Qu son los sistemas ERP?

En la actualidad, donde la feroz competencia en el mercado lleva a que las empresas

mejoren sus servicios da a da, se vuelve necesaria la realizacin de una adecuada
planificacin de recursos mediante los denominados sistemas de informacin gerenciales,
tales como el ERP.
El sistema de planificacin denominado ERP, siglas del nombre en ingls Enterprise
Resource Planning, surgi de la necesidad de englobar todos los datos referentes a la
totalidad de la cadena de produccin de las empresas, con el fin de brindar informacin
confiable en tiempo real.

Mediante los sistemas ERP se realiza el seguimiento de las diversas reas de una
compaa, desde la fabricacin de un producto, pasando por la logstica, la distribucin, el
control de stock, la contabilidad de la organizacin y dems.
Se trata bsicamente de un software desarrollado para el manejo eficaz de la informacin
de las empresas, que permite tomar decisiones acertadas en los momentos
oportunos, gracias a la veracidad de los datos que se manejan mediante el ERP.

Por este motivo, por lo general los sistemas ERP son denominados en el ambiente
empresarial como sistemas de Back Office, ya que slo se encuentran involucrados en l
los diferentes sectores de la compaa.

Por el contrario, los sistemas llamados Front Office o ms comnmente denominados CRM,
son aquellos que como su nombre lo indica permite una relacin directa con los clientes,
como lo son los negocios de comercios electrnicos, entre otros.
Gracias a la utilizacin de ERP, todos los departamentos de una organizacin logran estar
comunicados e integrados con el fin de mejorar la productividad de la empresa, ya que al
disponer de informacin concreta en tiempo real se hacen posible las tomas de decisiones
inteligentes.
La caracterstica fundamental del ERP reside en que contiene diferentes partes, cada una
de ellas destinada a las diversas reas de la empresa, y las integra en un slo programa
para compilar la informacin que puede ser utilizada a la vez por cualquiera de los sectores
que componen una organizacin.
Por ello, uno de los objetivos ms importantes de los sistemas ERP ser lograr alcanzar la
mayor optimizacin de todos los procesos propios de una compaa.
Esto es posible gracias a que los ERP permiten el acceso permanente a la informacin
generada por cada rea de la empresa, pudiendo recurrir a los datos de manera confiable y
oportuna.
Asimismo, la optimizacin de la informacin se logra mediante la eliminacin de los datos
irrelevantes, que podran provocar la realizacin de operaciones innecesarias y malas tomas
de decisiones.
n entre sectores que permite los sistemas ERP, las operaciones realizadas resultan en
importantes beneficios para las empresas, ya que mediante la utilizacin de este tipo de
sistemas es posible el manejo eficaz de informacin, que permitir no slo la eficaz

finalizacin de la operacin, sino tambin obtener respuestas inmediatas a los problemas

que puedan surgir y una notable disminucin en los costos de las operaciones.
Si bien en algunas ocasiones el ERP puede llegar a ser definido errneamente como una
suite de administracin empresarial, provocando por ende un uso incorrecto del software,
lo cierto es que se trata de una sola aplicacin que funciona utilizando diversidad de
bibliotecas, y la informacin ingresada en l se compila en una extensa y organizada base
de datos centralizada.
Por ello, la caracterstica fundamental de este tipo de software reside en recopilar y
mantener disponible y actualizada la informacin de la que podrn hacer uso todos los
sectores de la empresa, en cualquier momento que se requiera.
Por otra parte, cabe destacar que entre todas las alternativas que existen en la actualidad
en el campo de las herramientas de gestin empresarial, el sistema ERP es sin lugar a
dudas el que ofrece mayores posibilidades y se adeca mejor a las distintas necesidades
de cada empresa.
En qu se diferencia el sistema ERP del resto de las herramientas de su tipo? Puedes
encontrar informacin al respecto en el artculo titulado "Comparativa entre ERP y Suite
de Gestin".

Comparativa entre ERP y Suite de Gestin

Si bien existen en la actualidad diversas alternativas eficaces en el campo del software que
brindan respuesta a la problemtica de una organizacin adecuada en la gestin
empresarial, lo cierto es que los sistemas de administracin de informacin ERP suelen ser
la mejor herramienta para lograr una real optimizacin de los procesos productivos.
En la actualidad gran cantidad de compaas dedicadas a la programacin ofrecen sus
servicios a las empresas, creando aplicaciones que respondan a las necesidades de cada
una de las reas de dicha organizacin, muchas veces sin reparar en la importancia de crear
un sistema que englobe de manera eficaz toda la informacin recolectada.

Partiendo de la base que seala que la nica forma de tomar decisiones correctas con el fin
de optimizar la produccin, reducir los costos y ofrecer un mejor servicio, es utilizar los
datos de manera eficaz y oportuna, es lgico que las empresas necesiten de un sistema de
informacin que logre una convergencia real entre los departamentos que componen la
organizacin.

El sistema ERP brinda respuestas a esta problemtica de manera ms eficaz que el resto
de los softwares empresariales, debido a una serie de caractersticas que lo convierten en
la mejor opcin para una correcta administracin de los recursos de una compaa.
En principio, cabe destacar que los ERP son totalmente integrales, ya que brindan la
posibilidad de gestionar todos los procesos y operaciones que se realizan en una empresa,
permitiendo que todos los sectores se relacionen entre s.
La interaccin entre departamentos funciona en forma de cadena, donde cada rea
representa un eslabn, y donde el resultado de un proceso es el punto de partida del
proceso siguiente.
En otro tipo de herramientas en las que no se utiliza la integracin, cada una de las reas de
una empresa funciona de manera independiente, dando lugar as a la aparicin de
informacin errnea, irrelevante y redundante.
Por el contrario, el sistema ERP, al funcionar de manera integrada y permitir de esta
manera la interaccin de los diversos departamentos en una misma operacin, ofrece
resultados favorables, ya que los datos no son corrompidos ni manipulados, y la
informacin utilizada es siempre confiable y precisa.
Asimismo, a diferencia de otros software para gestin empresarial, los sistemas ERP se
basan en una estructura modular, es decir que su funcionalidad est dividida en mdulos
que corresponden a cada uno de los departamentos de la empresa, y los cuales pueden ser
configurados segn los requerimientos de cada sector.
Todos estos mdulos interactan entre s, a pesar de parecer diferentes en su forma, y al
prescindir de programas especiales para cada una de las reas de una organizacin, la
utilizacin de ERP no slo resulta provechosa debido a su eficacia, sino que tambin
representa una gran ventaja econmica, ya que reduce los costos que se invierten en
herramientas informticas.

Por otra parte

Como mencionamos, cada uno de estos mdulos es totalmente adaptable para
responder a las necesidades de cada sector. Es decir que la implementacin de un sistema
ERP no slo significa que el software estar adaptado a los requerimientos de la empresa,
sino que adems cada uno de los distintos mdulos que lo componen tambin estar
construido en funcin de las tareas que se realizan en cada rea, de manera independiente,
para converger en una misma base de datos.
Dentro de las ventajas que presentan los sistemas ERP, cabe destacar el efectivo manejo
de la informacin que se logra a travs de este tipo de software, ya que adems de ser
precisa, relevante y oportuna, permite obtener datos consistentes, concretos y comunes,
gracias a que la informacin slo deber ser ingresa por nica vez, evitando as
manipulacin de los datos y redundancia en los mismos.
Por todas estas ventajas, los sistemas de gestin empresarial ERP son los ms utilizados
en la actualidad, tanto en grandes compaas como en Pymes. No obstante, para lograr
una implementacin eficaz de este tipo de herramienta, es necesario tener en cuenta una
serie de parmetros para lograr el mejor resultado en su uso. Al respecto, te
recomendamos la lectura del artculo titulado "Implementacin de Sistemas ERP".

Implementacin

de

Sistemas

ERP

Cuando una empresa decide implementar tecnologa informtica en sus procesos

productivos, con el fin de optimizar las operaciones y reducir los costos, el primer paso ser
evaluar cules son las necesidades concretas de la compaa, y cul es la mejor herramienta
para lograr los resultados esperados.
Si bien existen gran cantidad de empresas que ofrecen servicios de software de versiones
denominadas sectoriales, que son creadas especialmente a medida de cada uno de los
requerimientos de los distintos departamentos de una organizacin, lo cierto es que lo ms
recomendable es la utilizacin de un sistema ERP debido a las ventajas que brinda en
cuanto a correcto manejo de la informacin, reduccin de costos e interaccin
permanente de las reas de la empresa.

En general, cuando una compaa decide cambiar sus herramientas informticas por un
software de ERP deber pasar por un proceso denominado comnmente como
reingeniera de procesos, durante el cual los distintos sectores de la organizacin debern
adecuarse a la nueva aplicacin y su forma de uso.

Para lograr la implementacin inmediata de un sistema ERP en una empresa, este tipo de
software posee la virtud de poder ser configurado o parametrizado para responder a las
necesidades propias de cada departamento.
No obstante, la implementacin exitosa de un sistema ERP requiere tiempo y esfuerzo,
por lo cual antes de comenzar a utilizarlo es conveniente definir ciertos aspectos
relacionados al futuro de nuestra empresa.
Es fundamental saber cul es el modelo de gestin y de negocio que perseguimos con
nuestro emprendimiento, de qu manera llevaremos a cabo la implementacin de
tecnologa informtica en los procesos productivos, y qu resultados pretendemos obtener
mediante la utilizacin de un ERP.
Por otra parte, deberemos evaluar los posibles cambios que se debern enfrentar al
implementar este tipo de sistemas, ya que al comenzar a utilizar software ERP quizs
deberemos modificar la estructura y plataforma tecnolgica actual, y producir un
significativo cambio en la organizacin de los procesos.
Una vez implantando el sistema ERP en nuestra empresa, deberemos realizar un
seguimiento del mismo, para evaluar los resultados tcnicos y econmicos de esta nueva
herramienta.
No obstante, en la actualidad existe la tendencia de tercerizar este tipo de actividades, es
decir que muchas empresas contratan a una compaa especializada en software
ERP para llevar adelante la implementacin y seguimiento de la aplicacin en el desarrollo
productivo diario.

En general, la mayora de los proveedores de software de gestin empresarial aseguran que

mediante un preciso examen piloto de la implementacin y posterior funcionamiento de un
sistema ERP pueden obtenerse resultados confiables en un lapso no mayor a seis meses.
De esta manera, la puesta en marcha de un ERP se ha vuelto mucho ms sencilla que lo

que sola ser hace algunos aos atrs, cuando las empresas necesitaban contratar a un
equipo especializado en informtica para dicho fin. Con la tercerizacin de este tipo de
servicios no slo es sencilla y rpida la implementacin de un sistema ERP, sino que adems
incide directamente en los costos de inversin.
Por ello, lo ms recomendable es contratar a una compaa que comercialice software
ERP de manera integral, es decir que ofrezca una solucin tcnica y de negocios, tanto en la
personalizacin de cada uno de los mdulos que componen al sistema ERP, como en la
configuracin del propio sistema en s, con el fin de lograr una herramienta lo ms adecuada
posible a las necesidades de nuestra organizacin.
Recordemos que una de las caractersticas fundamentales de los sistemas ERP, que lo
convierten en una de las herramientas ms eficaces en los procesos productivos, radica en
la integracin total de los sectores en un slo software.
No obstante, los ERP tambin poseen una serie de desventajas que debern evaluarse
antes de la implementacin de este tipo de software. Para saber ms al respecto te
recomendamos la lectura del artculo "Limitaciones de los Sistemas ERP".

Limitaciones de los Sistemas ERP

A pesar de las grandes virtudes que caracterizan a los sistemas ERP para mejorar los
procesos productivos de las empresas, lo cierto es que la implementacin de este tipo de
software tambin puede conllevar una serie de desventajas que pueden resultar un
inconveniente para las operaciones de una compaa.
En otro artculo hemos mencionado que los sistemas ERP poseen como principal
beneficio el hecho de ofrecer un herramienta nica que permite la interaccin de los
diversos sectores que componen una empresa.

Esto se traduce en informacin confiable, precisa y oportuna que colabora con el proceso
de toma de decisiones para mejorar la productividad y reducir los costos aprovechando
todos los recursos de nuestra compaa.
No obstante, los ERP tambin pueden presentar ciertas limitaciones y obstculos en el
desarrollo de los procesos, dando como resultado futuros inconvenientes en las
operaciones. Cabe destacar que en este aspecto, la mayor parte de los problemas surgidos
en las compaas por la implementacin de un sistema ERP se debe en muchos casos a la
falta de capacitacin del personal, inexistencia de una poltica corporativa adecuada, la falta
de
actualizacin
del
software,
e
inversiones
inadecuadas.
Sin embargo, es importante resaltar que los ERP pueden llegar a resultar difciles de

operar, ya que se trata de un sistema rgido, que en ocasiones no presenta una adaptacin
adecuada a los procesos de negocios.
Por otra parte, segn la experiencia de algunas empresas, la eficacia en la funcionalidad de
un sistema ERP puede verse perjudicada cuando surge un problema o una inconsistencia
de datos en alguno de los mdulos correspondientes a alguno de los sectores de la
compaa.
Esto puede provocar la aparicin de informacin poco confiable, o bien la omisin de
datos relevantes para el proceso productivo, adems de poder surgir algn tipo de
manipulacin de los datos, en casos en los que el personal de alguna de las reas de la
empresa se resiste a compartir la informacin interna con el resto de los sectores de la
organizacin.
Por ello, antes de la implementacin de un sistema ERP es sumamente necesario
capacitar y educar al personal de la empresa no slo en el uso de este tipo de software,
sino tambin en una idiosincrasia que apunte a ampliar las perspectivas de trabajo,
estableciendo como puntos fundamentales de xito el hecho de compartir y convertirse as
en uno de los importantes eslabones de la cadena productiva.
Debido a la necesaria educacin del personal y la inclusin de maquinaria y software para
llevar adelante un sistema de gestin empresarial, cabe destacar que la implementacin
de los ERP suele ser muy costosa.
No obstante, la implementacin de cualquier tipo de software de gestin implica una
inversin importante, pero la diferencia fundamental es que en el caso de un sistema ERP
estaremos utilizando una herramienta integral que permite la interaccin de todos los
departamentos de nuestra compaa, es decir un mismo software para todos, al contrario
de otro tipo de herramientas informticas.
Lo cierto es que antes de implementar un sistema ERP en nuestra empresa, debemos
evaluar la necesidad real del mismo en los procesos productivos de nuestra organizacin,
ya que muchas veces la ingeniera informtica de este tipo de sistemas puede llegar a ser
extremadamente excesiva con respecto a las necesidades reales de nuestra compaa.