Está en la página 1de 122

Dominando Excel:

Tablas Dinmicas
Por Mark Moore

Todos los derechos reservados. Est proh bido


reproducir cualquier parte de esta publicacin en
cualquier modo o por cualquier medio, incluyendo
escner, fotocopia u otro medio sin el consentimiento
por escrito del propietario de los derechos de autor.
Copyright 2013

Contenido
1. Qu es una Tabla
Dinmica?
2. Generar una Tabla
Dinmica
3. Usando una Tabla
Dinmica
4. Segmentacin de Datos
5. Grficos Dinmicos
6. Consejos y Trucos de
Tablas Dinmicas

1. Qu es una Tabla
Dinmica?
Las tablas dinmicas son las mulas de carga de Excel. Estas
cosas les permiten a los usuarios tomar cientos, miles o incluso
millones de f ilas de datos, procesarlos y producir reportes
elegantes y listos para presentar. Suenan muy misteriosas,
v erdad? Las Tablas Dinmicas, con tanto poder que tienen,
parecera que son muy dif ciles de comprender y de usar, o
sea, slo los departamentos de TI y de Finanzas o Contabilidad
usan Excel, entonces hay que ser alguna especie de mago
matemtico o programador para usar las Tablas Dinmicas de
Excel, no?
Claro que no!
Cualquier persona puede usar las Tablas Dinmicas de Excel
para crear reportes poderosos y elegantes. Veremos cmo crear
y utilizar las Tablas Dinmicas paso por paso y te dars cuenta
de que no es para nada complicado.
Si ests interesado en seguir esta leccin, v e a mi sitio web y
env ame tu direccin de e-mail para recibir el libro de Excel con
todos los grupos de datos que v amos a estar utilizando.
Haz clic aqu para obtener el libro de Excel para trabajar con las
Tablas Dinmicas.
Bueno, entonces qu hace una Tabla Dinmica y por qu nos
v a a ay udar? Por qu nos debera importar?

Las Tablas Dinmicas nos ay udan a conv ertir datos en


inf ormacin que se puede usar en reportes que nos ay uden a
tomar decisiones inteligentes de negocios. Los datos estn en
bruto, son slo una pila de cosas que no tienen ningn orden ni
f ormato, slo cosas. La inf ormacin son datos que se han
agrupado o a los que se les ha aplicado alguna lgica de manera
que se puedan v er patrones y tendencias generales.
En su uso ms bsico, las Tablas Dinmicas agregan (suman)
datos para que podamos v er f cilmente los totales por los
campos (columnas) en los datos.
Algunos ejemplos simples explicarn esto mucho mejor. Este
grupo de datos muestra algunos registros de ejemplo que
muestran ingresos por Ciudad, Cdigo Postal y Estado de
distintas personas (f icticias).

2. Generar una Tabla


Dinmica
Construccin del Modelo
Cuando generamos un reporte por Tabla Dinmica, realmente
estamos construy endo un modelo de Excel. Qu es un modelo
de Excel? Un modelo de Excel es cualquier cosa que quieras
que sea! Cuando abres Excel, la hoja est completamente en
blanco y no hay nada ah, entones puedes poner cualquier cosa
que quieras. El resultado f inal de la combinacin de texto,
nmeros y f rmulas es un modelo de Excel. Los usuarios
expertos de Excel pueden incluir programacin de Excel en sus
modelos, si quieren hacerlo. Pero en realidad, a f inal de
cuentas, un modelo de Excel es un archivo de Excel que te
ayuda a hacer el trabajo y a realizar alguna tarea.
No hay reglas rpidas y f ijas para crear modelos, algunos
modelos son malos, otros estn bien y otros son excelentes.
Nuestra meta es aprender a crear modelos de Excel de manera
que podamos mantenerlo f cilmente y que haga una gran
cantidad de trabajo con la may or ef iciencia. Recuerda que
incluso lo que aprendamos aqu, no son reglas "escritas en
piedra". En v ez de eso, piensa en esto como mejores prcticas.
salas siempre que sea posible, pero si te topas con una
situacin en la que no apliquen o no concuerden con la solucin
que necesitas, olv date de ellas! Haz lo que te f uncione.

Piensa en Capas

En la ingera de sof tware, hay un tipo de arquitectura llamado


arquitectura por capas (tambin conocida como n-tier, por su
trmino en ingls). Esta arquitectura div ide las distintas
f unciones en reas que estn separadas segn su lgica. Y
qu crees? esto es muy ef iciente y aplicaremos partes de este
concepto a Excel.
Como mnimo, tus modelos de Excel deberan tener tres capas
o niv eles.

Datos

Lgica de Negocios

Presentacin

Datos
Esto es lo que todo el modelo usa como f uente. Datos puros,
en bruto. Esta es una hoja de Excel que tiene slo datos. Cada
columna debera tener datos similares. Esto signif ica que si la
columna A tiene nombres, no pongas otra cosa que no sean
nombres en esa columna. Todas las columnas deben tener
un ttulo en la primera fila.
No te preocupes por el orden, el f ormato, etc. Esto es
nicamente la base de datos del modelo, as que mantenlo
simple.
Este es un ejemplo de cmo se v era una pequea hoja de
clculo con datos:

Para nosotros, la lgica de negocios consiste en las Tablas


Dinmicas que creamos. Las Tablas Dinmicas tienen doble
f uncin como Lgica de Negocios y como capa de
Presentacin. Sin embargo, tambin aprenderemos cmo
insertar clculos personalizados en una Tabla Dinmica y esos
clculos def initiv amente estarn relacionados con la capa de
lgica de negocios.

Beneficios
Por qu tenemos que hacer todo esto? Cul es el benef icio?
El benef icio es que con esta estructura, tu modelo es muy
f lexible y se puede cambiar f cilmente en el f uturo.
Rev isemos. La capa de datos mantiene todos tus datos.
Puedes importarla desde otro sistema de cmputo, copiar y
pegar, lo que sea. La capa de presentacin y la capa de lgica
de negocios trabajan juntos para extraer los datos apropiados y
presentarlos en un f ormato til.
Bsicamente, ests convirtiendo datos en informacin. La
informacin se puede usar para tomar decisiones de
negocios. Los datos no se pueden usar para eso, pues son
slo un montn de cosas.
La capa de la lgica de negocios es lo que une a las otras dos
capas. Piensa en todas las capas como ligeramente unidas.
Se comunican unas con otras pero operan independientemente.
Si quieres agregar ms datos, slo pgalos debajo de los datos
y a existentes. Inclusiv e puedes borrar todos los datos y no

af ectars la capa de presentacin. Por otro lado, si necesitas


cambiar el reporte, lo puedes hacer muy f cilmente sin tener
que meterte con las capas de datos o de negocios.
S, dependen unas de otras pero operan de manera
independiente y se pueden cambiar sin af ectar a las dems.

Datos Fuente
Antes de que comencemos a generar la tabla de datos,
necesitamos comenzar por el principio: los datos con los que
alimentamos la Tabla Dinmica.
Una Tabla Dinmica puede usar datos que v ienen de distintas
f uentes. Estas son:

Listas o bases de datos de Microsof t Excel


Fuente externa de datos
Rangos mltiples de consolidacin
Otro reporte de Tabla Dinmica de Grf ico Dinmico.

Estaremos usando la primera opcin, una Lista o base de


datos de Microsoft Excel. Ese grupo de datos de ejemplo era
una base de datos de Microsof t Excel.
Las fuentes externas de datos son otra muy buena manera de
traer datos a la Tabla Dinmica. Este mtodo le permite a Excel
conectarse a una base de datos y traerlos a la tabla dinmica.
Por ejemplo, si tienes una base de datos de Oracle o de SQL,
Excel puede conectarse con ella (en tiempo real) y llev ar los
datos ms recientes a la tabla dinmica. Esto es
extremadamente poderoso pero no lo cubriremos en esta

leccin.
Se usan mltiples rangos de consolidacin cuando hay
v arias bases de datos de Excel en distintas hojas de clculo
que deben resumirse en una tabla dinmica.
Otro reporte de Tabla Dinmica o de Grfico Dinmico se
usa cuando y a tenemos una tabla dinmica para un grupo de
datos y necesitamos una segunda tabla dinmica para el
mismo grupo de datos. Es mucho ms ef iciente para Excel
usar una Tabla Dinmica en lugar de los datos en bruto.
Nota: Hablaremos de los Grf icos Dinmicos en otro captulo.
Qu es una base de datos de Excel?
Si v amos a generar una Tabla Dinmica usando una base de
datos de Excel, debemos asegurarnos de que nuestros datos
estn conf igurados correctamente.
Una base de datos de Excel es un grupo de datos que termina
en la primera columna v aca y en la primera f ila v aca alrededor
de los datos. Adems, todas las columnas de los datos deben
tener un ttulo.
Mira los siguientes ejemplos de bases de datos de Excel:

derecha de la Tabla, la tabla se expandir automticamente para


incluirla. Adems, Excel llenar por nosotros toda la columna
con la f rmula.
Las f rmulas se v ern muy dif erentes a las f rmulas normales
de Excel. Las tablas usan una manera dif erente ref erenciarse,
pero no es necesario memorizar esta nuev a sintaxis. Podemos
nicamente escribir la f rmula como siempre y Excel har la
conv ersin.
Auto Expansin
Este es el benef icio ms importante de las Tablas Dinmicas.
Cuando se introducen o pegan datos nuev os inmediatamente al
lado o debajo de la tabla, automticamente se expandir para
incluir las nuev as f ilas y /o columnas. Esto es excelente!!
No hemos creado una Tabla Dinmica todav a, pero el primer
paso para generar una es seleccionar los datos. Seleccionamos
los datos, supongamos que el rango es A1:E100, le decimos a
la Tabla Dinmica que use ese rango y continuamos generando
nuestra Tabla Dinmica y nuestro reporte.
Un mes despus, necesitamos agregar otras 100 f ilas de datos
al reporte. Obtenemos nuestros nuev os datos y los pegamos,
comenzando en la f ila 101. Si no generamos una tabla,
DEBEMOS recordar regresar y cambiar el rango de la tabla de
A1:E100 a A1:E200. Es necesario hacer esto siempre que
agregamos datos a nuestro reporte.
Es muy, muy f cil olv idar hacer esto. Excel no mostrar ningn
error ni mensaje de adv ertencia, pero nuestro reporte no habr

Por ejemplo, cuando se actualiza una Tabla Dinmica, puede


sobrescribir las dems cosas de la hoja de clculo.
Haz clic en Aceptar
Se crea una nuev a hoja de clculo y se muestra una Tabla
Dinmica v aca y la lista de sus campos.

La lista de campos (las secciones a la derecha de la imagen) es


donde generamos la Tabla Dinmicas. Podemos hacer clic y
arrastrar un campo hacia la seccin de Filtros, Columnas o
Filas.
Construy amos una Tabla Dinmica que muestre la poblacin por
Pas o rea.
Haz clic en Valor y Excel pondr el campo en Valores. Cualquier
campo de datos se colocar automticamente en la seccin
Valores. Puedes quitarlos de ah si necesitas hacerlo.
Haz clic y arrastra Pas o rea a Filas.
Con slo unos cuantos clics hemos creado un reporte que nos
muestra la poblacin mundial por pas. Eso estuv o f cil!

Tambin podemos agregar campos a las columnas e incluso


podemos poner v arios campos en y a sea las f ilas o las
columnas.
Por ejemplo, supongamos que queremos v er cmo ha cambiado
la poblacin en cada pas por ao. Entonces necesitamos v er la
poblacin por pas y por ao.
Hagamos clic en el campo Ao de Inicio.
Eh? Viste lo que pas?
Excel no puso el Ao de Inicio en las f ilas o en las columnas. Lo
puso en la seccin de Valores. Como el campo Ao de Inicio
slo tiene nmeros, Excel piensa que son datos y los quiere
poner en la seccin de Valores.
Pero eso no es lo que queremos. Hagamos clic y arrastremos la
Suma de Ao de Inicio al rea de Filas, debajo de Pas o rea.
Nuestro reporte se v e as.

Viste cmo slo mov iendo algunos campos, podemos


dinamizar los datos y v er lo que necesitamos analizar?
Intenta hacer clic en los pequeos signos de menos al lado de
cada Pas. Podemos retraer y expandir f cilmente la Tabla
Dinmica para mostrar ms detalles o menos detalles, segn lo
necesites.

Filtros
Qu hacen los Filtros? Si colocamos un campo ah, podemos
f iltrar toda la Tabla Dinmica por ese campo.
Continuemos generando la Tabla Dinmica anterior y
agreguemos un Filtro por Sexo.
Haz clic en Sexo y arrstralo hacia la seccin de Filtros.
Nada cambi en cuanto a los nmeros, pero ahora tenemos un
f iltro en la Tabla Dinmica que nos permite f iltrar por gnero.
Seleccionemos Female (Femenino) usando la casilla de
seleccin para v er cunto ha cambiado la poblacin mundial
f emenina por pas y por ao.

Aplazar Actualizacin del Diseo


Ves en donde dice 'Aplazar actualizacin del diseo' en la parte
inf erior de la lista de campos? Es una f uncin muy til.
De la manera en la que hemos estado generando nuestras
Tablas Dinmicas, cada v ez que se agrega, elimina o muev e un
campo a una posicin distinta, la tabla dinmica se actualiza
instantneamente. Para las Tablas Dinmicas que estn
basadas en grupos de datos extremadamente grandes, esta
actualizacin puede tardar un rato en completarse. Esto signif ica
que si mov emos 5 campos, debemos esperar 5 v eces para la
Tabla Dinmica acabe de actualizar.
Si seleccionamos la casilla Aplazar Actualizacin del Diseo, la
Tabla Dinmica no se actualizar si se agrega, muev e o cambia
algn cambio. Podemos hacer todos los cambios que
necesitemos y luego cuando estemos listos para actualizar la
Tabla Dinmica, hacemos clic en el botn Actualizar. Esto
ahorra muchsimo de tiempo!

Orden de los Campos


El orden en el que ponemos los campos en las secciones de la
lista de campos determina cmo se mostrarn los datos de la
Tabla Dinmica.
Por ejemplo, actualmente tenemos el Pas o rea arriba del Ao
de Inicio. Esto signif ica que queremos v er los datos por pas y

Parece un nmero pero en realidad no lo es. Y cmo v amos a


saber la dif erencia? Cmo cambiamos el nmero de texto a
nmero real?
Hay muchas maneras de hacerlo y ninguna es mejor que la
otra. Veamos la que considero que es la f orma ms f cil de
conv ertir nmeros con f ormato de texto en nmeros.
Pegado Especial
El Pegado especial resolv er esto muy f cilmente.
1 Elija una celda v aca y teclea el nmero 1
2 Copia la celda
3 Selecciona todas las f ilas que tienen nmeros
problemticos. No selecciones f ilas f uera de la tabla.
4 Haz clic con el botn derecho y selecciona Pegado Especial
5 En la v entana de Pegado Especial, selecciona Valores y
Multiplicar.
6 - Haz clic en Aceptar
Excel pegar el 1 y lo multiplicar por el nmero que y a estaba
en la celda y lo conv ertir en un nmero normal.

cada v ez que agregues datos nuev os a Excel.

3. Usando una Tabla


Dinmica
Ahora que y a podemos crear una tabla y generar una Tabla
Dinmica, y a terminamos? Es todo lo que hay que saber?
No. Las Tablas Dinmicas hacen el anlisis de datos muy f cil,
hay muchas ms cosas por aprender! Este agujero de conejo
es muy prof undo. Veamos qu otras cosas interesantes
podemos hacer.
Actualizar Datos
Esto es muy importante, por favor pon atencin!
Si cambia algn nmero en nuestros datos, o si agregamos
datos a la tabla de datos (colocndolos directamente abajo de la
tabla), la tabla dinmica no se va a actualizar
automticamente. Todav a v a a mostrar los datos anteriores.
Debemos hacerle saber a la Tabla Dinmica que hay datos
nuev os y decirle que actualice sus datos. Hay dos maneras de
hacer esto:
1 En la barra de herramientas de la Tabla Dinmica, haz clic en
el botn Actualizar.

Cambiar el Nombre del Campo Si no nos gusta el trmino


'Suma del Valor', podemos cambiarlo y ponerle un nombre ms
amigable para el usuario.
Cambiar Clculo De f brica, Excel suma los campos con
datos, aqu podemos cambiar esto a otra cosa que queramos.
Formato de Nmero Aqu es donde podemos cambiar el
f ormato del nmero en el campo para que permanezca as. Haz
clic en el campo Formato de Nmero y aparecer la v entana
usual de f ormato de nmero. Haz los cambios que necesites y
haz clic en Aceptar.
Mostrar Valores Como
Esta segunda pestaa nos permite cambiar cmo v emos los
nmeros en la tabla dinmica. Por ejemplo, en v ez de nmeros,
podemos v er cada v alor como un porcentaje del total.
Vamos a trabajar con un pequeo ejemplo para v er cmo
f unciona.

Por ahora, tenemos esta Tabla Dinmica (le cambi el f ormato


de nmero):

496! Qu te parece si nos enf ocamos en unos cuantos


pases? Tenemos que bajar en la hoja de clculo y buscar
f sicamente los pases que nos interesan? Claro que no!
dejemos que Excel haga el trabajo duro por nosotros.
Vamos a hacer clic en la pequea f lecha a la derecha del ttulo
de Filas. Esto mostrar la v entana con los f iltros de etiqueta.

Hay muchas cosas geniales aqu que nos pueden ay udar a


f iltrar la larga lista de Pases.
Seleccionar Campo Esta casilla de seleccin es donde
seleccionamos con qu campo queremos trabajar.
Ordenar de A a Z / Ordenar de Z a A - Aqu decides cmo
ordenar las etiquetas.
Ms opciones de Ordenacin - Una v ez que ordenamos los
datos, podemos usar esta opcin para regresar a ordenar
Manualmente, para que podamos arrastrar los elementos a
donde queramos. Intntalo. Haz clic y arrastra Zimbabwe arriba
de Pitcairn. Podemos tener cualquier tipo de orden que
necesitemos con el ordenado manual.
Hay algunos trucos de ordenacin que sern muy tiles. Si
tenemos una base de datos con das y elegimos Ordenar de A a
Z, Excel no los ordenar alf abticamente, sino en el orden
normal de los das de la semana!

Cmo sabe Excel cual es el orden correcto? Excel usa las


Listas Personalizadas para los das de la semana.
Tomemos un pequeo descanso de las Tablas Dinmicas y
v eamos las Listas Personalizadas.

Muy bien, espero que eso hay a sido til. Ahora regresemos a
las Tablas Dinmicas!

Filtros de Etiqueta Los f iltros de etiquetas nos permiten


encontrar cualquier v alor en el rea de Tablas Dinmicas En
nuestro caso, las etiquetas son Pas y Ao de Inicio.
Nuestra Tabla Dinmica se extiende hasta la f ila 620. Encontrar
un pas en especf ico es mucho ms f cil con todas estas
opciones.

Selecciones Individuales Aqu simplemente podemos elegir


qu pases queremos mostrar u ocultar, seleccionando o
deseleccionando las casillas.
Filtros del Informe
Cuando un campo est en la parte superior de la Tabla Dinmica
en la seccin de Filtros, nuestras opciones estn un poco ms
limitadas.

Agrupar Campos
Esta pequea y excelente f uncin no la conocen muchos.
Si tenemos un campo numrico o de f echas, la Tabla Dinmica
puede agrupar los datos. Si tienes el libro de Excel que v iene
con el curso, observ a la hoja de clculo de Agrupar. Tenemos
esta conocida tabla dinmica f iltrada para mostrar slo las
Mujeres en Austria.

4. Segmentacin de Datos
La Segmentacin de Datos es una manera mucho ms elegante
y amigable con el usuario que nos permite seleccionar los
distintos elementos por f iltrar. Cualquier seleccin que hagamos
en una segmentacin de datos se ref leja en la Tabla Dinmica,
y se v e muy esttico.
Vamos a v er esta Tabla Dinmica y comenzaremos a trabajar
con la segmentacin de datos, para que v eamos cmo
f unciona.
Aqu estamos v iendo la poblacin del 2012, ambos sexos por
Pas y luego por Ciudad.

est en mi sitio web.


Haz clic aqu para obtener el archiv o con el libro de Excel
Vamos a agregar una segmentacin de datos al campo Sexo.
De esta manera es mucho ms f cil para nosotros seleccionar
Masculino, Femenino o Ambos Sexos.
Ahora, cuando seleccionemos un gnero particular, hacer clic en
la casilla nos mostrar esta v entana. Funciona, pero puede
estar mucho mejor.

Los datos tienen sus trucos!


Al trabajar con Tablas Dinmicas y con datos en general, es
mejor trabajar lentamente (cuando sea posible y si no hay
f echas de entrega!) y pensar en lo que ests v iendo. Todos los
grupos de datos son dif erentes y si no tenemos cuidado,
generaremos reportes y anlisis incorrectos.
Por ejemplo, pensemos en los gneros que v emos: Todo,
Ambos Sexos, Femenino, Masculino. Parece que el grupo de
datos de Poblacin de las Naciones Unidas y a tiene algunos
totales. Ambos sexos = Masculino + Femenino.
Esto signif ica que si elegimos Masculino, Femenino o Ambos
Sexos, obtendremos los totales correctos.
Sin embargo, Excel no sabe que Ambos Sexos es un total,
piensa que es otro gnero que hay que sumar. Si elegimos
(Todas) contaramos doble todo porque (Todo) = Femenino +
Masculino + Ambos Sexos
Ok, ahora regresemos a la segmentacin de datos.
Agreguemos una segmentacin de datos para que los usuarios
puedan elegir el gnero y v er las cif ras de poblacin
correspondientes.
1.
Haz clic dentro de la tabla dinmica para que
aparezcan las pestaas especf icas para la Tabla
Dinmica.
2.
Haz clic en la pestaa Opciones debajo de las
Herramientas de la Tabla Dinmica

Otra muy buena caracterstica es que podemos quitar el campo


'Sexo del rea de Filtro y la segmentacin de datos seguir
f iltrando la tabla dinmica con las opciones que hicimos ah!
Podemos tener todas las segmentaciones de datos para la tabla
dinmica que queramos. Esto hace que sea mucho ms f cil
usar la Tabla Dinmica para quienes no estn muy
f amiliarizados con Excel.
Por ejemplo, esta es nuestra Tabla Dinmica con dos
segmentaciones de datos en los campos que estn en la
Seccin de Filtros. Cambi un poco el f ormato de las
segmentaciones, ahora aprenderemos a hacer eso.

Segmentaciones Avanzadas
Ahora, v amos a crear una segmentacin de datos que controle
dos tablas dinmicas.
Las siguientes Tablas Dinmicas tienen el campo Ao. Vamos a
crear una segmentacin de datos con el campo Ao que
controle las dos Tablas Dinmicas.

Dinmica de Poblacin por Pas y Ao.


Para hacer esto necesitamos seguir estos pasos:
Haz clic en una celda dentro de la Tabla Dinmica de Poblacin
por Pas y Ao
2 - En las Herramientas de la Tabla Dinmica, en la pestaa de
Opciones, haz clic en Insertar Segmentacin de Datos
3 Escoge Ao
4 - Haz clic en Aceptar
Las segmentaciones de datos se pueden conectar con cualquier
Tabla Dinmica en el libro. Antes de agregar una conexin,
debemos asegurarnos de que estamos conectando la Tabla
Dinmica correcta.
Debemos av eriguar el nombre de la Tabla Dinmica de
Poblacin por Ao y Gnero.
1 - Haz clic en una celda dentro de la Tabla Dinmica de
Poblacin por Ao y Gnero
2 En las Herramientas de Tabla Dinmica, en la pestaa de
Opciones, el primer grupo nos dir el nombre de la Tabla
Dinmica. Necesitamos recordar esto. La Tabla Dinmica (en el
libro de apoy o) est en una hoja de clculo llamada
SegmentacionAv anzada

Con un poco de f ormato y ocultando las lneas de la cuadrcula


de Excel (en las herramientas de Vista), la segmentacin de
datos y las Tablas Dinmicas se v en ms presentables y una
seleccin de Ao f iltrar ambas tablas dinmicas. En la
siguiente imagen, slo seleccion algunos aos para mostrar los
resultados.

5. Grficos Dinmicos
Cuando se genera un grf ico de Excel basado en una Tabla
Dinmica, se conv ierte en un Grf ico Dinmico. Un Grf ico
Dinmico es una combinacin de un grf ico de Excel y una
Tabla Dinmica. Los usuarios tienen la misma capacidad en los
Grf icos Dinmicos para seleccionar los elementos por f iltrar y
el grf ico se actualizar automticamente.
Ahora, no tenemos que generar un grf ico cada v ez que alguien
nos pida algo; podemos darles a nuestros usuarios la capacidad
de manipular el grf ico para que obtengan los datos que
necesiten sin que nos estn molestando!
Vamos a poner manos a la obra con los Grf icos Dinmicos. Si
ests siguiendo el curso, ahora estamos en la hoja de clculo
Graf icoDinamico, si no, las imgenes te ay udarn.
Una v ez ms, se recomienda iniciar con los datos que estn en
una tabla. Recuerdas por qu es una buena idea?
Porque todo lo que tenemos que hacer es pegar datos nuev os
justo debajo de la tabla y se expandir para incluirlos. La Tabla
Dinmica (y el Grf ico Dinmico) tambin podrn usar los
nuev os datos, despus de que hagas clic en Actualizar.
Podramos generar una Tabla Dinmica y luego un grf ico en la
Tabla Dinmica, pero hay una manera ms sencilla.
1 Seleccione una celda en la tabla

6. Consejos y Trucos de
Tablas Dinmicas
Clculos de las Tablas Dinmicas
Tambin podemos agregar f rmulas personalizadas a nuestras
Tablas Dinmicas. Hay dos tipos de clculos que podemos
usar:
1.
2.

Campos Calculados
Elementos Calculados

Cul es la dif erencia entre los dos?


Los campos calculados se usan cuando necesitamos usar datos
de otro campo de la Tabla Dinmica. Los elementos calculados
se usan cuando necesitamos usar un elemento especf ico
dentro de un campo en nuestro clculo.
La metodologa de clculo tambin v ara entre los dos.
Los campos calculados usan la suma de los datos de
cualquier campo referenciado. Por ejemplo, si queremos
calcular el impuesto sobre las v entas estatal de todas las
f acturas, un campo calculado tomar la suma de todas las
f acturas y las multiplicar por la tasa del impuesto sobre las
v entas. Esto f uncionar si todas nuestras f acturas son del
mismo Estado.

Los elementos calculados se calculan para cada registro


individual, luego se suma. Usando el mismo ejemplo, si
calculamos el impuesto sobre las v entas estatal de cada
f actura, la tasa del impuesto se multiplicar por todas las
f acturas primero, luego se suma. Esto f uncionar para todas
las f acturas, independientemente del Estado (siempre y cuando
pongamos todas las tasas de impuestos sobre las v entas en la
f rmula).
Nota: No tenemos que usar elementos calculados si no
queremos hacerlo. En lugar de eso, podemos agregar otra
columna a nuestros datos y hacer el clculo ah.

Cam pos Calculados


La Tabla Dinmica en la hoja de clculo de Campo Calculado
luce as:

Cm o m ostrar fcilm ente las diferencias del el


ltim o ao (o m es)
En la hoja de clculo Dif erencia de Ao Anterior tenemos la
siguiente Tabla Dinmica:

Esta es una f orma muy f cil para mostrar la dif erencia contra el
ao pasado.
1 Haz clic con el botn derecho en cualquier nmero de la
Tabla Dinmica y selecciona Conf iguracin de campo de v alor
2 Ve a la pestaa Mostrar v alores como
3 Selecciona 'Dif erencia de' y para el elemento base,
selecciona '(anterior)

automticamente. No es una f uncionalidad nativ a de Excel,


pero podemos escribir un pequeo macro que lo haga por
nosotros.
1 Primero, debemos guardar el libro como xlsm. Este es el
f ormato de archiv o de Excel que soporta macros.
2 Presiona Alt + F11 para abrir el editor de macros.
3 Haz doble clic en la hoja con la Tabla Dinmica para
actualizar el panel de VBA Project

Ya est! Hemos v isto las caractersticas y f uncionalidades


ms comunes y algunas no tan comunes de las Tablas
Dinmicas.
Las tablas dinmicas son la manera de manejar y reportar
grandes cantidades de datos en Excel. Sigue usndolas y trata
de recordar slo una cosa nuev a de ellas cada pocos das.
Antes de que te des cuenta, todo lo que aprendimos y ms ser
y a algo natural. Sers el gur de Excel y la gente v endr a
v erte para pedirte consejos! :-)
Si este libro te pareci til, por f av or deja un comentario para
otras personas en Amazon. Slo toma un minuto y les ay udar
a otros que se sientan intimidados por Excel. Tu opinin cuenta!
Estar inf initamente agradecido si te tomas algunos minutos
para escribir una opinin en mi pgina. Gracias!