Está en la página 1de 10

FASE IV.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES


APLICADOS EN EL MANEJO DE LOS INVENTARIOS EN LA
EMPRESA MUEBLES SALERNO, ISLA DE MARGARITA, CA.

61

En la presente fase se plantea la descripcin de los procedimientos


aplicados para el registro y control del inventario de la empresa Muebles
Salerno, Isla de Margarita, C.A., los cuales se describen a continuacin:
4.1. Requisicin de Materiales
La empresa Muebles Salerno, Isla de Margarita,

C.A. por sus

caractersticas y tipo de actividad comercial basada en el diseo y fabricacin


de muebles cuenta con una extensa variedad de materiales dentro de los
cuales se pueden mencionar los siguientes:
Tabla N 1. Listado de materiales
TIPO DE MATERIAL

CLASIFICACIN
MADERA DURA
MADERA SLIDA
MADERA EXTICA

MADERAS

MDP
MDF
LAMINADO

PIEDRA

GRANITO
MARMOL

CERAMICAS

PORCELANATO
BSICAS

TORNILLOS

CLAVOS,
CABEZA
ANCHA, PICABLES

Fuente: Elaboracin propia, (2014)

62

El encargado de produccin realiza una revisin semanal de los pedidos y


solicitudes que hayan realizado los clientes, con la finalidad de garantizar
que en el espacio destinado para el almacn de materiales y materias primas
contar con los insumos necesarios para su elaboracin. Si una vez realizada
la revisin considera que no existe algn material, elabora un listado de los
mismos y lo entrega al personal de administracin con la finalidad de que se
contacten a los proveedores por va telefnica o bien correo electrnico,
puesto que muchos de los insumos son adquiridos en tierra firme,
especficamente en ciudades como Puerto La Cruz, Valencia o Caracas. Una
vez

contactado el proveedor

el personal de administracin gestiona la

compra y transporte de la mercanca necesaria, marcas, colores

cantidades requeridas. Este procedimiento se refleja en el Flujograma N 1.

4.2. Recepcin de Materiales


Una vez realizada la compra de la mercanca esta llega proveniente de
cualquier proveedor a travs de los servicios de encomienda

DOMESA,

MRW o ZOOM, o bien de fletes particulares de acuerdo al tipo de mercanca.


Una vez recibida la mercanca el encargado de la tienda firma la gua de
transporte o se cancela segn el servicio sea el caso y se procede a revisar
la mercanca recibida, se verifica que lo recibido coincida con lo facturado
realizndose el conteo fsico y control de calidad de la misma. Una vez
realizada la recepcin, procede segn los casos:

63

Flujograma N 1. Procedimiento de Requisicin de Materiales


RESPONSABLE

TAREA/ACTIVIDAD

Encargado de
Produccin

Realiza
una
revisin
semanal de los pedidos y
solicitudes
que
hayan
solicitado los clientes, con
la finalidad de garantizar que
en el espacio destinado para
el almacn de materiales y
materias primas contar con
los insumos necesarios para
su elaboracin

Encargado de
Produccin

Elabora un listado de los


mismos y lo entrega al
personal de administracin
con la finalidad de que se
contacten
a
los
proveedores.

Administracin

Contacta a los proveedores


por va telefnica o bien
correo electrnico, puesto
que muchos de los insumos
son adquiridos en tierra
firme.

Administracin

Gestiona
la
compra
y
transporte de la mercanca
necesaria, marcas, colores y
cantidades requeridas.

SIMBOLOGIA: Operacin:
Operacin + Inspeccin:

Demora:

Transporte:

Archivo:

Fuente: Silva, M. (2014).

64

Inspeccin:

a. Si no existe conformidad y/o faltantes


parcialmente, establecindose

se recibe el material fsico

acuerdos con el proveedor en cuanto al

tiempo de entrega de la mercanca pendiente, firma la factura con la nota


donde describe la mercanca que esta facturada y no entregada, elabora el
comprobante de entrega, en original y copia, registra la mercanca no
entregada en el mismo.
b. En caso de que la entrega de mercanca haya sido parcial, la empresa no
realizar ningn trmite administrativo para el pago, hasta tanto el proveedor
complete la mercanca o renuncie al compromiso adquirido por escrito.

c. Si no existe inconformidad se recibe la mercanca, sella, firma y coloca la


fecha en que recibi el pedido en la factura del proveedor original y copia.
Luego de chequeada la mercanca se procede a darle entrada en el
depsito. (ver flujograma N 2).
4.3. Almacenaje de los materiales
La empresa almacena el material recibido de acuerdo al tipo y
caractersticas del mismo, razn por la cual el encargado de almacn elabora
una nota de entrada, la cual no es ms que un formato realizado en una hoja
de calculo de Excel (fig. 2) en el cual se registra la fecha del da, el tipo de
mercanca recibida y las cantidades a fin de quede como complemento a la
factura. Una vez registrada la misma es colocada en los anaqueles del
almacn de acuerdo a su fecha de ingreso. A fin de poder tener un control de
la misma. (ver flujograma 3).

65

Flujograma N 2. Procedimiento Recepcin de Materiales


RESPONSABLE

TAREA/ACTIVIDAD

Encargado de la
Empresa

Firma la gua de transporte o


se cancela segn el servicio
sea el caso y se procede a
revisar la mercanca recibida

Encargado de la
Empresa

Verifica que lo recibido


coincida con lo facturado
realizndose
el conteo
fsico y control de calidad de
la misma

Encargado de la

Si no existe conformidad y/o


faltantes
se recibe el
material fsico parcialmente,
establecindose
acuerdos
con el proveedor en cuanto
al tiempo de entrega de la
mercanca pendiente, firma
la factura con la nota donde
describe la mercanca que
esta
facturada
y
no
entregada,
elabora
el
comprobante de entrega, en
original y copia, registra la
mercanca no entregada en
el mismo.

Empresa

Encargado de la

Si no existe inconformidad
se recibe la mercanca, sella,
firma y coloca la fecha en
que recibi el pedido en la
factura
del
proveedor
original y copia. Luego de
chequeada la mercanca se
procede a darle entrada en

Empresa

el depsito.

SIMBOLOGIA: Operacin:
Operacin + Inspeccin:

Demora:

Transporte:

Inspeccin:

Archivo:

Fuente: Silva, M. (2014).

Figura 2. Formato de Registro de Mercanca

66

Fecha

Tipo de

Cdigo

material

(modelo)

Cantidad

Observaciones

Fuente: Silva, M. (2014).

Flujograma N 3. Procedimiento de Almacenaje de los materiales


RESPONSABLE

TAREA/ACTIVIDAD

Encargado de Almacen

Elabora una nota


de
entrada, la cual no es ms
que un formato realizado en
una hoja de calculo de Excel

Encargado de
Produccin

Una vez registrada la misma


es
colocada
en
los
anaqueles del almacn de
acuerdo a su fecha de
ingreso

SIMBOLOGIA: Operacin:
Operacin + Inspeccin:

Demora:

Transporte:

Archivo:

Fuente: Silva, M. (2014).

4.4. Registro contable del inventario

67

Inspeccin:

Muebles Salerno, Isla de Margarita, C.A., no cuenta con un sistema


computarizado que le permita la carga y descarga del movimiento del
inventario por lo tanto en una hoja de clculo del programa Excel llevan las
entradas y salidas del inventario, para lo cual han aplicado una serie de
formulas sencillas que le permiten el incremento o la disminucin de la
existencia (fig. 3). Una realizado el movimiento del inventario mensual se
imprime el resume de las transacciones ocurridas durante el mes y esa
informacin es enviada al contador externo de la empresa a fin de que
efecte los asientos mensuales pertinentes. (Ver flujograma 4).
Otras de las actividades realizadas se basan en la elaboracin del libro de
compras el cual es un documento que perdure.
4.5. Toma fsica del inventario
El proceso de inventario se efecta a fin de verificar la cantidad y el
tipo de mercanca en existencia, la toma fsica del inventario se realiza una
vez al ao y dicho proceso se inicia cuando el Departamento de
Administracin escoge la fecha de realizacin del inventario, posteriormente
se buscan los reportes mensuales realizados.
Luego los encargados de la realizacin del inventario deben contar y
registrar en una lista el tipo de producto la cantidad existente en el almacn,
siguiendo el orden de colocacin que poseen en el estante. Despus de
registrada la informacin se procede a contrastar la informacin registrada
con la distribucin fsica de la misma, con el objeto de comprobar la igualdad
de la informacin, ya que de existir una diferencia entre ambas se debe
proceder a revisar el movimiento de la mercanca durante ese perodo de
tiempo. Despus de haber cuadrado la informacin se procede a la
actualizacin del inventario y dicha informacin se transfiere al libro mayor y
deja constancia de la mercanca existente, (ver flujograma 5).

68

Figura N 3. Formato de Movimiento de Existencia


Fecha

Tipo de

Cdigo

Entrada

Salida

material

(modelo)

(cantidad)

(cantidad)

Fuente: Silva, M. (2014).

Flujograma N 4. Procedimiento para el Registro contable del inventario


RESPONSABLE

TAREA/ACTIVIDAD

Encargado de almacn

Realiza el movimiento del


inventario mensual
se
imprime el resume de las
transacciones
ocurridas
durante el mes

Administrador

Revisa
la
informacin
imprime un resumen y lo
enva al contador externo.

Administracin

Enviada al contador externo


de la empresa a fin de que
efecte
los
asientos
mensuales pertinentes.

SIMBOLOGIA: Operacin:
Operacin + Inspeccin:

Demora:

Transporte:

Inspeccin:

Archivo:

Fuente: Silva, M. (2014).

Flujograma N 5. Procedimiento de Toma fsica del inventario


RESPONSABLE

TAREA/ACTIVIDAD

69

Administracin

Escoge
la
fecha
de
realizacin del inventario,
posteriormente se buscan
los
reportes
mensuales
realizados.

Administracin

Cuenta y registra en una


lista el tipo de producto la
cantidad existente en el
almacn, siguiendo el orden
de colocacin que poseen
en el estante

Administracin

Contrastar la informacin
registrada
con
la
distribucin fsica de la
misma, con el objeto de
comprobar la igualdad de la
informacin, ya que de
existir una diferencia entre
ambas se debe proceder a
revisar el movimiento de la
mercanca
durante
ese
perodo de tiempo

Administracin

Se
procede
a
la
actualizacin del inventario
y dicha informacin se
transfiere al libro mayor y
deja constancia
de la
mercanca existente

SIMBOLOGIA: Operacin:
Operacin + Inspeccin:

Demora:

Transporte:

Archivo:

Fuente: Silva, M. (2014).

70

Inspeccin: