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El proceso de anlisis y diseo de los nuevos procesos unificados de compras

arroj los siguientes conceptos:


Se crear un departamento de compras centralizado en Mar del Plata
que depender de la presidencia del holding.
El gerente de compras central tendr a su cargo a los jefes de compras
de cada planta, quienes oficiarn de nexo entre las plantas y compras
centrales.
La gerencia de compras central se encargar de unificar los pedidos de
compras de todas las plantas de manera de mejorar la posicin
negociadora frente a los proveedores y lograr ahorros significativos de
costos.
Para hacer ms efectivo el proceso de compras, se dividi en tres tipos:
a) Compras productivas: Materias primas para el proceso de
produccin. Ests compras son claves para asegurar la calidad
de la produccin y para tener un proceso productivo en tiempo y
forma.
b) Compras de servicios: Servicios bsicos, energticos, de
mantenimiento, profesionales, etc. En esta rea, dada la
dispersin de proveedores y la disparidad de proveedores, no era
posible demasiada unificacin. Sin embargo, es un rubro que se
requera controlar para reducir los costos.
c) Compras menores: Abastecimiento bsico de cada planta
(librera, papelera, trmites, supermercado, etc). Este rubro no
era demasiado representativo y por su dispersin se decidi
mantener bajo el control de cada planta.
Se centralizarn las compras productivas.
Las compras de servicios se administrarn localmente, pero requerirn
de un presupuesto aprobado por compras centrales para proceder a
emitir la orden de compra.
Se defini el siguiente proceso:
a) Compras productivas: El departamento de produccin de cada
planta deber planificar la produccin en forma anual con ajustes
mensuales y semanales. Con este plan, el departamento de
compras de cada planta estimar las necesidades de compras de
locales (en funcin del plan de produccin y el stock de materias
primas) y enviar una solicitud de compra a compras centrales.
Compras centrales consolidar las solicitudes de compras de
todas las plantas de manera de poder negociar mejores precios
para cada materia prima a nivel global. Con el precio acordado,
emite una orden de compra global. Cada proveedor deber
entregar a cada planta la parte de la orden de compra que le
corresponde a cada una. Los jefes de compras de cada planta
tienen acceso a la informacin de cada orden de compra,
accediendo a datos tales como fecha de entrega, cantidades y
precios. Al recibir la mercadera, actualizan la orden de compra

central y actualizan su stock local. La factura del proveedor llega


a cada planta para que se pague localmente.
b) Compras de servicios: Los jefes de compras de cada planta
reciben las necesidades de compras de servicios de todos los
sectores y emiten una solicitud de compra. Con la aprobacin de
la solicitud por parte de compras centrales, cada jefe de compras
pide las cotizaciones correspondientes. Con la mejor cotizacin,
generan una orden de compra que tiene que ser aprobado por
compras centrales antes de poder ser emitidas al proveedor. El
proceso de compras luego sigue el curso normal de cada planta.
Se debern construir las suficientes interfaces de manera tal que se
puedan mantener los sistemas de compras de cada planta (sea Excel,
sistema in-house o ERP), con la informacin de las solicitudes de
compras, rdenes de compra emitidas, solicitudes de compra aprobadas
o rdenes de compra aprobadas (segn el tipo de compra que sea).
Se defini que en el sistema de consolidacin se deber llevar un
repositorio central de datos maestros de proveedores, en dnde se
mantendrn los cdigos de los sistemas de origen, pero llevar una tabla
de equivalencia que permita identificar si existen distintos cdigos que
representen a una misma ocurrencia. Se construirn interfaces que
mantengan actualizado al repositorio central. Cada planta har
pequeas modificaciones a sus bases de datos que permitan alojar a
este nuevo cdigo de proveedores.
Los principales datos a integrar son:
a) Maestro de proveedores central:
Cdigo de proveedor central
Nombre
CUIT
Direccin comercial
Direccin de despacho
Telfono
Calificacin del proveedor
Rubro
Contacto
b) Maestro de proveedores local (en general, ya que cada planta
tiene organizados sus datos de forma diferente):

Cdigo de proveedor local


Cdigo de proveedor central
Nombre
CUIT
Direccin comercial
Direccin de despacho
Telfono

Calificacin del proveedor


Rubro
Contacto

c) Artculos (Los artculos se codificarn igual en todas las plantas)

Cdigo de Artculo
Descripcin
Unidad de medida
Tipo de Artculo

d) Orden de compra central

Cdigo de proveedor central


Fecha de emisin
Fecha de entrega
Nmero de orden de compra central
Nmero de orden de compra local
Tipo de compra
Cdigo de Artculo
Cantidad
Precio
Lugar de entrega
Fecha de entrega en cada lugar
Aprobacin

e) Orden de compra local (en general, ya que cada planta tiene


organizados sus datos de forma diferente):

Cdigo de proveedor local


Fecha de emisin
Fecha de entrega
Nmero de orden de compra central
Nmero de orden de compra local
Tipo de compra
Cdigo de Artculo
Cantidad
Precio
Aprobacin

f) Solicitud de compra central

Cdigo de proveedor central


Fecha de emisin
Nmero de solicitud de compra central
Nmero de solicitud de compra local
Tipo de compra

Cdigo de Artculo
Cantidad
Fecha de entrega solicitada
Aprobacin
Nmero de orden de compra central
Cdigo de planta

g) Solicitud de compra local (en general, ya que cada planta tiene


organizados sus datos de forma diferente):

Cdigo de proveedor local


Fecha de emisin
Nmero de solicitud de compra local
Nmero de solicitud de compra central
Tipo de compra
Cdigo de Artculo
Cantidad
Fecha de entrega solicitada
Aprobacin
Nmero de orden de compra central
Nmero de orden de compra local

DFD Diagrama de Contexto de Situacin Inicial

Compras
Mar del Plata
I

Compras
Pilar
Compras
Buenos Aires

Compras
Mar del Plata
II

Compras
Montevideo
I

Proveedores

Compras
Montevideo
II

Compras
Valparaiso
Compras
Santa F

DFD Diagrama de Contexto Situacin Propuesta

Entregas

Compras
Mar del Plata
I

Compras
Pilar

Compras
Mar del Plata
II
Compras
Valparaiso

Proveedores

Compras
Buenos Aires
Compras
Montevideo
I

Compras
Santa F

Compras
Montevideo
II

Ordenes de
Compras
Compras
Centrales

Solicitudes de
Compras
Solicitudes y
Ordenes de Compras

Se pide Realizar DFD, DER, Evaluacin de Decisiones:


1. En base a los diagramas de contexto incluidos en el enunciado, realice
el DFD (diagrama de flujo de datos) del siguiente nivel para soportar los
nuevos procesos de compras entre las distintas plantas.
2. Realice un bosquejo del DER (diagrama de entidades-relaciones) del
nuevo modelo de compras.

3. Con los diagramas realizados, evale la decisin de integracin tomada


por Jos II en el rea de compras. Considere este esquema en
comparacin con la implementacin de un nico software integrado.
4. En funcin del anlisis realizado, evale:
a. El modelo de centralizacin de compras desde el punto de vista
de la obtencin de mejores condiciones de negociacin frente a
los proveedores. Analice las potenciales desventajas y
debilidades del modelo.
b. Las desventajas de la estrategia informtica de centralizar la
informacin de compras mediante un la modificacin de software
existente con mltiples interfaces.

Ubicacin en el Programa
Tema
Autores
Revisin

014
Ao 2

Actividad 3 Evaluacin Econmica de Proyectos

5.3
Business Intelligence
Noelia Massone, Barbara Michalla, German Grin
Guillermo Tricoci y Pablo Corral

Tras la unificacin exitosa de los procesos de compras en todas sus plantas, y


teniendo la informacin de las mismas integrada tanto en lo que respecta a los
proveedores y productos, como a solicitudes y rdenes de compra, Jos II
esperaba poder tener la visin global que necesitaba acerca de los procesos.
Adems, se haban reducido el trabajo manual de procesamiento de
informacin y la redundancia de datos provocada por la falta de integracin de
los sistemas, por lo que la toma de decisiones sera ms gil y de mejor
calidad. Lo aliviaba saber que, gracias a los cambios en el software, los
procesos de compras ya no presentaran problemas, y podra atender otros
temas de la empresa.
Pero, mientras se avanzaba con la integracin del resto de los procesos de
AliMun, Jos empez a notar que no todos los problemas del rea de Compras
se haban solucionado: cada vez que requera a la Gerencia de Compras algn
informe deba esperar la informacin varios das, los acuerdos con los
proveedores no siempre eran ventajososy, en repetidas ocasiones, las materias
primas no eran suficientes para abastecer la produccin planificada. Tambin
haba recibido quejas de distintos sectores de que frecuentemente los sistemas
transaccionales funcionaban realmente lentos, lo que dificultaba muchsimo la
carga de informacin y retrasaba otras tareas que el personal deba realizar.
Por otra parte, debido a la importancia de la empresa en la comercializacin de
alimentos, Jos participa en reuniones y eventos de diferentes asociaciones
empresariales, como la CIPA (Cmara de Industriales de Productos
Alimenticios) o la FIPAA (Federacin de Industrias de Productos Alimenticios y
Afines). En estas exposiciones Jos suele necesitar tener disponible
informacin de mltiples sectores y plantas, y en mltiples oportunidades
fueron evidentes las discrepancias respecto a algunos datos. Incluso, Jos
lleg a plantear en alguna oportunidad que le da la impresin que algunos
gerentes "esconden" o "dibujan" la informacin solicitada.
Ante esta situacin, Jos decidi analizar las causas de estos problemas, para
lo cual se reuni con la Gerente de compras, Marisa Alvarado. Ella le plante
que en reiteradas oportunidades no puede contar con la informacin
correcta en el momento necesario. A su personal le requiere mucho tiempo
obtener los datos para realizar los reportes, y esto hace que no siempre se
cuente con la informacin completa, por ejemplo, a la hora de negociar
descuentos o financiacin con los proveedores. En el ltimo ao, en base a una
estimacin de $1.000.000 (a precio de lista) se negoci con los proveedores un
descuento del 7%. Para esa estimacin se cont con informacin incompleta,
por lo que se omitieron $350.000 al negociar, lo que hubiese permitido
conseguir un descuento mayor (del 15%). Se espera que la produccin de
AliMun para los prximos aos (y, por consiguiente, las compras
asociadas) crezca a un ritmo del 4% anual.
Jos II le pregunt a Marisa, cmo poda perderse tanto tiempo en obtener
reportes, si se haba unificado la informacin de Compras de todas las plantas

en un mismo sistema. Ella le contest: El problema es que los reportes del


sistema actual brindan informacin en detalle de las compras generadas por
cada plantas, pero para las estimaciones requerimos sumar los datos de varios
meses atrs, y agruparlos por tipo de mercadera y por proveedor. La gente de
sistemas nos cre algunos informes en el sistema, pero suelen agregarse
nuevos productos, se cambian los proveedores, o necesitamos hacer clculos
extras en base a esos datos, y estos reportes son muy rgidos, as que
terminamos generando parte de la informacin manualmente o en planillas de
clculo, y es comn que de esta manera se cometan errores. Por mes hay dos
personas durante 2 das, dedicadas exclusivamente a esto, es mucho tiempo.
Otro tema que preocupaba mucho a Jos II eran los pedidos de clientes que no
pudieron cumplirse por falta de materias primas para poder fabricar los
productos solicitados, a pesar de que las plantas poseen capacidad ociosa. De
no haber cancelado estos pedidos, AliMun hubiera ganado $200.000ms
durante el ltimo ao. Segn lo que le explic Marisa, gran parte de este
problema resida en la dificultad para calcular las estimaciones teniendo en
cuenta distintos escenarios, a la hora de planificar las compras de cada perodo
y negociar con los proveedores (por ejemplo, muchos de estos casos, se dieron
ante aumentos de la demanda imprevistos, o causados por campaas de
marketing de la empresa).Estimar las compras de todos los productos, teniendo
en cuenta las distintas variables involucradas en el proceso (precios, formas de
pago, variedad de proveedores, tiempos de entrega para cada planta, posibles
aumentos de ventas, etc.) requera poder calcular distintos escenarios, lo cual
se tornaba muy complejo de hacer con los reportes existentes, que eran ms
estticos. Para mejorar la planificacin y la respuesta a los cambios en la
demanda, se requera poder armar algn tipo de reporte dinmico que
permitiera analizar el impacto de los cambios en esas variables, al estilo de un
anlisis Qu pasa si.
Luego de la reunin con Marisa, Jos II se reuni con el Gerente de
Tecnologa, Marcelo Agucha, para ver la posibilidad de que se modifiquen ms
rpidamente los reportes que requiere Compras. Nos piden modificaciones
con bastante frecuencia, hacemos algunas, pero no se olvide que estamos
avanzando con la unificacin del resto de los sistemas, que es nuestra
prioridad, y eso lleva mucho tiempo. Entre el desarrollo de los cambios, las
pruebas y las correcciones de los reportes, estamos dedicando ms o menos
30 horas por mes, es lo mximo que podemos., coment Marcelo. En cuanto
a los anlisis de escenarios, le aclar que eso requerira un desarrollo especial,
de varias horas de anlisis y desarrollo.
Jos II tambin le consult a Marcelo acerca de la lentitud de los sistemas
transaccionales. Marcelo le explic: Muchos de los reportes que utiliza
Compras, requieren procesar grandes volmenes de informacin porque
utilizan muchos datos histricos (trimestrales, del ltimo ao, etc.), y luego
realizan distintos clculos para agruparlos por diferentes criterios. Esto hace
que los reportes consuman muchos recursos de la base de datos, que es la
misma a la que acceden los sistemas transaccionales, afectando los tiempos
de respuesta. Jos propuso entonces mejorar el hardware del servidor de
base de datos, pero Marcelo le aclar que sera una solucin temporaria,
porque a medida que se siguieran almacenando datos, volveran a encontrarse
con el mismo problema. Quizs sera conveniente que ese tipo de reportes se
realizaran en otra base de datos, dedicada especialmente a eso.

Tras contarle estos problemas a un amigo personal de Jos II, este le sugiri
implementar un sistema de Business Intelligence (BI) para poder explotar mejor
la informacin. l, en su propia empresa haba propuesto un proyecto que
inclua un software de este tipo, y haban logrado aumentar su volumen de
ventas. Tambin le coment que, si lo utilizaban de forma adecuada, podan
mejorar el rendimiento de prcticamente cualquier sector, ya que los directivos
podran contar con informacin ms confiable y actualizada. Jos rpidamente
pens en las posibilidades de mejorar la gestin de compras, e incluso de
obtener mejor informacin de los dems procesos una vez que fueran
integrados.
Si bien en general la idea fue bien recibida en la empresa, desde la Gerencia
Financiera comentaron que podra no ser el momento adecuado, ya que an no
se encontraban integrados otros procesos, como los de pagos y cobranzas, ni
la parte contable, de suma importancia para la gestin de la empresa. Jos II
habl este tema con el Gerente de Tecnologa, y llegaron a la conclusin de
que, si se contrataban los recursos necesarios para llevar adelante el proyecto,
podra iniciarse la implementacin de una aplicacin de BI de forma limitada,
slo para el rea de compras, mientras se avanzaba con el resto del proyecto
de centralizacin. Posteriormente, podran ir incorporando progresivamente la
informacin de otros procesos, siempre teniendo en cuenta que esto requerira
un esfuerzo y costos adicionales.
A Jos II lo entusiasmaba la posibilidad de solucionar estos nuevos problemas,
pero tambin haba ledo que los costos de estas herramientas eran elevados y
no estaba seguro de que fuera realmente conveniente comprar una de ellas.
Por este motivo, le pidi a Marcelo Agucha que lo ayudara a investigar acerca
de las alternativas existentes, casos de aplicacin en empresas del mismo
rubro, costos y beneficios, a fin de poder realizar un anlisis econmico ms
profundo.
Una de las caractersticas que le interesaron a Jos II fue la posibilidad de que
los usuarios pudieran armar sus propios reportes, sin requerir desarrollo por
parte de sistemas, una vez implementada la herramienta. En base a distintos
informes sobre el tema, concluy en que este tipo de soluciones permita
ahorrar, en promedio, alrededor de un 50% del tiempo dedicado por los
usuarios finales a la elaboracin de reportes. Tambin saba que se requerira
una nueva base de datos (hardware, y software de administracin)
independiente de los sistemas transaccionales, para centralizar la informacin,
y que deba dedicarse esfuerzo al inicio del proyecto para definir la informacin
que se quera incorporar y disear los procesos de extraccin y carga.
Junto con Marcelo, identificaron dos alternativas de proyecto: en el primer caso
se podra implementar una solucin de BI de tipo Software como Servicio
(Software as a Service - SaaS en Ingls)), que implica ahorros en trminos de
infraestructura pero un aumento en el riesgo de que los datos de AliMun
queden en manos de un tercero, sumado a que el acceso est sujeto a la
disponibilidad del servicio, al pago peridico del servicio y agrega otras
complejidades tcnicas y de seguridad de la informacin; la segunda alternativa
incluye la implementacin de un software de BI tradicional (en las oficnas de la
empresa o on premises en Ingls), en el cual la empresa se hara cargo de la
infraestructura pero sera duea de sus propios datos, generando una base de
conocimiento local y accesible para todas las futuras gestiones.

A partir de la informacin obtenida en diferentes sitios, y luego consultar con


colegas y proveedores, Jos y Marcelo llegaron al siguiente anlisis general de
cada una de las alternativas. En ambos casos, dada la complejidad de la
implementacin, la misma ser realizada por el proveedor, para poder
comenzar a utilizar rpidamente la herramienta. Para cuantificar los costos,
decidieron calcular un promedio de los valores (incluyendo impuestos) que
haban obtenido en la bsqueda.
Solucin de BI SaaS
Licenciamiento: se abona un costo anual de servicio, de $12.000 por
usuario. El mismo incluye utilizacin de mesa de ayuda telefnica y web.
Hardware/software:
o Para aplicacin y base de datos: a cargo del proveedor (incluido
en la licencia), no requiere compra ni mantenimiento.
o No requiere actualizacin de hardware ni software en las
terminales de los usuarios.
Puesta en marcha:
o Consultora y desarrollo (incluye relevamiento, diseo del modelo
y reportes bsicos, desarrollo de ETL, pruebas y correcciones):
Consultor Senior: 220 horas Valor hora: $250
Consultor Junior: 320 horas Valor hora: $180
Desarrollador ETL: 200 horas Valor hora: $250
o Capacitacin: el costo promedio por da completo de curso es de
$2000
Curso reporting bsico (uso general de la herramienta,
creacin y modificacin de mtricas simples y reportes).
Duracin: 2 das
Curso reporting avanzado (creacin de mtricas complejas,
tableros de comando). Requiere Reporting bsico.
Duracin: 2 das
Curso Administracin (configuracin de usuarios,
seguridad). Duracin: 1 da
o Personal interno asignado al proyecto:
Analista funcional, con conocimiento de los transaccionales
para colaborar con los consultores y realizar el seguimiento
del proyecto. 200 hs
Personal de infraestructura para trabajar en la
configuracin de acceso a la red de la empresa y a las BD
transaccionales. 30hs
Analistas de compras: participacin de 3 personas en el
relevamiento de necesidades y validacin de los
indicadores y reportes generados. 80hs por persona.
Adems, se requerirn 50 horas anuales de personal de
infraestructura para mantenimiento de los accesos a BD y
correccin de posibles problemas.
La mayora de estas soluciones no cuenta con la posibilidad de anlisis
de escenarios (What If)

Implementacin local de software de BI (On premises)


Licenciamiento:
o Licencia: $250.000. (para 6 usuarios bsicos, 4 avanzados y 1
administrador). Incluye mantenimiento por un ao.
o Mantenimiento anual: 15% sobre el total de la licencia adquirida.
Incluye actualizaciones y soporte tcnico.
Hardware/software adicionales:
o Servidor de base de datos:
Hardware: $40.000
Sistema operativo y utilitarios bsicos (antivirus, etc):
$15.000
Software gestor de base de datos: $185.000
o Servidor de aplicacin: de acuerdo a los requisitos relevados,
podra utilizarse alguno de los servidores actuales de AliMun, por
lo que no implicara gastos adicionales.
o No requiere actualizacin de hardware ni software en las
terminales de los usuarios.
Puesta en marcha:
o Consultora y desarrollo (incluye relevamiento, diseo del modelo
y reportes bsicos, desarrollo de ETL, pruebas y correcciones):
Consultor Senior: 220 horas Valor hora: $250
Consultor Junior: 320 horas Valor hora: $180
Desarrollador ETL: 200 horas Valor hora: $250
o Capacitacin: el costo promedio por da completo de curso es de
$2000
Curso Reporting bsico (uso general de la herramienta,
creacin y modificacin de mtricas simples y reportes).
Duracin: 2 das
Curso Reporting avanzado (creacin de mtricas
complejas, tableros de comando). Requiere Reporting
bsico. Duracin: 2 das
Curso Arquitecto (diseo del modelo de datos, definicin de
cubos y dimensiones): 2 das
Curso Administracin (configuracin de usuarios,
seguridad). Duracin: 2 das
o Personal interno asignado al proyecto:
Analista funcional, con conocimiento de los transaccionales
para colaborar con los consultores y realizar el seguimiento
del proyecto. 250 hs
Personal de infraestructura para la instalacin del software,
configuracin del nuevo hardware y gestionar acceso
seguro a las BD transaccionales.60hs. 40hs
Analistas de compras: participacin de 3 personas en el
relevamiento de necesidades y validacin de los
indicadores y reportes generados. 80hs por persona.

Adems, se requerirn 150 horas anuales de personal de


infraestructura para mantenimiento de los equipos,
monitoreo, backup, etc.
Todas las aplicaciones relevadas cuentan con la posibilidad de anlisis
de escenarios (What If)

Otros datos recopilados por Jos y Marcelo:


Se dar acceso a la herramienta a 10 usuarios (incluyendo a Jose y a la
Gerente de Compras) para la realizacin o consulta de reportes. De
ellos, 4 usuarios podrn realizar tableros y reportes avanzados.
Adems, se requerir un usuario administrador para la configuracin y
gestin de herramientas. En el caso de la herramienta BI local, este
mismo usuario podr hacer modificaciones en las dimensiones y cubos.
En base a informacin de los ltimos 5 aos, el mercado de BI sufre un
incremento anual en el valor de los servicios, de 15%, en promedio.
Para el anlisis econmico se tomar un horizonte de 5 aos.
Para la estimacin de los costos del personal interno, Jose II solicit la
informacin de los valores por hora de cada puesto, incluyendo
retenciones y contribuciones. La informacin proporcionada fue la
siguiente:
o Analista funcional/ Desarrollador: $150
o Personal infraestructura: $130
o Analista de compras: $110
o Anualmente, la empresa incrementa los sueldos en un 20%
promedio.
Se PideIdentificacinde necesidades y costos beneficios
1. A partir del enunciado, identifique cules son las necesidades de la
organizacin que se espera satisfacer.
2. Identifique cules son los costos que podran ser atribuidos al
proyecto.
3. Identifique los potenciales beneficios que podran ser atribuidos al
proyecto. Clasifquelos en Cuantificables y No Cuantificables.
4. Cules de esos beneficios incluira en un anlisis econmico?
Se PideSeleccin de Opcin
A partir del clculo de los costos y la realizacin de los flujos de fondos
correspondientes:
1. Cul sera la opcin que elegira basndose en el valor inicial de
inversin?
2. Cul sera mejor considerando el costo total de propiedad?
3. Y si se basara en el TVO?

Ubicacin en el Programa
Tema
Autores

014
Ao 2

Actividad 4 Seleccin de Software

4.3
Business Intelligence
Noelia Massone, Barbara Michalla, German Grin

En base a los resultados del anlisis econmico de las alternativas, Jose II


decide avanzar con la opcin de implementar en forma local una herramienta
de BI. Los responsables de llevar adelante el proyecto sern Marcelo Agucha y
Marisa Alvarado.
El primer paso ser seleccionar la herramienta que mejor se ajuste a las
caractersticas y necesidades de AliMun. Para esto debern contactarse con
diferentes proveedores y solicitarles informacin detallada acerca de las
herramientas que comercializan, y un presupuesto de implementacin.
Para definir las caractersticas a evaluar de cada proveedor, Marisa y Marcelo,
se renen con personal de sus sectores, y de otras reas involucradas, les
explican de qu se trata el proyecto y les piden sus opiniones. A continuacin
se resumen algunos comentarios surgidos en las reuniones:
Gerencia de Compras
Los reportes tienen que poder modificarse fcilmente, siempre necesitamos
agregar o sacar columnas, cambiar frmulas o cambiar el formato. Si los
reportes son estticos, o no podemos crear reportes a medida, vamos a seguir
teniendo problemas para obtener rpido la informacin.
A veces, para un mismo reporte, nec El primer paso ser seleccionar la
herramienta que mejor se ajuste a las caractersticas y necesidades de AliMun.
Para esto debern contactarse con diferentes proveedores y solicitarles
informacin detallada acerca de las herramientas que comercializan, y un
presupuesto de implementacin.
Para definir las caractersticas a evaluar de cada proveedor, Marisa y Marcelo,
se renen con personal de sus sectores, y de otras reas involucradas, les
explican de qu se trata el proyecto y les piden sus opiniones. A continuacin
se resumen algunos comentarios surgidos en las reuniones:
Gerencia de Compras
Los reportes tienen que poder modificarse fcilmente, siempre necesitamos
agregar o sacar columnas, cambiar frmulas o cambiar el formato. Si los
reportes son estticos, o no podemos crear reportes a medida, vamos a seguir
teniendo problemas para obtener rpido la informacin.
A veces, para un mismo reporte, necesitamos cruzar informacin del sistema,
con datos externos, por ejemplo, una planilla de clculo con indicadores del
mercado, o datos del sistema de stock.
Tambin necesitamos que la informacin se pueda ver a distintos niveles, por
ejemplo, ver las compras del mes, por proveedor, y luego poder explotar la
informacin de un proveedor en particular. Necesitamos poder ver los datos
fcilmente sin pedir un nuevo reporte a sistemas, porque lleva tiempo, y es muy
necesario para nosotros poder analizar la informacin para poder tomar
decisiones correctas.

Siempre nos lleva tiempo aprender a usar los sistemas nuevos. Si no es fcil
de usar vamos a tardar ms en sacar la informacin, y las prdidas van a
seguir continuando.
Me parece buena la idea, pero no se mucho de computacin. Aprend a hacer
los informes con planillas de clculo, pero tengo miedo de que con un
programa nuevo sea difcil de hacer y me lleve mucho tiempo.
Uno de nuestros mayores problemas est a la hora de planificar, necesitamos
hacer anlisis de escenarios, hacerlos manualmente es muy engorroso. Si no
podemos resolver esto, la solucin va a ser incompleta.
Tiene que permitir hacer reportes con diferentes grficos, tipo tableros.
Nosotros hacemos muchos anlisis con grficos. Adems, ayudan a hacer los
informes ms simples y claros.
Sera bueno poder acceder va web, para poder ver nuestros reportes cuando
vamos a otras plantas, y tambin para compartirlos con otras personas.
Para poder contar con la informacin a tiempo, necesitamos que los jefes de
compras de las plantas, carguen los datos correctamente. Tenemos muchas
idas y vueltas para corregir los datos.
Gerencia de Tecnologa
Una nueva herramienta nos implica nuevos equipos y nuevo software para
administrar, mantener y monitorear, necesitamos que el proveedor nos
garantice un buen de nivel de servicios, para que nos respondan en tiempo y
forma. El tiempo de respuesta es un problema constante con los proveedores y
los usuarios nos reclaman a nosotros porque no pueden realizar su trabajo.
El proveedor tiene que tener experiencia con la herramienta, y en el rubro.
Tuvimos casos de implementaciones con proveedores importantes, pero que
no conocan el rubro, y siempre se demoraron mucho los proyectos porque
tenan que entender el negocio. Algunas veces tuvimos que dedicar ms
recursos propios para trabajar en la implementacin y, adems de que se
vuelve ms caro, actualmente no tenemos personal disponible.
Sera til para nosotros que tengan documentacin completa y clara.
Hay que tener en cuenta que les debe resultar fcil de usar a los usuarios para
que no requieran tanto soporte de nuestro lado. Cuando son difciles de usar
las herramientas, les incomodan a los usuarios en su trabajo diario y nos
requieren ms esfuerzo.
La integracin del resto de los procesos de la empresa nos est llevando
mucho tiempo, si este nuevo proyecto nos lleva muchas horas, se va a retrasar
el resto.
Me parece importante que sea de fcil administracin y mantenimiento, para
que no nos requiera demasiado tiempo.
Tiene que ser compatible con el software de base que conocemos y
utilizamos: Linux CentOS que es el sistema operativo que tenemos en los
servidores de aplicacin, y base de datos MS SQL Server. Las PC de escritorio
tienen Windows Vista y Windows 7. Mantener software de base diferente va a
requerir nuevos recursos slo para este nuevo sistema, y es muy costoso para
la empresa.
Sera bueno que el proveedor tenga varios consultores y que tengan
experiencia, para que puedan ayudarnos si surge algn problema en
particular.

Es valorable que salgan actualizaciones peridicamente, que solucionen


errores o mejoren la funcionalidad, esto muestra que el fabricante contina
trabajando en mejorar el producto.
Seguridad Informtica
La seguridad de los accesos es importante. Cmo mnimo requisito, deben
poder crearse roles para restringir el acceso a los reportes slo a usuarios
autorizados. Tambin debe poder diferenciarse entre quienes pueden editar un
informe y quines pueden slo consultarlo.
Tenemos un directorio de usuarios centralizado, que nos permite quitar
fcilmente los accesos a las personas que se van de la empresa o cambian de
rea. Adems, es ms cmodo para los usuarios porque usan siempre la
misma contrasea. Si bien no es obligatorio, es valorable que tenga
compatibilidad con LDAP, que es la tecnologa que usa este directorio.
Gerencia Econmico-Financiera
Las prdidas por pedidos que no pueden cumplirse y por descuentos no
conseguidos con los proveedores son bastante importantes para la empresa,
es necesario reducirlas lo antes posible.
Probablemente requeriremos financiacin, pero si se mantienen los valores
acordes al anlisis econmico que se realiz, la empresa est en condiciones
de afrontar el costo del proyecto.
Direccin
Me interesa que los gerentes y yo podamos acceder a los informes y tableros,
y navegar por ellos desde nuestros celulares o tabletas.
Quiero que podamos reducir las prdidas cuanto antes, no importa que sea la
herramienta ms barata, tiene que ser la que mejor cubre nuestras
necesidades.
Se PideIdentificacin de necesidades
1. En base a las necesidades planteadas por las distintas reas,
identifique aquellas que son relevantes para el proyecto, y
confeccione una lista de caractersticas a evaluar para cada
proveedor. Clasifquelas en funcionales, tcnicas (o no funcionales)
y comerciales.
Se PideSeleccin de Software
Marcelo Agucha y Marcela Alvarado se contactaron con algunos proveedores,
buscaron informacin sobre ellos y, junto a miembros de sus equipos,
participaron de las respectivas demostraciones de los productos. Luego de un
mes de investigacin, recabaron la siguiente informacin:
Opcin 1 Software propietario, de cdigo cerrado

Posibilidad de creacin de varios tipos de reportes y tableros de


comando. Posee plantillas para facilitar el diseo.

Permite navegar la informacin de un reporte en diferentes direcciones


(drill down, drill across), as como agregar nuevos indicadores y filtros a
un reporte, en tiempo real, por lo que es posible realizar reportes ad-hoc.
Gran variedad de grficos.
Permite exportar los informes en diferentes formatos: archivo de texto,
MS Word, MS Excel, PDF, Adobe Flash, HTML.
Acceso web (compatible con los principales navegadores) y mvil
(Android, iOS, Windows 8)
Permite realizar anlisis de escenarios de manera simple, pero requiere
que el usuario tenga experiencia con la herramienta.
Funcionalidad bsica para datamining. Incluye diversos modelos
predictivos.
Seguridad: distintos niveles de acceso a la informacin (por reas de
informacin, por reportes, etc.) tanto para lectura como para edicin de
reportes. Compatible con LDAP.
La versin actual no permite utilizar distintas fuentes de datos para un
mismo reporte.
El proveedor es partner del fabricante de la herramienta, desde hace 6
aos. Tiene experiencia en latinoamrica, en diversos proyectos, pero
slo 2 de ellos en el rubro de alimentos.
La empresa cuenta con un equipo de 10 consultores en el pas, con
distintos niveles de seniority.
El fabricante actualiza al menos una vez por ao la aplicacin con
mejoras y nuevas funcionalidades. Adems, publican frecuentemente
versiones con correcciones de errores.
De acuerdo a lo visto en las demostraciones, los futuros usuarios
coinciden en que la interfaz resulta muy amigable. Sin embargo, el
mdulo de administracin, posee gran cantidad de opciones de
configuracin, por lo que su uso puede resultar complejo al inicio.
Un colega de Jos II, que utiliza la herramienta en su empresa hace
tiempo, le coment que la curva de aprendizaje es corta.
El sitio web de documentacin de la herramienta posee manuales
actualizados en varios idiomas (incluye espaol), as como un foro que,
segn lo que Marcelo pudo ver, tiene mucha participacin de los
usuarios.
El proveedor garantiza una primera respuesta dentro de las 2 horas para
incidentes crticos en el ambiente de produccin, y 36 hs para el resto de
los casos.
Compatible con el software de base utilizado en AliMun.
La implementacin incluye:
o Definicin del modelo de datos del datawarehouse y creacin de
cubos.
o Creacin de los procesos de ETL
o Configuracin del modelo de datos en la herramienta y creacin
de 10 reportes bsicos
o Horas de capacitacin

Tiempo de implementacin: 2 meses


Costo de implementacin (incluye tambin hardware y software
necesarios, y soporte y actualizaciones durante el primer ao): $
800.000
Mantenimiento anual y soporte: $80.000

Opcin 2 Software gratuito, de cdigo abierto

Posibilidad de creacin de varios tipos de reportes y tableros de


comando. Posee plantillas para facilitar el diseo.
Permite navegar la informacin de un reporte en diferentes direcciones
(drill down, drill across), as como agregar nuevos indicadores y filtros a
un reporte, en tiempo real, por lo que es posible realizar reportes ad-hoc.
Poca variedad de grficos.
Permite exportar los informes en diferentes formatos: texto, MS Word,
MS Excel y PDF.
Acceso web (compatible con los principales navegadores) y mvil (slo
Android)
La funcionalidad de anlisis de escenarios es limitada.
Seguridad: distintos niveles de acceso a la informacin (por reas de
informacin, por reportes, etc.) tanto para lectura como para edicin de
reportes. No compatible con LDAP.
Permite conectarse a diferentes fuentes de datos para un mismo reporte.
El proveedor es una consultora de sistemas que implementa la
herramienta desde hace 4 aos. Tiene experiencia en Latinoamrica, y
realiz 3 proyectos en el rubro de alimentos.
La empresa cuenta con un equipo de 5 consultores en el pas, todos con
amplia experiencia.
El fabricante no posee una poltica establecida de periodicidad en las
actualizaciones, y el proveedor desconoce cules sern las prximas
mejoras. Se publican frecuentemente versiones con correcciones de
errores o pequeas mejoras.
De acuerdo a lo visto en las demostraciones, los futuros usuarios
coinciden en que la interfaz resulta muy amigable. El mdulo de
administracin y la aplicacin de actualizaciones, son muy simples.
El sitio web de documentacin de la herramienta posee manuales slo
en ingls. La participacin de usuarios en los foros es poco frecuente.
El proveedor garantiza una primera respuesta a los casos, dentro de las
48 hs.
Compatible con el software de base utilizado en AliMun.
La implementacin incluye:
o Definicin del modelo de datos del datawarehouse y creacin de
cubos.
o Creacin de los procesos de ETL
o Configuracin del modelo de datos en la herramienta y creacin
de 10 reportes bsicos

o Horas de capacitacin
Tiempo de implementacin: 1 mes
Si bien la licencia de la herramienta es gratuita, se debe abonar un costo
anual para obtener soporte.
Costo de implementacin (incluye tambin hardware y software
necesarios, y soporte durante el primer ao): $ 600.000
Soporte anual: $50.000

Se Pide Seleccin de Alternativas


a) Elija una alternativa a recomendar a la direccin, utilizando las
herramientas estudiadas de seleccin de software, y tomando como
base los tems definidos en la actividad 2.1 (si lo cree conveniente,
agregue nuevos tems o agrpelos)
b) La alternativa seleccionada, satisface todas las necesidades
planteadas? qu ocurre con aquellas funcionalidades no
solicitadas? Indique cmo resolvera esta brecha, y determine si
correspondera incluirla en el proyecto.

Autor:Pablo Gil

007
Ao 2

VESEL S.A.

VESEL S.A. es una empresa argentina dedicada a la fabricacin y venta de


autopartes, que suministra sus productos a distribuidores y mayoristas a nivel
nacional, y que adems exporta parte de su produccin a los pases del
Mercosur. El ltimo ao el porcentaje de ventas al exterior se ha incrementado
hasta llegar al 25 % de la produccin, y debido a las condiciones
macroeconmicas vigentes se planea