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triple O

obtener
organizar
ofrecer

INFORMACIN
PARA LA

TRANSICIN
MUNICIPAL

informacin PARA la transicin municipal


Autoriadades de la RIFCAM
Hugo Siles Nez del Prado
Ministro de Autonomas
Lenny Valdivia Bautista
Ministra de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupcin
Julieta Sejas
Presidenta de la Asociacin de Concejalas de Bolivia (ACOBOL)
Juan Carlos Len Rodas
Presidente de la Federacin de Asociaciones Municipales de Bolivia (FAM Bolivia)
Ivn Iporre Salguero
Director General Ejecutivo de la Escuela de Gestin Pblica Plurinacional (EGPP)
Pamela Vargas Gorena
Directora del Servicio Estatal de Autonomas (SEA)
Equipo tcnico:


SOLIDAR - PADEM
Ludmila Santa Cruz
Ricardo Montecinos
Aleida Retamozo

Edicin:

Mara Virginia Ortiz

Revisin:

Equipo Tcnico RIFCAM

Diagramacin:

Arturo Rosales

Ilustraciones: Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo - PNUD


Federacin colombiana de Municipios. Herramientas para el Uso Prctico y Transparente de la Informacin en los
Municipios. Noviembre 2008. Bogot - Colombia

Este documento se imprimi con el apoyo de la Cooperacin Suiza en Bolivia.


Se autoriza su reproduccin, total o parcial, a condicin de citar la fuente y la propiedad.
Impreso en Bolivia
2015

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

Contenido
1. Introduccin
5
2 Marco Normativo de la
Transicin Transparente
9
3. La informacin municipal
23
4. Obtener, organizar y ofrecer

la informacin municipal
33
5. Comisin social para la

Transicin Transparente
Municipal
39
6. Matrices de informacin
municipal
43
Matriz No 1:
Gestin Administrativa y Financiera
y Asuntos Jurdicos

48

Matriz No 2:
Gestin de Planificacin y Proyectos
de Inversin Municipal

62

Matriz N 3:
o

Gestin Legislativa Municipal

72

1.
Introduccin

En marzo de 2015 tendr lugar la cuarta eleccin democrtica de autoridades municipales; hecho
que representa, por una parte, la oportunidad para ejercitar el derecho ciudadano a elegir a las
autoridades locales; y por otra parte, este espacio municipal brinda nuevas alternativas para el
desarrollo local, impulsadas por los candidatos a Alcadesa, Alcalde y concejales municipales.
El cambio de autoridades municipales conlleva necesariamente un proceso de transicin que
fortalece la institucionalidad municipal y que, adems, implica la transferencia de informacin bsica
y estratgica para continuar con la gestin municipal. Basada en tres principios fundamentales: i) la
transparencia referida al acceso a la informacin pblica como un derecho que debe ser garantizado
por el gobierno municipal; ii) responsabilidad por la funcin pblica de proporcionar de manera
oportuna y fidedigna la informacin sobre los asuntos inherentes a cada funcin; iii) la rendicin de
cuentas de manera pblica de los resultados de todas las reas en las que el gobierno autnomo
municipal tiene responsabilidad, proceso que debe garantizar la participacin ciudadana.
A partir de la coordinacin interinstitucional de actores pblicos y de organizaciones no
gubernamentales se ha configurado un programa para apoyar la transicin municipal en los
diferentes municipios del pas, considerando el marco normativo vigente y los avances tcnicos y
operativos de la gestin municipal. De esta manera, surge un programa para generar capacidades
y brindar asistencia tcnica antes y despus del cambio de autoridades.
La presente gua constituye una herramienta tcnica y operativa que pretende orientar el proceso
de preparacin, ordenamiento y entrega de informacin municipal, de las autoridades salientes a
las autoridades entrantes. Se trata de una gua referencial metodolgica que puede ser utilizada por
las autoridades, los funcionarios municipales, consultores y asesores municipales, para transferir de
manera ordenada la informacin, y no para determinar elementos de fiscalizacin y evaluacin, que
requieren un anlisis ms profundo de procesos especficos.
El Programa de Apoyo a la Democracia Municipal (SOLIDAR PADEM), en base al nuevo marco
normativo y los lineamientos de poltica pblica ha actualizado la gua elaborada por la Federacin
de Asociaciones Municipales de Bolivia (FAM-Bolivia) y el Ministerio de Autonomas para el
proceso de transicin municipal de la gestin 2010. Este trabajo fue enriquecido para el Proceso
de Transicin 2015, por las instancias que componen la Red Interinstitucional de Formacin y
Capacitacin Autonmica Municipal (RIFCAM): Ministerio de Autonomas, Servicio Estatal de
Autonomas (SEA), FAM-Bolivia, Asociacin de Concejalas de Bolivia (ACOBOL), Escuela de Gestin
Pblica Plurinacional (EGPP), Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupcin,
con el objetivo de brindar apoyo a los municipios clasificados como A, B y C, para efectivizar el
derecho de acceso a la informacin, garantizando la continuidad de la gestin municipal.

Para contribuir a este objetivo es importante que las actuales autoridades municipales obtengan,
organicen y ofrezcan informacin de su gestin a la ciudadana y a las autoridades electas que
asumirn funciones. La presente gua es una herramienta que describe las acciones necesarias para
ello y propone instrumentos para el cumplimiento de tales procesos.
La gua establece elementos conceptuales sobre la informacin de la gestin municipal en el marco
de la Constitucin Poltica del Estado, que asume como componentes transversales la inclusin,
derechos humanos, la participacin y control social. Esta gua no considera elementos para evaluar
la informacin que sea recolectada, se orienta a la verificacin fsica y referencial para calificar la
suficiencia de un documento respecto a las disposiciones normativas y administrativas vigentes.
Sern procesos posteriores los que determinen la validez tcnica y legal de los documentos que se
obtengan.

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

2.
Marco
Normativo
La
de la Transicin
informacin
Transparente
municipal
*

*Texto elaborado por la RIFCAM

2.1

Doctrina: concepto y contenidos del derecho de acceso


a la informacin pblica.
Constitucin Poltica del Estado y el Derecho de acceso a la Informacin
La Constitucin Poltica del Estado, Asume y promueve como principio tico morales el: ama qhilla,
ama llulla, ama suwa (no seas flojo, noseas mentiroso, ni seas ladron), suma qamaa (vivir bien),
andereko (vida armoniosa), tekokavi (vida buena), ivimaraei (tierra sin mal) y qhapajan (camino o
vida noble); As mismo, la inclusin de artculos destinados a la implementacin y fortalecimiento
de la transparencia en la gestin pblica y el acceso a la informacin.
La Constitucin Poltica como las convenciones ratificadas por el Estado reconocen y garantizan el
acceso a la informacin en un Estado democrtico, donde se debe aplicar medidas para promover,
implementar y asegurar el derecho de acceso a la informacin.
2.2

Normativa constitucional y legal vigente


2.2.1 Constitucin Poltica del Estado
Artculo 21.
Las bolivianas y los bolivianos tienen los siguientes derechos:
6) A acceder a la informacin, interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de manera
individual o colectiva.
Artculo 24
Toda persona tiene derecho a la peticin de manera individual o colectiva, sea oral o escrita,
y a la obtencin de respuesta formal y pronta. Para el ejercicio de este derecho no se exigir
ms requisito que la identificacin del peticionario.
2.2.2 Ley N 341 de Participacin y Control Social
Artculo 34 Acceso a la Informacin Pblica

I. El Estado en sus diferentes niveles y mbitos territoriales, a travs de todas sus entidades
pondr a disposicin y facilitar de manera efectiva y oportuna a todos los actores de la
Participacin y Control Social,la informacin de acuerdo a lo establecido en la Ley.

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

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2.2.3 Decreto Supremo N 214: Poltica Nacional

de Transparencia y Lucha contra la

Corrupcin y el Acceso a la Informacin


El acceso a la informacin es un derecho fundamental de las personas a conocer el manejo
de la cosa pblica. Permite a los ciudadanos y ciudadanas saber acerca destino y uso de los
recursos pblicos, constituyndose en un instrumento de participacin ciudadana.
2.3

Acceso a la Informacin Pblica


El acceso a la informacin como derecho implica que cualquier persona tiene el derecho de
acceder libremente a la informacin existente en los archivos y documentos en poder del Estado
(salvo la informacin calificada como reservada), siendo una de las garantas fundamentales de la
democracia constitucional. Adems del acceder a la informacin pblica, es decir poder conocer
cierta informacin, los titulares del derecho las personas como sujetos activos- de parte de los
sujetos pasivos del derecho las autoridades y los servidores pblicos-, se exige que la informacin
tenga ciertas caractersticas esenciales, a saber, que sea cierta, actual, precisa y completa.
El derecho de acceso a la informacin se constituye en un derecho instrumental yaque a travs de
su ejercicio es posible ejercer otros derechos tambin consagrados enla Constitucin y las normas,
por ejemplo el ejercicio de control social se puede ejerceren forma idnea a travs del acceso a la
informacin pblica.
El derecho de acceso a la informacin est directamente relacionado al derecho depeticin, que
aunque son distintos, el derecho de peticin, sirve tambin instrumentalmente,para que el acceso
a la informacin pblica sea ejercido. A travs del derechode peticin, toda persona individual o
colectiva puede pedir o solicitar informacin a todo servidor/a pblico/a y obtener consecuentemente
una respuesta pronta, oportuna y completa.
2.4

Obligacin de Informar
Las y los representantes de los Gobiernos Autnomos Municipales, estn obligados y obligadas
a entregar la informacin generada durante el transcurso de su gestin, a solicitud de cualquier
boliviano y boliviana, siempre y cuando esta informacin no esta no afecte la seguridad del Estado
o la privacidad de las personas.
Toda informacin realizada o conservada en cualquier institucin del sector pblico adquiere
calidad de pblica, por lo tanto es una herramienta que abre el dilogo entre el Gobierno Autnomo
Municipal y la ciudadana, ya que se refiere a temas que interesan y afectan la vida de todas y todos

11

los habitantes del municipio y est relacionada con todo el trabajo de las servidoras publicas y los
servidores pblicos, desde las y los elegidos por voto directo, que administran recursos pblicos.
Es as que, la Constitucin Poltica del Estado en el Articulo 14, seala El Estado garantiza a todas
las personas y colectividades, sin discriminacin alguna, el libre y eficaz ejercicio de los derechos
establecidos en esta Constitucin, las leyes y los tratados internacionales de derechos humanos.,.
2.5

Utilidad de la Informacin
La informacin, genera espacios de dilogo y de participacin activa para la toma de decisiones
conjuntas, inclusivas y responsables. En ese sentido la Informacin Pblica, reconocida como un
Derecho Fundamental en la Constitucin Poltica del Estado Plurinacional de Bolivia,(artculo 21,
numeral 6,:A acceder a la informacin, interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de
manera individual o colectiva); se constituye en un elemento importante para que las autoridades
reconozcan la necesidad de construir una gestin transparente y eficiente con la participacin de
la poblacin. Por lo tanto desde la alcaldesa y/o alcalde y todas las servidoras publicas y servidores
pblicos deben garantizar el acceso a la Informacin, para lo cual se debern generar mecanismo
que permitan tener la informacin correctamente generada, archivada y resguardada, que permitir
a las y los bolivianos obtener la informacin de manera oportuna y clara cuando as ellas y ellos lo
requieran.
2.6

Conservacin de la Informacin
Las servidoras pblicas y servidores pblicos estn obligadas y obligados a conservar la informacin
que se genera

y se recibe en las instituciones pblicas. La omisin o el descuido ocasiona

responsabilidad penal.

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

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DECRETO EDIL N xxxx


DECRETO EDIL DE XXX DE xxxx DE 20XX
NOMBRE DE LA ALCALDESA O ALCALDE MUNICIPAL
ALCALDESA O ALCALDE DEL GOBIERNO AUTNOMO MUNICIPAL DE xxxx

EXPOSICIN DE MOTIVOS:
Que, la Constitucin Poltica del Estado, en su artculo 272 establece que el alcance autonmico
facultado a las Entidades Territoriales Autnomos implica la eleccin directa de sus autoridades
por las ciudadanas y los ciudadanos, la administracin de sus recursos econmicos, el ejercicio
de las facultades legislativa, reglamentaria, fiscalizadora y ejecutiva, por sus rganos del gobierno
autnomo en el mbito de su jurisdiccin, competencias y atribuciones.
Que, la Ley N031 Marco de Autonomas y Descentralizacin establece en el numeral 4 del artculo
9 que el ejercicio de la autonoma se realiza a travs de la planificacin, programacin y ejecucin
de su gestin poltica, administrativa, tcnica, econmica, financiera, cultural y social. Siendo que el
desarrollo de las mismas se efectuar conforme al principio de gradualidad.
Que, la ley N482 de Gobiernos Autnomos Municipales seala en su artculo 26 que es atribucin
de la Alcaldesa o del Alcalde, el dirigir la gestin pblica municipal, dentro la que se encuentran las
acciones que permitan la ejecucin de polticas pblicas.
Que, el diseo de polticas pblicas estatales tiene como finalidad articular el efectivo funcionamiento
de la gestin pblica a nivel nacional, departamental y municipal, entre las que se encuentra el
ejercicio pleno del derecho a la informacin de forma transparente y oportuna, por lo que en
ejercicio pleno de sus atribuciones el pleno del ejecutivo municipal decreta:

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DECRETO EDIL N 00xx/2015


DECRETO EDIL DE xxx DE xxx DE 2015
NOMBRE DE LA ALCALDESA O ALCALDE MUNICIPAL
ALCALDESA O ALCALDE (DEPENDIENDO) DEL GOBIERNO AUTNOMO MUNICIPAL
xxxx
DECRETA:
DECRETO EDIL DE TRANSICIN TRANSPARENTE DE LA GESTIN MUNICIPAL
Artculo 1. (OBJETO) El presente decreto edil establece el procedimiento para una Transicin
Transparente de la gestin municipal 2010 - 2015.
Artculo 2. (AMBITO DE APLICACIN) El presente decreto edil se aplicar a las servidoras y
servidores pblicos que forman parte del Ejecutivo Municipal.
Artculo 3. (EQUIPO TECNICO MUNICIPAL) Se conformar un Equipo Tcnico Municipal, que estar
integrado por representantes designados por el(a) Alcalde(sa) Municipal.
Artculo 4. (FUNCIONES DEL EQUIPO TCNICO MUNICIPAL) Los miembros del Equipo Tcnico
Municipal tendrn las siguientes funciones:
a)

Participar de forma activa en cada uno de los actos administrativos requeridos para el
proceso de transicin transparente.

b)

Asignar la distribucin de tareas especficas entre los integrantes del Equipo Tcnico Municipal
responsable del procesamiento, traspaso y transferencia de la informacin concerniente a la
gestin municipal comprendida entre mayo de 2010 a mayo de 2015.

c)

Programar los actos administrativos necesarios para el traspaso eficiente, oportuno y eficaz de
toda la documentacin producida por el ejecutivo durante la gestin municipal comprendida
entre mayo de 2010 a mayo de 2015.

d)

Recopilacin de la informacin a travs del llenado de matrices de informacin municipal


adjuntas a la presente norma.

e)

Participacin en actos pblicos de entrega y recepcin de la informacin de la gestin


municipal.

Los miembros del Equipo Tcnico Municipal efectuarn cada uno de sus actos

supeditados

a principios tico morales de la servidora pblica y del servidor pblico, en especial a los de
objetividad y transparencia.
Artculo 5. (PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN) Conforme a la estructura organizacional y
funcional del Ejecutivo Municipal, toda la informacin del Gobierno Autnomo Municipal deber
ser recopilada en medio fsico y digital, debiendo para tal efecto regirse al llenado de las matrices

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

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del proceso de transicin transparente que contienen mnimamente la siguiente clasificacin de


informacin:
a)

Gestin Administrativa Financiera y Asuntos Jurdicos: Control gubernamental, asuntos


jurdicos, organizacin administrativa y administracin de personal, administracin financiera,
administracin de bienes y servicios.

b)

Gestin de planificacin y proyectos de inversin municipal: planificacin estratgica,


polticas sectoriales de educacin, salud, Defensoras de la Niez y Adolescencia, Servicios
Legales Integrales (SLIMs), Casa de Acogida, Casas Comunitarias, Unidades Municipales de
las personas con discapacidad, de las personas adultas mayores, gestin de proyectos de
inversin municipal, empresas municipales de servicios como agua y alcantarillado, aseo y
jardines.

c)

Gestin normativa municipal: normativa municipal del ejecutivo, normativa institucional,


organizacional y administrativa.

Artculo 6. (OBLIGACIN) El Ejecutivo Municipal deber:


1.

Designar uno o varios responsables, los cuales sern parte del Equipo Tcnico Municipal.

2.

Procesar, facilitar y transferir informacin de la gestin municipal.

Artculo 7. (ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS PENDIENTES) Los actos administrativos pendientes


de resolver o que cuenten con plazos legales para su pronunciamiento por parte del Ejecutivo
Municipal, debern estar contenidos en un registro especial con las descripciones respectivas y
transferidas en el estado que se encuentren a las nuevas autoridades municipales a efectos de que
tomen conocimiento inmediato y procedan como corresponde.
Artculo 8. (INSTRUMENTO) La recopilacin de la informacin se la realizar mediante matrices de
informacin municipal, las cuales se adjuntan en anexos al presente Decreto Edil.
Artculo 9. (CONTROL SOCIAL) El Control Social podr conformar una Comisin Social del proceso
de Transicin Transparente, la cual supedita sus actos conforme a normativa especial vigente.
La participacin de los representantes y actores del Control Social no podr entorpecer el normal
desarrollo de los actos administrativos y de gestin pblica del Gobierno Autnomo Municipal de
xxxx
Es dada en el despacho del(a) Alcalde(sa) el de XXX a los XXX das del mes de xxx del ao 2015.

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LEY MUNICIPAL N xxxx


LEY DE XXX DE xxxx DE 20XX
NOMBRE DE LA ALCALDESA O ALCALDE MUNICIPAL
ALCALDESA O ALCALDE DEL GOBIERNO AUTNOMO MUNICIPAL DE xxxx

EXPOSICIN DE MOTIVOS:
Que, la Constitucin Poltica del Estado, en su artculo 272 establece que el alcance autonmico
facultado a las Entidades Territoriales Autnomos implica la eleccin directa de sus autoridades
por las ciudadanas y los ciudadanos, la administracin de sus recursos econmicos, el ejercicio
de las facultades legislativa, reglamentaria, fiscalizadora y ejecutiva, por sus rganos del gobierno
autnomo en el mbito de su jurisdiccin, competencias y atribuciones.
Que, la Constitucin Poltica del Estado estipula en su artculo 299.II que es competencia
concurrente entre el nivel central del Estado y las entidades territoriales autnomas el sistema
de control gubernamental, bajo la cual se tiene a la Ley N 1178 de 20 de Julio de 1990, Ley de
Administracin y Control Gubernamental que regula los procedimientos administrativos y jurdicos
en la gestin pblica.
Que, la Ley N031 Marco de Autonomas y Descentralizacin establece en el numeral 4 del artculo
9 que el ejercicio de la autonoma se realiza a travs de la planificacin, programacin y ejecucin
de su gestin poltica, administrativa, tcnica, econmica, financiera, cultural y social. Siendo que el
desarrollo de las mismas se efectuar conforme al principio de gradualidad.
Que, el diseo de polticas pblicas estatales tiene como finalidad articular el efectivo funcionamiento
de la gestin pblica a nivel nacional, departamental y municipal, entre las que se encuentra el
ejercicio pleno del derecho a la informacin de forma transparente y oportuna.
Que, el Decreto Supremo N27931 estipula el proceso de transicin transparente en la
Administracin Pblica Municipal, entre las que se determina como una de las instancias necesarias
para su cumplimiento en desarrollo normativo pertinente para establecer el proceso de transicin
que vaya a seguir el mismo.
Que, la lucha contra la corrupcin se constituye en una poltica nacional de transparencia cuyo
eje dos se refiere al fortalecimiento de la transparencia en la gestin pblica; y entendiendo que
el acceso a la informacin es un derecho constitucional fundamental de las personas a conocer el

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

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manejo de la cosa pblica, mediante el cual se permite a las ciudadanas y ciudadanos a conocer el
uso de los recursos pblicos, el cual se constituye en un instrumento de participacin ciudadana.
De esta forma, el ejercicio pleno del derecho de acceso a la informacin de forma transparente
y oportuna se efectiviza dentro el Gobierno Autnomo Municipal de xxxx mediante el ejercicio
potestativo de la sus atribuciones a travs de la siguiente ley municipal:

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LEY MUNICIPAL AUTONMICA N 00xx/2015


LEY DE xxx DE xxx DE 2015
NOMBRE DE LA ALCALDESA O ALCALDE MUNICIPAL
ALCALDESA O ALCALDE (DEPENDIENDO) DEL GOBIERNO AUTNOMO MUNICIPAL xxxx
Por cuanto, el Concejo Municipal, ha sancionado la siguiente Ley:
EL CONCEJO MUNICIPAL
DECRETA:
LEY TRANSITORIA
DE TRANSICIN TRANSPARENTE DE LA GESTIN MUNICIPAL

CAPTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artculo 1. (OBJETO) El objeto de la presente ley es establecer el procedimiento para una transicin
transparente de la gestin municipal 2010 - 2015.
Artculo 2. (FINALIDAD) La finalidad de la presente ley es posibilitar una transicin ordenada,
responsable y transparente de la gestin municipal.
Artculo 3. (MBITO DE APLICACIN) La presente ley se aplicar al Concejo Municipal y rgano
Ejecutivo del Gobierno Autnomo Municipal de xxxx
Artculo 4. (DEFINICIN) Transicin transparente es el proceso mediante el cual las autoridades
municipales transfieran la administracin municipal a las nuevas autoridades electas.
CAPTULO II

PROCEDIMIENTO

Artculo 5. (EQUIPO TCNICO MUNICIPAL) Se conformar un equipo tcnico municipal, que estar
integrado por representantes designados del rgano Ejecutivo Municipal y del Concejo Municipal.
Artculo 6. (FUNCIONES DEL EQUIPO TCNICO MUNICIPAL) Los miembros del Equipo Tcnico
Municipal tendrn las siguientes funciones:
a)

Participar durante el proceso de transicin transparente.

b)

Recopilar la informacin a travs del llenado de matrices de informacin municipal.

c)

Participar en los actos pblicos de entrega y recepcin de la informacin de la gestin


municipal.

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

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Artculo 7. (PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN) Toda la informacin del Gobierno Autnomo


Municipal deber ser recopilada en medio fsico y digital, debiendo para tal efecto regirse al llenado de
las matrices del proceso de transicin transparente conteniendo mnimamente los siguientes indicadores:
a)

Gestin Administrativa Financiera y Asuntos Jurdicos: Control gubernamental, asuntos


jurdicos, organizacin administrativa y administracin de personal, administracin financiera,
administracin de bienes y servicios.

b)

Gestin de planificacin y proyectos de inversin municipal: planificacin estratgica, polticas


sectoriales de educacin, salud, defensoras de la niez y adolescencia, SLIMs, unidades
municipales de las personas con discapacidad, gestin de proyectos de inversin municipal,
empresas municipales de servicios como agua y alcantarillado, aseo y jardines.

c)

Gestin legislativa municipal: normativa municipal, normativa institucional, organizacin


administrativa.

Artculo 8. (OBLIGACIN) El rgano Ejecutivo Municipal y el Concejo Municipal tienen las siguientes
obligaciones:
1.

Designar uno o varios responsables, los cuales sern parte del Equipo Tcnico Municipal.

2.

Procesar, facilitar y transferir informacin de la gestin municipal.

Artculo 9. (ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS PENDIENTES) Los actos administrativos pendientes


de resolver o que cuenten con plazos legales para su pronunciamiento por parte del Gobierno
Autnoma Municipal, debern estar contenidos en un registro especial con las descripciones
respectivas y transferidas en el estado que se encuentren a las nuevas autoridades municipales a
efectos de que tomen conocimiento inmediato y procedan como corresponde.
PARTE FINAL
INSTRUMENTO Y CONTROL SOCIAL
Articulo 10. (INSTRUMENTO) El instrumento a ser empleado para la recopilacin de informacin
que ser incorporado en el proceso de transicin transparente es el uso de las matrices de
informacin municipal, las cuales se adjuntan en el anexo a la presente ley.
Artculo 11. (CONTROL SOCIAL) El Control Social podr conformar una Comisin Social del proceso
de Transicin Transparente, la cual supedita sus actos conforme a normativa especial vigente.
La participacin de los representantes y actores del Control Social no podr entorpecer el normal
desarrollo de los actos administrativos y de gestin pblica del Gobierno Autnomo Municipal de xxxx
Remtase al rgano Ejecutivo Municipal para su promulgacin y publicacin.
Es dada en la Sala de Sesiones del Concejo Municipal de XXX a los XXX das del mes de xxx del ao
2015.

19

RESOLUCIN MUNICIPAL N xxxx


RESOLUCIN DE XXX DE xxxx DE 20XX

EXPOSICIN DE MOTIVOS:
Que, la Constitucin Poltica del Estado, en su artculo 272 establece que el alcance autonmico
facultado a las Entidades Territoriales Autnomos implica la eleccin directa de sus autoridades
por las ciudadanas y los ciudadanos, la administracin de sus recursos econmicos, el ejercicio
de las facultades legislativa, reglamentaria, fiscalizadora y ejecutiva, por sus rganos del gobierno
autnomo en el mbito de su jurisdiccin, competencias y atribuciones.
Que, el diseo de polticas pblicas estatales tiene como finalidad articular el efectivo funcionamiento
de la gestin pblica a nivel nacional, departamental y municipal, entre las que se encuentra el
ejercicio pleno del derecho a la informacin de forma transparente y oportuna.
Que, la ley N031 Marco de Autonomas y Descentralizacin establece en el numeral 4 del artculo
9 que el ejercicio de la autonoma se realiza a travs de la planificacin, programacin y ejecucin
de su gestin poltica, administrativa, tcnica, econmica, financiera, cultural y social. Siendo que el
desarrollo de las mismas se efectuar conforme al principio de gradualidad.
Que, la ley N482 de Gobiernos Autnomos Municipales seala en su artculo 26 que es atribucin
del Alcalde el dirigir la gestin pblica municipal, dentro la que se encuentran las acciones que
permitan la ejecucin de polticas pblicas, mediante el ejercicio pleno de sus atribuciones, el pleno
del Concejo Municipal determina lo siguiente:
Resuelve:

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

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RESOLUCIN MUNICIPAL N 00xx/2015


RESOLUCIN MUNICIPAL DE xxx DE xxx DE 2015
EL CONCEJO MUNICIPAL
RESUELVE:
RESOLUCIN DE TRANSICIN TRANSPARENTE DE LA GESTIN MUNICIPAL

Artculo 1. La presente resolucin establece el procedimiento para una transicin transparente de


la gestin municipal desarrollada entre mayo de 2010 a mayo de 2015.
Artculo 2. La presente resolucin se aplicar a las servidoras y servidores pblicos dependientes
del Concejo Municipal de xxxx
Artculo 3. Se conformar un Equipo Tcnico Municipal, el cual estar integrado por representantes
designados por el pleno del Concejo Municipal de xxxx
Artculo 4. Los miembros del Equipo Tcnico Municipal tendrn las siguientes funciones:
a)

Participar durante el proceso de transicin transparente.

b)

Asignar el o los equipos tcnicos responsables necesario para el procesamiento, traspaso


y transferencia de la informacin perteneciente a la gestin municipal comprendida entre
mayo de 2010 a mayo de 2015.

c)

Recopilar la informacin a travs del llenado de matrices de informacin municipal.

d)

Programar los actos administrativos necesarios para el traspaso eficiente, oportuno y eficaz
de toda la documentacin producida por el legislativo municipal durante la gestin municipal
comprendida entre mayo de 2010 a mayo de 2015.

e)

Participar en los actos pblicos de entrega y recepcin de la informacin de la gestin


municipal.

Los miembros del Equipo Tcnico Municipal efectuarn cada uno de sus actos supeditados a
principios tico morales de la servidora y del servidor pblico, en especial a los de objetividad y
transparencia.
Artculo 5. Conforme a la estructura organizacional y funcional del Concejo Municipal, toda la
informacin del Gobierno Autnomo Municipal deber ser recopilada en medio fsico y digital,
debiendo para tal efecto regirse al llenado de las matrices del proceso de transicin transparente
que contienen mnimamente la siguiente clasificacin de informacin:

21

a)

Gestin Administrativa Financiera y Asuntos Jurdicos: Control gubernamental, asuntos


jurdicos, organizacin administrativa y administracin de personal, administracin financiera,
administracin de bienes y servicios.

b)

Gestin de planificacin y proyectos de inversin municipal: planificacin estratgica, polticas


sectoriales de educacin, salud, defensoras de la niez y adolescencia, SLIMs, unidades
municipales de las personas con discapacidad, gestin de proyectos de inversin municipal,
empresas municipales de servicios como agua y alcantarillado, aseo y jardines.

c)

Gestin legislativa municipal: normativa municipal, normativa institucional, organizacin


administrativa.

Artculo 6. El Concejo Municipal deber:


1.

Designar uno(a) o varios(as) responsables, los cuales sern parte del Equipo Tcnico Municipal.

2.

Procesar, facilitar y transferir informacin de la gestin municipal.

Artculo 7. Los actos administrativos pendientes de resolver o que cuenten con plazos legales para
su pronunciamiento por parte del Concejo Municipal, debern estar contenidos en un registro
especial con las descripciones respectivas y transferidas en el estado que se encuentren a las
nuevas autoridades municipales a efectos de que tomen conocimiento inmediato y procedan como
corresponde.
Artculo 8. La recopilacin de la informacin se la realizar mediante Matrices de Informacin
Municipal, las cuales se adjuntan en anexos a la presente resolucin.
Artculo 9. El Control Social podr conformar una Comisin Social del Proceso de Transicin
Transparente, la cual supedita sus actos conforme a normativa especial vigente.
La participacin de los representantes y actores del Control Social no podr entorpecer el normal
desarrollo de los actos administrativos y de gestin pblica del Gobierno Autnomo Municipal de
xxxx
Es dada en la Sala de Sesiones del Concejo Municipal de XXX a los XXX das del mes de xxx del ao
2015.

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

22

3.
2.
La
informacin
municipal
23

3.1

Qu es la informacin municipal?
La informacin municipal es el conjunto de datos organizados del municipio1, de su gobierno
municipal2 y de la municipalidad3.
La informacin del gobierno municipal, est constituida por los instrumentos y productos de la
gestin municipal.
Para el proceso de transicin transparente consideraremos la informacin del gobierno autnomo
municipal correspondiente a los ciclos anuales 2010 al 2014.
La informacin (instrumentos y productos) de la gestin municipal puede agruparse de distintas
formas:
Por niveles funcionales: directivo, operativo administrativo y financiero, operativo
tcnico, y descentralizado y/o desconcentrado.
Por tipo de operaciones programticas: actividades de funcionamiento, programas y
operaciones de inversin.
Por reas competenciales: desarrollo humano, desarrollo econmico, infraestructura,
servicios, desarrollo institucional, etctera.

3.2

Cundo y para qu es til la informacin municipal?


La informacin municipal, cuando es posible disponerla de manera organizada y es pblica4, resulta
til para:
Orientar la toma de decisiones y las acciones del gobierno local.
Establecer las dimensiones reales de los problemas.

1 El territorio del Estado Plurinacional de Bolivia se organiza en unidades territoriales, que son espacios geogrficos delimitados y que pueden ser:
departamento, provincia, municipio o territorio indgena originario campesino. La entidad territorial es el gobierno de la unidad territorial, es
la institucionalidad que administra y gobierna en la jurisdiccin de la unidad territorial y que goza de facultades y de competencias especficas.
Ley N 031, Artculo 6 numeral I y II.
2 Gobierno Autnomo Municipal, segn la Constitucin Poltica del Estado est constituido por un Concejo Municipal con facultad deliberativa,
fiscalizadora, y legislativa normativa municipal en el mbito de sus competencias exclusivas; y un rgano Ejecutivo, presidido por la Alcaldesa o
el Alcalde.
3 Municipalidad, es la entidad autnoma de derecho pblico, con personalidad jurdica y patrimonio propio que representa institucionalmente al
Municipio, forma parte del Estado y contribuye a la realizacin de sus fines.
4 Federacin Colombiana de Municipios-PNUD, Dejte Ver. Noviembre 2008.

25

Identificar problemas y proponer soluciones (planes, proyectos).


Evaluar y hacer seguimiento a la gestin.
Facilitar la rendicin de cuentas.
Promover el dilogo entre los gobiernos locales y la sociedad civil.
Alimentar el debate y construccin de polticas para el desarrollo local.

3.3

Quines utilizan la informacin municipal?


La informacin del municipio es un bien pblico, que se utiliza para incidir en el desarrollo local,
esta informacin es utilizada por:
El gobierno municipal
Otros niveles de gobierno
Otras entidades pblicas
Instancias de control social
Organizaciones econmico productivas
Organizaciones sociales
Medios de comunicacin
Organizaciones polticas
Cooperacin y comunidad internacional

3.4

Cules son las cualidades de la informacin municipal?


La informacin municipal es y debe ser pblica5 porque se refiere a los temas que interesan y
afectan la vida de todos los habitantes del municipio y est relacionada con la actuacin de los
gobernantes, elegidos por voto directo, que administran recursos pblicos. La ciudadana tiene el
derecho de conocer el uso de estos recursos y las autoridades la obligacin de informar sobre ello.
Cuando la informacin municipal es pblica, es una herramienta que facilita el dilogo entre el
gobierno autnomo municipal y la ciudadana, se fortalece la gobernabilidad democrtica. Para que
la informacin municipal genere gobernabilidad democrtica se debe manejar bajo los principios de
rendicin de cuentas, transparencia, no discriminacin, participacin y eficacia.

5 Federacin Colombiana de Municipios-PNUD, Dejte Ver. Noviembre 2008.

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

26

La informacin municipal debe ser de libre acceso6 para el ciudadano otorgando transparencia a
la gestin, generando cambios de actitud en la administracin municipal y tambin en la sociedad.
Cada gobierno autnomo municipal debe publicar de manera regular y crear espacios de exposicin
permanente ante la ciudadana de sus planes, programas y proyectos, las contrataciones y reportes
de su ejecucin, los informes fsicos y financieros, resultados, evaluaciones, balances, as como toda
informacin relacionada a la gestin pblica a su cargo7.
3.5

Qu informacin se prepara para la transicin


municipal?
La informacin que se ordena y se entrega en la transicin municipal es la generada por el Concejo
Municipal y el rgano Ejecutivo Municipal durante la gestin municipal de los ltimos cinco aos
fiscales; es decir, las gestiones de 2010, 2011, 2012, 2013 y 2014.

Informacin Municipal necesaria para la TTM

2010

2011

2012

2013

Org. Soc.
Organizaciones
Sociales

CM

OEM

2014

Instrumentos y Productos de
Gestin Estratgica y
Operativa del Concejo
Municipal (CM) y el rgano
Ejecutivo Municipal (OEM)

6 Federacin Colombiana de Municipios-PNUD, Dejte Ver. Noviembre 2008.


7 Ley 031, Artculo 140.

27

3.6

Qu es la gestin municipal participativa?


La gestin municipal es un conjunto de acciones de planificacin, organizacin, ejecucin y control,
que le permiten, al gobierno autnomo municipal, cumplir con sus funciones en los mbitos de su
jurisdiccin y competencias.
La gestin municipal comprende las acciones dirigidas a articular los recursos institucionales:
humanos, financieros, materiales, tecnolgicos y polticos para impulsar el desarrollo econmico
local, humano y desarrollo urbano a travs de la prestacin de servicios pblicos a la poblacin, as
como coadyuvar al desarrollo rural8.
La gestin municipal es ejercida por el/la Alcalde/sa, los/las concejales/as, el control social, las
servidoras pblicas y servidores pblicos, y otras organizaciones sociales del municipio que intervienen
de manera corresponsable con los acuerdos y las decisiones referentes al desarrollo humano y
sostenible local. De ah que la gestin municipal es participativa, ya que motiva y articula capacidades
y potencialidades hacia una visin comn de desarrollo del municipio para el mejoramiento de la
calidad de vida de sus habitantes, que se refleja en el ejercicio pleno de sus derechos.
3.7

Cules son los componentes de la gestin municipal?


La gestin municipal en Bolivia contempla cuatro componentes: la gestin legislativa, la gestin
estratgica, la gestin operativa y la gestin participativa.

Gestin
Participativa

Componentes de la
Gestin Municipal
Gestin
Legislativa

Desarrollo
Integral

Gestin
Operativa

Ley 031, Artculo 8, inciso 3.

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

28

Gestin
Estratgica

3.8

Qu es la gestin estratgica?
La gestin estratgica considera el aprovechamiento de potencialidades y las oportunidades internas
y externas, basadas en su relacin con otras instancias, pblicas y privadas, y su proximidad a la
ciudadana.9 Establece el proyecto poltico social de desarrollo integral (programa de gobierno),
basado en los principios10 que conducen la gestin municipal. Define la visin (imagen objetivo de la
municipalidad y del municipio), objetivos de desarrollo y polticas pblicas generales o especficas
que permitirn lograr tales objetivos.
Sus instrumentos y productos son:
Plan de Desarrollo Municipal PDM; establece la visin y vocaciones del municipio, su
realidad objetiva (indicadores de impacto como lnea de base), coordinacin pblicapblica y pblica-privada. Incluye planes de inversiones estratgicas.
Plan Estratgico Institucional PEI: determina, de acuerdo con el PDM, hacia dnde
debe dirigir sus esfuerzos el rgano ejecutivo municipal para alcanzar los objetivos de
largo plazo, definidos en el marco de la misin institucional.
Plan de Ordenamiento Territorial PLOT: instrumento municipal normativo, tcnico,
poltico y administrativo para la gestin del territorio y que sirven para planificar,
regular el uso del suelo y optimizar las modalidades de la ocupacin del territorio.
Incluye el Plan de Uso de Suelo y el Plan de Ocupacin del Territorio.
Plan de Uso de Suelos PLUS: instrumento tcnico normativo empleado para asignar
usos a la tierra y establecer reas geogrficas con iguales asignaciones de uso, a fin
de optimizar el uso de la tierra, aprovechar economas de escala y asegurar usos e
intervenciones mutuamente compatibles (aprovechamiento sostenible de los recursos
naturales).
Plan de Ocupacin del Territorio POT: instrumento normativo tcnico para optimizar
la distribucin de asentamientos humanos, el acceso a servicios de salud, educacin y
servicios bsicos, la localizacin de las infraestructuras vial y de apoyo a la produccin.

9 Ardaya, Rubn, Procesos de Gestin Municipal Participativa. Proyecto DDPC-2000.


10 En la CPE Artculo 8, se establecen los siguientes principios y valores para entidades del Estado incluidas las Municipalidades: I.El Estado asume
y promueve como principios tico-morales de la sociedad plural: ama qhilla, amallulla, ama suwa (no seas flojo, no seas mentiroso ni seas ladrn),
suma qamaa (vivir bien),andereko (vida armoniosa), tekokavi (vida buena), ivimaraei (tierra sin mal) y qhapajan (caminoo vida noble).
II. El Estado se sustenta en los valores de unidad, igualdad, inclusin, dignidad, libertad, solidaridad,reciprocidad, respeto, complementariedad,
armona, transparencia, equilibrio, igualdad deoportunidades, equidad social y degnero en la participacin, bienestar comn, responsabilidad,
justicia social, distribucin y redistribucin de los productos y bienes sociales, para vivir bien.

29

Planes sectoriales: suelen denominarse planes sectoriales a los que son elaborados
por las reas de salud, educacin, desarrollo productivo, turstico, vial, etc. En algunos
casos, la norma describe el contenido de stos, como por ejemplo: el plan de salud11 ,
PEI de educacin12 y el plan de lucha contra la violencia.
Evaluaciones de los planes: cada plan requiere una evaluacin peridica, tales informes
de evaluacin establecen las desviaciones respecto a los objetivos originales.

3.9

Qu es la gestin operativa?
Es una forma de concretizar ptima y corresponsablemente la visin, misin y objetivos definidos
entre gobernantes y gobernados del municipio. La gestin operativa integra los elementos de
realidad objetiva, visin, misin, actores y recursos en procesos de corto plazo.
Sus instrumentos y productos son:
Reglamentos especficos: definidos por la Ley 1178 para la implementacin y
funcionamiento de los Sistemas de Programacin de Operaciones SPO, Presupuesto
SP, Organizacin Administrativa SOA, Administracin de Personal SAP,
Administracin de Bienes y Servicios SABS, Tesorera y Crdito Pblico - STyCP,
Contabilidad Integrada SCI y Reglamentos de Control Interno.
Plan Anual de Desarrollo: articula el desarrollo territorial con el Plan Nacional de
Desarrollo, cuyos pilares son la erradicacin de la pobreza, la generacin de empleo,

11 Plan de salud: El DS N 29601 que tiene como objeto establecer el Modelo de atencin y de Gestin en Salud en el marco de la Salud Familiar
Comunitaria Intercultural SAFCI, menciona que es un proceso poltico de movilizacin social continuo, en el que el equipo de salud se involucra
con los actores sociales facilitando la organizacin y movilizacin, para responder a la problemtica de salud. La norma menciona las caractersticas del plan de salud:
Enfoca la atencin de manera intercultural e integral (Promocin de la salud, prevencin, tratamiento y rehabilitacin de la enfermedad)
Desarrolla sus prestaciones con equipos de salud interdisciplinarios.
Organiza sus prestaciones en redes de servicios y red es municipales;
Recupera la participacin social en la organizacin de los servicios; y
Desarrolla sus acciones en el mbito del establecimiento de salud y en la comunidad.

12 El objetivo principal del PEI del Ministerio de Educacin es: Brindar una educacin para todos y todas con calidad y productiva para vivir bien,
para lo cual plantea dentro los siguientes objetivos estratgicos y que todo Plan de educacin municipal debe tomar en cuenta para su elaboracin :
Garantizar el acceso y permanencia en el Sistema Educativo Plurinacional, en condiciones de plena igualdad, sin discriminacin social,
cultural, lingstica ni econmica, con participacin en el desarrollo local, en alianza con sus comunidades y autoridades; desarrollndose
plenamente en el seno de su familia y sus comunidades en un ambiente humano y libre.
Constituir y desarrollar un modelo de educacin descolonizadora, comunitaria, inclusiva, equitativa, intra e intercultural, productiva, creativa, cientfica y tecnolgica, que permita a los bolivianos y bolivianas vivir bien en el marco de una nueva estatalidad y matriz productiva.
Desarrollar y promover procesos de transformacin base en la nueva visin de educacin revolucionaria, productiva, comunitaria y descolonizadora; que se articule y responda al desarrollo de la ciencia y tecnologa, a las demandas regionales, al desarrollo socio -econmico,
cultural, espiritual y poltico; con participacin real y estratgica de sectores sociales y del Estado
Desarrollar una nueva visin de gestin educativa con participacin social e intercultural para generar capacidades tcnico administrativas,
financieras, legales en el Sistema Educativo Plurinacional.
Desarrollar mecanismos de coordinacin con la sociedad civil organizada para el diseo de polticas y estrategias educativas, ejerciendo
control social en la gestin pblica.

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

30

el desarrollo productivo y la eliminacin de la exclusin y la marginalidad social. ste


plantea objetivos anuales territoriales, presupuestos de inversin, programacin anual
e indicadores de logro.
POA y Presupuesto: el Programa de Operaciones Anual establece objetivos de gestin
(que incluyen indicadores y metas), y las operaciones a realizar en el ao para obtener
tales objetivos. El Presupuesto es la traduccin del POA en trminos financieros.
Organigrama, Manual de Organizacin y Funciones, Manual de Procedimientos:
son productos del SOA, articulan la estructura organizacional y las relaciones entre
unidades para cumplir objetivos.
Reglamento Interno de Personal: es un producto del SAP, rige las relaciones entre la
institucin y sus empleados.
Plan anual de contrataciones (PAC): es uno de los productos del SABS, que prioriza la
provisin de bienes y servicios para alcanzar los objetivos.
Ejecuciones Fsicas y Financieras Estados Financieros Flujos de efectivo: son
productos de los Sistemas de Contabilidad Integrada y de Tesorera y Crdito
Pblico, proveen la informacin de los avances en las recaudaciones y los gastos,
la programacin y ejecucin de flujos de fondos necesarios, para las actividades e
inversiones municipales.
Informes de ejecucin sectoriales: de igual forma que en la gestin estratgica, en
lapsos cortos de tiempo, las reas relevantes salud, educacin, lucha contra la violencia
hacia la mujer, desarrollo productivo, entre otras, presentan sus avances en el logro de
sus objetivos. En este grupo de informes podemos incluir a los que corresponden a
la ejecucin de las empresas municipales; por ejemplo empresas de aseo, de agua
potable y alcantarillado, de mantenimiento de reas verdes u otras.

3.10

Qu es la gestin participativa?
La Constitucin Poltica del Estado en su Ttulo VI, artculos 241 y 242, reconoce la participacin y
control social como ejes transversales de la gestin pblica. La gestin de la participacin ciudadana
o control social incluye procesos y/o instancias que permiten a la sociedad civil involucrarse y
participar en el desarrollo integral municipal.
La participacin social se aplica a la elaboracin de polticas pblicas, como a la planificacin,
seguimiento y evaluacin. El gobierno autnomo municipal promueve la gestin participativa
mediante espacios de participacin ciudadana y la apertura de canales o espacios para recoger y
atender las demandas sociales.

31

3.11

Qu es la gestin legislativa?
La gestin legislativa es el conjunto de procesos que lleva adelante el Concejo Municipal con la
finalidad de desarrollar sus facultades y atribuciones de normar, interpretar normas municipales,
fiscalizar la gestin municipal y deliberar. La gestin legislativa se definir, de manera amplia, en la
Carta Orgnica en ejercicio de la autonoma municipal.
3.12

Cmo se articula la gestin municipal con los


lineamientos nacionales de desarrollo?
La gestin municipal debe articularse con el Plan de Desarrollo Econmico y Social, y de igual forma,
con los lineamientos estratgicos de las Directrices de Planificacin de Mediano y Largo Plazo hacia la
Agenda Patritica 2025, stas establecen que El Estado Plurinacional es promotor y protagonista del
desarrollo econmico, social y productivo, a travs de la articulacin de los sectores estratgicos que
generan excedentes, ingresos y empleo, a objeto de lograr el bienestar social, econmico y productivo.
Asimismo, el Plan Nacional de Desarrollo (PND), que tiene la finalidad de orientar y coordinar el
desarrollo del pas en los procesos de planificacin sectorial, territorial e institucional13.
Los pilares del PND son cuatro: Bolivia digna, Bolivia democrtica, Bolivia productiva y Bolivia
soberana para vivir bien. Estos lineamientos deben estar incorporados en todos los mbitos
sectoriales y territoriales, segn sus caractersticas:
Bolivia Digna: es la erradicacin de la pobreza y la inequidad, de manera de lograr un
patrn equitativo de distribucin y/o redistribucin de ingresos, riqueza y oportunidades.
Bolivia Democrtica: es la construccin de una sociedad y Estado Plurinacional y socio
comunitario, donde el pueblo ejerce el poder social y comunitario y es corresponsable
de las decisiones sobre su propio desarrollo y del pas.
Bolivia Productiva: est orientada hacia la transformacin, el cambio integrado y
diversificacin de la matriz productiva, logrando el desarrollo de complejos productivos
integrales y generando excedentes, ingreso y empleo con la finalidad de cambiar el
patrn primario exportador excluyente.
Bolivia Soberana: es la constitucin del Estado en un actor internacional, soberano,
autodeterminado, con identidad propia, mediante una poltica exterior que oriente la
accin poltica y diplomtica con presencia de los pueblos y defensa sostenible de los
recursos naturales y de la biodiversidad.

13 Resolucin Ministerial N 110/2011; Decreto Supremo N 29272, Artculo 3 establece que el Plan Nacional de Desarrollo es de ejecucin obligatoria
y define que los Planes de Desarrollo Municipal (PDM) deben ser ejecutados bajo los lineamientos: Bolivia digna, soberana, productiva y
democrtica para vivir bien.

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

32

4.
3.

Obtener,
organizar y
ofrecer la
informacin

33

Una vez analizadas las dimensiones, tanto de la informacin como de la gestin municipal,
describimos el proceso que se deber seguir para brindar asistencia tcnica en la obtencin,
organizacin y oferta (Triple O) de la informacin municipal para la Transicin Municipal.
4.1

Qu es obtener, organizar y ofrecer?


Obtener: es el proceso de la recopilacin de informacin de todas
las actividades desarrolladas por el gobierno municipal, en el
cumplimiento de su misin.
Organizar: es el proceso de sistematizacin de la informacin, que
implica ordenar los datos, documentos, reportes ya recogidos y
disponibles, siguiendo criterios lgicos previamente determinados
que faciliten su anlisis, procesamiento y reporte. Para ello,
es posible valerse de un soporte tecnolgico u otros recursos
disponibles en el municipio.
Ofrecer: es el proceso de facilitar y entregar la informacin, con
oportunidad y transparencia, a los distintos usuarios; tomando en
cuenta los medios y trminos ms adecuados para su comprensin.

Los procesos de obtencin, organizacin y oferta de la informacin municipal sern conducidos por
un equipo de tcnicos especialistas en gestin municipal (equipo tcnico), quienes coordinarn entre
s, con el equipo tcnico contraparte del gobierno autnomo municipal (equipo de contraparte) y
con la Comisin Social para la Transicin Municipal (CSTM).
4.2

Cmo se realiza el proceso de obtencin?


La obtencin de informacin incluye las siguientes acciones, no necesariamente secuenciales:
Conformacin del equipo tcnico municipal. En una reunin con el Alcalde, Concejo
Municipal y los directores de rea (sino todos los funcionarios), se explica la importancia de
la informacin municipal y el programa de transicin transparente municipal. El Alcalde o la
Alcaldesa y el presidente del Concejo Municipal, designarn a un equipo tcnico que ser
contraparte para la obtencin, organizacin y oferta de la informacin municipal.

35

Formalizacin. El Gobierno Municipal en el marco de la separacin de rganos deber


promover el desarrollo y cumplimiento de la Ley Municipal de Implementacin de la Transicin
Transparente, la Resolucin Municipal respectiva y el Decreto Edil de implementacin de
procedimientos para la Transicin Transparente14.
Visita inicial a cada unidad. El equipo tcnico y el equipo de contraparte, visitan las unidades
de la municipalidad; incluidas las subalcaldas, agencias municipales, empresas municipales
o entidades donde la municipalidad tenga participacin. El objetivo de la visita es explicar el
trabajo que se realizar, la metodologa, la aplicacin de las herramientas y para definir un
plan de trabajo, especificando para cada tarea el plazo y el o los responsables de ste. La
visita puede estar acompaada de un representante de la Comisin Social para la Transicin
Municipal.
Recopilacin y codificacin. De acuerdo con el plan de trabajo, el equipo tcnico recopila
los archivos y/o documentos detallados en las matrices, sea de forma fsica o digital. La
informacin debe ser ordenada cronolgicamente y asignando un cdigo o nmero a cada
documento que tenga relacin con los tems de las matrices de informacin municipal.
Para la operativizacin eficiente de esta fase, es indispensable que el equipo tcnico cuente con un
dispositivo de almacenamiento electrnico en el cual vaya recolectando las versiones digitales de
los documentos, de acuerdo a instrucciones establecidas en el punto 5. Matrices de Informacin
Municipal, columna (6) Unidades Digitales Verificadas.
4.3

Cmo se realiza el proceso de organizacin?


El trabajo de asistencia tcnica en esta fase considera lo siguiente:
Verificacin, registro y complementacin de las matrices de informacin municipal. Los
documentos inicialmente recopilados y codificados son registrados en las matrices otorgadas
para este fin, previa verificacin fsica y digital de los archivos identificados. El equipo tcnico
registra, para cada tem, las caractersticas del mismo, anotando toda referencia que se
considere relevante en el campo de observaciones.
Las matrices consideran tres reas de gestin para la sistematizacin de informacin en este
proceso de Transicin Municipal: 1) Gestin administrativa municipal - financiera y Asuntos
jurdicos 2) Gestin de planificacin e inversin municipal y 3) Gestin legislativa.

14 Vase Apartado Modelos de Normas y Matrices de informacin Municipal para la Transicin Transparente

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

36

Tras llenar las matrices, se elabora un informe preliminar sobre la informacin relevada,
detallando la documentacin faltante, que ser entregada al Alcalde o Alcaldesa a fin de
que instruya la revisin del informe y se realice la complementacin y/o ajuste en un plazo
no mayor a cinco (5) das hbiles. Una vez cumplido el plazo, se elabora el informe final y las
matrices de informacin municipales para entregarlas al Ejecutivo Municipal, detallando la
documentacin municipal obtenida y organizada.
La documentacin sistematizada ser almacenada en el espacio
fsico transitorio habilitado por el responsable de unidad hasta
que, junto con la informacin digital, sea entregada oficialmente
a las nuevas autoridades. Las nuevas autoridades dispondrn de
la ubicacin y responsabilidad definitiva de este material.

En esta fase, la informacin ordenada


y organizada es de custodia y
responsabilidad del funcionario
municipal asignado al rea.

4.4

En qu consiste la oferta de informacin?


Una vez obtenida y organizada la informacin con la mayor cantidad de documentacin fsica y
digital detallada en las matrices, el equipo tcnico presenta al ejecutivo municipal el informe final.
En ste se incluye un anlisis de cantidad, relacin porcentual y relevancia de los documentos
recabados y sistematizados.
El Alcalde y/o presidente del Concejo Municipal entregarn copia del informe a la Comisin Social
para la Transicin Municipal y se la invitar a la constatacin fsica de los resultados. La Comisin
determinar el tiempo que requiere para una comprobacin detallada, unidad por unidad. Una vez
culminado el proceso de verificacin por parte de la Comisin en seal de conformidad se suscribe
un Acta o se firma al pie de las matrices.
Durante la transicin de autoridades, la Comisin Social para la Transicin Municipal y autoridades
salientes harn entrega en acto pblico de las matrices de informacin municipal a las autoridades
electas. La verificacin final de las matrices ser responsabilidad de stas, a las que podr
acompaar la Comisin Social para la Transicin Municipal. El equipo tcnico podr brindar apoyo
en la socializacin de la informacin municipal durante el proceso de transicin.

37

INFORMACIN MUNICIPAL PARA LA TRANSICIN

38

5.
4.

Comisin social
para la
transicin
municipal

39

5.1

Qu es la Comisin Social para la Transicin


Municipal?
La Comisin Social para la Transicin Municipal representa a la sociedad civil de cara al proceso de
transicin, tiene a su cargo ejercer vigilancia para que ste se realice de manera ordenada, conforme
al plan de trabajo acordado y los principios de la transicin: transparencia, responsabilidad y acceso
a la informacin.
El rgano ejecutivo municipal comunica a la ciudadana que se ha iniciado el proceso de transicin
y solicita que se conforme una comisin social para que acompae todo el proceso.
5.2

Quines conforman la Comisin Social para la


Transicin Municipal?
Esta comisin est conformada por organizaciones sociales imparciales, sean stas territoriales o
funcionales:
Representaciones indgenas, originarias o campesinas
Organizaciones sindicales
Clubes de madres
Asociaciones productivas
Iglesia
Comits cvicos
Otras

En el marco de la convocatoria, a los representantes de estas organizaciones se les explicar el


propsito y alcance del proceso de la transicin municipal y el rol de la sociedad civil en el mismo.
Seguidamente, de acuerdo con los usos y costumbres prevalecientes en el territorio, se elegirn a
los miembros de la Comisin Social para la Transicin Municipal.
Como principio para el ejercicio de su propsito, la Comisin Social para la Transicin Municipal
deber ser imparcial y no asumir postura de afinidad con ninguna candidatura. Su imparcialidad
debe ser reconocida, tanto por el gobierno autnomo municipal en ejercicio, como por los posibles
candidatos o sectores conocidos como oposicin constructiva.

41

5.3

Cules son las funciones de la Comisin Social para la


Transicin Municipal?
Las funciones de la Comisin Social para la Transicin Municipal son:
Participar como veedor en la recopilacin de la informacin y su disposicin fsica
transitoria, en cada ambiente de la municipalidad.
Verificar la exactitud de las Matrices de Informacin Municipal, respecto de la
documentacin preparada por el rgano Ejecutivo Municipal.
Coorganizar (y facilitar) foros para el intercambio de propuestas electorales de los
candidatos, cuando exista acuerdo y financiamiento para estos espacios.
Coorganizar y participar del acto pblico de transicin, en coordinacin con el gobierno
municipal, que incluye presentacin de los informes de gestin y entrega pblica de la
informacin organizada.
Verificar que el gobierno autnomo municipal saliente realice el traspaso de la
documentacin a las nuevas autoridades, de acuerdo con las matrices de informacin.
Participar en la elaboracin y firma, si fuera necesario, del Acta de entrega de la
documentacin.
Informar a la poblacin acerca del proceso, y los resultados de su participacin en el
proceso de transicin.

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

42

6.
5.

Matrices de
informacin
municipal

43

6.1

Qu son las Matrices de Informacin Municipal?


Las Matrices de Informacin Municipal detallan los documentos (instrumentos y productos)
generados durante la gestin municipal. stas permiten, a los asistentes tcnicos y a los miembros
de la Comisin Social para la Transicin Municipal, verificar la existencia (fsica y digital) total o parcial
de los documentos. Las matrices facilitarn la entrega ordenada de la documentacin municipal, de
las autoridades salientes a las autoridades electas.
En base a la experiencia de los anteriores procesos de recopilacin

Durante los procesos de obtencin

de informacin para la transicin, y las modificaciones en

y organizacin, se pueden encontrar

la normativa, se han actualizado las matrices que en esta

documentos importantes no
considerados en las matrices,

oportunidad se encuentran estructuradas por reas.

corresponde su inclusin en los


registros con notas al pie que

6.2

Cmo estn estructuradas las


matrices?

justifiquen su relevancia.

Cada matriz cuenta con diez columnas:

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

Responsabilidad
Estado del
Documento

Unidades
Establecidas

Unidades
Fsicas
Verificadas

Unidades
Digitales
Verificadas

(4)

(5)

(6)

Nombre del
Unidad
Funcionario y
Organizacional
Cargo
(7)

(8)

I=Incompleto
C=Completo
(9)

Observaciones

(10)

(1) Control. Expone la existencia o no del documento. Si se cuenta con el documento parcial o
total se incluye el carcter , si ste no existe se refleja con X. Por ejemplo: en entrevista
se establece que tendran que existir 14 manuales de procedimientos, pero slo se cuenta
fsicamente con 5. En la columna (1) se registrar a pesar de no contar con todos los
manuales, si no se encontrara ninguno de los 14 documentos se llenar el cuadro con X.
(2) No Numeracin correlativa. Establece el nmero de referencia del archivo o documento en
cada matriz.
Es importante que cuando se organice la informacin el nmero de matriz y este nmero de
tem se escriba o se pegue en cada documento recopilado. Ejemplo: las libretas bancarias
nombradas en la matriz 1, tem 17.g. se codificarn con 1-17.g para facilitar su ubicacin.

45

(3) Archivo/Documento. Denominacin del documento a ser verificado. Al final de cada matriz
se describe el Archivo/Documento y su referencia normativa.
Organizacin de la Informacin. Registra la cantidad de documentos establecidos, el nmero
de documentos fsicos verificados y su versin digital.
(4) Unidades establecidas. Determina la cantidad de documentos que deberan existir para
cada tem. Por ejemplo: si se tiene la numeracin correlativa de comprobantes de contabilidad
de la gestin 2005 del 1 al 850; del 2006, del 1 al 910; del 2007 del 1 al 980; del 2008
del 1 al 990; y del 2009 del 1 al 1.020, se asume que el nmero de unidades establecidas
debera corresponder a la suma de todos los comprobantes: 4.750. ste es el dato que se
registra en el campo (4).
(5) Unidades fsicas verificadas. Establece los documentos encontrados y verificados
para cada tem. Siguiendo con el ejemplo, se estableci que se deba contar con 4.750
comprobantes contables para los cinco aos de gestin. Sin embargo, en la verificacin a
detalle se encontr que de la gestin 2005 slo se tenan 325 comprobantes. El dato que
corresponde incorporar en la columna (5) es de 4.425.
(6) Unidades digitales verificadas. En este tem se registra la existencia de la versin digital de
cada documento formal. En el ejemplo, se debera recabar y verificar que los backups del
SINCON (Sistema Integrado de Contabilidad) y del SIGEP (Sistema de Gestin Pblica) tienen
los 4.750 comprobantes consignados en la columna (3), y que los respaldos magnticos
coinciden con la informacin remitida al Ministerio de Economa y Finanzas.
Responsabilidad. Establece la unidad organizacional y el funcionario responsable de la
documentacin encontrada.
(7) Unidad organizacional. Se registra la unidad organizacional en la que se encuentra el
documento. En el ejemplo, este campo podra indicar Direccin Administrativa Financiera o
Unidad de Contabilidad.
(8) Nombre del funcionario y cargo. Esta columna establece qu funcionario es responsable
de la custodia de la informacin encontrada y el cargo. Continuando el ejemplo, este dato
indicar: Juana Surez - Contadora.
(9) Estado del documento: I=Incompleto. C=Completo. Define la situacin de cada tem, en
el proceso de obtencin de los documentos. Bsicamente se llena en funcin a la diferencia
entre unidades establecidas (4) y las unidades fsicas verificadas (5); es decir, se asume que un
tem est completo cuando se ha verificado la existencia de todas las unidades establecidas.

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

46

Dependiendo de la importancia que se le d a la copia digital, la columna (6) podra incidir


en la calificacin. En el ejemplo de comprobantes contables es fundamental que se cuente
con los respaldos magnticos, su carencia calificara de Incompleto (I) al tem. En cambio, si
analizamos las ordenanzas municipales, el hecho de contar con todas las unidades fsicas
verificadas, califican de Completo (C) el tem, sin que importe el nmero de unidades digitales
encontradas.
(10) Observaciones. Permitir describir, entre otros aspectos: el criterio de calificacin de la
columna de Estado del documento (9). Debido a que las autoridades actuales y electas
requieren informacin resumida gerencial, la redaccin de las observaciones debe ser breve.
Si fuera necesario ampliar las observaciones, se derivar el Informe de asistencia tcnica,
mediante notas. Para finalizar el ejemplo, esta columna podra indicar: Incompleto: no
se tienen 325 comprobantes fsicos de la gestin 2005. Ver Nota N XX y la nota en el
informe de asistencia tcnica dira: Nota N: XX el desglose por aos del tem Comprobantes
contables establecidos es el siguiente: 2010 del 1 al 850; 2011 del 1 al 910; 2012 del 1 al
980; 2013 del 1 al 990; y 2014 del 1 al 1020, haciendo un total de 4.750, no se encontraron
325 comprobantes de la gestin 2005: nmeros x,y,z,.
Al final de cada matriz se indicar la fecha de elaboracin. Firmar el asistente tcnico y todos los
responsables de la custodia de la informacin, de acuerdo con la informacin de la columna (8).
En las matrices, cada tem cuenta con una referencia conceptual y normativa que se describe
de manera resumida, a fin de orientar la identificacin de documentos y su registro en stas. La
revisin de documentacin abarca un perodo en el que el marco normativo municipal ha cambiado
y esto requiere realizar ajustes a determinados procesos y la inclusin de otros nuevos. Por esta
razn, las referencias normativas de ciertos tems de las matrices llevan las citas de la normativa
vigente y/o de la anterior, segn corresponda.
Se defini elaborar las matrices en Word, a fin de facilitar la transcripcin; sin embargo, una vez
llenadas las matrices, se podrn llevar a Excel para totalizar las columnas de organizacin de
informacin, y poder generar reportes a travs de filtros por nombre, cargo o por estado de la
informacin. En este sentido, los campos de las columnas (4), (5) y (6) deben registrar caracteres
numricos y no alfanumricos a fin de totalizar tales columnas en Excel, y se debe tener uniformidad
en el registro de unidades organizacionales, nombres y cargos de funcionarios, para efectuar los
filtros correspondientes.

47

6.4

Matriz No 1:
Gestin Administrativa Financiera y Asuntos Jurdicos
En esta rea se tienen los siguientes grupos de documentos: Control Gubernamental, Asuntos
Jurdicos, Organizacin Administrativa y Aministracin de Personal, Administracin Financiera y
Administracin de Bienes y Servicios.

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

CONTROL GUBERNAMENTAL
1.

Resoluciones Administrativas Municipales

2.

Reglamentos de Control Gubernamental

3.

Informes SAYCO y Auditora

ASUNTOS JURDICOS
4.

Decretos Ediles

5.

Decretos Municipales

6.

Reporte de procesos judiciales y su estado actual

7.

Procesos administrativos a funcionarios municipales

8.

Procesos coactivos

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

48

Unidades
Establecidas
(4)

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Responsabilidad

Estado del
Documento

Observaciones
Unidades
Nombre del
Unidad
Digitales
Funcionario y I=Incompleto
Organizacional
C=Completo
Verificadas
Cargo
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

CONTROL GUBERNAMENTAL
1.

Resoluciones Administrativas Municipales: emitidas para aprobar reglamentos,


estrategias, modificaciones presupuestarias u otras propias del ejecutivo municipal.
(Ley 2028, Artculo 44, numeral 4; Ley 482, Artculo 13, inciso c).

2.

Reglamentos de Control Gubernamental: procedimientos de control posterior


elaborados por la Unidad de Auditora Interna de la municipalidad o de la
mancomunidad. (Ley 1178).

3.

Informes SAYCO y Auditora: documentos de auditora en general, de auditora SAYCO,


del cumplimiento de las recomendaciones, observaciones y compromisos del gobierno
municipal. (Ley 1178, Artculos 15 y 16).

ASUNTOS JURDICOS
4.

Decretos Ediles: los emite el Alcalde o Alcaldesa, conforme a su competencia.


Mediante Ley Municipal de Ordenamiento Jurdico, algunos municipios le asignan una
denominacin propia a este instrumento legal como Decreto Ejecutivo, ordenados por
el nmero correlativo, fecha y contenido temtico. (Ley 482, Artculo 13).

5.

Decretos Municipales: son dictados por la Alcaldesa o el Alcalde, firmados


conjuntamente con las secretarias o los secretarios municipales para la reglamentacin
de competencias concurrentes legisladas, ordenados por el nmero correlativo, fecha
y contenido temtico. (Ley 482, Artculo 13).

6.

Reporte de procesos judiciales y su estado actual: detallando el concepto de la


demanda, el nombre del demandado o demandante, y la etapa de seguimiento a la
fecha. (Ley 1178 Artculo 27 inciso g).

7.

Procesos administrativos a funcionarios municipales: iniciados y concluidos con el


registro de documentos, libros, expedientes, testimonios y copias legalizadas. (Ley
2028, Artculo 35, pargrafo I ; Ley 1178, Artculo 29).

8.

Procesos coactivos: procesos a terceros por responsabilidad civil, por contratos


suscritos de obras, bienes y servicios y otros, con sus correspondientes expedientes,
testimonios y otra informacin relevante. (Ley 1178, Artculos 31, 47).

49

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

9.

Procesos limtrofes

10.

Accin de Amparo Constitucional

11.

Procesos de expropiacin de inmuebles con


utilidad pblica

12.

Procesos por beneficios sociales

13.

Otros procesos que involucran al gobierno municipal

Unidades
Establecidas
(4)

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Organigrama del gobierno municipal

15.

Manual de Organizacin y Funciones:

16.

Reglamento especfico del Sistema de


Administracin de Personal

17.

Manual de procesos

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

50

Estado del
Documento

Observaciones
Unidades
Nombre del
Unidad
Digitales
Funcionario y I=Incompleto
Organizacional
C=Completo
Verificadas
Cargo
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA Y ADMINISTRACIN DE PERSONAL


14.

Responsabilidad

9.

Procesos limtrofes: generados por conflictos de lmites territoriales entre municipios


colindantes, procesos presentados ante la Asamblea Legislativa Plurinacional con las
carpetas que contengan expedientes, testimonios y copias legalizadas. (Ley 339, Ley
de Delimitacin de Unidades Territoriales).

10.

Accin de Amparo Constitucional: recurso interpuesto ante una decisin administrativa


o judicial, generalmente a las autoridades municipales, el recurso es para proteger los
derechos constitucionales de la autoridad afectada, adjuntando documentos, libros,
expedientes, testimonios y copias legalizadas. (Constitucin Poltica del Estado, Artculo
129, pargrafo I).

11.

Procesos de expropiacin de inmuebles con utilidad pblica: registro de documentos,


libros, expedientes, testimonios y copias legalizadas. (Ley 2028, Artculo 122,
pargrafos I II; Ley 1884).

12.

Procesos por beneficios sociales: registro de documentos, libros, expedientes,


testimonios y copias legalizadas. (Ley General del Trabajo, Artculo 13).

13.

Otros procesos que involucran al gobierno municipal: registro de documentos, libros,


expedientes, testimonios y copias legalizadas. (Ley 1178, Artculo 27, inciso g).

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA Y ADMINISTRACIN DE PERSONAL


14.

Organigrama del gobierno municipal: estructura organizacional del gobierno autnomo


municipal aprobada por Resolucin. (Normas Bsicas del Sistema de Organizacin
Administrativa R. S. 217055, numeral 15; Ley 482 Artculo 26, numeral 6).

15.

Manual de Organizacin y Funciones: instrumento de descripcin de cargos y


funciones basado en la estructura organizacional del gobierno municipal. (Normas
Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa R. S. 217055, numeral 15).

16.

Reglamento especfico del Sistema de Administracin de Personal: reglamento para


el funcionamiento del sistema de administracin de personal en el marco de las normas
bsicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolucin
Administrativa Municipal y compatibilizado por el rgano rector. (Normas Bsicas del
Sistema de Administracin de Personal, Decreto Supremo 26115, Artculo 6 inciso i).

17.

Manual de procesos: documento operativo para la administracin de personal, aprobado


por Resolucin Administrativa Municipal. (Normas Bsicas del Sistema de Organizacin
Administrativa R. S. 217055, Numeral 15; Ley 482, artculo 13, inciso c).

51

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

18.

Carpetas de procesos de reclutamiento y


seleccin de personal

19.

Informacin de Recursos Humanos

ADMINISTRACIN FINANCIERA
20.

Reglamento especfico del Sistema de Crdito Pblico

21.

Reglamento de Operaciones de Tesorera

22.

Reglamento especfico del Sistema de Contabilidad

23.

Reglamento especfico del Sistema de Presupuestos

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

52

Unidades
Establecidas
(4)

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Responsabilidad

Estado del
Documento

Observaciones
Unidades
Nombre del
Unidad
Digitales
Funcionario y I=Incompleto
Organizacional
C=Completo
Verificadas
Cargo
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

18.

Carpetas de procesos de reclutamiento y seleccin de personal: comprende todo


el proceso desde requerimiento de personal hasta la contratacin. (Normas Bsicas
del Sistema de Administracin de Personal Decreto Supremo 26115, Artculo 18,
pargrafos I y II).

19.

Informacin de Recursos Humanos: informacin del personal permanente; como ser,


carpetas individuales del personal, planillas de sueldos, inventario del personal y otras
que se consideren importantes como ser procesos de capacitacin. (Normas Bsicas
del Sistema de Administracin de Personal Decreto Supremo. 26115, Artculo 45,
incisos a, b, c y d).

ADMINISTRACIN FINANCIERA
20.

Reglamento especfico del Sistema de Crdito Pblico: reglamento para el


funcionamiento del sistema de crdito pblico, en el marco de las normas bsicas
vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolucin
Administrativa Municipal y compatibilizado por el rgano rector. (Normas Bsicas del
Sistema de Crdito Pblico R.S. 218041, Artculo 9; Ley 482, Artculo 13, inciso c).

21.

Reglamento de Operaciones de Tesorera: reglamento para el funcionamiento de las


operaciones del sistema de tesorera, en el marco de las normas bsicas vigentes y de
la estructura organizacional, aprobado mediante Resolucin y compatibilizado por el
rgano rector. (Normas Bsicas del Sistema de Tesorera, Artculo 7, inciso b; Ley
482, Artculo 13, inciso c).

22.

Reglamento especfico del Sistema de Contabilidad: reglamento para el funcionamiento


del sistema de presupuestos, en el marco de las normas bsicas vigentes y de la
estructura organizacional, aprobado mediante Resolucin Administrativa Municipal y
compatibilizado por el rgano rector. (Normas Bsicas del Sistema de Contabilidad
Integrada, Artculo 14, inciso b; Ley 482, Artculo 13, inciso c).

23.

Reglamento especfico del Sistema de Presupuestos: reglamento para el funcionamiento


del sistema de presupuestos, en el marco de las normas bsicas vigentes y de la
estructura organizacional, aprobado mediante Resolucin Administrativa Municipal y
compatibilizado por el rgano rector. (Normas Bsicas del Sistema de Presupuestos,
Decreto Supremo 225558, Artculo 10, inciso b; Ley 482, Artculo 13, inciso c).

53

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

24.

Manual de Procedimientos Contables,


Presupuestarios y de Tesorera

25.

Contratos y Convenios de financiamiento y/o


cooperacin

26.

Documentacin en custodia de ttulos y valores

27.

Informacin financiera
a.

Estados Financieros Anuales e informacin


complementaria

b.

Ejecuciones presupuestarias mensuales de


recursos y gastos

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

54

Unidades
Establecidas
(4)

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Responsabilidad

Estado del
Documento

Observaciones
Unidades
Nombre del
Unidad
Digitales
Funcionario y I=Incompleto
Organizacional
C=Completo
Verificadas
Cargo
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

24.

Manual de Procedimientos Contables, Presupuestarios y de Tesorera: procedimientos


relacionados con pagos, Fondos en Avance, viticos, sueldos y aguinaldos, aportes
patronales, indemnizaciones, beneficios sociales, Caja General, Caja Chica, anticipos,
reembolsos del SUMI (gestiones 2010 Abril 2014), y otros (Normas Bsicas de los
Sistema Contable Integrado, Artculo 4, numeral 6, Sistema de Presupuestos R.S.
225558, Artculo 4, inciso b; Ley 1178, Artculo 13, inciso a).

25.

Contratos y Convenios de financiamiento y/o cooperacin: suscritos con organismos


financiadores o de cooperacin ordenados cronolgicamente (Ley 2028, Artculo
115; Ley 482, Artculo 26, numeral 25).

26.

Documentacin en custodia de ttulos y valores: ttulos valores como ser, bonos,


plizas de garanta, boletas de garanta, letras de cambio, etc. (Norma Bsica del
Sistema de Tesorera, Artculo 32, inciso c).

27.

Informacin financiera: documentos o archivos fsico y magnticos (Backups


SINCOM y SIGEP segn su aplicacin) para el periodo sobre:
a.

Estados Financieros Anuales e informacin complementaria:


I. Balance General
II. Estado de Recursos y Gastos Corrientes
III. Flujo de Efectivo
IV. Cambios en el Patrimonio Neto
V. Ejecucin del Presupuesto de Recursos y de Gastos
VI. CAIF
VII. Informacin complementaria mayores auxiliares de cuentas y/o auxiliares.

(Decreto Municipal de aprobacin de los Estados Financieros; Norma Bsica del


Sistema de Contabilidad Integrada, Artculo 14 inciso b; Directrices de cierre de
gestin del Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas; Ley 482, Artculo 26, numeral
19; Resolucin Biministerial 04, Artculo 6; Resolucin Ministerial 726).

b.

Ejecuciones presupuestarias mensuales de recursos y gastos en medio impreso


y magntico (Backups SINCOM y SIGEP segn su aplicacin) con la siguiente
informacin:

55

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

c.

Programacin de Flujos de Caja de recursos y


gastos

d.

Extractos bancarios de las cuentas fiscales de


la municipalidad

e.

Comprobantes de contabilidad de ingresos y


egresos

f.

Taln de chequeras

g.

Libretas bancarias

h.

Nmina de los funcionarios municipales


autorizados a operar en los bancos

i.

Nmina de los funcionarios municipales


habilitados con usuarios de registro en el
SIGEP

j.

Programa de Operaciones Anual POA y


presupuesto

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

56

Unidades
Establecidas
(4)

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Responsabilidad

Estado del
Documento

Observaciones
Unidades
Nombre del
Unidad
Digitales
Funcionario y I=Incompleto
Organizacional
C=Completo
Verificadas
Cargo
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

I. Informacin Mensual de ejecucin presupuestaria.

II. Modificacin presupuestaria de recursos y gastos en la columna

correspondiente.

III. Conciliacin bancos para cada cuenta corriente fiscal

IV. Notas de remisin al rgano rector.

(Reglamento de la Inmovilizacin de Recursos D.S. 27848, Artculo 4, Resolucin


Ministerial R.M. 726 Artculo 7; Resolucin Biministerial 04, Artculo 6).

c.

Programacin de Flujos de Caja de recursos y gastos: son pronsticos de


ingresos y egresos. (Norma Bsica Sistema de Tesorera, Artculo 27).

d.

Extractos bancarios de las cuentas fiscales de la municipalidad (Norma Bsica


Sistema de Tesorera, Artculo 23).

e.

Comprobantes de contabilidad de ingresos y egresos, debidamente


respaldados con la documentacin de las operaciones realizadas (Norma
Bsica Sistema de Contabilidad Integrada, Artculo 24).

f.

Taln de chequeras: de todas las cuentas fiscales de la municipalidad (Norma


Bsica Sistema de Tesorera, Artculo 32 inciso b).

g.

Libretas bancarias: con el detalle del movimiento de ingreso, salida y saldo de las
cuentas bancarias (Norma Bsica Sistema de Tesorera, Artculo 24, inciso c).

h.

Nmina de los funcionarios municipales autorizados a operar en los bancos,


indicando las atribuciones y firmas autorizadas (Norma Bsica Sistema de
Tesorera, Artculo 180).

i.

Nmina de los funcionarios municipales habilitados con usuarios de registro en


el SIGEP, indicando las atribuciones y cdigo electrnico autorizados. (Anexo
Resolucin Ministerial 726, Artculo 12).

j.

Programa de Operaciones Anual POA y presupuesto: documentos


correspondientes a la gestin 2010 - 2014, incluidos respaldos magnticos
del sistema aplicado (Backups SINCOM o SIGEP) aprobados por el Concejo
Municipal y con nota de presentacin al Ministerio de Economa y Finanzas
Pblicas, adjuntando las respectivas reformulaciones de los POA. (Ley 2028,
Artculo 44, numeral 10; Ley 482, Artculo 26, numeral 14; Ley 031).

57

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

28.

Informacin de Ingresos Municipales con el


siguiente detalle
a.

Normativa de Tasas y Patentes

b.

Documentos de cobro de ingresos


tributarios y no tributarios

c.

Catastro Municipal

d.

Padrn de contribuyentes

e.

Procesos de Fiscalizacin

f.

Procedimiento del Plan de Pagos

ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS


29.

Reglamento especfico del Sistema de Bienes y


Servicios

30.

Manual de procesos de contratacin

31.

Programa Anual de Contrataciones

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

58

Unidades
Establecidas
(4)

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Responsabilidad

Estado del
Documento

Observaciones
Unidades
Nombre del
Unidad
Digitales
Funcionario y I=Incompleto
Organizacional
C=Completo
Verificadas
Cargo
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

28.

Informacin de Ingresos Municipales con el siguiente detalle:


a.

Normativa de Tasas y Patentes: ordenanzas y/o leyes aprobadas por el Concejo


Municipal. (Ley 2028, Artculo 12, numeral 10 y Artculo 105, pargrafo II;
Ley 482, Artculo 26, numeral 15; Ley 031, Artculo 105, numeral 2)

b.

Documentos de cobro de ingresos tributarios y no tributarios: normas


municipales de creacin de impuestos, tasas, patentes a la actividad econmica,
contribuciones especiales, venta de bienes y servicios y la enajenacin de
activos, legados, donaciones y otros ingresos similares. (Ley 031, Articulo 105,
numeral 1, 2, 3 y 4).

c.

Catastro Municipal: los gobiernos municipales tienen la competencia exclusiva


de organizar administrar el catastro urbano (Constitucin Poltica del Estado,
Articulo 302, numeral 10; Ley 031, Artculo 82, pargrafo IV).

d.

Padrn de contribuyentes: registro para el cobro de ingresos tributarios y no


tributarios con respaldos digitales de sus sistemas de administracin de ingresos;
SIIM, RUAT, otros. (Ley 031, Artculo 105, numeral 1).

e.

Procesos de Fiscalizacin: archivo con los procesos de fiscalizacin realizados


(Ley 2028, Artculo 103 numeral 3).

f.

Procedimiento del Plan de Pagos. (Ley 2492, Artculo 55).

ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS

29.

Reglamento especfico del Sistema de Bienes y Servicios: reglamento para el


funcionamiento del sistema de bienes y servicios, en el marco de las normas
bsicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolucin
y compatibilizado por el rgano rector. (Normas Bsicas del Sistema de Bienes y
Servicios, Decreto Supremo 181/2009, Artculo 10, inciso e).

30.

Manual de procesos de contratacin: documento operativo para la contratacin


de bienes y servicios, aprobado por Resolucin Administrativa Municipal. (Normas
Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Decreto Supremo
181/2009 Artculo 10 inciso c; Ley 482, Artculo 13, inciso c).

31.

Programa Anual de Contrataciones: plan anual de compras de bienes y contratacin


de servicios de acuerdo al Programa de Operaciones Anual. (Normas Bsicas del
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Decreto Supremo 181/2009, Artculo
10, inciso c).

59

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

32.

Reporte de los procesos de contratacin de bienes


y servicios

33.

Carpetas de proceso de contrataciones de bienes


o servicios

34.

Reglamento de Administracin de Activos Fijos

35.

a.

Inventario de activos fijos

b.

Revalu de activos fijos

c.

Documentacin de propiedad de
inmuebles y vehculos

Reglamento de Administracin de Almacenes

a.

Inventario de almacenes

b.

Ingreso y salida de almacenes

c.

Tarjetas kardex

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

60

Unidades
Establecidas
(4)

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Responsabilidad

Estado del
Documento

Observaciones
Unidades
Nombre del
Unidad
Digitales
Funcionario y I=Incompleto
Organizacional
C=Completo
Verificadas
Cargo
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

32.

Reporte de los procesos de contratacin de bienes y servicios: detallando la fecha de


adjudicacin, objeto, beneficiario, modalidad de contratacin, garantas, monto, fecha
de vencimiento de contrato. (Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes
y Servicios, Decreto Supremo 181/2009, Artculo 10, inciso c).

33.

Carpetas de proceso de contrataciones de bienes o servicios: archivo de carpetas con


documentacin respaldatoria de cada proceso de contratacin, que incluya desde la
aprobacin del inicio del proceso de contratacin hasta el contrato firmado (Normas
Bsicas del Sistema de Administracin Bienes y Servicios, Decreto Supremo 181/2009
Artculo 10 inciso c).

34.

Reglamento de Administracin de Activos Fijos: disposicin sobre procedimientos


de control, disponibilidad de uso y control de los activos fijos (Normas Bsicas del
Sistema de Administracin Bienes y Servicios, Decreto Supremo 181/2009, Artculo
116, pargrafo I, inciso a).
a.

Inventario de activos fijos: archivos en medio fsico y magntico (respaldo del


SIAF u otro sistema), con codificacin definida, se debe incluir la infraestructura
del sector salud, educacin y deportes, adems estados de depreciacin de
activos. (Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Artculo 119, pargrafo I).

b.

Revalu de activos fijos. (Normas Bsicas del Sistema de Administracin de


Bienes y Servicios Artculo 119, numeral II, inciso b)

c.

Documentacin de propiedad de inmuebles y vehculos. (Normas Bsicas del


Sistema de Administracin de Bienes y Servicios Artculo 116, numeral I, inciso c).

35.

Reglamento de Administracin de Almacenes: procedimientos que garanticen el


control de los bienes de consumo (Normas Bsicas del Sistema de Administracin de
Bienes y Servicios Decreto Supremo 181/2009, Artculo 116, Numeral I, inciso a).
a.

Inventario de almacenes: codificados, clasificados segn orden lgico (Normas


Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Artculo 136,
pargrafo II).

b.

Ingreso y salida de almacenes (Normas Bsicas del Sistema de Administracin


de Bienes y Servicios, Artculo 128, pargrafo I y Artculo 135, pargrafo I).

c.

Tarjetas kardex: como medida de control y movimiento de existencias (Normas


Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Artculo 132).

61

6.5

Matriz No 2:
Gestin de Planificacin y Proyectos de Inversin
Municipal
Agrupa los documentos en Planificacin Estratgica, Polticas y Planes Municipales Sectoriales
de Educacin, Salud, Defensora de la Niez y Adolescencia, Servicio Legal Integral de la MujerSLIM, unidades municipales de las personas con Discapacidad, Gestin de Proyectos de Inversin,
Empresa Municipal del servicio de Agua y Alcantarillado, y Empresa Municipal del Servicio de Aseo.

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

PLANIFICACIN ESTRATGICA
1.

Plan Estratgico Institucional

2.

Plan de Desarrollo Municipal

3.

Plan de Ordenamiento Urbano y Territorial

4.

Planes municipales sectoriales

5.

Archivos sobre distritacin

6.

Plan de Desarrollo Mancomunitario o Regional

Reglamento especfico del Sistema de


7. Programacin de Operaciones
8. Informes de evaluacin fsica - financiera

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

62

Unidades
Establecidas
(4)

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Responsabilidad

Estado del
Documento

Observaciones
Unidades
Nombre del
Unidad
Digitales
Funcionario y I=Incompleto
Organizacional
C=Completo
Verificadas
Cargo
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

PLANIFICACIN ESTRATGICA
1.

Plan

Estratgico

Institucional: elaborado para definir objetivos estratgicos

institucionales. (Ley 2028, Artculo 81 y Agenda Patritica 2025 Titulo II, Articulo 4).
2.

Plan de Desarrollo Municipal: documento elaborado en el marco de la planificacin


estratgica del municipio, aprobado por normativa municipal. (Ley 2028, Artculo 78;
Ley 482, Articulo 26, inciso 12; Ley 031, Artculo 93, pargrafo III, numeral 1).

3.

Plan de Ordenamiento Urbano y Territorial: estableciendo los procedimientos y


alcances segn la norma. (Ley 2028, Artculo 79; Ley 482, Articulo 26numeral 12;
Ley 031, Artculo 94, pargrafo III, numeral 1).

4.

Planes municipales sectoriales: planes educativos, de salud, de desarrollo rural, desarrollo


econmico local, de turismo, de riesgos, etc, que el gobierno autnomo municipal ha
aprobado. (Ley 2028, Artculo 5, pargrafo II, numeral 1; Ley 482, Artculo 26, numeral
26;Ley 031, Articulo 81, 91, 92, 95; Decreto Supremo N 29601).

5.

Archivos sobre distritacin: informes sobre la situacin de distritacin del municipio,


acompaado de planos y la respectiva normativa municipal de aprobacin (Ley 2028,
Artculo 164; Ley 031, Artculo 27).

6.

Plan de Desarrollo Mancomunitario o Regional: desarrollado para promover el


desarrollo econmico y social de la regin. (Ley 2028, Artculo 158, pargrafo V; Ley
031, Artculo 23, pargrafo I).

7. Reglamento especfico del Sistema de Programacin de Operaciones: reglamento


para el funcionamiento del sistema de programacin de operaciones en el marco de
las normas bsicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante
Resolucin y compatibilizado por el rgano rector. (Norma Bsica del Sistema de
Programacin de Operaciones D.S.225557, Artculo 4, pargrafo II).
8. Informes de evaluacin fsica - financiera: informe de cada gestin, estableciendo
avances, impactos y variaciones en el logro de objetivos estratgicos y operativos (Ley
2028 Artculo 44, numeral 30; Ley 031, Artculo 114, pargrafo IX, numeral 4).

63

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

POLTICAS SECTORIALES: EDUCACIN


9.

Reglamento de procedimientos del desayuno escolar

10.

Informes de ejecucin del desayuno escolar

POLTICAS SECTORIALES: SALUD


11.

Informes de ejecucin del SUMI hasta abril del 2014

12.

Carpetas de Informe de cierre de cuentas fiscales


de salud SUMI / SPAM

13.

Reglamento DILOS o Gestin Local de la Salud

14.

Resoluciones y Compromisos del DILOS y de la


Instancia Mxima de Gestin Local de la Salud

15.

Informes de ejecucin Seguro del Adulto Mayor

16.

Informe de Caracterizacin de Centros de Salud

17.

Sistema Informtico de Control Financiero en Salud

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

64

Unidades
Establecidas
(4)

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Responsabilidad

Estado del
Documento

Observaciones
Unidades
Nombre del
Unidad
Digitales
Funcionario y I=Incompleto
Organizacional
C=Completo
Verificadas
Cargo
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

POLTICAS SECTORIALES: EDUCACIN


9.

Reglamento de procedimientos del desayuno escolar: procedimientos para apoyar


la ejecucin del desayuno escolar (Ley 2028, Artculo 5 pargrafo I y Artculo 8
numeral 16; Plan Estratgico Institucional del Ministerio de Educacin, Programa de
Acceso y Permanencia).

10.

Informes de ejecucin del desayuno escolar: informacin sobre la ejecucin del


desayuno escolar, cobertura, proveedores, presupuesto ejecutado y saldo cancelar de la
ltima gestin, aspectos positivos y negativos. (Constitucin Poltica del Estado, Artculo
16, pargrafos I y II; Ley 2028, Artculo 5, pargrafo I y Artculo 8 numeral 16).

POLTICAS SECTORIALES: SALUD


11.

Informes de ejecucin del SUMI hasta abril del 2014: detalle de ejecucin de la
cuenta del SUMI, sobre el movimiento de FOPOS y estado de rendicin de cuentas por
los establecimientos de salud si corresponde. (Ley 2426, Artculo 4, pargrafo I).

12.

Carpetas de Informe de cierre de cuentas fiscales de salud SUMI / SPAM:


Comprobantes, memoria de conciliaciones por cuenta, Formularios. (Decreto Supremo
1984, Artculo 13, pargrafo I y II; Disposicin Transitoria Primera.

13.

Reglamento DILOS o Gestin Local de la Salud: Estableciendo procedimiento


funciones y atribuciones a los miembros. (Decreto Supremo 26875, Artculo 8,
pargrafo X; Ley 031 Articulo 81, pargrafo III, numeral 2, inciso d).

14.

Resoluciones y Compromisos del DILOS (hasta abril 2014) y de la Instancia Mxima


de Gestin Local de la Salud: documento de compromisos y conclusiones enmarcadas
en las atribuciones del Directorio. (Decreto Supremo 26875, Artculo 8, pargrafo IV
y Ley 031 Articulo 81, pargrafo III, numeral 2, inciso d).

15.

Informes de ejecucin Seguro del Adulto Mayor hasta abril 2014: detallando el
listado aprobado y el movimiento de desembolsos ejecutados (Decreto Supremo
28968, Artculo 9, inciso j).

16.

Informe de Caracterizacin de Centros de Salud: (Ley 031 Artculo 81, pargrafo III,
numeral 2, inciso c; Normas Bsicas de Caracterizacin de Establecimientos de Salud).

17.

Sistema Informtico de Control Financiero en Salud: reportes fsicos y digitales del


SICOFS. (Decreto Supremo 1984, Artculo 18).

65

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

Unidades
Establecidas
(4)

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Responsabilidad

Estado del
Documento

Observaciones
Unidades
Nombre del
Unidad
Digitales
Funcionario y I=Incompleto
Organizacional
C=Completo
Verificadas
Cargo
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

POLTICAS SECTORIALES: DEFENSORA DE LA NIEZ Y ADOLESCENCIA SERVICIO LEGAL INTEGRAL


DE LA MUJER - SLIM
18.

Detalle de casos denunciados, casos atendidos y


casos resueltos pore la Defensora del Nio, Nia y
Adolescente

19.

Informe del SLIM


a. Casos denunciados, atendidos y derivados
b. Programas de Prevencin, Atencin y Proteccin
c. Casas comunitarias
d. Casas de acogida

POLTICAS SECTORIALES: POLTICAS MUNICIPALES DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD Y


ADULTOS MAYORES
20.

Programas o polticas para

a. Personas con discapacidad


b. Adultos mayores
21.

Detalle de personas atendidas y tipo de gestin


realizada

GESTIN DE PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL


22.

Reglamento Especfico del Sistema de Inversin


Pblica

23. Reglamento de Proyectos de Preinversin

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

66

POLTICAS SECTORIALES: DEFENSORA DE LA NIEZ Y ADOLESCENCIA SERVICIO


LEGAL INTEGRAL DE LA MUJER - SLIM
18. Detalle de casos denunciados, casos atendidos y casos resueltos pore la Defensora
del Nio, Nia y Adolescente. (Ley 2026, Artculo 196).
19.

Informe del SLIM: detalle de casos denunciados, casos atendidos y casos derivados
por el Servicio Legal Integral de la Mujer, por denuncias de violencia y todo tipo de
discriminacin de la mujer; Programas de prevencin, atencin y proteccin; casas
comunitarias y casas de refugio. (Decreto Supremo 25087, Artculo 20 y Ley 348,
Artculo 50, pargrafo II, numeral 14).

POLTICAS SECTORIALES: POLTICAS MUNICIPALES DE LAS PERSONAS CON


DISCAPACIDAD Y ADULTOS MAYORES
20.

Programas o polticas para personas con discapacidad y adultos mayores: se


encuentra entre las competencias de la municipalidad, considerar a las personas con
discapacidad dentro de la planificacin municipal. (Ley 2028, Artculo 8, numeral
21; Ley 1678, Artculo 21; Constitucin Poltica del Estado Artculo 71; Ley 482
Artculo 26, numeral 26; Ley 223). Promocin y desarrollo de proyectos y polticas
para adultos mayores (Constitucin Poltica del Estado, Artculo 302, numeral 39).

21.

Detalle de personas atendidas y tipo de gestin realizada: atencin a personas


con discapacidad en la unidad municipal de Personas con Discapacidad o unidad/
funcionario responsable en municipalidad. (Ley 2028, Artculo 8, numeral 22; Ley
1678; Ley 223).

GESTIN DE PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL


22.

Reglamento Especfico del Sistema de Inversin Pblica: documento que establece


las metodologas, parmetros y criterios para la formulacin, evaluacin y ejecucin
de proyectos de inversin pblica. (Norma Bsica del Sistema de Inversin Pblica,
Decreto Supremo 216768, Artculo 21, inciso a).

23. Reglamento de Proyectos de Preinversin: establece los procedimientos, instrumentos


y reglas comunes para la asignacin de recursos a proyectos con mayor impacto en
el bienestar social. (Norma Bsica del Sistema de Inversin Pblica, Decreto Supremo
216768, Artculo 21, inciso b).

67

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

24. Reporte de proyectos inversin


25. Archivo de proyectos
a. Administracin Delegada
b. Administracin Directa
26. Programas de requerimientos de financiamiento
Programacin de la ejecucin fsica y financiera
27. de proyectos de inversin
28.

Informes de ejecucin fsica - financiera de


proyectos de inversin por gestin

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

68

Unidades
Establecidas
(4)

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Responsabilidad

Estado del
Documento

Observaciones
Unidades
Nombre del
Unidad
Digitales
Funcionario y I=Incompleto
Organizacional
C=Completo
Verificadas
Cargo
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

24. Reporte de proyectos inversin: Estudio de Identificacin (EI) y Estudio Integral


Tcnico, Econmico, Social y Ambiental (TESA). Estableciendo fecha de conclusin del
proyecto, nombre de la empresa responsable de la elaboracin, nombre del proyecto,
objetivo del proyecto, beneficiarios, fuente de financiamiento y costo. En los proyectos
en ejecucin diferenciar la cancelacin de pagos por avance de obra o anticipos y
saldo por cancelar. Incluir respaldo magntico del sistema de seguimiento, por ejemplo
SGP. (Reglamento Bsico de Preinversin Resolucin Ministerial 29, Artculo 5).
25. Archivo de proyectos: Inventario fsico de los proyectos/Estudio de Identificacin (EI)
y Estudio Integral Tcnico, Econmico, Social y Ambiental (TESA) no ejecutados, en
proceso y concluidos a nivel, para estos dos ltimos casos las carpetas individuales
deben contener:
a.

Administracin Delegada: contrato, adendas, pliego de especificaciones, rdenes


de cambio, formularios SISIN, planillas de avance, informes de supervisin
y fiscal de obras, libro de rdenes, actas de entrega provisional y definitiva,
correspondencia, etc.

b.

Administracin Directa: contratos de mano de obra, adenda a los contratos,


requerimiento de materiales, informes de supervisin y/o fiscal de obras, libro
de rdenes, actas de entrega provisional y definitiva, correspondencia, etc.

26. Programas de requerimientos de financiamiento: conjunto de proyectos de inversin


pblica que no cuentan con recursos suficientes para financiar su realizacin. Elaborado
en base a los lineamientos y directrices emitidas por el rgano rector del SNIP, para su
consideracin en la gestin de financiamiento. (Norma Bsica del Sistema de Inversin
Pblica, Artculos 43 y 21, inciso d).
27. Programacin de la ejecucin fsica y financiera de proyectos de inversin: establece
los factores de tiempo y costo para una ejecucin ptima del proyecto en el ciclo de
vida del proyecto. (Reglamento del SNIP, Decreto Supremo 528, Artculo 11).
28. Informes de ejecucin fsica - financiera de proyectos de inversin por gestin:
seguimiento peridico fsico y financiero de los proyectos de inversin. (Norma Bsica
del Sistema de Inversin Pblica, Artculo 21, inciso f; Reglamento del SNIP Decreto
Supremo 528, Artculo 11).

69

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

Unidades
Establecidas
(4)

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

EMPRESA MUNICIPAL DEL SERVICIO DE AGUA Y ALCANTARILLADO


29.

Personera jurdica

30. Resoluciones de directorio


31. Planes estratgicos, planes de inversin y
financiamiento
32.

Informes de gestin de la Empresa Municipal de


Agua Potable y Alcantarillado

33.

Tasas de los servicios pblicos de agua potable y


alcantarillado

EMPRESA MUNICIPAL DEL SERVICIO DE ASEO


34. Personera jurdica, estatutos y reglamento
de la Empresa Municipal de Aseo
35. Resoluciones de directorio
36. Planes estratgicos, planes de inversin y
financiamiento
37. Informes de gestin Empresa Municipal de Aseo

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

70

Responsabilidad

Estado del
Documento

Observaciones
Unidades
Nombre del
Unidad
Digitales
Funcionario y I=Incompleto
Organizacional
C=Completo
Verificadas
Cargo
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

EMPRESA MUNICIPAL DEL SERVICIO DE AGUA Y ALCANTARILLADO


29. Personera jurdica, estatutos y reglamento de la Empresa Municipal de Agua y
Alcantarillado. (Constitucin Poltica del Estado, Artculo 20, pargrafo III y Artculo
373, pargrafo I; Ley 2028, Artculo 8, pargrafo IV, inciso 2, Artculos 111 y
112).
30. Resoluciones de directorio: resoluciones tomadas para fortalecer la institucin y
el mejoramiento de infraestructura y mantenimiento del servicio de agua potable y
alcantarillado (Ley 2028, Artculo 44, inciso 22).
31. Planes estratgicos, planes de inversin y financiamiento: planes destinados a
mejorar la ejecucin y financiamiento de proyectos para el mejoramiento del sistema
de agua y alcantarillado del municipio (Ley 2028, Artculo 5, pargrafo II inciso 1;
Ley 2066, Artculo 13, inciso b; Ley 031, Articulo 83, numeral 3).
32. Informes de gestin de la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado:
deber incluir el rgimen tarifario de cobro por servicio de agua potable o alcantarillado
y reportes financieros de ejecucin. (Ley 2028, Artculo 12, numeral 18; Ley 2066,
Artculo 57).
33. Tasas de los servicios pblicos de agua potable y alcantarillado. (Ley 031, Artculo
83, numeral 3, inciso d).
EMPRESA MUNICIPAL DEL SERVICIO DE ASEO
34. Personera jurdica, estatutos y reglamento de la Empresa Municipal de Aseo:
(Constitucin Poltica del Estado, Artculo 9, numeral 6 y Artculo 20; Ley 2028,
Artculo 8, numeral IV, inciso 3 y Artculos 111 y 112).
35. Resoluciones de directorio: (Ley 2028, Artculo 44, inciso 22).
36. Planes estratgicos, planes de inversin y financiamiento: planes destinados a
mejorar la ejecucin y financiamiento de proyectos para el mejoramiento del Servicio
de Aseo Urbano municipal (Ley 2028, Artculo 5, numeral II, inciso 1).
37. Informes de gestin Empresa Municipal de Aseo: deber incluir el rgimen tarifario
de cobro por servicio de aseo urbano y reportes financieros de ejecucin (Ley 2028,
Artculo 12, inciso 18).

71

6.5

Matriz No 3:
Gestin Legislativa Municipal

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

NORMATIVA MUNICIPAL
1. Proyecto de Carta Orgnica
2. Leyes Municipales
a. Ley de Fiscalizacin Municipal
b. Ley de Contratos y Convenios
c. Otras
3. Ordenanzas Municipales
4. Resoluciones Municipales del Concejo Municipal
5. Proyectos de Ley Municipal
NORMATIVA INSTITUCIONAL
6. Reglamento General del Concejo Municipal
Reglamento de la Comisin de tica o
7.
Tribunal de tica
Reglamento de la Comisin de la Niez y
8. Adolescencia y Comisin de la Mujer, en caso de
que exista
9. Otros Reglamentos

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

72

Unidades
Establecidas
(4)

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Responsabilidad

Estado del
Documento

Observaciones
Unidades
Nombre del
Unidad
Digitales
Funcionario y I=Incompleto
Organizacional
C=Completo
Verificadas
Cargo
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

NORMATIVA MUNICIPAL
1. Proyecto de Carta Orgnica: documento aprobado por el Concejo Municipal y los
documentos que respaldan la elaboracin, concertacin y aprobacin. (Constitucin
Poltica del Estado, Artculo 284, numeral 4; Ley 031, Artculos 53 y 54).
2. Leyes Municipales: promulgadas, ordenadas por nmero correlativo, fecha y contenido
temtico. Especifican la Ley de Fiscalizacin Municipal y la Ley de Contratos y
Convenios. (Constitucin Poltica del Estado, Artculo 283; Ley 017, Artculo 19; Ley
482, Artculo 13, pargrafo I, inciso a). (Ley 482, Disposicin transitoria primera).
3. Ordenanzas Municipales: aprobadas y emitidas por el Concejo Municipal, ordenadas
por nmero correlativo, fecha y contenido temtico. (Constitucin Poltica del Estado,
Artculo 202, numeral 1).
4. Resoluciones Municipales del Concejo Municipal: aprobados y emitidos por el
Concejo Municipal para el cumplimiento de sus atribuciones, ordenadas por nmero
correlativo, fecha y contenido temtico. (Ley 482, Artculo 13, inciso b, Artculo 16,
numerales 4, 21 y 31).
5. Proyectos de Ley Municipal propuestos por el rgano ejecutivo, legislativo,
ciudadanos y organizaciones civiles. Adjuntando los antecedentes de su proceso de
elaboracin y formulacin. (Ley 482, Artculo 22).

NORMATIVA INSTITUCIONAL
6. Reglamento General del Concejo Municipal. (Ley 482, Artculo 16 numeral 1).
7. Reglamento de la Comisin de tica o Tribunal de tica: documento oficial aprobado
por Resolucin del Concejo Municipal que determina la organizacin y procedimiento
para atender asuntos derivados a dicha comisin. (Ley 482, Artculo 16, numeral 3).
8. Reglamento de la Comisin de la Niez y Adolescencia y Comisin de la Mujer, en
caso de que exista: documento que determina los procedimientos para cumplir las
atribuciones conferidas a la comisin. (Ley 482, Artculo 18).
9. Otros Reglamentos: reglamentos de honores, distinciones, condecoraciones, premios
u otros. (Ley 482, Artculo 16, numeral 31).

73

Organizacin de la Informacin
Control

ARCHIVO / DOCUMENTO

(1)

(2)

(3)

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
10.

Organigrama del Concejo Municipal

Libro de Actas o registro de las sesiones de Concejo


11. Municipal
12. Disposiciones de la Directiva del Concejo
13. Informes de las comisiones del Concejo Municipal
14. Informes de Rendicin de Cuentas
15. Informes de Fiscalizacin
16. Archivo del Concejo Municipal
17. Informes de Direccin Administrativa

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

74

Unidades
Establecidas
(4)

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Responsabilidad

Estado del
Documento

Observaciones
Unidades
Nombre del
Unidad
Digitales
Funcionario y I=Incompleto
Organizacional
C=Completo
Verificadas
Cargo
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
10. Organigrama del Concejo Municipal y documento de descripcin de roles y funciones
de cada cargo, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento vigente. (Ley 482,
Artculos 15 y 16, numeral 2).
11. Libro de Actas o registro de las sesiones de Concejo Municipal: consigna los asuntos
tratados y la asistencia de autoridades a la sesin. (Ley 2028, Artculo 16 pargrafo
II; Ley 482, Artculos 19, 20 y 21).
12. Disposiciones de la Directiva del Concejo: resoluciones u otros instrumentos mediante
los cuales la directiva toma sus determinaciones administrativas en el marco de sus
atribuciones especficas. (Reglamento General del Concejo Municipal).
13. Informes de las comisiones del Concejo Municipal: todos los documentos mediante
los cuales cada comisin toma sus determinaciones respecto a los temas de su
atribucin especfica, ya sea mediante dictmenes, informes de comisin, actas y
otros, ordenandos correlativamente y por comisiones. (Ley 482, Artculo 18 ).
14. Informes de Rendicin de Cuentas: informes de Audiencias Pblicas del Concejo
Municipal respetando criterios de equidad de gnero e interculturalidad. (Ley 482,
Artculo 16, numeral 32).
15. Informes de Fiscalizacin: peticiones de informes escrito y oral, inspecciones, informes
tcnicos y legales emitidos por el Concejo Municipal a la implementacin de planes
municipales. (Ley 482, Artculo 16, numerales 33 y 15).
16. Archivo del Concejo Municipal: correspondencia emitida y recibida, ordenada por
numeracin correlativa. (Ley 2028, Artculo 41, numeral 3).
17. Informes de Direccin Administrativa: nombre de la autoridad habilitada como gestor
de usuarios del SIGEP web y SICOES; POA y presupuesto del Concejo Municipal en
reporte fsico y digital. (Resolucin Ministerial 726, Artculos 3 y 4).

75

Matrices
de informacin
municipal

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

76

(1)

Control

(3)

(2)

Reglamentos de Control Gubernamental

Informes SAYCO y Auditora

2.

3.

Procesos coactivos

Procesos limtrofes

Accin de Amparo Constitucional

Procesos de expropiacin de inmuebles con


utilidad pblica

8.

9.

10.

11.

Otros procesos que involucran al gobierno municipal

Procesos administrativos a funcionarios municipales

7.

13.

Reporte de procesos judiciales y su estado actual

6.

Procesos por beneficios sociales

Decretos Municipales

5.

12.

Decretos Ediles

4.

ASUNTOS JURDICOS

Resoluciones Administrativas Municipales

1.

CONTROL GUBERNAMENTAL

ARCHIVO / DOCUMENTO

N
(4)

Unidades
Establecidas

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Unidades
Digitales
Verificadas
(6)

Organizacin de la Informacin

(7)

Unidad
Organizacional

Nombre del
Funcionario y
Cargo
(8)

Responsabilidad

(9)

I=Incompleto
C=Completo

Estado del
Documento

(10)

Observaciones

Matriz No 1: Gestin Administrativa Financiera y


Asuntos Jurdicos

77

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

78

Resoluciones Administrativas Municipales: emitidas para aprobar reglamentos, estrategias, modificaciones presupuestarias u otras propias del ejecutivo municipal. (Ley
2028, Artculo 44 numeral 4; Ley 482, Artculo 13, inciso c).
Reglamentos de Control Gubernamental: procedimientos de control posterior elaborados por la Unidad de Auditora Interna de la municipalidad o de la mancomunidad.
(Ley 1178).
Informes SAYCO y Auditora: documentos de auditora en general, de auditora SAYCO, del cumplimiento de las recomendaciones, observaciones y compromisos del
gobierno municipal. (Ley 1178, Artculos 15 y 16).

12.
13.

11.

10.

9.

8.

7.

6.

5.

4.

Decretos Ediles: los emite el Alcalde o Alcaldesa, conforme a su competencia. Mediante Ley Municipal de Ordenamiento Jurdico, algunos municipios le asignan una
denominacin propia a este instrumento legal, como Decreto Ejecutivo ordenados por el nmero correlativo, fecha y contenido temtico. (Ley 482, Artculo 13).
Decretos Municipales: son dictados por la Alcaldesa o el Alcalde, firmados conjuntamente con las secretaras o los secretarios municipales para la reglamentacin de
competencias concurrentes legisladas, ordenados por el nmero correlativo, fecha y contenido temtico. (Ley 482, Artculo 13).
Reporte de procesos judiciales y su estado actual: detallando el concepto de la demanda, el nombre del demandado o demandante, y la etapa de seguimiento a la fecha.
(Ley 1178 Artculo 27 inciso g).
Procesos administrativos a funcionarios municipales: iniciados y concluidos con el registro de documentos, libros, expedientes, testimonios y copias legalizadas. (Ley 2028,
Artculo 35, pargrafo I ; Ley 1178, Artculo 29).
Procesos coactivos: procesos a terceros por responsabilidad civil, por contratos suscritos de obras, bienes y servicios y otros, con sus correspondientes expedientes,
testimonios y otra informacin relevante. (Ley 1178, Artculos 31, 47).
Procesos limtrofes: generados por conflictos de lmites territoriales entre municipios colindantes, procesos presentados ante la Asamblea Legislativa Plurinacional con las
carpetas que contengan expedientes, testimonios y copias legalizadas. (Constitucin Poltica del Estado, Artculo 146, pargrafo IV).
Accin de Amparo Constitucional: recurso interpuesto ante una decisin administrativa o judicial, generalmente a las autoridades municipales, el recurso es para proteger los
derechos constitucionales de la autoridad afectada, adjuntando documentos, libros, expedientes, testimonios y copias legalizadas. (Constitucin Poltica del Estado, Artculo
129, pargrafo I).
Procesos de expropiacin de inmuebles con utilidad pblica: registro de documentos, libros, expedientes, testimonios y copias legalizadas. (Ley 2028, Artculo 122,
pargrafos I II; Ley 1884).
Procesos por beneficios sociales: registro de documentos, libros, expedientes, testimonios y copias legalizadas. (Ley General del Trabajo, Artculo 13).
Otros Procesos que involucran al gobierno municipal: registro de documentos, libros, expedientes, testimonios y copias legalizadas. (Ley 1178, Artculo 27, inciso g).

ASUNTOS JURDICOS

3.

2.

1.

CONTROL GUBERNAMENTAL

En esta rea se tienen los siguientes grupos de documentos: Control Gubernamental, Asuntos Jurdicos, Organizacin Administrativa y Gestin de Recursos Humanos, Administracin
Financiera y Administracin de Bienes y Servicios.

Matriz No 1: Gestin Administrativa Financieray Asuntos Jurdicos

(2)

(1)

(3)

ARCHIVO / DOCUMENTO
(4)

Unidades
Establecidas

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Unidades
Digitales
Verificadas
(6)

Manual de Organizacin y Funciones

Reglamento especfico del Sistema de


Administracin de Personal

Manual de procesos

Carpetas de procesos de reclutamiento y


seleccin de personal

Informacin de Recursos Humanos

15.

16.

17.

18.

19.

Informacin financiera

27.

Manual de Procedimientos Contables,


Presupuestarios y de Tesorera

24.

Documentacin en custodia de ttulos y valores

Reglamento especfico del Sistema de Presupuestos

23.

26.

Reglamento especfico del Sistema de Contabilidad

22.

Contratos y Convenios de financiamiento y/o


cooperacin

Reglamento de Operaciones de Tesorera

21.

25.

Reglamento especfico del Sistema de Crdito Pblico

20.

ADMINISTRACIN FINANCIERA

Organigrama del gobierno municipal

14.

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA Y ADMINISTRACIN DE PERSONAL

Control

Organizacin de la Informacin

(7)

Unidad
Organizacional

Nombre del
Funcionario y
Cargo
(8)

Responsabilidad

(9)

I=Incompleto
C=Completo

Estado del
Documento

(10)

Observaciones

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

80

Organigrama del gobierno municipal: estructura organizacional del gobierno autnomo municipal aprobada por Resolucin. (Normas Bsicas del Sistema de Organizacin
Administrativa R. S. 217055, numeral 15; Ley 482 Artculo 26, numeral 6).
Manual de Organizacin y Funciones: instrumento de descripcin de cargos y funciones basado en la estructura organizacional del gobierno municipal. (Normas Bsicas del
Sistema de Organizacin Administrativa R. S. 217055, numeral 15).
Reglamento especfico del Sistema de Administracin de Personal: reglamento para el funcionamiento del sistema de administracin de personal en el marco de las normas
bsicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolucin Administrativa Municipal y compatibilizado por el rgano rector. (Normas Bsicas del
Sistema de Administracin de Personal, Decreto Supremo 26115, Artculo 6 inciso i).
Manual de procesos: documento operativo para la administracin de personal, aprobado por Resolucin Administrativa Municipal. (Normas Bsicas del Sistema de
Organizacin Administrativa R. S. 217055, Numeral 15; Ley 482, artculo 13, inciso c).
Carpetas de procesos de reclutamiento y seleccin de personal: comprende todo el proceso desde requerimiento de personal hasta la contratacin. (Normas Bsicas del
Sistema de Administracin de Personal Decreto Supremo 26115, Artculo 18, pargrafos I y II).
Informacin de Recursos Humanos: informacin del personal permanente; como ser, carpetas individuales del personal, planillas de sueldos, inventario del personal y otras
que se consideren importantes como ser procesos de capacitacin. (Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Personal Decreto Supremo. 26115, Artculo 45,
incisos de la a, b, c y d).

27.

26.

25.

24.

23.

22.

21.

20.

Reglamento especfico del Sistema de Crdito Pblico: reglamento para el funcionamiento del sistema de crdito pblico, en el marco de las normas bsicas vigentes y de la
estructura organizacional, aprobado mediante Resolucin Administrativa Municipal y compatibilizado por el rgano rector.(Normas Bsicas del Sistema de Crdito Pblico
R.S. 218041, Artculo 9; Ley 482, Artculo 13, inciso c).
Reglamento de Operaciones de Tesorera: reglamento para el funcionamiento de las operaciones del sistema de tesorera, en el marco de las normas bsicas vigentes y de la
estructura organizacional, aprobado mediante Resolucin y compatibilizado por el rgano rector. (Normas Bsicas del Sistema de Tesorera, Artculo 7, inciso b; Ley 482,
Artculo 13, inciso c).
Reglamento especfico del Sistema de Contabilidad: reglamento para el funcionamiento del sistema de presupuestos, en el marco de las normas bsicas vigentes y de la
estructura organizacional, aprobado mediante Resolucin Administrativa Municipal y compatibilizado por el rgano rector. (Normas Bsicas del Sistema de Contabilidad
Integrada, Artculo 14, inciso b; Ley 482, Artculo 13, inciso c).
Reglamento especfico del Sistema de Presupuestos: reglamento para el funcionamiento del sistema de presupuestos, en el marco de las normas bsicas vigentes y de la
estructura organizacional, aprobado mediante Resolucin Administrativa Municipal y compatibilizado por el rgano rector. (Normas Bsicas del Sistema de Presupuestos,
Decreto Supremo 225558, Artculo 10, inciso b; Ley 482, Artculo 13, inciso c).
Manual de Procedimientos Contables, Presupuestarios y de Tesorera: procedimientos relacionados con pagos, Fondos en Avance, viticos, sueldos y aguinaldos, aportes
patronales, indemnizaciones, beneficios sociales, Caja General, Caja Chica, anticipos, reembolsos del SUMI (gestiones 2010 Abril 2014), y otros (Normas Bsicas de los
Sistema Contable Integrado, Artculo 4, numeral 6, Sistema de Presupuestos R.S. 225558, Artculo 4, inciso b; Ley 1178, Artculo 13, inciso a).
Contratos y Convenios de financiamiento y/o cooperacin: suscritos con organismos financiadores o de cooperacin ordenados cronolgicamente (Ley 2028, Artculo
115; Ley 482, Artculo 26, numeral 25).
Documentacin en custodia de ttulos y valores: ttulos valores como ser, bonos, plizas de garanta, boletas de garanta, letras de cambio, etc. (Norma Bsica del Sistema
de Tesorera, Artculo 32, inciso c).
Informacin financiera: documentos o archivos fsico y magnticos (Backups SINCOM y SIGEP segn su aplicacin) para el periodo sobre:

ADMINISTRACIN FINANCIERA

19.

18.

17.

16.

15.

14.

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA Y ADMINISTRACIN DE PERSONAL

(2)

(1)

28.

Control

Ejecuciones presupuestarias mensuales de


recursos y gastos

Programacin de Flujos de Caja de recursos y


gastos

Extractos bancarios de las cuentas fiscales


de la municipalidad

Comprobantes de contabilidad de ingresos y


egresos

Taln de chequeras

Libretas bancarias

Nmina de los funcionarios municipales


autorizados a operar en los bancos

Nmina de los funcionarios municipales


habilitados con usuarios de registro en el
SIGEP

Programa de Operaciones Anual POA y


presupuesto

b.

c.

d.

e.

f.

g.

h.

i.

j.

Normativa de Tasas y Patentes

Documentos de cobro de ingresos


tributarios y no tributarios

Catastro Municipal

Padrn de contribuyentes

a.

b.

c.

d.

Informacin de Ingresos Municipales con el


siguiente detalle

Estados Financieros Anuales e informacin


complementaria

a.

(3)

ARCHIVO / DOCUMENTO
(4)

Unidades
Establecidas

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Unidades
Digitales
Verificadas
(6)

Organizacin de la Informacin

(7)

Unidad
Organizacional

Nombre del
Funcionario y
Cargo
(8)

Responsabilidad

(9)

I=Incompleto
C=Completo

Estado del
Documento

(10)

Observaciones

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

82

28.

Estados Financieros Anuales e informacin complementaria:


Ejecuciones presupuestarias mensuales de recursos y gastos en medio impreso y magntico (Backups SINCOM y SIGEP segn su aplicacin).
Programacin de Flujos de Caja de recursos y gastos: Son pronsticos de ingresos y egresos. (Norma Bsica Sistema de Tesorera, Artculo 27).
Extractos bancarios de las cuentas fiscales de la municipalidad (Norma Bsica Sistema de Tesorera, Artculo 23).
Comprobantes de contabilidad de ingresos y egresos, debidamente respaldados con la documentacin de las operaciones realizadas (Norma Bsica Sistema de
Contabilidad Integrada, Artculo 24).
f.
Taln de chequeras: de todas las cuentas fiscales de la municipalidad (Norma Bsica Sistema de Tesorera, Artculo 32 inciso b).
g.
Libretas bancarias: con el detalle del movimiento de ingreso, salida y saldo de las cuentas bancarias (Norma Bsica Sistema de Tesorera, Artculo 24, inciso c).
h.
Nmina de los funcionarios municipales autorizados a operar en los bancos, indicando las atribuciones y firmas autorizadas (Norma Bsica Sistema de Tesorera,
Artculo 180).
i.
Nmina de los funcionarios municipales habilitados con usuarios de registro en el SIGEP, indicando las atribuciones y cdigo electrnico autorizados. (Anexo
Resolucin Ministerial 726, Artculo 12).
j.
Programa de Operaciones Anual POA y presupuesto: documentos correspondientes a la gestin 2010 - 2014, incluidos respaldos magnticos del sistema aplicado
(Backups SINCOM o SIGEP) aprobados por el Concejo Municipal y con nota de presentacin al Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas, adjuntando las respectivas
reformulaciones de los POA. (Ley 2028, Artculo 44, numeral 10; Ley 482, Artculo 26, numeral 14; Ley 031).
Informacin de Ingresos Municipales con el siguiente detalle:
a.
Normativa de Tasas y Patentes: ordenanzas y/o leyes aprobadas por el Concejo Municipal. (Ley 2028, Artculo 12, numeral 10 y Artculo 105, pargrafo II; Ley
482, Artculo 26, numeral 15; Ley 031, Artculo 105, numeral 2)
b.
Documentos de cobro de ingresos tributarios y no tributarios: normas municipales de creacin de impuestos, tasas, patentes a la actividad econmica, contribuciones
especiales, venta de bienes y servicios y la enajenacin de activos, legados, donaciones y otros ingresos similares. (Ley 031, Artculo 105, numeral 1, 2, 3, 4).
c.
Catastro Municipal: los gobiernos municipales tienen la competencia exclusiva de organizar administrar el catastro urbano (Constitucin Poltica del Estado, Articulo
302, numeral 10; Ley 031, Artculo 82, pargrafo IV).
d.
Padrn de contribuyentes: registro para el cobro de ingresos tributarios y no tributarios con respaldos digitales de sus sistemas de administracin de ingresos; SIIM,
RUAT, otros. (Ley 031, Artculo 105, numeral 1).

a.
b.
c.
d.
e.

(2)

(1)

Procesos de Fiscalizacin

Procedimiento del Plan de Pagos

e.

f.

(3)

ARCHIVO / DOCUMENTO

35.

Inventario de almacenes

Ingreso y salida de almacenes

Tarjetas kardex

a.

b.

c.

Reglamento de Administracin de Almacenes

Documentacin de propiedad de
inmuebles y vehculos

Reglamento de Administracin de Activos Fijos

34.

c.

Carpetas de proceso de contrataciones de bienes


o servicios

33.

Revalu de activos fijos

Reporte de los procesos de contratacin de bienes


y servicios

32.

b.

Programa Anual de Contrataciones

31.

Inventario de activos fijos

Manual de procesos de contratacin

30.

a.

Reglamento especfico del Sistema de Bienes y


Servicios

29.

ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS

Control
(4)

Unidades
Establecidas

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Unidades
Digitales
Verificadas
(6)

Organizacin de la Informacin

(7)

Unidad
Organizacional

Nombre del
Funcionario y
Cargo
(8)

Responsabilidad

(9)

I=Incompleto
C=Completo

Estado del
Documento

(10)

Observaciones

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

84

Procesos de Fiscalizacin: archivo con los procesos de fiscalizacin realizados (Ley 2028, Artculo 103 numeral 3).
Procedimiento del Plan de Pagos. (Ley 016, Artculo 7).

35.

34.

33.

32.

31.

30.

29.

Reglamento especfico del Sistema de Bienes y Servicios: reglamento para el funcionamiento del sistema de bienes y servicios, en el marco de las normas bsicas vigentes y
de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolucin y compatibilizado por el rgano rector. (Normas Bsicas del Sistema de Bienes y Servicios, Decreto Supremo
181/2009, Artculo 10, inciso e).
Manual de procesos de contratacin: documento operativo para la contratacin de bienes y servicios, aprobado por Resolucin Administrativa Municipal. (Normas Bsicas
del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Decreto Supremo 181/2009 Artculo 10 inciso c; Ley 482, Artculo 13, inciso c).
Programa Anual de Contrataciones: plan anual de compras de bienes y contratacin de servicios de acuerdo al Programa de Operaciones Anual. (Normas Bsicas del
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Decreto Supremo 181/2009, Artculo 10, inciso c).
Reporte de los procesos de contratacin de bienes y servicios: detallando la fecha de adjudicacin, objeto, beneficiario, modalidad de contratacin, garantas, monto, fecha
de vencimiento de contrato. (Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Decreto Supremo 181/2009, Artculo 10, inciso c).
Carpetas de proceso de contrataciones de bienes o servicios: archivo de carpetas con documentacin respaldatoria de cada proceso de contratacin, que incluya desde la
aprobacin del inicio del proceso de contratacin hasta el contrato firmado (Normas Bsicas del Sistema de Administracin Bienes y Servicios, Decreto Supremo 181/2009
Artculo 10 inciso c).
Reglamento de Administracin de Activos Fijos: disposicin sobre procedimientos de control, disponibilidad de uso y control de los activos fijos (Normas Bsicas del Sistema
de Administracin Bienes y Servicios, Decreto Supremo 181/2009, Artculo 116, pargrafo I, inciso a).
a.
Inventario de activos fijos: archivos en medio fsico y magntico (respaldo del SIAF u otro sistema), con codificacin definida, se debe incluir la infraestructura del
sector salud, educacin y deportes, adems estados de depreciacin de activos. (Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios Artculo 119,
pargrafo I).
b.
Revalu de activos fijos. (Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios Artculo 119, numeral II, inciso b)
c.
Documentacin de propiedad de inmuebles y vehculos. (Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios Artculo 116, numeral I, inciso c).
Reglamento de Administracin de Almacenes: procedimientos que garanticen el control de los bienes de consumo (Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes
y Servicios Decreto Supremo 181/2009, Artculo 116, Numeral I, inciso a).
a.
Inventario de almacenes: codificados, clasificados segn orden lgico (Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Artculo 136, pargrafo
II).
b.
Ingreso y salida de almacenes (Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Artculo 128, pargrafo I y Artculo 135, pargrafo I).
c.
Tarjetas kardex: como medida de control y movimiento de existencias (Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, Artculo 132).

ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS

e.
f.

(2)

(1)

(3)

ARCHIVO / DOCUMENTO

Plan de Desarrollo Municipal

Plan de Ordenamiento Urbano y Territorial

Planes municipales sectoriales

Archivos sobre distritacin

Plan de Desarrollo Mancomunitario o Regional

2.

3.

4.

5.

6.

Informes de ejecucin del desayuno escolar

10.

Informes de ejecucin del SUMI hasta abril del 2014

Carpetas de Informe de cierre de cuentas fiscales


de salud SUMI / SPAM

Reglamento DILOS o Gestin Local de la Salud

11.

12.

13.

POLTICAS SECTORIALES: SALUD

Reglamento de procedimientos del desayuno escolar

9.

POLTICAS SECTORIALES: EDUCACIN

8. Informes de evaluacin fsica - financiera

Reglamento especfico del Sistema de


7. Programacin de Operaciones

Plan Estratgico Institucional

1.

PLANIFICACIN ESTRATGICA

Control
(4)

Unidades
Establecidas

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Unidades
Digitales
Verificadas
(6)

Organizacin de la Informacin

(7)

Unidad
Organizacional

Nombre del
Funcionario y
Cargo
(8)

Responsabilidad

(9)

I=Incompleto
C=Completo

Estado del
Documento

(10)

Observaciones

Matriz No 2: Gestin de Planificacin y Proyectos de


Inversin Municipal

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

86

Reglamento de procedimientos del desayuno escolar: procedimientos para apoyar la ejecucin del desayuno escolar (Ley 2028, Artculo 5 pargrafo I y Artculo 8
numeral 16; Plan Estratgico Institucional del Viceministerio de Educacin, Programa de Acceso y Permanencia).
Informes de ejecucin del desayuno escolar: informacin sobre la ejecucin del desayuno escolar, cobertura, proveedores, presupuesto ejecutado y saldo cancelar de la
ltima gestin, aspectos positivos y negativos. (Constitucin Poltica del Estado, Artculo 16, pargrafos I y II; Ley 2028, Artculo 5, pargrafo I y Artculo 8 numeral 16).

13.

12.

11.

Informes de ejecucin del SUMI hasta abril del 2014: detalle de ejecucin de la cuenta del SUMI, sobre el movimiento de FOPOS y estado de rendicin de cuentas por los
establecimientos de salud si corresponde. (Ley 2426, Artculo 4, pargrafo I; Decreto Supremo 1984, Artculo 13, pargrafo I)
Carpetas de Informe de cierre de cuentas fiscales de salud SUMI / SPAM: Comprobantes, memoria de conciliaciones por cuenta, Formularios. (Decreto Supremo 1984,
Artculo 13, pargrafo I y II; Disposicin Transitoria Primera.
Reglamento DILOS o Gestin Local de la Salud: Estableciendo procedimiento funciones y atribuciones a los miembros. (Decreto Supremo 26875, Artculo 8, pargrafo X;
Ley 031 Articulo 81, pargrafo III, numeral 2, inciso d).

POLTICAS SECTORIALES: SALUD

10.

9.

POLTICAS SECTORIALES: EDUCACIN

1.
2.

Plan Estratgico Institucional: elaborado para definir objetivos estratgicos institucionales. (Ley 2028, Artculo 81 y Agenda Patritica 2025 Titulo II, Articulo 4).
Plan de Desarrollo Municipal: documento elaborado en el marco de la planificacin estratgica del municipio, aprobado por normativa municipal. (Ley 2028, Artculo 78;
Ley 482, Articulo 26, inciso 12; Ley 031, Artculo 93, pargrafo III, numeral 1).
3.
Plan de Ordenamiento Urbano y Territorial: estableciendo los procedimientos y alcance segn la norma. (Ley 2028, Artculo 79; Ley 482, Articulo 26numeral 12; Ley
031, Artculo 94, pargrafo III, numeral 1)
4.
Planes municipales sectoriales: planes educativos, de salud, de desarrollo rural, desarrollo econmico local, de turismo, de riesgos, etc, que el gobierno autnomo municipal
ha aprobado. (Ley 2028, Artculo 5, pargrafo II, numeral; Ley 482, Artculo 26, numeral 26;Ley 031, Articulo 81, 91, 92, 95; Decreto Supremo N 29601)
5.
Archivos sobre distritacin: informes sobre la situacin de distritacin del municipio, acompaado de planos y la respectiva normativa municipal de aprobacin (Ley 2028,
Artculo 164; Ley 031, Artculo 27).
6.
Plan de Desarrollo Mancomunitario o Regional: desarrollado para promover el desarrollo econmico y social de la regin. (Ley 2028, Artculo 158, pargrafo V; Ley 031,
Artculo 23, inciso I).
7. Reglamento especfico del Sistema de Programacin de Operaciones: reglamento para el funcionamiento del sistema de programacin de operaciones en el marco de
las normas bsicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolucin y compatibilizado por el rgano rector. (Norma Bsica del Sistema de
Programacin de Operaciones D.S.225557, Artculo 4, pargrafo II).
8. Informes de evaluacin fsica -financiera: informe de cada gestin, estableciendo avances, impactos y variaciones en el logro de objetivos estratgicos y operativos (Ley 2028
Artculo 44, numeral 30; Ley 031, Artculo 114, pargrafo IX, numeral 4).

PLANIFICACIN ESTRATGICA

Agrupa los documentos en Planificacin Estratgica, Polticas y Planes Municipales Sectoriales de Educacin, Salud, Defensora de la Niez y Adolescencia, Servicio Legal Integral
de la Mujer-SLIM, unidades municipales de las personas con Discapacidad, Gestin de Proyectos de Inversin Municipal, Empresa Municipal del servicio de Agua y Alcantarillado,
y Empresa Municipal del Servicio de Aseo.

Matriz No 2: Gestin de Planificacin y Proyectos de Inversin Municipal

Informe de Caracterizacin de Centros de Salud

Sistema Informtico de Control Financiero en Salud

16.

17.

(4)

Unidades
Establecidas

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Unidades
Digitales
Verificadas
(6)
(7)

Unidad
Organizacional

Nombre del
Funcionario y
Cargo
(8)

Responsabilidad

Informe del SLIM

19.

Detalle de personas atendidas y tipo de gestin


realizada:

21.

Reglamento Especfico del Sistema de Inversin


Pblica

a. Administracin Delegada

25. Archivo de proyectos

24. Reporte de proyectos inversin

23. Reglamento de Proyectos de Preinversin

22.

GESTIN DE PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL

Programas o polticas para personas con discapacidad

20.

POLTICAS SECTORIALES: UNIDADES MUNICIPALES DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD

Detalle de casos denunciados, casos atendidos y


casos resueltos pore la Defensora del Nio, Nia y
Adolescente

18.

POLTICAS SECTORIALES: DEFENSORA DE LA NIEZ Y ADOLESCENCIA SERVICIO LEGAL INTEGRAL


DE LA MUJER - SLIM

Informes de ejecucin Seguro del Adulto Mayor

15.

(3)

Resoluciones y Compromisos del DILOS y de la


Instancia Mxima de Gestin Local de la Salud

(2)

(1)

ARCHIVO / DOCUMENTO

14.

Control

Organizacin de la Informacin

(9)

I=Incompleto
C=Completo

Estado del
Documento

(10)

Observaciones

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

88

Resoluciones y Compromisos del DILOS (hasta abril 2014) y de la Instancia Mxima de Gestin Local de la Salud: documento de compromisos y conclusiones enmarcadas
en las atribuciones del Directorio. (Decreto Supremo 26875, Artculo 8, pargrafo IV y Ley 031 Articulo 81, pargrafo III, numeral 2, inciso d).
Informes de ejecucin Seguro del Adulto Mayor hasta abril 2014: detallando el listado aprobado y el movimiento de desembolsos ejecutados (Decreto Supremo 28968,
Artculo 9, inciso j).
Informe de Caracterizacin de Centros de Salud: (Ley 031 Artculo 81, pargrafo III, numeral 2, inciso c; Decreto Supremo 1984; Normas Bsicas de Caracterizacin de
Establecimientos de Salud).
Sistema Informtico de Control Financiero en Salud: reportes fsicos y digitales del SICOFS. (Decreto Supremo 1984, Artculo 18).

Detalle de casos denunciados, casos atendidos y casos resueltos pore la Defensora del Nio, Nia y Adolescente. (Ley 2026, Artculo 196).
Informe del SLIM: detalle de casos denunciados, casos atendidos y casos derivados por el Servicio Legal Integral de la Mujer, por denuncias de violencia y todo tipo de
discriminacin de la mujer; Programas de prevencin, atencin y proteccin (Casas de Acogida) (Decreto Supremo 25087, Artculo 20 y Ley 348, Artculo 50, pargrafo
II, numeral 14).

Programas o polticas para personas con discapacidad y adultos mayores: se encuentra entre las competencias de la municipalidad, considerar a las personas con
discapacidad dentro de la planificacin municipal. (Ley 2028, Artculo 8, numeral 21; Ley 1678, Artculo 21; Constitucin Poltica del Estado Artculo 71; Ley 482
Artculo 26, numeral 26; Ley 223). Promocin y desarrollo de proyectos y polticas para adultos mayores (Constitucin Poltica del Estado, Artculo 302, numeral 39).
Detalle de personas atendidas y tipo de gestin realizada: atencin a personas con discapacidad en la unidad municipal de Personas con Discapacidad o unidad/funcionario
responsable en municipalidad. (Ley 2028, Artculo 8, numeral 22; Ley 1678; Ley 223).

Reglamento Especfico del Sistema de Inversin Pblica: documento que establece las metodologas, parmetros y criterios para la formulacin, evaluacin y ejecucin de
proyectos de inversin pblica. (Norma Bsica del Sistema de Inversin Pblica, Decreto Supremo 216768, Artculo 21, inciso a).
23. Reglamento de Proyectos de Preinversin: establece los procedimientos, instrumentos y reglas comunes para la asignacin de recursos a proyectos con mayor impacto en
el bienestar social. (Norma Bsica del Sistema de Inversin Pblica, Decreto Supremo 216768, Artculo 21, inciso b).
24. Reporte de proyectos inversin: Estudio de Identificacin (EI) y Estudio Integral Tcnico, Econmico, Social y Ambiental (TESA). Estableciendo fecha de conclusin del
proyecto, nombre de la empresa responsable de la elaboracin, nombre del proyecto, objetivo del proyecto, beneficiarios, fuente de financiamiento y costo. En los proyectos
en ejecucin diferenciar la cancelacin de pagos por avance de obra o anticipos y saldo por cancelar. Incluir respaldo magntico del sistema de seguimiento, por ejemplo
SGP. (Reglamento Bsico de Preinversin Resolucin Ministerial 29, Artculo 5).
25. Archivo de proyectos: Inventario fsico de los proyectos/Estudio de Identificacin (EI) y Estudio Integral Tcnico, Econmico, Social y Ambiental (TESA) no ejecutados, en
proceso y concluidos a nivel, para estos dos ltimos casos las carpetas individuales deben contener:
a.
Administracin Delegada: contrato, adendas, pliego de especificaciones, rdenes de cambio, formularios SISIN, planillas de avance, informes de supervisin y fiscal
de obras, libro de rdenes, actas de entrega provisional y definitiva, correspondencia, etc.

22.

GESTIN DE PROYECTOS DE INVERSIN MUNICIPAL

21.

20.

POLTICAS SECTORIALES: POLTICAS MUNICIPALES DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD Y ADULTOS MAYORES

18.
19.

POLTICAS SECTORIALES: DEFENSORA DE LA NIEZ Y ADOLESCENCIA SERVICIO LEGAL INTEGRAL DE LA MUJER - SLIM

17.

16.

15.

14.

(2)

(1)

b. Administracin Directa

(3)

ARCHIVO / DOCUMENTO

Informes de ejecucin fsica - financiera de


proyectos de inversin por gestin

(4)

Unidades
Establecidas

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Personera jurdica

Tasas de los servicios pblicos de agua potable y


alcantarillado

33.

37. Informes de gestin Empresa Municipal de Aseo

36. Planes estratgicos, planes de inversin y


financiamiento

35. Resoluciones de directorio

34. Personera jurdica, estatutos y reglamento


de la Empresa Municipal de Aseo

EMPRESA MUNICIPAL DEL SERVICIO DE ASEO

Informes de gestin de la Empresa Municipal de


Agua Potable y Alcantarillado

32.

31. Planes estratgicos, planes de inversin y


financiamiento

30. Resoluciones de directorio

29.

EMPRESA MUNICIPAL DEL SERVICIO DE AGUA Y ALCANTARILLADO

28.

Programacin de la ejecucin fsica y financiera


27. de proyectos de inversin

26. Programas de requerimientos de financiamiento

Control
Unidades
Digitales
Verificadas
(6)

Organizacin de la Informacin

(7)

Unidad
Organizacional

Nombre del
Funcionario y
Cargo
(8)

Responsabilidad

(9)

I=Incompleto
C=Completo

Estado del
Documento

(10)

Observaciones

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

90

34.

Personera jurdica, estatutos y reglamento de la Empresa Municipal de Aseo: (Constitucin Poltica del Estado, Artculo 9, numeral 6 y Artculo 20; Ley 2028, Artculo 8,
numeral IV, inciso 3 y Artculos 111 y 112).
35. Resoluciones de directorio: (Ley 2028, Artculo 44, inciso 22).
36. Planes estratgicos, planes de inversin y financiamiento: planes destinados a mejorar la ejecucin y financiamiento de proyectos para el mejoramiento del Servicio de Aseo
Urbano municipal (Ley 2028, Artculo 5, numeral II, inciso 1).
37. Informes de gestin Empresa Municipal de Aseo: deber incluir el rgimen tarifario de cobro por servicio de aseo urbano y reportes financieros de ejecucin (Ley 2028,
Artculo 12, inciso 18).

EMPRESA MUNICIPAL DEL SERVICIO DE ASEO

29.

Personera jurdica, estatutos y reglamento de la Empresa Municipal de Agua y Alcantarillado. (Constitucin Poltica del Estado, Artculo 20, pargrafo III y Artculo 373,
pargrafo I; Ley 2028, Artculo 8, pargrafo IV, inciso 2, Artculos 111 y 112).
30. Resoluciones de directorio: resoluciones tomadas para fortalecer la institucin y el mejoramiento de infraestructura y mantenimiento del servicio de agua potable y
alcantarillado (Ley 2028, Artculo 44, inciso 22).
31. Planes estratgicos, planes de inversin y financiamiento: planes destinados a mejorar la ejecucin y financiamiento de proyectos para el mejoramiento del sistema de agua
y alcantarillado del municipio (Ley 2028, Artculo 5, pargrafo II inciso 1; Ley 2066, Artculo 13, inciso b; Ley 031, Articulo 83, numeral 3).
32. Informes de gestin de la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado: deber incluir el rgimen tarifario de cobro por servicio de agua potable o alcantarillado y
reportes financieros de ejecucin. (Ley 2028, Artculo 12, numeral 18; Ley 2066, Artculo 57).
33. Tasas de los servicios pblicos de agua potable y alcantarillado. (Ley 031, Artculo 83, numeral 3, inciso d).

EMPRESA MUNICIPAL DEL SERVICIO DE AGUA Y ALCANTARILLADO

Administracin Directa: contratos de mano de obra, adenda a los contratos, requerimiento de materiales, informes de supervisin y/o fiscal de obras, libro de
rdenes, actas de entrega provisional y definitiva, correspondencia, etc.
26. Programas de requerimientos de financiamiento: conjunto de inversin pblica que no cuentan con recursos suficientes para financiar su realizacin. Elaborado en base a
los lineamientos y directrices emitidas por el rgano rector del SNIP, para su consideracin en la gestin de financiamiento. (Norma Bsica del Sistema de Inversin Pblica,
Artculos 43 y 21, inciso d).
27. Programacin de la ejecucin fsica y financiera de proyectos de inversin: establece los factores de tiempo y costo para una ejecucin ptima del proyecto en el ciclo de
vida del proyecto. (Reglamento del SNIP, Decreto Supremo 528, Artculo 11).
28. Informes de ejecucin fsica - financiera de proyectos de inversin por gestin: seguimiento fsico y financiero de los proyectos de inversin. (Norma Bsica del Sistema de
Inversin Pblica, Artculo 21, inciso f; Reglamento del SNIP Decreto Supremo 528, Artculo 11).

b.

(2)

(1)

Ordenanzas Municipales aprobadas

3.

Proyectos de Ley Municipal

Reglamento General del Concejo Municipal

Organigrama del Concejo Municipal

12. Disposiciones de la Directiva del Concejo

Libro de Actas o registro de las sesiones de Concejo


11. Municipal

10.

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA

9. Otros Reglamentos

Reglamento de la Comisin de la Niez y


8. Adolescencia y Comisin de la Mujer, en caso de
que exista

Reglamento de la Comisin de tica o


7.
Tribunal de tica

6.

NORMATIVA INSTITUCIONAL

5.

4. Resoluciones Municipales del Concejo Municipal

Leyes Municipales promulgadas

2.

1. Proyecto de Carta Orgnica

(3)

ARCHIVO / DOCUMENTO

NORMATIVA MUNICIPAL

Control
(4)

Unidades
Establecidas

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Unidades
Digitales
Verificadas
(6)

Organizacin de la Informacin

(7)

Unidad
Organizacional

Nombre del
Funcionario y
Cargo
(8)

Responsabilidad

(9)

I=Incompleto
C=Completo

Estado del
Documento

(10)

Observaciones

Matriz No 3: Gestin Legislativa Municipal

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

92

10. Organigrama del Concejo Municipal y documento de descripcin de roles y funciones de cada cargo, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento vigente. (Ley 482,
Artculos 15 y 16, numeral 2).
11. Libro de Actas o registro de las sesiones de Concejo Municipal: consigna los asuntos tratados y la asistencia de autoridades a la sesin. (Ley 2028, Artculo 16 pargrafo
II; Ley 482, Artculos 19, 20 y 21).
12. Disposiciones de la Directiva del Concejo: resoluciones u otros instrumentos mediante los cuales la directiva toma sus determinaciones administrativas en el marco de sus
atribuciones especficas. (Reglamento General del Concejo Municipal).

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA

6.
7.

Reglamento General del Concejo Municipal. (Ley 482, Artculo 16 numeral 1).
Reglamento de la Comisin de tica o Tribunal de tica: Documento oficial aprobado por Resolucin del Concejo Municipal que determina la organizacin y procedimiento
para atender asuntos derivados a dicha comisin. (Ley 482, Artculo 16, numeral 3).
8. Reglamento de la Comisin de la Niez y Adolescencia y Comisin de la Mujer, en caso de que exista: Documento que determina los procedimientos para cumplir las
atribuciones conferidas a la comisin. (Ley 482, Artculo 18).
9. Otros Reglamentos: reglamentos de honores, distinciones, condecoraciones, premios u otros. (Ley 482, Artculo 16, numeral 31).

NORMATIVA INSTITUCIONAL

1. Proyecto de Carta Orgnica: documento aprobado por el Concejo Municipal y los documentos que respaldan la elaboracin, concertacin y aprobacin. (Constitucin
Poltica del Estado, Artculo 284, numeral 4; Ley 031, Artculos 53 y 54).
2. Leyes Municipales: promulgadas, ordenadas por nmero correlativo, fecha y contenido temtico. Especifican la Ley de Fiscalizacin Municipal y la Ley de Contratos y
Convenios. (Constitucin Poltica del Estado, Artculo 283; Ley 017, Artculo 19; Ley 482, Artculo 13, pargrafo I, inciso a). (Ley 482, Disposicin transitoria primera).
3. Ordenanzas Municipales aprobadas y emitidas por el Concejo Municipal, ordenadas por nmero correlativo, fecha y contenido temtico. (Constitucin Poltica del Estado,
Artculo 202, numeral 1).
4. Resoluciones Municipales del Concejo Municipal: aprobados y emitidos por el Concejo Municipal para el cumplimiento de sus atribuciones, ordenadas por nmero correlativo,
fecha y contenido temtico. (Ley 482, Artculo 13, pargrafo I, inciso b, Artculo 16, numerales 4, 21 y 31).
5. Proyectos de Ley Municipal propuestos por el rgano ejecutivo, legislativo, ciudadanos y organizaciones civiles. Adjuntando los antecedentes de su proceso de elaboracin
y formulacin. (Ley 482, Artculo 22).

NORMATIVA MUNICIPAL

Matriz No 3: GESTIN LEGISLATIVA MUNICIPAL

(2)

(1)

(3)

ARCHIVO / DOCUMENTO

Nombre
Cargo
C.I.

17. Informes de Direccin Administrativa

16. Archivo del Concejo Municipal

15. Informes de Fiscalizacin

14. Informes de Rendicin de Cuentas

13. Informes de las comisiones del Concejo Municipal

Control
(4)

Unidades
Establecidas

Unidades
Fsicas
Verificadas
(5)

Nombre
Cargo
C.I.

Unidades
Digitales
Verificadas
(6)

Organizacin de la Informacin

(7)

Unidad
Organizacional

Nombre del
Funcionario y
Cargo
(8)

Responsabilidad

(9)

I=Incompleto
C=Completo

Estado del
Documento

Nombre
Cargo
C.I.

(10)

Observaciones

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

94

Informes de las comisiones del Concejo Municipal: todos los documentos mediante los cuales cada comisin toma sus determinaciones respecto a los temas de su atribucin
especfica, ya sea mediante dictmenes, informes de comisin, actas y otros, ordenandos correlativamente y por comisiones. (Ley 482, Artculo 18 ).
14. Informes de Rendicin de Cuentas: informes de Audiencias Pblicas del Concejo Municipal respetando criterios de equidad de gnero e interculturalidad. (Ley 482, Artculo
16, numeral 32).
15. Informes de Fiscalizacin: peticiones de informes escrito y oral, inspecciones, informes tcnicos y legales emitidos por el Concejo Municipal a la implementacin de planes
municipales. (Ley 482, Artculo 16, numerales 33 y 15).
16. Archivo del Concejo Municipal: correspondencia emitida y recibida, ordenada por numeracin correlativa. (Ley 2028, Artculo 41, numeral 3).
17. Informes de Direccin Administrativa: nombre de la autoridad habilitada como gestor de usuarios del SIGEP web y SICOES; POA y presupuesto del Concejo Municipal en
reporte fsico y digital. (Resolucin Ministerial 726, Artculos 3 y 4).

13.

Casos

CASO 1
El Alcalde del Municipio de las Flores, termin su gestin, sin embargo, no realiz ningn
procedimiento relacionado a la transicin transparente. Tampoco hizo la entrega de documentacin,
activos y otros, llegando inclusive a llevarse la camioneta del Municipio para uso particular.
DESARROLLO DEL CASO
El proceso de transicin transparente se encuentra normado por el Decreto Supremo 27931,
mismo que determina la obligacin de toda ex autoridad de transferir la administracin
municipal de forma ordenada, responsable y transparente a las nuevas autoridades electas.
Dicha transferencia incluye todo lo referente a documentacin y activos fijos que se hubieran
generado durante la gestin Municipal, en consecuencia; el no cumplir con esta norma
provoca que la autoridad (Alcalde Municipal) sea responsable la comisin del delito de
Incumplimiento de Deberes, establecido en el Art. 154 del Cdigo Penal.
Asimismo, conforme seala el presente caso, el ex Alcalde no habra entregado la camioneta
del Municipio, inclusive se la hubiera llevado para uso particular,esta conducta le generara
una responsabilidad penal, ya que hubiera cometido el delito de Peculado, toda vez que se
habra apropiado ilegalmente de los bienes que administraba cuando era Alcalde.( camioneta).
TIPOS PENALES RELACIONADOS CON EL CASO
CDIGO PENAL. ARTCULO 154.- (INCUMPLIMIENTO DE DEBERES). La servidora o el
servidor pblico que ilegalmente omitiere, rehusare hacer o retardare un acto propio de sus
funciones, ser sancionado con privacin de libertad de uno (1) a cuatro (4) aos. La pena
ser agravada en un tercio, cuando el delito ocasione dao econmico al Estado.

95

CDIGO PENAL. ARTCULO 142.- (PECULADO). La servidora o el servidor pblico que


aprovechando del cargo que desempea se apropiare de dinero, valores o bienes de cuya
administracin, cobro o custodia se hallare encargado, ser sancionado con privacin de
libertad de cinco (5) a diez (10) aos y multa de doscientos (200) a quinientos (500) das.
Por lo tanto, las nuevas autoridades elegidas estn en la
obligacin de iniciar los correspondientes procesos penales,
con la finalidad de que una vez conseguida una sentencia
ejecutoriada en contra de las ex autoridades municipales, se
pueda iniciar un proceso de reparacin del dao civil, para
recuperar el dao econmico causado al Municipio, y que estos
recursos vuelvan al patrimonio del Municipio.

CASO 2
En la comunidad Cascarita, se ejecut un proyecto para la Construccin de un Puente Peatonal,
con un supuesto sobreprecio, al revisar los archivo del municipio, no se encontr informacin
alguna sobre el proceso de contratacin, mucho menos documentacin sobre la ejecucin.
DESARROLLO DEL CASO
En este caso, el Ex Alcalde al no haber entregado la documentacin referente al proyecto,
habra incurrido en el delito de Supresin o Destruccin de Documento, establecido en el
Art. 202 del Cdigo Penal, siendo que dicho tipo penal incluye el ocultar documentacin;
por otro lado el perjuicio queda demostrado en el entendido de que, debido a la irregular
actuacin del ex Alcalde, esta obra queda imposibilitada de ser objeto de investigacin penal
u auditora, provocando que los responsables de alguna presunta irregularidad o acto de
corrupcin (como el sobreprecio) queden impunes. Accin que no solo daa y retrasa la
gestin municipal, sino que va en desmedro de la comunidad en su integridad.
TIPOS PENALES RELACIONADOS CON EL CASO
CDIGO PENAL. ARTCULO 202.- (SUPRESIN O DESTRUCCIN DE DOCUMENTO). El que
suprimiere, ocultare o destruyere, en todo o en parte, un expediente o un documento, de modo
que pueda resultar perjuicio, incurrir en la sancin del Artculo 200.

En merito al caso expuesto, la nueva autoridad se encuentra en


la obligacin de iniciar un proceso penal contra la ex autoridad,
por la comisin del delito de supresin o destruccin de
documentacin.

INFORMACIN PARA LA TRANSICIN MUNICIPAL

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