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1 CONCEPTO
El control es el proceso de vigilar actividades para asegurar que se cumplan, de
acuerdo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin
significativa.
El control es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con
los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y
formular nuevos planes.
El control es la fase del proceso administrativo que debe mantener la actividad
organizacional dentro de los lmites permisibles, de acuerdo con las
expectativas. El control organizacional est irremediablemente relacionado con
la planeacin. Los planes son el marco de referencia dentro del cual funciona el
proceso del control.. Por otra parte, la retroalimentacin de la fase de control
con frecuencia identifica la necesidad de planes o estrategias nuevos o
ajustados. Los elementos bsicos del proceso de control son los mismos para
cualquier situacin organizacional o individual.
Importancia
El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional de las
actividades administrativas. Es la nica forma como los gerentes saben si las
metas organizacionales se estn cumpliendo o no, y por qu s o porqu no.. El
valor especfico de la funcin de control, sin embargo, radica en su relacin con
la planificacin y delegacin de actividades.
La importancia del control radica principalmente en los siguientes puntos:
a) Cierra el ciclo de la Administracin. De hecho, los controles son a la vez
medios de previsin.
b) Se da en todas las dems funciones administrativas: hay control de la
organizacin; de la direccin, la integracin, etc. Es por ello un medio para
manejarlas o administrarlas.
La funcin del control consiste en la medicin y correccin del rendimiento de
los componentes de la empresa, con el fin de asegurar que se alcancen los
objetivos y los planes ideados para su logro. El control tiene como fin sealar
las debilidades y errores con el propsito de rectificarlos e impedir su
repeticin. Hay que especificar que la funcin del control va muy va muy
aparejada a la funcin de planeacin, ya que el control implica la existencia de
metas y planes, y cuando los planes son ms claros, completos y coordinados,
el control es mucho ms eficiente.
PRINCIPIOS
PROCESO DE CONTROL
Establecimiento de estandares
Identificar lo realizado de tal manera que no slo se mida, sino que tambin se
evale lo medido, enfocndose a todos los niveles de la pequea empresa. Se
debe emplear medidas para evaluar las funciones y actividades, tanto actuales
como futuras, asegurndose de que tales medidas sean efectivas.
Medicin
Esta etapa consiste en identificar que es lo que se ha logrado. Esto es
importante porque proporciona la verdadera informacin objetiva que
posteriormente se compara con el estndar. En la ejecucin de este proceso es
til tener presentes los siguientes puntos:
a) Las mediciones sustituyen al criterio. No slo es necesario medir, sino
tambin evaluar lo que se ha medido.
b) Distribuir razonablemente las mediciones entre las varias actividades clave.
Abstenerse de hacer todas las mediciones en el mismo nivel de la organizacin.
c) Seleccionar medidas para evaluar tanto las actividades actuales como las
futuras.
d) Las mediciones que se aplican a un grupo, segn lo ilustra una unidad
orgnica pueden ser efectivas. La unidad no necesariamente debe ser un
empleado individual.
Correccin
Esta etapa es crucial para el proceso de control, ya que los esfuerzos estn
encaminados a que los resultados correspondan a los estndares. Cuando se
descubren desviaciones se debe tomar una accin correctiva. Esta accin
puede ser prevista, adelantndose a los hechos y ponerla en prctica
inmediatamente como una accin preventiva y correctiva.
Siempre que se descubran variaciones importantes, stas no slo piden una
accin inmediata y enrgica, sino que es imperativo aplicarla. El control
efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas, ajustes interminables
o excepciones excesivas.
TECNICAS
Las tcnicas del control, son herramientas o instrumentos utilizados para
facilitar y llevar a cabo el control. Estas tcnicas tambin son utilizadas en la
planeacin, dado que, estos dos procesos (el control y la planeacin) son
complementarios, sobresalientemente en la toma de decisiones. Dichas
tcnicas se dividen en tres grupos:
a) Tcnicas cuantitativas
b) Tcnicas cualitativas
Estas tcnicas o medios estn basados en juicios subjetivos e intuiciones, en
algunos casos de manera sistematizada.
1. Pronsticos Cualitativos. Tcnica que transforma juicios, opiniones y
conocimientos en estimaciones cuantitativas.
2. Tcnica Delfos. Consiste en la emisin de opiniones de grupos con el fin de