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ESTUDIO ADMINISTRATIVO

La administracin es una actividad que se desarrolla en todo tipo de empresas


con el objetivo de alcanzar los mximos resultados. En los proyectos de
inversin es necesario lograr las metas especficas que le dieron origen, tarea
en la cual es imprescindible una buena administracin. La administracin
utiliza una serie de pasos que en conjunto se denominan proceso
administrativo, el cual comprende3 las siguientes etapas:
Previsin.
Planeacin.
Organizacin.
Integracin.
Direccin.
Control.

ESTUDIO ADMINISTRATIVO DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN

Los proyectos de inversin empresariales son desarrollados por las propias


compaas. Los principales elementos que se consideran en el estudio
administrativo de los proyectos de inversin son:
La constitucin jurdica de la empresa u organismo, as como los
aspectos legales que afectan su funcionamiento.
Diseo de la organizacin de la empresa.
Constitucin jurdica de la empresa y aspectos legales que afectan su
funcionamiento
Los ordenamientos jurdicos afectan a los organismos o empresas y, por lo
tanto, a los proyectos de inversin, ya que normalmente las empresas se
constituyen para generar determinados productos y/o servicios. Por ello, es
necesario conocer a profundidad las leyes, reglamentos o normas que afectan
su constitucin y funcionamiento.
En cuanto al marco legal de constitucin de empresas, en Mxico se aplica la
Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), el cual es el ordenamiento
jurdico.
Sociedades mercantiles
La Ley General de Sociedades Mercantiles regula a este tipo de organizaciones,
las cuales se clasifican en:
Sociedad en nombre colectivo.
Sociedad en comandita simple (S. en C.).
Sociedad de responsabilidad limitada (S. de R.L.).
Sociedad annima (S.A.).
Sociedad en comandita por acciones (S. en C. por A.).
Sociedad cooperativa (S.C.).
Personalidad jurdica
Una sociedad mercantil adquiere personalidad jurdica mediante su inscripcin
en el Registro Pblico de Comercio y el acta constitutiva y, con ello, se
convierte en sujeto de derechos y obligaciones, pero tambin obtiene ventajas
que le permiten contratar crditos con instituciones financieras o realizar
transacciones de compraventa con clientes y proveedores, porque
jurdicamente la empresa responde por las obligaciones contradas.

Constitucin de una sociedad mercantil


Todas las sociedades deben constituirse a travs de una escritura pblica
constitutiva otorgada ante un fedatario pblico (notario o corredor pblico) y su
inscripcin en el Registro Pblico de Comercio.
Escritura pblica constitutiva
En la LGSM se definen los requisitos mnimos que debe reunir una escritura
constitutiva:
Nombre, domicilio y nacionalidad de las personas que constituyen la
sociedad.
Objeto de la sociedad.
Razn social. Es el nombre de una sociedad personal, es decir, incluye el
nombre de todos los socios.
Denominacin social. Procede de las llamadas sociedades de capital.
Duracin de la sociedad.
Importe del capital social. Es el monto mnimo con que debe contar la
empresa para funcionar, cantidad que puede variar de acuerdo con el
tipo de sociedad comercial que pretenda constituirse.
Domicilio social
Nombramiento de los administradores y designacin de los que llevarn
la firma fiscal.
Forma de distribuir utilidades y prdidas entre los socios.
Importe del fondo de reserva.
Casos de disolucin y bases para liquidar una sociedad mercantil.
Aspecto fiscal
Los representantes legales de una sociedad mercantil estn obligados a
inscribir a la compaa en el Registro Federal de Contribuyentes de la
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (SHCP), as como a dar aviso al
fedatario
pblico
que
realiza
la
protocolizacin
del
instrumento
correspondiente.

Otros trmites
Existen proyectos de inversin que debido a su giro o actividad requieren
proteger la exclusividad de fabricacin de sus productos. Tal es el caso de los
inventos o derechos de propiedad de autor, en los cuales se requiere asegurar
la exclusividad de explotacin de los inventos realizados por la empresa que
debern ser usados para los proyectos de inversin.
Patentes
La patente es un derecho que adquiere el inventor o autor de algo, para
disfrutar en exclusividad de los beneficios de su creacin. Es decir, la patente
es un documento que otorga el privilegio del uso y disfrute de una invencin
y/o propiedad industrial.
Es importante destacar que la invencin es toda creacin intelectual que
permite transformar la materia prima o la energa que existe en la naturaleza,
para su aprovechamiento por el hombre a travs de la satisfaccin inmediata
de una necesidad concreta.

Las invenciones tambin comprenden los procesos o productos de aplicacin


industrial.
Marcas
Es la seal que el fabricante pone a los productos de su compaa, para lo cual
utiliza un nombre, trminos, smbolos, diseo, cualquier signo visible o una
combinacin de estos elementos que sirva para distinguirlo de otros productos
de su misma clase.
La marca es utilizada para productos o servicios, y se le considera como el
intento de la empresa de dar identidad a sus productos, ya que ello permite
distinguirlos de sus similares en los mercados.
Nombre comercial
El trmino nombre comercial se refiere a cualquier denominacin que sirve
para diferenciar una empresa o establecimiento industrial, comercial o de
servicios, dentro de la zona geogrfica donde se encuentra establecida su
clientela.

Organizacin de la empresa
En los proyectos de inversin, la organizacin consiste en proporcionar una
estructura formal encaminada al logro de metas especficas; en este caso, al
logro de producir-vender los productos y/o servicios que sern fabricados o
prestados como resultado del proyecto de inversin.
De la organizacin podemos desprender las siguientes conclusiones, que
resumen lo que comprende el acto de organizar y su importancia en los
proyectos de inversin:
Dota de una estructura a la empresa que desarrolla el proyecto de
inversin.
Define y establece las funciones de cada uno de los elementos humanos
que integrar el personal que llevar adelante la compaa.
Expone la responsabilidad, las obligaciones, la autoridad y contribucin a
los objetivos de todos los elementos humanos, as como de las diversas
reas de trabajo en el contexto global de la empresa.
Permite construir la representacin grfica de la organizacin a travs de
un organigrama.
Evita la duplicidad de funciones.
Impide la fuga de las responsabilidades, ya que define con exactitud la
contribucin de cada elemento humano para el logro de los objetivos de
la organizacin.
Determina el nmero de personas que laborarn en la empresa. Permite
incluir, en los estados financieros presupuestados, el gasto del personal
de la empresa mediante la cuantificacin de sueldos y prestaciones que
percibir cada trabajador.
A partir del conocimiento de personal que trabajar en la empresa,
permite cuantificar los activos que se usarn para que la empresa
funcione de manera eficiente.
Permite incluir, en los estados financieros presupuestados, la inversin y
gasto en equipos de oficina, cmputo y transporte relacionado con las
funciones de las personas que integran la empresa.

Existen distintas maneras de organizar a las empresas, las cuales dependen de


los criterios que se utilizan para establecer las diversas lneas de autoridad,
responsabilidad, comunicacin y funciones, es decir, las interrelaciones entre
los diversos puestos (centros de trabajo). Dadas estas relaciones, a
continuacin se enlistan las diferentes maneras de organizar o agrupar los
organismos o empresas:
Organizacin con autoridad lineal.
Organizacin funcional.
Organizacin por producto.
Organizacin territorial.
Organizacin matricial.
Organizacin lineal o militar
En este tipo de organizacin, que se utiliza principalmente en el ejrcito y la
Iglesia catlica, la autoridad transita en lnea horizontal descendente mientras
que la responsabilidad lo hace en lnea ascendente.

Organizacin por funciones


En este caso, los diversos departamentos se organizan con base en las
funciones que requiere desarrollar la compaa para lograr los objetivos para
los que fue creada. Por lo general, las funciones bsicas de las empresas son
ventas, produccin, finanzas y recursos humanos.
Las ventajas de este tipo de organizacin son: 1) reflejo lgico de las funciones
dado que estas reas son definidas por los jefes mediante el empleo de la
lgica, 2) mantiene el poder y prestigio de las funciones mayores, 3) es un
medio para el estricto control en los niveles altos.
Las desventajas de este tipo de organizacin son: 1) la responsabilidad de
obtener utilidades se exige slo en los niveles ms altos, debido a que ejercen
el mando y la representatividad, 2) requiere alta especializacin del personal
operativo y 3) limita el desarrollo de gerentes departamentales.

Organizacin matricial
Este tipo de organizacin, que combina las caractersticas de la
departamentalizacin por funciones y por producto, tambin es conocido como
parrilla, proyecto o administracin del producto. Por ello, cada departamento
(finanzas, personal, mercadotecnia, produccin) lleva a cabo los procesos de
todas las lneas de productos que la empresa fabrica.
Para las empresas que elaboran productos mltiples, la economa y la
tecnologa no permiten tener departamentos de manufactura, de finanzas, de
recursos humanos o de fuerza de ventas para cada producto, proyecto o
divisin, por lo cual se recomienda ms una organizacin matricial en la que,
por ejemplo, un rea de ventas atienda a las diversas lneas de productos.
Adems, para evitar la fuga de responsabilidades, a cada divisin se asigna un
grado de responsabilidad por las utilidades.

Organizacin territorial
Este tipo de arreglo es utilizado, principalmente, por las empresas que tienen
activos fsicamente dispersos, pero tambin es empleada por las empresas que
realizan actividades similares en diferentes reas geogrficas, por ejemplo las
comercializadoras,16 que tienen plazas de venta en diferentes estados de un
pas o en varios pases. Este tipo de organizacin se disea con la finalidad de
tomar acciones rpidas acerca de diversos problemas o situaciones que deben
enfrentar las empresas, apoyndose en los gerentes locales o de los diferentes
territorios para la toma y ejecucin de decisiones.

Organizacin por proyecto


En este tipo de organizacin, las funciones se agrupan en departamentos
especficos para cada proyecto, a cada uno de los cuales se les asigna reas
funcionales especficas para uso exclusivo.

DISEO DE LA ORGANIZACIN
Un requisito indispensable en el proceso de disear la organizacin de las
empresas es el conocimiento detallado de la situacin actual de stas, en el
caso que se pretenda reorganizar una empresa ya existente; pero, si se trata
de constituirla, es indispensable hacer un inventario de las actividades
necesarias para el logro de los objetivos.
A fin de lograr un desempeo eficiente, para disear las organizaciones se
deben emplear los principios de organizacin bsicos que se detallan a
continuacin:
La organizacin debe disearse para cumplir con los objetivos.
La divisin del trabajo debe reflejarse en la especializacin individual.
Debe existir la coordinacin de personas y actividades a favor de la unidad
de esfuerzo.

La mxima autoridad debe depositarse siempre en el ejecutivo de ms alta


jerarqua.
La definicin de cada puesto, autoridad, responsabilidad y relaciones se
establecen por escrito y todos los miembros del grupo se dan a conocer a
travs de los manuales de organizacin.
La responsabilidad del superior por la actuacin de sus subordinados es
absoluta.
La responsabilidad implica la autoridad correspondiente que permita cumplir
con ciertas obligaciones.
Por lo que respecta al tramo de control, ninguna persona debe supervisar a
ms de cinco empleados.
Es esencial que las distintas unidades de trabajo u organizacionales se
mantengan en proporcin a su responsabilidad y autoridad.
Toda organizacin exige continuidad de sus procesos y estudio de nuevas
tcnicas y aplicaciones.
Equilibrio de direccin-control, lo que significa que a cada grado de
delegacin de autoridad deben establecerse los controles que permitan
mantener la unidad de mando.
Debe establecerse una forma para medir la actuacin de los diferentes
puestos.
Es necesario capacitar continuamente al personal para que desarrolle de
manera adecuada los diversos procesos organizacionales.
Recomendaciones para determinar la estructura organizacional adecuada
Cuando se establece la organizacin o la estructura organizacional de una
empresa, es necesario tener en cuenta ciertos factores que ayudan a concretar
una organizacin eficaz. Por ello es necesario considerar los siguientes
elementos:
Adecuada definicin y asignacin de deberes.
Asignacin de la autoridad correspondiente a las obligaciones de cada
uno de los puestos.
Precisin para definir las responsabilidades de los diversos
departamentos y de cada uno de los puestos.
Divisin de trabajo de manera equitativa y equilibrada.
Establecer una especializacin del trabajo sin que se centralice slo en
pocas personas.
Establecer una unidad de mando a fi n de evitar conflictos.
Definir y mantener comunicacin adecuada con los subalternos y
colegas para evitar falsas expectativas.
Establecer mecanismos alternativos que permitan adaptar el
funcionamiento del organismo o departamento ante cambios
inesperados, como, por ejemplo, ausencia de algn elemento clave en la
toma de decisiones.
Identificar y encauzar de manera positiva la organizacin informal para
el logro de los objetivos.

En la medida de lo posible, propiciar el uso de la tecnologa y


procedimientos para lograr un adecuado funcionamiento de la
organizacin.

Consecuencias de una inadecuada organizacin


Una organizacin ausente o deficiente puede ser la causa primordial de que la
empresa muestre malos resultados. Las deficiencias pueden deberse a una
mala organizacin, motivada por una direccin o administracin inadecuadas,
fricciones internas, mala comunicacin, poca o ninguna cooperacin, mala
distribucin del trabajo, ausencia de autoridad, falta de definicin de
responsabilidades, etc.

Aspectos adicionales
organizacin

que

se

requieren

del

proceso

de

Los aspectos que se deben considerar como parte importante de la


organizacin son:
Anlisis de puestos. Este tipo de estudio se realiza tanto en empresas que ya
estn constituidas como en aquellas que apenas se estn formando. En este
anlisis se especifican las funciones que deben realizar los ocupantes de cada
uno de los puestos, as como los requisitos mnimos que deben poseer para
desarrollar el trabajo de manera adecuada. Este anlisis se complementa con
el manual de organizacin.
Es necesario realizar una proyeccin del anlisis de puestos que prevalezca en
el futuro, para lo cual se debe considerar la evolucin de las diversas variables
que afectan el funcionamiento de la organizacin, pero en especial las
relativas al desempeo de las funciones de cada uno de los puestos.
Reclutamiento del personal. Esta actividad consiste en disponer de un
nmero suficientemente alto de elementos humanos que permita seleccionar
los necesarios para su contratacin por las empresas. Para ello, es necesario
analizar cules son las principales y mejores fuentes para obtener candidatos
adecuados para ocupar los puestos que deben ser cubiertos en la empresa. Las
diversas universidades del pas son una fuente de muy buenos candidatos.
Adems, en los ltimos aos se han desarrollado las agencias de empleos, que
concentran los datos y antecedentes de personas con casi todos los perfiles
que necesitan las empresas.
Seleccin de personal. Es muy importante que los puestos clave dentro de la
organizacin sean ocupados por personal con dinamismo, inquietudes,
creatividad, etc., caractersticas que comnmente se encuentran en la mayora
de los jvenes, aunque tampoco se puede excluir a las personas maduras. En
ocasiones, los especialistas en diseo de equipos de trabajo prefieren realizar
combinaciones entre personas maduras y centradas que ocupan los puestos
decisorios con jvenes decididos que normalmente tienen mayor inclinacin
hacia el riesgo y las ideas innovadoras. De esta manera, se logran decisiones
ms equilibradas y productivas.
Capacitacin del personal. Las personas que ocupan los distintos puestos
deben poseer la capacidad y adiestramiento necesarios para lograr un correcto
desempeo de sus funciones. Sin embargo, la empresa debe proveer
capacitacin y adiestramiento adicional al personal que cubrir los diversos
puestos. Es necesario considerar los desembolsos por concepto de

capacitacin en los presupuestos financieros, de lo contrario, se corre el riesgo


que las empresas no funcionen adecuadamente por escatimar en costos de
formacin del personal.
Contratacin de personal. En los contratos de trabajo es necesario especificar
las obligaciones y derechos tanto del trabajador como de la empresa para
evitar problemas por malos entendidos, principalmente en el desarrollo del
trabajo.
Planeacin de los requerimientos de personal. En la medida que la empresa
crezca, es necesario planear las caractersticas que deben poseer las personas
que ocuparn los diversos puestos, as como tomar decisiones entre
contratarlos ya capacitados o realizar un programa mediante el cual se les
enseen las habilidades necesarias para el adecuado desempeo de sus
funciones.