Productos, capacitacin y servicios para Gestin la Empresarial de Proyectos y la PMO

(Basados en el reconocido estndar PMBOK del Project Management Institute)

El ao 2010 fue el ao de la consolidacin de la empresa, culminando el desarrollo de sus productos para gestin de proyectos y PMO.
Asimismo, pudieron implementar sus soluciones en importantes clientes, destacndose de manera especial, el Banco Santander Chile. En esta
implementacin, instalaron el producto WebMethod y apoyaron en la creacin de la PMO del banco. Como parte del proyecto, realizaron
entrenamiento a los directores de proyecto, principales lderes usuarios y personal de la PMO. Al momento de la publicacin, el banco se
preparaba para poner en marcha el nuevo sistema.
En relacin a la importancia de la PMO en un proceso como este, Octavio Soto, socio de Osiris Soluciones seala definiciones y conceptos
claves asociados a la creacin y operacin de una PMO.
Negocio

Qu es una PMO?
Una unidad organizacional que provee de un
marco de trabajo y un conjunto de servicios
para la gestin de proyectos.

Estrategias de la empresa para el portafolio de proyectos

Estrategia,
objetivos
estratgicos y
metas TI

Estado
consolidado del
portafolio,
programas y
proyectos

Para qu una PMO (bsica)?

Aspectos claves que pueden ser abordados a
travs de una PMO:
Implementar metodologas, herramientas
para la gestin de proyectos
Vincular a los distintos actores de la
gestin de proyecto, a travs de la
provisin de servicios e informacin
Reportar el estado de los proyectos
(idealmente el portafolio) a los interesados
Coordinar la resolucin de problemas y
escalarlos cuando sea requerido
Disear planes de entrenamiento ad-hoc
para desarrollar los conocimientos y
destrezas requeridas para el xito en los
proyectos
Establecer un vnculo con clientes y
proveedores.

Misin de un PMO
Dar soporte a la comunidad de GP con
mtodos, gobierno, infraestructura e
informacin
Realizar seguimiento a:
Los proyectos, recopilando informacin
de desempeo
Los usuarios, respecto del cumplimiento
de sus compromisos
Los directores de proyecto, en relacin al
desempeo de su trabajo
Verificar que los mtodos, gobierno y
sistemas son utilizados
Preparar informacin consolidada del
estado del portafolio de proyectos
Generar alertas de incumplimientos y
desarrollar cursos de accin correc-tivos
con los directores de proyecto
Escalar incumplimientos graves (actuales o
potenciales)

Operacin bsica de una PMO

En la figura 1, se aprecia el modelo bsico de
interaccin entre la organizacin, la PMO y
los directores de proyecto.

Gestin de la Integracin

Definicin

Gestin del Alcance

Planificacin

Gestin de los Costos

Mtodos,
gobierno,
herramientas,
servicios y
soporte

Poltica de GP
(gobierno)

Gestin del Tiempo

Direccin

Gestin de la Calidad

Monitoreo
y Control

Gestin de las Comunicaciones

Gestin del Personal

Gestin de los Riesgos

Cierre

Gestin de las Adquisiciones

Organizacin,
roles y
responsabilidadades
Mtricas para
medir
desempeo

Informes de
Estado y
Progreso

Portafolio
Proyecto 1
Proyecto 2
Necesidades
del
Negocio

Productos

Proyecto K

Figura 1. Esquema de trabajo en una PMO.

Servicios que puede prestar una PMO

Metodologa y proceso de GP: Implementacin

de un proceso estandarizado para administrar
proyectos. Incluye mtricas
Herramientas para GP: Plantillas, guas,
procedimientos y sistemas
Gobierno para GP: Desarrollo de una
poltica de GP y las estructuras
organizacionales que permiten
implementarla de los proyectos y el
portafolio

Desarrollo de carrera
para GP: Establecimiento
de un plan de
formacin/entrenamiento
en el rol del DP
Carrera

Reporte Ejecutivo.
Anlisis del desempeo
de los proyectos y el
portafolio

OFICINA DE
Gobierno

GESTION DE
PROYECTOS
Servicios
y
Soporte

Orgnica y roles para GP:

Definicin de roles y sus
responsabilidades para
gestionar proyectos

Portafolio

Administracin del portafolio:

Mtodos y guas para manejar
mltiples proyectos relacionados
y asignarles los recursos que sean
requeridos

Gestin de Recursos: Asignacin centralizada

de recursos crticos a los proyectos

Soporte de Proyectos: Asistencia para la GP

Administracin de Herramientas: Administrar SW relacionados con
la GP
Administracin del Repositorio: Memoria tcnica de los proyectos
para servir como base para las estimaciones de los PM
Entrenamiento: Programas de capacitacin para el logro de las
destrezas y conocimientos necesarios de todos los roles
participantes en la GP
Consultora interna: Asesora/intervencin de proyectos. Incluye
recuperacin de proyectos en problemas

Figura 2. Actividades tpicas desarrolladas por una PMO.

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Quines componen la PMO (roles)?

PMO

Lder de la PMO
Proveer seguimiento a nivel gerencial
Reportar el estado de programas y proyectos al nivel del
portafolio
Gestiona prioridades basada en estrategias organizacionales
Proveer de conexin entre equipos y ejecutivos

Consultor PMO (SME)

Mentor para los
directores de proyecto
Entregar entrenamiento
en mtodos, tcnicas y
herramientas
Realizar auditorias y
revisiones de calidad
Entregar expertise en
metodologas y prcticas

Coordinador PMO
Administrar herramientas
y repositorios PM
Generar reportes y alertas
sobre el avance
Asistir a los DP en
reuniones , planificacin y
seguimiento
Coordinar las actividades
de los proyectos entre los
distintos interesados

Directores de Proyecto
Gestionar proyectos, cumpliendo con alcance, tiempo, costo, calidad comprometidos
Reportar a la PMO planes, avance, desempeo, riesgos, problemas, cambios, etc.
Reportar a la PMO cambios al alcance, solicitudes de cambio
Escalar riesgos y problemas de nivel 1
Sostener revisiones de progreso <semanales> con interesados
Sostener revisiones de estado <quincenales> con Lder de la PMO

Figura 3. Roles de una PMO.

Errores comunes de comprensin sobre las

PMO
Suponer que en la PMO deben estar los directores
de proyecto, cuando en realidad la PMO es una
unidad que presta servicios a ellos. Esto implica un
problema de gestin, pues la PMO no debera
ejecutar los proyectos, y a la vez, hacerles
seguimiento y generar alertas (juez y parte)
Suponer que la PMO es una unidad operativa (de
lnea) cuando en realidad es una unidad de staff,
que realiza seguimiento (y no ejecucin) a los
proyectos
Suponer que la PMO puede controlar los proyectos.
En efecto, el control est dado en (al menos) tres
niveles:
Director del Proyecto, quien tiene las
responsabilidad de implementar las acciones
preventivas, correctivas y cambios para resolver
los problemas
Comit de Seguimiento, instancia compuesta por
los interesados clave de un proyecto y que se
renen peridicamente para revisar su estado y
resolver problemas
Comit Directivo, instancia gerencial de
supervisin y soporte, a la que se escalan aquellos
problemas que no pueden ser resueltos al nivel
del proyecto.

Plan para implantar una PMO

Figura 4. Plan e Implantacin de una PMO.

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NUESTRAS SOLUCIONES Y SERVICIOS

1) Productos y Consultora
Solucin para gestin empresarial de proyectos
Completa solucin para la gestin de proyectos en un entorno
empresarial. Soporta todos los procesos considerados por el
PMBOK del PMI.

Servicios especializados de
consultora en gestin de proyectos

Incluye:
Metodologa y herramienta para la gestin de proyectos
Metodologa y herramienta para la gestin de una PMO.

Solucin para la PMO

Herramienta para soportar la operacin de una PMO,
basndose en un conjunto reducido de prcticas de gestin de
proyectos (PMBOK).
Incluye (opcional):
Dotacin de personal
para operar la PMO
Entrenamiento y
consultora de apoyo
para PMO en
funcionamiento.

Nuestros consultores, todos certificados

PMP ante el PMI, pueden apoyarlo en la
implementacin de mtodos y
herramientas para:
Gestin del portafolio de proyectos
Gestin de proyectos
Implementacin, operacin,
optimizacin de una PMO
Gobierno de TI, en lo referido a los temas
de la GEP
Certificacin de sus directores de
proyecto

La solucin cuenta con dos herramientas

WebMethod es una herramienta que
encapsula la metodologa PMBOK del PMI en
un ambiente integrado, especialmente
diseado para que todos los actores de la
gestin de proyectos tengan participacin en
el desarrollo de los proyectos (directores de
proyecto, auspiciadores, lderes usuarios,
gerentes funcionales, PM de proveedores,
etc.)
WebPMO automatiza los procesos de una
Oficina de Gestin de Proyectos (PMO) y da
soporte a las funciones de sus roles (lder
PMO, coordinador PMO, consultor PMO.

2) Capacitacin y Certificacin
Contamos con un completo
track de formacin en
gestin de proyectos
El programa de cursos consta
de todos los principales
tpicos de la gestin de
proyectos (vea la figura de
abajo).
Tenemos amplia experiencia
en preparar a profesionales
para la obtencin de las
certificaciones CAPM y PMP.

Figura 5. Plataforma e-Learning con el taller de

preparacin para certificacin PMP.

Figura 6. Track de cursos en gestin de proyectos.

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3) Capacitacin y Certificacin

Macro funcionalidades incluidas en nuestras soluciones:

Captura de solicitud
de proyectos
(propuestas)
Gestin de la
demanda de las
reas requirentes
Captura de
requerimientos de
las reas requirentes
Evaluacin de
aprobacin de
propuestas de
proyecto
Creacin del
portafolio

Implementacin de
metodologa para gestionar
proyectos (PMBOK del PMI)
Implementacin de una
poltica para la gestin de
proyectos
Utilizacin de un ciclo de
vida de proyecto genrico
Soporte de roles clave
Soporte para licitacin de
proyectos
Soporte para la gestin
presupuestaria del proyecto

Genera dashboards por

proyecto, subportafolio y
portafolio general
Genera informe detallado del
estado de cada proyecto
Genera informe detallado del
proyecto para cada director
de proyecto (basado en el
valor ganado)
Implementa reporte gerencial
Se crean servicios para la
PMO y sus integrantes

Reporte
Ejecutivo

Evaluacin y
seleccionan de
proyectos, de acuerdo
a:
Alineamiento con la
estrategia del negocio
y de TI
Beneficios ($ e
intangibles)
Capacidades a lograr
Exigencia de auspicio
de las reas requirentes
Implementacin de
Comit de Inversiones
para gobierno de las
inversiones
Autorizacin definitiva
de la inversin

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Soporta los principales

procesos de seguimiento
y alertas
Controla el desempeo
de los roles clave
Controla los
compromisos asumidos
por cada rol
Apoya el control de
calidad (QC) y
aseguramiento de
calidad (QA) del proceso
de G.P.
Emite informes de
progreso para los
interesados clave
Configura workflows
para establecer la
secuencia y controles
del trabajo.

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