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DISEO Y DESARROLLO DE UN SISTEMA PARA LA FORMULACIN Y

SEGUIMIENTO DE PROYECTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE


INVESTIGACIONES DE LA UNIVERSIDAD DEL SINU SECCIONAL
CARTAGENA
Cristian David Escorcia Espitia, Antonio quintana Barbosa, Manuel esteban Pinto lvarez
RESUMEN
La gran cantidad de proyectos de
investigacin desarrollados en la
Universidad del Sin, ha demandado
en la actualidad una forma ptima de
gestionarlos que
permita a la
institucin realizar una planificacin,
coordinacin, organizacin y control
de los proyectos de investigacin y de
esta manera, poder contar con una
base de conocimientos que sea el
punto de partida de nuevas y
mejorados productos tecnolgicos,
empresariales y cientficos.
Por tal razn, la innovacin
tecnolgica planteada en el presente
documento
es
una
solucin
informtica que permite gestionar el
proceso de, aprobacin, seguimiento
y evaluacin de los proyectos de
investigacin generados al interior de
la institucin, cuyo desarrollo se
realiz bajo la filosofa de software
libre.
INTRODUCCION
La direccin de investigacin es una
dependencia de la Universidad del
Sin con una planeacin estratgica
que se encarga de revisar y dar las
directrices
para
procesos
de
investigacin formativa y estricta que
se desarrollan en cada uno de los
programas acadmicos. Su estructura
organizacional est conformada por
un director de investigacin, la
secretara de la dependencia y un

grupo
de
Coordinadores
de
Investigacin. En esta dependencia
se evidencia an el mantenimiento de
la informacin de sus procesos de
forma manual, con soportes fsicos en
papel, lo que genera una gran
cantidad de documentacin impresa,
y que puede producir errores y
omisiones o retardo en el flujo de la
informacin entre el personal. Por
otra parte, existe informacin en
archivos de Excel que no estn
normalizados
que
impiden
la
generacin de generar los reportes
estadsticos que permitan obtener los
indicadores
que
favorecen
la
medicin de los procesos misionales
y en la toma de decisiones por parte
del personal directivo.
La ejecucin del proceso de
investigacin de forma manual
tambin impiden el monitoreo y
evaluacin de las actividades que se
realizan en cada uno de los
programas
acadmicos,
convirtindose en islas o unidades
independientes de informacin. La
informacin sobre el comportamiento
de las actividades de investigacin en
cada programa acadmico no se
tiene disponible en el momento en
que se requiere ya que su
procesamiento requiere de gran
cantidad de tiempo.
En la Direccin de Investigacin es
necesario disear una estrategia que
involucre el uso de la Tecnologa
Informtica y de Comunicaciones

TICS, donde el
Director de
Investigacin tenga la absoluta
seguridad de que la solucin
propuesta se acoplan en un ciento
por ciento a las necesidades,
requerimientos, objetivos estratgicos
planteados y al cumplimiento de los
compromisos adquiridos en su Plan
de
Desarrollo
y
Planes
de
Mejoramiento de cada uno de los
programas.
Esta estrategia consistir en el
anlisis, diseo y desarrollo de un
Sistema de Gestin que permitir
capturar la informacin normalizada
relacionada a los productos de
investigacin como trabajos de grado,
y proyectos de investigacin de
docentes y semilleros en cada uno de
los programas acadmicos, de tal
forma que se pueda hacer el
seguimiento a los indicadores de
cada proyecto.
Esta solucin tambin garantizar la
participacin de todos los actores
involucrados
en
los
procesos
misionales de investigacin como
Director
de
Investigacin,
Coordinadores
de
Investigacin,
Docentes y Estudiantes, garantizando
su participacin activa en el
procesamiento
y
consulta
de
informacin
en
lnea
de
las
actividades bajo su responsabilidad,
lo que posibilita tener la informacin
consolidada y disponible en lnea en
el momento en que se requiera
1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA
La formulacin y seguimiento de los
proyectos de Investigacin que
abarcan los proyectos de semilleros,
proyecto de docentes investigadores
y proyecto de grado que se realizan
en cada programa acadmico que

son presentados a la Direccin de


Investigacin en formatos de archivos
creados por herramientas de oficina.
Luego sigue una tarea tediosa que es
la consolidacin de esta informacin
que cada programa mantiene en un
formato particular, se gasta un tiempo
considerable en la realizacin de
cuadros comparativos, resmenes
generales y diseo de grficos para
poder presentar la informacin en un
formato deseado para la toma de
decisiones.
Por otra parte la informacin
generada es almacenada en el disco
duro de los equipos de los directivos
y asistente de esta dependencia, al
cual solo tienen acceso solo ellos.
La nica forma de divulgar la
informacin
consolidada
a
la
comunidad acadmica es a travs de
informes, que solo se entregan de
carcter personalizado cuando es
solicitado por los actores interesados,
por otra parte no se generan ni se
divulgan los indicadores que permitan
medir el impacto de estos el cual es
una de las funciones principales de la
institucin universitaria.
2. ESTADO DEL ARTE
Durante el proceso de bsqueda de
proyectos
relacionados
con
la
problemtica
planteada
se
encontraron los siguientes trabajos:
Software para la gestin de
proyectos
de
investigacin
formativa
La gran cantidad de proyectos de
aula y de grado desarrollados en la
Fundacin Universitaria Tecnolgico
COMFENALCO
desde
el
ao
2001(fecha en la que se inici el
desarrollo de la estrategia de

proyectos de aula) hasta la fecha, ha


demandado en la actualidad una
forma ptima de gestionarlos que
permita a la institucin realizar una
planificacin,
coordinacin,
organizacin y control de los
proyectos y productos presentados
por los estudiantes en cada semestre,
y de esta manera, poder contar con
una base de conocimientos que sea
el punto de partida de nuevas y
mejorados productos tecnolgicos,
empresariales y cientficos.
Por tal razn, la innovacin
tecnolgica planteada en el presente
documento
es
una
solucin
informtica que permite gestionar el
proceso de inscripcin, aprobacin,
seguimiento y evaluacin de los
proyectos de aula y de grado
generados al interior de la institucin,
cuyo desarrollo se realiz bajo la
filosofa de software libre y soportada
en una arquitectura cliente - servidor.
Desarrollo e implantacin del
sistema
de
seguimiento
de
proyectos de investigacin y
vinculacin
para
la
escuela
politcnica nacional
El presente proyecto de titulacin
tiene como objetivo el Desarrollo e
Implantacin del sistema que permita
el registro y seguimiento de los
proyectos de que se realizan en la
Escuela Politcnica Nacional, al cual
se lo denomin Sistema de Registro y
Seguimiento de Proyectos de la EPN.
La Escuela Politcnica Nacional tiene
una gran fortaleza frente a otras
universidades en el campo de la
Investigacin, con grupos importantes

de
investigacin
en
los
departamentos, el Vicerrectorado de
Investigacin y
Proyeccin Social es el responsable
de gestionar todo lo referente a
investigacin y vinculacin con la
colectividad. Para esto tiene a su
cargo a la Comisin de Investigacin
y
Extensin
(COMIEX)
ente
responsable de coordinar dichos
temas.
Actualmente
Se
estn
realizando esfuerzos por articular
polticas, procesos y procedimientos
en ambos campos. Es all donde
surge la necesidad de crear un
sistema
que
automatice
estos
procesos y procedimientos.
Sistema de Publicacin Electrnica
de Trabajos Especiales de Grado TEG
Proyecto
desarrollado
en
la
Universidad de los Andes de
Venezuela. Este sistema TEG permite
la
automatizacin
de
los
procedimientos
de
publicacin
electrnica de trabajos especiales de
Grado (TEG), incorporando de
manera cooperativa los actores
principales del proceso de publicacin
de un trabajo especial de grado, tales
como los autores, las escuelas o
departamentos y las bibliotecas.
El Sistema TEG fue construido en
mdulos que poseen funciones
especficas para cada etapa del
proceso de publicacin electrnica de
un trabajo especial de grado (TEG).
La versin actual est compuesta por
los siguientes mdulos:

Busca

Autor

Escuela/Departamento

Biblioteca

Administracin


Contacto
El sistema exige que estos mdulos
sean ejecutados en la secuencia aqu
presentada, para permitir a cada
operador del sistema involucrado en
el
proceso
de
publicacin
desempear su papel y para que el
proceso sea concluido y viabilice la
disponibilidad del TEG para el acceso
pblico. Con excepcin de los
mdulos Autor, y Busca, los mdulos
Administracin,
Escuela/Departamento, Biblioteca y
Contacto deben tener operadores
habilitados por la institucin para
ejecutarlo.
Sistema de registro, control y
seguimiento
de
tesis
en
arquitectura cliente-servidor bajo
tecnologa de Internet. (2000)[5]
Este proyecto fue desarrollado por
Adriana Isela Quintana Castilla de la
Universidad Simn Bolvar de Mxico,
el objetivo principal fue el Diseo e
implementacin de un sistema de
informacin que automatiza los
procesos de captura, consulta,
registro y seguimiento de los trabajos
de tesis de la Universidad Simn
Bolvar, a travs de la aplicacin de
una estrategia que implemente un
modelo de desarrollo de tres capas;
diagnosticando la estrategia actual,
analizando la plataforma tecnolgica
de la USB y diseando una interface
rpida y flexible a las necesidades del
usuario.
Diseo de una Herramienta de
Integracin basada en Sistema de
Informacin
Gerencial
y
de
Indicadores de Gestin para la
Evaluacin y Control de Proyectos
en CANTV

Presentado en la Universidad de los


Andes. Esta se expone en forma de
resumen a continuacin:
Los
sistemas
de
informacin
gerencial
constituyen
una
herramienta de gestin y control
fundamental dentro de cualquier
organizacin. Este tipo de sistemas
es propuesto dentro de la gerencia de
gestin de programas y proyectos de
la compaa annima nacional
telfono de Venezuela (CANTV).
Aborda este tema mediante el
anlisis y revisin de procesos,
actividades y la metodologa de
trabajo de la gerencia y que apunta a
la mejora de estos a travs de futura
incorporacin de un sistema de
informacin gerencial. Se muestra un
estudio descriptivo de sus procesos y
las posibles soluciones de tecnologa
de informacin mostrando a la
gerencia los puntos ms importantes
a fin de mejorar los mtodos de
trabajo.
Para hablar de software tambin se
tiene que hablar del proceso y calidad
de los mismos, por eso en el trabajo
realizado Maggioorani (2007) en su
trabajo de grado titulado Diseo de
los Procesos de Desarrollo de
software en la Dependencia de
Sistema
de
informacin
Administrativos en la Universidad de
los Andes Utilizando el Modelo de
Capacidad y Madurez para mejorar
su Produccin presentado en el
instituto Universitario Santiago Mario
expresa lo siguiente:
La falta de procesos bien definidos y
estructurados en la produccin de
software dentro de una organizacin
generadora de este tipo de servicios
acarrea que la calidad sea baja y que
el margen de errores en la produccin

sea muy alta, por ello se hizo


necesario mejorar los procesos que
involucran la fabricacin de software
a travs de la aplicacin de una
herramienta estndar, como lo es la
metodologa del mtodo de madurez,
para con ello mejorar los procesos de
produccin y elevar no solo la calidad
del software que se produce sino
tambin la competitividad de la
organizacin, la metodologa aplicada
fue de modalidad proyecto factible
apoyada en una investigacin de
campo y documental para la
recoleccin de datos y la ubicacin
del problema as como su solucin,
obteniendo nuevos procesos para la
produccin de software. Se concluy
con los resultados obtenidos de los
mtodos de recoleccin de datos los
cuales dieron como resultado la
desorganizacin, de igual forma dio la
ubicacin segn la metodologa
empleada, la cual es el nivel ms bajo
o de poca madurez. Con la propuesta
se encontr una mejor forma de
trabajar y as como la correccin de
errores y el rendimiento en la
produccin, por lo cual se recomend
se aplicacin de los nuevos procesos
en la creacin de software.
Un estudio importante y que sirve
como
antecedente
a
esta
investigacin es el trabajo de campo
donde se analizan las necesidades
de la produccin global de software lo
representa la investigacin realizada
por Araya (2005), en su trabajo
titulado
"Necesidades
de
las
Productoras de Software" donde
expone e elementos como por
ejemplo:

Evitar prdidas de mercado

Productos que faciliten la


integracin de diferentes tecnologas.
Si se visualizan stos puntos de una
manera ms general podra afirmarse
que la industria tiene una fuerte
necesidad de optimizacin de todas
las facetas del desarrollo de
productos, reforzando sta afirmacin
es hoy mundialmente aceptado que la
calidad del proceso utilizado para
desarrollar un determinado producto
impacta fuertemente en la calidad
final de ste. Por lo tanto, el
mejoramiento de los procesos de
desarrollo deja de ser una posible
opcin para convertirse en una
estrategia de supervivencia.
Muchos modelos de mejoras han sido
desarrollados para facilitar programas
de mejoramiento del proceso de
desarrollo de software, en general
cada uno de estos modelos posee
estrategias y guas que facilitan la
optimizacin del proceso produciendo
resultados de retorno.
El autor concluye en el estudio que
de estas acciones no radica
solamente en el mejoramiento de la
calidad de los productos que realizan
stas empresas sino que acte como
incentivo a otras empresas para
implementar normas o modelos de
calidad en la produccin de software.
Este estudio se puede aplicar a la
DSIA ya que al mejorar los procesos
de produccin de software y cubrir las
necesidades para el alcance de la
calidad logra a motivacin de otras
dependencias que tambin prestan
servicio como parte de su misin.

Mejor performance
Ms eficiencia

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO


3.1 OBJETIVO GENERAL
Disear y desarrollar un Sistema
para optimizar los procesos de
formulacin y seguimiento de
proyectos para el departamento de
investigaciones de la Universidad del
Sin Seccional Cartagena.
.
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar el levantamiento y
anlisis de los requerimientos
y la ingeniera de requisitos
para
el
proceso
de
investigacin.
Disear un mdulo para el
ingreso de Anteproyectos
Disear un mdulo para la
evaluacin y aprobacin de los
anteproyectos.
Disear un mdulo para el
seguimiento de actividades de
proyecto en curso.
Generar reportes sobre la
informacin capturada de la
formulacin y seguimiento de
los Proyectos de Investigacin.
4. METODOLOGIA
Este proyecto se basa en el diagrama
de procesos de la figura 1, el cual fue
elaborado con base a la entrevista
realizada
al
coordinador
de
investigaciones de ingeniera. En este
diagrama se determina lo siguiente:

El director si puede ver toda la


informacin de todas las
facultades
El coordinador de proyecto si
puede ver toda la informacin
de todas las facultades

Figura 1 Diagrama de Funcionamiento

En cuanto a la metodologa de
desarrollo de software adoptada se
decidi por La arquitectura de MVC
(Modelo Vista Controlador) es un
patrn que define la organizacin
independiente del Modelo (Objetos de
Negocio), la Vista (interfaz con el
usuario u otro sistema) y el
Controlador (controlador del workflow
de la aplicacin).
De esta forma, dividimos el sistema
en
tres capas donde, como
explicaremos ms adelante, tenemos
la encapsulacin de los datos, la
interfaz o vista por otro y por ltimo la
lgica interna o controlador.

El docente solo debe ver lo


referente a la faculta de
ingeniera que pertenece
El coordinador solo debe ver lo
referente a su facultad

saber: Anteproyectos, Seguimiento y


reportes.

Figura 2 Diagrama MVC

5. RESULTADOS
Durante la etapa de especificacin de
requerimientos
se
desarrollaron
entrevistas
con
directores
de
programas,
coordinadores
de
investigacin
y
docentes
de
investigacin, observacin directa de
los procesos llevados a cabo en la
actualidad y revisin de documentos
y registros existentes sobre el
desarrollo de las actividades de
seguimientos de los proyectos de
investigacin, con el fin de identificar
los requisitos y necesidades del
personal
involucrado
en
la
problemtica.
Como producto de esta primera fase
se obtuvieron un conjunto de
diagramas de casos de uso que
expresan
los
requerimientos
funcionales del software.
A partir de la identificacin de los
requerimientos se determinaron los
mdulos
que
conformaran
el
software, con el fin de facilitar el
desarrollo incremental del mismo.
Est compuesto por 3 mdulos a

El mdulo de anteproyectos permite


al docente investigador de cada
programa registrar en lnea su
anteproyecto, consultar el estado de
anteproyecto (aprobada, aplazada,
rechazada).

Grafica 1 Interface Inicio de Sesin

Grafica 2 Modulo Registro de Anteproyectos

El mdulo de Seguimiento permite


registrar los avances de las
actividades relacionadas en cada uno
de
los
objetivos
especficos
registrados en el anteproyecto.

http://www.ehu.es/cuadernosdegestion/docu
mentos/111.pdf

El mdulo de reporte permite revisar


el comportamiento de los proyectos a
los proyectos aprobados, programas
y lneas de investigacin

[3]
Fundacin
Instituto
Tecnolgico
Comfenalco,
Proyecto
Educativo
del
Programa de Tecnologa en Sistemas de
Informacin, p. 49

CONCLUSIONES
Gracias al desarrollo de este sistema
se contribuir a manejar con mayor
eficiencia el proceso de registro y
seguimiento de proyectos dentro de
la Universidad del Sin, brindando
alta disponibilidad de la informacin
que se relaciona con dicho proceso.
Tambin se espera tener muy pronto
resultados cuantificables de la forma
que optimiza la labor de los docentes
y directivos con relacin a la gestin
de los proyectos de investigacin, del
valor agregado que aporta a la
institucin en su proceso de gestin
del conocimiento.
Se hizo una prueba previa con datos
ficticios
para
analizar
los
comportamientos de los mdulos, se
realizara una prueba piloto con datos
reales para el primer periodo del
2015, donde se espera optimizar el
proceso
del
departamento
de
investigaciones.

[2] Cerda, G. Hugo. Cmo Elaborar


proyectos. Cooperativa Editorial Magisterio,
Bogot, 2001.

[4] Sistema de Publicacin Electrnica de


Trabajos Especiales de Grado TEG.
Consultado
en
http://tesispre.serbi.ula.ve/index.php el da 27
de marzo de 2006
[5] Sistema de registro, control y seguimiento
de tesis en arquitectura cliente-servidor bajo
tecnologa de Internet. Consultado en
http://www.usb.edu.mx/Instalaciones/bibliotec
a/SITIO/TSCI.pdf el da 27 de Marzo de 2005
[6] Weitzenfeld, A., Ingeniera De Software
Orientada a Objetos Teora y Prctica con
Uml Y Java, Prentice Hall, 2002, p. 16.
[7] Ministerio de Administraciones Pblicas.
Secretara de Estado para la Administracin
Pblica. Consejo Superior de Informtica.
MTRICA versin 3. Ed. MAP, 1 edicin,
2001. p 7
[8] Bruegge, R., Dutoit, A., Ingeniera de
Software Orientada a Objetos, Prentice
Hall, 2002, p. 39

BIBLIOGRAFIA
[1] Rodriguez A., Araujo A., Urrutia j., La
gestin del conocimiento cientfico-tcnico en
la universidad: un caso y un proyecto
Universidad del Pas Vasco (UPV/EHU),
Cuadernos de Gestin Vol. 1. N. 1, Febrero
de
2001.
Consultado
en