Proyecto Final - Entrega Final

IMPLEMENTACIN DEL
ENLACE ENTRE EL ERP

SPRINGNET CON EL SISTEMA
DE LA LIBRERA CRISOL
MEDIANTE UN WEB SERVICE
PRESENTADO POR:
DARO CASTAEDA
JORGE RAMREZ
CLIFFORD WATSON
INGENIERA
EMPRESARIAL
Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

El desarrollo del presente proyecto no habra podido ser concretado sin
el apoyo de nuestra familia, nuestros profesores y de especial manera a las
personas que nos apoyaron durante cada etapa, que fue, en gran medida, de
mucha vala para el proyecto.
Agradecemos de manera especial a las siguientes personas:

Olga Tizn
Malena Romero
Hortencia Flores
Luciano Stucchi
Carlos Renzo

TABLA DE CONTENIDOS
RESUMEN EJECUTIVO.....................................................................................vii
INTRODUCCIN..................................................................................................1
1
PRIMERA FASE: EVALUACIN DE LA SITUACIN ACTUAL.................2

1.1 Alcance de la Evaluacin....................................................................2
1.2 Identificacin del Problema.................................................................2
1.3 Definicin del Problema en Trminos de Procesos............................3
1.3.1
Diagrama de Macro Procesos................................................3
1.3.2
Descripcin del Proceso Actual:.............................................4
1.3.3
Diagramacin de Proceso......................................................6
1.3.4
Diagrama de Causa-Efecto....................................................7
1.3.5
Anlisis del diagrama Causa-Efecto......................................7
1.3.6
Efectos....................................................................................8
SEGUNDA FASE: DEFINICIN DEL TO BE Y LA ARQUITECTURA
EMPRESARIAL....................................................................................................9
2.1 Anlisis del Problema..........................................................................9
2.2 Diagramacin del Proceso TO BE.....................................................10
2.2.1
Objetivos:..............................................................................11
2.2.2
Descripcin del proceso deseado:........................................11
2.2.3
Diagramacin de Proceso....................................................13
2.3 Alternativas de Solucin....................................................................14

2.3.1
Enlace del ERP Springnet con el sistema de Crisol mediante

un web service:..................................................................14
2.3.2
Adquirir el ERP Microsoft Dynamics y enlazar el sistema de

Crisol con el ERP mediante un web service:.......................16
2.3.3
Adquisicin del software de gestin Sico Comercial............19
2.4 Criterios de Evaluacin para la seleccin de la solucin a

implementar.......................................................................................22
2.5 Mtodo de seleccin de la solucin a implementar..........................22
4

3
TERCERA FASE: ELABORACIN DEL PLAN DE ACCIN...................24

3.1 Perfil del Proyecto a Implementar.....................................................24
3.2 Principales procesos para la implementacin de un proyecto:.........24
3.2.1
Inicio del proyecto:................................................................25
3.2.2
Planeamiento:.......................................................................27
3.2.3
Ejecucin del Proyecto:........................................................41
3.2.4
Monitoreo y Control:.............................................................42
3.2.5
Cierre:...................................................................................42
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.....................................................43
BIBLIOGRAFA..................................................................................................45
4
ANEXOS......................................................................................................46
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.
Beneficios de implementar una solucin informtica........................10
Tabla 2.
Tiempos y Actividades Implementacin del Springnet...................15
Tabla 3.
Anlisis de Costos Implementacin del Springnet........................16
Tabla 4.
Tiempos y Actividades Implementacin del Microsoft Dynamics...18
Tabla 5.
Requisitos tcnicos del sistema Sico Comercial:..............................19
Tabla 6.
Tiempos y Actividades Implementacin del Sico Comercial..........21
Tabla 7.
Anlisis de Costos Implementacin del Sico Comercial...............21
Tabla 8.
Criterios para la seleccin de la solucin a implementar..................22
Tabla 9.
Tabla de ponderaciones para la seleccin de la solucin a

implementar.......................................................................................23
Tabla 10. Beneficios de implementar el proyecto.............................................32

Tabla 11. Flujo de Caja proyectado a 3 aos....................................................33
Tabla 12. Flujo de Caja proyectado a 3 aos....................................................34
Tabla 13. Participacin de cada colaborador....................................................35
Tabla 14. Definicin de puestos y roles............................................................35
Tabla 15. Indicadores del proyecto...................................................................36
Tabla 16. Descripcin de Riesgos.....................................................................37
Tabla 17. Probabilidad de Riesgos....................................................................38
Tabla 18. Respuesta al Riesgos........................................................................38
Tabla 19. Responsables de los riesgos............................................................39
Tabla 20. Matriz de Riesgos..............................................................................39
Tabla 21. Matriz de RACI..................................................................................40
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Diagrama de Macro Procesos...............................................................4

Figura 2. Diagrama de Proceso de consignacin de libros UP............................6
Figura 3. Diagrama de Causa-Efecto...................................................................7
Figura 4. Diagrama de Proceso de consignacin de libros UP..........................13
Figura 5. Grupos de procesos y actividades del proyecto.................................25
Figura 6. Ciclo de vida del proyecto relacin entre interesados y el proyecto26
Figura 7. Organigrama del equipo del proyecto.................................................28
Figura 8. Requerimientos de los usuarios..........................................................29
Figura 9. Actividades del proyecto......................................................................30
RESUMEN EJECUTIVO
El presente proyecto se ha elaborado con la finalidad de solucionar los

problemas relacionados a los textos en consignacin que tiene la Universidad
del Pacfico con la cadena de Libreras Crisol. El foco principal ser el rediseo
de los procesos, con el objetivo de hacer ms eficiente la operacin y la
implementacin de una solucin de TI que permita hacer ms efectivo el
seguimiento y control de los libros en consignacin.
El problema principal que existe en esta alianza estratgica entre ambas
organizaciones, es la falta de un diseo de procesos apropiado, que permita
llevar a cabo un seguimiento y control adecuado sobre los libros en
consignacin que tiene la Universidad del Pacfico con la cadena de libreras
Crisol. El resultado de este problema ha sido que no se lleve a cabo un control
adecuado sobre los libros en consignacin, lo cual gener prdidas
econmicas importantes ya que a la hora de realizar un inventario fsico, se
evidenci que haba diferencias con los inventarios de los libros en
consignacin.
Para el desarrollo del proyecto se integraron todos los conocimientos
adquiridos a lo largo de la carrera de Ingeniera Empresarial, los cuales han
sido aplicados de principio a fin en el trabajo.
INTRODUCCIN
La Universidad del Pacfico, mencionada posteriormente en este trabajo

como UP, mantiene una alianza estratgica con la cadena de libreras Crisol,
teniendo un contrato por consignacin de libros que se firm en Marzo de 2010
y se mantiene vigente hasta la fecha. El objetivo de esta alianza es facilitar a
los alumnos del centro de estudios, material que colabore con su desarrollo
acadmico. Uno de los beneficios ms importantes que brinda la cadena de
libreras Crisol a los miembros de la comunidad UP, es el acceso a numerosos
libros y textos de distintos autores, incluyendo los textos del fondo editorial de
la Universidad del Pacfico, en sus tiendas tanto en Lima como en provincias.
Como consecuencia de esta alianza, la cadena de libreras Crisol se
hace responsable del almacenamiento y venta de los libros publicados por el
fondo editorial de la UP. De manera mensual la cadena de libreras Crisol le
enva un reporte de ventas a la directora ejecutiva del fondo editorial de la UP,
luego se coordina con el rea de Contabilidad de la UP para hacer la
facturacin y con tesorera para efectuar la cobranza.
Los resultados de esta alianza han sido positivos para ambas
organizaciones. En el mes de Agosto 2013, la facturacin de los textos del
fondo editorial UP, vendidos por Crisol en sus diferentes tiendas asciende a S/.
116,663.991, la cual corresponde a 3,364 2 unidades vendidas. Adems, los
miembros de la comunidad UP acceden a descuentos y promociones para
adquirir libros en las diferentes tiendas de Crisol.
1
,2
Cifras obtenidas del reporte de ventas del mes de Agosto, recibido por
correo electrnico el 16 de setiembre 2013. Referencia: (Zeppilli, 2013).

Ubicado en el anexo.
2
1

1
1.1
PRIMERA FASE: EVALUACIN DE LA SITUACIN ACTUAL
Alcance de la Evaluacin
El alcance de la evaluacin es determinar posibles soluciones y analizar
sus bondades y perjuicios para los involucrados, en especial para la
Universidad del Pacfico, en respuesta a los problemas presentados a
continuacin. La investigacin concluye con un plan de accin para llevar a
cabo la solucin planteada.
1.2
Identificacin del Problema

El principal problema es la falta de un diseo de procesos apropiado,
que permita llevar a cabo un seguimiento y control adecuado sobre los libros en
consignacin que tiene la Universidad del Pacfico con la cadena de libreras
Crisol.
Esta falta de diseo de procesos genera que no existan responsables
identificados para cada etapa del proceso. Asimismo, hay un flujo de
documentacin que no se lleva a cabo de manera formal y que no est
estandarizado. El flujo de informacin tambin es muy desorganizado, lo que
deriva que se enven numerosos correos a muchas personas involucradas.
La falta de una base de datos que permita almacenar la informacin,
poder efectuar un mayor control y seguimiento a la operacin es tambin uno
de los problemas derivados de la falta de diseo de procesos.
Una consecuencia de este problema fue que a finales del 2012, se
realiz un inventario fsico en las instalaciones de la librera Crisol, llevado a
cabo por miembros de la Universidad del Pacfico para supervisar que se est
llevando a cabo un control adecuado de los libros en consignacin. Como
resultado de este inventario de detecto un desbalance en el inventario, lo que
condujo a que se realice un segundo inventario fsico llevado a cabo por
miembros de la librera Crisol, bajo la supervisin de personal de la Universidad
del Pacfico. Nuevamente se produjo un desbalance en los inventarios, lo que
2

representaba una cantidad importante de dinero que deba pagar Crisol a la
Universidad del Pacfico por los libros en consignacin que no se encontraron.
Es importante mencionar que desde la fecha de inicio de la alianza
estratgica entre ambas instituciones, en Marzo del 2010, hasta la fecha en
que se detect el problema, Diciembre 2012, no se haban realizado ningn
inventario fsico ni se haba llevado a cabo un control y seguimiento efectivo de
los libros en consignacin.
1.3
Definicin del Problema en Trminos de Procesos

A continuacin se presentar y explicar en detalle el diagrama de
macro procesos que sigue la alianza estratgica entre la Universidad del
Pacfico y la cadena de libreras Crisol, la diagramacin del proceso de negocio
y el diagrama causa-efecto. Estos puntos servirn para visualizar mejor el
problema que afecta a la alianza entre las organizaciones mencionadas
anteriormente y permitir detectar las causas y consecuencias que generan
estos problemas.
1.3.1 Diagrama de Macro Procesos

En el diagrama de macro proceso se presenta la relacin existente entre
los procesos de la Universidad del Pacfico con la cadena de libreras Crisol, en
los cuales se establece las actividades a nivel macro que involucran a las dos
instituciones.
El proceso abarca desde cuando el Fondo editorial de la UP publica un
libro y lo entrega en consignacin a la cadena de libreras Crisol, hasta que
Crisol le reporta a la UP los libros vendidos en el mes, de manera que la UP
pueda realizar la facturacin, cobranza y ejecutar el pago de derechos de autor
correspondientes.
Figura 1. Diagrama de Macro Procesos
Y VENTA DEFACTURACIN
LIBROS
PUBLICACIN
DE LIBROS DE LIBROS Y ENVIO ALMACENAMIENTO
Y COBRANZA
DISTRIBUCIN
DE DOCUMENTACIN
Fuente: Elaboracin propia

1.3.2 Descripcin del Proceso Actual:
El proceso que se lleva a cabo actualmente para la gestin de los libros
entregados en consignacin a la librera Crisol es un proceso que se lleva a
cabo de manera manual y poco organizada. La informacin se transmite
principalmente
mediante
correos
electrnicos
enviados
numerosos
involucrados, lo cual dificulta el control interno y el seguimiento de los libros

entregados en consignacin.
Una de las particularidades de este proceso es que no se utiliza ningn
sistema de informacin para manejar los datos ni la comunicacin entre los
involucrados. Esto genera prdidas de tiempo innecesarias a la hora de
analizar los reportes y realizar la facturacin, as como tambin genera un
grave problema de control interno, ya que no se cuenta con informacin acerca
de los libros entregados en consignacin, inventarios, informacin acerca de
las ventas, devoluciones o nuevas publicaciones.
Actualmente el proceso se inicia cuando se genera el requerimiento de
impresin de un libro, el cual debe ser aprobado por el Fondo editorial de la UP.
Una vez aprobado, se comunica a la imprenta para que proceda con la
impresin de la publicacin. Luego se elabora un plan de distribucin para ver
4

cuntos de estos libros se entregan en consignacin a la librera Crisol y
cuntos libros se destinan al Fondo editorial de la UP.
La distribucin de los libros es realizada por el personal de la imprenta,
los cuales se encargan de entregar los libros en la oficina del fondo editorial de
la UP y tambin en la tienda de Crisol de la UP. Uno de los problemas que se
detect en este punto es que la gua de remisin que acompaa la entrega de
los libros para Crisol no siempre es la correcta. Esto se debe a que la gua de
remisin para Crisol es emitida por el rea de marketing de la UP, la cual no
siempre realiza y entrega la gua de remisin a tiempo a la imprenta. Al no
contar con la gua de remisin, la imprenta entrega una gua provisional de la
imprenta a Crisol y luego se realiza un cambio por la gua de remisin correcta.
Este es un problema a solucionar ya que genera desorden en el flujo de
documentacin y perjudica el control interno.
El proceso continua con la venta de los libros por parte de Crisol. A fin de
mes, un encargado de Crisol enva un reporte de ventas en formato MS Excel
por correo electrnico al rea de contabilidad de la UP para que se realice la
facturacin, y otro reporte con el mismo formato al fondo editorial de la UP para
que se puedan observar las ventas del mes. Los reportes contienen toda la
informacin acerca de las ventas, tiendas donde se vendieron los libros,
cantidades vendidas, precios, cdigos, entre otros. Debido a toda la
informacin que contienen, estos reportes son largos, difciles de examinar y
generan complejidad a los usuarios.
El proceso culmina con la facturacin, la cual se lleva a cabo de manera
manual. La factura se enva a Crisol para que la empresa haga el pago de las
ventas de cada mes.
Un problema que se genera debido a cmo est diseado el proceso
actual, es que el acceso a la informacin solo se logra a travs de los reportes
que se reciben a fin de mes, los cuales son insuficientes para poder llevar a
cabo un control interno efectivo de los libros en consignacin.
5
1.3.3 Diagramacin de Proceso
Figura 2. Diagrama de Proceso de consignacin de libros UP

Referencia: (Briol, 2010)
6
1.3.4 Diagrama de Causa-Efecto
Figura 3. Diagrama de Causa-Efecto

1.3.5 Anlisis del diagrama Causa-Efecto
Se han detectado cuatro principales causas que generan un dficit de
control interno sobre los libros entregados en consignacin a la librera Crisol.
La primera de estas causas es el flujo desorganizado de informacin. La
informacin que se obtiene en los reportes que enva Crisol a fin de mes, es
insuficiente para poder efectuar un control interno efectivo sobre los libros en
consignacin. Esto se debe a que no se cuenta con una base de datos que
almacene y gestione la informacin. Actualmente no se puede acceder a la
informacin exacta acerca de los inventarios de los libros en consignacin,
evolucin de las ventas, fechas de entrega de los libros, entre otros.
La segunda causa es el diseo de procesos actual, que no contribuye al
seguimiento y control interno de los libros entregados en consignacin. Esto se
debe a que al contar con procesos manuales, no se cuenta con ningn sistema
de la informacin que permita hacer un seguimiento efectivo de las operaciones
7

y permita la trazabilidad. Este aspecto limita la posibilidad de ejercer algn
mecanismo de control interno sobre las operaciones que suceden.
La tercera causa que genera problemas de control interno es el flujo de
documentacin. La gua de remisin es un documento que debe hacerse
correctamente y entregarse de manera oportuna a la hora de la entrega de los
libros en consignacin a Crisol. Este documento sirve para el control interno y
debe ser sellado al momento de la entrega para demostrar que se entreg la
mercadera en cantidad y forma. La manera como se lleva a cabo el flujo de
documentacin actual limita la posibilidad de mejorar el control interno.
La cuarta causa que limita el control interno es la forma y frecuencia con
que se realizan los inventarios. En el contrato de consignacin entre ambas
instituciones se acord realizar dos inventarios fsicos al ao, sin embargo se
realiz el primer inventario fsico de libros en consignacin cuando se inici la
alianza estratgica entre ambas instituciones en el 2010 y luego, se realiz el
segundo inventario fsico a finales del ao 2012. Actualmente, el fondo editorial
lleva un inventario de manera manual, al cual le restan las ventas cada fin de
mes para saber cuntos libros hay en consignacin. Este inventario no cuadra
con la informacin de inventarios que maneja Crisol.
1.3.6 Efectos
La falta de control interno llev a una situacin de alerta luego de que al
realizar un inventario en el 2012, se detectara que exista un faltante de un 18%
de libros del inventario total de libros en consignacin que manejaba Crisol.
Ante esta situacin los involucrados por parte de la Universidad del Pacfico
buscan mejorar el control interno a fin de evitar que se repita una situacin as
en el futuro.

2
SEGUNDA FASE: DEFINICIN DEL TO BE Y LA ARQUITECTURA

EMPRESARIAL
2.1
Anlisis del Problema

Se busca presentar propuestas de soluciones informticas que permitan
evaluar y decidir por un proyecto informtico que pueda dar solucin al proceso
de consignacin de libros con libreras Crisol. El proyecto informtico que se
adapta mejor al caso es la sustitucin o actualizacin de un sistema de
procesamiento de datos. se supone que una empresa desea sustituir un
sistema manual de procesamiento de datos por un sistema automatizado
utilizando computadoras (Baca Urbina, 2006).
Actualmente, la Universidad del Pacfico cuenta con el ERP - Spring net,
que funciona para diversas reas administrativas. Sin embargo, en este
sistema an no se desarrolla un mdulo para el inventario de libros entregados
en consignacin a Crisol. Para las empresas pequeas, el procesamiento
automatizado de la informacin an no tiene como objetivo la generacin de
conocimiento, sino el control de ciertas actividades. Para empresas ms
grandes, el uso de tecnologas de informacin, adems de control, tiene otros
objetivos como el ahorrar tiempo (Baca Urbina, 2006). En este caso, el
proceso que se quiere automatizar es principalmente para lograr un control
interno eficaz y ahorrar tiempo en el proceso de facturacin.
En el siguiente cuadro se ha resaltado los beneficios ms importantes
para el caso de la consignacin de libros con Crisol. Evidentemente, el control
interno, el ahorro de tiempo y las operaciones ms eficientes son beneficios
que interesaran de sobremanera al rea de contabilidad y al fondo editorial UP.
Tabla 1.Beneficios de implementar una solucin informtica

9

Beneficios Tangibles
Productividad incrementada
Costos operativos ms bajos
Fuerza de trabajo reducida
Gastos de computacin ms bajos
Costos ms bajos de proveedores
externos
Costos ms bajos de profesionales y
oficinistas
Tasa reducida de crecimiento en
gastos
Costos reducidos de instalaciones
Beneficios intangibles
Uso ms eficiente de activos
Control ms eficiente de recursos
Planeacin organizacional ms
eficiente
Incremento en la flexibilidad
organizacional
Informacin ms oportuna
Ms informacin
Incremento en el aprendizaje
organizacional
Cumplimiento de requerimientos
legales
Disposicin mejorada de los
empleados
Incremento en la satisfaccin del
trabajo
Toma de decisiones ms eficiente
Operaciones ms eficientes
Mayor satisfaccin del cliente
Mejor imagen corporativa
Fuente: (Laudon & Laudon, Sistemas de Informacin Gerencial: Administracin

de la empresa digital. Dcima Edicin, 2008, pg 566); subrayado nuestro.
2.2
Diagramacin del Proceso TO BE

Se debe redisear el proceso actual para que se facilite el seguimiento y
control de los libros entregados en consignacin. A su vez, el nuevo diseo
debe reducir el nmero de involucrados, debe contemplar la automatizacin de
los procesos de acceso a los reportes de venta y facturacin.
El rediseo de procesos incluye la implementacin de un sistema de
control interno para los libros entregados en consignacin a la librera Crisol,
que permita llevarlo a cabo en el corto plazo y que brinde los mejores
beneficios para la Universidad del Pacfico.
2.2.1 Objetivos:
El objetivo principal de este proyecto es la mejora en el control interno de
los libros entregados en consignacin a la Librera Crisol. Al implementar esta
10

solucin se busca eliminar las diferencias en el inventario de libros en
consignacin. Al contar con una base de datos actualizada en tiempo real, se
puede detectar las diferencias de manera sencilla. Tambin se puede
demostrar donde estn los errores y as lograr que se asuma la responsabilidad
al haber diferencias en el inventario. De esta manera se puede evitar tener
prdidas de dinero por los libros que faltan.
Al referirnos a control interno, lo que se busca es mejorar el acceso a la
informacin, la precisin de la informacin, la actualizacin constante de la
misma, tener una base de datos que muestre la evolucin de ventas de cada
libro y que sea fcil de usar y permita mejorar la eficiencia y se consiga reducir
las horas de trabajo utilizadas actualmente para monitorear el proceso y hacer
la facturacin.
Asimismo, se busca tener la informacin precisa que sirva de prueba en
caso se genere algn desbalance y pueda probarse que la responsabilidad es
ajena a la Universidad y que el responsable debe hacerse cargo de la prdida
de libros.
2.2.2 Descripcin del proceso deseado:
El proceso deseado para la gestin de los libros entregados en
consignacin a la librera Crisol es un proceso que se caracterizar por ser
automatizado y por contar con un sistema de gestin de la informacin que
permita a los distintos usuarios acceder a la informacin necesaria para tomar
decisiones y realizar sus labores de manera ms eficiente y sencilla.
Asimismo, el proceso deseado permitir que se lleve a cabo un control
interno efectivo de los libros entregados en consignacin, donde se podr
acceder a la informacin exacta de manera actualizada y segn los
requerimientos de cada usuario.
El proceso se mantiene como el actual durante las primeras actividades.
El primer cambio importante es que el rea de marketing ya no realizar la
11

emisin de las guas de remisin para Crisol, sino que ahora las har el fondo
editorial de la UP. A su vez, el fondo editorial se encargar de realizar la
entrega de la gua de remisin al personal de la imprenta cuando le dejen los
libros para el fondo editorial, de manera que entregue la gua de remisin
correcta junto con los libros en consignacin a la librera Crisol.
Luego, el proceso contina con la venta normal de los libros por parte de
la librera Crisol. El cambio ms importante en el proceso, es que ahora el
personal de la UP no debe esperar los reportes a fin de mes para ver las
ventas y realizar la facturacin, sino que podr acceder a la informacin desde
su sistema mediante un enlace al sistema de Crisol.
Asimismo, este enlace permitir que los usuarios de la UP accedan a la
informacin en distintos mdulos que faciliten sus labores y les permitan, por
ejemplo, emitir la facturacin de manera automatizada.
Estos cambios en el proceso contribuirn a mejorar el control interno
efectuado sobre los libros en consignacin.
12
2.2.3 Diagramacin de Proceso
Figura 4. Diagrama de Proceso de consignacin de libros UP

Referencia: (Briol, 2010)
13

2.3
Alternativas de Solucin
De acuerdo a los requerimientos de los usuarios y de lo que est al
alcance de las necesidades, se plantean tres opciones de la cual una debe
elegirse para ser el proyecto a implementar.
2.3.1 Enlace del ERP Springnet con el sistema de Crisol mediante un web service 3:
La Universidad del Pacfico utiliza actualmente el ERP Springnet para el
manejo de informacin y sus operaciones. La Universidad cuenta con el
software y con las licencias necesarias para utilizarlo. As mismo, otro beneficio
de optar por esta solucin, es que el personal de informtica de la UP ya
cuenta con el conocimiento de cmo realizar el enlace de este sistema con el
sistema de Crisol, va el desarrollo de un web service o servicio web, donde se
envi la informacin en tiempo real. El ERP Springnet cuenta con un mdulo de
logstica que se le puede asignar al manejo interno de inventarios de los libros
del fondo editorial UP.
Para poder enlazar ambos sistemas, se tendr que desarrollar un
servicio web, que permita el almacenamiento y flujo de la informacin.
Las herramientas que se utilizarn para el desarrollo de la solucin son
el Power Builder 12 y un servidor de Base de datos SQL Server 2008.
Las personas involucradas en el equipo de trabajo para el desarrollo del
sistema y para programar la informacin son:
Analista de Logstica
Analista Sistemas
3
Conjunto de normas universales que utilizan la tecnologa de Internet
para integrar diferentes aplicaciones de diversos orgenes sin necesidad de
cdigo personalizado que requiera mucho tiempo. Se utiliza para enlazar
sistemas de diferentes organizaciones o sistemas dismiles de una misma
organizacin (Laudon & Laudon, 2008).
14

Analista Programador
Asistente de Contabilidad
2.3.1.1 Principales fases y grupos de procesos para la implementacin del proyecto
segn la gua de PMBOK (Project Management Institute, 2013):
1. Inicio: Elaborar el acta de constitucin e identificar a los involucrados.
Tiempo: 1 semana
2. Planeamiento: Hacer el plan de proyecto, definir el alcance y los
requerimientos, hacer el cronograma, ver los riesgos.
Tiempo: 2 semanas
3. Ejecucin: Desarrollo del Web Service que enlace el sistema de la UP
con el de Crisol. Migracin de los datos al sistema.
Tiempo: 5 semanas
4. Monitoreo y Control: Verificar la operatividad, lanzamiento de prueba y

capacitacin de usuarios.
Tiempo: 1 semana
5. Cierre: Salida en vivo del proyecto, evaluacin y correccin de posibles

problemas, cierre del proyecto.
Tiempo: 1 semana
Tiempo total de implementacin: 10 semanas

Referencia: (Flores Abanto, 2013)
2.3.1.2 Diagrama de Gantt:
Tabla 2.
Tiempos y Actividades Implementacin del Springnet
Semanas
Duraci
1 1
Cronograma Spring net
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1
Inicio
1
Acta de constitucin
Planeamiento
Plan de proyecto
2
Ejecucin
Programacin
3
Desarrollo del web
service
Migracin de datos
2
Monitoreo y Control
Verificar Operatividad
1
Capacitacin
Cierre
Evaluacin y
correcciones
1
1
2
1
3
1
4
1
5
15
1
6

TOTAL
10
Referencia: (Laudon & Laudon, Sistemas de Informacin Gerencial: Administracin de
la empresa digital. Dcima Edicin, 2008)
2.3.1.3 Anlisis de costos:

SPINGNET
Tabla 3.
Concepto
Monto (S/.) Cantidad (#) Total (S/.)
TI
Anlisis
Hardware (equipos)
Software
Analista de Sistemas
1750.00
1750.00
Analista Programador
3000.00
3000.00
Analista Logstico
350.00
350.00
Asistente de Contabilidad
250.00
250.00
Personal
TOTAL
de
Costos
S/. 5350.00
Implementacin del Springnet

16

Al implementar el Springnet, los costos no son muy elevados debido a
que no se necesita adquirir ningn hardware debido a que la Universidad del
Pacfico ya cuenta con lo necesario para su implementacin. Asimismo, el
software que se debe adquirir es solamente la licencia para el web service, ya
que la UP ya cuenta con las licencias para el uso del ERP Springnet. Cabe
sealar que el gasto en software no es una inversin inicial, es decir, el cobro
por la licencia de uso se genera a partir de la implementacin del proyecto.
Otro beneficio es que al contar con personal del rea de sistemas (GIIT)
capacitado en el uso y programacin del sistema, se reduce el costo de
contratar a alguien externo.
2.3.2 Adquirir el ERP Microsoft Dynamics y enlazar el sistema de Crisol con el ERP
mediante un web service:
Esta solucin es similar a la planteada anteriormente, solamente que se
basara en utilizar el ERP Microsoft Dynamics en vez del Springnet. Esta
propuesta surge a raz de que existe la posibilidad de que la Universidad del
Pacfico migre a usar este ERP en el futuro. Una de las principales diferencias
de esta solucin, es que no podr ser implementada a corto plazo, debido a
que para migrar a este ERP se deben adquirir las licencias y llevar a cabo toda
la implementacin del sistema y la migracin de datos. Los costos de
adquisicin del ERP no han sido considerados como parte del proyecto. Sin
embargo, los costos de programacin del ERP y el diseo de los mdulos que
se utilizarn si han sido considerados, as como tambin los tiempos de su
implementacin.
Para poder enlazar ambos sistemas, al igual que en la solucin
planteada anteriormente, se tendr que desarrollar un servicio web, que
permita el almacenamiento y flujo de la informacin.
Las herramientas que se utilizarn para el desarrollo de la solucin son
las mismas que se mencionaron en el caso anterior.
17

Tiempo: 1 semana
requerimientos, hacer el cronograma, ver los riesgos, ver las
adquisiciones.
Tiempo: 3 semanas
3. Ejecucin: Diseo de mdulos, desarrollo del Web Service que enlace el

sistema de la UP con el de Crisol, migracin de los datos al sistema,
programacin de los mdulos.
Tiempo: 8 semanas

Tiempo: 6 semana

Tiempo: 1 semana

Referencia: (Castro, 2013) (Flores Abanto, 2013)

Tabla 4.
Tiempos y Actividades Implementacin del Microsoft Dynamics
Semanas
Cronograma Microsoft Duraci
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Dynamics
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Inicio
1
Acta de constitucin
Planeamiento
3
Plan de proyecto
Ejecucin
3
Diseo
Desarrollo del web
3
service
2
Migracin de datos
Monitoreo y Control
3
Lanzamiento de
prueba
3
Capacitacin
Cierre
Evaluacin y
1
correcciones
18

TOTAL
19

Adquirir e implementar el Microsoft Dynamics como ERP de la
Universidad del Pacfico supone costos elevados, que superan los US$200
000.00. Estos costos son los de adquisicin del ERP y su implementacin, que
la UP deber asumir en caso de migrar a este software en el futuro. Estos
costos no son directos al proyecto que planteamos, y no pueden ser
considerados como tales. Sin embargo, los mdulos necesarios para el control
interno de los libros en consignacin debern ser parte de los requerimientos a
la hora de realizar la implementacin del ERP. Los costos asociados a la
creacin e implementacin de estos mdulos no pueden ser calculados ya que
vienen de la mano con la adquisicin e implementacin del ERP.
Los principales costos de implementar esta solucin son:
Migracin de los datos
Contratar a un programador que pueda crear el web service y enlazarlo con
el sistema de Crisol y el Microsoft Dynamics.
Contratar a un analista de logstica para que cargue lo datos en el maestro
del ERP.
Adquisicin de la licencia para desarrollar el web service.
Un costo que tambin debe considerarse, es el tiempo en el cul no se
podra llevar a cabo esta solucin mientras se espera a que se implemente el
ERP Dynamics. Este tiempo supone un riesgo de que el desbalance en el
inventario sea mayor y que no tengan una herramienta para efectuar un mayor
control interno.
2.3.3 Adquisicin del software de gestin Sico Comercial
Esta solucin es la de adquirir un software de gestin logstica que
permita integrar los procesos y acceder la informacin en tiempo real. Este
19

software sirve para el control de inventarios y cuenta con distintos mdulos ya
establecidos que permiten mejorar la eficiencia en los procesos. Su
implementacin es rpida y sencilla.
Este sistema funcionara en paralelo al ERP de la universidad y solo
ser usado por los usuarios que tengan acceso al sistema. El sistema
automatizar los procesos mediante el uso de un servidor donde se actualice la
informacin por internet.
Los mdulos con los que cuenta el software son los de almacn, ventas,
compras, tesorera, planillas y contabilidad.
Tabla 5.
Requisitos tcnicos del sistema Sico Comercial:
Caractersticas
Lenguaje
Programacin
Base de Datos
Descripcin
de Visual Studio 2005, Visual FoxPro 9.0
Puede trabajar en:

SQL Server 2000 o superior
POSTGRESQL 8.3 o superior
Hardware
Servidor de Datos
Intel Core TM2 Do E4400, 2.0 GHz, o Superior
con 2 GB de Memoria RAM
Estacin de trabajo
PENTUIM IV o superior, 2.0 GHz, con 1 GB de
Memoria RAM
Software
Servidor de Datos:
Sistema Operativo Windows 2003 o superior
Linux CENTOS 5.3 o superior
Linux SUSE 11 o superior
Estacin de Trabajo:
Windows 7, Windows 2000, XP, Vista o superior
Referencia: (Castaeda Marroqun, 2013)
Fuente: Cotizacin enviada por SOINFO S.A.
20

Tiempo: 1 semana
requerimientos, hacer el cronograma, ver los riesgos, ver las
adquisiciones.
Tiempo: 1 semana
3. Ejecucin: Migracin de los datos al sistema
Tiempo: 2 semanas

Tiempo: 1 semana

Tiempo: 1 semana


Tabla 6.
Tiempos y Actividades Implementacin del Sico Comercial
Semanas
Cronograma Sico Comercial Duracin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Inicio
Acta de constitucin
1
Planeamiento
Plan de proyecto
1
Adquisicin de licencia
1
Ejecucin
Migracin de datos
2
Monitoreo y Control
1
Lanzamiento de prueba
Capacitacin
Cierre
Evaluacin y correcciones
1
TOTAL
7
21


Tabla 7.
Anlisis de Costos Implementacin del Sico Comercial
SICO COMERCIAL
Concepto
Monto (S/.) Cantidad (#) Total (S/.)
TI
Hardware (equipos)
Software
11 950.00
01
11 950.00
Ingreso de datos al sistema
1200.00
1200.00
Datos
Contingencia
Eventualidad (15%)
TOTAL
1972.50
15 122.50

Al adquirir e implementar el Sico Comercial, los costos son

principalmente el de la adquisicin del software y sus licencias. La capacitacin
de los usuarios para saber utilizar el sistema es corta ya que es un sistema de
fcil uso.
Los principales costos de implementar esta solucin son:
Adquisicin del software Sico Comercial y sus licencias
Migracin de los datos
2.4
Criterios de Evaluacin para la seleccin de la solucin a implementar

Los principales criterios para la seleccin de la solucin a implementar
han sido obtenidos de acuerdo a las expectativas que nos present el sponsor
del proyecto. Los porcentajes que les hemos asignado a cada criterio tambin
fueron obtenidos mediante la comunicacin con el sponsor del proyecto y sus
requerimientos. (Tizn, 2013)
Tabla 8.
Criterios para la seleccin de la solucin a implementar

22

Criterio
Monto de Inversin
Control interno
Ahorro de tiempo
Tiempo de implementacin
Tiempo de adaptabilidad al sistema
Referencia: (Tizn, 2013)
Porcentaje (%)
15
55
10
10
10
2.5
Mtodo de seleccin de la solucin a implementar

El mtodo utilizado para elegir la solucin a implementar es el mtodo de
ponderacin de resultados. En este mtodo se busca elegir la mejor opcin
asignndole un puntaje a cada factor y multiplicndolo por el peso que se le
asigna a cada criterio. Los puntajes van de 0 a 5, de acuerdo al nivel de
cumplimiento de los criterios que se requieren para el proyecto. Los puntajes
son los siguientes: 0 nulo, 1 malo, 2 deficiente, 3 regular, 4 bueno y 5
excepcional.
Tabla 9.
Tabla de ponderaciones para la seleccin de la solucin a
implementar
Criterio
Monto de
inversin
Control interno
Ahorro de
tiempo
Tiempo de
implementaci
Peso
Springnet
Dynamics
Sico
Calif.
Pond.
Calif.
Pond.
Calif.
Pond.
0.15
0.75
0.3
0.45
0.55
2.75
2.75
2.75
0.1
0.4
0.4
0.4
0.1
0.5
0.3
0.5
0.1
0.5
0.5
0.5
n
Tiempo de
adaptabilidad al
sistema
Total
4.9
4.25
4.6
23
24

3
3.1
TERCERA FASE: ELABORACIN DEL PLAN DE ACCIN
Perfil del Proyecto a Implementar

Implementacin del enlace del ERP Springnet con el sistema de Crisol
mediante un web service.
Se usar como metodologa de desarrollo del
proyecto el Project Management Body of Knowledge (PMBOK GUIDE).

PMBOK
proporciona
directrices
para
la
gestin
de
proyectos
individuales y define los conceptos de gestin relacionados. Tambin describe

el ciclo de gestin del proyecto y sus procesos relacionados, as como el ciclo
de vida del proyecto.
PMBOK contiene un estndar reconocido a nivel mundial como gua
para la profesin de gestin de proyectos. Un estndar es un documento
formal que describe las normas establecidas, mtodos, procesos y prcticas.
La gua de PMBOK identifica ese subconjunto de la direccin de
proyectos de conocimiento, procesos, habilidades, herramientas y tcnicas que
generalmente
se
reconoce
como
una
buena
prctica.
Generalmente
reconocido significa que el conocimiento y las prcticas descritas son

aplicables a la mayora de los proyectos, la mayor parte del tiempo y que existe
un consenso sobre su valor y utilidad. Buena prctica significa que hay acuerdo
general en que la aplicacin de los conocimientos, habilidades, herramientas y
tcnicas puede aumentar las posibilidades de xito para muchos proyectos
(Project Management Institute, 2013).
3.2
Principales procesos para la implementacin de un proyecto:

Segn la gua de PMBOK (Project Management Institute, 2013) existen
cinco grupos de procesos para la implementacin de un proyecto:
1.
2.
3.
4.
5.
Inicio
Planeamiento
Ejecucin
Monitoreo y Control
Cierre
25
Segn la gua presentada, se desarrollar una tabla para mostrar la

relacin de los grupos de procesos y las reas de gestin del proyecto de la
solucin propuesta.
Figura 5. Grupos de procesos y actividades del proyecto
Referencia: (Project Management Institute, 2013)

3.2.1 Inicio del proyecto:

Acta de constitucin:
La Universidad del Pacfico debe realizar un documento formal que
declare la constitucin del proyecto. En este documento se justifica el proyecto
y se aprueba la autoridad para utilizar los recursos de la organizacin en el
proyecto. Adems, se definen los objetivos y los criterios de xito. As tambin
se definen los interesados, sponsors y se asigna al responsable del proyecto.
En resumen, se explica los costos, el cronograma, los requerimientos y el
presupuesto asignado. Finalmente se nombra a la persona que autoriza el acta
de constitucin. En este caso, la persona que autoriza el proyecto sera el
26

director de la UP.
Identificar Interesados:
El proyecto propuesto debe identificar a los principales interesados para
conocer sus requerimientos y lo que esperan lograr con la implementacin del
proyecto. En este caso, la jefa de contabilidad es la principal interesada ya que
espera lograr un control interno eficaz sobre los libros entregados en
consignacin a Crisol. Por otro lado, el fondo editorial UP le interesa conocer el
inventario actual de libros para analizar el flujo de salida. La gerencia de la UP
y Crisol son interesados en que se implemente el proyecto para evitar futuros
malentendidos.
Figura 6. Ciclo de vida del proyecto relacin entre interesados y el proyecto

3.2.2 Planeamiento:
Plan del proyecto
El plan consiste en organizar todas las variables que participan en la
27

realizacin del proyecto. El propsito es coordinar y tener un documento que
permita establecer el plan de gestin en cuanto a ejecucin, control y cierre. El
plan del proyecto es un conjunto de sub-planes para llegar al objetivo
propuesto.
En este caso, se tiene que elaborar un plan de acuerdo a las siguientes
actividades:
-
Disear y definir el proceso de la entrega de libros en consignacin

Requerimientos y programacin
Desarrollo del web service
Inventario fsico
Migracin de datos
Verificacin de Operatividad
Lanzamiento de prueba
Capacitacin
Evaluacin
En cuanto a la etapa de disear y definir el proceso de consignacin de
libros, se ha planteado una propuesta de proceso ideal en la Fase To Be.

Segn el proceso ideal, es indispensable contar con un interfaz para compartir
informacin sobre el inventario de libros y tener un control ms eficaz sobre la
consignacin.
En el plan del proyecto lo primero es establecer los requerimientos de
los usuarios del sistema. De esa manera, se inicia la etapa de programacin y
habilitacin del mdulo de inventarios en el sistema Springnet. Es fundamental
conocer que es lo que espera el rea de contabilidad y el fondo editorial del
sistema. En este caso, ambos usuarios solicitan tener un control interno eficaz,
conocer al detalle el inventario de los libros entregados en consignacin y
agilizar el proceso de facturacin. Este aspecto se evaluar con ms detalle en
la gestin del alcance del proyecto.
Posteriormente, se inicia el proceso de desarrollo de la web service en
conjunto con un miembro de IT de Crisol. Esta interfaz permite el intercambio
eficaz de informacin entre dos sistemas mediante un enlace online. Es decir,
ambos sistemas cargan informacin en un lenguaje bsico para que pueda ser
28

adaptado por sistemas de diferente origen. El inventario fsico es un proceso
crtico del proyecto ya que a partir de ello se obtienen los datos vlidos para
ingresarlos al sistema. Este inventario fsico pertenece a lo establecido dentro
del contrato entre la Universidad del Pacfico y la cadena de libreras Crisol.
Cabe sealar que este inventario fsico debe darse con presencia de personal
de ambas instituciones.
La funcionalidad del mdulo de inventarios y el interfaz con el sistema de
Crisol debe ser verificada por el analista de sistemas y el analista programador.
Finalmente, se debe realizar un lanzamiento de prueba en el que los usuarios e
involucrados puedan participar y ser capacitados en la utilizacin del sistema.
El proceso de implementacin del proyecto finaliza con la evaluacin y
correcciones pertinentes.
Figura 7. Organigrama del equipo del proyecto
Gestin del Alcance

En la gestin del alcance se define y controla aquello que est
involucrado en el desarrollo del proyecto. Es fundamental recoger los
requerimientos y definir qu reas participan en el desarrollo del proyecto. El
alcance del proyecto se define en base a las necesidades de los interesados.
En este caso, primero se identificar los requerimientos de los
interesados.
29
Figura 8. Requerimientos de los usuarios

rea interesada
Tesorera
Requerimientos
Tener el monto en trminos de dinero para ingresar a la
Jefa de
cuenta de la Universidad del Pacfico

Tener los montos actualizados para poder hacer el
Contabilidad
Fondo editorial UP
registro contable de los libros

Tener conocimiento del inventario exacto de cada libro
Gerencia UP
entregado en consignacin
Mantenerse informado del correcto desempeo del
Crisol
proceso de libros en consignacin

Que el proceso de facturacin sea vlido
Es importante que los miembros del desarrollo del proyecto comprendan

estos requerimientos y puedan implementar la solucin a las necesidades
mencionadas.
Los requerimientos son la base para poder habilitar el mdulo de
inventarios. El analista programador y el analista de sistemas deben habilitar
este mdulo de inventarios con los campos necesarios para cada rea.
Evidentemente, cada rea requiere que se le presente la informacin
pertinente. Por ejemplo, al rea de contabilidad le va a interesar el costo del
libro, su precio de venta y datos generales para realizar la factura. El proyecto
debe alcanzar cumplir presentar la informacin que las reas requieren y
permitir un control interno eficaz que evite futuros problemas entre la relacin
de la Universidad del Pacfico y Crisol.
Gestin del Tiempo
En la gestin del tiempo se grafica el orden cronolgico de las
actividades y procesos para realizar el proyecto. Es un programa que permite
estimar en trminos de tiempo la duracin de las actividades y del proyecto en
s.
Figura 9. Actividades del proyecto
30
Referencia: Diagrama de Gantt elaborado usando el programa Smartsheet (Tucker,

2013)
En este caso el acta de constitucin y el plan de proyecto son los

procesos iniciales para la ejecucin del proyecto. Dentro de la ejecucin, se
encuentra como etapa inicial la programacin del mdulo en el Springnet.
Paralelamente, se inicia con el desarrollo del web service y se coordina con un
personal de Crisol para la presentacin de la informacin online. La migracin
de datos consiste en introducir los datos pertinentes al sistema Springnet. Es
importante que la migracin se realice con precisin ya que estos datos son los
que van a validar todas las operaciones. Por ello, se le otorga un tiempo de 2
semanas. La verificacin de la operatividad del mdulo y la capacitacin a los
usuarios se dan de manera simultnea.
Finalmente, durante el cierre del
proyecto se efecta la evaluacin del mismo y se realizan las correcciones

pertinentes.
Gestin de Costos
El proyecto Implementacin del enlace entre el ERP Springnet con el
sistema de la librera Crisol mediante un Web Service ha logrado demostrar
los beneficios no tangibles, siendo estos muy importantes para los
involucrados, inclusive mucho ms que lo tangibles, pero es importante
tambin demostrar la factibilidad del proyectos de un modo cuantificable.
31

Para esto primero definiremos los costos, siendo estos los siguientes:
Software:
Web Service:
S/. 1080.00 anual
El costo del web service se asigna de acuerdo a lo informado por
uno de los proveedores de este servicio, siendo el proveedor escogido
Web Service Per, que bsicamente solo se encarga de proveer el
dominio y el almacenamiento, ya que el desarrollo en s lo realizar el
personal de la Universidad del Pacfico (GIIT). Este costo comprende los
12 pagos anuales de S/. 90.00 soles, teniendo una afiliacin Bronce.
Personal
Analista de Sistemas:
S/. 1750.00
El analista de sistemas estar presente en el proyecto desde la
Fase 1, hasta la Fase 4, con un total de tiempo de 8 semanas, en estas
8 semanas dedicar 4 horas diarias al proyecto, lo cual significa un total
de 160 horas dedicadas al proyecto, que en cuestiones de dinero
significa un total de S/. 1750.00.
Analista Programador:
S/. 3000.00
El analista Programador estar presente en el proyecto desde la
Fase 1, hasta la Fase 4, que en tiempo ser 8 semanas, en estas 8
semanas dedicar 4 horas diarias al proyecto, lo cual significa un total de
160 horas dedicadas, que en cuestiones de dinero significa un total de
S/. 3000.00.
Analista de Logstica:
S/. 350.00
El analista de Logstica estar presente en el proyecto solo en la
Fase 1, que en tiempo ser 4 semanas, en estas 4 semanas dedicar 4
horas a la semana al proyecto, lo cual significa un total de 16 horas
dedicadas, que en cuestiones de dinero significa un total de S/. 350.00.
Asistente de Contabilidad:
S/. 350.00
El asistente de Contabilidad estar presente en el proyecto solo
en la Fase 1, que en tiempo ser 4 semanas, en estas 4 semanas
dedicar 4 horas a la semana al proyecto, lo cual significa un total de 16
horas dedicadas, que en cuestiones de dinero significa un total de S/.
250.00.
Mantenimiento:
32

Mantenimiento y soporte:
S/. 80.00 anual
El costo de mantenimiento y soporte comprende la actualizacin
del Web Service y las mejoras que se le pueden aplicar .
Luego de haber determinado y sustentado los costos, se determinar los

beneficios cuantitativos del proyecto:
Beneficios:
Menores costos de personal:
S/. 3500.00 anuales.
Para el mejor entendimiento de la cifra se presenta a continuacin

un cuadro que informa de la forma de clculo de esta.
Tabla 10.
Beneficios de implementar el proyecto

Asistente
contabilidad
2500 soles
8
diarias
160
horas
Puesto
Sueldo mensual
Horas de trabajo
Horas laboradas al mes
Horas dedicadas a facturacin y registro
de libros al mes
16
% de tiempo asignado
10
Representa un gasto de
250
de
horas
%
soles/mes
Referencia: (Tizn, 2013)

Como se puede apreciar el beneficio mensual obtenido es de S/. 250.00,

y estos al multiplicarlos por los 14 sueldos que recibe se obtiene el beneficio
anual de S/. 3500.00.
La cifra de la reduccin de costos que se obtendra no se puede calcular,
debido a que por temas de confidencialidad de informacin la Universidad del
Pacfico no nos pudo proporcionar la informacin. Solo se nos inform del
porcentaje de prdida en el inventario, siendo este un 18%.
Ya habiendo definido los costos y los beneficios se mostrar el flujo de
33

caja proyectado a 3 aos, se proyecta a 3 aos porque es el tiempo en el cual
se piensa que an se seguir manteniendo al Spring Net como el ERP de la
Universidad del Pacfico.
Tabla 11.
Flujo de Caja proyectado a 3 aos

Detalle
Costos y Beneficios estimados

Ao 0
Ao 1
Ao 2
Ao 3
S/.
1,080.00
S/.
1,080.00
S/.1,080.0
0
S/.
1,080.00
S/.
1,080.00
S/.1,080.0
0
S/. 80.00
S/. 80.00
S/. 80.00
S/.
1,160.00
S/.
1,160.00
S/.1,160.0
0
S/.
3,500.00
S/.
3,500.00
S/.3,500.0
0
S/.
3,500.00
S/.
3,500.00
S/.3,500.0
0
Software
Servidores web (apache)
Personal
Analista de Sistemas
Analista programador
Analista Logstica
Asistente Contabilidad
Subtotal
S/.
1,750.00
S/.
3,000.00
S/. 350.00
S/. 250.00
S/.
5,350.00
Mantenimiento y soporte
Mantenimiento y soporte
Subtotal
S/.
5,350.00
Total por ao
Costos
Totales
Beneficios
S/.
8,830.00
Menores costos de
personal
Menores costos de
inventario
Sub total
S/. 0.00
34
Flujo de efectivo neto
-S/.
5,350.00
Beneficios totales
S/.
10,500.00
S/.
2,340.00
S/.
2,340.00
S/.2,340.0
0

Como se puede apreciar en el flujo de caja proyectado, tenemos como

beneficios totales la cifra de S/. 10500.00 y asimismo los costos totales por S/.
8830.00, con esto se tendra una tasa contable de rendimiento de S/. 556.67
medida en tres aos, la tasa contable de rendimiento sirve para tener una idea
de los ingresos medios obtenidos.
Finalmente obtenemos los siguientes resultados:
Tabla 12.
Flujo de Caja proyectado a 3 aos
Ao
Flujo de efectivo neto (Sin incluir inversin inicial)
Flujo de efectivo neto (Incluyendo inversin inicial)
0
S/. -5,350.00
1
S/. 2,340.00
S/. 2,340.00
2
S/. 2,340.00
S/. 2,340.00

Con estos resultados obtenidos podemos medir la viabilidad del

proyecto, para esto se puede calcular la tasa interna de retorno, que expresar
si el proyecto es rentable, el resultado obtenido luego del clculo es de 14,9%,
lo cual significa que se tiene un valor apropiado de la inversin, este valor
podra ser mucho mejor si es que se hubiese considerado el monto de menores
costos de inventario.
35
3
S/. 2,340.00
S/. 2,340.00

Tambin se puede calcular el valor presente neto (VPN), el cual nos da
la informacin en costos del proyecto llevadas a la actualidad, el proyecto solo
se debe aceptar si este es positivo, el resultado obtenido del clculo del VPN
es de S/. 1022.00, lo cual confirma la factibilidad del proyecto. (Tong, 2006)
El periodo de recupero obtenido es de 2 aos y 3.43 meses, lo cual
significa que en ese tiempo se recuperar el total de la inversin en el proyecto.
Con toda la informacin antes mencionada, se puede comprobar la
viabilidad del proyecto, teniendo en cuenta que no se ingres todos los
beneficios debido a lo anteriormente explicado.
Gestin de Recursos Humanos

La gestin de recursos humanos identifica a las personas involucradas
en el desarrollo del proyecto. Para el proyecto propuesto, todo el personal
involucrado son colaboradores de la UP. A continuacin se detalla la
participacin de cada colaborador:
Tabla 13.
Participacin de cada colaborador
Puesto
rea
Tiempo dedicado al
proyecto
GIIT
Sueldo
mensual
aprox.
S/. 3,500.00
Analista de
sistemas
Analista
programador
Analista de logstica
GIIT
S/. 6,000.00
8 semanas
rea de logstica
S/. 3,500.00
4 horas
semanales/mes
4 horas
semanales/mes
Asistente de
rea de contabilidad
contabilidad
S/. 2,500.00
8 semanas
Por otro lado, tambin se define los roles de cada miembro en la

ejecucin del proyecto. De esa manera cada miembro sabe con exactitud que
funciones debe cumplir dentro del proyecto para evitar duplicidad de labor.
36

Tabla 14.
Definicin de puestos y roles
Puesto
Rol
Analista de sistemas
Desarrollar el web service y garantizar el interfaz

Capacitar a los usuarios
Programar la habilitacin de los mdulos necesarios en el
Springnet
Capacitar a los usuarios
Dar soporte sobre el manejo de inventario de productos
Analista programador
Analista de logstica
Asistente de
Dar soporte sobre el manejo de facturacin
contabilidad
Gestin de la Calidad
La calidad de un proyecto se define en base al cumplimiento de las
necesidades del proyecto. Involucra la manera de cmo se deben dar los
procesos para que se cumplan los estndares de calidad establecidos.
En trminos de procesos, el indicador principal es el nmero de reas
involucradas dentro la Universidad del Pacfico en la consignacin de libros. El
rediseo del proceso propuesto establece que la gua de remisin para Crisol
sea emitida por el Fondo editorial. Por ello, queda fuera del proceso el rea de
Marketing y Comunicaciones. En cuanto al tiempo de facturacin, el sistema
va a permitir que se realice automticamente. El ahorro de tiempo se va a
cumplir en la medida que el sistema opere de manera eficaz. Por ltimo, todo
ahorro de tiempo representa un ahorra en trminos monetarios. La asistente de
contabilidad dedica 4 horas semanales al ingreso de facturas. Lo referente al
aspecto econmico se detalla en la gestin de costos.
Tabla 15.
Indicadores del proyecto

Actua
l
Impact
o
Indicador
Meta
reas
involucradas
3
2
-33%
Tiempo en
facturacin
10% 0.01% -99.90%
Costo en
asistente
contable
10% 0.01% -99.90%
Mtodo de clculo
Numero de reas que intervienen en el
proceso de consignacin
Horas usadas en facturacin/ Horas
mensuales de trabajo
Costo por hora/ Costo horas totales
37
El control interno es otro factor de calidad del proyecto fundamental. Sin

embargo, no se puede expresar de una manera cuantitativa. El proyecto va a
cumplir las expectativas siempre y cuando garantice un control interno eficaz.
Gestin de la Comunicacin
La Estrategia de comunicacin es esencial para el xito del proyecto. El
primer paso es crear un sentido de urgencia al explicar las necesidades de
porque implementar el proyecto y cules sern los beneficios que los usuarios
obtendrn. En segundo lugar, se deben de crear equipos gua que permitan a
los usuarios probar los sistemas y liderar el cambio. El tercer paso es crear una
visin y estrategia que fomente el cambio. Se necesita transmitir la necesidad
de la automatizacin de los procesos y de contar con un sistema confiable para
el manejo de la informacin de los libros en consignacin. El cuarto paso es
habilitar a los usuarios para que puedan acceder al nuevo sistema y
capacitarlos en su uso. El quinto paso es cuantificar los xitos que se logren en
el corto plazo para as demostrar los beneficios de la solucin. El ltimo paso
es consolidar los logros y buscar la mejora continua.
Gestin de Riesgos
Los riesgos en un proyecto pueden ser perjudiciales para este, como
tambin sirven para poder implementar un plan de accin para enfrentarlos, y
con esto reducir su impacto para que no afecten de forma negativa al proyecto.
Para el desarrollo del proyecto en primer lugar definiremos los riesgos
encontrados:
Para la identificacin de los riesgos se realiz un anlisis de cules son
los ms importantes y crticos para el desarrollo del proyecto, siendo riesgos
que son naturales del proyecto o riesgos externos por causa de factores neto
de las organizaciones involucradas. Los riesgos, su descripcin, tipo y plan de
accin, estn especificados en la siguiente tabla:
Tabla 16.
Descripcin de Riesgos
38

Riesg
Descripcin
Tipo
o
1
2
3
4
Poco inters de la Universidad en el proyecto.

Crisol no accede a compartir la informacin de sistema
de inventarios con la UP
Los empleados de la Universidad no se adapten al
sistema
Falla en el proceso de implementacin del sistema
elegido
De
la
organizacin
De
la
organizacin
Del proyecto.
Del proyecto
Se le asignaron a cada riesgo una probabilidad de ocurrencia, de

acuerdo a lo que consideramos conveniente, estas probabilidades fueron
asumidas sin considerar alguna actividad preventiva o de mitigacin de estos.
La siguiente tabla nos muestra los riesgos ya considerndoles su probabilidad.
Tabla 17.
Probabilidad de Riesgos
Riesgo
1
2
3
4
Probabilidad
0.2
0.3
0.3
0.2
Luego que se ha identificado los riesgos y se sabe cul es su

probabilidad de ocurrencia, se busca minimizar estos riesgos mediante
acciones preventivas, de manera que el costo, la calidad y el tiempo del
proyecto no se vean afectados. Por ello se elabor el siguiente cuadro donde
se propone acciones preventivas para los riesgos a fin de minimizar su
probabilidad e impacto.
Tabla 18.
Riesg
o
Respuesta al Riesgos
Prob
Respuesta
Prob.
0.2
0.3
Nueva
Exponer los beneficios del proyecto para la Universidad

y sus empleados.
Realizar reuniones con miembros de Crisol para explicar
0.1
0.2
39

los beneficios para ambas organizaciones de compartir
esta informacin y poder acceder en tiempo real al
3
0.3
0.2
inventario.
Capacitaciones en el uso del sistema.
Deteccin y correccin de fallas en el proceso de
implementacin
0.2
0.1
Todos los riesgos deben tener una persona responsable, que ser la
encargada de lograr que el plan de accin se cumpla y que tambin monitoree
y controle los riesgos de acuerdo a las necesidades y circunstancias. En el
siguiente cuadro se muestra a cada persona responsable por riesgo.
Tabla 19.
Responsables de los riesgos
Riesgo
1
2
3
4
Responsable
Sponsor del proyecto
Sponsor del proyecto
Jefe del proyecto
Jefe del proyecto
Finalmente se obtuvo la matriz final de xito, la cual es vital para el

cumplimiento de los objetivos y para el desarrollo del proyecto, se muestra a
continuacin.
Tabla 20.
Matriz de Riesgos
Riesgos
Nmero
1
Probabilida
Estrategia
d
0.1
Plan de Accin
Status
Mitigar
Exponer los beneficios del proyecto

para la Universidad y sus
empleados.
Abierto
Realizar reuniones con miembros de

Crisol para explicar los beneficios
para ambas organizaciones de
compartir esta informacin y poder
acceder en tiempo real al inventario.
Abierto
0.2
Mitigar
0.2
Mitigar
0.1
Evitar
Capacitaciones en el uso del

sistema.
Deteccin y correccin de fallas en
el proceso de implementacin
Abierto
Abierto
40
Gestin de Compras
La gestin de compras involucra todos los productos o servicios que
deben ser adquiridos que estn fuera o son externos al equipo del proyecto.
Las compras deben ser emitidas por una persona autorizada del proyecto.
El web service es el nico servicio externo para la implementacin del
interface entre el sistema de la UP y Crisol. El proveedor de esta web service
es Web Service Peru.
Gestin de Interesados
La gestin de interesados es el proceso de identificar a las personas que
se ven afectadas por el proyecto. Es importante medir sus expectativas y crear
un compromiso para que el proyecto salga adelante.
Los interesados pueden verse en la matriz que se seala a continuacin,
donde se muestra que trabajo puede realizar cada uno. Las letras significan:
R = Responsable, A = Aprobador, C = Consultado, I = Informado.
Tabla 21.
Matriz de RACI
Modulo /
Actividad
Crisol
Fondo
editorial
UP
A
I
A
Tesore Contabili Gerencia

ra
dad
UP
Ventas
R
Facturacin
C
A
Inventarios
R
Registro de
Libros
I
R
Historial de
Ventas
R
A
I
R
I
I
I
I
3.2.3 Ejecucin del Proyecto:

La ejecucin del proyecto comprende principalmente en el desarrollo del
interfaz. Dentro de este grupo de procesos, las diversas reas comprometidas
deben realizar, dirigir y gestionar el compromiso de los interesados para llevar a
41

cabo el proyecto.
Es importante que mientras se de la ejecucin se tome como gua el
plan del proyecto.
Como se menciono anteriormente, el analista de sistemas y el analista
programador debern coordinar para la operatividad del interfaz. Es de vital
importancia que durante la ejecucin exista comunicacin, integracin y
compromiso con el proyecto. En la habilitacin del mdulo de inventarios, el
programador debe conocer en detalle que informacin necesita cada rea y
poder presentarla ordenada y clara.
Cualquier cambio o eventualidad que se registre durante la ejecucin
debe ser reportado al encargado del proyecto. Durante la ejecucin es probable
que existan ciertos cambios que pueden afectar en trminos de tiempo y costo.
3.2.4 Monitoreo y Control:
En esta etapa se debe controlar, monitorear y validar el alcance del
proyecto. En resumen, se debe evaluar el progreso del proyecto. Adems se
debe considerar cualquier cambio sobre el plan inicial. Se recomiendan
acciones correctivas o preventivas sobre el avance del proyecto. Es importante
que los interesados verifiquen si se cumplieron los objetivos.
En este caso, la Jefa de Contabilidad debe monitorear el avance del
proyecto ya que su rea es la ms involucrada. Debe asegurarse que los
requerimientos de los interesados se cumplan.
3.2.5 Cierre:
La etapa final del proyecto. Es el acto de dar por concluido todas las
actividades y procesos involucrados en el desarrollo del proyecto. Es un
documento donde se registra la aceptacin o disconformidad de los sponsors
sobre el proyecto realizado. Se trata de una evaluacin final sobre el
desempeo y se archivan todos los documentos relacionados al proyecto.
42
43

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Al iniciar con este proyecto, nos tomo por sorpresa la falta de control que
se tiene sobre el proceso de consignacin de libros con Crisol. Un proceso que
por lo general aparenta ser sencillo y transparente, ha ocasionado problemas
en la alianza estratgica entre la Universidad del Pacfico y la cadena de
libreras Crisol. Consideramos que tras la implementacin de este proyecto se
puede tener un mayor control interno sobre los libros y las operaciones que se
llevan a cabo. Si bien es cierto que el porcentaje de inventarios en Crisol an
puede mostrar un desbalance con lo que figure en el sistema, se podra
detectar donde sucedi el problema y tener evidencia que corrobore esta falta,
para as lograr que el responsable asuma el valor del desbalance. Este
proyecto permite el uso de herramientas tecnolgicas para sustentar que los
procesos se dan de manera adecuada y que los movimientos de inventarios
registrados son del propio sistema de Crisol.
Se debe comprender y entender bien los procesos AS IS, para que luego
de esto se pueda tener una idea clara y concisa acerca de cules seran
las mejores soluciones de mejora. El objetivo es poder evaluarlas a
profundidad y llegar a la obtencin de la mejor solucin que beneficie
tanto a la Universidad del Pacfico y a Crisol.

Consideramos que el nivel de compromiso de las partes involucradas es
fundamental para lograr obtener la totalidad de beneficios planteados.

El PMBOK nos dio el enfoque y la metodologa necesaria de soporte al
proyecto. Es una gua fundamental para organizar y planear un
desarrollo de proyecto.
Un proyecto no solo debe ser medido por los beneficios cualitativos que
ofrece, este tambin debe ser sustentado a travs de beneficios
econmicos, que den mayor certeza y consistencia. De esa manera se
puede justificar la viabilidad del proyecto.

La implementacin del proyecto va a beneficiar a los involucrados en el
proceso ya que ofrece un control interno eficaz.
Esperamos que esta propuesta sea de utilidad y sirva como gua o
sugerencia para desarrollar un proyecto que pueda aclarar el proceso de

44

consignacin de libros con Crisol. Gracias.
45

BIBLIOGRAFA
Baca Urbina, G. (2006). Formulacin y evaluacin de proyectos

informticos. Mxico: McGraw-Hill Interamericana.
Briol, P. (2010). The business process modeling notation: BPMN 2.0.
Distilled. USA: Briol, Patrice.
Castaeda Marroqun, W. (4 de Noviembre de 2013). Cotizacin SICO software de gestin comercial. Lima, Per.
Flores Abanto, H. S. (4 de Noviembre de 2013). Entrevista con
especialista en el sistema Springnet del area de GIIT de la Universidad
del Pacfico. (J. Ramrez, D. Castaeda, & C. Watson, Entrevistadores)
Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2008). Sistemas de Informacin
Gerencial: Administracin de la empresa digital. Dcima Edicin. Mxico:
Pearson Educacin.
Project
Management
Institute.
(2013).
A guide
to
the
project
management body of knowledge (PMBOK guide) - Fifth edition. USA:

Project Management Institute.
Tizn, O. (Noviembre de 2013). Reunin semanal. (C. Watson, D.
Castaeda, & J. Ramrez, Entrevistadores)
Tong, J. (2006). Finanzas Empresariales: La decisin de inversin. Lima,
Lima, Per: Centro de Investigacin de la Universidad del Pacfico.
Tucker, A. (Noviembre de 2013). Smartsheet.com. Recuperado el
Noviembre
de
2013,
de
http://www.smartsheet.com/template-
gallery/project-management
Zeppilli, G. (2013). Reporte de Ventas Mercadera UP por Tienda Agosto 2013. Lima.
46

4
ANEXOS
Anexo 1: Fragmento del Reporte de Ventas de Crisol de Agosto 2013
Anexo 2: Total de ventas del mes de Agosto 2013
Anexo 3: Cotizacin SICO Software de Gestin Comercial

47
48
49

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IMPLEMENTACIN DEL

ENLACE ENTRE EL ERP

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

Agradecemos de manera especial a las siguientes personas:

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

PRIMERA FASE: EVALUACIN DE LA SITUACIN ACTUAL.................2

Diagrama de Macro Procesos................................................3

Descripcin del Proceso Actual:.............................................4

Anlisis del diagrama Causa-Efecto......................................7

SEGUNDA FASE: DEFINICIN DEL TO BE Y LA ARQUITECTURA

Descripcin del proceso deseado:........................................11

2.3 Alternativas de Solucin....................................................................14

Enlace del ERP Springnet con el sistema de Crisol mediante

Adquirir el ERP Microsoft Dynamics y enlazar el sistema de

Adquisicin del software de gestin Sico Comercial............19

2.4 Criterios de Evaluacin para la seleccin de la solucin a

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

TERCERA FASE: ELABORACIN DEL PLAN DE ACCIN...................24

Inicio del proyecto:................................................................25

Ejecucin del Proyecto:........................................................41

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

Beneficios de implementar una solucin informtica........................10

Tiempos y Actividades Implementacin del Springnet...................15

Anlisis de Costos Implementacin del Springnet........................16

Tiempos y Actividades Implementacin del Microsoft Dynamics...18

Requisitos tcnicos del sistema Sico Comercial:..............................19

Tiempos y Actividades Implementacin del Sico Comercial..........21

Anlisis de Costos Implementacin del Sico Comercial...............21

Criterios para la seleccin de la solucin a implementar..................22

Tabla de ponderaciones para la seleccin de la solucin a

Tabla 10. Beneficios de implementar el proyecto.............................................32

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

Figura 1. Diagrama de Macro Procesos...............................................................4

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

El presente proyecto se ha elaborado con la finalidad de solucionar los

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

La Universidad del Pacfico, mencionada posteriormente en este trabajo

correo electrnico el 16 de setiembre 2013. Referencia: (Zeppilli, 2013).

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

PRIMERA FASE: EVALUACIN DE LA SITUACIN ACTUAL

Identificacin del Problema

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

Definicin del Problema en Trminos de Procesos

1.3.1 Diagrama de Macro Procesos

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

Figura 1. Diagrama de Macro Procesos

Fuente: Elaboracin propia

involucrados, lo cual dificulta el control interno y el seguimiento de los libros

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

1.3.3 Diagramacin de Proceso

Figura 2. Diagrama de Proceso de consignacin de libros UP

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

1.3.4 Diagrama de Causa-Efecto

Figura 3. Diagrama de Causa-Efecto

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

SEGUNDA FASE: DEFINICIN DEL TO BE Y LA ARQUITECTURA

Anlisis del Problema

Tabla 1.Beneficios de implementar una solucin informtica

Proyecto Final de Ingeniera Empresarial 2013 II

Fuente: (Laudon & Laudon, Sistemas de Informacin Gerencial: Administracin

Diagramacin del Proceso TO BE