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ADMINISTRACIN DE LAS

REAS FUNCIONALES
Cuando se hace referencia a la administracin de un rea funcional
especfica, debemos entender como tal la aplicacin del proceso
administrativo (planeacin, organizacin, integracin, direccin y control) al
rea funcional de que se trate.

Una empresa, dependiendo de sus objetivos y tamao puede ser


tan compleja o sencilla en su estructura como sea necesario, sin
embargo debe considerar la realizacin de todas las funciones
bsicas que permitan el logro de sus objetivos y su desarrollo.
Cuando hablamos de una empresa estamos hablando de una
organizacin que interacta con el medio (externo), del cual recibe
un flujo de elementos (entradas), que al procesarlos o
transformarlos dentro de sus diferentes reas, obtiene un flujo de
salida que viene siendo el producto o servicio que ofrece la
empresa al cliente.
Por consiguiente, en cada rea funcional debern tenerse en cuenta los
elementos que caracterizan a las etapas del proceso administrativo.
En virtud de que cada rea funcional tiene su respectiva importancia dentro
de la estructura de una organizacin, cada una de ellas ha sido objeto de
estudiopor especialistas en la materia, quienes, principalmente a travs de
los medios de comunicacin oral y escrita: conferencias, seminarios, libros,
revistas, cte., dan a conocer sus experiencias, teoras, tcnicas, conceptos,
etc., que auxilian a los administradores para cumplir de manera ms
eficiente con las labores encomendadas; actualmente existe abundante
bibliografa sobre cada rea funcional o funciones especficas que forman
parte de ellas.
Con el fin de tener una visin general, se sealarn y describirn una serie
de conceptos o funciones relacionadas con cuatro de las reas funcionales

ms comunes en las empresas: produccin, finanzas, mercadotecnia y


recursos humanos.

MERCADOTECNIA
En el idioma ingls, la palabra marketingse utiliza para describir la serie de
actividades destinadas a producir intercambios de bienes y/o servicios, con el fin
de obtener utilidades; dicha palabra ha sido traducida al espaol en diferentes
formas: mercado, mercadologa, mercadeo, distribucin, mercadotecnia y
comercializacin. En 1959, la Asociacin de Ejecutivos de Ventas de
Latinoamrica propuso que se utilizara el trmino mercadotecnia,elcual es uno de
los mis conocidos y utilizados en nuestro idioma.
Los intercambios representan transferencia de propiedad y, para que ocurra sta,
ser necesario que haya ventas y compras, hasta llegar al consumidor final que
slo compra; el consumidor se convierte en el centro de las actividades de la
mercadotecnia.
La palabra mercado tiene varios significados; en mercadotecnia, el mercado lo
constituyen el total de individuos y organizaciones que son clientes actuales o
potenciales de un producto o servicio; este significado es un concepto sumamente
importante.
Clasificacindelosmercados

1.

Mercado de consumo o del consumidor es el formado por las personas que


adquieren productos y/o servicios para su uso personal.

2.

Mercado del productor, tambin llamado mercado industrial, est constituido por
los individuos y organizaciones que compran bienes y/o servicios para destinarlos
a la produccin de otros bienes o servicios.

3.

El mercado del distribuidor est compuesto por personas y organizaciones que


adquieren bienes y servicios con el fin de revenderlos, obteniendo una ganancia.

4.

Mercado de gobierno es el que est formado por las instituciones


gubernamentales, ya sean federales, estatales o municipales, que adquieren
bienes y servicios para cumplir con sus funciones de gobierno.

5.

Los mercados internacionales abarcan a los cuatro anteriores, cuando se


encuentran fuera del pas en que se producen.
La informacin es un aspecto fundamental para tomar decisiones; los directivos de
mercadotecnia requieren de un flujo continuo de informacin sobre las condiciones
ms relevantes del mercado, para implementar estrategias y tomar decisiones. La
investigacin de mercados es un sistema de informacin de mercadotecnia que se
encarga de investigar los hechos ms relevantes del mercado, con el fin de proporcionar
un estudio informativo veraz y oportuno a los directivos de la empresa. Se pueden citar

cono ejemplos de programas de investigacin de mercados, los que estn orientados


hacia:

los productos, estudios para desarrollar y probar nuevos productos,


medir preferencias por los productos y sus diseos de envoltura;

losconsumidores,estudios para identificar necesidades, gustos,


intereses, hbitos, ingresos, etc., de los consumidores,

los mercados, anlisis para pronosticar la demanda del mercado


acerca de nuevos productos o servicios, o a la inversa, es decir, la
demanda de productos o servicios en un nuevo mercado;

lapublicidad,estudios para medir la efectividad de campaas


publicitarias;

loscostosdedistribucin,anlisispara determinar el costo que


representa vender un producto o servicio; lacompetencia,estudios
para conocer las posiciones de liderazgo y penetracin de los
competidores dentro de los mercados.

La recopilacin de datos que requieren los estudios suele consumir la mayor parte
del tiempo y del esfuerzo de un departamento de investigacin de mercados.
La investigacin de mercados es muy utilizada para predecir la aceptacin y
potencial de un nuevo producto y para el establecimiento de nuevas empresas.
La publicidad es uno de los instrumentos ms importantes de las relaciones
pblicas, para ganar y agradar a la opinin pblica. Los medios ms usuales que
se utilizan en publicidad para trasmitir la informacin que se desea hacer llegar a
los diversos sectores son: noticias o anuncios en peridicos, revistas, radio, cine,
televisin, carteles, rtulos luminosos, etc.

Produccin.
Eldepartamentodeproduccinesunodelosmsimportantes,dadoque
formulaydesarrollalosmtodosmsadecuadosparalaelaboracinde
productos,ademssuministraycoordinalamanodeobra,elequipo,las
instalaciones,losmaterialesyherramientasrequeridas.
Laproduccineselprocesomedianteelcualseelaboranbienesyservicios,
quesatisfacenlasnecesidadesdelasociedad;suimportanciaestrascendental
enlavidadetodasociedad,yaqueconstituyeelfactordedesarrolloy
progresomaterialdelamisma.
Dentro del rea de produccin debe existir una persona o grupo de
personas que cumplan con la funcin de planear las caractersticas de
los productos que se van a elaborar y los procedimientos que se
seguirn para producirlos; esta actividad se denomina ingeniera del
producto y del proceso.
La funcin de los responsables de la ingeniera del producto consiste
en efectuar los diseos de los productos, sealar sus caractersticas o
especificaciones y preparar los datos de ingeniera, dibujos, modelos y
patrones, para lo cual deben tener en cuenta que los productos se
ajusten al cumplimiento de las normas industriales establecidas. Otra
de sus funciones es planear cmo se har el producto, es decir,
determinar el proceso bsico de fabricacin, la secuencia de las
operaciones a realizar, el tipo de maquinaria y equipo necesario e
implantar los cambios necesarios para facilitar la fabricacin y/o
reducir costos.
Uno de los principales problemas del rea de produccin es conservar el
buen funcionamiento de mquinas, equipo e instalaciones, para evitar fallas
que repercutan en los niveles establecidos de produccin
El mantenimiento preventivo se caracteriza por el servicio de limpieza,
pintura, lubricacin, carga o abastecimiento, inspeccin, etc., para evitar
fallas en el funcionamiento o detectarlas en su fase inicial y corregirlas de
inmediato. El mantenimiento correctivo se caracteriza por la correccin de
las fallas en las mquinas, equipos o instalaciones a medida que se van
presentando, ya sea por sntomas claros y avanzados o por la paralizacin
total de ellas. Este tipo de mantenimiento es el ms comn, posiblemente
por ser el que menos conocimiento y organizacin requiere.

El conocer y analizar los costos de produccin de una empresa es de


gran importancia para los principales responsables de las reas de
produccin y finanzas. Los costos de produccin son la suma de los
gastos realizados para la elaboracin de un producto: materia prima,
mano de obra y otros costos directos. Se clasifican en: fijos, variables
y totales .
Loscostosfijosson aquellos gastos que la empresa debe cubrir, sin
importar si produce o no, es decir, son los costos que no varan
cualquiera que sea el volumen de la produccin.
Loscostosvariablesson los que estn en relacin directa con el
volumen de la produccin, es decir, que a medida que se producen
ms unidades se incrementan los costos.
El costo total es la suma de los costos fijos y variables .

FINANZAS

Eslaplaneacindelosrecursoseconmicosparaquesuaplicacin
seadelaformamsptimaposible,ademsdeinvestigarsobrelasfuentesde
financiamientoparalacaptacinderecursoscuandolaempresatenga
necesidadesdelosmismos,buscalareduccindelaincertidumbredela
inversin,todoestoconlafinalidaddeobtenerlasmximasutilidadespor
accinolarentabilidaddeunaempresa.
Estafuncinesdevitalimportancia,dadoquetodaempresatrabajacon
constantesmovimientosdedinero,comosonlaobtencindefondosydel
suministrodelcapitalqueseutilizaparaelbuenfuncionamientodela
empresa,disponiendoparacadaunodelosdepartamentosdelosmedios
necesariosconlafinalidaddequepuedanfuncionardebidamente.
Actividadesprincipales
Estudios de planeacin financiera y elaboracin de pronsticos de
necesidades para obtener o invertir fondos y planearlos mtodos ms
adecuados.
Manejo de fondos.
Planear y controlar los presupuestos.
Determinar polticas de crdito y cobranzas.
Establecer sistemas de pagos, nminas, reportes contables,
facturacin, etc.
Realizar proyectos de nuevas inversiones.

Mantener relaciones con fuentes reales o posibles de financiamiento


(relaciones pblicas con funcionarios de instituciones de crdito).
TesoreraLa funcin principal de tesorera consiste en planear y
controlar eficientemente los flujos de entrada y salida de efectivo y
establecer estrategias para contribuir a lograr la ptima productividad
en el manejo de los recursos financieros de la organizacin. En el
caso de una empresa, las entradas o ingresos sern principalmente
por la venta de los productos o servicios, y las salidas o egresos por
concepto de pagos a proveedores, salarios al personal, impuestos,

costos financieros, rentas, etc.

Como es difcil que los ingresos y egresos se den equilibradamente,


cuando se presenta la situacin de que hay muchos ingresos, el dinero
sobrante debe movilizarse temporalmente para obtener productos
financieros, por tanto, el dinero sobrante en caja puede invertirse en
valores de renta fija y acciones de rpida realizacin o en pagar
facturas y obtener descuentos comerciales por pronto pago; en todo
caso, debe invertirse temporalmente el efectivo de tal forma que
produzca los mayores beneficios en relacin con el menor riesgo. Si
los ingresos son deficitarios, es decir, no son suficientes para cubrir las
obligaciones financieras en las fechas requeridas, se recurrir a
vender los valores invertidos u obtener prstamos bancarios, retardar
pagos.
La contabilidad es una tcnica que, mediante normas y procedimientos
establecidos, registra, clasifica, analiza y resume en forma cuantitativa
y monetaria las operaciones efectuadas, para proporcionar
informacin en cualquier momento sobre la situacin financiera de una
organizacin.
Las operaciones realizadas en una u otra forma aumentan, disminuyen
o modifican el patrimonio de la organizacin y, puesto que el registro
de las operaciones se lleva a cabo en forma sistemtica. e
ininterrumpida, se puede decir, en sentido general, que la contabilidad
registra la historia econmica de un organismo social; historia
redactada en trminos cuantitativos y monetarios.
Adems de cumplir con disposiciones legales que obligan a las
organizaciones a llevar la contabilidad, la finalidad de esta tcnica
consiste en proporcionar informacin que sirva de consulta no tan slo
a los principales administradores para tomar decisiones con respecto
al porvenir de su organizacin, sino tambin a personas y
organizaciones a quienes interesa en forma directa la informacin y los
resultados contables del organismo social.
El balance general y el estado de prdidas y ganancias son los dos
estados financieros de la contabilidad que se elaboran para informar
de los resultados obtenidos durante un periodo determinado.
Elbalancegenerales el documento contable que muestra la situacin

financiera de una organizacin en un momento dado, mediante la


presentacin de su activo, pasivo y capital contable debidamente
clasificados.
El activo es el conjunto de bienes y derechos que una organizacin
posee o la titularidad para recibirlos.
El pasivo es el conjunto de deudas u obligaciones que debe cubrir la
organizacin.
Elcapitalcontablees la diferencia entre el activo y el pasivo; constituye
el patrimonio real de la organizacin.
Elestadodeprdidasygananciases un documento que muestra en forma
detallada y ordenada de qu manera se han obtenido las utilidades o
registrado las prdidas del periodo que se informa; este documento es
considerado como complemento del balance general, ya que este
ltimo refleja nicamente las utilidades o prdidas del ejercicio,
mientras que aqul indica la forma en que se obtuvieron dichos
resultados.
Los estados financieros son de gran utilidad para los administradores,
puesto que sirven de base para la toma de decisiones; tambin son
fuente de informacin para otras personas u organizaciones
interesadas en la situacin financiera del organismo social

RecursosHumanos
Losrecursoshumanosomanodeobrasonlascapacidadesfsicasymentales
queaplicanlaspersonasalaproduccindebienesyservicios.Es
trascendentallaimportanciaquetienenlosrecursoshumanos,siendo
indispensablepropiciarsudesarrollo,porserunrecursoclaveparaelxito
decualquierorganizacin.
Laadministracinderecursoshumanostienecomoobjetoconseguiry
conservarungrupohumanodetrabajocuyascaractersticasvayande
acuerdoconlosobjetivosdelaempresaatravsdeprogramasadecuadosde
reclutamiento,deseleccin,decapacitacinydesarrollo.
Las denominaciones ms comunes que se utilizan en nuestro medio para
identificar al conjunto de personas encargadas de ejecutar dichas funciones son:
departamento de personal y departamento de relaciones industriales; en menor
nmero de casos se utilizan otros trminos, entre ellos los de: departamento de
relaciones internas y departamento administrativo. En las organizaciones
pequeas, donde no existe un departamento especfico, las diversas funciones
son realizadas por una o varias personas de otras reas o departamentos. Entre
las funciones principales del rea de recursos humanos se encuentran:

anlisis de puestos

valuacin de puestos

reclutamiento

seleccin y contratacin

induccin

nmina y control de asistencias

entrenamiento

servicios y prestaciones

El anlisis de puestos es un mtodo de investigacin que se utiliza para estudiar y


describir en forma genrica o analtica las funciones que deben realizarse en un
puesto. La descripcin genrica consiste en explicar en forma breve la actividad
principal del puesto, considerando su funcin como un todo, sin entrar en detalles
minuciosos. El anlisis de puestos es impersonal, es decir, se refiere
especficamente al puesto, no a la persona que lo desempea, para evaluar el

trabajo personal se utiliza la tcnica de calificacin de mritos.


El reclutamiento tiene como objetivo el buscar y obtener candidatos que renan
las caractersticas adecuadas para cubrir las vacantes por bajas, renuncias,
retiros, enfermedades y muertes, o por la creacin de nuevos puestos debido al
crecimiento de la organizacin; lo importante es contar con los recursos humanos
disponibles en el momento oportuno, para estar en mejor disposicin de elegir a
los candidatos idneos, teniendo en cuenta las polticas y reglas establecidas.
Cronolgicamente, el reclutamiento puede realizarse antes e que llegue la
requisicin pasa llenar una vacante; por lo general el departamento de personal
siempre est reclutando candidatos.
LaSeleccinycontratacin tiene corno objetivo el identificar y elegir entre los
solicitantes a quien o quienes renan las mejores caractersticas para desempear
los puestos vacantes. En muchas ocasiones la seleccin del personal est
determinada de antemano por relaciones amistosas, recomendaciones, simpatas,
corazonadas, cte.; lo anterior queda al margen de un proceso de seleccin
tcnico. En el proceso de seleccin se utiliza una serie de tcnicas que permiten
elegir a la persona adecuada para el puesto vacante; en principio se debe
determinar quines renen los requisitos mnimos que necesitan cubrirse para
ocupar el puesto (edad, escolaridad, experiencia, cte.), eliminando a los que no los
satisfagan.
El objetivo de la induccin es lograr que las nuevas personas que pasan a formar
parte del organismo social se adapten adecuadamente y en el menor tiempo
posible al medio ambiente fsico y social de la organizacin. Las experiencias
tenidas el primer da de trabajo son de gran trascendencia y por lo general dejan
honda huella en la memoria de las personas, repercutiendo en sus impresiones
generales acerca de sus actividades, del jefe, compaeros de trabajo y de la
organizacin. Para lograr una integracin positiva debe implantarse un programa
de induccin para el personal de nuevo ingreso. El proceso de integracin no
termina con las actividades de los primeros das; ser necesario realizar
observaciones y entrevistas posteriores para saber si la induccin ha sido
adecuada, y detectar las posibles fallas en que se haya incurrido para aplicar
medidas correctivas en subsecuentes procesos.
En cuanto a la nomina y el control de asistencia, el objetivo de esta funcin es
lograr que los integrantes de la organizacin reciban en tiempo oportuno y en
forma correcta las retribuciones econmicas a que tienen derecho, de acuerdo con
los sealamientos legales y las polticas establecidas. Entre las actividades que se
llevan a cabo para cumplir con esta funcin, se encuentran:

registrar y controlar tarjetas de asistencia, reportes de horas extras,


retardos, permisos y faltas injustificadas y por riesgos de trabajo

informar a los jefes de lnea las faltas o retardos de sus subordinados;

elaborar la nmina del personal, con los salarios, comisiones, horas extras,
bonificaciones, primas de antigedad, retenciones de impuestos, etc., para
determinar el pago correspondiente

tramitar el pago de aportaciones al INFONAVIT;

participar en la determinacin y retribucin por concepto de reparto de


utilidades a los trabajadores;

elaborar declaraciones de impuestos sobre productos del trabajo, etc.

Los servicios y prestaciones son beneficios que ofrecen las organizaciones en


forma adicional al salario nominal, y se otorgan a los trabajadores por el solo
hecho de pertenecer a. ellas. Son dos conceptos que comnmente se utilizan
como sinnimos, pues la diferencia de su significado no es muy especifica; al
tratar de definirlos por separado se dice que corno servicios deben considerarse
los beneficios de ndole material o social que reciben los trabajadores, y como
prestaciones los que se reciben en especie o en dinero, los cuales representan un
incremento al salario mediante un ingreso o el ahorro de un gasto.
Existe una amplia variedad de servicios y prestaciones que se convierten en un
derecho de los trabajadores,porestarcontenidosen leyes y reglamentos, los
principales son:

Ley Federal del "Trabajo (descansos, vacaciones, aguinaldo, reparto de


utilidades, servicio mdico, etc.)

Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social (servicio mdico, pensiones,
dote matrimonial, salarios o subsidios por enfermedades y accidentes,
guarderas, centros vacacionales, etc.)

Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del


Estado (asistencia mdica, guarderas, tiendas, habitaciones, prstamos,
etc.)

Reglamento de Trabajo de Empleados de las Instituciones de Crdito y


Organizaciones Auxiliares (servicio mdico, prstamos, crditos y
descuentos en casas comerciales, vacaciones, aguinaldo, etc.)

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