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RESUMEN CAOT: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS EN

EL SENO DE UNA EMPRESA.

LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA.

1. CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE LA CORRESPONDENCIA


COMERCIAL:

a. FACIL COMPRENSIÓN.

b. EXPOSICIÓN ADECUADA DE LOS ASUNTOS

c. EVITAR PALABRAS EXCESIVAS

d. PRECISIÓN

2. CONSEJOS AL MOMENTO DE ELABORAR CORRESPONDENCIA


COMERCIAL:

a. EVITAR FALTAS DE ORTOGRAFÍA

b. AMPLIO VOCABULARIO

c. ESTRUCTURA Y ORDEN DEL DISCURSO

d. EVITAR REDUNDANCIAS

e. ESTILO SENCILLO, SIN GERUNDIOS

3. ELEMENTOS EMPLEADOS EN LA CORRESPONDENCIA:

a. SOBRES.

b. PAPEL.

c. CARTA:

i. DISTRIBUCIÓN: PLANIFICA EL CONTENIDO Y LA


DISTRIBUCIÓN DE LA CARTA DE MODO QUE NO DEJES
UNA SOLA LÍNEA EN UN SEGUNDO FOLIO.

ii. MARGENES: EL IZQUIERDO Y EL INFERIOR SON MAYORES


QUE EL DERECHO E INFERIOR.

iii. NO ESCRIBIR AL DORSO.

iv. FIRMA MANUSCRITA.

4. PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL:

a. INCIO. CONTIENE LOS SIGUIENTES ELEMENTOS:

i. MEMBRETE: DATOS DEL REMITENTE.


ii. DESTINATARIO: SÓLO AQUELLOS DATOS QUE SEAN
PERTINENTES.

iii. REFERENCIA, ASUNTO Y FECHA.

b. CONTENIDO:

i. SALUDO: DEPENDERÁ DEL DESTINATARIO.

ii. TEXTO DE LA CARTA: CADA PARRAFO UNA IDEA.

c. FINAL:

i. DESPEDIDA.

ii. ANTEFORMA.

iii. FIRMA

iv. ANEXOS
5. ESTILOS DE LAS CARTAS COMERCIALES:

a. ESTILO MODERNO. ES EL MÁS SENCILLO DE TODOS.

i. TODO ALINEADO EN EL MARGEN IZQUIERDO.

ii. NO USA SANGRÍA.

b. ESTILO MODERNO MODIFICADO. SIMILAR AL ANTERIOR SALVO


POR:

i. DESPEDIDA, ANTEFIRMA Y FIRMA SE ESCRIBEN DESDE EL


CENTRO DE LA PÁGINA HACIA EL FINAL.

ii. EN CASO DE SOBRE CON VENTANILLA LOS DATOS DEL


DESTINATARIO SE PONEN EN EL LADO DERECHO.

c. ESTILO PROFESIONAL:

i. APLICA SANGRÍA AL SALUDO Y AL INICIO DE CADA


PÁRRAFO.

ii. EL DESTINATARIO APARECE EN LA PARTE DERECHA DE


LA CARTA.

iii. LA DESPEDIDA, ANTEFIRMA Y FIRMA PUEDEN APARECER


DESDE EL CENTRO HASTA LA DERECHA.

d. ESTILO EVOLUCIONADO:

i. PRESCINDE DEL SALUDO Y DE LA DESPEDIDA.

ii. EL RESTO DE LA CARTA CONFORME A CUALQUIERA DE


LOS MODELOS ANTERIORES.

6. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES:

a. CARTAS DE INFORMES: Van dirigidas a otras personas del


mismo ramo, de la misma actividad, entidades de crédito… y
se les recaba información sobre clientes o proveedores. Los
informes pueden ser comerciales o personales.

b. CARTAS DE PEDIDO: Pueden ser de varios tipos.

i. Solicitud de información. Aquellas dirigidas a


proveedores bien habituales o potenciales pidiendo
información sobre los productos.

ii. Carta de pedido en firme: una vez valorada la


información remitida anteriormente se envía el pedido.

iii. Carta de aceptación del pedido. Correlativas a las


anteriores reflejan suponen la confirmación por parte del
vendedor de las condiciones de venta.
iv. Cartas de cobro: en ocasiones junto con la factura se
remite una comunicación del vendedor al comprador.

c. CARTAS DE RECLAMACIÓN.

i. Carta de reclamación del pedido: tiene lugar en el caso


de que el comprador considere que el proveedor no ha
respetado las condiciones o ante posibles incidencias.

ii. Carta de reclamación del impagado: tiene lugar cuando


el comprador sobrepasa la fecha de pago y no atienda al
mismo. Debe ser firme al tiempo que abierta, siempre
nos interesa cobrar al cliente pero no perderlo.

7. COMUNICACIONES BREVES Y DE RÉGIMEN INTERIOR.

a. CARTA CIRCULAR:

i. La emplean las empresas para comunicar algún


acontecimiento a otras empresas o personas (cambios
de dirección, razón social….).

ii. Van dirigidas a un amplio número de destinatarios.

iii. Su estructura es muy similar a la de las cartas


comerciales.

b. SALUDA: Documento de uso reservado a la dirección de la


empresa o a organismos públicos para agradecer, invitar,
comunicar actos de especial relevancia u otras finalidades
similares.

i. Inicio: Puesto o cargo de la persona que saluda y datos


de la empresa. Aparecerá la palabra “SALUDA”.

ii. Contenido: Se inicia con “A”, seguido de los datos del


destinatario (en mayúsculas y con dos apellidos) y se
expone el motivo del saludo.

iii. Final:

1. Nombre y apellidos de la persona que saluda.

2. Grase de despedida.

3. Localidad y fecha.

iv. CARACTERÍSTICAS DE ESTILO:

1. Redacción en tercera persona.

2. Interlineado doble.

3. Contenido breve.

4. Sin firma.
5. Sin datos del destinatario.

c. COMUNICADOS DE CARÁCTER INTERNO. Sirven para


comunicarse entre los distintos departamentos de una
empresa.

i. Inicio:

1. nombre del emisor (no hace falta el resto de los


datos ya que estamos en el interior de la
empresa).

2. Fecha.

3. DE / PARA – A

4. ASUNTO.

ii. Contenido: se redactará a doble espacio y con márgenes


más anchos que los de una carta.

iii. Final: rúbrica de la persona que firma.

d. CERTIFICADOS: Son los documentos que dan fe de un hecho o


de una situación.

i. Inicio: deberá tener tanto el membrete como la


identificación del emisor.

ii. Contenido:

1. Se iniciará con el término “CERTIFICO/A: Que”

2. Identificación del solicitante del certificado.

3. Motivo del certificado.

4. Efectos del certificado.

iii. Final: precisa tan solo de fecha y rúbrica.