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INGENIERIA INDUSTRIAL

"Comunicacin"
INTEGRANTES:
Andonaire Rivera Luis
De la Oliva Avalos Renzo
Mogolln Farro Sheyla
Quispe Calle Gabriel
Ramos Bances Giancarlo
DOCENTE:
Mndez Parodi Ral
Pimentel, 27 de Noviembre

I.

El Proceso de la Comunicacin

El proceso de comunicacin involucra al emisor, la transmisin de un mensaje por


medio de un canal seleccionado y al receptor. Analicemos ms de cerca los pasos
especficos de este proceso:

EMISOR DEL MENSAJE


La comunicacin empieza desde el emisor, el cual posee una idea que a
continuacin codifica de tal manera que pueda ser comprendida tanto por el
emisor como por el receptor. Aunque por lo general se piensa que un mensaje
se codifica en espaol, existen muchos otros medios de codificacin, como la
traduccin de una idea a lenguaje de cmputo.

USO DE UN CANAL PARA LA TRANSMISIN DEL MENSAJE


La informacin se transmite por un canal que une al emisor con el receptor. El
mensaje puede ser oral o escrito, y se puede transmitir por medio de un
memorndum, una computadora, el telfono, un telegrama o un televisor.

RECEPTOR DEL MENSAJE


El receptor tiene que estar preparado para recibir el mensaje, a fin que pueda
decodificarlo y convertirlo en ideas. Si una persona esta pensando en un
emocionante juego de futbol, es probable que no tenga suficiente atencin a lo
que se le dice sobre un informe de inventario.
El siguiente paso del proceso de decodificacin, de la cual el receptor convierte
el mensaje en idea.

EL RUIDO ENTORPECE LA COMUNICACIN


Lamentablemente, la comunicacin se ve afectada por el ruido, todo aquello
que (ya sea que est presente en el emisor, la transmisin o el receptor)
entorpece la comunicacin. Por ejemplo:
El ruido o un lugar muy cerrado puede impedir el desarrollo de las ideas
claras.
La codificacin puede resultar fallida a causa del uso de smbolos
ambiguos.

La transmisin puede verse interrumpida por la presencia de esttica en


el canal, como ocurre a causa de una conexin telefnica deficiente.
La falta de atencin puede provocar una recepcin inexacta.
La decodificacin puede resultar fallida a causa de la atribucin de
significados errneos a palabras y otros smbolos.
La comprensin puede verse obstruida por perjuicios.
El cambio deseado puede no ocurrir a causa del temor a sus posibles
consecuencias.
Puesto que el lenguaje es un factor especialmente importante de la
comunicacin transcultural, no solo la expresin verbal sino tambin la
postura y los gestos pueden producir ruido y entorpecer la
comunicacin.

RETROALIMENTACION EN LA COMUNICACIN
Para comprobar la eficiencia de la comunicacin, una persona debe recibir
retroalimentacin. Nunca se puede estar del todo seguro de si un mensaje fue
eficazmente codificado, transmitido, decodificado y comprendido hasta
confirmarlo

por

FACTORES

medio

SITUACIONALES

de
Y

la

retroalimentacin.

ORGANIZACIONALES

EN

LA

COMUNICACIN
En el ambiente externo estos factores pueden ser de orden educativo,
sociolgico, legal poltico y econmico. Por ejemplo, un rgimen poltico
represivo inhibir el libre flujo de la comunicacin.

II. LAS COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES


Cuando hablamos de comunicacin organizacional, nos referimos al flujo de
informacin cclica entre todos los estratos de la organizacin; desde los
operarios, pasando por los administrativos, hasta la alta gerencia y viceversa.
La importancia de la informacin dentro de una empresa radica en la calidad y
la pertinencia de esta, porque una sobrecarga de informacin causara
confusin dentro de esta, tienen que ser los datos y nmeros exactos.

La necesidad de informacin dentro de la empresa, es en general para todos,


pero aquella que le debe de dar mayor valor a esta y tiene que procurar la
calidad de los datos va en los administradores y gerentes de esta.
Ya sabemos que la informacin tiene que mantenerse fluido en todos los
estratos de la organizacin, de esta manera el recorrido que cobra la
informacin se clasifica de 3 maneras: ascendente-descendente, horizontal y
diagonal.
1. Ascendente-descendente:
Este tipo de flujo va dentro de los departamentos, del colaborador al
administrador y viceversa. Es la que mayor cantidad de informacin carga
dentro de las empresas y una de la barreras que ms se le presenta al flujo es
la relacin entre subordinados y superiores, para la comprensin de los
mensajes de este flujo se debe de tener una buena relacin entre estas 2
partes.
2. Horizontal:
Usualmente se da de manera corta entre superiores de diferentes
departamentos, con datos precisos y en momentos claves como son las
reuniones de directivos o requerimientos entre departamentos como por
ejemplo el rea de produccin le pide a finanzas con cunto dinero puede
contar la empresa para mantenimientos, compra de materia prima o
adquisicin de nueva maquinaria.
3. Diagonal:
Este tipo de comunicacin se da de mayormente de forma oral, cuando
superiores de otras reas requieren supervisar otras reas, esto puede generar
que se destapen problemas entre la relacin de superiores y subordinados de
la misma rea, a pesar de la complejidad de este flujo es indispensable dentro
de cualquier organizacin.
Ya tenemos el flujo de comunicacin organizacional y las rutas de la
informacin empresarial, pero cul es el medio por la que se emite la
informacin? Existen 3 formas por la cual se intercambia la informacin:
escrita, oral y no verbal.
o

Escrita:
La comunicacin fue evolucionando al paso de la tecnologa de medios
de comunicacin, una de las desventajas de esta era la acumulacin de
papel donde se emita la informacin, pero con el paso del tiempo y la

llegada del internet y los e-mail, estos gastos se fueron recortando


significativamente, en vez de recibir cartas y cartas de pedidos,
proformas y memorndums, el correo simplifico este medio, y ahora no
se tienen almacenes llenos de papeles, sino pequeos servidores de
intranet de la empresa.
o

Oral:
Es la manera ms rpida de intercambio y retroalimentacin de
informacin, pero la desventaja de esta forma de comunicacin son que
no siempre se ahorra tiempo de esta manera, debido a las reuniones y
otra es la fragilidad de la memoria, por lo que se tendra que recurrir de
nuevo a la comunicacin escrita.

No

verbal:

Una de la maneras as naturales de la comunicacin, por medio de


gesto faciales, tono de voz o expresiones corporales transmiten de
manera

ms

subliminal

el

estado

de

los

trabajadores,

esta

comunicacin es efectiva siempre y cuando ambas partes tengan la


sensibilidad para poder interpretar estos mensajes, si los superiores no
se preocupan por el estado del colaborador, no se puede interpretar de
manera correcta.
III. BARRERAS Y FALLAS EN LA COMUNICACION
Quiz no sea de sorprender que los administradores se refieren
frecuentemente a las fallas de comunicacin como uno de sus
problemas

ms

importantes.

Sin

embargo,

los

problemas

de

comunicacin suelen ser sntomas de problemas ms profundos.


Barreras especificas a la comunicacin:

Falta de Planeacin
Es infrecuente que la buena comunicacin sea obra del azar.
Muy a menudo la gente no planea ni formula el propsito de su
mensaje .
No obstante, establecer las razones de una instruccin,
seleccionar el canal mas apropiado y elegir el momento
adecuado son acciones que pueden favorecer enormemente la
comprensin

Supuestos Confusos
A pesar de su gran importancia, suelen pasarse por alto los
supuestos no comunicados en los que se basa un mensaje.

Distorsin Semntica
Otra barrera a la comunicacin efectiva es la distorsin
semntica, la cual puede ser deliberada o accidental. Las
palabras pueden provocar reacciones distintas.

Mensajes deficientemente expresados


Aun siendo las ideas del emisor de la comunicacin, su mensaje
puede resistir palabras mal elegidas, omisiones, incoherencia,
jerga innecesaria y falta de claridad respecto de sus
implicaciones.

Barreras a la comunicacin en el mbito internacional


Es mas todava mas difcil a causa de la diferencia de idiomas,
culturas y normas de cortesa. Traducir lemas publicitarios es
muy riesgoso

IV. Hacia una comunicacin eficaz


Es

un

factor

primordial

en

el

desarrollo

de

las

relaciones

interpersonales. Una comunicacin clara, directa y abierta puede


promover relaciones satisfactorias y duraderas, mientras que una
comunicacin indirecta, circular y confusa puede contribuir a la
insatisfaccin y al rompimiento de relaciones.
A todo esto, existen varios enfoques para mejorar la comunicacin. Los
resultados de sta sirven de base para aplicar cambios tanto en la
organizacin con en el sistema.

La auditora de comunicacin
Es uno de los medios para mejorar la comunicacin en una
organizacin es efectuar una auditora de comunicacin. Esta
auditora es un instrumento para el examen de las polticas,
redes y actividades de comunicacin. En este modelo, la

comunicacin no es considerada por s misma, sino como un


medio para el cumplimiento de las metas organizacionales e
interpersonales.
Las cuatro principales redes de la comunicacin que es necesario auditar son las
siguientes:
1. La red de regulacin o relativa de tareas, referente a polticas, procedimientos,
reglas y relaciones superiores-subordinados.
2. La red de innovacin, que incluye la solucin de problemas, las reuniones y
las sugerencias de cambios.
3. La red de integracin, compuesta por elogios, recompensas, ascensos y todos
aquellos elementos que vinculan a las metas de la empresa con las
necesidades personales.
4. La red de informacin-instruccin, que incluye publicaciones, tableros de
avisos y la red natural de una compaa.
En conclusin, la auditora de comunicacin es un instrumento para el anlisis
de la comunicacin relacionada con muchas de las actividades administrativas
ms importantes. Sirve no slo para resolver problemas que ya han ocurrido,
sino tambin para impedir que ocurran en primer trmino.

Sugerencias para la mejora de la comunicacin


La eficacia de la comunicacin es responsabilidad de todos los
miembros de una organizacin, tanto administradores como
empleados en general, los cuales persiguen un propsito
comn. Las siguientes sugerencias pueden contribuir a derribar
las barreras a la comunicacin.

1. Los emisores de mensajes concebir claramente lo que desean comunicar. Esto


significa que uno de los primeros pasos de la comunicacin es aclarar el
propsito del mensaje y trazar un plan para la consecucin del fin propuesto.
2. Para que la comunicacin sea eficaz es preciso que la codificacin y
decodificacin se realicen con smbolos familiares tanto para el emisor como
para el receptor del mensaje. As, el administrador (y en particular el
especialista administrativo) debe evitar la jerga tcnica innecesaria, intangible
slo para los expertos en su campo.

3. La planeacin de la comunicacin no debe hacerse en el vaco. Por el


contrario, se debe consultar con otras personas y alentar a su participacin en
la recoleccin de datos, anlisis del mensaje y seleccin de los medios
apropiados.
4. Es importante considerar las necesidades de los receptores de la informacin.
Siempre que resulte apropiado hacerlo, se debe comunicar algo que sea
valioso para ellos, tanto a corto plazo como en un futuro ms lejano.
5. En la comunicacin en tono de voz, las palabras elegidas y la congruencia
entre lo que se dice y el modo en que se le dice influyen entre las reacciones
del receptor del mensaje.
6. Con demasiada frecuencia se transmite informacin sin comunicacin, dado
que la comunicacin slo es completa cuando el mensaje es comprendido por
el receptor.
7. La funcin de la comunicacin no se reduce a transmitir informacin. Tambin
tiene que con las emociones, las cuales son muy importantes en las relaciones
interpersonales entre superiores, subordinados y colegas en una organizacin.
8. La comunicacin eficaz es responsabilidad no slo del emisor, sino tambin del
receptor de la informacin. Por lo tanto, escuchar es un aspecto que precisa de
comentarios adicionales.

Escuchar: Clave para comprender


Escuchar es una habilidad que puede desarrollarse Keith Davis
y Jhon W. Newstrom propusieron diez principios para el
perfeccionamiento de la capacidad de escuchar. 1) dejar de
hablar, 2) hacer que el hablante se sienta cmodo, 3)
demostrarle al hablante que se desea escucharlo, 4) evitar
distracciones, 5) empatizar con el hablante, 6) ser paciente, 7)
mantener la calma, 8) evitar las discusiones y crticas, 9) hacer
preguntas y 10) dejar de hablar. El primero y el ltimo principio
son los ms importantes; para poder escuchar lo primero que
debemos es dejar de hablar.
Sugerencias para mejorar la comunicacin escrita
Una comunicacin escrita eficaz es quiz la excepcin, no la
regla; lo cierto es que ni el nivel de estudios ni la inteligencia
garantizan una buena redaccin. Muchas personas han

adoptado la costumbre de emplear jerga tcnica, que slo puede


ser comprendida por expertos en el mismo campo. Unos
cuantos lineamientos pueden hacer mucho en favor del
mejoramiento de la comunicacin.
Use palabras y frases sencillas.
Use palabras breves y conocidas.
Use pronombres personales (como t o usted)
siempre que sea apropiado.
D ilustraciones y ejemplos; use grficas.
Use oraciones y prrafos breves.
Use verbos en voz activa.
Evite palabras innecesarias.

Sugerencias para mejorar la comunicacin oral


Jay A. Conger ha propuesto los siguientes lineamientos para la
comunicacin oral, y en particular para la articulacin de la
misin de una organizacin.
Enuncie la misin en forma congruente con valores y
convicciones positivos.
Incorpore valores organizacionales y sociales en la declaracin
de las metas de la empresa
Exponga la importancia de la misin, la razn de su
establecimiento y el supuesto en el que se basa la certeza de
que la compaa cumplir exitosamente.
Formule el mensaje en un lenguaje de fcil comprensin y
srvase de metforas, alegoras e historias.
Practique la comunicacin oral y pida retroalimentacin sobre
sus discursos.
Muestre su entusiasmo y emociones al articular su visin de la
compaa.

Los Medio Electrnicos en la Comunicacin


Los administradores ya han adoptado diversos recursos electrnicos para que
favorezcan a la comunicacin tales como microcomputadoras, sistemas de correo
electrnico y mquinas de escribir electrnicas, celulares, etc.

Telecomunicaciones
Compaas que utilizan efectivamente esta nueva tecnologa
son:
Bancos porque proporcionan a sus clientes hardware y software
para transferir fondos a sus proveedores, servicios bancarios va
telefnica y fax para trasmitir informacin en cuestin de minutos
a otros pases.
Las telecomunicaciones es un enlace importante para los
sistemas de inventarios Justo a tiempo que som utilizados por
las compaas automotrices o una compaa de abastos
mdicos.

Teleconferencias
Para definir el trmino Teleconferencias son las interacciones de
un grupo de personas por medio de sistemas de audio y video
con imgenes fijas o mviles, compaas como IBM, Bank of
Amrica y Hughes las utilizan.
El video Mvil son para celebraciones de reuniones entre
administradores y ;
El video de imgenes fijas sirve para la exhibicin de graficas o
ilustraciones durante la conversacin.

Ventajas:
Ahorro

en

gastos

tiempo

de

viaje.

Mejora la comunicacin entre oficinas generales y


divisiones geogrficas dispersas.
Desventajas:
Riesgo de realizarlas ms a menudo de lo necesario.
El equipo puede presentar fallas.

Uso de computadoras para el manejo y transmisin en red


de la informacin
El procesamiento electrnico de datos hace posible hoy en da
anejar grandes cantidades de datos y poner la informacin a
disposicin de un gran nmero de personas. Aun as no se debe
olvidar que los datos no necesariamente son informacin ya que
la informacin debe informar a alguien.
Las

transmisiones

por

fax

correo

electrnico

estn

remplazando ya a los canales tradicionales de comunicacin


como el correo postal ya que las compaas pueden responder
ms velozmente a cambios globales.
Las computadoras han dejado de ser un simple instrumento de
manejo de informacin para convertirse en un importante factor
de comunicacin.