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CONTABILIDAD

TEORIA

UNIDAD 4

PROCESO CONTABLE ADMINISTRATIVO

CICLO ECONOMICO DE UNA EMPRESA COMERCIAL


La empresa comercial interviene en las relaciones econmicas, como demandante
y oferente de bienes y servicios econmicos, es decir, compra y vende mercancas;
estas operaciones pueden ser realizadas tanto mediante pagos y cobros al contado,
como mediante la obtencin y el otorgamiento del crdito.
El ciclo econmico de una empresa comercial puede ser representado grficamente
de la siguiente manera:

Efectivo
Compra

Cobro

Mercanca
s
Venta

1) Disponiendo de dinero en
efectivo o cuenta de
cheques
2) Compra
3) Mercancas
4) Mediante
la
venta,
recupera, cobra efectivo,
inicindose nuevamente el
ciclo.

De estas actividades surgen transacciones que originan movimientos de efectivo o


compromisos de pago que debern pagarse o cobrarse segn sea el caso.
Toda funcin contable administrativa, (ya sea que se trate de planeacin,
organizacin, direccin o control), implica papeleo. El propsito de este trabajo es el
proporcionar informacin necesaria para que la empresa cumpla con su misin, la
informacin puede referirse a la contabilidad, costos, gastos, compras, pedidos,
sueldos, salarios, reportes financieros.
El trabajo consiste en reunir, procesar, registrar y transmitir informacin en una
forma, tiempo y lugar adecuados para que la gente involucrada la reciba de manera
oportuna y de forma precisa en el momento que sea necesaria.
La parte esencial de la contabilidad, sus principios, no han sido modificados, pues
la teora de la partida doble sigue siendo su fundamento.
Los hombres que manejan empresas necesitan, para fundar sus decisiones, una
constante y oportuna informacin que solo puede obtenerse de la contabilidad, Cmo
podra una industria aceptar nuevas ordenes sin conocer sus existencias de materia
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prima?, sus costos de produccin, sus posibilidades econmicas de abastecimiento, o


Cmo un moderno restaurantero podra saber cuales son sus recetas de mayor
venta?, En que zonas y porque medios los distribuye?
La funcin del departamento de la contabilidad, comprende el registro, clasificacin,
resumen e interpretacin de las transacciones realizadas por la empresa.
Todo este proceso debe ser eminentemente veloz para ser oportuno, recurdese
que esta condicin; es el primer paso, obtencin de la informacin necesaria depender
del sistema de control interno establecido, las metas se establecen en las cuentas
propiamente en el catalogo de cuentas , y los medios estarn determinados por los
procedimientos a seguir.

LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA

Dentro

del macro-sistema empresa existen una variedad de Subsistemas de

Informacin Administrativa, entre los cuales encontramos el Subsistema de Informacin


Contable.
Corriente de
Entrada

Recopilacin de Datos:
Facturas, Boletas C/vta.,
Notas de Dbitos, Notas de
Crditos, Depsitos, Cheques,
Letras, Pagars,
Comprobantes Ingreso,
Compra y. Egreso.

PROCESO
CONTABLE

Anlisis y Clasificacin de
Operaciones realizadas.
Registro de las Operaciones

Corriente
de Salida

Entrega Balance General,


Estados de Resultados y
Estado de Cambio en la
Posicin Financiera.

Preparacin Estados Contables


(Balance General, Esta
do de Resultados)
Anlisis Informacin Contable

El ciclo contable es el perodo de tiempo en el que se registran todas las


transacciones que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o
anualmente; el ms usado es el anual.
Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para
mostrar finalmente la informacin financiera de una empresa.

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A continuacin se presentan los procedimientos del ciclo contable aplicados a una


empresa, sociedad de capital.
PROCESO CONTABLE
Los datos que el contador toma para realizar un asiento se sacan de los
documentos origen o documentos fuente. Los asientos en el diario son el acto de
anotar todas las transacciones de una empresa.

PROCEDIMIENTOS O
ETAPAS

DESCRIPCION

Anlisis y clasificacin de Las operaciones que realiza una entidad primero deber ser
las operaciones realizadas
analizadas, preguntndose qu aumento o disminucin produjo la
operacin en el activo, pasivo o el capital de la empresa?; luego de
tener la respuesta sabremos a qu cuenta debemos cargar o
acreditar.
Despus de dicho anlisis se proceder al registro de la operacin.
Registro de las operaciones

Las operaciones se registran inicialmente en el libro diario anotando


la fecha en que se realiz la transaccin (ao, mes y da), luego se
escribe el nombre de la cuenta que ha de cargarse, y en el mismo
rengln, se anota el importe del dbito en la columna de la izquierda
y se anota el importe del crdito en la columna de la derecha.
Se escribe una breve descripcin del documento de origen en la
columna nombre de la cuenta inmediatamente debajo de la ltima
partida del crdito.
Despus se procede a registrar las operaciones en el libro
denominada Mayor, el cual recibe la informacin del diario indicando
los dbitos y crditos que se realizaron en el diario. Los pases al
mayor debe empezar con el pase del asiento dbito, se registran los
datos en el lado izquierdo de la cuenta dbito; en la columna de la
fecha, la fecha, en la columna de referencia, el nmero de la pgina
donde se tom el asiento, en la columna de valores el importe del
dbito.

Preparacin
financieros

de

estados Cuando se determina que es el momento de cerrar el periodo


contable se lleva a cabo el corte de las cuentas y se determinan los
saldos de cada una de las cuentas del libro mayor, para as resumir
la informacin y preparar los estados financieros.

Anlisis de la informacin
financiera

La informacin expresada en los estados financieros es susceptible


de interpretarse de acuerdo a la finalidad que dar a los mismos
cada uno de los usuarios de esa informacin.

1) Libro Diario: es el libro en el que se anotan o registran las operaciones de las


empresas al momento de realizar una transaccin. Este es conocido tambin
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como el libro de primera anotacin. Entre las caractersticas de un diario


podemos mencionar que posee una primera columna indicando la fecha, luego
otra donde se anota el detalle, una tercera que se llama referencia que es
donde se anota el nmero o cdigo que corresponde a la cuenta que se carga;
tiene tres columnas seguidas donde aparecer un auxiliar, el dbito y el crdito;
en el auxiliar se anota el importe de una cuenta que se haya cargado o
acreditado y que la misma tenga su cuenta auxiliar; en el dbito se anotar el
importe que se carga, y en el crdito el importe que se acredita.
El registro en el libro diario cumple cuatro funciones tiles:
A

Reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se

registrasen directamente en el mayor existira el serio peligro de omitir el


dbito o el crdito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo dbito
o crdito.
B

En el diario los dbitos y los crditos de cada operacin se registran

juntos, lo cual permite descubrir fcilmente este tipo de errores; en


segundo lugar los dbitos y crditos de cada transaccin se asientan en el
diario guardando perfecto balance, logrndose as el registro completo de
la operacin en un solo lugar.
C

Adems el diario ofrece amplio espacio para descubrir la operacin

con el detalle que se desee.


D

Todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en

su orden cronolgico, proporcionando as una historia cronolgica de las


operaciones de una empresa.
El Cdigo de Comercio en la Repblica Mexicana establece que todo comerciante esta
obligado a tener un libro diario que presente por da las operaciones de su comercio.
Que ser llevado en el idioma espaol y contar con folio en todas sus hojas.
2) Libro Mayor: Es un libro de segunda anotacin el cual recibe la informacin del
diario indicando los dbitos y crditos que se realizaron en el diario. Los pases
al mayor debe empezar con el pase del asiento dbito, se registran los datos en
el lado izquierdo de la cuenta dbito; en la columna de la fecha, la fecha, en la
columna de referencia, el nmero de la pgina donde se tom el asiento, en la
columna de valores el importe del dbito.

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Existen varios mtodos para el registro contable de las operaciones de una entidad
econmica, el que nos ocupar en este curso es el SISTEMA DE POLIZAS.

A SISTEMA DE POLIZAS
Pliza es el documento de carcter interno en la que se registran las operaciones y
se anexan los comprobantes de dichas operaciones. Las plizas es una evolucin de
los mtodos de registro manual que consiste en trminos generales en emplear un
documento individual para registrar cada operacin teniendo como caracterstica que
permite una mayor divisin del trabajo:
a. Las plizas se hacen con un original y con los ejemplares segn las necesidades
de la empresa.
b. En las plizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen
en su formulacin, revisin y autorizacin con el fin de fijar responsabilidades.
c. Concluida la anotacin de los registros de las plizas se debe de archivar en
numeracin progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.
Ventajas:
1. Mayor divisin del trabajo.
2. No permite que los diarios o registros de plizas se registren operaciones que no
estn previamente autorizados, realizados y registrados por personas
responsables.
3. Facilitan la anotacin de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las
operaciones, pues los datos se toman de las copias de las plizas.
4. Las operaciones quedan comprobadas en todos sus aspectos, ya que, adems
de anexar a la pliza los documentos o comprobantes, se hacen constar las
firmas de las personas que intervinieron en la preparacin, revisin y autorizacin
de las plizas.
5. El pase a los libros auxiliares se facilita en forma considerable ya que,
evidentemente, resultan ms manejables las hojas sueltas (plizas), que los
libros diarios.
6. Se puede tener un archivo bien organizado de todos los comprobantes, lo cual
permite su fcil y rpida localizacin, debido a que las plizas se archivan por el
mes a que corresponden y, dentro de esa clasificacin, por orden progresivo de
su localizacin.
Desventajas:
1. El registro de plizas se lleva en forma tabular es fcil cometer errores, como
equivocarse en las columnas.
2. Para negocios de poco movimiento representa un costo relativamente elevado,
ya que se requiere la impresin de formas especiales, as como la contratacin
de personal debidamente adiestrado para manejar correctamente el registro de
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operaciones, tanto en las mismas como en el libro de registro en donde se


anotan.

Sistemas de plizas de diario y de entradas y salidas de caja.


La caracterstica de este sistema consiste en que el sistema queda integrado a
base de tres plizas, en las cuales se registran todas las operaciones, ya sea de caja o
de diario. Las plizas que se emplean son las siguientes:
1. Pliza de diario.
2. Pliza de entrada de caja, tambin designada como pliza de ingreso.
3. Pliza de salida de caja, tambin denominada pliza de egreso.
Los datos que deben contener las polizas son los siguientes:
1. El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se
trate.
2. El nombre de la pliza.
3. El numero de la misma.
4. Columna para la fecha de operacin.
5. Espacio de redaccin para notar el nombre de las cuentas de que se afecten, as
como la redaccin del asiento.
6. Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los
crditos.
7. Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron
en la formulacin de la pliza, y que son las siguientes:
A.

La persona que la hizo,

B.

La persona que la reviso, y

C.

La que autorizo.

Formas y rayados.
Polizas de diario: Sirven para registrar todas las dems operaciones que, al
efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a otros
valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.
Plizas de ingresos o de entrada de caja: En estas plizas solamente se
registran las entradas de efectivo, sea cual fuere el origen de las mismas, se entiende
que invariablemente, la cuenta de cargo es la de caja y, por tanto, se omite el nombre
de esta cuenta y solamente se hace referencia a la cuenta o cuentas que deban
acreditarse por la recepcin de dinero.

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La pliza de entrada de caja se compone de tres partes que son:


1.

El encabezado: deber contener:


El nombre del negocio o empresa,
El nombre de la pliza(pliza de entrada de caja), y
Un espacio para notar el nmero que se asigne a la pliza

2.

El cuerpo de la pliza: o parte media tendr una columna para las fechas; un
espacio de redaccin para notar las cuentas que deban acreditarse, as como
la redaccin de la operacin efectuada; y dos columnas de valores: la primera,
para cantidades parciales, y la segunda, para totales .

3.

El pie (la parte inferior): al menos tres espacios para anotar las firmas de las
personas que la formularon, revisaron y autorizaron.

Plizas de egresos o de salida de caja: El rayado y datos que estas plizas


contienen son iguales a los de la pliza de entrada de caja, con la diferencia de que,
utilizndose solamente para el registro de operaciones que den lugar a salida de
efectivo, nicamente se anota el nombre de la cuenta o cuentas de cargo, ya que deben
entenderse, en todos los casos, que la cuenta que debe acreditarse es la de caja y
bancos.
Registros de plizas.
Cada clase de pliza se anotara en su respectivo registro. Por su apariencia, los
registros de las plizas de entrada y salida de caja, son iguales, salvo que, en el de
pliza de entrada, la primera columna de valores esta destinada a los cargos a la
cuenta de caja, y las columnas que le sigan sern de naturaleza acreedora y
correspondern a las cuentas que usualmente se afecten por las entradas de efectivo.
En cambio, en el registro de plizas de salida de caja, su primera columna de
valores esta destinada a los crditos de la cuenta de caja, y las siguientes sern de
naturaleza deudora, correspondiendo a las cuentas que normalmente se afecten por la
salida de fondos.
La numeracin de las plizas se asigna cuando la pliza se registra, manteniendo
una numeracin corrida, pero independiente, para cada tipo de pliza de las que en
este sistema se usan.
No obstante que la practica mas generalizada es la de establecer un registro
especial para cada clase de pliza, no hay nada que impida usar dos registros, o uno
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solamente, para anotar las tres clases de plizas. Tambin pueden quedar
registradas las tres clases de plizas en un solo registro, adoptando, en este
caso, un rayado con tres columnas, para notar los nmeros, respectivamente, de
las plizas de diario, plizas de entrada y plizas de salida de caja.
Registro de operaciones.
En este sistema las polizas de caja se encuentran subdivididas en plizas de
entrada y plizas de salida, en las primeras se registraran nicamente las entradas en
efectivo, anotndose en la pliza solamente la cuenta de crdito, puesto que la cuenta
de cargo ser siempre la de caja y bancos.
Por lo que se refiere a las plizas de salida, se anotaran en ellas las operaciones
que impliquen salida de fondos, mencionndose en la pliza la cuenta de cargo, ya que
la de crdito ser, la de caja y bancos.
El funcionamiento del sistema: conforme se van celebrando las operaciones, estas
se clasifican en los dos grupos base de este sistema, registrando en plizas de caja las
entradas (ingreso) y salidas (egreso) de efectivo; y en plizas de diario, las operaciones
que no den lugar a movimientos de fondos.
Tanto las plizas de caja con las de diario debern llevar anexos los documentos
que comprueban la operacin en ellas registradas, as como las firmas de quienes
formularon, revisaron y autorizaron la pliza.
Despus se anotarn en sus respectivos registros, y ser en ese momento cuando
se les asigne el nmero que les corresponda, siguiendo al efecto un orden progresivo.
Registrada la pliza, se guardar en el archivo, juntando todas las que
correspondan a un determinado mes y ordenndolas por nmero progresivo. Cuando la
contabilidad de la empresa tiene establecidos varios auxiliares, es recomendable, cada
vez que se haga una pliza que afecte cuentas colectivas o de control, sacar copias de
ella al carbn, para distribuirlas entre los distintos empleados que llevan los auxiliares y
facilitarles, en esa forma, el registro oportuno de las operaciones.
Los errores que se pueden cometer se clasifican en dos grupos:
1. Errores que se cometen en las plizas, y
2. Errores que se cometen en el registro.

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Errores en las plizas. Los errores localizados solamente en las plizas pueden
presentar dos aspectos:
1.

Que la pliza se formule incorrectamente, pero que el error se advierta antes


de que sea registrada. En este caso, puesto que la pliza no se ha registrado,
bastara con cancelar o destruir la pliza equivocada, e inmediatamente
despus, formular la correcta, que ser la que se anote en el registro.

2.

Que la pliza se haga en forma incorrecta y, en esa misma forma, se pase al


registro de pliza. la correccin se har formulando una nueva pliza, en la
que se asiente la contrapartida que proceda, y anotndola despus en registro
de pliza con lo cual quedara corregido el error que se hubiere cometido.

Errores en el registro. Cuando se ha formulado la pliza correctamente pero al


registrarse, se cometi el error ya sea en los cargos o abonos a las cuentas o el importe
de los mismos, la correccin deber hacerse solamente en el registro anotando con
tinta roja en la columna de la cuenta o cuentas equivocadas el importe asentado
incorrectamente y, con tinta oscura, las cantidades en las columnas de las cuentas
correctas. Estas anotaciones debern ir precedidas de una leyenda escrita en el
espacio de redaccin, expresada en los siguientes trminos: " cambio de columna,
pliza nmero......", O bien " correccin a la pliza numero... "
Tambin es una practica bastante generalizada la de imprimir las plizas en papel
de color diferente, con el objeto de que, a simple vista, se pueda distinguir la naturaleza
de cada una de ellas, no obstante que, como ya se indic cada clase de plizas deber
llevar el nombre de la misma, para mayor seguridad.
En el transcurso del periodo contable deber llevarse a cabo el registro de cada
una de las polizas en los libros de concentracin o libro mayor, para poder determinar,
al final del ciclo, los movimientos y saldos para cada una de las cuentas afectadas en el
periodo y con ello estar en posibilidad de elaborar los estados financieros.
La determinacin del saldo de las cuentas; no es mas que realizar los siguientes
pasos:
1. Se suma la columna de dbitos, anotando el total al pi de la misma.
2 . Se suma la columna de crditos, anotando el total al pi de la misma.
3 . Se anota el saldo en la columna de descripcin : en el rengln del ltimo asiento
de cargo, si el saldo es deudor; y si es acreedor en el rengln de ltimo asiento.
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Si aparece slo un asiento en cualquier lado o sea, dbito y crdito, no es


necesario anotar el saldo.
Los saldos de cuentas no son mas que la diferencia entre las partidas deudoras y
acreedoras de una cuenta. Es deudor cuando los dbitos exceden a los crditos y
acreedor en caso contrario.

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