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CRITERIOS PARA LA

DETERMINACIN DE LOS
COSTOS INDIRECTOS, EN LA
OPERACIN DEL INIFAP

Documento Normativo

Julio 2003

Autorizado en la Octava H. Junta de Gobierno, el 3 de julio de 2003. Acuerdo INIFAP/ OPD/ 09.08.2003.

CONTENIDO

INTRODUCCIN ...................................................................................................... 3
Objetivos generales: ......................................................................................... 3
Objetivos especficos:....................................................................................... 3
COSTOS INDIRECTOS EN LA INVESTIGACIN .................................................. 4
REFERENCIAS DE OTRAS INSTITUCIONES........................................................ 4
DETERMINACIN DE COSTOS INDIRECTOS PARA EL INIFAP ........................ 6
CRITERIOS DE FLEXIBILIDAD............................................................................... 8
CRITERIOS DE NEGOCIACIN.............................................................................. 9
CONSIDERACIONES FINALES: ............................................................................. 9
REFERENCIAS....................................................................................................... 10
ANEXO DEFINICIN DE CONCEPTOS................................................................ 11

Autorizado en la Octava H. Junta de Gobierno, el 3 de julio de 2003. Acuerdo INIFAP/ OPD/ 09.08.2003.

INTRODUCCIN
El INIFAP tiene la visin de desenvolverse como una Institucin de excelencia
cientfica y tecnolgica, dotada de personal altamente capacitado y motivado, con
infraestructura y herramientas de vanguardia, administracin moderna y
autnoma; con liderazgo y reconocimiento nacional e internacional por su alta
capacidad de respuesta a las demandas de conocimiento, innovacin y formacin
de recursos humanos en beneficio del sector forestal, agrcola y pecuario y de la
sociedad en general.
Para contribuir al logro de esta visin, el INIFAP, entre otras estrategias, ha
adoptado una poltica de identificacin del costo real y recuperacin del costo
indirecto, que conlleva la operacin de la investigacin, con los siguientes
objetivos:
Objetivos generales:

Que las fuentes de financiamiento de la investigacin y el INIFAP, tengan una


comprensin comn de los costos directos e indirectos, derivados de la
operacin de la investigacin, as como de la importancia de la recuperacin de
los gastos indirectos, para reinvertirlos en el mantenimiento y actualizacin de
la infraestructura.

Objetivos especficos:

Asegurar que todos los investigadores y directivos del INIFAP, cuenten con los
argumentos, criterios y elementos claros que permitan identificar los costos
indirectos, para su negociacin justificada con las fuentes de financiamiento.

Uniformizar y armonizar los criterios de costeo de proyectos en los Centros


nacionales y regionales del INIFAP.

Dar transparencia, consistencia y definicin a los costos directos e indirectos


en la operacin de la investigacin.

Asegurar que todas las fuentes de financiamiento, contemplen pagar la porcin


justa de costos indirectos, para la sostenibilidad y fortalecimiento de la
institucin.

El presente documento contiene los alcances, principios, metodologa,


procedimientos y criterios que se utilizan para estimar y definir los costos directos
e indirectos que se derivan de la operacin de la investigacin. Para enmarcar las
consideraciones que se hacen para la determinacin de los costos, conviene
primeramente presentar los antecedentes revisados y el procedimiento empleado
para el caso del INIFAP.
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COSTOS INDIRECTOS EN LA INVESTIGACIN


Se parte de la base que los costos indirectos son aquellos gastos indispensables e
ineludibles en los que incurre una institucin para llevar a cabo proyectos de
investigacin. Estos son costos en que se ha incurrido para lograr el conjunto de
los resultados, pero que no pueden ser identificados fcilmente con cada uno de
estos.
Incluyen el costo real de las instalaciones e infraestructura (edificios, equipo,
laboratorios, biblioteca), as como la administracin y los servicios que la
institucin aplica para que la investigacin pueda realizarse.
La determinacin de los costos indirectos es una tarea compleja y se basa en la
asignacin de porciones de costos de carcter general a diferentes segmentos de
actividad, mas o menos desglosadas.
Se pueden utilizar dos tipos de metodologas para la determinacin de los costos
indirectos: las contables y las estimativas.
Las metodologas contables se basan principalmente en una revisin y
contabilidad muy precisa de las partidas de costos directos e indirectos. La
desventaja de este mtodo radica en que es muy laboriosa y requiere por lo tanto
de una contabilidad analtica de costos.
Las metodologas estimativas suelen basarse en suposiciones generalizadas
sobre distribucin de costos, o bien puede extender una tasa, calculada segn
mtodos contables en una muestra de instituciones de investigacin.
Las metodologas aplicadas por las universidades del Reino Unido, Australia y
Canad, son mtodos desarrollados por las asociaciones de universidades. En
Estados Unidos la metodologa es impuesta por la Administracin Federal para su
aplicacin a los contratos entre sta y las universidades.
Para el caso del INIFAP, la identificacin de los costos indirectos haba sido hasta
el momento omitida, razn por la cual ahora se tratar de determinar bajo la
metodologa estimativa, la cuanta de estos costos.

REFERENCIAS DE OTRAS INSTITUCIONES


Entre las referencias que se revisaron para determinar los costos indirectos de la
operacin del INIFAP, destaca la del Consultative Group on International
Agricultural Research (CGIAR), contenida en el documento El costo indirecto,
gua para su asignacin (Serie de Guas Financieras, N 5. Agosto de 2001). Esta
referencia internacional muestra que el CGIAR ha adoptado la poltica de
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recuperar totalmente los costos de los proyectos financiados con fondos


asignados en forma especfica a determinados propsitos, as como asegurar que
los financiadores de proyectos paguen una retribucin justa de los costos
indirectos.
El mbito de aplicacin de las polticas del CGIAR, es sobre todos los Centros de
investigacin de esa organizacin y se refiere a todos los gastos de operacin,
administracin y mantenimiento, excluyendo los de inversin de capital.
La parte medular del proceso para la determinacin de costos indirectos es la
clasificacin de los gastos. Para los Centros del CGIAR se identifican cinco
categoras de gasto: 1) Investigacin (directo); 2) Apoyo a la investigacin
(directo); 3) Operacin (directo e indirecto); 4) Direccin (indirecto); y 5) Servicios
de apoyo comunes (indirecto). Las tasas de indirectos / directos varan de 17
(IFPRI) hasta 27 % (WARDA y CIP).
En lo que concierne a otros centros de investigacin y/o universidades que no
pertenecen al CGIAR, no se encontr un estndar en cuanto a criterios de
clasificacin y/o metodologas comunes para la determinacin de los costos
directos e indirectos, aunque todos coinciden en la importancia de tenerlos
plenamente identificados.
A continuacin se enlistan las referencias de diferentes instituciones
internacionales en cuanto al porcentaje que ellos consideran imputar como
costos indirectos sobre los directos:
1. Iowa State University
a. Dentro de sus instalaciones 46% de los costos directos.
b. Fuera de sus instalaciones 26% de los costos directos.
2. Universidades de la Ivy League y otras de reconocido prestigio en USA
a. hasta 75% de los costos directos.
3. Centros pertenecientes al CGIAR (en el 2000, basados en datos reales de
1999).
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.

CIAT
CIFOR
CIMMYT
CIP
ICARDA
ICLARM
ICRAF
ICRISAT
IFPRI
IITA
ILRI

22% de los costos directos


21% de los costos directos
28% de los costos directos
27% de los costos directos
24% de los costos directos
19% de los costos directos
23% de los costos directos
22% de los costos directos
17% de los costos directos
23% de los costos directos
22% de los costos directos

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l.
m.
n.
o.
p.

IPGRI
IRRI
ISNAR
IWMI
WARDA

18% de los costos directos


21% de los costos directos
19% de los costos directos
22% de los costos directos
27% de los costos directos

De todos ellos tomamos sus guas de operacin para el agrupamiento de gastos y


su clasificacin como directos e indirectos con una base lgica y creble.
Finalmente, para el caso del INIFAP consideramos desarrollar nuestros propios
criterios de clasificacin entre costos directos e indirectos a partir de las
referencias internacionales, as como tomar en cuenta el criterio de los Centros del
CGIAR quienes aplican una tasa calculada en las erogaciones reales del ao
anterior, como por ejemplo el CIMMYT, quien aplica en sus proyectos una tasa del
28.1% de los costos directos en el 2002.
A continuacin se desarrolla el procedimiento y los criterios que seguimos para
determinar los costos indirectos para el caso especfico del INIFAP.

DETERMINACIN DE COSTOS INDIRECTOS PARA EL INIFAP


El 33.22% de costos indirectos (comnmente llamado overhead) aplicable para
el ejercicio 2003 y que se muestra en el cuadro siguiente, se basa en la
informacin financiera existente del ao 2002.
El procedimiento para determinar los costos indirectos consisti en:
1.- Clasificar cada rubro de gasto como costos directos o indirectos,
observando su objeto y la definicin de conceptos contenidos en el
Anexo.
Los sueldos y salarios del personal de investigacin y de apoyo, as como
los recursos destinados a la operacin de proyectos de investigacin,
validacin, apoyo a la transferencia y las publicaciones, han sido
clasificados como costos directos (CD).
Los sueldos del personal directivo y de administracin, as como los
honorarios por servicios profesionales independientes, los gastos fijos, las
acciones de mantenimiento de infraestructura, capacitacin, actualizacin
de bibliotecas, desarrollo de software y la depreciacin de los activos fijos
entre otros conceptos, han sido clasificados como costos indirectos (CI).
Existen gastos que por su naturaleza no pueden ser asignados a un tipo de
costo de manera suficientemente clara, en esos casos se recurri a un
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prorrateo estimativo, justificando el hecho en que es la nica forma viable


en esta ocasin y que otras instituciones han recurrido a prcticas similares.
2.- Se aplic la frmula CI / CD (236,602 / 712,308), obteniendo el
porcentaje del overhead mencionado.
El porcentaje de los costos indirectos ser revisado anualmente, tomando como
base las cifras definitivas dictaminadas por auditor externo.
RELACIN DE COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS
Miles de pesos

COSTOS
Directos
(CD)
SERVICIOS PERSONALES
Nmina de investigadores
Nmina del tabulador general
Nmina de mandos medios y superiores
Nmina de honorarios
OPERACIN
Gasto fijo
Operacin de proyectos
Acciones estratgicas
Rehabilitacin de infraestructura
Re-inversin en el generador del recurso
Capacitacin
Comisiones internacionales

Indirectos
(CI)

Total
(CT)

401,583
202,554
98,142
660
71,700
89,171
4,650
5,000
22,855
5,045
750

EQUIPAMIENTO
Depreciacin

24,800

OTROS CONCEPTOS
Publicaciones
Bibliotecas
Desarrollo de Software

19,000

712,308

2,000
1,000
236,602

948,910

* Se basa en la informacin financiera existente del ao 2002.


Relaciones :

CI / CD = ( over head )

33.22%

Con la inclusin de los costos indirectos:

Se obtienen recursos para la actualizacin continua de inmuebles y medios


para realizar nuestras tareas (equipo de cmputo y de laboratorio, vehculos,
comunicacin, informacin, promocin, administracin, etctera).
Se hace transparente el uso de los recursos.
Se mejora el proceso de presupuestacin de los proyectos.

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CRITERIOS DE FLEXIBILIDAD
La inclusin de costos indirectos en la formulacin del presupuesto de los
proyectos de investigacin y servicio que el INIFAP desarrollar en lo sucesivo,
debe ser atendida de una manera estratgica y muy cuidadosa. Necesitamos la
inclusin de esos costos por las razones expuestas, pero al mismo tiempo
necesitamos ser exitosos en la competencia por la asignacin de proyectos por
parte de las fuentes financieras y usuarios (clientes).
Tambin es cierto que:

Algunas fuentes financieras no aceptan la inclusin de indirectos, bajo el


supuesto -hasta cierto punto real- de que el INIFAP recibe recursos fiscales y
es por lo tanto una institucin de servicio.

Otras fuentes no aceptan el pago de impuestos, IVA o de importacin, por la


adquisicin de equipo, por polticas institucionales propias.

Algunos proyectos por su naturaleza, soportan la aplicacin de costo indirecto


alto, como la capacitacin, la asesora, la produccin de semilla o cepas
bsicas; en tanto que otros, difcilmente compiten en el mercado si se aplica el
costo indirecto mnimo.

Algunos de nuestros usuarios, simplemente no comprenden o no quieren


aceptar la aplicacin del costo indirecto.

Debemos ser concientes en que para la realizacin de ciertos proyectos,


existen varias opciones disponibles; es decir muchos competidores.

Para otros proyectos, el INIFAP tiene capacidades exclusivas (o casi


exclusivas), o para el caso, tiene el prestigio o dimensin representativa que
otros no tienen.

Algunos proyectos, aunque no resistan los indirectos reales, son convenientes


porque son parte de un hilvn ms grande, porque inician una vinculacin que
crecer o porque son el corolario de una secuencia de proyectos que ya han
redundado en el acrecentamiento de nuestras capacidades fsicas y de
reconocimiento pblico.

Siempre es necesario considerar que una institucin como la nuestra, que no es


lucrativa, recibe recursos fiscales, pero que al mismo tiempo tiene el mandato de
buscar su propia sostenibilidad tanto con recursos fiscales como con recursos
externos; por ello, la definicin de los costos indirectos necesita tener
interpretaciones ad hoc, que le permitan actuar exitosamente dada su naturaleza.

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CRITERIOS DE NEGOCIACIN
Las formas de financiamiento para la investigacin vigentes en Mxico hacen
necesario que en todos los niveles, en mayor o menor medida, estemos
involucrados en la negociacin de los medios para que el INIFAP, como tal, y
tambin nosotros como investigadores, personal de campo y administrativos,
podamos desarrollar de mejor manera nuestros propsitos.
Despus de haber revisado los criterios de flexibilidad, complementariamente es
apropiado destacar algunos criterios generales de negociacin, particularmente
con respecto a la inclusin de los costos indirectos en los presupuestos de
proyectos de investigacin o de servicio.

Necesitamos ser exitosos en obtener la asignacin de proyectos por parte de


las fuentes financieras y usuarios (clientes): no salirnos del mercado.

El propsito de identificar y sufragar los costos indirectos es principalmente el


beneficio de la institucin, generando medios y condiciones para una mayor
productividad de sus trabajadores.

Teniendo en cuenta lo sealado en el captulo anterior, es necesario que los


investigadores definan el tratamiento que se dar a la inclusin de costos
indirectos. En beneficio de la transparencia, siempre sern recomendables las
decisiones colegiadas con su Jefe de Campo y Director de Centro,
considerando las directrices institucionales contenidas en este documento.

Para proyectos de investigacin que tienen lineamientos muy definidos,


necesariamente habr que atenerse a sus directrices si queremos recibir
financiamiento de esas fuentes.

Para proyectos de investigacin que permitan la inclusin de costos indirectos,


ser conveniente considerar la referencia institucional de nuestros costos
indirectos (ver la tabla incluida antes), o bien atender la instruccin de la fuente
de financiamiento si la tasa de indirectos que aceptan es menor.

Para los proyectos de servicio, siempre habr que considerar la inclusin de


costos indirectos.

CONSIDERACIONES FINALES:
En todo caso, es muy importante que todos estemos convencidos de la
conveniencia de aplicar los costos indirectos, sin que por ello hagamos inviable
nuestra operacin; por el contrario, nos conviene porque mejorar, har ms
trascendente, transparente y productivo el esfuerzo institucional y personal.
Considerar los costos indirectos, es la forma vigente de operacin en los
centros de investigacin de Mxico y del mundo.

Autorizado en la Octava H. Junta de Gobierno, el 3 de julio de 2003. Acuerdo INIFAP/ OPD/ 09.08.2003.

REFERENCIAS
CGIAR 2001, Indirect Cost Allocation Guidelines, Financial Guidelines Series #5,
Ernst & Young (India), Agarwal A., Coordinator, Washington DC, EEUU, 23 p.
CIMMYT, Overhead, Annimo, sin fecha, Mxico, El Batn, 1 p.
CIMMYT, 2000, Schedule of Overhead Costs, Mxico, El Batn 1p.
CIMMYT, 2001, Schedule of Overhead Costs, Mxico, El Batn 1p.
Dr. David Hansen 2002, MIAC. Comunicacin personal, Ames IA, EEUU
Yale University 2002, Indirect Cost Rates and Recovery Mechanisms for Fiscal
Year 2003, New Haven CT, EEUU, 1p
Princeton University 2002, Ratesheet, Princeton NJ, EEUU, 2p.
Iowa State University 2002, Office of Sponsored Programs, Indirect Cost Rates
2002, Ames IA, EEUU, 2p.
Iowa State University 2003, Office of Sponsored Programs, Indirect Cost Policy at
ISU, Ames IA, EEUU, 2p.
Ral Herrera Becerra. La Vinculacin Universitaria, Una herramienta para el
desarrollo de la nacin: http://www.congreso.unam.mx/65herrera.htm
Procedimiento para la contratacin de cursos de educacin continua. UNAM:
http://www.cinstrum.unam.mx/Direccion/edcont.htm
Colegio de Ingenieros civiles de Mxico. Aranceles para el ao 2002.
http://www.google.com.mx/search?q=cache:n9RaUFPUDmAJ:wwwcicm.fip.unam.mx/cicm/ARANCELES/ARANCELES2000_archivos/arancelescicm2002.do
c+costos+indirectos+unam&hl=es&ie=UTF-8
M. En A. Y C. P. Alejandra Becerril Montes. Costos Indirectos Cifras Histricas.
Instituto Tecnologico Y De Estudios Superiores De Monterrey Campus Estado De
Mexico. http://www.rau-tu.unicamp.br/nou-rau/sbu/document/?view=145

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ANEXO
DEFINICIN DE CONCEPTOS
COSTOS DIRECTOS: El costo de materiales y salarios del personal que se
utilizan directamente en la produccin de un bien o prestacin de un servicio.
COSTOS INDIRECTOS: Son erogaciones realizadas para mantener al instituto en
funcionamiento y que no inciden de manera directa en la realizacin de proyectos
o prestacin de un servicio, pero sin las cuales la operacin no sera factible.
NMINA DE INVESTIGADORES: Remuneraciones al personal investigador
encargado de conducir directamente proyectos de investigacin o servicio,
generando conocimientos e innovaciones tecnolgicas para el sector agropecuario
y forestal. Incluye sueldo, prestaciones econmicas y asignaciones derivadas de
compromisos laborales.
NMINA DE TABULADOR GENERAL: Remuneracin al personal que de manera
directa apoya el desempeo de la funcin del investigador dentro de las tareas de
campo. Incluye sueldo, prestaciones econmicas y asignaciones derivadas de
compromisos laborales.
NMINA MANDOS MEDIOS Y SUPERIORES: Remuneracin al personal con
nivel jefatura, subdireccin, direccin, coordinacin y direccin general. Incluye
sueldo y prestaciones econmicas.
NMINA DE HONORARIOS: Remuneraciones destinadas a cubrir el pago por la
prestacin de servicios contratados con personas fsicas, como profesionistas,
tcnicos, entre otros, por asesoras, consultoras, estudios e investigaciones o
trabajos determinados que correspondan a su especialidad.
GASTO FIJO: Gastos destinados a cubrir los costos de adquisicin de insumos y
servicios requeridos para el desempeo de las actividades administrativas y
productivas del instituto.
OPERACIN DE PROYECTOS: Gastos efectuados directamente por el personal
investigador para el desarrollo de los proyectos de investigacin.
REHABILITACIN DE INFRAESTRUCTURA: Asignaciones destinadas a cubrir el
costo de los servicios de obra, para rehabilitar y adecuar la infraestructura del
instituto.
MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA: Asignaciones destinadas a cubrir el
costo de los servicios para el mantenimiento y conservacin de infraestructura del
instituto.

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CAPACITACIN: Asignaciones destinadas a la actividad enseanza-aprendizaje


del personal del instituto, mediante la preparacin e implementacin de cursos,
que permiten mejorar o incrementar los conocimientos, habilidades o aptitudes del
mismo.
COMISIONES INTERNACIONALES: Asignaciones destinadas a cubrir los gastos
por concepto de alimentacin y hospedaje de personal del instituto, en el
desempeo de labores y comisiones temporales fuera del pas.
DEPRECIACIN: Asignacin destinada a recuperar una porcin del costo de un
activo que se considera ser consumido durante un periodo de tiempo
determinado, por efectos del transcurso del tiempo, el uso o deterioro.
PUBLICACIONES: Asignacin destinada a editar y publicar los resultados
obtenidos en los proyectos de investigacin, lo que permite difundir y dar a
conocer a la comunidad en general dichos resultados.
BIBLIOTECA: Asignacin destinada para contar con la infraestructura y operativa
necesaria que permita captar bibliografa y documentacin, organizndola de
modo que sea accesible para toda la comunidad interesada, coordinando
simultneamente acciones con otras bibliotecas y organismos.
DESARROLLO DE SOFTWARE: Asignaciones que se destinan al diseo,
operacin y mantenimiento de software dentro de la administracin (SINAP,
SINCOPT, SAMBI, SIASEM, PRECI y el SIIG).
MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIN DE EQUIPOS: Asignacin destinada para
realizar mantenimiento preventivo y correctivo de maquinaria y equipos.

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