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BASE DE DATOS

Una base de datos en Microsoft Excel est conformada por registros (un registro es un conjunto de
datos de una Persona, Objeto, animal o cosa).
Qu es un Campo?
El Microsoft Excel un Campo es representada por una columna y solo almacena datos especficos,
es decir el campo FECHA_NACIMIENTO solo guardara fechas y por ningn motivo se debe mezclar
datos que no corresponde a fecha.
Si vas a manejar informacin en Excel como base de datos, es sumamente importante que desde
el principio pienses que informacin debe contener, de tal manera que se facilite el obtener
informacin de ella por cualquier mtodo posible.
Un ejemplo puede ser una base de datos de ventas... debemos evitar el hacer diseos complicados
y aparentemente muy explcitos, evitar el insertar una hoja por mes, cliente, por vendedor.. etc, lo
mejor es simplemente poner los nombres de campo en columnas, lo nombres de campo sern
todos los datos que se requieren para poder tener control sobre la informacin.
Vista de una Base de Datos en Excel

Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeo

Centro de Informtica de Ciencias Econmicas

AUTOFILTROS
Los filtros permiten obtener un subconjunto de registros que cumplen una determinada condicin
o criterio, es decir, seleccionan aquellos registros que satisfacen los criterios o condiciones fijados.
Los autofiltros permiten seleccionar registros de una lista de datos que pueden cumplir dos
condiciones, o que se encuentran entre los primeros de su grupo dada una condicin especial.
Teniendo como ejemplo la base de datos anterior, haremos unos ejemplos

Solucin:
Primeros debemos activar autofiltros, para ello debemos colocar el cursor dentro de la Base de
Datos, ir al men Datos y hacer un clic en Filtro (Observar la figura)

Ntese que tambin podemos


activar Filtros pulsando las teclas
(Ctrl + Bloq Mays + L)

Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeo

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Como se observa, una vez de haber activado Filtro, en la fila de Nombres de Campos aparecen las
Flechas de Encabezado para cada campo:
IdPedido

Categoria

Producto

Vendedor

Enero

Febrero

Marzo

Es a travs de estas Flechas que vamos a realizar los Filtros


Vamos a solucionar las preguntas:
Liste los Productos cuyo nombre comience con la letra B o E
Como ya hemos activado Filtro, entonces haremos un clic en la Flecha del Campo Producto

Hacer un clic
aqu, luego ir a
Filtros de texto
y hacer un clic
en Comienza
por

Estamos seleccionando Comienza por porque el ejemplo dicen que debemos seleccionar a
los productos que comienzan con la letra B o E, ahora solo nos falta dar los criterios en la
siguiente ventana

Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeo

Centro de Informtica de Ciencias Econmicas

Escribir la letra B
Seleccionar la opcin O para otra alternativa
Seleccionar la opcin correcta para la otra
alternativa
Escribir la letra E
Hacer un clic en el botn Aceptar
Aplicado el Filtro, la Base de Datos mostrar los registros segn el criterio dado (los productos
que comiencen con la letra B o E) y los registro que no cumple son ocultados, ntese las filas y
vern que ha sido ocultadas aquellas que no cumple el criterio.

Observe que donde se aplicado filtro, aparece otra icono diferente

Para volver a mostrar a todos los registros, ir


al icono de filtro y hacer un clic en Borrar
Filtro de Producto y se volvern a mostrar
todos los registros de la Base de Datos

Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeo

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Liste los productos cuyo categora se frutas o verduras


Este ejemplo se puede solucionar directamente haciendo clic en las categoras deseadas.

Clic en el campo Categora y seleccionar Frutas y Verduras


y luego un clic en el botn Aceptar

Se puede tambin ir a filtro de texto y


seleccionar es igual a y en la ventana
de Autofiltro personalizado podemos
seleccionar Frutas o Verduras y hacer
un clic en el botn Aceptar y el
resultado ser el mismo.

Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeo

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Tipos de Criterios: Hay dos tipos de Criterios


EL CRITERIO TIPO Y: Filtra a todos los registros siempre que cumpla todos los criterios
Por ejemplo: Filtrar a todos los registros cuya categora sean verduras y el vendedor sea
Villalobos
EL CRITERIO TIPO O: Filtra a todos los registro que cumpla al menos unos de los criterios
Por ejemplo: Filtrar a todos los registros cuyo producto sea Naranja o Pias
Liste las 7 mejores ventas del mes de Enero de los productos

Hacer un clic en Enero, ir al


Filtros
de
nmero
y
seleccionar Diez mejores
Aparece la siguiente ventana

Como son las siete mejores


ventas, seleccionar 7

Si hay ventas con igual monto, sern considerados en el filtro.


Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeo

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