Artculo 9. Procesos de la gestin documental.

La gestin documental en las diferentes entidades pblicas en

sus diferentes niveles, debe comprender como mnimo los siguientes procesos.
a) Planeacin. Conjunto de actividades encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin de los documentos
de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y tcnico. Comprende la creacin y
diseo de formas, formularios y documentos, anlisis de procesos, anlisis diplomtico y su registro en el sistema
de gestin documental.
b) Produccin. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccin o ingreso, formato
y estructura, finalidad, rea competente para el trmite, proceso en que acta y los resultados esperados.
c) Gestin y trmite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculacin a un trmite, la
distribucin incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripcin (metadatos), la disponibilidad, recuperacin y
acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trmites que surte el documento hasta la
resolucin de los asuntos.
d) Organizacin. Conjunto de operaciones tcnicas para declarar el documento en el sistema de gestin
documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
e) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las
fases de archivo, verificando la estructura, la validacin del formato de generacin, la migracin, refreshing,
emulacin o conversin, los metadatos tcnicos de formato, los metadatos de preservacin y los metadatos
descriptivos.
f) Disposicin de documentos. Seleccin de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su
conservacin temporal, permanente o a su eliminacin, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin
documental o en las tablas de valoracin documental.
g) Preservacin a largo plazo. Conjunto de acciones y estndares aplicados a los documentos durante su gestin
para garantizar su preservacin en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento.

h) Valoracin. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin de los documentos y por
medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminacin o conservacin
temporal o definitiva).
El siguiente informe describe el proceso de gestin documental, establecido por el archivo general de la
nacin. Dicho procesos son: produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta,
conservacin y disposicin final de los documentos de archivo.
Dentro de este informe se darn a conocer los objetivos y la importancia de la gestin documental.
Con el objetivo de dar a conocer la importancia de la gestin documental en la administracin de
documentos, teniendo en cuenta sus objetivos y las consideraciones bsicas para elaborar un programa
de gestin documental. Mediante la Socializacin del tema gestin documental de una forma dinmica y
creativa ante mis compaeros teniendo en cuenta la claridad del tema.
Este informe ser gua y apoyo para los estudiantes que necesiten informacin sobre gestin documental
y su proceso.
CONTENIDO

Pgina
1. INTRODUCCION
1. GESTION DOCUMENTAL.

1.

IMPORTANCIA DE LA GESTIN DOCUMENTAL.

2.

OBJETIVOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL.

3.

CONSIDERACIONES BSICAS.

1.

Administrativo.

2.

Econmico.

3.

Archivstico.

4.

PLANEACIN.

1.

Diagnostico.

2.

Requisitos tcnicos

3.

Requisitos administrativos.

2. PROCESO DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL.

PRODUCCIN DOCUMENTAL

1.
1.
2.

Actividades.

7
7

RECEPCIN DE DOCUMENTOS.
1.

3.

Actividades.

8
8

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS.
1.

4.

Actividades.

9
9

TRAMITE DE DOCUMENTOS.
1.

5.

Actividades.

10
10

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS.
1.

Actividades.

10
10

6.

CONSULTA DE DOCUMENTOS.
1.

7.

Actividades.

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS.
1.

8.

11

Actividades.

12

12
12

DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS.

1.

Actividades.

13
14

3. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAN

1.

15

IMPORTANCIA DE LA TRD.

17

4. CONCLUSIONES.
GLOSARIO
BIBLIOGRAFA

18
19
20

1. GESTIN DOCUMENTAL

Gestin documental se define como el conjunto de actividades administrativas y tcnicas

tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final facilitando su utilizacin y su conservacin.

1. . IMPORTANCIA DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Detalla las operaciones al interior de una entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin,
trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos.
ETIVOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL
Resaltar la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institucin
pblica o privada.
Normalizar la utilizacin de materiales, utilizando equipos y materiales ecolgicos.

 Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna.

Controlar el uso y la circulacin de los documentos.
Evitar la creacin de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones
caducadas.
Simplificar los procedimientos.
Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotacin al servicio
de la gestin y la toma de decisiones.
Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia.
Permitir la recuperacin de informacin de una forma mucho ms rpida, efectiva y exacta.
Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organizacin como verdaderas unidades de
informacin tiles no solo para la administracin sino tambin para la cultura.

2. . CONSIDERACIONES BSICAS
Los siguientes aspectos son considerados para elaborar un programa de gestin documental:
5
1.3.1. Administrativo: aspectos de trasparencia, la rapidez y eficiencia de la administracin.
1.3.2. Econmico: reduccin de costos derivados de la conservacin de documentos innecesarios.
1.2.4. Archivstico: Ley 594 de 2000. El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio
de procedencia y el principio de orden original.
3. . PLANEACIN
1.4.1. Diagnostico: El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental, obedece a un plan de
accin con lneas concretas que facilite su implementacin de manera efectiva, contempla la identificacin
de problemas, oportunidades y objetivos. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y
largo plazo y contar con un rgano coordinador de la gestin de documentos que garantice su adecuado
desarrollo y a travs del cual se definan las polticas generales de la gestin documental. Se debe
implementar la elaboracin de tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental.
1.4.2. Requisitos tcnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos tcnicos previos como:
manuales de procesos y procedimientos
tablas de retencin documental
tablas de valoracin documental
normas tcnicas y normatividad en general
archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia
Para lo anterior, se debern verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones:
Centralizacin de la recepcin y envo de los documentos.
Definicin de procedimientos de distribucin de documentos internos y externos.
Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nacin.
Contar con el Comit de Archivo respectivo el cual deber tener definido su
reglamento y
funciones.
Disponer de un reglamento de archivos para la entidad basados en el archivo general de la nacin.
6

1.4.3. Requisitos administrativos: Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de gestin

documental con todas las funciones administrativas de la entidad. Teniendo en cuenta las siguientes
condiciones:
Tener definido el sistema de administracin de archivos de la entidad (centralizado, o
descentralizado).
El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con
dedicacin exclusiva para realizar dicha labor.
La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a los funcionarios del
archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestin documental y la
organizacin de los archivos.
La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de la entidad, con el
apoyo de la alta direccin.
Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mnimas para el adecuado
desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nacin,
teniendo en cuenta las condiciones arquitectnicas y medioambientales.

2. PROCESO DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

La ley 594 de 2000. Establece que la gestin de documentos dentro del concepto de archivo total,
comprende ocho (8) procesos tales como la produccin, recepcin, distribucin, tramite, organizacin,
consulta, conservacin y la disposicin final de los documentos, los cuales se desarrollaran durante las
etapas del ciclo vital del documento (archivo de gestin, archivo central y archivo histrico).
2.1. PRODUCCIN DOCUMENTAL
Es la generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
2.1.1. ACTIVIDADES
La produccin documental: Comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y
documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. Se
desarrollan funciones especficas tales como:
Creacin y diseo de documentos.
Medios y tcnicas de produccin y de impresin.

Determinacin y seleccin de soportes documentales.

Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
Determinacin de uso y finalidad de los documentos.
Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas
internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
Adecuado uso de la reprografa.
Normalizacin de la produccin documental
Identificacin de dependencias productoras.
Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los
manuales de la tabla de retencin documental.
Control de la produccin de nuevos documentos.
Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

2.2. RECEPCIN DE DOCUMENTOS

Son el Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin
de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.
2.2.1. ACTIVIDADES
Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y
sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registr con el propsito de dar inicio a
los trmites correspondientes.
En este proceso se pueden realizar las siguientes actividades:
Identificacin de medios de recepcin.
Recibo de documentos oficiales.
Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (legalidad).
Radicacin de documentos
Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos establecidos en el artculo
2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo.
Impresin de rtulo de la radicacin.
Registro impreso de planillas de radicacin y control.
8
Registro de documentos
Recibo de documentos oficiales.
Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignacin de datos, tales como: Nombre de la persona o Entidad Remitente o destinataria,
Nombre o cdigo de la Dependencia competente, Nmero de radicacin, Nombre del funcionario
responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta segn el Acuerdo AGN 060 de 2001
Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos recibidos y
enviados.
2.3. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
Son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
2.3.1. ACTIVIDADES
La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin
interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y
verificacin de recepcin y envo de los mismos. Este proceso se realizan actividades como:
Distribucin de documentos externos
Se realiza la identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia, la clasificacin de
las comunicaciones, la organizacin de documentos en buzones o casilleros, el enrutamiento de
documentos a dependencia competente, la reasignacin de documentos mal direccionados y el registro
de control de entrega de documentos recibidos.
Distribucin de documentos internos
Dentro de esta actividad se realiza la identificacin de dependencias, el enrutamiento de documentos a
dependencia competente y registro de control de entrega de documentos internos.
Distribucin de documentos enviados
Dentro de esta actividad se realizan tareas:
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 Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado
areo, trmite en lnea, pgina web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Mtodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control y firma de guas y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organizacin mensajera externa.
Registro de control de envo de documentos.
2.4. TRMITE DE DOCUMENTOS
Comprende el curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin
administrativa.
2.4.1. ACTIVIDADES
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites
administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.
En este proceso se sealan las actividades de:
Recepcin de solicitud o trmite
Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite.
Identificacin del trmite.
Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
Respuesta
Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin.
Proyeccin y preparacin de respuesta.
Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta finalizar del asunto.
2.5. ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS
Es el Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de
una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.
2.5.1. ACTIVIDADES
Clasificacin documental. Comprende las actividades de:
Identificacin de unidades administrativas y funcionales.
Aplicacin de la tabla de retencin y valoracin de la dependencia.
Conformacin de series y subseries documentales.
Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.
Ordenacin documental. Comprende la ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas
series en el orden previamente acordado, tales como: las relaciones entre unidades documentales, series,
subseries y tipos documentales, la conformacin y apertura de expedientes, la determinacin de los
sistemas de ordenacin, la organizacin de series documentales y la foliacin.
Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin.
Comprende las siguientes actividades:
Anlisis de informacin y extraccin de contenidos.
Diseo de instrumentos de recuperacin (Guas, Inventarios, Catlogos e ndices).
Actualizacin permanente de instrumentos.

La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes, valorar las
funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenacin fciles de
entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposicin final.
Donde se realizan actividades como:
Elaboracin de inventarios documentales.
Organizacin y entrega de transferencias documentales.
Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.
2.6. CONSULTA DE DOCUMENTOS
Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la informacin contenida en los
documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los
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mismos. Dicha consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al
funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico.
2.6.1. ACTIVIDADES
Las actividades bsicas en esta fase son:
Formulacin de la consulta: donde se realizan las siguientes actividades:
Determinacin de la necesidad, precisin y competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por conservacin.
Reglamento de consulta.
Estrategia de bsqueda
Disponibilidad de expedientes y fuentes de informacin.
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicacin de los documentos.
Respuesta a consulta
Atencin y servicio al usuario.
Infraestructura de servicios de archivo.
Sistemas de registro y control de prstamo.
Uso de testigos y formatos para el control de devolucin.
Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin.
2.7. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
Es el Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y
funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
2.7.1. ACTIVIDADES
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de archivo en
espacios y unidades de conservacin apropiadas.
En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema Integrado de
Conservacin que conlleva las siguientes acciones:
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Diagnstico integral.
Sensibilizacin y toma de conciencia.
Prevencin y atencin de desastres.
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones.
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de reas y documentos.
Control de plagas.
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.

 Determinacin de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin

de Unidades de conservacin y almacenamiento).
Apoyo a la reproduccin.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Establecimiento de medidas preventivas.
Implantacin de Planes de contingencia.
Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.
2.8. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Es la seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin
temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de
Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.
2.8.1. ACTIVIDADES
se debe analizar la aplicacin conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo ser facilitar el
acceso a la informacin, evitando la manipulacin del original y su deterioro.
algunas series con el propsito de destruir los documentos originales debe ser una decisin que en
la prctica garantice que la informacin reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable,
fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan
los periodos de prescripcin aplicables en cada caso.
Despus de aplicar las tcnicas de reprografa vlidas es conveniente conservar algunos
expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar
caracteres diplomticos
La conservacin total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo
tienen por disposicin legal. Dentro de esta actividad se realiza:
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Recepcin de transferencias secundarias.
Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
Conservacin y preservacin de los documentos.
Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de
retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. Se realiza:
Aplicacin de lo estipulado en la TRD o TVD.
Valoracin avalada por el Comit de Archivo.
Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin.
Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de
valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente.
Aplicacin de mtodo elegido.
Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro medio.
Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula.
Determinacin de metodologa y plan de trabajo.
Fines en la utilizacin de la tcnica.
Control de calidad durante todo el proceso.

Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera

analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada
por computador.
Determinacin de la metodologa y plan de trabajo.
Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
Control de calidad durante todo el proceso.

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1. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAN
Listado de series y correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia
a cada etapa del ciclo vital de los documentos.
stas, debern elaborarse y adoptarse para la implementacin del Programa de Gestin Documental,
siguiendo las etapas:
PRIMERA ETAPA: Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales.
Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creacin y cambios
de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y actos administrativos de creacin de
grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Y aplicar la encuesta a los productores de los
documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.
SEGUNDA ETAPA: Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada.
Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las
dependencias y los manuales de procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los administrativos, legales, jurdicos,
contables y fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries documentales en
cada fase de archivo.
Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las
normas internas y externas que regulan su produccin.
Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total, seleccin o
eliminacin.
TERCERA ETAPA: Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su
aprobacin.
El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tabla de Retencin Documental de la Entidad con las series
y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia.
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Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la
ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a la instancia correspondiente el proyecto
de Tabla de Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin.
CUARTA ETAPA: Aplicacin
Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, el representante legal
expedir el acto administrativo, que ordene su aplicacin ante los servidores pblicos de la Entidad.
La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la Entidad.

 Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo en cuenta los

plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin Documental, siguiendo, los
procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin del material metlico, identificacin
de material afectado por biodeterioro.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn y se
dejar constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de
Archivo y el de la dependencia respectiva.

QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualizacin de la Tabla de Retencin Documental.

La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento para la verificacin de
la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el
corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas
organizacionales y funciones.
Las modificaciones a la Tabla de Retencin documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la
dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit
de Archivo de la misma.
16
IMPORTANCIA DE LAS TRD

Facilitan el manejo de la informacin.

Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella
estipulados.
Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

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CONCLIUSIONES
La gestin
documental
aporta
ventajas
como ahorro
de tiempo,
organizar y
mantener

correctamente los documentos de la empresa y es una tarea clave que nos puede ahorrar
muchsimo tiempo y dinero al querer encontrar un documento o informacin, tambin permite
conservar documentos teniendo como base la normatividad de la ley general de archivos.

El reto de la gestin documental es buscar soluciones adecuadas, funcionales y tecnolgicas que

garanticen su originalidad e integridad. Tambin debe cuenta con un buen sistema de
administracin de documentos que permita almacenar y recuperar la informacin, es vital para la
permanencia de cualquier organizacin, sin importar su tamao.
Como recurso, la gestin documental provee informacin, y como activo, proveen documentacin.
Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la informacin, stos nos ayudan a localizar el
documento en una forma ms rpida y desde cualquier lugar, sea en la organizacin o fuera de
sta.

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GLOSARIO
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan
los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la Ley.
Almacenamiento de documentos: Accin de guardar sistemticamente documentos de archivo en
espacios, mobiliario y unidades de conservacin apropiadas.
Coleccin documental: Conjunto de documentos reunidos segn criterios subjetivos y que por lo tanto
no tiene una estructura orgnica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden
original.
Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten
garantizar su autenticidad e integridad
Eliminacin documental: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin
o de valoracin documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.
Foliar: Accin de numerar hojas.
Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Retencin documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el
archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental.
Tabla de retencin documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

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