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RACIONALIZACIÓN Y                                             

 

 SIMPLIFICACIÓN                                             
 

QUÉ:
¿Qué se hace?
¿Por qué?
¿Es necesario?
¿Puede simplificarse?

QUIEN:
¿Cuál es la unidad
encargada?
¿Qué personal
interviene?
¿Cuál es su formación?
¿Cómo se motiva?

Guía de simplificación y
racionalización de los
Procedimientos
Administrativos
COMO:
¿Cómo se hace?
¿Es necesario hacerlo así?
¿Se podría realizar de
forma más simple?

CUANDO:
¿Cuándo se tramita?
¿Es preceptivo?
¿Se puede hacer más
breve?

 

RACIONALIZACIÓN Y                                             

 

SIMPLIFICACIÓN                                             

                                                                                                                                       ÍNDICE 
1. INTRODUCCIÓN 
1.1.‐ Aproximación al concepto de simplificación y racionalización. 
1.2.‐ Objetivo de la Guía. 
1.3.‐ Metodología. 
 
2. ELIMINACION DE PROCEDIMIENTOS  
 
3. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS  
 
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 
4.1.‐ Normatividad 
4.2.‐ Tramitación 
4.3.‐ Documentación 
4.4.‐ Plazos y duración del procedimiento. Los tiempos  
4.5.‐ Organización y recursos humanos  
4.6.‐ Tecnologías de la información y las comunicaciones 
4.7.‐ Costes 
         
5. ANÁLISIS y DIÁGNOSTICO: DETERMINACIÓN DE LAS MEDIDAS DE MEJORA  
5.1.‐ Normatividad 
5.2.‐ Tramitación 
5.3.‐ Documentación 
5.4.‐ Plazos y duración del procedimiento. Los tiempos  
5.5.‐ Organización y recursos humanos  
5.6.‐ Tecnologías de la información y las comunicaciones 
5.7.‐ Costes 
 
  6.REDISEÑO DEL PROCEDIMIENTO: IMPLANTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE MEJORA 
6.1.‐ Implantación de las medidas de mejora:  
6.2.‐ Elaboración del manual de tramitación 
6.3.‐ Guía del procedimiento: el sistema de información administrativo externo. 
6.4.‐ Establecimiento de indicadores 

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RACIONALIZACIÓN Y                                             

 

SIMPLIFICACIÓN                                             

1.‐ INTRODUCCIÓN 
En  el  momento  actual  no  se  debe  perder  ningún  esfuerzo.  Todo  el  actuar 
administrativo  debe  tender  a  la  eficacia,  a  la  eficiencia,  a  la  calidad  y  a  la  seguridad 
jurídica de los ciudadanos. Los procedimientos administrativos tienen que ser pocos, 
claros y simples. No hay mejor forma de revindicar la sencillez en la Administración.  
Este proceso de simplificación y racionalización administrativa tanto en sus procesos 
como  en  sus  estructuras  no  debe  menoscabar  en  ningún  caso  los  derechos,  la 
seguridad jurídica ni  hacer peligrar ninguna garantía.  
1.1.‐ Aproximación al concepto de simplificación y racionalización. 
No  está  clara  la  delimitación  de  ambos  conceptos  y  son  en  muchas  ocasiones 
confundidos y refundidos uno en el otro. 
Sea  cual  sea  el  significado  correcto  y  oportuno,  será  objeto  de  la  presente  Guía  el 
establecimiento  de  una  serie  de  pautas  de  simplificación  y  racionalización  en  el 
ámbito de los procedimientos administrativos, que sea congruente con las siguientes 
definiciones: 
     ‐Simplificar:  Reducir  o,  en  su  caso,  eliminar  documentos,  trámites  y 
procedimientos  administrativos  con  el  fin  de  evitar  desplazamientos,  economizar 
tiempo y ahorrar costes. 
     ‐Racionalizar:  Ordenar  el  procedimiento  administrativo  conforme  a  un  criterio 
razonable del tiempo, del coste y de la norma, es decir, que sea lo más ágil posible, lo 
más económico y lo más ajustado al derecho.  
 

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RACIONALIZACIÓN Y                                             

 

SIMPLIFICACIÓN                                             

1.2.‐ Objeto de la guía.‐ 
      
Esta  Guía  está  concebida  como  un  instrumento  para  aplicar  en  todos  los 
procedimientos  administrativos  que  puedan  verse  sometidos  a  racionalización  o 
simplificación, sea cual sea su naturaleza. 
En ella se ofrecen una serie de sencillas pautas o métodos de autoevaluación. Bajo la 
idea de un “check list”  o listado de control, se proporcionan simples preguntas; y en 
base a las contestaciones afirmativas o negativas,  o a la reflexión que se haga de cada 
una de ellas, se puede proceder a determinar las medidas de mejora aplicables y las 
posibilidades de lograr una mayor sencillez en los procedimientos. 
Lo que pretende esta Guía es incitar la iniciativa del servicio gestor para que, a través 
de cuestiones orientadoras evite, entre otras, funciones improductivas, duplicidades, 
costos  en  el  manejo  de  la  información,  descoordinación  en  el  proceso,  fallos  en  la 
comunicación, etc., es decir, aumente su calidad y eficiencia y reduzca costes.   
1.3.‐ Metodología.‐ 
La Guía parte de dos operaciones anteriores a la racionalización y simplificación: una 
previa catalogación e inventario de procedimientos y una priorizacíon de aquellos que 
se quieren racionalizar y simplificar. 
Lo  primera  tarea  es  examinar  la  necesaria  existencia  del  procedimiento.  Una  vez 
examinada y justificada esa existencia se debe establecer el iter de su racionalización 
que comprenderá los siguientes aspectos: 
 
• Descripción del procedimiento 
• Análisis y diagnóstico: determinación de las medidas de mejora aplicables 

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SIMPLIFICACIÓN                                             

• Rediseño del procedimiento:  
 
2.‐ ELIMINACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 

 
Una  vez  identificados  todos  los  procedimientos  gestionados,  y  antes  de  iniciar  el 
proceso de racionalización, es necesario evaluar la pertinencia de los mismos. 
 
Debemos sopesar si realmente la actividad desarrollada por la administración en cada 
caso responde realmente a las necesidades demandadas por la ciudadanía, y en caso 
contrario, valorar la opción de no llevarla a cabo.  
 
Mediante la correspondiente lista de control se puede cuestionar la existencia misma 
de  una  autorización  o  su  sustitución  mediante  cualquier  otro  tipo  de  fórmula 
preventiva o incluso de control a posteriori.  

                    Herramienta nº P1. Eliminación de procedimientos
Pregunta nº

Descripción
1 ¿El régimen de autorización deriva de una normativa comunitaria o 
básica estatal?
2 ¿ Cual es la razón de interés general que motiva la necesaria 
autorización?
3 ¿Se ha pensado en instrumentos coreguladores e incluso 
autoreguladores que sustituyan la autorización?
4 ¿Se puede habilitar temporalmente el ejercicio de una actividad 
mediante una autorización provisional?
5 ¿Se puede convertir una autorización provisional en definitiva por 
el mero transcurso del tiempo?
¿Se puede autorizar instantáneamente el ejercicio de actividades 
6 de bajo riesgo?
7 ¿Se puede sustituir la autorización por una comunicación?
8 ¿Se ha planteado suprimir la autorización y profundizar en 
campañas de información y formación?

 
 

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RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              Además del plano de las autorizaciones. que es una subvención poco solicitada? 5 ¿Se ha estimado si existe justificación razonable para mantener la  subvención si los costes administrativos del otorgamiento de la  misma se encuentran muy cercanos o incluso superiores a la  cuantía concedida? 6 ¿Se ha planteado la posibilidad de convocar ayudas plurianuales  cuando sea posible? 7 ¿Existe un mecanismo de aviso o alerta a los ciudadanos y/o  empresas a la hora de presentar sus solicitudes de subvenciones  (proactividad)?     3.   El ciudadano debería tener un único referente de ayuda que contemple.  el  conjunto  de  posibilidades  de  financiación  en  función  de  sus  actividades. de esta  o de otra Administración? 3 ¿Se han realizado las convocatorias por perfiles de beneficiarios o  atendiendo a criterios de organización o presupuestarios de los  Centros Directivos? 4 ¿Existe crédito presupuestario sobrante en convocatorias  anteriores.                         Herramienta nº P2. es necesario también abordar un estudio de  simplificación en las líneas de subvenciones atendiendo fundamentalmente a criterios  de simplificación de las convocatorias existentes.    Una tarea propia del servicio gestor es la simplificación del número de convocatorias.‐ IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS   El punto de partida de todo proceso de racionalización exige conocer de antemano los  procedimientos gestionados en cada centro directivo. Para llevar a cabo esta tarea es  6 .  De  esta  forma  el  conocimiento  del  interesado  es  mayor  y  se  hace  más  asequible  su  comprensión. Eliminación de procedimientos Pregunta nº Descripción 1 ¿La convocatoria de subvenciones compite con líneas de otras  Consejerías? 2 ¿Existen distintos tipos de financiación en la línea a estudiar  respecto de otras con finalidades y beneficiarios idénticos. para su perfil. de tal forma.

 Esta estandarización facilitará a los gestores el desarrollo de sus funciones al  establecer mecanismos de actuación comunes a diferentes procedimientos.  que  permiten  agrupar  los  mismos  de  acuerdo  con  las  siguientes  familias:    Autorizaciones / Subvenciones y ayudas / Registros / Prestaciones / Premios / Infracciones y sanciones /  Gestión  de  personal  /  Gestión  tributaria  /  Gestión  financiera  y  presupuestaria  /  Contratación  administrativa / Responsabilidad patrimonial / Expropiación / Control interno / Reclamaciones.  nos  permitirá estandarizar la actuación administrativa de un conjunto de procedimientos.  incidiendo  sobre  las  variables  que  a  continuación  se  7 .‐ DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO   A la hora de abordar la descripción de un procedimiento se debe concebir ésta como la  necesidad  de  determinar  paso  por  paso  cómo  funciona  en  la  actualidad  cada  actuación  administrativa. La identificación de trámites comunes a la hora de llevar  a  cabo  la  racionalización  conjunta  de  los  procedimientos  de  una  misma  familia.  La  clasificación  por  familias es necesaria cuando el proceso de racionalización se va a abordar en bloque o  por tipos de procedimientos. lo que  permitirá una identificación clara y concisa  de los principales aspectos o características esenciales del mismo (Anexo I). recursos  y revisión de actos     4.    Para esta clasificación se parte de los datos incluidos en el Inventario Automatizado de  Procedimientos.    Una vez delimitados o identificados los procedimientos administrativos tramitados en  cada  centro  directivo  es  necesario  proceder  a  su  clasificación.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              necesario  establecer  un  sistema  de  catalogación  en  el  cual  se  reflejen  los  datos  generales de cada procedimiento.  sin perder de vista las peculiaridades que pudieran surgir en la tramitación de cada uno  de ellos.

  b) Normativa procedimental.    La  racionalización  de  los  procedimientos  comienza  por  la  racionalización  de  su  normativa.‐ Normatividad    Debemos proceder en primer término a la recopilación de la normativa aplicable y su  clasificación  de  acuerdo  con  los  siguientes  factores:  su  contenido  (normas  sustanciales.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              exponen.    Clasificación según su grado de especialización:   a) Normativa especial. se debe de hacer una breve descripción de la situación normativa que  afecta a ese procedimiento.  c) Normativa competencial.  b) Normativa de rango reglamentario. procedimentales y competenciales).   c) Otras.    8 .     Clasificación de las normas según su rango:  a) Normativa de rango legal.1.    Clasificación de las normas según su contenido:  a) Normativa sustancial.    4. para  posteriormente  proceder  a su  análisis  y  consecuente  detección de las  acciones correctivas oportunas. Así. su carácter  (generales y especiales)  o su rango (legal o reglamentario).

 la propuesta de resolución.    ACTIVIDADES: Para el cumplimiento de los trámites es necesario realizar una  serie de actividades. su notificación o su archivo.    Entendiendo por fases. Podemos definir actividad como el “conjunto de acciones  y/o tareas desarrolladas para la realización de un trámite que definen la forma  de  realizarlo”.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              b) Normativa general. trámites y actividades en que se descompone el procedimiento administrativo. Ej: la fase de  instrucción  en  un  expediente  disciplinario  comprende  trámites  como  la  celebración de la prueba.    9 . los informes. trámites y actividades lo siguiente:    FASES:  el  procedimiento  administrativo  consta  el  menos  de  tres  fases:  Iniciación.‐ Tramitación    La  metodología  de  estudio  se  basa  en  una  división  de  la  tramitación  en  las  distintas  fases.2.  instrucción  y  resolución. etc.  Ej:  fase  de  instrucción  en  un  expediente  disciplinario     TRÁMITES: conjunto de actividades en orden secuencial que forman parte de  cada una de las fases en las que se encuentra dividido el estudio.  Ej:  la  propuesta  de  resolución  en  un  expediente  disciplinario  implica actividades como su redacción.     Para la clasificación de la información podemos servirnos de una tabla (Anexo II) que  nos permitirá  recopilar toda la normativa de cara a su posterior análisis y diagnóstico    4.

  bien  sea  por  los  interesados  o  bien  por  unidades  externas  a  la  encargada  de  la  tramitación  del  procedimiento.  evitando  solapamientos  o  dilución  de  responsabilidades. es el dedicado específicamente a la realización de las gestiones propias del  trámite. Los tiempos.    Hay  que  proceder  en  un  primer  momento  a  la  identificación  y  recopilación  de  todos  ellos.‐ Documentación.‐ Plazos y duración del procedimiento.     4. etc.  con  indicación  de  la  actividad  a  la  que  dan  soporte. nos permitirá determinar el tiempo  invertido en cada una de ellas y diferenciar entre:    ‐Tiempo  efectivo:  periodo  mínimo  imprescindible  para  llevar  a  cabo  el  trabajo  requerido.  con  mayor grado de normalización y mayor será la simplicidad del procedimiento.     Una  buena  recopilación  de  los  datos  correspondientes  a  las  distintas  actividades  a  través de las cuales transcurre el procedimiento.  Es  el  tiempo  específico  +  otros  tiempos  tales  como  esperas.  10 .  para  proceder  posteriormente a su análisis.    ‐Tiempo  real:  es  el  tiempo  total  realmente  empleado  en  el  trámite.  más  clara.    Cuanto  menor  sea  la  documentación  contenida  en  el  expediente.    4.4.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              La  desagregación  de  cada  trámite  a  nivel  de  actividad  permitirá  su  asignación  específica  e  indiscutible  a  personas  concretas.3. tiempo de transporte de documentos.  tiempo  consumido.

     En  segundo  lugar. la adecuación de cada puesto a las actividades desarrolladas. diferirá si se trata de unas u otras. organización y recursos humanos implicados en el procedimiento.    Será  necesario  determinar  el  posicionamiento  de  la  Unidad  responsable  del  procedimiento  en  lo  que  a  nuevas  tecnologías  se  refiere.  tiempos. la necesidad  del incremento/disminución de efectivos en la unidad. la posibilidad de asignación de  otras funciones adicionales a los implicados en el procedimiento en cuestión.5.‐ Tecnologías de la  Información y las comunicaciones.  Permitirá  determinar.  al  realizar  la  descripción  de  cada  una  de  las  actividades  deberá  reflejarse  quién  o  quiénes  las  llevan  a  cabo.  ya  que  el  tratamiento  respecto  a  determinados  aspectos  como  pueden ser los sistemas de comunicación con éstas.  con  indicación de los componentes del mismo y el grado de implicación de cada uno en el  desarrollo del procedimiento.‐ Organización y recursos humanos.6.    4.  recopilando  la  siguiente  información para su posterior análisis:    11 .    El  Anexo  III  incluye.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              4.  a  modo  de  ejemplo.  con  indicación  de  si  se  trata  de  unidades  internas  o  externas  a  la  administración.  una  tabla  para  la  recopilación  de  todos  los  datos relativos a la descripción textual de la tramitación.    Finalmente deberán quedar reflejadas en el estudio todas las unidades que participan  en  el  mismo.    En  un  primer  término  describiremos  el  órgano  responsable  de  la  tramitación. incluyendo: documentación.  en  un  análisis  posterior. etc.

  para  en  un  posterior  análisis  determinar las posibilidades  de teletramitación del mismo:    ƒ NIVEL 1: INFORMACIÓN  (que exista cualquier tipo de información publicada por  medios telemáticos del procedimientos.‐ Deberá describirse el grado de adaptación del procedimiento a la Administración  electrónica.     La eficiencia supone la maximización de los resultados alcanzados con relación a los  recursos  invertidos  en  su  consecución.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              1.7.‐ Costes.‐ Para cada uno de los componentes de la unidad deberá determinarse si dispone en  su puesto de los siguientes medios (si/no) y el grado de utilización de los mismos (alto.  12 .  medio o bajo):      DISPONIBILIDAD (S/N)  UTILIZACIÓN (A/M/B)  ORDENADOR      SOFTWARE BÁSICO      CORREO ELECTRÓNICO      INTERNET            NOMBRE Y CARGO  APLICACIÓN ESPECÍFICA PARA  GESTIÓN PROCEDIMIENTO    2.  Como  ya  se  comentó  anteriormente. por ejemplo la ficha catalográfica del IAPA)  ƒ NIVEL 2: FORMULARIO ESTÁTICO (que el procedimiento cuente con un formulario  publicado que el destinatario pueda imprimir y presentar en soporte papel)  ƒ NIVEL 3: FORMULARIO TELETRAMITABLE (si el procedimiento cuenta con un  formulario que permite la presentación de la solicitud por medios electrónicos)  ƒ NIVEL 4: TRAMITACIÓN TELEMÁTICA COMPLETA    4.  en  función  de  los  siguientes  niveles.

‐ ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO: DETERMINACIÓN DE LAS MEDIDAS DE MEJORA   Una  vez  recopilada  la  información  acerca  de    los  distintos  parámetros  a  estudiar.  procederemos al análisis y diagnóstico de la misma.    La cuantificación de esta valoración se hará conforme las reglas del modelo abreviado  del coste estándar que se describe en la Guía relativa a la reducción y eliminación de  cargas administrativas . eliminación de  requisitos  formales y materiales.  En  la  tramitación  del  procedimientos  son  varios  los  aspectos  que  correctamente  examinados pueden dar origen a mayor número de mejoras.  13 .‐ Normatividad                  Este  campo  de  mejora  está  incluido  en  la  guía  relativa  a  la  mejora  en  la  calidad  normativa.    Se puede establecer como premisa para este análisis determinar  cuáles son los costes  que los procedimientos generan en cada una de sus fases.    5.‐ Tramitación: simplificación de trámites y actividades. teletramitación.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              racionalizar supone organizar el trabajo de manera que aumenten los rendimientos o  se reduzcan los costes con el mínimo esfuerzo.     5.2. tanto a  la  Administración  en su conjunto como al ciudadano y a las empresas que se relacionan con ella.1.    5. En cualquier caso. se debe hacer un diagnóstico sobre la norma que regula  el procedimiento y principalmente su accesibilidad.

  Todas  estas  intervenciones  pueden  imponer  trámites  o  actividades  que  podrían ser objeto de reducción y/o eliminación.1.  mediante  validaciones.  y  examinando determinados requisitos que pueden llegar a ser suprimidos o eliminados  si  de  su  análisis  se  deriva  su  falta  de  valor  añadido  al  procedimiento  o  dificulten  las  tareas llevadas a cabo por el ciudadano. por consiguiente.  ya  que  se  podría  controlar.  5.  facilitando  al  máximo  la  simplificación  del  procedimiento.  Todo  ello  permitiría  descargar  de  trabajo  al  personal  encargado  de  la  recepción  y  almacenamiento de documentación. Simplificación de trámites y actividades    El  eliminar  y/o  reducir  los  trámites  procedimentales  y  actividades  contribuirá  a  la  simplificación del procedimiento administrativo y. con  el  fin  de  facilitar  al  ciudadano  las  relaciones  con  la  administración  de  forma  telemática.  14 .RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              En primer lugar se debe determinar qué trámites pueden ser llevados a cabo de una  manera  más  eficaz.  que  se  realiza  de  forma  correcta. El  acceso  y  cumplimentación  de  los  impresos  desde  un  portal  web  facilitaría al interesado esta tarea. a la reducción de  tiempos.    Especial interés merecen las relaciones de colaboración y cooperación entre órganos  y/o unidades administrativas o las tareas de control económico y de legalidad de los  órganos  que  las  tienen  atribuidas  y  algunas  malentendidas  fórmulas  de  supervisión  jerárquica. se debe intentar alcanzar el máximo grado de teletramitación.    En segundo lugar.2. desplazamientos y costes. reduciendo los posibles errores en su presentación.

 Simplificación o eliminación de requisitos formales y materiales    En ocasiones.2. tan s olo para su  conocimiento y cons tancia? 7 ¿ Agilizan el procedimiento las  notificaciones realizadas  como  acto material separado del propio acto adminis trativo en s í? 8 ¿ S e ha planteado la pos ibilidad de s us tituir las  daciones  de  cuenta y tomas  de razón s i existieran? 9 ¿ Tienen sentido las  comunicaciones  previas de la realización  de un procedimiento adminis trativo?  ¿  E n cas o afirmativo ¿ Ha  cons iderado que no deberían paralizar el procedimiento? 1 0 ¿ E s  neces ario el informe de un órgano colegiado o sería más  sencillo notificar a s us  componentes  individualmente y.  pese  a  no  ser  estrictamente  obligaciones específicas de aportar una u otra documentación. Trámites Preguntas nº Des cripción 1 ¿ S e ha planteado s uprimir las  notas interiores  cuando s e  tras lada el expediente dentro de la mis ma C ons ejería? 2 ¿ S e ha planteado s uprimir el regis tro de s alida de  documentos  adminis trativos  que van de una a otra C onsejería  cuando éstas  tienen la misma oficina de regis tro? 3 ¿ S e ha planteado que el regis tro de s alida lo realice el mis mo  centro emis or del documento? 4 ¿ S e ha planteado s i es neces ario que el titular del órgano  adminis trativo firme más  de un original? 5 ¿ Tiene alguna razón de s er la firma del vis to bueno y/o  conforme por parte del s uperior jerárquico? 6 ¿ Tiene alguna razón de s er las copias  y duplicados  enviados  a otros  órganos  y/o unidades  adminis trativas. por lo  tanto. ha  cons iderado la posibilidad de unificarlos?  ¿ exis te la  pos ibilidad de coordinar s us  agendas ? 12 ¿ E n general se ha planteado la posibilidad de s uprimir un  trámite adminis trativo cuando és te no aporta valor añadido?     5. contribuyen a dificultar  la tarea del ciudadano y la buena marcha del procedimiento.2. plantears e la exis tencia de éste? 1 1 ¿ S i co‐exis ten varios  órganos  colegiados  en un proces o. el procedimiento administrativo resulta complejo y complicado debido  a  la  pluralidad  de  requisitos  formales  y  materiales  que.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                                                          Herramienta nº Tr1.  15 .

     Estos  requisitos  materiales  han  sido  limitados  y  detallados  en  el  ámbito  empresarial  por  la  Directiva  2006/123/CE.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                                 Eliminación de requisitos formales:    Los  requisitos  formales  se  consideran  imposiciones  de  normalización  y  de  estilo.  de  12  de  diciembre de 2006. s egmentando la mis ma? ¿ S e diferencia claramente el cumplimiento de un requis ito de  7 la obligación de pres entar documentación?       Eliminación de requisitos materiales:      Los requisitos materiales son limitaciones y restricciones que se imponen en aras de la  consecución  de  un  objetivo  determinado.  certificados o con vis to bueno de terceros ? ¿ S e pueden exigir documentos dis tintos en proporción a la  6 actividad. puede resolver la Administración sin dificultad.  como  es  la  delimitación  de  los  concretos  beneficiarios o la exclusión directa de determinados colectivos.                Herramienta nº S5. la presentación  de documentos  o archivos  en un determinado formato? 5 ¿ S e requiere la pres entación de documentos  visados. referente a los servicios en el mercado interior.  aún prescindiendo de ellas. S implificación de requisitos formales Pregunta nº Des cripción 1 ¿ S e puede pres cindir de la obligación de pres entar motivación  o s olicitudes  debidamente razonables  en la petición del  interes ado? 2 ¿ S e requiere al interesado la pres entación de duplicados   ejemplares ? 3 ¿ S e les  exige la pres entación de fotocopias  compulsadas ? 4 ¿ S e exige al interes ado.  16 .  del  Parlamento  Europeo  y  del  Consejo. s in caus a jus tificada.  o  motivaciones superfluas que no aportan valor añadido alguno al procedimiento y que.

 que limiten  la pres tación  por trabajadores  por cuenta propia. que obtenga una  autorización y/o ins cripción que exis ta  en el territorio nacional. que s e limiten  las   pos ibilidades  de  conces ión de ayudas   económicas .  que  obligue  a pos eer un documento de identidad o que afecten  al  us o de equipos  y  material que formen parte integrante de  la  7 pres tación de s ervicios ? 8 ¿ C on carácter general es  dis criminatorio el  requis ito?   ¿ A  s ens u contrario  beneficia  motivadamente a  algún colectivo? ¿ Los   requis itos  s e bas an  en orden publico.  dignidad e integridad de la profes ión.  los  que  prohíban es tar es tablecidos   en varios  E s tados   miembros .  s eguridad  pública. exigir un número  mínimo de empleados . de intervención directa o indirecta de  competidores  en la conces ión de la autorización. de aplicación de  pruebas  económicas . cuanto. porqué y en  alguien s e  repercute ? 3 ¿ E xis te alguna razón jus tificable para limitars e temporalmente  la autorización y/o ins cripción en el  regis tro? 4 ¿ S e admiten autorizaciones  y/o ins cripciones  en  R egis tros  de  otras   C C AA o Ayuntamientos ?  ¿ La autorización que expide  s e limta a una actividad o a un territorio  concreto?  ¿ E n cas o  afirmativo.  que s e dote de cierta infraes tructura. el  s ecreto profes ional. s e ha planteado s u eliminación?  ¿ E n cas o  9 afirmativo s on proporcionados ? ¿ E xis te alguna res tricción  de comunicaciones  comerciales  de  las  profes ionales   reguladas  más  allá de la independencia. adoptar una forma jurídica  particular. dis poner o prohibir la  dis pos ición de más  es tablecimientos .  S implificación  de  requis itos   materiales P regunta nº Des cripción 1 ¿ Las   autorizaciones  y/o ins cripción en los  regis tros  s e  renuevan automáticamente? 2 ¿ E xis te un número limitado  de autorizaciones ?  ¿ E n cas o  afirmativo por qué?  ¿ Ha incrementado  el valor de la  mercancía o  actividad.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                                             Herramienta nº S 6.  es tablecer tarifas   mínimas  o máximas   obligatorias  y  obligar a pres tar otro s ervicio conjuntamente s in  atender a  s ervicios  de interés  económico general? ¿ E xis te alguna razón jus tificable para exigir que es té  es tablecido en el  territorio nacional.  res ervar  la  actividad a pres tadores  concretos . porqué? 5 ¿ Incurre en alguno de los  requis itos  prohibidos  por la  Directiva  1 23 /2006 tales  como  los  bas ados   en la nacionalidad.  s alud pública  o protección del  medio ambiente?  ¿ E n cas o  negativo. o  una razón de ineterés  general?   ¿ E s  proporcional la res tricción  1 0 al fin protegido? ¿ S e impone el ejercer  una actividad en exclus iva  o s e limita  1 1 ejercer varias  de manera conjunta o en as ociación?   17 . de la  exigencia  de aval financiero o  s eguro que  s e  deba contratar  con operadores  nacionales  y exigencia de ins cripción previa o  ejercicio previo durante un tiempo en territorio nacional? 6 ¿ E xis te alguna razón jus tificable para requerir o imponer  límites  cuantitativos  o territoriales . que limiten  la libertad de elección  de tipo de  es tablecimiento. pos eer capital de una s ociedad. de reciprocidad con el E s tado miembro en el  que el pres tador tenga el es tablecimiento.

‐ Los formularios    Podemos  definir  el  formulario  como  un  instrumento  a  través  del  cual  se  recoge  información  para  simplificar  y  posteriormente facilitar la  iniciación  y  el  desarrollo de  los procedimientos administrativos.     5.  es  necesario  establecer  una  distinción  entre la documentación aportada por el ciudadano y la documentación elaborada por  la administración en el transcurso de la tramitación.    A la hora de abordar el análisis de la documentación que obra en el procedimiento y  de  cara  a  la  detección  de  medidas  de  mejora.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              5.     18 .  Las  medidas  que  se  proponen  en    este  apartado  están  encaminadas  a  la  eliminación  de  determinados  documentos  o  su  sustitución por declaraciones responsables. Del mismo modo se detallan medidas de  intraoperabilidad  o  interoperabilidad  que  puedan  facilitar  las  relaciones  entre  la  Administración y el ciudadano.1. se debe abordar el análisis bajo la necesidad de dotar al procedimiento de  una  posible  simplificación  documental.3.     Por un lado. de cara a determinar si se utilizan diferentes tipos de documento para  actividades  o  trámites  similares  y  si  los  mismos  están  adecuados  a  la  normativa  vigente.    Por  otra  parte.  deberán  estudiarse  los  distintos  documentos  que  la  Administración  elabora  para  llevar  a  cabo  las  actividades  a  través  de  las  cuales  transcurre  el  procedimiento. simplificación documental y estandarización.‐ Documentación: formularios.3.

 o aquellos  otros   que sean de us o generalizado por los  ciudadanos . a la hora de  elaborar los  formularios  en formato electrónico? 5 ¿ C umplen los formularios con todos  los  requis itos  legales   exigibles a los  mis mos ? 6 ¿ E xis ten normas /criterios /medidas de Normalización Documental  a la hora de elaborar los  formularios ? 7 ¿ S e han tenido en cuenta criterios de acces ibilidad y usabilidad  en la elaboración de los  formularios ?     Antes  de  confeccionar  un  formulario  es  necesario  tener  en  cuenta. ¿ puede el ciudadano iniciar el procedimiento  mediante una s olicitud pers onalizada? 3 ¿ E s tán dis ponibles  los  modelos  en formato papel.  ajenas  a  todo  tipo  de  formulario.  sin  embargo.  tampoco  podemos  pasar  por  alto  el  derecho  de  los  ciudadanos  a  iniciar  los  procedimientos  mediante  solicitudes  personalizadas. una serie de pautas legales y técnicas. electrónico o  ambos ?  ¿ E l formato del documento s e ciñe a un estandar  definido y prees tablecido por la unidad propietaria del  procedimiento? 4 ¿ S e ha previsto el us o de es tandares  abiertos .  además  del   propósito para el que sirve. no limitarlos.     Aspectos Legales  La  legislación  prevé  una  serie  de  limitaciones.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              La  normalización  documental  supone  la  homogeneización  del  diseño  y  funcionalidades  que  deben  cumplir  todos  los  formularios  asociados  a  los  procedimientos  administrativos.  siendo  tarea  de  la  Administración  facilitar a los ciudadanos el ejercicio de sus derechos.                                    Herramienta nº F1 modelos de solicitud ‐  general Pregunta nº Des cripción 1 ¿ E xis ten formularios /modelos  de solicitud para la iniciación de  todos los procedimientos ? ¿ E n cuantos procedimientos  no?  ¿ por  qué? 2 Independientemente de la existencia de modelos  normalizados   de s olicitud.  por  lo  que  habrán  de  incluirse  en  los  formularios  las  referencias  oportunas  que  hagan  efectivos  los  derechos  y  garantías  19 .

  de protección de datos de carácter personal y demás leyes específicas  que regulan el tratamiento de la infirmación? 5 ¿Se ha previsto la existencia de los modelos de solicitud en todos los  formatos necesarios para que el ciudadano pueda acceder a los  mismos a través de diversos soportes.  de  22  de  junio. de protección de datos  de  carácter  personal  y  demás  normativa  de  desarrollo  y  en  la  Ley  11/2007. canales o entornos? ¿Es similar  la imagén de los modelos de solicitud en todos los formatos? 6 ¿Se prevén los campos necesarios para que el ciudadano autorice a la  Administración a recabar aquellos datos y documentos que obren en  poder de las Administraciones Públicas.  es  necesario  que  los  formularios se adapten a la Orden ADM/942/2009.    Con  la  finalidad  de  dar  sencillez  y  simplificar  los  formularios. sobre normalización  de formularios asociados a procedimientos administrativos.  de  acceso electrónico  de  los  ciudadanos  a  los  servicios  públicos  que establece  igualmente  un  elenco  de  derechos  que  deberán  ser  tenidos  en  cuenta  a  la  hora  de  elaborar los modelos de solicitud. según lo dispuesto en el art. de 13 de noviembre. 70 de la Ley  30/92? 3 ¿Se han previsto los campos necesarios para la identificación y  notificación de interesados y representantes? ¿Se ha previsto la  posibilidad establecer con los interesados comunicaciones y  notificaciones electrónicas. 35 de la Ley 30/92 y en  el art. según lo previsto en la Ley Orgánica 15/99. salvo que una norma con  rango de Ley autorice dicha consulta? 20 .RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              establecidos en la Ley Orgánica 15/1999. y que éstos puedan señalar dicho medio  como preferente? 4 ¿Se han establecido los campos oportunos para salvaguardar los  derechos y garantías de los ciudadanos en orden a la protección de  datos de carácter personal.                          Herramienta nº F2 modelos de solicitud ‐ Aspectos legales Pregunta nº Descripción 1 ¿Se han elaborado los modelos de solicitud teniendo en cuenta los  derechos de los ciudadanos previstos en el art. 6 de la Ley 11/2007? 2 ¿Se incluyen en los modelos de solicitud todos los datos relativos al  contenido de las solicitudes. de 2 de mayo.

RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              Normalización Documental    La  normalización  documental  supone  la  homogeneización  del  diseño  de  los  formularios  asociados  a  los  procedimientos  administrativos. se ha de prever la existencia de una serie de campos mínimos. comunes a  todos los formularios. lo que  le facilitará el inicio de aquellas actuaciones que se proponga emprender.  Por  otro  lado.  entendida  desde  una  doble perspectiva: contenido y forma.  21 .  al  erigirse  el  formulario en el nexo de unión entre la Administración y el ciudadano.    Elaborar  los  modelos  de  solicitud  de  acuerdo  con  criterios  homogéneos  ayudará  al  ciudadano a familiarizarse progresivamente con la metodología administrativa.    Por un lado. que garanticen la recogida de los datos necesarios para que el  documento  cumpla  con  los  requerimientos  legales. una disposición  homogénea de los símbolos y logotipos oficiales en todos los documentos contribuirá  al afianzamiento e identificación de la imagen corporativa de la organización entre la  ciudadanía.

.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                                                     Herramienta nº F3 modelos de solicitud ‐ Normalización Pregunta nº Des cripción 1 ¿ E xis ten criterios de Normalización documental a la hora de  elaborar los  formularios ?  ¿ s on obligatorios? 2 ¿ S e prevé la inclus ión en el formulario de elementos  de identidad  corporativa. s upres ión y s ustitución  documental? ¿ S e proporciona al ciudadano la pos ibilidad de poners e en  contacto con la Adminis tración a través de divers os canales de  comunicación (teléfono de contacto. as í  como el adecuado uso y pos ible ces ión de los  mis mos ?  ¿ S e  hace referencia al C entro Directivo que efectúa el tratamiento de  los  datos y a la pos ibilidad de ciudadano de ejercer s us  derechos   ante él? 7 ¿ E s tán recogidos en las  formularios  todos  los  campos   neces arios  para dar cobertura legal a las  actuaciones  de  interoperabilidad.  ¿ s on obligatorios? 1 0 ¿ S e ha es tablecido la obligatoriedad de s eguir algun tipo de guía  de estilo que incluya las  pautas  de acces ibilidad y us abilidad a  tener en cuenta en la elaboración de los  formularios? 11 ¿ E s  neces ario adjuntar documentos  anexos ?  E n cas o afirmativo. para  la aclaración de los  pas os a s eguir para cumplimentar el  formulario.). web del organis mo. de acuerdo con lo previs to en  el artículo 7 0. intraoperabilidad. o para es tablecer un s is tema de retroalimentación  que mejore la recogida de datos  por parte de la administración? 8 9 ¿ S e recoge la pos ibilidad de incorporar a los  modelos  de  solicitud ins trucciones para la cumplimentación de los  mis mos ? .  ¿ s e es tablecen el nombre de los  documentos  a anexar?     22 . de la Ley 3 0/92? 6 ¿ S e han incluido las  referencias  oportunas para as egurar el  tratamiento confidencial de los datos  de carácter pers onal. de acuerdo con las  normas  reguladoras de los   símbolos y logotipos  corporativos  de la Organización? 3 ¿ Queda perfectamente definido el procedimiento adminis trativo  que se pretende iniciar con el modelo de s olicitud?  ¿ E xis te  codificación para el modelo de s olicitud? 4 ¿ S e ha previsto la exis tencia de todos  los  campos  neces arios   para la identificación y notificación de interes ados  y  repres entantes ? 5 ¿ S e han incorporado los  campos  neces arios  para recoger toda la  información relativa a la s olicitud.

  sintetizar  y  relacionar  información  y  por  último.  eficiencia  y  satisfacción en un contexto de uso concreto.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              Aspectos técnicos: accesibilidad. tan amplia y extensamente  como  sea  posible.     La accesibilidad.  imprimir  uniformidad  en  los  procedimientos.  facilitar  el  flujo  de  información  y  el  procesamiento  de  datos.  esto  es. usabilidad y diseño    Podemos definir la usabilidad como la medida por la que un producto puede ser usado  por  usuarios  específicos  para  conseguir  sus  objetivos    con  eficacia.    23 .    Así.  los  medios  estén  disponibles  para  las  personas.    Un  buen  diseño  visual  del  formulario  es  aquél  que  ayuda  al  usuario  a  entender  con  facilidad la información a introducir.  tengan  o  no  discapacidades de un tipo u otro.    El  formulario  ha  de  cumplir  con  los  objetivos  que  le  son  propios. en cambio. es el arte de garantizar que.  dar  valor  legal  a  determinadas transacciones.  algunos  de  los  cuales  ya  han  quedado  cubiertos  a  través  de  la  normalización documental y de la observancia de los requerimientos legales. lo primero a tener en cuenta a la hora del diseño del modelo será el cumplimiento  de  dichos  objetivos.

  correctamente ubicados de acuerdo con sus normas reguladoras? 5 ¿Se proporcionan mecanismos para ponerse en contacto con el  organismo emisor? (e‐mail.) 6 ¿La referencia a disposiciones administrativas se hace expresando su  número. con los campos y etiquetas ordenados y  alineados. entre ciudadano y  administración?     En la mayor parte de las ocasiones se da poca importancia a la composición estética  de  los  formularios. un lenguaje  cercano y comprensible. símbolos y logotipos. dirección postal.  y  es  necesario  tener  presente  que  los  diseños  estéticamente  satisfactorios  contribuyen  a  orientar  al  ciudadano  en  la  dirección  de  lectura  y  de  entrada de datos. facilitando así la sencillez del trámite. en el caso de que los datos  aportados por los ciudadanos se incorporen a una base de datos? 8 ¿Se ha previsto dentro del contenido algún apartado relativo a la  retroalimentación de la información.    24 . y el  procedimiento al cual está vinculado? ¿Existe una codificación para  procedimiento y formulario? ¿Es necesario un subtítulo? 3 ¿Se requieren únicamente los datos necesarios para la tramitación del  procedimiento? O bien ¿Son necesarios todos los elementos recogidos  en el formulario? 4 ¿Están los elementos de Identidad Corporativa. un documento limpio con espacios en  blanco suficientes para descansar la vista. teléfono. denominación y fecha y con indicación del Diario Oficial en  que aparecen publicadas? 7 ¿Se han incorporado las referencias oportunas a la Ley 15/99 de  protección de datos de carácter personal.     Una adecuada organización del documento.. fax.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                                                   Herramienta nº F4 modelos de solicitud ‐ accesibilidad.  usabilidad y diseño ‐ contenido Pregunta nº Descripción 1 ¿Cuáles son los objetivos del documento? ¿Son concretos y están bien  definidos? 2 ¿Indica el título claramente la naturaleza y función del formulario. colaborará a que el ciudadano sienta mayor  comodidad a la hora de llevar a cabo sus actuaciones administrativas.

  25 . es tá  reducida al mínimo?  ¿ S e ha evitado la s obrecarga informativa?   ¿ S e ha evitado la redundancia? ¿ 1 0 S on fácilmente comprens ibles  los datos  fijos ?  ¿ S e ha previs to  suficiente es pacio para cumplimentar los  datos variables ? 1 1 ¿ S e han incorporado ins trucciones  para cumplimentaer el  formulario?  ¿ S on breves  y comprens ibles ?  ¿ E stán en un lugar  1 2 La estructura de organización y navegación del documento ¿ E s   la más  adecuada? 13 ¿El formulario tiene un pie definido? ¿Aparece el número de página? Pregunta nº     5. es tán correctamente indicados?   ¿ E s  neces aria s u existencia? 8 ¿ E xis ten relaciones  lógicas  de proximidad.  contar  previamente  con  un  listado  de  documentos que se puedan tramitar electrónicamente y que pueden ser transmitidos  en  entornos  cerrados  de  comunicaciones  establecidos  entre  administraciones  públicas.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                                                   Herramienta nº F5 modelos de solicitud ‐ accesibilidad. concis o.3. s e han  seguido los  es tándares  del us uario? 5 ¿ S e han es tablecido textos  cortos  para las etiquetas  de campos.  usabilidad y diseño ‐  Lenguaje y redacción Des cripción 1 ¿ E l formulario habla el mismo lenguaje que s us us uarios ?  ¿ E s   claro. agrupación e  inclus ión entre unos  y otros  elementos? 9 ¿ La cantidad de es critura requerida para regis trar los  datos .2 Simplificación Documental    Medidas de Interoperabilidad:  Es  fundamental  a  la  hora  de  simplificar.  eliminando palabras  inneces arias ? 6 ¿ S e ha tenido en cuenta un orden de colocación a la hora de  es tablecer los campos en el formularios ?  ¿ E s tán s ituados  en  primer término los datos  obligatorios  y aquellos que s ean más   relevantes ? 7 ¿ S e han s eñalado claramente aquellos campos que es   obligatorio rellenar?  ¿ E xisten campos  que no deben s er  rellenados   por el interes ado. órganos y entidades de derecho público. familiar y cercano? 2 ¿ S e ha utilizado un lenguaje no s exis ta evitando expresiones   dis criminatorias  que atenten contra el principio de igualdad? 3 ¿ E s  consis tente el uso de los  términos?  ¿ S e usan las  mis mas   palabras para los mismos conceptos ? 4 ¿ S e han evitado las  abreviaturas ? ¿  E n caso de us arlas. amigable.

 incorporando el documento o ins cripción de  oficio? 4 ¿ S olicita.  siendo    la  Administración  la  que  l0  puede  recabar  a  través de los cauces antedichos.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              De  esta  forma. Interoperabilidad Pregunta nº Des cripción 1 ¿ S olicita documentación obrante en otra Adminis tración?  ¿ S e  puede recabar de oficio? 2 ¿ S e ha planteado la pos ibilidad de pres cindir de la obligación  de pres entar dicha documentación? 3 ¿ S e ha contemplado la pos ibilidad de s us tituir la obligación de  s u pres entación.  que  se  compromete  a  mantener  su  cumplimiento  durante  el  tiempo  26 .                        Herramienta nº S2.  se  puede  comenzar  a  simplificar  la  obligación  de  presentar  determinada  documentación. algún documento o ins cripción que  cons te en un R egis tro Adminis trativo.  manifestando  que  cumple  con  los  requisitos  establecidos  en  la  normativa  reguladora  del  correspondiente  procedimiento  administrativo. en concreto. ¿ S e ha  previs to quien s oportará la mis ma s i s e interopera? ¿ E l órganis mo encargado del R egis tro o F ichero tiene  8 capacidad para certificar o informar de forma mas iva? 9 ¿ S e ha arbitrado un procedimiento de cons ulta y/o en s u cas o  de petición de datos ? 1 0 ¿ S e ha arbitrado un procedimiento con plazos  para la  res pues ta y/o información? 1 1 ¿ S e ha previs to la trazabilidad de los  datos ?     Medidas de impulso de las declaraciones responsables    Se  puede  definir  declaración  responsable  como  aquélla  que  suscribe  la  persona  interesada  o  quien  la  represente. F ichero Automatizado o  Bas e de Datos ? 5 ¿ Ha contemplado la pos ibilidad de s us cribir un C onvenio de  C olaboración con el organis mo encargado para poder operar  en un entorno cerrado de comunicación o cualquier otro? 6 ¿ S e ha previs to el cons entimiento expres o del interes ado  para poder recabar de oficio la documentación? 7 ¿ E xis te aplicación informática para atacar la bas e de datos   directamente des de el órgano ges tor del procedimiento? 8 S i la expedición del documento es tá s ujeta a tas a.

 documentación que acredite la cons titución.  domicilio s ocial y aus encia de ánimo de lucro de los   s olicitantes  cons titución de la comunidad de bienes .3.                      Herramienta nº S4. Declaraciones  res pons ables Pregunta nº Des cripción 1 ¿ E s  pos ible s us tituir la obligación de pres entar una memoria  por la pres entación de una declaración res pons able? 2 ¿ E s  pos ible s us tituir la obligación de pres entar una  certificación de titularidad bancaria por una declaración  res pons able? 3 ¿ E s  pos ible s us tituir la obligación de pres entar contratos   interprivados .  E s tatutos  S ociales .  cumplimientos  de requis itos .    Adquiere importancia por la posibilidad de sustituir determinada documentación cuya  presentación puede diferirse o incluso sustituirse en su integridad. exoneraciones  fis cales . polizas  de s eguros .  identificación de s ocios  y comuneros .RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              que  cada  procedimiento  disponga  o  que  dispone  de  la  documentación  cuya  presentación es obligatoria. convenios .  por declaraciones   res pons ables ? 4 ¿ E s  pos ible s us tituir la documentación e información  requerida a las  E ntidades  Locales  por certificado del  habilitado es tatal? 5 ¿ S e debe pres entar la documentación antes  de la propues ta  o cabe la pos ibilidad de que la declaración res pons able s irva  para todo el procedimiento? 6 ¿ S e acompaña a la s olicitud y/o al formulario un modelo de  declaración res pons able? 7 ¿ Tiene la declaración res pons able todos  los  campos   neces arios   para el ges tor?  ¿ Tiene s olo los  neces arios ?     5. C uentas   Anuales .  declaración de propiedades .3 Estandarización    A  lo  largo  de  la  tramitación  del  procedimiento  la  administración  debe  elaborar  una  serie de documentos que den soporte a las distintas actividades que lleva a cabo. poderes  de repres entación. actas  de cons titución de  as ociaciones . s entencias . En  27 .

                       Herramienta nº E1 Es tandarizac ión Doc umental Pregunta nº Des cripción 1 ¿ E xis ten actividades con documentación as ociada.  se  hace  necesario  establecer si es el tiempo exigido y recomendable o si por el contrario sobrepasa los  límites temporales que atiendan al principio de celeridad. que s e  realizan de manera repetitiva?  ¿ E s posible es tandarizar la  documentación? 2 ¿ S e han identificado documentos  a lo largo del procedimiento  que presentan caracterís ticas  iguales  o muy s imilares ?  ¿ E s   pos ible normalizarlos ? 3 ¿ S e han incluido en los  modelos  normalizados  todos  los campos  neces arios  para cumplir con los  requisitos  legales  de dicha  documentación?     5.‐ Plazos y duración del procedimiento.  28 .  que garanticen la recogida de los datos necesarios para que el documento cumpla con  los requerimientos para llevar a cabo la actividad de que se trate. Tiempos    Una  vez  determinado  el  tiempo  invertido  en  cada  actividad.    La  elaboración  de  documentos  normalizados  y  su  incorporación  en  una  guía  de  tramitación ayudará al servicio gestor a desarrollar sus tareas con mayor rapidez.  pero  en  otras. y que aunque no sean exactamente iguales sí incluyen características  muy similares.4.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              unas  ocasiones  se  tratará  de  documentos  que  se  elaboran  en  un  momento  puntual.    Se deberá elaborar un documento “tipo” que incluya todos aquellos campos comunes. ya  que aquellos que deban llevarlas a cabo no necesitan elaborar el documento una y otra  vez.  son  documentos  que  la  administración  elabora  de  manera  repetitiva  una y otra vez.

  para  posteriormente establecer las medidas necesarias que permitan reducir al mínimo los  mismos..‐ Organización y Recursos humanos    5.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              Hemos partido de una distinción entre tiempo real y tiempo efectivo.5.                         Herramienta nº T1 Tiempos Pregunta nº 1 2 3 4 5 6 7 Des cripción ¿ E xis te una diferencia elevada entre el tiempo efectivo y el  tiempo real que empleamos  en cada actividad? ¿ E s tán identificadas  aquellas  actividades donde la diferencia es  más  elevada?  ¿ se han identificado las caus as ? ¿ Hemos  incluido los  tiempos  de espera que establece la Ley a la  hora de calcular el tiempo efectivo? ¿ E l transporte de documentos es  un elemento determinante de  la pérdida de tiempo?  ¿ podrían articulars e mecanismos de  intercambio de datos  a través  de medios  electrónicos .  inactividad  administrativa  o    del  ciudadano. que  redujeran es te tiempo? ¿ S e ha valorado la pos ibilidad de habilitar el regis tro de s alida  des de el centro ges tor para reducir los tiempos? ¿ E xis te la pos ibilidad de realizar s imultaneamente.5. por lo tanto es el  momento  de  determinar  si  ambos  son  semejantes  o  el  tiempo  real  alarga  injustificadamente la marcha del procedimiento. alguna de las  actividades  que se llevan a cabo? ¿ E xis ten actividades no recogidas en la normativa reguladora  que podrían evitars e?     5.          Esta  fase  debe  identificar  donde  se  gastan  estos  tiempos  tales  como  esperas.1 Organización    Una  vez  determinada  la  unidad  o  unidades  responsables  del  procedimiento.  transporte  de  documentos.  etc.  es  necesario establecer si están perfectamente delimitadas las funciones de cada una de  29 .

     Del  mismo  modo  pueden  ser  analizados  los  puestos  que  participan  en  el  procedimiento.  de  tal  manera  que  un  análisis  pueda  llevar  a  considerar  no  ser  los  idóneos  y  ser  planteada  la  posibilidad  de  modificar  puestos  en  el  organigrama  o  realizar cambios en cuanto a la valoración y contenido de los mismos. El análisis deberá profundizar en la implicación  de cada unidad  en cada una de las fases propias del procedimiento.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              ellas en el supuesto de coincidir varias.    De  existir  a  su  vez  unidades  externas  también  implicadas  en  la  tramitación  del  procedimiento.  comunicación o coordinación son suficientes y adecuados para una buena interacción. ¿ s e ha cons iderado la  1 1 pos ibilidad de unificarlos ?   30 .                        Herramienta nº T1 Organización Pregunta nº Des cripción ¿ E s tán correctamente  delimitada la unidad responsable de la  1 tramitación del procedimiento?   ¿ E xis te una o varias  unidades para el des empeño de la  2 actividad? 3 ¿ E s tán delimitadas  las  funciones  cuando exis ten varias? 4 ¿ E s tá delimitada la res pons abilidad de cada unidad interviniente? ¿ S e han es tablecido mecanis mos  de control de  5 res pons abilidades? ¿ E xis ten  partes  del trámite o procedimiento des arrollados  por  6 dis tintas  unidades intervinientes ?  ¿ S e podrían integrar? ¿ E s  neces ario que actúen s uces ivamente o s e podría llevar a  cabo el trámite s imultáneamente? 7 8 ¿ E xis te una comunicación y coordinación adecuadas entre ellas? ¿ E xis ten unidades externas implicadas en la tramitación del 9 procedimiento? ¿ E s elevada la intervención de unidades ajenas a la res pons able 1 0 del procedimiento? ¿ Intervienen órganos  colegiados  en el procedimiento?  S i  coexis ten varios  órganos  colegiados .  se  debe  determinar  si  los  canales  o  mecanismos  de  información.

    31 .    El  siguiente  aspecto  objeto  de  análisis  sería  determinar  el  grado  de  conocimiento  sobre la delimitación y distribución de las tareas propias de cada persona interviniente  en la tramitación del procedimiento. El resultado de este estudio debe orientar si las  mismas  están  equitativamente  repartidas  e  identificar  las  cargas  medias  de  trabajo.  buscando  que  su  preparación  y  conocimientos  se  corresponda  con  los  aspectos  requeridos  para  el  buen  desempeño  de  cada  actividad  o  tarea  encomendada en el ámbito de sus competencias.    En  íntima  conexión  se  encuentra  la  necesidad  de  dotar  al  personal  de  estímulos  o  incentivos  que  creen  la  posibilidad  de  establecer  un  clima  o  ambiente  de  trabajo  satisfactorio.5.  así como los índices de rendimiento laboral.2 Recursos humanos    La primera observación a tener en cuenta para iniciar el diagnóstico es determinar si el  número de personas implicadas en la tramitación del procedimiento es el adecuado.  Para  ello  es necesario analizar  las  relaciones  de puestos  de  trabajo con  la  ocupación  real de las mismas.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              5.            A  continuación  se  debe  atender  a  las  características    más  relevantes  que  marcan  el  perfil  del  empleado.

 conocimientos. comunicación  y coordinación entre  las  pers onas  implicadas  en cada fas e ¿ s on  adecuados y  suficientes ? 7 ¿ S e conoce la carga media de trabajo por persona?  ¿ S e   es tablecen índices  de rendimiento o productividad laboral? ¿ 8 E s tán delimitadas  las  tareas  de cada funcionario? ¿ E s tán  dis tribuidas  equitativamente? 9 ¿ R eúnen las  personas  que intervienen el perfil para desempeñar  las  funciones propias  del cargo? 1 0 ¿ S e evalúa el grado de preparación.  32 . actividad o  procedimiento es el óptimo? 3 ¿ C oincide la es tructura real con las  R elaciones de Puestos  de  Trabajo? S 4 i no coincide la es tructura real con las R PT.  El  diagnóstico  por  tanto  debe  tener  en  cuenta  los  aspectos  relacionados  con  la  ofimática  (equipos  informáticos.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                                                   Herramienta nº 2 Rec urs os  humanos Des cripción 1 ¿ E s tán identificadas  cuántas  pers onas en total intervienen en el  procedimiento?  ¿ y en cada fase. ¿ exis te  infraocupación o s obreocupación?  ¿ es es ta s ituación la más  adecuada? 5 ¿ S e conoce en cada etapa quién es  la persona res ponsable de  la mis ma?  ¿ E xis ten  mecanis mos  de control en la realización del  trámite o actividad? 6 Los  canales  de información. trámite o actividad? 2 ¿ E l número de funcionarios  que atiende el trámite.‐ Tecnologías de la información y las comunicaciones    El  objeto  del  análisis  de  los  recursos  técnicos  pretende  facilitar  información  sobre  el  nivel de utilización de las tecnologías de la información y comunicación por todos los  intervinientes  en  la  tramitación  del  procedimiento. s aber  hacer  de las  pers onas  intervinientes  en cada procedimiento? ¿ E xis te una formación continuada de los  profesionales ? 1 1 ¿ E xis te un ambiente o clima interno s atis factorio en la  organización?  ¿  E n qué medida interfiere en el des empeño del  trabajo del pers onal? 1 2 ¿ S e fomentan prácticas  que fomenten o estimulen las   buenas   relaciones   entre toda la organización?  ¿ S e realizan s ondeos  de  opinión sobre el grado de s atisfacción de las  pers onas  de la  organización?   Pregunta nº   5.6.

  sistemas  de  correspondencia…).?   Pregunta nº     33 . software…).  sin  olvidar  las  posibilidades de interacción administrativa con los ciudadanos. correo electrónico. hoja  de cálculo. etc. etc? 2 ¿ S e dis pone y hace us o de internet?  ¿ E l pers onal de la unidad  dis pone de correo electrónico en su pues to de trabajo? ¿ Los  empleados  conocen su funcionamiento y el de los  navegadores   web? 3 ¿ S e dis pone de aplicaciones  es pecíficas  de apoyo a la ges tión  de los  procedimientos? 4 ¿ Las aplicaciones es pecíficas permiten compartir la información  entre varias  pers onas y equipos ?  ¿ S e utiliza el correo electrónico  y la web corporativa como medio de comunicación e información  interna? 5 ¿ Las aplicaciones dedicadas  a la ges tión de procedimientos   es tán integradas  en un único sis tema? 6 ¿ Las aplicaciones es pecíficas permiten enviar o cons ultar datos   de ges tión de forma remota entre los  diferentes organismos  participantes ? 7  ¿ S e dis pone de un s is tema con s oluciones de ges tión  documental y aplicaciones de flujos  de trabajo que facilite la  interacción de los dis tintos agentes? 8 ¿ S e dis pone de un espacio propio en el portal web donde s e  ofrece toda la información relativa a los procedimientos  y de  interés  para los  ciudadanos ? 9 ¿ S e permite la interacción con los  interes ados  a través  de  internet y medios telemáticos ? 1 0 ¿Es teletramitable la iniciación del procedimiento?¿ y alguna fase más? 1 1 ¿ E xis te pos ibilidad de implantar la teletramitación integra del  procedimiento? 1 2 ¿ S e dis pone de medios  logís ticos  o equipos  de oficina en  general: fotocopiadoras . fax…).                         Herramienta TIC  Rec urs os  Téc nic os  y Tec nológic os Des cripción 1 ¿ S e dis pone de un s oftware bás ico con procesador de texto.  canales  de  información  interna  (web  corporativa.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              impresoras. s obres . tinta de impres ión. las vías de comunicación (internet.  bases  de  datos…). bolsas   plás ticas.  información  externa  (medios  telemáticos. variedad de papel.

 con el cons ecuente ahorro para la  Adminis tración? 4 ¿ S e pueden llevara cabo determinadas actividades  5 6 7 8 adminis trativas  en centros de s ervicios compartidos.  siempre  siguiendo  los  principios  de  economía. materiales y tecnológicos para mejorar la gestión interna y la  prestación  del  servicio  al  ciudadano.‐ Costes    El  objetivo  del  análisis    debe  estar  orientado  a  la  optimización  de  los  recursos  humanos.  eficiencia.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              5. en concreto.7.                         Herramienta C os tes  Internos Pregunta nº Des cripción 1 ¿Se puede cuantificar el coste de cada actividad? ¿Y de cada fase o etapa del procedimiento? 2 ¿Impone la normativa a la propia administración el cumplimiento de determinados requisitos que generen más costes que beneficios en el desarrollo de la actividad administrativa?¿Son realmente necesarios o podrían eliminarse? 3 ¿ E xis te la pos ibilidad de eliminar determinadas actividades  de la  tramitación adminis trativa. tender a ejecutar medidas que reduzcan esos costes. con el  consecuente ahorro de tiempo y res ursos  para la adminis tración? ¿ E xis te la pos ibilidad de teletramitación del procedimiento?  ¿ S e  ha tenido en cuenta el ahorro de tiempo y recurs os  que es to  supondría? ¿ S e ha valorado el ahorro que s upone el tener la documentación  es tandarizada/normalizada y accesible a todos  los  implicados  en  la tramitación? ¿ E xis te la pos ibilidad de implantación de canales  electrónicos  de  comunicación. económicos. eficacia. igualdad y oportunidad.    En este apartado vamos a analizar los costes internos que requieren la tramitación del  procedimiento y. que mejoren el intercambio de información entre  todos los actuantes  en el procedimiento?  ¿ S e ha valorado el  ahorro en tiempo y des plazamiento? ¿ S e ha cuantificado el ahorro de tiempo y es fuerzo que  supondría el contar con información interna s uficiente acerca de  la tramitación del procedimiento?   34 .

 que disminuyan los tiempos de intercambio de información.  Potenciar  actividades  de  control  del  cumplimiento  de  tiempos.  y  detectadas  las  medidas  de  mejora.  derogaciones  expresas. para facilitar su lectura y comprensión.   Realización simultánea de actividades.  Normalización de modelos de solicitud.  Adaptación de la organización y de los puestos de trabajo en el organigrama.‐ Implantación de las medidas de mejora    Una  vez  realizado  el  análisis  y  diagnóstico  del  procedimiento.  Supresión  de  la  obligación  de  presentar  aquella  documentación  que  obre  en  poder  de  la  administración.  Formación del personal y adaptación de sus tareas a las actividades a realizar.  Supresión de actividades que se dupliquen o realicen innecesariamente.  Mejora de los canales de información al ciudadano acerca de los trámites que ha de poner en marcha. Comenzando por la presentación telemática de  solicitudes y previendo los pasos necesarios para la teletramitación íntegra del procedimiento.  35 .  consolidación.1.  y  pueda  recabarse  por  medios  electrónicos.  Implantación  de  aplicaciones  específicas  de  apoyo  a    la  gestión  de  los  procedimientos. presentados de forma clara.‐  REDISEÑO  DEL  PROCEDIMIENTO:  IMPLANTACIÓN  DE  LAS  MEDIDAS  DE  MEJORA            6.  Implantación progresiva de la administración electrónica.  mejora  del  lenguaje  normativo.  integradas  en  un  único sistema de manera que permitan el intercambio de datos de forma remota.  Establecimientos de indicadores de resultados que midan la efectividad de las medidas implantadas. o nueva valoración de los  mismos en cuanto a su contenido o participación en el procedimiento.  a  través  de  técnicas  de  interoperabilidad  o  intraoperabilidad. en los casos en los que sea posible.  Eliminación  de  aquella  documentación  que  no  sea  estrictamente  necesaria  para  llevar  a  cabo  el  procedimiento. que no aporten valor añadido.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              6.  mejora  de  la  comunicación de la nueva legislación….  Estandarización  de  documentos  que  cumplan  con  los  requisitos  formales  y  sustantivos  exigidos  por  la   normativa.  Establecer  canales  telemáticos  de  comunicación.      La  casuística  hace  verdaderamente  difícil  determinar  exhaustivamente  todas  las  posibles medidas de mejora aplicables pero sirvan de ejemplo las siguientes:    Simplificación  de  la  normativa  aplicable  a  través  de  diferentes  mecanismos  como  la  codificación.  deberemos  describirlas  (Anexo  IV)  e  incorporarlas  al  procedimiento para culminar la tarea de racionalización.  Sustitución  de  la  obligación  de  presentación  de  documentación  a  través  de  declaraciones  responsables.  refundición. que  no estén previstas en la normativa reguladora del procedimiento.

 Denominación  2. Organización  5. lo cual contribuirá a la eficacia del actuar administrativo. Normativa aplicable. Descripción textual de la tramitación.  la  formación  del  nuevo  personal  resultará  una  tarea  mucho más sencilla.‐ Elaboración del manual de tramitación:    Una vez rediseñado el procedimiento.    El contenido del  manual será el siguiente:    1.                   8. Descripción gráfica del procedimiento o flujograma.2. en el cual queden perfectamente determinadas las actuaciones a llevar a  cabo. Objeto  4.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              6. deberá documentarse a través de un manual de  tramitación. Relación de soportes documentales:     6.  La primera y principal tarea es transmitir qué es lo  que se debe hacer en cada momento procedimental.‐ Guía del procedimiento: el sistema de información administrativo externo. Si  disponemos  de  manuales  de  tramitación  de  los  distintos  procedimientos  que  el  servicio  gestor  lleva  a  cabo.    36 .    La  orientación  al  interesado  es  fundamental  a  la  hora  de  que  éste  cumpla  con  los  requisitos legalmente establecidos. hay que tener presente la movilidad del personal en la administración.3.     Igualmente.  6. de tal forma que sirva de guía al servicio gestor.  7. Relación de soportes informáticos:   9. Ficha descriptiva  3.

Tipos de impugnación y órgano que la resuelve  37 .  que  las  necesidades  de  información  del  ciudadano. telemática. Plazo normativo para resolver  12. deberemos esforzarnos en presentar la  información de manera que sea comprensible para el ciudadano. Centro directivo responsable de iniciación e instrucción  10. Documentación requerida  5. telefónica  9.  por  lo  que  los  campos a incluir no serán idénticos.  que  ayude  al  ciudadano  a  cumplir  con  las  actuaciones  que  se  proponga  emprender  de  la  forma  más  sencilla  posible. Beneficiarios/Destinatarios: requisitos a cumplir  4. ya que el mismo no  tiene  porque  conocer  como  se  desarrollan  las  actividades  administrativas. Posibilidades de presentación de la solicitud: presencial. Asimismo.  Como  campos mínimos se señalan los siguientes:    1.  no  son  del  todo  coincidentes  con  las  del  órgano  gestor.  se  deberán  elaborar  una  guía  informativa.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              Con  una  buena  información  el  ciudadano  sabe  dónde  dirigirse  y  cumplir  con  los  trámites  y  obligaciones  de  forma  certera.  Está  guía  deberá  ser  puestas  a  su  disposición  a  través  de  todos  los  canales  posibles. Plazo de presentación de solicitudes  8.    En  su  elaboración  debemos  tener  presente. Denominación  2. Lugar de presentación de solicitudes  7. Órgano competente para resolver  11. garantizando de ésta forma la accesibilidad a la misma. Objeto  3.  dotando  al  actuar  administrativo  de  una  mayor agilidad y eficiencia ya que no se pierde el procedimiento en un camino de ida y  vuelta de subsanaciones sin retorno concreto. Normativa aplicable  6.    Por  todo  ello.

    Podrán  establecerse  distintos  tipos  de  indicadores  en  función  de  la  variable  procedimental que nos propongamos analizar (Anexo VI). Ambitious.   - Acotado  en  el  tiempo:  implica  que  el  indicador  debe  poder  referirse  a  un  momento o período específico que sirva para la comparación intertemporal. es decir.  debe  poder  definirse  una  cantidad  mínima  de  indicadores  que  puedan  dar  cuenta  de  si  aquéllos se han alcanzado y en qué medida.    38 . número.  costes  y  desplazamientos  en  los  procedimientos  administrativos). Realistic and Timely). etc.4 Indicadores    Como consecuencia de la existencia de objetivos claramente definidos (P.   - Medible:  un  indicador  es  medible  cuando  existe  un  método  o  procedimiento  para su seguimiento y registro. Measurable.ej. reducción  de  tiempos. han  de ser:    - Específicos:  un  indicador  es  específico  cuando  puede  ligarse  un  fenómeno  exterior a una frecuencia.    Los  indicadores  deben  cumplir  con  lo  que  en  el  mundo  anglosajón  se  conoce  con  el  acrónimo SMART (Specific. porcentaje.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              6.   - Ambicioso:  un  indicador  es  ambicioso  cuando  busca  medir  realidades  complejas con una potente carga explicativa  - Realista:  un  indicador  es  realista    cuando  de  los  indicadores  se  vincula  a  las  posibilidades  efectivas  de  recabarlo  (los  datos  recopilados  deberían  aportar  más valor que lo que cuesta averiguarlos).

Posteriormente asignaría por la nueva aplicación. de se Identificación del trámite/procedimiento dentro de los siguientes ámbitos: . servicio o unidad que instruye el expediente. serán aquellos interesados que. Organismo Público. procedimiento Nº asignado por el Inventario Automatizado Procedimientos Administrativos. acreditaciones. becas y premios serán los beneficiarios.Ámbito de atención al ciudadano y terceros . En ayudas. En el caso de autorizaciones. que será el responsable de dar la información que se requiera por parte del interesado.Ámbito estratégico y de dirección . para realizar la actividad de que se trate. Ente Público de Derecho Privado responsable Centro Directivo responsable Centro directivo.Ámbito operativo .Ámbito de soporte Identificación del trámite/procedimiento dentro de los siguientes ámbitos: Interno Externo Interadministrativo Tipología de tramitación Ámbito o sector de la actividad administrativa al que se refiere Acontecimiento de la vida o hecho circunstancial al que se refiere el procedimiento Aquellos a los que se dirige el procedimiento.SSTT Se especificará el órgano competente para resolver ORGANO QUE RESUELVE 39 .RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              ANEXO I FICHA DESCRIPTIVA DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CAMPOS FICHA VENTANILLA DE SERVICIOS DENOMINACIÓN CÓDIGO IDENTIFICADOR DEL PROCEDIMIENTO ÁMBITO DE ACTUACIÓN 1 EN EL QUE SE ENCUADRA EL PROCEDIMIENTO/ TRÁMITE ÁMBITO DE ACTUACIÓN 2 EN EL QUE SE ENCUADRA EL PROCEDIMIENTO/ TRÁMITE FAMILIA DEL PROCEDIMIENTO MATERIA HECHO VITAL O CIRCUNSTANCIA PERSONAL DESTINATARIOS ORGANISMO RESPONSABLE ÓRGANO GESTOR SSCC-SSTT CONTENIDO Procedimiento afectado por la Ventanilla de Servicios Identificación del trámite. con dirección de correo electrónico y/o número de teléfono ORGANO GESTOR ÓRGANO QUE RESUELVE SSCC . carnés e inscripciones. deban solicitar esos servicios de la Administración Denominación de la Consejería.

una vez transcurrido el plazo sin que se haya resuelto y notificado la resolución por la Administración.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              CAMPOS FICHA FORMA DE INICIACIÓN CANALES DE PRESENTACIÓN ¿QUÍEN LO PUEDE SOLICITAR? ¿QUÉ REQUISITOS DEBE CUMPLIR? CONTENIDO De oficio o a solicitud del interesado Canales o medios de tramitación: presencial/electrónico Identificación de las personas. así como su normativa reguladora Descripción de la tasa Medio de pago. instituciones o colectivos que pueden solicitar el inicio del procedimiento Trámites o exigencias previos tramitación del procedimiento necesarios para la REQUISITOS POSTERIORES Trámites posteriores requeridos tras la realización del trámite DOCUMENTACIÓN A APORTAR Descripción de los documentos que debe aportar el interesado NORMATIVA se incorporará la referencia y el archivo de las bases reguladoras.-3ob-3op-4ob-4op-5ob-5op 40 . orden o resolución. FICHEROS NORMATIVA FECHA DE PUBLICACIÓN EN EL BOLETIN INICIO PLAZO DE SOLICITUD Deberían concretarse las fechas en las que empieza y termina la solicitud FIN PLAZO DE SOLICITUD Plazo de presentación de solicitudes PLAZO DE PRESENTACIÓN PLAZO DE RESOLUCIÓN EFECTOS DEL SILENCIO ADMINISTRATIVO TIENE TASAS S/N Plazo máximo correspondiente que establezca la normativa Efectos estimatorios o desestimatorios. DESCRIPCION TASAS RECLAMACIONES Y RECURSOS NIVEL DE TRAMITACIÓN Medios de impugnación de que dispone el interesado para revisar los actos administrativos. Indicar el nivel de interacción electrónica con los interesados 1-2. o cualquier otra norma que afecte al procedimiento.

AYUDA O PREMIO CORREO ELECTRONICO DE CONTACTO OBSERVACIONES NOTIFICACIONES 41 .RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              CAMPOS FICHA CONSULTA DEL TRAMITE-ON LINE AFECTADO POR EL DECRETO DE SIMPLIFICACIÓN CONTENIDO Existencia de un servicio web y/o URL para consultar los trámites presentados Se Incluirá un listado de los certificados que estén operativos en cada momento. DOCUMENTOS AFECTADOS POR EL DECRETO DE SIMPLIFICACIÓN CUANTÍA DE LA SUBVENCIÓN.

RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              ANEXO II DESCRIPCION DE LA SITUACION NORMATIVA NORMAS DE RANGO LEGAL  NORMAS DE RANGO  OTRAS  REGLAMENTARIO  Normas  especiales  Normas   generales  Normas  Normas  especiales  generales  NORMAS  SUSTANCIALES  NORMAS  PROCEDIMENTALES  NORMAS  COMPETENCIALES  42 .

RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              43 .

RACIONALIZACIÓN Y                                                 SIMPLIFICACIÓN                                              ANEXO III CUADRO DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO (Ej.2.1.3.  REVISION  DE  LA  DOCUMENTACIÓN        DESCRIPCIÓN  ACTIVIDAD  DE  LA  DOCUMENTO  INTERESADO   LA TRAMITACIÓN  OTRAS UNIDADES  TÉCNICO  ADMIVO  AUX  INTERNA  EXTERN A  TIEMPOS  REAL  EFECTIVO                                                              .  RECEPCIÓN  DE  SOLICITUDES  1. Fase de Iniciación) FASE 1: INICIACION  TRÁMITE 1.1.1.1 PRESENTACION DE  SOLICITUDES  1.1: SOLICITUD DEL INTERESADO  ORGANO  RESPONSABLE  DE  ACTIVIDAD  1.

RACIONALIZACIÓN Y                                               SIMPLIFICACIÓN                                              ANEXO IV FICHA DESCRIPTIVA DE LA MEDIDA DE MEJORA Procedimiento Administrativo: Título de la Mejora: Contenido: Unidad afectada por la mejora: Beneficios: Unidad que debe hacer efectiva la mejora:   .

      46 .RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              ANEXO V TERMINOLOGÍA Y LOS SÍMBOLOS PARA EL DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS A TRAVÉS DE FLUJOGRAMAS.

RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              ANEXO VI INDICADORES CLASIFICACIÓN  DEL TIPO DE PROC.  Inscripciones en  registro  INDICADORES DE  GESTIÓN  INDICADORES  ORGANIZATIVOS  Nº de inscripciones  tramitadas  Nº de aplicaciones  Nº de puestos que toman  específicas para la gestión  parte en el procedimiento   del procedimiento   Susceptibilidad de  automatización  (alta/media/baja)   Ratio de concesión = Nº  inscripción concedidas/  tramitadas   Nº de unidades internas  que intervienen en el  procedimiento    Nº de ordenadores con  acceso a aplicaciones  específicas   Grado de simplificación  del procedimiento  (alto/medio/bajo)   Tiempo medio de  tramitación   Nº de unidades externas  que intervienen en el  procedimiento   Nº de ordenadores con  acceso a Internet   Grado de racionalización  del procedimiento  (alto/medio/bajo)   Nº de puestos adicionales  requeridos   Información del  procedimiento que se  puede consultar a través  de Internet  (alta/media/baja)  Posibilidad de  teletramitación  (alta/media/baja)     Nº de trámites o  actividades que se  pueden realizar a través  de la red  Carácter central o  territorial de la resolución  (central/territorial)  Volumen de  documentación a  presentar por el  interesado  (alto/medio/bajo    INDICADORES  TECNOLÓGICOS  INDICADORES  PROCEDIMENTALES  47 .

 certificaciones. Valoración  de  la  idoneidad  de  cada  una  de  las  fases  o  actividades  del  procedimiento  y  diagnóstico  de  la  posible  simplificación  o  eliminación  de  trámites  y  actividades  así  como de requisitos formales y materiales. etc.  actualidad. a la actividad administrativa. si sigue un orden  lógico.  Supresión  de  aquellas  actividades  que  se  dupliquen  o  realicen  innecesariamente.   .  motivaciones.  eficiencia.  documentos  visados.  Establecer  mecanismos  de  aplicación  del  principio  de  accesibilidad  de  las  normas.  derogaciones  expresas  y  de  revisión  periódica  de  la  vigencia.  necesidad  y  oportunidad  de  la  misma  como  forma  de  asegurar  que  la  evolución  del  sistema jurídico no quede por detrás de la realidad política.RACIONALIZACIÓN Y                                                 SIMPLIFICACIÓN                                              ANEXO II RESUMEN DEL PROCESO RACIONALIZACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO: Técnica  cuyo  objetivo  es  la  revisión. fotocopias compulsadas.  procedimentales  y  competenciales).  de  técnica normativa.  NORMATIVA Recopilar las normas aplicables y  clasificarlas  de  acuerdo  con: su  contenido (normas sustanciales.  refundición.  simplificación.  que  no  aporten  valor  añadido.  Simplificación  o  eliminación  de  requisitos  formales  y  materiales  como  duplicados.  económica y social. etc.  Simplificación  a  través  de  codificación. incluso aquellas ocultas o invisibles.  supresión  o  modificación  de  todos  aquellos  parámetros  que  configuran  el  procedimiento  administrativo  para  imprimir  celeridad.  que  ralenticen    o  no  estén  previstas  en  la  normativa  reguladora del procedimiento.  consolidación.  su  carácter  (generales  y  especiales)  o  su  rango  (legal  o  reglamentario).  eficacia.  ETAPAS DESCRIPCIÓN ANÁLISIS (PREGUNTAS)Y DIAGNÓSTICO(RESPUESTAS) MEDIDAS DE MEJORA-INDICADORES (SOLUCIONES) Valoración de la normativa: si está dispersa.  si  es  confusa.  TRAMITACIÓN Determinar las fases que la norma establece para  cada  procedimiento  administrativo  y  las  actividades  o  actuaciones  reales  que  realizan  todas las personas que intervienen en la vida del  mismo.   Realización  simultánea  en  vez  de  sucesiva  de  actividades.  si  ha  sido  varias  veces  modificada.  si  las  personas relacionadas con ella la conocen efectivamente.  de  calidad  normativa.  transparencia y observancia del principio de buena fe.

 inactividad administrativa  o  del ciudadano.  Normalización  de  modelos  de  solicitud.   Debe  cuestionarse  todos  los  documentos  a  aportar  y  su  necesaria  presencia  y/o  sustitución  por  declaraciones  responsables. transporte de documentos.  49 .  con  indicación  de  los  componentes  del mismo y el grado de implicación de cada uno  en  el  desarrollo  del  procedimiento.  Identificación  de  las  fases  donde  se  gastan  estos  tiempos:  esperas.  para  facilitar  su  lectura  y  comprensión.  si  el  número  de  personas implicadas en la tramitación del procedimiento es el  necesario.  a  través  de  técnicas  de  interoperabilidad  o  intraoperabilidad.   Identificar las cargas medias de trabajo.   Agilizar  la  terminación  del  procedimiento    concibiendo  el  silencio  administrativo  exclusivamente  como  garantía  del  ciudadano  y  no  como  privilegio  de  la  administración.  y  tiempo  real  o  tiempo  total  realmente empleado en el trámite. así como los índices  de rendimiento laboral.  Dotar  al  personal  de  estímulos  o  incentivos que creen la posibilidad de establecer un clima o  ambiente de trabajo satisfactorio.  Eliminación  de  aquella  documentación  que  no  sea  estrictamente necesaria para llevar a cabo el procedimiento  o  sustitución  de  la  misma  a  través  de  declaraciones  responsables. etc.  número o participación en el procedimiento.  si  el  perfil  del  empleado  es  el  idóneo  para  la  realización de sus tareas.  y  pueda  recabarse  por  medios  electrónicos.   Formación  del  personal  y  adaptación  de  sus  tareas  a  las  actividades  a  realizar. si  la  comunicación  o  coordinación  son  suficientes  y  adecuadas  para  una  buena  interacción  administrativa. Adaptación  de  los  puestos  de  trabajo  en  el  organigrama.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              DOCUMENTACIÓN PLAZOS Y DURACIÓN ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS Identificar y recopilar todos los documentos que  debe  presentar  el  interesado  y  aquellos  que  elabora  la  administración.  presentados  de  forma  clara. Señalar  el  tiempo  invertido  en  cada  una  de  las  actividades  y  diferenciar  entre  tiempo  efectivo  o  periodo  mínimo  imprescindible  dedicado  específicamente  a  la  realización  de  las  gestiones  propias  del  trámite.  etc.  Nueva valoración de los mismos en cuanto a su contenido. en la fase de terminación del procedimiento.  Valoración  de  las  funciones  de  cada  unidad  interviniente:  si  están perfectamente delimitadas las competencias establecidas  por  la  norma  y  la  responsabilidad  que  lleven  aparejada.   Determinar si los canales o mecanismos de información con  unidades externas también implicadas en la tramitación del  procedimiento.  sin  olvidar  el  derecho  de  los  ciudadanos  a  iniciar  los  procedimientos  mediante solicitudes personalizadas.         Valoración de los  tiempos invertidos en cada actividad: si es el  tiempo  exigido  y  recomendable  o  si  sobrepasa  los  límites  temporales  que  atiendan  al  principio  de  celeridad  alargando  injustificadamente  la  duración  del  procedimiento.  asegurando  la  normalización  documental  o  la  homogeneización  del  diseño  de  todos  los  formularios  asociados  a  los  procedimientos  administrativos.  Controlar el cumplimiento de tiempos.   Supresión  de  la  obligación  de  presentar  aquella  documentación  que  obre  en  poder  de  la  administración.  si  los  puestos que participan en el procedimiento son los idóneos.    Establecer  canales  telemáticos  de  comunicación  que  disminuyan  los  tiempos  de  intercambio  de  información.  así  como  todas  las  unidades  internas  o  externas  a  la  administración  señalando  en  cada  una  de  las  actividades quién o quiénes las llevan a cabo y si  el  ciudadano  interacciona  con  la  administración  en las distintas fases del procedimiento.  Estandarización  de  documentos  que  cumplan  con  los  requisitos formales y sustantivos exigidos por la  normativa.  Establecer  mecanismos  de  impulso  y  fomento  de  la  terminación  convencional  del  procedimiento  en  el  momento  de  la  propuesta  o  de  la  resolución    a  tenor  del  artículo 88 de la Ley 30/92. Determinar  el  órgano  responsable  de  la  tramitación.  con  indicación  de  la  actividad a la que dan soporte Valoración del formulario o modelo de solicitud: debe recabar  información  sobre  unos  campos  mínimos  que  recojan  los  datos  necesarios  para  la  iniciación  del  procedimiento.

  Identificar  las  actividades  de  los  procedimientos  que  no  generan valor añadido. orientar al personal sobre las nuevas maneras de actuar que hayan resultado del proceso de racionalización así como en la formación del nuevo personal. etc.   Comprobar  si  el  personal  cuenta  con  recursos  en  cantidad  suficiente.Descripción  gráfica  del      procedimiento:  flujograma  50 .   Disponer  de  herramientas  o  programas  informáticos  específicos o idóneos para el desempeño.    si  presentan  demoras en la producción de informes o en la consecución  de  los  resultados.  Implantación  progresiva  de  la  administración  electrónica   garantizando  que  los  ciudadanos  puedan  relacionarse  con  la  administración  por  medios  electrónicos  para  obtener  informaciones.  si  su  uso  es  complejo. medio o bajo).  software  básico.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              TICS COSTES Señalar  las  aplicaciones  tecnológicas  con  que  cuenta  cada  unidad  interviniente:  ordenador.  internet.  así  como  el  grado  de  utilización  de los mismos (alto. una vez aplicadas al mismo las medidas de mejora detectadas que servirá al servicio gestor de guía para llevar a  cabo sus actividades en el futuro.     2.  1.  correo  electrónico.  al  ciudadano  y  a  las  empresas.Normativa aplicable  6. integradas en un  único  sistema  de  manera  que  permitan  el  intercambio  de  datos  de  forma    o  intercambiar  datos  con  otras  administraciones.  Implantación  de  aplicaciones  específicas  de  apoyo a  la gestión de los procedimientos.  aplicación  específica  para  la  gestión  del  procedimiento.  capacidad  y  rapidez  de  los  equipos  utilizados.  Especial atención de las cargas al ciudadano.  Establecer  cuáles  son  los  costes  reales  que  los  procedimientos generan en cada una de sus fases  a  la  Administración.  si  éstos  son  idóneos  para  la  realización  correcta  u  óptima de cada actividad o trámite a desempeñar.  si  requieren su sustitución. MANUAL DE TRAMITACIÓN:   Documento que integra toda la información disponible sobre la tramitación del procedimiento.  realizar  consultas  y  alegaciones  o  formular  su  solicitud.  y  si  responden  a  las  necesidades  del  procedimiento  y  a  las  demandas del ciudadano.Ficha descriptiva  3. valorando la  calidad.  Reducir el coste de las etapas que suponen niveles altos de  gasto así como identificar aquellas otras que se encuentren  en situaciones más críticas para dotarlas de más recursos.Denominación.Organización  5.  si  es  necesaria  su  actualización.Objeto  4.Despcripción textual de la tramitación  7. si se conoce por el  personal  su  manejo.

  telemática.Tipos  de  impugnación  y  órgano  que  la resuelve.Lugar presentación solicitudes de 7.Objeto 3.Denominación   2. 51 .Documentación requerida 5.Normativa aplicable 6. 9.RACIONALIZACIÓN Y                                                SIMPLIFICACIÓN                                              GUÍA DEL PROCEDIMIENTO:   Documento que  recoge brevemente la  información  de carácter externo  para que el  ciudadano  comprenda qué es  lo  que quiere la Administración.Plazo  normativo  para  resolver 12.Beneficiarios/Destinatarios: requisitos a cumplir 4. qué objetivos  persigue y el por qué  de cumplir uno  u otro  trámite.  telefónica.Órgano  competente  para  resolver 11.Centro  directivo  responsable  de  iniciación  e  instrucción 10.Plazo de 8.Presentación  de presentación de  la  solicitud:  de solicitudes presencial. sepa dónde dirigirse y cumpla con los requisitos legalmente establecidos 1.