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PROYECTOS

DE INFRAESTRUCTURA

GUIA DEL
INSPECTOR-RESIDENTE
.

Antecedentes, Objetivo, Alcance

Definiciones

Incompatibilidad de funciones

Funciones del Inspector-Residente

Procedimientos durante el ciclo del Proyecto

La presente Gua est dirigida al Inspector-Residente


contratado por el Ncleo Ejecutor, cuya funcin es realizar
la Direccin Tcnica de los Proyectos de Infraestructura,
as como asesorar y fiscalizar al Ncleo Ejecutor en la
administracin de los recursos en obras de infraestructura
financiadas por el Fondo Nacional de Compensacin y
Desarrollo Social FONCODES
Tiene el propsito de proporcionar los criterios
lineamientos necesarios para facilitar su labor.

Cualquier informacin adicional la podr encontrar en la


Oficina Zonal de FONCODES.
Todos los documentos de FONCODES son de
distribucin gratuita.
Error! Marcador no definido.El contenido de este
documento podr ser modificado de acuerdo a
normas y directivas institucionales.
DIVISIN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA
Octubre,1999

INDICE
1

ANTECEDENTES

OBJETIVO

ALCANCE

DEFINICIONES

INCOMPATIBILIDAD DE FUNCIONES

FUNCIONES DE INSPECTOR-RESIDENTE

PROCEDIMIENTOS DURANTE EL CICLO DE PROYECTOS


7.1

Antes del Inicio de la Obra

* Aspectos Administrativos.
7.1.1
7.1.2
7.1.3
7.1.4

Requisitos para la Suscripcin del Convenio


Entrega del Primer Desembolso.
De las Cuentas Bancarias.
De la Programacin y Autorizacin de Gastos del Primer
Desembolso.
7.1.5 Aporte Comunal.
* Aspectos Tcnicos.
7.1.6 De la Revisin y Compatibilidad del Expediente Tcnico.
7.1.7 Cronograma de Avance de Obra.
7.1.8 De la Evaluacin del Impacto Ambiental.
7.2

Inicio de Obra y Ejecucin

* Aspectos Administrativos.
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.2.4
7.2.5
7.2.6
7.2.7

De la Difusin e Informacin del Convenio entre la Poblacin


Beneficiaria.
De la Adquisicin de Materiales, Herramientas y Equipos
Menores en Obras por Administracin Directa.
Del Pago de los Gastos Generales.
Del Registro y Custodia de los Documentos Sustentatorios.
Solicitud de Desembolso en Obras por Administracin Directa.
De los cambios del Inspector-Residente y los miembros del
Organo Representativo del Ncleo Ejecutor.
De las Rendiciones de Cuentas - Pre Liquidacin.

* Aspectos Tcnicos.
7.2.8 Fecha de Inicio de Obra.
7.2.9 De la Entrega de Terreno.
7.2.10Del Cuaderno de Obra.
7.2.11Cronograma de Avance de Obra.
7.2.12Del Cumplimiento del Expediente Tcnico.
7.2.13De las Valorizaciones.
7.2.14Plazo de Ejecucin de Obra - Ampliaciones de Plazo.
7.3

Terminacin y Liquidacin de Obra


7.3.1
7.3.2
7.3.3
7.3.4

7.4

De la Terminacin de la Obra.
Transferencia de la Obra - Sostenibilidad del Proyecto.
De la Liquidacin del Convenio.
De la Inauguracin de la Obra.

De las Modificaciones del Proyecto


7.4.1 Deductivos.
7.4.2 Modificacin Parcial.

INFORMES DEL INSPECTOR-RESIDENTE


8.1
8.2

Los Informes del Inspector-Residente


Los Pagos al Inspector-Residente

LAS SANCIONES PARA EL INSPECTOR-RESIDENTE


9.1 Prohibiciones
9.2 Sanciones
9.3 Multas
9.4 Fondo de Garanta
9.5 De las excepciones y situaciones no previstas

INDICE DEL ANEXO "FORMATOS"


1

PRONUNCIAMIENTO SOBRE COMPATIBILIDAD DE PROYECTO Y FACTIBILIDAD DE


EJECUCIN.

1-A

ACTA DE PARTICIPACION EN CHARLA DE ORIENTACION

CRONOGRAMA DE AVANCE DE OBRA VALORIZADO.

ACTA DE ENTREGA O DONACION DEL TERRENO.

AUTORIZACION DE GASTOS.

SOLICITUD DE SEGUNDO DESEMBOLSO.

INFORME DE INSPECTOR-RESIDENTE
6

VALORIZACION DE AVANCE DE OBRA.

6. A. VALORIZACION DE APORTE COMUNAL.


7

RESUMEN DEL ESTADO FINANCIERO.

MANIFIESTO DE GASTOS.

CUADRO DE MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACEN.

10

CUADRO RESUMEN DEL MOVIMIENTO DE ALMACEN.

11

HOJA DE TAREO.

12

PLANILLA DE JORNALES.

12 A PLANILLA DE JORNALES DEL APORTE COMUNAL CUANTIFICADO


13

RELACION DE MATERIAL EN CANCHA.

14

ACTA DE TERMINACION DE OBRA.

15

ACTA DE TRANSFERENCIA DE LA OBRA.

16

AUTORIZACION PARA CONSULTAR MOVIMIENTOS BANCARIOS.

17

CUADRO DE SEGUIMIENTO DEL AVANCE DE LA IMPLEMENTACIN DE LAS MEDIDAS


DE CONTROL AMBIENTAL.

18

FICHA MENSUAL DE INSPECCIN AMBIENTAL DE PROYECTOS.

19

COSTOS DE LAS MEDIDAS DE CONTROL AMBIENTAL.

20

ACTA DE COMPROMISO DE APORTE DE MANO DE OBRA NO CALIFICADA.

21

RESUMEN DEL AVANCE FISICO-FINANCIERO PARA TRAMITES DE DESEMBOLSO.

22

ACTA DE RENDICIN DE CUENTAS FINAL.

23

ACTA VALORIZADA DE SOBRANTES DE OBRA.

ANTECEDENTES
El Fondo Nacional de Compensacin y Desarrollo Social - FONCODES,
creado por Decreto Legislativo N 657, es un organismo descentralizado,
dependiente de la Presidencia de la Repblica, que cuenta con autonoma
funcional, econmica, financiera, administrativa y tcnica. Su objetivo es
financiar Proyectos de Inversin Social en todo el pas, que sean
presentados por: organismos creados por la propia poblacin, como
Comunidades Campesinas y Nativas; diferentes Organismos Religiosos
asentados en las zonas rurales; Organismos No Gubernamentales;
Municipalidades Provinciales o Distritales; Organismos del Estado y, en
general, cualquier institucin o grupo social que represente a una
Comunidad organizada y que busque un beneficio social para sta.
FONCODES desarrolla en el pas todas las actividades de apoyo solidario
que la poblacin requiera para superar el estado de pobreza en el que se
encuentra. Cuenta con capacidad para ejecutar acciones que permitan:
otorgar trabajo temporal y permanente; desarrollar Programas de Salud y
Educacin; atender situaciones de emergencia; as como ejecutar Proyectos
de Infraestructura Social, Econmica y de Desarrollo Productivo.
Para realizar el control tcnico-administrativo de los Proyectos, FONCODES
ha establecido la participacin de un agente denominado InspectorResidente.

OBJETIVO
El objeto de esta Gua es establecer las normas y procedimientos que
regulan la labor a desarrollar por el Inspector-Residente. Ellas servirn para
controlar la ejecucin y culminacin de los Proyectos de Infraestructura.

ALCANCE
Estn obligadas al cumplimiento del contenido de la presente Gua las
Personas Naturales, contratadas por el Ncleo Ejecutor, para que asuman
las funciones del Inspector-Residente de Obras de Infraestructura,
ejecutadas por Administracin Directa.
3.1 Quin es el Inspector-Residente:
El Inspector-Residente es la Persona Natural contratada por el Ncleo
Ejecutor para que ejerza la direccin tcnica del Proyecto, de acuerdo
al expediente tcnico aprobado; y, adems los asesore y fiscalice en la
administracin de los recursos. Es co-responsable con los miembros
del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor de la correcta utilizacin
de los fondos financiados, de acuerdo a los trminos del Convenio y
normatividad interna del FONCODES. Cuenta con capacidad tcnicaadministrativa para ejercer sus funciones de acuerdo a su especialidad
y con solvencia moral.
Asimismo, desarrollar labores de capacitacin en Convenios que
tengan este componente.

Esta persona es seleccionada mediante sorteo, de conformidad a las


directivas vigentes.
En el caso de Proyectos ejecutados bajo la modalidad de Obras por
Contrata, a este agente se le denomina Inspector de Proyectos.
3.2 Condiciones para ser Inspector Residente:
a) Slo podrn ser Inspectores-Residentes las Personas Naturales
inscritas en la Lista de Inspectores-Residentes para Ncleos
Ejecutores de Convenios Financiados por FONCODES, de cada
Oficina Zonal.
b) Debe verificarse que los Inspectores-Residentes no sean agentes
observados o vetados por FONCODES.
c) Tener coeficiente disponible.
FONCODES se reserva el derecho de
participacin de los Inspectores-Residentes.
4

aprobar

observar

la

DEFINICIONES
Para efectos de la presente Gua se define lo siguiente :
Poblacin Beneficiaria: Poblacin que gozar de los beneficios
del
Proyecto financiado por FONCODES, que a travs de una Asamblea General
se constituye en un Ncleo Ejecutor.
Ncleo Ejecutor (N.E.): Poblacin beneficiaria organizada que se ha
constituido como tal, para tramitar la solicitud de financiamiento de su
Proyecto y, de ser el caso, suscribir el Convenio de Financiamiento; ejecutar
el Proyecto segn las condiciones establecidas en el Convenio; entregar la
Obra a la entidad que se encargar de su operacin y mantenimiento; o en
su defecto, elegir y organizar un Comit de Administracin para tal fin. El
Ncleo Ejecutor tiene capacidad Jurdica (D.S.015-96-PCM).
Organo Representativo del Ncleo Ejecutor: est compuesto por
cuatro miembros que residen en el lugar no tienen parentesco entre s, y son
denominados Presidente, Tesorero, Secretario y Fiscal. Deben saber leer y
escribir y tener solvencia moral comprobada. Se recomienda que de
preferencia no ejerzan cargos pblicos (Alcalde, Gobernador, Teniente
Alcalde, Regidor, etc.).
Proyectista: profesional colegiado, de especialidad afn al Proyecto, quien
elabora y suscribe el Expediente Tcnico Integral a ejecutarse. Es
responsable que el Proyecto sea compatible con el terreno propuesto y con
la realidad geogrfica y social del lugar. Estar a cargo de los trmites
necesarios hasta su aprobacin por FONCODES.
Contratista: Persona Natural o Jurdica especializada en la construccin de
obras civiles, distinta al Inspector-Residente. Debe estar inscrito en la lista
de Contratistas para Ncleos Ejecutores de proyectos financiados por
FONCODES, de la Oficina Zonal, seleccionado de acuerdo a normas vigentes,
y contratado por el Ncleo Ejecutor luego de Concurso Privado de Precios. Su
7

contratacin debe ser previamente aprobada por FONCODES.


Supervisor de Proyectos: Profesional contratado por FONCODES para
que en su representacin efecte el control y seguimiento de la ejecucin
tcnico-administrativa de los convenios que se le asignen, acordes a su
especialidad, verificando el cumplimiento de las obligaciones de los
diferentes agentes que participan en dicha ejecucin.
Cuenta Bancaria Conjunta: modalidad que exige FONCODES para el
manejo de los fondos que financia. Para la utilizacin de los mismos, es
necesaria la firma de dos de los miembros del Organo Representativo del
Ncleo Ejecutor (Presidente y Tesorero) y del Inspector-Residente.
Autorizacin de Gastos: documento de uso obligatorio, mediante el cual
los representantes del Ncleo Ejecutor, por lo menos dos de ellos (con
excepcin del Tesorero), con el visto bueno del Inspector-Residente y del
Supervisor de Proyectos, aprueban previamente los gastos, segn la
Programacin de Gastos establecida. En mrito a la Autorizacin de Gastos
se procede al retiro de fondos de la cuenta bancaria y/o el giro de cheques
por parte del Tesorero, Presidente e Inspector-Residente. Con la Autorizacin
de Gastos se controla que los retiros respondan a la lista de "INSUMOS" del
Expediente Tcnico y necesidades inmediatas del Proyecto.
Administracin Directa: modalidad de ejecucin del Proyecto a ser
empleada cuando el Costo de Obra sea igual o inferior del equivalente de
sesenta mil dlares americanos (US$ 60,000). Los representantes del Ncleo
Ejecutor, convenientemente asesorados por el Inspector-Residente,
adquieren directamente todos los materiales, insumos y servicios (alquileres
de equipos, honorarios, etc.) y pagan toda la Mano de Obra y los servicios
necesarios para la ejecucin del Proyecto. Asimismo, coordinarn con la
poblacin beneficiaria todas las faenas comunales que sean necesarias para
apoyar a la ejecucin del Proyecto.
Obras por Contrata: modalidad de ejecucin del Proyecto a ser empleada
cuando el Costo de Obra supere el equivalente a sesenta mil dlares
americanos (US$ 60,000). Los miembros del Organo representativo del
Ncleo Ejecutor, asesorados por el Inspector y FONCODES, realizan un
Concurso Privado de Precios, de acuerdo a las normas vigentes y contratan a
la empresa o al profesional que ejecutar la Obra. Previamente, FONCODES
debe otorgar su No Objecin al proceso del Concurso.
Expediente Tcnico Integral: conjunto de documentos que se requiere
para la ejecucin de una Obra, comprende bsicamente: resumen del
Proyecto, memoria descriptiva, especificaciones tcnicas, planos, metrados,
presupuesto base, anlisis de precios unitarios y documentos especficos y
sociales segn el tipo de proyecto.
La ejecucin del Proyecto debe ceirse estrictamente a lo previsto en el
Expediente Tcnico Integral.
Presupuesto de Financiamiento: documento tcnico elaborado por
FONCODES, en el cual se consigna un resumen del financiamiento otorgado,
incluye el costo directo de Obra, gastos generales, gastos de inspeccin,
gastos de pre-inversin, gastos de supervisin, gastos de liquidacin, gastos
8

de capacitacin, etc.
Presupuesto de Obra: documento tcnico revisado y aprobado por
FONCODES, con indicacin de los metrados y precios unitarios por partidas,
de tal forma que se establezca el costo directo de Obra para obras por
Administracin Directa. En Obras por Contrata, slo tiene carcter
referencial.
Cronograma de Avance de Obra Valorizado: documento que, dentro
del plazo de ejecucin del Proyecto, indica la programacin mensual
valorizada de la ejecucin de la Obra. Adicionalmente, indica las actividades
de recepcin de Desembolsos, plazo de ejecucin, fecha de inicio de obra y
fecha de trmino de obra.
Jornal FONCODES: jornal por da efectivo trabajado, establecido por
FONCODES, para el pago de Mano de Obra calificada y no calificada de los
Proyectos que financia.
Es diferente al fijado para el rgimen de construccin civil vigente. Este
jornal se precisa en los Convenios de Financiamiento.
Liquidacin y Rendicin Final de Cuentas: conjunto de documentos que
los miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor e InspectorResidente deben presentar a FONCODES, dentro de los quince das
posteriores a la culminacin del Proyecto, para demostrar la correcta
utilizacin de los recursos recibidos (Valorizacin Final, Manifiesto de Gastos,
Actas de Terminacin y Transferencia, etc.).
Coeficiente de Participacin : el Coeficiente de Participacin del
Inspector-Residente, sirve para controlar el nmero mximo de obras que
puede tener a su cargo y seala el grado de compromiso a que est obligado
en el desempeo de su labor. Representa el nmero (mnimo) de das
que debe de dedicarle mensualmente a cada obra. La fraccin est
expresada respecto a veinticuatro (24) das tiles por mes. Cuando la
sumatoria de Coeficientes de Participacin que le han sido asignados alcanza
la unidad (1.00), significa que est cubierta su capacidad operativa, no
pudiendo hacerse cargo de ms obras.
5

INCOMPATIBILIDAD DE LABORES
Es incompatible el ejercicio simultneo de funciones del Inspector-Residente
con las de Contratista, Evaluador de Proyectos, Supervisor de Proyectos e
Inspector - Interventor.
Si su coeficiente lo permite podr realizar actividades de Proyectista, pero en
ningn caso el Proyectista podr ser Inspector-Residente o Contratista de su
Proyecto.

OBLIGACIONES DEL INSPECTOR-RESIDENTE


ADMINISTRACIN DIRECTA.

PARA

OBRAS

POR

El Inspector Residente, para el caso de Obras por Administracion Directa, es


el responsable de ejercer la Direccion Tecnica de la Obra , para lo cual debe
ceirse estrictamente a lo previsto en el Expediente Tcnico Integral.
9

De las Principales Obligaciones del Inspector-Residente


6.1

Conocer perfectamente los trminos del Convenio de Financiamiento, el


Expediente tcnico de la Obra y la normatividad de FONCODES que
corresponda.

6.2

Verificar la compatibilidad de los documentos del Expediente Tcnico


entre s y del Proyecto en general con el terreno donde se ejecutar y
emitir el Pronunciamiento de Compatibilidad y Factibilidad de ejecucin

6.3

Conocer todos los aspectos relacionados con la implementacin y


desarrollo del Convenio, asesorar a los miembros del Organo
Representativo del Ncleo Ejecutor, especialmente en lo referido a la
programacin y manejo de Cuentas, contratos y otros.

6.4

Abrir las Cuentas Bancarias conjuntamente con el Presidente y Tesorero


del Ncleo Ejecutor. Su facultad de firma para manejo de cuentas es
exclusivamente con fines de fiscalizacin, no de operatividad.

6.5

Asistir y dedicarle a la Obra, como mnimo, el tiempo que le


corresponda de acuerdo al Coeficiente de Participacin asignado, segn
Presupuesto de Financiamiento.

6.6

Ejercer la Direccin y el control tcnico del Proyecto de acuerdo al


Expediente Tcnico aprobado por FONCODES, debiendo adoptar las
medidas pertinentes y oportunas para culminar la Obra en el plazo
previsto. Ser responsable del atraso o paralizacin injustificada de la
obra as como de la calidad de la misma. As mismo, debe recomendar
las pruebas de control que sean necesarias.

6.7

Controlar, valorizar e informar sobre los aportes de la Comunidad, en


especial sobre el cumplimiento del porcentaje obligatorio de Mano de
Obra no calificada. (Ver Formato 06A)

6.8

Fiscalizar que los recursos que entrega FONCODES se usen nica y


exclusivamente para la ejecucin del Proyecto motivo del
financiamiento y que el manejo de las cuentas bancarias se realice de
acuerdo a las Autorizaciones de Gastos.(Formato 04)

6.9

Devolver junto con el Ncleo Ejecutor, bajo responsabilidad penal, el


desembolso dado por FONCODES si se constata que la Obra gestionada
se encuentra ya terminada con fuentes de financiamiento distintas a
FONCODES.

6.10 Participar en la entrega o donacin del terreno y suscribir el Acta


respectiva, previa verificacin de su libre disponibilidad y servidumbre
del uso.
6.11

Abrir el Cuaderno de Obra respectivo, el que deber ser legalizado


notarialmente o ante Juez de Paz.

6.12 Elaborar oportunamente, en los primeros tres (03) das, por cada
desembolso recibido de FONCODES, el listado de insumos que requiere
10

la Obra.
6.13

Cautelar la cantidad de materiales, Mano de Obra y servicios,


necesarios para garantizar el cumplimiento del "Cronograma de Avance
de Obra", y la continuidad de los trabajos hasta la terminacin y
entrega de la Obra.

6.14 Cautelar que el personal que labora en el Proyecto sea en el nmero y


especialidad previstos en el Expediente Tcnico, as como que los
jornales pagados sean los sealados en el Convenio.
6.15 Implementar las medidas de control ambiental. Identificar posibles
impactos ambientales durante la ejecucin de obras y establecer las
medidas de control ambiental respectivas.
6.16 En coordinacin con el Ncleo Ejecutor, solicitar oportunamente a
FONCODES el giro de los desembolsos pendientes, teniendo como
requisitos los indicados en el punto 7.2.5.2.
6.17 Elaborar las Rendiciones de Cuentas, tanto mensuales como la final,
y en coordinacin con el Ncleo Ejecutor presentar mensualmente a
FONCODES, dentro del plazo y normas establecidas, la documentacin
que sustente los gastos.
6.18 Presentar, dentro del plazo y las normas establecidas, los informes
mensuales a FONCODES y la Liquidacin respectiva.
6.19 Suscribir el Acta de Terminacin de la Obra.
6.20 Elaborar la Memoria Descriptiva Valorizada y, de ser el caso, los planos
de replanteo de la obra realmente ejecutada.
6.21 Asesorar al Ncleo Ejecutor para la oportuna transferencia de la Obra al
ente que se encargar de su operacin y mantenimiento y suscribir el
Acta correspondiente, segn lo indicado en el punto 7.3.2.
6.22 Proporcionar toda la informacin y facilidades necesarias para la labor
de supervisin a cargo de los representantes de FONCODES y/o de
Organismos Internacionales cooperantes debidamente acreditados.
6.23

En Obras por Contrata, el Inspector deber participar en todos los


actos previos y durante el Acto de Concurso.

6.24 Promover la participacin de la mujer, registrando esta participacin


durante el proceso de ejecucin de Obra y en las Juntas
Administradoras de Servicios.
6.25 Deber asistir con carcter obligatorio ante cualquier citacin por
FONCODES,
para
actualizacin,
capacitacin
o
coordinacin
correspondientes
6.26 En adicin a las actividades de inspeccin del proyecto, desarrollar la
capacitacin en los aspectos tcnicos de la obra (operacin y
11

mantenimiento), segn corresponda a proyectos de sistema de agua


potable, pozos artesanales (con bombas manuales), sistemas de
desage, letrinas y pequeos sistemas de riego.
6.27 Mensualmente har llegar al Coordinador Zonal de Capacitacin el
informe correspondiente, sobre los modulos de capacitacion concluidos
debiendo previamente contar con la conformidad del Presidente del
Ncleo Ejecutor, mediante la visacin respectiva en el informe; y
6.28 Asimismo, concluida la capacitacin formular el informe final
correspondiente, el que har llegar al Coordinador Zonal de
capacitacin, previa visacin del Presidente del Ncleo Ejecutor.
6.29 Las dems funciones sealadas en la presente Gua.
INSPECTOR PARA OBRAS POR CONTRATA.
En el caso de Ejecucin de Obras bajo la modalidad de Contrata, no se utiliza
la denominacin Inspector Residente, sino la de Inspector de Proyectos. En
las Obras por Contrata la Direccin Tcnica est a cargo del contratista. Las
Obligaciones del Inspector estn previstas en los numerales anteriormente
sealados, salvo las siguientes modificaciones:
6.4. Abrir las Cuentas Bancarias (de la administracin y manejo de fondos)
mencionadas en las Guas de Obras por Contrata segn numeral 4.2.
Su facultad de firma para manejo de cuentas es exclusivamente con
fines de fiscalizacin, no de operatividad.
6.6

Ejercer el control tcnico del Proyecto de acuerdo al Expediente Tcnico


aprobado por FONCODES, debiendo adoptar las medidas pertinentes y
oportunas con el objeto de culminar la Obra en el plazo previsto y
calidad adecuada. As mismo, debe recomendar las pruebas de control
que sean necesarias.
El Inspector podr ordenar que se retiren de la obra, por cuenta del
Contratista, los materiales que hayan sido rechazados por mala calidad
o incumplimiento de las especificaciones tcnicas correspondientes.

6.12 La programacin de gastos y solicitud de fondos se realizar segn lo


sealado en la Gua de Obras por Contrata numeral 4.4.
6.17 En coordinacin con los miembros del Organo Representativo del Ncleo
Ejecutor y contratista, solicitar oportunamente a FONCODES el giro de
los desembolsos pendientes, teniendo como requisitos los indicados en
el punto 7.2.5.2.
6.18 Elaborar las valorizaciones segn Gua de Obras por Contrata como se
indica en el numeral 4.8.
6.20 - 6.21 De la Recepcin de las obras y de su Liquidacin se normar
segn el numeral 4.14 de la Gua de Obras por Contrata.
6.28 Las dems funciones sealadas en la Gua de Obras por Contrata
12

PROCEDIMIENTOS DURANTE EL CICLO DEL PROYECTO


7.1

ANTES DEL INICIO DE LA OBRA


* Aspectos Administrativos:
7.1.1 Requisitos para la Suscripcin del Convenio.
En la visita de compatibilidad el Inspector-Residente deber
presentar al Supervisor de Proyectos los siguientes documentos:
1. Pronunciamiento de Compatibilidad y Factibilidad de Ejecucin
suscrita por el Inspector-Residente.(Formato N 01).
2. Cronograma de Avance de Obra Valorizado.(Formato N 02).
3. Copia de la Programacin de Gastos, en base al listado de
insumos a adquirir con el primer desembolso.
4. La relacin suscrita del personal tcnico-administrativo.
5. Acta de determinacin y Compromiso de Aporte de Mano de
Obra no calificada total, suscrita en la Asamblea Comunal,
realizada en la Visita de Compatibilidad, y legalizada por
Notario, Juez de Paz o Autoridad(es) Local(es). (Formato N 20).
6. Copia del Acta de Entrega o Donacin del Terreno. (Formato N
03)
El Supervisor de Proyectos al encontrar conforme el proceso y los
requisitos de compatibilidad, comunicar de inmediato a los
miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor y al
Inspector-Residente para que en un plazo de 07 das como
mximo firmen el Convenio de Financiamiento respectivo en la
Oficina Zonal y el contrato entre los miembros del Organo
Representativo del Ncleo Ejecutor y el Inspector-Residente.
En caso de existir incompatibilidad que de mrito a slo una
modificacin parcial del Proyecto y/o del costo del mismo, se
suscribir el Convenio pero la cuenta bancaria se mantendr o
ser bloqueada, segn sea el caso. Los miembros del Organo
Representativo del Ncleo Ejecutor y el Inspector-Residente
entregarn al Supervisor de Proyectos una solicitud de aprobacin
de las modificaciones necesarias, adjuntando la propuesta del
Inspector-Residente para hacer viable el proyecto.
Dicha
propuesta debe respetar la meta inicialmente aprobada y de ser el
caso considerar una inversin mnima que garantice la
operatividad del Proyecto.
Luego que FONCODES autorice, mediante Addenda, la
modificacin parcial del Proyecto y/o del costo del mismo, los
miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor e
13

Inspector-Residente presentarn, en un plazo mximo de 03 das,


como condicin para el inicio de obra y desbloqueo de cuentas
bancarias, lo siguiente:
Cronograma de Avance de Obra valorizado (Formato N 02 de la
Gua del Inspector-Residente).
Programacin de gastos.
Relacin del personal Tcnico-Administrativo.
Copia del Acta de compromiso de Aporte de la mano de obra no
calificada (Formato N 20 de la Gua del Inspector-Residente).
Copia del Acta de entrega o donacin del Terreno (segn lo
especificado en el Formato N 03 de la Gua del InspectorResidente).
Cuaderno de Obra legalizado y copia del folio donde consta la
legalizacin.
Copia de la autorizacin para consultar movimientos bancarios
del Ncleo Ejecutor a favor del Supervisor de Proyectos (donde
conste el sello de recepcin del Banco) Formato N 16 de Gua
del Inspector-Residente.
Copia legible de la Libreta de Ahorros o Estado de cuentas
emitido por el Banco.
7.1.2

Entrega del Primer Desembolso.

Luego de haberse aprobado el financiamiento y realizada la visita


de Compatibilidad del Proyecto con la documentacin indicada en
el punto anterior (7.1.1.), los miembros del Organo Representativo
del Ncleo Ejecutor y el Inspector Residente se constituirn a la
Oficina Zonal a recibir la Charla de orientacion Tcnico Legal, la
misma que constara en el Acta correspondient (Formato N 1-A de
la presente Guia), luego del cual procederan a firmar el Convenio,
recabar el Expediente Tcnico y el desembolso en cheque o
instrucciones del depsito de cuenta.
7.1.3 De las Cuentas Bancarias.
7.1.3.1 Apertura de Cuentas del Ncleo Ejecutor
El Presidente, Tesorero y el Inspector-Residente en un
plazo mximo de dos (02) das a partir de la suscripcin
del convenio y recepcin del cheque del primer
desembolso, debern realizar las siguientes actividades:

14

Con el cheque correspondiente y copia del convenio de


financiamiento, entregados por FONCODES abrirn una
(01) cuenta de ahorros, en su calidad de nicos titulares
de la cuenta; en una entidad autorizada por la
Superintendencia Nacional de Banca y Seguros y
aprobada por FONCODES.
Dicha Cuenta de Ahorros ser en moneda nacional y
tendr la denominacin que se indica en el convenio, es
decir, estarn a nombre del Ncleo Ejecutor del

proyecto financiado y tendrn el carcter de Cuenta


conjunta. Para cualquier retiro de fondos ser
indispensable la presencia y las firmas de los tres (03)
titulares de la cuenta.
Opcionalmente y para facilitar el manejo de los fondos
mediante cheques, especialmente en lo referente a
pagos de los proveedores podrn abrir una cuenta
corriente en moneda nacional.
Los fondos provendrn de la primera cuenta y su
transferencia y uso, sern respaldados mediante la
Autorizacin de Gastos.

Entregar al Supervisor del Proyecto u Oficina Zonal:


Copia legible de la libreta de Ahorros o Estado de
cuenta emitida por el Banco o Entidad Financiera.
Copia de la Autorizacin para consultar y obtener
reportes de las Cuentas Bancarias, a favor del
Supervisor de Proyectos donde conste el sello de
recepcin del Banco (Formato 16).
Presentar cuaderno
legalizado.

de

Obra

debidamente

FONCODES, a travs del Jefe Zonal, tiene la facultad


de bloquear las cuentas en caso de indicios de
irregularidades y/o incumplimiento a lo indicado en
el Convenio.
7.1.3.2 Cuentas Habilitadas con Transferencia Directa de Fondos:
Se regirn por las instrucciones que FONCODES entregar
en su oportunidad.
Debern cumplir con entregar al Supervisor del Proyecto u
Oficina Zonal los documentos indicados al respecto en el
tem 7.1.3.1.
7.1.3.3 Obras por Contrata:
En el caso de Obras por Contrata, regirse por lo indicado
en la norma respectiva.
7.1.3.4 Intereses
Los intereses generados por la cuenta de ahorros, se
invertirn de la siguiente manera:
En Obras por Administracin Directa, se invertirn en la
Obra, con el nico fin de mejorarla, previa autorizacin del
15

Supervisor de Proyectos, va cuaderno de obra. Todo gasto


ser coherente con la lnea de inversin aprobada. No se
podrn adquirir bienes de capital.
De no requerirse su uso en obra deber ser devuelto a
FONCODES, mediante Cheque de Gerencia.
En Obras por Contrata, la inversin de los intereses
generados en la cuenta bancaria ser coordinada y
autorizada previamente por escrito por FONCODES. Los
intereses podran ser invertidos en trabajos que permitan
asegurar la operatividad de la Obra, previa solicitud de
autorizacin, en caso contrario debern ser devueltos
mediante cheque de Gerencia a FONCODES.
7.1.3.5

Est terminantemente prohibido:


Abrir subcuentas, adicionales a las autorizadas en los
tems 7.1.3.1 y 7.1.3.2.
Abrir cuentas con distinta denominacin a la que
establece el convenio, menos an a ttulo personal.
Delegar el manejo de cuentas en favor exclusivamente
de terceros. Igualmente el Inspector-Residente est
impedido de aceptar tal delegacin.

El incurrir en cualquiera de estas prohibiciones,


constituir motivo de cambio, veto, sanciones
indicadas en la presente Gua y trminos de
referencia del Contrato e indicio razonable de
comisin de delito que podr ser denunciado
judicialmente.
7.1.4 De la Programacin y Autorizacin de Gastos del Primer
Desembolso.
7.1.4.1 A partir de la suscripcin del Convenio, el InspectorResidente elaborar la Programacin de Gastos para cada
desembolso en los tres (03) das de recepcionados stos,
en funcin al listado de insumos del Expediente Tcnico,
el Cronograma de Avance de Obra Valorizado vigente y de
acuerdo al avance que se espera alcanzar con cada
desembolso. Esta Programacin debe ser verificada por el
Supervisor del Proyecto, quien la visar en seal de
conformidad.
Obras por Administracin Directa: para un mejor
control, es conveniente que los miembros del Organo
Representativo del Ncleo Ejecutor, asesorados por el
Inspector-Residente, obtenga y presente al Supervisor de
Proyectos un mnimo de 03 cotizaciones de los materiales
de mayor incidencia en el Presupuesto y del alquiler de
maquinarias, a fin de adecuarse a los precios aprobados
en el Presupuesto. Las cotizaciones debern ser de
establecimientos consolidados y cercanos a la Obra, con el
16

objeto que el Supervisor de Proyectos pueda verificar estas


cotizaciones.
Las copias de cada Programacin de Gastos, y de ser el
caso las cotizaciones, debern adjuntarse al informe de
inspeccin.
7.1.4.2

En base al listado de insumos por adquirir de la


Programacin de Gastos y a las cotizaciones, los miembros
del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor elaborarn
las respectivas Autorizaciones de Gasto (segn Formato
04), para que los retiros del banco se realicen en forma
oportuna y obedezcan a gastos especficos, inmediatos y
previamente aprobados.

7.1.4.3

Corresponde al Inspector-Residente controlar que los


gastos se ejecuten previa emisin de la Autorizacin de
Gastos. Debern contar con las firmas requeridas de los
miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor
(en estricta sujecin a los montos detallados en el
Presupuesto de Financiamiento). En caso contrario, no
debe suscribir los documentos para el retiro de fondos.
El Inspector-Residente, podr observar una Autorizacin de
Gasto cuando alguno(s) de los pagos o retiros autorizados
por los miembros del Organo Representativo del Ncleo
Ejecutor, no estn debidamente justificados, debiendo
rehacerse esta autorizacin.
Toda autorizacin de Gastos deber contar con el VB del
Inspector-Residente y del Supervisor del Proyecto, previo al
retiro del dinero y ejecucin del gasto.

7.1.4.4

El Inspector-Residente verificar y cautelar que los


miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor
realicen el pago de la Mano de Obra de acuerdo a los
JORNALES FONCODES, sealados en el Convenio de
Financiamiento respectivo, controlando que el pago se
realice por cada "da efectivamente trabajado" y en forma
oportuna.
El control y pago debern efectuarse respetando los
formatos de las Hojas de Tareo y Planilla de Jornales.
Formatos 11 y 12)

7.1.5 Aporte Comunal.


7.1.5.1 Despus de la Visita de Compatibilidad, el Ncleo Ejecutor
realizar una Asamblea General en la que precisarn la
forma y oportunidad en la que cumplirn con proporcionar
el aporte comunal gratuito a que se han comprometido.
Deber suscribirse un Acta y legalizarse por un Notario,
Juez de Paz y/o Autoridad(es) Locales.
17

El Inspector-Residente deber certificar el cumplimiento


del total del Aporte Comunal gratuito, de preferencia
antes del inicio de la Obra o a ms tardar como requisito
a la solicitud del Segundo Desembolso.
Para ello tendr en cuenta el monto considerado en la
ficha FES, en el punto J Costo y Financiamiento del
Proyecto, y las partidas comprometidas para el aporte.
En Obras por Contrata, el Aporte Comunal deber
realizarse
segn
cronograma
de
ejecucin,
y
preferentemente previo a la solicitud del Segundo
Desembolso.
7.1.5.2 El aporte comprometido de los pobladores con Mano de
Obra gratuita, mediante Faenas Comunales, as como
todo aporte adicional, debe ser cuantificado por el
Inspector-Residente tanto en "Obras por Administracin
Directa" como en "Obras por Contrata". Ello lo anotar en
el Cuaderno de Obra, el cual ser revisado y aprobado por
el Supervisor de Proyectos. Dicho aporte deber
informarse mensualmente en la valorizacin de aporte
comunal, en el Formato N 6A.
El aporte podr considerarse dentro de los siguientes
conceptos: Terreno, Equipo, Infraestructura, Instalaciones,
Herramientas,
Materiales
de
Construccin,
Otros
Materiales, Mano de Obra, Transporte o Traslado, etc. Para
el caso de Mano de Obra deber sustentarse mediante la
Planilla de Jornales del aporte comunal cuantificado
(Formato 12-A)
*

Aspectos Tcnicos:

7.1.6 De la Revisin y Compatibilidad del Expediente Tcnico.


Luego de la aprobacin del Expediente por parte de FONCODES,
el Inspector-Residente recibir una copia de ste y revisar
minuciosamente la Memoria Descriptiva , Especificaciones
Tcnicas y planos de ejecucin, conformantes del Expediente
Tcnico del Convenio, con la finalidad de verificar su
compatibilidad entre s , la funcionalidad del Proyecto a ser
ejecutado y su compatibilidad con el terreno. As tambin debe
revisar el Presupuesto de Financiamiento, la Declaracin Jurada
del Proyectista y Declaracin Jurada del Evaluador del Proyecto.
Antes de la suscripcin del Convenio de Financiamiento,
obligatoriamente los miembros del Organo Representativo del
Ncleo Ejecutor y el Inspector-Residente (juntos con el Supervisor
de Proyectos) efectuarn la primera visita oficial al terreno, a fin
de verificar la compatibilidad de los componentes del Expediente
Tcnico Integral entre s, y de ste con el estado real del terreno,
ubicacin, tipo de suelo, puntos de abastecimiento, existencia de
obras previas y otros. De acuerdo a ello, el Inspector-Residente
emitir el "Pronunciamiento sobre Compatibilidad de
18

Proyecto
y Factibilidad de Ejecucin"
(Formato N 01)
pronuncindose e informando a FONCODES sobre :
a) Si la Obra motivo de Convenio se encuentra parcialmente
ejecutada, certificar que la financiacin no incluye las partidas
ejecutadas o de lo contrario proceder a calcular el deductivo,
responsabilizndose conjuntamente con los miembros del
Organo Representativo del Ncleo Ejecutor a realizar la
devolucin del monto que no corresponda.
En el caso que el Proyecto fuera Mejoramiento, Ampliacin o
Finalizacin de Infraestructura ya existente, el InspectorResidente informar a FONCODES sobre el estado actual de la
misma (avance ejecutado) y efectuar una valorizacin inicial
de lo que realmente falta para alcanzar la meta del Proyecto,
comparndolo con el Presupuesto de Financiamiento aprobado.
b) Si la Obra motivo de financiamiento estuviera totalmente
ejecutada, o en ejecucin con fuentes de financiamiento (otras
instituciones)
distintas
a
FONCODES,
informar
inmediatamente de ello y de la procedencia del
financiamiento, a fin de que se anule la aprobacin del mismo.
c) Si el Expediente Tcnico aprobado es compatible con la
situacin real del terreno donde se ejecutar el Proyecto,
considerando la ubicacin de los servicios (agua, electricidad,
desage, vas de comunicacin), naturaleza del suelo, etc.
c) Si las partidas y metrados del Presupuesto concuerdan con los
Planos del Expediente Tcnico y si las Especificaciones
Tcnicas se encuentran de acuerdo a las partidas del
Presupuesto.
En caso de existir incompatibilidad que de mrito a una
modificacin parcial del Proyecto y/o del costo del mismo, se
seguir el procedimiento establecido en el numeral 7.1.1.
En Obras por Contrata, el Pronunciamiento sobre la Compatibilidad
y la Factibilidad de Ejecucin del Proyecto se efectuar antes del
Concurso de Precios.
En caso de "no ser procedente" la ejecucin de la Obra o
presentar significativas modificaciones al Proyecto y/o del costo
del mismo, el Inspector-Residente debe realizar un informe
sustentando su decisin, y de considerarlo pertinente, acompaar
su Propuesta para hacer viable la Obra. FONCODES proceder a
anular el Convenio aprobado segn la normatividad vigente.
7.1.7 Cronograma de Avance de Obra.
7.1.7.1

El Inspector-Residente elaborar y actualizar el


Cronograma de Avance de Obra Valorizado del Proyecto,
en funcin a la fecha de Inicio de Obra, (de acuerdo a
7.2.8) y al plazo aprobado en el Convenio, segn el
monto financiado.
19

Asimismo, actualizar el Cronograma de Avance de Obra


Valorizado en caso de atraso de obra, a fin de buscar la
reprogramacin
de
actividades
que
permita
el
cumplimiento del plazo establecido inicialmente en el
convenio. El Inspector Residente obligatoriamente
cautelar el cumplimiento del Cronograma de Avance de
Obra Valorizado.
7.1.7.2 El Cronograma de Avance de Obra Valorizado, elaborado
segn modelo establecido (Formato N 02), constituir un
imprescindible instrumento de gestin y control del
Proyecto.
7.1.8 De la Evaluacin del Impacto Ambiental.
El Inspector-Residente es responsable de la aplicacin de las
Medidas de Control Ambiental para evitar y/o minimizar los
posibles efectos negativos que la construccin de obras genere
sobre su medio ambiente. Tendr especial cuidado en la
ejecucin de obras de Saneamiento Bsico, Pequeos Proyectos
de Riego y obras Viales.
Deber estar perfectamente informado de la evaluacin realizada
al respecto y que consta en la ficha de Evaluacin Ambiental y la
FES del Proyecto a su cargo. Asimismo, de las
normas
especficas de proteccin al Medio Ambiente correspondientes
al tipo de Obra en la que es Inspector-Residente. Coordinar
permanentemente con el Supervisor de Proyectos y la Oficina
Zonal de FONCODES.
El Inspector-Residente identificar, implementar y propondr las
correspondientes Medidas de Control Ambiental, informando
mensualmente el grado de avance de las mismas utilizando el
Formato N 17: Cuadro Seguimiento del Avance de la
Implementacin de Medidas de Control Ambiental, el Formato
N 18 Ficha Mensual de Inspeccin Ambiental y el Formato N
19 Costos de las Medidas de Control Ambiental.
7.2

INICIO DE OBRA Y EJECUCION


*

Aspectos Administrativos:

7.2.1 De la Difusin e Informacin del Convenio entre la


Poblacin Beneficiaria.
7.2.1.1 Al inicio de Obra, el Inspector-Residente y los miembros
del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor, mediante
Asamblea, informarn a la poblacin beneficiaria todo lo
concerniente al resultado del Proyecto solicitado y
aprobado por FONCODES, a fin que conozcan las metas a
conseguirse con el financiamiento otorgado y los
beneficios y obligaciones que ello conlleva.
20

7.2.1.2 Durante la ejecucin de Obra, el Inspector-Residente


deber controlar y exigir que los miembros del Organo
Representativo del Ncleo Ejecutor, especficamente el
Presidente, convoque mensualmente a Asamblea General
para informar sobre los avances y gastos del Proyecto, as
como de los cambios de representantes del Ncleo
Ejecutor y otros asuntos de inters de la poblacin.
Asimismo, deber asistir a las Asambleas y absolver las
consultas de la poblacin. Los documentos informativos
del desarrollo del proyecto debern ser publicados en un
lugar visible, de fcil acceso a la poblacin.
7.2.2 De la Adquisicin de Materiales, Herramientas y Equipo
Menores en Obras por Administracin Directa.
7.2.2.1 El Inspector-Residente deber cautelar que los miembros
del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor realicen las
adquisiciones de materiales de acuerdo a la Programacin
de Gastos presentada y, como mximo, en los primeros
quince (15) das de suscrito el convenio.
De preferencia todas las adquisiciones se realizarn
localmente.
7.2.2.2 El Inspector-Residente cautelar estrictamente y bajo
responsabilidad que las adquisiciones de un mismo
material se efecten de acuerdo a las siguientes
modalidades:
Directamente,
de preferencia, en funcin a las
cotizaciones generales presentadas: si el monto total del
insumo en el Presupuesto es igual o menor
que el
equivalente a veinticinco mil dlares americanos
(US$.25,000.00).
Mediante tres (03) cotizaciones especficas, como
mnimo: si el monto total del insumo en el presupuesto es
mayor al equivalente de veinticinco mil dlares
americanos (US$ 25,000.00)
Para determinar la modalidad de adquisicin, se
considerar la cantidad y el costo total de cada material
necesario para la ejecucin del Proyecto hasta su
culminacin.
7.2.2.3

Respecto a la adquisicin y/o alquiler de


herramientas y equipos, considerados especficamente
en el Convenio, el Inspector-Residente cautelar
estrictamente y bajo responsabilidad, que se realicen de
acuerdo a las siguientes modalidades:
Directamente (preferentemente en funcin a las
cotizaciones generales presentadas): si el monto es igual o
menor que el equivalente de diez mil dlares americanos
21

(US$.10,000.00).
Mediante tres (03) cotizaciones especficas, como
mnimo: si el monto es mayor que el equivalente de diez
mil dlares americanos (US$ 10,000.00).
Para los efectos de determinar la modalidad de adquisicin
y/o alquiler: se considerar el costo total de cada equipo o
herramienta necesario para la ejecucin del Proyecto hasta
su culminacin.
7.2.2.4 El pago por la adquisicin de materiales, o alquiler de
equipo y/o herramientas, deber hacerse contra entrega
del bien, recibiendo el comprobante de pago
respectivo. Esta prohibido efectuar pagos adelantados o
a cuenta.
Slo en casos especiales se efectuar pagos a cuenta.
Previamente se debe obtener las garantas necesarias
para la entrega oportuna del bien o cumplimiento del
servicio (Carta Fianza o Cheque de Gerencia). Estos casos
debern ser informados al Supervisor de Proyectos y
esperar autorizacin escrita va Cuaderno de Obra.
7.2.2.5 Para el control de los materiales, herramientas y equipos
menores, el Inspector-Residente fiscalizar el Cuaderno de
Almacn en el que se registrarn los respectivos ingresos
y salidas de acuerdo a lo indicado en los modelos del
Cuadro "Movimiento Diario de Almacn" y Cuadro
"Resumen del Movimiento de Almacn".(Formatos 09 y 10)
Para poder visualizar fcilmente el movimiento de almacn
es conveniente llevar independientemente un control por
cada material.
7.2.3 Del Pago de los Gastos Generales.
El Inspector-Residente deber controlar que el pago mensual al
Maestro de Obra se realice en proporcin al avance de Obra,
valorizado en el mes siempre y cuando haya cumplido con su
coeficiente de participacin.
En Obras por Contrata los pagos se realizarn segn lo establecido
en la Gua respectiva.
7.2.4

Del
Registro
Sustentatorios.

Custodia

de

los

Documentos

7.2.4.1 El Inspector-Residente deber verificar y exigir que el


Tesorero obtenga los comprobantes de pago, boletas de
venta,
recibo
por
honorarios
profesionales
etc.,
correspondientes a los gastos autorizados, tan pronto se
efecte la adquisicin del bien o el pago del servicio. Estos
deben realizarse con un mximo de 5 das hbiles
22

contados a partir de la suscripcin de la Autorizacin de


Gastos, caso contrario deber notificar al Tesorero.
7.2.4.2 Cuando no sea posible obtener comprobantes de pago,
ello ser motivo de una Declaracin Jurada de los
miembros del Ncleo Ejecutor e Inspector-Residente. La
comprobacin de falsedad en dicha declaracin es
sancionada. Preferentemente, para gastos de materiales
extrados de la zona, deber contar con la firma de una
autoridad local.
7.2.4.3 El Inspector-Residente verificar que todo comprobante de
pago o Declaracin Jurada que se reciba cumpla con los
requisitos que exige el Reglamento de Comprobantes de
Pago, aprobado por la Superintendencia Nacional de
Administracin Tributaria - SUNAT, y que el tipo de
negocio corresponda con el servicio brindado.
7.2.4.4 El Inspector-Residente verificar que el Tesorero del Ncleo
Ejecutor se encargue del registro inmediato de los
documentos justificatorios del gasto en el Manifiesto de
Gastos. Mensualmente entregar, adjunto a su informe,
copia del mismo al Supervisor de Proyectos.
7.2.4.5

El Inspector-Residente y los miembros del Organo


Representativo
del
Ncleo
Ejecutor
visarn
la
documentacin sustentatoria del gasto, la que
deber estar a disposicin del Supervisor de Proyectos, de
los Representantes acreditados de las entidades
fiscalizadoras o de control y de las Organizaciones de
Cooperacin Internacional, las veces que sea requerida.

7.2.4.6 El Inspector-Residente exigir, en todos los casos, que los


miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor
custodien y conserven, adems, la copia del Convenio
de Financiamiento, el contrato del Ncleo Ejecutor con el
Inspector-Residente, el Expediente Tcnico, el Libro de
Actas, Cuaderno de Almacn, copia de las solicitudes de
desembolso, copia de los informes emitidos, las
comunicaciones recibidas de parte de FONCODES o del
Supervisor de Proyectos y toda la documentacin
relacionada con el Proyecto.
En Obras por Contrata, se cumplir lo anteriormente
mencionado a excepcin del Cuaderno de Almacn y el
Contrato Ncleo Ejecutor - Inspector-Residente, que se
sustituir por el Contrato con Ncleo Ejecutor - Inspector
de Proyectos.
7.2.5

Solicitud de Desembolso en Obras por Administracin


Directa.

7.2.5.1 El Inspector-Residente es el responsable de la oportuna


presentacin de la solicitud del (los) Desembolso(s)
23

siguiente(s).
Juntamente con el Ncleo Ejecutor, deber gestionar ante
FONCODES, el Desembolso siguiente, inmediatamente
despus que se cumplan estas condiciones:
a)

Se hayan realizado gastos por el sesenta por


ciento (60%) del ltimo Desembolso recibido.

b)

Para solicitar el Segundo Desembolso se haya


realizado por lo menos un avance fsico equivalente al
15% del presupuesto total, el que no podr ser menor
al 75% del avance programado (a la fecha de la
solicitud) en el Calendario de Avance de Obra
Actualizado.

c) La fecha de presentacin de la solicitud de Segundo


Desembolso ser como mximo a los 60 das de
recibido el Primer Desembolso o al 50% del plazo de
ejecucin del proyecto, lo que ocurra primero.
7.2.5.2 Los documentos necesarios para solicitar el Segundo
Desembolso son:
1. Solicitud de Desembolso (segn Formato N 05).
2. .Formato de Avance Fsico - Financiero de la obra, el que
tendr carcter de Declaracin Jurada. (Formato N 21).
3. Presentar fotocopia de toda la documentacin
sustentatoria de los gastos efectuados a la fecha,
cumpliendo con todos los requisitos, especialmente los
tributarios.
7.2.5.3 En caso que un Proyecto tuviera ms de dos Desembolsos,
para acceder a los saldos, el Inspector-Residente y los
miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor
debern rendir cuenta del sesenta por ciento (60%) del
ltimo Desembolso y completar el cien por ciento (100%)
de los Desembolsos precedentes. Igualmente deber
haberse logrado el 75% del avance programado a la fecha
de solicitud.
7.2.5.4

El Inspector-Residente dar las facilidades para que el


Supervisor evale en el campo el contenido de la
documentacin que sustente la informacin, contenida en
el Formato de Avance Fsico - Financiero de la obra. El
Inspector Residente verificar previamente que el Tesorero
mantenga ordenados los comprobantes de pago detallados
en el Manifiesto de Gastos.
Corresponde a la Oficina Zonal, disponer la tramitacin del
pago respectivo, previa evaluacin del Supervisor de
Proyectos y visto del Supervisor Zonal. Todos los
Desembolsos sern entregados al Ncleo Ejecutor
mediante depsito a la respectiva Cuenta o Giro de
Cheque.

24

7.2.6 De los Cambios del Inspector-Residente y miembros del


Ncleo Ejecutor
7.2.6.1 La eleccin y compromiso de los miembros del Organo
Representativo del Ncleo Ejecutor e Inspector-Residente
es hasta la terminacin del Proyecto. Slo podrn ser
cambiados cuando se produzca algunas de las siguientes
situaciones:

Renuncia escrita irrevocable.


Cambio de domicilio de miembros del Ncleo Ejecutor
a lugar diferente a la Comunidad Beneficiaria.
Ausencia injustificada dentro del plazo de ejecucin
del proyecto.
Por enfermedad que impida el desempeo de sus
funciones.
Por fallecimiento, acreditado con una carta visada por
una autoridad de la zona.
Por deficiente desempeo de funciones sustentado
por informe del Supervisor.
Por existir claros indicios o comprobarse un mal uso
de los recursos otorgados.
Por sentencia condenatoria.
Los indicados en la incompatibilidad de funciones.
Por incumplimiento de las funciones especificadas en
el Contrato "Ncleo Ejecutor - Inspector-Residente" o
transgresin de prohibiciones indicadas en la
presente GUIA, cumplindose con las notificaciones
respectivas.
Por ser agente inhabilitado por FONCODES.

Si la(s) causal(es) que motivaron el cambio de los


miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor
y/o Inspector-Residente lo justifican, se aplicarn las
sanciones establecidas en
las Normas para la Observacin y/o Veto de los Agentes
que intervienen en proyectos financiados por FONCODES.
7.2.6.2 En caso de cambiar al Presidente o Tesorero del Organo
Representativo del Ncleo Ejecutor, el Inspector-Residente
comunicar de inmediato al Supervisor de Proyectos y ste
a FONCODES, el cual proceder a bloquear las cuentas. En
caso de cambio de Inspector-Residente, el Supervisor de
Proyectos comunicar a FONCODES, se bloquearn las
cuentas y se seguir el siguiente procedimiento:
a) Un representante del Ncleo Ejecutor designar
por sorteo al nuevo Inspector-Residente, de la Lista
de Inspectores Residentes hbiles, en Acto Pblico
realizado en la Oficina Zonal de FONCODES.
b)

Se levantar la respectiva acta de cambio del


Inspector-Residente cuya copia se entregar al
25

representante del Ncleo Ejecutor.


7.2.6.3

Producido el cambio, deber formalizarse mediante la


suscripcin de la Addenda respectiva.
Los miembros del Organo Representativo del Ncleo
Ejecutor y el Inspector-Residente debern informar a la
comunidad el cambio producido, mediante una Asamblea
General.

7.2.6.4 El nuevo Inspector-Residente deber cumplir los requisitos


indicados en el acpite 3.0 - Alcance.
7.2.6.5

El Inspector-Residente que renuncia a su cargo o en el


caso que su contrato sea resuelto, est obligado a
presentar a FONCODES una Pre-liquidacin de la Obra a
la fecha de su renuncia o resolucin de contrato, de
acuerdo a lo estipulado en el tem 7.2.7 de esta Gua.

7.2.7 De las Rendiciones de Cuentas - Pre Liquidacin.


7.2.7.1 El Inspector-Residente deber:
a) Presentar en cada visita del Supervisor de Proyectos la
documentacin que sustenta el gasto realizado (boletas
de venta, recibo por pagos de honorarios, tickets,
declaracin jurada, etc.), los que deben cumplir lo
indicado en los tems 7.2.4.2 y 7.2.4.3.
Deber
entregarse en original para su evaluacin.
Los documentos sustentatorios de los gastos realizados
por servicios contratados con terceros (flete, carpintera,
etc.) deben ser detallados en tipo de material y
cantidad, y referir los lugares entre los que se traslad.
Para el caso de transporte de materiales realizados por
los mismos pobladores o animales, se debe precisar la
cantidad transportada, el monto pagado, distancia
recorrida, la firma y la Libreta Electoral de quien realiz
el servicio.
Dicha relacin debe contar con la firma y sello de los
miembros del Organo Representativo del Ncleo
Ejecutor,
el
Inspector-Residente,
Supervisor
de
Proyectos y una autoridad local.
b) Presentar al Supervisor, en cada informe mensual, la
rendicin de cuenta de los Desembolsos recibidos a la
fecha del informe, utilizando los Formatos "Resumen de
Estado Financiero" y "Manifiesto de Gastos" (Formato N
07 y 08 respectivamente).
7.2.7.2 El Manifiesto de Gastos y Resumen de Estado Financiero
sern hechos a la misma fecha de la Valorizacin de
Obra que se adjunta al Informe mensual del InspectorResidente.
7.2.7.3 El Manifiesto de Gastos contendr en forma ordenada y
detallada, por cada uno de los rubros que conforman el
26

Resumen del Estado Financiero, la relacin y monto de los


gastos efectuados durante la ejecucin del Proyecto.
En Obras por Contrata el Manifiesto de Gastos contendr
las boletas de venta emitidas y canceladas por el
Contratista.
7.2.7.4

Pre-Liquidacin.
En los casos cuando, antes de concluir la Obra, se
produzcan cambios de Presidente, Tesorero o InspectorResidente, deber llevarse a cabo una Pre-Liquidacin de
la Obra hasta la fecha de renuncia o destitucin, la que
contendr los siguientes documentos:
a) Memoria Descriptiva
Ejecutada.

(detallada)

de

la

Obra

b) Valorizacin de la Obra Ejecutada.


c) Planos
de
Replanteo
modificaciones).

(en

caso

de

existir

d) Manifiesto de Gastos (por rubros).


e) Comprobantes de Pago originales.
f) Resumen de Estado Financiero.
g) Acta de Materiales en cancha.
La Pre-Liquidacin ser entregada a FONCODES
(Supervisor de Proyectos u Oficina Zonal), por el InspectorResidente, en un plazo mximo de diez (10) das,
posteriores a la fecha de las renuncias o destituciones.
En el caso que no se cumpliese con la entrega de la
Pre-Liquidacin en el plazo mximo de quince das de la
fecha en que se produjo la renuncia o destitucin, o si las
observaciones a la Pre-Liquidacin presentada no han sido
subsanadas, en plazo adicional de 10 das, el Presidente,
Tesorero y/o el Inspector-Residente podrn ser objeto de
denuncia
por
presuncin
de
delito
contra
la
administracin pblica.
FONCODES tendr la facultad de determinar el momento
del bloqueo y desbloqueo de la cuenta bancaria.
*

Aspectos Tcnicos.

Las siguientes indicaciones sern aplicadas a Obras por


Administracin Directa. En el caso de la modalidad de Obras por
Contrata se aplica lo previsto en la Gua correspondiente.
27

7.2.8 Fecha de Inicio de Obra.


La fecha de inicio de obra ser la fecha de desbloqueo de cuenta
bancaria que figura en la carta del Jefe Zonal.
7.2.9 De la Entrega del Terreno.
7.2.9.1 El Inspector-Residente durante la visita de Compatibilidad
del Proyecto, estar presente en la entrega del terreno y
suscribir el Acta de entrega o donacin del Terreno
(segn Formato N 03), luego de verificar y definir los hitos
que lo delimitan y los puntos geomtricos necesarios para
el trazado de la Obra. De existir anomalas deber informar
a FONCODES, bajo responsabilidad.
7.2.9.2 La ubicacin del Proyecto no podr ser cambiada sin
previa autorizacin escrita de la Oficina Zonal de
FONCODES, luego de constatar la idoneidad y
documentacin de Libre Disponibilidad de Nuevo Terreno.
En caso contrario, podr dar lugar a que se ordene la
paralizacin
del
Proyecto,
y
la
devolucin
del
financiamiento, sin perjuicio de las acciones legales que
correspondan.
7.2.10 Del Cuaderno de Obra.
7.2.10.1El Cuaderno de Obra es, en primera instancia, el medio de
comunicacin entre, Inspector-Residente y Supervisor. Ser
el documento donde se registren las principales incidencias
ocurridas en la Obra, tales como avance de los trabajos,
consultas, respuestas, visitas de Inspector-Residente o
supervisin y, en general, todo lo relacionado con el
personal, equipo y materiales, plazo, modificaciones, etc.
En el cuaderno se deber indicar el avance segn el tipo de
convenio. Por ejemplo, en canales y caminos indicar
progresivas, en obras de desages los tramos entre
buzones y/o calles, etc.
La sola anotacin del Inspector Residente y del Supervisor
de Proyectos, no constituye, en ningn caso, autorizacin
para la modificacin del Proyecto Aprobado. En este caso
deber observarse lo previsto en las normas pertinentes.
7.2.10.2 El Inspector-Residente verificar la adquisicin y
legalizacin del Cuaderno de Obra ante un Notario Pblico,
ante un Juez de Paz o ante Autoridades Locales, segn sea
el caso, antes del inicio de la obra. Las hojas debern
ser debidamente foliadas; tendrn un original y tres (3)
copias desglosables, que se distibuir de la siguiente
manera:
El original para el Expediente de liquidacin.
Una copia para el Supervisor de Proyectos.
28

Una copia para el Inspector-Residente.


Una copia para el Ncleo Ejecutor.
Para el caso de Obra por Contrata, remitirse a la Gua
respectiva.
7.2.10.3 El Inspector-Residente tendr la responsabilidad de :

Abrir el(los) Cuaderno(s) de Obra que se requieran


desde el inicio hasta la terminacin de la Obra.
Registrar en el Cuaderno de Obra la apertura del mismo
e inicio de Obra, con la firma y conformidad de los
miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor
y autoridades presentes.
El primer asiento corresponde a la transcripcin del Acta
de Entrega o Donacin del terreno.
Cerrar (dar por terminado), mediante anotacin expresa,
el Cuaderno de Obra al trmino de la misma.

7.2.10.4 El Inspector-Residente ser responsable del uso, y del


llenado total de las pginas (no deber dejar espacios en
blanco) del Cuaderno de Obra. Su presentacin al
Supervisor de Proyectos ser obligatoria en cada
una de sus visitas. Estar a disposicin del Supervisor
Zonal, Jefatura Zonal u Organos de Control del FONCODES
que lo requieran.
Su
custodia
y
permanencia
en
obra
ser
responsabilidad del Inspector-Residente y de los
miembros del Organo Representativo del Ncleo
Ejecutor.
Cuando las consultas del Inspector-Residente sean de tal
magnitud y urgencia que requieran respuesta inmediata
del Supervisor de Proyectos, adicionalmente debern
cursar carta al Supervisor y a la Oficina Zonal para
asegurar la absolucin oportuna y no afectar el normal
desarrollo de la Obra.
El Cuaderno de Obra ser entregado
conjuntamente con la Liquidacin de Obra.

FONCODES

7.2.11 Cronograma de Avance de Obra.


7.2.11.1Corresponde al Inspector-Residente hacer cumplir el
Cronograma de Avance de Obra Valorizado aprobado,
siendo responsable del atraso o paralizacin injustificada
de la misma.
7.2.11.2Ser causal de Notificacin al Inspector-Residente y
miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor,
cuando el avance real de Obra sea menor al 75% del
programado, debiendo proceder a cumplir lo indicado en
los numerales 7.2.14.1 y 7.2.14.2
29

7.2.11.3De aprobarse una Ampliacin de Plazo, se elaborar un


Cronograma de Avance de Obra Valorizado reprogramado,
indicando la nueva fecha de culminacin.
7.2.12 Del Cumplimiento del Expediente Tcnico Integral.
La Obra debe ejecutarse estrictamente de
Especificaciones Tcnicas y Planos aprobados.

acuerdo

las

Cualquier cambio que se necesite realizar durante la ejecucin de


la Obra a lo aprobado en el Expediente Tcnico Integral del
Proyecto, deber ser solicitado a FONCODES por los miembros
del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor conjuntamente con
el Inspector-Residente.
FONCODES, de corresponder, emitir
autorizacin escrita, mediante Addenda respectiva, sin la cual
ningn cambio es procedente.
La realizacin de variaciones no autorizadas podr ser motivo para
el cambio del Inspector-Residente.
Slo en los casos que no signifiquen costos adicionales,
reducciones de metas o de la calidad de las especificaciones
tcnicas, y cuyo costo de modificacin no representa ms del 5%
del costo de Obra, el supervisor podr autorizar, va Cuaderno
de Obra, la realizacin de dichos cambios menores al proyecto,
debidamente detallados, los que necesariamente debern ser
regularizados con la Addenda respectiva, en el ms breve plazo.
7.2.13 De las Valorizaciones.
7.2.13.1El responsable de presentar la Valorizacin es el InspectorResidente y obligatoriamente su elaboracin deber
ejecutarse el ltimo da de cada mes, en el Formato N 6
Valorizacin de Avance de Obra, debidamente suscrito.
7.2.13.2La Valorizacin de la Obra forma parte del informe
mensual que deber presentar el Inspector-Residente al
Supervisor de Proyectos. Ser tanto del Avance Fsico
logrado, como del Estado Financiero de la Obra.
7.2.13.3La Valorizacin del Avance Fsico ser elaborada de
acuerdo a los metrados y precios unitarios que figuran en
el Presupuesto del Expediente Tcnico. Contendr tambin
informacin de lo valorizado en los meses anteriores, as
como de lo acumulado y saldos, segn Formato N 6
"Valorizacin de Avance de Obra".
7.2.13.4La Valorizacin del Estado Financiero estar
conformada por el Resumen del Estado Financiero, el
Manifiesto de Gastos y la Valorizacin de Aporte Comunal.
7.2.13.5Las valorizaciones correspondientes a las Ampliaciones
Presupuestales, Adicionales o Deductivos, se presentarn
separadamente y en concordancia con el Presupuesto
30

aprobado previamente por FONCODES mediante la


Addenda respectiva. Su presentacin es tambin mensual.
7.2.14 Plazo de Ejecucin de Obra - Ampliaciones de Plazo.
7.2.14.1Durante la ejecucin de la Obra, el Inspector-Residente
est obligado a cumplir con los plazos parciales
estipulados en el Cronograma de Avance de Obra
Valorizado vigente.
Si se produce un atraso injustificado y el Avance Fsico
Valorizado es menor al 75% del programado, deber
elaborarse dentro de los 7 das del mes siguiente a la
valorizacin, un cronograma que contemple la aceleracin
de los trabajos (Cronograma Acelerado) y asegure la
culminacin de la Obra en el plazo establecido. Este, debe
ser presentado obligatoriamente al Supervisor de
Proyectos en su visita de la primera quincena.
7.2.14.2De persistir el atraso injustificado en la Valorizacin
siguiente, se considerar como incumplimiento de
funciones del Inspector-Residente y podr ser motivo de la
resolucin de su contrato.
7.2.14.3Las ampliaciones de plazo se otorgarn por causales
justificadas que hayan alterado la duracin de las
actividades que gobiernan la ejecucin de la Obra. Son
Causales de Ampliacin de Plazo, las siguientes:
a)

Demora por desabastecimiento de materiales y/o


insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor como
lluvias, huaycos, debidamente documentados, lo cual
ser comprobado por el Supervisor de Proyectos.

b)

Demora en la entrega de los desembolsos


parciales por FONCODES, siempre y cuando stos hayan
sido solicitados oportuna y adecuadamente, y
aprobados por el Supervisor de Proyectos de
FONCODES. Se considerar como ampliacin de plazo:
el lapso de demora luego de transcurridos treinta (30)
das de la fecha de presentacin de la solicitud de
desembolso a la Oficina Zonal.

c) .Por modificaciones de Obra: reduccin, ampliacin,


obras
adicionales,
reformulacin,
previamente
reconocidos por FONCODES.
7.2.14.4La ampliacin de plazo por atraso mayor a siete (07) das
deber ser solicitada va Cuaderno de Obra y
comunicacin escrita a la Oficina Zonal, sustentando con
documentos las causas del atraso. Esta solicitud se
presentar como mximo a los quince (15) das de
ocurrida la causal, a la que se adjuntar el Calendario
Valorizado de Avance de Obra Reprogramado.
31

7.2.14.5La
ampliacin
de
plazo
deber
ser
aprobada
sucesivamente por el Supervisor de Proyectos, el
Supervisor Zonal y el Jefe de la Oficina Zonal de
FONCODES, despus de lo cual, las partes debern
suscribir la Addenda respectiva, la misma que, sin la firma
del Jefe Zonal de FONCODES, no tendr validez alguna.
La Addenda deber sealar el nmero de das de
ampliacin de plazo otorgados y la nueva fecha de
terminacin de Obra.
7.3 TERMINACION Y LIQUIDACION DE OBRA
7.3.1De la Terminacin de la Obra.
Las
siguientes
indicaciones
sern
para
Obras
por
Administracin Directa. En el caso de la modalidad de
ejecucin Obras por Contrata se aplicar lo previsto en la Gua
correspondiente.
7.3.1.1 Una vez concluida la Obra, de acuerdo al Expediente
Tcnico y modificaciones aprobadas por FONCODES, el
Inspector-Residente consignar este hecho en el Cuaderno
de Obra, con la fecha correspondiente, y solicitar el
pronunciamiento del Supervisor de Proyectos.
De existir observaciones del Supervisor de Proyectos,
stas debern ser totalmente levantadas en el plazo
indicado por el Supervisor, el que no podr ser superior a
quince (15) das calendarios.
Luego que el supervisor certifique en Cuaderno de Obra su
conformidad a la Obra ejecutada, se proceder a:

Suscribir el Acta de Terminacin de Obra (segn


Formato 14), con participacin de autoridades,
miembros del Organo Representativo del Ncleo
Ejecutor, el Inspector-Residente y el Supervisor.

Convocar, conjuntamente con los miembros del


Organo Representativo del Ncleo Ejecutor, a una
Asamblea General de beneficiarios para presentar la
Rendicin de Cuentas Final y se suscribir el Acta de
Rendicin de Cuentas Final (Formato 22).

El Acta de Rendicin de Cuentas Final es el


documento en el que constar el conocimiento y
conformidad a la inversin realizada en la obra.
El Acta de Terminacin de Obra En l constar la
correcta ejecucin y culminacin de la Obra, de acuerdo al
Expediente Tcnico del Convenio y sus modificaciones
aprobadas por FONCODES.
7.3.1.2
32

El Inspector-Residente deber elaborar la Memoria


Descriptiva Valorizada, la Valorizacin Final, as como los

planos de replanteo de la Obra, documentos que sern


entregados al ente receptor en el acto de Entrega de
Obra.
7.3.1.3 La valorizacin final del Proyecto reflejar los trabajos
realmente
ejecutados
(incluyendo
modificaciones,
ampliaciones y deductivos), previamente legalizados,
mediante Addenda al Convenio.
7.3.2 Transferencia de la Obra - Sostenibilidad del Proyecto.
Una vez terminada, la Obra debe entrar en funcionamiento a la
brevedad posible. La operacin y mantenimiento del Proyecto
estarn a cargo de la entidad gubernamental o local a la que es
entregada, mediante el Acta de Transferencia (segn formato
establecido - Formato 15). A sta se le adjuntar copia de la
Memoria Descriptiva Valorizada y los Planos de Replanteo firmados
y sellados por el Inspector-Residente, documentos que
posteriormente podrn servir para la Declaratoria de Fbrica, cuya
gestin corresponder al ente receptor.
Con el objeto de asegurar la correcta y oportuna transferencia del
Proyecto, los miembros del Organo Representativo del Ncleo
Ejecutor desde el inicio del mismo realizarn las gestiones
pertinentes (mediante comunicacin por escrito) con la entidad
del Sector que le corresponde recepcionarla. Para ello el InspectorResidente le brindar el asesoramiento necesario.
Si las gestiones no tienen respuesta favorable, los miembros del
Organo Representativo del Ncleo Ejecutor y el InspectorResidente convocarn a la poblacin para que en Asamblea
General designen el Comit de Administracin del Proyecto,
quien adoptar el Reglamento de Operacin y Mantenimiento y
recibir la capacitacin necesaria, dando cuenta de los resultados
a FONCODES.
El ente receptor, entidad gubernamental o Comit de
Administracin, es el responsable de la sostenibilidad del
Proyecto, sin embargo el Inspector-Residente cautelar que la
poblacin beneficiaria reciba la capacitacin necesaria para
colaborar al logro de dicho objetivo.
Para Obras por Contrata referirse a la gua correspondiente.
7.3.3 De la Liquidacin de Obra.
A la terminacin de la Obra, el Ncleo Ejecutor a travs de sus
miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor e
Inspector-Residente del Proyecto, debern demostrar y certificar el
"Cumplimiento del Cargo" por la donacin otorgada en el Convenio
de Financiamiento, mediante la presentacin de la Liquidacin
de Obra.
La Liquidacin de la Obra se sustenta en:
1. La Rendicin Final de Cuentas.
33

2. La Obra fsica ejecutada, reflejada en la Valorizacin Final


de Obra, y el Expediente Tcnico Integral.
La Liquidacin de Obra deber contener los documentos a que se
contrae la parte pertinente de la Gua del Ncleo Ejecutor.
La Obra fsica ejecutada se sustenta en:
1) Informe. Resumen del desarrollo fsico y financiero de la
obra.
2) Memoria Descriptiva de la obra
3) Valorizacin Final.
4) Acta de Terminacin.
5) Acta de Transferencia de la obra
6) Cuaderno de obra.
7) Todos los Informes mensuales del Inspector-Residente,
Supervisor de Proyectos y de capacitadores.
8) Planos
finales
o
de
Replanteo(en
caso
de
modificaciones)
9) Fotografas del proceso de ejecucin y de la obra
culminada.
10)
Costos de las Medidas de Control Ambiental
(Formato N 19).
La Rendicin Final de cuentas se sustenta en:
1. Manifiesto de Gastos por rubros.
2. Comprobantes de pago originales.
3. Resumen Final de Estado Financiero.
4. Libreta de Ahorro Liquidada.
5. Cuadro resumen de movimiento de almacn
6. Copia de comprobantes de pago de FONCODES.
7. Acta de Rendicin de Cuentas Final a los Beneficiarios
(Formato N 22).
8. Acta Valorizada de sobrantes de obra (incluir
herramientas y materiales adquiridos que puedan seguir
siendo usados, Formato N 23).
En las Obras por Contrata los documentos a presentar sern los
siguientes:
1. Informe Resumen del desarrollo fsico y financiero de la
Obra.
2. Memoria Descriptiva de la Obra.
3. Acta de Terminacin.
4. Acta de Transferencia de la Obra.
5. Valorizacin Final.
6. Manifiesto de Gastos por rubros.
7. Comprobantes de Pagos Originales: Boletas de Venta del
Contratista, Gastos de Inspeccin, Gastos Generales del
Ncleo Ejecutor, Pre-inversin y Capacitacin.
8. Resumen Final del Estado Financiero.
9. Fotos, del proceso de ejecucin y de la Obra culminada.
10. Planos Finales o de Replanteo (en caso de existir
modificaciones).
11. Cuaderno de Obra.
12. Libreta de Ahorros Liquidada.
13. Todos los Informes mensuales del Inspector de
Proyectos, Supervisor de Proyectos y de Capacitadores.
34

14. Fotocopia de Comprobantes de Pago de FONCODES.


15. Acta de Rendicin de Cuentas Final a los Beneficiarios
(Formato N 22).
16. Acta Valorizada de sobrantes de obra (incluir
herramientas y materiales adquiridos que puedan seguir
siendo usados, Formato N 23).
Memoria Descriptiva Valorizada
Documento que describe en forma sucinta cada uno de los
elementos que conforman la Obra, as como sus caractersticas
tcnicas finales, de tal manera que se obtenga una clara idea de
la Obra realmente ejecutada. Igualmente, describe y precisa el
Costo total de la Obra Ejecutada, sealando sus principales
componentes (Costo Directo, Gastos Generales, Gastos de
Inspector-Residente y Supervisin, Ampliaciones Presupuestales,
Deductivos, etc.).
Valorizacin Final de la Obra
Se considerar separadamente la correspondiente al Presupuesto
inicial, de la que pudiera corresponder a Ampliaciones
Presupuestales.
La Liquidacin de Obra deber ser presentada al
Supervisor de Proyectos dentro de los quince (15) das
posteriores a la fecha de terminacin de la Obra y de
acuerdo
a
lo
establecido
en
el
Convenio
de
Financiamiento, bajo responsabilidad del InspectorResidente y de los miembros del Organo Representativo
del Ncleo Ejecutor.
Salvo los Convenios con el
componente de Capacitacin que podr presentarse a los
30 das.
El Supervisor de Proyectos revisar la Liquidacin y dar su
conformidad, emitiendo un informe que es tambin parte
integrante de la Liquidacin de Obra.
7.3.4.

De la Inauguracin de la Obra.

De existir conformidad en la liquidacin presentada, coordinar


con los miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor
la fecha de Inauguracin de la Obra y comunicar a la Oficina
Zonal la fecha programada, debiendo participar en el acto de
inauguracin.
El Inspector-Residente, al trmino de la Obra deber verificar que
los miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor
coloque una Placa Recordatoria segn el modelo establecido.
Es requisito indispensable para la inauguracin de la Obra, la
presentacin previa de la Liquidacin de Obra.
7.4. DE LAS MODIFICACIONES DEL PROYECTO
35

Cualquier solicitud de Modificacin de Proyecto ser sustentada


detalladamente y presentada al Supervisor de Proyectos, quien emitir
opinin y, de considerarla procedente, la tramitar para la
autorizacin escrita de FONCODES.
Las Modificaciones que se realicen sin contar con autorizacin previa
de FONCODES, as como los gastos que representan sern de directa
responsabilidad del Inspector-Residente y miembros del Organo
Representativo del Ncleo Ejecutor.
Las solicitudes para modificar un Proyecto debern regirse por las
normas especficas correspondientes.
7.4.1.Deductivos
Cuando se determine la existencia de partidas fsicas o
presupuestales que no son necesarias para el correcto desarrollo
del Proyecto, el Inspector-Residente deber verificar que se
devuelva el monto correspondiente en el caso que ste se haya
desembolsado, o comunicar a FONCODES dicha disminucin del
costo para que sea descontado de los futuros desembolsos.
El presupuesto definitivo deber formalizarse con la Addenda
respectiva, luego de la aprobacin de FONCODES.
8.

INFORMES DEL INSPECTOR-RESIDENTE


8.1. Los Informes del Inspector-Residente
Periodicidad y presentacin.
El Inspector-Residente informar mensualmente a FONCODES sobre el
desarrollo total de la Obra hasta el ltimo da del mes correspondiente.
El Informe de Inspeccin de Obra deber ser presentado al Supervisor
de Proyectos dentro de los primeros tres (03) das calendarios
del mes siguiente. Su presentacin extempornea le har acreedor a
la multa que se establece en el Art. 9.3. Si en alguna oportunidad no
fuera posible entregarlo directamente al Supervisor, lo har en la
Oficina Zonal, dentro del mismo plazo.
Los informes mensuales de Inspeccin de Obra debern versar,
principalmente, sobre los siguientes aspectos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

36

Resumen de las principales ocurrencias de la Obra, y su


Administracin por parte de los miembros del Organo
Representativo del Ncleo Ejecutor.
Valorizacin del avance de Obra (segn Formato N 06).
Cronograma de Avance Valorizado de Obra.
Estado financiero (segn Formato 07).
Manifiesto de Gastos por Rubros (Segn Formato 08).
Valorizacin de Aporte Comunal (Segn Formato 06A).
Informe sobre Medio Ambiente (Segn Formato N 17 y
N 18).
Copias del Cuaderno de Obra (mes que corresponde).

i)
j)
k)

Fotografas que muestren el avance del Proyecto.


Constancia de permanencia (o pago) en Obra del
Inspector-Residente, firmada por los miembros del
Organo Representativo del Ncleo Ejecutor (Formato 04)
Informacin del componente de Capacitacin, si fuera el
caso, segn Directivas correspondientes.

Adicionalmente, el Informe Mensual al finalizar la obra deber


contener:
l)
m)
n)

Acta de Terminacin de Obra.


Fotografas que demuestren que la Obra est concluida
y operativa totalmente.
Informacin del componente de capacitacin, si fuera el
caso, segn Directiva o Normas correspondientes.

8.1.3.
El clculo del avance fsico del Proyecto a la fecha del
informe, expresado en porcentaje, se calcular mediante la
siguiente relacin:
Costo Directo
Valorizado
% Avance Fsico = ---------------------------------------------- x 100
Costo Directo Total
del Presupuesto
8.1.4.
El clculo del avance financiero del Proyecto a la fecha del
informe, expresado en porcentaje, se calcular mediante la
siguiente relacin:
Gasto Total Efectuado
% Avance Financiero = ------------------------------------- x 100
Monto Total Presupuestado
8.1.5.
El clculo del gasto reportado del Proyecto a la fecha del
informe, expresado en porcentaje, se calcular mediante la
siguiente relacin:
Gasto Total Efectuado
% Gasto Reportado = --------------------------------------- x 100
Monto Recibido a la Fecha
Revisin de los informes.Todos los informes que presente el Inspector-Residente sern
revisados por el Supervisor de Proyectos, a quien le corresponde su
aprobacin, dando cuenta de los resultados a FONCODES.
A la
aprobacin (definitiva o condicionada) de los mismos, el Supervisor
proceder a autorizar el pago mensual correspondiente, visando la
"Autorizacin de Gastos en lo que corresponde al pago del InspectorResidente, documento indispensable para el pago y que sin su firma
no tendr validez.
37

Si el Supervisor de Proyectos hiciera alguna observacin, el InspectorResidente la deber subsanar antes del informe del siguiente mes. De
no hacerlo, el Supervisor no autorizar los siguientes pagos, sin
perjuicio de las sanciones que correspondan.
8.2.

Los Pagos al Inspector-Residente


8.2.1.
El pago por los servicios del Inspector-Residente est
condicionado al cabal desempeo
de su labor, tenindose
especialmente en cuenta el estricto cumplimiento del tiempo que
debe dedicar obligatoriamente a la obra (Coeficiente de
Participacin) y a la correcta y oportuna presentacin de sus
informes correspondientes.
El pago de los gastos de inspeccin ser realizado por el Tesorero,
previa autorizacin de los miembros del Organo Representativo
del Ncleo Ejecutor (mediante Autorizacin de Gasto) y del
Supervisor de Proyectos de acuerdo a los rubros, montos y
condiciones establecidas en el Presupuesto de Financiamiento y
contra presentacin del correspondiente Recibo de Honorarios
Profesionales. El pago sin cumplir las condiciones estipuladas,
conlleva responsabilidad para el Tesorero y el Inspector-Residente
(ver Formato N 4 "Autorizacin de pago de Gastos de
Inspeccin").
8.2.2.
Los pagos de inspeccin se abonarn mensualmente en
forma proporcional al avance fsico de Obra y considerando
la retencin del 15% como Fondo de Garanta (indicado en 9.4)
y los descuentos que puedan corresponder por concepto de
multa o el incumplimiento de su Coeficiente de Participacin.
Los miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor
certificar por escrito (mediante Formato "Autorizacin de Pago de
Gastos de Inspeccin") el cumplimiento de las obligaciones del
Inspector-Residente especialmente en cuanto al nmero de das
dedicados a la Obra.
El Componente Capacitacin, si fuera el caso, se sujetar a la
Directiva o normas correspondientes.
8.2.3.
El Inspector-Residente asumir el pago de los impuestos que
le correspondan por la prestacin de sus servicios, siendo el nico
responsable de su abono a la entidad correspondiente.

9.

LAS SANCIONES PARA EL INSPECTOR-RESIDENTE


9.1. Prohibiciones.
Est prohibido:

38

Que los miembros del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor


y/o Inspector-Residente utilicen los fondos asignados para abrir
cuentas diferentes a las sealadas en la presente Gua.
Igualmente no se podr transferir dichos montos a cuentas a ttulo

personal o de terceros.
Que el Inspector-Residente cobre en forma adelantada, en
porcentaje mayor al que corresponde los servicios de inspeccin, o
sin autorizacin del Supervisor de Proyectos.
Que se adquieran bienes de capital (maquinaria de
construccin, equipo de oficina, etc.), a menos que estn
considerados expresamente en el Presupuesto del Proyecto
aprobado por FONCODES.
Que modifique sin autorizacin expresa de FONCODES, las
caractersticas y/o lugar de ejecucin del Proyecto previstos en el
Expediente Tcnico.
Que ejecute y/o administre unilateralmente el proyecto
materia del presente Convenio, o que tenga en su poder los
recursos (dinero, materiales u otros) destinados a la ejecucin del
Proyecto. Su labor debe limitarse a la direccin tcnica de la Obra
y fiscalizacin de los gastos.
Que el Ncleo Ejecutor delegue la administracin de los fondos a
favor del Inspector-Residente o de terceros, o que el InspectorResidente acepte tal delegacin.
Suscribir cheques o boletas de retiro que no tengan Autorizacin
de Gasto emitida por el Ncleo Ejecutor, y sin el VB del
Supervisor de Proyectos. De igual forma, para los casos en que la
Autorizacin de Gasto consignen partidas no previstas en el
presupuesto aprobado.
Que contrate la ejecucin del Proyecto con terceros, salvo
autorizacin escrita de FONCODES.

9.2. Causales de Sanciones


Segn su gravedad, las siguientes causales dan mrito para imponer
las sanciones de cambio, observacin, veto y/o inicio de acciones
legales.:
9.2.1.Incurrir en alguna de las prohibiciones.
9.2.2.El incumplimiento o transgresin de las obligaciones contenidas
en las guas, contratos, convenios, bases de concurso, etc.
Inicialmente se proceder a la suspensin del pago.
9.2.3.Si el Inspector-Residente cobra en forma adelantada o sin
autorizacin del Supervisor los servicios de Inspector-Residente,
deber devolver el ntegro de lo cobrado y pagar al Ncleo
Ejecutor el monto de la multa establecida en el numeral 9.3. por
los das transcurridos desde el momento del cobro indebido hasta
su devolucin, sin perjuicio de las sanciones respectivas.
9.2.4.Si el Inspector-Residente participa directamente en la ejecucin
del Proyecto, tomando el lugar del Maestro de Obra o administra
los fondos unilateralmente.
9.2.5.Si se modifica sin autorizacin expresa de FONCODES, las
caractersticas y/o lugar de ejecucin del Proyecto previstos en el
Expediente Tcnico.
9.2.6.En caso que el Inspector-Residente no tome oportunamente las
39

medidas correctivas para superar el incumplimiento del


Cronograma de Avance o la paralizacin de la Obra, siendo coresponsable de los perjuicios que se deriven de ello.
9.2.7.La no-presentacin de la Liquidacin de Obra (Rendicin Final de
Cuentas) dentro de los 15 das siguientes a la terminacin de la
Obra.
9.2.8. El incumplimiento de cobrar el FONDO DE GARANTIA antes de la
entrega de liquidacin y autorizacin del Supervisor del Proyecto.
En el caso que hubiera indicios razonables de comisin de delito de
parte del Inspector-Residente, FONCODES efectuar las denuncias
penales que correspondan.
En estos casos, cabe advertir la vigencia de la Ley 26198. del 13 de
junio de 1993, que modifica los artculos 387 y 389 modificado por la
Ley 27151 y 392 del Cdigo Penal, en cuanto a las Personas Naturales o
Representantes Legales que se apropien o utilicen para s o para otro
los recursos desembolsados por FONCODES; podrn ser reprimidos con
pena privativa de libertad no menor de cuatro ni mayor de diez aos.
Por la naturaleza del delito el Juez Penal deber ordenar la detencin y
no se podr gozar de libertad provisional.
Para las personas jurdicas, las sanciones a los Inspectores-Residentes,
respecto a su imposibilidad de participar en proyectos financiados por
FONCODES sern de aplicacin
a los socios, directores y/o su
representante legal, como personas naturales.
Adicionalmente a las sanciones establecidas, sern excluidos
automticamente de la Lista de Inspectores-Residentes para Ncleos
Ejecutores de convenios financiados por FONCODES.
Nota: Adicionalmente a lo indicado en la presente Gua, para el caso de
las Obras por Contrata, remitirse a las bases generales del concurso, al
contrato privado de construccin y a las condiciones generales para
Obras por Contrata.
9.3.

Multas
El incumplimiento de presentacin de cualquiera de los siguientes
documentos: Informes, Cronograma de Avance de Obra Valorizado
(Reprogramado), Solicitud de Desembolsos, Rendicin final de cuentas,
har acreedor al Inspector-Residente de una multa por cada da de
atraso, equivalente al cincuenta por diez mil (50/10000) del monto total
de los gastos de Inspeccin.
Si el Inspector-Residente no presentara su informe pasado los 15 das
calendarios de cumplido el plazo, se tendr por no presentado el
informe, no correspondiendo pago alguno por ese perodo.
El importe de las multas o descuentos se usar en mejorar y ampliar
las metas del proyecto.

9.4. Fondo de Garanta


De cada pago, el Ncleo Ejecutor efectuar la retencin del quince por
40

ciento (15%) de los gastos de inspeccin, suma que se reintegrar a la


aprobacin por la Oficina Zonal de FONCODES y luego de descontar los
montos de las multas que correspondan.
9.5. De las excepciones y situaciones no previstas
Las situaciones o hechos no previstas y/o las excepciones a lo normado
en la presente Gua, sern resueltas por la Gerencia General, con la
previa opinin tcnica favorable de la Divisin de Proyectos de
Infraestructura, y a peticin expresa de la Oficina Zonal u Oficina o
Divisin donde se genere la incertidumbre.

41

ANEXOS

42