PUNO-PER

2015

INTRODUCCION
Toda organizacin tiene un pilar principal es: entregar valor a nuestros
clientes, y para que ello sea posible tenemos que entregar tal valor en cada
proceso de nuestro accionar empresarial, ya sea en ventas, en logstica en
produccin etc., ya que cada rea est directamente relacionada con este
principal propsito organizativo. Por tal razn la auditoria administrativa
ayuda a este proceder controlando o haciendo los ajustes necesarios en las
reas donde haya notado que hay deficiencias y acciones por cambiar. En
los casos estudiados veremos como la auditoria tiene participacin para el
mejoramiento de la organizacin.

I.

ANLISIS CRTICO Y SNTESIS DEL CASO PRCTICO DE AUDITORIA

ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA CAESA S.A.
Sntesis
Antecedentes
La compaa de artculos elctricos S.A (CAESA) se encarga de la compra y
venta de artefactos elctricos en general, como radios, radiolas, cocinas,
televisor, etc. Su central de actividades se encuentra en Lima y tiene algunas
sucursales en provincias.
La compaa de artculos elctricos S.A. (CAESA), solicito los servicios de la
sociedad de auditoria KARINA Y JULIO PARDO AUDITORES con la finalidad
que efectu un estudio de la eficiencia y efectividad de la gestin
administradora de la empresa.
PRINCIPALES OBSERVACIONES
ORGANIZACIN
No hay distribucin lgica de las oficinas, especialmente las que tienen
funciones afines, las mismas que, por defecto de su ubicacin, no operan
eficaz ni eficientemente y por el contrario ocasionan costos indebidos a la
organizacin.
La falta de armonizacin y coordinacin de factores fundamentales de la
organizacin como, actualizacin del organigrama, especificacin, identificacin
y difusin de los objetivos, adems de la falta de comunicacin de los niveles
gerenciales, no ha permitido concretar la unidad de metas y objetivos a nivel
general de la empresa.
PERSONAL
La mala ubicacin de las oficinas genera que el personal en general marque
sus tarjetas en el sexto piso, ocasionando retrasos en el cumplimiento de las
tareas y obligaciones y el desconocimiento de la efectividad lograda por otros
operarios.

Incomodidad de los trabajadores manifestando que para sus labores utilizan

tcnicas y procedimientos solo por costumbre ya que sus manuales estn
desfasados con la realidad de la empresa.
La deficiencia de la comunicacin escrita entre los niveles gerenciales, ha
motivado confusin y descoordinacin en el cumplimiento de las actividades.

VENTAS
La gestin operativa del rea de ventas ha sido establecida a base del criterio
del gerente y subgerente y que no ha tenido la efectividad deseada, debido
fundamentalmente a la ausencia de polticas de promocin y otros factores
relacionados a la organizacin y administracin de las actividades de ventas.
La mala organizacin hace que no haya orden en el control del personal de
vendedores, ocasionando que gran cantidad de mercadera queden pendientes
para la entrega a sus clientes.

RECOMENDACIONES

Redistribuir las oficinas , con la finalidad de eliminar el desorden

Las ventajas del cambio deben superar los inconvenientes derivados de

antes del examen para mantener la situacin cmoda.

Establecer polticas de compromiso de los trabajadores para con la

empresa.
Emitir polticas de promocin de las ventas.
Establecer comunicacin directa del gerente

trabajadores.
Verificar los activos fijos e instalaciones para verificar si tienen

deficiencias y arreglarlo lo ms pronto posible.

Establecer polticas de calidad de los productos que ofrece la
organizacin.

general

con

sus

II.

INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA TERE

S.A.
SINTESIS
II.1.

ANTECEDENTES

La auditora hecha a la empresa TERE S.A. fue sometida a pedido de la

misma, por lo que se proceder a hacer el examen de tal empresa.

II.1.1. PRINCIPALES OBSEVACIONES.

PERSONAL:

Existe un psimo control de reclutamiento, capacitacin e induccin de nuevos

empleados en el rea de personal, lo que ocasiona que las personas no estn
preparadas para ingresar a trabajar ptimamente en la empresa.
Se presenta un deficiente sistema de control de personal en la empresa por lo
que genera perdida de talento humano como prdida de la eficiencia a la hora
de cumplir con los pedidos externos.

AREA DE ALMACEN:

Existe un deficiente manejo de almacenes, donde el desorden est presente

diariamente y las descoordinaciones que existe afectan los cumplimientos que
se tiene con los clientes en cada pedido que exista.

II.2.

INTRODUCCION

ANTECEDENTES:

De acuerdo al contrato de fecha 24 de marzo del 2015, se llev a cabo el

examen de gestin administrativa de la compaa TERE S.A. cuyo alcance y
resultados fueron los siguientes:

ALCANCE:

El examen de la gestin administrativa comprendi lo siguiente:

mbito de Accin: Los rganos de staff, control de personal y de almacn.

Periodo: Los meses de enero, febrero y marzo del 2015.

NATURALEZA DE LA EMPRESA:

TERE S.A. inicio sus actividades como una empresa individual en 1996,
posteriormente en abril del 2002 se transform en sociedad annima,
habindose incrementado su capital inicial de 50 mil soles a 9 millones de
soles, as mismo su personal inicial de 6 personas, se increment a 50, a
principios del 2007. Su esfera de accin cubre lima metropolitana, y las
ciudades de Trujillo, Arequipa, cusco, Huancayo.

II.3.

OBSERVACIONES

AREA DE PERSONAL:

1. El proceso de reclutamiento del personal no es uniforme, ya que en

algunos casos se toma personal a dedo y en otras ocasiones se somete
al postulante al proceso siguiente:

a) Entrevista con el jefe de personal.

b) Llenado de una solicitud de formato standard.
c) Examen escrito.

2. Se observ que hay un grupo privilegiado de empleados que llegan

tarde a la oficina, salen constantemente de sus reas de trabajo y se
retiran a sus domicilios antes de la hora de salida. Sus jefes informaron
que efectivamente ocurre esta situacin, pero previa autorizacin verbal.

Se pudo observar tambin que el conserje es quien marca las tarjetas de

los empleados que llegan tarde o salen temprano: Esa actitud la asume
con toda tranquilidad porque no hay ningn empleado de la oficina de
personal que vigile el proceso de la marcacin de tarjeta.

3. Las normas adoptadas por la oficina de personal en relacin a asistencia

del personal, se emitieron hace 7 aos y no se adecuan a la situacin
actual, adems no fueron aprobadas por el directorio de la empresa.

4. No se ha planificado el otorgamiento de las becas, as, del anlisis

efectuado de las becas concedidas, se aprecia que, el 50% de los
becarios

han

recibido

una

capacitacin

orientada

intereses

particulares, ms que a beneficio de la empresa; como ha ocurrido con 2

ingenieros que han recibido cursos de contabilidad, 2 secretarias que
han asistido a un curso de economa domstica, 2 empleados de
almacn que han concurrido a un curso de mecanografa y, otros, casos
similares.

5. No hay un medio eficiente para evaluar la performance efectuada por el

personal en general: de este modo no se conoce la cantidad de trabajo
efectuado diariamente, el avance del mismo respecto al total, el trabajo
que est pendiente y, el rendimiento individual de los empleados; esta
situacin a su vez no permite distribuir adecuadamente el trabajo en
cada una de las actividades que desarrolla la empresa.

6. Las polticas de personal no estn actualizadas y, no cubren algunos

aspectos bsicos de la administracin del personal, como por ejemplo:
No hay polticas para las promociones, la evaluacin del rendimiento del
personal y, los requisitos mnimos para ocupar los diferentes cargos en
la empresa. Referente a este ltimo aspecto se comprob que el cargo
de contador lo ocupa un profesor de relaciones pblicas, el cargo de
gerente administrativo lo ocupa un ingeniero qumico, y el cargo de
subgerente financiero lo ocupa un estudiante de derecho.

AREA DE ALMACEN

1. La empresa no ha fijado claramente los objetivos de los almacenes,

solamente se les considera como simples depsitos del stock. Al
respecto no hay manuales de organizacin, polticas y procedimientos
administrativos.

2. La ubicacin del almacn principal no es la ms adecuada.

3. El personal de almacn no conoce con exactitud sus responsabilidades:

sin embargo hay un manual de funciones en poder del jefe de almacn,
quien no ha difundido su contenido.

4. Existe un cardex para controlar el stock de las existencias en unidades,

pero el jefe de almacn tiene aparte, una relacin valorizada de los
productos en existencia.

5. Las comunicaciones del personal almacenero son verbales, este mtodo

de transmitir las rdenes, informaciones y comunicaciones internas ha
originado una serie de errores que han incidido en el cumplimiento de
las responsabilidades, especialmente en la entrega de los productos
vendidos al pblico.

6. Se apreci que hay rencillas entre el personal de almaceneros, esto ha

generado que haya dos jefes de almacn, es decir en algunas
circunstancias hay dos rdenes para un mismo trabajo, esto ha
generado confusin, prdida de tiempo y esfuerzo.

7. Por deficiencia de organizacin de los almacenes y falta de previsin del

crecimiento de la empresa, gran parte de los productos terminados se
encuentran en la parte exterior del edificio de almacn. Estos productos
ya estn malogrndose.

8. Cuando se decepcionan maquinarias artculos de naturaleza delicada, y

materias primas el personal de almaceneros no efecta pruebas de
calidad por que

II.4.

RECOMENDACIONES

AREA DE PERSONAL:

1.

El proceso de seleccin de personal debera ser hecho por una

empresa tercerizada para as asegurarse de que el personal a contratar
sea de lo ms adecuado y para eso existen empresa, outsourcing,
encargadas especficamente para seleccionar personal capacitado para
las reas requeridas en la empresa.

2. Se recomienda instalar programas informticos para el control del

trabajo diario del personal, como hora de llegada y hora de salida ,

utilizando programas informticos que se instalan en las computadoras

de los trabajadores y que de manera automtica registran las
actividades que se llevan a cabo, los programas que se utilizan y los
tiempos de uso.

3. Se recomienda actualizar las normas de asistencia del personal, de 48

horas semanales y sus respectivas retribuciones por trabajo extra segn
lo expone la ley, y esto debe ser aprobado por el directorio de la
empresa.

4. El manejo de becas debe darse de forma planificada, el personal debe

adquirir una que sea directamente beneficiada para su rea y que esta
beca le otorgue habilidades, conocimiento, para el bien del rea en
donde se desempea, y estas becas deben ser meritorio por la
importancia de la necesidad del rea.
5. Se recomienda, que por medio de un anlisis

de tiempos y

movimientos, se determine un estndar de tiempo a realizar las tareas y

as poder calificar la productividad de todo los trabajadores
6. Se recomienda actualizar las polticas de personal, polticas de
promociones, polticas para evaluar al personal. Y hacer un anlisis de
puestos.

AREA DE ALMACEN:

1. Se recomienda redactar los objetivos de almacn como tambin

redactar los manuales de organizacin (mof) para almacn como
tambin las polticas y los procedimientos administrativos dentro del
almacn.
2. Hacer un anlisis de ubicacin fsica de oficinas y una buena distribucin
fsica de las instalaciones. Adems se recomienda traer un especialista
para realizar las mejoras del caso y pueda hacer el anlisis

de

vulnerabilidad de la estructura.
3. Se recomienda capacitaciones constantes en el rea con respecto a
responsabilidades, funciones, obligaciones,
4. Se recomienda tener un estricto control de existencias, con un detalle de
kardex para el buen funcionamiento y un solo mtodo de valorizacin de
existencias para que no haya confusiones
5.

se recomienda que el proceso de comunicacin sea tanto verbal como

escrito para formalizar las acciones que conllevan cumplir con rdenes
de los clientes as estos no tengas disgustos a la hora de negociar con
ellos.

6. Se recomienda el uso del manual de funciones con sus respectivos

responsables, para evitar la duplicidad de funciones.
7. Se recomienda crear polticas de manejo de productos terminados, al
respecto aquellos productos terminados deberan ubicarse en ambientes
cercanos a las oficinas de venta o distribucin y aquellos productos en
proceso en lugares intermedios.

8. Se recomienda programas de capacitacin para el buen manejo de los

equipos y poder verificar que su funcionamiento sea optimo asi poder
revisarlos cuando sean entragados en el rea de almacn

9. Se

recomienda

contar con

un

sistema

de

pedidos,

compras,

requerimientos, etc. Electrnico, para evitar problemas de comunicacin

en el rea.

III.

DESARROLLO

DE

LAS

22

PREGUNTAS

DE

AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

1.- Puede la auditoria administrativa ayudar a cambiar las

estrategias establecidas por la gerencia, en una empresa cualquiera?
Las Auditoras para ayudar a sus organizaciones y brindar servicios eficientes,
eficaces, econmicos y oportunos, precisan comprender la visin estratgica
de la Alta Gerencia y la razn por la cual los procesos de la empresa vienen
siendo objeto de creciente atencin.
En este sentido, se hace necesario poner nfasis en la auditora a los procesos
principales de la empresa e instituciones, pero con un enfoque diferente. Se
requiere observarlos en su relacin con el ambiente externo a la empresa
(mercado, competencia, clientes, cambios tecnolgicos) y el ambiente interno
(valores, misin, objetivos, estrategias).
2.- Seale las posibles causas que ocasionan el cambio de la estructura
administrativa de una empresa industrial.

Reconocer e interpretar el problema y evaluar la necesidad del cambio.

Determinar la disposicin y capacidad de la organizacin para el

cambio.
Cambios tecnolgicos.

3.- Cmo puede mejorarse la eficiencia de las comunicaciones internas a

nivel de empresa?
La Comunicacin Interna es un recurso a gestionar, porque slo a travs de
una comunicacin eficaz y bien administrada se podrn transmitir los valores
de la empresa y conseguir que sus profesionales sean el medio ms poderoso
para comunicar una buena imagen de su organizacin.
4.- Por qu las empresas en general, no alcanzan a desarrollarse
totalmente, a pesar de que hace varios aos que han penetrado en el
mercado? Cules son las causas que impiden ese desarrollo?

Dificultad para consolidar el equipo

No estar dispuesto a ceder participacin accionaria
Muchos proyectos no se ajustan a las reales necesidades del mercado
Falta de ambicin
Conseguir financiamiento

5. Cul es su concepto sobre gerencia efectiva?

Se puede definir como el punto final hacia el cual la gerencia se dirige con sus
esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es un efecto, la determinacin de
un propsito, y cuando se aplica a una organizacin empresarial, se convierte
en el establecimiento de la razn de su existencia.
6. Cules son los efectos que ocasionan en el departamento de
produccin de una fbrica, la falta de:

Polticas actualizadas.- si esta empresa no cuenta con una poltica

actual los trabajadores no estarn enterados de lo que pasa a su

alrededor.
Manuales actualizados.- es muy importante tener los manuales
actualizados y estos deben ser entregados a los trabajadores para que

estos sean conocedores de las actividades que tienen que realizar.

Programacin de la actividades.- un cronograma para que las

actividades sean ms eficientes y ordenados.

Supervisin oportuna.- supervisar las actividades que estn realzando
los trabajadores para que no existe holgazanera y el mal manejo de
materias primas.

Evaluacin del personal tcnico y obrero.- verificar si estn trabajando

sin ninguna dificultad o si tienen alguna falencia para que se pueda

corregir a tiempo y no afecte mucho a la empresa.

Mando para dirigir al personal.- este debe ser un ejemplo a seguir para

que tenga voz de mando a los trabajadores y pueda corregir con razn.
Capacitacin permanente.- si queremos que nuestros trabajadores se
desempeen eficientemente tendrn que recibir una capacitacin
constante para que sean mejor cada vez.

7. seale las recomendaciones que emitira Ud. En una empresa donde

hay tantos objetivos generales como jefaturas existen en la misma

Eliminar las que tienen menor importancia ya que estas solo traern

confusin a los trabajadores.

Realizar uno solo que contengan una idea central de todos estos
objetivos para ser ms eficiente.

8. Cmo efectuara Ud. El planeamiento de una auditoria administrativa,

al departamento de comercializacin de una empresa que vende diversos
tipos de pegamento?
o En primer lugar realizara un seguimiento de las ventas y verificar cual
es la marca que se est vendiendo ms.
o Ver si se est cumpliendo con el procedimiento de elaboracin.
Si los trabajadores estn trabajando conscientemente y honestamente en la
utilizacin de materiales.
9. Qu entiende usted por seguimiento de las operaciones y cules son
los resultados positivos o negativos que proporciona el auditor?
Se entiende por seguimiento de operaciones las observaciones que se
producen como resultado de la auditoria deben de sujetarse en un estricto
seguimiento ya que no solo se orientan a corregir las fallas del nivel directivo si
no del nivel operativo detectadas sino tambin a evitar su recurrencia.
Si bien los resultados positivos que proporcionan el auditor son:
-

Las implantaciones que han implantado conforme al programa

la implantacin ira realizado fuera del programa

el auditor debe ver que las debilidades han sido solucionadas.

10. Cules son los beneficios que proporciona a la empresa auditada, el

hecho de que el auditor, durante el examen de las operaciones, piense
como un gerente o un ejecutivo de esa empresa?
Los beneficios que proporcionan la empresa es que el auditor:
-

Tomar ms importancia cuando est realizando el examen.

Buscar soluciones las cules sern las ms adecuadas.

Anlisis crtico adems consultara a otras personas especializadas.

11. Cmo actuaria usted, si encuentra que la empresa donde esta

efectuando una revisin de su proceso administrativo no ha definido sus
objetivos generales, sus objetivos estratgicos, sus objetivos para cada
uno de los niveles de la organizacin?
Primero mostrara el reporte que se hizo con toda la metodologa de la auditoria
y luego unas posibles objetivos y se recomendara a un especialista en cuanto
plan estratgico y que esta pueda reformular los objetivos que le faltan a la
organizacin

ya se a los objetivos generales, objetivos estratgicos y los

objetivos de cada rea

12. En que medida la auditoria administrativa ayuda a la empresa a

preveer los cambios? o, no lo hace?
La auditora es un examen crtico la cual ayuda a que se realice con el fin de
evaluar la eficacia y la eficiencia de una seccin y/o toda la organizacin. La
auditora implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que
persigue el fin de evaluar y mejorara la eficacia y eficiencia de una seccin o de

un organismo. Y que esta adems prevee las fallas que estas pueden suceder
en un futuro.
13. Qu recomendara Ud. o como actuaria si de la entrevista efectuada a
un ejecutivo, aprecia que este no tiene mentalidad de cambio?
Cualquier observacin y apreciacin que se podra percibir sera plasmada en el
informe con las recomendaciones pertinentes; en el caso de que note barreras
para el cambio, intentara destacar en el informe y en una conversacin con el
ejecutivo, la importancia de asumir y/o adecuarnos a los cambios y los
beneficios que este proceso trae consigo.
14. Cules son las responsabilidades que le competen al directorio de
una empresa al enterarse a travs del informe de auditora que, tres de
sus cinco reas principales son crticas?
Al tener conocimiento el director de estas criticas lo mas apropiado y correcto
es que implemente y ejecute las acciones correctivas que el auditor
recomiende en el informe.
15. Hay diferencia en la auditoria administrativa efectuada tanto por un
auditor interno como por un auditor externo?
En ambos casos tanto el auditor interno y externo trae consigo ventajas y
desventajas , pues el auditor interno, por ser parte de la organizacin por un
lado posee alto conocimiento de sta pero por afinidad con sus compaeros no
siempre es objetivo en su anlisis. Por otro lado el auditor externo no conoce
muy bien o al detalle, la organizacin sin embargo ser muy objetivo en la
evaluacin.
16. Seale los principales aspectos que debe comprender un buen control
gerencial aplicado al departamento de ventas de motores elctricos de
una empresa industrial.
El sistema de control deber basarse en primer lugar en una comparacin y
anlisis entre cifras presupuestadas y reales, de manera que se pueda detectar
posibles desviaciones. Para ellos los principales aspectos que se analizarn
sern:

Volumen diario, semanal y mensual de motores elctricos vendidos y

pronosticados.
El grado de cumplimiento de las ventas programadas por cada

vendedor.
El porcentaje de ventas semanales, mensuales de los vendedores.

17. Cmo enfoca el auditor los dispositivos legales de la empresa y cul

es el alcance que le otorga en su examen?
De cierta manera los dispositivos legales de la empresa le brindan cierta
direccin al auditor, y guan su proceder hasta cierto punto.
18. Qu recomendara Ud. Para reducir los gastos de operacin en un
almacn

Mediante el establecimiento de polticas de niveles mnimos de

reposicin de stock.
Tomara medidas para disminuir progresivamente las mermas de
materias primas en el almacn, acarreo de materiales y en el

proceso de produccin.
Implementara nuevos esquemas en la cadena de suministro;
tercerizacin por ejemplo, para la distribucin.

19 Qu medidas de seguridad recomendara Ud. para salvaguardar los

almacenes de una empresa en cuanto a posibles incendios y robos?
En el caso de robos:

La implementacin de un sistema de seguridad.

Control y restriccin de personas ajenas a la organizacin.
Incorporar dispositivos de seguridad ( cmaras , alarmas,

sensores)
Contar con seguro contra robos.

Para el caso de posibles incendios:

La prohibicin de los materiales combustibles de la zona de

almacn.
Tener extintores en zonas estratgicas.
Contar con seguro de incendios

20 Cules son los fundamentos para recomendar que un asesor no tome

decisiones ni reemplace en sus funciones a un gerente de finanzas?
El gerente es quien es responsable de hacer la toma de decisiones en una
empresa, y si este es de finanzas le corresponde responsabilizarse de tales
decisiones, mientras tanto el asesor solo asesora, aconseja en la toma de
decisiones, por ello el asesor no puede tomarse la libertad de usurpar puestos
ni responsabilidades que no le corresponden.
21 Cul sera la organizacin completa del personal, que Ud.
recomendara para que opere en un almacn cualquiera?
Primero recomendara una zona de recepcin como primera fase para que se
encargue de la verificacin de la mercadera o insumos para su transformacin.
Segundo almacenamiento, recomendara un personal especfico en llevar el
control de almacenamiento de la mercadera.
Tercero ,entrega , recomendara un personal que se encargue de la entrega de
materiales, mercadera o insumos para su transformacin.

22

Cules

seran

las

medidas

fundamentales

que

deberan

establecerse para generar un coeficiente ptimo de productividad en el

rea de produccin de una fbrica de repuestos para carros?

La implementacin de estndares de tiempo de produccin (cantidad

de repuestos que se puedan elaborar por un determinado tiempo).

La capacitacin constante a los trabajadores.
Control de los procesos productivos.
Tener un presupuesto en mantenimiento preventivo y correctivo.

se presentan falencias y en los hallazgos se hacen verdicos es mejor

plasmarlo en el informe as posteriormente ejecutar las correcciones.
CONCLUSION
En el caso TERE S.A. podemos ver un anlisis de las observaciones que se
hizo y los hallazgos encontrados para determinar algunas situaciones que

estn afectando el proceso administrativo tanto de personal como de almacn,

esto sirve para el mejoramiento de las actividades ya que podemos encontrar
que para cada problema encontrado habr una recomendacin para el rea.
La recomendacin que puedo dar es que todo proceso y toda comunicacin
debe ser escrita para que no haya problemas como duplicidad de funciones o
esfuerzo en vano ya que esto a la larga afecta el principal propsito de la
empresa que es entregar valor al cliente o consumidor final, por ello es
importante hacerlo todo por escrito.
tener un lugar de trabajo desorganizado, la baja calidad delos productos
que se ofreca, con esta auditoria se pudo resolver diferentes aspectos
haciendo que la empresa CAESA en un futuro muy prxima sea eficiente
y eficaz.