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Administración y

productividad
Herramientas de planificación y
control

Nombre: Marco Bravo- Víctor Pinto.
Sección: 400
Profesor: Hernán Peralta
Fecha: 27-04-15

Un sistema de control eficaz es aquel que facilita el logro de los objetivos. . ya que busca la alternativa más adecuada a la situación que se presenta. Las herramientas que veremos a continuación tienden a mejorar el trabajo del administrador. aumentando la productividad y desempeño laboral. la planeación es fundamental para el éxito de la misma y base para las demás áreas involucradas como las administrativas y operacionales. necesarios para alcanzar dichos objetivos. Cualquiera que sea el tamaño de la empresa o compañía.Introducción La planeación también conocida como planificación o planeamiento. debido a esto minimiza los riesgos del fracaso. Los gerentes deben participar en la función de control aunque sus unidades se estén desempeñando según lo planeado. se establecen objetivos (dónde queremos llegar) y se definen las estrategias y cursos de acción (cómo vamos a llegar). es el proceso a través del cual se analiza la situación actual. El control es el proceso que consiste en supervisar las actividades para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa.

considerar los impactos de éstos. mediante el control. hay programas concretos de acción para conseguir las metas.2 Desarrollo PLANEACION dentro de la administración Como ya se mencionó este proceso tiene que ver con definir las metas de la organización. Como planean los administradores o gerentes La planeación es la principal de las funciones de los gerentes. identificamos las desviaciones y emprendemos las medidas correctivas. porque establece la base para las demás actividades de los gerentes. En ésta planeación se definen metas específicas que abarcan varios años y se escriben y participan a los integrantes de la organización.  Reduce la superposición y el desperdicio de actividades. Sin planeación no habría manera de controlar.  Establece las metas o criterios de control. Ésta forma de planeación se utiliza en empresas pequeñas. Metas y planes en la planeación . Objetivos de la planeación  Marca una dirección para todos los integrantes de la organización. En la planeación informal nada está escrito y hay pocas metas que se compartan en la organización. En la planeación establecemos las metas y los planes y luego. En éste informe nos vamos a referir a la planeación como la planeación formal. La planeación es formal o informal. Además.  Reduce la incertidumbre al obligar a los gerentes a mirar hacia delante. La planeación se ocupa tanto de los fines como de los medios. anticipar los cambios. comparamos el desempeño con las metas. establecer una estrategia general para alcanzarlas y trazar planes para integrar y coordinar el trabajo de la organización.

 Metas estratégicas: Atañen a otras áreas de su desempeño. Tener presente que los objetivos reales y declarados difieren. Clases de metas  Metas económicas: Se relacionan con el desempeño financiero de la organización.  Metas reales: Son las que realmente se persiguen. Planes de largo plazo: El horizonte temporal pasa los 3 años. especificidad (direccionales o concretos) y frecuencia (únicos o permanentes). Planes específicos: Son detallados sin margen para interpretaciones. Marcan la dirección de todas las decisiones administrativas y constituye los estándares con los que se miden los logros reales del trabajo. Planes operativos: Especifican los detalles de cómo van a alcanzarse las metas generales. es importante para entender. plazo (corto o largo). Tipos de planes Se diferencian según su línea estratégica (estratégicos u operativos).  Metas declaradas: (anuncios oficiales que la organización dicta y quiere que los interesados consideren como sus objetivos) Pueden entrar en conflicto o sufrir un influjo excesivo de lo que la sociedad cree que deben hacer las organizaciones. así como la asignación de recurso. definidas por las prioridades de las organizaciones y por tanto por los actos de los integrantes. fijan sus metas generales y tratan de posicionarla en su contexto. calendarios y otras acciones necesarias para concretar las metas. Planes estratégicos: Se aplican a toda la organización.Las metas son los resultados deseados por la organización. fijan metas generales. lo que de otra manera parecen incongruencias administrativas. 3 Los planes son documentos en los que se explica cómo se van a alcanzar las metas. Planes de corto plazo: Abarcan 1 año o menos. 4 . son los objetivos.

El proceso de control  Medición del desempeño real  Comparación de éste con un estándar  Toma de medidas administrativas para corregir desviaciones. los gerentes eficaces deben efectuar un seguimiento para asegurarse que se está haciendo lo que se debía hacer y que se están logrando los objetivos. Para que esto no suceda. Por ello. Control dentro de la administración Es importante porque es el vínculo final en las funciones de la gerencia. y encauzan las actividades que se realizan repetidamente. Plan único: Está destinado a satisfacer las necesidades de una sola ocasión. Muchos gerentes se niegan. es el empowerment (darle poder a los empleados). los gerentes deben desarrollar un sistema de control eficaz que proporcione información sobre el desempeño de los empleados. Sólo establecer objetivos y hacer que los empleados los acepten no es garantía de que se han llevado a cabo las acciones necesarias para lograrlos. no tendrían forma de saber si sus objetivos y planes van de acuerdo con lo previsto ni que acciones deben tomar en el futuro. Es la única forma que tienen los gerentes de saber si los objetivos planteados se están cumpliendo. Planes permanentes: Son continuos. Si los gerentes no ejercieran control. La razón final del control. temen que éstos cometan algún error del cual ellos se deban hacer responsables. 5 Herramientas para el control operacional . Otra razón. es la protección de la organización y el centro de trabajo.Planes direccionales: Son flexibles y establecen lineamientos generales.

Rentabilidad. indicando cuáles son importantes y cuantos recursos se debe asignar a cada una. Y para ello.      Controles financieros: Uno de los propósitos fundamentales de toda empresa es obtener una utilidad. Está enfocada hacia la medición del desempeño de la organización más allá de la perspectiva financiera. se los puede considerar una herramienta de control. comparar y tomar medidas como parte del proceso de control. Los datos son hechos sin procesar y se convierten en información una vez analizados y procesados. Procesos internos y empleados. Sin información. inventarios. etc. Apalanca. Sistemas de información de la gerencia (MIS): Sistema que se utiliza para proporcionar a la gerencia información necesaria de manera regular. Los gerentes necesitan información para supervisar el desempeño de la organización y controlar sus actividades. EVA Y MVA: El concepto fundamental de estas herramientas financieras es que se supone que las empresas reciban capital de inversionistas y lo hagan valer más. Innovación y Crecimiento. Un MIS tiene datos organizados de manera coherente y acceso a la información en un tiempo razonable. los presupuestos también se usan para el control ya que proporcionan estándares con los que se puede medir y comparar el consumo de recursos. Los gerentes deben desarrollar metas en cada una de las 4 áreas y medidas para determinar si esas metas se cumplen. deuda. tendrían dificultades para medir. los gerentes necesitan controles financieros. Estas razones se calculan usando la información de los estados financieros de la organización y los gerentes las usan como instrumentos de control interno para vigilar qué tan eficiente y provechosamente usa la organización sus activos. Controles de información: La información es decisiva para supervisar y medir el desempeño de una organización. Análisis de razones: Liquidez. Al señalar las desviaciones entre el consumo estándar y el real. Análisis de presupuestos: Son herramientas de planeación. Financiera. Tarjeta de puntaje equilibrada: Divide la organización en 4 grandes áreas de desempeño (clientes. Un MIS se centra en proporcionar información a los gerentes. Los gerentes necesitan la información correcta en el momento oportuno y en la cantidad adecuada. ya que proporcionan una dirección a las actividades a realizar. Sin embargo. no simplemente datos. Actividad. 6  Patrón de referencia: .

El patrón de referencia es el estándar de excelencia con el que se mide y se compara.El uso del benchmarking consiste en la búsqueda de las mejores prácticas entre competidores y no competidores. Pero los gerentes no sólo deben buscar las mejores prácticas en otras organizaciones. • • • • • • Programación (Gantt. de carga y PERT) Análisis del punto de equilibrio Programación lineal Teoría de filas de espera Teoría de probabilidades Simulación 7 Programación (carta Gantt) . para alcanzar un excelente desempeño. sino también es importante que se busquen dentro de su organización. Herramientas para la planificación operacional Como se mencionó al inicio de este informe el enfoque de la planificación será netamente llevado a la perspectiva de la elaboración de un proyecto.

Diagrama proyectos     de Gantt-planificación y seguimiento de Henry Gantt asistente de Frederick Taylor. etc. Gráfica de barras con el tiempo en el eje horizontal y las actividades que hay que programar en el eje vertical. Se ilustra cuando hay que hacer las tareas y se compara ese dato con el avance real. (Actividad a tiempo. 8 Análisis de Red PERT . Se compara la producción actual y la planeada con el paso del tiempo.). retrasada.

9 . lo que permite a los administradores contar con un modelo de optimización que entregue la solución óptima de una secuencia de actividades ene le tiempo que deben realizarse para finalizar el plan de acción. Esta herramienta también facilita las actividades de control. y también permite la red de PERT programar un proyecto por adelantado y calcular el tiempo necesario para su finalización. viéndose la diferencias de tiempo en avances.La red de PERT es una herramienta cualitativa de planificación y control. permitiendo la comparación del tiempo de lo planeado con lo real.

Ejemplo diagrama Pert 10 .

Ejemplo: Enumerar modos de fallo Nuestro equipo de expertos ha acordado que los fallos potenciales de nuestra lámpara son los siguientes: • Que se rompa el interruptor y no se encienda la bombilla (fallo funcional). más difíciles de detectar o más frecuentes. • Que se rompa la estructura de la lámpara (fallo funcional). • Que se rompa el cristal-carcasa que protege la bombilla (fallo estético). bien por tener muy poco impacto negativo o bien porque son fáciles de detectar por la empresa antes de sacar el producto al mercado-. obtendremos una lista que nos servirá para priorizar cuáles son los modos de fallo más relevantes que debemos solventar -bien por ser más peligrosos. A partir de ahí. • Que el usuario ponga una bombilla de demasiada potencia y se derrita el casquillo por el calor (fallo funcional y de seguridad por un mal uso).-El AMFE o Análisis Modal de Fallos y Efectos El Análisis Modal de Fallos y Efectos es una metodología que se aplica a la hora de diseñar nuevos productos. Su finalidad es estudiar los posibles fallos futuros (“modos de fallo”) de nuestro producto para posteriormente clasificarlos según su importancia.y cuáles son los menos relevantes de los cuáles no nos debemos preocupar -bien por ser poco frecuentes. 11 . servicios o procesos. más molestos para el usuario. • Que haya un cortocircuito en los cables (fallo funcional y de seguridad) • Que se caiga al suelo la lámpara y se rompa la bombilla (fallo funcional por un mal uso). .

en la etapa de desarrollo el producto que está siendo diseñado sólo generará pérdidas. cuando llega la etapa de madurez y el declive el producto cada vez dará menos ingresos hasta que llegue un momento en el que deba ser renovado o retirarse. a partir de ahí decidir si es rentable sacarlo al mercado o no. Como se puede apreciar en el gráfico. Una vez ya lanzado. posteriormente en el lanzamiento del mismo se generarán más costes que ingresos por los costes de marketing y de introducción del nuevo producto al mercado.CCV – Análisis del coste de ciclo de vida El Análisis del coste de ciclo de vida de un producto o servicio se define como una herramienta que permite analizar a lo largo del tiempo la evolución de ingresos y gastos que nos va a dar un determinado producto para. 12 . se espera que el producto llegue un momento que empiece a dar beneficios a la empresa y que estos superen a los costes de las etapas anteriores. Por último.

en español llamada Lienzo de Modelo de Negocio. alianzas y estructura de costes. propuestas de valor. actividades clave. como vamos a llegar al cliente. quienes van a ser nuestros proveedores… Para poder ayudarnos en este complicado proceso existe una herramienta llamada Business Model Canvas (BMC). flujos de ingresos. 13 . canal. se trata de un lienzo que tiene 9 bloques que representan las áreas clave de una empresa y que tenemos que desarrollar y desglosar para poder tener claro nuestro modelo de negocio. como a quién vamos a dirigir el producto.Lienzo de Modelo de Negocio – BMC Supongamos que hemos elegido la idea con la que vamos a emprender. relación. Estos nueve bloques son: clientes. recursos clave. Es una herramienta muy básica y ágil para diseñar e innovar en el modelo de negocio y así mismo ayudarnos a desarrollar nuestra estrategia. una vez que está clara hay que responder a muchas preguntas. como vamos a ofrecer valor para diferenciarnos de nuestra competencia.

14 .AnálisisFODA También conocida como matriz FODA o en ingles SWOT. Fortalezas y Amenazas. Es la herramienta estratégica por excelencia más utilizada para conocer la situación real en que se encuentra la organización. Oportunidades. La situación interna se compone de dos factores controlables: fortalezas y debilidades. a efectos de determinar sus Debilidades. mientras que la situación externa se compone de dos factores no controlables: oportunidades y amenazas. y es una metodología de estudio de la situación competitiva de una empresa en su mercado (situación externa) y de las características internas (situación interna) de la misma.

los proceso que estemos analizando. 15 . con el fin de mejorar o resolver un problema de algún sistema.Diagrama de flujo Esta herramienta representa mediante el uso de figuras geométricas.

Conclusión Si bien actualmente se puede cuestionar el proceso de planificación y control como procesos de rigidez bastante altos y que no se adaptan a los cambios que puedan surgir mediante la ejecución y puesta en marcha del proyecto. son elementos de suma importancia para la persecución y logro de las metas de la empresa. esto quiere decir que se tomarían decisiones a medida que los problemas o necesidades van apareciendo. no se seguiría un plan estratégico que analizara cada una de las tareas a ejecutar lo que definitivamente llevaría al completo desorden o a la desorganización total de los equipos de trabajo debido al desconocimiento de las tareas y por consecuencia el desconocimiento de costos y gastos propios de la operación. etc. ósea se actuaría solo en la medida en que existieran cosas por resolver. tiempo. si no existe un plan que permita controlar las tareas que se están llevando a cabo no se puede saber con certeza cuál es el grado de avance que se está teniendo o no se puede saber si se está siendo eficiente en cuanto a la utilización de recursos. 16 . se puede concluir que mediante las herramientas estudiadas se puede llegar al logro y cumplimiento de metas ejerciendo un buen liderazgo de la mano de los elementos que componen la administración. Por lo tanto. ya que son conceptos relacionados con el orden y el buen mantenimiento del sistema productivo. mano de obra. si no existe planificación se actuaría de forma reactiva. algo similar ocurre con la falta de control.

mx/content/catalogo/diplanes/modulos/mod2/l1t3m 2.pdcahome.htm http://www. y Coulter.slideshare.cdt. 10ª edición.com/ccv/ http://www.com/materias/importancia-de-la-planificaciony-control-de-la-produccion/0 http://es. M.anahuac.kioskea.P.net/chaviz/9-herramientas-de-planificacin-3177292 Robbins.cl/2005/10/herramientas-de-vanguardia-en-planificaciony-control-de-proyectos-de-construccion/ http://www. Administración.buenastareas.de/planificacion/ http://www.net/contents/580-diagrama-de-gantt http://uva. 17 .Bibliografía http://definicion.com/que-es-un-diagrama-de-flujo/ http://es.aiteco. S. (2010).

9...4 Programación (Carta Gantt)……………………………………….8 Lienzo modelo de negocios BMC……………………………….……………………………………………2 1..17 .0 Desarrollo…………………………………………………………….13 1.…………………………………..16 3..…….7 Análisis coste ciclo de vida….3 1.8 1..1 Planeación…………………………………………….9 Análisis FODA…………………………………………………….5 Análisis Red PERT…………………………………………………..0 Conclusión…………………………………………………………...……………..1 Herramientas para el control……………………………………6 1..7 1..Indice Introduccion…………………..2 Control………………………………………………………….14 1.5 1..1 Diagrama de Flujo………………………………………………15 2.…….0 Bibliografía………………………………………………………….6 AMFE……………………………………………………………….9 1.3 1.12 1.2.3 Herramientas para la planificación………………………….11 1.