Mdulo 3

La Planeacin

Sistema de Planeamiento
La planeacin incluye: seleccionar la misin y objetivos o metas, y las
acciones necesarias para alcanzarlos. Ello implica tomar decisiones, es
decir, elegir entre distintos cursos de accin.

Naturaleza y propsito de la
planificacin
La esencia de la planificacin se basa en cuatro aspectos principales:

1.
Contribucin al propsito y objetivos, es decir que todos los planes
se desarrollan de forma coordinada para obtener los resultados
principales.

2.
Supremaca de la planificacin con respecto a las otras funciones
administrativas. La planeacin precede al resto de las funciones y est
ntimamente ligada al control. Los planes proveen de los estndares de
control.
3.
Su generalizacin: la planificacin es una tarea que deben llevar a
cabo todos los administradores en los distintos niveles y puestos dentro de
una organizacin. Es importante reconocer que es general y est ligada
estrechamente a la autoridad de quien define el plan.
4.
La eficiencia de los planes se mide en funcin de la contribucin de
cada plan al logro de los objetivos, teniendo en cuenta el costo y los dems
factores necesarios para formularlo y operarlo.

TIPOS DE PLANES
El plan es un producto de la planificacin, es un resultado esperado en
funcin del camino seleccionado para lograrlo; es el evento intermedio
entre el proceso de planeacin y el proceso de implementacin del mismo.
El propsito de los planes se encuentra en: la previsin, la programacin y
la coordinacin de una secuencia lgica de eventos. Los planes deben
responder al qu (objeto), cmo (medios), cundo (secuencia), dnde
(local) y por quin (ejecutante o persona).
Entre los diversos tipos de planes figuran: propsitos, misin, objetivos o
metas, polticas, reglas, estrategias, procedimientos, programas,
presupuestos. Se debe considerar que la diferencia fundamental entre
algunos de los planes es el tiempo de ejecucin de los mismos. Dentro de
una organizacin los tipos de planes se van a realizar desde el nivel
superior, siendo stos de largo plazo (estratgicos), y descendiendo en los
niveles jerrquicos hasta llegar a los planes operativos e individuales de
muy corto plazo.

Propsitos
El propsito de algo nos est marcando cul es el fin. Qu te sugiere la
palabra fin? Seguramente me contestaras que algo termina, o bien que
algo comienza. Es decir que marca una direccin, el fin de una organizacin
est dado por la direccionalidad que desea seguir para el logro de sus
resultados. Ese fin que posee la organizacin se ve relacionado con el

entorno en el cual desea o proyecta llevar a cabo su tarea. El propsito de

una organizacin es su papel primario, tal como lo define la sociedad en
que opere. Por lo tanto, este trmino es amplio y se aplica no slo a una
organizacin dada sino a todas las empresas de su mismo tipo en la
sociedad.

Misin
La misin de una organizacin es su finalidad especfica, que la distingue de
otras de su tipo. Es identificar la funcin que cumple esta organizacin en
la sociedad; siendo por esto la razn de ser de la organizacin. Es el
propsito expresado en una frase u oracin que represente el motivo por
el cual existe la organizacin. Se compone fundamentalmente de integrar
las respuestas a estos interrogantes:
1. Quines son los clientes?
2. Cules son los productos / servicios claves?
3. Cul es el mercado objetivo?
4. Cul es la tecnologa bsica?
5. Qu inters existe por el talento humano?
6. Qu imagen corporativa se desea proyectar?
Te invito a que ingreses en la pgina Web de alguna de estas empresas y
mira si puedes responder a las preguntas aqu mencionadas en la misin
descripta all. Por ejemplo www.grupoclarin.com.ar o bien
www.unilever.com.ar
Algunos autores hablan de visin. La visin de la organizacin responde a la
proyeccin que hace el lder o responsable mximo de la estructura.
Representa la visualizacin de la organizacin en el tiempo futuro.

Objetivos
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se
dirigen las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus
departamentos, reas, secciones o funciones. Por lo general, los objetivos
de mayor jerarqua representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la
direccin, las diversas reas, el staff, etc. Los objetivos son las metas que se
quieren alcanzar con relacin a los inversionistas, a los consumidores, al
personal, entre otros.

Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a

los que constituyen el plan bsico de la empresa, pero no por ello dejan de
contribuir al alcance de los de la organizacin. Los objetivos o metas son
planes y requieren de un proceso de planificacin al igual que el resto de
los planes. Los objetivos y/o metas deben ser, en lo posible, verificables;
ello implica que deben tener intensin, medida y plazo. Deben, adems,
ser coherentes con los objetivos principales y el logro de los objetivos de
corto plazo debe aportar al alcance del propsito o fin de la organizacin.
Por ejemplo, piensa en un objetivo de ventas para cualquier empresa. Es
muy probable que me respondas vender ms. Y es una buena respuesta,
pero no representa un objetivo verificable, ya que debera contener los
componentes que hemos mencionado: vender este mes un 10% ms que
el pasado, vender ms (intensin), 10% (medida) y este mes con respecto
al anterior (plazo).

Polticas
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten
conducir el pensamiento y la accin de quienes se tenga a cargo. Es en este
punto donde los administradores deben ser perspicaces para que los
subordinados no acepten como polticas una serie de pequeas decisiones
que no se tomarn con este objetivo. Y, usualmente, las polticas se apoyan
y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las polticas
generales de la empresa son tomadas por el nivel superior, en las cuales se
basarn las polticas de los departamentos.
Todas estas delimitan un rea o marco dentro del cual se debe decidir,
asegurando que las decisiones sean slidas y contribuyan al alcance los
objetivos. Al igual que hay diversos tipos de objetivos, tambin los hay de
polticas; entre ellas tenemos: polticas de promocin interna, de competir
con base en los precios, polticas en publicidad o polticas departamentales,
como el contratar los ingenieros egresados de las universidades o impulsar
la participacin de los empleados para contribuir con la cooperacin.
Con respecto a las polticas se debe tener en cuenta que:
a. Cuando se elaboren las polticas debe tenerse en cuenta la opinin de
quienes deban aplicarla.
b. Las polticas deben declararse por escrito.

c. Debe ser difundidas y revisadas peridicamente; su interpretacin debe

ser uniforme en toda la organizacin.
d. Existen polticas sobre produccin, finanzas, recursos humanos,
relaciones pblicas, etc.
e. Existen polticas relacionas con planeacin, control, organizacin;
favorecen la coordinacin y el trabajo en equipo, las consultas sobre
asuntos fundamentales y la elaboracin de criterios e iniciativa, pero
dentro de unos lmites.
Lo importante es que las polticas regulan el pensamiento en la toma de las
decisiones.
Las decisiones ms importantes son aquellas que se toman cuando ests o
no ests en la empresa? Seguramente que me responders que cuando no
ests. Las polticas se redactan para ello, son un marco de referencia en la
toma de decisin.

Reglas
Constituyen la forma ms simple de un plan y tienen que ver con el
comportamiento solicitado a las personas. Con frecuencia suele
confundirse regla con polticas o procedimientos, sin embargo una regla
requiere que se tome o no una accin determinada y especfica con
respecto a determinada situacin, representa una gua de la accin, pero
no define la secuencia en el tiempo para que se de un procedimiento. La
regla puede ser o no parte de un procedimiento. Estas, por su parte, se
distinguen de las polticas por que el propsito de estas ltimas es guiar el
pensamiento en la toma de decisiones, pero sealando campos para el
juicio discrecional.
La esencia de las reglas en s es que reflejen una decisin administrativa de
que se tome o no cierta accin. Casi siempre son planes operacionales que
buscan sustituir el proceso de decisin individual limitando el grado de
libertad de las personas en determinadas circunstancias. Por ejemplo, el no
fumar, el prohibido usar celulares, usar el casco, etc.

Estrategias
Las estrategias indican un programa de accin y los recursos necesarios
para alcanzar objetivos amplios. Su propsito es definir y comunicar a

travs de un sistema de objetivos y polticas una descripcin de lo que se

desea que sea la empresa en el largo plazo; guiar el pensamiento actual de
la empresa hacia sus objetivos generales. Este tema se ampliar en la
planificacin estratgica.

Procedimientos
Son planes porque establecen un mtodo o forma habitual para manejar
actividades futuras, es decir, son planes relacionados con mtodos de
trabajo o ejecucin. Sirven como guas de accin ms que de pensamiento
pues sealan el cmo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente, los
procedimientos corresponden a planes operacionales y se representan a
travs de flujogramas (secuencia de actividades). Es decir que el
procedimiento representa las operaciones que uno debe realizar s o s
para obtener un resultado. Por ejemplo, para ingresar a un sitio en Internet
sigues un procedimiento, pasos sencillos pero que no se los puede saltear.
Es importante recordar que los procedimientos sobrepasan la lnea
departamental, es decir, que pasan del departamento de produccin al
departamento de ventas, al de finanzas, etc.

Programas
Son planes que pueden definirse como un conjunto de metas, polticas,
reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una accin
especfica, la programacin puede variar ampliamente e ir desde
programas de pequeo tamao, o simples -por ejemplo el uso de un
calendario para programar actividades-, hasta programas complejos o de
gran tamao, en donde ya se requieren tcnicas matemticas, bases de
datos, etc.
Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la
planeacin, por ejemplo, si ests estudiando esta carrera. Si analizas la
misma tiene una estructura de materias y cada una de ellas tiene su
programa de contenidos y actividades que debe llevar a cabo para el logro
del resultado final, ser un profesional.

Presupuesto
Constituye un plan expresado en trminos numricos. Est relacionado con
dinero, ya sea a travs de ingresos o de gastos de un determinado periodo

de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en trminos

financieros o en horas-hombre, horas-mquina, entre otros. Pueden estar
relacionados a un presupuesto de gastos, de inversin, de operaciones o de
caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como
una medida fiel de ste, si antes no ha reflejado los planes.
Los presupuestos pueden ser planes estratgicos si cubren la totalidad de
la empresa y un largo perodo de tiempo; pueden ser planes tcticos
cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser
planes operacionales, si su dimensin es local y de corto plazo.
Generalmente, se los utiliza como herramienta de control.

Se pueden realizar planes en los distintos niveles jerrquicos; lo importante

es referenciar en los mismos el tiempo de ejecucin para as identificar
dentro de qu nivel se ha proyectado y en dnde se deber ejecutar.

Tipos de planes por nivel jerrquico

Propsitos, Misin, Estrategias

Nivel superior

Nivel de mandos medios

Polticas

Niveles
jerrquicos

Reglas, Objetivos, Presupuestos,

Procedimientos

Nivel operativo
Objetivos y/o metas de corto plazo,
Programas, Presupuestos, Procedimientos

PASOS DE LA PLANEACIN
Aqu se debe entender que cada vez que se realiza alguno de los tipos de
planes antes mencionados se sigue una secuencia de pasos. A los mismos
se los puede identificar en mayor o menor medida, es importante que

pienses en ellos cada vez que planificas algo, como, por ejemplo, cuando te
levantas por la maana, cmo vas a tu trabajo (en qu medio) para llegar a
horario.
1. Conciencia de Oportunidades
Las oportunidades representan puntos o aspectos favorables del exterior
de la organizacin (por ejemplo, del mercado, la competencia, lo que
desean los clientes; en el ejemplo de tu trabajo, si llueve torrencialmente,
etc.); haciendo una proyeccin en el tiempo se las puede relacionar con los
puntos fuertes y dbiles dentro de la empresa (siguiendo con el ejemplo,
no tienes medio de transporte propio, esto representa una debilidad).
2. Establecimiento de Objetivos
En funcin del anlisis de las oportunidades se pueden establecer objetivos
factibles. El definir objetivos y/o metas, implica reconocer dnde se desea
estar, qu se quiere lograr y cundo. Estos interrogantes tendrn distintas
dimensiones en funcin del nivel jerrquico en el que se lo determine
(continuando con el ejemplo, quieres llegar a horario).
3. Consideracin o Desarrollo de Premisas
En este paso lo que se pretende es establecer, difundir y obtener consenso
para utilizar premisas crticas de planeacin como pronsticos, polticas
bsicas y los planes ya existentes de la organizacin. Estas suposiciones
sobre el ambiente (externo o interno, dependiendo del tipo de plan que se
est proyectando) en el que el plan ha de ejecutarse. Todos los que se
encuentran involucrados en el proceso de planificacin deben estar de
acuerdo con estas premisas. Por ello, el principio bsico de las premisas de
planificacin dice: cuanto las personas encargadas de la planeacin ms
comprendan y estn ms de acuerdo en utilizar premisas de planeacin
congruentes, ms coordinada ser la planeacin de la organizacin. Si
seguimos con el mismo ejemplo debes analizar: seguir lloviendo? El
lugar de trabajo queda muy lejos? Un compaero de trabajo siempre va
en auto? Etc.
4. Determinacin de Cursos Alternativos de Accin
En este paso se deben buscar y examinar los diferentes cursos de accin
posibles para lograr los resultados esperados. El problema en esta etapa no
es encontrar alternativas, sino reducir el nmero a las ms probables. Se
deben identificar los puntos fuertes y dbiles de cada alternativa para ser
viable su aplicacin. Por ejemplo: llamar a un taxi o remis. Llamar al
compaero con auto. Levantarse ms temprano para ir al mnibus. Etc.

5. Evaluacin de Cursos Alternativos de Accin

La evaluacin implica que se deben ponderar cada alternativa posible en
relacin a las premisas y a los objetivos previamente fijados. Siguiendo con
el ejemplo ponderars cada premisa con el objetivo llegar a horario.
6. Seleccin de un Curso de Accin
Este es el punto real de toma de decisin, donde en funcin de los
objetivos organizacionales e individuales del responsable de la decisin se
involucran en pos del beneficio comn. Se supone que el beneficio
principal siempre debe ser el organizacional. Por ejemplo, decides llamar al
compaero.
7. Formacin de Planes Derivados
En esta etapa se deben establecer los planes de apoyo necesarios para
respaldar al plan bsico. Por ejemplo, invitar al compaero de trabajo a
desayunar.
8. Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto
En este momento se debe dar significado al plan en una expresin
numrica convirtindolo en presupuesto. Los presupuestos de toda la
empresa representan la suma total de ingresos y gastos, con las utilidades
o supervit resultante. En la organizacin existen presupuestos por reas o
departamentos, en realidad, tantos como planes se desarrollen. En este
ejemplo, debers analizar el costo del desayuno.

Proceso de planificacin
Como puedes analizar en los pasos de la planificacin lo complejo, dentro
de los mismos, es definir el perodo de planeacin. En funcin del tiempo
se van proyectando los objetivos y/o metas y las premisas. La clave para
elegir el periodo ptimo de planificacin parece que es el principio de
compromiso: la planificacin lgica abarca un periodo futuro necesario
para cumplir, a travs de una serie de acciones, los compromisos asumidos
como parte de las decisiones tomadas hoy.
Este principio implica que la planificacin de largo plazo no es realmente
planeacin para decisiones futuras sino, ms bien, para las repercusiones
futuras de las decisiones actuales. Es decir, que la decisin es un
compromiso, generalmente de fondos, de direccin de accin o de
reputacin. Para la aplicacin de este principio no existe un periodo
uniforme o arbitrario para el cual la organizacin debiera planear o para el

que se debiera planear para determinado programa o cualquiera de sus

partes.
Para lograr los resultados de largo plazo se deben coordinar stos, con los
de mediano y corto plazo. En las organizaciones es muy comn que las
decisiones urgentes sean prioritarias a las importantes. Y en muchas
ocasiones estas decisiones urgentes afectan de forma negativa a los planes
de largo plazo.
En este momento ests en condiciones de pensar nuevamente cuando te
levantas a la maana para ir al trabajo. Situacin de lluvia torrencial, sin
posibilidades de utilizar transporte propio y debes llegar temprano para no
perder el presentismo (tcnica de motivacin monetaria, para el empleado
que no falta o llega tarde). Cmo planificas este evento? Revisa los pasos
dados y verifica tu actuacin.

OBJETIVOS
Los autores que construyen el pensamiento administrativo no se ponen de
acuerdo en definir claramente la diferencia entre objetivos y metas.
Algunos de ellos los definen como objetivos de corto plazo y metas de largo
plazo. Otros autores, por su parte, invierten esta relacin. Lo importante
aqu es que definas claramente en tus proyectos cundo ests hablando de
objetivos y cundo de metas. Y, por supuesto, respetar el criterio de tus
profesores y/o jefes que pueden discrepar con respecto a tu propio
criterio. Es importante que recuerdes que el pensamiento administrativo se
est construyendo, motivo por el cual algunos conceptos an son
discutibles.
Lo relevante de recordar es que los objetivos y/o metas deben ser
verificables. Es decir, deben tener intensin, medida y plazo, para que
luego de transcurrido el plazo se los pueda controlar de forma clara y
concreta.
Naturaleza de los objetivos
Los objetivos establecen resultados finales y deben establecerse
subobjetivos u objetivos parciales que permitan ir acercndose en el
camino elegido al resultado final esperado. Recuerda que un objetivo
marca el fin y dijimos que el fin establece una direccin, el sentido de
existencia de la organizacin. Por ejemplo, has decidido ser profesional,

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para lograrlo debes cumplir subobjetivos, por ejemplo, ir regularizando las

asignaturas, ello implica aprobar prcticos y evaluaciones; y por ltimo
cada materia, que una a una ir aportando a su objetivo principal: ser
profesional.
Para definir jerrquicamente los objetivos se deben establecer las premisas
o pronsticos en los distintos plazos de proyeccin. El fin de la organizacin
se va relacionando con el pronstico de largo plazo y nos permite ir
definiendo la misin. Ese objetivo general, supremo de la estructura, se
relaciona con el pronstico de ms cercano plazo y se definen objetivos, y
as sucesivamente hasta definir los objetivos individuales.
Si relacionamos los objetivos con la jerarqua organizacional podemos ver
este efecto secuencial.

Objetivos por nivel jerrquico

Nivel superior

Nivel de mandos medios

Niveles
jerrquicos

1.
2.
3.

Propsito socioeconmico
Misin
Objetivos generales de la
organizacin (a largo plazo,
estratgicos)

4.

Objetivos generales ms
especficos (por ejemplo en
reas claves de resultados).
Objetivos de divisin.

5.

Nivel operativo
6.
7.

Objetivos departamentales y de
unidad.
Objetivos individuales
(desempeo y desarrollo
personal).

Como puede verse, en cada nivel jerrquico se van definiendo los

objetivos. Cada administrador en su nivel se preocupa por alcanzar
diferentes clases de objetivos.
Generalmente se forma una red de objetivo y/o metas con planes
deseados. Si las metas y programas no estn conectados entre s, muchas
veces se siguen caminos que aparentemente son buenos para un

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departamento, rea o seccin, pero pueden ser perjudiciales para la

organizacin como un todo.

Administracin por objetivos (A.P.O.)

Se puede definir a la APO como un sistema administrativo completo que
integra diversas actividades administrativas de forma sistmica. Uno de los
autores que trabaj sobre este concepto fue Peter Drucker (1954),
estableci esta filosofa que remarca el autocontrol y la autodireccin. Esta
filosofa se basa en que los directivos definen a nivel general del rea (se
puede aplicar a toda la estructura o bien solo a una parte) los objetivos y
luego se deja librado a cada individuo definir el objetivo individual, que
aporta al general, y los planes necesarios para concretarlos.
Este concepto permite medir el desempeo individual de cada
administrador en su puesto de trabajo en funcin al logro del resultado
preestablecido. Esta lnea de pensamiento hace especial hincapi en los
objetivos de corto plazo y en la motivacin (fuerza interna del individuo)
que esta metodologa provoca, ya que involucra al subordinado en la
definicin de objetivos y planes. Se puede considerar a la APO como una
forma de dirigir y no como una adicin a la labor administrativa.

Proceso de APO
1. Establecimiento de objetivos preliminares por el nivel superior de la
organizacin: este conjunto de metas se los debe contraponer a las
oportunidades y amenazas del entorno como as tambin a las fortalezas y
debilidades. De esta forma los subordinados desarrollan toda la cadena de
objetivos verificables.
2. Clarificacin de roles: es necesario esclarecer los roles dentro de la
organizacin, ya que se deben definir claramente los niveles de
responsabilidad en el alcance del objetivo. Adems, se determinan los
puntos de control necesarios para lograr los resultados.
3. Establecimiento de objetivos para los subordinados: el superior trabaja
con el subordinado de igual forma que se trabaj con l, dando los
objetivos y pautas generales de consecucin de los mismos. Dejando a
cada individuo que se responsabilice en alcanzar el objetivo prefijado.

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4. Reciclaje de objetivos: es complejo determinar objetivos. Es por ello que

los responsables de los niveles superiores son los que tienen una idea de
los objetivos a alcanzar pero es casi seguro que son modificados cuando se
examina el aporte de los subordinados. Por lo tanto, la fijacin de objetivos
se transforma en un proceso conjunto y recproco. Los objetivos pueden
ser cuantitativos (son los verificables) y cualitativos (son difciles de medir,
pero se debe establecer cmo, cundo y qu se mide para evaluarlos).

Ventajas de la APO
Permite una mejor administracin, esto se debe a que no se pueden
establecer objetivos sin planificacin y la planificacin orientada a
resultados es la nica que tiene sentido.
Clarificacin de la organizacin, ya que permite reconocer los roles
y las funciones que cada uno tiene para involucrarse en el logro del
resultado esperado.
Compromiso personal, los empleados (administradores de cada
puesto de trabajo) se ven estimulados al comprometerse en el logro
del objetivo.
Desarrollo de controles eficaces: este tipo de administracin
permite ser eficaz en el sistema de control ya que el objetivo es en
casi todos los casos verificable.

Desventajas de la APO
Deficiencias en la enseanza del sistema. Es comn que al ser tan
sencilla la aplicacin haga que se transmita de manera escueta. Es
por ello que no siempre se logran los resultados esperados.
Deficiencia en la provisin de reglas a quienes establecen la metas.
Los administradores necesitan de un conjunto de normas que
regulen la fijacin de los objetivos. Estas deben ser lo
suficientemente claras y completas para que contengan todas las
opciones.
Dificultad para definir las metas. Es difcil definir metas verificables.
Mayor relevancia a las metas de corto plazo. Muchas veces se da
ms importancia a las metas de corto plazo y se suele olvidar los
objetivos de largo plazo.

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 Peligro de inflexibilidad. En ocasiones los administradores dudan al

cambiar los objetivos. Ello puede ser perjudicial si es que no se est
alcanzado lo esperado (a corto o a largo plazo).
A veces en la obsesin porque las metas sean verificables se
cuantifica cualquier cosa.

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Bibliografa de la Lectura 9
Koontz, H. y Weihrich, H. (obra citada): captulo 4.

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