Está en la página 1de 48

Gua para la

Administracin
del Riesgo
Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica
Direccin de Control Interno y
Racionalizacin de Trmites

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA

ELIZABETH RODRGUEZ TAYLOR


Directora
JORGE LUS TRUJILLO ALFARO
Subdirector
MARA DEL PILAR ARANGO VIANA
Directora de Control Interno
y Racionalizacin de Trmites
JULIA GUTIRREZ DE PIERES JALILIE
Directora de Empleo Pblico
CLAUDIA PATRICIA HERNNDEZ LEN
Directora Oficina Jurdica
JOSE FERNANDO BERRO BERRO
Director De Desarrollo Organizacional
CELMIRA FRASSER ACEVEDO
Jefe Oficina Asesora de Planeacin
VICTORIA EUGENIA DAZ ACOSTA
Jefe Oficina de Sistemas

Bogot, D.C., Septiembre DE 2011


Cuarta Edicin

ACTUALIZACIN:
MYRIAN CUBILLOS BENAVIDES
CARIDAD JIMNEZ GIRALDO
NGELA MEJA JARAMILLO
JUAN FELIPE RUEDA GARCIA
ANDRS MNDEZ JIMNEZ
MARIANNE SALNAVE SANIN

Contenido
Tabla de contenido

Presentacin

Introduccin

Objetivos de la Administracin del Riesgo

Referente normativo

Conceptos bsicos:
Qu es el riesgo?
Clases de riesgos
Qu significa gestionar el riesgo?

10

Metodologa para administrar el Riesgo:


Cmo se gestiona el riesgo?
Qu es el contexto estratgico?
Cmo se identifica el riesgo?
Cmo se analiza el riesgo?
Cmo se valora el riesgo?

14

Polticas de Administracin del Riesgo

40

Comunicacin y Consulta

41

Monitoreo y Revisin

42

Contenido
Trminos y Definiciones

43

Bibliografa

46

Presentacin
El dinamismo actual de la Administracin Pblica ha implicado que las
polticas pblicas se encuentren en constante revisin y
redimensionamiento; por ello el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica DAFP, presenta la actualizacin del documento
original denominado Administracin del Riesgo, que tiene como fin
entregar lineamientos y aclaraciones sobre la aplicacin de la
metodologa planteada en la gua emitida en el ao 2009, esto
considerando la importancia cada vez mayor, que para las entidades
representa su aplicacin como elemento bsico en su planeacin
estratgica.
La administracin del riesgo ayuda al conocimiento y mejoramiento de
la entidad, contribuye a elevar la productividad y a garantizar la
eficiencia y la eficacia en los procesos organizacionales, permitiendo
definir estrategias de mejoramiento continuo, brindndole un manejo
sistmico a la entidad.
La consigna es que la administracin del riesgo sea incorporada al
interior de las entidades como una poltica de gestin por parte de la
alta direccin y cuente con la participacin y respaldo de todos los
servidores pblicos; tarea que se facilitar con la implementacin de la
metodologa aqu presentada, lo cual permite establecer mecanismos
para identificar, valorar y minimizar los riesgos a los que
constantemente estn expuestas y poder de esta manera fortalecer el
Sistema de Control Interno permitiendo el cumplimiento de los
objetivos misionales y los fines esenciales del Estado.

ELIZABETH RODRGUEZ TAYLOR


Directora

Introduccin
La administracin del riesgo para las entidades pblicas en todos sus
rdenes, cobra hoy mayor importancia, dado el dinamismo y
constantes cambios, que el mundo globalizado de hoy exige. Estos
cambios hacen que dichas entidades deban enfrentarse a factores
internos y externos que pueden crear incertidumbre sobre el logro de
sus objetivos. As el efecto que dicha incertidumbre tiene en los
objetivos de una organizacin se denomina riesgo1.
Es importante recordar que el Estado Colombiano mediante el Decreto
1537 de 2001, estableci una serie de elementos tcnicos requeridos
para el desarrollo adecuado y fortalecimiento del Sistema de Control
Interno de las diferentes entidades y organismos de la Administracin
Pblica, uno de ellos la Administracin del Riesgo, considerando que
la identificacin y anlisis del riesgo, entrega informacin suficiente y
objetiva que les permitir aumentar la probabilidad de alcanzar sus
objetivos institucionales.
As mismo a travs del Decreto 1599 de 2005 se adopt el Modelo
Estndar de Control Interno MECI para todas las entidades del Estado,
donde la Administracin del Riesgo ha sido contemplada como uno
de los componentes del Subsistema de Control Estratgico y ha sido
definida en el Anexo Tcnico como el conjunto de elementos de
control que al interrelacionarse, permiten a la entidad pblica evaluar
aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que
puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los
eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un
mejor cumplimiento de su funcin. Se constituye en el componente de
control que al interactuar sus diferentes elementos le permite a la
entidad pblica autocontrolar aquellos eventos que pueden afectar el
cumplimiento de sus objetivos.
Al ser un componente del Subsistema de
Administracin del Riesgo se sirve de la
(misin, visin, establecimiento de objetivos,
de xito), del campo de aplicacin (procesos,

Control Estratgico, la
planeacin estratgica
metas, factores crticos
proyectos, unidades de

1 NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC-ISO31000


4

negocio, sistemas de informacin), del Componente Ambiente de


Control y todos sus elementos.2 Su mirada sistmica contribuye a que
la entidad no solo garantice la gestin institucional y el logro de los
objetivos sino que fortalece el ejercicio del Control Interno en las
entidades de la Administracin Pblica.
La actualizacin de la Cartilla Gua Administracin del Riesgo,
obedece a la armonizacin entre el Modelo Estndar de Control
Interno -MECI y la Norma Tcnica de Calidad NTCGP1000:2009, donde
se sugiere adoptar la metodologa planteada por la Direccin de
Control Interno y Racionalizacin de Trmites del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica, con el fin de facilitarle a las
entidades el ejercicio de la administracin del Riesgo. Cabe anotar que
el ICONTEC a travs de la norma NTC ISO 31000 actualiz la norma
NTC5254 base para el documento original.

2 Modelo Estndar de Control Interno MECI. Manual de Implementacin versin 2. Mayo 2009.
5

Objetivos de la
Administracin del
Riesgo
Cuando la administracin del riesgo se implementa y se mantiene, le
permite a la entidad3:

Aumentar

la

probabilidad

de

alcanzar

los

objetivos

proporcionar a la administracin un aseguramiento razonable


con respecto al logro de los mismos.
Ser consciente de la necesidad de identificar y tratar los riesgos
en todos los niveles de la entidad.
Involucrar y comprometer a todos los servidores de las
entidades de la Administracin Pblica en la bsqueda de
acciones encaminadas a prevenir y administrar los riesgos.
Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios pertinentes.
Mejorar el Gobierno.
Proteger los recursos del Estado.
Establecer una base confiable para la toma de decisiones y la
planificacin.
Asignar y usar eficazmente los recursos para el tratamiento del
riesgo.
Mejorar la eficacia y eficiencia operativa.
Mejorar el aprendizaje y la flexibilidad organizacional.

3 NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC-ISO31000. Pg. 16


6

Referente normativo
El Riesgo y su administracin estn fundamentados en el siguiente
marco normativo:

Ley 87
de 1993

Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control


interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan
otras disposiciones.
(Modificada parcialmente por la Ley 1474 de 2011)
Artculo 2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO: literal a).
Proteger los recursos de la organizacin, buscando su
adecuada administracin ante posibles riesgos que los
afectan.
Literal f). Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos,
detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la
organizacin y que puedan afectar el logro de los objetivos

Ley 489
de 1998

Estatuto Bsico de Organizacin y Funcionamiento de la


Administracin pblica
Captulo VI. Sistema Nacional de Control Interno

Decreto 2145
de 1999

Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de


Control Interno de las Entidades y Organismos de la
Administracin Pblica del Orden Nacional y territorial y se
dictan otras disposiciones.
(Modificado parcialmente por el Decreto 2593 del 2000).(y por
el Art. 8. de la ley 1474 de 2011)

Directiva
presidencial
09 de 1999

Norma

Contenido

Lineamientos para la implementacin de la poltica de lucha


contra la corrupcin

Decreto 1537
de 2001

parcialmente el Decreto 2145 de

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en


cuanto a elementos tcnicos y administrativos que
fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y
organismos del Estado
Pargrafo del Artculo 4 seala los objetivos del sistema de
control interno () define y aplica medidas para prevenir los
riesgos, detectar y corregir las desviacionesy en su
Artculo 3 establece el rol que deben desempear las
oficinas de control interno () que se enmarca en cinco
tpicos () valoracin de riesgos. As mismo establece en
su Artculo 4 la Administracin de riesgos, como parte
integral del fortalecimiento de los sistemas de control
interno en las entidades publicas ().

Decreto
1599 de
2005

Por el cual se modifica


noviembre 4 de 1999.

Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno


para el Estado Colombiano y se presenta el anexo tcnico
del MECI 1000:2005.
1.3 Componentes de administracin del riesgo

Decreto 4485
de 2009

Norma

Decreto
2593 del
2000

Contenido

Por el cual se adopta la actualizacin de la NTCGP a su


versin 2009.
Numeral 4.1 Requisitos Generales literal g) establecer
controles sobre los riesgos identificados y valorados que
puedan afectar la satisfaccin del cliente y el logro de los
objetivos de la entidad cuando un riesgo se materializa es
necesario tomar acciones correctivas para evitar o disminuir
la probabilidad de que vuelva a suceder. Este decreto aclara
la importancia de la Administracin del riesgo en el Sistema
de Gestin de la Calidad en las entidades.

Ley 1474 de
2011

Norma

Contenido
Estatuto Anticorrupcin. Artculo 73. Plan Anticorrupcin
y de Atencin al Ciudadano que deben elaborar anualmente
todas las entidades, incluyendo el mapa de riesgos de
corrupcin, las medidas concretas para mitigar esos
riesgos, las estrategias antitrmites y los mecanismos para
mejorar la atencin al ciudadano.

Conceptos bsicos
Qu es el Riesgo?
El concepto de Administracin del Riesgo
se introduce en las
entidades pblicas, teniendo en cuenta que todas las organizaciones
independientemente de su naturaleza, tamao y razn de ser estn
permanentemente expuestas a diferentes riesgos o eventos que
pueden poner en peligro su existencia.
Desde la perspectiva del Control Interno , el modelo COSO (Committee
on Sponsoring Organisations of the Treadway Commissions),
adaptado para Colombia por el ICONTEC mediante la Norma Tcnica
NTC5254, actualizada y reemplazada en 2011 por la Norma Tcnica
NTC-ISO31000, interpreta que la eficiencia del control est en el
manejo de los riesgos, es decir: el propsito principal del control es la
reduccin de los mismos propendiendo porque el proceso y sus
controles garanticen, de manera razonable que los riesgos estn
minimizados o se estn reduciendo y por lo tanto, que los objetivos
de la entidad van a ser alcanzados y establece que la administracin
del riesgo es:
Un proceso efectuado por la Alta Direccin de la entidad y por todo el
personal para proporcionar a la administracin un aseguramiento
razonable con respecto al logro de los objetivos. El enfoque de riesgos
no se determina solamente con el uso de la metodologa, sino logrando
que la evaluacin de los riesgos se convierta en una parte natural del
proceso de planeacin.4
Para los efectos de este documento se aplica la siguiente definicin:
Riesgo es la posibilidad de que suceda algn evento que tendr un
impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa
en trminos de probabilidad y consecuencias.

4 INTOSAI: GUA PARA LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO DEL SECTOR PBLICO http://www.intosai.org
10

La tendencia ms comn es la valoracin del riesgo como una


amenaza, en este sentido, los esfuerzos institucionales se dirigen a
reducir, mitigar o eliminar su ocurrencia
Pero existe tambin la percepcin del riesgo como una oportunidad,
lo cual implica que su gestin est dirigida a maximizar los resultados
que stos generan.

Clases de Riesgos:
El Riesgo est vinculado con todo el quehacer; se podra afirmar que
no hay actividad de la vida, los negocios o cualquier asunto que deje
de incluir el riesgo como una posibilidad.
Las entidades, durante el proceso de identificacin del riesgo, pueden
hacer una clasificacin de los mismos, con el fin de formular polticas
de operacin para darles el tratamiento indicado, as mismo este
anlisis servir de base para el impacto o consecuencias durante el
proceso de anlisis del riesgo contemplado dentro de la metodologa.

Se debe tener en cuenta que los riesgos no son slo


de carcter econmico o estn nicamente
relacionados con entidades financieras o con lo que
se ha denominado riesgos profesionales; stos
hacen parte de cualquier gestin que se realice.

Entre las clases de riesgos que pueden presentarse estn5:

5 Casals & Associates Inc, PriceWaterhouseCoopers, USAID, Documento Mapas de Riesgos, octubre 2003,
p.6-7
11

Riesgo Estratgico: Se asocia con la forma en que se administra la


Entidad. El manejo del riesgo estratgico se enfoca a asuntos
globales relacionados con la misin y el cumplimiento de los
objetivos estratgicos, la clara definicin de polticas, diseo y
conceptualizacin de la entidad por parte de la alta gerencia.
Riesgos de Imagen: Estn relacionados con la percepcin y la
confianza por parte de la ciudadana hacia la institucin.
Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del
funcionamiento y operatividad de los sistemas de informacin
institucional, de la definicin de los procesos, de la estructura de la
entidad, de la articulacin entre dependencias.
Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos
de la entidad que incluyen: la ejecucin presupuestal, la
elaboracin de los estados financieros, los pagos, manejos de
excedentes de tesorera y el manejo sobre los bienes.
Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la
entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de
tica pblica y en general con su compromiso ante la comunidad.
Riesgos de Tecnologa: Estn relacionados con la capacidad
tecnolgica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y
futuras y el cumplimiento de la misin.

Qu significa gestionar el Riesgo?


En trminos generales la gestin del riesgo se refiere a los principios y
metodologa para la gestin eficaz del riesgo, mientras que gestionar
el riesgo se refiere a la aplicacin de stos principios y metodologa a
riesgos particulares.
La administracin del Riesgo comprende el conjunto de Elementos de
Control y sus interrelaciones, para que la institucin evale e
intervenga aquellos eventos, tanto internos como externos, que
puedan afectar de manera positiva o negativa el logro de sus objetivos
institucionales. La administracin del riesgo, contribuye a que la
entidad consolide su Sistema de Control Interno y a que se genere
una cultura de Autocontrol y autoevaluacin al interior de la misma.

12

Las etapas sugeridas para una adecuada administracin del Riesgo


son las siguientes:
Compromiso de las alta y media direccin, como encargadas de
estimular la cultura de la identificacin y prevencin del riesgo y de
definir las polticas para la gestin de los riesgos identificados y
valorados entre las que se encuentran la definicin de canales
directos de comunicacin y el apoyo a todas las acciones
emprendidas en este sentido, propiciando los espacios y asignando
los recursos necesarios. As mismo, debe designar a un directivo
de primer nivel (debe ser el mismo que tiene a cargo el desarrollo o
sostenimiento del MECI y el Sistema de Gestin de la Calidad) que
asesore y apoye todo el proceso de diseo e implementacin del
Componente.
Conformacin de un Equipo MECI o de un grupo
interdisciplinario: Es importante conformar un equipo que se
encargue de liderar el proceso dentro de la entidad y cuente con un
canal directo de comunicacin con los designados de la direccin y
de las diferentes dependencias. Dicho equipo lo deben integrar
personas de diferentes dependencias que conozcan muy bien la
entidad y el funcionamiento de los diferentes procesos para que se
facilite la aplicacin de la metodologa y la construccin de los
mapas de riesgos por proceso e institucionales.
Capacitacin en la metodologa: Definido el Equipo MECI o el
grupo interdisciplinario, debe capacitarse a sus integrantes en la
metodologa sobre administracin del Riesgo y su relacin con los
dems Subsistemas y Elementos del Modelo Estndar de Control
Interno- MECI, de modo que se conviertan en multiplicadores de
esta informacin al interior de cada uno los procesos donde sea
que participen. Ellos se convertirn en capacitadores de otros
servidores o bien podrn acompaar el levantamiento de los mapas
al interior de sus procesos.

13

Metodologa
Las entidades de la administracin pblica deben darle cumplimiento
a su misin constitucional y legal, a travs de sus objetivos
institucionales, los cuales se desarrollan a partir del diseo y
ejecucin de los diferentes planes, programas y proyectos. El
cumplimiento de dichos objetivos puede verse afectada por factores
tanto internos como externos que crean riesgos frente a todas sus
actividades, razn por la cual se hace necesario contar con acciones
tendientes a administrarlos.
El adecuado manejo de los riesgos favorece el desarrollo y crecimiento
de la entidad, con el fin de asegurar dicho manejo es importante que
se establezca el entorno y ambiente organizacional de la entidad, la
identificacin, anlisis, valoracin y definicin de las alternativas de
acciones de mitigacin de los riesgos, esto en desarrollo de los
siguientes elementos:
Contexto Estratgico
Identificacin de riesgos
Anlisis de riesgos
Valoracin de riesgos
Polticas de Administracin de Riesgos

14

Al ser un componente del Subsistema de Control Estratgico, para una


adecuada administracin del Riesgo se debe tener en cuenta:
La planeacin estratgica (misin, visin,
objetivos, metas, factores crticos de xito)

establecimiento

de

El campo de aplicacin (procesos, proyectos, unidades de negocio,


sistemas de informacin)

El Componente Ambiente de Control y todos sus elementos


(Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos, las polticas de
Desarrollo del Talento Humano y el Estilo de Direccin)

La identificacin de eventos (internos y externos) y de los resultados


generados por el Componente Direccionamiento Estratgico y sus
Elementos de Control ( Planes y Programas, Modelo de Operacin y
Estructura Organizacional)

El Elemento Controles del Subsistema de Control de Gestin al


momento de realizar la valoracin de los riesgos (identificacin,
medicin y priorizacin) y la formulacin de la poltica (para evitar,
aceptar, reducir, transferir el riesgo).

15

Proceso para la Administracin del


Riesgo6

6 Comunicar y consultar es una actividad que se refiere al conocimiento previo que deben tener quienes
participan en la gestin del riesgo, con el fin de lograr que las decisiones en la materia se tomen con base
en informacin pertinente y actualizada. Estos deberan incluir aspectos como el riesgo identificado, sus
causas, sus consecuencias y las medidas que se toman para tratarlo. Esta comunicacin es eficaz para
garantizar que los responsables de implementar las actividades relacionadas con la gestin del riesgo
entiendan las bases sobre las cuales se toman las decisiones.
16

Qu es el contexto estratgico?
Son las condiciones internas y del entorno, que pueden generar
eventos que originan oportunidades o afectan negativamente el
cumplimiento de la misin y objetivos de una institucin.
Las situaciones del entorno o externas pueden ser de carcter social,
cultural, econmico, tecnolgico, poltico y legal, bien se
internacional, nacional o regional segn sea el caso de anlisis.
Las situaciones internas estn relacionadas con la estructura, cultura
organizacional, el modelo de operacin, el cumplimiento de los planes
y programas, los sistemas de informacin, los procesos y
procedimientos y los recursos humanos y econmicos con los que
cuenta una entidad.

EJEMPLO DE FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS DE RIESGO


FACTORES EXTERNOS

FACTORES INTERNOS

Econmicos:
disponibilidad
de
capital, emisin de deuda o no pago
de la misma, liquidez, mercados
financieros, desempleo, competencia

Infraestructura: disponibilidad de
activos, capacidad de los activos,
acceso al capital

Medioambientales:
emisiones
y
residuos,
energa,
catstrofes
naturales, desarrollo sostenible

Personal: capacidad
salud, seguridad

Polticos: cambios de
legislacin,
polticas
regulacin

Procesos:
capacidad,
ejecucin, proveedores,
salidas, conocimiento

gobierno,
pblicas,

Sociales: demografa, responsabilidad


social, terrorismo
Tecnolgicos:
interrupciones,
comercio electrnico, datos externos,
tecnologa emergente

del

personal,

diseo,
entradas,

Tecnologa: integridad de datos,


disponibilidad de datos y sistemas,
desarrollo,
produccin,
mantenimiento

Se recomienda establecer los objetivos, las estrategias, el alcance y los


parmetros de las actividades de la entidad7 o de aquellos procesos
donde se aplicar la metodologa para poder iniciar el anlisis de
contexto estratgico.
7 NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC31000. Pg. 37
17

Para determinar el contexto estratgico de la institucin es posible


utilizar herramientas y tcnicas como las que se relacionan a
continuacin8:
1. Inventario de Eventos

Son listas de eventos posibles utilizadas con relacin a un


proyecto, proceso o actividad determinada.
Son tiles para asegurar una visin coherente con otras
actividades similares dentro de la entidad.
EJEMPLO:
Antes de emprender un proyecto
de desarrollo de software, la
entidad realiza un inventario de
riesgos genricos inherentes a los
proyectos de este tipo. Dicho
inventario constituye una manera
til de aprovechar el conocimiento
acumulado por otras personas
sobre el riesgo experimentado en
esa rea.

2. Talleres de Trabajo

Habitualmente renen a funcionarios de diversas funciones o


niveles.
El propsito es aprovechar el conocimiento colectivo del grupo y
desarrollar una lista de acontecimientos que estn relacionados
con un proceso, proyecto o programa.
EJEMPLO:
Paralelamente
con
el
establecimiento de objetivos de un
proyecto, el lder de proceso y su
equipo irn identificando eventos
que podran afectar el logro de los
objetivos del mismo.

8 Administracin de Riesgos Corporativos. Tcnicas de Aplicacin PricewaterhouseCoopers, Colombia.


2005
18

3. Anlisis de Flujo de Procesos:

Representacin esquemtica de interrelaciones de ENTRADAS,


TAREAS, SALIDAS Y RESPONSABILIDADES.

Una vez realizado el esquema los eventos son analizados frente


a los objetivos del proceso.

Esta tcnica puede utilizarse para tener una visin a cierto nivel
de detalle del proceso analizado.
EJEMPLO:

Igualmente pueden utilizarse diferentes fuentes de informacin tales


como registros histricos, experiencias significativas registradas,
informes de aos anteriores.
El contexto estratgico es la base para la identificacin del riesgo,
dado que de su anlisis suministrar la informacin sobre las CAUSAS
del riesgo.
19

EJEMPLO APLICADO A LA METODOLOGA9:

CONTEXTO ESTRATGICO
PROCESO: ATENCIN AL USUARIO
OBJETIVO: Dar trmite oportuno a las solicitudes provenientes de las diferentes partes
interesadas, permitiendo atender las necesidades y expectativas de los usuarios, todo dentro
de una cultura de servicio y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
FACTORES
FACTORES
CAUSAS
CAUSAS
EXTERNOS
EXTERNOS
No
se
realizan
las
actualizaciones
de
hardware y software.

Nueva tecnologa
disponible

Normatividad

Relacin con
entidades.

Necesidades
comunidad.

Cambios normativos.

otras

de

la

Demoras en la respuesta
de
comunicaciones
enviadas
a
otras
entidades relacionadas.
Incremento en el nmero
de solicitudes por alta
demanda de usuarios,
desbordando
la
capacidad instalada.

Tecnologa

Talento humano

Sistemas de
informacin

Procedimientos

No. equipos insuficientes y


algunos obsoletos.

- Desconocimiento de
normatividad aplicada
- Resistencia al cambio.
- Desmotivacin.

la

-Proceso
manual,
que
puede generar registros
errneos o
falta
de registros.
-Informacin desactualizada
Fallas en el seguimiento a
los
procedimientos
del
proceso.

9 El ejemplo utilizado fue producto de un ejercicio realizado con la Gobernacin del Meta. 2011
20

Cmo se identifica el Riesgo?


La identificacin del riesgo se realiza determinando las causas, con
base en los factores internos y/o externos analizados para la entidad,
y que pueden afectar el logro de los objetivos.
Una manera para que todos los servidores de la entidad conozcan y
visualicen los riesgos, es a travs de la utilizacin del formato de
identificacin de riesgos el cual permite hacer un inventario de los
mismos, definiendo en primera instancia las causas con base en los
factores de riesgo internos y externos (contexto estratgico),
presentando una descripcin de cada uno de estos y finalmente
definiendo los posibles efectos (consecuencias).
Es importante centrarse en los riesgos ms significativos para la
entidad relacionados con los objetivos de los procesos y los objetivos
institucionales. Es all donde, al igual que todos los servidores, la
gerencia pblica adopta un papel proactivo en el sentido de visualizar
en sus contextos estratgicos y misionales los factores o causas que
pueden afectar el curso institucional, dada la especialidad temtica
que manejan en cada sector o contexto socioeconmico.
Entender la importancia del manejo del riesgo implica conocer con
ms detalle los siguientes conceptos:

Proceso: Nombre del proceso.


Objetivo del proceso: Se debe transcribir el objetivo que se ha
definido para el proceso al cual se le estn identificando los
riesgos.
Riesgo: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que
pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la
entidad y afectar el logro de sus objetivos.

21

Causas (factores internos o externos): Son los medios, las


circunstancias y agentes generadores de riesgo. Los agentes
generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos
que tienen la capacidad de originar un riesgo.
Descripcin: Se refiere a las caractersticas generales o las formas
en que se observa o manifiesta el riesgo identificado.
Efectos: Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo
sobre los objetivos de la entidad; generalmente se dan sobre las
personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias
importantes tales como: daos fsicos y fallecimiento, sanciones,
prdidas econmicas, de informacin, de bienes, de imagen, de
credibilidad y de confianza, interrupcin del servicio y dao
ambiental.
Algunas entidades durante el proceso de identificacin del riesgo,
pueden hacer una clasificacin de los mismos, con el fin de establecer
con mayor facilidad el anlisis del impacto, considerado en el
siguiente paso del proceso de anlisis del riesgo.
Riesgo Estratgico: Se asocia con la forma en que se administra la
Entidad. El manejo del riesgo estratgico se enfoca a asuntos
globales relacionados con la misin y el cumplimiento de los
objetivos estratgicos, la clara definicin de polticas, diseo y
conceptualizacin de la entidad por parte de la alta gerencia.
Riesgos de Imagen: Estn relacionados con la percepcin y la
confianza por parte de la ciudadana hacia la institucin.
Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del
funcionamiento y operatividad de los sistemas de informacin
institucional, de la definicin de los procesos, de la estructura de la
entidad, de la articulacin entre dependencias.
Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos
de la entidad que incluyen: la ejecucin presupuestal, la
elaboracin de los estados financieros, los pagos, manejos de
excedentes de tesorera y el manejo sobre los bienes.
Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la
entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de
tica pblica y en general con su compromiso ante la comunidad.
Riesgos de Tecnologa: Estn relacionados con la capacidad
tecnolgica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y
futuras y el cumplimiento de la misin.
22

EJEMPLO APLICADO A LA METODOLOGA

IDENTIFICACIN DEL RIESGO


PROCESO: ATENCIN AL USUARIO
OBJETIVO: Dar trmite oportuno a las solicitudes provenientes de las diferentes partes
interesadas, permitiendo atender las necesidades y expectativas de los usuarios, todo dentro
de una cultura de servicio y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
CONSECUENCIAS
CAUSAS
RIESGO
DESCRIPCIN
POTENCIALES
No.
equipos
insuficientes
y
algunos obsoletos.

No se realizan las
actualizaciones
de
hardware y software.
-Proceso manual, que
puede
generar
registros errneos o
falta de registros.
-Informacin
desactualizada
- Desconocimiento de
la
normatividad
aplicada
Resistencia
al
cambio.
- Desmotivacin.
Fallas
en
el
seguimiento a los
procedimientos
del
proceso.

Incumplimiento en la
generacin
de
respuestas
a
los
usuarios.

No se generan
las
respuestas
dentro de los
trminos legales.

Generacin
de
respuestas inadecuadas
o
errneas
a
los
usuarios.

Respuestas sin
la competencia
tcnica
o
no
acorde
a
lo
requerido.

Sanciones
Demandas.

Prdida de imagen y alto


nivel de quejas por parte de
los usuarios.

Preguntas claves para la identificacin del riesgo.


Qu puede suceder?
Cmo puede suceder?
Es importante observar que el proceso de identificacin
del riesgo es posible realizarlo a partir de varias causas
que pueden estar relacionadas.

23

Cmo se analiza el Riesgo?


El anlisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia
del mismo y sus consecuencias, ste ltimo aspecto puede orientar la
clasificacin del riesgo, con el fin de obtener informacin para
establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar.
El anlisis del riesgo depende de la informacin obtenida en la fase de
identificacin de riesgos.
Pasos claves en el anlisis de
riesgos
- Determinar probabilidad
- Determinar consecuencias
- Clasificacin del Riesgo
- Estimar el nivel del riesgo

Se han establecido dos aspectos a tener en cuenta en el anlisis de los


riesgos identificados, Probabilidad e Impacto.
Por Probabilidad se entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo;
esta puede ser medida con criterios de Frecuencia, si se ha
materializado (por ejemplo: nmero de veces en un tiempo
determinado), o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de
factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque
ste no se haya materializado.
Por Impacto se entienden las consecuencias que puede ocasionar a la
organizacin la materializacin del riesgo.
Para adelantar el anlisis del riesgo se deben considerar los siguientes
aspectos: Calificacin del riesgo y Evaluacin del riesgo
Calificacin del riesgo: se logra a travs de la estimacin de la
probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la
materializacin del riesgo.
Bajo el criterio de Probabilidad, el riesgo se debe medir a partir de las
siguientes especificaciones10:
10 ICONTEC HB141Gua para la Financiacin del Riesgo. Apndice A. 2008.
24

Tabla de Probabilidad
NIVEL

DESCRIPTOR

Raro

Improbable

Posible

Probable

Casi Seguro

DESCRIPCIN
El evento puede ocurrir solo en
circunstancias excepcionales.
El evento puede ocurrir en algn
momento
El evento podra ocurrir en algn
momento
El evento probablemente ocurrir en la
mayora de las circunstancias
Se espera que el evento ocurra en la
mayora de las circunstancias

FRECUENCIA
No se ha presentado
en los ltimos 5 aos.
Al menos de 1 vez en
los ltimos 5 aos.
Al menos de 1 vez en
los ltimos 2 aos.
Al menos de 1 vez en
el ltimo ao.
Ms de 1 vez al ao.

Bajo el criterio de Impacto, el riesgo se debe medir a partir de las


siguientes especificaciones:
Tabla de Impacto
NIVEL

DESCRIPTOR

Insignificante

Menor

Moderado

Mayor

Catastrfico

DESCRIPCIN
Si el hecho llegara a presentarse, tendra consecuencias o
efectos mnimos sobre la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendra bajo impacto o
efecto sobre la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendra medianas
consecuencias o efectos sobre la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendra altas
consecuencias o efectos sobre la entidad
Si el hecho llegara a presentarse, tendra desastrosas
consecuencias o efectos sobre la entidad.

Para determinar el impacto se pueden utilizar las siguientes tablas que


representan los temas en que suelen impactar la ocurrencia de los
riesgos y se asocian con la clasificacin del riesgo previamente
realizada, y se relaciona con las consecuencias potenciales del riesgo
identificado11

11 Las tablas propuestas representan los impactos de mayor ocurrencia en las entidades del Estado, no
obstante cada entidad puede incluir otros tipos de impacto segn su particularidad.
25

IMPACTO DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN12


NIVEL
1
2
3
4
5

CONCEPTO
Personal
Grupo de Trabajo
Relativa al Proceso
Institucional
Estratgica

IMPACTO DE CREDIBILIDAD O IMAGEN13


NIVEL

CONCEPTO

Grupo de Funcionarios

Todos los funcionarios

Usuarios Ciudad

Usuarios Regin

Usuarios Pas

NIVEL

CONCEPTO

Multas

Demandas

Investigacin Disciplinaria

Investigacin Fiscal

Intervencin Sancin

IMPACTO LEGAL14

12 El impacto de confidencialidad de la informacin se refiere a la prdida o revelacin de la misma.


Cuando se habla de informacin reservada institucional se hace alusin a aquella que por la razn de ser
de la entidad slo puede ser conocida y difundida al interior de la misma; as mismo, la sensibilidad de la
informacin depende de la importancia que esta tenga para el desarrollo de la misin de la entidad.
13 El impacto de credibilidad se refiere a la perdida de la misma frente a diferentes actores sociales o
dentro del a entidad.
14 El impacto legal se relaciona con las consecuencias legales para una entidad, determinadas por los
riesgos relacionados con el incumplimiento en su funcin administrativa, ejecucin presupuestal y
normatividad aplicable.
26

IMPACTO OPERATIVO15
NIVEL

CONCEPTO

Ajustes a una actividad concreta

Cambios en Procedimientos

Cambios en la interaccin de los


procesos

Intermitencia en el Servicio

Paro Total del Proceso

Ahora bien, considerando que para un proceso es posible analizar


ms de un impacto, se pueden ir agrupando en el siguiente cuadro,
donde se van estableciendo ms concretamente cada impacto:
TIPO DE
IMPACTO

Imagen16

INSIGNIFICANTE

MENOR

MODERADO

MAYOR

CATASTRFICO

(1)
Se
afect
al
grupo
de
funcionarios del
proceso.

(2)
Se afect a
todos
los
funcionarios
de la entidad.

(3)

(4)

(5)

Se afect a los
usuarios locales.

Se afect a los
usuarios locales
y regionales.

Se afect a los
usuarios en el
Orden Nacional

15 El impacto operativo aplica en la mayora de las entidades para los procesos clasificados como de
apoyo, ya que sus riesgos pueden afectar el normal desarrollo de otros procesos dentro de la misma.
16 En el ejemplo se muestra un anlisis sobre el Impacto de Credibilidad o Imagen. En este mismo
sentido se puede ir incluyendo otros impactos del proceso que se est analizando.
27

permite comparar los resultados de la


calificacin del riesgo, con los criterios definidos para establecer el
grado de exposicin de la entidad al mismo; de esta forma es posible
distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados,
importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las acciones
requeridas para su tratamiento.

Evaluacin

del

Riesgo:

Para facilitar la calificacin y evaluacin a los riesgos, a continuacin


se presenta una matriz que contempla un anlisis cualitativo, para
presentar la magnitud de las consecuencias potenciales (impacto) y la
posibilidad de ocurrencia (probabilidad).
Las categoras relacionadas con el Impacto son: insignificante, menor,
moderado, mayor y catastrfico. Las categoras relacionadas con la
Probabilidad son: raro, improbable, posible, probable y casi seguro.

Matriz de Calificacin, Evaluacin y Respuesta a los Riesgos

IMPACTO
PROBABILIDAD
Insignificante (1)

Menor (2)

Moderado
(3)

Mayor (4)

Catastrfico (5)

Raro (1)

Improbable (2)

Posible (3)

Probable (4)

Casi Seguro (5)

B: Zona de riesgo Baja: Asumir el riesgo


M: Zona de riesgo Moderada: Asumir el riesgo, Reducir el riesgo
A: Zona de riesgo Alta: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o Transferir
E: Zona de riesgo Extrema: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

28

EJEMPLO APLICADO A LA METODOLOGA17

ANLISIS DEL RIESGO


PROCESO: ATENCIN AL USUARIO
OBJETIVO: Dar trmite oportuno a las solicitudes provenientes de las diferentes partes
interesadas, permitiendo atender las necesidades y expectativas de los usuarios, todo
dentro de una cultura de servicio y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Evaluacin
CALIFICACIN
Tipo
Medidas de
RIESGO
Impacto
Respuesta
Zona
de
Probabilidad Impacto
Riesgo
Incumplimiento en la
generacin
de
Evitar, reducir,
respuestas
a
los
Zona Riesgo
compartir o
4
3
Legal
usuarios
(trminos
Alta
transferir el
establecidos por la
riesgo.
ley).

PROBABILIDAD

IMPACTO
Insignificante
(1)

Menor
(2)

Moderado
(3)

Mayor
(4)

Catastrfico
(5)

Raro (1)

Improbable (2)

Posible (3)

Probable (4)

Casi Seguro (5)

B: Zona de riesgo Baja: Asumir el riesgo


M: Zona de riesgo Moderada: Asumir el riesgo, Reducir el riesgo
A: Zona de riesgo Alta: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o Transferir
E: Zona de riesgo Extrema: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o Transferir
Este primer anlisis del riesgo se denomina Riesgo Inherente18 y se
define como aqul al que se enfrenta una entidad en ausencia de
acciones por parte de la Direccin para modificar su probabilidad o
impacto.
17 Para efectos del ejemplo slo se trabajar un (1) riesgo de los dos (2) inicialmente identificados.
18 Administracin de Riesgos Corporativos. Tcnicas de Aplicacin PricewaterhouseCoopers, Colombia.
2005. Pgina 39
29

Cmo se valora el Riesgo?


Acciones fundamentales para valorar
el riesgo.
- Identificar controles existentes
- Verificar efectividad de los controles
- Establecer prioridades de tratamiento

La valoracin del riesgo es el producto de confrontar los resultados de


la evaluacin del riesgo con los controles identificados, esto se hace
con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la
fijacin de polticas. Para adelantar esta etapa se hace necesario tener
claridad sobre los puntos de control existentes en los diferentes
procesos, los cuales permiten obtener informacin para efectos de
tomar decisiones.
Algunos ejemplos de tipos de control19:

Controles
de
Gestin

Controles
Operativos

Controles Legales

Polticas claras aplicadas


Seguimiento al plan estratgico y operativo
Indicadores de gestin
Tableros de control
Seguimiento a cronograma
Evaluacin del desempeo
Informes de gestin
Monitoreo de riesgos
Conciliaciones
Consecutivos
Verificacin de firmas
Listas de chequeo
Registro controlado
Segregacin de funciones
Niveles de autorizacin
Custodia apropiada
Procedimientos formales aplicados
Plizas
Seguridad fsica
Contingencias y respaldo
Personal capacitado
Aseguramiento y calidad
Normas claras y aplicadas
Control de trminos

19 Tomado de Superintendencia Financiera


30

Para realizar la valoracin de los controles existentes es necesario


recordar que stos se clasifican en:
Preventivos: aquellos que actan para eliminar las causas
del riesgo para prevenir su ocurrencia o materializacin.
Correctivos: aquellos que permiten el restablecimiento de
la actividad, despus de ser detectado un evento no
deseable; tambin permiten la modificacin de las acciones
que propiciaron su ocurrencia.

El procedimiento para la valoracin del riesgo parte de la evaluacin


de los controles existentes, lo cual implica:
a. Describirlos (estableciendo si son preventivos o correctivos).
b. Revisarlos para determinar si los controles estn documentados, si
se estn aplicando en la actualidad y si han sido efectivos para
minimizar el riesgo.
c. Es importante que la valoracin de los controles incluya un anlisis
de tipo cuantitativo, que permita saber con exactitud cuntas
posiciones dentro de la Matriz de Calificacin, Evaluacin y Respuesta
a los Riesgos es posible desplazarse20, a fin de bajar el nivel de riesgo
al que est expuesto el proceso analizado.

PROBABILIDAD

IMPACTO
Insignificante (1)

Menor (2)

Moderado
(3)

Mayor (4)

Catastrfico (5)

Raro (1)

Improbable (2)

Posible (3)

Probable (4)

Casi cierto (5)

20 Los controles luego de su valoracin permiten desplazarse en la matriz, de acuerdo a si cubren


probabilidad o impacto, en el caso de la probabilidad desplazara casillas hacia arriba y en el caso del
impacto hacia la izquierda, como se muestra en el grfico, de acuerdo a la valoracin de controles.
31

Cmo se valoran los Controles?


A continuacin se muestran dos cuadros orientadores para ponderar
de manera objetiva los controles y poder determinar el
desplazamiento dentro de la Matriz de Calificacin, Evaluacin y
Respuesta a los Riesgos21
PARMETROS

CRITERIOS

TIPO DE CONTROL
Impacto

PUNTAJES

Probabilidad

Herramientas
para
ejercer el control

Seguimiento al control

Posee una herramienta


para ejercer el control.
Existen
manuales,
instructivos
o
procedimientos para el
manejo
de
la
herramienta
En el tiempo que lleva la
herramienta
ha
demostrado ser efectiva.
Estn
definidos
los
responsables
de
la
ejecucin del control y
del seguimiento.
La
frecuencia
de
ejecucin del control y
seguimiento
es
adecuada.

15

15

30

15

25

TOTAL

RANGOS DE
CALIFICACIN DE
LOS CONTROLES

100

DEPENDIENDO SI EL CONTROL AFECTA PROBABILIDAD O


IMPACTO DESPLAZA EN LA MATRIZ DE CALIFICACIN,
EVALUACIN Y RESPUESTA A LOS RIESGOS
CUADRANTES A DISMINUIR
CUADRANTES A
EN LA PROBABILIDAD
DISMINUIR EN EL IMPACTO

Entre 0-50

Entre 51-75

Entre 76-100

21 LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO. Gua versin 03. Presidencia de la Repblica.
Junio 2011.

32

El resultado obtenido a travs de la valoracin del riesgo, es


denominado tambin tratamiento del riesgo, ya que se involucra la
seleccin de una o ms opciones para modificar los riesgos y la
implementacin de tales acciones 22 as el desplazamiento dentro de la
Matriz de Evaluacin y Calificacin determinar finalmente la seleccin
de la opciones de tratamiento del riesgo, as:
Evitar el riesgo, tomar las medidas encaminadas a prevenir su
materializacin. Es siempre la primera alternativa a considerar,
se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios
sustanciales por mejoramiento, rediseo o eliminacin,
resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas.
Por ejemplo: el control de calidad, manejo de los insumos,
mantenimiento preventivo de los equipos, desarrollo
tecnolgico, etc.
Reducir el riesgo, implica tomar medidas encaminadas a
disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevencin), como
el impacto (medidas de proteccin). La reduccin del riesgo es
probablemente el mtodo ms sencillo y econmico para
superar las debilidades antes de aplicar medidas ms costosas y
difciles. Por ejemplo: a travs de la optimizacin de los
procedimientos y la implementacin de controles.
Compartir o Transferir el riesgo, reduce su efecto a travs del
traspaso de las prdidas a otras organizaciones, como en el
caso de los contratos de seguros o a travs de otros medios que
permiten distribuir una porcin del riesgo con otra entidad,
como en los contratos a riesgo compartido. Por ejemplo, la
informacin de gran importancia se puede duplicar y almacenar
en un lugar distante y de ubicacin segura, en vez de dejarla
concentrada en un solo lugar, la tercerizacin.
Asumir un riesgo, luego de que el riesgo ha sido reducido o
transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene,
en este caso el gerente del proceso simplemente acepta la
prdida residual probable y elabora planes de contingencia para
su manejo

22 NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC-ISO31000. Pg. 39 y 40


33

Dicha seleccin implica equilibrar los costos y los esfuerzos para su


implementacin, as como los beneficios finales, por lo tanto se
deber considerar aspectos como:
Viabilidad Jurdica.
Viabilidad Tcnica.
Viabilidad Institucional.
Viabilidad Financiera o econmica.
Anlisis de costo-beneficio.
Una vez implantadas las acciones para el manejo de los riesgos, la
valoracin despus de controles se denomina riesgo residual, ste se
define como aquel que permanece despus que la direccin desarrolle
sus respuestas a los riesgos.23

23 Administracin de Riesgos Corporativos. Tcnicas de Aplicacin PricewaterhouseCoopers, Colombia.


2005. Pg. 40
34

EJEMPLO APLICADO A LA METODOLOGA

VALORACIN DEL RIESGO


PROCESO: ATENCIN AL USUARIO
OBJETIVO: Dar trmite oportuno a las solicitudes provenientes de las diferentes partes
interesadas, permitiendo atender las necesidades y expectativas de los usuarios, todo dentro
de una cultura de servicio y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
CALIFICACIN

Incumplimiento en
la generacin de
respuestas a los
usuarios (trminos
establecidos por la
ley).

Impacto

RIESGO

Probabilidad

VALORACIN24

CONTROLES
Tipo
Contro
Prob. o
Impacto

Aplicativo que permite


mediante
alarmas
controlar las fechas
lmite
para
las
respuestas
a
los
usuarios sobre las
comunicaciones
escritas recibidas.
Plan de capacitaciones
a los servidores, sobre
la
normatividad
vigente y el manejo
adecuado del sistema
de
informacin
implementado.

PUNTAJE

PUNTAJE

Puntaje
Final

Herramientas
para ejercer
el control

Seguimiento
al control

Prob.

30

25

55

Prob.

30

25

55

Desplaza 2 casillas en Probabilidad25

24 Esta valoracin est relacionada con los cuadros de anlisis para al calificacin objetiva de controles.
25 Ver desplazamiento en la matriz siguiente pgina.
35

PROBABILIDAD

IMPACTO
Insignificante
(1)

Menor
(2)

Moderado
(3)

Mayor
(4)

Catastrfico
(5)

Raro (1)

Improbable (2)

Posible (3)

Probable (4)

Casi Seguro (5)

B: Zona de riesgo Baja: Asumir el riesgo


M: Zona de riesgo Moderada: Asumir el riesgo, Reducir el riesgo
A: Zona de riesgo Alta: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o Transferir
E: Zona de riesgo Extrema: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

NUEVA VALORACIN DE ACUERDO A LOS CONTROLES


IDENTIFICADOS
PROCESO: ATENCIN AL USUARIO
OBJETIVO: Dar trmite oportuno a las solicitudes provenientes de las diferentes partes
interesadas, permitiendo atender las necesidades y expectativas de los usuarios, todo
dentro de una cultura de servicio y de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Evaluacin
CALIFICACIN
Tipo
Medidas de
RIESGO
Impacto
Respuesta
Zona
de
Probabilidad Impacto
Riesgo
Incumplimiento en la
generacin
de
Evitar, reducir,
Zona
respuestas
a
los
compartir o
26
2
3
Legal
Riesgo
usuarios
(trminos
transferir el
Moderado
establecidos por la
riesgo.
ley).

26 Para el ejemplo aplicado, el riesgo identificado pas de la Zona de Riesgo Alta a la Zona de Riesgo
Moderado.
36

Elaboracin del Mapa de Riesgos


El mapa de riesgos es una representacin final de la probabilidad e
impacto de uno o ms riesgos27 frente a un proceso, proyecto o
programa.
Un mapa de riesgos puede adoptar la forma de un cuadro resumen
que muestre cada uno de los pasos llevados a cabo para su
levantamiento, como se sugiere a continuacin:

MAPA DE RIESGOS
PROCESO: ATENCIN AL USUARIO
OBJETIVO: Dar trmite oportuno a las solicitudes provenientes de las diferentes partes interesadas,
permitiendo atender las necesidades y expectativas de los usuarios, todo dentro de una cultura de servicio y
de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

EVALUACIN
RIESGO

CONTROLES

Impacto

Impacto

Probabilidad

RIESGO

Probabilidad

NUEVA
CALIFIC
A-CIN

CALIFICACIN

NUEVA
EVALUACIN

OPCIONES
MANEJO

ACCIONES

RESP.

INDICADOR

27 Administracin de Riesgos Corporativos. Tcnicas de Aplicacin PricewaterhouseCoopers, Colombia.


2005. Pg. 53
37

Sin embargo dependiendo de la profundidad que se desea tener en la


documentacin, podra incluirse un grfico como el que se muestra a
continuacin28:

Cada letra dentro del grfico har alusin a los riesgos del proceso y
visualmente muestra los riesgos que estn en las zonas ms altas.
Se debe tener en cuenta:
Mapa de Riesgos Institucional: Contiene a nivel
estratgico los mayores riesgos a los cuales est expuesta
la entidad, permitiendo conocer las polticas inmediatas de
respuesta ante ellos.
Mapa de Riesgos por Proceso: facilita la elaboracin del
mapa institucional, que se alimenta de stos, teniendo en
cuenta que solamente se trasladan al institucional aquellos
riesgos que permanecieron en las zonas ms altas de
riesgo y que afecten el cumplimiento de la misin
institucional y objetivos de la entidad.

28 Administracin de Riesgos Corporativos. Tcnicas de Aplicacin PricewaterhouseCoopers, Colombia.


2005. Pg. 55
38

EJEMPLO APLICADO A LA METODOLOGA

MAPA DE RIESGOS
PROCESO: ATENCIN AL USUARIO
OBJETIVO: Dar trmite oportuno a las solicitudes provenientes de las diferentes partes interesadas,
permitiendo atender las necesidades y expectativas de los usuarios, todo dentro de una cultura de servicio y
de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

Incumplimien
to
en
la
generacin
de
respuestas a
los usuarios
(trminos
establecidos
por la ley).

EVALUACIN
RIESGO

CONTROLES

Impacto

Impacto

Probabilidad

RIESGO

Probabilidad

NUEVA
CALIFIC
A-CIN

CALIFICACIN

NUEVA
EVALUACIN

OPCIONES
MANEJO

Aplicativo que
permite
mediante
alarmas
controlar
las
fechas
lmite
para
las
respuestas
a
los
usuarios
sobre
las
comunicacione
s
escritas
recibidas.
4

ZONA RIESGO
ALTA

RESP.

INDICADOR

Asignacin de
identificaciones
para uso del
software por
parte de los
servidores del
rea.

Lder
Proceso
Tecnologa

No.
solicitudes
contestadas
en trminos/
Total de
Solicitudes

Lder
Proceso
Atencin al
usuario

Reporte por
funcionario
entregado.

Establecimiento
de fechas para
entrega de
informes
mensuales del
cumplimiento.

Plan
de
capacitaciones
a
los
servidores,
sobre
la
normatividad
vigente y el
manejo
adecuado del
sistema
de
informacin
implementado.

ACCIONES

ZONA
RIESGO
MODERADA

ASUMIR O
REDUCIR
EL
RIESGO

Elaboracin de
Cronograma de
capacitacin por
grupos.

Lder
Proceso
Gestin
Humana

Ejecutar
Evaluaciones
finales
programadas
sobre temas
normativos.

Reporte
quejas antes
de la
capacitacin
con
evaluacin
posterior a 6
meses

Establecer
Resultados de
las evaluaciones
por funcionario

Todas las acciones contempladas dentro del mapa, unido a la


informacin reportada por los indicadores, suministrar la
informacin requerida para el seguimiento respectivo a los mapas.

39

Polticas de administracin del Riesgo?


Para la consolidacin de las Polticas de Administracin de Riesgos se
deben tener en cuenta todas las etapas anteriormente desarrolladas.
Las polticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos
basadas en la valoracin de los mismos, permiten tomar decisiones
adecuadas y fijar los lineamientos, que van a transmitir la posicin de
la direccin y establecen las guas de accin necesarias a todos los
servidores de la entidad.
FORMULACIN DE LAS POLTICAS
Est a cargo del Representante Legal de la entidad y el Comit de
Coordinacin de Control Interno y se basa en el mapa de riesgos
construido durante el proceso; la poltica seala qu debe hacerse
para efectuar el control y su seguimiento, basndose en los planes
estratgicos y los objetivos institucionales o por procesos.
Debe contener los siguientes aspectos:
Los objetivos que se esperan lograr.
Las estrategias para establecer cmo se va a desarrollar las
polticas, a largo, mediano y corto plazo.
Los riesgos que se van a controlar.
Las acciones a desarrollar contemplando el tiempo, los recursos,
los responsables y el talento humano requerido.
El seguimiento y evaluacin a la implementacin y efectividad de
las polticas.

40

Comunicacin y
Consulta
La comunicacin y consulta con las partes involucradas tanto internas
como externas debera tener lugar durante todas las etapas (pasos
dentro de la metodologa) del proceso para la gestin del riesgo.
Esta comunicacin es importante para garantizar que aquellos
responsables de la implementacin de las acciones dentro de cada
uno de los procesos entiendan las bases sobre las cuales se toman las
decisiones y las razones por las cuales se requieren dichas acciones.
Un enfoque de equipos de trabajo puede29:
Ayudar a establecer correctamente el contexto estratgico.
Garantizar que se toman en consideracin las necesidades de
las partes involucradas.
Ayudar a garantizar que los riesgos estn correctamente
identificados.
Reunir diferentes reas de experticia para el anlisis de los
riesgos.
Garantizar que los diferentes puntos de vista se toman en
consideracin adecuadamente durante todo el proceso.
Fomentar la administracin del riesgo como una actividad
inherente al proceso de planeacin estratgica.

29 NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC-ISO31000. Pg. 33


41

Monitoreo y
Revisin
Una vez diseado y validado el plan para administrar los riesgos, en el
mapa de riesgos, es necesario monitorearlo teniendo en cuenta que
estos nunca dejan de representar una amenaza para la organizacin.
El monitoreo es esencial para asegurar que las acciones se estn
llevando a cabo y evaluar la eficiencia en su implementacin
adelantando revisiones sobre la marcha para evidenciar todas aquellas
situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicacin de
las acciones preventivas.
El monitoreo debe estar a cargo de:
Los responsables de los procesos y
La Oficina de Control Interno

Su finalidad principal ser la de aplicar y sugerir los correctivos y


ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo.
La Oficina de Control Interno dentro de su funcin asesora comunicar
y presentar luego del seguimiento y evaluacin
propuestas

de

mejoramiento

tratamiento

sus resultados y
a

las

situaciones

detectadas.

42

Trminos y
Definiciones
Aceptar el Riesgo: decisin informada de aceptar las consecuencias y
probabilidad de un riesgo en particular.
Control correctivo: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin no
deseable.
Control preventivo: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una conformidad potencial u otra situacin potencial no
deseable.
Administracin de Riesgos: Conjunto de Elementos de Control que al
interrelacionarse, permiten a la Entidad Pblica evaluar aquellos
eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar
o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos
positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor
cumplimiento de su funcin. Se constituye en el componente de
control que al interactuar sus diferentes elementos le permite a la
entidad pblica autocontrolar aquellos eventos que pueden afectar el
cumplimiento de sus objetivos.
Anlisis de Riesgo: Elemento de Control, que permite establecer la
probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el
impacto de sus consecuencias, calificndolos y evalundolos a fin de
determinar la capacidad de la entidad pblica para su aceptacin y
manejo. Se debe llevar a cabo un uso sistemtico de la informacin
disponible para determinar cuan frecuentemente pueden ocurrir
eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias.

43

Autoevaluacin del Control: Elemento de Control que basado en un


conjunto de mecanismos de verificacin y evaluacin, determina la
calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y
de cada rea organizacional responsable, permitiendo emprender las
acciones de mejoramiento del control requeridas. Se basa en una
revisin peridica y sistemtica de los procesos de la entidad para
asegurar que los controles establecidos son an eficaces y
apropiados.
Compartir el Riesgo: Se asocia con la forma de proteccin para
disminuir las prdidas que ocurran luego de la materializacin de un
riesgo, es posible realizarlo mediante contratos, seguros, clusulas
contractuales u otros medios que puedan aplicarse.
Consecuencia: el resultado de un evento expresado cualitativa o
cuantitativamente, sea este una prdida, perjuicio, desventaja o
ganancia, frente a la consecucin de los objetivos de la entidad o el
proceso.
Evaluacin del Riesgo: proceso utilizado para determinar las
prioridades de la Administracin del Riesgo comparando el nivel de un
determinado riesgo con respecto a un estndar determinado.
Evento: incidente o situacin, que ocurre en un lugar determinado
durante un periodo de tiempo determinado. Este puede ser cierto o
incierto y su ocurrencia puede ser nica o ser parte de una serie.
Frecuencia: medida del coeficiente de ocurrencia de un evento
expresado como la cantidad de veces que ha ocurrido un evento en un
tiempo dado.
Identificacin del Riesgo: Elemento de Control, que posibilita conocer
los eventos potenciales, estn o no bajo el control de la Entidad
Pblica, que ponen en riesgo el logro de su Misin, estableciendo los
agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia. Se
puede entender como el proceso que permite determinar qu podra
suceder, por qu sucedera y de qu manera se llevara a cabo.

44

Monitorear: comprobar, supervisar, observar, o registrar la forma en


que se lleva a cabo una actividad con el fin de identificar posibles
cambios.
Prdida: consecuencia negativa que trae consigo un evento.
Probabilidad: grado en el cual es probable que ocurra de un evento,
que se debe medir a travs de la relacin entre los hechos ocurridos
realmente y la cantidad de eventos que pudieron ocurrir.
Proceso de Administracin de Riesgo: aplicacin sistemtica de
polticas, procedimientos y prcticas de administracin a las diferentes
etapas del a Administracin del Riesgo
Reduccin del Riesgo: aplicacin de controles para reducir las
probabilidades de ocurrencia de un evento y/o su ocurrencia.
Riesgo: Posibilidad de que suceda algn evento que tendr un impacto
sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en
trminos de probabilidad y consecuencias.
Riesgo Inherente: Es aquel al que se enfrenta una entidad en ausencia
de acciones de la direccin para modificar su probabilidad o impacto.
Riesgo Residual: nivel de riesgo que permanece luego de tomar
medidas de tratamiento de riesgo.
Sistema de Administracin de Riesgo: conjunto de elementos del
direccionamiento estratgico de una entidad concerniente a la
Administracin del Riesgo.

45

Bibliografa
INSTITUTO
COLOMBIANO
DE
NORMAS
TCNICAS
Y
CERTIFICACIN -ICONTEC. Norma Tcnica Colombiana NTCISO31000. 2011
INSTITUTO
COLOMBIANO
DE
NORMAS
TCNICAS
Y
CERTIFICACIN -ICONTEC. HB 141 Gua para la Financiacin del
Riesgo. 2008.
PRICEWATERHOUSECOOPERS.
Administracin
de
Riesgos
Corporativos. 2005
CASALS & ASSOCIATES INC, PRICEWATERHOUSECOOPERS, USAID,
Documento Mapas de Riesgo, octubre 2003.
CASALS & ASSOCIATES INC USAID; Marco Conceptual, Programa
Fortalecimiento de la Transparencia y la Rendicin de Cuentas
en Colombia. 2004.
CEPEDA, GUSTAVO. Auditora y Control Interno. McGraw Hill,
1997.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA,
Riesgos de corrupcin en la Administracin Pblica, Tercer
Mundo, 2000
ESTUPIN GAITN, RODRIGO, La gerencia del riesgo y el nuevo
enfoque de control interno planteado por el COSO
GIL GALIO, PEDRO ORLANDO. Traduccin Administracin del
Riesgo Estndar AS/NZ 4360:1999. 2001.
COMPILADO POR DAVID MACNAMEE. MC2 MANAGEMENT
CONSULTING. WS.2000.Glosario de Evaluacin del Riesgo.
GONZLEZ SALAS DGAR. El Laberinto Institucional Colombiano.
1974-1994 Fescol. Universidad Nacional. 1998.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA.
Gua bsica de las Oficinas de Control Interno. 1999.
MCNAMEE, DAVID. Cuestionario sobre la administracin del
riesgo. Contacto Informacin: Telfono 1-925-934-3847. 1997.
ORTIZ, JOS JOAQUN Y ARMANDO ORTIZ. Auditora Integral.
Interfinco. 2000.
SALAZAR VARGAS, CARLOS. Las Polticas Pblicas. Pontificia
Universidad Javeriana. 1999.
http://www.coso.org/ERM-IntegratedFramework.htm
46