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INSTRUCCIONES PARA LOS SOLICITANTES

DE COSTA RICA, HONDURAS Y PANAM


Asambleas Especiales de 2015
Como se anunci, se estn planeando varias asambleas especiales para el perodo de asambleas de
2015 en diferentes partes del mundo. La ciudad seleccionada en el extranjero a la cual se invita a los hermanos de sus respectivos pases es la siguiente:

Ciudad de asamblea

Medelln, Colombia

Mes de la asamblea
(Se darn las fechas especficas ms adelante)

Septiembre 2015

Sucursal
anfitriona

Colombia

Idioma(s) en que se presentar el programa


(Idioma principal en negritas)

Espaol, con interpretacin al ingls va FM

REQUISITOS PARA SER SOLICITANTE


1) Pueden complementar una solicitud los miembros de la congregacin que tengan 19 aos de
edad o ms (cumplidos para el 1 de enero de 2015), que sirven de ancianos, siervos ministeriales, o en alguna fase del servicio de tiempo completo; o publicadores ejemplares que tengan 20 aos o ms de bautizados (cumplidos para el 1 de enero de 2015). Los cnyuges bautizados y ejemplares de dichos hermanos pueden complementar una solicitud tambin.
2) A los hijos menores de edad que estn bautizados o no, pero que sean publicadores ejemplares entre las edades de 12 y 19 (cumplidos para el 1 de enero de 2015), y que todava vivan en
casa, se les permitir acompaar a su padre o madre bautizados. Los hijos de familia menores de 12 aos no sern aprobados delegados ni debern realizar el viaje. Los secretarios
prestarn cuidadosa atencin a este asunto.
3) Adicionalmente, a los hijos adultos bautizados que sean publicadores ejemplares y que todava vivan en casa se les permitir acompaar a su padre o madre bautizados.
4) Las personas solteras pueden complementar una solicitud si tienen un compaero de cuarto
del mismo sexo, o si estn dispuestas a pagar el precio de una habitacin sencilla. La sucursal
involucrada no har preparativos especiales para que dos delegados solteros compartan una
habitacin. (Los individuos que ahora estn comprometidos para casarse y que se habrn casado antes de la asamblea pueden hacer una solicitud como grupo, como lo harn las parejas
casadas).
5) Todo solicitante debe investigar cules son los requisitos legales para ingresar el pas anfitrin. No existe ninguna provisin para hacer consultas o trmites para obtener una visa, en
caso de ser necesaria, o pasaporte mediante la sucursal.
6) Todo solicitante debe gozar de buena salud y no depender de la ayuda de otra persona, ni de
una silla de ruedas, un suministro auxiliar de oxgeno, u otro dispositivo relacionado con la
salud. En el pasado, se han recibido solicitudes de personas que tienen graves limitaciones de
vista y audicin que no son corregibles por lentes ni dispositivos auditivos. Otros sufran de
obesidad u otras cuestiones serias de salud y no podan caminar largas distancias ni quedarse
parados por largo tiempo. En tales casos, los viajes largos bajo condiciones fsicas difciles
podra afectar la salud de la persona y tambin afectar las actividades de los otros delegados.

Por lo tanto, se les anima a que antes de solicitar ser delegado, bajo oracin, den seria consideracin a sus limitaciones de salud y su seguridad personal.
7) Por supuesto, todo solicitante debe dar atencin a factores importantes, tales como sus recursos econmicos y responsabilidades familiares. Adems, deber estar completamente preparado para cubrir todos sus gastos de transportacin, hospedaje y alimentacin durante el viaje.
No es responsabilidad de los hermanos anfitriones pagar o contribuir por los gastos de los delegados ni se espera que el delegado demande atenciones especiales.
Los solicitantes tienen que ser ejemplares en todo aspecto, incluyendo la manera de vestirse y
su acicalamiento (2 Cor. 6:3, 4a; 1 Tim. 2:9, 10). Sera bueno repasar el folleto Arreglo personal para
los visitantes de Betel. Favor de consultar a un miembro del Comit de Servicio de su congregacin en
cuanto a este asunto. A todo tiempo, y en especial al ser delegado en una asamblea especial, nuestro
vestir y acicalamiento deben reflejar la decencia y dignidad propias de un siervo de Jehov Dios (km
3/98 pg. 7; od pg. 138 prr. 2). Por favor, no vistan pantaln de mezclilla (blue jeans) durante todo su
viaje. Se espera que cumplan con estas normas de vestir y acicalamiento al viajar, al asistir a la asamblea,
al asociarse con los hermanos locales y al ir de paseo.
Nota: Si los ancianos de la congregacin determinan que el publicador ha perdido su estatus
ejemplar, dicha persona ya no calificara para participar de delegado a la asamblea especial. Si este cambio de estatus ocurriera despus de entrar en un acuerdo de negocios con una agencia de viaje u otro proveedor de viaje, como una lnea area u hotel, esa persona todava tendra que correr con todo gasto involucrado (como, por ejemplo, cargos por haber cancelado, boletos de avin no usados, etctera) incluso si
esto ocurre justo antes de su partida. Dicha persona ser totalmente responsable por cualquier prdida financiera asociada con su descalificacin abrupta como delegado.
PREPARATIVOS PARA LA ASAMBLEA
No se les exigir a los delegados seleccionados que utilicen una agencia de viajes en particular. El
nfasis estar en que los delegados se beneficien, no solo de la asociacin espiritual durante los tres das
de la asamblea, sino tambin de convivir con los hermanos locales los tres das adicionales antes o despus de la asamblea para que haya un intercambio de estmulo entre ustedes, por cada uno mediante la fe
del otro (Rom. 1:12). Para ello, se requerir un perodo de siete noches (nueve noches mximo) en la
ciudad de la asamblea.
No haga ningn plan personal o mediante una agencia de viajes, para los das inmediatamente antes o despus de la asamblea. La sucursal anfitriona ofrecer algunas actividades en las cuales los delegados podrn participar junto con los hermanos locales. Por ejemplo, tal vez puedan acompaarlos al ministerio del campo, asistir a convivencias cristianas por las tardes, o visitar juntos lugares de inters en la
localidad. Aun as, el delegado tendr que encargarse de planear algunas actividades personales en la ciudad de la asamblea. Por ejemplo programar sus cenas, el transporte de ida y vuelta al hotel y/o aeropuerto
y seleccionar su alojamiento en un hotel de la Lista de Hoteles Aprobados.
Trmites y documentacin: Debido a que no estar involucrada una agencia de viajes en planear
actividades en la ciudad de la asamblea antes, durante y despus de la asamblea, el delegado ser responsable de averiguar los requisitos para la visa (en caso de ser necesaria), y obtener esta y otra documentacin por su cuenta. Aparte del pasaporte, algunos pases requieren visas u otra documentacin. Por lo tanto, es importante que el delegado o un compaero de viaje conozca y entienda los reglamentos de viaje
para evitar problemas de inmigracin tanto al salir de su pas como al entrar al pas extranjero.
Viaje areo: Despus de haber sido seleccionado, el delegado puede escoger una de las siguientes opciones: (1) Comunicarse con la agencia de viajes de su eleccin para comprar los boletos de avin.
(2) Conseguir sus propios boletos de vuelo ida y vuelta a la ciudad de asamblea.
Transporte terrestre: El delegado debe ser un viajero experimentado para hacer sus propios
planes de transporte a su hotel (por carro rentado, taxi, autobs o tren), o para encargarse de esto al llegar
al aeropuerto. Usualmente hay un mdulo de informacin en el aeropuerto conformado por hermanos paInstrucciones para los solicitantes de Costa Rica, Honduras y Panam Asambleas Especiales de 2015

ra orientar a los delegados. En cuanto al transporte al recinto donde se celebrar la asamblea, si el hotel no
queda cerca como para poder caminar, la sucursal anfitriona organizar transporte de ida y vuelta. Adicionalmente, se proveer transportacin a las actividades tursticas programadas por la sucursal anfitriona
los das antes o despus de la asamblea. Se espera que el delegado ayude a sufragar los gastos de transporte por medio de donar algo extra en la caja de donaciones durante la asamblea.
Alojamiento en hotel: No estar involucrada ninguna agencia de viajes en conseguir habitaciones en hotel en la ciudad de la asamblea para los das inmediatamente antes, durante o despus de las fechas de la asamblea. Cuando haya sido seleccionado como delegado, recibir una Lista de Hoteles aprobados. El delegado seleccionado se encargar de hacer sus propias reservaciones directamente con uno de
los hoteles de la lista. La reservacin ser por un mnimo requerido de siete noches, o un mximo de nueve, en la ciudad de la asamblea y acorde a su reservacin con la lnea area. En la ciudad de la asamblea,
se requiere que todos los delegados utilicen nicamente los hoteles que aparezcan en la lista aprobada
que proporciona la sucursal anfitriona, aun cuando el delegado crea que puede encontrar una habitacin
ms barata por su propia cuenta. Este requisito se debe a la logstica involucrada en transportar los delegados ida y vuelta a las instalaciones de la asamblea y a las actividades tursticas programadas por la sucursal anfitriona. Adems, los hoteles negociados son de buena calidad y el precio acordado se basa en
ocupar cierto nmero de habitaciones en estos hoteles. Tengan en cuenta que debido a que la mayora de
las ciudades de asamblea son destinos tursticos y que los hoteles estn completamente llenos todo el ao,
los precios en algunos hoteles podran ser ms elevados que en las ciudades de las asambleas regionales
en su pas de origen.
Planes para los alimentos: En vista de que ninguna agencia de viajes estar planeando las actividades de los delegados inmediatamente antes, durante, o despus de las fechas de la asamblea, el delegado seleccionado tendr que encargarse de sus propios alimentos, valindose de los mercados locales o
restaurantes en el rea. La mayora de los hoteles incluirn un desayuno cada da. Con respecto a los alimentos de medio da en la asamblea, existe la posibilidad de que la sucursal anfitriona contrate un vendedor para proveerle un almuerzo sencillo o refrigerio para los tres das de asamblea. En tales casos, el delegado puede sufragar el gasto por medio de donar un poco extra en la caja de donaciones durante la
asamblea.
Asociacin con los hermanos locales: Adicionalmente a los tres das de asamblea, se les anima a
los delegados a tomar tiempo para asociarse con los hermanos locales. El requisito de siete noches mnimo (o un mximo de nueve) en la ciudad de la asamblea le permitir hacer esto. Como se mencion anteriormente, esta asociacin con los hermanos locales incluir salir con ellos al ministerio del campo, asociarse con ellos en convivencias cristianas o visitar juntos lugares de inters en la localidad. Una vez que
el delegado seleccionado haya confirmado sus planes por medio de comprar sus boletos de avin (o
pagar un depsito con la agencia de viajes) o girar un depsito al hotel para reservar su habitacin,
debe informrselo inmediatamente al secretario de su congregacin. El secretario actualizar el estatus
del delegado a Confirmado en el sitio de Internet jw.org. Una vez Confirmado el delegado, la sucursal anfitriona se comunicar directamente con l (o con el contacto de grupo) mediante un correo electrnico para saber cul hotel ha conseguido y cules son los das que desea participar en actividades con los
hermanos locales. Al recibir las preferencias del delegado (o de su grupo), la sucursal anfitriona seleccionar de un grupo de voluntarios de las congregaciones locales a un anfitrin especficamente para un pequeo grupo de delegados. Por eso, entre ms pronto compre el delegado seleccionado sus boletos o gire
un depsito al hotel, y lo informe al secretario, ms probable ser que consiga sus preferencias en actividades que disfrutar con los hermanos localmente.
Usar una agencia de viajes para excursiones no relacionadas con la ciudad de asamblea:
Como se mencion anteriormente, usar una agencia de viajes es opcional. Sin embargo, as como en el
pasado, al estar en la regin puede que un delegado seleccionado desee utilizar una agencia de viajes para
hacer una excursin en reas cercanas o a otros pases. Se deben programar tales excursiones slo para
antes de arribar a la ciudad de la asamblea o despus de partir de la ciudad de asamblea. En cuanto a otras
opciones, el delegado puede escoger la agencia de viajes que prefiera, o si sabe hacer planes por su cuenta, puede planear sus propias excursiones antes de arribar a la ciudad de asamblea o una vez que parta de
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ella en compaa de otros testigos. Cabe mencionar que las excursiones personales o adicionales no
forman parte de la atencin ni del cuidado que proporcionar la sucursal anfitriona.
Si utiliza una agencia de viajes para planear una excursin antes de arribar a la ciudad de la
asamblea o despus de partir de ella, la agencia puede ayudarle a determinar qu documentacin adicional
necesita para viajar, como visa, pasaporte, u otro trmite. Sin embargo, el delegado es completamente
responsable de obtener todos los papeles y documentacin necesaria para viajar. Por supuesto, la agencia
de viajes puede ayudar a reservar los vuelos necesarios, los hoteles y organizar algunas comidas (al hacer
excursiones fuera de la ciudad de la asamblea). Si un delegado desea que se le incluya en alguna excursin pre o post-asamblea, pero prefiere hacer sus propias reservaciones de avin, debe informarle a la
agencia de viajes que desea comprar un paquete de land-only o terrestre solamente.
Como recordatorio, el delegado no debe hacer ningn plan sino hasta que haya sido seleccionado y el secretario de su congregacin le haya informado y entregado la hoja Resumen de seleccin
para la asamblea. Favor de repasar la informacin de Nuestro Ministerio del Reino de noviembre 1990,
bajo el artculo Asambleas especiales que honran a Jehov, pginas 7 y 8.
CMO REMITIR LA SOLICITUD
Por favor, no haga la solicitud a menos que est seguro que podr asistir y sufragar los gastos, ya
sea que utilice una agencia de viajes o que planee su viaje personalmente. Como recordatorio, todo solicitante debe gozar de buena salud, tener buena movilizacin y no depender de la ayuda de otro ni de una
silla de ruedas, un suministro auxiliar de oxgeno u otro dispositivo similar relacionado con la salud (consulte el encabezado de arriba Requisitos para ser solicitante, punto nmero seis).
Se complementar una solicitud individual por cada miembro de una familia que desee asistir.
Una vez complementada, deber entregarse al Comit de Servicio de su congregacin para revisin. Al
aprobarla, el secretario utilizar la informacin de su solicitud, para capturar sus datos en una solicitud
electrnica en el sitio de Internet jw.org. Una vez capturada la solicitud, se le enviar al solicitante un
mensaje automtico por correo electrnico para que verifique la direccin de correo remitida. Recibir
este mensaje no significa que fue aprobado, ms bien es una prueba de comunicacin y confirma
que su solicitud fue ingresada correctamente. Si en algn momento cambia de direccin electrnica,
infrmeselo al secretario para que l pueda actualizarla en el sitio.
Fecha final para entregarla solicitud: La fecha lmite para entregar la solicitud es el 2 de febrero de 2015. Por lo anterior, entregue, por favor, una copia en papel de su solicitud al Comit de Servicio de su congregacin lo antes posible.
Grupos de viaje: Se har un esfuerzo por poner juntos a los miembros de su familia o amigos.
Sin embargo, el tamao del grupo se limitar a un mximo de ocho personas. Antes de entregar las solicitudes, se debe designar a un miembro del grupo como contacto del grupo. Por lo general, un varn servir
de contacto. Sin embargo, si un grupo consta solamente de hermanas, una de ellas podr fungir de contacto para el grupo. Para vincularse en un mismo grupo, cada solicitante debe utilizar la misma identificacin
de grupo de viaje.
Cmo obtener y utilizar la identificacin de grupo de viaje (group ID): Para obtener una
identificacin como grupo de viaje, el contacto para el grupo debe pedrsela al secretario de congregacin
lo antes posible. El contacto debe proporcionarle al secretario su direccin electrnica para recibirla. El
secretario obtendr esta identificacin del sitio jw.org y se la entregar al contacto para el grupo. El contacto para el grupo debe proporcionrsela a los otros miembros de su grupo para que cada uno la incluya en su respectiva solicitud. La nica manera de vincular a los solicitantes que deseen viajar juntos es
que todos utilicen la misma identificacin de grupo. Esto incluye a amigos, as como a todos los miembros de la familia (inclusive al cnyuge y otros de la misma casa). Adems, todos los miembros en un
grupo deben tener las mismas preferencias. Por lo tanto, al seleccionar a los delegados para las diferentes
actividades, se usarn como base las preferencias del contacto para el grupo. El contacto para el grupo de
delegados tiene la responsabilidad de mantener bien informados a los miembros de su grupo y deber ser
el primero en ingresar su solicitud.
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SELECCIN DE LOS DELEGADOS


No es necesario que se comunique con la sucursal por telfono o carta para saber si una persona
ha sido seleccionada. Si el Resumen de Estatus en el sitio de Internet jw.org indica Solicitud hecha,
todava no se ha seleccionado al individuo. Si a usted se le selecciona para asistir, se le notificar por correo electrnico y se le proporcionar ms informacin en cuanto a la asamblea, incluyendo las fechas
especficas. Al tiempo de la seleccin, tambin se enviar a la sucursal anfitriona su informacin de contacto. Al comprar sus boletos de avin o girar un depsito para reservar su habitacin en un hotel, favor
de informrselo al secretario de su congregacin y l indicar en el sitio jw.org que usted es un delegado
Confirmado. Luego, la sucursal anfitriona, se comunicar con usted (o con el contacto de su grupo)
mediante correo electrnico para averiguar la direccin de su hotel, las fechas y el tipo de actividades que
desea que ellos le programen con los hermanos locales, y as por el estilo. Por lo tanto, al delegado seleccionado le conviene conseguir sus boletos lo antes posible e informrselo al secretario de su congregacin.
Si en cualquier momento despus de hacer la solicitud ya no le es posible asistir, por favor, infrmele inmediatamente a su secretario que est cancelando, as l actualizar su estatus en el sitio de Internet jw.org.

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