Gestión documental centro educativo

Proyecto Integrado
GESTIN DOCUMENTAL DEL

CENTRO EDUCATIVO
Alumno
Antonio Navarro Marchena
Tutor
Inmaculada Olas lvarez
C.F.G.S. Administracin de Sistemas Informticos en Red
Curso 2014-2015
I.E.S. Jacarand
Brenes (Sevilla)
Gestin Documental del Centro Educativo
Documento
Tipo
Memora
Ttulo
Proyecto Integrado: Gestin documental del centro educativo
Autor
Antonio Navarro Marchena
Supervisor
Inmaculada Olas lvarez
ltima revisin
1.1
17/12/2014
Historial de revisiones
Versin
Modificacin
Fecha
1.0
Creacin del documento
27/11/2014
1.1
Correccin y adaptacin
17/12/2014
Rev. 1.1
Fecha: 17/12/2014
Indice
1.Objetivos...........................................................................................................................................4
1.1.Enunciado.................................................................................................................................4
1.2.Requerimientos iniciales...........................................................................................................5
1.3.Fases..........................................................................................................................................6
a)Fase 1 Fecha prevista: 29/10/2014.......................................................................................6
b)Fase 2 Fecha prevista: 27/11/2014.......................................................................................6
c)Fase 3 Fecha prevista: 17/12/2014.......................................................................................6
2.Conceptos previos.............................................................................................................................7
3.Anlisis de diferentes soluciones......................................................................................................8
3.1.Alfresco.....................................................................................................................................8
3.2.Sharepoint.................................................................................................................................8
3.3.Nuxeo........................................................................................................................................9
4.Implementacin de Alfresco...........................................................................................................11
4.1.Requisitos previos...................................................................................................................11
4.2.Instalacin...............................................................................................................................12
a)Instalador oficial...................................................................................................................12
b)Bitnami Virtual Machines.....................................................................................................18
c)Bitnami Cloud Hosting.........................................................................................................21
4.3.Configuracin y uso................................................................................................................22
a)Sitios......................................................................................................................................22
b)Usuarios y grupos.................................................................................................................23
c)Roles......................................................................................................................................30
d)Publicacin de documentos..................................................................................................36
e)Edicin de documentos.........................................................................................................40
f)Categoras y etiquetas............................................................................................................43
g)Reglas y flujos de trabajo......................................................................................................45
4.4.Otros elementos......................................................................................................................47
4.5.Cumplimiento de LOPD.........................................................................................................50
4.6.Posibles mejoras a la implementacin actual..........................................................................50
a)Mdulo OCR.........................................................................................................................50
b)Personalizacin de los campos de metadatos (propiedades y aspectos)...............................50
c)Autenticacin LDAP.............................................................................................................51
d)Paso de on-premise a IaaS o SaaS........................................................................................51
5.Bibliografa.....................................................................................................................................51
Rev. 1.1
Fecha: 17/12/2014
1. Objetivos
1.1. Enunciado
Hoy en da una de las mayores necesidades de las empresas es la gestin eficaz de la
informacin que gestionan o manejan. El poder acceder a la informacin desde cualquier sitio y
desde cualquier dispositivo se hace imprescindibles para la mayora de las empresas. A este
problema tenemos que aadir los problemas que la ley de proteccin de datos aade, se hace
importante gestionar de forma adecuada la informacin y el acceso a ella.
El proyecto que se propone es solucionar el problema de un centro de educacin que tiene
que almacenar y gestionar la vida tutorial del alumno. Para ello se tendr un fichero pdf por cada
alumno que deber almacenarse. Es importante establecer una poltica de seguridad para que slo el
tutor pueda acceder a la informacin del alumno. Tambin es necesario estudiar y analizar la ley de
proteccin de datos para ver que medidas tendr que tomar el centro para cumplir con dicha ley.
Una de las posibles soluciones puede ser Alfresco, que es una software que proporciona
todos los servicios de gestin de documentos esenciales necesarios para permitir a las
organizaciones capturar y gestionar archivos electrnicos y automatizar procesos que se centran en
la gestin de documentos. Alfresco es un sistema de gestin de contenido de cdigo abierto que le
permite gestionar todos los contenidos crticos empresariales, desde procesos de creacin de
crditos y reclamaciones de seguros hasta documentos legales confidenciales.
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1.2. Requerimientos iniciales

Tal como se describe en la programacin, el alumno deber tambin realizar una memoria
explicativa del mismo, que debe contemplar al menos los siguientes aspectos:
Introduccin
Objetivos
Descripcin detallada del proyecto
Hardware necesario
Software utilizado (sistemas operativos y/o aplicaciones)
Diseo
Pruebas de ejecucin/funcionamiento
Caractersticas de la instalacin
Ficheros de configuracin
Ejemplos
Manual de usuario
Conclusiones
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Fecha: 17/12/2014
1.3. Fases
a)
Fase 1 Fecha prevista: 29/10/2014

o
Entrega de informacin sobre las soluciones que se van a probar. Alfresco debe ser al
menos uno de ellas.
b)
c)
Caractersticas bsicas que se utilizarn
Estudio de la ley de proteccin de datos.

o
Instalacin y configuracin de Alfresco
Definicin de metadatos de documentos.
Polticas de seguridad a utilizar

o
Presentacin y defensa del proyecto
Entrega de la documentacin (deber estar subida a la plataforma del departamento y

entregar las mquinas virtuales creadas)
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2. Conceptos previos
Normalmente un centro educativo mueve una gran cantidad de informacin que se gestiona
tanto en papel como de forma electrnica. Esto supone un gran coste tanto de almacenamiento (cada
vez se requiere ms espacio en la oficina para el papel y ms almacenamiento para cada equipo
informtico) como de administracin:
o
Clasificacin y bsqueda de los documentos en papel.
Controlar las versiones de un documento se vuelve una tarea complicada.
No se garantiza un nivel de seguridad aceptable ni a nivel de acceso como de

privacidad.
Ante esta problemtica surgieron los sistemas de gestin documental que solucionan y
minimizan la anterior problemtica.
Un sistema gestor documental con enfoque empresarial (ECM) no es ms que un software
para la gestin de grandes cantidades de documentos, que indexa y almacena documentos, ya sean
creados en formato digital o digitalizados posteriormente, y que suele proporcionar entre otras
funcionalidades:
1. Un repositorio de contenido con versionado que permite la edicin y comparticin de
documentos.
2. Entorno de trabajo colaborativo
3. Organizacin de los documentos por carpetas y categoras
4. Control de flujo de trabajo
5. Gestin de informacin
6. Gestin de contenido web
A la hora de decantarse por escoger un software ECM es importante tener en cuenta que se
requiere un de trabajo previo de anlisis de la informacin que va a almacenar, su categorizacin,
tipos de usuarios y roles asignados y en general la definicin de polticas concretas sobre la
informacin por lo que, la mera decisin de implementar un sistema de gestin documental, no
quiere decir que desaparezcan los problemas puesto que una mala implementacin tambin
disminuye loas beneficios aportados por esta tecnologa.
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3. Anlisis de diferentes soluciones

3.1. Alfresco
Es una de las soluciones ECM ms extendidas. Desarrollado como software open source,
dispone de versiones de pago tanto para su implementacin in-house como en la nube.
o
Plataforma: JAVA
Sistemas de BB.DD soportados: Oracle, MySQL, SQL Server, postgreSQL
Sist. Operativo soportado: Windows, Linux y MAC OS.
Licencia: LGPLv3
Versin actual: 5.0.
Web: http://www.alfresco.com
3.2. Sharepoint
Desarrollado por Microsoft y usado sobre todo en entornos empresariales de tamao medio.
Sus puntos fuertes son la integracin con Active Directory y con la suite Microsoft Office.
o
Plataforma: ASP .NET
Sistemas de BB.DD soportado: SQL Server
Sist. Operativo soportado: Windows Server 2008 o superior
Licencia: Microsoft EULA
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Versin actual: 2013.
Web: http://office.microsoft.com/es-es/sharepoint/
3.3. Nuxeo
Junto con Alfresco lidera el mercado de soluciones ECM. Desarrollado como software open
source, dispone de versiones de pago tanto para su implementacin in-house como en la nube.
o
Plataforma: JAVA
Sistemas de BB.DD soportados: Oracle, MySQL, SQL Server, postgreSQL,

MongoDB
Sist. Operativo soportado: Windows, Linux y MAC OS.
Licencia: LGPLv2.1
Versin actual: 6.0.
Web: http://www.nuxeo.com
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Si nos fijamos en la comparativa realizada por Athento, uno de los principales partners
especializados en la implementacin y desarrollo de soluciones integrales ECM, Alfresco presenta
mejores valores en cuanto a escabilidad, soporte y usabilidad.
Siendo estas caractersticas esenciales en cualquier implementacin de software, nos
decantamos por Alfresco para como solucin de gestin documental.
Ilustracin 1: Alfresco vs Nuxeo: Gestin Documental Libre
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4. Implementacin de Alfresco
4.1. Requisitos previos
Es recomendable seguir el documento Day Zero Configuration Guide para realizar una
instalacin desde cero usando el instalador disponible en la web de Alfresco para la versin 5.0.c.
A grandes rasgos hay que tener en cuenta tres elementos:
o
Se deben usar sistemas de 64bits y procesadores con dos ncleos y un mnimo de

2.0Ghz.
Se requiere un mnimo de 2Gb de RAM para lanzar la instalacin puesto que 1Gb
quedar en uso por JVM.
Al seleccionar postgreSQL y las diferentes funcionalidades pueden llegar a ser

necesarios 4Gb de RAM para poder iniciar los servicios y poner en funcionamiento
Alfresco y el motor de BB.DD.
Dicho esto, los requisitos de Alfresco Community para un funcionamiento ptimo siguen el
siguiente esquema:
Ilustracin 2: Instalacin de Alfresco: Requisitos ptimos - Arcade Consultores (Jos

Pereira)
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4.2. Instalacin
a)
Instalador oficial
Para realizar la instalacin con el instalador oficial vamos a utilizar una mquina virtual con
4Gb de RAM, 2 ncleos de procesador, 80Gb de disco duro y Debian 7 sin entorno grfico.
Creamos un usuario denominado alfresco y nos situamos en su home.
Iniciamos la descarga del instalador desde la web oficial usando la herramienta wget.
Cambiamos los permisos para que sea posible su ejecucin y lo lanzamos en modo texto.
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Lo primero que tendremos que escoger es el idioma de la instalacin. En nuestro caso,

seleccionaremos el 3 Spanish - Espaol
A continuacin, seleccionamos la instalacin avanzada 2 para que podamos ver todas las
opciones disponibles.
Ahora debemos seleccionar los componentes que se instalaran. En nuestro caso sern Java,
la base de datos PostgreSQL, el motor de indexacin Solr4, el complemento de compatibilidad con
Sharepoint, la integracin con Google Docs para poder editar documentos en lnea y LibreOffice
para trabajar con los documentos.
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Dejaremos la carpeta de instalacin por defecto.
Y haremos lo mismo con los parmetros del servidor de base de datos, el servidor Tomcat,
FTP y comandos remotos RMI.
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Tendremos que especificar la contrasea para el usuario administrador de Alfresco.
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Y como hicimos anteriormente dejaremos los parmetros de Sharepoint y LibreOffice por

defecto.
Por ltimo, escogemos que Alfresco se instale como servicio para que se inicie
automticamente. Aceptamos el aviso de memoria RAM e iniciamos la instalacin.
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Al finalizar la instalacin el instalador nos preguntar si queremos ver el archivo Leeme e

iniciar Alfresco. A esto ltimo le indicamos que s.
Y ya podremos acceder a nuestro portal web.
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b)
Bitnami Virtual Machines

El repositorio de aplicaciones open-source de Bitnami provee instaladores 'one-click' de
Alfresco Community 5.0.c que incluyen:

o
Apache Tomcat 7.0.57
MySQL 5.5.40
LibreOffice 4.2.5
ImageMagick 6.7.5
A parte de esto tambin hay disponibles mquinas virtuales en formato VMware y

VirtualBox listas para su uso y optimizadas en cuanto a rendimiento. Para usar una de estas
mquinas nos dirigiremos a la web https://bitnami.com/stack/alfresco
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Accedemos al apartado de mquinas virtuales y descargamos la que ms se ajuste a nuestras

necesidades. En nuestro caso Alfresco Community 5.0.b sobre Ubuntu 14.04 64bits.
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Una vez descargada, simplemente tendremos que abrirla con vmWare Player o Workstation
y encontraremos todos los datos necesarios para su uso.
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c)
Bitnami Cloud Hosting

Bitnami tambin nos facilita la opcin de lanzar Alfresco sobre una instancia de cualquiera
de los servicios ms conocidos de Cloud Hosting como Amazon Web Services, Microsoft Azure y
Google Cloud Platform.
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4.3. Configuracin y uso
a)
Sitios
El primer paso que se debe dar para sacarle partido a Alfresco es crear un sitio que es el
contenedor desde el que se despliega todo.

Para crear un sitio, nos podemos dirigir a la barra de herramientas superior y en la pestaa Sitios
seleccionar Crear un sitio. A continuacin aparecer una ventana emergente en la que
cumplimentaremos la informacin relativa al sitio. Escogeremos que sea colaborativo, pblico y
moderado (esto ltimo para controlar a los usuarios que formarn parte de l).
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La pantalla principal del sitio recin creado queda de la siguiente forma:
b)
Usuarios y grupos
Se establecern los siguientes grupos:
1.
2.
3.
4.
Usuarios.
Equipo directivo.
Tutor X Y Z (donde X es el curso, Y el nivel y Z el grupo).
Profesorado X Y (donde X es el curso e Y el nivel).
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Para administrar los grupos tendremos que dirigirnos a la pestaa Herramientas de

administracin de la barra superior y a continuacin en el men de la izquierda navegaremos hasta
Usuarios y grupos Grupos.
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Una vez aqu, podremos aadir usuarios a un grupo situndonos en l y pulsando sobre el
smbolo (+) del panel de la derecha. En la ventana emergente buscaremos al usuario escogido por su
nombre y pulsaremos aadir.
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O bien podremos crear los grupos pulsando sobre el smbolo (+) del panel de la izquierda.
Le asignaremos un identificador y el nombre con el que se mostrar.
Pulsaremos sobre Crear grupo o Crear y crear otro si deseamos repetir la operacin.
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Para crear los usuarios tendremos que dirigirnos a la pestaa Herramientas de

administracin de la barra superior y a continuacin en el men de la izquierda navegaremos hasta
Usuarios y grupos Usuarios.
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Una vez aqu, en la parte superior de la pantalla pulsaremos sobre Nuevo usuario. En la
pantalla tendremos que completar la informacin bsica del usuario (nombre, correo y contrasea).
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Y tambin tendremos opciones avanzadas como asignarle directamente un grupo, fijarle una
cuota de espacio o desactivar la cuenta.
Desde la Pgina de perfil del usuario, a la que se accede pulsando sobre el nombre en la
barra superior, cada usuario podr editar la informacin y aadir detalles como telfono, foto de
perfil, etc.
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c)
Roles
Los roles se pueden definir de varias formas diferentes ya que se puede establecer el rol para
cada usuario en todo el sitio, definir un rol para un grupo y definir un rol en los permisos concretos
de cada carpeta o fichero. Esta granularidad a la hora de aplicar los permisos es unas de las
principales ventajas de Alfresco sobre otras opciones de gestin documental.
En nuestro caso, los usuarios los distribuiremos partiendo de la siguiente clasificacin:
Administrador - Puede invitar usuarios al sitio, gestionar los contenidos del mismo y
personalizarlo.
Colaborador - Puede crear y editar contenido, as como tambin editar contenido creado por
otros miembros del sitio.
Contribuidor - Puede crear y editar contenido, pero no puede modificar contenidos de otros
miembros del sitio.
Consumidor - Puede ver los contenidos del sitio y descargarse copias de los mismos.
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Y se establecern los siguientes grupos:

1. Usuarios: Consumidor.
2. Equipo directivo: Administrador.
3. Tutor X Y Z (donde X es el curso, Y el nivel y Z el grupo): Colaborador en la subcarpeta de
su grupo.
4. Profesorado X Y (donde X es el curso e Y el nivel): Contribuidor en la carpeta de curso.
Comenzaremos con la asignacin de roles desde la invitacin a los miembros del sitio. Para
aadir a un usuario al sitio, desde el panel de administrador, nos dirigiremos a la pestaa Miembros
del sitio de la parte superior.
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A continuacin, pulsaremos sobre el botn Invitar a personas. Siguiendo la sencilla pantalla

podremos invitar a usuarios, grupos asignndoles un rol en concreto y gestionar las invitaciones.
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Fecha: 17/12/2014
33
Por otro lado podemos gestionar los permisos de cada carpeta y/o fichero Para ello,
desplegaremos el men de opciones del elemento y seleccionaremos Administrar permisos.
Una caracterstica singular es la Herencia de permisos. Si la desactivamos, el fichero o

carpeta deja de depender de los permisos de la carpeta superior y sus permisos dependern
directamente de los que tenga asignados l mismo. Para realizar esta operacin, nos dirigiremos al
botn superior Heredar permisos y pulsaremos S en el cuadro de dilogo que aparece.
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Para asignar los permisos nos dirigiremos al botn superior Aadir usuario/grupo y en
usaremos el cuadro de bsqueda para aadirlos y asignarles el rol correspondiente.
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d)
Publicacin de documentos
Distribuiremos el sitio en carpetas para curso y subcarpetas para cada grupo de clase.
Para crear las carpetas nos vamos a la pestaa Repositorio de la barra superior de
navegacin y nos situamos en el lugar del rbol del repositorio donde la deseemos crear.
Podremos crearla pulsando en el icono Crear una carpeta que se muestra en la pantalla o
usando el men Crear de la barra de opciones superior.
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De igual forma procederemos para crear o subir documentos. Los podremos crear usando la
opcin Crear del men, subirlos mediante el botn Subir, arrastrndolos a la pantalla o pulsando la
opcin Subir ficheros de la pantalla.
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A continuacin, se nos mostrar el resumen de propiedades del documento por si queremos

modificar o completar la informacin referente al fichero subido.
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e)
Edicin de documentos
Los documentos se pueden editar en lnea y fuera de lnea. Para hacerlo en lnea usando la
suite Google Docs para la que Alfresco ofrece una completa integracin es necesario vincular antes
la cuenta de usuario con su cuenta Google. Una vez hecho esto, simplemente tendr que seleccionar
la opcin Editar en Google Docs del men de opciones del archivo.
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Para la edicin fuera de lnea simplemente habra que escoger dicha opcin en el men de
opciones del archivo. En este caso el fichero quedara bloqueado para evitar que sea modificado por
otro usuario mientras realizamos la edicin del mismo.
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Rev. 1.1
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42
f)
Categoras y etiquetas
Podemos clasificar nuestros documentos utilizando categoras y etiquetas que nos permiten
indexar, hacer bsquedas y organizar nuestro repositorio de documentos.
La distincin principal es que las categoras se corresponden bsicamente con las
propiedades de metadatos de los documentos y podremos categorizar por tipos de archivos, asunto,
autor, etc mientras que las etiquetas son marcas que el usuario asigna y que le permiten una mayor
usabilidad a la hora de hacer bsquedas y organizar la documentacin.
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g)
Reglas y flujos de trabajo
Podemos usar reglas y flujos de trabajo en Alfresco. Mientras que las reglas definen
acciones que se ejecutarn de forma automtica siempre que se cumplan las condiciones
especificadas, los flujos de trabajo representan las distintas fases por las que debe de pasar un
documento hasta el final deseado.
Combinando ambas opciones podremos sacar el mximo partido a Alfresco aliviando el trabajo
diario. Para definir una regla, en el men de opciones del directorio, seleccionamos Gestionar
reglas
A continuacin, le damos un nombre y definimos las condiciones en las que se ejecutarn

las acciones.
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En nuestro caso la accin se corresponde con un flujo de trabajo en el que vamos a

determinar la aprobacin de un documento.
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Fecha: 17/12/2014
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Una vez creada y aplicada la regla vemos como cuando se sube un documento a dicha carpeta el
flujo de trabajo definido se ha iniciado y ya nos aparece la opcin de Aprobar en las opciones del
documento.
4.4. Otros elementos

Alfresco nos permite aadir a nuestro sitio elementos como un calendario, una wiki, foros de
debate, blogs y listas completando la experiencia de usuario como si de un sitio web se tratase.
Para aadirlos, nos dirigiremos al panel de administracin del sitio pinchando en la rueda
dentada de la parte superior.
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Fecha: 17/12/2014
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Una vez aqu solo tendremos que arrastrar los elementos que queramos a la parte inferior.
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Una vez hecho esto ya los tendremos disponibles en el men superior de nuestro sitio.
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Fecha: 17/12/2014
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4.5. Cumplimiento de LOPD

En cuanto al cumplimiento de la LOPD, dado que slo de recogen datos con nivel de
proteccin bsico, las obligaciones (a parte de las administrativas) se cumplen montando el servidor
en la MZ de nuestra red, definiendo los permisos, asignando cuentas de usuario a cada persona y
definiendo copias de seguridad con los siguientes criterios:
1. Realizacin como mnimo de forma semanal, de copias de respaldo, salvo que en dicho
perodo no se hubiera producido ninguna actualizacin de los datos.
2. Deben establecerse procedimientos para la recuperacin de los datos que garanticen en todo
momento su reconstruccin en el estado en que se encontraban al tiempo de producirse la
prdida o destruccin.
3. Verificar cada seis meses la correcta definicin, funcionamiento y aplicacin de los
procedimientos de realizacin de copias de respaldo y de recuperacin de los datos.
4. Las pruebas anteriores a la implantacin o modificacin de los sistemas de informacin que
traten ficheros con datos de carcter personal no deben realizarse con datos reales.
5. Los soportes de las copias de respaldo deben permitir identificar el tipo de informacin que
contienen y ser inventariados.
4.6. Posibles mejoras a la implementacin actual
a)
Mdulo OCR
Nos permitir que cuando subamos un fichero, se extraiga de este no slo la informacin de
metadatos si no tambin su contenido. Este supone un gran avance porque se pasa de gestionar
documentos a gestionar informacin que podremos indexar y tratar.
b)
Personalizacin de los campos de metadatos (propiedades y aspectos)
Podremos definir plantillas y aspectos mediante ficheros XML con campos especficos que
queramos indexar y usar para clasificar nuestros documentos.
Rev. 1.1
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c)
Autenticacin LDAP
Podramos integrar la autenticacin en nuestra infraestructura de red facilitando la gestin de

usuarios.
d)
Paso de on-premise a IaaS o SaaS
Las instalaciones de Alfresco on-premise (en nuestro propio servidor de nuestro CPD) tiene
sentido en entornos pequeos y aislados pero pasar a una implantacin SaaS en la nube, a parte de
que podamos acceder a nuestro Alfresco desde cualquier punto, nos permite disponer de mayor
infraestructura sin que eso nos suponga una gran inversin hecho que toma relevancia cuando
iniciamos procesos de escalado de nuestro sistema.
5. Bibliografa
MONOGRFICO: Alfresco. Elvira Misfud. Observatorio Tecnolgico, Ministerio de

Educacin, Cultura y Deporte, Agosto de 2010.
http://recursostic.educacion.es/observatorio/web/es/software/servidores/807-monograficoalfresco?showall=1
nuxeo vs Alfresco, vschart.com.

http://vschart.com/compare/nuxeo/vs/alfresco-cms
Alfresco vs Nuxeo: Gestin documental libre. Athento. Febrero de 2009.

http://blog.athento.com/2009/02/alfresco-vs-nuxeo-gestion-documental.html
Gestin documental con software libre: Nuxeo, Alfresco y Athento. Adrin Macias.
Programari Lliure, COBDC. Mayo de 2013.
http://www.cobdc.net/programarilliure/gestion-documental-software-libre-nuxeo-alfrescoathento/
Manual prctico de usuario Alfresco Share (Colabora). rea de Informtica, Universidad de

Cdiz, Septiembre de 2012.
https://colabora.uca.es/doc/manualAlfrescoShare.pdf
Rev. 1.1
Fecha: 17/12/2014
51
Manual para usuarios finales de Alfresco como Gestor Documental (CSIRC). CSIRC,
Universidad de Granada, Noviembre de 2010.
https://documenta.ugr.es/alfresco/d/d/workspace/SpacesStore/b155c802-f825-4e49-9ab6256625c7d2be/ManualAlfresco_CSIRC_v1.0.pdf
Ms bibliografa en Evernote: Alfresco

https://www.evernote.com/shard/s159/sh/34f20dc8-390b-448a-899f5c5cbdc9af09/3b29ab71038adf56510aecbf24d77f86
Rev. 1.1
Fecha: 17/12/2014
52

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Proyecto Integrado

GESTIN DOCUMENTAL DEL

Gestin Documental del Centro Educativo

Proyecto Integrado: Gestin documental del centro educativo

Antonio Navarro Marchena

Inmaculada Olas lvarez

Creacin del documento

Gestin Documental del Centro Educativo

Gestin Documental del Centro Educativo

Gestin Documental del Centro Educativo

1.2. Requerimientos iniciales

Gestin Documental del Centro Educativo

Fase 1 Fecha prevista: 29/10/2014

Caractersticas bsicas que se utilizarn

Estudio de la ley de proteccin de datos.

Fase 2 Fecha prevista: 27/11/2014

Instalacin y configuracin de Alfresco

Definicin de metadatos de documentos.

Polticas de seguridad a utilizar

Fase 3 Fecha prevista: 17/12/2014

Presentacin y defensa del proyecto

Entrega de la documentacin (deber estar subida a la plataforma del departamento y

Gestin Documental del Centro Educativo

Clasificacin y bsqueda de los documentos en papel.

Controlar las versiones de un documento se vuelve una tarea complicada.

No se garantiza un nivel de seguridad aceptable ni a nivel de acceso como de

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3. Anlisis de diferentes soluciones

Sistemas de BB.DD soportados: Oracle, MySQL, SQL Server, postgreSQL

Sist. Operativo soportado: Windows, Linux y MAC OS.

Versin actual: 5.0.

Plataforma: ASP .NET

Sistemas de BB.DD soportado: SQL Server

Sist. Operativo soportado: Windows Server 2008 o superior

Licencia: Microsoft EULA

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Versin actual: 2013.

Sistemas de BB.DD soportados: Oracle, MySQL, SQL Server, postgreSQL,

Sist. Operativo soportado: Windows, Linux y MAC OS.

Versin actual: 6.0.

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Ilustracin 1: Alfresco vs Nuxeo: Gestin Documental Libre

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Se deben usar sistemas de 64bits y procesadores con dos ncleos y un mnimo de

Al seleccionar postgreSQL y las diferentes funcionalidades pueden llegar a ser

Ilustracin 2: Instalacin de Alfresco: Requisitos ptimos - Arcade Consultores (Jos

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Lo primero que tendremos que escoger es el idioma de la instalacin. En nuestro caso,

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Dejaremos la carpeta de instalacin por defecto.

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Tendremos que especificar la contrasea para el usuario administrador de Alfresco.

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Y como hicimos anteriormente dejaremos los parmetros de Sharepoint y LibreOffice por

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Al finalizar la instalacin el instalador nos preguntar si queremos ver el archivo Leeme e

Y ya podremos acceder a nuestro portal web.

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Bitnami Virtual Machines

Alfresco Community 5.0.c que incluyen:

Apache Tomcat 7.0.57

A parte de esto tambin hay disponibles mquinas virtuales en formato VMware y