PRODUCTIVIDAD PERSONAL Y GESTIN EFICAZ DEL

TIEMPO
60 / 3600 / 86400 / 31536000

INDICE

1. LAS RAZONES DEL XITO

1.1. Sabemos qu queremos?
1.2. El Plan de accin
1.3. Concentrar esfuerzos
1.4. La Gestin del Tiempo
1.5. Hacer bien lo que se hace
2. CMO PUEDO SER MS EFICAZ: AUTOCONTROL DE PENSAMIENTOS
-----------8
2.1. Anticipacin de esfuerzo y costo ------------------------------------------------8
2.2. La dispersin de pensamiento ----------------------------------------------------9
2.3. Falta de previsin y supervisin-------------------------------------------------10
2.4. La postergacin
---------------------------------------------------------------------10
2.5. Superar el pensamiento ineficaz------------------------------------------------12
3. PLANIFICACIN, PROGRAMACIN Y GESTIN DEL TIEMPO
----------------------13
4.1. Planificacin------------------------------------------------------------------------13
4.2. Programacin
-----------------------------------------------------------------------13
4.3. Normas para programar el tiempo----------------------------------------------14
4.4. Tcnicas de programacin
--------------------------------------------------------16
4. LEYES SOBRE EL
TIEMPO----------------------------------------------------------------20
5. GESTIN ANTICIPATIVA Y REACTIVA
-------------------------------------------------24
6. LOS LADRONES DE TIEMPO
-------------------------------------------------------------27
6.1. Las interrupciones-----------------------------------------------------------------27
6.2. El telfono--------------------------------------------------------------------------28
6.3. Objetivos y prioridades confusos y cambiantes
-------------------------------29
6.4. No autoimponerse fecha lmite
--------------------------------------------------29
6.5. Delegacin insuficiente-----------------------------------------------------------29
6.5. Entorno desordenado
--------------------------------------------------------------29

6.6. Trabajar en ambientes inadecuados

--------------------------------------------30
6.7. No saber decir NO
---------------------------------------------------------------30
6.8. No tener organizacin ni planificacin-----------------------------------------31
6.9. Pasar de un tema a otro sin establecer prioridades
--------------------------31
6.10. Distractores
------------------------------------------------------------------------32
7. BIBLIOGRAFA
-----------------------------------------------------------------------------33
8. EJERCICIOS
--------------------------------------------------------------------------------34

TEMA 1: LAS RAZONES DEL XITO

Parece ser que una de las razones ms frecuentes del fracaso y de la
sensacin de infelicidad del ser humano es la carencia de objetivos
claramente definidos. Los psiclogos sealan que el xito y la felicidad se
alcanzan slo con el logro de los objetivos personales. Estos objetivos
requieren, para ser alcanzados, la realizacin de determinadas actividades. Y
cada una de estas actividades exige, a su vez, tiempo.
EL XITO REQUIERE:
Tener muy claro lo que se busca.
Establecer planes para alcanzarlo.
Concentrar los esfuerzos en su logro.
1.1. SABEMOS QU QUEREMOS?
Demasiadas veces nos conformamos en reaccionar a lo que ocurre, sin
molestarnos en establecer previamente un plan. La consecuencia habitual es
que no se logra el resultado deseado. Las cosas no suceden solas. Suceden

porque alguien hace que sucedan.

Otra caracterstica esencial es el compromiso con uno mismo en alcanzar los

propios objetivos. Cabra decir que una de las diferencias entre el triunfador y
el fracasado es que el primero no le importa hacer cosas que no le gustan,
porque tiene muy claro que sin ellas no alcanzara los objetivos que se
propone y que s le gustan.
No es suficiente tener sueos, esperanzas o aspiraciones vagas. Estos no son
objetivos. Los objetivos son concreciones especficas acerca de los
resultados deseados, con los cuales se siente uno comprometido.
La mayora de las personas no se preocupa demasiado de los objetivos.
Simplemente, responde a los hechos de cada da; o reacciona, a las demandas
y a las presiones de la gente o de las cosas.
1.2. EL PLAN DE ACCIN
No es suficiente saber qu es lo que uno quiere (tener bien definidos los
objetivos). Hay que ir a por ello. Pero NO de cualquier manera. No se
trata de trabajar ms, sino de hacerlo de forma ms eficiente. Para ello es
imprescindible seguir un plan de accin lgico, coherente con los objetivos y
adaptado a cada una de las circunstancias.
Programar las 24 horas del da sin darse un tiempo para respirar y sin reservar
parte del tiempo para imprevistos es un error. Pero el error ms frecuente que
nos afecta a todos es no programar, no anticipar tiempos,
esfuerzos, recursos ni imprevistos. Y cuando programamos
acostumbramos a basarnos en la intuicin y, por lo tanto, sin priorizar ni
atender a nuestros momentos de mximo rendimiento, asignando los mismos
tiempos a todas las tareas con independencia de la complejidad e importancia
de cada una.
EFICIENCIA O EFICACIA?

La eficiencia consiste en hacer bien lo que se hace; el menor costo posible

(de dinero, de tiempo). Es positiva, por supuesto, pero no garantiza
resultados.
Se limita a hacer bien lo que se hace. La persona eficaz, ante todo, hace lo
que DEBE HACER. Tiene en mente los resultados que desea alcanzar, lo que le
facilita el acercarse a ellos.
La eficiencia se centra en el mtodo, en el cmo. La eficacia, en el fin.
1.3. CONCENTRAR ESFUERZOS
Una vez elaborado el Plan de accin, hay que seguirlo. De poco sirve una
buena programacin si luego no es seguida de forma constante. Todos
sabemos que es contraproducente trabajar en cualquier actividad de forma
continuada, sin programar descansos. Tambin sabemos que el simple
cambio de actividad nos proporciona una oportunidad para descansar. En
este caso el riesgo est, o en no parar ni un solo momento, o bien, en
pasarnos en el extremo opuesto, descansar cada diez minutos o cambiar
continuamente de actividad. En el primer caso, llegar un momento en el
que no seamos capaces de ser productivos por agotamiento fsico y mental.
Y en el segundo caso, nos imponemos de manera continua una barrera a la
concentracin.

1.4. LA GESTIN DEL TIEMPO

La clave del xito de cualquier persona es el modo en que administra su
tiempo. Porque lo que acaba contando no es lo mucho que se ha
trabajado, sino lo que se ha terminado, lo que ha dado lugar a
resultados concretos. Son estos resultados lo importante, no las actividades
que se desarrollen para alcanzarlos. La eficacia slo se puede alcanzar
mediante una correcta administracin del tiempo del que se dispone. La
mayora de nosotros solemos perder del orden de tres horas al da.
Obviamente no se trata de una prdida voluntaria, incluso inconsciente.
Hemos perdido parte de l a causa de hbitos que resultan inadecuados, de
trabajo realizado de modo negligente, de actividades desarrolladas con una
perfeccin innecesaria, o que ni siquiera hubiera resultado necesario
emprender. Hemos empleado mal nuestro tiempo porque nos hemos olvidado
de nuestros objetivos, de nuestras prioridades, porque no hemos planificado,
o porque no hemos respetado las previsiones establecidas.

Es el trabajo pendiente, y no el realizado, el que cansa y da

origen a muchos cuadros de estrs.
QU ES UNA PRDIDA DE TIEMPO? Slo uno mismo puede determinarlo.
Cualquier cosa puede ser una prdida de tiempo. Perder el tiempo significa,
simplemente, hacer algo que es menos importante que otra cosa que se
pudiera hacer en su lugar. La importancia est determinada en funcin de los
objetivos.
Gobernar el tiempo supone responder continuamente a la pregunta cul es la
mejor manera de aprovechar este minuto? Para ello es preciso tener en mente
lo que se est tratando de llevar a cabo. Hay que definir los objetivos,
analizar las actividades y programar el tiempo. Y realizar luego, lo que se ha
previsto hacer, o algo ms importante todava.
Gestionar el tiempo requiere PLANIFICAR, ESTABLECER OBJETIVOS,
PRIORIZAR ACCIONES. El tiempo es un recurso escaso y adems es
absolutamente diferente de todos los que estamos habituados a manejar. Ni

siquiera el dinero, recurso deseado por todos y de difcil manejo, presenta

tanta complejidad en su utilizacin. Es por encima de todo un recurso:

Igualitario
Inelstico
Indispensable
Insustituible
Inexorable

1.5. HACER BIEN LO QUE SE HACE

Si invertimos tiempo y esfuerzo en hacer algo, la lgica nos indica que lo ideal
es hacerlo bien. Lograr el objetivo siguiendo un nivel adecuado de
calidad.
La experiencia nos permite establecer un grfico que recoge- siquiera sea de
modo intuitivo- cmo vara el valor del trabajo en funcin del tiempo que se
le dedica. El grfico se aplica igual a un trabajo sencillo- por ejemplo, hacer
una taza de caf o lavar nuestro coche- que a una tarea ms complejapreparar una estrategia de marketing.
Veamos cmo evoluciona el valor de la tarea a medida que invertimos tiempo
en ella. Inicialmente la tarea va consumiendo tiempo, sin variar
prcticamente su valor, que sigue siendo nulo: el coche de nuestro ejemplo
sigue sucio o la taza de caf sin hacer. Del plan de marketing no existe sino la
solicitud y algunos datos como mucho.
De modo progresivo, en una segunda etapa, va apareciendo un valor cada
vez mayor en nuestro trabajo, que va tomando forma aunque falten cosas. El
coche empieza a verse limpio; y el plan de marketing va cogiendo forma,
aunque le falten algunas concreciones.
Pero llega un momento en el que, visiblemente, a un determinado aumento
de tiempo invertido en la tarea no corresponde otro equivalente del valor
de lo realizado: podemos aadir pocos anexos que mejoren nuestro plan de
marketing.
Si damos la tarea por terminada en un estado inicial, es evidente que el
trabajo queda incompleto. Es lo que se conoce habitualmente como
chapuza. Resulta poco rentable, porque hemos obtenido poco valor del
trabajo realizado. El cociente Valor/ Tiempo es bajo.
La ltima parte de la curva, donde tiende de nuevo a buscar la horizontal, es
una zona que cabra denominar perfeccionismo: el producto es cada vez
mejor, pero el esfuerzo que supone lograr esta mejora vuelve a resultar
claramente poco rentable. El cociente Valor/ Tiempo es, nuevamente, bajo.
Entre una y otra zona se encuentra lo que podramos llamar zona de
eficacia. El punto de rentabilidad mxima vendra definido,
matemticamente, por la tangente a la curva desde el origen. Para este punto
se hace mximo el cociente Valor de la tarea/ Tiempo invertido.

Hay personas que tienden, por naturaleza, hacia la chapuza o hacia el

perfeccionismo. Pero existe una tendencia que nos afecta a todos: ser
perfeccionistas en tareas que exigen poco tiempo, y chapuzas
probablemente, a nuestro pesar, porque se nos echa encima un plazo- en
las que exigen largos perodos de tiempo o no nos atraen demasiado-.
En resumen: la forma de mejorar nuestro uso del tiempo no est, como
muchos suelen creer, en dedicar menos tiempo a cada actividad, sino en
invertir en cada una lo necesario. Que a veces ser ms de lo que
actualmente dedicamos en actividades largas e importantes-; y en otros
casos puede ser disminuido o reducido a cero.
Las actividades se pueden clasificar segn su grado de importancia para la
consecucin de nuestros objetivos. Segn esto haz las actividades ms
importantes tan bien como sea posible y las nada importantes tan rpido
como puedas.

Ejercicio1.1 Definir claramente sus objetivos personales (empresariales,

familiar y social).
Objetivos empresariales
1.2.3.Objetivos familiares
1.2.3.Objetivos sociales
1.2.3.Ejercicio 1.2 Establecer claramente planes para alcanzar los objetivos
personales
Planes empresariales

Planes familiares

Planes sociales

Ejercicio 1.3 De qu manera realizar la concentracin de esfuerzos, para

alcanzar los objetivos personales.
Ejercicio 1.4 Qu caracteriza a las personas que no saben lo que quieren o
fracasada?
Cuando se puede decir que una persona es reactiva?
cuando se puede decir que una persona le falta compromiso con lo que
hace?
8 caractersticas de un fracasado...
El fracasado
Hay 8 caractersticas muy definidas que si no son trabajadas
personalmente, con el fin de erradicarlas de nuestras vidas nos conducirn
al fracaso. Estas son:
1.- PESIMISMO: Tendencia a ver las cosas por el lado ms
desfavorable.

Sinnimos: Melancola, desilusin, desnimo, abatimiento, negatividad,

desesperanza, consternacin.
La gente pesimista, generalmente se siente frustrada, y genera frustracin,
a todo aquel que le escucha hablar, le ve actuar, y lo observa todas las
caractersticas pesimistas que le acompaan.
Las personas pesimistas, por lo general no hay nada que ellos disfruten
plenamente, siempre hay algo malo, que buscar en cualquier cosa, por lo
general la gente as, terminan siendo gran parte de sus vidas infelices,
porque no saben aprovechar las oportunidades de la vida, y disfrutarlas al
mximo.
Todos los seres humanos, pasamos por momentos de dolor y de
profunda afliccin, pero la forma cmo nos enfrentamos a esas
situaciones, determinarn como afrontaremos la vida, si con
optimismo, o con pesimismo.
No puedes pasar la vida creyendo que siempre te ir mal, que nada
funciona, que de nada sirve seguir, que todo es un fracaso, que no sirves
para nada, que no importa nada, ni ninguna de estas cosas deben estar
frecuentemente en tu mente, porque estas formas de pensamiento,
marcarn pautas para determinar tus decisiones, tus acciones, tus
conversaciones, y tu futuro en general.
2.-ORGULLO: Estimacin propia excesiva.
Sinnimos: Soberbia, fatuidad, vanagloria, vanidad, engreimiento,
arrogancia, altivez, jactancia, envanecimiento, pedantera.
La Altivez, y el orgullo, jams, te ayudaran a mantener una postura amable,
para con otros, no podemos pasar la vida, presumiendo ser algo, que de
verdad, si te vas al fondo al tratar de pensar acerca de ti mismo,
comprenders, que no eres muchas veces, lo que deseas demostrarle a los
dems que eres.
De nada sirve, intentar demostrar ser mejor que los dems, en una, o en
varias, o en todas las reas de la vida, si por dentro realmente, te sientes
que no vales nada, o no sirves para nada, pero sientes la necesidad de
humillar a otros, para poder sentirte que son peores que t.
Necesitas aprender que detrs del orgullo, no hay absolutamente nada til,
ni las relaciones interpersonales, ni una sana autoestima, ni una imagen
correcta para las personas que te conocen.
"Cambia tu manera de pensar, y cambiara tu manera de hablar, de decidir,
y de vivir"
3.-COMPLEJOS: Ideas y tendencias que actan en el subconsciente,
e influyen en la personalidad.
Sinnimos: Mana, trastornos.
Los Complejos, son una caracterstica que frecuentemente observamos en
las personas, muchas veces no nos aceptamos en algunos de los aspectos
de nuestras vidas, bien sea como personas, como individuos de un
determinado gnero o sexo, en cuanto a nuestra raza, condicin social,
grupo familiar, etc.
Necesitamos aprender a aceptarnos a nosotros mismos, tal cual
somos, y podemos trabajar conscientemente en lo que podemos
cambiar de nosotros mismos para mejor, pero aprender a
aceptarnos, y valorarnos tal cual somos.
Los complejos, hunden al que los tiene, de una manera rotunda, difcil de
restaurar prontamente, y provocan en los individuos, una marcada

desilusin acerca de quines son, como son, y todo lo relacionado con su ser
interior y su apariencia externa.
4.- TRAUMAS: Choque emocional.
Sinnimos: heridas, trastornos.
Los Traumas, son experiencias dolorosas que nos han marcado en una
determinada etapa de nuestras vidas, pero no podemos, hacer que esos
traumas perduren para siempre en nuestra mente, en nuestros
pensamientos, en nuestras emociones, en nuestros sentimientos, en
nuestras tomas de decisiones, y en nuestra manera de vivir.
Debemos, aprender las maneras adecuadas, de buscar ayuda en esas reas,
que no nos dejan sanar las heridas emocionales del pasado, y aprender a
enterrar nuestro pasado, y proseguir hacia lo que tenemos por delante.
Las situaciones de nuestro pasado no pueden seguir incidiendo, y muchos
menos decidir nuestro destino, tenemos que aprender a tener dominio, por
encima de nuestras circunstancias. Es necesario que trabajes en esas reas
dbiles, que no te permiten salir adelante, y superar ese momento que cre
un choque emocional, tanto en tu conciente, como en tu inconsciente, y no
te permite avanzar.
5.- DESILUSIN: Prdida de la ilusin. / Desencanto.
Sinnimos: Decepcin, desengao, desencanto, desaliento, frustracin,
amargura.
La desilusin es una manera de encontrarte con tus propias limitaciones, y
no aceptarlas como oportunidades para avanzar, e intentar algo ms, sino
para sentirte desplomado, sin fuerzas, sin oportunidades, y sin poder
conquistar lo que para ti es inconquistable, pero que muchos lo han logrado,
porque se han planteado, el reto de superar sus propias limitaciones.
Necesitas avanzar un poco ms, y levantarte de la desilusin, de esa falta
de sueos, de anhelos, de metas, de objetivos claros, por pensar que ya
nada se puede lograr porque hay barreras, porque hay lmites o porque hay
obstculos.
Las grandes batallas, se han logrado, atravesando nuestras propias
limitaciones, y aun superndolas.
6.- APATA: Falta de energa.
Sinnimos: Indiferencia, insensibilidad, desgana, indolencia, pereza.
La Apata muchas veces no nos permite alcanzar xito, porque
simplemente, nos da igual, hacer o no hacer nada para que se logren
alcanzar nuestros sueos, anhelos, sueos, objetivos o proyectos de vida.
Ser indiferente a lo que podemos resolver no nos conduce a nada, al
contrario, nos hace ser inmerecedores de los logros que otros se proponen
conquistar, trabajan por ello, y finalmente conquistan.
Debemos aprender a no ser personas pasivas, sino siempre ser
personas activas que buscan superar sus circunstancias, renovar
sus fuerzas, levantarse por encima de la indiferencias de otros,

pero estar bien enfocados en lo que realmente desean y luchan por

ello.
7.-AMARGURA: afliccin.
Sinnimos: Tribulacin, Sufrimiento, afliccin, pena, mortificacin, tristeza,
desconsuelo, pesar, angustia, pesadumbre, sin sabor.
La Amargura, es una de las peores clases de sentimientos y emociones, que
el ser humano puede experimentar, las personas que no han podido salir de
su amargura, nunca experimentan felicidad, ni paz, ni amor, ni gozo, ni
ninguna fuente de deseo por ser feliz.
Lamentablemente la gente amargada, nunca reconoce, que ellos mismos
son la fuente de su amargura, sino que siempre buscan la manera de culpar
a los dems, acerca de lo que ellos estn sintiendo, y no saben controlar ni
canalizar.
La principal manera de salir de la amargura, es autoanalizarse y
entender que la primera persona culpable, de este mal en su vida,
es el mismo.
La Amargura puede ser cambiada, si la persona realmente desea cambiar,
puede empezar a poner de su parte, lo primero que debe hacer es dejar de
culpar a los dems, por sus fracasos, y luego aprender a perdonar, y
aprender a cambiar su manera de pensar.
8.- INSEGURIDAD: Falta de seguridad.
Sinnimos: Inestabilidad, desequilibrio, duda, indecisin, titubeo,
incertidumbre, vacilacin, altibajo.
La Inseguridad es un proceso que acontece en nuestras vidas, en algn
determinado momento de la vida, pero no podemos apropiarnos de la
inseguridad y sentirnos inseguros la mayor parte de nuestras vidas.
Necesitamos sentarnos a reflexionar y a analizar profundamente en cuanto
a qu cosas son las que nos infunden inseguridad, desde qu momento
hemos adquirido esos patrones de conductas, y cmo podemos controlarlas
y trabajar en ellas, continuamente, hasta lograr superarlas.
La Inseguridad nos paraliza, y no nos permite avanzar, ni crecer, ni
experimentar cambios nuevos, ni proponernos nuevos retos, ni
pasar por nuestras limitaciones.

Para darse cuenta del valor de UN AO, pdale su opinin a un colegial que
repiti el ao. Para darse cuenta del valor de UN MES, pregntale a la madre
que tuvo un beb prematuro. Para darse cuenta del valor de UNA SEMANA,
converse con el editor de un semanario. Para apreciar el valor de UNA
HORA, pregntales a los enamorados que estn esperando para
encontrarse. Para comprender el valor de UN MINUTO, pregntele a quien
perdi el tren. Para darse cuenta del valor de UN SEGUNDO, pregntele a
quien acaba de escapar de un accidente. Para apreciar el valor de UN
MILISEGUNDO, pregntele a quien gan una medalla de plata en las
Olimpiadas. Atesore cada momento que tenga! Y atesrelo ms porque lo
comparti con alguien especial, tan especial como para que le haya dado su
tiempo.
Administracion del tiempo.
Organizacin del tiempo.
Introduccin.
Que es productividad?
conseguir unos mejores resultados, ms con menos recursos
disponibles!.
Por qu es importante la gestin del tiempo?
Evita el estrs (urgencias, exigencias, limitaciones)
Facilita la consecucin de objetivos.
Si trato de gestionar el tiempo considerar la realidad de la situacin, que es:
Q El tiempo es una circunstancia de la vida: el escenario en el que se
desarrolla.
Q Ignoro los recursos disponibles.
Q Considero que las prioridades estn claras siempre y son estticas.
Q Ignoro el impacto de los imprevistos, interrupciones, cambios de
prioridad, relaciones con los otros.
Q No tengo en cuenta al protagonista de esa gestin, que soy yo como
persona que elije ser responsable para hacer o no hacer algo.
Q No tengo en cuenta cmo procesa el cerebro la informacin y, por lo
tanto, cmo atendemos, seleccionamos, comprendemos, nos motivamos y,
en definitiva, hacemos.
el tiempo es irrecuperable e irremplazable.

La gente que se valora mucho, distribuye cuidadosamente su tiempo. Si amas tu

vida, amas cada minuto de ella y te cuidas mucho de malgastar cualquiera
de los preciosos minutos y horas de cada da.
El conocimiento precede al cambio y si no cuestionas las actividades a las que
dedicas el tiempo, nunca descubrirs que hay otras que merecen ms tu energa.
Si piensas en las cosas a las que dedicas tu tiempo no solo logrars ser ms
eficaz, sino que lograras comprenderte mejor.
Para tener tiempo para hacer lo que hay que hacer, para llegar a donde quieres
llegar, hay que centrarse en lo valioso. El tiempo que dediques a acercarte a
tu visin est bien empleado. Aceptando lo valioso rechazas lo innecesario. Cuanto
ms tiempo dediques a las actividades de gran rendimiento menos tiempo te
quedar para todas esas urgentes tonteras que absorben tu tiempo. Es fcil
rechazar algo cuando hay algo mejor que hacer
Personalmente no concibo una persona efectiva si no gestiona bien su tiempo. La
mayora de las personas estn tan ocupadas que no se paran a pensar cmo
mejorar su eficacia. Para pasar de estar ocupado a lograr resultados e
incrementar tu productividad debes tener absolutamente claro lo que
debes alcanzar e identificar el mejor modo de conseguirlo.
1.

Lo primero que tenemos que hacer es identificar nuestra visin

personal y profesional as como las metas que contribuyen a
alcanzarlas. Todo aquello que no contribuya a mi visin y mis metas no
debera hacerlo.

2. Realiza un inventario en detalle del tiempo que le dedicas a las

tareas que realizas diariamente durante al menos una semana.
3. Para cada tarea identificada, la clasificas en funcin de su
importancia y su urgencia (1 urgente e importante, 2 importante pero no
urgente, 3 urgente pero no importante y 4 ni urgente ni importante). Esta
clasificacin debera atender en funcin de su contribucin al cumplimiento
de la visin y las metas

1. Tras la clasificacin, comprueba si las tareas han contribuido a que

alcances tu visin y tus metas y cunto tiempo has empleado en
ello.
2. Una vez que has tomado conciencia a que dedicas el tiempo y donde lo
desperdicias, disciplnate para dejar de hacer cosas urgentes pero no
importantes y las que no son ni urgentes ni importantes. Eso se
consigue pensando y eligiendo antes de actuar. Evita a los ladrones de
tiempo y aprende a decir NO con diplomacia. Es importante que establezcas
un mtodo de revisin del correo a ciertas horas y solo atiendas a las
llamadas importantes para no ser un esclavo de tu correo y tu telfono.
3. Con el tiempo que dispones tras haber realizado el paso 5,
establece un plan de accin para invertirlo en las tareas ms
importantes. Recuerda la ley de Pareto que dice que el 20% de tus
actividades generan el 80% de tus resultados. Aplcate con las importantes y
urgentes y dedica el mayor tiempo posible a las importantes y no urgentes.
Cuanto ms tiempo las dediques, ms eficaz y mayor rendimiento tendrs, a
largo plazo, ya que evitars que se conviertan en urgentes.
4. Se proactivo y planifcate la semana (el domingo por la noche o el lunes
por la maana) En esta planificacin debes revisar tu visin de futuro, las
metas anuales que has establecido para alcanzar la visin y debes

establecer los objetivos semanales asignando tiempos razonables para su

realizacin. Cada da revisa tu lista.
http://www.projectcoaching.es/

un factor clave de la improductividad, la falta de motivacin y

entusiasmo de las personas por la actividad o funcin que desempean.
El trabajo les pesa, les duele y lo sufren. Muchas personas tienen un
empleo slo para ganar dinero; es decir, no es parte de un plan personal
de crecimiento o desarrollo personal ni profesional.
Cmo entonces se espera que las tareas se realicen con calidad,
productividad y seguridad? Incluso en aquellas organizaciones en las que
las condiciones laborales no son las ideales, o en que el trato, la cultura o
el estilo de liderazgo es agresivo o denigrante para la persona, esperan
que las cosas mejoren por arte de magia, ignorando la importancia de su
contribucin para la mejora o, si ya se hizo lo posible, esperando que sea
la organizacin la que tome la decisin de su separacin laboral
Otro aspecto es la falta de aprendizaje continuo,
dependencia de un instructor, tutor o maestro que les ensee u obligue
a dedicar tiempo para estudiar, investigar o practicar un nuevo
conocimiento o habilidad.
el tercer factor de la falta de productividad personal es el generado por
las distracciones y falta de concentracin en el trabajo o actividades
laborales.
Es importante reconocer que existen personas comprometidas con la
productividad y que, a pesar de sus esfuerzos por concentrarse y lograr
mejoras, no logran un resultado positivo.
Esas personas que quieren y no pueden, es muy probable que enfrenten
un problema fisiolgico, provocado principalmente por malos hbitos de
alimentacin y de descanso. El dicho Mente sana en Cuerpo sano; es
fundamental para la productividad personal y laboral. Nuestro cuerpo
requiere de nutrientes para estar a la altura de las circunstancias; en un
entorno adverso, los requerimientos nutricionales son clave para el xito.
Sin una buena alimentacin las capacidades intelectuales se ven
mermadas; la tolerancia a cambios, urgencias y conflictos en el trabajo

puede disminuirse significativamente, afectando con ello su rendimiento,

capacidad de aprendizaje y hasta su entusiasmo por hacer las cosas
bien y a la primera.
Consejos y sugerencias para sacar mayor rentabilidad del tiempo.
En definitiva, la productividad personal es el resultado de aplicar un
conjunto de tcnicas orientadas a la consecucin de resultados eficientes. Si
hace 30 aos a un directivo se le enseaba a delegar, dejar de hacer cosas,
decir que no y gestionar as su tiempo, hace 20 el inters iba ms en cmo
hacer lo prioritario, lo primero, de la mano del fantstico libro de Stephen
Covey Los 7 hbitos de la gente altamente eficaz. Hace cinco, con el
impacto de la neurociencia, se empez a poner el nfasis en cmo
pensamos las personas y, por lo tanto, cmo nos hacemos cargo de
nuestras tareas; y ahora, se hace hincapi en la persona que eres ante tus
tareas, en el observador que mira lo que hace y lo que quiere hacer, en la
responsabilidad personal de elegir, y esto es el aspecto diferencial que se aborda en
el coaching.
seala dos aspectos cruciales para la productividad.
El primero es el reto que supone identificar los niveles superiores: valores,
misin, visin de nuestra vida.
El segundo es el compromiso que se tiene con hacer las cosas que se dice
se van a hacer, considerando el contexto, tiempo y energa disponibles.
Es en estos aspectos donde ms importancia adquiere la labor del coach,
facilitando la clarificacin y la accin. Al margen de las circunstancias
personales, lo que diferencia la productividad de las personas es en qu
medida son conscientes de las elecciones que hacen y tienen claro el
resultado que quieren lograr, por lo que eligen cada accin que les lleva a
conseguirlo. Consciencia, autoconocimiento, compromiso y accin son las
claves que nos llevan a organizarnos y ser productivos de forma
extraordinaria. )

Tomemos pues los cuatro aspectos revisados:

falta de motivacin y entusiasmo
falta de aprendizaje continuo
distracciones y falta de concentracin
malos hbitos de alimentacin y de descanso

y establezcamos acciones de mejora para cada uno de ellos. La Auto

Conciencia ser la habilidad principal para que, de manera personal,
logremos cambios importantes en nuestra perspectiva laboral.
Si hacemos la tarea, nuestra productividad, tanto de manera
personal como en el trabajo; nos acercar sin lugar a dudas, a ese
soado lugar llamado xito.

1. Ubicar la escalera.

Dice Stephen Covey que Si la escalera no est apoyada en la

pared correcta, lo nico que har es llevarnos antes al lugar
errneo Y as es, De qu sirve hacer muchas cosas, si no
nos estn dando ningn resultado?! As, lo primero que hay
que hacer es plantearse metas. stas deben ser reales,
medibles y alcanzables. El camino ms corto, el ms fcil es
preguntarse Qu es lo que realmente quiero en la vida? La
respuesta a esta pregunta sentar las bases de direccin y el
lugar en donde se quiere apoyar la escalera y de esta manera
las actividades que se realicen da con da, debern estar
enfocadas a lograr obtener lo que se quiere de la vida.
2. Escribir pendientes.

La escalera nos ayuda a definir el qu, el escribir los

pendientes nos ayuda al cmo. El hacer una lista implica no
manejar muchos papelitos, saber en dnde lo anotamos y tener
en un solo lugar las actividades que queremos realizar, incluso
las que no son tan importantes, pero tenerlas anotadas ayudan
a ocupar la mente en cosas importantes y no en los
pendientes. Cuando vemos los pendientes enlistados, nos
damos cuenta que en realidad no eran tantos y eso ayuda a
descansar la mente.

3. Descansar la mente.

La mente igual que el cuerpo, necesita descansar. Si est

acostumbrado a trabajar jornadas interminables, pregntese:
Si me quedo, lo termino y se me quita un pendiente?, si la
respuesta es afirmativa, entonces vale la pena quedarse,
terminar y quitarse un pendiente; Ah! Pero si la respuesta es
negativa, el quedarse no lo vale. Por qu? Porque si no se va
a acabar, no se va a comer bien, se va a salir tarde, se va a
cansar, se tiene que llegar temprano para terminar y por si
fuera poco se va a dormir mal por la preocupacin de no haber
terminado lo que sea en lo que estuviera trabajando Para
qu quedarse?! Vale ms descansar la mente, disfrutar a los
seres queridos, cenar a gusto, dormir para descansar y llegar
temprano descansado y despejado.
4. Una sola cosa a la vez.

No se trata de hacer una sola actividad, sino de tener la mente

en un solo lugar. El hecho de estar en casa pensando en la
oficina o viceversa, o de estar en alguna reunin esperando o
atendiendo una llamada lo nico que hace es desequilibrarnos
porque ni estamos en un lugar, ni en otro y por lo tanto
perdemos vida con nuestros seres queridos o con nosotros
mismos. En fin, se pueden hacer tantas actividades como
intereses o capacidades se tengan, el secreto est en no
mezclar pendientes ni actividades, es decir, un lugar para cada
cosa y cada cosa en su lugar.
5. Limpiar para descansar.

Este punto se refiere a que hay que mantener el escritorio o el

lugar de trabajo despejado de papeles, tener nicamente lo que

se est ocupando, porque un lugar saturado cansa la mente y

adems genera estrs. Qu hacer para lograr tener un lugar
despejado? Hay que hacer uso de lo que he llamado DATT y
que se refiere a no mover un papel si no se tiene la intencin
de hacer algo con l. Esto es, cada vez que nos llegue un
documento (o e-mail, aplica igual) lo que se puede hacer se
reduce a: Delegar, Archivar, Tramitar o Tirar. Pero haga lo que
haga, maneje los papeles Una sola vez para mantener el lugar
de trabajo y la mente despejados.
6. Empezar por el principio.

Suena tan obvio, que precisamente por eso no se realiza.

Cmo saber cul es el principio? Muy fcil, la respuesta est
en tener claro a dnde quiere llegar al subir la escalera. El
saberlo determinar actividades que sern importantes pues lo
llevarn a donde quiere, todo aquello que nos aleje por urgente
que sea, slo nos quitar vida. Aprenda a enfocarse en la meta.
7. Aprender a decir que No.

Cuando tenemos claro el rumbo a donde se va es tan fcil

decir que No! que lo nico que tendr que hacer es
preguntarse, Qu pasa si no hago esto? Si la respuesta es
nada, No lo haga!, y usted podr disfrutar su vida. Decir que
NO es mucho ms importante si el pendiente es de alguien
ms y no propio.
8. Usar la agenda.

El secreto no es programar actividades, sino cumplir las

programadas. Una agenda no es slo de trabajo, dado que ya
vimos que lo que se administra es la vida, llevar una agenda se
vuelve una programacin personal y entonces se vuelve tan

importante agendar un caf con un(a) amigo(a), asignar tiempo

para el deporte, para algn pasatiempo, para actividades
familiares, o simplemente tiempo para uno mismo. Lo ms
importante en este punto de la agenda es el aprender a decir
que NO a actividades que interrumpan esta programacin.
9. No posponer.

El decir al rato lo hago es tan grave como no saber decir que

no. Imagine un gran contenedor denominado Al Rato y
despus imagine que todo aquello que decide no hacer en el
momento se va a ese contendor. No dudo que finalmente al
tenerlo frente a Ud. y ver la cantidad de cosas que se dejaron
ah haga que en lugar de vivir afuera de dicho contenedor, en
equilibrio; viva inmerso en Todo lo que se tiene que hacer y
que generalmente resulta que era para ayer.
10. Administrarse a s mismo.

Finalmente el hecho de que no es lo mismo administrar el

tiempo, que administrarse a uno mismo, implica que si se
hacen o no las cosas, depende nicamente de uno y de nadie
ms. Y desde esta perspectiva si se decidi no hacerlas es
porque uno est determinando que no valen la pena en la vida
y desde mi perspectiva, uno no se da el tiempo para hacerlas.
[GestioPolis te recomienda el artculo Gestionarse a s
mismo de Peter Drucker para obtener ms conocimiento
sobre la gerencia de nosotros mismos]
Espero que los diez tips repercutan en un equilibrio en su vida.
Hay cosas que se deben hacer Hoy, pero muchas veces esas
situaciones no trascienden para la vida y en lo que debemos
centrarnos es en lo que es importante En la Vida as es que

mi ltimo consejo es que si se enfrenta a una situacin y no

sabe si debe o no decir que no, pregntese esta situacin es
para hoy o para la vida? Sobra decir que si la respuesta es
Para hoy quiz slo se est alejando de sus verdaderas
metas, no les invierta ni tiempo, ni emociones. Por otro lado, si
su respuesta es para la vida no lo posponga, no lo deje ir.
Quiz el mayor secreto para administrar su tiempo es
preguntarse Hoy o en la Vida?.
Referencias:
https://books.google.com.pe/books?
id=1oscxBEpsYcC&pg=PA197&lpg=PA197&dq=decalogo+del+uso+del+tie
mpo&source=bl&ots=pT-fgunh1K&sig=f6AVB6FbMcDiO8FNLW1a9Fh3Uo&hl=es&sa=X&ei=qalBVb2PGYWlNsWtgbgK&ved=0CC
YQ6AEwAjgK#v=onepage&q=decalogo%20del%20uso%20del
%20tiempo&f=false
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Curso online de gestin eficaz del tiempo.