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Como aplicar el concepto de los 8 desperdicios en ad ministraron. Lean Office.

Como aplicar los 8 desperdicios de lean en la oficina. Lean office.

Existe una gran debilidad en las personas en general aprendiendo lean ya que la mayora de los manuales y libros tratan de entornos de
produccin en su sentido de fabricacin, y poco, casi nada de su aplicacin en procesos administrativos lo que llamamos lean office. La debilidad
es en el poder de relacionar conceptos de manufactura esbelta a conceptos de oficina esbelta. Para remediar a esta incomprensin el primer paso
es de poder relacionar los 8 desperdicios de la manufactura a sus respectivos aspectos e impactos en el entorno administrativo.

Aqu una gua que podrn ir completando con el entendimiento de que se busca en lean office.

1- Defectos: errores de digitacin, errores de precio, archivos o registros perdidos, informacin incorrecta en un documento, virus en un archivo
electrnico, archivo electrnico corrupto (no abre) etc
2- Sobreproduccin: impresin de papel (informes) antes de su fecha requerida, informes que nadie lee (no le importan, pero usted lo enva),
copia de correos electrnicos a un listado grande sin necesidad, Correos muy largos con un tema sencillo, enviar correo a la persona sentada al
lado, fotocopias extras, etc.
3- Espera: downtime (no disponibilidad) del sistema de computo, tiempo de repuesta del ordenador, tiempo de contesta de llamadas telefnicas,
espera por aprobacin de documentos, espera por instrucciones, interrupciones en el trabajo independientemente de su origen y razn, etc.
4- sobre procesamiento: re-digitacin de datos, Mltiples niveles de revisin de un documento, mltiple firmas en documento no financieros,
5- inventario: suministros de oficina, exceso de archivos guardados en la computadora (archivos que no abren casi nunca y que no hay que tener
por ley), el mismo informe impreso y electrnico, software no necesario en este puesto organizacional, periodo de retencin de documento
obsoleto, etc.
6- movimiento: fax, fotocopiadora e impresora ubicada lejos del puesto de trabajo, sistema de archivo fsico inefectivo, pobre clasificacin e
organizacin (pobre 5s)
7- transporte: exceso de anexos en los correos electrnicos, layout pobre de la oficina, mensajera interna,
8- potencial humano subutilizado: falta de delegacin y/o empowerment, personal en puestos equivocados (mala seleccin y reclutamiento),
carencia de aplicaciones de negocios (business tools), carencia de promociones organizacionales, etc.

Un buen entendimiento de los desperdicios administrativos y de la aplicabilidad del mapa de flujo de valor VSM en procesos administrativos
permitir desarrollar todos los proyectos de lean office y obtener resultados proporcionales en ahorros en la administracin.