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06 junio 2014

% completado esperado segn programacin en Microsoft Project


Hola:
En el siguiente video se explica como obtener el % completado esperado segn la
programacin a una Fecha de estado o de corte.
Si no ves el siguiente vdeo pincha Aqu
Atencin: puedes ampliar la imagen del vdeo haciendo doble clic sobre la ventana.
Cuando queremos conocer el % completado que deberamos llevar a una Fecha de
estado o de corte, segn el plan actualmente programado (no respecto al de la
Lnea de base, de una mayor complejidad, y que algn da contar), podemos recurrir
a las opciones de Project. Es el mismo caso que aplicaramos si nuestra tarea o
proyecto se desarrolla segn lo programado, y queremos automatizar la entrada de los
datos reales y evitarnos escribirlos manualmente.
Para ello, definimos la Fecha de estado o corte en PROYECTO > Estado > Fecha de
estado y Aceptar.
El da de la Fecha de estado se considera por defecto incluido con toda su jornada, en
el perodo de actualizacin.

En FORMATO > Formato > Cuadrcula > Cuadrcula podemos hacer que se
muestre en el diagrama Gantt la lnea correspondiente a la Fecha de estado, en este
caso en rojo.
A continuacin seleccionamos la tarea o conjunto de tareas a actualizar segn el
programa, bien eligiendo toda la fila, o posicionndonos en una columna cualquiera de
la tarea.

Pulsamos la opcin: PROYECTO > Actualizar proyecto > Actualizar trabajo


completado al: > Por porcentaje completado Para: Tareas seleccionadas y

Aceptar
De igual forma podramos hacerlo para todas las tareas del proyecto de una sola vez al
elegir
Para: Proyecto completo

Si no queremos todava actualizar el campo del % completado, sino solamente tener la


referencia del valor esperado a la Fecha de estado, podemos hacer el siguiente truco:
1. Copiamos toda la columna % completado con los datos obtenidos con la opcin
Actualizar proyecto en la memoria del portapapeles (Copiar desde el ttulo gris de la
columna).
2. Deshacemos hasta el paso anterior a la actualizacin.
3. Insertamos una columna de un campo personalizado de texto, Texto1 por ejemplo si
est disponible.
- Botn secundario del ratn sobre el ttulo gris de la columna adjunta a la
insercin.
- Elegir opcin Insertar columna del men contextual desplegado.
- Buscar Texto1
4.Pegar desde el ttulo de la columna Texto1

Nota.- Esta opcin asegura la fiabilidad del clculo obtenido y sustituye a la


introduccin de complejas frmulas que solo sirven en determinadas circunstancias: no
ser tareas de resumen, no estar interrumpidas o divididas, no tener un calendario de
tarea o de recurso asignado distinto al del proyecto, entre otras.
Evidentemente es recomendable la realizacin de copias de seguridad del archivo
previo a estas operaciones automticas que siempre conllevan algn pequeo riesgo
de equivocarnos.
Y nada ms, para el que no lo conoca espero le resulte de utilidad.
Saludos.
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 6/06/2014 9 comentarios:
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Palabras clave: % completado esperado, % completado estimado, % completado previsto a una
fecha, avance segn programacin, fecha de corte, fecha de estado

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24 abril 2014

Seguimiento de tarea en Microsoft Project

Buenas tardes, me he decidido a escribirte porque tengo una duda que no se me


resuelve por ms que busco en todos lados.Tena una tarea que comenzaba el
28/02/2014 con una duracin de 30 das, es decir, se acababa aproximadamente el 10
de abril. A da de hoy (23/04/2014) se ha completado el 90% de la tarea y lo que me
gustara saber es, segn el avance que lleva, como puedo determinar la nueva fecha
de final de mi tarea.
Gracias
Javier Moya
Ingeniero Agrnomo
Respuesta [Ignacio Martn]:

Hola Javier,

supongamos que te refieres a que la tarea tiene una Duracin de 30 das laborables y
que a la Fecha de estado o revisin (23/04/2014) se ha completado el 90%. Para
Project, esto supone que a esa Fecha de estado, la Duracin real es 30x90/100 = 27 d
laborables, y la Duracin restante = 30 27 =3 das laborables.
Puedes introducir previamente la Fecha de estado o actualizacin en Men > Proyecto
> Informacin del proyecto.

Tambin puedes mostrar opcionalmente una lnea, roja por ejemplo, en el diagrama de
Gantt que muestre la Fecha de estado en Men > Formato > Cuadrcula

As pues, el siguiente paso que yo recomiendo es reprogramar la Duracin restante a


partir de la Fecha de estado, con lo cual los 3 das restantes se sitan a partir del
23/4/14.

Si usas la versin 2003 o 2007 est en Men > Herramientas > Seguimiento >
Actualizar proyecto
Si usas la versin 2010 o 2013 se hace en Proyecto > Estado > Actualizar proyecto.
En cualquiera de los casos se ha de elegir las opciones que se muestran en el cuadro
superior y Aceptar.
Finalmente, se debera reestimar la Duracin restante, en el caso en que el usuario
crea que el tiempo que falta ser superior o inferior al supuesto inicialmente. Esto se
hace simplemente modificando la celda Duracin restante.

Supongamos que en vez de 3 das restantes, sean 6 das, la Fecha final programada
ser el 1/5/2014.
Espero haberte aclarado tus dudas.
Saludos
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 4/24/2014 2 comentarios:
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Palabras clave: % completado, duracin real, duracin restante, fecha de
estado, reprogramacin, seguimiento

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21 abril 2014

Service Pack 1 para Microsoft Project 2013

Los Service Pack 1 para Microsoft Project 2013 publicados el 13/02/2014 contienen
nuevas actualizaciones para mejorar la seguridad, el rendimiento y la correccin de
posibles errores. Adems, el Service Pack es una recopilacin gratuita de todas las
actualizaciones publicadas anteriormente.
Segn sea tu versin de Project de 32 bits o 64 bits, aqu tienes el enlace a la

descarga:
Service Pack 1 para Microsoft Project 2013 (KB 2817433) Edicin de 64 bits
Service Pack 1 para Microsoft Project 2013 (KB 2817433) Edicin de 32 bits
Nota.- Puedes comprobar tu versin dentro de Project 2013 en Archivo > Cuenta >
Acerca de Project
Nota.- Esta actualizacin pueden haberse instalado con anterioridad en tu ordenador si
tienes configurado Windows Update para que instale las actualizaciones
automticamente, en cuyo caso Project te informar al intentar instalarlo sin mayor
problema. Como es habitual, la cuenta del usuario requiere tener configurado permiso
para poder realizarlo.
Saludos
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 4/21/2014 4 comentarios:
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Palabras clave: descargar service pack, service pack sp1 Microsoft Project 2013 KB 2817433

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10 diciembre 2013

Conflicto entre vnculo y restriccin de fecha


Hola,
tengo una duda sobre las delimitaciones en las fechas:
al delimitar la fecha de una tarea para que comience en una fecha concreta, (y estar
las tareas precedentes a esta vinculadas entre ellas (FC)) entiendo que la finalizacin
de las tareas precedentes no pueden superar esa fecha concreta.
Sin embargo, al aumentar la duracin de una de las tareas precedentes, hace que la
fecha de finalizacin de la tarea precedente sea mayor que la fecha de comienzo de la
tarea sucesora (en la cual establec la delimitacin). Lo cual no podra ser posible ya
que entre ellas hay un vinculo fin-comienzo. A qu podra ser debido esto?

Respuesta [Ignacio Martn]:


Hola, en el siguiente vdeo se muestra que es y como afrontar un conflicto de

programacin en Microsoft Project, entre una Fecha de restriccin de una tarea y su


Vnculo con una predecesora.
Los conflictos de programacin suelen generar una holgura negativa, que nos indica los
das que debemos ganar en sus tareas predecesoras para eliminar el conflicto. Esta
holgura o margen de demora total se puede consultar insertando la columna
correspondiente en la tabla de tareas.
Si no ves el siguiente vdeo pincha Aqu
Atencin: puedes ampliar la imagen del vdeo haciendo doble clic sobre la ventana, y
Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la
imagen.

Saludos
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 12/10/2013 No hay comentarios:
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Palabras clave: conflicto de programacin, delimitacin de fecha, fecha de restriccin, holgura, margen
de demora total, vnculo

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14 febrero 2013

Duracin de Tareas Lapso en Microsoft Project


Hola,
mi duda se refiere a la duracin de la tarea y concretamente si existe algn modo de
que Project estime la duracin por medio de los vnculos con otras tareas, lo comento
con un ejemplo:
La actividad de gestin (supervisin) del proyecto, debe comenzar cuando comienza el
proyecto (vnculo comienzo-comienzo con la primera actividad) y finalizar cuando
finalice la ltima (vnculo fin-fin con la ltima), por tanto el parmetro duracin deber
estimarse en funcin de estas dependencias.
El caso es que no consigo que la la duracin me la estime directamente.
Un saludo y muchas gracias de antemano.
Francisco Otero

Respuesta [Ignacio Martn]:


Hola Francisco, en el siguiente vdeo se explica como crear una tarea de tipo Lapso en
Microsoft Project, es decir que su duracin la calcula Project automticamente
dependiendo del comienzo o fin de otras tareas que elijamos. Esto se realiza mediante
copiados y pegado especial con vnculo entre campos de fechas. Esta sencilla solucin
debe de ser excepcional ya que un nmero elevado de estas tareas en el proyecto
puede suponer retrasos e inconvenientes para un clculo gil de la aplicacin.
Si no ves el siguiente vdeo pincha Aqu
Atencin: puedes ampliar la imagen del vdeo haciendo doble clic sobre la ventana, y
Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la
imagen.
Saludos
Ignacio MVP
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 2/14/2013 7 comentarios:
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Palabras clave: duraciones, estimacin, tarea lapso

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21 septiembre 2012

Importar y exportar entre Excel y Microsoft Project (Vdeo)


Hola,
en el siguiente vdeo se muestra un ejemplo de exportacin e importacin de tareas y
proyectos entre Project y Excel, en el que se selecciona y enva tareas para ser
actualizadas a una fecha de estado o control, y posteriormente se revierten los datos
modificados en Excel a Project. En el vdeo se comentan los siguientes aspectos
1. Fecha de estado y cuadrcula
2. Lnea de base
3. Filtros
4. Exportacin a Excel
5. Actualizacin de tareas en Excel
6. Importacin de Excel

Si no ves el siguiente vdeo pincha Aqu


Atencin: puedes ampliar la imagen del vdeo haciendo doble clic sobre la ventana, y
Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la
imagen.
Para soluciones colaborativas de gestin de proyectos en las que intervienen mltiples
recursos internos y/o externos, departamentos, decisores, etc., con consultas y
actualizaciones de tareas, recursos y/o proyectos de la empresa, va intranet y/o
internet se recomienda la solucin Project Server
Saludos
Ignacio MVP
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 9/21/2012 6 comentarios:
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Palabras clave: actualizaciones, exportar, exportar a Excel, fecha de estado, filtro, importar, importar
de Excel, lnea de base

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20 agosto 2012

Fechas numricas no calendarizadas en Microsoft Project (Vdeo)


Este vdeo explicativo de como mostrar fechas numricas no calendarizadas en
Microsoft Project es un complemento visual solicitado por varios usuarios a partir del
post "Fechas no calendarizadas en Microsoft Project" publicado con anterioridad en
este foro: Fechas no calendarizadas en Microsoft Project
Espero os resulte interesante.

Atencin: puedes ampliar la imagen del vdeo haciendo doble clic sobre la ventana.
P.D. - dado que la frmula del campo "Comienzo de tarea"(Texto 10) se refiere a una
fecha, se debe incrementar en 1 el clculo de la frmula, de manera que quedara
como sigue:
"da " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Comienzo];"Todos los das
laborables")/480+1
Saludos
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 8/20/2012 16 comentarios:

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Palabras clave: calendario laboral, formula diferencia de fechas,licitaciones

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15 agosto 2012

Por qu una tarea deja de ser crtica al introducir un % completado?

Por que razn al momento de hacer el seguimiento del proyecto, al introducir un


valor cualquiera de % completado a una tarea crtica, esta deja de ser crtica???; me
explico tengo una tarea X marcada como crtica por el programa, en el Gantt de
seguimiento, sabemos que las actividades crticas aparecen resaltadas en color rojo,
pues bien, cuando a una de estas actividades le asigno un valor de % completado;
inmediatamente cambia su color, pasando a ser una actividad normal, es decir
dejando de ser crtica.
Un saludo y agradezco de antemano la ayuda que me puedas ofrecer al respecto.
Frank

Respuesta [Ignacio Martn]:


Hola Frank
El caso al que te refieres se produce cuando una tarea crtica (Margen de demora
total = 0 das) es sucesora (dependiente) de otra y se empieza a ejecutar obviando e
interfiriendo en la lgica del enlace.

En el ejemplo que se muestra en la imagen anterior, la Tarea bno debera poder


empezar hasta que la Tarea a finalice de acuerdo con su relacin Fin-Comienzo.

Supongamos que la Tarea b lleva un 40% de % completado, an cuando la Tarea


a no ha finalizado. En la imagen superior se ve como Microsoft Project interpreta que
el Margen de demora total de la Tarea a, ya no es 0 das sino 2 das, debido a que la
dependencia Fin-Comienzo se aplica sobre el inicio del trabajo de la Tarea
b pendiente de realizar, es decir la Tarea a podra retrasarse 2 das sin afectar a la
parte restante de la Tarea b.

Por ltimo, podemos observar lo que hara Ms Project si aumentamos la Duracin de


la Tarea a de forma que supere esa holgura de 2 das. Como se ve en la ltima
imagen, Ms Project programa el comienzo del trabajo pendiente de la Tarea B a partir
del fin de la Tarea A, lo que confirma que el vnculo se aplica sobre la parte no
completada.
Esta situacin tambin puede darse de forma similar en cuanto a la consideracin de
los mrgenes y criticidades de las tareas con los otros 3 tipos de enlace adems
del Fin-Comienzo, como son:Comienzo-Comienzo, Fin-Fin y Fin-Comienzo.

Ejemplo enlace Comienzo-Comienzo


Antes: con % completado= 0%

Despus: con % completado= 40%

Comentario: Al comenzar a ejecutarse la Tarea B sin que haya empezado la Tarea A,


Ms Project considera que el vnculoComienzo-Comienzo ha sido obviado y lo
interpreta como si no existiera, por lo que la Tarea A pasa a tener 3
das de margendado que el proyecto dura 8 das y la Tarea A 5 das, que es el tiempo
en que se puede retrasar sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Por otro lado, Ms
Project considera en este ejemplo que si la Tarea B ha empezado, la Tarea C no se va
a ver retrasada por la Tarea B ms all de la fecha de comienzo real de esta, por lo
que el trabajo restante de la Tarea B puede retrasarse en3 das que es el Margen de
demora total que muestra la tabla y que hace que la barra se muestre azul en el
diagrama de Gantt.
Nota: Ms Project considera a las tareas finalizadas (% completado = 0 das)
con Margen de demora total = 0 das y por lo tanto no crticas.
Espero haberte aclarado las dudas,
Saludos
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 8/15/2012 No hay comentarios:
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Palabras clave: % completado, margen de demora total, tarea crtica,vnculo comienzocomienzo, vnculo fin-comienzo

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19 julio 2012

Capacidad mxima variable de un mismo recurso en Microsoft Project

Martn:

mi consulta se refiere a que si la Capacidad mxima de un mismo recurso de trabajo


se le puede variar por intervalos de tiempo, es decir que tengan por ejemplo 100%
en una semana, 200% en 2 semanas y tal vez 300% en el resto del proyecto.
Te agradezco de antemano la respuesta.
Eduardo Mendoza Vidal
Respuesta [Ignacio Martn]:

Hola Eduardo,
tal como se aprecia en la imagen de ms arriba, se puede definir la Capacidad
mxima o Disponibilidad del recurso en el tiempo desde la ficha General del
Cuadro de dilogo deInformacin del recurso. Este cuadro se muestra al hacerdoble
clic sobre el nombre del recurso desde cualquier vista, o en la ficha Recurso >
grupo Propiedades > opcinInformacin para usuarios de la versin de Ms Project
2010.
Nota.- NOD significa NO Disponible (NA = Not Avaliable, en ingls) y equivale a dejar
la celda en blanco o vaca. En el caso del ejemplo que se muestra en la imagen
superior, el primer intervalo corresponde al perodo que va desde cualquier comienzo
del proyecto hasta una fecha concreta, y el tercer y ltimo intervalo se aplica desde
una fecha determinada a cualquier otra.

Saludos,

Ignacio Martn
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 7/19/2012 6 comentarios:
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Palabras clave: capacidad mxima, capacidad mxima variable,informacin del recurso, NA, NOD

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02 julio 2012

Cmo se calcula el avance de una tarea de resumen en Microsoft Project?

El avance de una tarea de resumen en Microsoft Project puede referirse a la Duracin o


al Trabajo.

Si es respecto a la Duracin se denomina % completado, y se calcula como la


relacin en tanto por ciento entre la suma de todas las Duraciones reales de las tareas
que tiene subordinadas y la suma de todas las Duraciones de esas mismas tareas.
Si el avance es respecto al Trabajo de los recursos asignados se denomina % trabajo
completado, y se calcula como la relacin en tanto por ciento entre la suma del
Trabajo real (horas reales) de todas las asignaciones de recursos que tiene
subordinada y la suma del Trabajo (horas programadas totales) de esas mismas
asignaciones de recursos.
Estos mismos criterios se aplican al clculo de avance de la tarea resumen del
proyecto, ignorando tareas de resumen y considerando todas las tareas de ltimo
nivel.
En la imagen superior del ejemplo se puede apreciar como los resultados de los
diferentes avances de la Duracin o % completado, tanto de tareas de resumen como
del proyecto se corresponden con las frmulas anteriores.

Igualmente se puede comprobar los resultados a nivel del % completado del trabajo,
teniendo en cuenta que la distribucin de las horas en la tarea Programacin mdulo 2,
no es lineal en el tiempo sino creciente, como se ve en la vista Uso de tareas. Es por
esta ltima razn por la que en el ejemplo no coinciden a nivel de proyecto el %
completado y el % de trabajo completado.

Saludos
Ignacio - MVP
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 7/02/2012 12 comentarios:
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Palabras clave: % completado, % trabajo completado, tarea de resumen,tarea de resumen del
proyecto, tareas de resumen, uso de tareas

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26 junio 2012

Color de barras del Gantt en funcin del valor de un campo en Microsoft Project
Hola, es posible generar un campo de indicadores y que en base a este indicador la
barra de tareas en el diagrama de Gantt tenga el color asignado al indicador?
Maria Alejandra G.
Respuesta [Ignacio Martn]:
Hola Mara, en el vdeo siguiente se explica cmo elegir el color de las barras del Gantt
en funcin del valor de un campo en Microsoft Project.
Atencin: puedes ampliar la imagen del vdeo haciendo doble clic sobre la ventana, y
Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la
imagen.

Saludos
Ignacio MVP
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 6/26/2012 No hay comentarios:
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Palabras clave: campos personalizados, colores de barra, estilos de barra,gantt

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25 mayo 2012

Personalizar la Cinta de opciones (Ribbon) de Microsoft Project 2010


Estimado Ignacio,
desde hace algn tiempo desarrollo macros que me permiten automatizar ciertos
procedimientos de mi quehacer diario; sin embargo no consigo que los mismos estn
disponibles en la cinta de opciones "Ribbon" de Project 2010 as como en cualquier
archivo de Project que sea abierto. En un video subido recientemente (Seguimiento de
un proyecto Formulas e Indicadores Grficos) me percat que lo conseguiste, mi
inquietud es como podra hacer lo mismo?
De antemano le agradezco la atencin prestada.
Andrs Vera
Ing. Civil

Respuesta [Ignacio Martn]:


Hola Andrs, en el video siguiente se explica cmo personalizar la Cinta de opciones
(Ribbon) y la Barra de herramientas de acceso rpido en Microsoft Project 2010. Espero
te sea de utilidad. Duracin aproximada 6 minutos.

Atencin: puedes ampliar la imagen del vdeo haciendo doble clic sobre la ventana, y
Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la
imagen.

Saludos
Ignacio MVP
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 5/25/2012 No hay comentarios:

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Palabras clave: barra de herramientas de acceso rpido, cinta de opciones, ribbon

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15 mayo 2012

Semforos en Microsoft Project

Estimado, el otro da me ayudo con una consulta de fechas y lo mencionado por usted
me resulto muy bien. Ahora quiero aplicar semforos en una consulta de fechas igual,
los he podido realizar en base a nmeros es decir cantidades mayor que o igual que y
con ello despliego el semforo con el color correspondiente. Pero con el tema de las
fechas se me complica, por ejemplo le cuento lo que necesito:
Tengo una Fecha2 y necesito saber de acuerdo al dia actual los dias que faltan para
llegar a esa Fecha2, por ejemplo :
Fecha2=25.05.2012
Fecha Actual del dia = 10.05.2012, entonces estoy a 15 dias de la fecha Fecha2 y
quiero que cuando este a 6 dias de la fecha colocar semaforo amarillo, si es menos de
4 dias semaforo rojo y cualquier cantidad de dias antes de los 6 dis, semaforo verde,
me entiende?
He averiguado y me dicen que lo puedo hacer con minutos, pero no logro definir como
hacer la formula consultando esto. Crees que me puedas ayudar para ver como
hacerlo.
Desde ya muchas gracias
Ali B.C.

Respuesta [Ignacio Martn]:

Hola Ali
En el ejemplo que se muestra en la imagen superior se ha insertado una columna del
campo numrico personalizable Nmero4 (poda ser cualquier otro de los disponibles)
que muestra unos semforos de colores en funcin de la proximidad de la Fecha de
finalizacin de la tarea a la Fecha actual que tenga el ordenador en cada momento.
Para su realizacin se ha seguido los siguientes pasos:
1. Insertar la columna Nmero4 en la posicin deseada de una tabla de tareas,
como por ejemplo la de Entrada. Para insertar este campo numrico personalizable por
el usuario: botn secundario del ratn sobre el ttulo de fondo gris de la columna de la
tabla que quedar a la derecha del nuevo campo, y a continuacin elegir Insertar
columna del men contextual, seleccionando el campo Nmero4 por ejemplo en este
caso.
2. Botn secundario del ratn sobre el ttulo de la nueva columna Nmero4 y elegir del
men contextual: Campos personalizados.Cambiar el nombre a Prximo a
finalizar, por ejemplo, para que se muestre con ese ttulo en cualquier tabla de
tareas.

3. Introducir la frmula: [Fin]-[Fecha actual]

aceptando los mensajes y aplicndola tambin opcionalmente a las Filas de resumen


de grupo y tarea.

4.En Indicadores grficos del formulario anterior de campos personalizados


Nmero4, introducir los siguientes Criterios y por este orden:
- Menor o igual que 4 (en rojo)
- Menor o igual que 6 (en naranja)
- Mayor que 6 (en verde)
tal como se muestra en la imagen siguiente

Importante: Ms Project aplica los criterios de la lista para cada fila de tareas
empezando por el de ms abajo y terminando por el de ms arriba.
Nota.- Se puede marcar la opcin que Las filas de resumen hereden los
criterios de las filas que no son de resumen, si queremos que tambin se muestren
semforos en las cabeceras o tareas de resumen.

Y esto es todo.
Saludos,
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 5/15/2012 41 comentarios:
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Palabras clave: cambiar nombre, campos personalizados, frmula,indicadores grficos, insertar
columna, semforos

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07 mayo 2012

Seguimiento de un proyecto, frmulas e indicadores grficos de retraso en


Microsoft Project

Estimado Ignacio,
necesito implementar una formula con el siguiente requerimiento:
- Cuando un proyecto tiene un retraso menor al 25% en verde.
- Cuando un proyecto tiene un retraso entre 25% y 35% en amarillo.
- Cuando un proyecto tiene un retraso mayor a 35% en rojo.

Me puedes ayudar en realizar la formula por favor... recin estoy empezando a utilizar
el Project.
Muchas Gracias
Felix J. Huachaca

Respuesta [Ignacio Martn]:


Hola Flix, antes de nada permteme recordar que al menos en Microsoft Project
podemos encontrar 6 mbitos significativos relacionados con el Retraso de un proyecto

Retraso en la Duracin (das completados de la tarea)

Retraso en la fecha de Comienzo

Retraso en la fecha de Fin

Retraso en el Trabajo (horas de recurso completadas)

Retraso en el consumo del Presupuesto (costo completado)

Retraso en la produccin de unidades Fsicas (medicin ejecutada, no


gestionada en MsProject)

Lgicamente el concepto retraso requiere una comparacin, que en Microsoft Project es


entre lo Actual vs lo Previsto (lnea de base) a una Fecha de estado o
actualizacin.
En el siguiente vdeo se describe como incluir un Indicador grfico en una tabla que
muestre un color distinto en base al retraso de la fecha de fin actual del proyecto y sus
tareas, respecto a la prevista de la lnea de base. Adems se explica de manera breve
el proceso de seguimiento aplicado previamente al proyecto en cuestin.
En este video :
Parte primera: Seguimiento
1. Creacin de la Lnea de base o plan previsto
2. Configurar las Vistas para el Seguimiento
3. Tarea Resumen del proyecto
4. Gantt de seguimiento

5. Barra Lnea de base Resumen del proyecto


6. Cuadrcula de la Fecha de estado
7. Introducir los Datos reales
8. Reprogramar el Trabajo retrasado

Parte segunda: Indicadores grficos de retraso

Creacin de Frmulas

Creacin de Indicadores grficos

Atencin: puedes ampliar la imagen del vdeo haciendo doble clic sobre la ventana, y
Cambiar la calidad a 720HD desde la barra negra de control, en la parte inferior de la
imagen.
Un saludo
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 5/07/2012 19 comentarios:
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Palabras clave: indicadores grficos, seguimiento, semforos

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07 abril 2012

Doble turno en Microsoft Project

Hola,
estoy trabajando en una programacin de mantenimiento de una planta, y tengo la
siguiente duda:

se trabaja todos los das de la semana, dos turnos de 12 horas, el primer turno
empieza a las 6:00 am, almuerza de 12:30 a 1:30, y finalizan a las 6:00 de la tarde.
El otro turno empieza a la 6:00 de la tarde, toman su comida a la 2:30 de la
madrugada y terminan a las 6:00 am. Como puedo configurar mi calendario para este
proyecto, he tratado por todos los medios y no he podido, agradecera mucho su
ayuda ,
Saludos,
Vctor
Ingeniero de proyectos

Respuesta [Ignacio Martn]:


Hola Vctor
Premisas
Antes de nada vamos a suponer las siguientes premisas
- Cuando estimas (introduces) la Duracin de una tarea en das, se supone que un da
equivale a 22h de trabajo en tu ejemplo.
- Por defecto las tareas empiezan a las 6h a.m.
Configuracin previa de Opciones
- El Formato de fecha conviene ponerlo provisionalmente con da y hora, es decir
28/01/09 12:33 en Opciones / Vista del proyecto, con la intencin de comprobar y
cambiar manualmente si es necesario la hora programada de la tarea.

- Un da o Jornada laboral son 22h en Opciones / Opciones de calendario para este


proyecto.
- La Hora de Comienzo y de Fin predeterminada es las 6:00 h a.m. en Opciones /
Opciones de calendario para este proyecto.
- La Semana laboral = 154 y Das por mes = 30, tambin en Opciones / Opciones de
calendario para este proyecto, aunque estos parmetros suelen ser irrelevantes para la
programacin, salvo que se estime la Duracin en semanas (sem) o meses (mss), cosa
poco habitual y nada recomendable, mejor en das.
- Por defecto y slo para la versin de Microsoft Project 2010, configurar Las nuevas
tareas creadas son Programadas automticamente en Opciones / Opciones de
programacin para este proyecto.
- Marcar Las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo en Opciones /
Opciones de programacin para este proyecto. Con esto conseguiremos que el trabajo
estimado en la Duracin de la tarea se reparta entre los recursos laborales asignados.
Esto no es retroactivo para las tareas existentes con anterioridad, por lo que se puede
cambiar para cada tarea insertando la columna Condicionada por el esfuerzo para
luego ocultarla, o bien en la ficha Avanzado de Informacin de la tarea, o incluso desde
el formulario de Detalles de la tarea en la ventana inferior de la pantalla con Men/
Ventana/ Dividir en la versin de Ms Project 2007 y anteriores o ficha Vista > grupo
Vista en dos paneles > Opcin Detalles para la versin 2010 de Ms Project.
Hora de comienzo del proyecto
En Proyecto > Informacin del proyecto, Fecha de comienzo, compruebe o introduzca
las 6:00 como la hora de comienzo del proyecto, y por lo tanto de las nuevas tareas.

Calendario del proyecto

- Definir la semana laboral Predeterminada en el Calendario Estndar (Calendario del


proyecto) como laborables de Lunes a Domingo con los siguientes perodos laborables
especficos:
1 Desde 0:00 Hasta 2:30
2 Desde 3.30 Hasta 13:30
3 Desde 14:30 Hasta 0:00
Para ello se selecciona el Calendario estndar (Calendario del proyecto) en la ficha
Proyecto > grupo Propiedades > opcin Cambiar tiempo del proyecto (versin Ms
Project 2010) en Men > Herramientas > Cambiar calendario laboral (versin 2007 y
anteriores de Ms Project). A continuacin seleccionar [Predeterminado] en la ficha
Semanas laborales y pulsar el botn DetallesSeleccionar todos los das de la semana
de Lunes a Domingo, pulsar el botn Establecer das en estos perodos laborales
especficos e introducir los perodos 1, 2 y 3 descritos anteriormente. Pulsar Intro y/o
Aceptar para salir y guardar los cambios.
Calendario Turno de Da
Mediante el botn Crear Calendario dentro del formulario Cambiar calendario laboral,
crear el calendario Turno de da, seleccionando cualquiera de los 2 botones (Crear
nuevo Hacer una copia) que se muestran, y a continuacin seguiremos los
mismos pasos que para el Calendario del proyecto anterior , asignando los siguientes
perodos laborables de Lunes a Domingo para este nuevo calendario Turno de da:
1 Desde 6 Hasta 13.30
2 Desde 14:30 Hasta 18

Calendario Turno de Noche


Crear el calendario Turno de Noche igual que con el Turno de Da salvo con los
siguientes turnos laborables:
1 Desde 0 Hasta 2:30
2 Desde 3.30 Hasta 6
3 Desde 18 Hasta 0
Hoja de recursos

Cree los recursos con nombres que hagan referencia al perfil y turno al que pertenecen
para facilitar su asignacin, y evitar errores como en el ejemplo que se muestra en la
imagen superior. Adems en ocasiones puede ser til escribir el Grupo al que pertenece
el recurso (Mecnico Turno de Da MTD por ejemplo), ya que a la hora de asignar o
sacar informes permitir hacer filtros segn perfiles de recursos de manera ms
sencilla. Finalmente y en lo que se refiere al recurso es fundamental elegir en la
columna Calendario base, el calendario Turno de Da o de Noche al que pertenece.
Asignar los recursos de dos turnos
Una vez estimada la duracin de la tarea en das (22h/da) y comprobado que la tarea
tiene la opcin Condicionado por esfuerzo marcada, asignamos el primer recurso a la
tarea, pulsamos Aceptar! y despus asignamos el segundo recursos del otro turno.
Importante.- Es necesario que entre asignaciones de recursos de tareas
Condicionadas por el esfuerzo, y en las que se pretende que Ms Project reparta el
trabajo o esfuerzo se pulse el botn Aceptar tras cada asignacin, es decir 1
asignacin > Aceptar > 2 asignacin > Aceptar
De esta manera se consigue asignar a una tarea recursos de 2 turnos, repartindose el
esfuerzo o trabajo estimado para su realizacin.
Nota.- Es posible que las opciones y caractersticas definidas anteriormente no
produzcan el efecto esperado en proyectos creados con anterioridad, ya que muchas
de esas funciones no se aplican con carcter retroactivo, por lo que en ocasiones el
usuario tendr que rescribir o volver a crear la informacin existente.

Saludos
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 4/07/2012 12 comentarios:
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Palabras clave: calendario laboral, doble turno

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02 abril 2012

Crear un filtro de cdigos E.D.T. en Microsoft Project

Ignacio, puedo hacer un filtro en Project para llamar una parte del EDT, pero que este
sea el que me pida el dato?
Me refiero a que cada vez que llame al filtro me salga un mensaje: Introduzca el EDT,
ah coloco el nmero y me hace el filtro.
Te agradezco mucho.
Juan Carlos.
Respuesta [Ignacio Martn]:
Hola Juan Carlos:
por ejemplo si en la opcin Filtros > Ms filtros > Nuevo creas un filtro como el
siguiente, te mostrar todas las tareas que empiecen por un cdigo EDT de comienzo
hasta otro excluido que introduzcas en la segunda pregunta, y cuyo resultado sera por
ejemplo como el mostrado en la imagen superior.
Los datos a introducir en la creacin del filtro Nuevo son los siguientes.

Tambin puedes elegir si quieres mostrar las cabeceras a las que pertenece la seleccin
marcando Mostrar filas de resumen relacionadas.
Te recomiendo marques "Visible en el men" para que lo tengas a mano al pulsar
sobre la lista desplegable de la Ficha Vista > Grupo Datos > Filtro > Lista
Personalizada, esto en Ms Project 2010, porque en versiones anteriores sera
en Men> Proyecto > Filtros.
Nota.- El cdigo E.D.T. o cdigo del Esquema de Desagregacin del Trabajo es
un valor que genera automticamente Microsoft Project en funcin de la posicin
jerrquica de la tarea en el rbol del proyecto. Esta mscara o formato puede
personalizarse incluyendo caracteres y smbolos fijos intermedios a travs de la
opcin ficha Proyecto > grupo Propiedades > opcin EDT > Definir cdigo
Importante.- La opcin que muestra y oculta el EDT est en laficha Formato >
grupo Mostrar u ocultarNmero de esquema. En versiones anteriores a
Microsoft Project 2010 se encuentra en Men > Herramientas > Opciones > ficha
Vista Mostrar nmero de esquema.
Un saludo.
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 4/02/2012 7 comentarios:
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Palabras clave: codigo E.D.T., E.D.T., filtro

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29 marzo 2012

Control y seguimiento del coste del proyecto Mtodo del Valor acumulado
(Earned value o Valor ganado)

Para el que le interese el tema del Earned Value o Valor Ganado le invito a leer este
nuevo artculo que sobre todo me sirvi para desdramatizar el tema y llevarlo por la
va de la realidad con Microsoft Project, a partir de experimentar un poco sobre el. Para
verlo pincha sobre el siguiente enlace:
Control y seguimiento del coste del proyecto Mtodo del Valor acumulado (Earned
value o Valor ganado)
Un saludo
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 3/29/2012 2 comentarios:
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Palabras clave: Earned value, EV, Valor acumulado, Valor Ganado

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14 marzo 2012

Curvas S (II)

Estimado Ignacio,
quera ver la posibilidad de que me ayudara a crear una macro para sacar una curva S

desde el MS Project 2010 a Excel, ya que dicho MsProject no cuenta con anlisis
temporal como la versin 2003. Cualquier comentario o sugerencia ser bin recibida.
Saludos.
Ricardo Ortiz G.
Ingeniero Constructor
Chile
Respuesta [Ignacio Martn]:
Hola Ricardo,
aunque puedes mirar el artculo anterior relativo a Curvas S en este mismo foro de Ms
Project, repasaremos de nuevo de manera ms puntual si cabe, la forma manual de
extraer los datos de Microsoft Project, para que a partir de ah puedas obtener las
Curvas S a travs de los grficos de Excel, siendo las ms habituales las referidas a las
Horas de trabajo de los recursos y al Costo.
Se adjunta una imagen de muestra que acabo de realizar incluyendo las dos
representaciones (Trabajo y Costo).
Las premisas iniciales son las siguientes:

1. El proyecto debe de tener recursos asignados para obtener las curvas S de Trabajo.
2. Los recursos deben de incluir Tasa (precio/h), aunque tambin se puede obtener las
curvas S del Costo sin utilizar recursos.
3. Se debe establecer una Lnea de base o plan previsto.
4. El proyecto debe de estar actualizado en Comienzo real, Fin real (si termin la

tarea), Trabajo real (o % avance, siempre y cuando est as configurado en las


Opciones), Trabajo restante(revisin) y Costo real (si no se usan recursos, porque si no
lo calcula Project automticamente siempre y cuando est as configurado en las
Opciones), a una Fecha de estado o corte.
5. Se debe reprogramar todo el trabajo retrasado a partir de la Fecha de estado.
Comentario: Los datos programados de Trabajo y Costo hasta la Fecha de estado o
corte, son los mismos que el Trabajo real y el Costo real.
El procedimiento manual para extraer los datos en Microsoft Project:

1. La opcin Mostrar tarea de resumen del proyecto debe estar seleccionada.


2. Elegir la vista Uso de tareas.
3. Seleccionar con el botn secundario del ratn encima de la fase temporal (panel
derecho con cuadrcula) nicamente los campos Trabajo previsto, Trabajo, Costo
previsto y Costo con la ayuda de la opcin Estilos de detalle. Ordenarlos en la forma
indicada.
4. Utilizar el Zoom+ y Zoom- para elegir los perodos de la escala temporal, y por lo
tanto las cantidades de trabajo y coste que se mostrarn en las columnas (das,
semanas, meses,..).
5. Copiar las 4 primeras filas correspondientes al resumen del proyecto despus de
arrastrar el ratn por la columna primera de la fase temporal (Detalles).
Y en Excel:

1. Pegar las 4 filas de Project.


2. Mediante la opcin Reemplazar, eliminar en toda la hoja el smbolo de las horas (h o
hr o hrs) que acompaa a las cifras de trabajo al sustituirlo por nada (en blanco).
3. Incluir debajo una fila de ttulos de semanas o meses, escribiendo en la primera
celda la primera semana o mes, y arrastrando horizontalmente hasta el final se genera
automticamente el resto de ttulos (p.e. ene-12; feb-12; mar-12...).
4. Introducir la frmulas correspondientes en Excel para calcular los acumulados en las
filas siguientes al ttulo.
5. Insertar los 2 grficos de lnea seleccionando los rangos correspondientes, con
ttulos de los perodos incluidos ayudndose con la tecla Ctrl si es necesario.
Nota.- La lnea discontinua verde que se muestra en la imagen superior corresponde a
la fecha de estado, actualizacin o corte y se ha dibujado manualmente en el grfico.
Espero haberte ayudado.
Saludos,
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 3/14/2012 6 comentarios:
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Palabras clave: curvas S, uso de tareas

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26 enero 2012

Reprogramacin

Hola Ignacio!
tengo en el Project las formulas de % planeado y Desviacin del Programa que como
tu sabes se maneja con la fecha de estado: Mi pregunta es la siguiente hice una
replanificacin pero en las partidas que no han comenzando me sigue dando el % con
las fechas iniciales y no con las replanificadas. Por ejemplo tengo una partida que es
colocacin de tableros y Breakers que con las fechas iniciales deba estar en 100%
culminadas, pero no se ejecuto y se replanifico y me sigue saliendo en % planeado
100%. Se puede poner una formula que de el % planeado y Desviacin del Programa
sean con el plan inicial o si se replanifica?
Muchas Gracias!
Respuesta [Ignacio Martn]:
Hola Jos Francisco,
Efectivamente depende de la metodologa de seguimiento que quieras utilizar. Me
explico, puedes por ejemplo estar comparndote siempre con la lnea de base inicial
(plan previsto inicial), en cuyo caso aunque reprogrames y aceptes ese nuevo
calendario de trabajos seguir mantenindose la desviacin negativa, como al parecer
te est pasando, incluso acrecentarse. Una alternativa es que se apruebe una nueva
lnea de base del restante por ejecutar sobre el proyecto reprogramado a la fecha de
estado. Esto es habitual en el mundo de la Gestin de Proyectos, en la reunin de
seguimiento peridica, se acepta como nuevo plan objetivo a cumplir el proyecto
reprogramado, y el plan de referencia para compararse es el all acordado, podramos
decir borrn y cuenta nueva, y no el de hace un montn de tiempo con otras
circunstancias, posiblemente comparase con aqul ya no tendr mucho sentido
(depende del mbito de negocio), algo as como al salir por esa puerta el nuevo plan
a cumplir hasta la prxima reunin ser esta nueva lnea de base!, qued muy serio
pero esa es la idea que importa. No obstante, y para no perder el plan inicial, incluido
a veces en un contrato, se puede ir salvando diferentes lneas de base, como ofrece
Project al crearlas, y adems y lo que es ms interesante, hacerlo slo sobre aquellas
tareas que estn sin finalizar a la fecha de estado para mantener la parte existente de
la lnea de base correspondiente a las tareas terminadas, y eso se consigue
seleccionndolas previamente mediante un filtro o visualmente, ya que Project nos da
la opcin a la hora de establecer la lnea de base de hacerlo sobre las Tareas
seleccionadas! en lugar delProyecto completo. Finalmente hay que tener en cuenta
que las desviaciones que l hace o representa en el Gantt, incluso tus frmulas, son
por defecto los campos: Inicio previsto, Fin Previsto, Duracin prevista, Coste
previsto, Trabajo previsto, etc. y que se refieren a los datos de la Lnea de base
principal (la primera de la lista que se muestra en Ms Project al establecerla). Para
gestionar estos campos y las diferentes Lneas de base que se vayan creando, de
manera que en cualquier momento carguemos en el Previsto cualquiera de las lneas

de base almacenadas, puedes consultar el artculo del Foro Lnea de base y


Reprogramacin.
Un saludo,
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 1/26/2012 13 comentarios:
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Palabras clave: fecha de estado, lnea de base, plan previsto,reprogramacin

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13 enero 2012

Cantidad de obra
HOLA
SALUDOS DESDE MONTERREY COLOMBIA
SOY TECNOLOGO EN CONSTRUCCION Y ESTOY COMENZANDO A TRABAJAR
PROGRAMACIONES DE OBRA CON PROJECT 2010.
MI INQUIETUD ES QUE EN EL CAMPO DONDE COLOCO LAS TAREAS NO ENCUENTRO
LA CASILLA DE CANTIDADES DE OBRA QUE SUPUESTAMENTE DEBE LLEVAR CADA
ITEM
EN DONDE COLOCO ESTAS CANTIDADES?,
GRACIAS POR SU ESPECIAL ATENCION.
DANIEL.
Respuesta [Ignacio Martn]:
Microsoft Project es una herramienta de gestin de proyectos de uso general, es decir
que no tiene esos campos especficos. Lo que Project espera es que el planificador
introduzca en la columna Duracin de cada tarea el tiempo estimado para completar
ese trabajo. Adicionalmente se puede insertar campos personalizados de Project como
Nmero1 y Texto1 para introducir opcionalmente la cantidad y la unidad de medida,
pero solo servira a ttulo informativo porque Project no hara nada directamente con
esa informacin.
Un saludo.

Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 1/13/2012 4 comentarios:


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Palabras clave: campos personalizados, cantidad de obra

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07 enero 2012

Visualizar las holguras en el diagrama Gantt con Microsoft Project

Buenas tardes Ignacio:

Es posible visualizar las holguras de cada tarea en el diagrama Gantt? conozco la


opcin de ver las holguras de cada tarea en la Tabla "Programacin" pero encuentro
esa posibilidad ms visual.
Muchas gracias de antemano.
Joaquin Ayerbe
Respuesta [Ignacio Martn]:

Hola Joaqun
Para representar en el Gantt la holgura o Margen de demora total (as se llama en
Microsoft Project), se debe editar el estilo de las barras en Men/ Formato/ Estilos de
barra para la versin 2007 o en la Cinta de opciones para la versin Project 2010
ficha Formato, grupo Estilos de barra, opcin Formato, Estilos de barra

Una vez en esa opcin seguir los siguientes pasos:


1. Aadir al final de la lista un nuevo estilo denominado Holgura por ejemplo en la
columna Nombre.
2. Situarse en la columna Aspecto de la nueva fila Holgura y en la pestaa inferior
Barra elegir una Forma de la lista (recomiendo la ltima), una Trama (recomiendo la
segunda-slida) y un color (verde por ejemplo)
3. En la columna Mostrar para tareas de la nueva definicin superior elegir Tareas no
crticas
4. En Fila dejar en 1
5. En Desde elegir Fin y en Hasta elegir Lmite de finalizacin
Aceptar y ya est.
Nota.- Este diseo de estilos de barra se muestra nicamente en la vista activa que se
ha modificado. Si se quiere que aparezca en otras vistas hay que volver a crearlo o
usar el Organizador.
Un saludo y Feliz ao 2012! para todos y os invito como siempre a que sigais
enviando consultas y comentarios a mi direccin imartin@epmconsultores.com
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 1/07/2012 11 comentarios:
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Palabras clave: estilos de barra, holgura, margen, margen de demora total

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22 diciembre 2011

Tareas de Resumen personalizadas

Saludos Cordiales desde Tabasco, Mxico


Estimado Ignacio, primero que nada permtame felicitarlo por su foro que es de gran
ayuda para mucha gente.

Tengo una duda acerca de las vistas en MS-Project

Tengo una tarea de resumen a la cual quisiera que en una vista personalizada
mostrara todas las subtareas a excepcin de la ltima tarea Puesta en Operacin
Pronstico y que la Barra de Resumen se recortara a la duracin de la tarea Puesta
en Operacin que termina el 23 de Octubre 2012.

He intentado creando un filtro personalizado con el criterio No Contiene Puesta en


Operacin Pronstico; pero lo nico que consigo es desaparecer la tarea ya
mencionada, pero la Barra de Resumen permanece igual como si terminara el 8 de
Abril del 2013 en vez de que se recortara al 23 de Octubre 2012.

Mi pregunta es

Es posible realizar este procedimiento?

Le agradecera mucho su ayuda

SALUDOS CORDIALES

Rubn

Respuesta [Ignacio Martn]:

Hola Rubn,

sin duda la pregunta trae su dosis picante. Supongo que se pueden encontrar mltiples
formas para dar respuesta, desde luego ninguna directa que se te haya pasado, creo
que hay que echarle imaginacin y a ver que tal. A continuacin te describo una que se
me ocurre. Si hay detalles que desconoces pregntamelo.

1. Utiliza el campo Marcadas (Si/No) para cambiar a Si aquellas tareas que quieres
excluir de la Barra Resumen Personalizada.
2. Crea una frmula para el campo personalizado Fecha1(por ejemplo) que sea igual al
campo Fin salvo las Marcadas = Si, que las igualas a 01/01/01(por ejemplo), es decir
copia esta frmula:
IIf([Marcadas];"01/01/01";[Fin])
3. Al editar la frmula elige Resumen y Mxima en el apartado Clculo de las filas de
resumen
4. Disea una vista en la que la Tarea Resumen incluya en el campo Hasta la Fecha1 a
travs de Men/ Formato/ Estilos de barra
5. Finalmente incluye un Filtro personalizado en la Vista que slo muestre las Tareas No
Marcadas, si es que quieres ocultarlas.

Nota.- En la imagen anterior de ejemplo se aprecia como la tarea resumen no


considera todas las subtareas para representar su duracin.

Espero te sirva.

Un saludo
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 12/22/2011 4 comentarios:

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Palabras clave: formula, tarea de resumen

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14 diciembre 2011

Fechas no calendarizadas en Microsoft Project

Muy buenos Das.


Estoy participando en una licitacin, me exigen que la programacin de obra en Ms
Project contenga la informacin en das de proyecto (Ej: Inicio: dia 1, final: dia 5, etc)
y no en fechas calendarizadas (ejemplo: Inicio: 5/octubre 2008, Fin:
20/octubre/2008), toda la informacin debe estar de esta forma las fechas de
comienzo de la actividad, fin de la actividad, margen de demora total, margen de
demora parcial, etc.

He intentado de varias formas y no lo he podido hacer, por favor necesito que me


ayuden con esto es posible hacer esto en Project?

Agradezco su colaboracin!

Muhamar Ospino Varela

Ing. Civil
Respuesta [Ignacio Martn]:
Hola Muhamar,
ese formato de fecha que te exigen en la licitacin no existe como opcin directa en
Microsoft Project.

No obstante, te sugiero por ejemplo programar tu proyecto normalmente, e incluir


dos columnas personalizadas de Comienzo y Fin, las cuales, a travs de una frmula
te podrn mostrar el da del proyecto, tal como aparece en la imagen superior.
Para ello, primeramente crea un calendario denominado Todos los das
laborables con el mismo nmero de horas laborables que el que uses para el
proyecto, normalmente es de 8 horas por da pero has de aadir al nuevo calendario el
sbado y domingo como das laborables con ese mismo nmero de horas.
Las frmulas a introducir que puedes copiar y pegar en el campo personalizados de
Microsoft Project Texto1 y Texto2 seranrespectivamente las siguientes:
"da " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Comienzo];"Todos los das
laborables")/480

"da " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Fin];"Todos los das laborables")/480

Nota.- Aplica las frmulas tambin a las tareas de resumenmarcando la opcin


correspondiente al introducirlas en el formulario de personalizacin de campos.

Posteriormente cambia el ttulo a las columnas Texto1 y Texto2 con Comienzo y Fin por
ejemplo (doble clic sobre la cabecera del ttulo de la columna), luego
puedes eliminar de la vista las columnas anteriores de Comienzo y Fin con formato de
fecha.
El margen de demora total y parcial (Demora permisible?) no requiere conversin de
formatos de fecha ya que son valores de das de duracin.
Si quisieras mostrar en das del proyecto las fechas mximas y mnimas para las
tareas con holgura y que aparecen por ejemplo en la tabla Programacin, tambin
debes de insertar campos personalizados y aplicar frmulas, y seran las
siguientes:

Texto3=Comienzo anticipado=

"da " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Comienzo anticipado];"Todos los das


laborables")/480
Texto4=Fin anticipado=

"da " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Fin anticipado];"Todos los das


laborables")/480
Texto5=Lmite de comienzo=

"da " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Lmite de comienzo];"Todos los das


laborables")/480

Texto6=Lmite de fin=

"da " & ProjDateDiff([Comienzo del proyecto];[Lmite de finalizacin];"Todos los das


laborables")/480

Por ltimo, comentarte que tambin puedes poner el formato de fechas de das en
la escala temporal del diagrama de Gantt(zona superior). Para ello haz un doble clic
sobre ella y edita la escala utilizando los formatos de fecha D1, D2, D3 o 1,2,3,4
(desde el comienzo del proyecto) en las diferentes fichas de Nivel que se muestran.

Espero te sirva,
Un saludo
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 12/14/2011 29 comentarios:
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Palabras clave: calendario laboral, cronograma sin fecha, fecha en blanco,fechas, fechas en numero de
dia, fechas no canlendarizadas, gantt sin fecha

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10 diciembre 2011

Presupuesto con Mediciones en Microsoft Project

Estimado sr.
Un saludo cordial desde la ciudad de Santiago de Chile.
Le consulto por : cmo se ingresara un presupuesto ya confeccionado al Ms
Project?, como por ejemplo el que le adjunto en formato Excel.
Respuesta [Ignacio Martn]:
Hola Heriberto:
Microsoft Project no incluye tratamiento (campos predefinidos) para el concepto
Cantidad, Ud Medicin y Precio unitario de la Medicin, aunque pueden incluirse
columnas para mostar en la tabla de tareas de campos personalizables libres para el
usuario como Nmero1 (para Cantidad) , Texto1 (para Unidad) y Costo1 (para Precio
unitario) por ejemplo.

El campo que recomiendo para introducir el importe total a nivel de la tarea es el


denominado Costo fijo. El valor de este campo puede ser repartido de tres formas a
elegir una: al inicio de la tarea, al final, o prorrateado (por defecto y el ms comn).
Esta eleccin se hace a travs del campo Acumulacin de costos fijos. Finalmente el
campo Costo nos muestra de nuevo los importes introducidos en el Costo fijo de cada
tarea y suma en las Tareas de resumen los valores de las subtareas. El campo Costo fijo
no totaliza en las tareas de resumen, pero en cambio nos da la posibilidad de introducir
un valor en la propia tarea de cabecera o resumen, independiente de las subtareas.
Aunque se podra incluir una frmula que calculara el Costo(Costo2) =
Nmero1(Cantidad) x Costo1(Precio unitario) tal como se muestra en la imagen
anterior, lamentablemente no es posible pasar de forma automtica el valor de este
campo, ni de ningn otro a un campo denominado calculado por Project, nicamente se
puede hacer un copiado y pegado de la columna, incluso pegado especial con vnculo

dinmico, pero esta ltima opcin no la considero recomendable por no ser una
solucin segura.
La tabla Costo ya trae consigo la mayora de los campos comentados anteriormente,
y en cualquier caso siempre se puede insertar columnas en la tabla con los campos
que desee el usuario, a travs del botn secundario del ratn sobre el ttulo gris de la
columna contigua, similar a la operativa de Excel.
Para ver el importe total del Costo del proyecto se recomienda activar la opcin
de Mostrar la tarea resumen del proyecto.
Nota.- Hay que tener en cuenta que en Microsoft Project el Costo es la suma de Costo
fijo + Costo de recursos (horas uds materiales x Tasa(precio hora ud material) +
Costo por uso del recurso. Es decir que en el caso del presupuesto de la obra de
ejemplo se est considerando que no hay recursos asignados a tareas o si los hubiera
su Tasa debe de ser 0.

Saludos
Publicado por Ignacio Martn - MVP Microsoft Project en 12/10/2011 1 comentario:
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Palabras clave: costo, costo fijo

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08 noviembre 2011

Tipo de tarea en Microsoft Project

La siguiente explicacin sobre Tipo de tarea es vlida para cualquier versin de


Microsoft Project, aunque en Ms Project 2010 ha variado ligeramente la presentacin de
la informacin, tal como se indic en el artculo anterior de este foro Consulta: Tareas
con Trabajo Fijo en Microsoft Project 2010.

Para comprender el significado del campo Tipo en Microsoft Project, basta con analizar
las diferentes situaciones que se pueden dar cuando el usuario modifica manualmente
alguno de estos 3 campos de tarea: Trabajo, Duracin o Unidadesasignadas de
recurso, y que son las que aparecen en la imagensuperior.

El campo Tipo de tarea solo tiene inters y validez cuando hay algn recurso
asignado a la tarea, de lo contrario carece de repercusin y utilidad.
La manera habitual de introducir estos datos es en el formulario inferior de la pantalla
de una vista cualquiera de tareas como la de Diagrama de Gantt y que es el que se
muestra en la imagen anterior para la versin 2010. A travs de Men/ ventana/
Dividir pantalla, en versiones anteriores a 2010 accedemos a este formulario, y
con Ficha Vista/ Grupo Vista en dos paneles/ Detalles/ Formularios de
tarea en el caso de que estemos utilizando 2010. Para asegurarnos que el formulario a
mostrar sea el denominado Recursos y Predecesoras, pulsaremos el botn derecho
del ratn sobre alguna zona neutra del formulario que acabamos de desplegar. Cuando
terminemos, podemos ocultar de nuevo el formulario con Men/
Ventana/Anular divisin o quitando la marca Detalles en la Cinta de opciones para
versin 2010.

Aceptando que la frmula general para calcular las horas de trabajo de los recursos
asignados de una tarea, es el producto de los das de duracin de la tarea por las
horas/da que dedican los recursos asignados, Microsoft Project propone que elijamos
uno de los 3 campos (Trabajo, Duracin Unidades de recurso) como fijo, para
que cuando modifiquemos manual y opcionalmente uno de los dos campos restantes
de la frmula, sepa cul es el que tiene que calcular para mantener la igualdad de la
estimacin inicial que introdujimos la ltima vez.
En el cuadro de ms arriba se muestra las 6 situaciones que se pueden dar al modificar
alguno de los 3 campos en funcin del que dejamos como Fijo.
IMPORTANTE.- Se recomienda que cada vez que se haga un cambio manual en algn
campo del formulario, se pulse a continuacin la tecla Aceptar en esa misma ventana
inferior, ya que introducir varios cambios sin Aceptar de por medio, puede llevar a
resultados inesperados en los clculos de Microsoft Project.
As pues, recomiendo cacharrear con diferentes hiptesis de ejemplo sobre
el formulario Recursos-predecesoras descrito anteriormente, en el caso de
versiones anteriores a 2010, y en lavista Uso de tareas por ejemplo, para la 2010,
insertando eso s y para este ltimo caso, las columnas Trabajo, Duracin, Mxima
(unidades de recurso) y Tipo en la tabla a mostrar.
En el apartado de Opciones de la programacin de Microsoft Project figura el
parmetro Tipo de tarea por defecto para el proyecto, esto quiere decir que las
nuevas tareas que se vayan creando sern de ese tipo, aunque puede cambiarse
posteriormente como se ha estado comentando en el artculo. Microsoft Project trae
inicialmente el valor en Tipo=Unidades fijas que es lo ms habitual cuando los
recursos son limitados en el proyecto. Si la cantidad de recursos no es limitante para la
mayora de las tareas, elegiremos Trabajo fijo o Duracin fijacomo por defecto. En
este caso de recursos no limitados, seleccionamos Trabajo fijo cuando las tareas se
estiman por ejemplo, en base a las horas/recurso que son necesarias para completar la
tarea. Finalmente elegimos Duracin fija, en proyectos en los que la duracin de las
tareas e incluso las fechas nos vienen impuestas.
Utilizar y gestionar el Tipo de tarea no es un aspecto habitualmente relevante en la
gestin de proyectos con Microsoft Project. Tiene sentido nicamente si hay recursos
asignados a la tarea y adems queremos hacer ajustes y simulaciones especficas. Por
lo tanto, aun siendo uno de los aspectos ms sofisticados de la programacin con la
herramienta Ms Project su uso no suele ser intensivo.
Algunos usuarios suponen que el concepto Condicionada por el esfuerzo, que se puede
consultar en otro artculo ya publicado en este foro va necesariamente unido al Tipo de

tarea, pero esto no es as. El tratamiento de cada uno de estos dos parmetros se
pueden y deben dar de forma independiente.
Resumiendo, si Vd. planifica con recursos asignados a las tareas, en funcin
del Tipo de tarea elegido, podr ordenarle a Microsoft Project que calcule: A) la
cantidad de recursos necesarios (Unidades) para hacer una cantidad de horas de
Trabajo en un tiempo determinado (Duracin), como es el caso de Tipo Trabajo fijo
Duracin fija, o B) que calcule la Duracin de una tarea cuando se asignan unos
recursos concretos (Unidades) que deben hacer un nmero de horas especficas
(Trabajo), como es el caso de Tipo Unidades fijas Trabajo fijo, o C) como es
muy habitual calcule el Trabajo de una tarea con un nmero especfico de recursos
asignados (Unidades) trabajando durante un tiempo (Duracin), como es el caso de
Tipo de tarea deUnidades fijas o Duracin fija.

Introduccin
Instalacin de Microsoft Project
Introduccin de Microsoft Project
Proceso de planificacin de proyectos
Mtodo de ruta critica
Diagrama de Gantt
Actividades claves de la administracin de proyectos
Adicin de personal y equipamiento al proyecto
Asignacin de costos a las tareas y a los recursos
Evaluacin y ajuste de la programacin
Impresin e Informes
Trabajo con presentacin
Seguimiento del progreso del proyecto
Trabajo con proyectos mltiples
Personalizacin de Microsoft Project
Acerca de la copia y desplazamiento de campos, filas y columnas
Objetos vinculados e incrustados
Automatizacin del trabajo

INTRODUCCION
La presente monografa se ha confeccionado en base al Microsoft Project versin 4.0, una
aplicacin de Microsoft que ayuda al usuario a crear planes de proyectos, comunicarlos a otros
usuarios y adaptarse a los cambios a medida que stos se van produciendo. Es un sistema de
planificacin de proyectos verstil y fcil de utilizar.
Microsoft Project funciona, en mucho sentidos, en forma similar a otras aplicaciones de
Microsoft. Las barras de mens, los comandos, las barras de herramientas, los mens
contextuales y los cuadros de dilogo tienen mucho en comn con Microsoft Excel, Microsoft
Word y Microsoft PowerPoint, lo cual facilitar los primeros pasos de su uso.
La versin 3.0 de Microsoft Project es exclusivamente en ingles. A partir de la versin 4.0
comienzan a editarse tambin en espaol. Esta versin implico varias mejoras respecto a su
antecesora, especialmente en lo que hace a los cuadros de dialogo. Actividades como la
introduccin de las tareas del proyecto y sus duraciones, la organizacin de tareas en estructura

jerrquica y la vinculacin de tareas para diferentes tipos de relaciones estn sumamente


simplificadas.
La versin 4.0 apareci para Windows 95 y la ultima, es la que corre en Windows 98, aunque
tambin puede hacerlo en Windows 95. Estas dos ultimas versiones muestran muchas mejoras
en la porcin destinada a los recursos: se advierten cambios en las propiedades otorgadas a la
distribucin de las cargas horarias. en versiones anteriores estas eran uniformes. Por ejemplo,
si un operario deba trabajar un total de 20 horas distribuidas en 5 das, el programa
automticamente le asignaba 4 horas de trabajo por da. Ahora, el usuario puede acomodar
dicha carga en forma arbitraria.
En la versin 98, los informes se pueden obtener mejor logrados, con la posibilidad de
personalizarlos en forma mas que aceptable. Tambin se incluyen prestaciones para crear
hipervnculos y para aprovechar los servicios de Internet y paginas web. Su valor de plaza es de
$720 aproximadamente.
Con un procesador Pentium II de 200 Mhz. y 32 MB de memoria RAM, el programa se
desenvuelve normalmente.
Este trabajo se encuentra disponible en la siguiente direccin:
www.monografias.com
INTEGRANTES
CALVO, MAXIMILIANO
DE LA DEHESA, FERNANDO
HOLLMAN, LILIANA
MOSCOLONI,OMAR
TORRES, LUIS
INSTALACION DE MICROSOFT PROJECT
Procedimiento para instalar e iniciar Microsoft Project en una PC:
* Instalacin de Microsoft Project desde disquetes:
Si se instala Microsoft Project para Windows en un entorno de red, deber consultarse el
archivo en pantalla INSTALAR.WRI. Es posible abrir e imprimir este archivo con Microsoft
Write, incluido en Windows.
Si se lo instala en un sistema independiente (no conectado a red), deber seguirse el siguiente
procedimiento:
1 - Inicie Microsoft Windows.
2 - Inserte el Disco 1 del programa de instalacin en la unidad A: o en la unidad B:.
3 - En el Administrador de programa de Windows, elija EJECUTAR del men ARCHIVO.
4 - En el cuadro "Lnea de comando", escriba A: INSTALAR o B: INSTALAR, segn la
unidad de disquete que haya seleccionado.
5 - Elija ACEPTAR.

6 - Siga las instrucciones que aparecen en pantalla. El programa de instalacin lo conducir a


travs del proceso de instalacin y le pedir que le suministre informacin, haga las elecciones
pertinentes e inserte sucesivamente los discos del programa de instalacin.
INTRODUCCION A MICROSOFT PROJECT
Manos a la obra - Tutorial
Mediante este Tutorial se puede crear una planificacin de proyecto utlizando los pasos
correspondientes a cada planificacin que sea creada; este Tutorial trata:

La introduccin de tareas y duraciones.


La organizacin de la lista de tareas en una estructura de esquema.
La vinculacin de tareas y el ajuste de relaciones entre las mismas.
La introduccin y asignacin de recursos.
La comprobacin y el formato de la informacin.
La impresin de la programacin.

Para la programacin de un proyecto se deber planificar las tareas del mismo, tiempo
estimado de duracin de las mismas, las relaciones de tiempo y los recursos que se utilizarn
para completar el proyecto.
Para crear una nueva programacin:
1 - Haga doble clic en el cono Microsoft Project.
2 - En el cuadro de dilogo Microsoft Project, haga clic en el botn "Comenzar un nuevo
proyecto".
3 - "Aceptar".
4 - En el men "Archivo", elija "Resumen".
5 - En el cuadro "Fecha de comienzo", escriba la fecha del comienzo del proyecto.
6 - En el cuadro "Comentarios", escriba comentarios generales del proyecto.
7 - Seleccione la ficha Documento.
8 - Escriba la informacin del proyecto en los cuadros de texto restantes.
9 - Elija "Aceptar".
Introduccin al Diagrama de Gantt
Al elegir "Nuevo" en el men "Archivo", Microsoft Project mostrar el Diagrama de Gantt, que
consta de una tabla de informacin de las tareas y un diagrama de barras que muestra la
programacin del proyecto. Una barra de divisin separa la tabla de Gantt de la izquierda del
Diagrama de Gantt opuesto.
En la parte superior de la pantalla ver la Barra de herramientas Estndar.
Debajo de sta, la barra de herramientas Formato. Estas, le ofrecen acceso rpido a los
comandos de Microsoft Project ms utilizados.
Introduccin de tareas en la programacin

Es conveniente introducir la lista de tareas o hechos necesarios para que el proyecto avance en
el orden supuesto para su realizacin.
Para introducir una tarea:
1 - En el campo "Nombre de tarea" (VER - DIAGRAMA DE GANTT), escriba un nombre de
tarea.
2 - Haga clic en el botn de entrada o presione la tecla ENTRAR.
Para eliminar una tarea:
1 - En la tabla de Gantt (VER - DIAGRAMA DE GANTT), seleccione la tarea que desee eliminar.
2 - En el men "Edicin", elija ELIMINAR UNA TAREA.
Especificacin de la duracin de tareas
Microsoft Project tiene en cuenta fines de semana y fiestas para la programacin.
Las duraciones de las tareas se introducen mediante un nmero seguido de una letra que indica
la unidad de medida: un da (1d.). Las otras duracione sdisponibles incluyen semanas (s.),
horas (h.), y minutos (m.).
Una tarea con una duracin cero se llama Hito. Puede utilizar hitos para identificar hechos
significativos de la programacin, as como para medir el avance del proyecto. Si introduce una
duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar un smbolo de hito en el
diagrama de barras de Gantt al comienzo de ese da. A la derecha del smbolo de hito aparecer
la fecha de comienzo de la tarea.
Para introducir una duracin:
1 - Seleccione el campo "Duracin" (VER - DIAGRAMA DE GANTT) para la primera tarea.
2.- Escriba un nmero para la longitud de duracin seguido de una abreviatura de unidad de
duracin.
3.- Haga clic en el botn de entrada o presione ENTRAR
4.- Repita los pasos 1 al 3 para introducir las duraciones de todas las tareas.
5.- Seleccione la segunda tarea "Inventario e investigacin"
6.- Haga clic en el botn " Ir a tarea seleccionada" de la barra de herramientas Estndar para
ver las barras de Gantt. O bien, elija Ir a en el men Edicin y en el cuadro "Fecha" , escriba la
fecha de comienzo para la tarea seleccionada.
7.- Elija "Aceptar"
Organizacin del trabajo mediante esquemas.
El siguiente paso para crear una programacin es organizar las tareas que se hayan
introducido. Las tareas de la estructura jerrquica que muestran las subtareas, se organizan
para ver de qu manera se incluyen entre grupos ms grandes llamados tareas de resumen.
Las tareas de resumen tambin son los ttulos que ayudan a organizar las tareas. En la tabla de
Gantt aparecen en negrita. Las subtareas se sangran o se degradan bajo las tareas de resumen.
Para degradar una tarea:

1.- En el men Ver, elija Diagrama de Gantt y seleccione la tarea que desee degradar.
2.- Haga clic en el botn "Sangra" de la barra de herramientas Formato. O elija Niveles
de esquema en Herramientas y , despus, Aplicar sangra.
Para promover una tarea:
1.- En el men Ver, elija Diagrama de Gantt y seleccione la tarea que desee promover.
2.- Haga clic en el botn "Sangra" de la barra de Herramientas Formato. O bien, elija Niveles
de esquema del men Herramientas y luego elija Aplicar sangra
Vinculacin de tareas
Con las tareas introducidas y organizadas en esquemas, deber vincularlas en secuencia para
crear relaciones entre ellas y calcular la duracin del proyecto.
Como lnea general se deben vincular subtareas con subtareas dentro de un grupo y luego,
vincular las tareas de resumen con otras tareas de resumen. Es posible eliminar una relacin
entre tareas en cualquier momento.
Para crear una relacin entre tareas:
1.- En el men Ver, elija Diagrama de Gantt
2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que desee vincular.
3.- Haga clic en el botn "Vincular tareas" de la barra de herramientas Estndar. O bien,
elija Vincular tareas en el men Edicin.
Para eliminar una relacin entre tareas:
1.- En el men Ver, elija Diagrama de Gantt
2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que desee desvincular.
3.- Haga clic en el botn "Desvincular tareas" de la barra de herramientas Estndar; o
elija Desvincular tareas del men Edicin
Asignacin de personal a las tareas.
En Microsoft Project, los recursos pueden ser el personal o el equipo necesario para completar
el proyecto. Si en ste participa un nmero considerable de personas resultar til asignar el
trabajo de cada tarea a individuos especficos lo cual permite mantener un seguimiento de
quien es el responsable de cada tarea en cualquier momento.
Para asignar un recurso a una tarea:
1.- En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso.
3.- Haga clic en el botn "Asignacin de recursos" de la barra de herramientas Estndar.
O elija Asignacin de recursos en el men Insertar.
4.- En el campo "Nombre" escriba el nombre del recurso que desee asignar a la tarea
seleccionada.
5.- Elija el botn "Asignar"

Adems, ser posible agregar detalles acerca de los recursos del proyecto en el cuadro de
dilogo Informacin acerca del recurso.
Para agregar informacin acerca del recurso:
1.- Haga doble clic en el nombre del recurso, en el campo "Nombre"
2.- En el cuadro de dilogo Informacin acerca del recurso, escriba la informacin que
desee acerca del recurso seleccionado.
3.- Elija "Aceptar"
La informacin acerca del recurso que se halla introducido ser almacenada en la presentacin
Hoja de recursos.
4.- Cuando termine de agregar informacin, elija "Cancelar"
5.- Para ver la lista de recursos, elija Hoja de recursos en el men Ver
6.- Cuando termine de ver la lista de recursos, elija Diagrama de Gantt en el men Ver
Verificacin de la programacin
Con las tareas y sus duraciones introducidas, las tareas vinculadas para mostrar sus relaciones
y los recursos asignados a las tareas es el momento de evaluar la programacin.
La primera verificacin que puede realizar es para ver cuando estar terminado el proyecto
(mirar la fecha de fin en el cuadro de dilogo Resumen )
Para verificar la fecha de fin:
1.- En el men Archivo, elija Resumen.
2.- Seleccione la ficha Proyecto.
La fecha de fin del proyecto actual aparecer en el cuadro "Fecha de fin"
3.- Elija el botn "Cancelar".
Para ver el proyecto completo:
1.- En el men Ver elija Zoom
2.- En Hacer Zoom hasta, seleccione el botn de opcin "Proyecto completo"
3.- Elija "Aceptar"
Dar formato al Diagrama de Gantt
Con Microsoft Project podr dar el formato que desee al Diagrama de Gantt y resaltar tareas.
De esta manera aclarar el contenido de la programacin y mejorar su aspecto.
Para destacar una tarea con cursiva:
1.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que desee dar formato.
2.- Haga clic en el botn "Cursiva" de la barra de herramientas Formato. O elija Fuente en el
men Formato y luego seleccione "Cursiva" en el cuadro "Estilo de fuente".
3.- Elija "Aceptar"

Para dar formato a una barra de Gantt:


1.- Haga doble clic en la barra de Gantt a la que desee dar formato.
2.- En "Barra Central" , seleccione una nueva forma, un diseo o color para la barra.
3.- Elija "Aceptar"
Impresin de la programacin
La impresin le permitir comunicar los planes a otras empresas, departamentos y personas
que participen en el proyecto.
Para ver una presentacin preliminar o imprimir el diagrama de Gantt:
1.- En el men Archivo elija Imprimir.
2.- Elija el botn "Presentacin preliminar" en el cuadro de dilogo Imprimir.
3.- Si est conectado a una impresora, elija el botn "Imprimir". De lo contrario, elija el botn
"Cerrar" para volver al diagrama de Gantt.
Una vez cumplimentados estos pasos podr experimentar con Microsoft Project y crear
programaciones para sus proyectos; obtendr informacin adicional, a medida que la necesite
utilizando la Ayuda y las Fichas-Gua.
Guardar el trabajo y salir de Microsoft Project
Ahora que ha completado la programacin, quiz desee guardarla como archivo en el disco
para volver a utilizarla en el futuro. Si no lo hace, al cerrar la programacin o salir de Microsoft
Project perder todos los cambios efectuados en la misma.
Para guardar un nuevo archivo del proyecto:
1.- En el men Archivo elija Guardar como.
2.- Luego seleccione el botn "Guardar sin lnea de base"
3.- Elija "Aceptar"
4.- Escriba el nombre del nuevo archivo. Si no incluye una extensin, Microsoft Project
agregar automticamente la extensin .MPP al nombre del archivo.
5.- En Microsoft Project, elija "Aceptar"
Para salir de Microsoft Project
1.- En Microsoft Project elija Salir en el men Archivo. Si decide salir de un archivo del
proyecto sin guardar los cambios se le preguntar si desea guardarlos.
2.- Para salir guardando los cambios, elija el botn "Si"
Para salir sin guardar los cambios elija "No"
Para volver sin salir, elija "Cancelar"
EL PROCESO DE PLANIFICACION DE PROYECTOS.
Administracin de un proyecto con Microsoft Project

La administracin de proyectos es simplemente la planificacin, organizacin y administracin


de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo definido, normalmente con
limitacin de tiempo y costos. Un plan puede ser tan simple como escribir en un bloc de notas
una lista de tareas con sus fechas previstas de comienzo y fin. Un plan complejo, por otro lado,
puede constar de miles de tareas y recursos, y de un presupuesto de millones. La mayora de los
planes de proyectos comparten elementos comunes , incluyendo la divisin del proyecto en
tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas y los seguimientos del progreso del
trabajo.
Normalmente, la administracin de proyectos est compuesta por tres fases:

Planificacin del proyecto y creacin de una programacin: es la fase ms


importante. Incluye la definicin de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de
relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos, la asignacin
de los mismos. Todas las fases posteriores del proyecto se basan directamente en la
informacin que se les proporciona cuando se planifica el proyecto.
Adaptacin a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que
comienza una vez que se halla creado una planificacin, y concluye cuando el proyecto est
terminado. La administracin de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la
programacin para que refleje los cambios que se hallan producido a lo largo del desarrollo
del proyecto.
Comunicacin de la informacin del proyecto: en esta fase se comunica la
informacin del proyecto a los clientes, al personal y a la administracin. Una de las
ventajas de usar Microsoft Project es la posibilidad de crear informes atractivos. El usuario
mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los
informes, a fin de que muestren la informacin deseada en un formato conveniente para el
usuario

Modelos Tradicionales de Administracin de Proyectos

METODO DE RUTA CRITICA (MRC)

El proceso de informatizacin de la administracin de proyectos se inici en los aos 50.


DuPont Corporation y Remington Rand, en un esfuerzo por mejorar las tcnicas de
programacin de proyectos, desarrollaron un sistema de programacin llamado Mtodo de
Ruta Crtica: un modelo matemtico que calcula la duracin total de un proyecto basndose en
la duracin de cada tarea en particular y en sus dependencias, y que identifica qu tareas son
crticas. Este modelo es el mtodo de programacin utilizado fundamentalmente en el software
para la administracin de proyectos actualmente, incluido Microsoft Project.
Durante los aos 50, la Marina de EE.UU. desarroll el proyecto de los misiles Polaris, un
sistema de armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratista principal del proyecto,
cre el sistema de programacin PERT ( Programme evaluation and review technique) que
utiliza probabilidades estadsticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en da, un
diagrama PERT (tambin llamado diagrama de red) hace referencia a la representacin grfica
de las relaciones entre tareas.
El mtodo del camino crtico, llamado tambin con la sigla PERT aplica principios de la teora
de los grficos. Esta teora realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante
grficos. Se denomina "grfico" a un conjunto de puntos llamados "nodos" y a un conjunto de

arcos que vinculan esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante
estos grficos; cada tarea es simbolizada por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos
que corresponden a las tareas, el mtodo busca determinar la secuencia de arcos adyacentes
(denominada camino) que, yendo desde el principio al final del proceso o proyecto, tenga
mayor duracin. Este es denominado "camino crtico" e interesa conocerlo, pues condicionar
la duracin total del proceso o proyecto: por ello, las tareas comprendidas en ese camino
("tareas crticas") deben ser las ms controladas y en caso de desear acelerarlo, habr que
comenzar por ellas. Este mtodo es utilizado, por lo tanto, para aquellos procesos o proyectos
que tienen un comienzo y una terminacin (es decir que no son continuos) y que presentan
cierta complejidad en la interrelacin de las tareas que los forman.

DIAGRAMA DE GANTT

En un desarrollo independiente de sistemas de administracin de proyectos, Henry L. Gantt


desarroll un modo de representar grficamente las actividades a lo largo de una escala de
tiempo.
El grfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programacin: asignacin de recursos y
determinacin de la secuencia y cronologa. A pesar de su sencillez constituye uno de los
mtodos de programacin ms completos y, sin duda, el ms usado. El grfico se confecciona a
dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, das, semanas, etc); en la vertical, se
ordenan los elementos que intervienen en la programacin: mquinas, hombres, tareas,
rdenes de trabajo, etc.. El grfico establece, de tal forma, una relacin cronolgica entre cada
elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el grfico
representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para
ese intervalo y trabajo realizado efectivamente en ese lapso. La inclusin simultnea de estos
dos ltimos aspectos (generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos
colores o de diferente contextura o forma) implica cotejar lo programado con lo realizado, es
decir controlar lo programado.
Podr utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programacin as como
hacer el seguimiento e imprimir informes.
ACTIVIDADES CLAVE DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS
1 - Creacin y Organizacin de la Programacin
Consiste en la lista de tareas o actividades que se deseen llevar a cabo y la cantidad de tiempo o
duracin que precisar cada tarea. Este programa utiliza las tareas, duraciones y dems
informacin, como fechas y lmites para construir la programacin y proporcionarle un modelo
realista del proyecto que va a administrar.
Para crear y organizar la programacin deber:
A - Comenzar una nueva programacin: Consiste en crear un nuevo archivo y designar la fecha
de comienzo o final del proyecto as como el resto de la informacin general del mismo.
Es mejor programar desde la fecha de comienzo del proyecto; de esta manera, Microsoft
Project determinar la fecha de fin del proyecto segn el tiempo necesario para completar el
resto de las tareas y dems informacin del proyecto.
Para introducir la fecha de comienzo o de fin de proyecto:

1 - Haga clic en el botn "Nuevo" de la barra de herramientas Estndar. O elija Nuevo en el


men Archivo.
2 - Escriba la fecha de comienzo a partir de la que se programar el proyecto. O, seleccione
"Fecha de fin del proyecto" en el cuadro "Programar a partir de :" Y a continuacin escriba la
fecha de fin desde la cual programar el proyecto.
3 - Si desea introducir ms detalles acerca del proyecto, seleccione la ficha Documento y
escriba la informacin que desee.
4 - Elija "Aceptar".
Si cambian los planes, puede cambiar la informacin del proyecto en cualquier momento
mediante el comando Resumen del men Archivo.
B - Introduccin de tareas: Con esta informacin se identifican los trabajos que ser necesario
realizar a lo largo del proyecto. Mediante la introduccin de tareas en la tabla de Gantt podr
crear rpidamente la lista de tareas de la programacin.
* Introduccin de tareas repetitivas: puede establecer que una tarea suceda diaria,
semanal, mensual o anualmente. Asimismo, puede especificar la duracin de la aparicin,
cundo suceder y cuntas veces se repetir esa tarea.
1 - En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2 - Seleccione la primera fila de tareas en blanco de la tabla de Gantt.
3 - En el men Insertar, elija Insertar tarea repetitiva.
4 - Escriba el nombre de la tarea en el cuadro "Nombre:".
5 - En el cuadro "Duracin" escriba la duracin de la tarea: minutos, horas, das, semanas.
6 - En "Esto sucede", seleccione el intervalo de aparicin de la tarea.
7 - En "Diariamente", "Semanalmente", "Mensualmente" o "Anualmente", especifique la
frecuencia de la tarea.
8 - En "Duracin", escriba la fecha de comienzo en el cuadro "Desde:" y la fecha de fin en el
cuadro "Hasta:", o bien el nmero de veces que se repetir la tarea en el cuadro "Para
ocurrencias".
9 - Elija "Aceptar".
* Cambios de tareas a hitos.
* Cambios de duracin de las tareas.
* Eliminacin de una tarea.
* Degradacin y promocin de tareas.
C - Organizacin del proyecto segn un esquema de tareas para poder mostrar y trabajar en las
distintas fases de programacin: Es posible ordenar y desplazar las tareas para reorganizar la
programacin. Cuando ordene una programacin esquematizada, Microsoft Project ordenar
por separado las tareas de cada nivel del esquema, manteniendo las relaciones entre las
subtareas y sus tareas de resumen. Si se desplaza una tarea de resumen sus correspondientes
subtareas se desplazarn con ella.

Para ordenar un esquema:


1 - En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2 - En el men Herramientas, elija Ordenar y a continuacin un nombre de campo.
Mediante la contraccin y expansin de un esquema es posible ocultar o mostrar las subtareas
de una tarea resumen.
Para contraer un esquema:
1 - Elija en el men Ver, Diagrama de Gantt.
2 - Seleccione la parte del esquema que desee contraer. Si selecciona una tarea de resumen no
es preciso seleccionar sus correspondientes subtareas para contraerlas.
3 - Haga clic en el botn "Ocultar subtareas" de la barra de herramientas Formato.
O, en el men Herramientas, elija Niveles de esquema y, luego, elija Ocultar subtareas.
Es posible contraer o expandir fcilmente una tarea de resumen haciendo doble clic en la
misma.
Para expandir un esquema:
1 - Elija en el men Ver, Diagrama de Gantt.
2 - Seleccione la parte del esquema que desee expandir.
3 - Haga clic en el botn "Mostrar subtareas" de la barra de herramientas Formato.
O, en el men Herramientas, elija Niveles de esquema y, luego, elija Mostrar
subtareas.
Para expandir el esquema completo, haga clic en el botn "Mostrar todas las tareas" de la barra
de herramientas Formato.
D - Creacin de un calendario del proyecto para que Microsoft Project programe las tareas
segn los horarios laborales: El calendario del proyecto define los das y horas laborables de
todo el proyecto. Microsoft Project solo programar tareas en los das y horas laborables
establecidas en el calendario del proyecto. Cuando habr un nuevo proyecto el sistema utilizar
un calendario predeterminado con la siguiente configuracin:
- das laborables: de lunes a viernes
- horas laborables: de 8:00 a 12:00 y de 13:00 a 17:00
- no hay das no laborables.
Microsoft Project tambin proporciona un calendario de recursos para cada recurso.
Tambin es posible cambiar los das y horas laborables del calendario del proyecto para reflejar
exactamente los das y horas laborables del mismo. Puede especificar los das y horas no
laborables normales, como fines de semana y tardes as como feriados y vacaciones.
Para cambiar los das y horas laborables:
1.- En el men Herramientas elija Cambiar Calendario Laboral
2.- Seleccione una fecha en el calendario

3.- En "Hacer das", seleccione un botn de opcin


4.- Si ha seleccionado el botn de opcin "Laborables", en "Horario de Trabajo:" , escriba las
horas de comienzo y fin de la jornada
5.- Elija "Aceptar"
2.- Programacin de Tareas
Mediante las cuatro relaciones entre tareas diferentes de que dispone Microsoft Project puede
vincular tareas fcilmente en su programacin para que reflejen o modelen la forma en que
realmente trabaja el proyecto.
Para crear una programacin manejable se debe:
A.- Vincular tareas para asignar relaciones entre ellas
Algunas tareas pueden relacionarse con otras de diferentes maneras. Una tarea que deba
comenzar o finalizar antes de que otra pueda comenzar se denomina predecesora. La tarea que
depende del comienzo o fin de la que la precede se llama sucesora.
Microsoft Project brinda cuatro tipos diferentes de relaciones entre tareas:
* Fin a comienzo (FC): la tarea comienza cuando su predecesora finaliza.
* Comienzo a comienzo (CC): la tarea comienza cuando su predecesora comienza.
* Fin a fin (FF): La tarea finaliza cuando su predecesora termina.
* Comienzo a fin (CF): la tarea finaliza cuando su predecesora comienza.
B- Superponer o retrasar tareas relacionadas
A veces las relaciones entre tareas no representan de manera precisa la forma en que se
suceder el trabajo en el proyecto. Puede crear este tipo de relaciones entre tareas mediante el
uso del adelanto u la posposicin.
Mediante el adelanto, es posible programar la superposicin de dos tareas, para que una de
ellas comience antes de que su predecesora finalice. Si agrega una posposicin, podr retrasar
el comienzo de la tarea sucesora. Ambos se expresan en unidades o en porcentajes de la
duracin de la tarea predecesora.
* "No comenzar antes del " (NCAD)
* "No finalizar despus del" (NFDD)
* "No comenzar despus del" (NCDD)
* "Debe finalizar el " (DFE)
* "Debe comenzar el" (DCE)
C- Comenzar o finalizar tareas en una fecha concreta
Microsoft Project puede programar una tarea para que comience en una fecha concreta, o para
que finalice en o antes de una fecha concreta.
Para definir una delimitacin:
1.- En el men Ver, elija Diagrama de Gantt

2.- Seleccione la tarea que desee y luego haga clic en el botn "Informacin" de la barra de
herramientas Estndar. o, seleccione la tarea y elija Informacin acerca de la tarea en el
men Insertar.
3.- Seleccione la ficha Avanzado
4.- En "Delimitar Tarea", seleccione un tipo de delimitacin de la lista.
5.- Si ha seleccionado una delimitacin distinta a "Lo mas tarde posible" o "Lo antes posible",
escriba la fecha de delimitacin en el cuadro "Fecha".
6.- Elija "Aceptar"
Microsoft Project volver a calcular la programacin.
Para superponer o retrasar tareas:
Con estas propiedades, puede comenzar una tarea sucesora (con un adelanto) antes de que la
predecesora haya terminado; o definir un perodo de espera (con una posposicin) entre el fin
de la predecesora y el comienzo de la sucesora.
1.- En el men Ver, elija Diagrama de Gantt
2.- Seleccione la tarea que desee y luego haga clic en el botn "Informacin" de la barra de
herramientas Estndar. o, seleccione la tarea y elija Informacin acerca de la tarea en el
men Insertar.
3.- Seleccione la ficha Predecesoras.
4.- En el campo "Posposicin" escriba el adelanto o la posposicin que desee, en forma de
duracin o de porcentaje de la duracin de la tarea predecesora.
Escriba el adelanto como un nmero negativo o como porcentaje completo y la posposicin
como nmero positivo.
5.- Elija "Aceptar".
Para delimitar tareas:
Con las delimitaciones de tareas es posible controlar el comienzo o fin de cualquier tarea para
crear una programacin que proporcione informacin precisa y cumpla los requisitos.
Microsoft Project proporciona las siguientes delimitaciones de tareas:
* "Lo antes posible" (LAP)
* "Lo ms tarde posible" (LMTP)
* "No finalizar antes del" (NFAD)
ADICION DE PERSONAL Y EQUIPAMIENTO AL PROYECTO
El personal y el equipamiento son los recursos con los que trabaja el proyecto. Con Microsoft
Project es posible:
* Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que la programacin contiene el personal y el
equipamiento adecuados.
* Crear programaciones de trabajo para los recursos.

La asignacin de recursos a las tareas puede ser una parte importante del xito en la
administracin del proyecto. Se recomienda asignar recursos a las tareas cuando el objetivo
sea:

Llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento


asignado a las tareas.
Asegurar una buena descripcin y comprensin del proyecto; si las responsabilidades
estn claras, el riesgo de que alguna tarea se pase por alto disminuir.
Aumentar la flexibilidad en la planificacin de cmo y cundo deben estar terminadas
las tareas.
Observar los recursos con sobreasignacin o infraasignacin de trabajo.
Realizar un seguimiento de los costos de los recursos.

Las asignaciones de recursos afectan a la cantidad de tiempo que se emplear para finalizar la
tarea; sto se denomina "Programacin en funcin de los recursos".
Segn las asignaciones de recursos, Microsoft Project calcular tambin los costos de los
recursos y las tareas, si introdujo informacin acerca de los costos y la cantidad de trabajo
completado.
Creacin de la lista de recursos del proyecto:
Antes de asignar recursos a las tareas, puede crear una lista de recursos del proyecto con el fin
de ahorrar tiempo posteriormente. La misma contiene:
* El nombre del recurso, que puede ser una persona, un elemento del equipamiento o alguno de
los tipos de recursos intercambiables.
* El nmero mximo de unidades de recursos intercambiables disponible.
1 - En el men Ver, elija Hoja de recursos.
2 - En el men Ver, elija Tabla, y luego, Entrada.
3 - Escriba el nombre del recurso en un campo vaco de la columna "Nombre del recurso".
4 - Si desea designar un grupo de recursos, escriba un nombre en la columna "Grupo".
5 - Si fuera necesario, en la columna "Capacidad mxima", escriba el nmero de unidades
disponibles de dicho recurso.
6 - Cambie la informacin predeterminada que aparece en los dems campos por la ms
adecuada.
7 - Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso.
A medida que trabaje con el Diagrama de Gantt u otras presentaciones de las tareas puede
agregar nombres de recursos. Haga clic en el botn "Asignacin de recursos" de la barra de
men Estndar. Escriba el nombre del recurso en un campo "Nombre" disponible.
Asignacin y eliminacin de recursos:
Es posible asignar un recurso, un recurso a tiempo parcial, varios recursos o varias unidades
del mismo recurso a una tarea. Microsoft Project mostrar el porcentaje del tiempo que un
recurso es asignado a una tarea y el nmero de los mismos, si se asignan varios, a continuacin
del nombre del recurso en la barra de tareas del Diagrama de Gantt.

Para eliminar un recurso de una tarea:


1 - En la Tabla de Gantt, elija una tarea.
2 - Haga clic en el botn "Asignacin de recursos" de la barra de herramientas Estndar. O
elija Asignacin de recursos en el men Insertar.
3 - Seleccione el recurso que desea eliminar.
4 - Elija el botn "Quitar".
5 - Elija el botn "Cerrar".
Controlar cundo un recurso comienza a trabajar en una tarea:
Con este programa es posible indicar dicho momento. Por ejemplo, puede escalonar los
momentos en que varios recursos empiezan a trabajar en la misma tarea retrasando el
momento de comienzo de uno o ms recursos. Cuando retrase el comienzo de la asignacin de
un recurso, Microsoft Project recalcular la fecha de comienzo y el tiempo de trabajo del
recurso en esa tarea.
1.- En el men Ver , elija el Diagrama de Gantt
2.- En el men Ventana, elija Dividir
3.- En la tabla de Gantt seleccione la tarea para la que desee retrasar el trabajo del recurso.
4.-Seleccione el Formulario de tareas en la seccin inferior
5.- En el men Formato, elija Detalles y luego, elija Calendario del Recurso.
6.- Si no especifica la duracin del recurso en el campo "Trabajo", escriba la duracin del
trabajo en el campo y luego, presione, entrar.
7.- En el campo "Retraso del recurso", escriba la duracin deseada para el retraso en el
comienzo del trabajo del recurso
8.- Elija "Aceptar"
9.- En el men Ventana, elija Anular divisin.
Programacin del trabajo de recursos:
Microsoft Project programa las tareas segn la informacin del calendario del proyecto, el
calendario predeterminado de la programacin, que indica las horas laborables normales y los
perodos no laborables habituales.
Despus de crear el calendario base es necesario asignar el calendario a los recursos que desee
utilizar.
De manera predeterminada, el calendario estandar del proyecto se aplica a todos los recursos
del proyecto, hacindolo coincidir . Si este es el nico calendario que se utiliza, no es neceario
modificar el calendario para cada recurso.
Si un recurso individual tiene una programacin diferente, puede modificar el calendario de
ese recurso.
1.- En el men Herramientas elija Cambiar el calendario laboral

2.- En el cuadro "Para:" seleccionar el recurso cuyo calendario desee cambiar.


3.- En el calendario seleccione los das que desee cambiar.
4.- Seleccione el botn "Laborables, "No laborables", o "Predeterminados"
5.- Para cambiar las hojas laborables escriba la nueva hora en el cuadro "De:" o en el cuadro
"A:"
6.- Elija "Aceptar"
Cuando cree un calendario base para ms de un recurso, ser necesario asignar ese calendario a
cada uno de los recursos para que Microsoft Project utilice dicha informacin cuando programe
el trabajo de los recursos.
1.- En el men Ver elija Hoja de recursos
2.- Seleccione el recurso al que desee asignar el calendario
3.- Haga clic en el botn "Informacin " de la barra de Herramientas Estndar . O
elija Informacin acerca del recurso en el men Insertar
4.- En el cuadro " Calendario Base:", seleccione el calendario que desee para ese recurso.
5.- Elija "Aceptar"
ASIGNACION DE COSTOS A LAS TAREAS Y A LOS RECURSOS
Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de la
programacin y del control del proyecto. Por ejemplo, las consideraciones de costos
determinar la rapidez con la que se llevarn a cabo las tareas y cmo se emplean los recursos
(equipamiento y trabajadores). En algunos casos, el xito del proyecto se mide por la
desviacin entre los costos finales del proyecto y los costos previstos.
Con Microsoft Project, es posible seguir la evolucin de los costos a un nivel bsico o avanzado.
Es posible:
* Asignar salarios o tasa a los recursos.
* Contabilizar el costo de los materiales.
* Controlar la acumulacin de costos.
* Consultar los costos del proyecto.
Mediante la asignacin de costos a las tareas y a los recursos, puede utilizar Microsoft Project
para seguir la evolucin del flujo de caja del proyecto. A medida que vaya creando el proyecto,
ser posible desarrollar escenarios de costos del tipo " qu pasara si", mediante el ajuste de los
recursos y la posterior revisin del efecto de los cambios en los costos de la programacin.
Es posible determinar cuanto costar completar una tarea, as como desarrollar un historial de
costos para proyectos futuros.
El costo de completar cada tarea incluye el costo de todos los recursos que trabajan en una
tarea y de todos los gastos adicionales, como el costo de los materiales y los costos por uso.
Si se asignan costos a los recursos y tareas, ser posible contestar tambin diversas cuestiones
relativas a los costos en cualquier punto del proyecto, como pueden ser:

* Cul es el costo de los recursos de esta tarea?


* Cul es el costo de los recursos del proyecto?
* Cunto costar completar esta tarea?
* Cul es el costo total de esta fase del proyecto?
* Cul es el costo planificado del proyecto?
Asignacin de tasas a los recursos
Puede servirle de ayuda para la exacta administracin de los costos del proyecto. Las tasas de
los recursos podran ser el costo horario de los trabajadores o del equipo necesario para
completar una tarea , o el costo fijo por uso de una pieza del equipo. Normalmente, el costo del
recurso incluye tareas las tasas de hora extra o estndar de los recursos. Cuando un recurso con
una tasa de hora extra o estndar se asigna a una tarea, y sta dura ms tiempo del planificado,
se incrementa el costo del recurso para esa tarea.
1.- En el men Ver, elija Hoja de recursos.
2.- En los campos "Tasa estndar", "Tasa hora extra", o "Costo por uso" del recurso, escriba la
tasa.
3.- Haga clic en el botn de entrada o presione la tecla ENTRAR.
Nota: Si varios recursos tienen tasas estndar o de hora extra, un importe por uso o un mtodo
acumulativo, puede ahorrar tiempo mediante una entrada vlida para todos ellos. En Hoja de
recursos, seleccione los recursos. Para seleccionar recursos no adyacentes, mantenga
presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los nombres de los recursos. Haga clic en el
botn "Informacin" de la barra de herramientas Estndar o elija el comando Informacin
acerca del recurso en el men Insertar, e introduzca la informacin para todos los recursos
seleccionados al mismo tiempo.
Asignacin de un costo fijo a una tarea
Si sabe el importe exacto de los materiales de una tarea y no est asignando recursos a la tarea,
introduzca el costo fijo. El costo fijo podra ser el costo de los suministros para los que ya se ha
negociado un precio de compra. Tambin podra consistir en una oferta aceptada de un
contratista externo o en la tarifa plana que se paga por un trabajo.
1.- En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2.- En el men Ver, elija Tabla y a continuacin elija Costo.
3.- En el campo "Costo Fijo" de la tarea , escriba el costo.
4.- Haga clic en el botn de entrada o presione la tecla ENTRAR
Control de la acumulacin de costos
Con Microsoft Project, es posible acumular los costos de la tarea cuando sta comience o
finalice, o prorratear el costo. Por ejemplo es posible:
* Acumular el costo total de una tarea al comienzo si paga el total de la cantidad antes de
comenzar el trabajo.
* Acumular el costo de una tarea al final si retiene el pago hasta que el trabajo finalice.

* Prorratear el costo de una tarea si necesita seguir el costo segn el grado de cumplimiento de
una tarea.
Nota: Solamente puede prorratear los costos estndar y de horas esta de los recursos. Un
recurso de costo nico se acumula slo al comienzo o al final de la tarea, y los costos fijos
siempre se acumulan al final.
Para controlar la acumulacin de costos
1.- En el men Ver, elija Hoja de Recursos
2.- Seleccione el recurso.
3.- Haga clic en el botn "Informacin" de la barra de herramientas Estndar. O
elija Informacin acerca del recurso en el men Insertar.
4.- En el cuadro "Acumular" y en "Costos", seleccione un mtodo de acumulacin.
Para Seleccione
Acumular el costo al comienzo de una tarea Comienzo
Acumular el costo cuando la tarea est
terminada Fin
Acumular el costo segn el porcentaje
de finalizacin de la tarea Prorrateado
5.- Elija "Aceptar"
Acerca de la presentacin de los costos del proyecto
Con Microsoft Project, hay distintas formas de ver los costos del proyecto. Puede ver los costos
de las tareas cuando desee consultar el costo total de todos los recursos asignados y del costo
total de una tarea. Puede ver los costos de los recursos cuando desee consultar cunto dinero
ha gastado en horas extra.
Asimismo, puede consultar los costos totales del proyecto para comprobar si el proyecto
permanece dentro de los valores generales presupuestados.
Observando los costos puede:
- Administrar estrictamente el proyecto mediante el seguimiento de los costos de cada tarea.
- Generar informes de costos de tareas individuales, as como el costo global del proyecto.
- Presentar los costos de los recursos individuales y por grupos.
Presentacin del costo por tarea
Si considera inaceptable el costo total del proyecto, necesitar consultar el costo de cada tarea.
El costo de las tareas incluye el costo total de todos los recursos y los costos fijos. Si el costo de
una tarea individual es demasiado elevado, quizs sea posible reducir la magnitud del trabajo,
hacer el trabajo en menos tiempo o asignar un recurso ms barato para llevar a cabo el trabajo.
Para presentar el costo por tarea
1.- En el men Ver, elija Diagrama de Gantt

2.- En el men Ver, elija Tabla y a continuacin, elija Costo


3.- Desplace la tabla de Gantt hacia la derecha hasta que aparezca el campo "Costo Total"
O arrastre la barra de divisin hacia la derecha para mostrar el campo "Costo Total"
Nota: Existen varias formas de consultar el costo por recurso.
1.- Use la Hoja de recursos con la Tabla de costos aplicada para mostrar el costo total de cada
recurso.
2.- Use la presentacin Uso de recursos para mostrar los costos o el acumulado de las horas
extras de cada recurso. Puede copiar los costos de esta presentacin y pegarlos en otra
aplicacin, Como Microsoft Excel.
3.- Use el Grfico de recursos para ver una representacin grfica de los costos o acumulados
de las horas extra de los recursos.
4.- Use el Formulario de recursos que muestra los campos de costos para presentar los costos
de los recursos de cada tarea a la que haya asignado el recurso.
EVALUACIN Y AJUSTE DE LA PROGRAMACIN
Una vez creada la programacin mediante la introduccin de tareas, la asignacin de recursos y
la introduccin de la informacin acerca de los costos, estar preparado para evaluarla y
ajustarla. Al evaluar la programacin, probablemente encontrar problemas u omisiones que
deban ser ajustados. Lo ms prctico es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases
del proceso de planificacin y, mejor todava, antes de poner en marcha el proyecto. Sin
embargo, una vez iniciado el proyecto tambin podr comprobar la planificacin y ajustarla,
cuando sea necesario, para adecuarla a sus objetivos y necesidades.
Los aspectos de la programacin que vayan a evaluarse dependern de la informacin
contenida en la programacin y del nivel de detalle en que se est administrando el proyecto.
Por consiguiente, debera considerar la evaluacin de:
La fecha de fin de la programacin.
La manera en que se han asignado los recursos.
El costo de la programacin.
Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duracin de las tareas en la ruta
crtica: la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto que
deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las
tareas de la ruta crtica provocar que el proyecto finalice ms tarde de lo planificado. Para
ajustar la fecha de fin de la programacin, concntrese en la modificacin de las tareas crticas.
Una vez evaluada la programacin, podr utilizar diversas estrategias para reducir su longitud,
buscar y resolver recursos sobreasignados y reducir el costo del proyecto.
Acerca de la evaluacin de la programacin
Para determinar si la programacin tiene o no reas problemticas que requieran ajustes, en
primer lugar deber analizar la programacin y evaluar la utilizacin del tiempo, de los
recursos y de los costos. La evaluacin de la programacin de varias maneras le ayudar a
identificar:

La relacin entre tareas y la ruta crtica


El tiempo de demora en la programacin
Las delimitaciones en las tareas
Los recursos sobreasignados
El costo de las tareas
En una programacin de Microsoft Project las tareas pueden relacionarse entre s de diversas
formas. Utilizando de manera eficaz estas relaciones ser posible modificar la ruta crtica y
reducir la programacin.
Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta crtica de la programacin, ser posible
ajustar la relacin entre tareas y las asignaciones de recursos de las tareas no crticas para
utilizar la demora en la programacin. El tiempo de demora es la cantidad de tiempo que se
puede retrasar una tarea sin retrasar la fecha de fin de la programacin. Si una tarea que tiene
demora finaliza ms tarde, no afectar al resto de la programacin. La mayora de las
programaciones tienen siempre algunas tareas no crticas con demora.
Las delimitaciones en las tareas tambin servirn de ayuda para controlar las fechas de
comienzo o de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones en las tareas en distintas
fases del proyecto, en especial en las tareas crticas, para cerciorarse de que sean absolutamente
necesarias, ya que las delimitaciones pueden reducir la flexibilidad de la programacin.
Al evaluar la programacin, asegrese de haber asignado los recursos de manera eficaz. Se dice
que un recurso est sobreasignado cuando se le ha asignado ms trabajo del que puede realizar
en las horas de trabajo programadas. Se dice que un recurso est infraasignado cuando no est
plenamente asignado. Para asegurarse de que los recursos estn sobreasignados o
infraasignados en la menor cantidad de casos posible, se podrn reprogramar las tareas dentro
de su tiempo de demora.
Si se estn introduciendo costos en la programacin, ser necesario verificar el costo total del
proyecto para comprobar que se mantiene dentro del presupuesto. Si el costo total es
demasiado elevado, se podr reducir el costo de tareas y recursos individuales para disminuir
los costos del proyecto.
Una vez identificados los problemas en las reas mencionadas se podr ajustar la programacin
para optimizar el tiempo, los recursos y el dinero disponibles.
Verificacin de la relacin entre tareas
En la programacin de un proyecto las tareas pueden relacionarse entre s de diversas maneras.
Una tarea que deba comenzar o terminar antes de otra pueda comenzar se denomina tarea
predecesora. Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se
denomina tarea sucesora. Microsoft Project dispone de cuatro relaciones entre tareas que
pueden utilizarse para conectar una serie de tareas en una programacin. Utilizando de manera
eficaz estas relaciones ser posible modificar la ruta crtica y reducir la programacin del
proyecto.
identificacin de la ruta crtica
Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programacin en funcin a las duraciones de
tareas en la ruta crtica: la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin del

zproyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo. Un
retraso entre las tareas de la ruta crtica provocar que el proyecto finalice ms tarde de lo
planificado. La ruta crtica se identifica por la serie de tareas crticas consecutivas incluidas en
la programacin. Para ajustar la fecha de fin de la programacin deber centrarse en modificar
las tareas crticas.
Para llamar la atencin hacia la ruta crtica es posible modificar una presentacin. Microsoft
Project guardar los cambios junto con el archivo de proyecto.
Nota Si da formato al texto en Microsoft Project, el formato directo reemplazar todo formato
definido para una categora de texto, por ejemplo para todas las tareas crticas.
Bsqueda de mrgenes de demora en la programacin
Al analizar las tareas de la programacin es posible buscar demoras permisibles; es decir, el
tiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar a ninguna otra. Tambin es posible ver la
cantidad de tiempo que puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto, lo
cual se denomina margen de demora total.
Es importante saber dnde existen mrgenes de demora dentro de la programacin, ya que ello
permitir ajustar las fechas de comienzo y de fin de las tareas cuando determinadas fases de la
programacin no tienen margen de demora y otras tienen demasiado. La mayora de las
programaciones tienen algunas tareas crticas con margen de demora. Esto permite que estas
tareas comiencen en una fecha posterior sin afectar a la programacin, lo que compensara las
tareas que han tardado ms tiempo que el planificado.
Examen de las delimitaciones de las tareas
Mediante el uso de las delimitaciones, es posible controlar las fechas de comienzo o de fin de
tareas importantes. Al introducir una tarea, Microsoft Project le asignar automticamente la
delimitacin "Lo antes posible". Slo cuando sea necesario, debern definirse otras
delimitaciones, como en el caso en que un cliente o un contrato requieran que determinada
tarea comience o finalice en una fecha especfica.
Las delimitaciones de las tareas son tiles para crear una programacin ms precisa empleando
informacin detallada. Sin embargo, las delimitaciones tambin pueden restringir la
flexibilidad de la programacin. Si se produce un conflicto de programacin entre una
delimitacin y una relacin entre tareas, Microsoft Project programar la tarea de acuerdo con
la delimitacin.
En diversas fases del proyecto ser til verificar las delimitaciones en las tareas de la
programacin, en especial las tareas en la ruta crtica, para cerciorarse de que efectivamente
son necesarias. Toda delimitacin que requiera la introduccin de una fecha debe utilizarse con
sumo cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las fechas
de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacin y, adems, restringen la posibilidad
de redistribuir los recursos sobreasignados.
Bsqueda de los recursos sobreasignados y sus asignaciones de tareas
Al evaluar la programacin deber cerciorarse de haber asignado los recursos de una manera
eficaz. A cada tarea debe asignrsele un nmero de recursos adecuado en el momento justo de
realizar el trabajo. Y a cada recurso deber asignrsele trabajo suficiente, de forma que pueda
elaborarse una programacin completa con la menor cantidad posible de casos de

sobreasignacin e infraasignacin de recursos. (En ocasiones sern inevitables algunas


sobreasignaciones e infraasignaciones.)
Antes de dedicarse a resolver problemas de sobreasignacin de recursos deber determinarse
cules son los recursos sobreasignados, en qu momentos estn sobreasignados y qu tareas
tienen asignadas en dichos momentos. Para resolver la sobreasignacin de recursos
deber asignarlos de manera diferente, o bien ser necesario volver a asignarlos para el
momento en que el recurso est disponible.
Bsqueda del costo de una tarea
Una vez evaluada la programacin, es necesario evaluar el costo total de la misma para
asegurarse de que se mantiene dentro de los lmites del presupuesto. Si el costo total es
superior al presupuesto, observe el costo de las tareas individuales y las tasas de los recursos
para ver si es posible reducir los costos.
El costo total de una tarea es la suma de las tasas del recurso y todos los costos fijos atribuidos
a la tarea. Un costo fijo es una cantidad especfica definida por el usuario que es independiente
del tiempo o el trabajo que insumen completar una tarea.
Para ver el costo total de la programacin en sus diversas fases, elija Resumen en el men
Archivo. Elija el botn "Estadsticas". Observe en la columna "Costo" las cantidades totales de
los costos actuales, previstos, reales y restantes.
Reduccin de la programacin cambiando la ruta crtica
La manera ms evidente de reducir la duracin de la programacin consiste en reducir la ruta
crtica mediante la eliminacin o combinacin de tareas. Este mtodo puede ser tambin el ms
difcil, ya que es necesario identificar las tareas que no sean absolutamente necesarias para
completar el proyecto. Si no es posible eliminar o combinar tareas, se puede considerar la
posibilidad de cambiar algunas tareas para que dejen de estar en la ruta crtica.
Observe cada tarea en la ruta crtica para ver si puede dividirse en subtareas. Para que el
trabajo avance, quiz no sea necesario que algunas de las subtareas se completen de manera
secuencial, por lo que se podr reducir la ruta crtica convirtiendo algunas de las subtareas en
subcrticas.
Reduccin de la programacin agregando tiempo de adelanto o tiempo de
posposicin a las tareas
Un mtodo para reducir la ruta crtica de la programacin consiste en analizar todas las tareas
con relaciones de fin a comienzo para ver si es posible superponerlas, de manera que las tareas
puedan llevarse a cabo simultneamente en la medida de lo posible. Con Microsoft Project es
posible utilizar el tiempo de adelanto para hacer que una tarea comience antes del fin de su
predecesora. Asimismo, puede utilizarse el tiempo de posposicin para retrasar el comienzo de
una tarea sucesora.
Reduccin de la programacin disminuyendo el trabajo de un recurso en una
tarea
Una vez analizada la programacin y despus de determinar lo que debe reducirse, se podr
disminuir la duracin de algunas tareas para reducir la programacin.

Microsoft Project est predeterminado para calcular la duracin de las tareas basndose en la
cantidad de trabajo necesario para completarla, en el nmero de unidades de recurso que se le
han asignado y en los horarios y el trabajo asignados a dichos recursos. Esto se denomina
programacin en funcin de los recursos. Es posible disminuir la duracin de una tarea
disminuyendo la cantidad de trabajo que se haya asignado a los recursos esenciales. La
disminucin del trabajo necesario para las tareas en la ruta crtica posibilitar el adelanto del
fin de la programacin.
Reduccin de la programacin mediante la ampliacin de la programacin
laboral de un recurso
Despus de analizar la programacin y de haber determinado que necesita ser reducida, ser
posible reducir la duracin de algunas de las tareas de la programacin.
Microsoft Project est predeterminado para calcular la duracin de una tarea basndose en la
cantidad de trabajo necesario para completar la tarea y en el nmero de unidades de recursos
asignadas a la misma. Esto es lo que se denomina programacin en funcin de los recursos. La
reduccin de la duracin de las tareas en la ruta crtica permitir adelantar el fin de la
programacin.
Si no es posible asignar ms recursos a una tarea, quiz sea conveniente ajustar los calendarios
laborales de los recursos esenciales asignados a la tarea, de manera que trabajen mayor
cantidad de horas.
Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso sobreasignado
El mtodo ms directo para resolver un problema de sobreasignacin de recursos consiste en
cambiar las asignaciones de tarea del recurso sobreasignado. Esto se efecta quitando un
recurso de una tarea que tenga lugar en un momento de sobreasignacin. Otra manera es
reprogramar la tarea para que tenga lugar cuando el recurso est disponible.
Reasignacin de un recurso para que trabaje a tiempo parcial en una tarea
Si un recurso est sobreasignado y no se desea reprogramar ninguna de las tareas a las que ha
sido asignado el recurso ni quitar el recurso de ninguna de las tareas asignadas, existe otra
opcin. Se puede asignar el recurso para que trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas
que se efecten durante el perodo de sobreasignacin.
Nota Si el recurso que se est asignando para que trabaje a tiempo parcial en la tarea es un
recurso esencial, este mtodo incrementar la duracin de la tarea. La reasignacin de un
recurso para que trabaje a tiempo parcial tambin puede tener el efecto de convertirlo en un
recurso esencial, aumentando as la duracin de la tarea.
Disminucin de la cantidad de trabajo asignada a un recurso
Si un recurso est sobreasignado y no se desea reprogramar ninguna de las tareas ni quitar el
recurso, no existiendo tampoco la posibilidad de incrementar la duracin de la tarea, existe
otra opcin. Se puede disminuir la duracin de la tarea a la cual se ha asignado el recurso
sobreasignado durante el perodo de sobreasignacin y reducir la cantidad de tiempo requerido
al recurso sobreasignado.
Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las tareas a las que estn asignados. Este
mtodo disminuye la duracin de la tarea en el caso de que el recurso al que se desee disminuir
la cantidad de trabajo sea el nico recurso esencial.

Cambio de la programacin laboral de un recurso


Todos los recursos pueden tener sus propios calendarios de recursos, en los cuales es posible
introducir la informacin individual de la programacin, por ejemplo vacaciones o tiempo
necesario para el mantenimiento de los equipos. En el caso de que en determinados puntos de
la programacin un recurso est sobreasignado, una posible solucin podra ser cambiar el
calendario de recursos. Por ejemplo, si la programacin est basada en una semana laboral de 5
das y un recurso a tiempo parcial trabaja slo 3 das de la semana, la extensin del calendario
de recursos a una semana laboral de 4 5 das podra aliviar en parte la sobreasignacin del
recurso.
Resolucin automtica de las sobreasignaciones de recursos
En Microsoft Project, es posible resolver automticamente las sobreasignaciones de recursos
mediante la redistribucin. La redistribucin, sencillamente retrasa determinadas tareas de la
programacin hasta que los recursos asignados a ellas dejan de estar sobreasignados.
Cuando Microsoft Project redistribuye la programacin, verifica las relaciones entre
predecesoras, el tiempo del margen de demora, las fechas, las prioridades y las delimitaciones
de tareas para determinar qu tareas retrasar. Es posible dar prioridad a las tareas para
especificar cules debern retrasarse en primer lugar o cules no deben retrasarse de ninguna
manera. Tambin se puede decidir si se redistribuirn todos los recursos o solamente algunos
seleccionados. Y, por ltimo, se puede redistribuir con o sin retrasar la fecha de fin de la
programacin.
Resolucin manual de las sobreasignaciones de recursos
Otra manera de redistribuir la programacin consiste en resolver manualmente las
sobreasignaciones de recursos. Esto puede ser de utilidad cuando la redistribucin automtica
no produzca el ajuste de programacin deseado. Microsoft Project dispone de una presentacin
en la que pueden verse cules son los recursos sobreasignados y sus tareas asignadas. Se puede
ir a cada sobreasignacin y resolver el conflicto de la manera ms adecuada a sus necesidades.
Retraso de una tarea con un recurso sobreasignado
La manera ms sencilla para resolver una sobreasignacin de recursos consiste en retrasar la
tarea asignada al recurso hasta que ste disponga de tiempo para trabajar en ella. Es posible
agregar retraso a una tarea, verificar el efecto sobre la asignacin del recurso y, a continuacin,
ajustar an ms el retraso, si ello fuera necesario.
El retraso de una tarea retrasar asimismo las fechas de comienzo de sus sucesoras y puede
afectar a la fecha de fin de la programacin. Para evitarlo, retrase primero las tareas con
margen de demora permisible y agregue un retraso slo de una duracin slo equivalente al
margen de demora de cada tarea. Tambin resultar de utilidad retrasar las tareas no crticas
antes que las tareas en la ruta crtica. Pruebe a agregar retrasos a diferentes tareas para ver los
efectos sobre la programacin.
Reduccin de costos mediante el reemplazo de un recurso
Existe la posibilidad de reducir costos mediante el reemplazo de recursos por otros menos
costosos. Sin embargo, antes de realizar este cambio ser necesario tomar en consideracin el
hecho de que a un recurso menos cualificado le llevar ms tiempo cumplir una tarea que a un
trabajador ms cualificado y ms caro.

Reduccin de los costos por uso mediante la reprogramacin del trabajo


Algunos de los recursos del proyecto pueden cobrar una tasa o tarifa por cada vez que se los
utiliza, adems de su tasa por hora. Es posible reducir costos mediante la consolidacin de
tareas que tengan tarifas por uso.
Por ejemplo, si varias tareas programadas para horarios diferentes incluyen tarifas o tasas por
uso en el caso de un recurso que trabaja en ambas tareas, es posible eliminar una tarifa por uso
disponiendo que el recurso trabaje simultneamente en las tareas. Tambin existe la opcin de
dividir la tarifa entre las dos tareas.
Reduccin de costos mediante la eliminacin de tareas
Otra estrategia para reducir costos consiste en reducir la extensin del proyecto. En otras
palabras, ser posible reducir el costo de un proyecto eliminando tareas de baja prioridad.
Tambin se puede reducir la extensin mediante la reasignacin de recursos o la reduccin del
trabajo en tareas individuales.
Administracin de los flujos de caja mediante el cambio del mtodo de
acumulacin de costos
Con Microsoft Project es posible administrar los flujos de caja del proyecto mediante el
prorrateo del costo de una tarea basndose en su porcentaje de conclusin y de los recursos
asignados a la misma. Otra opcin consiste en acumular los costos cuando la tarea comienza o
queda concluida.
Por ejemplo, quiz se desee negociar con un proveedor la retencin de un pago hasta que el
trabajo haya sido terminado. Este cambio puede reflejarse en la programacin mediante la
acumulacin del costo de esta tarea en el momento en que haya quedado concluida.
Nota Slo es posible prorratear los costos por trabajo estndar y de horas extra del recurso. El
costo por cada uso de un recurso slo puede prorratearse al comienzo o al final de la tarea, y los
costos fijos siempre se acumulan al final.
IMPRESIN E INFORMES
Para administrar un proyecto de una manera eficaz, es necesario comunicar la informacin
acerca del mismo a varias personas. Con Microsoft Project es posible imprimir informacin
especfica del proyecto segn las necesidades de

Informacin general, como resmenes del proyecto.


Informacin acerca de las tareas, como los diagramas de Gantt.
Informacin acerca del recurso, como la programacin de cada recurso.
Informacin acerca de los costos, como el costo de los recursos con presupuestos
sobrepasados.
Informacin acerca del seguimiento, como una lista de tareas que lleven retraso con
respecto a la programacin.

Si la presentacin del proyecto que aparezca en pantalla satisface las necesidades de


comunicacin, es posible imprimirla. Existe tambin la opcin de imprimir informacin
variada en alguno de los formatos de informe predefinidos de Microsoft Project. Microsoft
Project dispone de ms de veinte presentaciones e informes predefinidos.

Las tareas clave que es necesario realizar antes de imprimir una presentacin o un informe son:

Seleccionar la presentacin o el informe que mejor se adapte a sus necesidades de


comunicacin.
Ajustar los mrgenes, agregar bordes y cambiar otras partes del diseo de la pgina
para adaptarlo a sus necesidades.
Seleccionar y configurar la impresora o el trazador que se vaya a utilizar con Microsoft
Project.
Personalizar la presentacin o el informe para comunicar la informacin de la manera
ms eficaz posible.

Qu se puede imprimir
Con Microsoft Project es posible imprimir la informacin acerca de las tareas, los recursos, los
costos y el progreso del proyecto mediante la impresin de la presentacin o del informe que
mejor se adapte a sus necesidades.
Las tablas siguientes presentan informacin de utilidad que se puede imprimir utilizando
combinaciones de presentaciones, tablas, filtros y opciones del men Formato de Microsoft
Project, o bien los informes, tablas filtros y opciones de informes de Microsoft Project. Por lo
tanto, es posible imprimir:
Imprimo una presentacin o un informe?
Para comunicar de manera eficaz la informacin acerca del proyecto a los administradores,
miembros del equipo y clientes, es necesario imprimir esta informacin en un formato que
satisfaga las necesidades de cada persona o grupo. Microsoft Project permite imprimir la
informacin utilizando una amplia variedad de presentaciones o informes.
Las presentaciones e informes contienen informacin de diferente ndole y la presentan de
manera distinta:

Empleando una presentacin es posible examinar la informacin en la ventana del


proyecto o en la ventana de presentacin preliminar. Un informe slo puede examinarse en
la ventana de presentacin preliminar.
En una presentacin es posible editar informacin especfica. En un informe no es
posible editar informacin especfica.
En las presentaciones es posible cambiar el formato aplicado a cada categora de texto,
como por ejemplo las tareas retrasadas o un texto especfico. En los informes slo es posible
cambiar el formato de una categora de texto.

Antes de imprimir una presentacin o un informe es posible presentar las pginas en la


ventana de presentacin preliminar para ver cul ser su aspecto una vez impresas. Por
ejemplo, ser posible verificar los mrgenes, ver la posicin y el texto de los encabezados y pies
de pgina, y comprobar la orientacin de la pgina (vertical u horizontal).
Antes de poder imprimir desde Microsoft Project es necesario configurar la impresora o el
trazador, si es que todava no lo ha hecho. Podr imprimir en cualquier impresora o trazador
aceptado por el software del sistema que se est utilizando.
Ajuste proporcional de una presentacin para imprimirla

Puede resultar ms conveniente condensar una presentacin impresa de manera que quepa en
menos pginas, a lo largo o a lo ancho. Por ejemplo, es posible condensar una presentacin
impresa de cuatro pginas de largo en dos pginas.
Con Microsoft Project es posible especificar el nmero de pginas en que se desee imprimir en
una presentacin. Las presentaciones mayores de una pgina de largo constan de filas y
columnas de pginas que encajan entre s como las piezas de un rompecabezas. Al especificarse
un nmero de pginas a lo ancho o a lo largo para la presentacin impresa, durante la
impresin Microsoft Project reducir (o ajustar proporcionalmente) el texto en consecuencia.
Adicin de un encabezado, un pie de pgina o una leyenda
Agregar la fecha, el nmero de pgina, el nombre de la empresa y otro tipo de informacin a
cada pgina de un informe o presentacin impreso realzar el aspecto profesional del
documento, adems de su inherente utilidad. Con Microsoft Project es posible agregar
informacin en forma de encabezado (texto que aparece impreso en la parte superior de cada
pgina), de pie de pgina (texto que aparece impreso en la parte inferior de cada pgina) o de
leyenda (una lista explicativa de los smbolos utilizados en un diagrama).
En un encabezado pueden escribirse tres lneas, otras tantas en una leyenda, y solamente una
en un pie de pgina.
Nota En los diagramas de Gantt y PERT slo se pueden imprimir leyendas.
Insertar y anular un salto de pgina
En ocasiones, al imprimir puede resultar til mantener junta en la misma pgina informacin
como una tarea de resumen y sus respectivas subtareas.
Es posible insertar saltos de pgina en los diagramas de Gantt, en las hoja de recursos, en las
presentaciones Uso de recursos y en las hojas de tareas. Los saltos de pgina insertados quedan
marcados con un diseo de cuadrcula especfico que facilita su identificacin.
Cuando filtre u ordene la informacin en una presentacin o en un informe, cada salto de
pgina se mantendr con la tarea o el recurso seleccionado al insertar el salto de pgina. Por
ejemplo, si al aplicar un filtro no aparece una tarea, el salto de pgina asociado a dicha tarea no
aparecer en la presentacin o en el informe.
Impresin de columnas en una presentacin de hoja
Al imprimir una presentacin o un informe que contenga columnas de informacin, como es el
caso de los diagramas de Gantt, la presentacin Uso de recursos, la Hoja de tareas o la Hoja de
recursos, ser posible imprimir o repetir determinada informacin. Con Microsoft Project
podr:
Imprimir todas las columnas de los diagramas de Gantt y de la presentacin Uso de recursos,
incluso aqullas que no sean visibles en la pantalla.
Imprimir en cada pgina de una presentacin de hoja un determinado nmero de columnas.
Configuracin de una impresora o un trazador en Microsoft Windows
En Microsoft Windows es suficiente con configurar las impresoras una sola vez para utilizarlas
con todas las aplicaciones. Tambin es posible cambiar a otra impresora instalada o cambiar la
configuracin de impresora para trabajar en Microsoft Project.

Nota Para obtener informacin detallada acerca del uso de una impresora o un trazador con
Microsoft Project para Windows, consulte la documentacin del sistema.
Impresin de una programacin personalizada como diagrama de barras
(Diagrama de Gantt)
Si desea ver de qu manera un cambio en la duracin de una tarea afecta a las fechas de
comienzo y de fin de otras tareas y a la fecha de fin del proyecto, imprima el Diagrama de
Gantt.
Un Diagrama de Gantt consta de dos partes: una tabla de Gantt y un diagrama de barras de
Gantt que presenta las duraciones de tareas y las fechas de comienzo y de fin a lo largo de una
escala temporal. Las posiciones de las barras de tareas en el diagrama de barras de Gantt
muestra de qu manera se relacionan las tareas entre s en el transcurso del tiempo.
Es posible personalizar un diagrama de Gantt mediante la inclusin de informacin diferente y
el cambio de su aspecto.
Impresin de una programacin de calendario personalizada (Presentacin
Calendario)
Si desea ver un panorama general de las tareas programadas durante una semana o un mes en
particular, imprima la presentacin Calendario. Las barras de tareas, que son similares a las
barras de un diagrama de Gantt, cubren los das en los que estn programadas las tareas.
Es posible personalizar la presentacin Calendario mediante la inclusin de informacin
diferente y el cambio de su aspecto.
Impresin de un diagrama de red personalizado que muestre las relaciones entre
tareas (Diagrama PERT)
Si desea ver de qu manera afectan unas tareas a otras y a la fecha de fin del proyecto, imprima
el Diagrama PERT. Un diagrama PERT se asemeja a un diagrama de flujo: un recuadro
representa cada tarea y una lnea que conecta a dos recuadros representa la relacin entre dos
tareas.
Es posible personalizar los diagramas PERT incluyendo informacin diferente y cambiando su
aspecto.
Impresin de informacin acerca de las tareas como hoja de clculo
personalizada (Hoja de tareas)
Si desea que la informacin acerca de las tareas aparezca en formato en hoja de clculo y no
necesita una representacin grfica de las relaciones entre tareas, imprima una Hoja de tareas.
Es posible personalizar la hoja de tareas mediante la inclusin de informacin diferente y el
cambio de su aspecto.
Impresin de informacin detallada acerca de las tareas (informe de tareas)
Si desea informacin detallada acerca de las tareas, como por ejemplo el tiempo de trabajo total
o los recursos asignados a cada tarea, podr imprimir el informe de tareas. Con este informe
tambin podr imprimir informacin acerca de las tareas y texto u objetos grficos creados en
Microsoft Project o en otra aplicacin.

Es posible personalizar el informe de tareas mediante la inclusin de informacin diferente y el


cambio de su aspecto.
Impresin de informacin acerca de las tareas y los recursos (informe
Referencias cruzadas)
Si lo que desea es una sencilla lista de los recursos con columnas de informacin acerca de los
mismos (como los salarios por hora, el costo y el tiempo total de trabajo), imprima la hoja de
recursos.
Es posible personalizar la hoja de recursos mediante la inclusin de informacin diferente y el
cambio de su aspecto.
Impresin de informacin acerca de los recursos como grfico personalizado (Grfico de
recursos)
Para obtener un panorama claro de con cunta eficacia se est utilizando el personal y otros
recursos, se puede imprimir la presentacin Grfico de recursos. Grfico de recursos rene
informacin acerca de los recursos, por ejemplo el grado mximo de utilizacin, el trabajo, la
sobreasignacin, el porcentaje del tiempo asignado, los costos superiores a lo presupuestado y
el costo total, todo ello en un formato grfico.
Es posible personalizar la presentacin Grfico de recursos mediante la inclusin de
informacin diferente y el cambio de su aspecto.
TRABAJO CON PRESENTACIONES
En Project se utilizan se utilizan las presentaciones para introducir, cambiar, y mostrar la
informacin acerca de las tareas y recursos del proyecto. Utilizando diversas presentaciones,
podra ver la informacin del proyecto de maneras distintas mientras se organiza el proyecto,
las tareas de la programacin y los recursos, y el seguimiento del progreso.
Incluye formatos utilizados por los profesionales de la administracin de proyectos, como los
diagramas de Gantt y diagramas PERT, as como formatos de para la entrada de datos y su
visualizacin.
Tipos de presentacin
Podr utilizar tres tipos de presentaciones para mostrar la informacin del proyecto:

Una presentacin de hoja se parece a una hoja de calculo o una tabla de informacin.
Una presentacin de grfico o de diagrama muestran la informacin de manera grfica.
Una presentacin de formulario facilita la introduccin de acerca de tareas y recursos
especficos.

Una presentacin que ocupe toda la ventana Project es una presentacin de seccin nica.
Puede combinar dos presentaciones de seccin nica para crear una presentacin combinada,
en la que dos presentaciones comparten la ventana Project. La presentacin Entrada de tarea,
que consta del diagrama de Gantt por encima del formulario de tareas, es un ejemplo de una
presentacin combinada. En una presentacin combinada, la informacin de la seccin inferior
slo est relacionada con la tarea o recurso seleccionados en la seccin superior.
Acerca de las Presentaciones

Por cada presentacin de hoja, diagrama y grfico, excepto el diagrama PERT , hay un filtro
que determina que tareas o recursos resalta Project. Un filtro contiene instrucciones llamados
criterios que especifican las condiciones bajo las cuales aparecer una tarea o recurso. Podr
cambiar el filtro aplicado a una presentacin cuando desee ver una informacin diferente en el
formato actual.
Una presentacin de hoja, que contiene una lista de tareas y recursos, queda mas definida por
una tabla. Una tabla es un grupo de informacin relacionadas.
Acerca de mostrar una Presentacin
Si desea crear una programacin, podr utilizar el diagrama de Gantt. Si desea crear introducir
o editar informacin detallada acerca de un recurso determinado, podra utilizar el formulario
de recursos.
Para mostrar una presentacin:
1.
2.
3.

En el men Ver, elija Mas presentaciones.


Seleccione la presentacin que desee mostrar.
Elija el botn Aplicar.

Presentaciones Disponibles
Podr mostrar informacin del proyecto en presentacin de tareas o en presentacin de
recursos.
Presentacin de tareas Descripcin
Diagrama de Gantt Muestran tareas y duraciones en el tiempo.
Utilcelas para introducir y planificar una lista de tareas.
Diagrama Pert Un diagrama de red que muestra todas las tareas y sus relaciones.
Calendario Muestra las tareas y sus duraciones.
Se utiliza para mostrar las tareas programadas para una semana o semanas.
Hoja de tareas Una lista de tareas e informacin relacionada.
Introducir y programar tareas en un formato de tipo hoja Calculo.
Formulario de tareas Se utiliza para introducir y editar la informacin acerca de una tarea
determinada.
Formulario de detalles de tareas Se utiliza para revisar y editar el seguimiento detallado Y la
programacin de la informacin de una tarea determinada.
Formulario nombre de tarea Se utiliza para introducir y editar el nombre de la tarea y otra
informacin acerca de la misma.
Diagrama Pert de tareas Muestra las predecesoras y las sucesoras de una tarea.
Gantt de retrasos Muestran el retraso aadido a las tareas durante la
Redistribucin.

Gantt detallado Una lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama de barras que
muestran las barras de lo
Planificado y lo programado para cada tarea.
Entrada de tarea Presentacin combinada con el diagrama de Gantt encima y el formulario de
tareas abajo.
Presentacin de recursos Descripcin
Grfico de recursos Muestra la asignacin de recursos, los costos o las
Horas extras.
Hoja de recursos Una lista de recursos e informacin relacionada.
Uso de recursos Muestran la asignacin, costo, informacin del trabajo de cada recurso de
trabajo en el tiempo.
Formulario de recursos Se utiliza para introducir y editar la acerca de un recurso determinado.
Formulario Nombre de recurso Un formulario simplificado que se utiliza para introducir Y
editar el nombre del los recursos.
Asignacin de recursos Una presentacin combinada que se utiliza para resolver las
sobreasignaciones de recursos.
SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DEL PROYECTO
Crear la programacin es solo el primer paso, con Project tambin se puede seguir el progreso
del proyecto.
Realizando un seguimiento se puede:

Identificar y resolver los problemas que se produzcan.


Generar informes de estado para la administracin y los participantes en el proyecto.
Conservar datos histricos que le ayuden a planificar proyectos futuros de una forma
mas precisa.

Se puede seguir la informacin con diferentes niveles de detalle. El seguimiento del proceso es
de tres pasos:

Crear una planificacin prevista basada en la programacin preliminar.


Actualizar peridicamente la programacin para reflejar el progreso del proyecto.
Comparar la informacin actualizada de la programacin con la planificacin prevista
para determinar hasta
que punto se ajusta el progreso del proyecto a lo planificado.

Por qu configurar una planificacin prevista?


La planificacin prevista proporciona una base de para la comparacin de costos, trabajo y
fechas programadas que permiten seguir el progreso del proyecto.
Mediante la comparacin entre el plan previsto y la informacin actual, puede seguir el
progreso del proyecto para asegurarse de que las tareas cumplen la programacin, los recursos
realizan el trabajo en tiempo asignado y los costos no exceden el presupuesto.

Despus de crear un plan previsto, puede modificarlo para ajustar los cambios del proyecto
como la combinacin, adicin o borrado de tareas. Adems del plan previsto puede guardar
hasta cinco planes previsionales para compara las fechas programadas.
Configuracin de un plan previsto
Una vez preparado el proceso inicial de creacin de la programacin estar preparado para
configurar el plan previsto. Mediante la comparacin de la informacin del plan previsto con la
programacin hasta la fecha del proyecto, puede identificar y resolver discrepancias y planificar
de forma mas precisa proyectos futuros.
Para guardar la programacin como plan previsto:
1.

En el men Herramientas, elija Seguimiento y a continuacin elija Guardar lnea de


base.
2.
Elija Proyecto completo.
3.
Elija Aceptar.
Qu informacin debera actualizar?
Despus de crear una programacin y establecer un plan previsional, podr actualizar la
programacin tan frecuentemente como desee para seguir el proceso. Para actualizar la
programacin, evale el estado de cada tarea y actualice la informacin pertinente de la
programacin. Puede seguir toda la informacin incluida en el plan previsional, mnimamente
o en detalle.
Indicacin de las fechas reales de comienzo y de fin de una tarea
Es importante saber si las tareas se realizan a tiempo o no. Las tareas que comienzan o
terminan tarde pueden desorganizar la programacin al retrasar las tareas de comienzo o de fin
de las tareas relacionadas.
1.
2.
3.
4.

Para introducir las fechas reales de comienzo y de fin de tarea:


En la tabla de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar.
En el men Herramientas, elija Seguimiento y a continuacin elija Actualizar tarea.
En Estado Real escriba las fechas en los cuadros Comienzo y Fin.

Indicacin del progreso de una tarea en forma de porcentaje


Es posible indicar cuanto se ha progresado en una tarea mediante la introduccin del
porcentaje que ha sido completado con respecto a la duracin total de la tarea.
En aquellas tareas con una duracin relativamente corta, el seguimiento no puede ser
detallado, aunque en las tareas de duracin mas extensa la indicacin del porcentaje de una
tarea es una ayuda para seguir el grado de progreso real frente al plan previsto.
Para indicar el progreso de la tarea en forma de porcentaje:
1.
2.
3.

En la tabla de Gantt seleccione la tarea en la que desee actualizar el grado de progreso.


Cliquee el botn Informacin de la barra de herramientas Estndar.
En el cuadro Porcentaje Completado escriba un numero entero comprendido entre 0 y
100.
4.
Elija Aceptar.

Se esta realizando un seguimiento seguido del proyecto?


Cuando se configura un plan previsto y despus se actualiza la programacin, es posible
comparar el plan previsto con el grado de progreso real para identificar las variaciones. Las
variaciones provienen acerca de aquellas reas del proyecto que no se comportan como estaba
planeado.
Algunas variaciones que deben buscarse son:

Las tareas que no comienzan o acaban en su debido momento.


Las tareas que no progresan al ritmo esperado.
Las tareas que precisan mas o menos tiempo del programado.
Las tareas que estn por debajo o por encima del presupuesto.

Mediante el uso de un plan previsto, tambin es posible identificar variaciones comparando los
costos previstos con los costos programados a medida que el proyecto avanza. Los costos
programados reflejan la imagen del costo ultimo a medida que el proyecto progresa.
TRABAJO CON PROYECTOS MULTIPLES
Existen varias formas de trabajar con proyectos mltiples eficazmente. Si necesita revisar u
obtener informes
De un cierto nmeros de proyectos individuales, puede consolidar varios proyectos en una
sola ventana.
Cuando los proyectos comparten los mismos recursos, es posible consolidar los proyectos para
crear un fondo de recursos comn, de manera que se eviten los conflictos entre recursos.
Proyecto principal y subproyectos
Puede organizar su proyecto en componentes mas pequeos denominados subproyectos. Este
es un grupo de tareas que tiene su propio archivo de proyecto pero que es representado por una
sola tarea denominado proyecto principal.
Use los subproyectos para:

Mantener los detalles de un proyecto separados del proyecto principal.


Reutilizar en varios proyectos las tareas relacionadas.
Dejar ciertas partes de un gran proyecto a otros administradores de proyectos.

Acerca de la comparticin de recursos entre proyectos


Cada proyecto que cree puede tener su propio fondo de recursos o compartir el fondo de
recursos de otros proyectos. Cuando administre los recursos que trabajen en mas de un
proyecto al mismo tiempo o administra proyectos que comparten recursos, puede agrupar esos
en un fondo de recursos comunes,
Mediante la comparticin de recursos entre proyectos puede:

Agregar recursos compartidos a un nuevo proyecto rpidamente.


Revisar el uso de los recursos y los costos a lo largo de los proyectos.
Identificar los recursos sobreasignados.

Imprimir los informes de recursos que proporcionan informacin acerca dl uso de


recurso a lo largo de los proyectos.

consolidacin de proyectos para crear un fondo de recursos


Project sigue los recursos de todos los proyectos consolidados en un fondo de recursos de
forma que pueda mantener la informacin precisa acerca del uso de los recursos mientras
permanezcan como proyectos independientes.
Para consolidar proyectos con el fin de crear un fondo de recursos:
1.

En el men Herramientas elija Proyectos Mltiples y a continuacin elija Consolidar


Proyectos.
2.
En la columna Nombre de Archivo escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo de
cada archivo de proyecto que desee combinar.
3.
En Opciones seleccione Combinar Fondos de Recursos.
4.
Elija Aceptar
Acerca del uso de una plantilla
Una plantilla es una copia de un conjunto tpico de tareas y otras informaciones.
Una plantilla es como cualquier otro proyecto, a excepcin de que se usa como punto de partida
para crear un nuevo proyecto. Puede usar plantillas para reducir el tiempo que se tarda en crear
un nuevo proyecto mejorar la precisin y la coherencia.
Usar una plantilla con varios proyectos:

Usa una estructura similar de tareas.


Solicita requisitos de calendarios similares.
Usa un conjunto de recursos similares.

Creacin de una plantilla


Para crear una plantilla:
1.
2.
3.
4.

En el men archivo elija Guardar como


En el cuadro Nombre de Archivo escriba el nombra para la plantilla.
En el cuadro Guardar archivo como seleccione Plantilla.
Elija Aceptar.

PERSONALIZACION DE MICROSOFT PROJET


Es posible personalizar diversas configuraciones para que reflejen mejor la forma en la que
trabaja el usuario:

Crear y personalizar los botones y las barras de herramientas.


Crear y personalizar los comandos, los menes y las barras de menes.
Crear nuevos formularios para introducir y presentar la informacin acerca de los
recursos y las tareas.

Presentacin y ocultacin de la barra de herramientas

Para mostrar una barra de herramientas:


1.
2.
3.

En le men Ver elija Barra de Herramientas.


Seleccione el nombre de la barra de herramientas que desee mostrar.
Elija el botn Mostrar.

Para ocultar la barra de herramientas:


1.
2.
3.

En el men Ver elija Barra de Herramientas.


Seleccione el nombre de la barra de herramientas que desee ocultar.
Elija el botn Ocultar.

Creacin de una barra de herramientas personalizada


Par crear una nueva barra de herramientas:
En el men Ver elija Barra de Herramientas.
1.
2.
3.

Elija el botn Nueva.


Escriba el nombre de la nueva Barra de Herramientas.
Elija Aceptar.

Acerca de los menes y comandos personalizados


Es posible construir una estructura de menes personalizada:

Agregar nuevos comandos a cualquier men.


Modificar un comando.
Agregar nuevos menes a cualquier barra de menes.
Crear barras de menes adicionales.

Acerca de los formularios personalizados.


Es un cuadro de dialogo que se usa para introducir informacin acerca de las tareas y los
recursos de la programacin.
Con los formularios podr:

Mostrar los formularios que contengan la informacin especializada acerca de las


tareas o los recursos que desee introducir seguir y ver en el proyecto.
Crear nuevos formularios personalizados que contengan informacin especializada
acerca de las tareas o recursos para reflejar su forma de seguir los proyectos.
Editar los formularios personalizados existentes.
Organizar, desplazar o ajustar el tamao de los elementos de sus formularios
personalizados, de manera que adquieran el aspecto que desee.

Project proporciona los siguientes formularios.

Seguimiento de costos.
Valor acumulado.
Entrada.
Seguimiento de la programacin.
Relaciones entre tareas .

Seguimiento de trabajo.

ACERCA DE LA COPIA Y EL DESPLAZAMIENTO DE CAMPOS, FILAS Y


COLUMNAS
Es posible copiar o desplazar varios campos, filas o columnas de informacin de recursos o
tareas. La informacin seleccionada puede copiarse o desplazarse dentro de la presentacin de
hoja o entre presentaciones de hoja en un archivo del proyecto. Tambin es posible mover o
copiar informacin entre diferentes archivos del proyecto.
Si pega campos o columnas en una nueva posicin, la informacin se situar en el rea
seleccionada, reemplazando cualquier informacin existente. Si pega una fila entera, sta se
insertar entre las filas existentes.
Es posible desplazar o copiar mltiples campos, filas o columnas adyacentes, en grupo.
Tambin es posible copiar o rellenar el contenido de un campo seleccionado en un cierto
nmero de campos bajo l.
Es posible utilizar el mouse para arrastrar la informacin en los campos, filas o columnas de
una posicin a otra. Arrastrar proporciona el mismo resultado que copiar o desplazar, y pegar
con los comandos.
Copia de la informacin de un campo a mltiples campos
1. Seleccione el campo o el rango de campos (incluso la fila entera) que desee copiar, y todos los
campos por debajo de l que desee rellenar con la misma informacin.
El campo que desee copiar debe estar en la fila superior de la seleccin.
En Microsoft Project, es posible seleccionar campos no adyacentes manteniendo presionada la
tecla CTRL mientras los selecciona.
2. En el men Edicin, elija Llenar hacia abajo.
Nota Es posible eliminar la informacin con la que se ha rellenado inmediatamente despus de
hacerlo, eligiendo el comando Deshacer Llenar hacia abajo del men Edicin.
Copia o desplazamiento de una fila
1.Si copia o desplaza filas a otro archivo del proyecto, organice las ventanas de forma que tanto
la posicin de origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibles en la pantalla.
2.Seleccione las filas adyacentes que desee copiar o desplazar presionando Maysculas y haga
clic en el N de tarea o en el N de recurso de las filas.
3.Seale el N de tarea o el N de recurso, o el borde de seleccin hasta que el puntero se
convierta en una flecha.
4.Arrastre la seleccin hasta la primera fila en la que desee situarla.
Si arrastra ms all de lo que muestran las filas en el mismo archivo del proyecto, la
presentacin se desplazar.
Si arrastra entre dos ventanas, la seleccin se copiar automticamente.
Si desea copiar (en lugar de desplazar), una seleccin dentro del mismo archivo del proyecto de
Microsoft Project, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.

Copia o desplazamiento del contenido de una columna


1.Si necesita definir una nueva columna en la que pegar la informacin de la columna, elija
Insertar columna en el men Insertar.
2.En el cuadro "Nombre de campo:", seleccione un campo que sea compatible con el tipo de
informacin que vaya a pegar, que puede ser de texto, de fecha, de nmero, etctera. A
continuacin, elija "Aceptar".
3.Si copia o desplaza columnas a otro archivo del proyecto, organice las ventanas de forma que
tanto la posicin de origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibles en la
pantalla.
4.Haga clic en el ttulo de la columna para seleccionar la columna que desee copiar.
5.Seale al borde de seleccin hasta que el puntero se convierta en una flecha.
6.Arrastre la seleccin hasta la columna de destino dentro de la misma presentacin de hoja o a
un archivo del proyecto separado. Si arrastra ms all de las columnas mostradas en el archivo
del proyecto, la presentacin se desplazar.
Si desea copiar la seleccin en el mismo archivo del proyecto, en lugar de desplazarlo en
Microsoft Project, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.
Copia de informacin tipo texto de otra aplicacin
1.Abra la aplicacin de origen y determine el tamao y el tipo de la informacin que desee
copiar en Microsoft Project.
2.Seleccione y copie la informacin al Portapapeles usando el equivalente en esa aplicacin del
comando Copiar.
3.Abra Microsoft Project, el proyecto y la presentacin de hoja en la que desee pegar dicha
informacin.
4.Si fuera necesario, aplquela en una tabla con columnas que coincidan con el orden y el tipo
de la informacin copiada.
5.Si fuera necesario, inserte nuevas filas seleccionando el nmero de filas que va a insertar y, a
continuacin, en el men Insertar, elija Insertar tarea o Insertar recurso.
Las filas pegadas reemplazarn a las filas existentes.
6.Para copiar informacin en nuevos campos o filas, seleccione el primer campo o la primera
fila vaca. O seleccione el primer campo de la primera fila vaca tras la ltima tarea o recurso.
O bien, para reemplazar la informacin existente, seleccione el primer campo en el que desee
copiar las filas con la nueva informacin.
7.Haga clic en el botn "Pegar" de la barra de herramientas Estndar.
O elija Pegar en el men Edicin.
Copia o desplazamiento del contenido de una columna
1.Si necesita definir una nueva columna en la que pegar la informacin de la columna, elija
Insertar columna en el men Insertar.

2.En el cuadro "Nombre de campo:", seleccione un campo que sea compatible con el tipo de
informacin que vaya a pegar, que puede ser de texto, de fecha, de nmero, etctera. A
continuacin, elija "Aceptar".
3.Si copia o desplaza columnas a otro archivo del proyecto, organice las ventanas de forma que
tanto la posicin de origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibles en la
pantalla.
4.Haga clic en el ttulo de la columna para seleccionar la columna que desee copiar.
5.Seale al borde de seleccin hasta que el puntero se convierta en una flecha.
6.Arrastre la seleccin hasta la columna de destino dentro de la misma presentacin de hoja o a
un archivo del proyecto separado. Si arrastra ms all de las columnas mostradas en el archivo
del proyecto, la presentacin se desplazar.
Si desea copiar la seleccin en el mismo archivo del proyecto, en lugar de desplazarlo en
Microsoft Project, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.
Copia de informacin tipo texto de otra aplicacin
1.Abra la aplicacin de origen y determine el tamao y el tipo de la informacin que desee
copiar en Microsoft Project.
2.Seleccione y copie la informacin al Portapapeles usando el equivalente en esa aplicacin del
comando Copiar.
3.Para Microsoft Project, el proyecto y la presentacin de hoja en la que desee pegar dicha
informacin.
4.Si fuera necesario, aplquela en una tabla con columnas que coincidan con el orden y el tipo
de la informacin copiada.
5.Si fuera necesario, inserte nuevas filas seleccionando el nmero de filas que va a insertar y, a
continuacin, en el men Insertar, elija Insertar tarea o Insertar recurso.
6.Para copiar informacin en nuevos campos o filas, seleccione el primer campo o la primera
fila vaca. O seleccione el primer campo de la primera fila vaca tras la ltima tarea o recurso.
O bien, para reemplazar la informacin existente, seleccione el primer campo en el que desee
copiar las filas con la nueva informacin.
7. Haga clic en el botn "Pegar" de la barra de herramientas Estndar.
O elija Pegar en el men Edicin.
Copia de una imagen de otra aplicacin
1.Abra la aplicacin de origen y seleccione la informacin que desee copiar en una rea grfica
de la programacin.
2. Copie la informacin en el Portapapeles usando el equivalente en aquella aplicacin del
comando Copiar.
3.Abra Microsoft Project y el archivo del proyecto en el que desee pegar la informacin.
4.Muestre la rea grfica en la que desee pegar la imagen.

Nota Para pegar la imagen en el diagrama de barras de Gantt, elija Diagrama de Gantt en el
men Ver.
Para mostrar el cuadro "Objetos", seleccione una presentacin de tareas o recursos. En el men
Ventana, elija Dividir. Haga clic en la presentacin de formulario de la seccin inferior. En el
men Formato, elija Detalles y, a continuacin elija Objetos.
5.Haga clic en el botn "Pegar" de la barra de herramientas Estndar.
O elija Pegar en el men Edicin.
Si el diagrama de Gantt est activo, la imagen se pegar en el rea superior izquierda visible del
diagrama de barras de Gantt. Si hay activo un cuadro "Objetos", el objeto se pegar en la parte
superior izquierda del mismo.
Copia de texto de Microsoft Project en otra aplicacin
1.En Microsoft Project, muestre la presentacin y aplique la tabla que contiene la informacin
que desee copiar en la otra aplicacin.
2.Seleccione los campos que desee copiar.
3.Haga clic en el botn "Copiar" de la barra de herramientas Estndar.
O elija Copiar en el men Edicin.
4.Abra el documento de destino en el que desee pegar la informacin de Microsoft Project.
5.Seleccione la rea en la que desee insertar los campos.
Pegue la informacin usando el equivalente en la aplicacin del comando Pegar.
Copia de una imagen de Microsoft Project en otra aplicacin
1.En Microsoft Project, seleccione la informacin que desee copiar.
2.Haga clic en el botn "Copiar imagen" de la barra de herramientas Estndar.
3.Si desea copiar la informacin seleccionada tal y como ser impresa, seleccione el botn de
opcin "Para impresora" y, a continuacin, elija "Aceptar".
La manera predeterminada es copiar la informacin para que aparezca en pantalla.
4.Cambie al documento de destino en el que desee pegar la informacin de Microsoft Project.
5.Pegue la informacin usando el equivalente del comando Pegar en la aplicacin destino.
Acerca de la vinculacin e incrustacin de objetos desde Microsoft Project
Es posible incluir informacin creada en Microsoft Project dentro de otra aplicacin,
copindola en forma de objeto vinculado o incrustado desde el archivo del proyecto al
documento contenedor. Utilizando objetos ser posible:
Copiar informacin seleccionada de Microsoft Project, o incluso una presentacin entera, y
pegarla en forma de objeto en el documento contenedor.
Vincular informacin entre archivos del proyecto o entre diferentes reas dentro de un archivo
del proyecto.
Arrastrar informacin de Microsoft Project en forma de objeto hasta la aplicacin contenedora.

OBJETOS VINCULADOS E INCRUSTADOS


Existen diversos mtodos para intercambiar informacin entre Microsoft Project y diferentes
aplicaciones y documentos. Podr, por ejemplo:
Vincular o incrustar informacin en forma de objeto desde otra aplicacin en Microsoft Project,
o bien desde Microsoft Project a otra aplicacin.
Editar la informacin vinculada o incrustada, cambiando su contenido.
Manipular el objeto vinculado o incrustado de diversas maneras, por ejemplo incluyendo el
objeto en un informe impreso; desplazando o copiando el objeto; convirtiendo el objeto en un
objeto de tipo diferente.
Es posible vincular informacin con cualquier informacin que acepte vinculacin e
incrustacin de objetos (OLE) o intercambio dinmico de datos (DDE).
Un objeto es un conjunto de informacin que suele estar generado por otra aplicacin,
denominada aplicacin servidora, que se presenta en la aplicacin contenedora. El objeto
puede aparecer representado en la pantalla en forma de texto, de grfico o de icono.
Al vincular un objeto, la informacin que aparece en el documento contenedor reside en
realidad en el documento servidor separado. Cada vez que la informacin en el documento
servidor cambia, la informacin vinculada en el documento contenedor refleja dichos cambios
de acuerdo con las opciones de actualizacin que se hayan seleccionado.
Por el otra parte, al incrustar un objeto la informacin del objeto existe slo en el documento
contenedor de Microsoft Project; es decir, no es un documento separado al que pueda
accederse de manera independiente. Este objeto slo puede activarse y editarse abriendo la
aplicacin servidora desde dentro del archivo de Microsoft Project en el que dicho objeto existe.
Ejemplo: Uso de objetos incrustados y vinculados
Los cambios que se efectan en un objeto incrustado no cambian en ningn documento
servidor original del cual pueda haberse copiado el objeto. De la misma manera, los cambios
efectuados en el documento servidor no se reflejan en el objeto incrustado, ya que no existe
ningn vnculo entre ellos.
Aspecto de los objetos vinculados e incrustados en la programacin
Es posible incluir objetos vinculados o incrustados casi en cualquier lugar de la programacin.
La presentacin resultante del objeto depender de:
El tipo de informacin y la aplicacin servidora.
La manera en que el objeto haya sido copiado o generado en la aplicacin servidora.
La manera en que el objeto haya sido pegado en Microsoft Project.
En qu presentacin de Microsoft Project ha sido incluido el objeto.
Ejemplo: El aspecto de un objeto depender del lugar en que sea insertado
En Microsoft Project, un objeto puede representarse grficamente (teniendo el aspecto de una
imagen de la aplicacin servidora) en el caso de ser insertado en cualquiera de las siguientes
presentaciones:

Un diagrama de barras de Gantt


El cuadro "Objetos" en el formulario de tareas
El cuadro "Objetos" en el formulario de recursos
Al vincularlo a una presentacin de hoja, un objeto puede representarse textualmente; es decir,
con el mismo aspecto y comportamiento que si el propio usuario hubiera escrito la informacin
en la programacin.
Acerca de la vinculacin e incrustacin de objetos en Microsoft Project
Es posible trasladar a Microsoft Project informacin creada en otras aplicaciones incluyndola
como un objeto vinculado o incrustado en el archivo del proyecto, el documento contenedor.
Podr entonces:
Copiar y vincular, o incrustar, un objeto de otra aplicacin en un rea grfica de Microsoft
Project.
Copiar y vincular un objeto desde otra aplicacin a una presentacin de hoja de Microsoft
Project.
Insertar un documento entero creado en otra aplicacin en un archivo de Microsoft, en forma
de objeto vinculado o incrustado.
Crear un nuevo objeto e incrustarlo en un archivo de Microsoft Project.
Algunos campos son calculados por Microsoft Project y, as como no podr escribir
informacin dentro de los mismos, tampoco podr copiar ningn objeto en ellos. Si la seleccin
en la que est copiando incluye campos calculados, en esos campos no podr copiarse ninguna
informacin.
El tipo de informacin que se vincule a un archivo de proyecto deber corresponder al tipo de
informacin de la presentacin que acepte al objeto. Por consiguiente, prepare primero la
programacin para que coincida con la informacin vinculada y, a continuacin, copie y vincule
la informacin.
Un objeto puede estar representado en forma de imagen si se lo incluye en un rea grfica de
Microsoft Project:
Un diagrama de barras de Gantt
El cuadro "Objetos" en el formulario de tareas
El cuadro "Objetos" en el formulario de recursos
Un objeto puede estar representado en forma de texto si se lo incluye en una presentacin de
hoja de Microsoft Project:
Una tabla de Gantt
Una hoja de tareas
Una hoja de recursos
Una presentacin Uso de recursos

Es posible vincular informacin de texto con otra aplicacin si sta acepta la vinculacin e
incrustacin de objetos (OLE) o el intercambio dinmico de datos (DDE).
Acerca de la vinculacin e incrustacin de objetos desde Microsoft Project
Es posible incluir informacin creada en Microsoft Project dentro de otra aplicacin,
copindola en forma de objeto vinculado
o incrustado desde el archivo del proyecto al documento contenedor. Utilizando objetos ser
posible:
Copiar informacin seleccionada de Microsoft Project, o incluso una presentacin entera, y
pegarla en forma de objeto en el documento contenedor.
Vincular informacin entre archivos del proyecto o entre diferentes reas dentro de un archivo
del proyecto.
Arrastrar informacin de Microsoft Project en forma de objeto hasta la aplicacin contenedora.
Acerca de la manipulacin de objetos
Una vez que haya incluido un objeto en el archivo de proyecto, ser posible manipularlo de
diversos modos. Podr, por ejemplo:
Imprimir un informe que incluya un objeto de un cuadro "Objetos".
Buscar un objeto en un rea grfica.
Copiar y desplazar un objeto dentro del archivo de proyecto.
Convertir el tipo de objeto.
Cancelar el vnculo entre un objeto vinculado y su documento servidor.
Acerca de la edicin de objetos
Una vez que haya incluido un objeto en el archivo de proyecto, tendr posibilidad de:
Editar el contenido del objeto.
Actualizar un objeto vinculado.
Eliminar el objeto.
La edicin de objetos incrustados no tiene efecto alguno sobre el documento servidor original
desde el que fue copiado. De igual modo, los cambios efectuados en el documento servidor
original no se reflejarn en el objeto incrustado en Microsoft Project.
Por otra parte, si se edita un objeto vinculado en un rea grfica se cambiar el documento
servidor original, as como el objeto vinculado en la aplicacin contenedora.
Si desea editar un objeto vinculado en una presentacin de hoja, deber editar la informacin
desde la aplicacin servidora, o bien cancelar el vnculo y, a continuacin, editar la informacin
en el archivo del proyecto.
Para mantener el vnculo, edite la informacin desde dentro de la aplicacin servidora. De esta
manera, la aplicacin contenedora aceptar las actualizaciones en la informacin vinculada
segn las opciones de actualizacin correspondientes.

Al cancelar el vnculo se eliminar la relacin servidor-contenedor, aunque la informacin se


mantendr intacta. A partir de ese momento podr efectuar cualquier tipo de cambios en el
contenido.
AUTOMATIZACIN DEL TRABAJO
Trabajando con Microsoft Project, observar que es posible realizar determinadas tareas de
manera rutinaria. Por ejemplo, con frecuencia podr dar formato a las programaciones de
acuerdo con directrices de estilo especficas, o bien imprimir varios informes predefinidos,
repitiendo tareas que requieren la ejecucin de una serie de acciones. Podr ahorrar tiempo y
esfuerzo automatizando las tareas repetitivas con una macro.
Para comenzar a trabajar con macros es necesario aprender a:
Crear y ejecutar una macro para automatizar una secuencia de tareas y agilizar el trabajo.
Integrar una macro con Microsoft Project para que funcione como un comando incorporado.
Acerca del trabajo con macros
Automatizando las tareas comunes con macros podr mejorar la eficacia general del trabajo.
Toda tarea que se repita peridicamente es una buena candidata para una macro. Algunas de
las tareas cotidianas que pueden automatizarse con macros son:
Apertura de un proyecto.
Edicin de un campo.
Dar formato a una programacin.
Impresin de un informe.
Para crear una macro, es necesario grabar una serie de acciones de Microsoft Project. El
proceso de grabar acciones en Microsoft Project es similar a grabar sonidos con un
magnetfono. As como este aparato graba sonidos en una cinta, Microsoft Project graba las
acciones en una macro.
Ms tarde podr ejecutar la macro, dando instrucciones a Microsoft Project para que
reproduzca las acciones que fueran grabadas.
La informacin que Microsoft Project almacena en una macro es un cdigo de Visual Basic. Si
est familiarizado con la programacin de computadoras quiz desee perfeccionar este cdigo
con Visual Basic para aplicaciones. Tambin se puede crear directamente una macro utilizando
Visual Basic para aplicaciones.
Creacin y eliminacin de una macro
1.Haga clic en el botn "Grabar macro" de la barra de herramientas de Visual Basic.
O bien, elija Grabar macro en el men Herramientas.
2.En el cuadro "Nombre de macro:", escriba un nombre para la macro.
El nombre de una macro puede contener letras, nmeros y subrayados. Debe comenzar con
una letra o un subrayado, pero no puede contener espacios ni signos de puntuacin.
3.En el cuadro "Descripcin:", escriba la descripcin de la macro.

Nota Si tiene previsto grabar acciones que impliquen la seleccin de campos en una hoja de
tareas o de recursos, quiz desee configurar referencias predeterminadas para la macro. Elija el
botn "Opciones" y, a continuacin, seleccione las opciones de referencias absolutas y relativas
de su preferencia en "Referencias de fila" y "Referencias de columna".
4.Elija "Aceptar".
5.Ejecute las acciones que desee grabar.
Las acciones pueden incluir elegir comandos y seleccionar texto.
6.Al terminar de grabar acciones, haga clic en el botn "Finalizar grabacin" de la barra de
herramientas de Visual Basic.
O bien, elija Finalizar grabacin en el men Herramientas.
Ejecucin e interrupcin de una macro
1.Haga clic en el botn "Ejecutar macro" de la barra de herramientas de Visual Basic.
O bien, elija Macros en el men Herramientas.
2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro que desee ejecutar.
3.Elija el botn "Ejecutar".
Cambio de la descripcin de una macro
1.En el men Herramientas, elija Macros.
2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione el nombre de la macro cuya descripcin desee
cambiar.
3.Elija el botn "Opciones".
4.En el cuadro "Descripcin:", escriba la nueva descripcin de la macro.
5.Elija "Aceptar".
Asignacin o anulacin de una macro como nuevo comando del men
Herramientas
1.En el men Herramientas, elija Macros.
2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro que desee asignar al men.
3.Elija el botn "Opciones".
4.En el cuadro "Mostrar en la lista del men de macros", escriba el nombre del comando tal y
como desee que aparezca en el men Herramientas.
El nombre del nuevo comando puede contener letras, nmeros, espacios y signos de
puntuacin. En Microsoft Project, el carcter siguiente al ltimo signo de unin (&) aislado
aparecer subrayado, de manera que podr presionarlo en el teclado para elegir el comando en
el men. Para incluir un signo de unin en el nombre del comando, escriba dos caracteres de
unin consecutivos (&&).
5. Elija "Aceptar".
Asignacin y anulacin de teclas de mtodo abreviado de una macro

1.En el men Herramientas, elija Macros.


2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro a la que desee asignar teclas de
mtodo abreviado de la lista.
3.Elija el botn "Opciones".
4.Seleccione una letra para el mtodo abreviado.
Escriba una letra en el cuadro "Ctrl+".
5.Elija "Aceptar".
Nota Algunos comandos de Microsoft Project para Windows utilizan teclas de mtodo
abreviado incorporadas. Por ejemplo, para crear un nuevo proyecto podr presionar CTRL+U.
Por consiguiente, no es posible asignar estas teclas de mtodo abreviado a una macro.

Autor:
Omar A. Moscoloni

Comentarios

Martes, 26 de Febrero de 2008 a las 06:38 | 0

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos/msproyect4/msproyect4.shtml#ixzz3MD7MzptO