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Google Docs almacena estas grabaciones, y nos permite volver a versiones anteriores de nuestro documento. Cuando tengamos
cambios recientes que an no se hayan guardado, aparecer activo el botn Guardar ahora, pero por lo general, no debemos
preocuparnos de guardar el documento. Para cerrar el documento cerraremos la ventana asegurarnos antes de que los cambios
se han guardado. Al cerrarse la ventana del documento, volvemos a la pantalla inicial de Google Docs. Ahora el documento
Primero aparece en la pantalla de inicio. Si no aparece, actualiza la ventana con el botn Actualizar o la tecla F5.
Para cerrar Google Docs, haremos clic en Salir, en la esquina superior derecha de la pantalla. Hay que tener en cuenta que si en
vez de pulsar en Salir cerramos la ventana, NO hemos cerrado la sesin y cualquier persona que desde ese equipo acceda a
Google Docs se encontrar con nuestra sesin iniciada, pudiendo editar nuestros documentos o acceder a nuestro correo
GMail.
4. Dando formato al texto
Tenemos una barra de botones similar a la de otros programas de edicin de texto:
En ella podemos hacer las opciones ms comunes como guardar el archivo, imprimir, etc. Podemos dar formato al texto igual que
si lo estuviramos haciendo con Google Docs, pero con algunas diferencias. La barra de herramientas que tenemos a nuestra
disposicin es la siguiente:
En el men de la izquierda, aparecen las distintas clasificaciones de los documentos, lo que nos permitir listarlos de diferentes
formas. Por ejemplo, pulsando en Soy el propietario muestra slo los documentos que hemos creado nosotros. Pulsando en
alguna carpeta, se muestran slo los que tenga esa carpeta, y pulsando en Todos los elementos, se muestran todos. Los
documentos existentes aparecen listados en el recuadro de la derecha. En la columna Ttulo, se muestra el nombre del doc. En
la columna Propietario, aparece el creador y dueo del documento. Por ltimo, en la columna ltima modificacin se muestra
la fecha de los ltimos cambios realizados y quin los ha hecho. Por defecto, los documentos aparecen ordenados por fecha,
estando el ms reciente primero, aunque se pueden ordenar por cualquier columna, pulsando sobre el encabezado, y volviendo a
pulsar para invertir el orden.
2. Seleccionar documentos
Hay acciones que se realizan desde la pantalla principal sin tener que abrir el documento y que requieren que primero lo
seleccionemos. Un documento seleccionado es aquel que est marcado, y sobre el que van a recaer las acciones que
ejecutemos despus, hasta que se deseleccione. Se distingue cuando un documento est seleccionado porque la casilla a su
izquierda aparecer marcada, y el ttulo del documento aparecer resaltado con un fondo claro. Para seleccionar un documento,
simplemente marcaremos, haciendo clic en ella, la casilla de la izquierda del nombre. Y as con todos los que queramos
seleccionar. Volviendo a hacer clic, quitamos la seleccin. Si por ejemplo, hay 3 documentos y queremos seleccionarlos todos,
podemos usar la casilla que se encuentra junto a la columna Ttulo. Para realizar acciones sobre un nico elemento, no es
necesario seleccionarlo primero, ya que podemos usar el men contextual del documento. Los botones que aparecen para
trabajar con documentos son los siguientes:
Existen mltiples formatos que Google Docs es capaz de subir, convertir y editar. Actualmente se pueden subir para editar los
principales tipos de documento de texto (DOC, DOCX y ODT), hojas de clculo (XLS, XLSX y ODS), presentaciones (PPT,
PPTX y ODP). Se pueden ver todos los formatos aceptados y ayuda al respecto, pulsando en Ms informacin. Para elegir el
archivo a subir, se pulsa en Archivos... y se abre la ventana de dilogo para seleccionar archivos, dnde localizaremos el
documento que queremos seleccionar. Para seleccionar varios archivos, se puede hacer clic en los que se quiera mientras se
mantiene la tecla Ctrl pulsada. Por defecto la opcin Convertir documentos, presentaciones y hojas de clculo a los
formatos correspondientes de Google Docs est marcada. Si se deja as, los documentos que se suban se convertirn para
poder ser editados. Es necesario tener en cuenta que Google Docs no es 100% compatible con todos los formatos. Los
documentos que sean simples, los podremos subir sin problemas. Pero en documentos ms complejos, con grficos incrustados,
perderemos parte de la informacin. De todas formas, siempre puedes probar, ya que el documento de tu equipo no sufrir
ningn cambio. Si se desmarca la opcin anterior, se subir el documento tal cual, por lo que no se podr trabajar con l en
Google Docs, aunque s compartirlo y descargarlo. Tras pulsar el botn Iniciar la subida, sta comenzar, y tras unos instantes
el documento aparecer en el listado de la pgina principal.
8. Archivos almacenados
A Google Docs se pueden subir muchos otros tipos de archivo: PDFs, imgenes, archivos comprimidos, vdeos, etc. Aunque
estos archivos no es posible editarlos, s pueden ser guardados. Por lo tanto, se puede utilizar Google Docs para almacenar
nuestros archivos. Algunos formatos como el PDF, se pueden ver cmodamente, sin necesidad de programas adicionales. Otros,
como las imgenes, se pueden ver en una vista previa. Y otros como los archivos comprimidos slo pueden ser descargados.
Este sistema permite que se puedan guardar archivos en la nube, y tenerlos disponibles desde cualquier dispositivo con
conexin a internet, compartindolos con quien se quiera. Se pueden comprimir varios archivos en un zip, o subir un vdeo, y
permitir que un amigo se lo descargue. El lmite de almacenamiento es de 1GB, aunque los archivos convertidos a formato de
Google Docs, no consumen espacio. Si se necesita se puede contratar ms espacio de almacenamiento de pago.
9. Colecciones
Existe la posibilidad de crear colecciones para clasificar los documentos. Son similares a las carpetas que se usan en Windows
pero tienen caractersticas diferentes, ya que tan slo sirven para facilitar la organizacin y no contiene literalmente al
documento. De esta forma un documento puede estar en varias colecciones, y aunque se borren stas, no se borrarn los
documentos que contienen. Las carpetas se administran desde la pantalla de inicio, como el resto de elementos. Para crear una
carpeta nueva, se pulsa el botn Crear y Coleccin. Al pulsarlo, se abre una Nueva coleccin, a la que podemos cambiar el
nombre. Las colecciones aparecen listadas en la columna de la izquierda, en la seccin Mis colecciones. Para acceder a una se
debe hacer clic sobre su nombre, mostrndose todos los elementos que contiene. Haciendo clic sobre su nombre, se pueden
editar sus caractersticas como el nombre y el color para diferenciarla del resto. Para aadir elementos a una coleccin hay que
seleccionarlo primero, y luego pulsar el botn (dibujo de carpeta). Se abrir una nueva ventana donde se puede seleccionar la
coleccin donde se quiere agrupar. Otra forma de asignar elementos a carpetas es arrastrar los elementos directamente desde el
listado, como se hace en Windows. Para eliminar colecciones se hace igual que el resto de elementos, aunque si se desea que
tambin se borren los documentos que contienen, se deben seleccionar tambin. Si no estn seleccionados, slo se borrar la
coleccin y no su contenido.
10. Buscar elementos
Google Docs dispone de un buscador de documentos muy til cuando se tiene una cantidad grande de archivos almacenados. Al
introducir un texto, automticamente lista todos los documentos que incluyan esos caracteres en su contenido, ttulo o autor. Al
pulsar en Mostrar opciones de bsqueda abre una bsqueda ms avanzada, pudiendo filtrar por nombre del documento, autor,
colaborador y fecha de modificacin. Se pueden buscar los documentos de texto compartidos con una determinada persona, los
que hayan sido modificados en las ltimas semanas. Si se va a utilizar frecuentemente la bsqueda que se ha hecho, se puede
guardar usando la opcin Guardar esta bsqueda y asignndole un nombre, de tal forma que aparezca en la columna izquierda
para que con un simple clic se ejecute y se vea el resultado.
11. Eliminar documentos y colecciones
Cuando un documento o una coleccin dejen de sernos til, podemos simplemente eliminarlo. Para eliminar un documento o una
coleccin existen dos opciones. La primera se realiza desde la pantalla inicial, seleccionando los documentos o colecciones que
se quieren eliminar y pulsando el botn. La segunda es arrastrando el elemento sobre la Papelera. Cuando un elemento est en
la papelera, an disponemos de l, y podemos abrirlo y editarlo si vamos a la papelera, pero no aparecer listado con los dems
documentos. Seleccionando un elemento de la papelera, y pulsando Vaciar papelera, se eliminar definitivamente.
Seleccionndolo y pulsando Restaurar, se recupera de la papelera, y volver a aparecer listado con los dems.
Unidad 4: Formatos
1. Formateando un texto
Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con su aspecto y con la
forma de presentarlo. Por ejemplo, poner una palabra en cursiva, alinear un prrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado
a una tabla son operaciones tpicas de formato que slo afectan a la forma en cmo vemos el texto, pero no al propio contenido
del texto. Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en l, la forma en la que lo vemos tambin tiene
mucha importancia. Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fcil
dar un formato atractivo con Google Docs. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados
espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseo de forma que tus documentos se diferencien del resto.
Podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en dos grandes grupos:
Formato carcter: Afectan a los caracteres en s mismos
como el tipo de letra o fuente, tamao, color, etc. Los
caracteres son todas las letras, nmeros, signos de
puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Las
letras incluidas en imgenes, no se consideran caracteres a
estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que
vamos a estudiar.
Bsicamente, podemos emplear estos formatos de dos formas:
Aplicarlo a un texto ya escrito: para ello, seleccionamos
el texto a formatear, y elegimos la fuente, el tamao o el
En un texto escrito, un prrafo es la parte del texto comprendida entre dos puntos y aparte. En Google Docs un prrafo finaliza al
pulsar la tecla Intro (no tiene por qu estar entre la etiqueta de prrafo de HTML) para realizar un salto de lnea y retorno de
carro. Cuando al escribir de forma normal, llegamos al margen derecho, y cambiamos a la lnea de abajo, no se limita un prrafo.
Al insertar un prrafo, este toma las mismas caractersticas de formato del prrafo anterior. Para cambiar las caractersticas de
formato de un prrafo, basta con dejar el punto de insercin dentro del prrafo y modificar las caractersticas que queramos. Las
caractersticas ms importantes de formato de prrafo son la alineacin y la sangra, ambas suelen estar disponibles en la barra
de herramientas.
2. Compartir un documento
Podemos compartir cualquiera de nuestros elementos de Google Docs, incluso una coleccin. De hecho, al compartir una
coleccin, se comparte todo su contenido. Por eso, si tenemos un grupo de personas con el que siempre compartimos
documentos, nos ser ms cmodo compartir una carpeta, e ir asignando los documentos a dicha carpeta, que ir
compartindolos cada vez. Se pueden compartir varios documentos a la vez desde el listado de la pantalla de inicio. Primero los
seleccionamos y despus pulsamos el botn (personita+) para acceder a la ventana de Compartir. A esta ventana de
configuracin de un uso compartido tambin se puede acceder desde un documento abierto pulsando el botn Compartir de la
parte superior derecha de la pantalla. Por defecto se puede ver que el documento es privado, es decir, slo puede acceder a l
su propietario, que aparece justo debajo. Pulsando en Cambiar se accede a una nueva ventana donde se las caractersticas
de uso compartido del documento. Las opciones disponibles son las siguientes:
Pblico en la web: Se crea un enlace con una direccin de internet que se puede dar a cualquiera para que acceda al
documento. Adems el documento puede ser encontrado por los buscadores como Google.
Cualquier usuario que reciba el enlace: El documento es accesible a todo el mundo que reciba el enlace pero no se puede
encontrar desde los buscadores. Para esta opcin y la anterior se puede indicar el tipo de permiso que se tiene, es decir, si los/as
que accedan al documento tan solo pueden ver el documento o si tambin pueden editarlo.
Privado: Es la opcin por defecto. No se comparte con nadie.
Si el documento es compartido con ms personas, la ventana de edicin mostrar en su parte derecha un chat donde poder
comunicarse con el resto de editores del documento. La edicin es simultnea, es decir, que no es necesario que los usuarios/as
cierren el documento para que otros/as puedan modificarlo. Los cambios se ven al instante identificados con un cursor de
diferente color. Una vez definidos los permisos de acceso al documento, se pueden aadir personas al documento desde la parte
inferior de la ventana, simplemente escribiendo sus direcciones de correo. Justamente debajo aparece una opcin en la que se
puede indicar si los usuarios que pueden editar el documento tambin pueden invitar a ms gente a participar en el documento.
Tambin se puede enviar un mensaje personalizado a los invitados/as.
una hoja de gran tamao. Por eso crearamos una hoja por cada ao y gnero, por ejemplo Varones - 1998, Mujeres - 1998,
Varones - 1999, etc... y en cada hoja una fila para la poblacin y una columna para el mes. Otra opcin podra ser crear varios
documentos independientes, pero nos resultar mucho ms cmodo gestionar un slo documento que varios que hemos de
tratar como uno. Cuando tenemos varias hojas, en la parte inferior encontramos un enlace o pestaa por cada hoja, donde se
distingue que hoja est activa. Si pulsamos sobre la hoja que est activa, se desplegar un men con opciones sobre la hoja:
Suprimir: borra la hoja seleccionada.
Duplicar: crea una copia de la hoja, con los mismos datos.
Copiar en... Exporta la hoja a cualquier otro documento.
Cambiar nombre nos permite personalizar el nombre de la hoja, con un dilogo como al cambiar el ttulo.
Proteger hoja. Permite establecer quin tendr permiso para modificar la hoja.
Mover a la izquierda: Desplaza la posicin de la hoja hacia la izquierda.
Mover a la derecha: Desplaza la posicin de la hoja hacia la derecha.