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TEMA 40

EPIGRAFES DEL TEMA

TIPOLOGIA DE LOS SISTEMAS OFIMATICOS.

SISTEMAS GESTORES DE BASES DE DATOS

SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO

SISTEMAS DE TRATAMIENTO, ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE TEXTOS Y DOCUMENTOS

HOJAS DE CÁLCULO

DISEÑO DE GRAFICOS DE OFICINA

AGENDAS Y ORGANIZADORES PERSONALES

CORREO ELECTRONICO E INTERNET

CONCRECION DE LOS SISTEMAS ADOPTADOS POR LA ADMINISTRACION DE LA JUNTA DE ANDALUCIA

TIPOLOGIA DE LOS SISTEMAS OFIMATICOS.

Se define OFIMÁTICA como la aplicación de la Informática a los problemas propios de las oficinas y su automatización.

Ligado a este concepto, surge un nuevo tipo de sistema informático: el sistema ofimático.

Dentro de las oficinas se desarrolla una gran variedad de tareas. Para cada una de ellas se debe proveer una solución informática, lo que hace necesario el uso de un número elevado de aplicaciones.

Pero estas aplicaciones deben ser utilizadas por usuarios con conocimientos superficiales de informática sin que sea necesario un proceso largo de aprendizaje.

Esto se consigue mediante varias líneas de trabajo:

Aplicaciones muy especializadas, con usos muy concretos.

Estandarización de menús, iconos, botones, y otros aspectos de la interfaz gráfica de usuario (GUI -Graphic User Interface).

Incorporación de wizards,o asistentes, que realicen de forma automática las tareas más comunes, preguntando al usuario los datos necesarios.

Incorporación de un sistema de ayuda, que incluye una o más de los siguientes módulos:

o

Guía del producto: Suele contar con un listado de temas, un índice y, por supuesto, los contenidos. Normalmente tiene un sistema de búsqueda por palabras.

o

Asistente de ideas, ayudante o asistente gráfico: El programa nos va dando consejos acerca de las acciones que vamos realizando.

o

Ayudas sensibles al contexto: Pulsando alguna tecla o haciendo clic sobre algún botón aparece información sobre lo que estamos haciendo en ese momento.

o

Tutoriales: Explicaciones acerca de cómo realizar las operaciones más comunes.

Al mismo tiempo, los programas deben ayudar a los usuarios a ser productivos. Para ello se incorporan recursos tales como:

Barras de botones o herramientas, que se organizan según distintas funcionalidades. Estos botones permiten realizar las operaciones más frecuentes con un solo clic de ratón. Algunas aplicaciones van variando su barra de botones según lo que se esté haciendo en ese momento.

Atajos. Son combinaciones de teclas que realizan operaciones habituales. Por ejemplo, CTRL+N para activar o desactivar las negritas.

Macros o macrocomandos. Son secuencias de teclas, acciones de los menús y otras macros que se pueden invocar posteriormente mediante un botón o un atajo.

WYSIWYG (What you see is what you get – Lo que ves es lo que tienes) Muchas aplicaciones permiten al usuario trabajar con los documentos viendo en pantalla como van a quedar impresos.

Previsualización o vista previa. Se permite al usuario ver exactamente cómo se va a imprimir un documento, sin necesidad de imprimirlo.

Incorporación de revisores ortográficos y gramaticales, que detectan los posibles errores cometidos por el usuario y le proponen soluciones. Estos correctores pueden actuar de forma continuada, mientras se escribe, o bajo petición del usuario. Así, en Word, las faltas de ortografía aparecen con un subrayado ondulado de color rojo, mientras se usa el color verde para los errores gramaticales.

Incorporación de revisores de estilo, que comprueban si se está haciendo un uso consistente de formatos de letra, párrafo, etc.

Corrección automática de errores comunes.

Correctores de formatos. Comprueban si el usuario usa consistentemente tipos de letras, tamaños, espaciados, sangrías, etc. Word marca estas incoherencias con un subrayado ondulado de color azul.

Finalmente, hay que tener en cuenta que existen distintos fabricantes de software, cada uno de los cuales utiliza formatos distintos para guardar sus ficheros. Por lo tanto es necesario que las

aplicaciones ofimáticas proporcionen facilidades tanto para importar ficheros de otras aplicaciones y poderlos convertir a su propio formato, como para exportar los ficheros propios a formatos utilizados por otras aplicaciones.

Los procesos de importación y exportación, en cualquier caso, no siempre funcionan adecuadamente.

Vistas algunas de las características generales de los sistemas ofimáticos, pasamos a la difícil tarea de clasificarlos. Las clasificaciones más útiles desde un punto de vista práctico son:

Por ámbito de aplicación.

Por funcionalidad.

SEGÚN ÁMBITO DE APLICACIÓN

Monousuarios

Desde su aparición hasta principios de los 90, los sistemas ofimáticos estaban diseñados para dar servicio e incrementar la productividad, principalmente, de los usuarios como individuos.

Éstos trabajaban de forma independiente, sin compartir la información ni las tareas. La comunicación entre los sistemas ofimáticos de distintos usuarios, de producirse, se hacía mediante diskettes u otros medios de almacenamiento.

Para Grupos de Trabajo

En los 90, con la aparición y generalización del uso de las redes de área local, las aplicaciones se orientan hacia el funcionamiento en red, contemplando la posibilidad de que varios usuarios compartan datos y recursos simultáneamente.

Ya no se fomenta la productividad personal, sino la de los grupos de trabajo.

Organización (Corporativos)

Las redes corporativas se generalizan a finales de los 90 y permiten un enfoque mucho más amplio que abarca a la organización como un todo.

SEGÚN LA FUNCIONALIDAD

A continuación se exponen algunos de los tipos más importantes

SISTEMAS GESTORES DE BASES DE DATOS.

Permiten organizar los datos necesarios para la resolución de una o varias tareas, establecer relaciones entre estos datos y realizar operaciones de inserción, consulta, actualización y eliminación de datos.

Se pueden crear formularios que hagan más fácil la manipulación de los datos.

También es posible generar listados y etiquetas, a partir de los datos, en los que se de formato a textos, números, etc.

Suelen incorporar lenguajes de macros y/o programación que permiten al usuario generar sus propias aplicaciones sencillas sin un esfuerzo demasiado grande.

Los datos se organizan en tablas. Cada tabla suele representar un tipo de objeto, correspondiendo cada fila a un objeto particular y cada columna a uno de los atributos de estos objetos.

Todos los valores de una misma columna tienen un mismo tipo:

Numérico

Cadena

Memo, o cadena de longitud ilimitada (o casi)

Sí/No o lógico

Etc.

Conceptos importantes:

Clave: Columna o grupo de columnas que identifican unívocamente una fila. A veces existen varias claves alternativas. En esos casos, debemos elegir una para que sea la clave principal.

Índice: Ordenación de las filas de una tabla, basada en uno o varios campos

La mayor parte de estas bases de datos permiten utilizar un lenguaje estándar para la consulta y manipulación de los datos denominado SQL (Structured Query Language – Lenguaje de Consulta Estructurado)

También incorporan sistemas para asegurar que el uso compartido de los datos por varios usuarios no ponga en riesgo la integridad de los datos

SISTEMAS DE TRABAJO EN GRUPO (WORKGROUP)

Permiten a un grupo de colaboradores participar en la creación y modificación de documentos y en la gestión de datos.

Esta colaboración puede ser:

Cara a cara: Los colaboradores están en el mismo sitio en el mismo tiempo.

Diferida: Mismo sitio, distinto tiempo. Compartición de un ordenador.

Síncrona: Distinto sitio, mismo tiempo. Chat.

Sin conexión: Distinto sitio, distinto tiempo. Correo electrónico.

Estos sistemas incluyen herramientas para la comunicación interpersonal (correo, chats, etc.), compartición de documentos y, en algunos casos, para la definición y ejecución de flujos de trabajo y documentos (workflow).

En buena parte, el software para trabajo en grupo se organiza hoy en día alrededor del concepto de Intranet, que consiste en usar las tecnologías de Internet (programas a través de web, páginas web corporativas, correo y otros recursos) en redes privadas, dando servicio a los miembros de una organización.

Workflow

Sistemas que automatizan el flujo de documentos y tareas dentro de la organización, así como los procesos a que este flujo da lugar.

Los documentos o tareas deben ser sometidos a una serie de tratamientos.

Cada órgano de la organización tiene asociadas unas competencias.

De este modo, se establece una secuencia de operaciones para el tratamiento de documentos y tareas, en la que cada operación puede ser realizada por uno o varios órganos. El sistema se encarga de mandar en cada momento el trabajo al órgano competente en cada momento y de esperar a que éste realice las operaciones correspondientes.

SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO, TRATAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS

Permiten almacenar documentos para después poder realizar búsquedas que localicen todos los documentos que cumplan una serie de requisitos, tales como fechas, palabras contenidas en el texto, autor, etc

Pueden incorporar herramientas como los tesauros, que permiten realizar relaciones entre palabras (del tipo sinónimos, antónimos, términos parecidos, etc.) que ayudan a la hora de realizar búsquedas.

Existen dos problemas que pueden darse en los resultados de las búsquedas:

Silencio documental: Aquellos documentos que, siendo relevantes para la búsqueda, no aparecen en los resultados.

Ruido documental: Aquellos documentos que, no siendo relevantes para la búsqueda, aparecen en los resultados.

El Consejo Superior de Informática, órgano superior para la elaboración de la política

informática a nivel nacional, ha establecido un estándar para los sistemas de almacenamiento, tratamiento

y recuperación de documentos, denominado ATRIO.

Uno de los módulos operacionales que integran ATRIO se refiere a los Registros de Entrada / Salida de documentación y se denomina SICRES.

HOJAS DE CÁLCULO

Permiten disponer una matriz de celdas y establecer relaciones de dependencia entre los valores de unas celdas y otras. Estas relaciones, a diferencia de las bases de datos, son de un carácter predominantemente matemático (las de las bases de datos son relaciones de tipo lógico).

Las celdas cuyo valor dependa de otra u otras son recalculadas automáticamente cuando el valor de éstas cambia.

A la expresión que permite calcular el valor de una celda se le llama fórmula. Para poder referenciar una celda dentro de una fórmula, se usa su dirección de celda, que se forma combinando una

o varias letras que identifican su columna y un número que identifica su fila (de forma similar al juego de guerra de barcos).

Dentro de las fórmulas podemos usar funciones que realizan operaciones tales como raices cuadradas, funciones trigonométricas, etc.

Las hojas de cálculo permiten dar formato a los datos, generar gráficas, realizar algunas operaciones básicas propias de las bases de datos,

Los programas de hoja de cálculo actuales permiten guardar, en un mismo archivo, varias hojas, dando así lugar al concepto de libro o cuaderno de trabajo. Dentro del libro, las distintas hojas aparecen en la parte de abajo como distintas pestañas, cada una con el nombre de la hoja correspondiente.

DISEÑO DE GRÁFICOS DE OFICINA Y PRESENTACIONES

Permiten realizar presentaciones y gráficos que normalmente son utilizados para apoyar exposiciones.

Integran texto, imágenes, gráficas, dibujos, animaciones, etc. organizadas en diapositivas, que están diseñadas para ser presentadas según una determinada secuencia.

Los distintos objetos que forman una diapositiva pueden solaparse. Es posible traer al frente, llevar al fondo u ordenar estos objetos para que la apariencia sea la deseada.

También se pueden realizar animaciones de texto y configurar el modo en que se produce la transición entre las diapositivas.

Cara a la presentación, permiten incorporar notas, normalmente orientadas la orador y realizar dibujos a mano alzada que ayuden a resaltar aquellas partes de la diapositiva que se consideren relevantes para lo que se esté tratando.

Las diapositivas pueden ser visualizadas en varios modos:

Presentación

Diseño

Vista de varias diapositivas a la vez

AGENDAS Y ORGANIZADORES

Permiten organizar las citas y tareas de una persona o de un grupo de ellas.

En ambos casos, se debe poder gestionar los recursos necesarios (salas, equipamientos, etc.), así como los gastos realizados y las personas y empresas involucradas.

A las citas y tareas se les asigna la fecha (y hora, si procede) de inicio y, cuando se dispone o prevee, la de finalización. Se pueden activar alertas para que el sistema nos informe de la proximidad de alguna de estas fechas.

Todo ello se suele presentar al usuario en forma de calendario con las anotaciones correspondientes.

También se puede llevar un histórico de las actividades e hitos más significativos en el trabajo realizado, a modo de DIARIO, que permita fácilmente realizar seguimientos y elaborar informes sobre las actuaciones llevadas a cabo.

Complementando a todo lo anterior, se suele contar con libretas de direcciones, en las que se pueden organizar los datos sobre las empresas y personas con las que se tiene relación. También es habitual disponer de correo electrónico integrado.

CORREO ELECTRONICO E INTERNET

1. NAVEGADORES PARA INTERNET

Permiten acceder a páginas web en Internet o intranets.

Tienen una lista de Favoritos en la que el usuario puede organizar las direcciones que utiliza más frecuentemente.

También se guarda un Historial con las direcciones de las últimas páginas vistadas.

El contenido de las últimas páginas visitadas se guarda en una Cache o en un conjunto de

Archivos temporales de Internet para que no haga falta volver a traerlas de Internet si el usuario desea volver a visualizarlas

.

2. CORREO ELECTRÓNICO

Permiten acceder a los mensajes de correo electrónico recibidos por el usuario, así como crear y enviar mensajes a terceros.

Tanto los mensajes enviados como los recibidos son almacenados. Para ello se usa un sistema de carpetas o bandejas, que en la mayor parte de los programas tienen nombres estándar:

Bandeja de Entrada: Donde entran los mensajes que recibimos.

Bandeja de Salida: Donde están los mensajes que nosotros hemos terminado de crear y aún no han sido enviados a su destinatario.

Elementos Enviados: Mensajes que han sido enviados a su destinatario

Borradores: Mensajes que aún no hemos terminado de crear

Eliminados: Proporcionan un mecanismo similar a la Papelera de Reciclaje de Windows.

3. LIBRETAS DE DIRECCIONES

Permiten organizar la información que tenemos acerca de personas y sus teléfonos, direcciones de correo electrónico, direcciones postales, etc. tanto del trabajo como particulares.

Normalmente, seleccionando una de estas personas, el programa nos da la posibilidad de enviarle un correo o llamarle por teléfono.

También existe la posibilidad de realizar búsquedas.

EXTRAS NO INCLUIDOS EN TEMARIO

1. PROCESADORES DE TEXTO

Son programas cuyo objetivo es la creación, modificación e impresión de textos con formato. Estos textos pueden contener, entre otras cosas, imágenes, gráficas y dibujos.

No deben confundirse los procesadores de textos con:

Editores de texto (bloc de notas), que no permiten dar formato a los textos

Programas de autoedición, usados para la maquetación de libros, revistas, periódicos, etc. Tienen capacidades de formateo de texto superiores a los procesadores de texto, aunque cada vez las diferencias entre ambos son menos significativas.

Entre las cosas que se pueden hacer con los procesadores de texto tenemos:

Dar formato para páginas, párrafos, caracteres, etc.

Crear tablas

Disponer el texto en varias columnas

Definir puntos de tabulación

Realizar búsquedas en el texto

Sustituir cadenas de caracteres

Combinar correspondencia (fusiones)

Corregir el texto ortográfica y gramaticalmente.

Usar herramientas de sinónimos

Copiar / Cortar / Pegar

2. PAQUETES INTEGRADOS

Los paquetes integrados son agrupaciones de aplicaciones informáticas que se comercializan de forma conjunta.

Pero la mera acumulación de aplicaciones no supone una mejora si todas ellas no han sido diseñadas de forma global, para permitir al usuario establecer relaciones entre documentos y aplicaciones de distinto tipo.

Así, dentro de un procesador de textos se debe poder insertar una hoja de cálculo, o también debe ser posible que los informes que produzca una base de datos puedan ser generados por el procesador de textos.

Cuando dentro de un documento, de una aplicación A, se incluye un objeto propio de otra aplicación B, decimos que:

A es la aplicación cliente

B es la aplicación servidora

El objeto que se incluye en el documento puede, o no, proceder de un archivo. En ese caso, la inclusión puede ser:

Incrustación. Se hace una copia del objeto. Si se modifica el archivo del que procede el objeto, los cambios no se reflejarán en el documento en el que lo hemos incrustado

Vinculación. Si se modifica el archivo del que procede el objeto, los cambios sí se reflejarán en el documento en el que lo hemos vinculado.

En el caso de que el objeto no proceda de un archivo o de otro programa, sólo cabe hablar de incrustación.

SISTEMAS ADOPTADOS POR LA JUNTA DE ANDALUCÍA.

En los últimos años, la Junta de Andalucía se ha comprometido en el uso de sistemas y aplicaciones estándar.

Utilizar las mismas herramientas que son de uso generalizado en otras organizaciones tiene varias ventjas:

Los nuevos efectivos que se incorporan a la administración pueden empezar a trabajar de inmediato

Reduce los riesgos inherentes a la selección de programas, ya que existe una amplia experiencia previa

Facilita el intercambio de documentos con otras organizaciones y con particulares.

Así, en los últimos años se están utilizando mayoritariamente sistemas y aplicaciones creadas por Microsoft.

Como herramientas ofimáticas, las más comunes son las englobadas en el paquete integrado Microsoft Office:

Word – procesador de textos

Excel – hoja de cálculo

Access – base de datos

PowerPoint – presentaciones

Outlook – Agenda, libreta de direcciones y correo

Y en temas relacionados con Internet e intranet, se usa principalmente productos de Microsoft:

Outlook Express – sólo correo y libreta de direcciones

Internet Explorer – navegador para internet

La versión actual de Office es Office 2007, aunque aún quedan muchos equipos con Office XP, Office 2003 e incluso Office 2000.

También se utiliza en menor grado Mozilla (e incluso algunas versiones de Netscape Navigator) como navegador de internet y Thunderbird como programa de correo. Estos programas se engloban en lo que se denomina Software Libre.

Otro software libre cuyo uso comienza a generalizarse es la suite ofimática OpenOffice,org, alternativa gratuita a Microsoft Office, cuyos programas son:

Writer – procesador de textos

Calc – hoja de cálculo

Base – base de datos

Impress– presentaciones

Draw – gráficos

Math – ecuaciones y fórmula matemáticas.

Como sistema operativo para estaciones de trabajo, predominan los equipos con Windows XP o, en algunos casos, Windows 2000. Aún no se ha generalizado el uso de Windows Vista. Como alternativa de software libre se está empezando a implantar Linux. La Junta de Andalucía tiene una distribución de Linux denominada Guadalinex.