Ing.

de Requisitos 1 BIM Roberto Reina

ENUNCIADO DEL TRABAJO
Proyecto: Sistema de gestin para mantenimiento de vehculos
1. Introduccin
Maresa, concesionario autorizado de vehculos Mazda que se dedica a la venta y
mantenimiento, que se encuentra ubicado en la ciudad Quito, debido al alto flujo de
vehculos que ingresan para reparacin en su taller y para mejorar la calidad en el tiempo
de entrega del mismo, se implementara el Sistema de gestin para mantenimiento.
2. Alcance del trabajo
El sistema ser operado por el tcnico de recepcin de vehculos el mismo que permitir
registrar los datos del vehiculo y agendar una fecha para la entrega del mismo, con fecha
exacta y detalle de materiales utilizados, lo que garantizara la calidad de servicio.
3. Plazo de ejecucin
El sistema se entregara en 4 meses
4. Requerimientos para el trabajo
Levantamiento de datos con archivo fsico de entrega recepcin de los ltimos 3 meses
para obtener un flujo de datos.
SGBD implementando en la PC de Recepcin de vehculos.
Desarrollo de la BD
5. Cronograma/Hitos
Detalle
Levantamiento de datos con
archivo fisico
Implementacion de SGBD
implementacion de Interfaz
grafica
Pruebas Preliminares
Instlacion de Software
6. Aceptacin

Aprobado por:

MES 1
X

MES 2
X

MES 3

X
X

X
X

X
X

X
X

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Sistema de gestin para el mantenimiento de vehiculos
Maresa, concesionario autorizado de vehculos Mazda que se dedica a la venta y
mantenimiento, que se encuentra ubicado en la ciudad Quito, debido al alto flujo de vehculos
se realizaran las siguientes gestiones:

Ingreso de vehiculos a mantenimiento tecnico

Registro de evaluacion del vehiculo
Registro de vehiculo por area de taller implicada y tiempo de entrega
Registro de partes y piezas a reemplazar
Ingreso de vehiculos Area de Colisiones

Cada uno de estos trmites requiere de los documentos necesarios correspondientes al trabajo
a realizar, los mismos que son entregados en servicio a cliente y pasan a el area de talleres
correspondiente, se realiza la evualacion de cada caso y se determina el trabajo a realizar, los
materiales que se utilizar, la fecha de entrega del vehiculo concluido el mantenimiento y el
valor, esta informacin se entrega al cliente a travez del sistema.
El cliente actualmente requiere un tiempo alto de espera ya que el proceso se realiza
manualmente, lo que implica uso de recursos
Ante esta situacin el Area de Sistemas de Maresa ha credo conveniente desarrollar un
sistema para automatizar estos procesos, en donde el cliente entregue los datos en el Area de
Servicio al Cliente y entregue los documentos del vehiculo para el caso de mantenimiento la
fecha de entrega y valor se entregan inmediatamente, para el caso de colisiones sera revisado
evaluador de la colision y se entrega la informacion del mantenimiento, las piezas a reemplazar
y el valor en promedio de 1 a 2 horasCon esto se quiere evitar que el cliente tenga que pasar dentro de los talleres de area en area
consultando los detalles de mantenimiento del vehiculo

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Cliente:
Cliene externo que requieren mantemiento del vehiculo o reparacion por colisiones de la
empresa Maresa
Necesidad u oportunidad:
Registran, evaluan y detallan reemplazo de partes y piezas que genera en servicio al cliente,
mediante un proceso definido para cada caso.
Nombre del producto:
Sistema de gestin para mantenimiento de vehculos
Categora del producto:
Aplicacin Web.
Beneficios o razones convincentes:

Registra las solicitudes del tramite del clientedirectamente en el sistema desde servicio
al cliente.
Define un flujo de datos que corresponde a cada area del tallerNotifica a las personas
involucradas sobre las tareas que debe realizar.
Permite conocer sobre el estado de un trmite en cualquier momento y el estado del
mismo

Principal alternativa competitiva, sistema actual, o proceso manual actual:

El cliente realiza la consulta personalmente en el area de taller que corresponde y es

dirigido a el area siguiente.
No existe un flujo de actividades debidamente controlado para cada tramite
El cliente no tiene una fecha de entrega exacta del vehiculo ni tampoco puede conocer
el estado de avance dle vehiculo

Declaracin de la diferencia de los productos primarios:

Permitir:

Que las solicitudes de mantenimiento/colision/bodega/contable se regsitren en unico

sistema.
Que se notifique a los involucrados (personal Taller-Cliente) del inicio, mantenimiento o
reparacion y fecha de finalizacin.
Que se identifique a la persona que est atendiendo un trmite.
Que se pueda obtener informacin bodega/contable.
Que se puedan ejecutar las solicitudes de forma automtica de acuerdo a la gestion
solicitada.

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DEFICION DEL VISIONAMIENTO
Para personal de Maresa y los clientes usuarios del Taller registran y realizan los trmites que
se generan en Maresa el sistema de gestion de mantemiento vehicular es un una aplicacin
Web que registra las solicitudes de trmites directamente desde servicio al cliente, define un
flujo a seguir de acuerdo al tramite, notifica a las personas involucradas en el trmite sobre las
tareas que debe realizar y permite conocer sobre el estado de un trmite en cualquier
momento.
A diferencia del proceso actual que requiere que los trmites existentes tienen que realizarse
por cada area de taller en forma fisica,permitiendo que no exista un flujo de actividades
debidamente controlado y causando retardos en la fecha de entrega del vehiculo
DEFINICION DEL PROBLEMA
El problema de la atencin de trmites de mantemiento/colisiones y contables que generan los
usuarios no tienen una adecuada atencin, lo que genera excesiva demora en la resolucin de
los mismos debido a que no existe un flujo definido para el envo-recepcin y a la falta de
polticas para su ejecucin.
Afecta a:
Usuarios, Servicio a Cliente, Jefe de Talleres, Jefe de Colisiones, Jefe de Mantenimiento,
Departamento de Contabilidad y Bodega.
Cuyo impacto es:

El promedio de tiempo para resolver un trmite es alto.

El usuario requiere mucha gestin para obtener el resultado de su trmite, causando
malestar e insatisfaccin.
Se desperdicia tiempo, en tareas relacionadas a tratar de ubicar un trmite y conseguir
su estado.
Algunos trmites causan congestin, el proceso de consulta en bodega de reemplazo
de partes y piezas por lo que el usuario debe acercarse en algunas ocasiones

Una solucin satisfactoria permitir:

Que la atencin de los tramites se realice mediante un sistema de fcil uso, de tal
forma de que se de solucin a todos los trmites.
Que las solicitudes de trmites sean registradas directamente en un unico sistema.
Que las solicitudes de trmites fluyan electrnicamente hacia a las diferentes personas
que deban revisarlo antes de su resolucin.
Que se pueda conocer el estado de un vehiculo en linea.
Que se pueda disponer de estadsticas que permitan tomar decisiones para optimizar
los procesos relacionados.
Que exista seguimiento adecuado de los trmites, estableciendo tiempos de respuesta
de cada area.

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ESTRATEGIAS Y RIESGOS

Factor de riesgo
Probabilidad
Falta de disponiblidad Media
de los Jefes de cada
area para aclarar el
alcance
No involucramiento del Media
area de sistemas

Impacto
Alto

Media
Poco interes de las
personas que utilizaran
el sistema

Bajo

Alto

Estrategia de
mitigacion
Llevar a cabo un taller
de visionamiento y
crear los modelos
correspondientes
Llevar a cabo un
reunion de revision del
sistema
Realizar una reunion
para explicar los
alcances del mismo

Responsable
Gerente de del
proyecto

Gerente de
sistemas
Servicio al cliente
Jefe de cada
area