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Captulo III

| TAREAS

SISTEMA DE
GESTIN DOCUMENTAL
QUIPUX

CAPTULO III
TAREAS

Captulo III

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NDICE DE CONTENIDO
INTRODUCCIN
FLUJO
NUEVA TAREA
PASOS PARA CREAR LA NUEVA TAREA
BANDEJA TAREAS ENVIADAS
BANDEJA TAREAS RECIBIDAS
RESPUESTA A DOCUMENTOS ASIGNADOS COMO NUEVA
TAREA

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INTRODUCCIN

La funcionalidad de Tareas est creada para cubrir con el requerimiento

de reasignar a mltiples usuarios.
La accin de reasignacin se permite realizar a un solo usuario a la vez,
esto porque en dicha accin se entrega el acceso completo al
documento reasignado y solo un usuario a la vez puede tener acceso
completo.
Por esta restriccin se crea la funcionalidad de Tareas asociadas a un
documento, con eso se entrega acceso de lectura al mismo.

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FLUJO
El flujo de las tareas es el siguiente:

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NUEVA TAREA
Al seleccionar la bandeja Recibidos visualizar la lista paginada de los
documentos recibidos y el formulario en el cual se muestra visible y
habilitado el botn Nueva Tarea:

Este botn permite asignar una Nueva Tarea sobre el documento

recibido, a otro usuario.

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La funcionalidad de Tareas al igual que la funcionalidad de Reasignar
se realiza respetando el orgnico; es decir se puede realizar esta accin
a los pares (usuarios) del mismo nivel o un nivel ms arriba o un nivel
ms abajo.
Al activar esta funcin se visualizar el siguiente formulario:

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PASOS PARA CREAR LA NUEVA TAREA:

1. Seleccionar el usuario responsable de la Nueva Tarea
2. Fijar la fecha mxima para cumplir la misma.
3. Ingresar la descripcin de la Nueva Tarea en el campo Comentario.
4. Dar clic en el botn Aceptar.
5. Se visualizar la confirmacin de la asignacin y el usuario a quien se asign
la Nueva Tarea recibir un mail de notificacin.

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BANDEJA TAREAS ENVIADAS
Todas las Nuevas Tareas que un usuario asign las visualizar en la
Bandeja Tareas Enviadas

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Al ingresar a dicha Bandeja, visualizar el listado paginado de las
tareas asignadas a otros usuarios y el formulario respectivo para
listarlas:

Este formulario presenta tres nuevos datos que son exclusivos de esta
Bandeja que son: Avance, Estado y Das de Atraso

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Dicho formulario le permite realizar la bsqueda y filtrado de tareas
asignadas, a travs de los campos Estado y Texto a Buscar.
Las Nuevas Tareas asignadas pueden tener 3 estados: Pendiente,
Finalizada o Cancelada, por defecto se visualiza Todos

Si entra al detalle de la Tarea haciendo clic en la fecha del documento,

visualizar la pestaa Tareas del documento que consiste en el
recorrido de una Tarea, es decir se visualizan todas las acciones que se
realizan sobre la misma.

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La pestaa Tareas visualiza el nombre del usuario que est asignando

tareas a otros usuarios y los siguientes campos: Tarea, Asignado a,
Fecha mxima de tarea, Fecha Hora, Accin, Usuario y Comentario.

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Tarea: visualiza el nombre de la ltima tarea asignada.

Asignado a: visualiza el nombre del usuario a quien se asign la

Nueva Tarea.

Fecha mxima de tarea: visualiza la fecha mxima de cumplimiento

para la Nueva Tarea.

Fecha Hora: visualiza la fecha y hora de asignacin de la Nueva

Tarea.

Accin: visualiza el nombre de cada accin tomada en la Nueva

Tarea.

Usuario: visualiza el nombre del usuario que realiza cada accin en

la Nueva Tarea.

Comentario: visualiza el detalle de cada accin tomada en la Nueva

Tarea.

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Adicionalmente se visualiza:
- Una barra de avance de tarea que ir incrementando su progreso a
medida que se registre un avance de tarea.
- Un cono semaforizado de la proximidad de la fecha lmite para
cumplir con la Tarea:
Cuando la tarea es asignada y se encuentra dentro del plazo
mximo de ejecucin
Cuando la tarea se encuentre a un da del plazo mximo de
ejecucin.
Cuando la tarea se encuentre fuera del plazo mximo de
ejecucin.
Cuando la tarea ha sido cancelada.

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- conos de accin mltiple sobre una Tarea
Sirve para agregar un comentario sobre la Tarea asignada

Sirve para editar la Fecha mxima de la Tarea asignada

Sirve para cancelar la Tarea asignada.

Sirve para volver a reabrir una tarea cancelada.

Permite asignar Nuevas Tareas denominadas Tareas Hijas

sobre documentos que ya tienen asignada una tarea principal o
Tarea Padre
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BANDEJA TAREAS RECIBIDAS
Todas las Nuevas Tareas que han sido recibidas las visualizar en la
Bandeja Tareas Recibidas

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Al ingresar a dicha Bandeja, visualizar el listado paginado de las
tareas recibidas debido a la asignacin de las mismas por parte de
otros usuarios. Por defecto visualizar las tareas de estado Pendiente

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La pestaa Tareas visualiza el nombre del usuario a quien se ha
asignado las mismas y adems se encuentran los mismos campos que
se visualizan en la Bandeja Tareas Enviadas

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- conos de accin mltiple sobre una Tarea Recibida
Permite el registro porcentual de los avances en la Tarea
Recibida. Los valores porcentuales que se despliegan se
presentan en mltiples de 10, en una escala de 0% a 100%
Permite finalizar la Tarea asignada.
Al finalizar la tarea; visualizar el comentario realizado en el
recorrido, la barra de avance de tarea se presentar al 100%, el
cono semaforizado de proximidad de fecha lmite se presentar
de color gris y ya no estarn visibles los conos de accin mltiple.

Los conos de accin mltiple de comentario y de tareas hijas

pueden ser usados tanto por el usuario que asign la Nueva Tarea
como por el usuario que recibi la misma.

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RESPUESTA A DOCUMENTOS ASIGNADOS COMO NUEVA TAREA

Todo documento que se encuentre ya sea en Bandeja de Tareas Enviadas o en
Bandeja de Tareas Recibidas, tiene visible y habilitado el botn que permite
responder al Remitente original del documento que se ha recibido. Lo que
diferenciara hacerlo desde una Bandeja u
otra ser el nombre del Remitente que est realizando la accin de Responder.
El registro de este documento temporal se visualizar tanto en el recorrido del
documento como en el recorrido de la Tarea.

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Si la tarea asignada se finaliza y el documento temporal registrado
todava no se ha reasignado como respuesta a la tarea, el momento
que se finaliza la tarea se presentar una opcin para reasignar
automticamente el documento temporal, al usuario que puso la Tarea.

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Usted a finalizado el Captulo II: Tareas del Curso de

manejo del Sistema de Gestin Documental QUIPUX.
No se olvide completar la evaluacin correspondiente a
este mdulo.
Muchas gracias

22 Direccin de Tecnologas de la Informacin DTI

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