Manual de Procedimientos

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIRECCIN GENERAL DE PLANEACIN

DIRECCIN DE GESTIN DE LA CALIDAD
DGC-GTEMP
Fecha de Elaboracin: 13/06/2014
GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Versin 1

ndice:
1. Objetivo de la Gua: ..................................................................................................... 3
2. Conceptos Bsicos: ..................................................................................................... 3
3. Definicin del Manual de Procedimientos: ................................................................... 4
3.1 Objetivos ................................................................................................................ 4
4. Metodologa para el anlisis y diseo de procedimientos: .......................................... 4
4.1 Delimitacin del procedimiento:.............................................................................. 4
4.2 Recoleccin de la Informacin: .............................................................................. 5
4.3 Anlisis de la Informacin y Diseo del Procedimiento: ......................................... 6
4.4 Anlisis del Procedimiento: .................................................................................... 7
5. Elementos que integran el manual: ............................................................................. 7
A. Portada (identificacin): ........................................................................................... 8
B. ndice: .................................................................................................................... 14
C. Introduccin: .......................................................................................................... 15
D. Objetivo del Manual: .............................................................................................. 16
F. Procedimientos: ..................................................................................................... 17
G. Desarrollo de los Procedimientos: ......................................................................... 18
I.
Objetivo del Procedimiento: .............................................................................. 18
II.
Alcance:............................................................................................................ 19
III.
Descripcin grfica (diagrama de flujo): ........................................................ 19
IV.
Descripcin narrativa del Procedimiento: ...................................................... 26
H. Anexos: .................................................................................................................. 34
6. Recomendaciones Generales: .................................................................................. 42
Versin 1

1. Objetivo de la Gua:
Proporcionar a las dependencias que integran la Universidad Autnoma del Estado de
Hidalgo, los elementos tcnicos necesarios, que permitan la identificacin, definicin y
diseo de sus procedimientos.
2. Conceptos Bsicos:
Manual
Es un documento que integra lo sustancial de un tema de estudio, da una visin integral
y proporciona informacin bsica y concisa sobre la materia. Por ejemplo:
Manual de organizacin;
Manual de procedimientos;
Manual del operario;
Manual de bienvenida, etc.
Procedimiento
Es una serie de actividades relacionadas entre s y ordenadas cronolgicamente, que

muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en
forma clara y precisa quien, que, como, cuando, donde y con qu se realiza cada una
de las actividades.
Ejemplo:
Inscripcin de alumnos de nuevo ingreso.

Actividad
Es el conjunto de operaciones afines y sucesivas que son ejecutadas por una unidad
responsable para la realizacin de un trabajo determinado.
Ejemplo de actividad del procedimiento de inscripcin de alumnos de nuevo ingreso:
El alumno realiza el pago de su colegiatura en el banco
Dependencia
Es el individuo, puesto u rgano administrativo o acadmico responsable de una o ms
actividades descritas en el procedimiento. Por ejemplo:
Individuo: trabajador, beneficiario, estudiante, etc.;

Puesto: Director de Gestin de la Calidad;
Versin 1

rganos administrativos: Direccin General de Planeacin, Direccin de Gestin

de la Calidad, Departamento de Gestin de la Calidad, etc.;
rganos acadmicos: Honorable Consejo Universitario, Comisin Dictaminadora,
Consejo Tcnico, etc.
3. Definicin del Manual de Procedimientos:

Es el documento administrativo que integra cada uno de los procedimientos de
una dependencia elaborados bajo una metodologa homognea.
3.1 Objetivos
Ser una fuente formal y permanente de informacin y orientacin acerca de la

manera de ejecutar un trabajo determinado;
Establecer los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecucin de un
trabajo determinado;
Delimitar responsabilidades y evitar desviaciones arbitrarias o malos entendidos
en la ejecucin de un trabajo determinado;
Facilitar la supervisin del trabajo y proporcionan a los jefes los elementos
necesarios para verificar el cumplimiento de las actividades;
Ser una herramienta para capacitar al personal en el desempeo de sus
funciones;
Servir como base para la realizacin de estudios de mtodos y sistemas, con la
finalidad de lograr la agilizacin, simplificacin, automatizacin o
desconcentracin de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias;
Auxiliar en las labores de auditoras interna y externa.
4. Metodologa para el anlisis y diseo de procedimientos:

El desarrollar un procedimiento no se debe limitar solo a describir como se hace sino
aprovechar el momento para realizar un anlisis que permita hacerlo ms gil y
concreto tanto en sus actividades como en la simplificacin de sus formatos. Para lo
anterior se recomienda tomar en cuenta los siguientes pasos:
4.1 Delimitacin del procedimiento:
Cul es el procedimiento que se va a analizar?

Dnde se inicia?
Dnde termina?
Versin 1

4.2 Recoleccin de la Informacin:
Recabar los documentos y los datos que se encuentran involucrados en el
procedimiento. Esto permite conocer los procedimientos tal y como operan en el
momento, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.
Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que
destacan los archivos documentales, en los que se localizan las bases jurdicoadministrativas que rigen el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados
quienes pueden aportar informacin adicional para el anlisis, diseo e implantacin de
procedimientos; y las reas de trabajo que sirven para tener la visin real de las
condiciones, medios y personal que operan los procedimientos.
Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin necesaria son:
a) Investigacin documental: consiste en la seleccin y el anlisis de aquellos
escritos que contienen datos de inters relacionados con los procedimientos;
para ello, se estudian documentos tales como bases jurdico-administrativas,
diarios oficiales, registros estadsticos, actas de reuniones, circulares, oficios, y
todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio.
Es importante adems, recabar todas las formas y documentos que intervienen
en el procedimiento que se est estudiando, debidamente requisitadas con los
datos usuales, as como seguir el flujo de las mismas, determinando siempre
dnde se originan, cul es el trmite que siguen y dnde se archivan o
destruyen.
b) Entrevista directa: consiste bsicamente en reunirse con una o varias
personas, y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Para que la
entrevista se desarrolle con xito es conveniente observar las recomendaciones
siguientes:
Tener claro el objetivo de la entrevista;

Concertar previamente la cita;
Verificar la informacin a travs de otras fuentes;
Aclarar todas las dudas que existan;
Saber escuchar;
No hay que criticar, si sugerir cambios o aconsejar.
c) Observacin de Campo: consiste en acudir al lugar u oficina en donde se

desarrollan las actividades de los procedimientos y observar atentamente todo lo
que sucede alrededor; para ello, es necesario anotar todo lo que se considere
relevante; con esto es posible verificar o modificar la informacin recabada en las
entrevistas. La observacin de campo es muy importante, ya que permite definir
Versin 1

y detectar con mayor precisin los problemas, as como descubrir datos valiosos
omitidos durante las entrevistas
4.3 Anlisis de la Informacin y Diseo del Procedimiento:
Constituye una de las partes ms importantes del estudio de procedimientos, consiste
fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informacin o grupos de
datos que se integraron durante la recoleccin de informacin, con el propsito de
obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa actual.
Para analizar la informacin recabada, es conveniente responder los cuestionamientos
fundamentales que se mencionan a continuacin:
Qu trabajo se hace?: se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la
dependencia y los resultados que se obtienen de stas.
Quin lo hace?: son las unidades que intervienen en el procedimiento y el
factor humano, ya sea como individuos o como grupos, para la realizacin del trabajo.
Cmo se hace?: se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para
cumplir con un trabajo o servicio determinado.
Cundo se hace?: es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como
los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.
Por qu se hace?: busca la justificacin de la existencia de ese trabajo o de su
procedimiento; tambin se pretende conocer los objetivos de las actividades que
integran el procedimiento.
La respuesta a estos cuestionamientos, si bien implica disponibilidad de tiempo, es
necesaria para el anlisis de la informacin por ello, es indispensable dirigir
principalmente la investigacin a:
La distribucin que se hace de los documentos;

El tipo de registros empleados;
Los tipos de archivos (permanentemente o provisional);
Las probables causas de demora;
Los formatos o cdulas que se utilizan, su contenido, as como que parte o
partes de las mismas se llenan y en qu rea lo hacen;
Las firmas o autorizaciones necesarias.
Versin 1

4.4 Anlisis del Procedimiento:
Una vez que todas las actividades se han sometido al anlisis correspondiente, y se
considera que es necesario mejorar o redisear un procedimiento, se deber utilizar la
tcnica de los cinco puntos que se presenta a continuacin:
a) Eliminar: la primera y ms importante preocupacin de este mtodo es eliminar
todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operacin, cualquier
paso, cualquier detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados;
b) Combinar: si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar
algn paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trmite. Cuando
se combina, generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una
operacin, etctera;
c) Cambiar: en este punto debe revisarse si algn cambio que pueda hacerse en el
orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, puede simplificar el
trabajo. Los procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las
operaciones, modificando o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que
realiza determinada actividad;
d) Mejorar: algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas
circunstancias el resultado ms prctico se logra mejorando el procedimiento;
rediseando una forma, un registro o un informe; haciendo alguna mejora al
instrumento o equipo empleado, o encontrando un mtodo mejor. Por ejemplo:
un sistema de archivo puede ser mejorado, no solamente si se eliminan,
combinan o cambian actividades de los procesos actuales, sino al sustituir el
sistema actual de archivo de documentos originales por un archivo de
microfilmes, cuando el problema bsico es el espacio requerido o la seguridad de
los originales;
e) Mantener: consiste en conservar las actividades que como resultado del anlisis,
no fueron susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar.
5. Elementos que integran el manual:

En la actualidad existe una gran variedad de formas de presentar un manual de
procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que ste vara
segn los objetivos y propsitos de cada dependencia, as como con su mbito de
aplicacin; por estas razones, resulta conveniente que en la Universidad Autnoma del
Estado de Hidalgo se adopten normas generales que uniformen tanto el contenido de
los manuales, como su forma de presentacin.
Versin 1

A continuacin se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un
manual de procedimientos, por ser los ms relevantes para los objetivos que se
persiguen con su elaboracin:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Portada (identificacin);
ndice;
Introduccin;
Objetivo del Manual;
Listado de Procedimientos;
Desarrollo de los procedimientos;
Anexos.
A. Portada (identificacin):
La identificacin se refiere a la portada del Manual de Procedimientos, con los
siguientes datos:
Escudo de la universidad colocado dentro del encabezado en la parte superior

izquierda, y con una altura de 2.3 cm:
Logotipo de la dependencia responsable del documento colocado dentro del

encabezado en la parte superior derecha, y con una altura de 2.3 cm. Por
ejemplo (Logotipo de la Direccin de Gestin de la Calidad):
Nombre de la Institucin que representa, centrado dentro del encabezado en la

parte superior, con letra Arial 12 en negritas. Por ejemplo:
Si es el caso, nombre de la instancia de la cual depende, centrado dentro del

encabezado en la parte superior, con letra Arial 12. Por ejemplo (direccin
general de quien depende la Direccin de Gestin de la Calidad):
Versin 1

Nombre de la dependencia, centrado dentro del encabezado en la parte superior,

con letra Arial 12 en negritas. Por ejemplo:
Una lnea negra, centrado como encabezado en la parte superior con un grosor
de 3 pto:
Clave del documento: en primer trmino las siglas de la dependencia, en

segundo lugar las siglas del Manual de Procedimientos (MP). Entre las siglas
debe colocarse un guin, todo esto en letra Arial 8, en negritas, alineado a la
derecha y dentro del encabezado. Se le debe asignar esta clave como nombre al
archivo del documento. Por ejemplo (Clave del Manual de Procedimientos de la
Direccin de Gestin de la Calidad):
DGC-MP
Debajo de la clave del documento, se debe colocar la fecha en que se elabor

por primera vez el documento, en letra Arial 8, en negritas, alineado a la derecha
y dentro del encabezado. La fecha debe colocarse inicialmente el da, luego el
mes ambos con nmero y el ao a 4 dgitos. Por ejemplo (Fecha de elaboracin
del Manual de Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad):
Fecha de Elaboracin: 15/01/2007
Nombre del manual de procedimientos de dependencia, centrado en la hoja, con

letra Arial 20 en negritas. Por ejemplo:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA
Enunciar el nmero de versin del documento, si es la primera versin que se

realiza dicho documento ser la Versin 1, si es la segunda actualizacin ser la
versin 2 y as sucesivamente, dentro del pie de pgina en la parte inferior
derecha, con letra Arial 8 en negritas. Si se realizan actualizaciones al
documento, esta se debe colocar dentro del pie de pgina en la parte inferior
izquierda, con letra Arial 8 en negritas. Por ejemplo (Fecha de actualizacin y
versin del manual de procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad):
Fecha de Actualizacin: 06/06/2014
Versin: 2
Versin 1

A la caratula (Portada), no se le debe colocar nmero de pagina.
La caratula del manual de procedimientos debern elaborarse tomando como referencia

el siguiente ejemplo:
Logotipo de la UAEH
Arial 12, en negritas

Dentro del encabezado
Logotipo de la Dependencia
Dentro del encabezado
Arial 20
Centrado
en
negritas
Nombre de la
Dependencia
Dentro del pie de
pgina
Fecha de Actualizacin
10
Numero de Versin
Versin 1

El resto del documento deber ir bajo las siguientes indicaciones:
Ttulos:
Texto justificado, en
minsculas), Arial 14.
negritas
(Maysculas
Subttulos:
Texto justificado, en
minsculas), Arial 12.
negritas
(Maysculas
Todo el texto:
Color del texto:
Texto justificado, letra Arial 12.

Negro.
Interlineado
1.0
11
Versin 1

Margen
Superior: 2.5 cm
Inferior:2.5 cm
Izquierdo:2.5 cm
Derecho:2.5 cm
No. de pgina
Parte inferior izquierda, utilizando el formato en la

herramienta pie de pgina y eligiendo el anual.
12
Versin 1

Encabezado y pie de Normal (Encabezado desde arriba 1.25 cm)

pagina
(Encabezado desde abajo 1.25cm)
El encabezado ser el mismo que el de la portada para todo el documento.
13
Versin 1

B. ndice:
En este apartado se presentan de manera sinttica y ordenada, los apartados
principales que constituyen el manual y su correspondiente pgina. A efecto de
uniformar la presentacin de estos documentos, es importante seguir el orden que se
describe a continuacin:
Ejemplo: ndice del Manual de Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad
14
Versin 1

C. Introduccin:
Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre la importancia de contar con un
manual de procedimientos, el propsito que se pretende alcanzar a travs de l, a
quienes est dirigido (usuarios), los temas o apartados que lo integran y las
recomendaciones sobre el uso y consulta del manual.
Es recomendable que, al formular la introduccin, se emplee un vocabulario sencillo, a
efecto de facilitar su entendimiento.
Ejemplo: Introduccin del Manual de Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad
15
Versin 1

D. Objetivo del Manual:
El objetivo deber especificar claramente los resultados que se pretenden alcanzar con
el manual de procedimientos de la dependencia, para su redaccin y presentacin se
debe tomar en cuenta lo siguiente:
Iniciar con un verbo en tiempo infinitivo;

Especificar con claridad qu, para qu y para quienes se ha elaborado el
manual;
Evitar uso de adjetivos calificativos;
No subrayar conceptos;
Utilizar una redaccin clara y precisa.
Ejemplo: Objetivo del Manual de Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad
16
Versin 1

F. Procedimientos:
Presentar los procedimientos incluidos en el manual.
Ejemplo: Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad
17
Versin 1

G. Desarrollo de los Procedimientos:
Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, por lo que en el
formato utilizado para redactar los procedimientos, se debe:
Colocar el nombre del procedimiento, el cual debe dar idea clara de su
contenido;
Colocar la fecha de elaboracin del procedimiento;
Colocar la fecha de actualizacin del procedimiento (si se da el caso);
Colocar el numero de versin del procedimiento, por ejemplo si el
procedimiento no ha sido actualizado ser la versin 1, si hay una
actualizacin ser la versin 2 y as sucesivamente;
Colocar el nmero de pginas del procedimiento;
La descripcin del procedimiento debe redactarse en forma clara y
sencilla;
No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno;
Para tener un formato estandarizado del Desarrollo de procedimientos en las
dependencias, se utilizara el siguiente:
El diseo de pgina nicamente para la presentacin del desarrollo de procedimientos

ser de forma horizontal, una vez finalizada esta parte se regresara al formato vertical.
Los procedimientos de forma general, se integran por los siguientes apartados:
I.
Objetivo del Procedimiento:
Deber expresar claramente los resultados que se pretenden obtener al llevarse a cabo
las actividades que integran cada procedimiento. Los lineamientos a seguir para su
redaccin y presentacin son:
18
Versin 1

Iniciar con uno o varios verbos en tiempo infinitivo;

Especificar con claridad qu se pretende lograr, para qu y para quienes se ha
elaborado el procedimiento;
Evitar el uso de adjetivos calificativos;
No subrayar conceptos.
Por ejemplo (objetivo del procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral
de Gestin Institucional):
Objetivo: Mantener vigentes los documentos requeridos por el Sistema Integral de
Gestin Institucional.
II.
Alcance:
Se describe el mbito de aplicacin de un procedimiento, es decir, a que reas

involucra.
Por ejemplo (alcance del Procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral
Alcance: Dependencias que se encuentran dentro del alcance de certificacin del
Sistema Integral de Gestin Institucional.
III.
Descripcin grfica (diagrama de flujo):
Es la representacin grfica que muestra la secuencia en que se realizan las

actividades necesarias para desarrollar un trabajo determinado, indicando las unidades
responsables de su ejecucin.
La descripcin grfica permite:
Explicar a travs de smbolos y textos condensados, las actividades que

componen a un procedimiento;
Al personal que opera los procedimientos, identificar en forma rpida la manera
de realizar sus actividades eficazmente;
Facilitar la comprensin de un procedimiento en cualquier nivel jerrquico;
Facilitar el anlisis e interpretacin de cada procedimiento, ya que muestra la
secuencia de las actividades y la distribucin de las formas (origen y destino
final);
Analizar cada actividad por s misma y su relacin con las dems;
Ahorrar tiempo al usuario en el conocimiento de un procedimiento.
19
Versin 1

Simbologa aplicada:
Es el conjunto de smbolos que se utilizan para representar grficamente cada una de
las operaciones que se realizan dentro de los procesos.
A continuacin se presenta la simbologa que deber usarse en la diagramacin
conocida con el nombre de simbologa ANSI. Denominada de esta manera porque fue
desarrollada por la American National Standard Institute (ANSI).
Smbolo
SIMBOLOGA ANSI
Nombre
Descripcin
Se utiliza para indicar dnde
comienza y termina el procedimiento,
INICIO O TERMINO para diferenciarlos slo se coloca en
medio del smbolo la palabra INICIO
o FIN.
Se utiliza para representar la entrada
a
un
proceso
o
el
ENTRADA/SALIDA
resultado del mismo colocando el
nombre de estos dentro del smbolo.
ACTIVIDAD
Se utiliza para indicar una o ms

actividades, se coloca en forma
abreviada dentro del smbolo.
DECISIN
Cuando se presenta la posibilidad de

tomar dos caminos diferentes que
depende del cumplimiento o no de
cierta condicin.
DOCUMENTO
20
Es cuando se utiliza un documento.
MULTIDOCUMENTO
Se utiliza en caso que un documento

requiera copias.
ARCHIVO
PERMANENTE O
TEMPORAL
Indica el depsito de un documento o

informacin dentro de un archivo por
un periodo indefinido.
CONECTOR FUERA
DE PGINA
Por medio de un nmero dentro del

smbolo indica en que pgina
contina.
Versin 1

Smbolo
SIMBOLOGA ANSI
Nombre
Descripcin
CONECTOR
Cuando se requiere cambiar de un
DENTRO DE
smbolo a otro por necesidades de la
PGINA O DE
misma lgica del procedimiento, se
PROCESO
podr una letra.
DIRECCIN
Une cada uno de los smbolos e

indica la direccin que sigue el
diagrama.
Lineamientos para el manejo de la simbologa:

a) En cuanto a formas:
El diagrama de flujo para su presentacin se debe realizar por medio de

columnas, en donde la hoja se divide en el nmero de columnas segn sean las
dependencias que intervienen;
No se deben mezclar en un mismo lado del smbolo varias lneas de entrada y
salida;
Por claridad, no debe de haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos;
Las lneas de unin se deben presentar mediante lneas rectas y en caso
necesario utilizar ngulos rectos;
b) En cuanto a su contenido:
El smbolo de actividad del diagrama de flujo, deber contener los datos

asentados en la descripcin de la actividad utilizando enunciados breves y
sencillos y anteponiendo el nmero de actividad;
El smbolo de documento debe contener el nombre original de la forma o reporte
en cuestin;
El contenido del smbolo conector fuera de pgina ser con nmero arbigo,
teniendo en cuenta que los contenidos de entrada y salida deben ser iguales;
El contenido del conector dentro de pgina debe ser con letra mayscula, en el
entendido de que el smbolo que indica el destino debe contener la misma letra
que el smbolo que indica la procedencia.
Presentacin
La diagramacin de los procedimientos deber comenzar en la parte superior

izquierda de la hoja;
21
Versin 1

Conector de
actividad (La
numeracin
es igual)
Conector de
actividad (La
numeracin
es igual)
Smbolos centrados en las columnas
La letra que indique la unin de los conectores deber ser igual, es decir que la
letra mayscula del conector del cual se desprende la actividad ser igual a la
letra mayscula de conector de la actividad donde se une;
El nmero que indique la unin de los conectores de pgina deber ser igual,
es decir que el nmero del conector del cual se desprende la actividad, ser igual
al nmero del conector de la actividad donde se une;
22
Versin 1

Conector de
pgina (la
numeracin
debe ser
igual)
Pgina 1
Pgina 2
Conector de
pgina (la
numeracin
debe ser igual)
Cuando se presente un documento en original y copias, deber indicarse en un

solo smbolo de multidocumento, la palabra original al centro y en las dems
pestaas colocar el nombre de la dependencia a donde va cada copia; como en
el siguiente ejemplo:
Direccin General de Planeacin
Direccin de Gestin de Calidad
Original
Las lneas de direccin que unen a los smbolos, deben representarse mediante
lneas rectas y continuas, evitar los cruces y se debe utilizar ngulos rectos;
Cuando existan dos o ms lneas de entrada para la descripcin de una

actividad, stas se debern sealar mediante una sola lnea en la parte superior
del smbolo, evitando sealamientos de entrada por debajo del smbolo;
23
Versin 1

Incorrecto
Correcto
Las lneas de salida se iniciaran en la parte inferior del smbolo, nunca en el lado
superior;
Incorrecto
Correcto
El smbolo de decisin podr tener hasta tres lneas de salida y la lnea de

entrada se ubicara en la parte superior del smbolo.
Lnea de entrada
Es conveniente que los smbolos mantengan uniformidad en su tamao, si por

cuestiones de espacio no se logra sta, mantener uniformidad por lo menos en el
ancho de las figuras;
24
Versin 1

Incorrecto
Correcto
La versin final de la descripcin grfica, podr quedar por ejemplo como la siguiente
(descripcin grfica del procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de
Gestin Institucional):
Ejemplo: Descripcin grfica perteneciente al procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de Gestin
Institucional. Hoja 1.
25
Versin 1

Ejemplo: Descripcin grfica perteneciente al procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de Gestin
IV.
Descripcin narrativa del Procedimiento:
a) La descripcin narrativa del procedimiento, es la explicacin escrita en forma lgica

y secuencial de cada una de las actividades que se realizan para efectuar un trabajo
determinado. La descripcin grfica representa las actividades en forma
esquemtica y por lo tanto no se puede incluir demasiado texto dentro de las figuras,
la descripcin narrativa complementa la descripcin grfica (diagrama de flujo)
proporcionando mayor detalle de las actividades.
Por ejemplo (actividad 1 del procedimiento control de documentos del Sistema Integral
Descripcin grfica
Dependencias de la UAEH
Descripcin narrativa
Dependencias de la UAEH
1. Elaboran y/o actualizan los documentos conformados por:
1. Elabora y/o Actualizan los

documentos.
26
Ficha de descripcin de proceso. Tomando en consideracin la

presentacin Macroprocesos, la presentacin de apoyo
Determinar Procesos por medio de SIPOC y apegado a
instructivo respectivo de llenado;
Matriz de identificacin de aspectos y evaluacin de
impactos ambientales. Tomando en consideracin la
presentacin Mtodo de Anlisis Ambiental;
Indicadores. Tomando en consideracin la presentacin
Elaboracin de Indicadores y apegado a instructivo respectivo
de llenado;
Manual de organizacin. Apegado a la presentacin
Elaboracin de Manuales de Organizacin y a la Gua tcnica
para la elaboracin de manuales de organizacin;
Manual de procedimientos. Apegado
a la presentacin
Elaboracin de Manuales de Procedimientos
y a la Gua
tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos;
Descripcin de puestos. Apegado a su instructivo respectivo de
llenado;
Lista de registros del Sistema Integral de Gestin
Institucional. Apegado a su instructivo respectivo de llenado;
Versin 1

b) Se debe respetar la secuencia que presenta la descripcin grfica;
Verbo
en
tercera
persona del
singular en
tiempo
presente.
Actividad de
excepcin.
c) Cada actividad deber comenzar con un verbo conjugado en tercera persona del
singular en tiempo presente ejemplo: verifica, corrige, enva, etc. Cuando se
redacten actividades que no forman parte de la secuencia principal del
procedimiento y que se pueden referir a opciones, desviaciones o subactividades,
se pueden utilizar trminos condicionales tales como: Si, Cuando, En caso; El
procedimiento deber definir en forma clara y concisa, quien, como, cuando, y
donde se ejecutan dichas actividades.
Por ejemplo (actividades del procedimiento control de documentos del Sistema Integral
Direccin de Gestin de la Calidad
3. Recibe los documentos de las dependencias y los revisa;
4. En caso de que los documentos no estn apegados a las guas y/o instructivos
correspondientes se realiza la actividad nmero 5 y se regresa a la nmero 1, repitiendo
este ciclo hasta que no exista observacin alguna. En caso estar apegados a las guas
y/o instructivos pasa a la actividad nmero 6 y contina con la secuencia hasta terminar
el procedimiento.
d) Debern numerarse las distintas actividades del procedimiento en forma progresiva
con nmeros arbigos enteros; aun en caso de que existan varias alternativas de
decisin. Esta numeracin debe de coincidir con la utilizada en el diagrama de flujo.
Por ejemplo (actividades del procedimiento control de documentos del Sistema Integral
Numeracin
arbiga
entera
progresiva.
27
Versin 1

e) En las actividades que se realizan con una frecuencia establecida, se deber indicar
la periodicidad en un rengln antes de iniciar el prrafo de la actividad;
Por ejemplo (actividad del procedimiento auditora interna del Sistema Integral de
Gestin Institucional):
Representante de la Rectora
Anualmente:
1. Designa un Auditor Lder tomando en consideracin lo estipulado en la descripcin de puesto
de Auditor Lder, y notifica al elegido travs del machote Nombramiento de Auditor Lder, por
lo menos 35 das hbiles antes de la fecha de auditora;
2. Define el objetivo, alcance y criterios de auditora interna. Tomando en consideracin que los
objetivos de auditora, definen lo que se debe lograr en la misma. El alcance de la auditora
debe ser consistente con los objetivos y el programa de auditora, debe incluir factores como
ubicaciones fsicas, unidades organizacionales y el periodo de tiempo por la auditora. Los
criterios deben ser usados como puntos de referencia para determinar la conformidad y pueden
incluir polticas, procedimientos, normas, requisitos legales, requisitos del sistema de gestin y
cdigos de conducta;
f) Cuando una actividad implique la utilizacin de algn formato, y este haga su

primera aparicin en el procedimiento, se deber anotar su nombre completo entre
comillas. En el caso de considerarse necesario se anotara la palabra Anexo e
incluirlo en el apartado correspondiente con su respectivo Instructivo de llenado.
Adems se deber hacer referencia a las copias, trayectoria de su trmite y destino
final.
Si el nombre del formato es extenso, se recomienda utilizar abreviaturas, iniciales o
un nombre simplificado, cuyo uso deber aclararse en la primera aparicin del
formato dentro del procedimiento.
Por ejemplo (actividad ficticia de un procedimiento de la Direccin de Administracin
de Personal):
rea de recepcin de movimientos
1. Recibe de las dependencias:
Las Formas nicas (F.U.s) del personal acadmico (Anexo 3);
Relacin de envi en original y copia (Anexo 2);
Documentacin de soporte;
Nombre
CD (de ser el caso)
abreviado
2. Verifica las (F.U.s) recibidas con las anotadas en la relacin anexa.
g) Cuando una misma dependencia sea el responsable de realizar una serie de
actividades de manera continua, slo deber ir nombre en la primera de estas
actividades, hasta en tanto no se efecte un cambio de responsable;
28
Versin 1

Por ejemplo (descripcin narrativa del procedimiento control de documentos del
Sistema Integral de Gestin Institucional):
Realizan
actividad 1 y
2.
Realiza
actividad 3 a
7.
h) Si el inicio de un procedimiento indica la recepcin de documentos, mencione de

quien los recibe;
Por ejemplo (actividad del procedimiento control de documentos del Sistema Integral
i) Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y cuando sea
comprensible su redaccin;
Por ejemplo (actividad del procedimiento control de documentos del Sistema Integral
29
Versin 1

j) Indique los acuses de recibo y el archivo de documentos;
Escolar):
rea de Inscripcin:
1. Recibe del estudiante para su inscripcin:
Acta de nacimiento (original y copia);
Certificado mdico (original y copia);
Certificado de estudios (original y copia);
Comprobante de domicilio (original y copia);
2. Coloca el sello de acuse de recibido en las copias y las entrega al alumno;
3. Archiva temporalmente los documentos originales en el archivero correspondiente.
k) En la distribucin de documentos debe indicarse a qu puestos o reas se envan;
de Personal):
rea de Movimientos Acadmicos
3. Entrega al Jefe del Departamento de Movimientos Acadmicos para su autorizacin
la siguiente documentacin:
Forma nica (original);
Acta de nacimiento (copia);
Comprobante de estudios (copia).
l) Indique si el archivo es temporal o definitivo;
m) A continuacin se presentan algunos de los verbos comnmente utilizados de la
descripcin narrativa de procedimientos;
Llenar:
Cuando se anotan los datos requeridos por una forma impresa.
Ejemplo:
Direccin de Recursos Financieros
Llena la Solicitud de Fotocopiado.
Requisitar: Cuando se anotan los datos requeridos en una forma impresa y se anexa
la documentacin requerida para el trmite.
30
Versin 1

Ejemplo:
Coordinacin de Administracin y Finanzas
Requisita la Forma nica para su envo a la Direccin de Administracin de Personal.
Elaborar:
etc.)
Cuando se genera un documento (informe, oficio, memorndum, carta,
Ejemplo:
Departamento de Proteccin Civil
Elabora mensualmente un informe de las actividades realizadas por el departamento.
Enviar:
rea.
Cuando la actividad implica el traslado de documentos o materiales a otra
Ejemplo:
Direccin de Recursos Materiales
Enva a las Dependencias la forma Avisos de Alta.
Entregar:
instancia.
Cuando los documentos se proporcionan directamente a otra persona o
Ejemplo:
Direccin General Jurdica
Entrega al mensajero de la dependencia la copia nmero 8 de la Forma nica.
Turnar:
Cuando los documentos se proporcionan a otra instancia dentro de la
misma rea.
Ejemplo:
rea de Recepcin de Documentos
Turna al supervisor, para su autorizacin, la siguiente documentacin: Forma nica
(original), Acta de nacimiento (fotocopia) y comprobante de Estudios (fotocopia).
31
Versin 1

Otros verbos que se pueden utilizar son los siguientes:
Actualiza
Analiza
Anexa
Anota
Aprueba
Archiva
Asigna
Autoriza
Cancela
Clasifica
Compara
Complementa
Comprueba
Confirma
Confronta
Controla
Coordina
Corrige
Coteja
Destruye
Determina
Devuelve
Distribuye
Disea
Ejecuta
Emite
Evala
Expide
Firma
Fotocopia
Grafica
Implanta
Incorpora
Indica
Informa
Instrumenta
Investiga
Obtiene
Prepara
Presenta
Procesa
Produce
Programa
Proporciona
Recaba
Recibe
Recopila
Registra
Remite
Revisa
Sella
Separa
Solicita
Supervisa
Tramita
Valida
Verifica
Ejemplo de descripcin narrativa del procedimiento Control de Documentos del

Sistema Integral de Gestin Institucional:
Ejemplo: Descripcin narrativa perteneciente al procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de Gestin
Ejemplo: Descripcin narrativa perteneciente al procedimiento Control de Documentos del Sistema Integral de Gestin
32
Versin 1

Ejemplo de procedimiento que incluye la descripcin grfica del procedimiento y la
descripcin narrativa:
Ejemplo: Procedimiento Control de Registros del Sistema Integral de Gestin Institucional
33
Versin 1

H. Anexos:
En este apartado se deben incluir las formas, instructivos de llenado y machotes
utilizados para la ejecucin de un procedimiento.
Definiciones
Forma o formato: es una pieza de papel impresa o en forma electrnica, que contiene
datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con informacin requerida;
Ejemplo: Lista de registros del Sistema Integral de Gestin Institucional (Formato perteneciente al procedimiento Control de
Documentos del Sistema Integral de Gestin Institucional)
34
Versin 1

Machote: es un escrito que se utiliza como modelo, representa las caractersticas para
la estructuracin y contenido (datos fijos y variables de un documento) y constituye la
base para la elaboracin de cierto tipo de escritos;
Ejemplo: Machote de notificacin de Auditora Externa (Formato perteneciente al del Sistema Integral de Gestin Institucional)
Para conformar los anexos se recomienda considerar lo siguiente:
Hacer un anlisis que permita que el formato solo se incluya la solicitud de datos
que realmente se utilicen y eliminar aquellos que no;
La solicitud de datos o preguntas del formato deben ser concretas, claras y con
un lenguaje de acuerdo a quien llene dicho formato;
Buscar codificar en la medida de lo posible a preguntas cerradas para evitar
ambigedades en las respuestas. Ejemplo:
1. Sexo: ( )
1= masculino, 2= femenino
En este caso se facilita el solo escribir entre los parntesis el nmero en lugar de
toda la palabra o ambigedades.
Dejar los espacios pertinentes para cada respuesta;
35
Versin 1

Se ordenaran las formas, instructivos de llenado y machotes de acuerdo con el
orden de aparicin en el procedimiento;
En cada documento que se anexe, se deber anotar en el ngulo superior
derecho la palabra ANEXO seguido del nmero consecutivo que le
corresponda.
Instructivo de llenado: es una gua que explica detalladamente cmo se deben llenar
los espacios en blanco que tiene un formato.
Elaboracin de los instructivos de llenado
Todo formato deber contar con su correspondiente instructivo de llenado. Para su
elaboracin, se podr optar por cualquiera de las siguientes tcnicas:
a) Instructivo con explicacin directa: consiste en obtener una fotocopia en
reduccin del formato, la cual se pega en el centro de una hoja y en los
extremos, fuera del formato, se explica cuales son los datos que se deben de
anotar en cada espacio vaco. Para identificar con facilidad las instrucciones que
se dan a cada concepto se trazara una lnea que una el espacio que deber ser
llenado con su correspondiente instruccin;
Ejemplo: Lista de registros del Sistema Integral de Gestin Institucional (Formato perteneciente al procedimiento
Control de Documentos del Sistema Integral de Gestin Institucional)
36
Versin 1

b) Instructivo con explicacin separado del formato modelo: para el diseo de
este tipo de instructivo, se toma un formato en el cual se asigna un numero a
cada uno de los conceptos y espacios destinados para ser llenados; en hojas en
blanco se realizara la explicacin de cmo llenar cada espacio, siempre
relacionando la explicacin de cada concepto a travs del nmero que se asign
al formato modelo, bajo la leyenda Referencia y Debe anotarse;
37
Versin 1

c) Instructivo con explicacin al reverso del formato: existen formatos que
desde que fueron diseados o reimpresos se determin incluir el instructivo de
llenado en el reverso del mismo. Cuando las instrucciones que se indiquen al
reverso del formato sean claras y precisas no es necesario elaborar otro tipo de
instructivo.
38
Versin 1

Formato para describir el Desarrollo de Procedimientos en las Dependencias:
Nombre del Procedimiento (1)
Objetivo: (2)
Alcance: (3)
Fecha de Elaboracin: DD/MM/AAAA
(4)
Fecha de Actualizacin: DD/MM/AAAA

(5)
Versin: X (6)
DESCRIPCIN GRFICA: (8)

Dependencia, Departamento o rea Dependencia, Departamento o rea
1
2
(9)
(9)
39
Pg. 1 de X (7)
Dependencia, Departamento o
rea.n
(9)
Versin 1

DESCRIPCIN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: (10)
40
Versin 1

Instructivo de llenado:
1. Nombre del procedimiento: anotar el nombre del procedimiento en Arial 12, en
negritas y centrado;
2. Objetivo: es la expresin de lo que pretende lograr la dependencia responsable con
la aplicacin del procedimiento, debe responder a las preguntas: Qu?, y Para
qu. La redaccin del mismo, se deber hacer con apego a las atribuciones
conferidas por la normatividad vigente. Debe iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo
posible, evitar gerundios y adjetivos calificativos, el texto debe ser en Arial 12 y
justificado;
3. Alcance: extensin y lmites de un procedimiento. Listado de las dependencias o
personas (sin personalizar ejemplo: alumnos, docentes, etc.) que incluye el
procedimiento, pueden ser de las misma dependencia o externas. El texto en Arial
12 y justificado;
4. Fecha de elaboracin: anotar la fecha en que se elaboro el procedimiento. El texto
en Arial 8 y centrado;
5. Fecha de actualizacin: si es el caso, anotar la fecha en que se actualizo el
procedimiento. El texto en Arial 8 y centrado;
6. Versin: anotar el nmero que de acuerdo a la actualizacin le corresponda,
cuando se elabora se le asigna el 1.0, si el procedimiento es actualizado la versin
cambia a 2.0 y as sucesivamente. El texto en Arial 8 y centrado;
7. Pgina: anotar el nmero de pgina consecutivo con el total de pginas del
procedimiento, ejemplo: 1 de 10, 2 de 10. 3 de 10, etc. El texto en Arial 8 y centrado;
8. Descripcin Grfica: describir por medio de los smbolos correspondientes el
procedimiento. El texto en Arial 8, altas y bajas y justificado, el tamao de los
smbolos depende de la cantidad del texto, en esta parte debe ser concreta;
9. Dependencia, departamento o rea: colocar el nombre de la dependencia que
realiza la actividad correspondiente. El texto en Arial 12, negritas y centrado;
10. Descripcin narrativa del procedimiento: describir el procedimiento con solo
textos y en forma amplia. El texto en Arial 12, letras altas y bajas, justificado.
41
Versin 1

6. Recomendaciones Generales:
a) Despus de elaborar y/o actualizar el manual de procedimientos deber guardarlo
en formato de Word y validarlo el titular de la dependencia;
b) Una vez terminado y validado deber enviarlo a la Direccin General de la Calidad
al correo electrnico sica@uaeh.edu.mx ,para su revisin y aprobacin;
c) Apegarse al procedimiento de control de documentos.
42
Versin 1

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DIRECCIN GENERAL DE PLANEACIN

GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

Objetivo del Procedimiento: .............................................................................. 18

Descripcin grfica (diagrama de flujo): ........................................................ 19

Descripcin narrativa del Procedimiento: ...................................................... 26

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

Es una serie de actividades relacionadas entre s y ordenadas cronolgicamente, que

Inscripcin de alumnos de nuevo ingreso.

Individuo: trabajador, beneficiario, estudiante, etc.;

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

rganos administrativos: Direccin General de Planeacin, Direccin de Gestin

3. Definicin del Manual de Procedimientos:

Ser una fuente formal y permanente de informacin y orientacin acerca de la

4. Metodologa para el anlisis y diseo de procedimientos:

Cul es el procedimiento que se va a analizar?

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

Tener claro el objetivo de la entrevista;

c) Observacin de Campo: consiste en acudir al lugar u oficina en donde se

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

La distribucin que se hace de los documentos;

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5. Elementos que integran el manual:

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

Escudo de la universidad colocado dentro del encabezado en la parte superior

Logotipo de la dependencia responsable del documento colocado dentro del

Nombre de la Institucin que representa, centrado dentro del encabezado en la

Si es el caso, nombre de la instancia de la cual depende, centrado dentro del

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

Nombre de la dependencia, centrado dentro del encabezado en la parte superior,

Clave del documento: en primer trmino las siglas de la dependencia, en

Debajo de la clave del documento, se debe colocar la fecha en que se elabor

Nombre del manual de procedimientos de dependencia, centrado en la hoja, con

Enunciar el nmero de versin del documento, si es la primera versin que se

Fecha de Actualizacin: 06/06/2014

UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO

A la caratula (Portada), no se le debe colocar nmero de pagina.

La caratula del manual de procedimientos debern elaborarse tomando como referencia

Arial 12, en negritas

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Texto justificado, letra Arial 12.

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Parte inferior izquierda, utilizando el formato en la

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Encabezado y pie de Normal (Encabezado desde arriba 1.25 cm)

El encabezado ser el mismo que el de la portada para todo el documento.

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Ejemplo: ndice del Manual de Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad

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Ejemplo: Introduccin del Manual de Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad

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Iniciar con un verbo en tiempo infinitivo;

Ejemplo: Objetivo del Manual de Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad

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Ejemplo: Procedimientos de la Direccin de Gestin de la Calidad

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El diseo de pgina nicamente para la presentacin del desarrollo de procedimientos

Objetivo del Procedimiento:

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Iniciar con uno o varios verbos en tiempo infinitivo;

Se describe el mbito de aplicacin de un procedimiento, es decir, a que reas

Descripcin grfica (diagrama de flujo):

Es la representacin grfica que muestra la secuencia en que se realizan las