Gastos pagados por anticipado

Un gasto pagado por anticipado es una partida que se pag y se registr antes de ser usada o
consumida; una parte de ella representa propiamente un gasto del periodo actual y otra
parte representa un activo disponible al finalizar el ejercicio. Si al principiar el presente ao
se pagan por anticipado las primas correspondientes a un seguro por tres aos, un tercio de
esa cantidad representa un gasto del presente ao y los otros dos tercios un activo al
finalizar el ao, cantidad que se diferir y cargar a gastos de aos futuros.
Los gastos pagados por anticipado que se incluyen en el activo corriente son gastos ya
hechos cuyos beneficios (generalmente servicios) se recibirn durante un ejercicio o un
ciclo de operaciones, el que sea ms largo. Estas partidas no son activo corriente porque
vayan a convertirse en efectivo, sino porque de no haber sido ya pagadas, haran necesario
el uso de efectivo durante el prximo ejercicio o ciclo de operaciones. Los gastos pagados
por anticipado se manifiestan con el importe del costo an no vencido o no consumido.
Con frecuencia las compaas incluyen en su activo corriente los seguros y otros pagos
adelantados de dos o tres aos, aunque parte del anticipo se aplique a ejercicios ms all de
un ao o de un ciclo de operaciones.
Ejemplos o partidas que lo integran
- Seguros Pagados por Anticipado
- Intereses Pagados por Anticipado
- Impuestos Pagados por Anticipado
- Alquileres Pagados por Anticipado
- Publicidad Pagada por Anticipado
- Suscripciones de Peridicos y Revistas Pagadas por Anticipado.
- Plizas de Seguros
- Artculos de Oficina
- Intereses
- Alquileres

Objetivos
Los objetivos de los procedimientos de auditora son los siguientes:
a) Comprobar que se trata de servicios pagados por anticipado, o de compras de artculos y
tiles sujetos a consumo, que afectarn los resultados de explotacin conforme se utilicen.
Es necesario que existan bases que soporten los argumentos por los cuales se considera que
los gastos anticipados producirn ingresos futuros.
b) Comprobar que las aplicaciones a resultados en el ejercicio, correspondan a las porciones
devengadas por servicios, efectivamente recibidos o consumos efectuados.
c) Comprobar su correcta valoracin.
Deber observarse que los gastos anticipados no incluyan desembolsos que debieran
cargarse a resultados, mediante el examen de la documentacin original y su periodo de
utilizacin.
d) Cerciorarse que haya consistencia en la poltica de tratamiento de estos activos.
e) Comprobar su adecuada presentacin y exposicin en las Cuentas Anuales.

Control interno
La revisin, estudio y valoracin de la efectividad de control interno deber dirigirse
principalmente a los siguientes aspectos:
a) Aprobacin por parte de la administracin, para efectuar desembolsos por estos
conceptos.
Dependiendo de la importancia de los gastos anticipados, un buen sistema de control
interno debe establecer la necesidad de que los desembolsos por estos conceptos sean
autorizados por empleados de la empresa o bien por el Consejo de administracin.
b) Adecuada custodia fsica de los bienes cargados a gastos anticipados.
Para establecer e identificar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el
manejo fsico de los bienes cargados a gastos anticipados, debe existir una custodia fsica
de los mismos y restringir el acceso a las reas del almacn.
c) Existencia de polticas definidas de lmites y conceptos que deban ser tratados como
gastos anticipados.
Dentro de las polticas contables de la Empresa, las que generalmente se incluyen en un
manual de procedimientos, deber existir una seccin en la que se definan las
caractersticas de los desembolsos que deben ser calificadas como gastos anticipados.
d) Existencia de registros que permitan identificar el origen de los pagos y las bases para su
aplicacin a resultados.
e) Revisin peridica de la vigencia de los servicios por recibir o artculos por utilizar y en
consecuencia de su aplicacin a perodos futuros.

Programa de auditoria
Validar la informacin que la empresa suministra, con respecto a los Gastos pagados por
anticipado, se debe fijar el siguiente programa de auditora desarrollando los puntos que
describimos a continuacin:
a) Ordenar y examinar las plizas.
b) Computar o verificar las primas de seguros pagados por anticipado.
c) Examinar las devoluciones y reclamaciones.
d) Determinar si el seguro es suficiente.
e) Hacer una lista de pagares y otros documentos deudores.
f) Calcular o verificar las cantidades pagadas por anticipado.
g) Investigar los convenios existentes.
h) Ratificar los adelantos.
i) Verificar las cantidades pagadas por anticipado, usando las cifras de ventas u otra
base.
Principios de contabilidad aplicados a los gastos pagados por anticipado.

Principio del costo o de valor histrico Establece que las transacciones, en este
caso referentes a los gastos pagados por anticipado deben ser registradas a su valor
histrico o de adquisicin. Es decir que deben incluir todas las erogaciones que
implico su adquisicin, y no solo su valor nominal.

Principio de unidad monetaria Establece que los movimientos deben estar

registrados en valores de dinero y bajo una sola moneda. En este caso todo lo
referente a los gastos pagados por anticipado en Dlares, por ser la moneda de curso
legal.

Principio de periodo contable Se refiere a que una entidad debe informar sobre sus
actividades en un periodo establecido. Este principio aplica a los gastos pagados por
anticipado porque se presentan en uno o ms periodos contables

Principio de consistencia Establece que los mtodos de registro o valuacin de las

operaciones se mantengan constantes para lograr la comparabilidad en los estados
financieros, si se cambia el mtodo de valuacin se debe aplicar la NIC 8

Principio de negocio en marcha Este principio establece que los negocios

permanecen durante un periodo indefinido.

Correlacin de gastos con ingresos: Los gastos se reconocen en el estado de

resultados sobre la base de una asociacin directa entre los costos incurridos y la
obtencin de partidas especficas de ingresos

Cargos Diferidos
Son erogaciones por servicios ya recibidos cuyos beneficios alcanzan a varios ejercicios
posteriores a aqul en que se realizan (gastos por amortizar) o por servicios pendientes de
recibirse. La caracterstica comn a los cargos diferidos es que representan un gasto
aplicable a ejercicios futuros y rara vez son recuperables en efectivo.
Ejemplos o partidas que lo integran
-Los costos y gastos ocasionados en la investigacin y desarrollo de estudios y proyectos.
- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento.
-Los descuentos en colocacin de Bonos Obligatoriamente Convertibles en
-Acciones
- Los tiles y papelera.
-gastos de instalacin
-gastos de organizacin

Objetivos
Obtener suficiente evidencia acerca de:
1. Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser
recibidos o utilizados en los prximos ejercicios periodos, por los cuales se ha
contrado una obligacin o desembolsado fondos.
2. Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos estn adecuada e
ntegramente contabilizados en los registros correspondientes.
3. Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos estn
registradas o atribuidas al periodo adecuado.
4. Los montos de esta cuenta estn debidamente calculados de acuerdo con la
5.

naturaleza y los trminos de la transaccin y las normas contables.

Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuacin de acuerdo

a las normas contables.

6. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados.
7. Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se han
expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensin de estos
saldos y transacciones que afectan la cuenta.
8. Verificar que los plazos de amortizacin que se manejaron durante el periodo sean
los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro.
9. . Preparar cdula de diferidos.
10. Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicacin para ellos.
11. Investigar la existencia de saldos crdito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo.

Programa de auditoria

Para validar la informacin que la empresa suministra, con respecto a los Gastos Diferidos,
se debe fijar el siguiente programa de auditora desarrollando los puntos que describimos a
continuacin:
Pruebas sustantivas
1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en
dicha evaluacin:
Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad de los
procedimientos

de

auditora

aplicables

de

acuerdo

las

circunstancias.

Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas
y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren
tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de
recomendaciones.
2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados
financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
Pruebas de cumplimiento
1. Verificar que la gerencia realiza revisin peridica del valor contable y el plazo de
amortizacin de los cargos diferidos.
2. Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga
aspectos dudosos, para comprobar as la veracidad de saldos y transacciones.
3. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en
orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogacin de los gastos
pagados por anticipado, para comprobar as la valuacin de este componente.
5. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan polticas para
la adecuada utilizacin de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos que afecten
considerablemente a la empresa.

6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos

diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y
cumplimiento de este por parte de los empleados.
La cuenta diferida est constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan
erogaciones de fondos en ejercicios futuros.
Principios de contabilidad aplicados a los Cargos Diferidos.

1. Del valor histrico original. Deben registrarse al valor realmente pagado por ellos.
2. De la realizacin y del periodo contable. Los diferidos deben afectar los resultados del
ejercicio a que correspondan. De ah la necesidad de diferir su aplicacin a los resultados,
justamente para afectar correctamente los ejercicios que reciban el beneficio del gasto
pagado

anticipadamente.

3. Criterio Prudencial. Puesto que los cargos diferidos, en estricto sentido son gastos,
(especialmente los gastos por amortizar) es conveniente que se apliquen a resultados lo ms
rpidamente posible mediante tasas altas de amortizacin.
Inversiones.
Las inversiones son definidas como el grupo que comprende las cuentas que registran las
inversiones en acciones, cuotas o partes de inters social, ttulos valores, papeles
comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente econmico con
carcter temporal o permanente, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de
liquidez, establecer relaciones econmicas con otras entidades o para cumplir con
disposiciones legales o reglamentarias.

Clases de inversiones
Las inversiones desde tres puntos de vista que son: Por su naturaleza, por el tiempo, por la
rentabilidad.

Desde el punto de vista de su naturaleza

Se agrupan todas aquellas cuentas que representen colocaciones de capitales en otras
empresas con la finalidad de obtener ingresos adicionales peridica o permanentemente y/o
tener acceso a controlar a la empresa emisora.
Para una mejor explicacin sub clasificaremos este tipo de inversiones en:

Inversiones de capital

Inversiones en obligaciones

Inversiones financieras

Inversiones en otros activos

Las inversiones de capital. Son colocaciones de recursos financieros destinados a formar

parte del capital de la empresa emisora y poder tener la posibilidad de controlarla. En este
tipo de inversin se presentan tres casos: Acciones de empresas, Cuotas de capital y
certificados de aportacin.
Las inversiones en obligaciones. Son colocaciones de recursos financieros destinados a
formar parte de las obligaciones a largo plazo de la empresa emisora. Por tanto el
inversionista se convierte en acreedor. En este tipo de inversiones se presentan dos casos:
Bonos de empresa e Hipotecas de empresas.
Las inversiones financieras. Son colocaciones de recursos financieros en entidades
financieras como bancos, mutuales, financieras, etc. Con la finalidad de percibir
peridicamente intereses. Por tanto el inversionista se convierte en acreedor, normalmente
en el corto plazo. En este tipo de inversin se presentan dos casos: Depsito a plazo fijo y
Cajas de ahorro.
Las inversiones en otros activos. Son colocaciones de recursos financieros en bienes de
diferente caracterstica, que al momento de su realizacin puedan generar beneficio
adicional para la empresa. El beneficio de estas colocaciones se obtiene el momento de su

venta. En este tipo de inversin se presentan los siguientes casos: Inmuebles, metales y
Piedras preciosas, Obras de arte, Numismtica y otras de similar naturaleza.
Desde el punto de vista del tiempo:
Hace referencia al tiempo en que permanecer la colocacin de los recursos financieros en
la empresa, razn por la cual se sub clasifican en:

Inversiones temporarias

Inversiones permanentes

Las inversiones temporarias. Son colocaciones de recursos financieros en la empresa

emisora a ser realizadas en un mximo de un ao.
Las inversiones permanentes. Son colocaciones de recursos financieros en la empresa
emisora a ser realizadas en un tiempo mayor a un ao.
Es muy importante hacer esta distincin en cuanto a la clasificacin de las inversiones y su
exposicin en los activos fijos del estado financiero balance general.
Desde el punto de vista de la rentabilidad, esta clasificacin hace referencia, al beneficio o
lucro que puedan obtener la colocacin de recursos financieros en las empresas emisoras,
razn por la cual estas se sub clasifican en:

Inversiones rentables

Inversiones no rentables

Inversiones rentables. Las Son colocaciones de recursos financieros que generan ingresos
adicionales peridicamente para el inversionista.
Las inversiones no rentables. Son colocaciones de recursos financieros que no generan
ninguna clase de ingreso monetario al inversionista, sin embargo obtiene a cambio el goce
de un servicio que tambin es solventado por l.
. Objetivos

El diseo de pruebas que proporcionen seguridad razonable de que:

1. Las inversiones fueron autorizadas, existen y son propiedad de la empresa en la fecha del
Balance General.
2. Todas las inversiones que posee la empresa estn incluidas en los saldos de las cuentas
correspondientes.
3. Los valores con los cuales se presentan las inversiones en los Estados Financieros son
correctos y estn debidamente revelados.
4. El ingreso proveniente de las inversiones con las ganancias y perdidas en las ventas y los
ajustes en los mrgenes de evaluacin incluidos, se reflejan adecuadamente en los Estados
Financieros.
5. Las inversiones estn clasificadas correctamente segn sus componentes de corto y largo
plazo.
6. Se cumplan las normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas.
7. Las partidas de inversiones estn reconocidas en la unidad de medida correspondiente.
Objetivos especficos
1. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados.
2. Determinar el cobro de las cuentas de inversiones.
3. Verificar que se halla realizado una planeacin y anlisis de inversiones adecuados.
4. Obtener informacin acerca de las transacciones de inversiones mas representativas en
relacin con los procedimientos.
5. Determinar la eficiencia y eficacia de los mtodos de inversiones de la compaa.
6. Establecer el cumplimiento de las polticas de inversiones

Las inversiones deben tener un gran control por parte de los administradores financieros, ya
que estas son la que en un momento pueden darle a la organizacin un aporte de recursos
importantes
PROGRAMA DE AUDITORIA
Para validar la informacin que la empresa suministra con respecto a las inversiones, se fija
el siguiente programa de auditora desarrollando los puntos que describimos a
continuacin:
1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en
dicha evaluacin:
Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad de los
procedimientos

de

auditora

aplicables

de

acuerdo

las

circunstancias.

Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas
y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren
tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de
recomendaciones.
2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados
financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
A. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica de acceso a inversiones.
B. Determinar la eficiencia de la poltica de adquisicin de inversiones de la compaa
C. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como inversiones, se encuentren en
orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
D. Observar si los abonos en cuenta de las inversiones se registran adecuadamente.
E. Revisar que exista un completo anlisis del manejo de las inversiones para identificar
fallas y aplicar las correcciones necesarias

F. Revisar si la informacin acerca de las inversiones de la compaa, se encuentra

debidamente actualizada y se hace llegar oportunamente a la administracin y a los
encargados dentro de la compaa.
G. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de las cuentas
de inversiones.
H. Verificar el conocimiento y cumplimiento del manual de funciones por parte de los
empleados.
PRUEBAS SUSTANTIVAS
A. Comprobar la existencia fsica de los ttulos que acrediten la propiedad de las
inversiones.
B. Cerciorarse de la correcta contabilizacin y valuacin de las inversiones de acuerdo con
los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados sobre a bases uniformes
en relacin con el periodo anterior.
C. Verificar la adecuada presentacin en los estados financieros y revelar cualquier
gravamen que exista sobre dichas inversiones.
D. Comprobar la forma como fueron contabilizados los productos o perdidas provenientes
de las inversiones y su inclusin en los estados del periodo.
E. Mediante confirmaciones verificar los saldos de las inversiones que mantenga la
empresa en otras entidades.
F. Verificar los ajustes realizados en las inversiones por la valorizacin de estas en el
mercado.
G. Determinar la poltica de dividendos que por valorizaciones en el mercado as lo
requieran.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

1. Verificar la autorizacin y propiedad por medio de la tcnica de indagacin que las

inversiones realizadas hayan sido debidamente autorizadas por el gerente financiero.
2. Obtener comprobacin por escrito de las entidades involucradas en las respectivas
inversiones realizadas.
3. Realizar una revisin analtica de los Estados Financieros para confirmar que la totalidad
de las inversiones estn contenidas en ellos.
4. Verificar si la base de evaluacin se aplica consistentemente, de acuerdo con la poltica
aprobada por el consejo de direccin
5. A travs de la tcnica de reprocesamiento de transacciones verificar que estn registradas
correctamente.
6. Ratificar la aseveracin bsica de evaluacin a travs de la tcnica de recomputo.
7. Evaluar el corte de documentos para determinar si las inversiones estn valuadas
correctamente.
8. Comprobar que todos los movimientos en materia de inversiones estn reflejados en los
Estados Financieros.
9. Verificar que los intereses, dividendos y dems a que hayan dado lugar las inversiones se
registren de forma clara y en concordancia con los PCGA
10. Si alguna de las inversiones ha sido vendida, verificar que el precio de dicha
transaccin haya sido autorizado por la Junta Directiva

Principios de contabilidad aplicados a las inversiones

Realizacin.
La contabilidad cuantifica, preferentemente en trminos monetarios, las operaciones que
una entidad efecta con otros participantes en la actividad econmica y ciertos eventos
econmicos que la afectan. Dichas operaciones y eventos econmicos deben reconocerse
oportunamente en el momento en 35que ocurran y registrarse en la contabilidad. A tal
efecto se consideran realizados para fines contables: a) Las transacciones de la entidad con
otros entes econmicos, b) las transformaciones internas que modifiquen la estructura de
los recursos o fuentes, c) los eventos econmicos externos a la entidad o derivados de las
operaciones de sta, cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en trminos
monetarios.
Perodo contable.
La necesidad de tomar decisiones en relacin con una entidad considerada en marcha o de
existencia continua, obliga a dividir su vida en perodos convencionales. La contabilidad
financiera presenta informacin acerca de la actividad econmica de una entidad en esos
periodos convencionales. Las operaciones y eventos, as como, sus efectos derivados,
susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren; por lo tanto,
cualquiera informacin contable debe indicar claramente el periodo al cual se refiere.
Revelacin suficiente.
La informacin contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara
y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operacin y la situacin
financiera de la entidad; por lo mismo, es importante que la informacin suministrada
contenga suficientes elementos de juicio y material bsico para que las decisiones de los
interesados estn suficientemente fundadas.

Asientos contables para los gastos pagados por anticipado

Para registrar un prepagado, se hace cargando a la cuenta del mismo y

acreditando a la cuenta banco o cuentas por pagar, segn como se haya
realizado la operacin: si es de contado a la cuenta Banco si es a crdito a
Cuentas por pagar por ejemplo

-1-

Debe

Seguros pagados por anticipado

Haber

XXXX

Banco

XXX

(P/r cancelacin pliza de seguro)

-2 Artculos de oficina

XXX

Cuentas por pagar

XXXX

(P/r adquisicin de papelera para

La oficina.)
-3 Gastos de seguro pagado por anticipado
Seguro pagado por anticipado

XXX

XXXX

(P/r monto causado al cierre del ejercicio fiscal)

Asientos contables para los cargos diferidos

-1-

Gastos de mantenimiento

Debe

XXXX

Mejoras a la propiedad arrendada

(P/ajuste a la cuenta de mejoras a la propiedad arrendada)
-2 -

Haber

XXX

Amortizacin gastos de constitucin

XXX

Amortizacin acumulada gastos de constitucin

XXXX

(P/r amortizacin del gasto de constitucin causada en un ejercicio econmico)

Asientos contables para las inversiones
-1Inversin en acciones

Debe

Haber

XXXX

Efectivo

XXXX

P/R Registro de adquisicin de acciones

-2Efectivo

XXXX
Inversin en acciones

XXXX

P/R Registro de dividendos recibidos

-3Intereses por cobrar sobre bonos
Inversin en bonos
Intereses recibidos
P/R Asiento de ajuste.

XXXX
XXXX
XXXX