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presupuesto de caja

Autor: Giovanny E. Gmez


PRESUPUESTOS
12 / 2000

El presupuesto de caja le ofrece a los encargados de la dependencia financiera de la


empresa, una perspectiva muy amplia sobre la ocurrencia de entradas y salidas de efectivo en
un perodo determinado, permitindole tomar las decisiones adecuadas sobre su utilizacin y
manejo.
El presupuesto de caja o pronostico de caja, permite que la empresa programe sus
necesidades de corto plazo, el departamento financiero de la empresa en casi todas las
ocasiones presta atencin a la planeacin de excedentes de caja como a la planeacin de sus
dficits, ya que al obtener remanentes estos pueden ser invertidos, pero por el contrario si hay
faltante planear la forma de buscar financiamiento a corto plazo.
Los factores fundamentales en el anlisis del presupuesto de caja se encuentran en los
pronsticos que se hacen sobre las ventas, los que se hacen con terceros y los propios de la
organizacin, todos los inputs y outputs de efectivo y el flujo neto de efectivo se explicarn a
continuacin sus planteamientos bsicos.
Normalizacin:
El presupuesto de caja se proyecta para cubrir el perodo de un ao, aunque cualquier perodo
futuro es aceptable.
El Pronstico de ventas
El insumo fundamental en cualquier presupuesto de caja es el pronstico de ventas, este es
suministrado por el departamento de comercializacin, con base en este pronostico se
calculan los flujos de caja mensuales que vayan a resultar de entradas por ventas proyectadas
y por los desembolsos relacionados con la produccin, as mismo por el monto del
financiamiento que se requiera para sostener el nivel del pronostico de produccin y ventas.

Este pronstico puede basarse en un anlisis de los datos de pronsticos internos como
externos.
Pronsticos internos: Estos se basan fundamentalmente en una estructuracin de los
pronsticos de ventas por medio de los canales de distribucin de la empresa. Los datos que
arroja este anlisis dan una idea clara de las expectativas de ventas.
Pronsticos externos: Estos estn sujetos a la relacin que se pueda observar entre las ventas
de la empresa y determinados indicadores econmicos como el Producto Interno Bruto y el
Ingreso Privado Disponible, estos dan un lineamiento de como se pueden comportar las
ventas en un futuro.
Los datos que suministra este pronstico ofrecen la manera de ajustar las expectativas de
ventas teniendo en cuenta los factores econmicos generales.
Entradas de caja:
Las entradas de caja incluyen la totalidad de entradas de efectivo en un perodo de tiempo
cualquiera, entre los ms usuales se encuentran las ventas al contado, el recaudo de las
cuentas por cobrar o a crdito y todas aquellas que en el corto plazo sean susceptibles de
representar una entrada de efectivo.
EL PRESUPUESTO DE CAJA SUMINISTRA CIFRAS QUE INDICAN EL SALDO FINAL EN
CAJA, ESTE PUEDE ANALIZARSE PARA DETERMINAR SI SE ESPERA UN DFICIT O UN
EXCEDENTE.
Desembolsos de efectivo:
Los desembolsos de efectivo comprenden todas aquellas erogaciones de efectivo que se
presentan por el funcionamiento total de la empresa, en cualquier perodo de tiempo, entre los
ms comunes estn las compras en efectivo, cancelacin de cuentas por pagar, el pago de
dividendos, los arrendamientos, los sueldos y los salarios, pago de impuestos, compra de
activos fijos, pago de intereses sobre los pasivos, el pago de prestamos y abonos a fondos de
amortizacin y la readquisicin o retiro de acciones.

El flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento:


El flujo neto de efectivo de una empresa se encuentra deduciendo de cada mes los
desembolsos de las entradas durante el mes.
Agregando el saldo inicial en caja al flujo neto de efectivo de la empresa, puede encontrarse el
saldo final de caja en cada mes y por ltimo cualquier financiamiento necesario para mantener
un saldo mnimo predeterminado de caja debe agregarse al saldo final en caja para hallar un
saldo final de caja con financiamiento.
Interpretacin del Presupuesto de caja:
El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que
puede analizarse para determinar si se espera un dficit o un excedente de efectivo durante
cada perodo que abarca el pronstico.
El encargado del anlisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias
para solicitar financiamiento mximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a
causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronsticos de
ventas.
Componentes fundamentales:
Pronsticos de ventas
Entradas de caja
Desembolsos en efectivo
Flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento.
Reduccin de la incertidumbre en el Presupuesto de caja
Aparte del cuidado necesario en la preparacin del pronostico de ventas y todos los
componentes del presupuesto de caja, hay dos maneras de reducir la incertidumbre
( Entendida como "la variabilidad de los resultados que realmente puede presentarse") del
presupuesto de caja en seguida se muestran estas opciones:

El primero consiste en preparar varios presupuestos de caja, uno inicial que se base en
pronsticos optimistas, otro en pronsticos probables y otro en pronsticos pesimistas, para
as ver el impacto que tendra en la empresa cada uno de los escenarios y hacer las
correcciones y los planteamientos ms adecuados al presentarse una situacin adversa.
El segundo es un poco ms complicado, es por medio de la simulacin por computador, esta
se basa en establecer una distribucin de probabilidades acerca de los flujos de caja finales
en un perodo de tiempo teniendo as una mayor confiabilidad de las posibles desviaciones y
un anlisis de riesgo ms cercano a la realidad.
La preparacin de un presupuesto de caja debe hacerse de forma muy cuidadosa ya que por
estar tan ntimamente ligado con los datos de pronstico, son estos los que permitirn tomar
las decisiones adecuadas por los administradores financieros.

El presupuesto de caja: ejercicio


prctico
Autor: Giovanny E. Gmez
PRESUPUESTOS
02 / 2001

La preparacin del presupuesto de caja debe prepararse de manera cuidadosa ya que por
estar ligado con datos basados en pronsticos, no son totalmente confiables, por ello las
decisiones que tomen los administradores financieros estarn sujetas a la informacin que
este presupuesto arroje.
El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede
determinar si en el futuro la empresa enfrentar un dficit o un excedente de efectivo.

Tambin permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, para obtener
flujos positivos de efectivo.
El departamento financiero de la empresa planea permanentemente los posibles excedentes
de caja como sus dficits, al contar con esta informacin, el administrador toma las decisiones
adecuadas en cuanto a situaciones de sobrantes para inversin o por el contrario si hay
faltante debe buscar los medios para obtener financiamiento en el corto plazo.
A continuacin se presenta un ejemplo prctico de la preparacin de un presupuesto de caja,
con todos sus componentes y suposiciones.
Comentario: Para mayor comprensin del ejercicio, se aconseja complementarlo con la
informacin contenida en el artculo "El presupuesto de caja".
Este puede darle bases para comprender el fundamento terico de este pronostico.
INFORMACIN INICIAL
Para la realizacin del ejercicio, se asumir una empresa cualquiera, que esta constituida
legalmente y puede tener como objeto la produccin o la prestacin de servicios.
Ejemplo:
La compaa ABC esta preparando un presupuesto de caja para los meses de octubre,
noviembre y diciembre. las ventas en agosto fueron de $100.000 y en septiembre $200.000.
Se pronostican ventas de $400.000 para octubre, $300.000 para noviembre y $200.000 para
diciembre.
El 20% de las ventas de la empresa se han hecho al contado, el 50% han generado cuentas
por cobrar que son cobradas despus de 30 das y el restante 30% ha generado cuentas por
cobrar que se cobran despus de dos meses. No se tiene estimacin de cuentas incobrables.
En diciembre la empresa espera recibir un dividendo de $30.000, proveniente de las acciones
de una subsidiaria. A continuacin se presentan los datos.
Programa de entradas de efectivo proyectado de la Compaa
ABC
Agosto

Septiemb
re

Octubre

Noviemb
re

Diciemb
re

Ventas
pronosticada $100.000
s

$ 200.000

$ 400.000

$ 300.000 $ 200.000

Ventas al
contado
(20%)

$ 40.000

$ 80.000

$ 60.000 $ 40.000

$ 50.000

$ 100.000

$ 200.000 $ 150.000

$ 30.000

$ 60.000 $ 120.000

$ 20.000

Cuentas por
cobrar
Un mes
(50%)
Dos meses
(30%)
Otras
entradas
efectivo
Total
entradas
efectivo

$ 30.000

$ 210.000

$ 320.000 $ 340.000

Ahora se relacionan todas las erogaciones hechas y proyectadas por la compaa ABC
durante los mismos meses.
Las compras de la empresa representan el 70% de las ventas, el 10% de las compras se paga
al contado, el 70% se paga en el mes siguiente al de compra y el 20% restante se paga dos
meses despus del mes de compra. En el mes de octubre se pagan $20.000 de dividendos.
Se paga arrendamiento de $500 mensuales.
Los sueldos y salarios de la empresa pueden calcularse agregando 10% de sus ventas
mensuales a la cifra del costo fijo de $8.000. En diciembre se pagan impuestos por $25.000.
Se compra una mquina nueva a un costo de $130.000 en el mes de noviembre.
Se pagan intereses de $10.000 en diciembre. Tambin en diciembre se abona a un fondo de
amortizacin $20.000.
No se espera una readquisicin o retiro de acciones durante este periodo. El programa de
desembolsos de efectivos es el que se presenta a continuacin:
UNA EMPRESA QUE ESPERA TENER UN EXCEDENTE DE CAJA PUEDE PROGRAMAR

INVERSIONES, EN TANTO QUE UNA EMPRESA QUE ESPERE DFICITS DE CAJA, DEBE
PLANEAR LA FORMA DE OBTENER FINANCIAMIENTO A CORTO PLAZO.
Programa de desembolsos de efectivo proyectado de la
compaa ABC
Agosto

Septiemb
Noviemb
Octubre
Diciembre
re
re

Compras (70%
ventas)

$ 70.000 $ 140.000

Compras al
contado (10%)

$
280.000

7.000 $ 14.000 $ 28.000

$
210.000

$ 140.000

$ 21.00
0

$ 14.000

$
196.000

$ 147.000

$ 28.00
0

$ 56.000

Pagos
Un mes (70%)

4.900 $ 98.000

Dos meses
(20%)

$ 14.000

Dividendos

$ 20.000

Sueldos y
salarios

$ 48.000

$ 38.00
0

$ 28.000

Arrendamientos

$
0

5.000

5.00

Impuestos

5.000

$ 25.000
$
130.000

Compra mquina
intereses

$ 10.000

Fondo de
amortizacin

$ 20.000

Readquisicin
acciones

Total
desembolsos

$
213.000

$
418.000

$ 305.000

El flujo neto de efectivo, el saldo final de caja y financiamiento.


El flujo neto de efectivo se obtiene deduciendo cada mes los desembolsos hechos por la
empresa de las entradas obtenidas por la actividad econmica.
Agregando el saldo inicial de caja en el periodo al flujo neto de efectivo obtenemos el saldo
final de caja para cada mes.

Por ltimo cualquier financiamiento adicional para mantener un saldo mnimo de caja debe
agregrsele al saldo final de caja, para conseguir un saldo final con financiamiento.
Entonces tenemos que para el mes de septiembre el saldo final de caja fue de $50.000 y se
desea tener durante los siguientes meses un saldo mnimo de caja de $25.000. Basndose en
los datos recogidos anteriormente podemos realizar el presupuesto de caja para la compaa
ABC, as:
Presupuesto de caja para la compaa ABC
Octubre

Noviembre

Diciembre

Total entradas de efectivo

$ 210.000

$ 320.000

$ 340.000

(-) Total desembolsos

$ 213.000

$ 418.000

$ 305.000

Flujo neto de efectivo

$ -98.000

(+) Saldo inicial en caja

$ 50.000

$ 47.000

$ -51.000

Saldo final en caja

-3.000
$

47.000

(+) financiamiento

Saldo final con financiamiento

47.000

$ -51.000

35.000
$ -16.000

$ 76.000

41.000

25.000

25.000

Interpretacin del Presupuesto de caja


El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que
puede analizarse para determinar si se espera un dficit o un excedente de efectivo durante
cada perodo que abarca el pronstico.
El encargado del anlisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias
para solicitar financiamiento mximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a
causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronsticos de
ventas.
El desarrollo de este ejercicio permite la aplicacin de los conceptos expuestos en la teora
que en ocasiones no son lo suficientemente claros.
Comentario: El ejercicio del cual es objeto este artculo, fue tomado del libro "Fundamentos de
administracin financiera" de Lawrence Gitman.

El presupuesto de efectivo
Por Arturo K. Finanzas de empresa 104 comentarios
El presupuesto de efectivo, tambin conocido como flujo de caja proyectado, es un
presupuesto que muestra el pronstico de las futuras entradas y salidas de
efectivo (dinero en efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo
determinado.
La importancia del presupuesto de efectivo es que nos permite prever la futura
disponibilidad del efectivo (saber si vamos a tener un dficit o un excedente de
efectivo) y, en base a ello, poder tomar decisiones, por ejemplo:
Si prevemos que vamos a tener un dficit o va a ser necesario contar con un
mayor efectivo, podemos, por ejemplo:

solicitar oportunamente un financiamiento.

solicitar el refinanciamiento de una deuda.

solicitar un crdito comercial (pagar las compras al crdito en vez de al


contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crdito.

cobrar al contado y ya no al crdito o, en todo caso, otorgar uno menor


crdito.

Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo:

invertirlo en la adquisicin de nueva maquinaria o nuevos equipos.

invertirlo en la adquisicin de mayor mercadera.

invertirlo en la expansin del negocio.

usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en


acciones.

Por otro lado, el presupuesto de efectivo nos permite conocer el futuro escenario
de un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio ser rentable
(cuando los futuros ingresos son mayores que los futuros egresos), o saber si
seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contrada.
Informacin que podemos presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar la
rentabilidad del futuro negocio (por ejemplo, ante potenciales inversionistas), o al
querer demostrar que seremos capaces de pagar oportunamente una deuda
contrada (por ejemplo, al solicitar un prstamo a alguna entidad financiera).

Cmo elaborar un presupuesto de


efectivo
Para elaborar un presupuesto de efectivo es necesario contar con los
dems presupuestos de la empresa; sin embargo, veamos a continuacin un
ejemplo de cmo elaborar uno al contar con la siguiente informacin:

Supongamos que debemos elaborar el presupuesto de efectivo de una empresa


comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos) para el
periodo de los cuatro primeros meses del ao; los datos que tenemos son los
siguientes:

se pronostica ventas de 300 unidades para el mes enero y un aumento del


10% a partir de febrero.

el precio de venta es de US$20.

el cobro de las ventas se realiza el 60% al contado y el 40% al crdito a 30


das.

se pronostica compras de mercadera de 310 unidades para el mes de enero


y un aumento del 10% a partir de febrero.

el precio de compra es de US$15.

los proveedores permiten pagar la mercadera el 50% al contado y el 50%


restante a crdito a 30 das.

se estiman gastos por remuneraciones del personal administrativo,


alquileres, seguros y servicios por US$250 mensuales (gastos administrativos).

se estiman gastos por remuneraciones del personal de ventas, comisiones,


promocin y publicidad por US$230 mensuales (gastos de ventas).

el negocio cuenta con mobiliario y equipo que se deprecia en US$50 al mes.

se obtiene un prstamo por US$2 100 el cual debe ser pagado a partir de
febrero en amortizaciones constantes de US$700 e intereses de US$504 en
febrero, US$336 en mazo, y US$168 en abril.

el pago por impuestos por concepto de renta es del 2% de la utilidad


disponible.

Para este ejemplo, antes de elaborar el presupuesto de efectivo, es necesario


elaborar los presupuestos de ventas y cobros, ya que las ventas no se cobran el
mismo mes en que se realizan, sino que se cobran un 60% en el mes que se
realizan y el 40% restante al mes siguiente, y el presupuesto de efectivo muestra
el efectivo que realmente ingresa o sale de la empresa.

Presupuesto de ventas
enero

febrero

marzo

abril

Unidades

300

330

363

399

Precio de venta

20

20

20

20

TOTAL

6000

6600

7260

7986

Nota: las ventas empiezan en 300 unidades en enero y luego tiene un aumento
constante del 10%.

Presupuesto de cobros

Contado (60%)

enero

febrero

marzo

abril

3600

3960

4356

4791.60

2400

2640

2904

6360

6996

7695.60

Crdito a 30 das (40%)


TOTAL

3600

Nota: de las ventas de US$6 000 hechas en enero, cobramos el 60% (US$3 600) al
contado y el 40% (US$2 400) al crdito a 30 das; lo mismo para los dems meses.
Una vez elaborados los presupuestos de ventas y cobros, debemos elaborar los
presupuestos de compras y pagos, ya que, igualmente, las compras no se pagan el
mismo mes en que se realizan, sino que se pagan un 50% en el mes que se
realizan y el 50% restante al mes siguiente.

Presupuesto de compras

Unidades

enero

febrero

marzo

abril

310

341

375

413

Precio de compra

15

15

15

15

TOTAL

4650

5115

5626.50

6189.15

Nota: las compras empiezan en 310 unidades en enero y luego tienen un aumento
constante del 10%.

Presupuesto de pagos

Contado (50%)

enero

febrero

marzo

abril

2325

2557.50

2813.25

3094.58

2325

2557.50

2813.25

4882.50

5370.75

5907.83

Crdito a 30 das (50%)


TOTAL

2325

Nota: de las compras de US$4 650 hechas en enero, pagamos el 50% (US$2 325)
al contado y el 50% restante (US$ 2 325) al crdito al crdito a 30 das; lo mismo
para los dems meses.
Una vez elaborados los presupuestos de compras y pagos, pasamos a elaborar el
presupuesto operativo (estado de resultados proyectado), ya que es necesario
determinar el monto que se debe pagar por concepto de impuestos.

Presupuesto operativo

Ventas

Costo de ventas

enero

febrero

marzo

abril

6000

6600

7260

7986

5115

5626.5
0

6189.15

4650

UTILIDAD BRUTA

1350

1485

1633.5
0

Gastos administrativos

250

250

250

250

Gastos de ventas

230

230

230

230

Depreciacin

50

50

50

50

UTILIDAD OPERATIVA

820

955

1103.5
0

1266.85

504

336

168

Intereses

1796.85

UTILIDAD ANTES DE IMP.

820

451

767.50

1098.85

Impuestos (2%)

16.40

9.02

15.35

21.98

UTILIDAD NETA

803.60

441.98

752.15

1076.87

Y, finalmente, asegurndonos de contar con toda la informacin necesaria,


pasamos a elaborar el presupuesto de efectivo.

Presupuesto de efectivo
enero

febrero

marzo

abril

3600

6360

6996

7695.6

INGRESOS
Cuentas por cobrar

0
Prstamos

2100

5700

6360

6996

7695.6
0

Cuentas por pagar

2325

4882.5
0

5370.7
5

5907.8
3

Gastos administrativos

250

250

250

250

Gastos de ventas

230

230

230

230

Pago de impuestos

16.40

9.02

15.35

21.98

TOTAL EGRESOS

2821.4
0

5371.5
2

5866.1
0

6409.8
0

FLUJO DE CAJA ECONMICO

2878.6
0

988.48

1129.9
0

1285.8
0

Amortizacin

700

700

700

Intereses

504

336

168

215.52

93.90

417.80

TOTAL INGRESOS

EGRESOS

FLUJO DE CAJA FINANCIERO

2878.6
0

Introduccin

Nuestro tema de investigacin ser refiere al "Presupuesto de Efectivo". Una de las principales
responsabilidades de la administracin es planificar, controlar y salvaguardar los recursos de la empresa. Son
dos clases de recursos los que fluyen a travs de muchos negocios: el efectivo y los activos distintos del
efectivo. La planificacin y el control de las entradas de efectivo, de las salidas de efectivo y el
correspondientefinanciamiento, constituyen una importante funcin en todas las empresas. La
presupuestacin del efectivo es una forma eficaz de planificar y controlar las salidas de ste, de evaluar las
necesidades del mismo y de hacer uso provechoso de su excedente.
Adems, La administracin de las disponibilidades monetarias constituye un punto medular de
la gestin financiera, de ella dependen la planificacin y el control de la inversin, y que al momento que se
requiera del efectivo este tenga una disponibilidad inmediata.
Es por esto que hemos decido realizar esta investigacin sobre el presupuesto de efectivo y su importancia en
el proceso productivo.
Con este trabajo de investigacin nuestro grupo, ya establecida la importancia que tiene el presupuesto de
efectivo en una empresa, dedicara su esfuerzo a explicar en que consiste el presupuesto de efectivo, como se
puede delinear los conceptos y formas de establecer un presupuesto de efectivo que abarque la empresa en
su totalidad.
Hemos decidido dividir nuestro trabajo en breves temas que abarcan todos los aspectos que envuelven un
presupuesto de efectivo y terminar con un ejemplo de un presupuesto de efectivo ya elaborado y que ilustra
cuan fcil de hacer y provecho puede ser este presupuesto para una empresa.
Esperamos que este trabajo ayude a los lectores a comprender y valorar un presupuesto de efectivo tanto
como nos ayudo a nosotros.
Objetivos
Objetivo General
Nuestro objetivo general, al realizar este trabajo consiste en analizar de una forma exhaustiva
las teoras existentes en la literatura empresarial concerniente con el presupuesto de efectivo, ver la
importancia que tiene para una empresa utilizar este presupuesto, indagar sobre sus componentes y ver como
cada uno de ellos ayuda a formar el esqueleto del presupuesto y finalmente elaborar un presupuesto sencillo
de una empresa hipottica.
Objetivos Especficos
1) Exponer las generalidades sobre el presupuesto de efectivo que hasta ahora conocemos
2) Mencionar las teoras generalmente aceptadas que gobiernan un presupuesto de efectivo bien
elaborado.
3) Ver como se planea la obtencin y el manejo de efectivo
4) Analizar los componentes que forman un presupuesto de efectivo
5) Enumerar los pasos que se deben seguir para alcanzar la elaboracin de un presupuesto de
efectivo que ser eficaz y productivo para la empresa.

Generalidades sobre la Planificacin del Efectivo


El presupuesto de efectivo, tambin conocido como flujo de caja proyectado, es el presupuesto
que muestra el pronstico de las futuras entradas y salidas de dinero (efectivo) de una empresa, para un
periodo de tiempo determinado.
El presupuesto de efectivo es un informe de las entradas y salidas de efectivo planeadas de la empresa que
se utiliza para calcular sus requerimientos de efectivo a corto plazo, con particular atencin a la planeacin en
vista de excedentes y faltantes de efectivo. Una empresa que espera un excedente de efectivo puede

planear inversiones a corto plazo, en tanto que una empresa que espera faltantes de efectivo debe disponer
del financiamiento a corto plazo.
La mayor parte de las compaas deben desarrollar planes, tanto de largo plazo, como de mediano y corto
plazo, sobre su flujo de efectivo, para esto, las empresas desarrollan, entre otras cosa, un presupuesto de
efectivo (o caja) el cual muestra los flujos de entradas y de salidas de efectivo, as como la posicin final, por
sub-periodos, para un lapso especifico.
El presupuesto de efectivo de corto plazo, forma parte del plan anual de utilidades. Este presupuesto de
efectivo debe de constar bsicamente de dos partes:
1) Los ingresos de efectivos (flujo de entradas) de efectivo planificados
2) Los desembolsos (flujo de salidas) de efectivo planificados
Los principales propsitos del presupuesto de efectivo son:
1) Determinar la probable posicin de caja al fin de cada periodo, como resultado de
las operaciones planificadas
2) Identificar los excedentes o dficits de efectivo por periodos
3) Establecer la necesidad de financiamiento y/o la disponibilidad de efectivo ocioso para inversin
4) Coordinar el efectivo con:
a) el total del capital de trabajo,
b) los ingresos por las ventas,
c) los gastos,
d) las inversiones y
e) los pasivos
5) Establecer una base solida para la vigilancia continua de la posicin de caja
La preparacin del presupuesto de caja se basa casi exclusivamente en los dems presupuestos; por lo tanto,
el tesorero, quien es usualmente el encargado de la preparacin del presupuesto de caja debe trabajar muy
cerca con los dems gerentes, cuyas decisiones puedan afectar de manera directa a los flujos de efectivo.
Un programa que abarca de una manera total la planificacin y control de las utilidades, crea las bases para
un presupuesto realista de efectivo (o caja).
Es esencial, en la preparacin de un presupuesto de efectivo, que halla un equilibrio entre el efectivo
disponible y las actividades que requieren de efectivo (operaciones, desembolsos de capital y otros), ya que
con demasiada frecuencia, no se percibe la necesidad de efectivo adicional sino hasta que la situacin
alcanza un grado de emergencia.

Periodos de Tiempo en la Planificacin y control del


Efectivo

El presupuesto o planificacin de efectivo as como su control debe cubrir tres diferentes periodos de tiempo:
1. El de largo plazo
2. El de corto plazo
3. El de horizonte inmediato
Presupuesto de efectivo a largo plazo. El presupuesto de efectivo a largo plazo debe ser congruente con
las dimensiones de tiempo de:
a) El plan estratgico de utilidades de largo plazo y
b) Los proyectos de desembolsos de capital
Planificar los flujos de entradas de efectivo a largo plazo (principalmente por conceptos de ventas, servicios y
financiamientos), as como los flujos de salidas de efectivo a largo plazo (principalmente por gastos,
desembolsos de capital y pago de la deuda), es fundamental para las sanas decisiones financieras y para el
uso optimo del efectivo se enfoca sobre los flujos de entradas de efectivo mas relevantes.
Presupuesto de efectivo a corto plazo. El presupuesto de efectivo a corto plazo naturalmente debe ser
congruente con el plan tctico de utilidades a corto plazo. La planificacin del efectivo para este horizonte del
tiempo exige planes detallados para los flujos de entradas y salidas de efectivo, que se relacionan de manera
directa con el plan anual de utilidades (es decir, el efectivo derivado de las ventas y el efectivo requerido para
pagar el nuevo equipo). El presupuesto de caja a corto plazo se desarrolla principalmente con base en las
distintas partes del presupuesto que son incluidas en el plan anual de utilidades.

Presupuesto de efectivo inmediato. El presupuesto de efectivo inmediato se emplea en muchas empresas,


principalmente para estimar, controlar y administrar los flujos de entradas y salidas de efectivo, a menudo
sobre una base diaria continua.
El objetivo principal del presupuesto de efectivo inmediato es asegurar que no se creen dficits ni
saldos excedentes de efectivo.
El presupuesto de efectivo inmediato minimiza el costo de los intereses mediante el aprovechamiento
de todos los descuentos por pronto pago sobre la cuentas por pagar y el cumplimiento de todas las fechas
de vencimiento de los desembolsos de efectivo
El presupuesto de efectivo minimiza, tambin, el costo de oportunidad de los saldos de excedentes
de efectivo, al permitir las oportunas inversiones del efectivo a medida que este se vaya acumulando.

Importancia del Presupuesto de Efectivo

La importancia del presupuesto de efectivo, consiste en que ste nos permite prever la futura disponibilidad
del efectivo: saber si vamos a tener un dficit o una falta de efectivo, o si vamos a tener un excedente; y, de
acuerdo a ello, tomar decisiones, por ejemplo, si prevemos que vamos a tener un dficit o va a ser necesario
contar con un mayor efectivo, podemos:
solicitar oportunamente un financiamiento.
solicitar el refinanciamiento de una deuda.
solicitar un crdito comercial (pagar las compras al crdito en vez de al contado) o, en todo caso,
solicitar un mayor crdito.
cobrar al contado y ya no al crdito o, en todo caso, otorgar uno menor crdito.
Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo:
invertirlo en la adquisicin de nueva maquinaria o equipos.
invertirlo en adquirir mayor mercadera.
invertirlo en la expansin del negocio.
usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en acciones.
Por otro lado, el presupuesto de efectivo es importante porque nos permite conocer el futuro escenario de
un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio ser rentable (cuando los futuros ingresos sean
mayores que los futuros egresos); o saber si seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contrada.
As tambin, el presupuesto de efectivo es importante porque nos proporciona informacin que podemos
presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar la rentabilidad del futuro negocio (por ejemplo, ante
potenciales inversionistas); o al querer demostrar que seremos capaces de pagar oportunamente una deuda
contrada (por ejemplo, al solicitar un prstamo a alguna entidad financiera).

Planeacin del efectivo

La informacin necesaria para el proceso de planeacin financiera a corto plazo es l pronostico de ventas,
este pronostico es la prediccin de las ventas de la empresa correspondiente a un periodo especifico, que
proporciona el departamento de mercadotecnia al gerente financiero. Con base en este pronostico, el gerente
financiero calcula los flujos de efectivo mensuales que resultan de las ventas proyectadas y de la disposicin
de fondos relacionada con la produccin, el inventario y las ventas.
Tipos de Pronsticos. Los pronsticos de ventas se deben basar en un anlisis de los datos externos o
internos o en una combinacin de ambos.
Pronsticos externos: Se basa en la relacin que existe entre las ventas de la empresa y
ciertos indicadores econmicos externos importantes como el PIB entre otros.
Pronsticos internos: Se basan en una acumulacin de pronsticos de ventas obtenidos de los
propios canales de ventas de la empresa.
Pronsticos combinados: Por lo general, las empresas utilizan una combinacin de datos sobre
pronsticos externos e internos para realizar l pronstico de ventas final. Datos internos proporcionan una
idea de las expectativas de ventas y los datos externos ofrecen un medio para ajustar estas expectativas de
acuerdo con los factores econmicos generales.

Componentes del presupuesto de efectivo


Los componentes del presupuesto de efectivo son:

Ingreso de efectivo: Son todas las entradas de efectivo de una empresa que ocurren en un periodo
financiero determinado.
Desembolso de efectivo: Son todos los gastos de efectivo que realiza la empresa durante un
periodo financiero especfico, los ms comunes son:
1) Compras en efectivo
2) Liquidacin de cuentas por pagar
3) Pagos de renta
4) Sueldos y salarios
5) Pagos de impuestos
6) disposiciones de fondos para activos fijos
7) Pagos de intereses
8) Pagos de dividendos en efectivo
9) Pagos del principal
10) Recompras o retiros de acciones
Flujo de efectivo neto: Es la diferencia matemtica entre los ingresos de efectivo de la empresa y
sus desembolsos de efectivo en cada periodo
Efectivo Final: Es la suma inicial de la empresa y su flujo de efectivo neto del periodo.
Financiamiento total requerido: Es la cantidad de fondos que requiere la empresa si el efectivo
final del periodo es menor que el saldo de efectivo mnimo deseado; comnmente, esta representada
por documentos por pagar.
Saldo de efectivo excedente: Es la cantidad disponible que tiene la empresa para invertir si el
efectivo final del periodo es mayor que el saldo de efectivo mnimo deseado.

Procedimiento para enfrentar la incertidumbre del


presupuesto de efectivo
Adems de cuidar la preparacin de los pronsticos de ventas y de otros clculos incluidos en el presupuesto
de efectivo, existen formas de enfrentar la incertidumbre del presupuesto de efectivo. Una consiste en
preparar varios presupuestos de efectivo: uno basado en un pronstico pesimista, otro basado en el
pronstico ms probable y otro basado en un pronstico optimista. A partir de esta gama de flujos de efectivo,
el gerente de finanzas es capaz de determinar la cantidad de financiamiento necesario para afrontar la
situacin ms adversa. El uso de varios presupuestos de efectivo, cada uno basado en suposiciones distintas,
tambin debe proporcionar al gerente de finanzas una idea del riesgo de las alternativas, de tal manera que
pueda tomar decisiones financieras a corto plazo ms inteligentes. Este anlisis de sensibilidad se utiliza a
menudo para examinar los flujos de efectivo en diversas circunstancias posibles. Las computadoras y
las hojas de clculo electrnicas se usan con frecuencia para simplificar el anlisis de sensibilidad.

Cuentas por Cobrar

Seleccin de Crdito. Por lo general, el gerente financiero controla las cuentas por cobrar mediante
el mantenimiento y la administracin de la poltica de crdito, que incluye la determinacin de la seleccin,
las normas y las condiciones de crdito, y la poltica de cobro.
Las cuentas por cobrar representan la concesin de crdito de la empresa a sus clientes. La concesin de
crdito a los clientes es un costo por hacer negocios. Al mantener su dinero inmvil en cuentas por cobrar, la
empresa pierde el valor del dinero en el tiempo y corre el riesgo del incumplimiento por parte de los clientes.
A cambio de incurrir en estos costos, la empresa puede ser competitiva, atraer y conservar clientes y adems
mantener y mejorar las ventas y las utilidades.
Factores de crditos. Los anlisis de crditos usan frecuentemente 5 factores de crdito para centrar su
anlisis en los aspectos principales de la solvencia del crdito del solicitante, estos son:
Reputacin: Consta del historial de pagos anteriores as como cualquier juicio legal o pendiente, se
utilizan para evaluar su reputacin.
Capacidad: Es la posibilidad que tiene el solicitante para rembolsar el crdito requerido
Capital: La solidez financiera del solicitante que se refleja por su posicin de propietario
Garanta colateral: La cantidad de activos que el solicitante tiene disponible para asegurar el crdito

Condiciones: El ambiente de negocios y econmico actual, as como cualquier circunstancia


peculiar que afecte a alguna de las partes de la transaccin de crdito.
Obtencin de informacin de crdito. Cuando un cliente desea que una empresa le otorgue condiciones de
crdito, el departamento de crdito comienza el proceso de evaluacin pidiendo al solicitante que llene varias
formas que requieren informacin y referencias de crdito y financieras. A partir de la solicitud, la empresa
obtiene datos adicionales sobre otras fuentes. Si concedi un crdito anterior al mismo solicitante, la empresa
contara con su propia informacin sobre el historial de pago de este. Las principales fuentes externas de
informacin de crdito son las siguientes:
Estados Financieros: Con esto la empresa analiza las condiciones de liquidez, actividad, deuda y
rentabilidad de la empresa solicitante.
Data Crdito: Es la agencia de informacin mercantil ms importante, y provee a sus subscriptores
la evaluacin de crdito y la capacidad financiera general de miles de personas.
Oficinas de intercambio de informacin de crdito: Es una red de oficinas de crditos que
intercambian informacin sustentada en hechos y no en anlisis.
Una vez obtenida toda la informacin necesaria se procede a realizar un anlisis de crdito con el fin de
establecer una lnea de crdito para el cliente que no es ms que la cantidad mxima de crdito que el cliente
puede adeudar a la empresa vendedora en cualquier momento

Poltica de cobro
La poltica de cobro de la empresa consiste en su procedimiento para recuperar las cuentas por cobrar,
cuando estas se vencen. La eficiencia de esta poltica se evala, en parte, observando el nivel de gastos por
deudas de cobro dudoso. Este nivel depende no solo de la poltica de cobro, sino tambin de la poltica de
crdito de la empresa. Si uno supone que el nivel de deudas de cobro dudoso, atribuible a la poltica de
crdito, es relativamente constante, se espera que el aumento de los gastos de cobranza reduzcan las
deudas de cobro dudoso.Entre los procedimientos que se utilizan con mayor frecuencia para evaluar
las polticas de crdito y cobro est la razn del periodo promedio de cobro y la antigedad de las cuentas por
cobrar.
Antigedad de las cuentas por cobrar: Es una tcnica que indica la proporcin del saldo de las cuentas por
cobrar que ha estado pendiente durante un periodo de tiempo especfico. Esta tcnica requiere que las
cuentas por cobrar de la empresa se dividan en grupos basados en el momento de su origen. Esta divisin se
realiza en periodos de un mes, retrocediendo tres o cuatro meses.

Elaboracin de un Presupuesto de Efectivo

Para elaborar un presupuesto de efectivo es necesario contar con los dems presupuestos de la empresa; sin
embargo, veamos a continuacin un ejemplo de cmo elaborar uno al contar con la siguiente informacin:
Supongamos que debemos elaborar el presupuesto de efectivo de una empresa comercializadora (empresa
dedicada a la compra y venta de productos) para el periodo de los cuatro primeros meses del ao; los datos
que tenemos son los siguientes:
se pronostica ventas de 300 unidades para el mes enero, y aumento del 10% a partir de febrero.
el precio de venta es de $20.
el cobro de las ventas se realiza el 60% al contado y el 40% al crdito a 30 das.
se pronostica compras de mercadera de 310 unidades para el mes de enero, y un aumento del 10%
a partir de febrero.
el precio de compra es de $15.
los proveedores permiten pagar la mercadera el 50% al contado y el 50% restante a crdito a 30
das.
se estiman gastos por remuneraciones del personal administrativo, alquileres, seguros y servicios por
$250 mensuales (gastos administrativos).
se estiman gastos por remuneraciones del personal de ventas,
comisiones, promocin y publicidad por $230 mensuales (gastos de ventas).
el negocio cuenta con mobiliario y equipo que se deprecia en $50 al mes.
se obtiene un prstamo por $2 100 el cual debe ser pagado a partir de febrero en amortizaciones
constantes de $700 e intereses de $504 en febrero, $336 en marzo, y $168 en abril.

el pago por impuestos por concepto de renta es del 2% de la utilidad disponible.


Para este ejemplo, antes de elaborar el presupuesto de efectivo, es necesario elaborar los presupuestos de
ventas y cobros, ya que las ventas no se cobran el mismo mes en que se realizan, sino que se cobran un 60%
en el mes que se realizan, y el 40% restante al mes siguiente; y el presupuesto de efectivo muestra el efectivo
que realmente ingresa o sale de la empresa.
Presupuesto de ventas
Enero

Febrero

Marzo

Abril

Unidades

300

330

363

399

Precio de venta

20

20

20

20

TOTAL

6000

6600

7260

7980

Nota: las ventas empiezan en 300 unidades en enero, y luego tiene un aumento constante del 10%.
Presupuesto de cobros
Contado (60%)

Enero

Febrero

Marzo

Abril

3600

3960

4356

4788

2400

2640

2904

6360

6996

7692

Crdito a 30 das (40%)


TOTAL

3600

Nota: de las ventas de $6 000 hechas en enero, cobramos el 60% ($3 600) al contado, y el 40% ($2 400) al
crdito a 30 das; lo mismo para los dems meses.
Una vez elaborados los presupuestos de ventas y cobros, debemos elaborar los presupuestos de compras y
pagos, ya que, igualmente, las compras no se pagan el mismo mes en que se realizan, sino que se pagan un
50% en el mes que se realizan, y el 50% restante al mes siguiente.
Presupuesto de compras
Enero

Febrero

Marzo

Abril

Unidades

310

341

375

413

Precio de compra

15

15

15

15

TOTAL

4650

5115

5625

6195

Nota: las compras empiezan en 310 unidades en enero, y luego tienen un aumento constante del 10%.
Presupuesto de pagos
Contado (50%)

Enero

Febrero

Marzo

Abril

2325

2558

2813

3098

2325

2558

2813

4883

5371

5911

Crdito a 30 das (50%)


TOTAL

2325

Nota: de las compras de $4 650 hechas en enero, pagamos el 50% ($2 325) al contado, y el 50% restante ($
2 325) al crdito al crdito a 30 das; lo mismo para los dems meses.
Una vez elaborados los presupuestos de compras y pagos, pasamos a elaborar el presupuesto operativo
(estado de resultados proyectado), ya que es necesario determinar el monto que se debe pagar por concepto
de impuestos.
Presupuesto operativo (estado de resultado proyectado)
Enero

Febrero

Marzo

Abril

Ventas

6000

6600

7260

7980

Costo de ventas

4650

5115

5625

6195

UTILIDAD BRUTA

1350

1485

1635

1785

Gastos administrativos

250

250

250

250

Gastos de ventas

230

230

230

230

Depreciacin

50

50

50

50

UTILIDAD OPERATIVA

820

955

1105

1255

504

336

168

Intereses
UTILIDAD ANTES DE IMP.

820

451

769

1087

Impuestos (2%)

16.4

9.02

15.38

21.74

Utilidad NETA

803.6

441.98

753.62

1065.26

Presupuesto de efectivo
Y, finalmente, asegurndonos de que ya contamos con toda la informacin necesaria, pasamos a elaborar el
presupuesto de efectivo.
Enero

Febrero

Marzo

Abril

Cuentas por cobrar

3600

6360

6996

7692

Prstamos

2100

TOTAL INGRESOS

5700

6360

6996

7692

Cuentas por pagar

2325

4883

5371

5911

Gastos administrativos

250

250

250

250

Gastos de ventas

230

230

230

230

Pago de impuestos

16.4

9.02

15.38

21.74

TOTAL EGRESOS

2821.4

5372.02

5866.38

6412.74

FLUJO DE CAJA ECONMICO

2878.6

987.98

1129.62

1279.26

Amortizacin

700

700

700

Intereses

504

336

168

-216.02

93.62

411.26

INGRESOS

EGRESOS

FLUJO DE CAJA FINANCIERO

2878.6

Conclusin
Al finalizar este trabajo, podemos concluir diciendo que, el presupuesto de efectivo, como parte de un
presupuesto general de una empresa, es de vital importancia para la empresa, sin el manejo bien planeado y
efectivo de un presupuesto de efectivo, la empresa puede caer en el error de no contar con suficiente
recursos econmicos para realizar sus operaciones o por el contrario, aunque no sea tan grave como no
contar con suficientes recursos econmicos para operar, la empresa puede no darse cuenta de que tiene
demasiado efectivo ocioso que podra ser utilizado para generar mas rica a la empresa. Ambas situaciones no
son aconsejables dentro de un buen desempeo empresarial y se pueden evitar con el manejo adecuado del
presupuesto de efectivo.

Recomendacin

Despus de haber investigado sobre el presupuesto de efectivo, nuestro grupo recomienda a todos aquellos
envuelto en el manejo de una empresa, ya sea esta una pequea empresa, no importa que esta est
compuesta por uno o varios miembros, o una empresa compuesta por cientos de personas, elaborar un
presupuesto general, el cual incluya un presupuesto de efectivo. Creemos que un presupuesto bien elaborado
es la espina dorsal de todo negocio, sin un presupuesto, la empresa, como un ser humano sin espina dorsal,
se arrastrara sin fuerza ni control por el suelo.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos90/presupuesto-efectivo/presupuestoefectivo.shtml#elaboracia#ixzz3XKLXeIuC