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Guin 6 Tipos de SI

Contenido
Tipos de sistemas de informacin de acuerdo a las decisiones que apoyan
................................................... 3
Sistemas que apoyan las
operaciones............................................................................................................. 3
Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)
.................................................................................. 3
Sistemas de Control de Procesos.
................................................................................................................ 4
Sistemas de Colaboracin Empresarial
....................................................................................................... 5
Sistemas de informacin que apoyan la administracin
................................................................................ 5
Sistemas de Informacin Gerencial
(MIS).................................................................................................... 6
Sistemas para el soporte a las decisiones (DSS)
........................................................................................ 7
Sistemas de apoyo para ejecutivos (ESS)
.................................................................................................... 9
Interrelacin de los sistemas
..........................................................................................................................12
Sistemas o Aplicaciones
Empresariales............................................................................................................13
La clasifcacin de los sistemas de informacin es analizada desde el punto de vista de
los usuarios;
permite analizarlos desde los diferentes niveles de la organizacin y los tipos de
decisiones que apoyan. Cada uno de los niveles tiene diferentes necesidades de
informacin segn sus responsabilidades:

Tipos de Sistemas de
Informacin

Decisiones
no
estructurad
as

Decisiones
Semi
estructurada
s

Decisiones
Estructuradas
Tipos de Sistemas de Informacin 1

Las diferencias en los niveles administrativos enfatizan los diferentes tipos de sistemas
de informacin para el soporte a las decisiones que toman:
Alta administracin: Los gerentes en este nivel, toman
decisiones estratgicas

de

largo

plazo

acerca

de

los

productos y servicios, y a su vez, aseguran el desempeo


fnanciero del negocio. Se enfocan principalmente a tomar
decisiones

largo

plazo

en

cuanto

al

crecimiento

desarrollo.
Cuando

necesitan

tomar

decisiones

no

estructuradas

requieren de gran cantidad de informacin externa y de la


comunicacin con otros administradores y organizaciones.
Administracin media: Desarrolla los planes y programas
de la alta administracin. Este
nivel
lo
conforman ingenieros, cientfcos y
profesionales que disean productos o servicios y crean

nuevo conocimiento para el negocio.


Los administradores en este nivel se enfocan a la
implantacin de la estrategia establecida por
la alta
administracin, de las tcticas de operacin y del control
de la organizacin, asegurando que se desarrolle de acuerdo
al plan y estableciendo excepciones cuando sea necesario.

Administracin operacional: Se encarga de dar seguimiento a las


actividades diarias del negocio a travs de los trabajadores que
desarrollan el producto y entregan el servicio.
En este nivel se encuentran las personas que trabajan con los
datos como secretarias y empleados que apoyan desarrollando
documentos para todos los
niveles
de
organizacin.

la

Tipos de sistemas de informacin de acuerdo a las decisiones que apoyan

Sistemas
de
Informaci
n

Sistemas que apoyan


las operaciones

Sistemas de
procesamiento
de Transacciones
"TPS"

Sistemas que apoyan


a la
administracin

Sistemas
de
Colaboraci
n
Empresaria
l

Sistema de
control de
procesos

Sistemas de
Informacin
Gerencial
"MIS"

Sistema de
apoyo a la toma
de decisiones
"DSS"

Sistemas de
Apoyo a
Ejecutivos
"ESS"

Sistemas que apoyan las operaciones

Sistemas
de
procesamiento
transacciones (TPS)
Un

sistema

de

proceso

de

de

transacciones

TPS

TransactionProcessingSystem- realiza procesos y produce informacin


para

llevar

cabo

las

transacciones

que

se requieren

en la

operacin del negocio, por ejemplo, rdenes de trabajo, facturas de los


clientes y registro de asistencia de los empleados, entre otros.

Los SI de apoyo a las operaciones incluyen la categora principal de sistema de


procesamiento de transacciones.(TPS, transactionprocessingsystems), los cuales
registran y procesan datos resultantes de

transacciones comerciales. Ejemplo sys de ventas, compras y cambio de inventario. Los


resultados se utilizan para actualizar la base de datos de clientes, inventarios y otras
bases de datos de la organizacin.
TPS de nmina es un sistema tpico de procesamiento de transacciones contables que se
encuentran en casi todas las compaas. Rastrea el dinero que se paga a los
empleados. Los elementos del archivo maestro se combinan de diversas formas para
preparar informes de inters para la gerencia y dependencias del gobierno, o para
generar cheques de nmina que se envan a los empleados.
Estos TPS son capaces de generar otros informes combinando los elementos de datos
existentes. Todas las organizaciones tienen estos cinco tipos de TPS.
Ver fgura para entender un poco mas
sobre los TPS

Los TPS procesan transacciones de dos maneras: por lotes o en


tiempo real
Caracterstic
as:
Realizan y almacenan las transacciones diarias y rutinarias que se requieren para
conducir el negocio.

Constituyen la base para las actividades de procesamiento de informacin diaria de


la organizacin.

Actualizan las bases de datos para ser utilizadas por medio de los sistemas de
informacin gerencial, los sistemas de soporte a las decisiones y los sistemas de
informacin ejecutiva que utilizan los niveles administrativos para la toma de

decisiones gerenciales.
La informacin que generan
operaciones internas del

estos

sistemas es

de

gran

utilidad para

las

negocio
.
Sistemas
Procesos.

de

Control

de

Los sistemas de apoyo a las operaciones tambin toman decisiones rutinarias que
controlan procesos operacionales. Esto incluye una categora de sistemas de informacin
denominada sistemas de control de procesos, en los cuales los computadores toman
decisiones automticamente sobre ajuste de un proceso de produccin fsica.

Sistemas
de
Empresarial

Colaboracin

Esta tipo de sistemas nos ayuda a colaborar: comunicar ideas, compartir recursos y
coordinar nuestros esfuerzos de trabajo cooperativo como miembros de los muchos
equipos de procesos y de proyectos formales e informales y de otros grupos de trabajo
que constituyen parte esencial de las organizaciones de hoy. De esta forma, la meta de
los sistemas de colaboracin empresarial es utilizar tecnologa de informacin para
aumentar la productividad y creatividad de los equipos y grupos de trabajo en la
empresa comercial moderna.
El papel de los sistemas de procesamiento de transacciones en una empresa. Ntese la
forma como se generan las transacciones comerciales, como las ventas a clientes y las
compras a proveedores, mediante sistemas de operaciones fsicas de esta empresa de
manufactura. Los documentos que describen estas transacciones son procesados
posteriormente por los sistemas de procesamientos de transacciones de la empresa, lo
que da como resultado bases de datos actualizadas y una variedad de productos
de informacin.
Internet, intranets y extranets corporativas y software de colaboracin conocido
como groupware (software de grupos). Entonces podran colaborar fcilmente a travs
de correo electrnico, foros de discusin, videoconferencias y videodatos, y sitios Web
de proyectos multimedia en la intranet de la empresa. De esta forma, un equipo de
desarrollo de productos podra comunicarse de manera efciente entre s y coordinar
sus

actividades de

trabajo, y

colaborar de

manera efectiva en

el

desarrollo o

mejoramiento de productos y servicios.

Sistemas de informacin
administracin

que

apoyan

la

Los sistemas administrativos apoyan la toma de decisiones


procesando

la

informacin

generada

en

los

procesos

transaccionales y a su vez, organiza las aplicaciones del


negocio.
Se requieren varios tipos de sistemas administrativos para
apoyar las responsabilidades de los administradores:
Sistemas
de
Management

Informacingerencial

(MIS

InformationSyste
ms)
Sistemas para el soporte a las decisiones (DSS
Decisin
SupportSystem
s).

Sistemas de apoyo a los ejecutivos (ESS

ExecutiveInformationSstems). A continuacin se describen las caractersticas de cada uno


de ellos:

Sistemas de Informacin Gerencial (MIS)


Son sistemas ms comunes para apoyar a los gerentes con
informacin para tomar diariamente decisiones semiestructuradas.

Son

los que

resumen e

informan sobre

las operaciones bsicas de

la empresa

utilizando los datos aportados por sistemas de procesamiento de transacciones. Los


datos

de

transacciones bsicas se comprimen y por lo general se presentan en

informes que se producen con regularidad. En la actualidad, muchos de estos informes se


entregan en lnea. La siguiente fgura muestra la manera en que un MIS.

Transforma los datos de transacciones de inventario, produccin y contabilidad en


archivos de MIS que se utilizan para proveer de informes a los gerentes.

La siguiente fgura muestra un ejemplo de Informe generado


por un MIS

Los

MIS

dan

servicio

gerentes interesados principalmente en

resultados

semanales, mensuales y anuales, aunque, si es necesario, algunos MIS permiten a los


gerentes ver datos por da

por

hora. Generalmente, los MIS dan respuestas a preguntas rutinarias que se han
especifcado con anterioridad y que tiene un procedimiento predefnido de contestacin.
Por ejemplo, los informes de los MIS pueden enlistar el toral de kilos de lechuga que us
una cadena de comidas rpidas en este trimestre
Sus
caractersticas
importantes son:

ms

Apoya a la administracin en el control de las operaciones diarias y en diferentes


periodos.

La informacin se presenta en informes y presentaciones de acuerdo a las


necesidades de los administradores, en forma de resmenes, reportes de

excepciones y reportes especiales.


Utilizan la informacin almacenada en las bases de datos, adems de datos externos
del entorno
empresarial.
La informacin de estos sistemas se presenta en forma de resmenes, reportes
de excepciones y reportes especiales.

Sistemas para
decisiones (DSS)

el

soporte

las

Los sistemas para el soporte a las decisiones apoyan a


la gerencia intermedia a tomar decisiones poco habituales,
para resolver problemas nicos y dinmicos para los que
posiblemente no haya un proceso predefinido.
Ayuda a la gerencia intermedia a tomar decisiones poco habituales. Se enfocan en
problemas de naturaleza nica y que cambian con rapidez, para cuya solucin tal

vez

no haya un

procedimiento totalmente predefnido, estos sistemas procuran

contestar preguntas como stas:


Cul sera el impacto en los calendarios de produccin si tuviramos que duplicar
las ventas de diciembre?
Qu pasara con nuestro rendimiento sobre la inversin si el calendario de produccin
de una fabrica se retrasara seis meses?

Aunque los DSS utilizan informacin interna de los TPS y de los MIS, con frecuencia
ocupan informacin de fuentes externas, como precios acciones actuales o precios de
productos de los competidores. Estos SYS utilizan varios modelos o precios de
productos de los competidores. Estos sistemas utilizan varios modelos para el anlisis
de datos, o bien condensan grandes cantidades de datos de tal forma que su anlisis
sea sencillo para los encargados de tomar las decisiones. Los DSS estn diseados de
modo que los usuarios puedan trabajar directamente con ellos; estos sistemas incluyen
explcitamente software de fcil manejo para los usuarios.
En comparacin con los sistemas de informacin gerencial, estos sistemas no slo
proporcionan informacin relevante sino que permiten un proceso de toma de
decisiones ms efectivo, interactivo y estructurado mediante funciones analticas para el
desarrollo de modelos, simulaciones, recuperacin de datos y la presentacin de la
informacin producida.

Este DSS permite que los gerentes encargados de desarrollar licitaciones de contratos
de embarque la utilizan diariamente para la toma de
decisiones.
Sus caractersticas principales son:

Apoya decisiones semi estructuradas o no estructuradas.

Utilizan herramientas interactivas que se basan en la informacin resumida de las


transacciones del negocio.

Contiene modelos analticos que permiten al usuario entender cmo reaccionara


el negocio a los cambios en las condiciones del ambiente de negocios, mediante
la simulacin de la situacin presente.

Utiliza una estructura amigable para el usuario al combinar datos y modelos.

Ms que slo informacin, ofrecen soluciones tentativas al simular y explorar posibles


alternativas.
Un ejemplo de estos sistemas respondera preguntas como: Qu pasara con el

rendimiento sobre la inversin si se retrasa la produccin 6 meses?

Sistemas de apoyo para ejecutivos (ESS)


La informacin que se requiere en este nivel gerencial se basa en las
necesidades estratgicas de la alta administracin y proviene de
diversas fuentes como documentos, memorndums, publicaciones,

informes y reuniones, por lo que la informacin producida por los


sistemas de informacin del negocio no

satisface completamente las necesidades de la alta administracin.


Los directores requieren sistemas que aborden aspectos estratgicos y tendencias de
largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Se ocupan de preguntas
como las siguientes: Cules sern los niveles de empleo dentro de cinco aos? Cules
son las tendencias de los costos a largo plazo en la industria, y en que nivel se
encuentra nuestra empresa? Qu tan bien se estn desempeando nuestros
competidores? Qu productos debemos estar elaborando dentro de cinco aos?
Los Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS) ayuda a la Alta direccin a tomar estas
decisiones. Los ESS auxilian en las decisiones no rutinarias que requieren juicio,
evaluacin y compresin porque no hay un procedimiento convenido para llegar a una
solucin. Los ESS proporcionan un entorno generalizado de cmputo y comunicaciones
que se puede aplicar a un cambiante conjunto de problemas.
Los ESS estn diseados para incorporar datos sobre eventos externos, como nuevas
leyes impositivas o competidores, pero incluso extraen informacin resumida de los MIS y
DSS internos. Filtran, comprimen y dan seguimiento a datos crticos, desplegando los
datos de mayor importancia para los directores. Por ejemplos, el director general de
LeinarHEalthProducts, el fabricante de vitaminas y suplementos alimenticios ms
grande de Estados Unidos, cuenta con un ESS que le manda directamente a su
computadora de escritorio un panorama minuto a minuto del desempeo fnanciero de
la empresa, con mediciones del capital de trabajo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar,
flujo de efectivo e inventarios.
Los ESS presentan grafcas y datos para los directores provenientes de muchas fuentes
mediante una interfaz fcil de utilizar. Con frecuencia, la informacin se entrega a los
directores a travs de un portal, que utilizan una interfaz Web para presentar contenido
de negocios personalizado e integrado.
La fgura siguiente muestra un ejemplo de ESS, el cual consta de estaciones de trabajo
con mens, grfcos interactivos y caractersticas de comunicaciones que pueden
acceder a datos histricos y competitivos de los sistemas corporativos internos y de
bases de datos externas como Dow Jones News/ Retrival o la Encuesta Gallup.

Sus caractersticas son:

Ofrecen a los administradores un acceso inmediato y fcil.

La informacin que presentan es valiosa para el logro de los objetivos estratgicos


del negocio y a las funciones de planeacin estratgica.

Sus presentaciones son grfcas con informacin externa e interna.

La informacin externa que utilizan procede de:

Informes de la demografa.
o Cambios en las polticas del gobierno.
o Acciones de los competidores.
o Cambios de mercado actual y futuro, entre otros.
Los informes a los ejecutivos incluyen:

Noticias.
o Informes para agencias externas.
o Anlisis del desempeo de la empresa.
La informacin permite a los altos administradores analizar:

o
o
o

Los resultados y el proceso para producirlos.


La responsabilidad sobre las acciones tomadas.
Las personas clave para las soluciones a problemas especfcos.

Interrelacin de los sistemas


Los sistemas que acabamos de describir estn interrelacionados, como se muestra la
fgura siguiente. Los
TPS son, por lo general, la mayor fuente de datos para los dems sistemas, mientras que
los ESS son sobre todo receptores de datos de sistemas de nivel inferior. Los otros tipos
de sistemas tambin podran intercambiar datos incluso se pueden intercambiar datos
entre sistemas que dan servicios a diversas reas funcionales, por ejemplo, un pedido
capturado por su sistema de ventas se puede transmitir a un sistema de manufactura
como una transaccin para producir o entregar el producto especifcado en el pedio o a
unos MIS para elaborar un informe fnanciero, en realidad, estos sistemas estn poco
integrados en la mayora de empresas.

ESS
MIS

DSS
TPS

Interrelaciones
sistemas 1

entre

Los diversos tipos de sistemas de la organizacin son interdependientes. Los TPS son
los mayores productores de informacin requerida por los dems sistemas de la
empresa, los cuales, a su vez, producen informacin para otros sistemas. En la mayora
de las organizaciones estos diferentes tipos de sistemas estn poco integrados, pero va
en aumento el nmero de empresas que estn utilizando nuevas tecnologas para
integrar la informacin que reside en muchos sistemas diferentes.

Sistemas o Aplicaciones Empresariales


Son sistemas especfcos e integrados que consisten en una
variedad de sistemas combinados para realizar las funciones del
negocio en los diferentes niveles: contabilidad, fnanzas,
mercadotecnia, operaciones y recursos humanos, por ejemplo:

Planeacin de recursos de la empresa. (ERP)

Administracin de la relacin con clientes. (CRM)

Administracin de recursos humanos. (HRM)

Administracin de la cadena de suministro. (SCM)

Ejemplo
En una organizacin, todos los das se realizan transacciones, esto es, intercambio de
informacin entre personas o departamentos que son el resultado de las operaciones
diarias, por ejemplo:

Cuando se vende un producto, se genera una factura que contiene informacin


del cliente, de los productos comprados, la cantidad de cada uno y lo que debe

de cobrarse al cliente, entre otros.


En el departamento de inventario, se produce la salida de los productos del
almacn, se cambia la
cantidad de productos en el inventario y si es necesario, se compran productos o
materia prima a los proveedores.

Cuando se va a pagar a los empleados, se produce un recibo con los datos del
mismo y la cantidad que se le va a pagar.

Los sistemas que procesan los datos y producen la informacin, son llamados sistemas
transaccionales (TPSs por sus siglas en ingls) y le permiten al negocio su operacin
diaria y la generacin de informacin valiosa para que los gerentes y la alta
administracin puedan conocer el desempeo del negocio y tomar decisiones valiosas.
En el nivel administrativo, la informacin que fue generada por los sistemas
transaccionales se rene, se hacen clculos especfcos y se resume para que los
administradores puedan ver el desempeo del negocio, por ejemplo:

Cules han sido los ingresos por las ventas del mes?

Qu cantidad de productos o de materia prima se debe comprar?, A qu


proveedor?

Cul es el incremento en sueldos que se les debe de dar a los empleados?

Todas estas preguntas pueden ser contestadas por la informacin que produce
los sistemas de informacin administrativos (MIS) para la gerencia media.

Los sistemas DSS y ESS son sistemas que utilizan la informacin generada por
los sistemas transaccionales TPS y los sistemas MIS, adems de informacin
externa al negocio para apoyar a los administradores de las gerencias media y
alta con informacin para decisiones precisas como:

Cul ser el nivel de ingresos si vendemos ms cantidad de un producto y


menos de otro? El sistema recibe los datos de las ventas esperadas y hace
una simulacin de las ganancias en varias situaciones, resaltando la que

mayores benefcios tiene para el negocio.


Qu cantidad de materia prima y a qu proveedores debemos comprar si se
desea producir una
cantidad especfca de productos? El sistema hace las combinaciones de
compra de todos los proveedores y le indica al administrador a quin
comprarle ciertas cantidades para lograr las mayores utilidades.

Cuntas personas y de qu puestos debemos contratar si solo tenemos un


cierto presupuesto? El sistema revisa las necesidades de personal y las
prioridades de contratacin que son ingresados como datos y sugiere las
vacantes que pueden completarse con el presupuesto que se le especifc.

Como puede observarse, en un negocio deben de existir diferentes tipos de


sistemas que comparten datos e informacin para apoyar las necesidades de
los trabajadores y administradores cuando tienen que tomar decisiones para
realizar su trabajo.

Contenido
SISTEMAS PARA COLABORACIN Y TRABAJO EN EQUIPO
................................................................. 2
QU ES LA COLABORACIN?
........................................................................................................... 2
RAZONES DE LA COLABORACIN Y TRABAJO EN EQUIPO
............................................................. 3
BENEFICIOS DE NEGOCIOS DE LA COLABORACIN Y EL TRABAJO EN EQUIPO
.......................... 4
CREACIN DE UNA CULTURA COLABORATIVA Y PROCESOS DE NEGOCIOS
.............................. 6
HERRAMIENTAS Y TECNOLOGAS PARA COLABORACIN Y TRABAJO EN EQUIPO
..................... 7
Correo electrnico y mensajera instantnea (IM)
...................................................................... 8
Redes sociales
................................................................................................................................... 8
Wikis ...................................................................................................................................
.................. 8
Mundos
virtuales...............................................................................................................................
.9
ENTORNOS DE COLABORACIN BASADOS EN INTERNET
................................................................ 9
Sistemas de reuniones
virtuales....................................................................................................... 9
Google Apps/Google
Sites............................................................................................................ 10
Microsoft SharePoint
....................................................................................................................... 11
Lotus Notes
....................................................................................................................................... 13

EVALUACIN Y SELECCIN DE HERRAMIENTAS DE SOFTWARE DE


COLABORACIN............... 15

SISTEMAS PARA COLABORACIN Y TRABAJO EN EQUIPO


Con todos estos sistemas e informacin, tal vez se pregunte cmo es posible sacar
provecho de ellos. Cmo es que las personas que trabajan en empresas logran reunir
todos los datos, trabajar en busca de objetivos comunes y coordinar tanto planes
como acciones? Los sistemas de informacin no pueden tomar decisiones, contratar o
despedir personas, firmar contratos, acordar tratos o ajustar el precio de los bienes en el
mercado. Adems de los tipos de sistemas que acabamos de describir, las empresas
necesitan sistemas especiales para apoyar la colaboracin y el trabajo en equipo.

QU
ES
COLABORACIN?

LA

Colaboracin es trabajar con otros para lograr objetivos compartidos y explcitos. Se


enfoca en realizar tareas o misiones y por lo general se lleva a cabo en una empresa u
otro tipo de organizacin, y entre una empresa y otra. Usted colabora con un colega en
Tokio que tiene experiencia sobre un tema del que usted no sabe nada. Coopera con
muchos colegas para publicar un blog de la compaa. Si trabaja en un despacho legal,
participa con los contadores en un despacho contable para dar servicio a las necesidades
de un cliente con problemas fiscales.
La colaboracin puede ser de corto plazo, en donde dura unos cuantos minutos, o de un
plazo ms largo, dependiendo de la naturaleza de la tarea y de la relacin entre los
participantes. La colaboracin puede ser de uno a uno o de varios a varios.
Los empleados pueden colaborar en grupos informales de la estructura organizacional de
la empresa, o se pueden organizar en equipos formales. El trabajo en equipo es parte de la
estructura de negocios de la organizacin para realizar sus tareas. Los equipos tienen una
misin especfica que alguien en la empresa les asign. Tienen que completar un trabajo.
Sus miembros necesitan cooperar en la realizacin de tareas especficas y lograr en forma
colectiva la misin del equipo. Que podra ser ganar el juego, incrementar las ventas en
lnea un 10 por ciento o evitar que la espuma aislante se desprenda de un transbordador
espacial. Con frecuencia los equipos son de corto plazo, dependiendo de los
problemas que traten y del tiempo necesario para encontrar una solucin y completar la
misin.

RAZONES DE LA COLABORACIN Y TRABAJO EN


EQUIPO
Naturaleza cambiante del trabajo
Crecimiento del trabajo profesional.
Organizacin cambiante de la empresa.
mbito cambiante de la empresa.
nfasis en la innovacin.
Cultura cambiante del trabajo y la empresa.
Naturaleza cambiante del trabajo.

La naturaleza del trabajo es distinta a los tiempos de la

manufactura en fbricas y el trabajo de oficina previo a las computadoras, en donde cada


etapa en el proceso de produccin ocurra de manera independiente a las dems, y era
coordinado por los supervisores. El trabajo se organizaba en silos.
En un silo, el trabajo pasaba de una estacin de torno a otra, de un escritorio a otro,
hasta que se completaba el trabajo terminado. En la actualidad, los tipos de trabajos que
tenemos requieren una coordinacin e interaccin ms estrechas entre las partes
involucradas en la produccin del servicio o producto. Un informe reciente de la empresa
de consultora McKinsey and Company argumentaba que el 41 por ciento de la fuerza
laboral en Estados Unidos se compone ahora de trabajos en donde la interaccin (hablar,
enviar correo electrnico, presentar y persuadir) es la principal actividad de valor
agregado. Incluso en fbricas, los trabajadores actuales trabajan en grupos de produccin.
Los empleos de interaccin tienden a ser trabajos
profesionales en el sector de servicios que requieren una estrecha coordinacin y
colaboracin. stos requieren una educacin considerable, adems de compartir la
informacin y las opiniones para llevar a cabo el trabajo. Cada actor aporta una
experiencia especializada para el problema y todos necesitan considerarse entre s para
poder realizar la tarea.
Crecimiento del trabajo profesional.

Organizacin cambiante de la empresa.

Durante la mayor parte de la era industrial, los gerentes

organizaban el trabajo en forma jerrquica. Los pedidos bajaban por la jerarqua, y


las respuestas se desplazaban de vuelta hacia arriba por ella. En la actualidad el trabajo
se organiza en grupos y equipos, y se espera que stos desarrollen sus propios mtodos
para realizar

la

tarea.

Los

gerentes

de

nivel

superior

observan

miden

los

resultados, pero es mucho menos probable que emitan pedidos o procedimientos de


operacin detallados. Esto se debe en parte a que la experiencia se ha desplazado a los
niveles inferiores de la organizacin, al igual que los poderes de toma de decisiones.

mbito cambiante de la empresa.

El trabajo de la empresa ha cambiado de una sola ubicacin a

varias: oficinas o fbricas a lo largo de una regin, una nacin o incluso alrededor del
mundo. Por ejemplo, Henry Ford desarroll la primera planta de automviles de
produccin en masa en una sola fbrica en Dearborn, Michigan. En 2010, Ford planeaba
producir cerca de 3 millones de automviles y emplear a ms de 200 000 empleados en
90 plantas e instalaciones en todo el mundo. Con este tipo de presencia global, la
necesidad de una estrecha coordinacin entre diseo, produccin, marketing, distribucin
y servicio adquiere sin duda una nueva importancia y escala. Las grandes compaas
globales necesitan tener equipos que trabajen sobre una base global.

nfasis en la innovacin.

Aunque tendemos a atribuir las innovaciones en los negocios y las

ciencias a individuos sensacionales, es ms probable que estas personas laboren con un


equipo de brillantes colegas, y a todos ellos les antecede una extensa lnea de los
primeros innovadores y las primeras innovaciones. Piense en Bill Gates y en Steve Jobs
(fundadores de Microsoft y Apple), quienes son innovadores muy valorados, adems de
que ambos crearon slidos equipos colaborativos para alimentar y apoyar la innovacin en
sus empresas. Sus innovaciones iniciales se derivaron de una estrecha colaboracin con
colegas y socios. En otras palabras, el cambio es un proceso grupal y social, y la mayora
de ellos se derivan de la colaboracin entre individuos en un laboratorio, una empresa o
agencias gubernamentales. Se cree que las prcticas y tecnologas de colaboracin
slidas aumentan el ritmo y la calidad de la innovacin.
La mayor parte de la investigacin sobre la colaboracin
est a favor de la nocin de que diversos equipos producen mejores salidas y con ms
rapidez que los individuos que trabajan por su cuenta. Las nociones populares de la
multitud (crowdsourcing y la sabidura de las masas) tambin proveen apoyo cultural
para la colaboracin y el trabajo en equipo.
Cultura cambiante del trabajo y la empresa.

BENEFICIOS DE NEGOCIOS DE LA COLABORACIN Y EL TRABAJO


EN EQUIPO
Se han escrito muchos artculos y libros sobre colaboracin, algunos de ellos por
ejecutivos y consultores de negocios, y muchos otros por investigadores acadmicos en
una variedad de negocios. Casi toda esta investigacin es anecdtica. Sin embargo, entre
las empresas y las comunidades acadmicas existe la creencia general de que, cuanto
ms colaborativa sea una empresa ms xito tendr, y esa colaboracin dentro y entre
las empresas es ms necesaria que en el pasado.

Una reciente encuesta global de los gerentes de sistemas de negocios y de informacin


descubri que

las inversiones en

tecnologa

de

colaboracin

produjeron mejoras

organizacionales con rendimientos cuatro veces mayores al monto de la inversin, con los
mayores beneficios para las funciones de ventas, marketing e investigacin y desarrollo
(Frost y White, 2009). Otro estudio sobre el valor de la colaboracin tambin descubri
que el beneficio econmico en general de la colaboracin era considerable: por cada
palabra vista por un empleado en los correos electrnicos de otras personas, se generaban
$70 de ingreso adicional (Aral, Brynjolfsson y Van Alstyne, 2007).
La tabla 2-2 sintetiza algunos de los beneficios de la colaboracin identificados por
escritores y acadmicos anteriores. La figura 2-7 ilustra en forma grfica la forma en que
se cree que la colaboracin impactar en el desempeo de los negocios.

Aunque hay muchos supuestos beneficios para la colaboracin, en realidad se necesita


una cultura de negocios de apoyo en la empresa, adems de los procesos de negocios
correctos para poder lograr una colaboracin significativa.

Tambin se requiere una

buena inversin en tecnologas colaborativas. A continuacin examinaremos estos


requerimientos.

CREACIN DE UNA CULTURA COLABORATIVA Y PROCESOS DE


NEGOCIOS
La colaboracin no se realiza de manera espontnea en una empresa, en especial si no
hay cultura de apoyo ni procesos de negocios. Las empresas, en especial las grandes,
tenan en el pasado una reputacin por ser organizaciones de comando y control en
donde los principales lderes ideaban todas las cuestiones de verdadera importancia, y
despus ordenaban a los empleados de menor nivel que ejecutaran los planes de la
gerencia de nivel superior. La tarea de la gerencia de nivel medio era supuestamente
pasar los mensajes de los niveles superiores a los inferiores y viceversa.
Las empresas de comando y control requeran empleados de menor nivel para llevar a
cabo las rdenes sin hacer muchas preguntas, sin ninguna responsabilidad por mejorar los
procesos y sin recompensas por laborar en equipo ni por el desempeo del mismo. Si su
equipo de trabajo necesitaba ayuda de otro equipo, era algo que los jefes deban
solucionar. Usted nunca se comunicaba en forma horizontal, sino siempre de manera
vertical, de modo que la gerencia pudiera controlar el proceso. Todo lo que se requera era
que los empleados se presentaran a trabajar y realizaran su trabajo en forma satisfactoria.
En conjunto, las expectativas de la gerencia y los empleados formaban una cultura, una
serie de suposiciones

sobre las metas comunes y la forma en que deban comportarse las personas.
Muchas empresas de negocios an operan de esta forma.
Una cultura de negocios colaborativa y los procesos de negocios son algo muy distinto.
Los gerentes de nivel superior son responsables de obtener resultados, pero dependen de
equipos de empleados para lograrlos e implementarlos. Las polticas, productos, diseos,
procesos y sistemas son mucho ms dependientes de los equipos en todos los niveles de
la organizacin para idear, crear y fabricar productos y servicios. Se recompensa a los
equipos por su desempeo y a los individuos por su actuacin dentro de ste. La funcin
de los gerentes de nivel medio es crear los grupos de trabajo, coordinar su labor y
monitorear su desempeo. En una cultura colaborativa, la gerencia de nivel superior
establece la colaboracin y el trabajo en equipo como algo vital para la organizacin, y en
realidad la implementa para los niveles superiores de la empresa tambin.

HERRAMIENTAS Y TECNOLOGAS PARA COLABORACIN Y TRABAJO


EN EQUIPO Una cultura colaborativa, orientada a equipos no producir beneficios si
no hay sistemas de informacin funcionando que permitan la colaboracin. En la
actualidad hay cientos de herramientas diseadas para lidiar con el hecho de que, para
poder tener xito en nuestros empleos, todos dependemos de los dems, nuestros
compaeros empleados, clientes, proveedores y gerentes. La tabla 2-3 lista los tipos
ms importantes de herramientas de software para colaboracin. Algunas de alto nivel
como IBM Lotus Notes son costosas, pero lo bastante poderosas para las empresas
globales. Otras estn disponibles en lnea sin costo (o con versiones Premium por una
modesta cuota) y son adecuadas para las empresas pequeas. Ahora analicemos
ms de cerca algunas de estas herramientas.

Correo
electrnico
instantnea (IM)

mensajera

Las corporaciones han adoptado el correo electrnico y la mensajera instantnea


como una de las principales herramientas de comunicacin y colaboracin para apoyarlos
trabajos de interaccin. Su software opera en computadoras, telfonos celulares y otros
dispositivos porttiles inalmbricos, e incluye caractersticas para compartir archivos as
como transmitir mensajes. Muchos sistemas de mensajera instantnea permiten a los
usuarios participar en conversaciones en tiempo real con varios participantes a la
vez. Los consultores de tecnologa de Gartner predicen queen unos cuantos aos, la
mensajera instantnea ser la herramienta de facto en las charlas de voz, video y texto
para el 95 por ciento de los empleados en las compaas grandes.
Redes
sociales
Todos hemos visitado sitios de redes sociales como MySpace y Facebook, que incluyen
herramientas para ayudar a las personas a compartir sus intereses e interactuar.
Las herramientas de redes sociales se estn convirtiendo con rapidez en una herramienta
corporativa para compartir ideas y colaborar entre los trabajos basados en interaccin de
la empresa. Los sitios de redes sociales como Linkedin.com proveen servicios de redes a
los profesionales de negocios, mientras que han surgido otrossitios de nicho para dar
servicio a los abogados, doctores, ingenieros e incluso a los dentistas. IBM cre un
componente llamado Community Tools en su software de colaboracin Lotus Notes
para agregar las caractersticas de redes sociales. Los usuarios pueden enviar preguntas
a otros en la empresa y recibir respuestas mediante mensajera instantnea.
Wiki
s
Los wikis son un tipo de sitio Web que facilita a los usuarios el proceso de contribuir y
editar contenido de texto y grficos sin necesidad de conocer sobre el desarrollo de
pginas Web o las tcnicas de programacin. El wiki ms popular es Wikipedia, el
proyecto de referencia editado en forma colaborativa ms grande del mundo. Depende de
voluntarios, no genera dinero y no acepta publicidad. Los wikis son herramientas
ideales

para

almacenar

y compartir el conocimiento y las perspectivas de una

empresa. El distribuidor de software empresarial SAP AG tiene un wiki que acta como
base de informacin para las personas que estn fuera de la compaa, como los clientes
y desarrolladores de software que crean programas para interactuar con el software SAP.
En el pasado, esas personas preguntaban y algunas veces respondan de una manera
informal en los foros en lnea de SAP, pero se era

un sistema ineficiente, en donde las personas cuestionaban y respondan lo mismo una y


otra vez.
En Intel Corporation, los empleados crearon su propio wiki interno, en el que los
mismos trabajadores de Intel han editado ms de 100 000 veces y han visto ms de
27millones de veces. La bsqueda ms comn es para el significado de los acrnimos de
Intel, como EASE para entorno de apoyo para acceso de empleados y POR para plan de
registro. Otros recursos populares incluyen una pgina sobre los procesos de ingeniera
de software en la compaa.

Los

wikis

estn

diseados

para

convertirse

en

el

almacn principal de conocimiento corporativo no estructurado en los siguientes cinco


aos, en parte debido a que
administracin

del

son

mucho

menos

costosos

que

los

sistemas

de

conocimiento formales, adems de que pueden ser mucho ms

dinmicos y actuales.
Mundos
virtuales
Los mundos virtuales como SecondLife representan entornos 3-D en lnea que son
habitados por residentes que crearon representaciones grficas de ellos mismos,
conocidas como avatares. Las organizaciones como IBM e INSEAD, una escuela de
negocios internacional con campus en Francia y Singapur, estn usando este mundo
virtual para sostener reuniones en lnea, sesiones de capacitacin y salones sociales.
Las personas reales representadas por avatares se renen, interactan e intercambian
ideas en estas ubicaciones virtuales. La comunicacin se lleva a cabo en forma de
mensajes de texto similares a los mensajes instantneos.

ENTORNOS DE COLABORACIN BASADOS EN


INTERNET
Ahora existen suites de productos de software que proveen plataformas
multifuncionales para la colaboracin en grupos de trabajo formados por equipos de
empleados que trabajan en conjunto desde muchas ubicaciones distintas. Hay
muchas herramientas de colaboracin disponibles, pero las ms utilizadas son los
sistemas de conferencias de audio y video basadas en Internet, los servicios de software
en lnea como Google Apps/Google Sites y los sistemas de colaboracin corporativa como
Lotus Notes y Microsoft SharePoint.
Sistemas
virtuales

de

reuniones

Para muchos negocios, incluyendo los de banca de inversiones, contabilidad, leyes,


servicios de tecnologa y consultora gerencial, el hecho de realizar muchos viajes es
imprescindible. Los gastos incurridos por los viajes de negocios han aumentado de
manera constante en los

aos recientes, principalmente debido al aumento en los costos de la energa. En un


esfuerzo por reducir los gastos de viaje, muchas empresas (grandes y pequeas) estn
adoptando las tecnologas de videoconferencias y conferencias Web.
Las compaas como Heinz, General Electric, Pepsico y Wachovia utilizan sistemas
de reuniones virtuales para sesiones informativas de productos, cursos de capacitacin,
sesiones estratgicas e incluso plticas motivacionales.
Una caracterstica importante de los sistemas de videoconferencias vanguardistas de alta
tecnologa es la tecnologa de telepresencia, un entorno integrado de audio y video que
permite a una persona dar la apariencia de estar presente en un lugar distinto a
su verdadera

ubicacin

administracin

fsica.

describe

La

Sesin interactiva

sobre

la telepresencia junto con otras tecnologas

para hospedar estas reuniones virtuales. Tambin encontrar casos en video sobre este
tema.
Google
Sites

Apps/Google

Uno de los servicios en lnea gratuitos ms utilizados para colaboracin es Google


Apps/Google Sites. Google Sites permite a los usuarios crear con rapidez sitios Web en
lnea, que pueden ser editados por grupos de personas. Google Sites es una parte de la
suite de herramientas Google Apps. Los usuarios de Google Sites pueden disear y
rellenar sitios Web en cuestin de minutos y, sin necesidad de habilidades tcnicas
avanzadas, publicar una variedad de archivos como calendarios, texto, hojas de clculo y
videos para que se puedan ver y editar en forma privada, en grupos o por el pblico en
general.
Google Apps trabaja con Google Sites e incluye las tpicas herramientas de software
de oficina de productividad para el escritorio (procesamiento de palabras, hojas de
clculo, presentaciones, gestin de contactos, mensajera y correo). Hay una edicin
Premier que cobra $50 al ao a las empresas por cada empleado, la cual ofrece
25 gigabytes de almacenamiento de correo, una garanta de tiempo funcional del 99.9
por ciento para el correo

electrnico,

herramientas

para

integrarlas

con

la

infraestructura existente de la empresa y soporte telefnico 24/7. La tabla 2-4 describe


algunas de las herramientas disponibles en Google Apps/Google Sites.

Google ha desarrollado una plataforma adicional basada en Web para la colaboracin y


comunicacin en tiempo real, conocida como Google Wave (olas). Las olas son
conversacin y documento en partes iguales, en donde cualquier participante de una ola
puede responder en cualquier parte del mensaje, editar el contenido y agregar o eliminar
participantes en cualquier punto del proceso. Los usuarios pueden ver las respuestas de
otros participantes en su onda mientras las escriben, con lo cual se acelera el
ritmo de la discusin.
Por ejemplo, Clear Channel Radio en Greensboro, Carolina del Norte, us Google Wave
para una promocin al aire y en lnea que requera entrada por parte del personal de
ventas, el gerente de ventas, el director de programacin de la estacin, el director de
promociones de la estacin, el coordinador de contenido en lnea y el administrador Web.
Sin Google Wave, estas personas hubieran envidado/recibido una numerosa cantidad de
correos electrnicos, se hubieran mandado archivos grficos entre s para su aprobacin y
hubieran invertido grandes cantidades de tiempo en rastrear a las personas por telfono.
Wave les ayud a completar todo el proyecto en slo una fraccin del tiempo que
hubiera tomado por lo general (Boulton, 2010).

Microsoft
SharePoint
Microsoft SharePoint es el sistema de colaboracin ms utilizado a nivel mundial
para empresas pequeas y medianas que utilizan productos de servidor y redes de
Microsoft. Algunas empresas ms grandes lo han adoptado tambin.

SharePoint es una plataforma de gestin de documentos y colaboracin basada en Web, la


cual

se combina

con

un

poderoso

motor de

bsqueda

que

se

instala

en los

servidores corporativos.
SharePoint tiene una interfaz basada en Web y una estrecha integracin con las
herramientas de uso diario, como los productos de software de escritorio Microsoft Office,
cuya estrategia es aprovechar que posee el escritorio gracias a sus productos
Microsoft Office y Windows. Para Microsoft, la ruta hacia la colaboracin a nivel
empresarial empieza
Microsoft. El

con

el

escritorio

de

Office

los

servidores

de

redes

de

software SharePoint facilita a los empleados el proceso de compartir sus

documentos de Office y colaborar en proyectos que utilizan documentos de Office como


base.
Los productos y tecnologas de SharePoint proveen una plataforma para la colaboracin
basada en Web a nivel empresarial. Podemos usar SharePoint para hospedar sitios Web
que organicen y almacenen la informacin en una ubicacin central que permita a los
equipos coordinar las actividades de trabajo, colaborar en documentos y publicarlos,
mantener listas de tareas, implementar flujos de trabajo y compartir informacin a travs
de wikis, blogs y actualizaciones de estado al estilo Twitter. Como SharePoint almacena
y organiza los datos en un lugar, los usuarios pueden encontrar informacin relevante con
rapidez y eficiencia mientras trabajan de cerca con las tareas, productos y documentos.
Lista de las principales herramientas de
SharePoint

Proporciona un solo espacio de trabajo para que los equipos coordinen


itinerarios, organicen documentos y participen en discusiones, dentro de la
organizacin o a travs de una extranet.

Facilita la creacin y administracin de documentos con la habilidad de


controlar versiones, ver revisiones pasadas, implementar la seguridad en cada uno
y mantener bibliotecas de documentos.

Provee anuncios, alertas y tableros de discusin para informar a los usuarios


cuando se requieran acciones o se realicen modificaciones a la documentacin o
informacin existente.

Ofrece soporte para contenido personalizado y vistas tanto personales como


pblicas de documentos y aplicaciones.

Provee plantillas para blogs y wikis


compartan informacin y lluvias de ideas.

como

ayuda

para

que

los

equipos

Proporciona

herramientas para

gestionar bibliotecas

de

documentos,

listas, calendarios, tareas y tableros de discusin sin estar en


lnea, y para sincronizar las modificaciones al volverse a conectar a la red.

Provee herramientas
expertos y contenido.

de

bsqueda

Sony Electronics, proveedor lder de

empresarial

para

localizar

personas,

productos electrnicos para el consumidor y

profesionales con ms de 170 000 empleados en todo el mundo, utiliza Microsoft


Ofce SharePoint Server 2010 para optimizar el acceso a la informacin, mejorar la
colaboracin y hacer un mejor uso de los expertos dentro de la compaa. Sony utiliza las
herramientas de wikis de SharePoint para capturar y organizar las perspectivas y
comentarios de los usuarios en un cuerpo de conocimiento a nivel empresarial, y su
herramienta de bsqueda de personas para identificar a los empleados con experiencia
sobre proyectos y reas de investigacin especficas. La empresa tambin utiliz
SharePoint para crear un almacn central de archivos compartidos. Esto ayuda a los
empleados a escribir, editar e intercambiar documentos de manera colaborativa, adems
de que elimina la necesidad de enviar los documentos por correo electrnico de un lado a
otro. Todas esas mejoras han recortado el tiempo de desarrollo en los proyectos clave de
entre tres y seis meses, a entre tres y seis semanas (Microsoft, 2010).

Lotus
Notes
Para las empresas muy grandes (del tipo Fortune 1000 y Russell 2000), la herramienta de
colaboracin ms utilizada es IBM Lotus Notes. ste fue uno de los primeros ejemplos de
groupware, un

sistema de

software colaborativo

con herramientas para

compartir

calendarios, escritura y edicin colectiva, acceso compartido a las bases de datos


y reuniones electrnicas, en donde cada participante puede ver y mostrar informacin
de otros participantes y otras actividades. Notes est ahora habilitado para Web, con
mejoras para redes sociales (Lotus Connections) y un entorno de desarrollo de secuencias
de comandos y aplicaciones, de modo que los usuarios puedan crear aplicaciones a la
medida para adaptarlas a sus necesidades nicas.
El Grupo de software de IBM define a Lotus Notes como una opcin de escritorio
integrada para acceder al correo electrnico, los calendarios y las aplicaciones de
negocios de un

servidor de IBM Lotus Domino. El software Notes instalado en la computadora cliente del
usuario permite usar la mquina como plataforma para correo electrnico, mensajera
instantnea (al trabajar con Lotus Sametime), navegacin Web y trabajo de reservacin
de calendario/recursos, as como para interactuar con las aplicaciones colaborativas.
En

la actualidad, Notes tambin cuenta con blogs, wikis, agregadores de RSS, CRM y

sistemas de soporte al cliente.


Miles de empleados en cientos de grandes empresas como Toshiba, Air France y Global
Hyatt Corporation, usan IBM Lotus Notes como sus principales herramientas de
colaboracin

y trabajo

en

equipo.

Las

instalaciones

de

Lotus

Notes

nivel

empresarial en una empresa grande perteneciente a la lista Fortune 1000 pueden costar
millones de dlares al ao y requieren de un extenso soporte por parte del departamento
de sistemas de informacin corporativos.
Aunque las herramientas en lnea como los servicios de colaboracin de Google que
describimos antes no requieren instalacin en servidores corporativos ni de mucho
soporte por parte del personal de sistemas de informacin (SI) corporativos, no son tan
poderosos como las que se encuentran en Lotus Notes. No est claro si pudieran escalar al
tamao de una empresa global (al menos por ahora).
Las empresas muy grandes adoptan a Lotus Notes debido a que promete mayores niveles
de seguridad y confiabilidad, adems de la capacidad de retener el control sobre la
informacin corporativa confidencial.
Por ejemplo, EuroChem, la compaa agroqumica ms grande en Rusia y uno de los tres
principales productores de fertilizantes de Europa, utiliz Lotus Notes para crear una
sola plataforma estndar de colaboracin y gestin de documentos. El software facilita la
cooperacin y colaboracin entre los centros de produccin regional dispersados en forma
geogrfica, y provee una plataforma automatizada segura para el intercambio de
documentos.
Gracias a Lotus Notes, EuroChem puede registrar y controlar todos los documentos,
establecer trayectorias de ruta para la aprobacin de documentos y mantener un historial
completo de todos los movimientos y cambios. Las caractersticas de seguridad permiten
a la compaa crear un entorno de trabajo personalizado para cada usuario y evitar que
los usuarios sin autorizacin accedan a la informacin confidencial (IBM, 2009).

En general, las grandes empresas no se sienten seguras al utilizar servicios populares de


software en lnea para sus aplicaciones estratgicas debido a los aspectos implcitos de
seguridad. Sin embargo, la mayora de los expertos creen que estos aspectos disminuirn
a medida que aumente la experiencia con las herramientas en lnea, y la sofisticacin de
los proveedores de servicios de software en lnea para proteger la seguridad y reducir la
vulnerabilidad. La tabla 2-5 describe herramientas adicionales de colaboracin en lnea.

EVALUACIN Y SELECCIN DE HERRAMIENTAS DE SOFTWARE DE


COLABORACIN
Con tantas herramientas y servicios de colaboracin disponibles, cmo puede elegir la
tecnologa de colaboracin correcta para su empresa? Para responder a esta pregunta,
necesita un marco de trabajo para comprender con exactitud los problemas que estas
herramientas estn diseadas para resolver. Un marco de trabajo que ha sido til para
que nosotros
matriz

podamos

hablar

sobre

las

herramientas

de

colaboracin

es

la

de colaboracin de tiempo/espacio que se desarroll a principios de la dcada de

1990 mediante varios eruditos de trabajo colaborativo (figura 2-8).

La matriz de tiempo/espacio se enfoca en dos dimensiones del problema de colaboracin:


tiempo y espacio. Por ejemplo, suponga que necesita colaborar con personas en distintas
zonas horarias y no se puede reunir con todas al mismo tiempo. Cuando en Nueva York es
medianoche en Bombay es medioda, por lo que esto dificulta el hecho de realizar una
videoconferencia (las personas en Nueva York estn demasiado cansadas).
Sin duda, el tiempo es un obstculo para la colaboracin a escala global. El lugar
(ubicacin) tambin inhibe la colaboracin en grandes empresas globales o incluso
nacionales y regionales. El proceso de organizar a las personas para una reunin fsica se
dificulta debido a la dispersin fsica de las empresas distribuidas (empresas con ms de
una ubicacin), el costo de los viajes y las limitaciones de tiempo de los gerentes.
Las tecnologas de colaboracin que acabamos de describir son formas de sobrepasar las
limitaciones de tiempo y espacio. Al utilizar este marco de trabajo de tiempo/espacio, le
ser ms fcil elegir las herramientas de colaboracin y trabajo en equipo ms
apropiadas para su empresa. Tenga en cuenta que algunas se aplican en ms de un
escenario de tiempo/espacio. Por ejemplo, las suites de colaboracin por Internet como
Lotus Notes tienen herramientas para las interacciones tanto sincrnicas (mensajera
instantnea, herramientas de reuniones
(correo

electrnico,

wikis,

edicin

electrnicas)

como asncronas

de documentos).

He aqu una lista de tareas pendientes para empezar. Si sigue estos seis pasos, le
ayudarn a invertir en el software de colaboracin correcto para su empresa a un precio
que pueda costear, y dentro de su tolerancia al riesgo.
1. Cules son los desafos de colaboracin a los que se enfrenta la empresa en trminos
de tiempo y espacio? Ubique a su empresa en la matriz de tiempo/espacio. Puede ocupar
ms de una celda en la matriz. Se necesitarn distintas herramientas de colaboracin para
cada situacin.
2. Dentro de cada celda de la matriz en donde su empresa hace frente a los
desafos,
exactamente qu tipos de soluciones hay disponibles? Haga una lista de productos de los
distribuidores.
3. Analice cada uno de los productos en trminos de su costo y de los beneficios para su
empresa. Asegrese de incluir los gastos de capacitacin en su estimacin, adems de los
costos de involucrar al departamento de sistemas de informacin, si es necesario.

4. Identifique los riesgos para la seguridad y la vulnerabilidad involucrados con cada uno de los
productos. Est su empresa dispuesta a poner la informacin propietaria en las manos de
proveedores de servicios externos a travs de Internet? Aceptara su empresa arriesgar sus
operaciones importantes frente a los sistemas controlados por otras compaas? Cules son los
riesgos financieros a los que se enfrentan sus distribuidores?
Estarn aqu en un plazo de tres a cinco aos? Cul sera el costo de realizar el cambio a otro
distribuidor en caso de que falle la empresa distribuidora?
5. Busque la ayuda de usuarios potenciales para identificar cuestiones de implementacin y
capacitacin. Algunas de estas herramientas son ms fciles de usar que otras.
6. Haga su seleccin de posibles herramientas e invite a los distribuidores a que realicen
presentaciones