M2: Comunicacin Organizacional

GUA DE ORGANIZACIN DE UNA EMPRESA

NOMBRE:..CURSO:
III A FECHA:.
Objetivos de aprendizaje:
Identificar y conocer herramientas de planificacin y organizacin que
atienden a maximizar la eficiencia en el trabajo a travs de desarrollo y
anlisis de situaciones puntuales ocurridas en el rea empresarial.
Confeccionar un organigrama empresarial con informacin dada
fundamentando las razones de eleccin de dicho esquema.
Instrucciones Generales:
Leer y Trabajar la gua en forma individual e ir realizando las actividades en
el cuaderno.
CONCEPTO DE ORGANIZACIN
Organizacin es la combinacin de los medios tcnicos, humanos y financieros que
componen la empresa: edificios, mquinas, materiales, personas, en funcin de la
consecucin de un fin, segn las distintas interrelaciones y dependencias de los elementos
que lo constituyen. Para alcanzar los objetivos es necesario estructurar la organizacin
adecundola a esos objetivos y a la situacin en las condiciones especficas en que se
encuentre.
El primer paso en la organizacin de la empresa ser la definicin o descripcin de los
puestos de trabajo, as como la asignacin de responsabilidades y posteriormente tendr
lugar el establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinacin, mediante la
determinacin de los niveles de jerarqua o escalas de autoridad que es lo que se llama
estructura.

NIVELES DE ORGANIZACIN
Podemos distinguir la existencia
de
diferentes
niveles
de
organizacin segn la dimensin
de la empresa y segn el mbito
de supervisin de subordinados
que pueda controlar el jefe. Si
sta es pequea y tiene pocos
empleados podrn ser dirigidos
por un solo jefe. Si la empresa va
creciendo
y
teniendo
ms
trabajadores se tendrn que ir
constituyendo
mandos
intermedios,
que
irn
aumentando
conforme
se
incrementa
el
nmero
de
subordinados.
La
base
de
la
pirmide
representa los trabajos con
tareas totalmente ejecutivas. Segn se van subiendo escalones las tareas ejecutivas van
reducindose en cada nivel, a medida que se amplan las tareas directivas.
Los grupos de personas comprendidas en este tringulo pueden estar entrelazadas entre
s de distintas formas lo que da lugar a distintas estructuras. Cuando la tarea a ejecutar se
realiza por una sola persona no se presentan problemas, pero si se exige la participacin
de varias personas es necesario organizarla.
Con este sistema de relaciones se pretende que:

a) Cada individuo conozca lo que hacen los dems.

b) Conocer sus funciones y sus obligaciones en el proceso de trabajo.
c) Tener una informacin de todas las actividades que se desarrollan en el trabajo, con el
fin de dar al trabajador una visin ms clara y de conjunto que facilite la comprensin del
objetivo final de la empresa.
Dentro del sistema deben existir:
a) Unas reglas de trabajo.
b) Una poltica de trabajo.
c) Unos manuales de instruccin y capacitacin.
d) Una cultura de la empresa, es decir, un conjunto de costumbres y maneras de actuar
que de forma explcita o implcita estn guiando y condicionando las decisiones de la
empresa. Todo ello marcar la estrategia a seguir.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN
Son pautas con fines orientativos para la direccin de la empresa. Es necesario tener en
cuenta estos principios antes de hacer la eleccin de una estructura.
Entre muchos principios que podramos citar destacamos los siguientes:
1) Definicin de objetivos de la empresa.
2) Unidad de mando: cada subordinado tenga un solo superior y que conozca que
depende de l, y que el superior conozca sus subordinados. Esto contribuye a una clara
asignacin de rdenes, evitando interferencias.
3) Unidad de direccin
4) Autoridad y responsabilidad: a mayor poder, mayor responsabilidad.
5) Extensin del control: fijar el mbito de autoridad.
6) Homogeneidad de tareas.
7) Graduacin o jerarqua de la autoridad. Debe estar claramente establecido quines
tienen la facultad de ordenar la realizacin de las distintas tareas.
8) Equilibrio en la organizacin.

ACTIVIDADES
1. A travs de la observacin de tu propio centro escolar analiza los mecanismos que
rigen las organizaciones, as como su estructura, organizacin formal e informal,
liderazgo, conflictos, etc.
2. FERNANDEZ HNOS. es una empresa familiar, pero de gran tamao. Qu estilo de
direccin se presentar con mayor probabilidad? Fundamenta la respuesta.
3. Describe la relacin existente y las diferencias entre la organizacin formal e
informal de la empresa. Surge esta ltima de una forma premeditada? Fundamenta
la respuesta.

EL ORGANIGRAMA
El organigrama empresarial es la representacin grfica de la estructura organizativa de la
empresa. Es como una fotocopia de la estructura de la empresa, captada en un momento
de su vida. Todo organigrama debe de ser flexible y adaptable, de forma que si hay
cambios en su empresa, este organigrama se pueda adaptar, por ejemplo para que se
pueda incluir un nuevo puesto o servicio; debe ajustarse a la realidad; deben ser claros,
precisos y comprensibles para las personas a las que se debe informar. La estructura de
organizacin es como una red de comunicacin a travs de la cual se transmite
informacin. Estas comunicaciones pueden discurrir en dos sentidos

CLASES DE ORGANIGRAMAS
1) Por su finalidad:
Organigramas informativos: se confeccionan con el objeto de informar al pblico en
general sobre la empresa o institucin de que se trate, con el objeto de contar con un
esquema simplificado, sin detalle. Por ejemplo un organigrama del Ministerio de Hacienda.
Organigramas analticos: debe contener con detalle toda la estructura de una
empresa.
2) Por su amplitud:
General: cuando abarca el conjunto completo de la organizacin de que se trate.
Parcial: cuando se limita a reflejar una parte o sentir de la estructura.
3) Por el contenido:
Estructurales: se limitan a poner de manifiesto los nombres de los elementos, su
colocacin en la lnea jerrquica y las relaciones de autoridad.
Funcionales: se reflejan las funciones o contenidos que tienen asignados los distintos
rganos.De personal: se refieren a cargos o puestos de trabajo
4) Por la disposicin grfica:
Vertical: situndose el origen en el centro de la parte superior y bajando por escalones
sucesivos. El conjunto presenta una imagen piramidal.
Horizontal: con desarrollo de izquierda a derecha. Adopta la misma figura de pirmide
con la base a la derecha.

Circular: La autoridad ms alta est ubicada en el centro y a partir de ste se desarrollan

crculos cada vez mayores que van representando los diferentes niveles de autoridad en
forma de crculo.

ACTIVIDADES
1) Qu es un organigrama? Desarrolla un ejemplo para una empresa de fabricacin y
otro de una empresa comercial.
2) Qu diferencias existen entre un tipo de organizacin lineal y un tipo de
organizacin funcional mixta? Dibuja un organigrama para cada uno de los casos
sealados.
3) Es normal que en el staff de una empresa existan personas con contratos en
prcticas? Fundamenta la respuesta.

DEPARTAMENTALIZACIN

Concepto
Es la agrupacin de puestos de trabajo homogneos en unidades organizativas con el fin
de coordinar, supervisar y controlar las actividades y funciones para conseguir los
objetivos marcados. Est directamente relacionada con el tamao de la empresa y con la
complejidad de las operaciones, actividades y funciones. En una empresa nos podemos
encontrar con las siguientes reas o funciones:

Funcin de direccin:Planificacin, Organizacin, Coordinacin, Comunicacin y

Control.
Funcin de administracin:Gestin de Almacenes, de Nminas y Seguros
sociales, Facturacin, Archivo, Contabilidad, Informtica, etc.

Funcin financiera: Financiacin, Presupuestos de Tesorera, Seguros, Inversiones,

etc.
Funcin de produccin: Planificacin y Programacin, Aprovisionamiento, Control
de Calidad, Mtodos y Tiempos. Suelen tener un staff de I+D.

Funcin comercial: Equipo de Ventas y Administracin Comercial.

Funcin de marketing:Diseo de Estrategias de Marketing (producto, precio,
distribucin y comunicacin) y tareas tcnicas.
Funcin de personal o de recursos humanos:Planificacin de personal, empleo
y formacin, contratacin, relaciones laborales, mdico y seguridad y
administracin de personal.
Funcin de I+D: Comprende las funciones de investigacin y desarrollo de nuevas
tcnicas y productos.

Una o ms reas o funciones pueden formar un departamento, por ejemplo, las funciones
de administracin y financiera se suelen agrupar en el departamento ECONMICOFINANCIERO, al igual que las funciones comercial y marketing que suelen agruparse en
un departamento.
FORMAS DE DEPARTAMENTALIZACIN MS USUALES:
A) Por funciones o por departamentos
Se organizan agrupados en funcin a las especializaciones: departamento comercial,
departamento tcnico, departamento administrativo, departamento financiero. Esta
disposicin es la ms utilizada en la organizacin o estructura centralizada empresarial,
porque todos los puestos estn controlados por el presidente o director general de la
empresa.
B) Por producto
Agrupaciones por producto o servicios.

C) Por clientes

Se establecen las unidades organizativas de acuerdo al segmento del mercado al que

vayan dirigidos.

D) Geogrfica
Las actividades y funciones se agrupan en torno a zonas geogrficas.

E) Por procesos
La actividad se organiza segn las fases que componen el proceso de produccin.

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

El intento de establecer reglas para determinar las relaciones entre dirigentes y dirigidos,
ha dado lugar al crecimiento de distintos tipos de organizacin. Cada empresa tiene su
propia estructura organizativa en funcin de susobjetivos, de su tamao, de sus productos
y de la coyuntura que atraviesa.
1. ESTRUCTURA JERRQUICA O LINEAL
Este modelo se apoya al mximo en el principio de jerarqua basado en la unidad de
mando, en la que cada individuo responde a su inmediato superior de los subordinados
que tiene debajo de l, y a su vez ste depende exclusivamente de su inmediato superior,
solo del cual podr recibir rdenes. Los poderes se concentran en el mando supremo, que
se van delegando para que conforme se va decreciendo en el nivel jerrquico, se van
limitando. Ejemplo tpico de esta organizacin es la militar. Esta organizacin es tpica de
las
PYME.

2. ESTRUCTURA FUNCIONAL
Surge con el fin de superar los lmites de la estructura jerrquica pura y su incapacidad a
las crecientes exigencias de especializacin. Su caracterstica fundamental es que los
subordinados, de los niveles inferiores, en vez de estar conectados a la direccin a travs
de un nico punto (el superior inmediato) recibe las rdenes, instrucciones y la asistencia
que necesita directamente de varios jefes diferentes, cada uno de los cuales desarrolla
una funcin particular, en la que es especialista. De ah precisamente la denominacin de
estructura funcional.Esta estructura es bastante utilizada en las pequeas y medianas
empresas cuando existen especialistas bien coordinados.

3. ESTRUCTURA MIXTA O JERRQUICA-FUNCIONAL

Se basa en la distincin entre jefes con autoridad (tipo jerrquico) y tcnicos especialistas
que deben ser odos antes de tomar una decisin (tipo funcional). En este caso, el jefe con
autoridad recibe los informes de los tcnicos (llamados staff) y bajo su responsabilidad
toman la decisin pasando al encargado la orden de ejecutarla. La funcin del staff
consiste en informar, aconsejar, asesorar y apoyar tcnicamente a las unidades de
mando. No est autorizado ni para dar rdenes ni para tomar decisiones. En el
organigrama se representa mediante trazos discontinuos. Pueden darse dos alternativas
en las ayudas de los staff:
a) Staff personal: si el director crea un rgano staff para uso exclusivo sin que nadie
ms de la empresa pueda hacer uso de l.

b) Staff especializado: existen staff a disposicin de todos los cargos de la empresa

para que hagan de l el uso que precisen.

Sirve a un gran nmero de departamentos y funciones diferentes, por lo que cada

departamento de este staff est especializado en una clase de ayuda (personal,
contabilidad, tcnico-informtico, marketing, jurdico, fiscal, calidad, etc.).

4. ESTRUCTURA POR COMIT

Las decisiones se llevan a cabo en grupo y no de forma individual, repartindose la
responsabilidad entre las personas que lo forman.

5. ESTRUCTURA MATRICIAL
Este tipo de organizacin adopta una estructura compleja, en forma de matriz de doble
entrada, en la que se utilizan dos variables organizativas, por ejemplo funciones y
proyectos, establecindose enlaces entre ellas. Cada empleado tiene al menos dos jefes:
el gerente funcional, de tipo jerrquico y el gerente del proyecto. Cuando en un enlace se
produce una colisin de competencias, se establece un sistema de jerarquas, como por
ejemplo, se puede dar prioridad a la consecucin de los proyectos sobre las funciones.

6. ESTRUCTURA POR DIVISIONES

Este modelo ha surgido por las necesidades de la direccin moderna de la empresa, ante
un crecimiento diversificado de las misma de naturaleza multiproducto, multimercado y
multiplanta. Una divisin es una unidad organizativa tpica de las grandes empresas, que
acta como una cuasi-empresa con sus propios departamentos y objetivos, pero
dependiendo de otra unidad superior, la direccin general. Los criterios ms utilizados
para realizar divisiones en una empresa son los siguientes:
1. Productos.
2. Mercados.
reas geogrficas.
Tipos de consumidor.
3. Funciones o procesos.
4. Mixtas o combinaciones de Productos y Mercados.

ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL

Todo el estudio realizado hasta este momento sobre organizacin corresponde a una
estructura constituida, es decir, a una estructura de organizacin formal representado
por los organigramas. Este esquema externo est globalmente constituido con vistas a la
consecucin de un objetivo comn. La organizacin informal surge de las relaciones de
tipo social que se crean entre varias personal que se encuentran en contacto mutuo,
constituyendo un grupo socia, l cuyo origen es, por lo tanto, espontneo, no organizado
con vistas a un objetivo.
Se crea as, una verdadera estructura de grupo, con jefes (los llamados lderes informales)
y subordinados, los integrados y los aislados, los aceptados y los rechazados. Cada
individuo tiene as una posicin precisa, que deriva justamente de sus interacciones con
los restantes miembros del grupo. En las relaciones entre los empleados se desarrollan
ideas y valores comunes, por ejemplo las aspiraciones que se persiguen y la actitud hacia
los superiores; costumbres y rutinas habituales que no han sido formalmente establecidas,
cubriendo incluso lagunas de la organizacin formal. Se establece una comunicacin
informal en la empresa que es incluso ms fluida que la de la organizacin formal. Esta
informacin puede ser exacta, pero tambin pueden circular comentarios que pueden
afectar seriamente a la empresa. Lo ideal es que coincidan la estructura formal e
informal y que los jefes formales sean tambin lderes informales, si no logran el que se
reconozca la estructura informal deben evitar choques frontales en los que an teniendo
el poder y la fuerza provocarn una guerra de guerrillas de los grupos informales que
repercutirn en la marcha de la empresa.

ACTIVIDADES
1) La estructura productiva de la empresa industrial Telefona Porttil, SA, es la
siguiente:
TALCA: Sede central y fabricacin de telfonos porttiles para automviles.
CONCEPCIN: Fabricacin de emisoras de radio para radioaficionados y para
embarcaciones.
VALDIVIA: Fabricacin de telfonos porttiles para automviles y antenas parablicas para
TV.
COPIAP: Fabricacin de antenas parablicas para TV.
IQUIQUE: Fabricacin de emisoras de radio para radioaficionados.
REGIN METROPOLITANA: Fabricacin de emisoras para embarcaciones.
Representar el organigrama ms adecuado para esta empresa y fundamentar los
motivos de eleccin del modelo utilizado y explicar las caractersticas del mismo.
2) La empresa "Alborada, SAL"., radicada en ANTOFAGASTA, se dedica a la Produccin
y Distribucin Editorial. Est especializada en libros infantiles y juveniles, pero
tambin edita una revista sobre medio ambiente. Dispone de divisiones para
distribucin en LOS ANDES, FRUTILLAR, PUNTA ARENAS y REGIN METROPOLITANA.
Confeccionar el organigrama que considere ms idneo de acuerdo con la informacin
facilitada y explicar los motivos de eleccin del mismo.
3) Una empresa cuenta bajo la direccin con tres secciones:
1 Seccin: Cuentas de la empresa.
2 Seccin: Compras y Ventas.
3 Seccin: Administracin, Relaciones Publicas, Financiacin y Contratos.
Los empleados, clientes y proveedores se quejan de que no saben dnde acudir muchas
veces o a que servicio corresponde un asunto determinado. Dibujar el organigrama ms
adecuado para esta empresa efectuando las modificaciones que creas oportunas.
4) La empresa Ribera del Ebro, SRL, dedicada a la fabricacin de aparatos
electrnicos, opera en cinco provincias, de acuerdo con la siguiente estructura:
CONCEPCIN: Sede central. Administracin y Gerencia.
PUERTO MONTT: Investigacin y desarrollo de nuevos productos y tecnologa.
VALPARAISO: Fabricacin de televisores.
LINARES: Fabricacin de aparatos de vdeo.
REGIN METROPOLITANA: Fabricacin de cadenas de alta fidelidad y aparatos de radio.
a) Disea el organigrama que consideres ms adecuado para esta empresa y explicando
las principales caractersticas del mismo.
5) Crees que es conveniente la delegacin y establecimiento de responsabilidades en
una empresa? Fundamenta la respuesta.
6) Qu factores crees que influyen en la aparicin de grupos informales en el seno
de una empresa?
7) Clasifica las formas de departamentalizacin de la empresa ms usuales.
8) Confecciona el organigrama de Cafs Ors a partir de la entrevista que se
transcribe a continuacin con el Director Gerente.
"Cafs Ors tiene sus instalaciones principales en Zaragoza.
Qu procesos se realizan desde esta ciudad?
- Desde aqu se dirige toda la programacin de compras, la logstica de almacenaje y
distribucin, as como toda la elaboracin, tueste, envasado del caf en grano dirigido
principalmente a los sectores de la alimentacin y la
hostelera. Pero, tambin posee instalaciones en Madrid, Logroo, Palencia...
Por qu esta diversidad de centros estratgicos?
- Nuestras oficinas de compra de caf crudo, conectadas permanentemente a las
terminales de bolsa de Londres y Nueva York se hallan situadas en Madrid. En Logroo
estn ubicadas nuestra instalaciones de caf molido y en Palencia radican nuestras
instalaciones de caf soluble."