FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL, SISTEMAS E INFORMATICA ESCUELA PROFESIONAL INGENIERIA DE SISTEMAS Docente : William Joel Marn Rodriguez Asignatura
: Gestin de proyectos
Tema
: Caso de la seguridad social de Reino
Unido Ciclo Turno Alumno
: IX Ciclo : Tarde : Garcia Aguirre, Jorge Andrs
UNIVERSIDAD NACIONAL JOSE FAUSTINO SANCHEZ CARRION - FACULTAD DE
INGENIERIA- ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS
2015
GESTION DE PROYECTOS
HUACHO - PER 2015
DEDICATORIA: UNIVERSIDAD NACIONAL JOSE FAUSTINO SANCHEZ CARRION - padres FACULTAD DEque INGENIERIA- ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS
fuente
de
a nuestros
sern
siempre
inspiracin
superarnos en la vida.
para
GESTION DE PROYECTOS
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CASO DE LA SEGURIDAD SOCIAL DEL REINO UNIDO
A pesar de lo que pensemos, parece innegable que la "Gestin y direccin de proyectos" constituye uno de los modelos de direccin cada vez ms adecuado para las organizaciones de nuestros das. Segn una encuesta realizada por Project Management Technologies Institute en abril del 2000, ms de 100.000 empresas en Espaa se involucran de manera directa o indirecta en la realizacin de proyectos de naturaleza diversa: proyecto social, proyecto de ley, proyecto de construccin, proyecto de ampliacin, proyecto de reubicacin, proyecto de desarrollo, proyecto de modificacin, proyecto de implantacin, proyecto cientfico, proyecto comercial o de ventas, etc...
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Cmo se explica esta repentina popularidad?
La popularidad actual del trmino "Proyecto" no es fruto del azar, ni de una moda pasajera o accidental en un mundo tan cambiante como el nuestro. Olvidamos que determinadas formas de consumo y de direccin, que tenan su razn de ser hace 50 aos, hoy en da ya no son viables. Si hubo un tiempo en que la mayora de las actividades de una empresa eran actividades sin originalidad, normalizadas y ms bien rutinarias, el contexto complejo y dinmico actual ha transformado considerablemente esta forma de organizacin. El lugar creciente que ocupan los proyectos dentro de las empresas sigue incrementndose. Las metodologas desarrolladas para la gestin y direccin de proyectos, en un pasado no muy lejano, eran las defendidas por Henri Fayol (1916) y su papel esencial consista en vigilar y verificar. Estas metodologas se siguen empleando en las organizaciones para realizar los proyectos. La complejidad creciente de estos ltimos y, sobre todo, la naturaleza misma de todo proyecto, que es un proceso dinmico limitado en el tiempo, hacen que los gestores o directores de proyectos se parezcan cada vez ms a aquellos viajeros que intentan desesperadamente subir a un tren, cargados de maletas, de documentos e informacin. Por ello, la gestin y direccin de proyectos es la forma de direccin cada vez ms apropiada y utilizada. Sin embargo, para que llegue a ser una forma de direccin verdaderamente eficaz, es necesario que los directores, jefes, administradores, coordinadores o miembros de equipos de proyectos conozcan y comprendan qu es y cmo se practica. Dotndose de proyectos y realizndolos es como las empresas innovan, conciben, desarrollan o, dicho de otro modo, se adaptan o evolucionan. La Gestin y direccin de proyectos integra esas actividades en un conjunto coherente cuyo objeto es llevar una idea o un proyecto desde su fase conceptual hasta la de su desarrollo y, finalmente, a una ejecucin exitosa. En esta panormica, la gestin y direccin de proyectos se define en el amplio sentido de la palabra, y se aplica indistintamente en la construccin de una mquina o de un hospital, al desarrollo de un producto nuevo o a la realizacin de una obra cinematogrfica o teatral. Antes de definir el trmino proyecto, enumeremos algunas de las caractersticas ms usuales de cualquier proyecto:
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-Todo
proyecto
es
-Todo
proyecto
tiene
una un
tarea inicio
especfica y
un
y fin.
limitada No
es
por una
llevar tarea
cabo;
repetitiva;
-Todo proyecto es, a menudo, una apertura, una ampliacin, una reubicacin, una introduccin de un nuevo producto, una modificacin tecnolgica, un cambio de la poltica comercial de la empresa o una orden excepcional referente a la direccin de la empresa.
Bajo la denominacin de "gestin y direccin de proyectos" en ingls, "project
management", se designan los mtodos y las tcnicas creadas para la concepcin y el anlisis en la conduccin de actividades temporales fuertemente irresistibles, no repetitivas, desarrolladas bajo plazos muy apretados de tiempo, en que se ven implicados recursos escasos y limitados." (Declerck, 1980; Olsen; 1981). Es evidente que muchos proyectos importantes fracasan. Unas veces debido a una organizacin mediocre, otras debido a una realizacin incorrecta y en ocasiones por ambas causas. Por ejemplo, a principios de los ochenta, la Seguridad Social del Reino Unido plane instalar 40.000 terminales en mil oficinas locales del Gobierno Gals, con el propsito de reducir los costes operativos y mejorar el servicio ofrecido a los clientes. La planificacin y el diseo tuvieron lugar entre 1982 y 1985; en 1985, el gobierno hizo pblicos detalles adicionales; la realizacin del proyecto debera empezar en 1987, siendo 1992 la fecha prevista para su conclusin. El resultado fue muy diferente debido en que las relaciones industriales fueron tensas, se perdi el control de los gastos y hubo escasez de personal interno en el departamento de la tecnologa de la informacin, lo que condujo a la contratacin de muchos asesores externos, incrementndose en gran cantidad el coste total del proyecto. Si se analiza el declogo de motivos que condujeron al fracaso del citado proyecto, se constata que el mismo era incompatible con los procesos de organizacin:
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1-Pensar que la tecnologa es la finalidad para el xito del proyecto.
La
gestin
direccin
de
proyectos
es
ante
todo
una
actividad
humana.
La tecnologa tiene sentido cuando los objetivos del proyecto estn bien definidos y son claros. As pues, hay que hablar de simbiosis y de sinergia entre la dimensin tecnolgica y la dimensin humana de la organizacin. Si introducimos determinada tecnologa en un grupo que la rechaza, nos encontraremos en una situacin que no se resuelve necesariamente con determinada tecnologa.
2-Falta de apoyo por parte del Gobierno
Debido al desconocimiento de las oportunidades que el proyecto ofreca, hubiera sido ms adecuado insistir sobre la importancia de los aspectos positivos del proyecto.
3-No exista pasin por el cliente en la cultura organizacional del proyecto.
En el centro de inters de todo proyecto / programa tiene que darse una
colaboracin autntica con los clientes.
El cliente es el origen del proyecto: el proyecto pretende responder a sus
necesidades.
El cliente se encuentra en pleno centro del proyecto: sus deseos, expectativas y
exigencias sirven de base a la configuracin de la respuesta.
El cliente es el destinatario final del proyecto: a l le corresponde evaluar si la
respuesta ofrecida es satisfactoria o no.
4-Falta de visin y estrategia
Es un problema no contar con una estrategia claramente definida, y en consecuencia, con unos objetivos mensurables del proyecto. En este punto es donde se genera el xito
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o el fracaso del proyecto.
5.-Diseo de los procesos
Es importante, desde el inicio del proyecto, tomar en consideracin los riesgos potenciales relacionados con el proyecto, y su naturaleza. La identificacin de los riesgos en esta etapa hubiera contribuido a impedir que se produjeran o a atenuar su impacto. Al igual que en otro tipo de proyectos tecnolgicos, es necesario redefinir los procesos para conseguir los resultados apetecidos. Se necesita redefinir la manera en la que se hacen las cosas en la organizacin para conseguir resultados y satisfaccin del cliente.
6-Mala calidad de los datos e informacin
La principal dificultad para el proyecto de que venimos hablando consista en identificar y medir los costes y beneficios para la colectividad en su conjunto. Ya que determinados efectos son por su naturaleza misma imponderables o difusos, de modo que no es fcil identificarlos, exponerlos o medirlos. Particularmente este es el caso de los factores externos que desbordan el contexto inmediato del proyecto.
7-Problemas con la integracin entre diferentes departamentos de la Seguridad
Social. El xito de un proyecto depende a menudo del modo en que la organizacin se adapta a las estructuras existentes. Las estructuras puramente jerrquicas pueden enfrentarnos a varias dificultades: los riesgos de divergencia, de duplicacin, la eleccin de prioridades y el riesgo de que olvidemos determinadas tareas.
8-Gestin del cambio inexistente
Es imprescindible la gestin correcta de cambio. Al igual que cualquier proyecto de UNIVERSIDAD NACIONAL JOSE FAUSTINO SANCHEZ CARRION - FACULTAD DE INGENIERIA- ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS
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envergadura,
es
necesaria
una
correcta
gestin
del
cambio
de
la
cultura
organizacional.
9-Insuficiencia del anlisis del valor ganado ( en ingls Earned Value)
La parte analtica del proyecto tendra que haber definido las recomendaciones y la toma de decisin en las que no interviene esta parte analtica para tener una visin global e integrada de la colectividad que es el miembro usuario de la Seguridad Social.
10-Calidad de los sistemas de control.
Un sistema de control de la calidad del proyecto es esencial en todas las fases de un proyecto, y ha de ser cerrado, constante y vigilante. As pues todo proyecto social que no responda a una motivacin profunda y real de la poblacin afectada est siempre y sistemticamente abocado al fracaso. Una vez ms los responsables de la toma de decisin se dejaron llevar por el sueo del gigantismo y los cambios, sin tener en cuenta las necesidades reales de la poblacin. Estas son algunas de las principales razones por las que el proyecto fracas. Seguramente, existiran tambin otras causas que no exponemos aqu, como la caresta de profesionales especializados en este campo o la propuesta de soluciones demasiado evolucionadas, etc.
El modelo ideal de la realizacin de un proyecto sera el que se realiza respetando los
plazos, con una calidad y presupuesto adecuados. Para conseguirlo con xito, la experiencia ensea que el director o el jefe de proyecto debe ser competente en los aspectos tcnicos de la direccin.
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Preguntas
1. En qu momento cree UD. que empez el fracaso del proyecto?
El fracaso del proyecto empez desde su planificacin y diseo pues lo realizaron sin tener en cuenta la satisfaccin del cliente obteniendo as una visin errnea de lo que se deseaba alcanzar y una estrategia deficiente en la cual no supieron identificar los riesgos que se presentaran ms adelante. 2. Cules son las mayores dificultades encontradas durante el proyecto? Las mayores dificultades encontradas durante el proyecto son las siguientes:
No estaba enfocada en la satisfaccin del cliente.
Se realiz un mal diseo de procesos pues no identificaron los posibles
riesgos que se puedan producir para poder atenuar su impacto cuando estos ocurran.
Hubo una mala calidad de datos e informacin por lo cual al realizarse el
proyecto se obtuvieron resultados diferentes o los previstos.
Hubo deficiencia de parte del jefe del proyecto debido a que este no fue competente en los aspectos tcnicos de la direccin.
No hubo un adecuado sistema de control para el proyecto.
3. Qu recomendaciones hubiera hecho Ud. para salvar el obstculo (ubicado
en la pregunta 1) con el fin de seguir adelante con este proyecto hacia el xito? Hubiera redefinido los objetivos del proyecto enfocndolos ms a la satisfaccin del cliente de tal manera que as pueda buscar la tecnologa adecuada para ellos y evitar el rechazo la cual solo me llevara al fracaso.
4. En el caso de que a Ud. se le encargue otro proyecto muy similar (de esa magnitud y riesgo), Qu
expectativas especficas debe estimular en los
responsables de la toma de decisin para asegurar el xito de este
proyecto? UNIVERSIDAD NACIONAL JOSE FAUSTINO SANCHEZ CARRION - FACULTAD DE INGENIERIA- ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS
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Cada responsable de la toma de decisiones debe estar identificado y tener
bien en claro cules son los objetivos especficos de la organizacin. Al momento de tomar una decisin lo deba de hacer teniendo en cuenta que esta no afecte las necesidades del cliente ya que es a ellos a quien nos debemos. Que tengan especial cuidado en la planificacin y diseo del proyecto percatndose que este orientado a la satisfaccin del cliente y que la tecnologa a utilizar sea aceptada por ellos. Que deban realizara un diseo de procesos adecuado en la cual se consideren todos los posibles riesgos que se puedan presentar en el transcurso de la realizacin del proyecto para as poder prevenir y no lamentar cuando sea demasiado tarde, tambin debern considerar algunas alternativas de solucin las cuales puedan servir para orientarnos cuando sea necesario. Que deberan de ser cuidadoso al momento de tomar una decisin verificando que los datos e informacin que van a considerar sean correctos y no errneos ya que estos nos podran ocasionar muchos problemas ms adelante. Que establezcan un sistema de control de calidad para el proyecto de tal manera que as puedan estar informados de todo lo que suceda, tomar medidas de correccin oportunas y verificar que estas sigan cumpliendo las expectativas del cliente. Que el proyecto se cumpla respetando los plazos y presupuesto adecuados.
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