INTRODUCCIN

Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez ms globalizados

y se enfrentan a una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales
o extranjeros.
Debido a esto, reducir los costos es bsico para el desempeo eficiente y
eficaz de cualquier entidad. Ninguna organizacin encuentra que sea
econmico fabricar todo el material que utiliza. Las ventajas de la
especializacin son demasiado importantes. La funcin de compras a menudo
gasta ms dinero que cualquier otra funcin de la empresa, as que compras
proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los
mrgenes de beneficio.
La compra ha dejado de ser una actividad ms para convertirse en un elemento
estratgico de la organizacin. La prctica de la estrategia de compra es
asegurar que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los
mejores productos y servicios, al mejor valor total.
La funcin de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la
empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas
en trminos de tiempo, calidad y precio.
La funcin de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones
tradicionales de obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio
necesario, etc., a funciones ms avanzadas tales como la innovacin y
prospeccin de nuevos mercados, subcontratacin de tcnicas irrealizables por
la empresa, participacin en el desarrollo de productos, tareas que exigen cada
vez ms una mayor tecnificacin de los compradores.

PROCESO DE LA CALIDAD DE COMPRAS

El control y la metodologa del proceso de compra deben ser adecuados a la
organizacin, al tipo de producto comprado y a la influencia del producto o
servicio adquirido en la satisfaccin del cliente final.
Calidad de las Compras
Cuando un producto llega a manos de un productor o es utilizado en el
producto final se est cerrando un eslabn ms de una cadena logstica que
debe estar orientada hacia la calidad para que el proceso se efecte con xito.
Avanzar en la relacin entre los compradores y proveedores es la va por la
que han de llegar las mejoras en la gestin logstica. El proveedor ha de intuir
y ayudar a definir la calidad que le va a ser exigible por parte del comprador.
Este ha de definir sus propias exigencias con la intervencin de todos los
departamentos implicados y el apoyo del proveedor.
La calidad, ha de entenderse como la base de esta relacin, e inherente a ella
han de desarrollarse los conceptos de comunicacin e integracin. Siendo
valorable el impulso que esta rea ha cobrado con la aplicacin de las normas
ISO por parte de muchos productores, comercializadores y proveedores, que
han recurrido a la certificacin.
La organizacin debe asegurar que el producto adquirido cumple los requisitos
de compra especificados, ya que de la idoneidad de las materias primas y
materiales adquiridos depender el efecto de estos en la posterior realizacin
del producto o en el producto/servicio final. Para lograr que la compra cumpla
con su objetivo de forma efectiva debe elaborarse un procedimiento de
compras; el que tiene por objeto definir el alcance de las funciones a realizar
por el Departamento de compras y establecer las lneas bsicas para coordinar
estas funciones frente a los proveedores y ante otros departamentos de la
organizacin.

El mismo ser concebido en conformidad con las exigencias a proceder

reflejadas en el Manual de la Calidad, ISO 9001 y/o otros procedimientos
existentes en la entidad que sean convenientes consultar.
Un proceso de compras basado en la calidad debera contemplar las siguientes
etapas y aspectos:
1. Seleccin de proveedor. Las empresas deben disponer de un listado
de proveedores seleccionados que puedan satisfacer las necesidades
de compra de la organizacin. Todas las compras realizadas por la
empresa deben realizarse a proveedores incluidos en este listado. La
organizacin debe establecer los criterios que deben cumplir los
proveedores para poder ser incluidos en este listado. Estos criterios
pueden ser: disponer de certificaciones o acreditaciones, ser nico
proveedor o proveedor oficial, superar un cuestionario, ser un proveedor
histrico, etc.
2. Solicitud de pedido. La organizacin debe establecer la metodologa y
responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los
proveedores. Estos pedidos de compra deben identificar con detalle los
productos solicitados, el nmero de unidades, los precios, los plazos y
todas las caractersticas que la organizacin considere oportuno.
3. Inspeccin

en

recepcin.

Los

productos

entregados

por

los

proveedores deben ser verificados y/o inspeccionados antes de ser

incluidos en los procesos de la organizacin. La empresa debe
establecer la metodologa de inspeccin y dejar registros o evidencias
de la misma. Un ejemplo de metodologa de inspeccin puede ser
realizar una comprobacin fsica de que el nmero de bultos y
referencias entregadas coinciden con las presentes en el albarn del
proveedor y, despus, realizar una inspeccin documental, en la que se
verifique que la informacin presente en el albarn se corresponde con
lo realmente solicitado en el pedido de compra. Todo error detectado en
estas inspecciones debe ser tratado como una incidencia o no
conformidad dentro del sistema de gestin de la calidad.

4. Evaluacin de proveedores. La empresa debe evaluar peridicamente

(al menos una vez al ao) el comportamiento de sus proveedores. Una

forma sencilla de realizar esta evaluacin es obtener un ndice de
calidad de cada proveedor, este incide puede ser el resultado de dividir
el nmero de incidencias o no conformidades de cada uno de los
proveedores entre el nmero de pedidos servidos. Los datos de
evaluacin deben ser incorporados al listado de proveedores para poder
utilizar esta informacin en el momento de elegir a un proveedor.