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Sistematizacin de la Informacin
La elaboracin de la informacin se puede realizar cada vez que sea necesario ante una
necesidad particular, pero cuando se deben tomar decisiones en forma rutinaria, como
ocurre en el caso de gestin de organizaciones, hay que establecer un mtodo o
procedimiento para que la informacin surja sin necesidad de estar pensando su
procesamiento. Imagine que sera imposible tomar decisiones en el actual mundo de los
negocios, cambiante, globalizado, de riesgo (ms todava en nuestro pas); si para cada
decisin de gestin en la organizacin, debemos elaborar desde cero la informacin, a fin
de contar con ms herramientas para establecer qu curso de accin tomar, en el
momento que finalicemos de elaborar la informacin, la misma ya no ser oportuna, por lo
tanto dejar de ser til. En este caso ya no hablaremos de informacin, ya que no
cumplira con los requisitos necesarios.
Esto implica establecer un sistema que nos brinde informacin permanentemente para
apoyar la toma de decisiones de gestin de las organizaciones.
Ahora, Qu es un sistema?
Lo podemos definir, tal como lo pueden encontrar en numerosa bibliografa, como un
datos que, luego de ordenados y clasificados, son utilizados para conocer una situa
Por ello, cuando
elegir sobre esa base un curso de accin para alcanzar un objetivo.
hablamos de un subsistema nos estamos refiriendo a un sistema que forma parte de uno
mayor o general, como se puede apreciar en el siguiente esquema:
Subsistema de Informacin
Subsistema de Informacin
Subsistema de Informacin
Subsistema de Informacin
Alternativa 1
Alternativa 2
Alternativa 3
Alternativa 4
Datos
Alternativa 5
Datos
Datos
Datos
Toma de Decisin
Optamos por una alternativa dentro de todas las disponibles
obtener datos tiles para poder diagnosticar la situacin del ente en sus distintas
ser capaz de encarar soluciones a tiempo.
Se dice que la capacidad que tiene una
fondo Fortalezas,
Organizaciones sin fin de lucro: la iglesia, un club deportivo, las universidades, una
biblioteca vecinal, entre otras.
Organizaciones
Sin fin de lucro (Asoc. Civiles, clubes, etc.)
Contabilidad
Si bien podemos encontrar numerosas definiciones y distintos puntos de vista de una gran
cantidad de estudiosos de la disciplina contable, todos giran sobre los mismos conceptos
bsicos y en esta oportunidad nos enfocaremos en un concepto simple de lo que se
entiende por Contabilidad.
Esta definicin, usted la puede constatar en la bibliografa bsica (El Proceso Contable
de Hugo Luis Sasso), en el captulo 1, tambin en la bibliografa complementaria e incluso
en cualquier material de contabilidad bsica al cual tenga acceso.
Pero cabe aclarar que la Contabilidad no slo brinda informacin para la gestin de las
organizaciones, sino que tambin cumple un rol importante a nivel de control, dado que
permite detectar hechos o actos irregulares contrarios a los intereses de los dueos,
adems de darles proteccin legal, ya que cuando han sido debidamente registrados,
sirven como medio de prueba ante la justicia.
Si bien los medios informticos han facilitado sus procesos, la contabilidad esencialmente
contina brindando las mismas prestaciones que al momento de crearse la partida doble.
Pero hoy no debe ser entendida solamente como una herramienta para generar
informacin esttica y referida a un objeto determinado, sino que debe servir para evaluar
y proyectar los distintos escenarios que enfrentan las organizaciones; brinda informacin
tendiente a demostrar la situacin actual de la empresa y tambin permite analizar su
pasado y proyectar su futuro.
Subsistema
Subsistema
RRHH
Ventas
Subsistema
Contabilidad
Subsistema
Subsistema
Subsistema
Distribucin
Logstica
Operaciones
De Uso Interno
2.
Los de Uso Interno, son los llamados informes de gestin, requeridos por sus rgan
administracin(directorio, gerencia general, gerencias departamentales, etc.). Estos no
poseen un marco conceptual ni normas que los regulen, sino que los mismos se elaboran
en base a la informacin solicitada por los rganos correspondientes.
(comprensibilidad):
debe ser fcil de comprender por los usuarios, para esto se debe utilizar
Claridad
un lenguaje claro.
Pero tambin tenemos restricciones que condicionan el logro de los requisitos:
Equilibrio entre costos y beneficios: tener en cuenta el costo que trae aparejado
conseguir con mayor exactitud alguno de los requisitos, con respecto al beneficio qu
representa.
En el siguiente esquema, se representa lo anteriormente expuesto sobre Informes
Contables:
De Uso Interno
Informes de Gestin
De Uso Externo
Estados Contables
Informes
Contables
A continuacin, haremos una enumeracin de los Estados Contables bsicos y una breve
descripcin de cada uno de ellos. Luego, en el Mdulo II, volveremos sobre este tema,
una vez que reconozcamos conceptualmente los Componentes Patrimoniales y
comprendamos cada uno de ellos para poder comprenderlos mejor de esta forma.
1.
Estado
de Situacin Patrimonial: debe mostrar la situacin patrimonial del ente a
2.
Estado de Resultados: informa sobre el resultado del perodo. Detalla los resultados
ordinarios y extraordinarios. Nos explica las causas que determinaron que arribemo
resultado, ya que en la estructura del mismo vamos a poder identificar la Actividad
Principal, la Actividad de Apoyo, la Actividad Financiera y tambin el resultado originado
por impuesto a la renta. Decimos que es un estado dinmico, ya que l mismo muestra
las causas de los resultados del ejercicio econmico completo.
3.
Estado
de Evolucin del Patrimonio Neto: muestra el patrimonio y su evolucin. Se
lo define como un estado esttico y dinmico, esttico ya que nos muestra los sald
los componentes del Patrimonio neto tanto al inicio como al final del ejercicio,
A travs de
tambin podemos ver la evolucin del mismo y las causas de su variacin.
este estado podemos analizar el Patrimonio neto, ya que en el Estado de Situacin
Patrimonial solamente se expone en un slo rengln, sin detallar su composicin.
4.
Estado
de Flujo de Efectivo: muestra desde el punto de vista financiero, el origen de
los fondos y la aplicacin de los mismos. Como ya veremos ms adelante, es un estado
muy particular, ya que no nos interesa el devengamiento en este caso, sino que
analizamos las entradas y salidas de dinero, es decir lo percibido. Si no comprende estos
trminos no se preocupe, ya que los mismos sern analizados y profundizados ms
adelante en este mdulo.
5.
Informacin Complementaria:
brinda informacin adicional a la contenida en los
informacin brindada por los informes contables debera servir para que, con respec
empresa:
Se tomen decisiones sobre el otorgamiento de crditos o la inversin en la misma.
Se pueda evaluar la gestin de los administradores, por parte de los accionistas por
ejemplo.
Tenga en cuenta que estas utilidades de los Estados Contables, son solamente algunos
ejemplos, de ningn modo se establece aqu que sean slo las enumeradas con
anterioridad.
Podemos fijar un listado de interesados en la informacin contable, es decir sus usuarios,
que pueden ser de distintos rdenes:
El Estado: como ente recaudador de tributos. Quizs el ingreso ms importante que
posee el Estado, es el tributario. Al actuar como organismo recaudador, de algn lado
debe contar con la informacin correspondiente, a fin de conocer cunto debe aportar
cada organizacin. Esta informacin se puede extraer de los Estados Contables; cabe
aclarar que las organizaciones luego deben presentar las declaraciones juradas
correspondientes a los distintos tributos, pero el respaldo a lo que se declara en las
mismas, son justamente los Estados Contables.
Los propietarios: con el fin de conocer la rentabilidad de la empresa. Los dueos de una
empresa han realizado inversiones en la misma, ya sea con lo aportado inicialmente en
su constitucin, como con aportes adicionales y ganancias no retiradas. Como sucede
en el caso de cualquiera de nosotros, al realizar determinada inversin buscamos
obtener una rentabilidad por la misma. A travs de los Estados Contables, los
propietarios tienen la posibilidad de conocer la rentabilidad que les est otorgando la
inversin realizada en la empresa y a su vez (como veremos en la segunda parte de la
materia), analizar los mismos y de esta forma proyectar a futuro la situacin del ente.
Acreedores: actuales y futuros, para evaluar el cumplimiento de las obligaciones. Cuando
uno presta dinero, espera que le devuelvan el mismo, con ms los intereses
pautados o bien cuando estamos por prestarle plata a alguien, tratamos de averiguar un
poco sobre la capacidad de pago que posee el potencial deudor. Cuando hablamos de
en
nuestro pas no es tan comn que todos los empleados posean acceso a los Estados
Contables de la empresa de la cual forman parte, pero no dejan de ser un potencial
usuario de los mismos.
Clientes: para evaluar su estabilidad y rentabilidad. Cuando llegamos a un acuerdo comercial
con un proveedor, obviamente esperamos y nos conviene que el mismo cumpla con su
parte; si nuestro proveedor posee problemas financieros, es probable que en algn
momento baje su calidad o bien no realice las entregas en tiempo y forma. Por estos
puntos, desde el punto de vista de los clientes tambin les interesar conocer la situacin
de sus proveedores, a fin de anticiparse a un posible problema con el mismo o bien
cambiarlo.
Hasta aqu hemos visto la parte correspondiente al captulo 1 del programa, si desea
profundizar estos conceptos le sugiero consultar la bibliografa indicada como
complementaria, en sus primeros captulos o bien cualquier libro de contabilidad bsica al
que tenga acceso, ya que en la bibliografa obligatoria no se encuentran analizados los
mismos en profundidad.
Ahora avanzaremos en el presente mdulo, continuando con la parte correspondiente al
captulo 2 del programa.