

Precedencia de los operadores .....................38

2.4. Modificar datos................................... 14

6.2. Autosuma y funciones ms


frecuentes ....................................................39

2.5. Tipos de datos .................................... 14


2.6. Errores en los datos.......................... 15
Leccin 3. Operaciones con archivos ................. 16

6.3. Insertar funcin ..................................39


6.4. Funciones de fecha y hora ..............42

3.1. Guardar un libro de trabajo ............. 16

Ejemplo de las Funciones de fecha y


hora ...............................................................43

3.2. Cerrar un libro de trabajo ................ 18

6.5. Funciones de texto ............................46

3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo


........................................................................ 19

6.6. Funciones de bsqueda...................50

3.4. Abrir un libro de trabajo ya


existente....................................................... 19

6.8. Otras funciones ..................................60

6.7. Funciones financieras ......................54

Leccin 4. Manipulando celdas .......................... 21

6.9. Controlar errores en funciones ......65

4.1. Seleccin de celdas............................. 21

6.10. Enlazando y consolidando hojas


de trabajo .....................................................67

4.2. Aadir a una seleccin ..................... 22


4.3. Ampliar o reducir una seleccin.... 23
4.4. Copiar celdas utilizando el
Portapapeles ................................................ 23
4.5. Copiar celdas utilizando el mouse 25
4.6. Copiar en celdas adyacentes ......... 26

Consolidar hojas de trabajo ...........................68


Leccin 7. Formato de celdas ........................69
7.1. Fuente ...................................................69
Excel nos permite cambiar la apariencia
de los datos de una hoja de clculo ........69
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7.2. Alineacin ............................................ 71

10.2. Verificacin de la ortografa..........93

7.3. Bordes .................................................. 74

Leccin 11. Impresin .....................................95

7.4. Rellenos ............................................... 75

11.1. Vista de Diseo de pgina ...................95

7.5. Estilos predefinidos .......................... 76

11.2. Configurar pgina ............................96

7.6. Copia rpida de formato .................. 77

11.3. Imprimir ..............................................99

7.7. Formato de los valores numricos77

Leccin 12. Grficos......................................100

7.8. El formato condicional ..................... 79

12.1. Introduccin al mundo de los


grficos ......................................................100

7.9. Los temas ............................................ 80


Leccin 8. Cambios de estructura ................ 81
8.1. Alto de fila ............................................ 81
8.2. Autoajustar .......................................... 82
8.3. Ancho de columna ............................ 83
8.4. Autoajustar a la seleccin ............... 84
8.5. Ancho estndar de columna ........... 84
8.6. Cambiar el nombre de la hoja ........ 85

12.2. Crear grficos .................................100


12.3. Aadir una serie de datos ...........101
12.4. Caractersticas y formato del
grfico.........................................................102
12.5. Modificar el tamao y distribucin
de un grfico .............................................105
12.6. Modificar la posicin de un grfico
......................................................................106
12.7. Los mini grficos ...........................106

8.7. Cambiar el color a las etiquetas de


hoja ................................................................ 86

Leccin 13. Imgenes, diagramas y ttulos107

8.8. Ocultar hojas....................................... 86

13.1. Introduccin ....................................107

8.9. Mostrar hojas ocultas ....................... 87

13.2. Insertar imgenes prediseadas


......................................................................108

Leccin 9. Insertar y eliminar elementos ..... 87


9.1. Insertar filas en una hoja ................. 87
9.2. Insertar columnas en una hoja .......... 88
9.3. Insertar celdas en una hoja ............. 89
9.4. Insertar hojas en un libro de trabajo
........................................................................ 90
9.5. Eliminar filas y columnas de una
hoja ................................................................ 91

13.3. Insertar imgenes desde archivo


......................................................................109
13.4. Insertar captura de pantalla ........109
13.5. Manipular imgenes ......................110
13.6. Insertar formas y dibujos ............111
13.7. Modificar dibujos ...........................112

9.6. Eliminar celdas de una hoja ............... 91

13.8. Insertar diagramas con SmartArt


......................................................................114

9.7. Eliminar hojas de un libro de trabajo 91

13.9. Insertar WordArt ............................115

Leccin 10. Correccin ortogrfica ............... 92

13.10. Insertar un cuadro de texto ......116

10.1. Configurar la Autocorreccin ...... 92

Leccin 14. Esquemas y vistas ...................117


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14.1. Introduccin a esquemas ............ 117

17.4. Grficos con tablas dinmicas ..146

14.2. Creacin automtica de esquemas


...................................................................... 118

Leccin 18. Compartir documentos ............147

14.3. Creacin manual de esquemas . 120


14.4. Borrar y ocultar un esquema.......... 120
14.5. Ver una hoja en varias ventanas120
14.6. Dividir una hoja en paneles ........ 121
14.7. Inmovilizar paneles ....................... 122

18.1 Guardar en la Web: SkyDrive .............147


18.2. Office 2010 online ..........................149
18.3. Guardar en SharePoint y publicar
......................................................................151
18.4. Compartir libro en la red privada
......................................................................151

Leccin 15. Importar y exportar datos en


Excel ................................................................ 123
15.1. Introduccin a la importacin .... 123
15.2. Utilizar el asistente para importar
texto ............................................................ 124
15.3. La seccin Conexiones................ 126
15.4. Importar datos de Word a Excel y
viceversa .................................................... 127
Leccin 16. Tablas de Excel ........................ 129
16.1. Crear una tabla ............................... 129
16.2. Modificar los datos de una tabla130
16.3. Modificar la estructura de la tabla
...................................................................... 132
16.4. Estilo de la tabla ............................ 132
16.5. Ordenar una tabla de datos ........ 133
16.6. Filtrar el contenido de la tabla ... 133
16.7. Funciones de base de datos ...... 135
16.8. Crear un resumen de datos ........ 141
Leccin 17. Las tablas dinmicas ............... 142
17.1. Crear una tabla dinmica ............ 142
17.2. Aplicar filtros a una tabla dinmica
...................................................................... 145
17.3. Obtener promedios en una tabla
dinmica..................................................... 146
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Leccin I: Introduccin a Excel 2010


Excel 2010 es una aplicacin que permite
realizar hojas de clculo, que se encuentra
integrada en el conjunto ofimtico de
programas Microsoft Office. Esto quiere decir
que si ya conoces otro programa de Office,
como Word, Access, Outlook, PowerPoint, te
resultar familiar utilizar Excel, puesto que
muchos iconos y comandos funcionan de
forma similar en todos los programas de
Office.
Excel es un programa del tipo Hoja de
Clculo que permite realizar operaciones con
nmeros organizados en una cuadrcula Una
hoja de clculo sirve para trabajar con
nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para
ello se utiliza una cuadrcula donde en cada
celda de la cuadrcula se pueden introducir
nmeros, letras y grficos.

que volver a introducirlos todos; mientras que


en Excel no importa si te equivocas al
introducir un dato, simplemente corriges el
dato y automticamente Excel vuelve a
calcularlo todo.
Esto es importante cuando los clculos son
un poco ms complicados, imagina que ests
haciendo la declaracin del impuesto sobre
la renta a mano y al final descubres un error,
tendras que volver a calcularlo todo. Si lo
haces con Excel slo tienes que corregir un
dato.
Esta caracterstica de reclculo automtico te
permite
tambin
hacer
simulaciones
fcilmente. Por ejemplo, si ests calculando
lo que tendrs que pagar al mes al solicitar
un prstamo hipotecario, basta que vayas
introduciendo diferentes cantidades en el
importe del prstamo para que veas lo que
tendras que pagar en cada caso.
Vamos a ver otro ejemplo que nos servir
para ver ms caractersticas de Excel.

Por ejemplo, para sumar una serie de


nmeros slo tienes que introducirlos uno
debajo de otro, como haras en un papel,
colocarte en la celda donde ir el resultado y
decirle a Excel que quieres hacer la suma de
lo que tienes encima (ya veremos ms
adelante cmo se hace exactamente, pero es
muy fcil).
Quizs pienses que para hacer una suma es
mejor utilizar una calculadora. Pero piensa
qu ocurre si te equivocas al introducir un
nmero en una suma de 20 nmeros, tienes
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En esta imagen se muestra una sencilla


factura realizada con Excel.
Se puede observar como las columnas se
numeran por letras A,B,C,D... y las filas por
nmeros 1,2,3,... En la columna D se ha
calculado el producto de las columnas B y C.
En la celda CD12 y D12 se ha calculado el
IVA, debajo de la cinta de opciones puedes
ver la frmula que se ha utilizado =C11*12%
es decir, el producto de lo que hay en la
celda C11 multiplicado por 12%.
As de fcil e intuitivo es Excel. Tambin
puedes ver en este ejemplo cmo se puede
utilizar texto en cualquier parte de la hoja de
clculo, incluso podramos haber puesto un
grfico con el logotipo de la ferretera.
Otra cosa buena de Excel es que no es
necesario
saber
matemticas
para
utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente
con utilizar las operaciones bsicas. Por
supuesto, si sabes matemticas mucho ms
partido podrs sacar de Excel.

Tambin cmo obtener ayuda, por si en


algn momento no sabes cmo seguir
trabajando. Cuando conozcas todo esto
estars en disposicin de empezar a crear
hojas de clculo en el siguiente tema.
1.1. Iniciar Excel 2010
Vamos a ver las dos formas bsicas de
iniciar Excel 2010.
- Desde el botn Inicio situado,
normalmente, en la esquina inferior izquierda
de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic
sobre el botn Inicio se despliega un men;
al colocar el cursor sobre Todos los
programas, aparece otra lista con los
programas que hay instalados en tu
computador; coloca el puntero del mouse
sobre la carpeta con el nombre Microsoft
Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se
iniciar el programa.

Aunque en este ejemplo no se ve, Excel


tambin es capaz de dibujar grficos a
partir de los datos introducidos, del estilo
de los grficos en forma de tarta y en forma
de barras que se ven en las encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de
cosas, tanto en el plano personal como en el
plano profesional. Desde llevar las cuentas
familiares hasta los ms complejos clculos
financieros.
Ahora vamos a ver cules son los elementos
bsicos de Excel 2010, la pantalla, las
barras, etc., para saber diferenciar entre
cada uno de ellos. Aprenders cmo se
llaman, dnde estn y para qu sirven.
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Rif: J-30573029-6

Desde

el

icono

de

Excel

del

1.2. La pantalla inicial

escritorio.

Para

cerrar

Excel 2010,

puedes

utilizar cualquiera de las siguientes


operaciones:
- Hacer clic en el botn cerrar

este botn se encuentra situado en la


parte superior derecha de la ventana de

Al iniciar Excel aparece una pantalla

Excel.

inicial como sta, vamos a ver sus


componentes

Tambin

puedes

pulsar

la

combinacin de teclas ALT+F4, con esta


combinacin

de

teclas

cerrars

la

ventana que tengas activa en ese


momento.

los

nombres

de

as
los

diferentes elementos y ser ms fcil


entender el resto del curso. La pantalla
que se muestra a continuacin (y en
general todas las de este curso) puede

- Hacer clic sobre el men


elegir la opcin

conoceremos

fundamentales,

y
.

no coincidir exactamente con la que ves


en tu computador, ya que cada usuario
puede decidir qu elementos quiere que
se vean en cada momento, como
veremos ms adelante.

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1.3. La ficha Archivo

- Los que muestran un panel justo a


la derecha con ms opciones, ocupando
toda la superficie de la ventana Excel.
Como Informacin o Imprimir. Al situar
el cursor sobre las opciones de este tipo
observars que tienen un efecto verde
oscuro. El color permanecer al hacer
clic para que sepas qu panel est
activo.
- Los que abren un cuadro de
dilogo. Como Abrir, o Guardar como.
Al situar el cursor sobre las opciones de
este tipo observars que tienen un
efecto

verde

claro.

El

color

slo

permanece mientras el cursor est


encima, ya que al hacer clic, el propio
cuadro de dilogo abierto muestra el
Haciendo clic en la pestaa Archivo
que se encuentra en la parte superior
izquierda

de

la

pantalla

nombre de la accin en su barra de


ttulo.

podrs

Para cerrar la ficha Archivo y volver

desplegar un men desde donde podrs

al

ver las acciones que puedes realizar

hacemos clic en otra pestaa.

sobre

el

documento,

documento

pulsamos

ESC

incluyendo

Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.


A este men tambin puedes acceder

1.4. Las barras


La barra de ttulo

desde el modo de acceso por teclado tal


y como veremos en la Cinta de
Contiene el nombre del documento

opciones.

sobre el que se est trabajando en


Contiene
elementos:

dos

tipos

bsicos

de

ese momento. Cuando creamos un libro


nuevo se le asigna el nombre provisional
Libro1, hasta que lo guardemos y le
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demos el nombre que queramos. En el


extremo de la derecha estn los botones
para minimizar
cerrar

, maximizar

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene

La cinta de opciones

las operaciones ms habituales de Excel


como

Guardar

Rehacer

Deshacer

La cinta de opciones es uno de los


elementos ms importantes de Excel, ya

Esta barra puede personalizarse para


aadir todos los botones que quieras.

que contiene todas las opciones del

Para ello haz clic en una opcin y

programa organizadas en pestaas.

aparecer marcada. De igual forma, si

Al pulsar sobre una pestaa, accedemos

vuelves a hacer clic sobre ella se

a la ficha.

eliminar de la barra. Si no encuentras


la opcin en la lista que te propone,
puedes seleccionar Ms comandos....

Las fichas principales son Inicio,


Insertar, Diseo de pgina, Frmulas,
Datos, Revisar y Vista. En ellas se
encuentran los distintos botones con las
opciones disponibles.
Pero adems, cuando trabajamos con
determinados elementos, aparecen otras
de

forma

puntual:

las

fichas

de

herramientas. Por ejemplo, mientras


tengamos

seleccionado

un

grfico,
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dispondremos de la ficha Herramientas

del modo de acceso por teclado vuelve a

de grficos, que nos ofrecer botones

pulsar la tecla ALT.

especializados

para

realizar
- Si haces doble clic sobre cualquiera

modificaciones en los grficos.

de las pestaas, la barra se ocultar,


- Es posible que en la versin que

para disponer de ms espacio de

tengas instalada en tu equipo de Excel

trabajo.

2010 visualices otras fichas con ms

mostrarse en el momento en el que

opciones.

vuelvas

Esto

sucede

porque

los

Las
a

opciones

hacer

clic

volvern
en

cualquier

programas que tenemos instalados en el

pestaa. Tambin puedes mostrar u

computador son capaces de interactuar

ocultar las cintas desde el botn con

con Excel, si estn programados para

forma de flecha, que encontrars en la

ello,

zona derecha superior

aadiendo

herramientas

funcionalidades.
La barra de frmulas
Si

en

algn

momento

queremos

ocultar o inhabilitar alguna de estas


fichas, puedes hacerlo desde el men

Nos muestra el contenido de la

Archivo > Opciones > Personalizar

celda activa, es decir, la casilla donde

Cinta.

estamos situados. Cuando vayamos a

- Pulsando la tecla ALT entraremos en


el modo de acceso por teclado. De
esta

forma

recuadros

aparecern

junto

las

pequeos
pestaas

modificar el contenido de la celda, dicha


barra variar ligeramente, pero esto lo
estudiaremos ms adelante.
La barra de etiquetas

opciones indicando la tecla (o conjunto


de teclas) que debers pulsar para
acceder a esa opcin sin la necesidad
del mouse.

Permite movernos por las distintas


hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento

Las opciones no disponibles en el


momento

actual

se

muestran

con

nmeros semitransparentes. Para salir


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Permiten movernos a lo largo y


ancho de la hoja de forma rpida y
sencilla, simplemente hay que desplazar
la barra arrastrndola con el mouse, o
hacer clic en los tringulos.

Leccin 2. Empezando a trabajar con Excel


Veremos cmo introducir y modificar
los

diferentes

tipos

de

datos

disponibles en Excel, as como manejar


las distintas tcnicas de movimiento
dentro de un libro de trabajo para la

La barra de estado

creacin de hojas de clculo.


2.1. Movimiento rpido en la hoja
Indica en qu estado se encuentra el
posee

Tan solo una pequea parte de la

herramientas para realizar zoom sobre

hoja es visible en la ventana de

la hoja de trabajo, desplazando el

documento. Nuestra hoja, la mayora de

marcador o pulsando los botones + y -.

las veces, ocupar mayor nmero de

Tambin dispone de tres botones para

celdas que las visibles en el rea de la

cambiar rpidamente de vista (forma

pantalla y es necesario moverse por el

en

documento rpidamente.

documento

que

abierto,

se

visualiza

el

libro).

Profundizaremos en las vistas ms


adelante.

Cuando no est abierto ningn men,


las

teclas

activas

para

poder

desplazarse a travs de la hoja son:


Tenemos

varios

mtodos

para

obtener Ayuda con Excel:


Un mtodo consiste en utilizar la Cinta
de

opciones,

haciendo

clic

en

el

interrogante:
Otro mtodo consiste en utilizar la
tecla F1 del teclado. Aparecer la
ventana

de

tendremos
necesaria.

ayuda
que

desde

buscar

la

la

cual
ayuda

MOVIMIENTO
Celda Abajo
Celda Arriba
Celda Derecha
Celda Izquierda
Pantalla Abajo
Pantalla Arriba
Celda A1
Primera celda de
columna activa
ltima celda de
columna activa
Primera celda de
fila activa
ltima celda de
fila activa

la

TECLADO
FLECHA ABAJO
FLECHA ARRIBA
FLECHA DERECHA
FLECHA IZQUIERDA
AVPAG
REPAG
CTRL+INICIO
FIN FLECHA ARRIBA

la

FIN FLECHA ABAJO

la

FIN FLECHA IZQUIERDA


o INICIO
FIN FLECHA DERECHA

la

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Otra forma rpida de moverse por la

hoja activa, es decir, la hoja en la que

hoja cuando se conoce con seguridad la

estamos

celda donde se desea ir es escribir su

Hoja1.

situados

para

trabajar,

la

nombre de columna y fila en el cuadro


de nombres a la izquierda de la barra

Haciendo clic sobre cualquier pestaa


cambiar de hoja, es decir, si haces clic

de frmulas:

sobre la pestaa Hoja3 pasars a


trabajar con dicha hoja.
Por ejemplo, para ir a la celda DF15

Si el nmero de hojas no caben en la

debers escribirlo en la caja de texto y

barra de etiquetas, tendremos que hacer

pulsar la tecla INTRO.

uso de los botones de la izquierda de


dicha barra para visualizarlas:

Aunque siempre puedes utilizar el


mouse, movindote con las barras de

Para visualizar a partir de la Hoja1.

desplazamiento para visualizar la celda


a la que quieres ir, y hacer clic sobre

Para visualizar la hoja anterior a las


que estamos visualizando.

sta.
2.2. Movimiento rpido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo
existen varias hojas de clculo. Por

Para visualizar la hoja siguiente a las

defecto aparecen 3 hojas de clculo

que estamos visualizando.

aunque el nmero podra cambiarse.


Para visualizar las ltimas hojas.
En

este

apartado

trataremos

los

distintos mtodos para movernos por

Una vez visualizada la hoja a la que

las distintas hojas del libro de trabajo.

queremos acceder, bastar con hacer clic


sobre la etiqueta de sta.

Empezaremos por utilizar la barra de


etiquetas.

Si todas las hojas del libro de trabajo


caben en la barra, estos botones no
tendrn ningn efecto.

Observars como en nuestro caso


tenemos 3 hojas de clculo, siendo la

Tambin

se

pueden

utilizar

combinaciones de teclas para realizar


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Rif: J-30573029-6

desplazamientos

dentro

del

libro

de

trabajo, como pueden ser:


MOVIMIENTO
Hoja Siguiente
Hoja Anterior

CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn


de la barra de frmulas, al hacer clic

TECLADO
CTRL+AVPAG
CTRL+REPAG

2.3. Introducir datos


En cada una de las celdas de la hoja, es
posible introducir textos, nmeros o
frmulas. En todos los casos, los pasos a
seguir sern los siguientes:

sobre l se valida el valor para introducirlo


en la celda pero la celda activa seguir
siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin
cambias de opinin y deseas restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, slo
hay que pulsar la tecla Esc del teclado o
hacer clic sobre el botn Cancelar

de la

barra de frmulas. As no se introducen

Situar el cursor sobre la celda donde se

los datos y la celda seguir con el valor

van a introducir los datos y teclear los

que tena.

datos que desees introducir.

Si hemos introducido mal una frmula

Aparecern en dos lugares: en la celda

posiblemente nos aparezca un recuadro

activa y en la Barra de Frmulas, como

dndonos informacin sobre el posible

puedes observar en el dibujo siguiente:

error cometido, leerlo detenidamente


para comprender lo que nos dice y

Para introducir el valor en la celda puedes

aceptar la correccin o no.

utilizar cualquiera de los tres mtodos que


te explicamos a continuacin:

Otras veces la frmula no es correcta


y no nos avisa, pero aparecer algo raro

INTRO: Se valida el valor introducido en

en la celda, comprobar la frmula en la

la celda y adems la celda activa pasa a

barra de frmulas para encontrar el

ser la que se encuentra justo por

error.

debajo.
En ocasiones, es posible que nos
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el

interese introducir varias lneas dentro

valor introducido en la celda y adems la

de una misma celda, pero al pulsar

celda activa cambiar dependiendo de

INTRO para realizar el salto de lnea lo

la flecha pulsada, es decir, si pulsamos

que ocurre es que se valida el valor y

FLECHA DERECHA ser la celda contigua

pasamos a la celda inferior. Para que

hacia la derecha.
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Rif: J-30573029-6

esto

no

ocurra

deberemos

pulsar

ALT+INTRO.

pulsaremos INTRO o haremos clic sobre


el botn Introducir

2.4. Modificar datos


Se puede modificar el contenido de
una celda al mismo tiempo que se est
escribiendo o ms tarde, despus de la
introduccin.
Si

an

Despus de teclear la modificacin


.

Si despus de haber modificado la


informacin se cambia de opinin y se
desea restaurar el contenido de la celda
a su valor inicial, slo hay que pulsar la
tecla Esc del teclado o hacer clic sobre

no

se

ha

validado

la

el botn Cancelar

de la barra de

introduccin de datos y se comete

frmulas. As no se introducen los datos

algn

y la celda muestra la informacin que ya

error,

se

puede

modificar

utilizando la tecla Retroceso del teclado


para borrar el carcter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder
ste una posicin. No se puede utilizar
la tecla FLECHA IZQUIERDA porque
equivale a validar la entrada de datos.

tena.
Si se desea reemplazar el contenido
de una celda por otro distinto, se
selecciona la celda y se escribe el nuevo
valor directamente sobre sta.
2.5. Tipos de datos

Si ya se ha validado la entrada de
datos

se

desea

modificar,

En una Hoja de clculo, los distintos

Seleccionaremos la celda adecuada,

TIPOS

despus

introducir son:

activaremos

la

Barra

de

DE

DATOS

que

podemos

Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos


directamente a la barra de frmulas
haciendo clic en la parte del dato a
modificar.

VALORES CONSTANTES, es decir,


un dato que se introduce directamente
en una celda. Puede ser un nmero, una
fecha u hora, o un texto.

La Barra de Estado cambiar de


Listo a Modificar.

FRMULAS, es decir, una secuencia


formada

por:

valores

constantes,

En la Barra de Frmulas aparecer

referencias a otras celdas, nombres,

el punto de insercin o cursor al final

funciones, u operadores. Es una tcnica

de la misma, ahora es cuando podemos

bsica para el anlisis de datos. Se

modificar la informacin.

pueden realizar diversas operaciones


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con los datos de las hojas de clculo

un smbolo en la esquina superior

como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una

izquierda tal como esto:

frmula se pueden mezclar constantes,


nombres, referencias a otras celdas,

Al

hacer

clic

sobre

el

smbolo

operadores y funciones. La frmula se

aparecer un cuadro como

escribe en la barra de frmulas y debe

permitir saber ms sobre el error.

empezar siempre por el signo = +.


2.6. Errores en los datos

que nos

Dependiendo del tipo de error, al


hacer clic sobre el cuadro anterior se
mostrar un cuadro u otro, siendo el

Cuando introducimos una frmula en


una celda puede ocurrir que se produzca

ms

frecuente

el

que

aparece

continuacin:

un error. Dependiendo del tipo de error


puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro

Este cuadro nos dice que la frmula

de dilogo que aparece tendr un

es incoherente y nos deja elegir entre

aspecto similar al que observa en la

diferentes opciones. Posiblemente el

parte superior:

error sea simplemente que la frmula de

Nos da una posible propuesta que


podemos aceptar haciendo clic sobre el
botn S o rechazar utilizando el botn
No.
Dependiendo del error, mostrar un
mensaje u otro.
Podemos detectar un error sin que
nos avise cuando aparece la celda con

la celda no tiene el mismo aspecto que


todas las dems frmulas adyacente
(por ejemplo, sta sea una resta y todas
las dems son operaciones de sumas).
Si

no

sabemos

qu

hacer,

disponemos de la opcin Ayuda sobre


este error.
Si lo que queremos es comprobar la
frmula

para

saber

si

hay

que

modificarla o no, podramos utilizar la


15

Rif: J-30573029-6

opcin

Modificar

en

la

barra

de

frmulas.

#NUM! cuando se escriben valores


numricos no vlidos en una frmula o
funcin.

Si la frmula es correcta, se utilizar la


opcin

Omitir

error

para

que

#NULO! cuando se especifica una

desaparezca el smbolo de la esquina de

interseccin de dos reas que no se

la celda.

intersectan.

Puede que al introducir la frmula nos

Tambin en estos casos, la celda,

aparezca como contenido de la celda

como en el caso anterior, contendr

#TEXTO , siendo TEXTO un valor que

adems un smbolo en la esquina

puede cambiar dependiendo del tipo de

superior

izquierda

tal

como:

error. Por ejemplo:


. Este smbolo se utilizar
##### Se produce cuando el ancho de

como hemos visto antes.

una columna no es suficiente o cuando


se utiliza una fecha o una hora negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un

Leccin 3. Operaciones con archivos

tipo de argumento o de operando


incorrecto,

como

puede

ser

sumar

Vamos
referentes

textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero
por cero.

ver

archivos

nuevo,

guardar,

cerrar

para

las

operaciones
como

guardar

poder

abrir,

como

manejarlas

y
sin

problemas a la hora de trabajar con


libros de trabajo de Excel. Bsicamente

#NOMBRE?

cuando

Excel

no

reconoce el texto de la frmula.


#N/A

cuando

un

valor

todas estas operaciones se encuentran


en el men Archivo.

no

est

3.1. Guardar un libro de trabajo

disponible para una funcin o frmula.


Cuando empezamos a crear un libro
#REF!

se

produce

cuando

referencia de celda no es vlida.

una

de trabajo y queremos poder recuperarlo


en

otra

ocasin

para

modificarlo,

imprimirlo, en fin, realizar cualquier


operacin

posterior

sobre

ste,
16

Rif: J-30573029-6

tendremos que almacenarlo en alguna

dilogo:

unidad de disco, esta operacin se


denomina Guardar.
Existen dos formas de guardar un libro

Si el archivo ya exista, es decir ya


tena un nombre, aparecer en el

de trabajo:

recuadro Nombre de archivo su antiguo


1. Guardar como. Cuando se guarda

nombre, si pulsas el botn Guardar, sin

un archivo por primera vez, o se guarda

indicarle una nueva ruta de archivo,

una copia de uno existente.

modificaremos el documento sobre el


cual

2. Guardar. Cuando guardamos los


cambios que haya podido sufrir un
archivo, sobrescribindolo.
Para

almacenar

estamos

trabajando.

Por

el

contrario si quieres crear otro nuevo


documento con las modificaciones que
has realizado, sin cambiar el documento

el

archivo

asignndole un nombre:
Haz clic el men Archivo y elige la
opcin Guardar como...

original tendrs que seguir estos pasos:


Selecciona la carpeta donde vas a
grabar tu trabajo. Para ello debers
utilizar el explorador que se incluye en la
ventana.
En el recuadro Nombre de archivo,
escribe el nombre que quieres ponerle a
tu archivo.
Y por ltimo haz clic sobre el botn
Guardar.

Aparecer el siguiente cuadro de

Para

guardar

los

cambios

realizados sobre un archivo:

17

Rif: J-30573029-6

Selecciona la opcin Guardar del

men Archivo.
En caso de detectar un archivo al cual
O bien, haz clic sobre el botn
Guardar

se le ha realizado una modificacin no

de la Barra de Acceso

almacenada, Excel nos avisar de ello

Rpido. Tambin puedes utilizar la

mostrndonos un cuadro de dilogo que

combinacin de teclas Ctrl + G.

nos dar a escoger entre tres opciones:

Si tratamos de guardar un archivo que


an

no

ha

sido

guardado

nunca,

aparecer el cuadro de dilogo Guardar


como... que nos permitir darle nombre
y elegir la ruta donde lo vamos a
- Cancelar: El archivo no se cierra.

guardar.

- Guardar: Se guardan los cambios y

3.2. Cerrar un libro de trabajo

luego se cierra el archivo. Si an no se


Una

vez

hayamos

terminado

de

trabajar con un archivo, convendr salir


de l para no estar utilizando memoria

haba guardado aparecer el cuadro


Guardar

como

para

asignarle

un

nombre y ubicacin.

intilmente. La operacin de salir de un


documento recibe el nombre de Cierre

- No guardar: Se cierra el archivo sin

del documento. Se puede cerrar un

guardar los cambios realizados desde la

documento de varias formas.

ltima vez que guardamos.

Una de ellas consiste en utilizar el


men Archivo

Otra forma consiste en utilizar el


botn Cerrar

de la barra de men,

que est justo debajo del botn que


Selecciona el men Archivo y elige la

cierra Excel.

opcin Cerrar.

18

Rif: J-30573029-6

Si lo que cierras es la aplicacin, ya


sea desde el men
botn

o desde el

Cerrar

se

cerrarn

todos los libros que tengas abiertos,

O bien utilizar la combinacin de


teclas CTRL +U.
Se mostrar, a la derecha del men,
un conjunto de opciones:

en caso de que ests trabajando con


ms de uno. El funcionamiento ser el
mismo, si algn libro no ha guardado los
cambios se mostrar el mismo cuadro
de

dilogo

para

preguntarnos

si

queremos guardarlos.

3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo


Lo habitual ser seleccionar Libro en
Excel

blanco en la lista de opciones y a

automticamente se inicia un libro de

continuacin hacer clic en Crear, en el

trabajo vaco, pero supongamos que ya

panel situado ms a la derecha.

Cuando

entramos

en

estamos trabajando con un documento y


queremos crear otro libro nuevo. sta
operacin se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro
de trabajo, debers seguir los siguientes
pasos:
Selecciona el men Archivo y elige la
opcin Nuevo.

Pero tambin podemos partir de una


plantilla, en vez de un libro en blanco.
3.4. Abrir un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algn libro
de trabajo ya guardado, la operacin se
denomina Abrir.
Para abrir un archivo ya existente
selecciona la opcin Abrir del men
Archivo.

19

Rif: J-30573029-6

sistema operativo que se tenga instalado


en tu computadora.
Otra forma disponible tambin para
abrir un documento, consiste en utilizar
una lista de documentos abiertos
Aparecer

el

cuadro

de

dilogo

siguiente:

anteriormente.
Selecciona Reciente en el men
Archivo y haz clic sobre el que quieras
abrir. Se mostrarn ordenados por fecha
de ltima utilizacin, siendo el primero el
ms recientemente utilizado.

Explora tus carpetas hasta encontrar


el libro que te interesa, seleccinalo con
un clic y despus pulsa el botn Abrir.

Si quieres que un documento se


muestre siempre en la lista de Libros

Si en la carpeta donde se encuentra el

recientes haz clic sobre la tachuela

archivo que buscas hay muchos otros

que se encuentra a su derecha. Esto lo

archivos, puedes optar por escribir el

fijar en la lista hasta que lo vuelvas a

Nombre de archivo en el recuadro. A

desactivar.

medida

que

vayas

escribiendo,

se

mostrar un pequeo listado de los


archivos

que

caracteres

coincidan

introducidos.

con

los

Simplemente

haz clic sobre l.


Nota:

La forma de explorar

3.5 Compatibilidad: Convertir libros


En

ocasiones

es

posible

que

dispongamos de archivos Excel que


fueron creados con versiones anteriores

las

carpetas puede variar en funcin del

a la que utilizamos, por ejemplo con


Excel

2003.

Disponemos

de

una

20

Rif: J-30573029-6

herramienta que nos permite convertir

personas, porque es posible que ellos

el libro al formato de Excel 2010.

no utilicen Excel 2010. En ese caso,


trabajars directamente sobre el archivo

Para ello, abriremos el archivo y nos


situaremos en la pestaa Archivo >
Informacin.

original en el modo de compatibilidad.


ste modo implica que podrs visualizar
y modificar el Excel, pero que no

All encontraremos el botn Convertir.

dispondrs de las herramientas propias


de Excel 2010, para evitar que insertes
objetos o utilices opciones que luego, al
abrir el archivo en otra versin de Excel,
no sean visibles.

Al hacer clic sobre l, se mostrar un


mensaje avisando de que, al convertir el

Leccin 4. Manipulando celdas

libro se pueden producir cambios en el

Vamos a ver los diferentes mtodos

diseo, pero al no utilizar el modo de

de seleccin de celdas para poder

compatibilidad para visualizar el archivo,

modificar el aspecto de stas, as como

dispondremos de todas las herramientas

diferenciar

y podremos trabajar con mayor libertad

mtodos y saber elegir el ms adecuado

con el documento. Adems, se reducir

segn la operacin a realizar.

entre cada uno

de

los

el tamao del libro y por tanto ocupar


menos memoria del disco duro. Tambin
nos avisa de que el proceso no tiene
marcha atrs. Si se convierte el libro, ya

4.1. Seleccin de celdas


Antes

de

realizar

cualquier

modificacin a una celda o a un rango

no se podr volver al formato original.

de celdas con Excel 2010, tendremos


Deberemos

elegir

seguir

que seleccionar aquellas celdas sobre

adelante (Aceptar) o dejar el archivo tal

las que queremos que se realice la

y como est (Cancelar). Si no tienes

operacin. A continuacin encontrars

claro qu hacer, puedes pulsar el botn

algunos de los mtodos de seleccin

Ms

ms utilizados.

informacin...

entre

que

iniciar

la

ayuda de Excel.
Recomendacin iniciar Excel 2010
No es conveniente que conviertas el
libro si lo piensas compartir con ms

ahora para ir probando todo lo que te


explicamos.
21

Rif: J-30573029-6

A la hora de seleccionar celdas es

Seleccin de una columna: Hacer

muy importante fijarse en la forma del

clic en el identificativo superior de la

puntero

columna a seleccionar.

del

mouse

para

saber

si

realmente vamos a seleccionar celdas o


realizar otra operacin. La forma del
puntero del mouse a la hora de

Seleccin de una fila: Hacer clic en


el identificativo izquierdo de la fila.

seleccionar celdas consiste en una


cruz gruesa blanca, tal como se ve a
continuacin:

Seleccin de una hoja entera:

Seleccin de una celda: Slo tienes


que hacer clic sobre ella.
Hacer
Seleccin de un rango de celdas:

clic

sobre

el

botn superior izquierdo de la hoja


situado entre el indicativo de la columna
A y el de la fila 1 o pulsar la combinacin
de teclas Ctrl + E.
Para seleccionar un conjunto de

Si realizamos una operacin de hojas

celdas adyacentes, pulsar el botn

como eliminar hoja o insertar una

izquierdo del mouse en la primera celda

hoja, no hace falta seleccionar todas las

a seleccionar y mantener pulsado el

celdas con este mtodo ya que el estar

botn del mouse mientras se arrastra

situados en la hoja basta para tenerla

hasta la ltima celda a seleccionar,

seleccionada.

despus soltarlo y vers cmo las


celdas seleccionadas aparecen con un
marco alrededor y cambian de color.
Tambin puedes indicar un rango a

4.2. Aadir a una seleccin


Muchas veces puede que se nos
olvide seleccionar alguna celda o que

seleccionar, es decir, seleccionar de la

queramos

seleccionar

celdas

NO

celda X a la celda Y. Haz clic sobre una

contiguas, para ello se ha de realizar la

celda, mantn pulsada la tecla Mays

nueva seleccin manteniendo pulsada

(Shift) y luego pulsa la otra.

la tecla CTRL.

22

Rif: J-30573029-6

Este tipo de seleccin se puede

Selecciona las celdas a copiar y pulsa

aplicar con celdas, columnas o filas. Por

CTRL + C. O bien seleccinalas y haz

ejemplo podemos seleccionar una fila y

clic en el botn Copiar de la barra

aadir una nueva fila a la seleccin

Inicio.

haciendo clic sobre el indicador de fila


manteniendo pulsada la tecla CTRL.
4.3. Ampliar o reducir una seleccin
Si queremos ampliar o reducir una
seleccin ya realizada siempre que la
seleccin sea de celdas contiguas,
realizar

los

siguientes

pasos,

manteniendo pulsada la tecla MAYS,


hacer

clic

donde

queremos

que

termine la seleccin.

Observars como aparece una lnea


punteada que la informacin que se ha
copiado en el portapapeles.
Adems, en la versin Excel 2010 se
ha incluido una pequea flecha que

4.4. Copiar celdas utilizando el Portapapeles

permite seleccionar la forma en que


queremos copiar los datos. Si elegimos

La operacin de copiar duplica una


celda o rango de celdas a otra
posicin.

Cuando

portapapeles
operaciones
operacin

entran
Copiar

de

utilizamos

el

en

Copiar

juego
Pegar.

La

duplicar

las

Copiar como imagen, aparecer un


pequeo

cuadro

que

nos

permite

convertir los datos seleccionados en una


nica imagen.

celdas seleccionadas al portapapeles de


Windows y Pegar copia la informacin
del

portapapeles

donde

nos

encontramos situados.
Para

copiar

unas celdas a otra

posicin, tenemos que hacerlo en dos


tiempos:

En

un

segundo

tiempo

las

trasladamos del portapapeles a la hoja:


En un primer tiempo copiamos al
portapapeles las celdas a copiar:
23

Rif: J-30573029-6

Sitate sobre la celda donde quieras


insertar

los

datos

copiados

en

el

portapapeles. Y haz clic en la opcin


Pegar de la barra Inicio, o bien pulsa la
combinacin de teclas Ctrl + V.

Excel 2010 extiende el rea de


pegado para ajustarlo al tamao y la
forma

del

acceder

al

Portapapeles

haciendo clic en la pequea flecha que

seleccionada ser la esquina superior

aparece en la parte superior derecha de

izquierda del rea pegada. En caso de

la seccin Portapapeles de la pestaa

que lo que quieras sea sustituir el

Inicio.

de

informacin

copiada.

Puedes

La celda

contenido

rea

unas

celdas

copiada,

por

la

seleccinalas

antes de pegar la informacin y se


sobrescribirn.
Para

quitar

de la derecha.
En nuestro caso puedes observar que

la

lnea

de

marca

alrededor del rea copiada, pulsar la


tecla ESC del teclado. Mientras tengas
la lnea de marca puedes volver a pegar
el rango en otras celdas sin necesidad
de volver a copiar.
Con el Portapapeles podremos pegar
hasta 24 objetos almacenados en l con
sucesivas copias.

Esta barra tiene el aspecto de la figura

hay 4 elementos, aunque indica que hay


18 de 24 objetos en el portapapeles.
Para pegar uno de ellos, hacer clic
sobre el objeto a pegar.
Para pegar todos los elementos a la
vez,

hacer

clic

sobre

el

botn

.
Y si lo que queremos es vaciar el
Portapapeles, hacer clic sobre el botn
.

24

Rif: J-30573029-6

Si no nos interesa ver la Barra del


Portapapeles, hacer clic sobre su botn
cerrar

del panel o volver a pulsar el

de tareas del sistema (junto al reloj del


sistema) el icono del portapapeles
.

botn con el que lo mostramos.


Si
Podemos tambin elegir si queremos
que aparezca automticamente esta
barra o no a la hora de copiar algn
elemento. Para ello: hacer clic sobre el
botn

activamos

la

opcin

Mostrar

estado cerca de la barra de tareas al


copiar mostrar en la parte inferior
derecha de la ventana un mensaje
informndote del nmero de elementos

.
copiados

4.5. Copiar celdas utilizando el mouse


Para duplicar un rango de celdas a
otra posicin dentro de la misma hoja,
sin utilizar el portapapeles, seguir los
Seleccionar

la

opcin

Mostrar

siguientes pasos:

automticamente el Portapapeles de
Office, para activar en caso de querer
visualizarla automticamente, o para
desactivarla en caso contrario.

1. Seleccionar las celdas a copiar.


2. Situarse sobre un borde de la
seleccin y pulsar la tecla CTRL.
3. Observa

Al desplegar el botn de opciones


tambin podemos activar algunas de las
siguientes

opciones

descritas

continuacin:
Si activamos la opcin Recopilar sin
mostrar el Portapapeles de Office
copiar el contenido del portapapeles sin
mostrarlo.

como

el

puntero

mouse se transforma en

del
.

4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsar


el
botn
del
mouse
y
mantenindolo pulsado, arrastrarlo
hasta donde se quiere copiar el
rango.
5. Observa
como
aparece
un
recuadro que nos indica dnde se
situar el rango en caso de soltar el
botn del mouse.

icono del Portapapeles de Office en la

6. Soltar el botn del mouse cuando


ests donde quieres copiar el
rango.

barra de tareas aparecer en la barra

7. Soltar la tecla CTRL.

Si activamos la opcin Mostrar el

25

Rif: J-30573029-6

4.6. Copiar en celdas adyacentes

6. Despus de soltar el botn del

Vamos a explicarte un mtodo muy


rpido

para

copiar

en

celdas

derecha de las celdas copiadas el icono


de Opciones de autorrelleno

adyacentes.
Dicho mtodo utiliza el autorrelleno,
a

mouse aparecer en la esquina inferior

continuacin

explicamos

cmo

Desplegando el botn podemos ver el


Cuadro y elegir el tipo de copiado:

utilizarlo y qu pasa cuando las celdas


que copiamos contienen frmulas.
Para copiar un rango de celdas a
otra posicin siempre que sta ltima
sea adyacente a la seleccin a copiar,

Nota: Si no aparece el controlador de


relleno podemos activarlo entrando en el

seguir los siguientes pasos:

men Archivo, Opciones, en la ficha


1. Seleccionar las celdas a copiar.

Avanzadas activar la casilla Permitir


arrastrar y colocar el controlador de

2. Situarse sobre la esquina inferior

relleno y las celdas.

derecha de la seleccin que contiene un


cuadrado negro, es el controlador de
relleno.

Cuando

copiamos

celdas

con

frmulas que contienen referencias a


otras celdas, como por ejemplo =A2+3,

3. Al situarse sobre el controlador de


relleno,

el

puntero

del

mouse

se

convertir en una cruz negra.


4. Pulsar entonces el botn del mouse

la frmula variar, dependiendo de


dnde vayamos a copiar la frmula, esto
es porque las referencias contenidas en
la frmula son lo que denominamos

y mantenindolo pulsado, arrastrarlo

REFERENCIAS

RELATIVAS

hasta dnde quieres copiar el rango.

relativas a la celda que las contiene.

son

Observa como aparece un recuadro

As, si en la celda B3 tenemos la

que nos indica dnde se situar el

frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a

rango.

la celda B4, esta ltima contendr la


frmula =A3+3. A veces puede resultar

5. Soltar el botn del mouse cuando


ests donde quieres copiar el rango.

incmoda la actualizacin anterior a la


hora de trabajar y por ello Excel 2010
26

Rif: J-30573029-6

dispone de otros tipos de referencias

elementos del rango a copiar. Esta

como son las ABSOLUTAS y las

posibilidad nos la proporciona el Pegado

MIXTAS.

especial.

Para

utilizar

esta

posibilidad:
Para indicar una referencia absoluta
en una frmula tendremos que poner el

Copia las celdas, y luego, en vez de

signo $ (presionamos F4) delante del

pulsar el botn Pegar de la pestaa

nombre de la fila y de la columna de la

Inicio, haz clic en la pequea flecha que

celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque

hay bajo l. Se desplegar un men con

copiemos la celda a otra, nunca variar

ms opciones para pegar. Debers

la referencia.

elegir Pegado especial....

Para indicar una referencia mixta,


pondremos el signo $ delante del
nombre de la fila o de la columna,
dependiendo de lo que queremos fijar,
por ejemplo =$A2 o =A$2.
Si no recuerdas muy bien el concepto
de referencias te aconsejamos que
repases el bsico correspondiente del
Tema 6: Referencias y Nombres.
Si en las celdas a copiar no hay

Aparecer

el

cuadro

de

dilogo

frmulas sino valores constantes como

Pegado especial en el que tendrs que

fechas o series de nmeros, Excel 2010

activar las opciones que se adapten al

rellenar las nuevas celdas continuando

pegado que quieras realizar:

la serie.
4.7. Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede
interesar copiar el valor de una celda
sin llevarnos la frmula, o copiar la
frmula pero no el formato o aspecto
de

la

celda,

es

decir,

elegir

los
27

Rif: J-30573029-6

formato de nmeros de las celdas


seleccionadas.
Formato de nmeros y valores:
Para copiar nicamente los valores
y todas los opciones de formato de
nmeros
de
las
celdas
seleccionadas.

Todo: Para copiar tanto la frmula


como el formato de la celda.
Frmulas: Para copiar nicamente
la frmula de la celda pero no el
formato de sta.
Valores: Para copiar el resultado
de una celda pero no la frmula,
como tampoco el formato.
Formatos: Para copiar nicamente
el formato de la celda pero no el
contenido.
Comentarios:
Para
copiar
comentarios asignados a las celdas
(no estudiado en este curso).
Validacin: Para pegar las reglas
de validacin de las celdas
copiadas (no estudiado en este
curso).
Todo excepto bordes: Para copiar
las frmulas as como todos los
formatos excepto bordes.
Ancho de las columnas: Para
copiar la anchura de la columna.
Formato de nmeros y frmulas:
Para
copiar
nicamente
las
frmulas y todas los opciones de

Como hemos visto, al hacer clic sobre


la flecha del botn aparece una lista
desplegable en la que, a parte de la
opcin Pegado especial, aparecen las
opciones ms importantes de las vistas
anteriormente.
Slo tendremos que elegir el tipo de
pegado.
4.8.
Mover
Portapapeles

celdas

utilizando

el

La operacin de mover desplaza una


celda

rango

posicin.
portapapeles

de

Cuando
entran

celdas

utilizamos
en

juego

otra
el
dos
28

Rif: J-30573029-6

operaciones

Cortar

Pegar.

La

operacin de Cortar desplazar las

la esquina superior izquierda del rea


pegada).

celdas seleccionadas al portapapeles


de

Windows

Pegar

copia

la

informacin del portapapeles a donde


nos encontramos situados.

Seleccionar la pestaa Inicio y haz clic en


el botn Pegar.
O bien, utiliza la combinacin de teclado
CTRL + V.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas
sobre otras no vacas, se borrar el
contenido

de

stas

ltimas,

no

Para mover unas celdas a otra posicin,

podemos utilizar el pegado especial

sigue los siguientes pasos:

visto en el tema anterior.

Seleccionar las celdas a mover.

Tampoco se modifican las referencias

Seleccionar la pestaa Inicio y hacer clic


en el botn Cortar.

relativas que se encuentran en la frmula


asociada a la celda que movemos.
4.9. Mover celdas utilizando el mouse

bien,

utiliza

la

combinacin

de

teclado CTRL + X.

Para desplazar un rango de celdas a otra


posicin dentro de la misma hoja, sin

Observa como aparece una lnea de marca


alrededor

de

las

celdas

cortadas

utilizar

el

portapapeles,

seguir

los

siguientes pasos:

indicndonos la informacin situada en el


portapapeles.

1. Seleccionar las celdas a mover.

A continuacin seleccionar las celdas

2. Situarse sobre un borde de la


seleccin.

donde quieres que se siten las celdas


cortadas (no hace falta seleccionar el
rango completo sobre el que se va a
pegar, ya que si se selecciona una nica
celda, Excel extiende el rea de pegado
para ajustarlo al tamao y la forma del
rea cortada. La celda seleccionada ser

3. El puntero del mouse se convertir


en una flecha blanca apuntando
hacia la izquierda y una cruz de 4
puntas, tal como esto:

4. Pulsar el botn del mouse y


mantenindolo pulsado, arrastrarlo
hasta donde quieres mover el
rango.
29

Rif: J-30573029-6

5. Observa
como
aparece
un
recuadro que nos indica dnde se
situar el rango en caso de soltar el
botn del mouse.
6. Suelta el botn del mouse cuando
hayas llegado a donde quieres
dejar las celdas.

Puede

que

alguna

vez

introduzcas

informacin en una celda y a continuacin


decidas borrarla.
Para ello debes seleccionar la celda o
rango de celdas a borrar y a continuacin...

Si queremos mover algn rango de


celdas a otra hoja seguiremos los
siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas a mover.
2. Situarse sobre un borde de la
seleccin.
3. El puntero del mouse se convertir
en una flecha blanca apuntando
hacia la izquierda y una cruz de 4
puntas, tal como esto:

4. Pulsar el botn del mouse y sin


soltarlo pulsar la tecla ALT,
despus pasar el puntero del
mouse sobre la pestaa de la hoja
a la cual quieras mover el rango de
celdas que hayas seleccionado,
vers que esta hoja pasa a ser la
hoja activa.
5. Una vez situado en la hoja deseada
soltar la tecla ALT.
6. Despus, soltar el puntero del
mouse una vez situado en el lugar
donde quieres dejar las celdas.

Ir a la pestaa Inicio.
Escoger la opcin Borrar, entonces
aparecer otro submen.
Seleccionar una de las opciones
disponibles entre:
- Borrar Todo: Elimina el contenido
de

las

celdas

seleccionadas,

los

comentarios ligados a esas celdas y


cualquier formato excepto la anchura
de la columna y la altura de la fila.
Ejemplo:

En

una

celda

tenemos

introducido el siguiente valor: 12.000


Bs., borramos la celda con la opcin
Todo. Si ahora introducimos el valor
4.10. Borrar celdas

23000 aparecer tal como lo acabamos


de escribir sin formato.

30

Rif: J-30573029-6

- Borrar Formatos: Borra el formato


de las celdas seleccionadas que pasan

El estudio de los comentarios no es


objeto de este curso.

a asumir el formato Estndar, pero no


borra

su

contenido

comentarios.

sus

Cuando hablamos

de

formato nos referimos a todas las


opciones disponibles en el cuadro de
dilogo Formato Celdas estudiadas en

Borrar

Hipervnculos:

Si

seleccionas sta opcin se borrar el


enlace pero el formato que Excel aplica
(color azul y subrayado) se mantendr.
Para

eliminar

tambin

el

formato

debers pulsar el icono junto a las

el tema correspondiente.

celdas

seleccionadas

seleccionar

tenemos

Borrar hipervnculos y formatos. O

introducido el siguiente valor: 12.000

bien elegir en el men borrar la opcin

Bs., borramos la celda con la opcin

Quitar hipervnculos.

Ejemplo:

En

una

celda

Formato. Ahora en la celda aparecer


12000

ya

que

nicamente

hemos

borrado el formato o aspecto de sta, no


el contenido.
-

Borrar

Contenido:

Elimina

el

contenido de las celdas seleccionadas,

Otra forma de eliminar el contenido de


una celda:

tengan o no frmulas, pero mantiene


Seleccionar la celda a borrar y pulsar

sus comentarios y su formato.


la
Ejemplo:

En

una

celda

tenemos

introducido el siguiente valor: 12.000

tecla

SUPR.

Con

esta

opcin

nicamente se borrar el contenido de


la celda

Bs., borramos la celda con la opcin


Contenido. Si ahora introducimos el

Leccin 5. Los Datos

valor 23000 aparecer con el formato


anterior, es decir 23.000 Bs..

Ya hemos visto que Excel se utiliza


principalmente para introducir datos, ya

Borrar

Comentarios:

Suprime

cualquier comentario ligado al rango


de

las

celdas

seleccionadas,

pero

conserva sus contenidos y formatos.

sea literal como frmulas. En este tema


nos vamos a centrar en algunas de las
operaciones tpicas que se pueden
realizar sobre ellos.

31

Rif: J-30573029-6

5.1. Eliminar filas duplicadas

- En la pestaa Datos pulsamos

Frecuentemente, cuando trabajamos


con un gran volumen de informacin o
recopilamos
orgenes

datos

desde

diferentes,

varios

aparecen

en

Quitar duplicados
Si

te

quieres

.
asegurar

de

que

nuestro libro de trabajo filas idnticas. A

realmente se comprueban las filas que

menos que lo que nos interese sea

deseas,

estudiar

manualmente antes de pulsar el botn.

la

frecuencia

con

la

que

puedes

seleccionarlas

aparece un determinado registro, la


mayora de las veces no nos interesar
tener duplicados, porque no aportan
informacin
comprometer

adicional
la

fiabilidad

5.2. La validacin de datos

pueden
de

las

estadsticas basadas en los datos.

La validacin de datos nos permite


asegurarnos de que los valores que se
introducen

Por ejemplo, si disponemos de un

en

las

celdas

son

los

adecuados; pudiendo incluso mostrar un

listado de trabajadores y queremos

mensaje de error

saber la media de edad, el clculo se

equivocamos.

o aviso si nos

vera comprometido en el caso de que


un mismo trabajador apareciese varias
veces.
Para eliminar filas duplicadas:

Para aplicar una validacin a una


celda.
-

Seleccionamos

la

celda

que

queremos validar.
- Deberemos tener como celda activa
uno de los registros a comprobar, de

- Accedemos a la pestaa Datos y

forma que, si existen varias tablas

pulsamos Validacin de datos. En l

distintas, Excel sepa interpretar a cul

podremos

nos referimos. Visualizars un marco

errores con crculos o borrar estos

alrededor de todos los registros que se

crculos de validacin. Pero nos vamos a

vern afectados por la comprobacin.

centrar en la opcin Validacin de

escoger

remarcar

los

datos....

32

Rif: J-30573029-6

Podemos

restringir

ms

los

valores

permitidos en la celda con la opcin Datos,


donde, por ejemplo, podemos indicar que
los valores estn entre 2 y 8.
Si en la opcin Permitir: elegimos Lista,
Nos aparece un cuadro de dilogo

podremos escribir una lista de valores

Validacin de datos como el que

para que el usuario pueda escoger un

vemos en la imagen donde podemos

valor de los disponibles en la lista. En el

elegir entre varios tipos de validaciones.

recuadro

que

aparecer,

Origen:

podremos escribir los distintos valores


separados por; (punto y coma) para que
aparezcan en forma de lista.
En la pestaa Mensaje de entrada
podemos introducir un mensaje que se
muestre al acceder a la celda. Este
mensaje sirve para informar de qu tipos
de datos son considerados vlidos para
esa celda.

En la seccin Criterio de validacin


indicamos la condicin para que el dato
sea correcto.

valor,

escribir el mensaje de error que queremos


se le muestre al usuario cuando introduzca
en la celda un valor incorrecto

Dentro de Permitir podemos encontrar


Cualquier

En la pestaa Mensaje de error podemos

Nmero

5.3. Ordenar datos

entero,

Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud

Cuando disponemos de muchos datos, lo

de texto y personalizada. Por ejemplo si

ms habitual es ordenarlos siguiendo

elegimos Nmero entero, Excel slo

algn criterio. Esta ordenacin se puede

permitir nmeros enteros en esa celda, si

hacer de forma simple, es decir, ordenar

el usuario intenta escribir un nmero

por una columna u ordenar por diferentes

decimal, se producir un error.

columnas

la

vez,

siguiendo

una

jerarqua.

33

Rif: J-30573029-6

Para hacer una ordenacin simple debemos

Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos

posicionarnos en la columna que queramos

que los cambios se han aplicado.

ordenar y, desde la pestaa Datos y los

El botn Ordenar est ms enfocado a


botones

de la seccin Ordenar y

ordenar por ms de un criterio de

filtrar, para que la ordenacin sea ascendente


o

descendente

respectivamente.

Tambin

podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el

ordenacin.

criterio de ordenacin, aunque en este caso

aparece el cuadro de dilogo donde

esta opcin es menos rpida. Esto ordenar

podemos seleccionar los campos por los

todo el conjunto de la fila.

que queremos ordenar.

Si

lo

que

queremos

es

ordenar

Al

pulsarlo,

nos

una

determinada columna, sin que esto afecte al


resto,

deberemos

hacer

clic

sobre

el

encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre el


encabezado A. En ese caso, nos aparecer

En

el

desplegable

Ordenar

por

elegiremos la columna. Si los datos tienen


un encabezado que les da nombre, Excel
los mostrar. Si no, mostrar los nombres
de columna (columna A, columna B,...).
una ventana como la siguiente:
Si

elegimos

Ampliar

la

- Deberemos indicar en qu se basa


seleccin,

ordenar toda la fila.


Si en cambio elegimos Continuar con la
seleccin actual, se ordenar slo la
columna seleccionada, sin tener en cuenta
los datos que se encuentran en la misma
fila.

nuestra ordenacin (Ordenar segn).


Se puede elegir entre tener en cuenta el
valor de la celda, el color de su texto o
fondo, o su icono.
- Y cul es el Criterio de ordenacin: Si
ascendente (A a Z), descendente (Z a
A). O bien si se trata de un criterio
personalizado como: lunes, martes,
mircoles...
34

Rif: J-30573029-6

Cuando hemos completado un criterio,

Cuando

manejamos

podemos incluir otro pulsando Agregar

importante

nivel, como se muestra en la imagen.

necesitamos localizar en el libro un dato

De forma que podremos ordenar por

concreto. Para facilitarnos esta tarea existe

ejemplo por nombre y en caso de que

la

dos o ms registros tengan el mismo

encontraremos en la pestaa Inicio >

nombre, por apellido.

Buscar y seleccionar.

Seleccionando un nivel, y pulsando las

Buscar... (Teclas CTRL+B) abrir un

flechas hacia arriba o hacia abajo,

cuadro de dilogo que te permite introducir

aumentamos o disminuimos la prioridad

el dato que deseas encontrar.

de

datos,

herramienta

de

una

cantidad

en

ocasiones

bsqueda.

La

de ordenacin de este nivel. Los datos


se ordenarn, primero, por el primer
nivel de la lista, y sucesivamente por los
dems niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un
botn Opciones..., este botn sirve para
abrir

el

cuadro

ordenacin

de

Al hacer clic en Buscar siguiente iremos

podremos

pasando de una celda a otra, de entre las

Opciones

dnde

especificar ms opciones en el criterio

que

contendiese

de la ordenacin.

Buscar

partir

el

valor

introducido.

de donde

estemos

situados, por lo que deberemos situarnos


en la primera celda para que busque en
toda la hoja. Adems, si tenemos varias
celdas seleccionadas, slo buscar en
ellas.
Tambin podemos pulsar Buscar todos,
para mostrar en la propia ventana un
listado con la localizacin de cada una de
las celdas en que se encuentra el dato. La
5.4. Buscar y reemplazar datos

lista de resultados ser un conjunto de


enlaces y simplemente haciendo clic sobre

35

Rif: J-30573029-6

uno de ellos nos situar en la celda en

cambiando un valor original por otro. La

cuestin.

opcin

de

reemplazo

no

se

limita

nicamente a valores, tambin puede


El botn Opciones nos permite ampliar la
ventana de bsqueda con opciones extra.
Podremos elegir dnde buscar (si en la
hoja en que estamos o en todo el libro), si
buscamos nicamente las celdas con un
formato concreto (por ejemplo, slo las

referirse

formatos.

Por

ejemplo,

podramos buscar todos las celdas que


contengan el valor 0 en formato moneda
y reemplazarlo por el mismo valor pero
con

un

color

de

celda

rojo,

para

destacarlos.

celdas con formato de moneda), etc.


La opcin Ir a... (Teclas CTRL+I) nos
permite situarnos en una celda en
concreto. La ventaja que tiene frente a
otras formas de desplazarnos entre las
celdas es que guarda un historial de las
celdas que se van visitando, de forma
que si vamos a trabajar con las mismas
celdas todo el tiempo, es posible que nos
interese utilizar esta opcin.
Luego encontramos una serie de
opciones:
Frmulas,
Comentarios,
Formato condicional,
Constantes,
Validacin de datos,
Seleccionar
permiten
En la pestaa Reemplazar de esta
misma ventana, o bien en la opcin
Reemplazar...

del

botn

Buscar

seleccionar (teclas CTRL+L) podremos

objetos

seleccionar

que

nos

todas

las

celdas que contengan este tipo de


informacin a la vez. Es decir,
seleccionar todas las frmulas del
documento, por ejemplo.

realizar una sustitucin de los datos,


36

Rif: J-30573029-6

Leccin 6. Las funciones

identifica un rango de celdas, as


A1:C8 indica todas las celdas incluidas

6.1. Introducir funciones

entre la celda A1 y la C8, as la funcin


Una funcin es una frmula predefinida

anterior sera equivalente a:

por Excel (o por el usuario) que opera con


uno o ms valores y devuelve un
resultado que aparecer directamente en
la celda o ser utilizado para calcular la
frmula que la contiene.

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1
+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C
3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la
ventaja de utilizar la funcin.

La sintaxis de cualquier funcin es:


nombre_funcin(argumento1;argume

Las frmulas pueden contener ms de


una

nto2;...;argumentoN)

funcin,

pueden

aparecer

funciones anidadas dentro de la frmula.


Siguen las siguientes reglas:
Ejemplo:
- Si la funcin va al comienzo de una

=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

frmula debe empezar por el signo =.


Existen muchos tipos de funciones
- Los argumentos o valores de entrada

dependiendo del tipo de operacin o

van siempre entre parntesis. No dejes

clculo que realizan. As hay funciones

espacios antes o despus de cada

matemticas

parntesis.

estadsticas, financieras, de texto, de

trigonomtricas,

fecha y hora, lgicas, de base de datos,


- Los argumentos pueden ser valores
constantes (nmero o texto), frmulas o

de

bsqueda

referencia

de

informacin.

funciones.
Para introducir una frmula debe
- Los argumentos deben de separarse
por un punto y coma ;.

escribirse en una celda cualquiera tal


cual

introducimos

cualquier

texto,

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

precedida siempre del signo =.

Tenemos la funcin SUMA() que

Los operadores ms utilizados y


las
precedencias
de
los

devuelve como resultado la suma de sus


argumentos.

El

operador

":"

nos
37

Rif: J-30573029-6

operadores
funciones

en

las

frmulas

Precedencia de los operadores


Hemos visto que una frmula puede ser

Excel permite que en una funcin


tengamos varios operadores para
tratar los datos. Los operadores son
smbolos que identifica Excel con

muy

operaciones aritmticas y es
enlace entre dos argumentos.

realizar primero para que el resultado

el

<=
<>

operadores.

OPERACIN QUE REALIZA


SUMA
RESTA
MULTIPLICA
DIVIDE
EXPONENCIACIN
UNIN / CONCATENAR
Comparacin IGUAL QUE
Comparacin MAYOR QUE
Comparacin MENOR QUE
Comparacin MAYOR IGUAL
QUE
Comparacin MENOR IGUAL
QUE
Comparacin DISTINTO

como

de

cualquier

reglas para saber que operaciones debe

En la siguiente tabla mostramos las


precedencias establecidas por Excel.
SIGNO

OPERACIN QUE
REALIZA

PRECEDENCIA

EXPONENCIACIN

*
/
+
&

MULTIPLICA
DIVIDE
SUMA
RESTA
UNIN
/
CONCATENAR
Comparacin IGUAL
QUE
Comparacin MAYOR
QUE
Comparacin MENOR
QUE
Comparacin MAYOR
IGUAL QUE
Comparacin MENOR
IGUAL QUE
Comparacin
DISTINTO

2
2
3
3
4

=
>
<
>=
<=

utilizarse tanto operadores como sea

<>

necesario teniendo en cuenta siempre


que los operadores hacen siempre
referencia a dos argumentos. Pueden
frmulas

Excel

multitud

operador matemtico tiene unas ciertas

En una frmula o funcin pueden

crearse

utilizando

obtenido sea el correcto.

En la tabla podemos ver los


operadores ms utilizados.
SIGNO
+
*
/
^
&
=
>
<
>=

compleja,

verdaderamente

5
5
5
5
5
5

Adems de esta tabla de precedencias la


precedencia mxima, es decir la operacin
que antes se evala, es aquella que va

complejas. Veamos un ejemplo.

entre parntesis.
=

((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7))

(SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA
(G1:G5))

Veamos pues como resolvera la frmula


que hemos visto como ejemplo:
38

Rif: J-30573029-6

Y podremos utilizar otra funcin que no

(SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA

sea la Suma, como puede ser Promedio

(G1:G5))

(calcula la media aritmtica),

((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7))

Cuenta

(cuenta valores), Mx (obtiene el valor


Podemos ver que hay 10 operaciones

mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo).

- 5 SUMAS

Para utilizar stas opciones, asegrate de


- 3 MULTIPLICACIONES
- 1 DIVISIN
- 1 COMPARACIN

que tienes seleccionada la celda en que


quieres que se realice la operacin antes
de pulsar el botn.

Primero

resolvera

por

separado las operaciones


de

SUMA,

despus

realizara

las

6.3. Insertar funcin


Para

insertar

cualquier

otra

funcin,

MULTIPLICACIN,

tambin podemos utilizar el asistente. Si

seguidamente realizara la DIVISIN y por

queremos introducir una funcin en una

ltimo la COMPARACIN.

celda:

operaciones

de

Situarse en la celda donde queremos


6.2.
Autosuma
frecuentes

funciones

ms

introducir la funcin.

Una funcin como cualquier dato se puede


escribir directamente en la celda si
conocemos

su

sintaxis,

pero

Excel

dispone de herramientas que facilitan esta


tarea.
En la pestaa Inicio o en la de Frmulas
encontrars el botn de Autosuma que
nos permite realizar la funcin SUMA de

Hacer clic en la pestaa Frmulas


Elegir la opcin Insertar funcin.

forma ms rpida.
O bien, hacer clic sobre el botn

de la

Con este botn tenemos acceso tambin a

barra de frmulas.

otras funciones utilizando la flecha de la

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo

derecha del botn. Al hacer clic sobre sta

Insertar funcin:

aparecer la lista desplegable de la


imagen.

39

Rif: J-30573029-6

En el cuadro de lista Seleccionar una


funcin: hay que elegir la funcin que
deseamos haciendo clic sobre sta.
Observa

como

conforme

seleccionamos una funcin, en la parte


inferior

nos

aparecen

los

distintos

argumentos y una breve descripcin de


sta. Tambin disponemos de un enlace
Ayuda sobre esta funcin para obtener
una descripcin ms completa de dicha
Excel 2010 nos permite buscar la

funcin.

funcin que necesitamos escribiendo


una breve descripcin de la funcin
necesitada en el recuadro Buscar una

A final, hacer clic sobre el botn


Aceptar.

funcin: y a continuacin hacer clic

La ventana cambiar al cuadro de

, de esta forma

dilogo Argumentos de funcin, donde

no es necesario conocer cada una de

nos pide introducir los argumentos de la

las funciones que incorpora Excel ya

funcin: Este cuadro variar segn la

que el nos mostrar en el cuadro de lista

funcin

Seleccionar una funcin: las funciones

nuestro caso se eligi la funcin SUMA

que tienen que ver con la descripcin

().

sobre el botn

que

hayamos

elegido,

en

escrita.
Para que la lista de funciones no sea
tan

extensa

podemos

seleccionar

previamente una categora del cuadro


combinado

seleccionar

una

categora:, esto har que en el cuadro


de lista slo aparezcan las funciones de
la categora elegida y reduzca por lo
tanto la lista. Si no estamos muy
seguros de la categora podemos elegir
Todas.

En el recuadro Nmero1 hay que


indicar

el

primer

argumento

que

generalmente ser una celda o rango de


celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic
sobre le botn

para que el cuadro se

haga ms pequeo y podamos ver toda


40

Rif: J-30573029-6

la hoja de clculo, a continuacin


seleccionar el rango de celdas o la
celda

deseadas

como

Utilizar

Expresiones

como

argumentos de las Funciones

primer

argumento (para seleccionar un rango


de celdas haz clic con el botn izquierdo
del ratn sobre la primera celda del
rango y sin soltar el botn arrstralo
hasta la ltima celda del rango) y pulsar
la tecla INTRO para volver al cuadro de

Excel permite que en una funcin


tengamos

como

argumentos

expresiones, por ejemplo la suma de


dos

celdas

(A1+A3).

El

orden

de

ejecucin de la funcin ser primero


resolver las expresiones y despus
ejecutar la funcin sobre el resultado de

dilogo.

las expresiones.
En el recuadro Nmero2 habr que
indicar

cul

ser

el

segundo

argumento. Slo en caso de que

funcin

=Suma((A1+A3);(A2-A4))

donde:

existiera.
Si introducimos segundo argumento,
aparecer otro recuadro para el tercero,
y as sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos
los argumentos, hacer clic sobre el
botn Aceptar.

A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel

resolver

primero

las

expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo


que obtendremos los valores 3 y 2
respectivamente, despus realizar la

Si por algn motivo insertramos una


fila en medio del rango de una
funcin,

Por ejemplo, si tenemos la siguiente

Excel

expande

automticamente el rango incluyendo


as el valor de la celda en el rango. Por

suma obteniendo as 5 como resultado.


Utilizar

Funciones

como

argumentos de las Funciones


Excel

tambin

permite

que

una

ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la

funcin se convierta en argumento de

funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un

otra funcin, de esta forma podemos

fila en la posicin 3 la frmula se

realizar

expandir automticamente cambiando

complejas en una simple celda. Por

a =SUMA(A1:A5).

ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta

operaciones

realmente

frmula consta de la combinacin de dos


41

Rif: J-30573029-6

funciones, la suma y el valor mximo.


Excel

realizar

primero

la

DIA.LAB

suma

SUMA(A1:A4) y despus calcular el


valor mximo entre el resultado de la

DIA.LAB.INTL

suma y la celda B3.


6.4. Funciones de fecha y hora
De entre todo el conjunto de funciones, en

DIAS.LAB

este apartado estudiaremos las funciones


dedicadas al tratamiento de fechas y

DIAS360

horas.
Y estas son todas las posibles funciones
ofrecidas por Excel.

DIASEM

FECHA

En varias funciones veremos que el


argumento que se le pasa o el valor que

FECHA.MES

nos devuelve es un "nmero de serie".


Pues bien, Excel llama nmero de serie al
nmero de das transcurridos desde el 0
de

enero

de

1900

hasta

la

FECHANUMERO

fecha

introducida, es decir coge la fecha inicial

FIN.MES

del sistema como el da 0/1/1900 y a partir


de ah empieza a contar, en las funciones
que

tengan

nm_de_serie

como

FRAC.AO

argumento, podremos poner un nmero o


bien la referencia de una celda que
contenga una fecha.
FUNCIN
AHORA

AO
DIA

DESCRIPCIN
Devuelve el nmero de
serie correspondiente a la
fecha y hora actuales
Convierte un nmero de
serie en un valor de ao
Convierte un nmero de
serie en un valor de da
del mes

HORA
HOY

MES
MINUTO

NSHORA

Devuelve el nmero de
serie de la fecha que tiene
lugar antes o despus de
un nmero determinado
de das laborables
Devuelve el nmero de
serie de la fecha anterior
o posterior a un nmero
especificado
de
das
laborables
mediante
parmetros para indicar
cules y cuntos das son
das de fin de semana
Devuelve el nmero de
todos los das laborables
existentes
entre
dos
fechas
Calcula el nmero de das
entre dos fechas a partir
de un ao de 360 das
Convierte un nmero de
serie en un valor de da
de la semana
Devuelve el nmero de
serie correspondiente a
una fecha determinada
Devuelve el nmero de
serie
de
la
fecha
equivalente al nmero
indicado
de
meses
anteriores o posteriores a
la fecha inicial
Convierte una fecha con
formato de texto en un
valor de nmero de serie
Devuelve el nmero de
serie correspondiente al
ltimo da del mes anterior
o posterior a un nmero
de meses especificado
Devuelve la fraccin de
ao que representa el
nmero total de das
existentes entre el valor
de fecha_inicial y el de
fecha_final
Convierte un nmero de
serie en un valor de hora
Devuelve el nmero de
serie correspondiente al
da actual
Convierte un nmero de
serie en un valor de mes
Convierte un nmero de
serie en un valor de
minuto
Devuelve el nmero de

42

Rif: J-30573029-6

NUM.DE.SEMANA

SEGUNDO

VALHORA

serie correspondiente a
una hora determinada
Convierte un nmero de
serie en un nmero que
representa
el
lugar
numrico correspondiente
a una semana de un ao
Convierte un nmero de
serie en un valor de
segundo
Convierte una hora con
formato de texto en un
valor de nmero de serie

Ejemplo de las Funciones de fecha y hora


Funcin AHORA ()

Ejemplo: =DIA(41000) devuelve 1.


Funcin

DIA.LAB.INTL(fecha_inicial;

das_lab; [fin_de_semana]; [festivos])


Slo son obligatorios la fecha inicial y los
das laborales.
Ejemplo:=DIA.LAB.INTL(FECHA(2010;3;1
);5) devuelve 8/03/2010.
Funcin

DIA.LAB(fecha_inicial;

[das_lab]; [festivos])
Esta funcin nos devuelve la fecha y la
hora actual del sistema con formato de
fecha y hora.

Slo son obligatorios la fecha inicial y los


das laborales. Calcular en qu fecha se
cumplen el nmero de das laborales

Ejemplo: =AHORA () devuelve 09/09/2012

indicados.

11:50.
Ejemplo:=DIA.LAB("1/5/2010";30;"3/5/20
Funcin AO (nm_de_serie)

10") devuelve 14/06/2010.

Esta funcin tiene como parmetro un

Funcin

nmero de serie y devuelve el ao en

fecha_final; mtodo)

DIAS360(fecha_inicial;

formato ao entre el rango de 1900-9999.


Calcula el nmero de das entre las dos
Ejemplo: =AO (41000) devuelve 2012.

fechas proporcionadas basndose en aos

En vez de un nmero de serie le

de 360 das. Los parmetros de fecha

podramos pasar la referencia de una

inicial y fecha final es mejor introducirlos

celda que contenga una fecha: =AO

mediante la funcin Fecha(ao;mes;dia).

(B12) devuelve tambin 2012 si en la celda

El parmetro mtodo es lgico (verdadero,

B12 tengo el valor 01/01/2012.

falso), V --> mtodo Europeo, F u omitido-> mtodo Americano.

Funcin DIA(nm_de_serie)
Mtodo Europeo: Las fechas iniciales o
Devuelve el da del mes correspondiente al
nmero de serie proporcionado.

finales que corresponden al 31 del mes se


convierten en el 30 del mismo mes
43

Rif: J-30573029-6

Mtodo Americano: Si la fecha inicial es el

Funcin

31 del mes, se convierte en el 30 del

meses)

FECHA.MES(fecha_inicial;

mismo mes. Si la fecha final es el 31 del


mes y la fecha inicial es anterior al 30, la
fecha final se convierte en el 1 del mes
siguiente; de lo contrario la fecha final se
convierte en el 30 del mismo mes

Suma el nmero de meses indicado a la


fecha,

devolviendo

una

fecha

como

resultado.
Ejemplo:=FECHA.MES("1/7/2010";99)
devuelve 01/10/2018.

Ejemplo:
=DIAS360(Fecha(1975;05;04);Fecha(200

FuncinFECHANUMERO(texto_de_fech

4;05;04)) devuelve 10440.

a)

Funcin DIASEM(nm_de_serie; tipo)

Devuelve la fecha en formato de fecha

Devuelve un nmero del 1 al 7 que


identifica al da de la semana, el parmetro
tipo permite especificar a partir de qu da
empieza la semana, si es al estilo
americano

pondremos

(domingo=1

de

tipo

y sbado=7),

para

estilo

convirtiendo la fecha en formato de texto


pasada como parmetro. La fecha pasada
por parmetro debe ser del estilo "dia-mesao".
Ejemplo: =FECHANUMERO("12-5-1998")
devuelve 12/05/1998

europeo pondremos tipo=2 (lunes=1 y


domingo=7).

Funcin FIN.MES(fecha_inicial; meses)

Ejemplo: =DIASEM(38300;2) devuelve 2.

Similar a FECHA.MES. Devuelve la fecha


resultante de sumar (o restar) el nmero

Funcin FECHA(ao; mes; da)

de meses, pero indicando el ltimo da del

Devuelve la fecha en formato fecha, esta

mes.

funcin sirve sobre todo por si queremos

Ejemplo:

que

devuelve 28/02/2010.

nos

indique

la

fecha

completa

=FIN.MES("15/07/2010";-5)

utilizando celdas donde tengamos los


datos del da, mes y ao por separado.

Funcin

FRAC.AO(fecha_inicial;

fecha_final; [base])
Ejemplo:

=FECHA(2012;2;15)

15/02/2012.

devuelve
Devuelve la fraccin entre dos fechas. La
base es opcional y sirve para contar los
44

Rif: J-30573029-6

das. Los posibles valores para la base

Ejemplo:=MINUTO("16:20:00")

son:

20.

0 para EEUU 30/360.


1 real/real.
2 real/360.
3 real/365.
4 para Europa 30/360.

Funcin

Ejemplo:=FRAC.AO("01/07/2010";"31/1
2/2010";4) devuelve 0,4972 (casi medio
ao).
Funcin HORA(nm_de_serie)
Devuelve la hora como un nmero del 0 al
23.
Ejemplo: =HORA(0,15856) devuelve 3.
Funcin HOY()
Devuelve la fecha actual en formato de
fecha.
Ejemplo:=HOY()devuelve 01/01/2012.
Funcin MES(nm_de_serie)
Devuelve el nmero del mes en el rango
del 1 (enero) al 12 (diciembre) segn el
nmero de serie pasado como parmetro.
Ejemplo: =MES(35400) devuelve 12.

devuelve

NSHORA(hora;

minuto;

segundo)
Convierte horas, minutos y segundos
dados como nmeros en un nmero de
serie de Excel en formato de hora.
Ejemplo:=NSHORA(16;20;00)

devuelve

0,64.
FuncinNUM.DE.SEMANA(num_de_seri
e; [tipo])
Devuelve el nmero de semana del ao
con el da de la semana indicado (tipo).
Los tipos son:
Tipo
1u
omitido
2
11
12
13
14
15
16
17

Una semana comienza


El domingo. Los das de la semana
se numeran del 1 al 7.
El lunes. Los das de la semana se
numeran del 1 al 7.
El lunes.
La semana comienza el martes.
La semana comienza el mircoles.
La semana comienza el jueves.
La semana comienza el viernes.
La semana comienza el sbado.
El domingo.

FuncinMINUTO(nm_de_serie)
Ejemplo:=NUM.DE.SEMANA(FECHA(201
Devuelve el mnuto en el rango de 0 a 59

0;8;21);2) devuelve 34. Como el 21 de

segn el nmero de serie pasado como

agosto de 2010 es sbado, el resultado

parmetro.

sera 35 si eligiramos el tipo 16.

45

Rif: J-30573029-6

FuncinSEGUNDO(nm_de_serie)
IGUAL

Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59


segn el nmero de serie pasado como

IZQUIERDA

parmetro.
LARGO

Ejemplo:=SEGUNDO("12:20:40")
devuelve 40.

MAYUSC /
MINUSC

6.5. Funciones de texto

MONEDA

Una hoja de clculo est pensada para


manejarse dentro del mundo de los

NOMPROPIO

nmeros, pero Excel tambin tiene un


conjunto de funciones especficas para la

REEMPLAZAR

manipulacin de texto.

REPETIR

Estas son todas las funciones de texto

SUSTITUIR

ofrecidas por Excel.


Funcin
CARACTER

CODIGO

CONCATENAR
DECIMAL

DERECHA

ENCONTRAR

EXTRAE

HALLAR

Descripcin
Devuelve
el
carcter
especificado por el nmero
de cdigo
Devuelve
un
cdigo
numrico del primer carcter
de una cadena de texto
Concatena varios elementos
de texto en uno solo
Da formato a un nmero
como texto con un nmero
fijo de decimales
Devuelve los caracteres del
lado derecho de un valor de
texto
Busca un valor de texto
dentro de otro (distingue
maysculas de minsculas)
Devuelve
un
nmero
especfico de caracteres de
una cadena de texto que
comienza en la posicin que
se especifique
Busca un valor de texto

dentro de otro (no distingue


maysculas de minsculas)
Comprueba si dos valores
de texto son idnticos
Devuelve los caracteres del
lado izquierdo de un valor
de texto
Devuelve el nmero de
caracteres de una cadena
de texto
Convierte el texto en
maysculas
o
en
minsculas respectivamente
Convierte un nmero en
texto, con el formato de
moneda $ (dlar)
Pone en mayscula la
primera letra de cada
palabra de un valor de texto
Reemplaza caracteres de
texto
Repite el texto un nmero
determinado de veces
Sustituye texto nuevo por
texto antiguo en una cadena
de texto
Si el valor es un texto lo
devuelve, y si no devuelve
una cadena vaca

Ejemplos de Funciones de Texto


Funcin CARACTER(nmero)
Devuelve el carcter especificado por el
nmero de cdigo correspondiente al
cdigo de caracteres ASCII.
Ejemplo: =CARACTER(76) devuelve L
Funcin CODIGO(texto)
Esta funcin devuelve el cdigo ASCII del
primer caracter del texto pasado como
parmetro.
46

Rif: J-30573029-6

Ejemplo: =CODIGO("L") devuelve 76

Devuelve de la cadena de texto, el nmero


de caracteres especificados comenzando a

Funcin CONCATENAR(texto1; texto2;

contar desde el final del texto.

...; textoN)
Devuelve una cadena de caracteres con la
unin

de

los

textos

pasados

como

parmetros. Esta funcin es de utilidad


cuando tenemos texto como puedan ser el

Ejemplo: =DERECHA("Felices son los que


estudian Excel...";17) devuelve "estudian
Excel..."
FuncinENCONTRAR(texto_buscado;
dentro_del_texto; nm_inicial)

nombre completo de una persona pero


est dividido en distintas celdas y en

Devuelve la posicin inicial del texto

alguna ocasin queremos fundir el nombre

buscado dentro de otro texto empezando a

completo en una sola celda.

buscar desde la posicin nm_inicial. A

Ejemplo:

=CONCATENAR

("Antonio

";"Gutirrez ";"Fernndez " ) devuelve


Antonio Gutirrez Fernndez

diferencia

de

la

funcin

ENCONTRAR distingue entre maysculas


y minsculas y no admite caracteres
comodn.

Funcin DECIMAL (nmero; decimales;


no_separar_millares)

Ejemplo:

=ENCONTRAR
este

parmetro a los decimales indicados y

siempre

perdido,

devuelve el resultado en formato de texto.

encontrarlo"; 1)

un

nmero

pasado

como

La ltima opcin es una parmetro lgico


(VERDADERO, FALSO), si se omite como
valor

FALSO,

("Cesar

Augusto";"Siempre buscando nuevas


aventuras

Redondea

HALLAR,

mostrar

los

Cesar

Augusto
aydame

y
a

Devuelve 40, que es la posicin donde


empieza la palabra Cesar Augusto.

puntos

separadores de los millares.

Funcin

EXTRAE(texto;

posicion_inicial; nm_caracteres)
Ejemplo:=DECIMAL(4005,75;3)

devuelve

4.005,750

Devuelve los caracteres indicados de

=DECIMAL(4005,75;3;verdadero)

una cadena de texto a partir de una

devuelve 4005,750

posicin inicial.

FuncinDERECHA(texto;
nm_de_caracteres)
47

Rif: J-30573029-6

Ejemplo: =EXTRAE("Cuando miro el

Normalmente se utiliza para comparar los

mar, me invade una tranquilidad

valores almacenados en dos celdas.

inmensa...";13;3) devuelve "mar"


FuncinIZQUIERDA(texto;nm_de_cara
cteres)

FuncinHALLAR(texto_buscado;
dentro_del_texto; nm_inicial)

Devuelve

el

nmero

de

caracteres

Busca un texto dentro de otro y devuelve

especificados desde el principio de la

la posicin del texto buscado. Realiza la

cadena de texto.

bsqueda leyendo el texto de izquierda


a derecha a partir de la posicin inicial
indicada en nm_inicial. A diferencia de
la funcin ENCONTRAR, HALLAR no
distingue entre maysculas y minsculas

Ejemplo: =IZQUIERDA("El sol no puede


competir con el brillo de tu mirada";6)
devuelve El sol
Funcin LARGO(texto)

y admite caracteres comodnes (? un


solo carcter, * cualquier nmero de

Devuelve el nmero de caracteres que

caracteres, ~ carcter de escape).

tiene la cadena de texto, es decir su


longitud.

Cuando

Ejemplo: =HALLAR("Mar;

una

Ejemplo: =LARGO("El sol no puede

tranquilidad inmensa...";1) devuelve

competir con el brillo de tu mirada")

13

devuelve 51

miro

el

mar,

me

invade

=HALLAR("M?r";Cuando

miro

el

mar, me invade una tranquilidad


inmensa...;1)) devuelve 1

un

Ejemplo:=MAYUSC("convirteme

valor

lgico

(verdadero/falso) segn las dos cadenas


de texto comparadas sean iguales o no.
Ejemplo:
igual?";"es

=IGUAL("esto
igual

esto?")

Convierte a maysculas la cadena de


texto.

Funcin IGUAL(texto1; texto2)


Devuelve

Funcin MAYUSC(texto)

es

devuelve

mayscula")devuelve "CONVIRTEME A
MAYSCULA"
Funcin MINUSC(texto)
Convierte a minsculas la cadena de texto.

FALSO
48

Rif: J-30573029-6

Ejemplo: =MINUSC("OK Y AHORA A

Ejemplo: =REPETIR("Dame tu pin ";5)

MINSCULA") devuelve "ok y ahora a

devuelve " Dame tu pinDame tu pinDame

minscula"

tu pinDame tu pinDame tu pin "

Funcin

MONEDA(nmero;

nm_de_decimales)

FuncinSUSTITUIR(texto;
texto_original;

texto_nuevo;

nm_de_ocurrencia)
Convierte a texto un nmero usando el
formato de moneda.

Reemplaza en texto, el texto_original por el


texto_nuevo.

Ejemplo: =MONEDA(25;2) devuelve "Bs.


25,00"

Ejemplo:=SUSTITUIR("El

precio

total

delproyectoconlleva...";"precio";"coste"
Funcin NOMPROPIO(texto)
Convierte la primera letra de cada palabra
del texto a mayscula y el resto de la

) devuelve "El coste total del proyecto


conlleva..."
Funcin T(valor)

palabra a minsculas.
Comprueba que el valor es texto y
Ejemplo:

=NOMPROPIO("guillermo

davila") devuelve "Guillermo Davila"


FuncinREEMPLAZAR(texto_original;
num_inicial;

nm_de_caracteres;

texto_nuevo)
Reemplaza parte de una cadena de texto
por otra.
Ejemplo: =REEMPLAZAR("Si este es el

devuelve texto si lo es o comillas dobles si


no lo es un texto. Permite eliminar de una
celda los valores que no sean texto.
Ejemplo: =T("Esto es texto") devuelve
"Esto es texto"
Funcin TEXTO(valor; formato)
Convierte un valor en texto.

texto original, ser modificado";21;8;"

Ejemplo: =TEXTO(25;"0,00 Bs") devuelve


"25,00 Bs"

Por este ") devuelve "Si este es el texto

Funcin VALOR(texto)

Por este , ser modificado"


FuncinREPETIR(texto; nm_de_veces)
Repite el texto un nmero de veces

Convierte un texto que representa un nmero


en nmero.
Ejemplo: =VALOR("254") devuelve 254 en
formato numrico.

determinado.
49

Rif: J-30573029-6

6.6. Funciones de bsqueda


En una hoja de Excel es muy importante
obtener los datos correctos para trabajar con
las frmulas diseadas. Por eso existe una
agrupacin de funciones especficas para
realizar bsquedas de datos.
Comprendamos qu es en s una bsqueda,
cuando
queremos
encontrar
alguna
informacin
de
algo
no
buscamos
directamente por lo que buscamos pues lo
desconocemos, realizamos una bsqueda de
una propiedad o algo similar que conocemos
que puede tener lo que buscamos. Por
ejemplo, si buscamos a una persona,
describimos su aspecto fsico, si buscamos el
n de telfono de un restaurante, buscamos
en la gua de telfonos por el nombre del
restaurante. Normalmente el dato que
queremos encontrar no lo conocemos por eso
buscamos por otros datos que s conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel
para realizar bsquedas:
Funcin
AREAS
CONSULTAR
CONSULTARH

CONSULTARV

COINCIDIR
COLUMNA
COLUMNAS
DESREF

DIRECCION

Descripcin
Devuelve el nmero de
reas de una referencia
Busca valores de un vector
o una matriz
Busca en la fila superior de
una matriz y devuelve el
valor de la celda indicada
Busca en la primera
columna de una matriz y se
mueve en horizontal por la
fila para devolver el valor
de una celda
Busca valores de una
referencia o matriz
Devuelve el nmero de
columna de una referencia
Devuelve el nmero de
columnas de una referencia
Devuelve
un
desplazamiento
de
referencia respecto a una
referencia dada
Devuelve una referencia
como texto a una sola celda
de una hoja de clculo

ELEGIR
FILA
FILAS
HIPERVINCULO

IMPORTARDATOSD
INAMICOS
INDICE

INDIRECTO

TRANSPONER

Ejemplos
Bsqueda

de

Elige un valor de una lista


de valores
Devuelve el nmero de fila
de una referencia
Devuelve el nmero de filas
de una referencia
Crea un acceso directo o
un salto que abre un
documento almacenado en
un servidor de red, en una
intranet o en Internet
Devuelve
los
datos
almacenados en un informe
de tabla dinmica
Usa un ndice para elegir
un valor de una referencia o
matriz
Devuelve una referencia
indicada por un valor de
texto
Devuelve la transposicin
de una matriz

las

Funciones

de

Funcin AREAS(ref)
Devuelve el nmero de rangos de celdas
contiguas o celdas nicas de una
referencia.
Ejemplo: =AREAS(A1) devuelve 1 pues
nicamente hay un rea.
Funcin CONSULTAR(...)
Esta funcin busca un valor en un rango
de una columna o una fila o una matriz.
Debes indicar el valor a buscar, dnde
quieres que busque y de dnde obtendrs
el resultado.
Ejemplo: Tenemos en la columna B una
lista de nombres de amigas y en la
columna C sus e-mails, escribimos en la
celda A1 el nombre del amiga del cual
queremos buscar el e-mail. Escogemos en
50

Rif: J-30573029-6

la celda E1 la funcin CONSULTAR y le

FuncinCONSULTARV(valor_buscado;

colocamos como parmetros:

matriz_buscar_en; indicador_columnas;
ordenado)

"valor_buscado=

A1",

"vector_de_comparacin=

B:B"

Busca un valor en la primera columna de la

"vector_resultado = C:C". Devuelve como

izquierda y devuelve el valor en la misma

resultado el e-mail perteneciente a la

fila desde una columna especificada.

persona buscada.
Tiene el mismo efecto que la funcin
FuncinCONSULTARH(valor_buscado;

anterior salvo que en esta funcin realiza

matriz_buscar_en;

la bsqueda por columnas.

indicador_filas;

ordenado)
FuncinCOINCIDIR(valor_buscado;

Busca en la primera fila de la tabla o matriz

matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia)

de valores y devuelve el resultado en la


misma

columna

desde

una

fila

Devuelve

la

posicin

relativa

de

un

elemento, que coincide con un valor dado

especificada.

en un orden especificado dentro de una


Ejemplo:

Supongamos

situacin

anterior

nombres

otra

una
con

la

misma

columna
los

con

e-mails,

queremos que nos diga quin est 2


puestos ms abajo de un amiga en la lista
o el e-mail que est dos filas ms abajo del
que buscamos. Seleccionamos la funcin
CONSULTARH

con

los

matriz.
Tipo_de_coincidencia es el nmero -1, 0
1 y especifica cmo ha de coincidir el
valor_buscado

con

los

valores

de

matriz_buscada.
Si tipo_de_coincidencia es 1,

siguientes

parmetros:

COINCIDIR encuentra el mayor valor


que es inferior o igual al valor_buscado.

"valor_buscado= A1", "Matriz_buscar_en=

Los

B:C" y "indicador_filas=2" Nos devuelve

matriz_buscada deben colocarse en

como resultado el e-mail perteneciente a la

orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z;

persona situada dos filas ms abajo del

FALSO; VERDADERO.

valores

en

el

argumento

buscado.
Si

tipo_de_coincidencia

es

0,

COINCIDIR encuentra el primer valor


que

es

exactamente

igual

al
51

Rif: J-30573029-6

valor_buscado.

Los

matriz_buscada

pueden

valores
estar

en
en

Funcin

DESREF(ref;

nfilas;

ncolumnas; alto; ancho)

cualquier orden.
Devuelve una referencia de celdas
Si

tipo_de_coincidencia

-1,

situadas a partir de una referencia (ref)

COINCIDIR encuentra el menor valor

unas filas ms abajo (nfilas positivo) o ms

que es mayor o igual al valor_buscado.

arriba (nfilas negativo) y una columnas

Los valores de matriz_buscada deben

ms a la derecha (ncolumnas positivo) o

colocarse

descendente:

ms a la izquierda (ncolumnas negativo).

VERDADERO; FALSO; Z-A; ...2; 1; 0; -

Los parmetros alto y ancho indican el

1; -2; ...y as sucesivamente.

nmero de celdas que se tienen que

en

orden

es

recuperar a partir del ah.


Si se omite tipo_de_coincidencia, se
supondr que es 1.

Ejemplo:=DESREF(A1;2;3) devuelve el
valor situado 2 filas ms abajo y 3

Ejemplo:
=COINCIDIR(23;{"uvas";,23\"peras";4

columnas a la derecha de la celda A, es


decir en la celda D3.

5\"manzanas";55}) devuelve 2 que es


la posicin donde se encuentra el
nmero 23.

=SUMA(DESREF(K4;-3;-1;3;2))
obtiene la suma de las celdas devueltas
por la funcin DESREF. En este caso la

Funcin COLUMNA(ref)
Devuelve el nmero de columna de una
referencia.

funcin desref devuelve las celdas J1:K3


para verlo veamos cmo interpretar la
funcin: a partir de la celda K4 nos
desplazamos 3 filas hacia arriba (nfilas -

Ejemplo:=COLUMNA(D:H) devuelve 4,

3) y 1 columna hacia la izquierda

pues la primera columna de la matriz D:H

(ncolumnas -1) llegamos a la celda J1, a

es la D (la columna4).

partir de esa celda cogemos 3 filas (alto

Funcin COLUMNAS(matriz)
Devuelve el nmero de columnas que
componen la matriz.
Ejemplo: =COLUMNAS(A:C) devuelve

3) y 2 columnas (ancho 2), es decir las


celdas J1,J2,J3,K1,K2 y K3, la funcin
desref nos ha devuelto el rango J1:K3.
FuncinDIRECCION(fila;

columna;

abs; a1; hoja)

3, pues la matriz tiene 3 columnas


52

Rif: J-30573029-6

Crea una referencia de celda en forma de

Funcin ELEGIR(num_indice; valor1;

texto una vez especificada la fila y la

valor2; ...)

columna.
Elige un valor o una accin de una lista
abs = especifica el tipo de referencia que

de valores a partir de un nmero de

devuelve.

ndice.

(1

omitido

devuelve

una
Ejemplo:=ELEGIR(3;"uva";"pera";"mel

referencia absoluta

n";"manzana") devuelve "meln" que

2 devuelve una referencia fila

est en la 3 posicin.

absoluta, columna relativa


3 devuelve una referencia fila

Funcin FILA(ref)

relativa, columna absoluta


Devuelve el nmero de fila de una

4 devuelve una referencia relativa)

referencia.
a1 = es un valor lgico que especifica el
estilo de la referencia A1 o F1C1. Si a1 es

Ejemplo: =FILA(A2:B5) devuelve 2, pues

VERDADERO o se omite, DIRECCION

la celda A2 est en la fila 2.

devuelve una referencia del estilo B3; si es


FALSO,
referencia

DIRECCION

devuelve

del

estilo

una
F3C2

(Fila3Columna2).

Funcin FILAS(matriz)
Devuelve

el

nmero

de

filas

que

contiene una matriz.

Hoja = es texto que especifica el nombre

Ejemplo:=FILAS(A2:B5) devuelve 4.

de la hoja de clculo o que se utilizar


como referencia externa. Si se omite hoja,

FuncinHIPERVINCULO(ubicacin_de

no se utilizar ningn nombre de hoja.

l_vnculo; nombre_descriptivo)

Ejemplo:=DIRECCION(1;2) devuelve una

Crea

un

acceso

directo

un

documento guardado en el disco duro o

referencia absoluta a ($B$1)

en Internet.
=DIRECCION(1;2;4)

devuelve

una
Ejemplo:=HIPERVINCULO("HTTP://w

referencia absoluta a (B1)

ww.aulaclic.es";"aulaClic")
=DIRECCION(1;2;4;falso)devuelve

una

crea

un

enlace a nuestra pgina Web.

referencia absoluta a (F1C2)

53

Rif: J-30573029-6

FuncinIMPORTARDATOSDINAMIC
OS(camp_datos;tablas_dinmicas;ca
mpo1;

elemento1;

Intercambia en una matriz las filas por


las columnas.

campo2;
Tenemos una fila con los valores 4 6 7

elemento2...)

9, y al realizar esta funcin.


Extrae datos almacenados en una tabla
Ejemplo:=TRANSPONER($A$1:$D$1

dinmica.

) obtenemos como resultado el valor 4


Funcin INDICE(matriz; num_fila;
num_columna)

en una fila, el valor 6 en la siguiente fila


de la misma columna, etc.

Dentro de un rango especificado por

Nota La frmula del ejemplo debe

matriz, devuelve el valor de la celda que

introducirse

como

frmula

matricial.

se encuentre en la interseccin de una

Primero debemos seleccionar el rango

fila y una columna en particular.

A2:A5 comenzando por la celda de la


frmula, presionar F2 y, a continuacin,

Ejemplo:=INDICE(A3:B7;2;1)

devuelve

el valor de la celda que se encuentra en


la segunda fila de la matriz y en la

CTRL+SHIFT+ENTRAR. Si la frmula
no se introduce como frmula matricial,
el resultado nico es 1.

primera columna, es decir A4.


6.7. Funciones financieras
Funcin INDIRECTO(ref; a1)
Excel es una de las herramientas ms
Devuelve una referencia especificada

potentes para trabajar con informacin y

por un valor de texto.

clculos financieros, ofrece una amplia

Ejemplo: =INDIRECTO(A2) devuelve


el valor del enlace de la celda A2 que a
su vez es un enlace. Imaginemos que en

gama de funciones prediseadas para


crearte tu propia "caja de ahorros en
casa".

la celda B5 tenemos el valor 7 y en la

Todas estas funciones estn agrupadas

celda

en la categora de Financieras.

A2

hemos

puesto

B5,

si

escribimos la funcin =INDIRECTO(A2)


nos devuelve el valor 7.

Gama de funciones financieras que


nos ofrece Excel:

Funcin TRANSPONER(matriz)
Funcin
AMORTIZ.LIN

Descripcin
Devuelve la amortizacin
de cada uno de los

54

Rif: J-30573029-6

AMORTIZ.PROG
RE

CUPON.DIAS

CUPON.DIAS.L1

CUPON.DIAS.L2

CUPON.FECHA.
L1
CUPON.FECHA.
L2

CUPON.NUM

DB

DDB

DVS

perodos contables
Devuelve la amortizacin
de
cada
perodo
contable mediante el uso
de un coeficiente de
amortizacin
Devuelve el nmero de
das del perodo (entre
dos cupones) donde se
encuentra la fecha de
liquidacin
Devuelve el nmero de
das desde el principio
del perodo de un cupn
hasta la fecha de
liquidacin
Devuelve el nmero de
das desde la fecha de
liquidacin hasta la fecha
del prximo cupn
Devuelve la fecha de
cupn anterior a la fecha
de liquidacin
Devuelve la fecha del
prximo cupn despus
de
la
fecha
de
liquidacin
Devuelve el nmero de
pagos de cupn entre la
fecha de liquidacin y la
fecha de vencimiento
Devuelve la amortizacin
de un bien durante un
perodo especfico a
travs del mtodo de
amortizacin de saldo
fijo
Devuelve la amortizacin
de un bien durante un
perodo especfico a
travs del mtodo de
amortizacin por doble
disminucin de saldo u
otro mtodo que se
especifique
Devuelve la amortizacin
de un bien durante un
perodo
especificado
usando el mtodo de
amortizacin acelerada
con una tasa doble y
segn el coeficiente que

DURACION

INT.ACUM

INT.ACUM.V

INT.EFECTIVO
INT.PAGO.DIR

MONEDA.DEC

MONEDA.FRAC

NPER

PAGO.INT.ENTR
E
PAGO.PRINC.E
NTRE

PAGOINT

se especifique.
Devuelve la duracin
anual de un valor burstil
con pagos de inters
peridico
Devuelve
el
inters
acumulado de un valor
burstil con pagos de
inters peridicos
Devuelve
el
inters
acumulado de un valor
burstil con pagos de
inters al vencimiento
Devuelve la tasa de
inters anual efectiva
Calcula
el
inters
pagado
durante
un
perodo especfico de
una
inversin.
Esta
funcin se incluye para
proporcionar
compatibilidad con Lotus
1-2-3.
Convierte una cotizacin
de un valor burstil
expresada en forma
fraccionaria
en
una
cotizacin de un valor
burstil expresada en
forma decimal
Convierte una cotizacin
de un valor burstil
expresada en forma
decimal
en
una
cotizacin de un valor
burstil expresada en
forma fraccionaria
Devuelve el nmero de
pagos de una inversin,
basada
en
pagos
constantes y peridicos y
una tasa de inters
constante.
Devuelve
el
inters
acumulado pagado entre
dos perodos
Devuelve
el
capital
acumulado pagado de
un prstamo entre dos
perodos
Devuelve el pago de
intereses
de
una

55

Rif: J-30573029-6

PAGOPRIN

SYD

TASA

TASA.DESC

TASA.INT

TIR

TIRM

VA

VF
VF.PLAN

VNA

inversin durante un
perodo determinado
Devuelve el pago de un
capital de una inversin
determinada, basado en
pagos
constantes
y
peridicos y una tasa de
inters constante.
Devuelve la depreciacin
por
mtodo
de
anualidades de un bien
durante
un
perodo
especfico.
Devuelve la tasa de
inters por periodo de un
prstamo
o
una
inversin.
Devuelve la tasa de
descuento de un valor
burstil
Devuelve la tasa de
inters para la inversin
total de un valor burstil
Devuelve la tasa interna
de retorno de una
inversin para una serie
de valores en efectivo.
Devuelve la tasa interna
de retorno modificada,
para una serie de flujos
peridicos, considerando
costo de la inversin e
inters al volver a invertir
el efectivo.
Devuelve el valor actual
de una inversin. El valor
actual es el valor que
tiene actualmente la
suma de una serie de
pagos que se efectan
en el futuro.
Devuelve el valor futuro
de una inversin
Devuelve el valor futuro
de un capital inicial
despus de aplicar una
serie de tasas de inters
compuesto
Devuelve el valor neto
actual de una inversin a
partir de una tasa de
descuentos y una serie

de pagos futuros

Ejemplos de las funciones Financieras:


Funcin

AMORTIZ.LIN(costo;

fecha_compra;

primer_perodo;

costo_residual; perodo; tasa; [base])


Devuelve la amortizacin de un perodo.
La base es opcional.
Ejemplo:
=AMORTIZ.LIN(2400;"17/08/2010";"14/11
/2010";250;1;14%;4)
Funcin

AMORTIZ.PROGRE(costo;

fecha_compra;

primer_perodo;

costo_residual; perodo; tasa; [base])


Devuelve la amortizacin de un perodo.
Es similar a la anterior pero adaptaba al
sistema contable francs que tiene en
cuenta la vida del bien.
Funcin

CUPON.DIAS(liquidacin;

vencimiento; frecuencia; [base])


Devuelve el nmero de das del
perodo (entre dos cupones) donde se
encuentra la fecha de liquidacin.
La frecuencia se indica de la siguiente
forma:
1 --> Para pagos anuales.
2 --> Para pagos semestrales.
4 --> Para pagos trimestrales.

56

Rif: J-30573029-6

Por ejemplo:

Funcin DB(costo; valor_residual; vida;


periodo; mes)

=CUPON.DIAS(FECHA(2010;1;1);FE
CHA(2010;12;31);4)

Devuelve la depreciacin de un bien para


un perodo especificado, usando el mtodo

FuncinCUPON.DIAS.L1(liquidaci

de depreciacin de saldo fijo.

n; vencimiento; frecuencia; [base])


Costo = es el valor inicial del bien.
Devuelve el nmero de das desde el
principio del perodo de un cupn hasta
la fecha de liquidacin.
FuncinCUPON.DIAS.L2(liquidaci
n; vencimiento; frecuencia; [base])

Valor_residual = es el valor al final


de la depreciacin del bien.
Vida = es el nmero de periodos
durante el cual se deprecia el bien
(tambin conocido como vida til)
Periodo = es el periodo para el que

Devuelve el nmero de das desde la

se desea calcular la depreciacin.

fecha de liquidacin hasta la fecha del

Mes = es el nmero de meses del

prximo cupn.

primer ao, si no se especifica, se

FuncinCUPON.FECHA.L1(liquidaci

asume que es 12

n; vencimiento; frecuencia; [base])

Ejemplo:

Devuelve la fecha de cupn anterior a la

Hemos comprado un Equipo que vale

fecha de liquidacin.

20.000 bs y suponemos que a los 5 aos

FuncinCUPON.FECHA.L2(liquidaci
n; vencimiento; frecuencia; [base])
Devuelve la fecha del prximo cupn
despus de la fecha de liquidacin.

su valor puede estar por 9.000 bs.


Queremos saber cul es su depreciacin a
los 6 meses de haberlo adquirido.
Si

se

introduce

estos

datos

DB(20000;9000;5;1;6) nos debe dar como

FuncinCUPON.NUM(liquidacin;

resultado 1.480 bs, es decir a los seis

vencimiento; frecuencia; [base])

meses de su compra el equipo vale 18.520


bs.

Devuelve el nmero de pagos de cupn


entre la fecha de liquidacin y la fecha de

Funcin

vencimiento.

vida;

DVS(costo;

periodo_inicial;

valor_residual;
periodo_final;

[factor]; [sin_cambios])
57

Rif: J-30573029-6

Devuelve la depreciacin de un bien para

Si el argumento sin_cambios es FALSO o

un

incluyendo

se omite, cambia al mtodo directo de

periodos parciales, usando el mtodo de

depreciacin cuando la depreciacin es

amortizacin acelerada, con una tasa

mayor

doble

disminucin.

perodo

especificado,

segn

el

coeficiente

que

que

el

clculo

del

saldo

en

especifique.
Ejemplo:
Las

iniciales

DVS

corresponden

a
Si

Disminucin Variable del Saldo.

introducimos

estos

DVS(5000;500;5*12;0;1)

nos

datos
debe

dar

Costo = es el costo inicial del bien.

como resultado 166,67 bs, es decir al

Valor_residual = es el valor final de la

primer mes de su compra el objeto vale

depreciacin del bien.

4833,33 bs (166,67bs menos que cuando

Vida = vida til del bien.

se compr).

Periodo_inicial = es el periodo inicial para


Funcin

el que se desea calcular la amortizacin.


Periodo_final = es el periodo final para el

INT.ACUM(emisin;

primer_inters;

liquidacin;

tasa;

valor_nominal; frecuencia; [base])

que se desea calcular la amortizacin.


Factor = es la tasa a la que disminuye el

Devuelve el inters acumulado de un valor

saldo. Si el argumento factor se omite, se

burstil que tenga pagos de inters

calculara

peridico.

como

el

mtodo

de

amortizacin con una tasa doble de


disminucin del saldo)

FuncinINT.ACUM.V(emisin;

Sin_cambios = es un valor lgico que

liquidacin; tasa; valor_nominal; [base])

especifica si deber cambiar el mtodo


directo

de

depreciacin

cuando

la

depreciacin sea mayor que el clculo del


saldo.
Si

el

argumento

VERDADERO,

no

sin_cambios
cambia

al

es

mtodo

directo de depreciacin aun cuando sta

Devuelve el inters acumulado de un valor


burstil

con

pagos

de

inters

al

vencimiento.
FuncinINT.EFECTIVO(interes_nominal;
nm_perodos_ao)
Devuelve la tasa de inters anual efectiva.

sea mayor que el clculo del saldo en


disminucin.

Funcin INT.PAGO.DIR(tasa; periodo;


nper; va)
58

Rif: J-30573029-6

Calcula el inters pagado durante un

Devuelve el nmero de pagos de una

perodo especfico de una inversin

inversin, basada en pagos constantes y


peridicos y una tasa de inters constante.

Tasa = es la tasa de inters de la


inversin.

Tasa = es la tasa de inters por periodo.

Periodo = es el perodo cuyo inters desea

Pago = es el pago efectuado en cada

averiguar y debe estar comprendido entre

periodo,

1 y el parmetro nper.

durante la vida de la anualidad (cuotas).

nper = es el nmero total de periodos de

Va = es el valor actual o la suma total de

pagos.

una serie de futuros pagos.

va = es el valor actual de la inversin.

Vf = es el valor futuro o saldo en

debe

permanecer

constante

efectivo que desea lograr despus


Por

ejemplo:

para

la

funcin

INT.PAGO.DIR(8%/12;1;5*12;30000)

el

resultado debe ser -196,667 que es el


inters pagado por el primer mes de un
prstamo de 30.000 Bs. a 5 aos.

de efectuar el ltimo pago. Si el


argumento vf se omite, se asume
que el valor es cero.
Tipo = indica el vencimiento de los
pagos (0 al final del periodo, 1 al

FuncinMONEDA.DEC(moneda_fraccio
naria; fraccin)

inicio del periodo).


Por Ejemplo: para la funcin NPER(6%;-

Convierte una cotizacin de un valor

599,55;100000;0;0),

burstil expresada en forma fraccionaria en

360, que son el nmero de cuotas para un

una

prstamo de 100.000 bs. con un inters del

cotizacin

de

un

valor

burstil

debemos

obtener

expresada en forma decimal.

6% y una cuota de 599,55 mensual.

FuncinMONEDA.FRAC(moneda_decim

Funcin PAGO(tasa; nper; va; vf; tipo)

al; fraccin)

Devuelve el pago de un prstamo basado

Convierte una cotizacin de un valor


burstil expresada en forma decimal en
una

cotizacin

de

un

valor

burstil

expresada en forma fraccionaria.


Funcin NPER(tasa; pago; va; vf; tipo)

en pagos y tasas de inters constantes.


Funcin PAGO.INT.ENTRE(tasa; nper;
valor_actual;

periodo_inicial;

periodo_final; tipo)
Devuelve el inters acumulado pagado
entre dos perodos.
59

Rif: J-30573029-6

Funcin
nper;

PAGO.PRINC.ENTRE(tasa;
valor_actual;

periodo_inicial;

periodo_final; tipo)

Periodo = es el periodo al que se


quiere calcular.
Por

Ejemplo:

para

la

funcin

SYD(20000;9000;5;2), debemos obtener


Devuelve el capital acumulado pagado de
un prstamo entre dos perodos.
Funcin PAGOINT(tasa; periodo; nper;

2.933,33 bs, que es la depreciacin


resultante al 2 ao.
6.8. Otras funciones

va; vf; tipo)


Adems de las funciones anteriormente
Devuelve el inters pagado por una

mencionadas, existe un gran abanico de

inversin durante periodo determinado,

funciones de diferentes categoras que nos

basado en pagos constantes y peridicos y

pueden ser de gran utilidad.

una tasa de inters constante.


En este captulo veremos algunas de ellas
Funcin PAGOPRIN(tasa; periodo; nper;

clasificndolas por categoras.

va; vf; tipo)


Devuelve el pago de un capital de una
inversin determinada, basado en pagos
constantes y peridicos y una tasa de
inters constante. .
Funcin

SYD(costo;

valor_residual;

vida_til; periodo)
Devuelve la depreciacin por mtodo de
anualidades de un bien durante un perodo
especfico.
Costo = es el costo inicial del bien.
Valor_residual = es el valor al final de la
depreciacin.
Vida_til = es el nmero de periodos
durante el cual se produce la depreciacin
del bien.

FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS


FUNCIN
DESCRIPCIN
ABS
Devuelve el valor absoluto de un
nmero
ALEATORIO
Devuelve un nmero entre 0 y 1
COMBINAT
Devuelve el nmero de
combinaciones para un nmero
determinado de elementos
COS
Devuelve el coseno de un ngulo
ENTERO
Redondea un nmero hasta el
entero inferior ms prximo
EXP
Realiza el clculo de elevar "e" a
la potencia de un nmero
determinado
FACT
Devuelve el factorial de un
nmero
NUMERO.ROMANO Devuelve el nmero pasado en
formato decimal a nmero
Romano
PI
Devuelve el valor de la constante
pi
POTENCIA
Realiza el clculo de elevar un
nmero a la potencia indicada
PRODUCTO
Devuelve el resultado de realizar
el producto de todos los nmeros
pasados como argumentos
RAIZ
Devuelve la raz cuadrada del
nmero indicado
RESIDUO
Devuelve el resto de la divisin

60

Rif: J-30573029-6

Ejemplo de Funciones matemticas y

Ejemplo: =COS(0) devuelve 1

trigonomtricas
Funcin ENTERO(nmero)
Funcin ABS(nmero)
Redondea un nmero hasta el entero
Devuelve el valor absoluto de un nmero,

inferior ms prximo.

es decir, el mismo nmero pero con signo


Ejemplo: =ENTERO(10,45) devuelve 10,

positivo.

pero
Ejemplo: =ABS(-34) devuelve 34

si

escribimos

=ENTERO(-8.42)

devuelve -9

Funcin ALEATORIO()

Funcin EXP(nmero)

Devuelve un nmero entre 0 y 1.

Realiza el clculo de elevar e (la base del


logartmo neperiano, e = 2.718) a la

Ejemplo:

=ALEATORIO()

devuelve

potencia de un nmero determinado.

0,345511245
Ejemplo: =EXP(1) devuelve 2,718281828
FuncinCOMBINAT (nmero;tamao)
Funcin FACT(nmero)
Devuelve el nmero de combinaciones
posibles de un determinado tamao a

Devuelve el factorial de un nmero.

partir de un nmero determinado de


Ejemplo. =FACT(5) devuelve 120 -->

elementos.

1*2*3*4*5.
Ejemplo: Tenemos una clase de 20
alumnos

(tamao

2),

queremos
vamos

formar
a

ver

parejas
cuntas

Funcin
NUMERO.ROMANO(nmero,forma)

combinaciones de parejas nos saldra

Devuelve el nmero pasado en formato

escribimos =COMBINAT(20;2) en la celda

decimal a nmero Romano, el parmetro

A5 y nos da como resultado 190, quiere

forma indica el estilo de simplificacin de la

decir

conversin.

esto

que

podemos

hacer

190

combinaciones de parejas distintas.


El parmetro forma puede tener los
Funcin COS(nmero)

siguientes valores.

Devuelve el coseno de un ngulo.

0 u omitido - Clsico
61

Rif: J-30573029-6

1 - Ms conciso

Devuelve la raiz cuadrada del nmero

2 - Ms conciso

indicado.

3 - Ms conciso
Ejemplo: =RAIZ(25) devuelve 5

4 - Simplificado

Funcin

VERDADERO - Clsico

RESIDUO(nmero;nm_divisor)
FALSO - Simplificado
Devuelve el resto de la divisin.
Ejemplo:
devuelve

=NUMERO.ROMANO(2049;0)
MMXLIX

pero

si

=NUMERO.ROMANO(2049;4)

escribimos
devuelve

MMIL
Funcin PI()
Devuelve el valor de la constante pi con 15
digitos de precisin.
Ejemplo: =PI() devuelve 3,141592654
Funcin POTENCIA(nmero;potencia)
Realiza el clculo de elevar un nmero a la
potencia indicada.
Ejemplo: =POTENCIA(2;5) devuelve 32
Funcin
PRODUCTO(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el resultado

de realizar

el

producto de todos los nmeros pasados

Ejemplo: =RESIDUO(26;5) devuelve 1


FUNCIONES ESTADSTICAS
FUNCIN
DESCRIPCIN
MEDIA.ARMO
Devuelve la media armnica
de un conjunto de nmeros
positivos
MAX
Devuelve el valor mximo de
la lista de valores
MIN
Devuelve el valor mnimo de
la lista de valores
MEDIANA
Devuelve la mediana de la
lista de valores
MODA
Devuelve el valor que ms
se repite en la lista de
valores
PROMEDIO
Devuelve la media aritmtica
de la lista de valores
VAR
Devuelve la varianza de una
lista de valores
K.ESIMO.MAYOR Devuelve el valor k-simo
mayor de un conjunto de
datos
K.ESIMO.MENOR Devuelve el valor k-simo
menor de un conjunto de
datos

Ejemplos

de

las

Funciones

estadsticas:

como argumentos.
FuncinMEDIA.ARMO(nmero1;nme
Ejemplo: =PRODUCTO(20;4) devuelve 80

ro2;...)

Funcin RAIZ(nmero)

Devuelve la media armnica de un


conjunto de nmeros positivos.
62

Rif: J-30573029-6

Ejemplo:

=MEDIA.ARMO(5;5;2)

devuelve 3.33333

Devuelve la media aritmtica de la


lista de valores.

Funcin MAX(nmero1;nmero2;...)

Ejemplo:

=PROMEDIO(5;5;2)

devuelve 4
Devuelve el valor mximo de la lista de
Funcin VAR(nmero1;nmero2;...)

valores.
Ejemplo:

=MAX(5;5;2;15;12;18)

devuelve 18

Devuelve la varianza de una lista de


valores.
Ejemplo:

Funcin MIN(nmero1;nmero2;...)

=VAR(5;5;2;7;12)

devuelve

13,7

Devuelve el valor mnimo de la lista de

Funcin K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)

valores.

Devuelve el valor k-simo mayor de un


conjunto de datos. Por ejemplo el cuarto

Ejemplo: =MIN(5;5;2;15;12;18) devuelve

nmero mayor del conjunto de datos.

Ejemplo:
=K.ESIMO.MAYOR({23;5;1\4;6;28\5;18;

Funcin
MEDIANA(nmero1;nmero2;...)
Devuelve la mediana, el nmero central,
de la lista de valores.

21};4) devuelve 18
Funcin K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-simo menor de
un conjunto de datos. Por ejemplo el
cuarto nmero menor del conjunto de

Ejemplo:

=MEDIANA(5;5;2;15;12;18)

devuelve 8,5

Ejemplo:

Funcin MODA(nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor que ms se repite
en la lista de valores.
Ejemplo:

datos.

=MODA(5;5;2;15;12;18)

devuelve 5
Funcin
PROMEDIO(nmero1;nmero2;...)

=K.ESIMO.MENOR({23;5;1\4;6;28\5;18;
21};4) devuelve 5
FUNCIONES LGICAS
FUNCIN
DESCRIPCIN
FALSO
Devuelve el valor lgico
Falso
VERDADERO Devuelve el valor lgico
Verdadero
SI
Devuelve un valor u otro,
segn se cumpla o no una
condicin
NO
Invierte el valor lgico
proporcionado
63

Rif: J-30573029-6

Comprueba si todos los


valores son verdaderos
Comprueba si algn valor
lgico es verdadero y
devuelve VERDADERO

Funcin NO(valor_lgico)
Invierte el valor lgico proporcionado, es
decir si le pasamos FALSO devuelve
VERDADERO y viceversa.

Ejemplo de las Funciones lgicas:


Ejemplo:
Funcin FALSO()

FuncinY(valor_logico1;valor_logico2;..

Ejemplo: =FALSO() devuelve FALSO

.)
Comprueba si todos los valores son

Funcin VERDADERO

verdaderos,
Devuelve el valor lgico Verdadero.
=VERDADERO()

devuelve

VERDADERO
Funcin
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;va
lor_si_falso)
Realiza una comprobacin y devuelve un
valor si la comprobacin es verdadera y
otro valor si resulta falsa.
Ejemplo: =SI(5=5;"Es verdad";"NO es
verdad") devuelve Es verdad
Ejemplo: =SI(A1>=0;A1;0) la celda que
contenga esta frmula contendr el valor
de la celda A1 si este es positivo y un cero
si este es negativo. Esta funcin es muy
til para obtener valores dependiendo de
alguna condicin.

devuelve

VERDADERO

Devuelve el valor lgico Falso.

Ejemplo:

=NO(FALSO)

en

este

caso

devuelve

VERDADERO sino devuelve FALSO. Esta


funcin es de gran utilidad para evaluar si
se cumplen varias condiciones a la vez.
Ejemplo:=Y(A1>0;B3=5;C4<0)

devuelve

VERDADERO si en A1 hay un valor


positivo y en B3 un 5 y en C4 un negativo.
FuncinO(valor_logico1;valor_logico
2;...)
Comprueba si al menos algn valor lgico es
verdadero y devuelve VERDADERO. Si todos
los valores son falsos devuelve FALSO.
Ejemplo:=O(A1>0;B3=5;C4<0)

devuelve

VERDADERO si en A1 hay un valor positivo o


en B3 un 5 o en C4 un negativo.
FUNCIONES DE INFORMACIN
FUNCIN
ESBLANCO

DESCRIPCIN
Comprueba si se refiere a una
celda vaca

ESERR

Comprueba si un valor es un error

64

Rif: J-30573029-6

ESLOGICO

Comprueba si un valor es lgico

ESNOTEXTO

Comprueba si un valor no es de
tipo texto

ESTEXTO

Comprueba si un valor es de tipo


texto

Ejemplo:

ESNUMERO

Comprueba si un valor es de tipo


numrico

VERDADERO si en A1 no hay texto, por

TIPO

Devuelve un nmero que


representa el tipo de datos del
valor

ejemplo si A1 contiene una fecha (Las

Comprueba si un valor no es de tipo texto


devuelve VERDADERO o FALSO.
=ESNOTEXTO(A1)

devuelve

fechas son nmeros).

Ejemplo de Funciones de informacin:

Funcin ESTEXTO(valor)

Funcin ESBLANCO(valor)

Comprueba si un valor es de tipo texto


devuelve VERDADERO o FALSO.

Comprueba si se refiere a una celda vaca


y devuelve VERDADERO o FALSO.

Ejemplo: =ESTEXTO(A1) devuelve FALSO


si en A1 hay una fecha

Ejemplo:

=ESBLANCO(A2)

devuelve

VERDADERO si la celda A2 est vaca

Funcin ESNUMERO(valor)

Funcin ESERR(valor)

Comprueba si un valor es de tipo numrico


y devuelve VERDADERO o FALSO.

Comprueba si un valor es un error y


devuelve VERDADERO o FALSO.

Ejemplo:

=ESNUMERO(A1)

devuelve

VERDADERO si en A1 hay un nmero


Ejemplo:

=ESERR(A+23)

devuelve

VERDADERO

Funcin TIPO(valor)

Funcin ESLOGICO(valor)

Devuelve un nmero que representa el tipo


de datos del valor. 1=nmero, 2=texto,

Comprueba si un valor es lgico y

4=logico, 16=error, 64=matriz.

devuelve VERDADERO o FALSO.


Ejemplo: =TIPO(A1) devuelve 16 si en A1
Ejemplo:

=ESLOGICO(A1)

devuelve

hay un error

VERDADERO si en A1 hay un valor


verdadero o falso

6.9. Controlar errores en funciones

Funcin ESNOTEXTO(valor)

Al igual que podamos definir condiciones


de validacin para los datos, podemos
controlar los errores en las frmulas. Para
65

Rif: J-30573029-6

corregirlos

necesitaremos,

primero,

localizarlos.
Por ejemplo, al introducir una frmula
manualmente podemos cometer un error
sintctico como =PROMEDO(A1:A9), lo
que provocara que apareciese en la celda
un error de tipo #NOMBRE?.

La parte ms interesante es la descripcin


del error. Lo normal es que con ella

Si pulsamos sobre la pestaa Formulas

sepamos cul es el problema y pulsando

encontraremos el botn Comprobacin

Modificar en la barra de frmulas, la

de errores... dentro del grupo Auditora

rectifiquemos manualmente.
Con los botones Anterior y Siguiente
podremos ir movindonos entre los

de frmulas.

errores del libro, si es que hay ms de

Desde la pequea flecha de la derecha


podemos

desplegar

un

opciones

interesantes

men,

como

con

localizar

Referencias circulares. Si hay alguna,


aparece su localizacin en el submen.

opcin, Comprobacin de errores..., que


la

misma

accin

que

pulsar

directamente sobre el botn sin desplegar


el men.
Aparece

Adems, disponemos de herramientas


tiles como la Ayuda sobre este error,
u Omitir error, para dejar la frmula tal
y como est.

En ste apartado vamos a ver la primera


realiza

uno.

El botn Mostrar pasos de clculo...


nos abre un cuadro de dilogo donde
evalua la frmula y nos informa dnde
se encuentra el error, si es en el nombre
de la funcin o si est en los parmetros

el

cuadro

de

dilogo

Comprobaciones de errores como el que


vemos en la imagen donde nos informa de

de la frmula.
Otras herramientas de Auditora de
frmulas

qu tipo de error se ha detectado y en


ocasiones

nos

puede

ofrecer

una

correccin.

66

Rif: J-30573029-6

En la pestaa de Frmulas tambin


hay disponibles otras opciones tiles.

6.10. Enlazando y consolidando hojas de


trabajo
Ya hemos visto cmo trabajar con datos y
cmo trabajar con frmulas. Es inevitable
hablar

- Rastrear precedentes dibuja unas

de

los

conceptos

enlazar

consolidar hojas.

flechas indicando dnde estn las


Vincular hojas de trabajo.

celdas involucradas en la frmula.


dibuja

El concepto de Vincular en Excel es el

frmula

hecho de utilizar frmulas de varias hojas

pertenece la celda seleccionada, si es

para combinas datos. Al enlazar hojas de

que pertenece a alguna frmula.

trabajo estamos creando una dependencia

Rastrear

flechas

dependientes

indicando

qu

de una con respecto a la otra, apareciendo


Tambin se pueden rastrear desde la
opcin

Rastrear

error

del

as dos conceptos:

men
- el libro de trabajo dependiente: es el

Comprobacin de errores.....

que contiene las frmulas.


- Quitar flechas elimina las flechas
indicativas
Rastrear

de

celdas

dependientes

creadas
o

con

Rastrear

precedentes.

- el libro de trabajo fuente: es el que


contiene los datos.
La cuestin que debemos plantearnos

un

antes de enlazar hojas de trabajo, es si

cuadro de dilogo que muestra la

realmente nos hace falta complicarnos

frmula de la celda activa y sus

tanto o sencillamente podemos hacerlo

resultados.

todo en una misma hoja.

Evaluar

frmula

abre

No existe una respuesta genrica,


depender de la envergadura de los
datos y de las frmulas; si las hojas las
- La Ventana inspeccin

van a utilizar varias personas, etc.

permite hacer un seguimiento del valor


de las celdas.

Para

crear

un

libro

de

trabajo

dependiente debemos crear frmulas de


67

Rif: J-30573029-6

referencias externas, es decir frmulas

donde

podemos

escoger:

que hacen referencia a datos que se


encuentran en una hoja externa a la que
est la frmula.
Consolidar hojas de trabajo.
El concepto de consolidar hojas de
trabajo viene muy ligado al concepto de
enlace que acabamos de ver. Se trata
de entablar una relacin entre varias
- la Funcin: a utilizar,

hojas de trabajo.

-en Referencia: vamos seleccionando

Consolidar hojas de trabajo

las celdas de uno de los libros fuentes,

La consolidacin est muy presente


cuando trabajamos con hojas enlazadas,
entre las que existe algn tipo de

- pulsamos sobre Agregar para aadir


las celdas seleccionadas a la lista de
todas las referencias,

relacin de dependencia.
- repetimos los dos ltimos pasos para
Un ejemplo donde se puede utilizar la
consolidacin de hojas de trabajo puede

seleccionar las celdas de los diferentes


libros fuentes,

ser una compaa que dispone de varios


departamentos, cada uno de ellos con
un

presupuesto,

presupuesto

total

para
de

conocer
la

el

- finalmente pulsamos en Aceptar


para finalizar la frmula.

empresa,

crearamos una hoja dependiente y los


libros fuentes seran los libros de los
departamentos con sus prepuestos.

Si marcamos la casilla Crear vnculos


con los datos de origen, los datos de
los libros fuente se incluirn en el libro
consolidado a modo de esquema, y si

Si pulsamos sobre la pestaa Datos y

cambiamos un valor en el origen, ese

hacemos clic en el botn Consolidar...

cambio

nos aparece el cuadro de dilogo

reflejado en el libro consolidado.

quedar

automticamente

Consolidar como vemos en la imagen

68

Rif: J-30573029-6

Leccin 7. Formato de celdas


7.1. Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de
los datos de una hoja de clculo

Se

abrir

Formato
cambiando la fuente, el tamao, estilo y

el

de

cuadro
celdas,

de

dilogo
y

ms

concretamente la pestaa Fuente.

color de los datos de una celda.


Una vez elegidos todos los aspectos
Para cambiar la apariencia de los datos de

deseados, hacemos clic sobre el botn

nuestra hoja de clculo, podemos utilizar

Aceptar.

los cuadros de dilogo o la banda de


opciones, a continuacin te describimos

Conforme

vamos

cambiando

los

estas dos formas, en cualquiera de las dos

valores de la ficha, aparece en el

primero debers previamente seleccionar

recuadro Vista previa un modelo de

el rango de celdas al cual se quiere

cmo quedar nuestra seleccin en la

modificar el aspecto:

celda.

Utilizando los cuadros de dilogo:

Esto es muy til a la hora de elegir el


formato que ms se adapte a lo que

En la pestaa Inicio haz clic en la

queremos.

flecha que se encuentra al pie de la


seccin Fuente.

A continuacin pasamos a explicarte


las distintas opciones de la ficha Fuente.

En la pestaa Inicio haz clic en la


flecha que se encuentra al pie de la
seccin Fuente.

- Fuente: Son los tipos de letra


disponibles. Hay que elegir una de la
lista.
Si elegimos un tipo de letra con el
identificativo

delante de su nombre,

nos indica que la fuente elegida es True


Type, es decir, que se usar la misma
fuente en la pantalla que la impresora, y
que adems es una fuente escalable
(podemos escribir un tamao de fuente
69

Rif: J-30573029-6

aunque no aparezca en la lista de

de fuente que Excel 2010 tiene por

tamaos disponibles).

defecto.

- Estilo: Se elegir de la lista un estilo

En la Cinta de opciones disponemos

de escritura. No todos los estilos son

de unos botones que nos permiten

disponibles con cada tipo de fuente. Los

modificar algunas de las opciones vistas

estilos posibles son: Normal, Cursiva,

anteriormente y de forma ms rpida. Si

Negrita, Negrita Cursiva.

seleccionas previamente un texto, los


cambios se aplicarn a l, y si no se

- Tamao: Dependiendo del tipo de


fuente elegido, se elegir un tamao u

aplicarn al nuevo texto que escribas.


Puedes encontrar los botones para:

otro. Se puede elegir de la lista o bien


- Elegir el tipo de fuente y el tamao

teclearlo directamente una vez situados


en el recuadro.
- Subrayado: Observa como la opcin
activa es Ninguno, haciendo clic sobre
la flecha de la derecha se abrir una
lista desplegable donde tendrs que

del texto.

. Para

cambiar el tamao tambin puedes


utilizar

los

botones

que

aumentan o disminuyen el tamao un


nivel por cada clic, respectivamente.

elegir un tipo de subrayado.


- Cambiar los estilos:
- Color: Por defecto el color activo es
Automtico, pero haciendo clic sobre la

Activa o desactiva la Negrita.

flecha de la derecha podrs elegir un

Anteriormente se representaba con una

color para la letra.

B.

- Efectos: Tenemos disponibles tres

Activa o desactiva la Cursiva.

efectos distintos: Tachado, Superndice

Anteriormente se representaba con una

y Subndice. Para activar o desactivar

I.

uno de ellos, hacer clic sobre la casilla


de verificacin que se encuentra a la
izquierda.
- Fuente normal: Si esta opcin se
activa, se devuelven todas las opciones

Activa o desactiva el Subrayado


simple.
Puedes utilizar los tres a la vez sobre
el mismo texto.

70

Rif: J-30573029-6

- O colorear la celda (bote de pintura)


o

el

texto

(A).

respectivamente. Al hacer clic sobre la


flecha de la derecha se abrir la paleta
de colores para escoger uno.
7.2. Alineacin
Se puede asignar formato a las
entradas de las celdas a fin de que los
datos queden alineados u orientados
de una forma determinada.
Para cambiar la alineacin de los
datos de nuestra hoja de clculo, seguir
los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar la alineacin.
Haz clic en la flecha que se encuentra

Elegir las opciones deseadas y pulsar


el botn Aceptar.
Las opciones de la ficha son:
Alineacin
Alinea

el

del

texto

contenido de

Horizontal:
las

celdas

seleccionadas horizontalmente, es decir


respecto de la anchura de las celdas. Al
hacer clic sobre la flecha de la derecha
podrs elegir entre una de las siguientes

al pie de la seccin Alineacin.

opciones:
Aparecer la ficha de la imagen.
GENERAL: Es la opcin de Excel
2010 por defecto, alinea las celdas
seleccionadas
dependiendo

del

tipo

de

dato

introducido, es decir, los nmeros a


la derecha y los textos a la
izquierda.
71

Rif: J-30573029-6

IZQUIERDA (Sangra): Alinea el

celda. Es decir, si en una celda tenemos

contenido

celdas

escrito * y elegimos la opcin Rellenar,

seleccionadas a la izquierda de

en la celda aparecer ************ hasta

stas independientemente del tipo

completar la anchura de la celda.

de

dato.

derecha

de

Observa
aparece

las

como
un

la

recuadro

Sangra: que por defecto est a 0,


pero cada vez que se incrementa
este valor en uno, la entrada de la

JUSTIFICAR:

Con

esta

opcin

el

contenido de las celdas seleccionadas se


alinear tanto por la derecha como por la
izquierda.

celda comienza un carcter ms a

CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra

la derecha, para que el contenido

el contenido de una celda respecto a

de la celda no est pegado al borde

todas las celdas en blanco seleccionadas

izquierdo de la celda.

a la derecha, o de la siguiente celda en la

CENTRAR: Centra el contenido de

seleccin que contiene datos.

las celdas seleccionadas dentro de

DISTRIBUIDO (Sangra): El contenido se

stas.

alinea a izquierda y derecha, y adems

DERECHA (Sangra): Alinea el


contenido

de

las

celdas

seleccionadas a la derecha de

trata de ocupar todo el espacio de la lnea


vertical, separando las palabras tanto
como sea necesario.

stas, independientemente del tipo

Alineacin del texto Vertical: Alinea el

de

la

contenido de las celdas seleccionadas

derecha aparece un recuadro de

verticalmente, es decir, respecto de la

Sangra: que por defecto est a 0,

altura de las celdas. Esta opcin slo

pero cada vez que se incrementa

tendr sentido si la altura de las filas se ha

este valor en uno, la entrada de la

ampliado respecto al tamao inicial. Al

celda comienza un carcter ms a

hacer clic sobre la flecha de la derecha

la izquierda, para que el contenido

podrs elegir entre una de las siguientes

de la celda no est pegado al borde

opciones:

dato.

Observa

como

derecho de la celda.
SUPERIOR: Alinea el contenido de las
RELLENAR: Esta opcin no es realmente

celdas seleccionadas en la parte superior

una alineacin sino que que repite el dato

de stas.

de la celda para rellenar la anchura de la


72

Rif: J-30573029-6

CENTRAR: Centra el

adaptarla a la orientacin vertical, a no

contenido de las celdas

ser que se fije explcitamente la altura de

seleccionadas respecto

sta.

la

altura

de

las
Ajustar

celdas.

texto:

Por

defecto

si

introducimos un texto en una celda y


INFERIOR: Alinea el contenido de las

ste no cabe, utiliza las celdas contiguas

celdas seleccionadas en la parte inferior de

para visualizar el contenido introducido,

stas.

pues

si

activamos

esta

opcin

el

contenido de la celda se tendr que


JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las
celdas seleccionadas tanto por la parte
superior como por la inferior.

visualizar exclusivamente en sta, para


ello incrementar la altura de la fila y el
contenido se visualizar en varias filas

DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la


celda, de forma que no se solape con las
colindantes. Si es necesario ampla el
tamao de la celda.

dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos
esta opcin, el tamao de la fuente de la
celda

se

reducir

hasta

que

su

contenido pueda mostrarse en la celda.


Combinar celdas: Al activar esta
opcin, las celdas seleccionadas se
unirn en una sola.
Direccin del texto: Permite cambiar
el orden de lectura del contenido de la
celda. Se utiliza para lenguajes que

Orientacin:
Permite cambiar el ngulo del contenido

tienen un orden de lectura diferente del

de las celdas para que se muestre en

nuestro por ejemplo rabe, hebrea, etc.

horizontal (opcin por defecto), de arriba


a abajo o en cualquier ngulo desde 90
en sentido opuesto a las agujas de un
reloj a 90 en sentido de las agujas de
un

reloj.

Excel

2010

ajusta

En la Cinta de opciones disponemos


de unos botones que nos permitirn
modificar algunas de las opciones vistas
anteriormente de forma ms rpida,
como:

automticamente la altura de la fila para


73

Rif: J-30573029-6

Los

botones

de

alineacin vertical (superior, medio e


inferior). Si nos situamos en una celda
con texto se marcar la que est siendo
utilizada.
Los
alineacin

botones

horizontal

de

(izquierda,

centrado y derecha).
La opcin para ajustar
el texto en la celda que amplia la celda
si el texto no cabe.

Para cambiar la apariencia de los


datos

de

nuestra

hoja

de

clculo

aadiendo bordes, seguir los siguientes


pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al
cual
queremos
modificar
el
aspecto.
2. Seleccionar la pestaa Inicio.

El botn
Combinar y centrar unir todas las
celdas seleccionadas para que formen
una sola celda y a continuacin nos
centrar los datos. Pulsando en la
pequea flecha de la derecha se puede
acceder

otras

opciones

de

combinacin
7.3. Bordes

3. Hacer clic sobre la flecha que se


encuentra bajo la seccin Fuente.
4. En el cuadro de dilogo que se
abrir hacer clic sobre la pestaa
Bordes.
5. Aparecer el cuadro de dilogo de
la derecha.
6. Elegir las opciones deseadas del
recuadro.
7. Una vez elegidos todos
aspectos deseados, hacer
sobre el botn Aceptar.

los
clic

Excel nos permite crear lneas en los


bordes o lados de las celdas.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el


recuadro Borde un modelo de cmo
quedar nuestra seleccin en la celda.

74

Rif: J-30573029-6

A continuacin las distintas opciones del

Color: Por defecto el color activo es

recuadro.

Automtico, pero haciendo clic sobre la


flecha de la derecha podr elegir un color

Preestablecidos: Se elegir una de estas

para los bordes.

opciones:
En la Cinta de opciones disponemos de un
Ninguno: Para quitar cualquier

botn que nos permitir modificar los

borde de las celdas seleccionadas.

bordes de forma ms rpida:

Contorno: Para crear un borde

Si se hace clic sobre el botn se

nicamente alrededor de las celdas

dibujar

seleccionadas.

un

borde

tal

como

viene

representado en ste. En caso de querer


borde

otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha

de todas las celdas

derecha del botn. Para abrir la ventana

seleccionadas excepto alrededor

con las opciones que hemos visto, elegir

de la seleccin.

Ms bordes.....

Interior:

Para

alrededor

crear

un

Borde: Este recuadro se suele utilizar


cuando no nos sirve ninguno de los
botones preestablecidos. Dependiendo
del borde a poner o quitar (superior,
inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los

7.4. Rellenos
Excel nos permite tambin sombrear
las celdas de una hoja de clculo para
remarcarlas de las dems. Para ello,
seguir los siguientes pasos:

botones correspondientes. CUIDADO!


Al utilizar los botones preestablecidos, el
borde

ser

del

estilo

color

seleccionados, en caso de elegir otro


aspecto para el borde, primero habr
que

elegir

Estilo

Color

continuacin hacer clic sobre el borde a


colocar.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de
lnea.

Seleccionar el rango de celdas al cual


queremos modificar el aspecto.
1. Seleccionar la pestaa Inicio.
75

Rif: J-30573029-6

2. Hacer clic sobre la flecha que se


encuentra bajo la seccin Fuente.
3. Hacer clic
Relleno.

sobre

la

pestaa

celda, para ello tendrs que utilizar el


cuadro de dilogo Formato de celdas.
7.5. Estilos predefinidos

4. Aparecer la ficha de la derecha.


5. Elegir las opciones deseadas del
recuadro.
6. Una vez elegidos todos
aspectos deseados, hacer
sobre el botn Aceptar.

los
clic

Al elegir cualquier opcin, aparecer

Si no quieres perder mucho tiempo en


colorear las celdas y aplicar estilos, la
mejor

opcin

son

los

estilos

predefinidos. En la ficha Inicio, dentro


de la seccin Estilos encontrars los
botones Dar formato como tabla y

en el recuadro Muestra un modelo de


cmo quedar nuestra seleccin en la
celda.
Estilos de celda.
A continuacin pasamos a explicarte
las distintas opciones del recuadro.

Si vas a dar formato a las celdas,


debers seleccionarlas y pulsar el botn

Color de fondo: Se elegir de la lista

Estilos

de

celda.

Vers

muchas

un color de fondo o se pulsar el botn

opciones entre las que elegir. Al hacer

Sin Color.

clic sobre una de ellas, el estilo se


aplicar automticamente.

Color de trama: Se elegir de la lista


desplegable un estilo de trama, as
como el color de la trama.

Uno de los estilos predefinidos es


Normal, de forma que si quieres que
una celda formateada, ya sea con un

En la Cinta de opciones disponemos


de un botn que nos permitir modificar
el relleno de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se
sombrear la celda del color indicado en
ste, en nuestro caso, en amarillo. En
caso de querer otro color de sombreado,
elegirlo desde la flecha derecha del
botn. Aqu no podrs aadir trama a la

estilo

predefinido

personalizado,

recupere

con
el

uno
formato

normal, slo tendrs que elegir esta


opcin.
Si vas a dar formato a varias celdas,
para formar una tabla, seleccinalas y
pulsa Dar formato como tabla. La
forma de proceder es similar a la
anterior, elegirs de un listado el estilo
76

Rif: J-30573029-6

que prefieras y se aplicar. La nica

3. Observars que al pasar el cursor por la

diferencia es que aparecer un pequeo

hoja de clculo, el cursor tiene el siguiente

cuadro de dilogo para que selecciones

aspecto

las celdas que quieres que formen parte


de la nueva tabla y elijas si sta

4. Seleccionaremos la celda o el conjunto


de celdas al que queremos aplicar el

contendr encabezados.

formato.
Una vez finalices el formateo, lo que
habrs creado ser una tabla, por lo que
aparecer la pestaa Herramientas de
tabla. Profundizaremos en esta ficha y
las distintas opciones que contiene
posteriormente, en el tema dedicado a
las tablas.

Y ya est. De esta sencilla forma nos


ahorraremos el trabajo de tener que volver
a establecer todos y cada uno de los
parmetros de formato a mano: color,
fuente, relleno, bordes, etc.
7.7. Formato de los valores numricos

Ambas opciones, los estilos de celda y

Excel

nos

permite

modificar

la

el formato como tabla, tienen en comn

visualizacin de los nmeros en la

que te permiten crear un Nuevo estilo.

celda. Para ello, seguir los siguientes


pasos:

7.6. Copia rpida de formato


Si queremos que una celda tenga el mismo
formato que otra, lo ms rpido muchas

Seleccionar el rango de celdas al cual


queremos modificar el aspecto de los
nmeros.

veces es copiar el formato.

Seleccionar la pestaa Inicio y hacer

La forma de hacerlo es:

clic sobre la flecha que se encuentra


1. Primero, seleccionar la celda con el

bajo la seccin Nmero.

formato que queremos copiar.


2. Luego, en la pestaa Inicio, seleccionar
la herramienta Copiar formato

. Est

situada en la categora Portapapeles,


junto a las opciones para copiar, cortar y
pegar.

77

Rif: J-30573029-6

Moneda: Es parecido a la categora


Nmero, permite especificar el nmero de
decimales, se puede escoger el smbolo
monetario como podra ser Bs. y la forma
de visualizar los nmeros negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda
en que alinea los smbolos de moneda y
las comas decimales en una columna.
Se abrir el cuadro de dilogo Formato de
celdas, situado en la pestaa Nmero.

Fecha: Contiene nmeros que representan


fechas y horas como valores de fecha.
Puede escogerse entre diferentes formatos
de fecha.

Elegir la opcin deseada del recuadro


Hora: Contiene nmeros que representan
valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.

Categora:
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el
recuadro Muestra un modelo de cmo
quedar nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las
distintas

opciones

del

recuadro

Categora:, se elegir de la lista una


categora

dependiendo

del

valor

introducido en la celda. Las categoras


ms utilizadas son:
General:
Visualiza
en
la
celda
exactamente el valor introducido. Es el
formato que utiliza Excel por defecto. Este
formato admite enteros, decimales,
nmeros en forma exponencial si la cifra
no cabe por completo en la celda.
Nmero: Contiene una serie de opciones
que permiten especificar el nmero de
decimales, tambin permite especificar el
separador de millares y la forma de
visualizar los nmeros negativos.

Porcentaje: Visualiza los nmeros como


porcentajes. Se multiplica el valor de la
celda por 100 y se le asigna el smbolo %,
por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y
con 2 decimales lo mostrara como
15,28%.
Fraccin: Permite escoger entre nueve
formatos de fraccin.
Cientifica: Muestra el valor de la celda en
formato de coma flotante. Podemos
escoger el nmero de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto
son tratadas como texto incluso si en el
texto se encuentre algn nmero en la
celda.
Especial: Contiene algunos formatos
especiales, como puedan ser el cdigo
postal, el nmero de telfono, etc.
Personalizada: Aqu podemos crear un
nuevo formato.

78

Rif: J-30573029-6

En

la

Cinta

de

opciones

Formato

una determinada condicin, para resaltar

disponemos de una serie de botones que

las celdas segn el valor contenido en ella,

nos permitirn modificar el formato de los

etc.

nmeros de forma ms rpida: Si se hace


clic sobre el botn, los nmeros de las
celdas seleccionadas se convertirn a
formato moneda (el smbolo depender de
cmo tenemos definido el tipo moneda en
la configuracin regional de Windows,
seguramente tendremos el smbolo Bs.).
Para

asignar

el

formato

de

porcentaje (multiplicar el nmero por


100 y le aadir el smbolo %).
Para

utilizar

el

formato

de

millares (con separador de miles y


cambio de alineacin).
Para quitar un decimal a los
nmeros introducidos en las celdas
seleccionadas.
Para aadir un decimal a los
nmeros introducidos en las celdas
seleccionadas.
7.8. El formato condicional
El formato condicional sirve para que
dependiendo del valor de la celda, Excel
aplique un formato especial o no sobre esa
celda.

Cmo

aplicar

un

formato

condicional a una celda:


- Seleccionamos la celda a la que vamos
a aplicar un formato condicional.
-

Accedemos

al

men

Formato

condicional de la pestaa Inicio.


Aqu tenemos varias opciones, como
resaltar algunas celdas dependiendo de
su relacin con otras, o resaltar aquellas
celdas que tengan un valor mayor o
menor que otro.

El formato condicional suele utilizarse para


resaltar errores, para valores que cumplan

Utiliza las opciones Barras de datos,


Escalas de color y Conjunto de
79

Rif: J-30573029-6

iconos para aplicar diversos efectos a

un valor entre un rango mnimo y

determinadas celdas.

mximo, un valor mayor que, un valor


menor que y condiciones de ese estilo.

Nosotros nos fijaremos en la opcin


Nueva regla que permite crear una

Los

valores

de

las

condiciones

regla personalizada para aplicar un

pueden ser valores fijos o celdas que

formato concreto a aquellas celdas que

contengan el valor a comparar.

cumplan determinadas condiciones.


Si pulsamos sobre el botn Formato...
Nos aparece un cuadro de dilogo

entramos en un cuadro de dilogo

Nueva regla de formato como el que

donde podemos escoger el formato con

vemos en la imagen.

el que se mostrar la celda cuando la


condicin se cumpla. El formato puede
modificar, el color de la fuente de la
letra, el estilo, el borde de la celda, el
color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar se crear la
regla y cada celda que cumpla las
condiciones se marcar. Si el valor
incluido en la celda no cumple ninguna

En este cuadro seleccionaremos un


tipo de regla. Normalmente querremos
que se aplique el formato nicamente
a las celdas que contengan un valor,
aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripcin
de

regla

deberemos

indicar

las

condiciones que debe cumplir la celda y


de qu forma se marcar.

de las condiciones, no se le aplicar


ningn formato especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se
aplicarn los cambios efectuados en el
formato condicional.
7.9. Los temas
Un tema es un conjunto de formatos que
conforman el estilo general que presenta un
libro. Engloba los colores, la fuente y los

De esta forma si nos basamos en el

distintos efectos que utilizar por defecto del

Valor de la celda podemos escoger

documento al completo. Esto no implica que no

entre varias opciones como pueden ser

se pueda personalizar las celdas de forma


independiente,

como

hemos

aprendido

80

Rif: J-30573029-6

anteriormente, pero s deberemos tener en

Para recuperar un tema personalizado y

cuenta que, si utilizamos colores del tema al

aplicarlo a nuestro libro, haremos clic en

colorear un relleno o un texto, stos cambiarn

Buscar temas... y lo buscaremos entre las

si modificamos el tema.

carpetas de nuestro equipo, all donde lo

Para cambiar el tema nos situaremos en la

hayamos guardado.

pestaa Diseo de pgina, en la seccin

Si hay un tema que se aproxima a lo que

Temas.

buscas, pero no es exactamente lo que


Desde el botn Temas, podremos seleccionar
de una amplia lista el que
ms

nos

desearas, puedes cambiar alguno de sus


aspectos mediante los botones Colores,
Fuentes y Efectos.

guste.

Leccin 8. Cambios de estructura


8.1. Alto de fila
Si

Excel 2010 ajusta automticamente la


altura de una fila dependiendo del tipo
de letra ms grande utilizado en esa fila.
Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor
de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura
de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times
New Roman de 12 puntos a una celda de

habilitamos
contenido

las
de

actualizaciones
Office.com,

Excel

de

la fila 2, la altura de toda la fila pasa

se

automticamente a 15,75.

conectar con la pgina web de Microsoft


para adquirir ms temas cuando stos

Si deseamos modificar la altura de alguna

estn disponibles.

fila, podemos utilizar dos mtodos:

Podemos crear nuestro propio tema. Si

El primer mtodo consiste en utilizar el

establecemos los estilos con los colores de

men. Para ello, seguiremos los siguientes

nuestra empresa, por ejemplo, podemos

pasos:

pulsar

Guardar

conservarlo
documentos.

tema

actual...

utilizarlo

en

para
otros

Seleccionar las filas a las que quieras


modificar
seleccionar

la

altura. En
ninguna,

se

caso

de

no

realizar

la
81

Rif: J-30573029-6

operacin

la fila en

la que

nos

El

segundo

mtodo

consiste

en

utilizar el ratn. Para ello:

encontramos.
En la pestaa Inicio, pulsar el botn
Formato del men Celdas.

1. Colocar el puntero del ratn en la


lnea situada debajo del nmero de
la fila que desees modificar, en la
cabecera de la fila.
2. El puntero del ratn adopta la forma
de una flecha de dos puntas, tal
como:
3. Mantener pulsado el botn del
ratn, y arrastrar la lnea a la nueva
posicin. Conforme movemos el
ratn, la altura de la fila cambia.
4. Al final soltar el botn del ratn.

Elegir

la

opcin

Alto

de

fila...

8.2. Autoajustar
Si hemos modificado la altura de una
fila, podemos redimensionarla para
ajustarla a la entrada ms alta de la
fila, utilizando dos mtodos distintos.

Aparecer el cuadro de dilogo Alto


de fila en el que tendrs que indicar el
alto de la fila, para indicar decimales
utilizar la coma ",".
Escribir la altura deseada, en este
caso est 12,75 que es la altura que
tiene la fila por defecto.
Hacer clic sobre el botn Aceptar
para

que

efectivos.

los

cambios

se

hagan

El primer mtodo consiste en utilizar el


men. Para ello:
1. Selecciona las filas a las que
desees modificar la altura.
82

Rif: J-30573029-6

2. Seleccionar del men Formato que


se encuentra en la pestaa Inicio.
3. Elige la opcin Autoajustar alto de
fila.
Este segundo mtodo es mucho ms
rpido:
1. Situarse sobre la lnea divisoria por
debajo de la fila que deseas
modificar, en la cabecera de la fila.
2. Tal como vimos a la hora de
modificar la altura con el ratn, el
puntero del ratn se convertir en
una flecha de dos puntas.
3. Haz doble clic, el tamao se
reajustar automticamente
8.3. Ancho de columna
En Excel

Seleccionar las columnas a las que quieres


modificar la anchura. En caso de no
seleccionar

ninguna,

se

realizar

la

operacin a la columna en la que nos


encontramos.
Desplegar el men Formato de la pestaa

2010 la

anchura por

defecto de una columna es de 8,43


caracteres o 10,71 puntos. A menudo,
la anchura estndar de una columna no

Inicio.
Se abrir otro submen.
Elegir la opcin Ancho de columna...

es suficiente para visualizar el contenido


Aparecer el siguiente cuadro de

completo de una celda.


Si deseamos modificar la anchura de
alguna columna, podemos utilizar dos
mtodos:

dilogo.
El primer mtodo consiste en utilizar el
men.

Para

ello,

siguientes pasos:

seguiremos

los

Escribir la anchura deseada.


Hacer clic sobre el botn Aceptar.
El

segundo

mtodo

consiste

en

utilizar el ratn. Para ello:

83

Rif: J-30573029-6

1. Situar el puntero del ratn en la


lnea situada a la derecha del
nombre de la columna que desees
modificar, en la cabecera de la
columna.
2. El puntero del ratn adopta la forma
de una flecha de dos puntas, tal
como:

3. Mantener pulsado el botn del


ratn, y arrastrar la lnea a la nueva
posicin.
4. Observa como conforme nos
movemos la anchura de la columna
va cambiando.
5. Soltar el botn del ratn cuando el
ancho de la columna sea el
deseado.

Seleccionar las columnas a las que


desees modificar la anchura.
Desplegar el men Formato de la
pestaa Inicio. Se abrir otro submen.
Elegir la opcin Autoajustar ancho
de columna.
El segundo mtodo es mucho ms
rpido.
Situarse sobre la lnea divisoria a la
derecha de la columna que deseas
modificar, en la cabecera de la columna.
Tal como vimos a la hora de modificar

8.4. Autoajustar a la seleccin


Podemos modificar la anchura de una
columna para acomodarla al dato de
entrada ms ancho, utilizando dos
mtodos distintos.

la anchura con el ratn, el puntero del


ratn se convertir en una flecha de dos
puntas.
Hacer doble clic, automticamente se
ajustar el tamao de la columna al
mayor texto que hayas introducido en la
columna.
8.5. Ancho estndar de columna
Excel 2010 nos permite modificar la
anchura

estndar

para

todas

las

columnas de la hoja que tienen asignada


dicha anchura. Si deseamos modificarla,
seguir los siguientes pasos:
El primer mtodo consiste en utilizar
el men. Para ello:

84

Rif: J-30573029-6

de hoja para identificarla de forma ms


rpida, as si utilizamos una hoja para
manejar los ingresos y gastos de cada
mes, la primera hoja se podra nombrar
Enero, la segunda Febrero, ...
La longitud mxima de los nombre de las
hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de clculo
Desplegar el men Formato de la estaa

dentro del mismo libro de trabajo con el

Inicio. Se abrir otro submen.

mismo nombre.

Elegir la opcin Ancho predeterminado...

Si deseamos modificar el nombre de una


hoja, podemos utilizar dos mtodos:

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

Escribir la anchura estndar deseada y


pulsar el botn Aceptar.
Todas las columnas pasan a tener la
anchura estndar, excepto aquellas que
tuvieran asignada una anchura particular.
8.6. Cambiar el nombre de la hoja
El primer mtodo consiste en utilizar el
Como ya sabes, en Excel 2010 creamos

men. Para ello, seguir los siguientes

libros de trabajo formados por varias hojas.

pasos:

Por defecto cada hoja se referencia


como Hoja1, Hoja2, ...

Situarse en la hoja a la cual se quiere


cambiar el nombre.

Si trabajamos con varias hojas dentro del


libro es aconsejable utilizar un nombre
85

Rif: J-30573029-6

Seleccionar el men Formato y Elegir la

Es posible que no aprecies el cambio

opcin Cambiar el nombre de la hoja,

mientras la hoja que hayas coloreado

dentro del apartado Organizar hojas.

est activa. Selecciona otra para ver los


cambios aplicados.

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su


nombre Hoja1 se seleccionar, tal como:
.

Para quitar el color de la etiqueta de la


hoja hay que seguir los mismos pasos,
pero en vez de elegir un color, elegimos

Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.


El segundo mtodo es mucho ms directo
y rpido:

la opcin Sin color.


Otra forma de cambiar el color es hacer
clic con el botn derecho sobre la propia

Hacer doble clic sobre el nombre de la

etiqueta.

hoja en su etiqueta

encontrars

En

el
la

men
opcin

contextual
Color

de

etiqueta.
Escribir el nuevo nombre de la hoja.
8.8. Ocultar hojas
Pulsar INTRO.
Si deseas ocultar hojas de clculo del
8.7. Cambiar el color a las etiquetas de
hoja
Excel

2010

tambin

nos

libro de trabajo, seguir los siguientes


pasos:

permite

cambiar o asignar un color a las


etiquetas de las hojas de clculo.
Para ello, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el men Formato de la
pestaa Inicio.
2. Elegir la opcin Color de etiqueta.
Aparecer otro submen.
3. Seleccionar el color deseado.
Aqu te mostramos como quedaran si
coloreramos las etiquetas de las hojas.

86

Rif: J-30573029-6

2. Elegir la opcin Ocultar y mostrar.

Aparecer otro submen.


3. Elegir la opcin Mostrar hoja....
Aparecer el cuadro de dilogo
Mostrar con las hojas ocultas.
4. Seleccionar la hoja a mostrar.
5. Hacer clic en Aceptar.
Leccin 9. Insertar y eliminar elementos
1. Seleccionar las hojas a ocultar.
Para seleccionar ms de una
recuerda que debes hacer clic
sobre las pestaas inferiores
mientras pulsas la tecla Ctrl. No se
pueden seleccionar todas las hojas,
deber quedar al menos una en el
libro de trabajo.
2. Seleccionar el men Formato.
3. Elegir la opcin Ocultar y mostrar.
4. Aparecer otro submen.
5. Seleccionar la opcin Ocultar hoja.

8.9. Mostrar hojas ocultas


Si deseamos mostrar hojas ocultas,

9.1. Insertar filas en una hoja


En muchas ocasiones, despus de
crear una hoja de clculo, nos daremos
cuenta de que nos falta alguna fila en
medio de los datos ya introducidos.
Para aadir una fila, seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar la fila sobre la que
quieres aadir la nueva, ya que las
filas siempre se aaden por encima
de la seleccionada.
2. Seleccionar el men Insertar del
apartado Celdas en la pestaa
Inicio.

seguir los siguientes pasos:


1. Seleccionar el men Formato.

87

Rif: J-30573029-6

3. Elegir la opcin Insertar filas de

Para elegir un formato u otro, hacer clic

hoja.

sobre el botn y aparecer el cuadro de


Todas las filas por debajo de la nueva,
bajarn una posicin.

si el formato de la nueva fila ser el

En caso de no haber seleccionado


ninguna fila, Excel toma la fila donde
est

situado

el

cursor

como

fila

seleccionada.

con seleccionar, en el primer paso,


tantas filas como filas a aadir.

abajo o que no tenga formato.


No es obligatorio utilizar este botn, si

clculo no hace que el nmero de filas


habiendo

desaparecer al seguir trabajando con la


hoja de clculo.
9.2. Insertar columnas en una hoja

Aadir filas a nuestra hoja de


seguirn

mismo que la fila de arriba, que la de

te molesta, no te preocupes ya que

Si quieres aadir varias filas, basta

vare,

la imagen desde el cual podremos elegir

Excel 2010 tambin nos permite aadir


columnas, al igual que filas.

1048576

filas, lo que pasa es que se eliminan las

Para aadir una columna, seguiremos

ltimas, tantas como filas aadidas. Si

los siguientes pasos:

intentas aadir filas y Excel no te deja,


seguro que las ltimas filas contienen
algn dato.
Cuando

insertamos

filas

con

un

formato diferente al que hay por defecto,


nos aparecer el botn

para poder

elegir el formato que debe tener la


nueva fila.

Seleccionar la columna delante de la


cual quieres aadir otra, ya que las
columnas siempre se aaden a la
izquierda de la seleccionada.

88

Rif: J-30573029-6

Seleccionar el men Insertar de la


pestaa Inicio.
Elegir la opcin Insertar columnas de
hoja.
Todas las columnas por la derecha de
la nueva se incrementarn una posicin.

Para elegir un formato u otro, hacer clic


sobre el botn y aparecer el men desde
el cual podremos elegir si el formato de la

En caso de no haber seleccionado

nueva columna ser el mismo que la

ninguna columna, Excel 2010 toma la

columna de la izquierda, que la de la

columna donde estamos situados como

derecha o que no tenga formato.

columna seleccionada.

No es obligatorio utilizar este botn, si te

Si quieres aadir varias columnas,


basta

con

seleccionar

tantas

columnas, en el primer paso, como


columnas a aadir.

clculo no hace que el nmero de


vare,

seguirn

habiendo

16384 columnas, lo que pasa es que se


eliminan

las

ltimas,

no

te

preocupes

ya

que

desaparecer al seguir trabajando con la


hoja de clculo.
9.3. Insertar celdas en una hoja

Aadir columnas a nuestra hoja de


columnas

molesta,

tantas

En ocasiones, lo que nos interesa aadir


no son ni filas ni columnas enteras sino
nicamente un conjunto de celdas dentro
de la hoja de clculo.

como

columnas aadidas. Si intentas aadir

Para aadir varias celdas, seguir los

columnas y Excel no te lo permite, seguro

siguientes pasos:

que las ltimas columnas contienen algn


Seleccionar las celdas sobre las que

dato.

quieres aadir las nuevas y pulsa el men


Cuando insertamos columnas con un

Insertar.

formato diferente al que hay por defecto,


nos aparecer el botn

para poder

elegir el formato que debe tener la nueva


columna.

De forma predeterminada se insertarn


las celdas sobre las seleccionadas. Si
no quieres que sea as debers:

89

Rif: J-30573029-6

Seleccionar

la

flecha

del

men

Cuando insertamos celdas, con un


formato diferente al que hay por defecto,
al igual que para las filas y columnas,
nos aparecer el botn

para poder

elegir el formato que debe tener la


Insertar.

nueva celda. Dependiendo de si se


inserta desplazando hacia la derecha o

Elegir la opcin Insertar celdas...


Esta opcin no aparecer si no tienes
celdas seleccionadas.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar
celdas.

hacia abajo nos aparecer el cuadro


visto anteriormente para la insercin de
columna o fila. Este cuadro funciona de
la misma forma que para columnas o
filas.
9.4. Insertar hojas en un libro de trabajo
Si necesitas trabajar con ms de tres
hojas en un libro de trabajo, tendrs que
aadir ms. El nmero de hojas puede
variar de 1 a 255.

Elegir la opcin deseada dependiendo


de si las celdas seleccionadas queremos
que se desplacen hacia la derecha o
hacia abajo de la seleccin.
Fjate como desde aqu tambin te
permite aadir filas o columnas enteras.
Hacer clic sobre Aceptar.

Para aadir una hoja, seguiremos los


siguientes pasos:
Situarse en la hoja posterior a nuestra
nueva hoja, ya que las hojas siempre se
aadirn a la izquierda de la seleccionada.

Al aadir celdas a nuestra hoja de


clculo, el nmero de celdas no vara
ya que se eliminan las del final de la
hoja.

Seleccionar el men Insertar.


Elegir la opcin Insertar hoja.
90

Rif: J-30573029-6

O bien pulsar la combinacin de teclas

hoja, tantas como filas o columnas

Mays + F11.

eliminadas.

Otra forma es pulsar el botn Insertar hoja


de

clculo

de

la

zona

inferior.

9.6. Eliminar celdas de una hoja


Para eliminar varias celdas, seguir los
siguientes pasos:

En este caso se insertar a continuacin


de las existentes, es decir, a la derecha del
todo
9.5. Eliminar filas y columnas de una hoja

Seleccionar las celdas y despliega el


men Eliminar de la pestaa Inicio.
Luego,

elige

la

opcin

Eliminar

celdas....
O bien seleccionar las filas y pulsa la
combinacin

de

teclas

Ctrl

-.

Para eliminar filas, seguir los siguientes


pasos:
Seleccionar las filas o columnas a
eliminar.
Seleccionar el men Eliminar de la
pestaa Inicio.

Aparecer el cuadro de dilogo de la


imagen. Elige cmo quieres realizar el
desplazamiento.

Observa como

desde

aqu tambin te permite eliminar filas o


Elegir la opcin Eliminar filas de hoja o

columnas enteras.

Eliminar columnas de hoja.


Por ltimo, hacer clic sobre Aceptar.
Al eliminar filas o columnas de nuestra
hoja de clculo, no vara el nmero de

9.7. Eliminar hojas de un libro de trabajo

filas o columnas, seguir habiendo

Para

1048576 filas y 16384 columnas, lo que

siguientes pasos:

eliminar

una

hoja,

seguir

los

pasa es que se aaden al final de la

91

Rif: J-30573029-6

1. Situarse en la hoja a eliminar.


2. Seleccionar el men Eliminar de la
pestaa Inicio.

Las ms importantes a continuacin se


detallan..

3. Elegir la opcin Eliminar hoja.

Haz clic en el botn de Opciones de


Leccin 10. Correccin ortogrfica

Autocorreccin...

10.1. Configurar la Autocorreccin

Aparecer

el

Autocorreccin
Esta
corregir

herramienta

nos

ayuda

automticamente

cuadro
como

de
el

dilogo
que

te

mostramos en la imagen.

errores

habituales de escritura. Para visualizar


y

poder

modificar

algunas

de

las

opciones de autocorreccin asignadas


por defecto, seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en el men Archivo
.
2. Seleccionar Opciones.
3. En el cuadro de dilogo que se
abrir selecciona la categora
Revisin.
Si activas la casilla Corregir DOs
Aqu tienes muchas de las opciones que

MAysculas SEguidas, no permitir

conciernen a la correccin de textos en

que a la hora de escribir una palabra las

Excel.

dos primeras letras estn en mayscula


y el resto en minscula. Este es un error
frecuente a la hora de escribir, por lo

92

Rif: J-30573029-6

que interesa que esta opcin est

muchos de los elementos comunes a

activada.

sustituir,

de

esta

forma

Excel

reemplazar el texto que coincida con


Si

activas

la

casilla

Poner

en

mayscula la primera letra de una


oracin, Excel comprueba a la hora de

alguno de la columna de la izquierda por


el texto que aparece en la columna de la
derecha.

escribir una frase, si la primera letra est


en mayscula, en caso de que no lo est
automticamente

la

cambiar.

Si deseas aadir algn elemento a la

Si

lista bastar con escribir en el recuadro

escribimos la frase toda con mayscula,

Reemplazar: el error frecuente que

no se cambiar. Esta opcin tambin

deseamos

interesa que est activada.

automticamente, en el recuadro Con:

que

se

corrija

escribir la correccin a realizar, y hacer


Si

activas

la

casilla

Poner

en

clic en el botn Agregar.

mayscula los nombres de das, en


caso de encontrar una palabra que

Si deseas eliminar algn elemento de

corresponda a un da de la semana,

la lista, seleccionarlo de la lista y hacer

Excel

clic sobre el botn Eliminar.

pondr

automticamente

la

primera letra en mayscula. Esta opcin


A final cuando hayamos configurado

no siempre interesa que est activada.

la autocorreccin hacemos clic sobre el


Si activas la casilla Corregir el uso
accidental de bloq mayus, en caso de
empezar una frase, si la primera letra
est

en

minscula

el

resto

en

botn Aceptar para aceptar los cambios


y cerrar el cuadro de dilogo
10.2. Verificacin de la ortografa

mayscula, Excel entiende que BLOQ

Excel dispone de un corrector ortogrfico

MAYUS del teclado est activado por

que

error y automticamente corrige el texto

ortogrficos dentro de nuestra hoja de

y desactiva la tecla. Esta opcin interesa

clculo. Para ello Excel busca cada

que est activada.

palabra en su diccionario, y cualquier

La

opcin

Reemplazar

texto

mientras escribe, activa la lista de

nos

permitir

detectar

errores

palabra que no encuentre la considerar


como posible palabra errnea.

sustituciones de la parte inferior del

Evitar que haya errores en nuestros textos

cuadro de dilogo, donde se encuentran

es ahora mucho ms fcil. No obstante


93

Rif: J-30573029-6

conviene saber que si al revisar un

Observa como en la barra de ttulo

documento, Excel no encuentra ningn

aparece el diccionario que est utilizando

error no quiere decir que, necesariamente,

para corregir la ortografa, si queremos

sea as. Ya que hay errores que Excel no

cambiar de diccionario porque el idioma es

puede detectar puesto que dependen del

diferente o queremos utilizar un diccionario

contexto, por ejemplo esta y est como las

personal

dos palabras estn en el diccionario si

tenemos que elegir el nuevo diccionario de

escribimos Esta hoja esta bien, no

la lista desplegable del recuadro Idioma

detectar el error en el segundo esta.

del diccionario.

Para corregir una hoja de clculo o parte

En la parte superior aparece un mensaje

de ella, seguir los siguientes pasos:

que nos advierte de la palabra que no ha

con

palabras

propias,

solo

encontrado en su diccionario, y por lo tanto


Situarse en la primera celda de la hoja de

puede ser errnea.

clculo.
En el recuadro Sugerencias: tenemos una
Seleccionar la pestaa Revisar y elegir la
opcin Ortografa.

lista con posibles soluciones a nuestra


correccin.

En caso de encontrar algn posible error


ortogrfico, aparecer el cuadro de dilogo
Ortografa.

Si la palabra es correcta, podremos


utilizar

cualquiera

de

los

siguientes

botones:

94

Rif: J-30573029-6

OMITIR UNA VEZ para ignorar esta

otro error nos volver a avisar con un

palabra.

mensaje.

OMITIR TODAS para ignorar todas las

Leccin 11. Impresin

ocurrencias de la palabra en la hoja de


clculo.

11.1. Vista de Diseo de pgina

AGREGAR AL DICCIONARIO para aadir


la palabra al diccionario que aparece en el
recuadro Idioma del diccionario:
Si la palabra es errnea, y la palabra
correcta se encuentra en la lista de
Sugerencias: la seleccionaremos, si no se

En anteriores versiones exista la vista


preliminar como herramienta para
visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla y modificar ciertos aspectos
estticos. En Excel 2010 la vista
preliminar como tal est mucho ms
limitada y sirve nicamente para dar una
ltima ojeada al aspecto general antes
de imprimir. Lo veremos ms adelante.

encuentra en la lista de Sugerencias la


escribiremos directamente en el recuadro

En Excel 2010, para ver y ajustar las

No

celdas y objetos de nuestro documento

continuacin utilizaremos cualquiera de los

para la impresin se utiliza el Diseo de

siguientes botones:

pgina.

est

en

el

diccionario:,

Accedemos

esta

opcin

desde la pestaa Vista.


CAMBIAR para sustituir la palabra errnea
por la que hemos escrito.
CAMBIAR TODAS para sustituir todas
las ocurrencias de la palabra errnea
por la que hemos escrito.

La forma de visualizar la hoja cambiar

AUTOCORRECCIN para que adems


de realizar la correccin en la hoja, la
sustitucin se aada a la lista de
autocorrecciones, explicadas en el punto
anterior.

de aspecto:
Desde

esta

vista

podemos

seguir

trabajando con la hoja de clculo como


hasta ahora, la nica diferencia es que
sabremos

cmo

quedar

la

hoja

al

Al utilizar cualquiera de los botones

imprimirla. Veremos los saltos de pgina,

anteriores,

mrgenes, encabezados y pies de pgina

Excel

seguir

con

la

correccin hasta el final, si encuentra


95

Rif: J-30573029-6

y sabernos cuntas hojas ocuparn y


cmo se ajustan los datos a la pgina.

11.2. Configurar pgina


Antes de imprimir una hoja de clculo,

La pestaa Vista permite personalizar qu

es conveniente que configuremos la

elementos mostrar.

pgina, para modificar factores que


afectan a la presentacin de las pginas
impresas,

como

encabezados

la
pies

orientacin,
de

pgina,

tamao del papel, ...


Para ello, nos situaremos en la pestaa
Diseo de pgina.
Podemos ocultar o mostrar la Regla, las
Lneas de cuadrcula, la Barra de
frmulas y los Ttulos.
En caso de estar en la vista normal, y no
en la de diseo, tambin dispondremos
de estas opciones, exceptuando la regla.
Otra opcin muy utilizada es la de

En

la

seccin

encontraremos

Configurar
botones

pgina

rpidos

muchas de las opciones: para configurar


mrgenes, la orientacin del papel, el
tamao, etc.

Zoom.

Pero si lo que queremos es acceder a


todas las opciones de configuracin,

Con la opcin Zoom, se abre una


ventana que te permite escoger entre
varios

valores.

deberemos pulsar el pequeo botn de


la

esquina

inferior

derecha.

Como

siempre, se abrir una nueva ventana.

La opcin central devuelve la vista al


100%,

es

decir,

al

tamao

real.

El cuadro de dilogo Configurar

Y Ampliar seleccin aumenta el zoom

pgina

est

organizado

en

varias

a 400%, centrndolo en la celda u objeto

pestaas: La primera de las fichas se

seleccionado.

denomina Pgina y permite indicar


caractersticas como la orientacin del
papel,

el

tamao

del

papel

que

utilizamos y otros parmetros.


96

Rif: J-30573029-6

Si la hoja tiene encabezado: o pie de


pgina:, tambin nos permite indicar a
cuntos centmetros del borde del papel
queremos que se siten.
Si deseas que tu salida tenga centradas
las

hojas

tanto

horizontal

como

verticalmente, Excel nos lo realizar


automticamente activando las casillas
Horizontalmente
Selecciona la orientacin del papel,

y/o

Verticalmente

respectivamente.

vertical u horizontal. (En la impresora


se colocar el papel siempre de la

En la ficha Encabezado y pie de

misma forma).

pgina podrs personalizarlos y ajustar


diferentes parmetros.

En el recuadro Escala nos permitir


indicarle si deseamos que la salida a
impresora venga determinada por un
factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o
bien ajustando automticamente la hoja
en un nmero de pginas especfico
(una pgina de ancho por 1 de alto, as
se imprimir en una sola hoja,...).
Para modificar los mrgenes superior,
inferior, derecho e izquierdo de las hojas
a imprimir, utilizar la ficha Mrgenes.
La ltima ficha es Hoja, que nos
permite definir cmo queremos que se
impriman los datos contenidos en la
hoja.

97

Rif: J-30573029-6

- Calidad de borrador para realizar


una impresin rpida pero menos
bonita de nuestra hoja. Slo tendr
sentido si la impresora dispone de
esta herramienta.
-

Encabezados

columnas

de

para

filas

imprimir

y
los

encabezados de filas (los nmeros


de filas de la izquierda) y columnas
En rea de impresin: podrs indicar el

(las letras de los nombres de las

rango de celdas a imprimir.

columnas superiores) de la hoja.

En Imprimir ttulos podrs activar las

- Comentarios te permite elegir si

siguientes opciones:

quieres

- Repetir filas en extremo superior para


que en cada pgina que se imprima
aparezca como ttulo de columnas aquella
fila que est indicada en ese recuadro.
- Repetir columnas a la izquierda
para que en cada pgina que se

imprimir

comentarios

que

no

hayas

los

podido

incluir, y si quieres hacerlo donde


los has insertado o al final de la
hoja.
- Tambin podrs elegir si quieres
imprimir las celdas con errores.

imprima aparezca como ttulo de la

Por ltimo, podrs elegir el Orden de las

fila aquella columna indicada en el

pginas,

recuadro.

seguirn para la impresin.

En el recuadro Imprimir podrs activar

Tanto en sta ficha como en las otras,

opciones, como:

podrs

- Lneas de divisin para imprimir


las lneas que delimitan cada celda
de la hoja.

es

decir,

acceder

la

direccin

las

que

Opciones

especficas de la impresora seleccionada


para la impresin, as como dirigirte a la
opcin

Imprimir...,

desde

sus

correspondientes botones.

- Blanco y negro para no gastar


las tintas de colores.
98

Rif: J-30573029-6

11.3. Imprimir

- La intercalacin. Cuando imprimimos

Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa


desde la ventana anterior, o bien si
seleccionamos la opcin Imprimir del
men

Archivo,

veremos

la

siguiente

varias copias sin intercalacin se imprime


X veces cada pgina, por ejemplo: 1,1,1
2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la impresin de tres
copias de un libro que ocupa cuatro
pginas. En cambio, si utilizamos el

ventana:

intercalado,

se

imprime

el

trabajo

completo, una vez tras otra. El mismo


ejemplo sera: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
- La orientacin y el tamao del papel.
- Modificar los mrgenes.
- Ajustar la escala de impresin.
- Acceder a la Configuracin de pgina.
En
Tambin podemos utilizar la combinacin
de teclas Ctrl + P para acceder a ella.

la

zona de la derecha
vista previa de la

vemos la

Pgina, en caso de tener ms de una

En la zona izquierda dispondremos de una

pgina, podremos cambiar la pgina a

serie de opciones de configuracin de la

visualizar utilizando los botones inferiores

impresin, que nos permitirn:

o escribiendo el nmero de la pgina a


visualizar.

Elegir cuntas
documento.

copias

imprimir

del

Escoger qu impresora queremos utilizar


en la impresin del documento, en caso de
que
no
queramos
utilizar
la
predeterminada que viene seleccionada
por defecto. Tambin podremos modificar
las
Propiedades
de
impresora
seleccionada.
Opciones de Configuracin como:

Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos


botones estarn inactivos.
Tambin en la zona inferior derecha,
encontramos

dos

botones

para

personalizar la vista previa, pudiendo


mostrar/ocultar los mrgenes y elegir si
visualizar la pgina completa.

- Qu hojas imprimir: Las hojas activas,

Cuando est todo listo para la impresin y

todo el libro, o bien la seleccin realizada.

quede como deseas, podrs pulsar el

99

Rif: J-30573029-6

12.2. Crear grficos


Botn

Para insertar un grfico tenemos varias

de la zona superior.

opciones, pero siempre utilizaremos la


seccin Grficos que se encuentra en la

Leccin 12. Grficos

pestaa Insertar.
12.1. Introduccin
grficos

al

mundo

de

los

Un grfico es la representacin grfica


de los datos de una hoja de clculo y
facilita su interpretacin.
Crear grficos a partir de unos datos
introducidos en una hoja de clculo. La
utilizacin de grficos hace ms sencilla e
inmediata la interpretacin de los datos. A
menudo un grfico nos dice mucho ms
que una serie de datos clasificados por
filas y columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel,
podemos optar por crearlo:

Es

recomendable

que

tengas

seleccionado el rango de celdas que


- Como grfico incrustado: Insertar

quieres que participen en el grfico, de

el grfico en una hoja normal como

esta

cualquier otro objeto.

automticamente. En caso contrario, el

- Como hoja de grfico: Crear el


grfico en una hoja exclusiva para el
grfico, en las hojas de grfico no

forma,

Excel

podr

generarlo

grfico se mostrar en blanco o no se


crear debido a un tipo de error en los
datos que solicita.

existen celdas ni ningn otro tipo de

Como puedes ver existen diversos tipos

objeto.

de

A continuacin cmo crear de un


grfico.

grficos

Podemos

nuestra

seleccionar

un

disposicin.
grfico

insertar haciendo clic en el tipo que nos


interese para que se despliegue el
100

Rif: J-30573029-6

listado

de

los

que

se

encuentran

disponibles.

pestaas:

Diseo,

Presentacin

Formato.

En cada uno de los tipos generales de


grficos podrs encontrar un enlace en
la parte inferior del listado que muestra
Todos los tipos de grfico...

En los siguientes apartados veremos


las opciones que se encuentran dentro
de estas pestaas

Hacer clic en esa opcin equivaldra a


desplegar el cuadro de dilogo de

12.3. Aadir una serie de datos

Insertar grfico que se muestra al


hacer clic en la flecha de la parte inferior
derecha de la seccin Grficos.

Este paso es el ms importante de


todos ya que en l definiremos qu
datos queremos que aparezcan en el
grfico.

Si

observamos

la

pestaa

Diseo encontraremos dos opciones


muy tiles relacionadas con los Datos:

Primero nos fijaremos en el botn


Aqu puedes ver listados todos los
grficos disponibles, selecciona uno y

Seleccionar datos. Desde l se abre el


siguiente cuadro de dilogo:

pulsa Aceptar para empezar a crearlo.


Aparecer un cuadro que contendr el
grfico ya creado (si seleccionaste los
datos previamente) o un cuadro en
blanco (si no lo hiciste).
Adems, vers que aparece en la

En el campo Rango de datos del

barra de mens una seccin nueva,

grfico debemos indicar el rango de

Herramientas de grficos, con tres

celdas que se tomarn en cuenta para


crear el grfico. En el caso de la imagen,
101

Rif: J-30573029-6

hemos englobado de la celda C7 a la E8

elegir qu hacer con las celdas que no

(6 celdas). Para escoger los datos

tengan datos o estn ocultas.

puedes escribir el rango o bien, pulsar el


botn

Los cambios que vas realizando en la

y seleccionar las celdas en la

ventana se van viendo plasmados en un

hoja.

grfico. Cuando acabes de configurar el


Una vez hayamos acotado los datos que

origen de datos, pulsa el botn Aceptar.

utilizaremos, Excel asociar unos al eje


horizontal (categoras) y otros al eje
vertical (series). Ten en cuenta que hay
grficos que necesitan ms de dos
series para poder crearse (por ejemplo
los grficos de superficie), y otros en
cambio, (como el que ves en la imagen)
se bastan con uno solo.
Utiliza el botn Editar para modificar el
literal que se mostrar en la leyenda de
series del grfico, o el rango de celdas
de las series o categoras. En nuestro
caso,

por

ejemplo,

cambiaremos

Series1 por Ventas.

12.4. Caractersticas y formato del grfico


En

la

pestaa

Presentacin

podrs

encontrar todas las opciones relativas al


aspecto del grfico.

El botn Cambiar fila/columna permuta


los datos de las series y las pasa a
categoras y viceversa. Este botn acta
del mismo modo que el que podemos
encontrar en la banda de opciones

Por ejemplo, en la seccin Ejes podrs


decidir que ejes mostrar o si quieres incluir
Lneas de la cuadrcula para leer mejor
los resultados:

Cambiar entre filas y columnas que


hemos

visto

antes

en

la

pestaa

Diseo.
Si haces clic en el botn Celdas
ocultas y vacas abrirs un pequeo

En ambos casos dispondrs de dos

cuadro de dilogo desde donde podrs

opciones: las lneas o ejes verticales y


102

Rif: J-30573029-6

los horizontales. Y para cada uno de

esttico: relleno, color y estilo de borde,

ellos podrs escoger entre distintas

el sombreado y la iluminacin.

opciones: cuntas lneas mostrar, si los


ejes

tendrn

no

etiquetas

descriptivas, o qu escala de valores


manejarn,

entre

otras.

Te

que

explores

estas

recomendamos

Si lo que quieres es desplazarlos, slo


debers seleccionarlos en el propio
grfico y colocarlos donde desees.
Finalmente

destacaremos

las

opciones, inclusive la ltima opcin "Ms

opciones de la seccin Fondo que te

opciones de...".

permitirn modificar el modo en el que


se integrar el grfico en el cuadro de
clculo.

En

la

seccin

Etiquetas

podrs

establecer qu literales de texto se

La primera opcin rea de trazado,

mostrarn en el grfico o configurar la

slo estar disponible para los grficos

Leyenda:

bidimensionales.
Cuadro Grfico, Plano interior del
grfico y Giro 3D modifican el aspecto
de

Pulsando el botn Leyenda puedes


elegir

no

tridimensionales

disponibles:
Excel 2010 ha sido diseado para que

para

todas sus opciones sean sencillas e

posicionarla (a la derecha, en la parte

intuitivas, as que despus de un par de

superior, a la izquierda, etc.).

pruebas

de

las

(Ninguno)

grficos

cualquiera

mostrarla

los

opciones

Tambin puedes elegir Ms opciones


de leyenda. De esta forma se abrir una

con

cada

una

de

estas

opciones entenders perfectamente sus


comportamientos y resultados.

ventana que te permitir configurar,


adems de la posicin, el aspecto
103

Rif: J-30573029-6

Puedes dar un estilo rpidamente a tu

Para ello, simplemente selecciona el

grfico utilizando la pestaa Diseo.

rea completa del grfico o de uno de


sus

componentes

(reas,

barras,

leyenda...) y luego haz clic en el estilo


que ms se ajuste a lo que buscas.
Si no quieres utilizar uno de los
En funcin del tipo de grfico que
hayas

insertado

barras,

Relleno de forma/texto, Contorno de

columnas, etc.) te propondr unos u

forma/texto y Efectos de forma/texto

otros.

para personalizar an ms el estilo del

Estos

estilos

(lneas,

preestablecidos puedes utilizar las listas

rpidos

incluyen

aspectos como incluir un ttulo al

grfico.
Al

aplicar

estilos,

normalmente

grfico, situar la leyenda en uno u otro

hablamos de un estilo genrico para

lado,

todo el grfico, pero tambin podemos

incluir

no

las

etiquetas

descriptivas en el propio grfico, etc.


Para terminar de configurar tu grfico
puedes ir a la pestaa Formato, donde
encontrars la seccin Estilos de forma

personalizar

cada

uno

de

sus

elementos: el rea de trazado, la


leyenda,

las

lneas

de

divisin

principales, etc.

(que utilizaremos tambin ms adelante

Para hacerlo, lo ms cmodo es

para enriquecer la visualizacin de los

seleccionar en el propio grfico el

objetos que insertemos), y los Estilos

elemento que quieres modificar, o bien

de WordArt.

seleccionarlo en el desplegable de la
ficha de Presentacin o en la de
Formato.

En
Estas opciones te permitirn aplicar

la

imagen

vemos

que

est

seleccionada el rea de trazado.

diversos estilos sobre tus grficos.

104

Rif: J-30573029-6

A continuacin, podemos pulsar el

tanto al cuadro de muestra de color de la

botn Aplicar formato a la seleccin,

leyenda como a las barras, sectores o

para

lneas, es decir, a la serie que identifique

iniciar

la

ventana

que

ya

comentbamos al configurar la leyenda.

en el grfico. Lo mismo ocurrir a la


inversa. Si cambias con la herramienta

Dependiendo del elemento seleccionado


podremos modificar unos aspectos u
otros. Por ejemplo, las lneas de divisin

de relleno el color de una serie,


automticamente se modificar el de la
leyenda.

principales no tienen opcin de modificar


el relleno, porque obviamente no se
puede rellenar una lnea. En cambio, la

12.5. Modificar el tamao y distribucin de


un grfico

serie de datos s que permite colorear el

Tambin

relleno, e incluso establecer el grado de

elemento del grfico para modificarlo.

puedes

seleccionar

un

transparencia.
Cuando

tienes

un

elemento

Si la modificacin que hemos realizado

seleccionado aparecen diferentes tipos

no nos convence, siempre podemos

de

pulsar el botn Restablecer para hacer

continuacin:

controles

que

explicaremos

coincidir el estilo. As recuperar el


aspecto del estilo predeterminado que le
hubisemos aplicado.
Por ltimo, no hemos de olvidar
tambin que los elementos de texto que
contenga el grfico no dejan de ser eso,
texto, con lo cual podremos utilizar las
herramientas de la pestaa Inicio como
son la negrita, la cursiva, el tipo de
fuente o su tamao, el relleno, etc. En
ocasiones,

estas

herramientas

se

comportarn de forma "inteligente". Por


ejemplo, si tratamos de cambiar el color
de relleno de un elemento de la leyenda
con la herramienta

Los controles cuadrados

establecen el

ancho y largo del objeto, haz clic sobre


ellos y arrstralos para modificar sus
dimensiones.

, lo que har

Haciendo clic y arrastrando los controles

Excel ser asignar el color indicado

circulares, podrs modificar su tamao


105

Rif: J-30573029-6

manteniendo el alto y ancho que hayas


establecido, de esta forma podrs escalar
el objeto

Se abrir el siguiente cuadro de


dilogo:

y hacerlo ms grande o

pequeo.
Tambin puedes mover los componentes
del grfico. Para ello, coloca el cursor
sobre cualquier objeto seleccionado, y
- La primera opcin te permite establecer
cuando tome esta forma
podrs hacer clic y arrastrarlo a la
posicin deseada.

el grfico como una Hoja nueva. Tendrs


la ventaja de que no molestar en la hoja
de clculo, pero no podrs contrastar los
datos numricos si la mantienes en una
hoja aparte. Depende del formato que
quieras utilizar. Escribe el nombre para la
hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.

12.6. Modificar la posicin de un grfico

- Eligiendo Objeto en, podremos mover el


grfico a una hoja ya existente. Si utilizas

Excel te permite decidir la posicin del

este mtodo, el grfico quedar flotante

grfico en el documento. Para ello:

en la hoja y podrs situarlo en la posicin y


con el tamao que t elijas. sta es la

Selecciona el grfico.
Sitate en la pestaa Diseo de las
Herramientas de grficos.
Pulsa sobre el botn Mover grfico que
encontrars en la seccin Ubicacin

forma en que se inserta por defecto,


cuando se genera un nuevo grfico.
Adems, tambin puedes mover el grfico
arrastrndolo dentro de la misma hoja o
bien a otra
12.7. Los mini grficos
Ahora que ya sabes cmo utilizar grficos,

vamos a hablar de los mini grficos. Se


trata de una novedad de Excel 2010 que
permite insertar un pequeo grfico
106

Rif: J-30573029-6

representativo en una nica celda que

Un detalle a tener en cuenta, es que se ajusta

representar a una nica serie de datos.

automticamente al tamao de la celda, por lo

De esta forma podrs ver de una ojeada la

que, si consideramos que es demasiado

tendencia

pequeo, slo debemos aumentar el ancho de

que

representan

unos

determinados valores.

la columna que lo contiene para darle ms


ancho o modificar la altura de la fila para darle

El grupo Mini grficos se encuentra


tambin en la pestaa Insertar de la cinta
de opciones.

ms altura. Si lo que queremos es cambiar el


grosor de la lnea, por ejemplo, podremos
hacerlo desde sus herramientas de estilo.

Disponemos de tres posibles tipos de


grfico: de lnea, de columna y de
ganancia o prdida.
Si insertamos uno de ellos, dispondremos

Leccin 13. Imgenes, diagramas y ttulos

de una nueva barra de herramientas en la


cinta: Herramientas para mini grfico. En ella

13.1. Introduccin

encontrars la ficha Diseo que te permitir


realizar acciones bsicas, como cambiar las
celdas que se utilizan como fuente de datos,
el tipo de grfico (para cambiarlo a posteriori

Una vez tengamos nuestro libro definido,


podemos

mejorarlo

incluyendo

ilustraciones. Excel permite insertar:

por cualquiera de los tres tipos disponibles), los


estilos, o remarcar determinados puntos (el
ms alto, el ms bajo...).
A pesar de que el mini grfico se contiene en
una nica celda, no es posible borrarlo
seleccionndola y pulsando

SUPR, como

Imgenes desde archivo,

haramos con otro tipo de contenido. Para ello,


debemos utilizar la opcin Borrar que se
encuentra en la pestaa Diseo de las
Herramientas

para

mini

Imgenes prediseadas, pertenecientes a


una galera que tiene Excel,

grfico.

Formas, es decir, lneas, rectngulos,

Seleccionaremos el mini grfico o mini grficos

elipses, etc., para disear nuestros propios

a eliminar para que aparezca la barra y

dibujos,

pulsaremos el botn Borrar.

107

Rif: J-30573029-6

SmartArt, varias plantillas para crear


organigramas,
WordArt,

rtulos

disponibles

de

una

galera que se pueden personalizar con


diversas opciones.
Sobre las imgenes y los dibujos pueden
realizarse multitud de operaciones, como
mover, copiar, cambiar el tamao, variar la
intensidad, etc. Para ello disponemos de
varias barras de herramientas que iremos

- Las ilustraciones de la galera estn

viendo, fundamentalmente las pestaas de

etiquetadas bajo conceptos. De forma

Diseo y Formato que vimos para los

que, por ejemplo, la imagen de la torre

grficos.

Eiffel est relacionada con los conceptos


arquitectura,

Con todos estos elementos no hay excusa

edificios,

Europa,

Francia, Pars, etc. En el recuadro

para no disear hojas de clculo con una

Buscar: podemos escribir el concepto

componente grfica atractiva.

que buscamos. Si se trata de una de las


13.2. Insertar imgenes prediseadas

palabras

clave

relacionadas

una

imagen, se mostrar.

Para insertar una imagen prediseada


del catlogo de Office o de nuestra

- En Los resultados deben ser: podemos

propia coleccin debemos seguir los

especificar qu tipo de archivos multimedia

siguientes pasos:

estamos buscando (imgenes, fotografas,


sonido, etc )
- Si tienes conexin a internet y marcas la

- Hacer clic sobre el botn

de

casilla

para

Incluir

contenido

de

la pestaa Insertar. Aparecer el panel

Office.com, permitirs que se busquen

Imgenes prediseadas a la derecha

ms recursos en la web.

de la ventana de Excel.
-

Cuando

ya

tengamos

todos

los

parmetros de la bsqueda definidos


pulsamos sobre el botn Buscar y nos
108

Rif: J-30573029-6

aparecer una lista con una vista previa


con los archivos localizados.
Si no encuentras nada con las palabra
clave que has introducido, puedes pulsar el
botn Buscar sin escribir ningn concepto.
De

esa

forma

se

mostrar

la

lista

completa.
- Para aadir la ilustracin a la hoja de
clculo, simplemente haremos clic sobre

Una vez seleccionado el archivo que

ella.

queremos importar pulsaremos el botn


Insertar y la imagen se copiar en nuestra

13.3. Insertar imgenes desde archivo

hoja de clculo

Tambin podemos insertar imgenes no

13.4. Insertar captura de pantalla

clasificadas como prediseadas, como


pueden ser imgenes fotogrficas creadas

Una opcin que puede resultar til es la

por

de Captura de pantalla.

nosotros

descargadas

desde

internet.

La captura de pantalla es una imagen

Para insertar cualquier archivo de imagen

exacta de lo que se est visualizando en


la pantalla de tu computador. Los pasos
para realizar una captura de pantalla,

debemos hacer clic en el botn

Aparecer el cuadro de dilogo Insertar


imagen para escoger la imagen desde
el disco duro. El aspecto del cuadro
puede variar en funcin del sistema
operativo que utilices.

normalmente son:
1. Pulsar la tecla Imp pant (Imprimir
pantalla). Para hacer la "foto"
(copia de lo que estamos
visualizando) y que se guarde en el
portapapeles.
2. Pegar la imagen a un editor de
dibujo, como puede ser el paint.
3. Guardar la imagen.
4. Insertar la imagen en Excel desde
la pestaa Insertar y la opcin
Imagen desde archivo.

109

Rif: J-30573029-6

En Excel 2010 podemos evitarnos todos

Las capturas se insertarn en su tamao

estos pasos simplemente con un botn.

real, pero no te preocupes, porque


podrs

manipular

cambiarle

el

la

imagen

tamao

para

otras

propiedades.
13.5. Manipular imgenes
De

forma

cualquier

general
objeto

para
(imagen,

manipular
dibujo,

WordArt...) insertado en nuestra hoja de


clculo, deberemos seguir los mismos
Al hacer clic sobre Captura de pantalla,
se despliega un men que permite
escoger qu captura se quiere realizar.

pasos:
Para mover un objeto tenemos que
seleccionarlo haciendo clic sobre l, una

sto se debe a que, esta herramienta lo

vez seleccionado aparecer enmarcado

que hace es una imagen por cada una

en unos puntos, los controladores de

de

tamao. Si posicionamos el puntero del

las

ventanas

abiertas

no

minimizadas.
Tambin dispone de la opcin Recorte
de pantalla. Es similar a la herramienta
Recorte incluida en Windows 7. Permite
escoger con qu zona concreta de la
ventana quieres quedarte.
Otro punto interesante es que la
propia ventana de Excel no aparece en
la captura, se omite como si no existiera,
de forma que podemos disponer de las

ratn sobre el objeto, cambiar de


aspecto a una flecha parecida esta

slo tienes que arrastrar la imagen sin


soltar el botn del ratn hasta llegar a la
posicin deseada.
Para modificar su tamao, situar el
cursor en las esquinas del objeto y
cuando cambie de forma a una doble
flecha, hacer clic y arrastrarlo para
conseguir el nuevo tamao.

capturas sin preocuparnos por qu Excel

Para cambiar otras propiedades del

nos tape zonas de la ventana o nos

objeto deberemos utilizar las opciones

quite espacio en la pantalla.

definidas para ese objeto y que iremos


viendo a lo largo del tema.
110

Rif: J-30573029-6

Para

manipular

una

imagen

deberemos seleccionarla haciendo clic

Adems

la

imagen

puede

perder

resolucin.

en ella. En ese momento aparecer el


men Herramientas de imagen, con la
Puedes

pestaa Formato.

recortar

utilizando

esta

simplemente

selecciona

la

imagen

herramienta,
el

rea

(rectngular) de la imagen que quieras


Utilizando

esta

barra,

podremos

mantener, el resto de deshechar.

realizar modificaciones como:


Girar.

Te

voltear

horizontal

verticalmente la imagen.
Permite cambiar el
aspecto de la imagen, tindola con un

Permite

elegir

determinado color o utilizando efectos

entre los diferentes bordes para la

artsticos como el Enfoque, o el efecto

imagen.

Fotocopia.
Permite

cambiar

la

imagen existente por otra almacenada


en disco.

Estilos de imagen. Permite aplicar un


estilo rpido a la imagen para hacerla
En Excel 2010, el brillo y

ms atractiva.

el contraste se ajustan desde el mismo


botn: Correcciones.

Puedes

Permite hacer volver


a la imagen a su estado original, antes
de que le hubisemos aplicado ningn
cambio.

aplicar

diferentes estilos (muchos de ellos en 3


dimensiones) a tu imagen utilizando este
men de configuracin.
13.6. Insertar formas y dibujos

Hace que la imagen

Excel 2010 dispone de herramientas

se comprima, ocupando mucho menos

que nos permiten realizar nuestros

espacio en el documento de Excel. Si

propios dibujos. Si no eres muy hbil

ejecutas esta opcin es posible que no

dibujando, no te preocupes, mediante

puedas

volver

al

estado

original.
111

Rif: J-30573029-6

las Formas dispondrs de multitud de

ocupar toda la zona que quieres que

objetos que te facilitarn el trabajo.

tome la forma.
13.7. Modificar dibujos
Modificaciones.

Los

grficos

autoformas,

admiten

multitud de modificaciones como giros y


cambios de tamao y proporciones. Para
modificar un grfico lo primero que hay que
hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic
sobre l y aparecern unos puntos de
control a su alrededor.

Y si te gusta realizar tus propios dibujos


tambin dispones de rectas, curvas
ajustables y dibujo a mano alzada para
que tu imaginacin se ponga a trabajar.
Al hacer clic en el men Formas
aparecer el listado de todas las formas

Para modificar el tamao, situar el cursor

disponibles en el programa. Selecciona

en los puntos de control y, cuando cambie

la que ms te guste y haz clic sobre ella,

de forma a una doble flecha, hacer clic y

enseguida podrs volver a la hoja de

arrastrarlo

clculo y establecer el tamao que

tamao. Aqu vemos el resultado de

quieras darle.

arrastrar hacia la derecha.

para

conseguir

el

nuevo

Para ello haz clic en una zona de la


hoja y sin soltar el ratn arrstralo hasta

112

Rif: J-30573029-6

Tambin

se

pueden

cambiar

los

colores de las lneas, el color de relleno,


aadir efectos de sombra y 3D,... Estas
modificaciones se pueden realizar a
Para mantener la proporcin mantener

partir de la pestaa Formato.

pulsada la tecla MAYSCULAS mientras

Con estos iconos de Formato se

se arrastra desde una de las esquinas.

pueden realizar muchas de las acciones

Como se puede ver en esta imagen que

que ya vimos para las imgenes,

se ha hecho un poco ms grande que la

adems opciones especficas, como

original.

modificar la forma o los puntos que

trazan su figura.
Algunos grficos tambin tienen un

En esta imagen se ha aplicado color verde

rombo

degradado

amarillo

que

sirve

para

de

fondo,

color

azul

del

distorsionar o cambiar la forma del

contorno, grosor de 3 ptos. y tipo de

grfico. En este caso un tringulo

contorno discontinuo.

issceles se ha convertido en escaleno.

Aadir texto a un dibujo.

Para girar el grfico, seleccionarlo y

Se puede aadir texto a un dibujo

hacer clic sobre el circulo verde que


vemos en la parte superior central de la

mediante el botn Cuadro de texto

imgen, y mover el ratn para hacer

de la pestaa Formato, deberemos hacer

girar el objeto, para acabar el proceso

clic y arrastrar para dibujar el cuadro de

dejamos de presionar el ratn.

texto en la zona en la que queremos

113

Rif: J-30573029-6

insertar el texto, y a continuacin insertar

diagrama est seleccionado, veremos en


la zona superior una nueva barra de

el texto.
Otra forma ms cmoda de aadir texto
en el interior de un grfico es haciendo
clic en el grfico con el botn derecho
del ratn, para que aparezca el men
contextual, Elegir la opcin Modificar
texto y automticamente nos crear el
cuadro de texto ajustndolo al espacio
disponible en el grfico.
Herramientas de SmartArt, que incluye dos
pestaas: una para el Diseo y otra para
el Formato.
Las herramientas de formato son similares
a las que ya hemos visto.

13.8. Insertar
diagramas
con SmartArt
Si

lo que
queremos
es crear un
diagrama de procesos u organigrama no
ser necesario que lo creemos a partir de
formas. Podra ser muy tedioso ir
dibujando cada uno de sus elementos.
Para esa funcin existe la opcin SmartArt

En la pestaa Diseo, la opcin ms


utilizada es la de Agregar forma, que nos
permite ir aadiendo elementos al
diagrama en la posicin que necesitemos.
La posicin ser relativa al elemento que
tengamos seleccionado.

, que encontraremos en la
pestaa Insertar.
Al hacer clic en ella, se abre una ventana
que nos permite elegir el tipo de diagrama
que queremos. Hay muchos tipos entre los
que podremos elegir: listas, procesos,
ciclos, jerarquas, pirmides, etc.
Hay que seleccionar uno y pulsar Aceptar.
De esta forma se insertar en la hoja de
clculo y apreciaremos algunos cambios
en el entorno de trabajo. Mientras el

Otra

opcin

muy

utilizada

es

De

derecha a izquierda, que cambia de


lado el elemento seleccionado.
Todo

lo

dicho

hasta

ahora

sobre

SmartArt concierne a la organizacin y


formato de sus elementos. Pero un
diagrama

no

tiene

sentido

si

sus

114

Rif: J-30573029-6

elementos no contienen un texto.

Los objetos WordArt son de tipo grfico,


esto quiere decir que, por ejemplo, el

Cuando creamos un diagrama con


SmartArt y se inserta en la hoja de
clculo, se incluye adems un pequeo
recuadro con el esquema que sigue el

corrector ortogrfico no detectar un error


en un ttulo hecho con WordArt, y tambin
que el texto WordArt seguir las reglas de
alineacin de los grficos.

mismo. Podremos modificar el texto de


los

elementos

desde

ah,

bien

directamente desde el interior de los

Para iniciar WordArt hacemos clic en el


botn WordArt de la pestaa Insertar.

elementos.

Al hacer clic sobre el icono aparecer un


listado con la Galera de WordArt como la
que

vemos

aqu.

Haciendo

clic

seleccionaremos el tipo de letra que ms


nos guste.
Si borras todo el texto de uno de los
elementos desde el panel izquierdo, ste
se eliminar del diagrama. Del mismo
modo si pulsas la tecla Enter desde un
elemento, se crear uno nuevo al mismo
nivel.

Puedes

convertirlo

en

hijo

pulsando la tecla Tabulacin, y en padre


pulsando Retroceso.

13.9. Insertar WordArt


Mediante

WordArt

se

pueden

crear

ttulos y rtulos dentro de nuestra hoja de


clculo. Slo tenemos que elegir un
formato y escribir el texto.

A continuacin se mostrar el texto en


la hoja de clculo dispuesto para ser
115

Rif: J-30573029-6

modificado. Podremos cambiar su estilo

hacer clculos ni trabajar con los datos

desde la pestaa Formato, o cambiar

escritos dentro de l. Por esta razn no

aspectos relativos al texto, como el tipo

conviene utilizarlo ms que cuando es

de fuente, el tamao del texto o su

necesario.

orientacin, desde la pestaa Inicio.


Para insertarlo, pulsa la pestaa
Insertar y luego haz clic en el botn
13.10. Insertar un cuadro de texto
Al igual que WordArt crea objetos de tipo

Cuadro de texto

imagen que representan un ttulo, el

clic en cualquier zona del libro de clculo

cuadro de texto tambin sirve para

para introducir el texto.

contener texto.

. Debers hacer

Los objetos de tipo imagen, como son

Se suele utilizar cuando necesitamos

las

escribir sobre una imagen, por ejemplo,

importadas desde un archivo o de la

o queremos dejarlo "flotando" entre

galera multimedia, y por supuesto los

varias celdas, sin que el texto se

cuadros de texto, tienen caractersticas

encuentre contenido en una de ellas. La

que en ocasiones nos pueden resultar

principal ventaja que ofrece pues, es la

muy til.

flexibilidad a la hora de situarlo en


cualquier parte de la hoja, sin las
limitaciones que tiene el texto plano.
Adems,

conserva

caractersticas

del

desde

la

pestaa Inicio se puede aplicar formato


de

negrita,

cursiva

las

imgenes

Se puede establecer en qu orden


quieres que se encuentre cada uno de
los objetos en la tercera dimensin,

algunas

texto:

autoformas,

subrayado,

modificar la fuente y su tamao, entre


otras propiedades. Tambin se somete a
la revisin ortogrfica.

es decir, cul est encima de cul.


De

forma

predeterminada,

cuando

insertamos un objeto y luego insertamos


otro y lo colocamos sobre el anterior, el
ltimo insertado es el que se muestra
delante. Pero es posible que eso no nos
interese, para eso existen los botones

Por contra, tambin tiene limitaciones: al

Traer adelante y Enviar atrs, del

tratarse de un objeto, se comporta como

grupo

tal. Esto significa que no se pueden

Formato.

Organizacin,

en

la

ficha

116

Rif: J-30573029-6

Adems, tambin es posible agrupar

esquema de los puntos contenidos en el

objetos, para que se comporten como

tema.

uno solo.
Antes
Para

ello,

Agrupar,

dispones

tambin

Organizacin.

en

crear

un

esquema debemos tener en cuenta

el

grupo

algunos aspectos.

As no tendrs, por

moverlos

todos

juntos.

Por

supuesto, podremos Desagrupar los


que

botn

objetos hasta otra posicin, sino que

objetos

ponernos

del

ejemplo, que mover uno a uno los


podrs

de

han

sido

agrupados

previamente utilizando el botn con este

- Debemos asegurarnos de que los


datos sean apropiados para crear un
esquema. Los datos apropiados para
crear un esquema debe tener una
jerarqua o disponer de una estructura
por niveles, por ejemplo si tenemos
datos sobre las precipitaciones ocurridas

nombre.

a lo largo del ao en toda Venezuela con


las precipitaciones mensuales de todos

Leccin 14. Esquemas y vistas

los estados, estos datos son buenos


candidatos a formar un esquema. Pero

14.1. Introduccin a esquemas

si nicamente tenemos datos sobre los


Un esquema podramos definirlo como un
resumen

preciso

que

refleja

los

conceptos ms importantes o de mayor


trascendencia

del

documento

gastos efectuados en una compra, con


una estructura compuesta por Producto--Precio, no disponemos de niveles
suficientes para hacer un esquema.

esquematizado.
- En una hoja solo podemos incluir un
As pues, un esquema puede ser
perfectamente un ndice de un libro,
donde vemos todos los puntos tratados

esquema,

para

esquema

sobre

tener
los

ms
mismos

de

un

datos,

debemos copiar los datos a otra hoja.

en el libro, tambin podemos ver como


ejemplo de esquema el ndice de este

- Para crear esquemas automticamente

curso, el cual contiene los puntos ms

debemos preparar lo hoja con un

importantes que se tratan en l y

formato adecuado como veremos ms

adems est estructurado por niveles de

adelante.

profundizacin
concreto,

sobre

vamos

un

tema

en

desplegando

el
117

Rif: J-30573029-6

Existen

dos

formas

de

crear

un

esquema en Excel 2010: Manual y


Automtica.
14.2. Creacin automtica de esquemas
La mejor opcin para crear esquemas es
que lo haga Excel automticamente,
puesto que tarda mucho menos tiempo
que hacindolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que
Excel

2010

pueda

crear

automticamente el esquema:
- Las filas sumario deben estar por
encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.

En este ejemplo podemos hacer un


esquema

tanto

de

filas

como

de

- Las columnas sumario deben estar a la

columnas, puesto que se ha organizado

derecha o a la izquierda de los datos,

los

nunca entremezclados.

autnoma (filas) y se ha calculado los

Si la disposicin de los datos no se

subtotales

de

cada

comunidad

subtotales de cada trimestre (columnas).

corresponde con estas caractersticas

Por tanto, como ya tenemos los datos

nos veremos obligados a definir el

vamos a realizar el esquema.

esquema manualmente.
Para ello nos situamos en la pestaa
En la imagen podemos ver el ejemplo de

Datos.

datos bien estructurados:

encontraremos el botn Agrupar. Al

En

la

seccin

Esquema

pulsarlo elegiremos la opcin Auto


esquema del men.

118

Rif: J-30573029-6

Por columnas podemos ver que existen


dos niveles:
- La tabla desplegada por completo
- y la tabla con los datos semestrales.
Automticamente, Excel nos genera los
niveles del esquema como podemos ver
a continuacin:

Por filas tenemos tres niveles:


Para comprimir y expandir el esquema
slo tenemos que hacer clic en los
smbolos - y + o con los nmeros 1
2 de cada nivel.

En la imagen anterior podemos ver que


ahora aparecen unas lneas en la zona
izquierda de las celdas y otra lnea sobre
las columnas de la tabla.
Adems, vemos en la esquina superior
izquierda unos nmeros que nos indican
cuntos niveles tiene el esquema.

Por

ejemplo,

en

la

tabla

de

las

estadsticas, si hacemos clic sobre el encima del semestre, se comprime, para


que solo se muestre por aos las personas
en situacin de pobreza, el esquema
quedara como se puede ver en la imagen.
119

Rif: J-30573029-6

14.3. Creacin manual de esquemas

Borrar un esquema.

La segunda opcin es la de crear el

Para

esquema manualmente.

acceder a la opcin Desagrupar y

Para crear un esquema manualmente

borrar

un

esquema

debemos

seleccionar la opcin Borrar esquema.

debemos crear grupos de filas o de

Antes de eliminar un esquema, debemos

columnas

estar

dependiendo

del

tipo

de

esquema que queramos hacer.


Para

crear

un

grupo

(seleccionando

las

debemos

o columnas

letras

de

que

es

lo

que

realmente deseamos, pues una vez

seleccionar las filas (seleccionando los


nmeros de las filas)

seguros

de

las

columnas) de las cuales vayamos a

dada la orden, Excel no nos ofrece la


posibilidad de deshacer. As pues si no
estamos seguros de querer eliminar el
esquema es mejor ocultarlo.
Ocultar un esquema.

crear un grupo, pero no debemos incluir


las filas o columnas que contengan

Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar

frmulas de sumario.

las

marcas

que

nos

ayudan

expandir/contraer un esquema, pero el


Una vez seleccionadas las filas o

esquema sigue estando activo, para

columnas vamos al men Agrupar de la

ocultar

pestaa

presionar

Datos

seleccionamos

Agrupar.

un

esquema
las

teclas

automticamente

Para trabajar un poco ms rpido


podemos utilizar las teclas para agrupar

basta

con

Ctrl+8

desaparecen

y
las

marcas del esquema, para volverlas a


mostrar

volvemos

pulsar

la

combinacin de teclas Ctrl+8. Nota: La

y desagrupar.

tecla 8 del teclado numrico no sirve,


Para agrupar, una vez tengamos el

debe ser la de la fila de nmeros

grupo

superior.

seleccionado

presionamos

Alt+Shift+Flecha derecha.
14.5. Ver una hoja en varias ventanas
Para desagrupar, una vez tengamos el
grupo

seleccionado

presionamos

Alt+Shift+Flecha izquierda.

Suele suceder de forma muy comn que


al estar realizando hojas de clculo
vayamos ampliando cada vez ms el

14.4. Borrar y ocultar un esquema

campo de visin de la pantalla, llegando


120

Rif: J-30573029-6

a ocupar ms de una pgina por hoja, y

indicando que es la segunda ventana del

cuando se trata de estar cotejando datos

mismo documento.

resulta bastante incmodo tener que


desplazarse cada vez de arriba hacia

Para ver las dos ventanas al mismo


tiempo hacemos clic en Organizar todo

abajo o de un lado al otro.

y seleccionamos Vertical, Horizontal,


Las distintas opciones que Excel 2010

Mosaico o Cascada, dependiendo de

nos ofrece para minimizar el problema y

cmo estn situados los datos en la

as trabajar de una manera ms cmoda

hoja.

con los datos introducidos.

Ahora podemos desplazarnos sobre


una ventana independientemente de la
otra.
Podemos utilizar la opcin de ver la
misma hoja en varias ventanas, o
utilizar la opcin de ver la misma hoja
en varios paneles.
Para ver la misma hoja en varias
ventanas,

debemos

acceder

la

pestaa Vista y pulsar el botn Nueva


ventana,
ventana
tenamos

si

la
que

estaba

maximizada no nos
daremos cuenta de

14.6. Dividir una hoja en paneles

que haya ocurrido


algn cambio en la

Podemos utilizar tambin la opcin de

ventana, pero si nos

dividir la hoja por paneles.

fijamos en la barra de ttulo podemos ver


que ahora el nombre del documento
adems tiene aadido al final ":2"

Si no nos gusta lo de tener varias


ventanas

abiertas

en

la

pantalla,

podemos utilizar la opcin de dividir la


hoja en 2 4 paneles.
121

Rif: J-30573029-6

Para dividir la hoja en paneles podemos

el aspecto

, indicando el desplazamiento

hacer clic en el botn Dividir

hacia arriba y hacia abajo..

en la pestaa Vista y automticamente


nos aparecen dos barras, una vertical y
otra horizontal las cuales podemos

- La barra de divisin vertical que aparece


en la barra de desplazamiento horizontal a

desplazar para ajustar el tamao de las


la derecha del todo.

porciones de ventana a nuestro gusto.

Al situar el

puntero del ratn sobre la lnea gris vertical


que est a la derecha de la flecha de
desplazamiento,
adopta

la

el

puntero

forma

del

indicando

ratn
el

desplazamiento de la barra hacia la


derecha y hacia la izquierda.
14.7. Inmovilizar paneles
Se puede utilizar la opcin de inmovilizar
los paneles.
Si lo que nos interesa es dejar inmviles
los encabezados de los datos y as
desplazarnos nicamente sobre los datos
teniendo siempre disponible la vista de las
cabeceras, podemos utilizar la opcin de
Otra opcin para definir los paneles y

inmovilizar los paneles.

dividir la pantalla a nuestro gusto es


Para realizar esto, simplemente despliega

utilizando las barras de divisin:

el men Inmovilizar paneles que se


Excel disponible de 2 formas:

encuentra en la pestaa Vista. Si te

- La barra de divisin horizontal que


aparece en la barra de desplazamiento

interesa mantener la primera fila (como


cabecera) o la primera columna (para que
ejerza la misma funcin) selecciona la

vertical arriba del todo.

Al situar el

opcin correspondiente

puntero del ratn sobre la lnea gris que


de

En el caso de que lo que quisieses

desplazamiento el puntero del ratn toma

inmovilizar no se encontrase en esas

est

encima

de

la

flecha

122

Rif: J-30573029-6

posiciones selecciona el rango de celdas

introducir errneamente los datos al

y pulsa la opcin Inmovilizar paneles.

introducirlos manualmente.

La

zona

desplazarse,

seleccionada
el

resto

podr

permanecer

- Utilizar algunas de las herramientas


disponibles en Excel

inmovilizado.

para importar

datos.
Para importar datos externos a Excel
disponemos

bsicamente

de

dos

opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows,
es

decir,

copiar

los

datos

de

la

aplicacin externa y pegarlos en una


hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que
no tiene que ser necesariamente del
Para desactivar la inmovilizacin de los
paneles vuelve a seleccionar esta opcin y
haz clic sobre Movilizar paneles.

formato Excel.
La primera opcin es la ms directa,
pero tiene el contrapunto de ser ms
laboriosa y tediosa.

Leccin 15. Importar y exportar datos en


Excel

La segunda opcin es ms rpida,


pero

15.1. Introduccin a la importacin

pueden

surgir

problemas

de

compatibilidad dependiendo del formato


En

muchas

ocasiones

tenemos

la

del archivo a importar.

necesidad de trabajar en Excel con


datos procedentes de otras aplicaciones.
Tenemos dos alternativas:

El

problema

fundamental

de

la

importacin de datos externos, hemos


dicho que es debido al formato de los

- Introducir de nuevo los datos en un

propios archivos, esto quiere decir que

libro de trabajo, con el consumo de

cada aplicacin genera un archivo con

tiempo que ello implica ms el riesgo de

un formato propio para identificar mejor


el contenido de los datos, por ejemplo
123

Rif: J-30573029-6

15.2. Utilizar el asistente para importar


texto
Cuando hablamos de archivos de texto nos
estamos refiriendo a archivos que no
tienen

formato,

los

conocidos

como

archivos de texto plano (ASCII); los


archivos de texto con formato como los
Excel al generar un archivo .xls no

.doc o los .rtf tienen otra forma de

solamente guarda los datos que hemos

importarse a Excel que veremos ms

introducido sino que lo guarda con un

adelante.

formato especial para interpretar el


documento en su plenitud, de esta
manera sabe exactamente dnde estn
las frmulas, qu formato esttico tiene
el documento, etc.

una aplicacin externa debemos tener


cuenta

que

asistente podemos hacerlo de dos formas


distintas:
- Podemos acceder a la pestaa Datos y

Adems de esto, al importar datos de


en

Pero para importar archivos de texto con el

pueden

surgir

los

seleccionar uno de los tipos de orgenes


de datos que podemos encontrar en esta
seccin.

siguientes fallos:
- Algunas de las frmulas no ajustan
correctamente.
- El formato no se ajusta al original.

- O acceder mediante el men Archivo Abrir y donde pone Tipo de datos

- Las frmulas y funciones que no entiende

seleccionar Todos los archivos (*.*).

no las copia.
A continuacin en ambos casos se sigue el
Pese a todos estos contratiempos, siempre

mismo procedimiento.

es mejor intentar realizar una importacin y


despus comprobar si todo ha salido
correctamente. A no ser que la cantidad de

Nos aparece un cuadro de dilogo para


seleccionar el archivo a importar.

datos no sea demasiado extensa y nos

Una vez seleccionado el archivo de texto

decantemos por utilizar el portapapeles.

aparecen una serie de tres pantallas


124

Rif: J-30573029-6

correspondientes al asistente para importar

como uno solo, para que no incluya ms

texto.

columnas de las debidas por un error


tipogrfico o el uso de excesivos espacios

En la ventana del Asistente para importar

para darle una cierta esttica.

texto -Paso 1 de 3, aparecen varias


opciones:

Pulsamos Siguiente y veremos la ltima

Podemos indicar si el texto importado tiene


los Campos delimitados o no para que
Excel sepa dnde empieza un campo y
dnde acaba.

ventana del asistente.


En ella indicaremos qu tipo de Formato
de los datos contiene cada columna.
Para ello haremos clic en los datos de una

Podemos indicar a partir de qu fila


queremos importar por si queremos
descartar ttulos, por ejemplo.
Y tambin podemos decidir el Origen del
archivo. Si todos los datos son correctos
pulsamos sobre Siguiente.

columna y una vez est seleccionada


(fondo negro) elegiremos en la lista
superior. En el botn Avanzadas podemos
completar cietas caractersticas para los
nmeros

como

los

separadores

de

decimales y millares y la posicin del signo


en los negativos.
En la segunda pantalla del asistente
podemos elegir los separadores de los
datos.

Tabulacin. En la imagen podemos ver


que en el archivo original los datos estaban
separados con tabulaciones, por eso los
estructurado

Podemos

marcar

en

dos

columnas.

desmarcar

los

separadores segn las caractersticas del


archivo original a importar.
Cuando

podremos

escoger

No

importar columna (saltar) para no


incluir una determinada columna en el

Por defecto viene marcado el separador de

ha

Tambin

utilizamos

el

Excel.
Una

vez

comprobado

hayamos
la

completado

definicin,

pulsamos

sobre Finalizar para que termine el


asistente e importe los datos. Si de lo
contrario, creemos que se nos ha
olvidado algo, podemos volver a las
pantallas anteriores pulsando el botn

Separador

de

Atrs.

Espacio en blanco, es conveniente activar


Considerar separadores consecutivos
125

Rif: J-30573029-6

Nos

aparece

un

cuadro de dilogo
preguntndonos
dnde

deseamos

conexin, actualizar los datos con el archivo

Importar los datos.

externo o ver sus Propiedades.

Podemos seleccionar Hoja de clculo

Haciendo clic en la opcin Propiedades

existente. Para indicar dnde importar

veremos este cuadro de dilogo donde

exactamente, haremos clic en la celda o

celdas en que queramos situar la


informacin.
O bien, seleccionamos Nueva hoja de
clculo.
Pulsamos sobre Aceptar y aparecern los

encontraremos propiedades muy tiles:

datos importados en la hoja.

En la seccin Control de actualizacin


podemos hacer que Excel actualice
automticamente los datos insertados en la
hoja de clculo cada vez que se abra el libro
(marcando la casilla Actualizar al abrir
archivo).

15.3. La seccin Conexiones


Desde la seccin Conexiones en la pestaa
Datos podremos conectar un libro de Excel
con la informacin contenida en archivos
externos que hayamos importado.
Si abrir una ventana que nos mostrar todas
las conexiones del libro y podremos eliminar
la

Si los datos almacenados en el fichero


origen han cambiado, estos cambios
quedarn reflejados en nuestra hoja de
clculo. Esto es posible porque Excel
almacena en el libro de trabajo la definicin
de la consulta de donde son originarios los
datos importados, de manera que puede
ejecutarla de nuevo cuando se desee.
Si marcamos la casilla Solicitar el nombre
del archivo al actualizar, cada vez que se
vayan a actualizar los datos importados,
126

Rif: J-30573029-6

Excel

nos

ruta al archivo de conexin, que podremos

pedir de qu

modificar pulsando el botn Examinar. Si

fichero

coger

hemos importado los datos desde, por

los datos, sino

ejemplo, una base de datos, tambin

los

podremos editar la cadena de conexin o

coger

directamente

la consulta.

del archivo que


indicamos cuando importamos por primera
vez. Esta opcin puede ser til cuando
tenemos varios archivos con datos y en
cada momento queremos ver los datos
almacenados en uno de esos ficheros.

Si

lo

que

queremos

Propiedades
conexin,

de
no

es

una
de

ver

determinada

todo

el

libro,

simplemente haremos clic en una celda


que

contenga

datos

importados

pulsaremos el botn
Dependiendo del tipo de archivo que se

las

de la

pestaa Datos.

trate, podremos tener disponibles opciones


como recuperar formatos, etc. En nuestro
caso estas opciones no estn disponibles
porque los ficheros .txt no soportan ningn
tipo de formato.

Se puede actualizar los datos desde la


ventana de Conexiones del libro. Para
ahorrarnos tiempo, tambin existe un
botn en la propia barra de herramientas
de la pestaa Diseo.

En la pestaa Definicin encontraremos la


El botn Actualizar Todo contiene un
desplegable en el que podrs elegir si
deseas

Actualizar

slo

los

datos

importados seleccionados, o bien si


deseas Actualizar todo el libro, con los
datos de todos los archivos externos a
partir de los cuales se han realizado
importaciones.
15.4. Importar datos de Word a Excel y
viceversa
Importar datos de Word a Excel.

127

Rif: J-30573029-6

A veces puede ser til importar una tabla

que los datos queden vinculados, es decir

de Word a Excel si deseamos agregar

que adems de copiar los datos de Excel

algn tipo de frmula a los datos de los

en un documento de Word si realizamos

que disponemos y no queremos volver a

algn cambio en la hoja de Excel, este

teclear todos los datos en un libro de

cambio queda reflejado en el documento

Excel.

de Word.

Para realizar este proceso es tan

Para realizar este proceso:

sencillo como copiar y pegar.


- Seleccionamos la informacin a copiar de
- Estando en Word seleccionamos la

la hoja de Excel.

tabla que queremos pasar a Excel.


-

Copiamos

los

datos

seleccionados

- Copiamos la tabla seleccionada, bien

pulsando Ctrl + C o desde la pestaa

pulsando Ctrl + C o desde la pestaa

Inicio y haciendo clic en el botn Copiar.

Inicio y haciendo clic en el botn


- Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl

Copiar.

+ V o desde la pestaa Inicio y haciendo


- Ahora en Excel seleccionamos la celda

clic en el botn Pegar.

donde queremos colocar la tabla.


Despus de pegar los datos en Word nos
- Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaa
Inicio y haciendo clic en el botn Pegar.

aparece un indicador de pegado


podemos

ver

las

distintas

donde
opciones.

Es posible que nos advierta de que el texto


seleccionado es ms pequeo que la hoja,
pulsamos sobre Aceptar y nos pegar la
tabla con el mismo formato que la
tenamos en Word. Si deseamos que no
aparezca el marco de la tabla lo podemos
eliminar utilizando las opciones de este
men:

Por defecto se pega utilizando la primera


opcin: Mantener el formato de origen.
Para vincular los datos deberemos elegir la

.
tercera o la cuarta opcin

Importar datos de Excel a Word.


Al importar datos de Excel a Word adems
de lo visto anteriormente podemos hacer

Vincular y mantener formato de origen o


bien Vincular y usar estilos de destino.
Las opciones de vinculacin se distinguen
por el icono de la cadena.
128

Rif: J-30573029-6

Leccin 16. Tablas de Excel

- Aplicar formatos a todos los datos.

Una tabla en Excel es un conjunto de

En versiones ms antiguas de Excel, las

datos organizados en filas o registros, en

tablas se denominaban Listas de datos.

la

las

Incluso es posible que en algunos cuadros

cabeceras de las columnas (los nombres

de dilogo, se refiere a las tablas como

de

listas.

que
los

la

primera

campos),

fila

las

contiene
dems

filas

contienen los datos almacenados. Es


como una tabla de base de datos, de

En este tema profundizaremos sobre este

hecho tambin se denominan listas de

tipo de tablas.

base de datos. Cada fila es un registro de

16.1. Crear una tabla

entrada, por tanto podremos componer


como mximo una lista con 255 campos y

Para crear una tabla tenemos que seguir

65535 registros.

los siguientes pasos:

Las tablas son muy tiles porque adems

- Seleccionar el rango de celdas (con datos o

de almacenar informacin, incluyen una

vacas) que queremos incluir en la lista.

serie de operaciones que permiten analizar


y

administrar

esos datos de
forma

muy

- Seleccionar del Tabla en la pestaa

cmoda.

Insertar.

Entre las operaciones ms interesantes


que podemos realizar

con las listas

tenemos:
- Ordenar la los registros.
- Filtrar el contenido de la tabla por algn
criterio.

Aparecer a continuacin el cuadro de


dilogo Crear tabla.

- Utilizar frmulas para la lista aadiendo


algn tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
129

Rif: J-30573029-6

Para modificar o introducir nuevos


datos en la tabla podemos teclear
directamente los nuevos valores en ella,
o bien podemos utilizar un formulario de
datos. Esta segunda opcin viene muy
bien sobre todo si la lista es muy grande.
Si

nos

hemos

saltado

el

paso

de

seleccionar previamente las celdas, lo

Un formulario de datos es un cuadro


de dilogo que permite al usuario

podemos hacer ahora.

escribir o mostrar con facilidad una fila


- Si en el rango seleccionado hemos
incluido

la

fila

de

entera de datos (un registro).

cabeceras

(recomendado), activaremos la casilla de


verificacin La lista tiene encabezados.
Para abrir el formulario de datos,
- Al final hacer clic en Aceptar.

tenemos que posicionarnos en la lista

Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos


ver que en la banda de opciones aparece

para que est activa, y pulsar en el icono


Formulario

la pestaa Diseo, correspondiente a las


Herramientas de tabla:

Como esta opcin no est directamente


disponible en la Cinta de opciones, vamos
Y en la hoja de clculo aparece en
rango

seleccionado

con

el formato

propio de la tabla.

a aadirla a la Barra de acceso rpido.


Pulsando el men Archivo > Opciones >
Personalizar Cinta, y Agregar el icono
Formulario..., en la seccin de Comandos
que no estn en la cinta de opciones.

16.2. Modificar los datos de una tabla


130

Rif: J-30573029-6

tabulacin), si nos hemos equivocado y


no

queremos

guardar

los

cambios

hacemos clic en el botn Restaurar, si


queremos

guardar

los

cambios

pulsamos la tecla Intro.


Para

crear

un

nuevo

registro,

hacemos clic en el botn Nuevo, Excel


se posicionar en un registro vaco, slo
nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o
Restaurar para aceptar o cancelar
respectivamente.
Al crear el formulario, disponemos de
siguientes botones:

Despus

de

aceptar

Excel

se

posiciona en un nuevo registro en


blanco por si queremos insertar varios

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo


registro.

registros,

una

vez

agregados

los

registros, hacer clic en Cerrar.

Eliminar: Eliminar el registro que est


activo.

Para

Restaurar:

Deshace

los

cambios

buscar

un

registro

posicionarnos en l podemos utilizar los

efectuados.

botones Buscar anterior y Buscar

Buscar anterior: Se desplaza al registro

siguiente o ir directamente a un registro

anterior.

concreto introduciendo un criterio de

Buscar

siguiente:

Se

desplaza

al

bsqueda.

Pulsamos

en

el

botn

siguiente registro.

Criterios con

Criterios: Sirve para aplicar un filtro de

formulario para introducir el criterio de

bsqueda.

bsqueda, es similar al formulario de

Cerrar: Cierra el formulario.

datos pero encima de la columna de

lo

cual

pasamos

al

botones aparece la palabra Criterios.


Para cambiar los datos de un registro,
primero nos posicionamos sobre el

Por ejemplo, si buscamos un registro

registro, luego rectificamos los datos que

con el valor Elena en el campo Nombre,

queramos (para desplazarnos por los

escribimos

campos podemos utilizar las teclas de

pulsamos el botn Buscar Siguiente,

Elena

en

Nombre

131

Rif: J-30573029-6

Excel vuelve al formulario de datos y nos

Para

eliminar

filas

columnas,

posiciona en el registro de nombre

deberemos posicionarnos sobre una

Elena Rojas.

celda, y elegiremos Filas o Columnas


de la tabla en el botn Eliminar,

16.3. Modificar la estructura de la tabla

disponible en la pestaa de Inicio y en


el men contextual de la tabla.
Seleccionando

una

celda,

fila

columna, y pulsando la tecla SUPR,

Pulsando
en el icono Cambiar tamao de la
tabla, podemos seleccionar un nuevo
rango de datos. Pero si la tabla contiene

eliminamos los datos seleccionados,


pero no la estructura de la tabla.
Para

eliminar

la

tabla

completa,

encabezados, estos deben permanecer

seleccionamos toda la tabla y pulsamos

en la misma posicin, as que slo

SUPR.

podremos aumentar y disminuir filas.

estructura de la tabla, pero conservar los

Podemos modificar directamente el

Si

deseamos

en

Cuando necesitemos aadir una fila al


de

la

tabla

para

continuar

introduciendo datos, slo tendremos que


pulsar la tecla TAB desde la ltima celda
y aparecer una fila nueva.
Si

la

pestaa

de

dar

una

Diseo de la tabla.
16.4. Estilo de la tabla

inferior derecha.

final

la

datos en la hoja, entonces pulsamos

rango de filas y columnas, estirando o


encogiendo la tabla desde su esquina

eliminar

necesitamos

insertar

filas

Una

forma

fcil

de

combinacin de colores a la tabla que


resulte elegante, es escogiendo uno de
los estilos predefinidos, disponibles en la
pestaa Diseo de la tabla.

columnas entre las filas existentes de la


tabla, podemos hacerlo desde el botn
Insertar, en la pestaa de Inicio.
Tambin desde el men contextual de la
tabla.

132

Rif: J-30573029-6

En Opciones de estilo de la tabla,

ordenacin siempre se realizar sobre la

podemos marcar o desmarcar otros

propia tabla y no sobre columnas

aspectos, como que las columnas o filas

completas.

aparezcan remarcadas con bandas, o se


muestre un resaltado especial en la

Pero adems, si nos fijamos en los


encabezados de la propia tabla, vemos

primera o ltima columna.

que contienen una pequea flecha en el


Las bandas y resaltados dependern
del estilo de la tabla.

lateral derecho. Si la pulsamos se


despliega un men que nos proporciona
las opciones rpidas de ordenacin, as

Por lo dems, a cada celda se le


podrn aplicar los colores de fuente y

como la posibilidad de ordenar por


colores.

fondo, fondo condicional, etc. que a


cualquier celda de la hoja de clculo.

La ordenacin por colores no incluye


los colores predefinidos de la tabla,
como la que se ve en la imagen que
alterna el color de las filas entre blanco y
azul. Sino que afecta a las que han sido

En est tabla, se ha cambiado el


estilo, y se han marcado las opciones
Primera y ltima columna.

coloreadas de forma explcita, para


destacarlas por algn motivo.
16.6. Filtrar el contenido de la tabla

16.5. Ordenar una tabla de datos

Filtrar una lista no es ni ms ni menos

Para ordenar los datos de una tabla lo

que de todos los registros almacenados

que

en la tabla, seleccionar aquellos que

ordenamos los datos en celdas sin

se correspondan con algn criterio

ninguna estructura: a travs de los

fijado por nosotros.

haremos

de

la

botones

misma

forma

situados en la pestaa

Excel nos ofrece dos formas de filtrar


una lista.

Datos, o bien desde el botn

- Utilizando el Filtro (autofiltro).

- Utilizando filtros avanzados.


La nica diferencia ser que, al estar
los

datos

tan

bien delimitados,

la

Utilizar el Filtro.
133

Rif: J-30573029-6

Para utilizar el Filtro nos servimos de


las listas desplegables asociadas a las

donde se despliegan una serie de


opciones:

cabeceras de campos (podemos mostrar


u ocultar el autofiltro en la pestaa
Datos, marcando o desmarcando el
botn Filtro).

En cualquier opcin, accedemos a


una ventana donde podemos elegir dos
condiciones de filtro de texto, y exigir
que se cumpla una condicin o las dos.
Excel evaluar la condicin elegida con
el texto que escribamos, y si se cumple,
mostrar la fila. Usaremos el carcter?
para determinar que en esa posicin
habr un carcter, sea cual sea, y el
asterisco * para indicar que puede haber
o no un grupo de caracteres.
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la
flecha del campo 1er Apellido, nos
aparece un men desplegable como
este, donde nos ofrece una serie de
opciones para realizar el filtro.
Por

ejemplo,

si

slo

marcamos

Moreno, Excel filtrar todos los registros


que tengan Moreno en el 1er apellido y
las dems filas 'desaparecern' de la
lista.

En el ejemplo de la imagen, solo se


mostrarn

Otra opcin, es usar los Filtros de


texto que veremos en ese mismo men,

los

registros

cuyo

1er

Apellido tenga una o en el segundo


carcter y no contenga la letra z.
134

Rif: J-30573029-6

Para indicarnos que hay un filtro

Rango de la lista: Aqu especificamos

activo, la flecha de la lista desplegable

los registros de la lista a los que

cambia de icono.

queremos aplicar el filtro.

Para quitar el filtro, volvemos a

Rango

de

criterios:

desplegar la lista y elegimos la opcin

seleccionamos

(Seleccionar

encuentran los criterios de filtrado (la

Todo),

reaparecern

todos los registros de la lista. Tambin

la

fila

Aqu

donde

se

zona de criterios).

podemos quitar el filtro pulsando en


Borrar filtro

en la pestaa

Tambin podemos optar por guardar el


resultado del filtrado en otro lugar,

Datos.

seleccionando la opcin Copiar a otro


Utilizar Filtros avanzados.

lugar, en este caso rellenaremos el


campo Copiar a: con el rango de celdas

Si queremos filtrar los registros de la

que recibirn el resultado del filtrado.

lista por una condicin ms compleja,


utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro

Si marcamos la casilla Slo registros

avanzado.

nicos, las repeticiones de registros

Previamente

deberemos

tener en la hoja de clculo, unas filas

(filas

con

exactamente

donde indicaremos los criterios del

valores) desaparecern.

los

mismos

filtrado.
Para volver a visualizar todos los
registros de la lista, acceder al men
Datos - Filtro - Mostrar todo.
16.7. Funciones de base de datos
En el tema de funciones omitimos el
apartado de funciones dedicadas a
bases de datos, pero ahora vamos a
explicar cada una de esas funciones ya
Para abrir el cuadro de dilogo Filtro

que se aplican a tablas de datos.

avanzado, pulsaremos en
en la seccin Ordenar y filtrar de la
pestaa Datos.

Estas funciones se utilizan cuando


queremos realizar clculos sobre alguna
columna pero aadiendo una condicin
135

Rif: J-30573029-6

de seleccin de las filas que entrarn en


el

clculo,

es

decir

aplicando

previamente un filtro.

Estas son las funciones de base de


datos ofrecidas por Excel. Todas ellas
guardan

la

misma

estructura:

FUNCION(datos; campo; criterios).


Por ejemplo si tenemos una columna
con el beneficio obtenido por nuestros
automviles (ver figura ms abajo) y
queremos saber cunto ha sido el
beneficio de los Ford, no podemos

Funcin
BDCONTAR
BDCONTARA
BDMAX
BDMIN
BDPRODUCTO

utilizar la funcin suma porque sumara

BDPROMEDIO

todos los automviles, en este caso lo

BDSUMA
BDEXTRAER

podramos conseguir con la funcin de


base de datos BDSUMA incluye la
condicin de filtrado automvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de

BDVAR
BDVARP
BDDESVEST
BDDESVESTP

Descripcin
Cuenta las celdas que contienen un
nmero
Cuenta las celdas que contienen un valor
Obtiene el valor mximo
Obtiene el valor mnimo
Obtiene el producto de los valores
indicados
Obtiene el promedio de los valores
indicados
Obtiene la suma de los valores indicados
Obtiene un valor de un campo en una fila
que cumpla un criterio de seleccin
Calcula la varianza sobre una muestra de
valores
Calcula la varianza sobre todos los valores
de un campo
Calcula la desviacin estndar sobre una
muestra de valores
Calcula la desviacin estndar sobre todos
los valores de un campo

datos que nos ofrece Excel, utilizaremos


la hoja:

FuncinBDCONTAR(rango_datos;nombre_c
ampo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un nmero
en una determinada columna (campo),
considerando nicamente las filas que
cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que
componen la base de datos o lista donde se
quiere contar.
nombre_campo: indica el nombre

En esta hoja tenemos una lista con los


automviles de la empresa, con los

del campo que contiene los valores


a contar.

datos de asignados, aos, rentabilidad y

rango_criterios: es el rango de

beneficio obtenido.

celdas que contienen la condicin

Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para


definir los filtros.

que deben cumplir los registros que


entran en el recuento.
136

Rif: J-30573029-6

Ejemplo:

nombre_campo: indica el nombre

BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2)

del campo que se utiliza en la

Como resultado obtenemos --> 2

funcin.

Cmo se forman las condiciones?

rango_criterios: es el rango de
celdas que contienen la condicin

Para formar las condiciones que vayamos


a utilizar en el parmetro rango_criterios,

que deben cumplir los registros que


entran en el clculo.

debemos reservar una zona en nuestra


hoja de clculo para dichas condiciones

Ejemplo:

(preferiblemente antes de la base de

BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2)

datos).

Como resultado obtenemos --> 2

En esta zona tendremos que escribir en

En nuestro caso esta funcin tendra el

una fila los nombres de los campos de la

mismo resultado que la anterior, pues en la

hoja

columna aos todos los registros tienen

de

clculo.

Para

realizar

una

operacin en toda una columna de la base

completos sus datos.

de datos, introduzca una lnea en blanco


debajo de los nombres de campo en el

Funcin
BDMAX(rango_datos;nombre_campo;ra

rango de criterios.

ngo_criterios)
FuncinBDCONTARA(rango_datos;nom
Devuelve el valor mximo encontrado en

bre_campo;rango_criterios)

una

determinada

columna

(campo),

Cuenta las celdas que contienen un valor

considerando nicamente las filas que

(que no sea blanco) en una determinada

cumplan una determinada condicin.

columna

(campo),

considerando

nicamente las filas que cumplan una

rango_datos:

es

el

rango

de

celdas que componen la base de

determinada condicin.

datos o lista.
rango_datos:

es

el

rango

de

celdas que componen la base de


datos o lista.

nombre_campo: indica el nombre


del campo que contiene los valores
a utilizar en el clculo.
rango_criterios: es el rango de
celdas que contienen la condicin
137

Rif: J-30573029-6

que deben cumplir los registros que

Devuelve el producto de los valores

entran en el clculo.

encontrados en una determinada columna


(campo), considerando nicamente las

Ejemplo:

filas

BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3)

que

cumplan

una

determinada

condicin.

Como resultado obtenemos --> 123


rango_datos:
Funcin

es

el

rango

de

celdas que componen la base de

BDMIN(rango_datos;nombre_campo;ra

datos o lista.

ngo_criterios)
nombre_campo: indica el nombre
Devuelve el valor mnimo encontrado en
una

determinada

columna

(campo),

del campo que contiene los valores


a utilizar en el clculo.

considerando nicamente las filas que


cumplan una determinada condicin.

rango_criterios: es el rango de
celdas que contienen la condicin

rango_datos:

es

el

rango

de

celdas que componen la base de

que deben cumplir los registros que


entran en el clculo.

datos o lista.
Ejemplo:
nombre_campo: indica el nombre
del campo que contiene los valores
a utilizar en el clculo.
rango_criterios: es el rango de
celdas que contienen la n que
deben cumplir los registros que
entran en el clculo.

BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A
1:A3) Como resultado obtenemos -->
178200
Funcin
BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_ca
mpo;rango_criterios)

Obtiene

el

promedio de los valores encontrados en

Ejemplo:

una

determinada

columna

(campo),

BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como

considerando nicamente las filas que

resultado obtenemos --> 105

cumplan una determinada condicin. De


una columna o lista que cumplen los

Funcin

criterios establecidos.

BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_ca
mpo;rango_criterios)

138

Rif: J-30573029-6

rango_datos:

es

el

rango

de

que deben cumplir los registros que


entran en el clculo.

celdas que componen la base de


datos o lista.

Ejemplo:
nombre_campo: indica el nombre

BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3)

del campo que se utiliza en la

Como resultado obtenemos --> 566

funcin.
Funcin
rango_criterios: es el rango de

BDEXTRAER(rango_datos;nombre_cam

celdas que contienen la condicin

po;rango_criterios)

que deben cumplir los registros que


Extrae de la base de datos un nico valor

entran en el clculo.

contenido el campo indicado y en la fila


Ejemplo:

que

cumpla

la

condicin

BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A

mediante el rango de criterios.

establecida

2) Como resultado obtenemos --> 110,33


rango_datos:

es

el

rango

de

Funcin

celdas que componen la base de

BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;r

datos o lista.

ango_criterios)
nombre_campo: indica el nombre
Obtiene

la

suma

de

los

valores

encontrados en una determinada columna

del campo que contiene el valor a


extraer.

(campo), considerando nicamente las


filas

que

cumplan

una

determinada

rango_criterios: es el rango de
celdas que contienen la n que

condicin.

debe cumplir el registro buscado.


rango_datos:

es

el

rango

de

celdas que componen la base de


datos o lista.

Si ningn registro coincide con los criterios,


BDEXTRAER devuelve el valor de error
#VALOR!.

nombre_campo: indica el nombre


del campo que se utiliza en la
funcin.

Si ms de un registro coincide con los


criterios, BDEXTRAER devuelve el valor
de error #NUM!.

rango_criterios: es el rango de
celdas que contienen la condicin
139

Rif: J-30573029-6

Ejemplo:

Ejemplo:

BDEXTRAER(A5:F14;"Automovil";D1:

BDVAR(A5:F14;"Beneficio";A1:A2)

D4) Como resultado obtenemos --> Ford

Como resultado obtenemos --> 70,33

, el valor del campo Automvil en la fila


que cumpla la condicin incluida en el

Funcin
BDVARP(rango_datos;nombre_campo;r

rango D1:D4

ango_criterios)
Nota: este ejemplo funciona porque
hay un slo registro que cumple la
condicin, hay un solo automvil con

Calcula la varianza basndose en todos


los valores contenidos en una determinada
columna

rentabilidad 9.

(campo),

considerando

unicamente las filas que cumplan una


determinada condicin.

Funcin
BDVAR(rango_datos;nombre_campo;ra

rango_datos: es el rango de celdas que

ngo_criterios)

componen la base de datos o lista.


Calcula la varianza basndose en una
muestra de los valores contenidos en
una

determinada

columna

(campo),

nombre_campo: indica el nombre del


campo que se utiliza en la funcin.

considerando unicamente las filas que

rango_criterios: es el rango de celdas que

cumplan una determinada condicin.

contienen la condicin que deben cumplir los

rango_datos:

es

el

rango

de

registros que entran en el clculo.

celdas que componen la base de

Ejemplo:

datos o lista.

BDVARP(A5:F14;"Beneficio";A1:A2)

nombre_campo: indica el nombre

Como resultado obtenemos --> 46,88

del campo que se utiliza en la

Funcin

funcin.

BDDESVEST(rango_datos;nombre_cam

rango_criterios: es el rango de

po;rango_criterios)

celdas que contienen la condicin

Calcula la desviacin estndar basndose

que deben cumplir los registros que

en una muestra de los valores contenidos

entran en el clculo.

en una determinada columna (campo),


considerando nicamente las filas que
cumplan una determinada condicin.
140

Rif: J-30573029-6

rango_datos:

es

el

rango

de

celdas que componen la base de

que deben cumplir los registros que


entran en el clculo.

datos o lista.
Ejemplo:
nombre_campo: indica el nombre

BDDESVESTP(A5:F14;"Beneficio";A1:F

del campo que contiene los valores

3) Como resultado obtenemos --> 7,15

a utilizar en el clculo.

16.8. Crear un resumen de datos

rango_criterios: es el rango de
celdas que contienen la condicin
que deben cumplir los registros que
entran en el clculo.

Cuando hablamos de crear un resumen de


los datos de una tabla nos estamos
refiriendo a crear subtotales agrupando los
registros por alguno de los campos de la
lista.

Ejemplo:
BDDESVEST(A5:F14;"Beneficio";A1:A3)
Como resultado obtenemos --> 8,10

Por ejemplo si tenemos una lista de nios


con

los

campos

nombre,

direccin,

Funcin

localidad y edad; podemos obtener un

BDDESVESTP(rango_datos;nombre_ca

resumen de la edad media de los nios por

mpo;rango_criterios)

localidad.

Calcula la desviacin estndar basndose

Otro ejemplo, si disponemos de una lista

en todos los valores contenidos en una

de vehculos clasificados por marca y

determinada

modelo; y queremos averiguar el coste

columna

(campo),

considerando unicamente las filas que

total de cada marca.

cumplan una determinada condicin.


rango_datos: es el rango de celdas que
componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre
del campo que contiene los valores
a utilizar en el clculo.
rango_criterios: es el rango de
celdas que contienen la condicin

Para

agregar

los

subtotales

automticamente debemos situarnos sobre


141

Rif: J-30573029-6

una celda cualquiera de la lista y marcar la

permite ir obteniendo diferentes totales,

opcin Fila de totales en las Opciones de

filtrando datos, cambiando la presentacin

estilo de tabla, en la pestaa Diseo.

de los datos, visualizando o no los datos


origen, etc.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos
proporciona

las

tablas

grficos

dinmicos.
Al seleccionar una celda de la fila de
totales, aparece una pestaa con una lista
de las funciones que podemos usar para
calcular el total de esa columna.

Se puede mejorar el resumen y los

Supongamos que tenemos una coleccin de

subtotales

los

datos de los artculos del almacn con el nmero

esquemas que ya vimos, o las tablas

de referencia y el mes de compra, adems

dinmicas, que veremos en el tema

sabemos la cantidad comprada y el importe del

siguiente.

mismo.

de

la

tabla

utilizando

Vamos a crear una tabla dinmica a partir de


Leccin 17. Las tablas dinmicas

estos datos para poder examinar mejor las

17.1. Crear una tabla dinmica

ventas de cada artculo en cada mes.

Una tabla dinmica consiste en el resumen

Para ello vamos a la pestaa Insertar y

de un conjunto de datos, atendiendo a

hacemos clic en Tabla dinmica (tambin

varios

agrupacin,

podemos desplegar el men haciendo clic en la

representado como una tabla de doble

flecha al pie del botn para crear un grfico

entrada que facilita la interpretacin de

dinmico).

criterios

de

dichos datos. Es dinmica porque nos


142

Rif: J-30573029-6

Indicamos que vamos a seleccionar los datos


de un rango de celdas y que queremos ubicarla
en una hoja de clculo nueva.

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de


tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar
el lugar donde se encuentran los datos que
queremos analizar y el lugar donde queremos
ubicarla.

En

el

caso

de

seleccionar

la

opcin

Selecciona una tabla o rango debemos


escoger tan solo una de las celdas que
vayan a participar. Pulsamos Aceptar para
seguir.
Se abrir un nuevo panel en la derecha de
la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma


en que van a verse los datos en la tabla
dinmica.
Con esta herramienta podramos construir una
tabla dinmica con la siguiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de
la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la
tabla.

143

Rif: J-30573029-6

- En el resto de la tabla incluiremos el total del


Importe para cada Referencia en cada Mes.

Con esta estructura es mucho ms


fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos

aparece la pestaa Opciones:


Para ello simplemente tendremos que arrastrar
los elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberamos arrastrar el
campo REF a

, el

campo MES a

finalmente el campo IMPORTE a la


seccin

El panel lateral seguir pudindose


utilizar, as que en cualquier momento

podremos quitar un campo de un zona


Tras realizar la tabla dinmica este sera

arrastrndolo fuera. Con esto vemos que

el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la


que hemos definido anteriormente, en
los

rtulos

de

fila

tenemos

las

referencias, en los rtulos de columnas


tenemos los meses y en el centro de la
tabla las sumas de los importes.

144

Rif: J-30573029-6

en un
segun
do
pode
mos
variar
la
estruc

17.2. Aplicar filtros a una tabla dinmica


Otra caracterstica til de las tablas
dinmicas

es

permitir

filtrar

los

resultados y as visualizar solamente los


que nos interesen en un momento
determinado. Esto se emplea sobre todo
cuando

el

volumen

de

datos

es

importante.

tura

obtener

otros

resultados

sin

de la

Los campos principales en el panel y los

tabla

rtulos en la tabla estn acompaados,

en su parte derecha, de una flecha

casi

indicando una lista desplegable.

esfuerzos. Si arrastrsemos a la zona de


datos los campos Cantidad y Total,

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha


del rtulo Etiquetas de columna nos

obtendramos la siguiente tabla:

aparece una lista como vemos en la


Puede que no visualices la tabla de la

imagen

con

los

distintos

meses

misma forma, al aadir varios campos

disponibles en la tabla con una casilla de

en

verificacin en cada uno de ellos para

la

seccin

Valores

el

rtulo

indicar si los queremos ver o no, ms

aparecer en una las

una opcin para marcar todas las


secciones de rtulos, si te aparece en

opciones en este caso todos los meses.

Etiquetas de columna despliega la lista


asociada a l y selecciona la opcin

Si dejamos marcados los meses


Enero y Febrero, los otros meses

Mover a rtulos de fila.

desaparecern de la tabla, pero no se


Eliminar una tabla dinmica.

pierden, en cualquier momento podemos


dinmica

visualizarlos volviendo a desplegar la

simplemente debemos seleccionar la

lista y marcando la casilla (Seleccionar

tabla en su totalidad y presionar la tecla

todo).

Para

Supr

eliminar

una

tabla

Para cerrar este cuadro guardando los


cambios debemos pulsar en Aceptar.

145

Rif: J-30573029-6

Para

cerrar

sin

conservar

las

modificaciones pulsaremos Cancelar.

Opciones.

Aplicando el filtro a varios campos


podemos formar condiciones de filtrado
ms complejas, por ejemplo podemos
seleccionar

ver

los

artculos

de la pestaa

con

referencia 1236 de Abril.

17.4. Grficos con tablas dinmicas


Para crear una grfica de nuestra tabla
dinmica deberemos hacer clic en el
botn Grfico dinmico de la pestaa
Opciones.

17.3. Obtener promedios en una tabla


dinmica
Por defecto, al crear una tabla dinmica,
Excel nos genera unos totales con
sumatorio, puede interesarnos modificar
esas frmulas por otras como pueden
ser sacar el mximo o el mnimo, el

Para cambiar el formato del grfico a


otro tipo de grfico que nos agrade ms
o nos convenga ms segn los datos

promedio, etc.

que tenemos.
Para hacer esto debemos situarnos en
cualquier

celda

de

la

zona

que

queremos rectificar y hacer clic con el


botn derecho del ratn, nos aparece un
men

emergente

con

diferentes

Al pulsar este botn se abrir el cuadro


de dilogo de Insertar grfico, all
deberemos escoger el grfico que ms
nos convenga.

opciones, debemos escoger la opcin

Luego, la mecnica a seguir para

Configuracin de campo de valor... y

trabajar con el grfico es la misma que

nos aparece un cuadro de dilogo como

se percibi en el tema de grficos.

el que vemos en la imagen.


En este cuadro de dilogo podemos
escoger
resumen,

cmo

queremos

mediante

Suma,

hacer

el

Cuenta,

Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de
dilogo con el botn
146

Rif: J-30573029-6

Leccin 18. Compartir documentos

navegador

predeterminado,

con

un

formulario que te permitir introducir tus


18.1 Guardar en la Web: SkyDrive
Si

por

cualquier

que

Y si ya dispones de una, pulsa Iniciar

necesitamos no es enviar a alguien en

sesin. Se abrir un cuadro de dilogo

particular

que te preguntar tus datos de acceso.

la

motivo

datos para proceder al registro.

informacin,

lo
sino

que

queremos subir la informacin a internet


con el nico fin de disponer de ella
desde cualquier sitio o de compartirlo
con

ciertas

personas

de

forma

controlada, entonces la mejor opcin es


SkyDrive.

En el primer cuadro, Nombre de


usuario debers indicar tu direccin de
correo registrada, y en el segundo t
Contrasea.

Si

activas

la

opcin

Recordar mis credenciales, haciendo


clic sobre la casilla de verificacin que lo
acompaa, no necesitars introducir los
datos cada vez que inicies Excel.
Tambin desde la opcin Archivo >
Guardar

enviar

encontramos

la

opcin Guardar en la Web.

Al hacerlo, el apartado Guardar en


Windows Live SkyDrive cambiar y
mostrar

Para utilizar esta funcin necesitamos

las

carpetas

disponibles:

Pblica y Mis documentos.

una cuenta (tambin llamada ID) en


Windows Live.
Pulsa Registrarse si quieres disponer
de una cuenta de correo de Windows
Live y poder utilizar el servicio SkyDrive.
Se abrir una pgina web en tu
147

Rif: J-30573029-6

clic en Nueva Carpeta, desde Excel,


nos remite al navegador web que
utilicemos.
Bien si accedemos desde el enlace Ir a:
SkyDrive, bien si accedemos de forma
autnoma al sitio web de Microsoft para
SkyDrive, el resultado ser el mismo.
Podremos explorar las carpetas que
hayamos ido creando, y descargar los
archivos que hayamos incluido en ellas.
Tambin
Estas carpetas no son carpetas de

podremos

crear

carpetas

nuevas y establecer los permisos.

nuestro ordenador. Las nuevas carpetas


que creemos desde ste apartado se

Para indicar quin tiene acceso a cada

localizarn en nuestro espacio en la red,

carpeta,

no en el equipo.

hacerlo desde la pgina web. Podemos

necesariamente

debemos

hacerlo al crear una carpeta:


Si pulsamos Actualizar, se refrescar
la informacin, de modo que si le hemos
dado a alguien permiso para incluir
documentos en nuestra carpeta Pblica,
por

ejemplo,

veremos

los

cambios

aplicados.
El botn Guardar como es el que
permite guardar el documento en la

Le daremos un Nombre e indicaremos


quin tiene acceso en la lista Compartir

carpeta que seleccionemos.

con. La lista contiene las opciones:


La

gestin

de

esta

informacin

tambin se puede realizar desde el


navegador

web.

Esto

implica

que

podremos acceder a los datos desde


cualquier punto en que dispongamos de

Cualquiera
(pblico): Lo ver todo el mundo.

conexin. De hecho, cuando hacemos


148

Rif: J-30573029-6

Mi red: Lo vern todos los contactos

propiedades, cambiar los permisos, e

que formen parte de tu red de Windows

incluso generar comentarios del archivo,

Live.

como si se tratara de una entrada de un


blog. Adems, se pueden editar los

Slo yo garantizar que el contenido de


la carpeta no estar accesible para

archivos online, como veremos en el


siguiente apartado.

nadie ms.
El nico inconveniente es que slo se
Y

tambin

personas...

puedes
para

Seleccionar

especificar

qu

personas en concreto pueden descargar


el archivo de la carpeta. Podrs elegir
entre redes, categoras (por ejemplo, la
categora Clientes, si tienes a tus
contactos organizados) o bien usuarios
especficos,

indicando

sus

correos

puede

compartir

informacin

de

SkyDrive con personas que tengan un


Windows Live ID, es decir, una cuenta
de correo Hotmail o Live, o bien hayan
adaptado los credenciales de su cuenta
de

correo

mediante

Windows

Live

Passport, para poder acceder a los


servicios de Windows Live.

electrnicos.
18.2. Office 2010 online
Cuando elijas quin tiene acceso,
vers un desplegable que te dejar

Cuando

estamos

trabajando

con

elegir qu tipo de permisos tiene sobre

archivos en SkyDrive, encontramos la

la carpeta: Pueden ver archivos o

opcin de crear un Nuevo > Libro de

Pueden agregar, modificar detalles y

Microsoft Excel.

eliminar

archivos.

Podrs

definir

permisos diferentes por cada usuario,


categora o red. Por ejemplo, que la
categora empleados pueda modificar y
eliminar los archivos, y los clientes
puedan simplemente visualizarlos.
Desde la web se puede gestionar

Una de las grandes novedades que

tanto el espacio libre disponible (existe

ofrece Microsoft en su versin 2010 de

un

Office

lmite

actualmente
nombre

de

de

almacenaje,

son

25GB),

los

como

archivos,

que
el

es que

existe una

versin

gratuita disponible online.

sus
149

Rif: J-30573029-6

Esto implica que podemos crear y

Si te fijas, tiene una apariencia muy

modificar

similar a la de la aplicacin Excel

los

archivos

directamente

desde el navegador, sin necesidad de

instalada en el computador.

instalar la suite Office en el equipo.


La principal desventaja de la versin
Por

tanto,

libertad

disponemos
movilidad.

de

Porque cada accin que se realiza se

necesario pues que las personas con las

enva a travs de internet a un servidor,

que

los

y esto siempre se traduce en tiempo de

su

espera. Sobre todo si disponemos de

computador, para luego volver a subir la

una conexin lenta. Por ello, Office 2010

versin modificada. Pueden editar en

online puede suponer una herramienta

tiempo real su contenido y el propietario

muy

del archivo dispondr siempre de la

modificaciones,

informacin actualizada.

actualizar documentos o disponer de

descarguen

los

no

Online es la lentitud del servicio.

es

compartimos

Ya

mayor

archivos

modifiquen

en

til

para

realizar
trabajar

pequeas
en

red,

herramientas en lugares en que no


Para utilizarlo, slo debemos seleccionar
la opcin Editar con el explorador, que

tenemos instalado el programa pero


disponemos de conexin a Internet.

aparecer sobre el archivo que estemos


visualizando en la web. Se abrir la

Otra

aplicacin Excel online en el navegador

cantidad

predeterminado.

disponibles.

En

nuestro

caso,

desventaja
de

es

la

reducida

herramientas

Internet Explorer.
La versin online de office no est
pensada para sustituir a la aplicacin
instalable, sino para permitir pequeas
ediciones online.
Por ello, si en el computador tienes
instalado Excel 2010, te recomendamos
que las grandes modificaciones las
realices desde ah, y no desde la versin
online. Al visualizar un archivo que est
online, en SkyDrive, tienes la opcin de
Abrir en Excel. De forma que editars
150

Rif: J-30573029-6

el archivo en local (en tu ordenador),

- Centralizacin de recursos. Varias

pero los cambios se guardarn en la

personas

versin online (en internet), disponibles

simultneamente sobre un libro.

pueden

trabajar

en la red para que el resto de personas


- Ms material disponible, y siempre

autorizadas accedan a ellos.

actualizado,
18.3. Guardar en SharePoint y publicar
Microsoft SharePoint Workspace, es una
aplicacin de las incluidas en el paquete

para

los

trabajadores.

Pudiendo solicitar que se les enven


notificaciones

cuando

se

realizan

cambios sobre un determinado archivo.

Office 2010. Permite crear un entorno

SharePoint

comn

compartir

recomendable en corporaciones que

documentos, contactos, calendarios, etc.

tienen delegaciones en distintos puntos

entre los diferentes miembros de una

geogrficos, porque les permite trabajar

misma organizacin.

contra un servidor comn.

mediante

el

cual

Por ello, en Excel 2010 disponemos


de la opcin

es

especialmente

La opcin Publicar en servicios de


Excel, tambin disponible en Archivo >
Guardar y enviar, est relacionada
tambin con SharePoint. Permite elegir

en el men Archivo > Guardar y

la forma en que se publicarn los


contenidos.
Podremos elegir qu parte del libro
queremos que se publique para que
est

accesible

compaeros:
unas

Hojas

El

al
Libro

resto

de

completo,

determinadas

simplemente Elementos en el libro


independientes,

como

grficos

tablas. E incluso definir parmetros,


enviar. As guardaremos el documento
en una biblioteca de recursos de la
empresa, con las ventajas que ello

como qu celdas son editables y cules


no.
18.4. Compartir libro en la red privada

supone:
151

Rif: J-30573029-6

Hasta ahora hemos visto diferentes formas

en la ficha Revisar y pulsar Compartir

de compartir un documento, la mayora de


ellas utilizando herramientas que funcionan
nicamente si disponemos de internet.

libro

, en la seccin Cambios.

Pero existen otras formas muy comunes


de compartir. Por ejemplo, entre los
distintos departamentos de una misma
oficina, a travs de una red privada, se
suelen compartir recursos. Tambin entre
los distintos usuarios del mismo equipo.
Si accedemos a un archivo Excel que se
encuentra en una carpeta compartida de
otro equipo o nosotros mismos estamos
compartiendo

nuestro

documento,

normalmente Excel no permite que varias


personas lo modifiquen a la vez. Esto
quiere decir que, si una de ellas lo tiene
abierto, al resto de usuarios con acceso les
aparecer un mensaje como el siguiente
Deberemos activar la casilla Permitir

cuando traten de acceder a l:

la modificacin por varios usuarios a


la vez, y pulsar Aceptar.
Ahora, desde el listado que muestra
esta ventana podremos controlar quin
tiene abierto el documento.
Como

bien

indica

el

mensaje,

deberamos abrirlo como Slo lectura, y

Si seleccionamos un usuario de la

no podramos realizar modificaciones en

lista (que no seamos nosotros mismos),

l. Pero esto se puede cambiar.

podremos

pulsar

el

botn

Quitar

usuario. De esta forma la persona


Para que varias personas puedan

expulsada perder la conexin con el

trabajar sobre el mismo libro Excel de

archivo. Esto implica que no podr

forma simultnea, deberemos situarnos

guardar los cambios que ha realizado en


152

Rif: J-30573029-6

el libro. Lo que s podr hacer, para no

Proteger

libro

compartido

perder el trabajo, es guardar una copia


con

las

modificaciones

que

haya

realizado.

. Se abrir una
ventana en la que deberemos marcar la
casilla

Compartir

con

control

de

cambios. Si el libro an no ha sido


No es necesariamente el dueo del
archivo el que puede expulsar al resto.

compartido,

te

permitir

incluso

protegerlo bajo contrasea.

Todos los usuarios del archivo estn en


igualdad

de

condiciones

en

este

aspecto.

Se desprotege del mismo modo,


aunque

el

botn

se

llamar

Desproteger libro compartido.


Cuando

varias

personas

trabajan

sobre un mismo archivo, ya sea de

Slo

forma simultnea o no, surge una

controlar

necesidad nueva: la de controlar los

Disponemos de un botn de Control de

cambios. Poder saber en cada momento

cambios

qu

modificaciones

documento.

Para

ha

ello,

sufrido
Excel

falta aprender pues cmo


los
en

cambios
la

como

ficha

tal.

Revisar.

el

2010

gestiona un historial de cambios.


Desde la pestaa Uso avanzado de
la ventana Compartir libro, se puede
configurar cunto tiempo se conservar
este historial, cundo se aadir un
cambio al mismo (si cada cierto tiempo o
cuando se guarda el archivo), qu
cambios prevalecen ante un conflicto,
etc.
Si no quieres que alguna de las

Resaltar

cambios...

permite

personas que tienen acceso al libro

configurar Excel para que marque con

modifique la configuracin y de esa

un sutil cuadro negro los cambios que el

forma se pierda el historial, debers

documento sufre. Se abrir una ventana

protegerlo. Para ello nos situaremos en

como la de la imagen:

la ficha Revisin, y pulsaremos el botn


153

Rif: J-30573029-6

Es

necesario

Efectuar

activar

control

de

la

casilla

cambios

al

modificar.
Luego,

Si situamos el cursor sobre la celda,


se

mostrar

un

pequeo

mensaje

informativo.
dispondremos

de

tres

opciones para elegir los cambios que


nos interesan: en funcin de cundo se
han

producido

(desde

una

fecha

concreta, los que estn sin revisar, etc.),

- Si consideramos que el cambio no

de quin ha efectuado los cambios (el

deber haber sido realizado, podemos

nombre de la persona ser normalmente

devolver a la celda su aspecto original.

el de su usuario de Windows) o incluso

Para

podremos elegir resaltar los cambios

rechazar cambios, desde el botn

efectuados en determinadas celdas,

Control

ello
de

elegiremos
cambios

Aceptar
de

la

ficha

Revisar.

Un mensaje nos advertir de que


marcando la opcin dnde.

antes de continuar el documento se va a


guardar. Aceptamos.

Por ltimo, hay que marcar la opcin


Resaltar cambios en pantalla. Si lo

Luego, una ventana nos permite

preferimos tambin podemos incluir en

escoger qu tipo de cambios queremos

una nueva hoja los cambios realizados.

revisar.

El resultado ser que las celdas que

Al igual que en la opcin de resaltar

hayan cambiado mostrarn un sutil

cambios, podremos escoger cundo,

recuadro enmarcndolas, as como un

quin y dnde se han producido los

pequeo tringulo en la zona superior

cambios. Por defecto se seleccionarn

izquierda de la celda.

los que no se hayan revisado an. Y


aceptamos.

154

Rif: J-30573029-6

Se marcar la celda a la que se refiere


el cambio a revisar con una lnea
discontina, idntica a la que se dibuja
cuando copiamos una celda.
En la ventana, aparecer el historial de
modificaciones que ha sufrido la celda.
En este caso era una celda vaca, que
pas a contener el Texto original y
luego cambi a Texto cambiado. Fjate
que para cada cambio indica quin lo
realiz (usuario1) y en qu fecha y
hora.
Podremos pulsar Aceptar, si estamos
conformes con los cambios de la celda
que se nos indica, y de ese modo
seguir mostrando celda tras celda
hasta finalizar la revisin del documento.
O bien pulsar Aceptar todos, para
aceptar todas las modificaciones. No
todas

las

sobre

una

modificaciones
celda,

sino

realizadas
todas

las

realizadas sobre el documento.

155